Intro Voirin

GÉRARD VOIRIN

DÉFINIR LES FONCTIONS 42 fiches-outils

1 400 questions questions pour définir vos fonctions fonctions sur CD-ROM

Quatrième édition

© Éditions d’Organisation, d’Organisation, 1991, 1997,1999, 1997,1999, 2002 2002 ISBN : 2-7081-2671-7

INTRODUCTION

La fiche de définition de fonctions est un outil en soi. C’est en fait l’outil qui permet de décrire les missions et les attributions d’une personne. Généralement, il s’agit d’un document écrit qui fait également ressortir les délégations de responsabilité. Nous avons éprouvé le besoin de mettre en forme cet ensemble de 42 fiches-outils car beaucoup de chefs d’entreprise, et principalement ceux administrant des structures petites et moyennes, savent quoi faire mais n’ont pas de précisions sur le comment . Ce livre est donc un ensemble de fiches-outils sur le comment. Il se propose de contribuer à améliorer l’organisation des entreprises en définissant les contenus possibles de fiches de fonctions. Notre expérience souligne combien il est important de pouvoir répondre aux questions : qui fait quoi ? Comment chacun se positionne-t-il par rapport à l’aval et l’amont de son poste ? Nous avons voulu recenser le maximum d’activités et essayer d’identifier les responsabilités. La répartition et la formalisation des responsabilités permettent d’éviter les « vides » et les « empiétements de territoire » dans l’organisation. L’entreprise, l’établissement, le secteur d’activité, la fonction forment un tout et il est primordial que chacun sache comment et jusqu’où il peut et doit intervenir pour traiter les problèmes. Il s’agit de disposer d’éléments écrits pour que chacun comprenne et contribue à l’amélioration des relations professionnelles et de la performance de l’entreprise. Ces documents doivent permettre aux responsables, aux différents niveaux hiérarchiques, aux exécutants de se positionner correctement dans une structure, de clarifier leurs attentes les uns par rapport aux autres ; bref, de mieux se comprendre et de traiter en commun les problèmes qui peuvent se poser. Nous souhaitons toutefois attirer l’attention du lecteur sur les risques inhérents à l’utilisation de ces fiches-outils :  – 42 fiches pourquoi pas 100 ou 10 ? Parce qu’il est impossible de traduire, même à travers une multitude de listes, la variété et la spécificité de toutes les fonctions existant dans une organisation. Chaque entreprise devra donc considérer ces documents comme une base qu’elle devra adapter à ses particularités et réadapter selon son évolution. En effet, il ne s’agit pas d’identifier les fonctions une fois pour toutes, mais bien de doter l’entreprise d’un système d’organisation qui s’adapte à ses besoins. C’est pourquoi il convient de construire une réelle dynamique à partir de ces fiches de fonction. ©

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 – Les fiches ne se décrètent pas. Elles se construisent, s’élaborent, se négocient avec les différents interlocuteurs. La négociation n’étant pas un exercice aisé, nous avons parfois constaté quelques difficultés dans les échanges. C’est pourquoi nos réflexions nous ont conduits à vous proposer une méthode, décrite dans le tableau de répartition des responsabilités (TRR), qui vient faciliter la mise en forme des différents documents.  – Le lecteur pourra constater dans nos fiches-outils des redites ou des redondances : notre document est un outil et non un modèle type. C’est un moyen qui doit faciliter la construction des fiches propres à chaque entreprise.  – Il pourra relever, par rapport à son cas particulier, des lacunes, des oublis ou encore une abondance de détails et d’attributions qui n’ont pas lieu d’être. A ce constat, il convient d’apporter une explication : généralement, la description de la fonction placée hiérarchiquement en amont vous donne les éléments constitutifs des missions du poste que vous voulez définir en aval. Le système se construit comme une pyramide à l’envers.  – Très souvent, il nous a été demandé de faire une distinction entre les termes « fonctions », « missions » et « attributions». Nous tenons à préciser que les missions sont la raison d’exister d’une fonction. Les missions contribuent à l’atteinte des objectifs poursuivis par l’entreprise. Le nombre de missions est variable selon la fonction. Les attributions sont les activités ou tâches que le tenant du poste doit réaliser pour accomplir ses missions et remplir pleinement le rôle qui lui est imparti. Il ne s’agit en aucun cas de partir du principe que la rédaction des fiches de fonction va résoudre tous les problèmes d’organisation d’une entreprise. Mettre par écrit, et avec la participation de tous, les différentes fonctions à assumer dans une entreprise est un réel travail de concertation, d’animation, de communication. Très souvent, après une phase euphorique où tout le monde trouve intérêt à réaliser ce travail, beaucoup de problèmes surgissent. Il faut considérer cette situation comme normale et surtout ne pas vouloir l’idéaliser. Notre propos n’est pas de construire à travers ces fiches-outils une organisation qui figerait l’entreprise. Bien au contraire, par la compréhension du « qui fait quoi », notre objectif est de rendre l’organisation beaucoup plus flexible, de permettre à l’entreprise d’intégrer plus rapidement tous les changements. Une entreprise qui se connaît gérera plus aisément les évolutions qu’une entreprise qui ignore ce sur quoi les changements vont porter. Le CD-ROM qui accompagne cette nouvelle édition liste plus de 1400 questions. Ces questions sont un outil de travail complémentaire qui faciliteront la communication. Nous attirons également l’attention du lecteur sur le fait que nous traitons principalement l’organisation des activités de gestion. Il ne s’agit pas de mécaniser les fonctions d’une entreprise mais simplement de permettre d’identifier comment l’ensemble des flux d’informations, de décisions, d’actions sont pris en compte dans l’entreprise. Nous sommes convaincus que la solution idéale est celle qui permet à l’entreprise de progresser et d’améliorer durablement sa compétitivité. 10

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POURQUOI LA DÉFINITION DE FONCTIONS ?

1. Définition Les fiches de définition de fonctions correspondent à des postes types dans l’entreprise. Elles décrivent :  – les missions de la personne qui occupe le poste, les objectifs qui lui sont assignés, les pouvoirs qui lui sont conférés,  – les attributions, c’est-à-dire ses responsabilités, ses compétences, ses tâches, ses droits de gérer, d’administrer, de connaître,  – une liste de documents, base de la circulation de l’information entre les différents postes de l’entreprise. Cette présentation ne signifie pas que ces postes doivent exister dans chaque entreprise, il s’agit d’une convention de présentation retenue par cet ouvrage. Chaque entreprise précisera ses besoins en termes d’organisation. Certaines fiches pourront alors être regroupées, d’autres éclatées. Il apparaît que la pratique conduit à prendre en compte la stratégie de l’entreprise et les collaborateurs en place, à former ou à recruter. Dans tous les cas, il est préférable de commencer ce travail de formalisation, en en mesurant les éventuelles imperfections, plutôt que d’attendre des conditions meilleures qui n’arrivent jamais.

2. Pourquoi des fiches de définition de fonctions La définition de fonctions permet d’améliorer de façon notable l’organisation des entreprises. Les fiches de définition de fonctions sont la base d’un véritable projet d’organisation, à travers lequel vous pourrez : ©

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 – définir les postes de manière précise,  – définir l’organigramme de votre entreprise,  – prendre en considération la communication entre les différents postes. La réussite sera directement conditionnée par l’attention que portera la direction à un tel projet. Une des causes d’échec est la précipitation. C’est pourquoi, p.15, nous présentons une méthode participative d’élaboration qui doit être mise en œuvre (déclinée) du haut vers le bas. Il faut également faire évoluer ces fiches. Ce doit être un système dynamique et non statique.

3. Informations préliminaires Les fiches de définition de fonctions décrites dans cet ouvrage ont été conçues à partir de l’expérience acquise dans les PME-PMI. C’est une réponse aux préoccupations de ces entreprises. Les grandes entreprises, pour lesquelles les structures et les problèmes à traiter sont d’une échelle tout autre, peuvent néanmoins tirer avantage à organiser leur établissement en s’aidant de ce document. Les fiches de définition de fonctions constituent des fiches types adaptables et à adapter, à partir desquelles vous pourrez facilement établir celles de vos collaborateurs. Elles ne constituent en aucun cas un schéma idéal, mais doivent être considérées comme une liste des questions que vous devez vous poser lors de l’élaboration des fiches de fonctions des collaborateurs de votre entreprise. Les fiches présentées devront ainsi être retravaillées de façon à construire le schéma (l’organisation) spécifique à votre entreprise. Par exemple, il est probable que les différentes fonctions de la direction administrative et financière seront réparties entre plusieurs personnes. Suivant la taille de votre entreprise, certains postes, tels que la fonction marketing, la recherche et développement ou le service qualité, n’ont peut-être pas encore été créés en tant que tels, mais la responsabilité en incombe à des personnes qui ont également d’autres missions et attributions. C’est sur cette base que vous pourrez rédiger les fiches adaptées aux particularités de votre entreprise :  – de son activité, de ses résultats, de ses moyens,  – des personnes en place et de leurs compétences, ainsi que des postes que vous pensez créer,  – du passé de l’entreprise, mais aussi et avant tout de ses objectifs à moyen et long termes. Par ailleurs, les fiches de définition de fonctions et l’organigramme constitueront un cadre de fonctionnement de l’entreprise. Celui-ci doit être dynamique. Les fiches de définition de fonctions, comme l’organigramme, doivent évoluer régulièrement.

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La pratique de l’entretien annuel d’appréciation a souligné cette nécessité qui permet d’impulser du dynamisme au système. Vos collaborateurs pourront, à partir de leur fiche de définition de fonctions, organiser leur travail et effectuer un autocontrôle de leurs missions et de leurs attributions. Comme nous le précisait un chef d’entreprise : “Je préférerais faire de mes collaborateurs des missionnaires que de leur définir une fonction.” Positionnez le contenu de ces documents comme un outil devant permettre l’amélioration de la compétitivité globale de votre entreprise à travers l’implication de ses collaborateurs dans un ensemble évolutif.

4. Présentation de la structure des fiches Chaque fiche de définition de fonctions est organisée autour de plusieurs paragraphes : • • • • • 1.

Missions Attributions Liste de documents Fonctions placées sous la responsabilité du titulaire Fonctions concernées par cette fiche Missions : cette rubrique énonce un ensemble de missions que l’entre-

prise est en droit d’attendre du titulaire de la fonction. 2.

Attributions : cette rubrique énonce un ensemble d’activités dont le titu-

laire de la fonction doit s’acquitter régulièrement et en respectant les échéances. Nous avons souhaité faire une nette distinction entre missions et attributions de façon à permettre à tous (responsables et subordonnés) de bien comprendre que les tâches quotidiennes qu’ils exécutent ne doivent pas être considérées comme une fin en soi mais comme une contribution à la réalisation des objectifs, en l’occurrence les missions. 3.

Liste de documents: cette rubrique reprend une liste de formulaires,

4.

Fonctions placées sous la responsabilité du titulaire : cette rubrique

dossiers, procédures... devant a priori faire partie de l’environnement naturel de travail des titulaires des fonctions concernées. Il est bien évident que d’une part ces listes ne sont pas exhaustives, et que d’autre part elles sont à adapter en fonction des secteurs d’activité, du contenu précis des autres fonctions, des moyens disponibles, de l’efficacité,... Il peut s’agir également des documents à produire. ne concerne qu’un nombre limité de postes. Elle n’est donc pas présente dans toutes les fiches.

5.

Autres titres pour cette fonction : soit des titres donnés dans des

entreprises pour des fonctions comparables à la fiche en question, soit ©

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des fonctions concernées par une partie des missions et des attributions décrites dans la fiche.

Remarque Par convention, dans diverses fiches, nous employons le féminin pour évoquer la fonction concernée. Exemple : “Est associée à toutes études de nature à atteindre l’objectif «QUALITÉ TOTALE»”. Au contraire nous avons présenté d’autres postes uniquement au masculin. Exemple : «chef d’atelier». Il s’agit d’une convention. Les différentes fonctions peuvent être assurées par des hommes ou des femmes.

5. La démarche à retenir : comment réussir ? Nous vous suggérons de lancer le processus en réfléchissant tout d’abord aux fonctions de direction (la direction générale et les cadres dirigeants) et en prenant en considération la stratégie de l’entreprise. L’état des lieux des responsabilités de chacun peut être réalisé à partir du Tableau de Répartition des Responsabilités. La Direction générale se réunira avec les cadres dirigeants, ensemble ils construiront le premier niveau. Chaque cadre dirigeant pourra ensuite rédiger un projet de fiche de fonction concernant ses collaborateurs directs, en s’entretenant avec ces derniers. Des propositions pourront donc être faites de part et d’autre. Chaque responsable de fonction procédera de même avec ses subordonnés. Il est important que chacun sache ce qu’il doit faire, qu’il ait participé au pro jet d’organisation mené au sein de l’entreprise et qu’il soit d’accord avec les missions et les attributions qui lui sont confiées. Mais il est encore important que chacun sache où il se situe. Le système doit être conçu pour permettre à chacun d’identifier, pour le moins, ce qui précède et ce qui suit ses missions. Le TRR répond à ce souci d’explication, d’information, de communication, de participation active. Lorsque vous embauchez un nouveau salarié, il est impératif d’établir la description de son poste et d’intégrer sa fonction au sein de l’organisation. De plus, n’oubliez jamais de faire un plan d’intégration afin d’avoir un outil de dialogue avec le nouvel embauché. En ce qui concerne l’élaboration de l’organigramme de votre société, les relations hiérarchiques apparaissant dans les modèles de fiches de définition de fonctions sont indicatives. Nous vous suggérons d’élaborer cet organigramme selon un processus équivalent à celui de l’élaboration des fiches de définition de fonctions, en consultant le maximum de collaborateurs dans l’entreprise.

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LE TABLEAU DE RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS (TRR ) Pourquoi un TRR ? Le Tableau de Répartition des Responsabilités (TRR) a pour objectif de permettre :  – à l’entreprise de recenser dans le détail les missions, attributions et tâches de l’ensemble de ses collaborateurs, afin de préciser les niveaux de responsabilité de chacun,  – à chacun de connaître avec précision le contenu de son poste et de se positionner correctement par rapport aux autres collaborateurs qui assument une responsabilité en amont ou en aval du poste considéré.

Remarque Le tableau de répartition des responsabilités est, dans un premier temps, utilisé pour déterminer qui est responsable de quoi. Sur la base de l’état des lieux ainsi réalisé, le TRR permet, dans un deuxième temps, de remédier aux dysfonctionnements mis en évidence en permettant une nouvelle répartition des rôles et des tâches. Par la suite, il est impératif que le TRR soit considéré non pas comme un document immuable, mais comme une base de travail sur laquelle peuvent s’opérer divers changements au fur et à mesure que la vie de l’entreprise le demande.

1 - Exemple (Tableau voir page 16)

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   u   s    a   e    d    e    r    u    u   t    '    B   E    d

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    e     u     q   i  l    p     p      A     e     d   i    c     é      D     e    r    o     b     a   l     E

   g    n    i    t    e    k    r    a    M    t    e   g    e    l    n    i    t    a    i    e    C   k  .    r    a    r    i    D   m

    e    r    è      G     e     u     q   i  l    p     p      A     e     d   i    c     é      D     e    r    o     b     a   l     E

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   n   e    l    o    i    r    t    a    c    é    e    n    r    i    é    D   G

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   D   D   D D

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   e    t    n   n    e   o    v   i    t    e   u    i    d   b    r    s   t    i    n   s    d    o    i    t    i    g    e    d   d    n    i    n   s    s   e    t    t    o   e   f    i    e    n    r    c    :    k    )    e    d    a  ,    r    G    t    v    o    (    x    é    a    i    s    r    h    n    e    t    s    n    r    m    )    e    d    é    o    i    e    t    E    d    s    e    c    e    (    m   s   t    )    s    e    à    d    n    u    A    t    (    c    n    o    e    e    r    e   e   o   n    p    c    l    i    )    e    r    e    o    a    p    u   x    i    i    c    v    é    t    i    i    t    t    u    e    D    r    u    r    (    a    i    c    t    c    a            t    a    c    i    s    r             e    e    œ   s    p    i    l    e    l    e   f  ,    d    n    o    e    i    i    t    o  ,    e    s    d   p    e    t    s    e    s    P   m    i    n    l    é    l    f    b    e    e    o    o    c    r             a    m   n    a    a    r    m    é    s    i    l    d    n  ,    e    s    m   p  ,    o    e    u    c    o    e    t    q    r    e   e   s    e    c    s    p    u    é    e    d   d    c    s    o    s    e   d    e    p    n    r    é    d   e    n    m    1    o    o             n    n    x    r    t    o    i    e    o    s    o    i    p    e  ,    c    m   i    i    n   g             t    N   t  ,  ,    e    s    o    t    i    i    o    é    c    e    i    e    r    e    u    l    t    n    t    n    c    q    i    R   e    o    d    i    i    l    e    f    i    f    s   a    r    c    p    e    i    b    R   r    a    é    p    è    é   e   r    é    t    l    T   D    E   D   A   G   u    d    d    g    s    q    i    t    i    l    o    P                 °

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2 - Préparer son TRR Un TRR se présente comme un tableau composé de lignes et de colonnes. 1. Les lignes de votre TRR Sur les lignes, vous notez l’ensemble des opérations, tâches et missions que vous assurez au niveau de votre poste. Pour vous aider à les recenser, nous vous conseillons de les lister et ensuite de les classer par thème. Il vous est demandé d’être le plus exhaustif possible. Si une fiche de fonction a été établie pour le poste que vous occupez, vous pouvez l’utiliser pour réaliser l’énumération précise de vos actions et de vos tâches. Nous vous conseillons également de faire le point avec votre supérieur hiérarchique, afin de s’assurer que votre poste est décrit d’une manière homogène et dans son ensemble. Dans les exemples que nous décrivons ci-après, il peut être nécessaire dans certains cas d’aller plus dans le détail. Nous ne pouvons que vous conseiller de produire un maximum d’informations détaillées. 2. Les colonnes de votre TRR Tout d’abord, vous devez identifier tous les postes qui, de près ou de loin, sont conduits à travailler avec vous dans l’entreprise. Ces postes sont, d’une part ceux avec qui vous travaillez en relation directe, et d’autre part ceux qui, de façon moins directe, auront à prendre en compte et donc à gérer les conséquences des actions prises à votre niveau. Ces « acteurs » recensés, vous les positionnez dans les en-têtes de colonnes, à raison d’un par colonne. Vous-même constituez une des colonnes de votre TRR.

Exemples Direction générale Direction fabrication Direction commerciale Responsable planning Responsable méthodes Responsable administration des ventes Bureau d’études Expédition Secrétaire commerciale Remarques Les lignes et les colonnes une fois définies, nous vous conseillons de discuter votre TRR soit avec votre direction générale, soit avec votre supérieur hiérarchique direct, afin que vous puissiez vous assurer que votre TRR est le plus exhaustif possible et donc complet. Les fiches de fonctions permettent de vous aider à préparer les TRR.

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3 - Compléter son TRR Votre TRR structuré (colonnes et lignes remplies), complétez-le par sigles. Ces sigles, de forme et de couleur différentes, sont représentatifs de quatre niveaux de responsabilité existant dans votre entreprise. Ce sont : -

décide, est responsable de exécute, met en œuvre propose, élabore, définit, participe à gère les conséquences, les répercussions

(rouge) (vert) (noir) (bleu)

Affectez un ou plusieurs sigles aux intersections ligne/colonne de votre TRR (toutes les intersections ne sont pas nécessairement concernées par un sigle). Affecter un sigle revient à définir par ligne :  – 1/  – 2/

quels sont les acteurs concernés par cette opération ou tâche (choix des colonnes) ? pour quel niveau de responsabilité (choix des sigles) ?

Exemples : I) QUI est concerné par une tâche ou une opération donnée ?  – L’agenda et les programmes de visites des commerciaux sont des informations importantes pour : * les commerciaux eux-mêmes, * la direction commerciale, * I’administration des ventes, * et éventuellement la direction générale.  – Par contre, la production de devis concerne non seulement : * la direction commerciale, * les commerciaux, * I’administration des ventes, mais également le bureau d’études qui est à même de donner les éléments nécessaires à l’établissement de devis non standard, ainsi que la production. 2) Pour QUEL type de responsabilité ? L‘optimisation des moyens de production en place est une des attributions rattachées au poste de directeur de fabrication, qui va décider de l’optimisation, puis proposer, définir les moyens nécessaires et ensuite les mettre en œuvre. Les services planning, méthodes et les chefs d’ateliers vont être concernés. Ils auront à mettre en œuvre et à gérer les conséquences . Attention

Par ligne vous ne pouvez faire figurer qu’une seule fois le sigle D (décide, est responsable de). En effet, par opération ou tâche vous ne pouvez avoir qu’un seul décideur.

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Par contre, il est tout à fait possible de faire figurer sur une même ligne plusieurs fois les autres sigles, de même que dans une intersection peuvent figurer un à quatre sigles. Les sigles ont été conçus pour s’imbriquer les uns dans les autres. Plusieurs feuillets peuvent être nécessaires pour un poste.

4 - Démarche à respecter Nous vous rappelons qu’il est conseillé de préparer son propre TRR en collaboration avec son supérieur hiérarchique. Votre TRR préparé, complétez-le avec les différents sigles. Votre responsable en fera de même avec votre TRR ce qui lui permettra de préciser comment il positionne votre poste. Ensuite, comparez les TRR complétés des sigles et vérifiez ensemble si vous avez bien la même perception du positionnement de votre poste en termes de niveau de responsabilité. Si ce n’est pas le cas, le TRR va mettre en évidence les points de désaccord ou d’incompréhension et ensemble, c’est-à-dire vous-même et votre supérieur hiérarchique, devez en discuter et y remédier. La conclusion débouche sur votre TRR validé et accepté par vous et par votre supérieur hiérarchique. Ce TRR est l’équivalent d’un engagement respectif quant au contenu de votre poste et quant à l’étendue de vos responsabilités.

5 - Liste des verbes d’action pour rédiger les fiches Proposer - élaborer - définir - participer à

simuler conseiller s’informer orienter recenser soumettre identifier transmettre examiner demander

assister concevoir participer consulter rapporter détecter communiquer étudier prévenir estimer

préparer recommander rechercher donner son avis analyser présenter mettre en évidence renseigner évaluer réfléchir

Décider - être responsable de - contrôler - superviser

choisir déterminer ordonner établir conduire surveiller

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autoriser spécifier donner son accord piloter suivre veiller à

fixer réviser diriger vérifier inspecter maintenir

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entretenir garantir que

s’assurer de approuver

valider

Exécuter - mettre en œuvre - appliquer

effectuer réaliser mettre en place

faire produire accomplir

tenir à jour mettre au point

Gérer les conséquences - les répercussions

anticiper tenir compte réagir

prendre en compte prévoir intégrer

6 - Liste non exhaustive des actions Cette liste peut être utilisée pour préciser le contenu d’une fonction, le titulaire devant compléter par le verbe d‘action qui le concerne (cf ci-dessus).

DÉVELOPPEMENT Vocation de l’entreprise Objectifs à moyen et long termes dans le cadre stratégique de la société Contact avec la profession Contact avec les organismes interprofessionnels et socio-économiques Organigramme Politique financière Relations avec les banquiers Etudes d’investissements dans le cadre des procédures de la société Validation juridique des investissements Politique industrielle Contact avec les fournisseurs importants Définition des investissements techniques Validation technique des investissements Acquisitions de nouveaux investissements Adaptation des effectifs de la société Politique qualité Politique commerciale Mise en gamme de produits nouveaux. Abandon de produits existants. Contact avec les clients potentiels importants

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FINANCES Objectifs et modifications de structure financière Analyses financières de synthèse de la société Financements nécessaires à l’activité de la société Trésorerie dans le cadre du plan Tableaux de bord financiers Tableau des conditions bancaires Caisses de la société Choix des banques Informations de synthèse nécessaires à la négociation avec les partenaires financiers Négociation avec les partenaires financiers Prise de décision finale concernant le choix des financements Financements à long et moyen termes Plan de financement annuel Nouvelles sources de financement Dossiers de demandes de prêts Calendrier d’élaboration des budgets et des documents prévisionnels Résultats périodiques Analyse des écarts entre réalisés, plans, budgets et objectifs Information aux fonctions concernées par des écarts constatés par rapport aux prévisions Normes concernant les conditions de paiement fournisseurs Procédures concernant les reports éventuels de paiement Respect des échéances programmées Analyses des bilans des clients dont les relations avec la société le justifient Niveau d’assurance clients de la société Procédures concernant les risques clients Suites à donner à toutes les procédures contentieuses Dossiers de demandes de subvention Provisions facultatives

GESTION COMMERCIALE Plan marketing Tarifs de vente Taux de remise Conditions et délais de paiements clients Taux d’intérêt de retard demandé aux clients Conditions générales de vente (transport, etc.) Mises en fabrication pour les clients dont la solvabilité n’est pas reconnue Expéditions pour les clients dont la solvabilité n’est pas reconnue Information hebdomadaire sur les litiges clients Suites à donner aux litiges

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Budget commercial Tableau de bord commercial Budget de publicité Budget de promotion Budget communication Politique de communication Contacts jugés utiles avec les clients importants Calendrier des participations aux manifestations commerciales Information à jour et permanente concernant la concurrence

GESTION INDUSTRIELLE Choix industriels Technologies nouvelles à mettre en œuvre, évolution Analyses de la valeur réalisées par la société Changements de processus de fabrication Normes de coût de revient Niveau de stocks nécessaires à la production Budget de production Budget des services techniques fonctionnels Activités de production Développement technique de l’entreprise Services de production Services maintenance Services techniques fonctionnels Services d’études et d’essais Rapport (délai, qualité)/coût de la fabrication des produits Productivité du parc machines Productivité des ressources humaines Evolution du processus de fabrication Projet de GPAO et autres XAO Projets d’investissements Organisation de la production Utilisation des moyens de production déjà en place Coûts cachés en production Solutions techniques adaptées aux besoins spécifiques des clients Evolution des moyens de production de la société Traitement en négoce, sous-traitance, production des produits commercialisés Mise au point des nouveaux produits Mise au point des nouveaux processus Problèmes de non-qualité des produits Normes de qualité Normes de délais de production à annoncer aux clients Analyses du tableau de bord de la qualité

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GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Réunions du personnel Information du personnel au sujet des politiques et objectifs de la société Information du personnel au sujet du développement économique et social Systèmes de rémunération Niveaux et ajustement des salaires et des appointements de la société Avantages sociaux Embauches Mutations Promotions Sanctions disciplinaires Définitions de fonctions des collaborateurs directs Révision périodique des définitions de fonctions lors des entretiens d’appréciation Règlement intérieur de la société Adéquation de la formation des salariés aux besoins de l’entreprise Plan de formation de la société Information des collaborateurs de l’exploitation, de la situation Evolution de la société sur le plan social Motivation du personnel de la société Accueil dans l’entreprise Contrats de travail Fichier du personnel Règlements internes en matière de classification Règlements internes en matière de qualification Paye du personnel Congés payés Régimes de retraite et de prévoyance dans l’entreprise Déclarations sociales réglementaires Evolution de la législation sociale Budget de formation Centralisation des besoins en personnel Budgets sociaux Tableau de bord du personnel Statistiques concernant le personnel Bilan social de la société Réunions du personnel Elections du personnel Réunions des représentants du personnel Contacts courants avec les représentants du personnel Diffusion de toutes les informations obligatoires auprès des salariés Conditions de travail de l’entreprise Règlement des conflits individuels ou collectifs Information montante et descendante de la société Représentation de la société auprès de l’Inspection du travail et de tout organisme social Suivi de l’évolution de la convention collective Information sur les niveaux de rémunération dans la profession

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COMPTABILITÉ Tenue de la comptabilité générale Tenue de la comptabilité clients Tenue de la comptabilité fournisseurs Tenue de la comptabilité banques et de la trésorerie Production des bilans (trimestriels) et comptes de résultat (mensuels) de la société Conformité des documents comptables aux exigences légales Accueil des Commissaires aux Comptes et des Vérificateurs Production de l’ensemble des déclarations comptables Production des déclarations fiscales Production des déclarations sociales ou à caractère économique Recouvrement des créances échues Suivi de l’évolution de la législation dans le domaine comptable

JURIDIQUE - FISCAL Application des législations et des règlements Protection de la société sur le plan juridique Etablissement de toutes les déclarations à caractère juridique Relations avec la Direction des Impôts Agréments fiscaux avec l’Administration Dossiers contentieux avec les administrations Relations avec les avocats Suivi de la législation et des règlements dans le domaine fiscal, comptable, social, juridique Etudes juridiques au sein de la société Protection des marques, des brevets, etc. Projets d’actes courants (assemblées générales, Conseils d’administration, etc.) Contrats d’assurance de la société

CONTRÔLE DE GESTION - PLANIFICATION Comptabilité analytique d’exploitation Tableaux de bord économiques Marges sur ventes Calcul des coûts standards et des coûts de revient Analyses nécessaires à l’élaboration des tarifs Ensemble des procédures budgétaires de la société Tableau de bord de la société Plans d’investissements Plans de financement Plans de trésorerie Etudes de rentabilité Procédures de gestion prévisionnelle au sein de la société Séries ou taille des lots à mettre en fabrication

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SYSTÈMES D’INFORMATION ET ORGANISATION Définition et application des procédures Application des procédures internes, constat des anomalies, corrections Conception de l’organisation générale du traitement de l’information sur ordinateur Actions de maintenance matériel et logiciel informatiques Amélioration ou changement du matériel informatique Rapport avec les sociétés de service Mise en route des applications informatiques Sauvegarde de toutes les procédures et traitements informatiques Exploitation informatique des données Qualité et fiabilité des informations Disponibilité des données chiffrées de nature à préparer les décisions Cahier des procédures internes Formation du personnel aux procédures mises en place Développement des nouvelles applications Planning des mises en place

PRODUCTION Plannings de fabrication Respect des objectifs de production et des délais de fabrication acceptés Bilan matière Etat prévisionnel de l’occupation du matériel de production Etat prévisionnel de la charge de travail du personnel Modifications des horaires Cahiers de charges pour achats et approvisionnements Spécifications techniques des produits achetés Quantités à approvisionner Interventions du service entretien-maintenance Entretien préventif régulier du parc machines Respect des normes réglementaires de sécurité pour l’ensemble des installations Implantation du nouveau matériel Inventaire du parc machines Hygiène et sécurité Mesures préventives concernant la sécurité dans l’entreprise Ecoute du client pour déterminer les critères de qualité auxquels doit répondre le produit Respect des délais Cohérence du planning par rapport à la réalité de la production Cohérence du carnet de commandes en cours Mise à jour permanente du planning Activité des services études et méthodes

AUTRES Service qualité Elaboration du manuel qualité de l’entreprise

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Etudes de nature à atteindre l’objectif « QUALITÉ TOTALE » Actions de conseil à mettre en œuvre dans la société Audits à faire réaliser Mise en place des procédures nouvelles Réponses aux enquêtes Diffusion de toute information Gestion des biens immobiliers de la société

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