Intranet

SVEUČILIŠTE U ZAGREBU FAKULTET ORGANIZACIJE I INFORMATIKE VARAŽDIN

Igor Furjan Matični broj: 40147/11–R Studij: Primjena informacijske tehnologije u poslovanju

INTRANET SEMINARSKI RAD IZ KOLEGIJA ELEKTRONIČKO POSLOVANJE

Mentor: Doc. dr. sc. Sandro Gerić

Varaždin, svibanj 2013.

Sadržaj 1. Pojam i uporaba intraneta ...................................................................................................... 1 2. Uloga intraneta ...................................................................................................................... 2 3. Komponente intraneta............................................................................................................ 3 4. Prednosti i nedostaci intraneta ............................................................................................... 4 5. Primjeri upotrebe intraneta .................................................................................................... 5 5.1. Primjer 1: upotreba intraneta za edukaciju………………………………………..5 5.2.Primjer 2: intranet u poduzeću Podravka…………………………………………..7 6. Zaključak ............................................................................................................................... 8 7. Literatura ............................................................................................................................... 9

I

1. Pojam i uporaba intraneta Pojam intranet označava privatnu računalnu mrežu neke organizacije koja koristi Internet protokole, mrežnu povezanost i mogućnosti javnih telekomunikacijskih sustava kako bi omogućila svojim zaposlenicima sigurnu razmjenu informacija ili obavljanje nekih radnji vezanih za organizaciju. Baš kao što Internet povezuje i olakšava dostupnost informacija iz mreža i računala u tvrtkama, poslovima, vladama i školama po cijelom svijetu, tako intranet povezuje i omogućava pristup otocima informacija na odvojenim računalima unutar neke organizacije. Najjednostavnije rečeno intranet je termin koji označava primjenu tehnologije Interneta i World Wide Weba (WWW) na unutarnju mrežu. Ova tehnologija uključuje standarde, protokole, alate i jezike koji su jednostavni, dosljedni i lako se rabe. Intranetove mogućnosti su slične Internetu, ali na mreži korporacije ili na unutarnjoj mreži. Osim intraneta postoji i ekstranet. Intranet mreža se razlikuje od ekstranet mreže po tome jer se intranet odnosi na zaposlenike neke organizacije, dok se ekstranet odnosi na dobavljače, suradnike, klijente i na sve one kojima je dopušten pristup. Ako intranet ima pristup intrnetskoj mreži (nije nužno) tada se on zaštićuje vatrenim zidom, koristi se idntifikacija korisnika, kodirane poruke i slično. U tom slučaju kad je intranet povezan s intrnetom korisnicima je omogućeno pristupanje intranetskoj mreži s udaljenih lokacija izvan organizacije. Za pristup intranetskoj mreži korisnici upisuju svoje identifikacijske podatke (korisničko ime i lozinku).

1

2. Uloga intraneta Intranet je informacijski sustav zatvorenog tipa temeljen na internet tehnologijama koji može biti dio poslovne organizacije, ustanove i sl. a kojim se služe zaposleni u svrhu olakšavanja komunikacije, razmjene i upravljanja digitalnim informacijama u sklopu poslova koje dnevno obavljaju. Koristi Internet protokole, mrežnu povezanost i javne telekomunikacijske sustave tako da omogućuje pojedincima u nekoj tvrtki da lakše razmijenjuju informacije. Kao takav služi kao mehanizam integracije ljudi, procesa i informacija dostupnih unutar poduzeća odnosno organizacije. Intranet je korporativna „informacijska mreža“. Intranet može imati višestruku ulogu, a kao najznačajnije uloge mogu se spomenuti ove: intranet može biti zamjena za lokalnu mrežu, može povezivati više lokalnih mreža, može biti zamjena za raspostranjenu mrežu, također može povezivati lokalnu mrežu s raspostranjenom. Uloga intraneta se mjenja u skladu sa slučajem u kojem se koristi. Uspostavljanjem interneta u organizaciji cilj je poboljšati informacijski sustav u organizaciji. Način na koji se to postiže je ugrađivanje različitih servisa karakterističnih za Internet koji omogućavaju: -razmjenu informacija među zaposlenicima - razmjena informacija omogućava se uvođenjem unutarnje elektroničke pošte koja zamjenjuje klasičnu formalnu i neformalnu korespodenciju (npr.oglasne ploče, interne novine, podsjetnici, memorandumi, aktualne obavijesti i slično. Korištenje intraneta smanjuje potrebu i za običnom usmenom komunikacijom, ali ju nikad ne može u potponusti zamjeniti, a to nije ni potrebno. -sudjelovanje u upravljanju – upotrebom intraneta u poduzeću omogućeno je prikupljanje mišljenja, prijedloga, stavova zaposlenika vezanih uz provođenje neke upravljačke aktivnosti. Na taj način rukovodstvo/ menadžment može saznati mišljenja i ocjene svojih djelatnika i suradnika, na temelju toga jednostavno i brzo može procjeniti učinke svojih vlastitih upravljačkih poteza. -razvojne aktivnosti – uporabom intraneta omogućen je rad više zainteresiranih pojedinaca na nekom projektu, razvoju novog proizvoda i slično. Osim toga, u razvojnim se aktivnostima mogu aktivno angažirati i oni djelatnici koji to u uvjetima nepostojanja intraneta objektivno ne bi mogli zbog prostornih ili nekih drugih ograničenja. -obrazovne aktivnosti- tečajevi za obučavanje putem intraneta rađeni su po mjeri zaposlenika, kako bi se prevladali nedostaci tradicionalnog obučavanja. Prednosti obučavanja putem interneta su: moguće je samostalno određivanje tempa učenja, materijal je uvijek na raspolaganju, a budući da na intranetu imamo na raspolaganju multimedijalnu tehnologiju, materijali se mogu predstaviti na zanjimljiv način. - neformalno komuniciranje - naime, stanoviti oblici neformalne komunikacije među djelatnicima ne samo da su neizbježni nego su i potrebni. Time se uspostavlja ležernija radna atmosfera, a u suvremenoj teoriji i praksi menadžmenta naglasak je upravo na ostvarivanju takvih uvjeta rada. Brojna istraživanja naime pokazuju kako se na taj način mogu značajno povećati radni učinci djelatnika. Dakako, nad primjenom takvih mogućnosti intraneta treba ipak uspostaviti odgovarajuću organizacijsku kontrolu, kako ne bi došlo do njegovih zloporaba i kontraproduktivnih učinaka. 2

3. Komponente intraneta Osnovne komponente interneta su : -Osobno računalo poslužitelj -Osobno računalo klijenta -Mreža -Poslužitelj Weba -HTML (Hyper Text Markup Language) -Stručni alati -Multimedijske datoteke -Grafičke datoteke -Pretražitelji -Pomoćna aplikacija Svaka komponenta u intranetu ima određenu ulogu. Uloga poslužitelja/radne stanice je pohranjivanje svih aplikacija i web stranica da bi krajnji korisnici intraneta mogli pristupati informacijama sa svojih osobnih računala. Osobno računalo krajnjeg korisnika, rabi se za pristupanje informacijama s intraneta koje su pohranjene na osobnom računalu poslužitelju. Mreža omogućava korisnicima da međusobno komuniciraju. Poslužitelj Weba je softver koji se izvršava na poslužitelju i koji pohranjuje, upravlja i ažurira HTML datoteke, te komunicira s drugim programima. HTML je jezik za programiranje koji upravlja izgledom i ponašanjem informacija koje su prikazane na intranetu. Stručni alati služe za izradu stranica u HTML-u. Pretražitelji predstavljaju softver koji se izvodi na osobnom računalu klijenta, a koji se upotrebljava za pristupanje i prikazivanje HTML datoteka na lokacijama Weba, a pomoćne aplikacije proširuju mogućnosti pretražitelja.

Slika 1. Prikaz intranet mreže

3

4. Prednosti i nedostaci intraneta Glavna prednost uvođenja intraneta je mogućnost jednostavnije i brže komunikacije među zaposlenicima, odnosno kvalitetnija razmjena informacija između radnih jedinica poduzeća, odjeljenja, službi i sektora. Stranica omogućava i tematsku obradu pojedinih područja, među kojima su zakoni, opći akti poduzeća, planovi rada, izvještaji, projekti i dr. Osim toga, intranet zbližava i povezuje korisnike mreže. Zaposlenici međusobno razmjenjuju znanja i iskustva, surađuju na zajedničkim projektima, dijele informacije, pomažu jedni drugima, ubrzavaju radne procese, čime dolazi do njihove veće povezanosti i povjerenja, a samim tim su i motiviraniji za rad i produktivniji. Formiranje intraneta doprinosi i kvalitetnijem čuvanju podataka, back-up sistema i arhiviranju mailova i izvještaja. Jedna od praktičnih prednosti intraneta je i ušteda materijala i sredstava za tisak i distribuciju raznih dokumenata. Intranet omogućava brže reagiranje na zahtjeve kupaca. Kvalitetnija komunikacija u poduzeću dovodi do kvalitetnije komunikacije sa kupcima. Intranet omogućava brz pristup informacijama i aplikacijama, pomoću web pretraživača, omogućava korisnicima mreže da u bilo kojem periodu, tokom radnog vremena, zavisno od nivoa ovlasti, pristupe podacima i datotekama koje ih zanimaju. Intranet se koristi kao značajno sredstvo kako u vertikalnoj, tako i u horizontalnoj poslovnoj komunikaciji. Zaposlenici mogu surađivati on-line, planirati, projektirati i razvijati poslovanje u realnom vremenu neovisno što članovi tima mogu biti zemljopisno odvojeni. Putem web preglednika moguće je pregledavati dokumente (više korisnika može pregledavati isti dokument), te se na taj način smanjuju troškovi printanja, umnožavanja dokumeneta a ujedno se čuva okoliš. Objavljivanjem podataka na mreži omogućuje se održavanje "znanja" organizacije i pristupa njemu koristeći web tehnologije, npr. priručnici za zaposlene, poslovne standarde, i on-line edukacije. Nedostaci su sljedeći: 1. Mora se kontrolirati objavljivanje informacija kako bi se osiguralo postavljanje isključivo preciznih i prikladnih podataka na intranet. 2. Moraju postojati strogi sigurnosni zahtjevi kako bi se spriječilo neovlašteno korištenje intranetom ili njegova zlouporaba. 3. Loš dizajn i prenatrpanost sadržajima može zbuniti korisnike, a zastarjeli sadržaji, česta promjena adrese, slab pretraživač i sl. Može dovesti do slabije posjećenosti intranetskim stranicama. 4. Intranet može ugroziti privatnost, npr. prijavom na intranet tvrtke korisnik je odmah identificiran i administratori imaju mogućnost uvida u njegov rad. 5. Postoji problem ako korisnici ne žele i nisu motivirani koristiti intranet, ili u drugom slučaju ako ga koriste za sve samo ne za poslovne svrhe. 6. Korištenje intraneta može dovesti zaposlenike do izoliranosti zbog smanjenog kontakta sa suradnicima 4

5. Primjeri upotrebe intraneta u praksi

5.1.

Primjer 1: upotreba intraneta za edukaciju

Na slici 3. Prikazan je primjer za prijavu u program ECDL-a kroz intranet infastrukturu jedne organizacije u Hrvatskoj.

Program ECDL-a omogućava korisnicima mogućnost e-učenja. Da bi se pristupilo sadržaju potrebno je posjedovati računalo i kod prijave unijeti korisničko ime i lozinku. Nakon prijave u program, korisniku su dostupni različiti materijali za edukaciju. To se može vidjeti na slici 4. Koja prikazuje jedan od modula ECDL edukacije.

5

Korisnici osim što imaju mogućnost e-učenja na zanjimljiv i jednostavan način, mogu nakon svake obrađene lekcije provjeriti svoje stečeno znanje uz pomoć testova i kvizova koji su uključeni u ovaj program. Usavršavanje kompetencija "na daljinu", putem intranet programa dostupnih na internoj mreži pokazalo se učinkovito jer korisnici imaju povratnu informaciju o vlastitoj uspješnosti. Još jedna prednost kod učenja uz pomoć intraneta je da korisnici sami mogu određivati tempo učenja.

6

5.2.

Primjer 2 : Intranet u poduzeću Podravka

Podravka ima svoj intranet kao kanal internog komuniciranja među zaposlenicima još od 1998. Godine, a konstantno se radi na njegovom usavršavanju s ciljem dodavanja novih vrijednosti. Intranet je podložan stalnim promjenama, a prateći suvremene trendove i internom komuniciranju radi se na stalnom poboljšavanju u smislu informativnosti, preglednosti sadržaja, dostupnosti, jednostavnosti korištenja intraneta i dvosmjerne komunikacije. Redizajnom intraneta 2008. godine, zaposlenicima Podravke je donio novosti koje su olakšale svakodnevno informiranje o zbivanjima u Podravki i poslovnom okruženju, servisne informacije, automatizaciju raznih poslovnih procesa, razmjenu, spremanje i djeljenje podataka i dokumenata. Novost su još i audio i video sadržaji i aganžman većeg broja suradnika. Podravka je pokrenula i projekt unterni radio kao zasebni dio intraneta, tako da je zaposlenicima dostupan radijski program u kojem su, uz glazbu, zastupljene vijesti iz Podravke i radijske reklame. Radio putem intraneta novost je u internom komuniciranju te se Podravka na taj način svrstala među prve kompanije koje koriste takav oblik komunikacije sa zaposlenicima. Za sad internet radio nije dostupan u svim poslovnicama nego samo u nekim, u sljedećoj fazi se namjerava mogućiti radio internet u svim poslovnicama Podravke. Osim toga na Podravkinom intranetu mogu se pratiti TV prilogi o pojedinim događajima važnim za poduzeće. Još jedna mogućnost koju intranet pruža je videokonferencija što je jako korisna mogućnost kad se uzme u obzir da Podravka ima predstavništva u 18 zemalja.

7

6. Zaključak Da bi bili konkurentni u današnje vrijeme potrebno je zadržati djeklatnike, poboljšati komunikaciju sa djelatnicima i klijentima, povećati produktivnost, povećati učinkovitost i smanjiti troškove. U suvremenom poslovanju menadžment sve više traži načine kako prave informacije, znanja i obavjesti prezentirati svojim korisnicima na što jednostavniji i brži način te kako brzo i efikasno odgovoriti na njihove zahtjeve . U ostvarivanju ovih ciljeva uveliko može pomoći uvođenje intraneta u poslovanje. Intranet je jednostavno rečeno: privatna područna mreža, koja osim funkcija Interneta sadrži i privatni web poslužitelj (web server) i poseban sigurnosni sustav (firewall). Koncepcija računalnog umrežavanja temelji se na Internet standardima, uz visok stupanj računalne sigurnosti. Interno komuniciranje u poduzeću važna je cjelina, jer je informiranje zaposlenika i komuniciranje s njima snažna karika u poslovanju svake kompanije ili organizacije.

8

7. Literatura Panian, Ž., Strugar, I., Primjena računala u poslovnoj praksi, Grafomark, Zagreb, 2000. MBR Consultants, Inc., 10 minuta do uspjeha: Vodič kroz Intranet, Znak, Zagreb, 1996. List dioničkog društva Podravka , broj 1888, petak 11.srpnja 2008. http://www.famns.edu.rs/skup2/radovi_pdf/miljak

9