Introduccion Gestion Proyectos LIM 2014

PROYECTOS Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

¿Qué es la Dirección de Proyectos? Proyectos? Conocimiento (Información, experiencia, estandares:PMBOK)

Habilidad (Destrezas, competencias, el Ser, arte)

Herramientas (Activos de la Organización- Instrumentos para automatizar tareas -MS Project, planillas electrónicas, etc.) Técnicas (Cultura- Estimación de esfuerzos, análisis de riesgos, etc.)

PROYECTOS Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Criterios de Éxito vs. Éxito Plazo Presupuesto Beneficios de Negocio Alcance Calidad

PROYECTOS Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Fallas en Proyectos Estimados Pobres Falta de Patrocinio Pobre definición de metas/objetivos metas/objetivos Cambios en alcance Falta de Recursos Pobre comunicación Falta de involucramiento de interesados Cambios del entorno Cambios estratégicos estratégicos Planeamiento inadecado de riesgos Ausencia de Gestión de Cambio

Proyectos Vs Operaciones

o

o

o

Realizados por individuos Limitados por restricciones

INICIO

Transacciones vs Emprendimientos únicos

Planificados, ejecutados, supervisados y controlados TIEMPO

o

Realizados con el fin de alcanzar objetivos de la organización organización o planes estratégicos.

OPERACIONES

PROYECTO

Eficiencia Operativa

Éxito Efectividad

FIN

FINALIDAD Y  Y ESTRUCTURA Guía del PMBOK®: FINALIDAD

The Project Management Body of Knowledge •

•

•

•

•

•

Proyectos Proyectos Individuales Buenas prácticas prácticas Proporciona pautas Define conceptos: Ciclo de vida Procesos Vocabulario Contiene el estándar (Anexo A1).

Guía del PMBOK®: FINALIDAD Y ESTRUCTURA

The Project Management Body of Knowledge Administración General

Conocimiento Área de Aplicación

Conocimiento sobre gestión de proyecto

PMBOK® Guide: FINALIDAD Y ESTRUCTURA

Qué es la Guía del PMBOK® L1 (Guía) L2 (Sector)

Construcción

L3 (Organización) L4 (Naturaleza/Tama ño) L5 (Proyecto Específico)

Empresa 1

Tipo/Tamañ o1

Proyecto 1

Empresa 2

Tipo/Tamañ o2

Proyecto 2

Software

 Guía del PMBOK®: FINALIDAD Y ESTRUCTURA

Estructura de la Guía del PMBOK® Grupos de Procesos • Inicio • Planificación • Ejecución • Seguimiento y

Control • Cierre

Áreas de Conocimiento • • • • • • • • • •

Alcance Integración Costos Tiempos Calidad Recursos Humanos Comunicación Riesgos Adquisiciones Interesados

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

Las 3Ps del Project Management: •

•

•

   1    o    t    c    e    y    o    r    P

   2    o    t    c    e    y    o    r    P

 …    o    t    c    e    y    o    r    P

   s    e     d    a     d    i    v    i    t    c    A

   0    1    o    t    c    e    y    o    r    P

 …    o    t    c    e    y    o    r    P

   0    2    o    t    c    e    y    o    r    P

   s    e    n    o    i    c    a    r    e    p    O

Cumplir con los objetivos estratégicos de negocio

Dirección coordinada Beneficios y control superiores a si fueran dirigidos individualmente

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

Estrategia

Portafolio

Proyecto

Operación

Visión

Clientes

Misión Inicio

Planeamiento

Ejecución

Seguimiento y Control

Valores Objetivos

Usuarios Cierre

Empleados Procesos de Dirección de Proyectos

Beneficios

Gobierno del Proyecto Concepción

Elaboración

Resultados

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

Business Value

Gestión de Portafolio

Gestión de Programas

Gestión de Proyectos

Gestión de Operaciones

Niveles de madurez NIVEL DE MADUREZ

1 ESPORADICO Uso esporádico

2 INICIAL Si

3 IMPLEMENTAR

4 SEGUIMIENTO

Metodología

No

Lanzamiento

Usada

Ciclo de vida integrado

Documentación formal

No

No estandarizada

Estandarizada

Gestión de Proyectos

Estándares Conocimiento Uso Entrenamiento Soporte de la organización Lecciones Aprendidas

No No No No

Si Mayoría de proyectos

Todo proyecto

Si Base de datos Si

No

Gestión del conocimiento, Procesos de transferencia

Estructurado No recopiladas

Soporte a la estrategia PMO Beneficios del proyecto 

Si No apropiado

5 OPTIMIZAR Mejora continua Mejora continua

Establecida Monitoreados

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ESTRATEGIA Y PROYECTOS

La Oficina de Dirección de Proyectos •

•

Estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto Facilita compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

PMO Cambios significativos que impactan a los Objetivos del negocio Optimiza los recursos para todos los proyectos Gestiona metodología, normas, interdependencias, etc.

Directores de Proyectos Objetivos específicos del proyecto Administra los recursos asignados al proyecto Gestiona alcance, cronograma, costo, etc.

28

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

Funciones Principales de la PMO

Gestión de recursos compartidos

Auditorías de proyectos

Desarrollo de metodologías de gestión de proyectos

Desarrollo de procedimientos, políticas, modelos

Capacitación, entrenamiento

Gestión de comunicaciones

PREGUNTAS DE LA SESION

Temas a revisar

•

Proyectos y Gestión de Proyectos

•

Guía del PMBOK®: Finalidad y Estructura.

•

Proyectos vs. Operaciones.

•

Estrategia y Proyectos

•

Rol del gerente de proyecto

•

Tipos de organización.

•

•

•

Factores ambientales y activos de la organización. Interesados Ciclo de vida  producto.

del

proyecto

y

•

Fases del proyecto.

•

Procesos de la dirección de proyectos.

•

del

Datos, información y reportes durante el Proyecto.

Logros de la sesión Al finalizar la sesión, el participante estará en condiciones de: o o

o

o

Sintonizar con el Rol del Director del Proyecto. Reconocer los tipos de estructuras que soportan el desarrollo de los proyectos. Identificar los factores ambientales y activos de la organización que influyen en un proyecto. Conocer los tipos de interesados y la importancia de gestionarlos.

PROYECTOS Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

El Rol del Director del Proyecto •

•

•

Único responsable por resultado final. Integrador Gerencia prioridades entre los diferentes objetivos del proyecto.

Tipos de Organización : Funcional y Proyectizada Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Organización Funcional Coordinación del Proyecto

Gerente Funcional

Personal

Director de Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Organización Proyectizada Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos ( Guía del PMBOK®) Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013, Gráficos 2-1 y 2-5.

Director Ejecutivo

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Tipos de Organización: Matricial Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Director de Directores del proyerto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Organización Matricial fuerte

Coordinación del Proyecto

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos ( Guía del PMBOK®) Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013, Gráfico 2-4, Página 30.

Tipos de organizaciones de proyectos \Estructura de la organización Características del proyecto

Matricial Funcional

Autoridad del director del proyecto

Poca o ninguna

Disponibilidad de recursos

Poca o ninguna

Quién controla el presupuesto del proyecto

Gerente funcional

Matricial débil

Matricial equilibrada

Matricial Fuerte

Orientada a proyectos

Limitada

Baja a moderada

Moderada a alta

Alta a casi total

Limitada

Baja a moderada

Moderada a alta

Alta a casi total

Gerente funcional

Combinación

Director del proyecto

Director del proyecto

Rol del director del proyecto

Dedicación parcial

Dedicación parcial

Dedicación completa

Dedicación completa

Dedicación completa

Personal administrativo de la dirección de proyectos

Dedicación parcial

Dedicación parcial

Dedicación parcial

Dedicación completa

Dedicación completa

FACTORES AMBIENTALES Y ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

Factores Ambientales Procesos estructura Cultura

o

Recursos Humanos

Pueden provenir de cualquiera de las organizaciones implicadas en el Proyecto.

Condiciones de mercado Administración de personal

o

Aumentan o restringen las opciones.

Normas de Industria o gobierno Infraestructura Tolerancia al riesgo, clima político Bases de datos, sistemas de información

o

Pueden influir de manera positiva o negativa en el resultado del proyecto

FACTORES AMBIENTALES Y ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

Activos de los procesos de la organización Procesos y procedimientos •

•

•

•

•

•

Procesos estándar Plantillas Procedimientos Requisitos de comunicación Procedimientos de control de problemas Procedimientos de control de cambios

Base Corporativa de Conocimiento •

•

•

•

•

•

Bases de datos para la medición de procesos. Archivos del proyecto Información histórica BBDD para la gestión de problemas. BBDD de conocimiento BBDD de costos y presupuestos

Interesados del Proyecto •

  “Personas y

organizaciones que participan de forma activa en

el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión”. Usuarios/ Clientes

PMO

Gerente de Operaciones

Patrocinador

Equipo de proyecto Gerente de Portafolio

Director del Proyecto

Gerente de Programa

Partners de negocios

Miembros del equipo de Proyecto

Gerentes funcionales Influyentes

La identificación de los interesados es un  proceso continuo y  puede resultar difícil.

Interesados del Proyecto El equipo de dirección del Proyecto: •

•

•

Identifica a los interesados. Determina sus requisitos y expectativas Gestiona su influencia en relación con los requisitos para asegurar el éxito del proyecto. Pueden influir sobre: • • •

El proyecto Los entregables y Los miembros del equipo

Interesados del Proyecto o

o

o

o

o

Director del proyecto. Persona responsable de dirigir el proyecto. Cliente/Usuario. Persona u organización que utilizará el producto del proyecto. Múltiples niveles de clientes. Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto. Patrocinador. La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto. Influyentes. Personas o grupos que no están directamente relacionados con la adquisición o el uso del producto del proyecto, pero que, debido a su posición en la organización del cliente u organización ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto.

•D

Alta

Mantener Satisfechos

•F

•B

Gestionar cercanament e (Interesados Clave)

• A

PODER

•H

•E Monitorear

Mantener informados

(Mínimo esfuerzo)

•C

Baja Baja

•G Alta

INTERES

INTERESADOS, GOBIERNO Y EQUIPO DEL PROYECTO Juntos en la realización del proyecto para lograr sus objetivos

INTERESADOS, GOBIERNO Y EQUIPO DEL PROYECTO

Identificación de interesados

Aplicación 3

En grupo, desarrollar la lista de por lo menos 10 involucrados del siguiente proyecto: El Gobierno Regional ha contratado a la Empresa Construcciones S.A. para que remodele toda la Plaza de Armas de la ciudad, incluyendo las pistas de las cuadras que convergen en la Plaza. Con eso el Presidente Regional espera generar trabajo en el rubro de contrucción civil y de esa forma incrementar los votos para su partido en la siguiente elección de presidentes regionlaes. El expediente técnico ha sido elaborado por Empresa Arquitectura S.A., quienes a su vez supervisaran la remodelación. La remodelación va a afectar dos edificaciones consideradas históricas por el Instituto Nacional de Cultura. Los fondos provienen de una donación de la Cámara de Comercio de la Ciudad y serán administrados la ONG ProCiudad. El 75% de los medios de comunicación de la ciudad están en desacuerdo con el proyecto, porque no confían en la ONG ProCiudad debido a que ha sido comprendida en una investigación sobre malversación de fondos. Dos congresistas de la región han manifestado su oposición al proyecto, por lo que consideran una maniobra polìtica para asegurar votos. La remodelación va a tomar 15 días ininterrumpidos, de Lunes a Domingo y se trabajará las 24 horas del día.

PREGUNTAS DE LA SESION

Logros de la sesión Al finalizar la sesión, el participante estará en condiciones de: o Identificar las diferencias entre proyectos, productos y sus respectivos ciclos de vida. o Identificar las fases de un proyecto. o Reconocer los principales procesos involucrados en la Dirección de Proyectos. o Diferenciar los conceptos de datos, información y reportes en un proyecto.

Temas a revisar

•

Proyectos y Gestión de Proyectos

•

Guía del PMBOK®: Finalidad y Estructura.

•

Proyectos vs. Operaciones.

•

Estrategia y Proyectos

•

Rol del gerente de proyecto

•

Tipos de organización.

•

•

•

Factores ambientales y activos de la organización. Interesados

Ciclo de vida  producto.

del

proyecto

y

del

•

Fases del proyecto.

•

Procesos de la dirección de proyectos.

•

Datos, información y reportes durante el Proyecto.

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO Relación y Comparación

Actualización IDEA Estrategias De Negocio

Colegio requiere ampliación

OPERACIONES Ciclo de vida del proyecto Proyecto: Construir un Colegio. Producto Final: Colegio

Ciclo de vida de producto Fases secuenciales, Condicionados a necesidades de fabricación y control de la organización Ultima fase: retiro

≠

Ciclo de Vida del Producto Producto: Colegio construido Servicio regular por 20 años

Ciclo de vida de proyecto Normalmente esta contenido dentro de uno o mas ciclos de vida del producto.

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO Tipo

Predictivos o Iterativos e Incrementales o Adaptativos o

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO Actividad durante el Ciclo de Vida del Proyecto Documentación del proyecto archivada

Nivel de Actividad

Acta del Proyecto “Project Charter”

Plan de Gestión del Proyecto

Salidas de la Gerencia de Proyectos Productos

Entregables aceptados

Tiempo

FASES DEL PROYECTO Son divisiones dentro del mismo proyecto. o Facilitan dirección , planificación y control. o La terminación de una fase se denomina o

salida de fase, o hito, o puerta, o punto de decisión. o

FASES DEL PROYECTO Generalmente Definen: o o o o

Tipo de trabajo técnico Entregables, cómo se revisa, verifica y valida Involucrados en cada fase. Cómo controlar y aprobar cada fase.

Fase I: Viabilidad y Financiamiento

Fase II: Diseño

Seguimiento y Control

PLANIFICACION

PLANIFICACION CIERRE

EJECUCION

Seguimiento y Control

Seguimiento y Control

PLANIFICACION INICIO

Fase III: Construcción y Acabados

INICIO

CIERRE EJECUCION

INICIO

CIERRE EJECUCION

Producto: Club Ecológico Vacacional

FASES DEL PROYECTO Relaciones Entre Fases Relación Secuencial o Una Fase se inicia después de concluir la anterior. o La transición de una fase a otra, por lo general, está definida por alguna forma de transferencia.

Fase I

Fase II

Fase III

FASES DEL PROYECTO Relaciones Entre Fases Relación de Superposición Fase se inicia antes que finalice la anterior. o Puede aumentar el riesgo de un reproceso si la fase siguiente avanza sin los resultados clave de la fase anterior. o

Fase I Fase II Fase III

FASES DEL PROYECTO o o

Fases: un elemento del ciclo de vida del proyecto. Depende: o o

o

 Naturaleza del Proyecto Organización ejecutante

Pueden estar estandarizadas o la organización permite al equipo de dirección del proyecto elegir lo que consider apropiado para el proyecto.

Fases del Proyecto Caso: •

Aplicación 4

Esquematizar (hacer un diagrama) del ciclo de vida de un proyecto, con no menos de 4 fases

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Definiendo Procesos •

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.

Entradas •

+

Herramientas

=

Salidas

Los procesos de la dirección de proyectos y los procesos orientados al producto se superponen e interactúan durante el proyecto.

Por ejemplo, no se puede definir el alcance del proyecto si no se tiene una comprensión básica acerca de cómo crear el producto especificado.

Procesos •

•

•

ORIENTADOS AL PROYECTO Aplicación independiente a la naturaleza del proyecto Enfoque de Gestión Aseguran que el proyecto se desarrolle en forma eficaz

•

•

•

ORIENTADOS AL PRODUCTO Varían según el área de aplicación Base tecnológica específica Especifican y crean el producto

Se superponen e interactúan a lo largo del ciclo de vida del proyecto

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos Seguimiento y Control PLANIFICACION INICIO

CIERRE

EJECUCION

Iniciación    n     ó    i    c    c    a    r    e    t    n    I    e     d     l    e    v    i    N

Planificación

Ejecución Monitoreo y Control

Tiempo del proyecto

Cierre

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de Inicio (2) o

o

o

o

Se elabora el acta de constitución del proyecto para formalizar el inicio del proyecto. Se identifican los interesados claves, internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Dentro de los procesos de iniciación, se define el alcance de alto nivel y se comprometen los recursos financieros esenciales. La evaluación, aprobación y financiamiento del proyecto se manejan fuera de los límites del proyecto. Si aun no fue nombrado, se selecciona al Director de Proyecto.

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de planificación (24) o

o

o

Delinean la estrategia, táctica y el curso de acción para completar el proyecto con éxito. Identifican, definen y maduran el alcance, el coste y las actividades del proyecto. Como consecuencia de la naturaleza multidimensional de la dirección de proyectos se producen bucles de retroalimentación repetidos que se utilizan para nuevos análisis.

Integración Plan de Dirección del Proyecto

Alcance

Recursos Humanos

Tiempos

Comunicaciones

Riesgos

Costos

Adquisiciones

Calidad

Interesados

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de Ejecución (8) o

o

o

Son los procesos ejecutados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto. Envuelve la coordinación de personas y recursos, así como la integración y ejecución de actividades del proyecto Los resultados de la ejecución pueden generar volver a planificar y actualizar las líneas base.

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de Seguimiento y Control (11) o

o

o

Procesos utilizados para seguir, revisar y regular el progreso y performance del proyecto. El proyecto es observado y medido constantemente para identificar variaciones del plan de gestión de proyecto Control de cambios y recomendaciones de acciones preventivas.

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de Cierre (2) o

o o o

Son los procesos ejecutados para finalizar formalmente todas las actividades de los grupos de procesos de la gestión de proyectos. Obtener la aceptación del cliente o patrocinador Realizar una revisión posterior al proyecto o fase Registrar los impactos y mediciones de los procesos

GRUPOS DE PROCESO, AREAS DE CONOCIMIENTO Y PROCESOS DE GESTION DE PROYECTOS (Parte 1) Grupos de Procesos

Áreas de Conocimient.

Iniciación •

Gestión de la Integración

Desarrollar  Acta de Constitución

Planificación •

•

Gestión del Alcance

• • •

•

•

Gestión del Tiempo

• • • •

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Ejecución •

Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

•

Estimar los costos Determinar presupuesto

Gestión de la Calidad

•

 Planificar la calidad

•

Realizar aseguramiento de la calidad

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Realizar control integrado de cambios

•

Validar el alcance Controlar el alcance

•

Controlar el cronograma

•

 Controlar los costos.

•

Controlar la calidad

•

Planificar la gestión del cronograma Definir las actividades Secuenciar actividades Estimar Recursos Estimar duraciones Desarrollar el Cronograma

•

•

•

Planificar la Gestión del  Alcance Recopilar requisitos Definir el alcance Crear la EDT

Gestión de los Costos

Seguim. y Control

Cierre •

Cerrar el Proyecto o Fase

GRUPOS DE PROCESO, AREAS DE CONOCIMIENTO Y PROCESOS DE GESTION DE PROYECTOS (Parte 2) Grupos de Procesos

Áreas de Conocimient.

Iniciación

Planificación •

Gestión de los Recursos Humanos

Seguim. y Control

Cierre

 Adquirir el equipo del proyecto. Desarrollar el equipo del proyecto Gestionar el Equipo del proyecto

•

•

•

•

Gestión de las Comunicaciones

•

• •

Gestión de los Riesgos

•

•

Gestión de las Adquisiciones Gestión de los Interesados

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

Ejecución

•

•

Identificar interesados

•

Planificar la gestión de las comunicaciones

 Administrar las comunicaciones.

•

Planificar la Gestión de Riesgos Identificar riesgos Realizar análisis cualitativo de riesgos. Realizar análisis cuantitativo de riesgos. Planificar la respuesta a los riesgos  Planificar la gestión de las adquisiciones Planificar la gestión de los Interesados.

•

•

•

Efectuar las adquisiciones

 Administrar el compromiso de los interesados.

•

•

•

Controlar las comunicaciones.  Controlar los riesgos

Controlar las adquisiciones Controlar el compromiso de los interesados.

•

Cerrar las adquisiciones

FLUJO DE LOS DATOS, INFORMCION Y REPORTES DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO Interesados

Comunicaciones

Procesos de Control

Ejecución Datos

Información

Solicitudes de Cambio Aprobadas

Control Global Reportes

Plan de Gestión

Actualizaciones al Plan de Gestión Control de Cambios

PREGUNTAS DE LA SESION