Instituto Americano

 

INTRODUCCION La auditoria administrativa es una parte de la teoría de la administración que surgió hace más de medio siglo y, sin embargo, poco se ha escrito e scrito sobre el tema. Mediante la revisión que realiza, con sus diversos enfoques, la auditoria administrativa busca evaluar objetivamente los resultados, la calidad de la administración y la de los administradores de la empresa, para mejorar o corregir  el modo de hacer las cosas. La revisión por medio de la auditoria se convierte en una retroalimentación para la planeación de los futuros ciclos y para el establecimiento de controles adecuados en los puntos importantes y necesarios. Por muchos años las empresas de los países industrializados han sido objetos de auditorías a sus estados financieros; incluso la práctica se ha ligado a requisitos fiscales y características diversas (determinación de la utilidad para la participación en ella de los empleados y obreros). Sin embargo, estas auditorías contables son limitadas en sus alcances y solo abarcan los recursos materiales. Los recursos humanos y técnicos demandan otro tipo de auditoría y esto ha obligado a pensar en una auditoria más amplia que la de los estados financieros. El departamento de Auditoria de la Defensa de los Estados Unidos (una de las empresas más grandes del mundo) se ha percatado del problema y ya no se limita a cumplir con las normas de auditoría contable, si no que incluye la evaluación del mejor uso de los recursos humanos y técnicos utilizados. Los criterios para el tratamiento de las auditorias administrativas son variados, por  lo que el libro permitirá un análisis de los trabajos más representativos. William P. Leonard escribió el primer esfuerzo integral en este tema. Sus recomendaciones proporcionan lineamientos valiosos y permiten llevar a cabo un buen trabajo de auditoría administrativa. El American Institute of Managemen (Instituto Americano de Administración) utiliza un método desarrollado por Jackson Martindell. La institución llevo a cabo una auditoria administrativa de la iglesia católica y realiza anualmente múltiples trabajos en grandes empresas. Los resultados obtenidos se publican en un resumen anual que lista a las 500 compañías mejor administradas en diversos países. Las áreas se clasifican en cuanto a los negocios sujetos de estudio.

 

La preocupación obsesiva por el control de la calidad total de los japoneses ha derivado en múltiples sistemas de control que contemplan diversas etapas y forzosamente una auditoria exhaustiva para conocer los alcances logrados y establecer las correcciones necesarias. Contemplan dos tipos de auditorías: a) externas; b) internas. a) En las externas se analiza al proveedor, se puede hacer una certificación, el premio Deming en Japón, o un estudio minucioso por parte de un consultor. b) En las internas se parte desde la auditoria que realiza el presidente de la empresa, in ejecutivo departamental, los componentes de una unidad de trabajo o a través de un esfuerzo combinado. Finalmente, el autor de este libro propone la realización de la auditoria administrativa combinando un análisis de los objetivos, de los recursos y del administrativo. El esquema de estudio comprende: 1) Los trabajos de la empresa empresa | 1.1) De servicio

1.2) Social

1.3) Económico

|

2) La dirección (en sus niveles existentes) | 3) Los recursos (en su consideración e integración) 3.1)Humanos 4) El proceso administrativo 4.1)Planeación

3.2)Materiales

|

3.3)Técnicos |

| 4.2)Implementación

4.3)Control |

DEFINICION DE AUDITORIA INTERNA DE ACUERDO A DIFERENTES  AUTORES WILLIAM P. LEONARD La auditoria administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, una sección del gobierno o cualquier parte de un organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.

 

Se lleva a cabo una observación y consideración de la organización con el fin de precisar: -Pérdidas y deficiencias. -Mejores métodos. -Mejores formas de control. -operaciones más eficientes. -Mejor uso de los recursos físicos y humanos. La auditoria administrativa pretende ayudar y complementar a la administración en determinadas áreas que requieren economías y practicas mejoradas. INSTITUTO AMERICANO DE LA ADMINISTRACION Cualquier empresa, de cualquier índole, tiene áreas generales sujetas a investigación que permiten obtener una evaluación de la admón.  ANALISIS DE EXCELENCIA DE LA REVISTA FORTUNE  Apreciación de los ocho atributos principales que permiten valorar la reputación de una empresa.  AUDITORIA DEL CONTROL DE LA CALIDAD TOTAL Seguimiento del proceso del control de la calidad; con un diagnostico que busca las fallas en la calidad y su corrección.  ANALISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MEXICO Una definición concisa de investigación la enunciaría un análisis de pontesialidad de la productividad. Enindustrial la práctica, se trata de como incrementar la eficiencia de operación, ya sea en una empresa o en una rama industrial. MANUEL D¨AZAOLA La costumbre de evaluar las acciones de los hombres es muy antigua; constantemente estamos calificando los actos de las personas que nos rodean y mentalmente hacemos comparaciones con situaciones, imágenes o actos que se nos quedaron grabados. Lo más importante en la auditoria administrativa es la determinación del grado hasta el cual los resultados se asemejan a los objetivos. Como estos últimos se traducen generalmente en exposiciones de política, la verificación más común es

 

la que compara los resultados con la política igualmente, podría ser necesario revisar las exposiciones de la política para descubrir cuan clara y correctamente expresan los objetivos básicos de la organización. El enfoque de la revisión es acorde al proceso administrativo: -planeación -organización -dirección -control

VICTOR BRINK Víctor Brink cita el concepto de auditoría interna del instituto de auditores internos de los EUA, en los estándares para la práctica profesional de la auditoría interna: ³Auditoría Interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización.´ Por su parte, JUAN RAMÓN SANTILLANA, nos dice que: ³Auditoría Interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles.´ JOSE ANTONIO FERNANDEZ ARENA: La auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa; de la satisfacción de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerárquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución. 1.- Auditar consiste en escuchar. El concepto moderno del término es más amplio pues además de oír, implica la necesidad de investigar y buscar causas y efectos. Referido a la administración, pretende evaluarlas actividades de acuerdo con los principios de su disciplina. L a administración abarca toda la empresa y cubre los actos que buscan la solución a problemas derivados del objeto de la institución, o sea, la fabricación, compra, venta u ofrecimiento de servicios. Pero se necesita una revisión basada en el método científico.

 

a) De carácter objetivo, ausente de impresiones personales que contengan desviaciones de apreciación o inclinación extrema hacia ciertas áreas. b) Medición precisa de los fenómenos c) Estudio exhaustivo que cubra todos los ángulos del problema para evitar una falla por omisión. 2.- De la satisfacción de los objetivos institucionales. Todas las empresas requieren de la satisfacción de tres tipos de objetivos que a su vez cumplan con los grupos que se enumeran a continuación:

Objetivo de servicio: CONSUMIDORES O USUARIOS: buenas ofertas a los que satisfacen sus necesidades con los productos o los servicios de la empresa.

Objetivo Social COLABORADORES: Buen trato económico y motivacional a empleados y obreros que prestan sus servicios en la empresa. También son grupo importante los familiares o dependencias de aquellos. GOBIERNO: Cumplimiento de las tasas tributarias para permitir la realización de las actividades gubernamentales. COMUNIDAD: Actividad de buen vecino y miembro de la localidad. ECOLOGIA: Cuidado del medio ambiente.

Objetivo económico. INVERSIONISTAS: Pago de un dividendo razonable que sea proporcional al riesgo asumido.  ACREEDORES: Reinversión de una cifra proporcional de la utilidad y que garantice el buen crecimiento de la institución. III. Es una revisión de los niveles jerárquicos de la empresa, los cuales permiten la actuación de la misma. Se consideran cuatro niveles sujetos a revisión:

 

a) Dirección, encargada de la coordinación de la empresa en los problemas a corto y largo plazo. b) Vigilancia, para evitar desviaciones de los planes y cualquier tipo de abusos o actividades ilegales. c) Planeación y control de los resultados obtenidos por los departamentos. d) Departamentos derivados de los objetivos. IV. Los niveles jerárquicos se evalúan en cuanto a su estructura, cubriendo los aspectos de organización e integración. La estructuración demanda recursos de 3 tipos: a) Humanos. b) Materiales. c) Técnicos. V. No basta analizar la estructura. Se necesita la intensidad de la participación individual en la aplicación del proceso administrativo. Los departamentos están integrados por individuos que hacen efectiva la administración. Cada uno tiene una tarea específica y debe realizarla teniendo en cuenta: a) Planear. b) Implementar. c) Controlar.

JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA Define a la auditoria administrativa como: ³un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimiento, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con sus metas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales empleados; en la organización utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar. En nuestro concepto pensamos que la auditoria administrativa puede conceptuarse de acuerdo con las ideas que presentamos en el cuadro siguiente:

 

Es la investigación y análisis, de la administración y sus administradores, sobre el proceso administrativo de las operaciones, sea integral o parcial, de una empresa, mediante el uso de procedimientos científicos para la evaluación de: La planeación, Los métodos, procedimientos y sistemas Los resultados, El uso de los recursos y el control. Para prevenir o solucionar problemas y cumplir con la misión, visión, estrategias y objetivos establecidos.

Del concepto anterior, entendemos que la auditoria administrativa tiene propósito principal la evaluación de la administración de la empresa, así como la actuación de los administradores, para lo cual descansa en la aplicación de una metodología de procedimientos científicos, es decir la evaluación en términos medibles cuantitativamente en lo posible. El auditor administrativo, para su función de evaluación, no puede descansar solo en su criterio, conocimientos o experiencia, respecto al cómo deben ser las situaciones, ya que mucho tiene que influir la cultura de la empresa. La auditoria administrativa debe considerar el cómo debieron hacerse las actividades según la política de la empresa, ya que sería incorrecto evaluar al administrador de acuerdo con la óptica del auditor y no según las políticas y normas de la empresa, a las cuales está obligado. Por su parte la administración de la empresa empresa tiene por objetivo en la auditoria que nos ocupa, obtener información que le permita prevenir y/o solucionar problemas, así como encontrar en esta herramienta un apoyo para cumplir con la misión, visión, estrategias y objetivos que se encuentran contemplados en la cultura organizacional de la empresa. La auditoria administrativa en la mayoría de los casos, es solicitada y utilizados sus recursos por la administración de la empresa, es decir en una autoevaluación y auto critica, razón por la cual los resultados y sugerencias de la auditoria presentan un alto grado de posibles críticas.

 

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA  ANTECEDENTES Y PROPOSITOS: Los antecedentes en México no son muy abundantes, citamos algunos autores que han contribuido con sus obras a esta disciplina: 1958. Nathan Grabinsky y Alfred W. Klein, El análisis Factorial, guía para estudios de economía industrial, en la que aportan 10 factores la base para una auditoria: media ambiente; política y dirección (administración general); productos y procesos; financiamiento; medios de producción; fuerza de trabajo; suministros; actividad productora; mercadeo y contabilidad, y estadística. 1973. José Antonio Fernández Arena, La auditoria Administrativa, expone diferentes métodos de distintos autores y aporta el suyo y cuestionarios sobre distintas funciones de la empresa. 1981. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, AC., Auditoria Operacional, que contiene el esquema, la metodología y diversos tipos de auditoría operacional. NECESIDAD Y UTILIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA: La auditoria administrativa aporta información sobre el cumplimiento o no de los objetivos y metas; evaluación de los resultados reales contar los planeados; lo adecuado o no de las utilidades; lo correcto o inadecuado de las funciones y operaciones, la eficiencia o deficiencia de los sistemas de comunicación e información y sobre otros aspectos de la operación de la empresa. EVALUACION DE SISTEMAS ORGANIZACIONALES En conclusión, la auditoria administrativa busca evaluar para superar las deficiencias, pretende conocer las consecuencias de esas deficiencias de manera anticipada, antes de que ocurran para tratar de evitarlas. En el siguiente cuadro presentamos de acuerdo con William P. Leonard, las deficiencias que perjudican a las empresas. * Escasa libertad de los supervisores para actuar  * Deberes y responsabilidades mal delegados * Irresponsabilidad en las operaciones * Insuficiente delegación de autoridad a los subordinados * No mantenerse al paso de los adelantos

 

* No preocuparse lo bastante de valorar resultados * Definición impropia de las principales funciones * Inadecuación de la estructura orgánica con respecto a las metas * Falta de mediciones contables * Distribución ineficaz de la carga de trabajo de administración * Coordinación ineficaz de los esfuerzos individuales * Énfasis desequilibrado de la organización * Personal incompetente de supervisión * Métodos deficientes para la toma de decisiones * Selección impropia del personal clave * Líneas de autoridad ineficaces * Funciones no especificadas con claridad * Informes a más de un jefe * Liderazgo y conducción débiles * Y otros más.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA: El objetivo fundamental es investigar la administración y administradores de la empresa sobre yelanalizar conjuntoa de factores que inciden en la misma, como; factores empresariales, internos, factores externos, factores del sistema operativo, factores del proceso administrativo y factores de la organización de la empresa, para evaluar y verificar el funcionamiento de la planeación, de los métodos, procedimientos, sistemas y planes, de los resultados, del uso de los recursos, del control, entre otros, para prevenir o solucionar  problemas y coadyuvar en la toma de decisiones, retroalimentación, detectar  deficiencias e irregularidades, principalmente para cumplir con la misión, visión, estrategias y objetivos.

 

El código de ética profesional de Conla (capítulo VIII) cita lo siguientes objetivos: control, productividad, organización, servicio, cambio, aprendizaje y toma de decisiones.

 ALCANCE Y LIMITACIONES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Juan Ramón Santillana: Se refiere al alcance de la auditoría interna: ³El alcance de la auditoría interna considera el examen y evaluación y eficiencia del sistema de control interno de la organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas. El alcance de la auditoría interna incluye: * Revisión de la veracidad e integración de información financiera y operativa * Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de políticas, planes, procedimiento y ordenamientos legales * Revisar las medidas para salvaguardar activos, y si son adecuadas, verificar la existencia de tales activos * Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están siendo utilizados * Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes con los objetivos y metas establecidos. Ya que la auditoria administrativa no es un método infalible. Existe cierta confusión en la terminología aplicable a la auditoria administrativa, como auditoría interna, auditoria opcional, auditoria funcional, auditoria de sistemas y otros otro s términos que han venido usándose en la práctica. Observemos que la auditoria administrativa presenta varias modalidades de acuerdo con el siguiente esquema:  

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

  Auditoria Operacional procedimientos.  

Auditoria Procesal administrativo

OBJETIVO: BUSCA calidad de las operaciones y Calidad de las funciones del proceso

 

 

Auditoria Funcional funcionales y los resultados

 

Auditoria Analítica

Calidad de las áreas Hacia el sistema operativo

  Auditoria de Proyecto o Negocio especifico  

Auditoria Ecológica ecológicos

 

Auditoria Legal disposiciones legales

Hacia un proyecto o negocio Calidad de protección a los factores Calidad de apego a las

ESCALA DE APRECIACIÓN La auditoría contable eminentemente cuantitativa presenta un dictamen de tipo cualitativo que pueda respaldarse fácilmente con cifras. El caso contrario es la auditoria administrativa que trabaja con gran parte de elementos cualitativos y pretende dar una evaluación cuantitativa. Consideramos que el enfoque que se ha dado de la auditoria administrativa es del todo atinado pues se busca dar una serie de opiniones que se integran en una calificación final de tipo numérico.  ANALISIS DE EXCELENCIA DE FORTUNE La posibilidad de precisar una reputación o calificación global y comparativa con otras empresas de la misma industria es la preocupación principal de este método que busca la excelencia en las empresas norteamericanas. Seleccionan ocho criterios de máxima máxima importancia y a cada uno lo califican califican con la escala más simple de cero a diez, negativo para muy mala actuación y lo máximo para la excelencia. Consideran los ocho factores con sus calificaciones y un promedio arroja la calificación final. Se ofrece el ejemplo de 1991: MAS ADMIRADAS | Posición

| Empresas | Actividad

| Promedio |

12345678910 | MerckRubbermaidProcter & gambleWal-Mart storesPepsiCoCoca-Cola3 MJohnson & JohnsonBoeingEu Lilly | FarmacéuticaHule y plásticoCosméticosMenudeoBebidasBebidasEquiposFarmacéuticaAe

 

roespacialFarmacéutica

| 8.868.588.428.358.198.128.128.017.927.90 |

MANUEL D¨AZAOLA Es la revisión del proceso debe hacerse una evaluación de cada función para fundamentar las conclusiones de quien hizo el trabajo, pues indiscutiblemente cada una tiene valores diferentes en la contribución de alcanzar los objetivos, aun cuando todas están dirigidas hacia tal meta. Los principales problemas con que se tropieza en este campo provienen de la dificultad para valorizar la acción humana y de obtener datos e informes adecuados.

FACTORES DE ENFOQUES DE DIFERENTES AUDITORIAS  ADMINISTRATIVAS El enfoque de los factores que se usan para los diversos tipos de auditoría son la escancia que distingue a cada uno de los tipos de dichas auditorias. Observemos estos factores (véase cuadro), tom tomando ando como ejemplo la auditoria mercadológica, para dejar más clara esta idea. DIFERENCIAS ENTRE LAS DIVERSAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS De ³los factores de enfoques de diferentes auditorias administrativas´ identificamos fácilmente el propósito de cada una de ellas. * Los Factores empresariales o factores estratégicos de la empresa se utilizan para realizar una auditoría funcional de las actividades y resultados de áreas funcionales, como mercadotecnia, compras, producción, etc.,

CUADRO 1.1 FACTORES DE ENFOQUES DE DIFERENTES TIPOS DE   AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS | Factores empresariales o factores mercadológicos estratégicos de la empresa, para auditoria funcional sobre las actividades y resultados de áreas funcionales (mercadotecnia) que son de competencia y decisión ex exclusiva clusiva de la em empresa: presa: | * Objetivos y estrategias * Productividad * Recursos * Eficiencia * Segmentación

|

* Mezcla de mercadotecnia * Mezcla de portafolios de

 

productos * Ciclo de vida del producto * Nuevos productos amenazas |

* Oportunidades y

Factores del ambiente mercadológico o factores externos para auditoria del medio ambiente, sobre las actividades y objetivos o bjetivos del y hacia el exterior de la empresa: e mpresa: | * Políticos * Económicos * Autoridades * Demográficos Tecnológicos * Legales * Culturales * Naturales |

|

*

Factores del campo de acción de la mercadotecnia de la empresa o factores del sistema operativo, para auditoria operacional, sobre las operaciones y procedimientos. | * Estudios económico previos * Planeación y desarrollo de productos * Patentes y marcas * Envase * Etiqueta * Empaque * Almacén * Comercialización * Garantías * Servicios, refacciones, mantenimiento e instalación | * Fuerza de ventas * Ventas * Distribución * Transportación Publicidad * Promoción * Precio * Comunicaciones * Franquicias * Concesión, representación y asociación aso ciación|

*

Factores del proceso de auditoría mercadológica o factores del proceso administrativo, para la auditoria procesal: previsión, planeación, organización, integración, dirección y control. | Factores del campo de acción de la organización o factores de la organización de la empresa, para la auditoria analítica; sobre las funciones jerárquicas y obligaciones (organizacion9 del sistema operativo: | * Espacio de áreas de trabajo * Estructura, organización/departamentalización * Planta, oficinas e instalaciones * Equipos para producción y oficinas * Manuales: Organización, Procedimiento | * Actividades, flujos y procesos * Formas de papelería * Sistemas de información y archivo * División del trabajo * Definición de responsabilidades y autoridad | Factores del campo de acción de proyecto o negocio especifico o factores empresariales internos y externos del negocio, para auditoria de proyecto o negocio, sobre los aspectos de uno o varios de los enfoques de las auditorias citadas (puede ser parcial o integral) | Factores ecológicos de la empresa, para auditoria ecológica, de acurdo con el giro y operación y según las disposiciones sobre la materia : |

 

* Contaminación de la atmosfera * Contaminación del agua Contaminación del suelo * Impacto ambiental. |

|

*

Los factores del proceso de auditoría o factores del proceso administrativo se utilizan para llevar a cabo una auditoria procesal, como prevención, planeación, organización etc., COORDINACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Debe haber coordinación entre los grupos de la auditoría interna y externa, intercambiando documentación e información, metodología, hallazgos y planeación para unificar procedimientos. REALIZACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Una auditoria administrativa de calidad debe planearse y organizarse adecuadamente, llevarse a cabo de manera confiable y terminar en conclusiones razonables respecto a la organización determinar losasí como problemas administrativos y operativos,deo la losempresa, defectos para e irregularidades, presentar las recomendaciones para corregirlos. La planeación debe considerar los siguientes aspectos: I.- ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA * La auditoria puede comprender a toda la empresa o abarcar parte de esta * Puede practicarse sobre alguna función, actividad o área. * Puede referirse a una área especializada o actividad especifica * Practicarse sobre los controles de gastos, programas, rendimiento, etc., * Referirse a las funciones de la gerencia II.- PERSONAL REQUERIDO  Auditores internos o externos; auditor responsable o líder, auditores auxiliares, colaboradores y demás personal administrativo. III.- EQUIPO Y MATERIAL Deben considerarse las necesidades de equipo y material que se requieren para practicar la auditoria

 

IV.- FRECUENCIA La auditoria puede practicarse de manera periódica y no puede precisarse su periodicidad V.- ETAPAS Y METODOLOGIA DEL PROCESO DE AUDITORIA  ADMINISTRATIVA La auditoria debe sujetarse a una secuencia sistemática en todas las etapas, fases y pasos. El auditor, como el médico, no encontrara dos pacientes o empresas iguales, son diferentes, aun que se rigen por la universidad de los mismos principios. Para diseñar una auditoria administrativa, se basara en principios generales aplicados a casos específicos. Coincidimos con Rubio y Hernández y proponemos la siguiente secuencia: ETAPA

| FASE

| PASO

|

Previsión: definición del objetivo de la auditoria

| Estudio Previo

|

*

Entrevistas previas * Obtención de datos generales * Definición de necesidades | | Diagnostico | * Definición de alcance, objetivo, tiempo y costo * Definición del enfoque | Planeación: | Planeación de auditoria | * Políticas, programas, presupuestos, procedimientos técnicas, pronósticos | Organización obligaciones |

| Organización de auditoria

Integración | Recursos

| * Personal y equipo

|

* Funciones, jerarquías y

|

Dirección: Realización Realización de u una na audit auditoria oria m mediante ediante técnicas de au auditoria ditoria | Investigación u obtención de datos | * Entrevistas, revisión documentos y registros * Recopilación de datos * Tabulación de información * Verificación de la información | | Análisis, medición,evaluación,diagnostico y conclusiones | datos * Evaluación de datos * Conclusiones | Informe de la Auditoria * Recomendaciones

| Informe |

* Análisis de

| * Elaboración y presentación de informe

 

Control: Seguimiento | Ejecución de las recomendaciones | * Implantación y recomendaciones * Programa, recursos y ejecución * Evaluación |

PREVISION O IDENTIFICACION DEL OBJETIVO Nos referimos anteriormente al objetivo de la auditoria, nos resta precisar que el mismo se divide en dos fases: 1. Estudio previo; tiene por finalidad diagnosticar los problemas críticos del campo de la auditoria. a) Entrevistas previas b) Obtención de datos generales, comerciales, financieros, volúmenes, contables, de organización, según sea el caso. 2. Diagnostico; que permita la definición del alcance, objetivo tiempo y costo de la auditoria PLANEACION La planeación de la auditoria administrativa se realiza definiendo las políticas, los programas, los presupuestos, los procedimientos y los pronósticos. La planeación de la auditoria debe considerar tres factores: 1. Tiempo; el tiempo en que la auditoria requiere depende, en gran parte, de los directivos4 2. Costo; Ante la opinión de la empresa los resultados de la auditoria deben guardar cierto equilibrio. 3. Factor Humano; La auditoria debe afrontar los aspectos de emotividad e intereses ORGANIZACIÓN La organización de auditoría descansa en definir las funciones, las jerarquías y obligaciones de la auditoria administrativa. INTEGRACION Se refiere a la obtención de los recursos que requiere la audit auditoria oria administrativa; básicamente, recursos humanos y materiales.

 

DIRECCION O REALIZACION DE LA AUDITORIA Consiste en la ejecución de todo el proceso de la auditoria mediante la aplicación de técnicas de auditoría, cuyas bases son: * Investigación u obtención de datos; los datos obtenidos serán sometidos a pruebas a) Entrevistas b) Recopilación de datos c) Tabulación de datos d) Resumen * Análisis, medición, evaluación, diagnostico y conclusiones mediante técnicas de análisis y aplicación de pruebas de auditoría. Evaluación es el procedimiento de comparar lo que es (resultados) contra lo que debe ser (planeación) para llegar  a conclusiones.

INFORME El informe presenta tres momentos: elaboración, exposición y presentación. Y para su preparación debe establecer este orden: a) Apreciación critica de la coordinación general en cada uno de sus niveles y con base en los resultados de los cuestionarios b) División departamental, que permita análisis especifico de cada uno de los departamentos en cuanto a su estructuración y la participación individual de sus componentes c) Valuación de la empresa, considerando la escala de apreciación para poder  precisar la calificación que le corresponda d) Recomendaciones para corregir los errores determinados en las áreas estudiadas Por otra parte el informe debe contener todas las reglas de un documento de este tipo. a) Lenguaje enfocado a los lectores b) Contenido del trabajo:

 

-explicación de la metodologia empleada y de sus limitaciones -definición del alcance de la auditoria administrativa -tratamiento breve con la información esencial sobre la crítica y recomendaciones. c) Forma -Secuencia lógica -Disertación escrita apropiada -convencimiento del lector  -Objetividad en la presentación -Presentación Física atractiva -Uso pertinente de recomendaciones graficas

CONTROL Y SEGUIMIENTO Deben presentarse en el informe, por lo menos la manera para la implantación de las recomendaciones, el programa, los recursos que se requieren, el plan de ejecución y los elementos para la evaluación de la implantación.

VI.- GUIA Es un precepto o conjunto de preceptos para encaminar o dirigir acciones, cosas, función, investigación, entrevista etc., En la auditoria se realizan guías para todas las áreas, funciones, departamentos o actividades a auditar. VII.- EL CUESTIONARIO El cuestionario en la auditoria administrativa es un medio para obtener información que permite evaluar las operaciones o áreas de una organización. VIII.- LA ENTREVISTA Conviene definir la actitud del entrevistado (dispuesto, escéptico, impreparado o desconfiado; que presente resistencia o temor; que explaye o oculte sus opiniones.) IX.- OBSERVACIONES

 

Observación personal del auditor para identificar procesos, operaciones, acontecimientos, resultados, hechos, etc., X.- INTEGRACION DE EVIDENCIAS Es la comparación con documentos de la información recabada por el auditor con sus entrevistados, inclusive actos de ciertos conocimientos. XI.- HERRAMIENTAS Entre las herramientas e instrumentos usuales de recolección de datos se encuentran los siguientes: organigramas; cuestionarios y guías para la entrevista; diagramas de red, estudios y diagramas de tiempos, procesos y movimientos etc., XII.- PAPELES DE TRABAJO Su propósito es la planeación, desarrollo, supervisión y control de auditoría y constituirse en evidencia documental de la información obtenida: * Los papeles más usuales son: formatos, cuestionarios, programas, descripción de procedimientos, sea en forma de diagrama, graficas o redactados; de actividades de la auditoria, evaluación del auditor, documentos de la empresa o procedimientos manuales. XIII.- PRUEBAS DE AUDITORIA Son procedimientos a usar en una auditoria, cuya aplicación es sistemática y ordenada sea general o especifica. Se usan para examinar o revisar información mediante aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría. METODOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS Existen diferentes métodos para llevar a cabo la auditoria administrativa algunos son: * METODO DE WILLIAM P. LEONARD * METODO DEL AMERICAN INSTITUTE OF MANAGEMENT MANUAL OF EXCELLENT MANAGEMENTS * METODO DEL ANALISIS DE EXCELENCIA DE LA REVISTA FORTUNE * METODO DE LA AUDITORIA DEL CONTROL DE CALIDAD TOTAL  Analizaremos con detalle el segundo método de acuerdo a lo anterior:

 

METODO DEL AMERICAN INSTITUTE OF MANAGEME MANAGEMENT NT MANUAL OF EXCELLENT MANAGEMENTS.

PARA UNA INSTITUCION CON FINES DE LUCRO ESTRUCTURA: 1. Función económica 2. Estructura formal 3. Utilidades 4. Atención a los accionistas 5. Investigación y desarrollo 6. Consejo de administración 7. Políticas fiscales 8. Eficiencia en la producción 9. Distribución 10. Evaluación de los ejecutivos

PROGRAMA DE LA AUDITORIA EN UNA INSTITUCION IN STITUCION CON FINES DE LUCRO

FUNCION ECONOMICA: Las empresas en general, pueden fácilmente precisar el objeto de su operación, pero no es tan sencillo determinar hasta qué punto es importante su actividad económica. Posiblemente la mejor medida sería preguntar: ¿Qué perderían los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera?

ESTRUCTURA FORMAL: Las empresas tienen una estructura que les permite resolver sus problemas en una forma adecuada. La administración adecuada se caracteriza por que existe

 

claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibrada para asegurar eficiencia. Este concepto no se invalida aun cuando se trate de instituciones centralizadas o descentralizadas. Finalmente, los manuales de organización y en general las técnicas de esta área, se usan como instrumentos y no como factores únicos. En ellos se toma en cuenta la existencia de la organización final.

UTILIDADES: En esta área se pueden considerar tendencias de tipo estadístico. Por regla general la administración correcta genera buenas utilidades. Las utilidades son un aspecto vital en la época actual, que demanda expansión constante para satisfacer las necesidades crecientes. El renglón de utilidad debe compararse con los resultados obtenidos por la competencia, así como con la capacidad del mercado y sus perspectivas.

 ATENCION A LOS ACCIONISTAS: El consejo de administración recibe un mando expreso de los accionistas que cubre tres requerimientos: 1. Evitar riesgos innecesarios al capital 2. Aumentar el capital contable por medio de reinversión de utilidades 3. Obtener dividendos razonables. Podría pensarse un cuarto requerimiento: Informar sobre los logros obtenidos en los tres anteriores. Los representantes de los accionistas deben mantener una actitud equilibrada entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas.

INVESTIGACION Y DESARROLLO: La investigación y desarrollo proporcionan nuevas soluciones a los problemas, e incluso pueden determinar una orientación distinta para el futuro de la empresa. La investigación no se limita a un laboratorio o a una planta experimental. Se debe realizar también en instituciones de servicios o que no están en el ramo de la producción.

 

  CONSEJO DE ADMINISTRACION: El consejo de administración imprime el carácter de la empresa. Es el acuerdo que analiza los propósitos de la compañía y garantiza la continuidad de las operaciones. Selecciona los ejecutivos de la institución. La composición de este debe ser heterogénea: ejecutivos y gente distinguida que no trabaje en la empresa.

POLITICAS FINANCIERAS: El manejo del dinero es uno de los l os problemas más importantes y requiere requier e el mejor  uso para obtener utilidades atractivas y razonables. Deben establecerse políticas financieras a largo plazo. El abuso del crédito para obtener mejores utilidades es una medida peligrosa. En esta área vale más seryconservadores. En general es necesario procurar la obtención de recursos realizar una vigilancia estricta sobre el presupuesto.

EFICIENCIA EN LA PRODUCCION: La calidad de los productos o servicios así como su precio, son factores determinantes; no es posible pensar solo en la magnitud de ventas en la lealtad de los consumidores. En capos sujetos a competencia intensa el factor como es vital. Para estos empleados deben tomarse en cuenta: problemas laborales, estructura de sueldos y responsabilidad social de la empresa.

DISTRIBUCION: Representa un motor de la actividad de la empresa y requiere coordinación perfecta con las diversas áreas de la institución. Deben evaluarse conceptos tales como; Selección y entrenamiento de vendedores, operaciones de apoyo a la venta, políticas de precios y demás puntos relacionados con este campo.

EVALUACION DE LOS EJECUTIVOS:

 

El funcionamiento de las actividades de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos, en relación con los cuales principalmente interesa conocer. a) Habilidad b) Integridad c) Iniciativa y dinamismo dina mismo EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO a) Habilidad 1. ¿conoce su trabajo? 2. ¿puede decidir? 3. ¿tiene capacidad intelectual? 4. ¿ha existido interés por la competencia de sus subordinados? 5. ¿Son concisos, precisos y ordenados sus informes? 6. ¿selecciona las tareas en cuanto a su importancia? 7. ¿adopta decisiones correctas en situaciones de premura? 8. ¿tiene tacto? 9. ¿anticipa las necesidades y se acopla en las nuevas decisiones? 10. ¿dedica el tiempo suficiente a la determinación de políticas? 11. ¿ha leído y está informado? ¿retiene datos e ideas? 12. ¿es competente para interpretar estadísticas, índices y procedimientos contables? 13. ¿delega suficiente autoridad? 14. ¿ha obtenido subordinados legales? 15. ¿sabe juzgar las capacidades de sus subordinados? 16. ¿Informa a sus ayudantes sobre objetivos, logros y cambios de estructura? 17. ¿promueve la participación de sus subordinados?

 

18. ¿Utiliza servicios de especialistas? b) Integridad 1. ¿Contribuye con pensamientos originales? 2. ¿acepta la autoridad de sus superiores? 3. ¿Tiene confianza en ello? 4. ¿tiene dedicación suficiente? 5. ¿Son suficientes sus métodos? 6. ¿Es parte integral de la organización? 7. ¿Incluye en sus planes a la compañía? 8. ¿se le respeta en la comunidad? 9. ¿Dedica tiempo suficiente a actividades cívicas? 10. ¿Tiene crédito razonable? 11. ¿Acepta críticas constructivas de sus amigos y asociados? 12. ¿Tolera otras religiones razas y costumbres? 13. ¿Tolera otras opiniones? 14. ¿admite la posibilidad de equivocarse? 15. ¿Controla sus emociones? 16. ¿sabe encauzar y manejar sus emociones? 17. ¿Otorga crédito a quien lo merece y con la debida oportunidad? 18. ¿promueve a sus subordinados sin consideraciones de amistad o parentescos? 19. ¿trabaja suficientemente sin necesidad de supervisión?

c) Iniciativa y dinamismo: dina mismo: 1. ¿Estudia las diferentes alternativas a los problemas?

 

2. ¿trabaja sin perder ritmo? 3. ¿inicia trabajos? 4. ¿termina sus trabajos oportunamente? 5. ¿es observador? 6. ¿ha continuado estudiando? 7. ¿se interesa por otras actividades del negocio: ventas, producción, finanzas, etc.? 8. ¿está preparado para la posición superior a la propia? 9. ¿ha asumido más responsabilidades? 10. ¿ha preparado un sustituto? 11. ¿se conserva en buena salud? 12. ¿mantiene contacto con su actividad a través de publicaciones y asociaciones? 13. ¿tiene metas a largo plazo? 14. ¿está preparado con datos y cifras suficientes? 15. ¿evita trabajo innecesario o de detalles sin importancia? 16. ¿adopta nuevos procedimientos cuando los considera apropiados? 17. ¿tiene deseos de triunfar? 18. ¿realiza nuevas tareas con entusiasmo?

GENERALIDADES SOBRE EL CONTROL IMPORTANCIA DEL CONTROL: EL control en las organizaciones es importante, principalmente por las siguientes razones: * El control es la etapa que cierra el proceso administrativo e inicia el proceso del nuevo ciclo

 

* Permite evaluar si lo que se planeó, valuó, organizó, integró y dirigió se realizo bien * El control opera en todas las etapas del proceso administrativo * Ayuda de manera importante a la auditoria administrativa

 AUDITORIA Y CONTROL: Los controles establecidos en una organización ayudan a la administración para comprobar que se está trabajando con eficiencia y eficacia de acuerdo con lo planeado; ósea, de acuerdo con los objetivos. La auditoria administrativa es un control en la organización. Por lo tanto, la auditoria administrativa se apoya: * Se apoya en los controles establecidos de la empresa, los cuales le son de gran utilidad para obtener información sobre la eficiencia y la eficacia de la administración y sus administradores. * Conoce mediante los controles, riesgos en áreas, operaciones o funciones; como riesgo de errores * Debe conocer y tener acceso a los sistemas y programas de control de la organización, por lo menos del área de la auditoria que está realizando, así como conocer las políticas, estándares y demás información relativa.

CONCEPTO DE CONTROL: De acuerdo con lo anterior podemos decir que: control es un elemento del proceso administrativo, cuyo costo debe ser menor que el beneficio, para evaluar  sistemáticamente, mediante estándares prefijados, el grado de desempeño real (resultados) y compararlo con el desempeño predeterminado (planeación) con base en la retroalimentación del proceso de las acciones realizadas y del uso de los recursos, para conocer las desviaciones, diagnosticar sus causas y evaluar su importancia, y adoptar las medidas correctivas en su caso, que sean necesarias para lograr los objetivos.

LA AUDITORIA COMO HERRAMIENTA DE PLANEACION Y CONTROL

 

La auditoria administrativa es una herramienta valiosa para la planeación y el control estratégico de la empresa. Los resultados de una auditoria administrativa ayudan a la administración de la empresa en una autocritica, autoevaluación y retroalimentación para proyectar  nuevos ciclos o la cultura organizacional, desde su misión y visión hasta los nuevos resultados. La auditoria es una revisión que se realiza en el presente, de la actuación en el pasado y el presente de la administración de la empresa para visualizar cambios hacia el futuro.

SUJETOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

SUJETOS QUE PUEDEN REALIZARLA

La auditoria administrativa puede ser practicada por despachos externos a la empresa o con personal de la misma. Dependiendo de la magnitud de la empresa y de la proporción del costo de esta función y del beneficio que se obtenga, puede estructurarse el área de auditoría administrativa como un departamento, gerencia, dirección, división, o bien por  zonas geográficas o por especialidades. En consecuencia, el responsable  jerárquico puede denominarse jefe, gerente o director de auditoría administrativa. SUJETOS QUE LO SOLICITAN De acuerdo con lo anterior las personas que se benefician con los resultados de la auditoria administrativa son quienes dirigen a la empresa, directores, gerentes y personal en general; La administración en general y el consejo de administración; los inversionistas, clientes, proveedores, acreedores y en general toda persona interesada en la buena marcha de la administración de la organización.

EL LICENCIADO EN ADMINISTRACION Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoria administrativa encuentra en el licenciado licenci ado en administración al profesionista idóneo paraque su lo práctica. licenciado en administración tienereferida. la preparación académica capacitaElpara la realización de la auditoria

 

Sobre el particular, el Conla en su código de ética profesional, ART 58; expresa que: ³De acuerdo con su perfil, particularmente su dominio del proceso administrativo, el licenciado en administración es en quien debe recaer en forma exclusiva la ejecución y validación de una auditoria administrativa´

COMITÉ DE AUDITORIA ³El comité de auditoría es una unidad staff, creada por el consejo de administración para asegurar el pleno respeto y apoyo a la función de auditoríainterna y externa.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Las características organizacionales de un departamento de auditoría administrativa usualmente: Dependen de: * Consejo de administración o director general o director d finanzas * Su estructura organizacional es: del director de auditoría dependen los gerentes de auditoría y de estos los supervisores, encargados de auditoría, auditores auxiliares y demás personal administrativo.

FACTORES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA AUDITORIA  ADMINISTRATIVA Los diversos factores del campo de acción de la auditoria administrativa de la empresa requieren una planeación específica en función de sus características; es decir, determinar el enfoque adecuado para cada uno de dichos factores. De acuerdo con Reyes Ponce, los elementos de la administración de empresas que aplicamos a la auditoria administrativa son los siguientes:

PREVISION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Por medio de la previsión se realiza una investigación previa para identificar los problemas o áreas u operaciones q que ue analizara la auditoria

 

  Concepto de Previsión de Auditoria Administrativa: Determina mediante investigaciones previas, y precisa el alcance de los objetivos de la auditoria administrativa, las condiciones de la empresa, su entorno y las evaluaciones de cada una de las alternativas para realizar la auditoria y alcanzar  los objetivos de esta. Etapas de la previsión: Sus etapas son: * Investigaciones: deben llevarse a cabo entre los medios y fuentes de que se dispone * Investigaciones previas con la empresa a auditarse: es importante la investigación previa en sus registros, reportajes, organigramas, organización, políticas, manuales, archivos, auditorias anteriores para conocer las opiniones de los funcionarios de la empresa. * Objetivos: son las metas que se esperan lograr en cierto tiempo * Alternativas: Es conveniente establecer siempre diversos modos, sistemas, caminos a seguir entre los que se pueda elegir para alcanzar el objetivo.

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Como todo trabajo con índole administrativo debe ser planeada la estructuración de todos los elementos necesarios para realizar la auditoria

Concepto de Planeación de Auditoria Administrativa: Es la que se encarga de determinar todas las acciones que se llevan a cabo y se aplicaran durante el proceso de la auditoria

Etapas de la planeación:

Las etapas son: políticas, procedimientos, programas, presupuestos y pronósticos.

 

Políticas de la auditoria administrativas. Las políticas establecen las reglas generales que ayudaran al auditor, orientando sus decisiones.

Procedimiento para realizar la auditoria. Los procedimientos establecen la secuencia cronológica más eficiente y los métodos a seguir para obtener óptimos resultados.

Programas de la auditoria. Los programas establecen los planes en los que se define el tiempo de la adecuada y ordenada secuencia que se requieren para la atención de cada una de las actividades de la auditoria.

Pronósticos. Son los juicios o criterios sobre los probables acontecimientos futuros.

Presupuestos. Son aquellos planes cuya característica consiste en medir  monetariamente los factores que afectan a la auditoria, de manera independiente, pero coordinados a un presupuesto general.

ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA AD MINISTRATIVA Las auditorias que requieran empresa pueden serorganización realizadas por externos o pueden llevarse a la cabo por medio de la de despachos un área de auditoría en la empresa.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es la que se encarga de estructurar las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos, así como las relaciones con los ejecutivos de la empresa y con el exterior de esta para obtener las informaciones necesarias que permitan lograr los objetivos de la auditoria.

 

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN. Sus etapas son las siguientes. Funciones: Son la división de las actividades de la auditoria administrativa que se asignan a cada supervisor o personal que se utilice.

Jerarquías: Es el establecimiento del orden o grado de autoridad que cada persona debe tener dentro de la organización de auditoría. . Obligaciones: Las obligaciones constituyen los deberes asignados a cada persona, es decir, las funciones y responsabilidades de las actividades de la auditoria.

INTEGRACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONCEPTO. Es la que se encarga de seleccionar orientar y desarrollar a todos los elementos humanos, así como de implementar los sistemas y conseguir los materiales y equipos que sean necesarios para la adecuada realización de la auditoria administrativa.

ETAPAS DE LA INTEGRACION. Son las siguientes: Selección: Tiene por objeto buscar encontrar, y reclutar o contratar a las personas que se requieran para llevar a cabo las actividades de auditoría.

Introducción: Tiene por finalidad identificar a las personas seleccionadas, recién contratadas, con las características del personal de la empresa.

 

Capacitación y Desarrollo: Tiene por objeto proveer, mantener y desenvolver a quienes han de formar parte del equipo de auditoría.

Integración de equipos, sistemas y técnicas: La integración de cosas tiene por  objeto adecuar los nuevos elementos materiales a las necesidades de auditoria.

DIRECCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONCEPTO. Es la que se encarga de realizar las actividades planeadas, organizadas e integradas, por medio de las decisiones de la autoridad, directamente o delegadas, vigilando que cumplan estas para llevar a cabo la auditoria.

ETAPAS DE LA DIRECCION. Estas son:  Autoridad: Aspecto medular de una auditoria, de la que dependen los demás elementos. Comunicación: Es necesario e indispensable m medio edio que utiliza la a autoridad, utoridad, dentro del proceso de intercambio de información.

Supervisión: Tiene como finalidad vigilar que todas y cada una de las actividades del proceso de la auditoria sea eficaz, eficiente y oportuno. CONTROL DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONCEPTO. Es la que se encarga de interpretar los resultados de la auditoria para mejorar en lo futuro posibles deficiencias.

 

ETAPAS DEL CONTROL. Sus etapas son: Establecimiento del control: el establecimiento de las normas y sistemas del control serán el resultado para saber si lo que se previo, planeo y organizo se llevo adecuadamente mediante la integración y dirección.

Operación del control: Representa el medio para conocer si el proceso de la administración, en el caso de la empresa, o de la auditoria se llevo a cabo con los sistemas y normas implementados.

Interpretación de resultados: Representa el resumen y análisis de Las experiencias obtenidas para determinar las adecuaciones o ajustes que permitan en lo futuro adoptar decisiones sobre la operación de las auditorias.

Retroalimentación: Es el punto de de unión entre el ffin in del proceso y el inicio del nuevo ciclo con la previsión. Es la información que permite corregir y mejorar las nuevas etapas de trabajo.

MUESTREO ESTADISTICO EN AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MUESTREO ESTADISTICO: El muestreo en auditoria, como en muchas otras otr as disciplinas, por ejemplo, los pronósticos en mercadotecnia o la programación de la capacidad en la producción, surgió por que revisar todo un universo o población o conjunto de partidas u operaciones resultaba costoso, representaba exceso de trabajo y requería mucho tiempo. El muestreo en auditoria es un procedimiento de prueba selectiva, que tiene por  objeto conocer las características, facilitar el estudio y obtener conclusiones mediante la interpretación matemática de un conjunto numeroso de operaciones, actividades, hechos o partidas (universo) por medio de examinar parte del grupo de partidas (muestra) de dicho conjunto.

 

  El muestreo estadístico descansa en dos parámetros; 1. Precisión: que expresa el rango o límites de la muestra. 2. Nivel de confianza: que es la probabilidad pr obabilidad matemática de que el hecho ocurr ocurra a dentro de los límites de la precisión. INDICADORES DE EVALUACION EN AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ESCALAS DE EVALUACION. La auditoria administrativa trata de evaluar, en la medida de lo posible, con parámetros cuantitativos, para lo cual se apoya en métodos de evaluación numérica, que descansan en escalas de evaluación. Una escala de evaluación es la asignación o calificación numérica a cada uno de los factores motivo de la auditoria. ESCALA: Una lista de calificaciones de tipo numérico de ciertos factores o categorías, cada una con su evaluación respectiva. La auditoria administrativa busca calificación de tipo numérico. ETAPAS DE EVALUACION: El proceso para llevar a cabo la evaluación mediante un sistema de puntos, podemos definirlo con los siguientes pasos: 1. Asignación de peso especifico a cada función. Es el criterio para asignar un peso especifico como valor a cada función, según la importancia que guardan entre si. El peso es el porcentaje que se asigna a una función o factor en relación con las demás y que en conjunto deben sumar ciento por ciento. 2. Fijación de puntos a las funciones. Prorrateamos el peso especifico dentro de una base 3. Asignación de puntos a cada factor y función. Toda función es distinta e importante y cada factor tiene un peso diferente para la función, según la respuesta de la encuesta. 4. Evaluación. Las respuestas a cada pregunta en la escala del 1 al 5, en función del cumplimiento de dicha función.

 

INDICADORES CON BASE EN ESTADOS FINANCIEROS El análisis de la situación de una empresa es de interés para sus acreedores, ejecutivos y trabajadores de la empresa, para los competidores y para el público en general, así como para el auditor administrativo.

La interpretación de los estados financieros ayudan al auditor a identificar y conocer posibles diferencias, entre otras: * Exceso de inversión en cuentas por cobrar a clientes * Exceso de inversión en inventarios * Exceso de inversión en bienes de activo fijo. * Exceso de costos de ventas * Exceso de costos en distribución * Exceso de personal * Insuficiencia de ventas * Insuficiencia de capital * Compras inadecuadas

TECNICAS DE ESTADISTICAS DE MEJORA DE CALIDAD Las técnicas se aplican, en términos generales, con fines o propósitos definidos: obtener datos, convertirlos en información y analizar esta, para coadyuvar en sus actividades con el auditor administrativo.

En este cuadro presentamos las técnicas y los objetivos:

OBJETIVO | TECNICA | PARA TENER INFORMACION | * Lluvia de ideas * Hoja de verificación

|

 

PARA AGRUPAR INFORMACION | * Estratificación * Diagrama de afinidad * Histograma * Diagrama de paretto | PARA DIAGNOSTICO Diagrama de proceso

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* Diagrama de causa y efecto * Árbol de decisión *

PARA ENCONTRAR SOLUCIONES | * Rediseño de proceso * Análisis de proceso del cliente * Diseño de Procedimientos | OTRAS

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* Diagrama de Pert * Diagramas de flujo |

CONCLUSIONES Y COMENTARIOS La auditoria administrativa abarca a toda la empresa, y por lo tanto pretende el conocimiento integral de su actuación. Le interesa conocer la proporción y adecuación de sus recursos, no solo en el momento actual si no en una proyección a futuro. También es necesario conocer hasta que punto realizan el proceso administrativo todos los componentes de la institución. La auditoria administrativa no se limita a las empresas con fines de lucro o con características mercantiles. Desborda estas limitaciones y abarca todo tipo de instituciones. Es posible generalizar y afirmar que debe realizarse en todas las instituciones que requieran un proceso administrativo. El instituto americano de la administración, ha realizado auditorias a la iglesia católica, universidades, Hospitales y por su puesto a empresas industriales y mercantiles de muy diversa índole. Este tipo de trabajo ofrece una apreciación de todo el conjunto y permite que los lectores del informe de la auditoria tengan una idea clara y completa de la situación administrativa de la empresa. Existen auditorias parciales que se realizan en muchas empresas, todas ellas encaminadas a ciertas áreas, Tal es el caso de la auditoria de estados financieros, auditorias de personal y otras de carácter sectorial. Los resultados de estos trabajos parciales contribuyen y apoyan la realización de una auditoria administrativa que debe tomar en cuenta todas las áreas de la empresa. Preocupan dos problemas principales:

 

¿Cómo se debe realizar? Y ¿Quién lo debe realizar? La práctica de una revisión anual puede permitir una secuela comparativa que facilite una mejora en las áreas con mayor problemática o rezago, en relación a otros aspectos de la institución. La auditoria administrativa utiliza escalas de evaluación para la asignación o calificación numérica de los factores que son auditados, los cuales para su comprensión se dividieron en etapas de su proceso. La auditoria también puede apoyarse en técnicas estadísticas de mejora de calidad que son útiles para encontrar ideas, para recapitular, clasificar información, identificar causas de deficiencias, para analizar datos, identificar prioridad de problemas, elaborar diagramas que muestren las causas de problemas y sus efectos, así como arboles de decisión para mostrar alternativas. Definitivamente la auditoria administrativa nos sirve para darnos cuenta como esta en realidad la organización del personal administrativo de una empresa, a través de este estudio se sabe si el personal está capacitado o no para desarrollar el puesto en el que esta y también nos muestra los errores en la administración lo que nos ayuda a mejorar nuestras técnicas y procedimientos para llegar a las metas establecidas.

BIBLIOGRAFIA

Fernández, Arena, José Antonio, La auditoria administrativa, Diana, México, 1981.

Montaño Sánchez, Francisco Arturo, auditoria administrativa, herramienta estratégica de planeación y control, Primera edición, sistemas de información contable y administrativa computarizados, S.A. de C.V., México 2004