Introduccion A La Organización y Administracion de Hoteles

 

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN HOTELERA El término "Administración Hotelera" se refiere a una amplia gama de ocupaciones y prácticas profesionalesrelacionadas profesionalesrelaciona das con la administración de hoteles, complejos turísticos y otros alojamientos.  Administración hotelera es la de administrar administrar las operaciones d de e servicio al cliente, del personal y financieras del día a día de un hotel, centro turístico, spa, casa de campo, posada u otro alojamiento. Y gracias a que el Perú a crecido notablemente en el ámbito turístico - gastronómico estamos creciendo notablemente en el rubro de hotelería. En la carrera de Administración Hotelera podemos encontrar los siguientes departamentos en el cual nos vamos a desarrollar profesionalmente y debemos de tener un amplio conocimiento en estas áreas quedeson: Departamento Alimentos y bebidas Departamento de división y cuartos Departamento de mercadotecnias y ventas Departamento de Recursos Humanos Calidad y servicio al cliente  ADMINISTRACION  ADMINISTRADOR: Todo ingeniero ingeniero dirigiendo a un grupo de person personas, as, tras un fin específico, está cumpliendo el rol de Administrador. Esta realizando una Gestión. Gestión = Acción de administrar  ADMINISTRAR “Diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupo, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”. 

H. Koontz “Proceso que comprende funciones y actividades laborales qué los administradores deben realizar para alcanzar los objetivos de la empresa”  

En la práctica: La Administración es un arte. Los conocimientos organizados en que se basa la práctica administrativa son una Ciencia. ¿QUÉ ES ARTE? Ø Primero que todo significa habilidad. Habilidad humana para transformar el poder de lla a mente en resultados. Ø El artista es la persona que usa su habilidad para hacer las cosas, es decir, traer a la existencia física las cosas que moran en su mente. Ø El artista no es una persona con ideas o habilidades finas: tal personal simplemente es un artista mejor que otros. Ø El arte en si mismo no es bueno ni malo. Hay cada tipo de arte. Del más tonto e inepto hasta aquel con la sensibilidad más refinada que se traduce en una forma precisa. ¿QUÉ ES CIENCIA? •Conocimiento rganizado  •Aplica el método científico  •Hipótesis, experimentación y análisis 

1.La administración implica planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. 2.Aplica a todo tipo de organizaciones. 3.Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales. 4.Los administradores buscan generar un superávit. 5.La administración persigue la productividad (eficacia y eficiencia). FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Planeamiento Selección de misiones y objetivos Organización Establecimiento de una estructura intencionada de los papeles de los individuos. Integración de personal Mantenimiento de las posiciones de la estructura operacional. Dirección Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas organizacionales. Control Medición y corrección del desempeño individual y organizacional de cara a los planes.

 

PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA Productividad: La relación producto  – insumos en un período específico con la debida consideración de calidad. Productividad = Productos Insumos INTRODUCCION A LA ORGANIZA ORGANIZACIÓN CIÓN Y ADMINISTRACION DE HOTELES. Quizá no exista un área mas importante de la actividad humana que la de administrar, ya que la tarea del administrador, a todos los niveles y en todo tipo de empresas, consiste en crear y mantener y un ambiente adecuado en el que los individuos, trabajando en grupo, pueden llevar a cabo funciones y objetivos preestablecidos. En otras palabras, del administrador depende la asignación de acciones necesarias que permitan a los individuos hacer sus mejores contribuciones a los objetivos colectivos. las personas empezaron a organizarse en para alcanzar objetivos que no Desde podíanque lograrlos individualmente, la administración ha grupos sido fundamental para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad depende cada vez más del esfuerzo de grupo, y en tanto los grupos organizados or ganizados se han hecho más grandes, la tarea del administrador adquiere mayor importancia. En los últimos años se ha podido comprobar que la hotelería es una de las industrias mas completas en la producción de bienes y servicios a la cual se le atribuye el bienestar y la productividad empresarial a través de la calidad de servicios con alta tecnología y talento humano idóneo que satisfaga la necesidad de esparcimiento y ocio de las personas. sin duda alguna, la administracion hotelera es una profecion que requiere de la dedicacion, voluntad y compromiso de quien desee jercerla; puesto que es una lavor de tiempo completo. ¿ PORQUE ES IMPORTANTE LA ADMINISTRACION HOTELERA ? Durante el proceso de programación y planificación de los servicios hoteleros se deben tener en cuenta las diversas formaciones que se necesitan para poder administrar un hotel. El servicio de alojamiento es uno de los más complejos en el mercado m ercado turístico; ya a este se anexan actividades alternas que complementan la calidad de los servicios. Por lo tanto, un buen administrador es quien conoce con certeza las actividades y proceso que se necesitan para obtener buenos resultados en la satisfacción de las necesidades de los clientes EL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN DE HOTELES Como en toda empresa, para el logro de sus objetivos los establecimientos hoteleros siguen los procesos administrativos de planeación, organización, dirección y control a fin de integrar i ntegrar las funciones realizadas por cada una de las Gerencias y Departamentos; en esta oportunidad centramos la atención en el control de gestión, el cual busca cerciorarse, a través de la medición y la comparación de los resultados con algún referente, que el desempeño real se aproxime al esperado, y en caso contrario, analizar las causas para facilitar la toma de decisiones y formular estrategias o medidas de mejora. Los sistemas de control surgen como herramientas para suministrar información que permita hacer frente a las al exigencias del entorno a la presión competitiva mundial, las convierten en inoperante modelo tradicional deygestión, y lo obligan a evolucionar paracuales dar respuesta a los cambios en la producción, el mercado, la tecnología, las políticas públicas, entre otros. Recursos Humanos - Proceso administrativo de una Empresa Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son: planeación, organización, dirección y control. Planeación La función de la planeación busca influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lógicas en el presente, por lo que representan la esencia de una operación efectiva. Las actividades básicas que involucra la planeación son: Elaboración de la planeación prospectiva, determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área, preparación de métodos, estrategia, opciones, políticas y procedimientos, formulación de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo. El proceso de planeación prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico que son: 1. Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definición de la situación de la empresa si se continúase en la misma dirección actual.

 

2. Definicional. Conocimiento de la situación actual de la empresa, sus principales características y sus interacciones internas y externas. 3. Confrontación estratégica y factibilidad. Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria t rayectoria construida a partir de la realidad r ealidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos. 4. Convergencia. Determinación de los puntos de convergencia convergencia entre el ffuturo uturo deseado y la situación actual, y definición de la orientación global para que el fut futuro uro de la empresa sea alcanzable. Organización La organización contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva el logro deque los objetivos generalescomo y específicos la empresa. La organización conllevahacia una estructura debe considerarse un marcodeque encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica. La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas. Las actividades básicas relativas a la función de organización son:  Asignación de recursos recursos (humanos, financieros, materiales materiales); ); actividades (cómo); responsables (quién); tiempos (cuándo); determinación de grados de especialización y división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal); establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad); asignación de funciones; determinación de tramos de control; diseño de la estructura organizacional; elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros. Dirección La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos. Esta función comprende las siguientes etapas:  Autoridad. Forma en que se delega delega y se ejercen las acc acciones iones durante el desarrollo de de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas. Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye la comunicación al interior y exterior de la empresa. Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y ordenó. Las actividadesde básicas la función de dirección son:de cómo se deberán Determinación lo queque debecomprenden hacerse (planeación), establecimiento llevar a cabo las actividades de la empresa (organización), vigilar lo que debe hacerse (control). Control  El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida me dida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos: 1. Señalar niveles medios de cum cumplimiento; plimiento; establecer niveles niveles aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores. 2. Verificar el desempeño desempeño a intervalos regulares regulares (día, semana semana,, mes). 3. Determinar si existe alguna variació variación n de los niveles niveles medios reales respecto a los establecidos. 4. Si existiera una variación, variación, tomar medidas correctivas, tales como como un entrenamiento entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad. Las actividades básicas que comprende el proceso de control son: Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad,

 

competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción); comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado). Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son:    Administración de la Calidad Total Total   Reingeniería de Procesos de Negocios Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica i mplica la 

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búsqueda por: la calidad del producto.   Mejorar   Reducir el tiempo del ciclo de producción.   Reducir los costos. La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:   Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.   Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección.   Crear una cultura de servicio al cliente.   Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y evaluación) y por incumplimiento (por fallas internas y externas). La reingeniería de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratégica que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo. 

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La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo, tr abajo, medido en costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de diagramas de flujo f lujo de proceso y otros métodos aplicados en la ingeniería industrial. Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son:   Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se pretenden alcanzar.   Identificación. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los procesos fundamentales de valor estratégico.   Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos.   Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las 

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percepciones por medio diseñoa social queelorganiza estructura los recursos humanos necesarios quedel tendrán su cargo procesoyrediseñado.   Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando versiones   piloto y de plena producción. 

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Proceso de Organizació Organización n  El pequeño empresario debe saber ¿Qué se hace en ese puesto? (que trabajo se hace) ¿Cómo se hace ese trabajo? (paso por paso) ¿Con qué se hace ese trabajo? (qué máquina, equipos, accesorios, materiales, etc, se utilizan) ¿Dónde se hace el trabajo?

 

  Conocer el puesto 1. Habilidades. Físicas y mentales 2. Esfuerzo: físico y mental 3. Responsabilidad 4. Como es el lugar de trabajo ¿Qué buscar? 1. Habilidad 2. Esfuerzo mental 3. Responsabilidad Responsabilidades es 4. Condiciones de trabajo MBA.  4 comentarios:  comentarios:  Publicado por Julio Carreto, Ing. MBA. Etiquetas:  Sesión 06  Etiquetas: 06 

Repaso del Proceso Administrativo Elementos generales para la creación de un negocio - Proceso administrativo  El proceso administrativo de toda empresa implica diversas actividades: organización, dirección, planificación y control.

La Planificación o planeación es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que incluye la selección de los cursos de acción que debe seguir una empresa y cada unidad de la misma para conseguir unos determinados objetivos del modo más eficiente. La Organización comprende el establecimiento de una estructura intencional, formalizada, permanentemente y roles para las personas que integran la empresa. La Dirección es la función administrativa que trata de influir en las personas de la organización, para que, de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa y de su unidad funcional. El Control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones habidas respecto de los objetivos. La empresa entendida como una organización puede ser vista desde diferentes perspectivas o paradigmas: visiones o formas de concebir la realidad. Perspectivas desde las que debe ser evaluada una organización u empresa 

 

Como ente burocrático o racional  Las organizaciones se describen como objetos diseñados para cumplir ciertas funciones orientadas a lograr ciertos objetivos y gobernadas por reglas predeterminadas implícitas o explícitas en el diseño. Asimismo, tiene como característica la existencia de una estructura formalizada, con división horizontal del trabajo y diseño vertical de la autoridad, objetivos escritos y un futuro que es predecible en términos de una causa única o de un conjunto limitado de causas. Como escenario de interacción social o de relaciones humanas   La organización no es solamente un aparato económico y técnico sino un organismo social.No es un agregado de individuos aislados, sino miembros de una variedad de grupos.Para estos autores los temas de atención son: motivación, satisfacción en el trabajo - productividad, liderazgo dirección y supervisión, dinámica de grupos- trabajo en equipo y desarrollo organizacional. Como sistema Mediante la cual  se entiende la organización como sistema energético de insumo-resultado.Las organizaciones importan energía, la procesan, la exportan e intercambian, codifican y utilizan la información, tienden a mantener un estado estable y se orientan hacia el logro de objetivos, entre sus principales características. Como organismo contingente  Plantea que la administración y la organización deben adaptarse a las condiciones particulares que se enfrentan en cada organización: medio ambiente, la tarea y la tecnología. No existe entonces una mejor estructura organizacional que sirva para todas las circunstancias. Como estructura de acción  Se orienta hacia la determinación de los l os patrones de comportamiento en la organización y señalar que las estructuras existen para reducir la incertidumbre. Las organizaciones son y deben ser explicados como lizas de interacción política, con funciones latentes y aspectos no planeados (enfoque cultural), como producto pr oducto de circunstancias históricas y ttecnológicas, ecnológicas, de decisiones humanas, de valores humanos y de luchas humanas por el poder (factor contingente).

Características de la Administración  Administración 

Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, Universalidad. El porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes. Especificidad. Aunque Especificidad.  Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas. Unidad temporal. Aunque temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativo administrativos. s. Así, al hacer los

 

planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Unidad jerárquica. Todos jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo. Valor instrumental. La instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. Amplitud de ejercicio. Se ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, supervisores, ama de casa etc. Interdisciplinariedad. La Interdisciplinariedad.  La administración hace uso de los principios, procesos, procedi procedimientos mientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas r elacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc. Flexibilidad. Los Flexibilidad.  Los t écnicas técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la principios empresa oygrupo social. MBA.  3 comentarios:  comentarios:  Publicado por Julio Carreto, Ing. MBA. Etiquetas:  Sesión 01  Etiquetas: 01 

Campo de Aplicación  Aplicación  El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos. Estudiando administración las habilidades y conocimientos que desarrollen les permitirán detectar, prevenir y corregir errores en la planeación del trabajo de las personas. Como administrador pueden ayudar ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser más efectivos en su trabajo. El campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Públicas y Privadas, Despachos de Asesoría y servicios como emprendedor independiente. MBA.  1 comentario:  comentario:  Publicado por Julio Carreto, Ing. MBA. Etiquetas:  Sesión 01  Etiquetas: 01 

Figura directiva: El Papel De Un Administrador Simbolizan y personifican el éxito y los fracasos de la organización: se los responsabiliza de los éxitos y los fracasos de la gestión sin tener ningún control. Lider: Trabajan con sus subordinados y a través de ellos son responsables de las acciones de sus subordinados. Enlace:   Enlace: Deben aprender a trabajar dentro o fuera de la institución a través de relaciones de obligaciones recíprocas que le permitan mejorar el desarrollo institucional. La toma de decisiones en decisiones en los procesos administrativos es para: A: Influir sobre los fines, los planes y la organización del trabajo. B: Influir sobre las personas. C: Influir sobre los factores. Publicado por Julio Carreto, Ing. MBA.  comentarios:  MBA. No hay comentarios:  Etiquetas:  Sesión 01  Etiquetas: 01 

El Desempeño del Administrador Profesional   El administrador profesional desempeña una serie de roles que le dan considerable poder indirecto en la estructura. Primero; el Primero;  el administrador profesional pasa mucho tiempo manejando perturbaciones en la estructura. El proceso de encasillamiento es imperfecto y conduce a disputas jurisdiccionales ente los no profesionales de la administración. Segundo; los Segundo;  los administradores profesionales, profesionales, especialmente en los niveles superiores, sirven pra dirigir mas allá de los límites de la organización, organización, entre las partes internas y las partes externas: gobiernos, asociaciones asociaciones de clientes, etc. Tercero; la Tercero;  la organización se vuelve dependiente del administrador efectivo. El no profesional de la administración enfrenta un dilema: hacer el trabajo administrativo él mismo, en cuyo caso tiene que renunciar al tiempo para practicar su profesión; o dejarlo a los administradores, en cuyo caso debe ceder algo de su poder de decisión. Concluyendo, necesario recordar Eficiencia Eficiencia es  es es la optimización de los algunas recursosdefiniciones: y Eficacia Eficacia es  es el logro de los objetivos.

Eficiencia + Eficacia = Efectividad  Administración es la optimización de los recursos para el logro de los objetivos. Administración es Por lo tanto todos los Administradores deben ser Efectivos.  Efectivos. 

 

 

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CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRESARIO Si todos nos propusiéramos ser emprended emprendedores, ores, seguro que lo conseguiríamos. Sin embargo, existen cualidades que son desarrolladas desarrolladas mejor por unas personas que otras, que las convierten en empresarios exitosos.  Por: Oscar Javier Salinas Muchas veces nos preguntamos por qué algunas personas tienen más éxito que otras cuando de dirigir un proyecto o una actividad se trata. Seguramente, todos nosotros tenemos las capacidades suficientes para ser buenos empresarios. La diferencia es que estas habilidades son desarrolladas mejor por unos individuos que por otros. Cuando se va a crear o impulsar una empresa, las características individuales de los organizadores de la misma, son el punto de partida para entender el éxito o fracaso de las tareas que se van a emprender. De nada sirve ser un buen inventor si no somos capaces de "vender" y dar a conocer nuestra idea para que sirva de la mejor manera. Por tal razón, un emprendedor debe saber utilizar todos los recursos que tenga a su alrededor para que su idea crezca y se desarrolle sin contratiempos, generando beneficios tanto para él como a las personas que utilicen o saquen provecho de su "empresa". Tener la suficiente capacidad técnica para desarrollar una idea y organizarla, es una de las cualidades que debe tener un futuro empresario, sin olvidar la fortaleza personal para llevar a buen término el proyecto que se piensa emprender, creyendo en lo que se hace y estando seguro del éxito que se va a alcanzar. Cuando hablamos de capacidad técnica, nos referimos a la aptitud de crear planes específicos que permitan desarrollar un proyecto de la mejor manera. Por otro lado, la habilidad personal tiene que ver con lanecesarios capacidad para de saber elegir perfectamente, las personas que se va a contar y los recursos no naufragar en el nuevo "viaje" que se con va alas iniciar. Dentro de las cualidades que definen un buen emprendedor, está la responsabilidad, es decir, el hecho de no dejar a la deriva lo que se ha comenzado y propender porque siempre exista concordancia entre lo que se ha pensado y lo que realmente se ha hecho. Además, el afán de conseguir resultados positivos, influye en la motivación de la persona y hará que se piense y actúe con la menor cantidad de errores. Sumado a las cualidades de un buen emprendedor emprendedor,, debe existir un entorno favorable que permita desarrollar dichas aptitudes de una mejor forma.  Sin confianza no existe nada. Creer en lo que se ha empezado y tener seguridad que se alcanzarán las metas propuestas, son actitudes inherentes en un empresario que además debe tener los zapatos bien puestos sobre la tierra tier ra para no soñar con propósitos que difícilmente alcanzará, si no mide los recursos y capacidades con los que cuenta en determinado momento. Otros aspectos sobresalientes en un emprendedor son los que tiene que ver con las actividades que éste desarrolla. Siempre está buscando oportunidades, anticipándose al futuro y resolviendo problemas que le darán una visión más clara y concisa de lo que se quiere y de la forma en cómo se conseguirá. Uno de los puntos más importantes es el que tiene que ver con la organización. Una persona que sepa organizar tanto tareas como recursos ya sea humanos o físicos, para el buen desarrollo de un proyecto, estará en la capacidad de liderar una empresa, al enfocar bien las actividades a realizar y

 

conocer bien todo lo que está manejando. Tener una mentalidad abierta al cambio, a lo nuevo, es otro aspecto importante en un emprendedor. Mejorar un proceso ya existente o amoldarse a otro que le reporte mejores dividendos, dará como resultado que un individuo siempre se esfuerce por buscar lo mejor, teniendo ideas innovadoras y ajustándose a los cambios que puedan generarse en su entorno. Perseverar y nunca darse por vencido es otra cualidad que debe tener un empresario. Luchar por sus ideales hasta verlos convertidos en una realidad, es una característica sumamente importante que permite ver los problemas pr oblemas como oportunidades y no como obstáculos para alcanzar las metas propuestas. Como pudimos apreciar, son muchos los factores que harán de una persona un ganador. Sin embargo, sumado a esto, debe existir un entorno favorable donde todo lo anterior pueda cum cumplirse plirse a cabalidad. Sólo asíoportunidades surgirán nuevos y mejores seresdehumanos que crearán más fuentes de desarrollo y mejores para el bienestar toda la sociedad.

ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS  ORGANIGRAMAS  Introducción  El ser humano es social por naturaleza. Es inherente su tendencia a organizarse y cooperar en relaciones interdependientes. La historia de la humanidad podría trazarse a través del desarrollo de las organizaciones sociales. Las primeras organizaciones fueron la familia y pequeñas tribus nómadas; luego se establecieron las villas permanentes y las comunidades tribales. Mas tarde se crearon el sistema feudal y las naciones. Esta evolución de las organizaciones se ha acelerado en los últimos años. Durante el siglo s iglo pasado se han producido cambios dramáticos en este campo. La sociedad se ha transformado de una forma predominante agraria, donde la familia, los pequeños grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes, a otra de tipo industrial, caracterizada por el surtimiento de grandes organizaciones formales. Los grupos y organizaciones constituyen una parte importante de nuestra existencia. Generalmente nacemos en el seno de una familia con la ayuda de una organización medica, el hospital. Pasamos gran parte de nuestra vida en instituciones educativas. Los grupos informales surgen espontáneamente cuando varias personas que tienen intereses comunes concuerdan (con frecuencia en forma implícita) para alcanzar metas comunes: salir al campo o a pescar. Las organizaciones en las que trabajamos absorben gran parte de nuestro tiempo y las relaciones formales o informales que en ellas establecemos, a veces las extendemos a nuestras actividades recreativas como son los equipos de boliche o de fútbol. f útbol. Es evidente que todos nosotros, excepto los ermitaños, pertenecemos a una diversidad de grupos y organizaciones. Las organizaciones no son fenómenos distantes, impersonales; ellas están inexorablemente entrelazadas con nuestra vida cotidiana. Están en todas partes y a todos nos afectan. Son organizaciones el grupo informal o el grupo atlético, restaurantes Howard Johnson, el Sierra Club, Toyota Motorsocial Company, General Electric y laslos Naciones Unidas. Ellas proporcionan bienes y servicios que las personas usan. Todos somos miembros de una sociedad organizacional: personas que cooperan en grupos para alcanzar diversos objetivos. El ser humano es dinámico. Ha creado y destruido civilizaciones; ha desarrollado enormes complejos tecnológicos; con su ingenio ha utilizado los recursos naturales y ha causado alteraciones profundas en el ecosistema. Además, ha cortado el cordón umbilical con la madre tierra, pues ha ido y vuelto de la Luna. Las generaciones futuras tal vez sean testigos de viajes a otros planetas del sistema solar y aun mas lejanos. La grandeza de los adelantos científicos y técnicos nos sorprenden. Pero un segundo análisis nos lleva a reconocer un factor principal subyacente detrás de esos logros: la capacidad humana para crear organizaciones sociales para el logro de nuestros propósitos. El desarrollo de estas organizaciones y la administración efectiva de las mismas constituyen uno de los logros mas grandes del hombre.  Aunque los conflictos entre familias y clanes son evid evidente, ente, el grupo suministra un medio de protección y, por lo tanto, de supervivencia. Las actividades organizadas en nuestros días oscilan desde los grupos informales a los grupos formales, altamente estructurados. Las actividades militares y religiosas fueron las l as primeras que se convirtieron en organizaciones formales. Desarrollaron sistemas muy elaborados que han permanecido hasta el presente, con algunas

 

modificaciones. El gobierno, el comercio y la educación son otras esferas de actividades que han desarrollado organizaciones formales para el logro de tareas especificas. El hombre se asocia a muchas organizaciones voluntarias en su tiempo libre; algunas recreativas, algunas filantrópicas y otras de naturaleza combinada. Se han elaborado muchas y diferentes definiciones de organización, pero todas tienen ciertos elementos esenciales o fundamentales. El comportamiento de las organizaciones se orienta hacia ciertas metas que los miembros del grupo conocen de alguna manera. Las organizaciones utilizan conocimientos y técnicas para la consecución de sus tareas. La organización implica actividades estructurales e integradas; es decir, individuos que trabajan juntos o cooperan en relaciones de interdependencia. La noción de interrelación supone un sistema social. Por ello, se puede afirmar que las organizaciones consisten en:1) arreglos que orientados unagrupos; meta, individuos con un propósito; 2) sistemas psicosociales, individuos trabajana en 3) sistemas tecnológicos, individuos que utilizan conocimientos y técnicas; y 4) una integración integ ración de actividades estructuradas, individuos que trabajan junto en relaciones estructuradas. Marco Teórico Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa. Es importante conocer que clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes empresas, saber porque y como funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés i nterés persiguen cada una de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones, de esta manera, el tr trabajo abajo que hemos desarrollado abarca los aspectos mas importantes de cada una de las estructuras de organización empresarial, su aplicación y saber diferenciar adecuadamente las características de cada una de ellas para poder ser aplicadas a las necesidades de las empresas en la actualidad. El secreto del éxito en cualquier campo esta en la organización, lu lucha cha constante para conseguir el objetivo deseado. Definición de Estructura Organizativa Entendemos por estructuras organizacionales como los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado. Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional or ganizacional que mas se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la estructura deberá acoplarse y resp onder a la planeación), además “Debe reflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad, tamaño, t amaño, tipo de sistema de producción el grado en que su entorn o es complejo y dinámico, etc.”   En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa empr esa se han establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por departamentalización e híbrida. A continuación estudiaremos cada una de las anteriores. Modelos estructuras en términos generales “modelo” es la representació de algunade cosa, ó como organizacionales lo definió Jorge Etkin. “En el sentido masungeneral se llama modelo aun n

conjunto de elementos, sean estos materiales, símbolos gráficos, ideas ó palabras que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad f inalidad práctica”; se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales, en cuatro clases ó tipos fundamentales; Estructura y organización de las empresas.  La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONALES. ES. Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles,

comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” “ organización” como parte fundamental del proceso administrativo. Importancia de la organización.  La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla m ejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de

 

la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo tr abajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, armon iosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. Estructuras organizacionales formales.  Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro componentes básicos en la organización formal: a) El trabajo, el cual es divisionado. b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo t rabajo divisionado. c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. d) relaciones entre las personas ó con las unidades las unidades trabajo-personas. LoLas anterior podemos entenderlo mejor los siguientes r azonamientos: razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe de be dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo. Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro.  Al alcanzar el objetivo, la imagen deja deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.  A continuación mencionaremos mencionaremos algunas definiciones definiciones de la palabra objetivos. 1º. La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde se dirigen nuestras acciones." 2º. Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado. 3º. Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación. 4º. Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un programa administrativo, bien sea que se establezca en términos generales o específicos. 5º. Los objetivos tienen jerarquías, y también forman f orman una red de resultados y eventos deseados. Una compañía u otra empresa es un sistema. Si las metas no están interconectadas y se sustentan mutuamente, la gente seguirá caminos que pueden parecer buenos para su propia pr opia función pero que pueden ser dañinos para la compañía como un todo. 6º. Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en función de la estrategia que se elija. 7º. Los objetivos son una obligación que se impone una empresa por que es necesaria, esencial para su existencia.   Estructura Lineal: Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo. Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de la especialización, “se dificulta

encontrar a un buen gerente puesto que se requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo a la planeación, la investigación y el cont rol”  Como la autoridad esta centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a cabo las operaciones para cumplir las metas. Estructura Matricial  Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir existir con la conclusión del mismo. Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos

 

funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos. No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es necesario tener en cuenta las siguientes condiciones: 1.) Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información. 2.) Se necesita contar con buen capital. 3.) Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener ese equilibrio. Esta estructura posee una serie de ventajas:  *Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se de una jerarquía muy m uy reducida y*Ayuda halla mayor flexibilidad y autonomía enobjetivos la organización. a mitigar los conflictos entre los generados por las distintas áreas funcionales de la organización. *Los miembros tienden a motivarse más. *Sirve para el entrenamiento de cantera (sitio que proporciona personas o elementos para el ejercicio de un trabajo o profesión) de Jefes. *Contribuye a aumentar la implicación y el compromiso de los integrantes de los equipos. *Esta orientada a los resultados finales; se mantiene la identificación profesional. Identifica con precisión la responsabilidad de cada jefe. De igual forma tiene otra serie de desventajas: *El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos. *Puede propiciar estrés en los miembros de los equipos al tener que rendir cuentas a 2 Jefes. *Sus costos burocráticos de operación son bastantes altos debido a que invierte i nvierte mucho en capacitación de sus empleados y por lo tanto también debe elevar salarios. *No está bien definida la autoridad, establecimiento de las prioridades y la utilización de recursos entre los gerentes funcionales y los de proyectos. Estructura por Departamentalización Departamentalización:: Esta estructura consiste, como su nombre lo indica, en crear departamentos dentro de una organización; esta creación por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos. El método o los métodos m étodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al logro de los objetivos de la organización y las metas de cada departamento. De acuerdo a lo anterior la departamentalización se puede dar de varias formas: Funcional:  Una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final. Las ventajas de este sistema de responsabilidades or ganización son: respecto a las funciones indispensables para la organización * Claramente identifica y asigna supervivencia de la organización. * El agrupar a las personas y unidades sobre la base del trabajo que realizan, incrementa las oportunidades para utilizar maquinaria más especializada y personal mucho más calificado. * Permite que las personas per sonas que realizan trabajos y que afrontan problemas semejantes, brinden mutuamente apoyo social y emocional. * Reduce la duplicación de equipo y esfuerzo. * Constituye una forma flexible de organización; con mayor rapidez se podrá aumentar o reducir el personal; nuevos productos y territorios se podrán añadir, y a su vez ser suprimidos. * Representa una forma organizacional fácilmente entendida o comprendida al menos por las personas que vivan en nuestra cultura. * Los principales ejecutivos conocen las condiciones locales y pueden atender rápidamente a los clientes en su zona. * Proporciona un buen entrenamiento para los gerentes en potencia. Pasemos a ver las desventajas  * Cuando existe esta organización, las personas se preocupan más por el trabajo de su unidad que del servicio o producto en general que se presta o se vende, esto causa una suboptimización organizacional. * Las personas que realizan diferentes funciones habrán de encontrarse separadas unas de otras,

 

afectando coordinación que fluye de una función a otra. ot ra. Las funciones se dividen entre los empleados conforme a la especialización que tenga cada uno de ellos y se agrupan de acuerdo a cada uno de los diferentes campos de acción; a su vez cada uno de estos campos tiene un gerente que es el responsable de asignar tareas y vigilar que estas sean realizadas de una forma correcta. Por ultimo ulti mo encontramos a un gerente general que es el que se encarga de coordinar todas las funciones y responsabilidades para lograr las l as metas de la organización. Por Producto:  Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta forma de organización es empleada en las grandes compañías donde cada unidad que maneja un producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para su operación.

Las Ventajas: *Centra la atención en el producto pr oducto que se obtiene facilitando la coordinación entre las diversas especialidades, para de este modo cumplir con los plazos limite limit e de entrega de productos, así como las especificaciones *Permite que los problemas de coordinación e integración sean detectados lo más pronto posible y se les de una solución rápida. *Lograr aislar los problemas concernientes a un producto respecto a los demás y evita que interfieran los problemas de una función con todos los productos. *Permite el empleo de equipo especializado para el manejo de materiales, así como de sistemas especializados de comunicaciones. Las Desventajas:  *Reduce la oportunidad de utilizar equipo o personal especializado. *Se entorpece la comunicación entre especialistas, ya que ahora presentan sus servicios en diferentes unidades. *Resulta difícil que una compañía se pueda acoplar a los cambios bruscos en volumen o que pueda adaptarse a los cambios en los productos o servicios, así como a nuevos productos o servicios. En esta estructura los empleados de la organización se dividen en grupos y cada grupo se encarga de la producción de un producto especifico, además cada grupo tiene un especialista para cada función y un gerente que es el responsable de supervisar el proceso que se lleva a cabo para la obtención del producto o servicio y además envía un reporte al presidente general de la compañía acerca de la evolución de este proceso, este presidente general es el responsable de supervisar que cada gerente realice de forma adecuada su trabajo y fija las metas de la empresa. Territorio  Esta se da ya que algunas compañías encue encuentran ntran que sus operaciones se adaptan de una mejor manera a grandes cadenas organizacionales basadas en zonas geográficas determinadas donde su empresa tiene cobertura, como las grandes cadenas de hoteles, compañías telefónicas, entre otras, que están y organizados la ventas. base de su ubicación. También se presentan en compañías cuyasdivididos principales actividadessobre son las En esta se da un eje central de control, sin embargo la organización en cada área forma sus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de la misma. Esta estructura presenta las siguientes ventajas: * La organización puede adaptarse a necesidades específicas de su región. * Suministra mayor control debido a que existen varias jerarquías regionales que asumen el trabajo desempeñado previamente por una sola jerarquía centralizada. * La gente en las organizaciones separadas toma decisiones rápidamente a sus necesidades. Presenta además una desventaja y es que dificulta la integración entre las diferentes divisiones geográficas. Por Clientes: El tipo particular de clientes que una organización busca alcanzar, puede también ser utilizada para agrupar empleados. La base de esta departamentalización está en el supuesto s upuesto de que los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales para cada uno.  Aquí el cliente es el eje central, la organización organización se adapta y se ssubdivide ubdivide agrupándose agrupándose el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente. Esta estructura puede traer las siguientes ventas a la organización *Saca provecho respecto respecto del tiempo y eficacia del vendedor (o promotor) que se limita al manejo de

 

un grupo de clientes con características similares. *Logra mayor especialización en el vendedor (o promotor) respecto del conocimiento y de la manera de operar de sus clientes. *Disminuye relativamente los costos proporcionados por comunicaciones, en virtud de que las mismas pueden fijarse en relación a cada tipo de cliente. También puede generar las siguientes desventajas:   * Dificultad de coordinación con los departamentos organizados sobre otras bases, con una constante presión de los gerentes solicitando excepciones y tratamiento especial. * En ciertas ocasiones pueden reducirse o incrementarse ciertos tipos de clientes, ya sea por recesiones económicas donde los comercios minoristas tienden a disminuir y por el contrario se incrementan los muy pequeños negocios, esto requiere más vendedores pero disminuye el grado de eficienciaCircular: de los mismos.   Estructura Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les l es liga con las líneas que representa los canales de autoridad y responsabilidad. Las ventajas:  * Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. * Eliminan, o disminuyen al menos, la idea de estatus más alto o más bajo. * Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Las Desventajas:  * Algunas veces resultan confusas y difíciles de leer. * No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario. * Fuerzan demasiado los niveles. Estructura Híbrida:  Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función f unción o producto y geografía. Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios productos o mercados, es característico que las funciones principales para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas., además algunas funciones también se centralizan y localizan en oficinas centrales cuya función es relativamente estable y requiere economías de escala y especialización profunda. Cuando se combinan características de las estructuras funcionales y divisionales, las organizaciones pueden aprovechar las fortalezas de cada una y evitar alguna de sus debilidades. Ventajas:  *Permite que la organización persiga adaptabilidad y eficacia effuncionales. icacia dentro de las divisiones de productos, igualmente la eficiencia enlalos departamentos *Proporciona una buena alineación entre la división de productos pr oductos y los objetivos corporativos. *Los agrupamientos de productos significan una coordinación efectiva dentro de las divisiones, y los departamentos funcionales centrales brindad la coordinación en todas las divisiones. Desventajas:  * Algunas de las organizaciones acumulan personal corporativo para supervisar las divisiones, generando costos administrativos indirectos que se pueden ir incrementando a medida en que crece el personal de oficinas centrales. * Cuando las decisiones se centralizan más y las l as divisiones de producto pierden su capacidad de responder rápidamente a los cambios en el mercado. * Se crean conflictos entre el personal corporativo y el divisional. Estructuras Monofuncionales.  Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura.