Instructivo de Compras

 

INSTRUCTIVO DE COMPRAS

CODIGO: I-SS-01-00 Hoja 1 de 3

1. OBJETIVO  Adquirir bienes, bienes, productos y servicios servicios que cumplan con los requisitos estab establecidos lecidos por la organización.

2. ALCANCE  Aplica a todas las compras compras de Contado y/o a Crédito de C.I. Silver & Gold S.A S.A.S .S y paga pa gada das s por por cu cual alqu quie ierr medi medio o ya sea sea en cheq cheque ue,, efec efecti tivo vo o tran transf sfer eren enci cia a electrónica.

3. DE DEFI FINI NICI CION ONES ES 



Proveedor: Persona natural natural o jurídica jurídica que suministra suministra un bien, producto producto o un servicio, previamente solicitado. Cotización: Formato por el cual los proveedores detallan los productos y servicios ofrecidos o solicitados y sus respectivos precios, con el fin de someterse a su análisis en la organización para posible compra.

4. RE RESP SPON ONSA SABL BLES ES    

GER Gerente

ESS Encargado de SG SST CON Contador 

5. GU GUÍA ÍAS S GE GENE NERA RALE LES S Las compras se realizan de acuerdo al proveedor proveedor elegido, después de realizar un estud est udio io y selec selecci ción ón del del prove proveed edor, or, basad basado o en los criter criterios ios de selec selecci ción ón de proveedores. Se debe realizar una re - evaluación de proveedores anualmente, informando el resultado de éstade a laelementos alta dirección. Para la compra de protección personal, equipos de seguridad o exámenes médicos, se buscarán los posibles proveedores de equipos o servicios, verificando las certificaciones con las que cuentan. Los proveedores que comercialicen los elementos de protección personal, y de seguridad, los cuales deberán poseer certificado de conformidad de producto o cumplimiento de normas técnicas, otorgado por un organismo acreditado para tal fin, los elementos de protección personal y equipos de seguridad utilizados en C.I. Silv Silver er & Gold old S. S.A. A.S, S, pose poseer erán án una una fich ficha a técn técnic ica a la cual cual cont conten endr drá á las las especificaciones y características de los mismos. Los proveedores de exámenes médicos deberán tener los documentos que los acrediten para suministrar este servicio, o las licencias de los profesionales de la salud que realicen los exámenes. ELABORADO  ASE

REVISADO ESS

 APROBADO  APROBADO GER

 

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6. DESAR ESARRO ROLL LLO O 6.1EMP:So Solic licita itarr a GER  por por medio medio del del R-SS-41 Requisición de compra , sus re reque queri rimie miento ntos s de compr compra; a; cuand cuando o la requ requisi isició ción n sea sea para para satisf satisface acerr los requerimientos pactados con los clientes o empresas usuarias se debe generar  una requisición por cada tipo de producto o servicio a comprar (Ej: dotación, Elementos de protección personal, insumos o servicios específicos que se requieran).

6.2GER: Revisar y aprobar las requisiciones. 6.3GER: Elegir o buscar el proveedor adecuado adecuado revisando el R-SS-42 Lista de Proveedores. En caso de no tener un proveedor seleccionado, o de tenerlo no contar con cotizaciones cotizaciones vigentes, vigentes, revisar revisar el el R-SS-42 Lista de Proveedores y escoger tres para solicitar las cotizaciones, cotizaciones, diligenciando diligenciando el R-SS-32 Solicitud de Cotización. Analiz  Analizar ar las cotizaciones, con el fin de determinar el proveed proveedor  or  encargado del suministro. Cuando se necesite buscar un nuevo proveedor, éste debe cumplir con los R-

SS--43 Cr SS Criiter eriios de Sel elec ecci ció ón y de Re Reev eval alua uaci ción ón de Prove roveed edor ores es establ esta blec ecid idos os.. Si pasa pasa la eval evalua uaci ción ón de los los crit criter erio ios s de selec elecc ción ión de proveedores, lo escoge como proveedor principal, el siguiente como proveedor  opcional y el siguiente como no apto.

6.4GER: Generar por la R-SSR-SS-44 44 Orden de compra compra,, según las especificaciones de las requisiciones. requisiciones. Se realiza realiza una orden de compra compra para cada requisición requisición generada, relacionando en ésta el número de la requisición correspondiente.

6.5GE 6.5GER: R: Enviar la RR-SS SS-4 -444 Or Orde den n de comp compra ra,, al proveed proveedor or seleccio seleccionad nado, o, solicitándole que genere una una factura por cada orden de de compra. producto solicitado, con la 6.6GER: Orde Or den nRecibir de comp coel mpra ra  y asío servicio dar aprob aprobaci ación ón alconfrontándolo prod product ucto o o servic ser vicio io R-SS-44 recibi recibido do mediante su firma y anotación del número de la requisición correspondiente en la factura recibida. Cumpliendo con estos requisitos y los exigidos por la DIAN, debe pasar dicha factura, a radicación de documentos externos. Si el pr produ oducto cto o serv servici icio o es rechaz rechazado ado por no cumpli cumplirr con con los requ requisi isito tos s exigidos al proveedor se diligenciará el R-SS-33 Informe de Reevaluación de Orden Ord en de Com Compra pra,, y se devolverá al proveedor para su cambio o arreglo. Cuando se recibe el cambio del producto o servicio se dejan las anotaciones pertinentes en el R-SS-33 Informe de Reevaluación de Orden de Compra.

6.7GER: Generar el R-SS-45 Evaluación o reevaluación de Proveedores.

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6.8CO 6.8CON N:  Aplicarl  Aplicarlas as retencio retenciones nes y descuentos descuentos tributarios tributarios pertinentes pertinentes y luego contabilizar la factura.

6.9GER: Ordenar el el pago en efectivo, efectivo, transferencia transferencia o cheque con su su respectivo comprobante de egreso, y cancelar a cada proveedor, teniendo en cuenta los ve venc ncim imie ient ntos os de las las fact factur uras as se segú gún n lo pact pactad ado o co con n éste éste,, anex anexan ando do al comprobante de pago su respectiva comprobante respectiva factura, factura, requisición requisición y orden de compra compra para proceder a archivar.

7. REFER EFEREN ENCI CIAS AS          

R-SS-44  Orden de Compra. R-SS-42  Lista de Proveedores. R-SS-32  Solicitud de Cotización Cotización . R-SS-33  Informe de Reevaluación de Orden de Compra. R-SS-41  Requisición de compra. R-SS-43  Criterios de Selección y de Reevaluación de Proveedores. R-SS-45  Evaluación y Reevaluación de Proveedores. R-SS-20Matriz de EPP Normas legales DIAN. Decreto 1072 de 2015

CUADRO CONTROL DE DOCUMENTOS CARGO ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

 ASE ESS GER

NOMBRE Ultra Servicios Servicios Ltda. Deisy Prada Norberto Rangel

FECHA 01/11/2016 10/11/2016 16/11/2016

CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN 00

ELABORADO  ASE

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Versión original

FECHA 16/11/2016

REVISADO ESS

 APROBADO  APROBADO GER