Informes de Auditoria

CAPÍTULO V EJEMPLOS DE INFORMES

Ejemplos de Informes. 5.1 Informe Estilo Dictamen.

A los Señores del comité de auditoría: Hemos examinado el departamento de compras de materia prima y materiales de la Compañía La Moderna, S.A. de C.V. por el período de nueve meses terminado el 30 de Septiembre de 2002. Los manuales políticas y procedimientos establecidos en el departamento son responsabilidad de la administración de la compañía . Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre el sistema de materia prima y materiales con base en nuestra auditoría. Nuestros exámenes fueron realizados de acuerdo con las normas de auditoría interna y las Normas de Auditoría generalmente Aceptadas, las cuales requieren que la auditoría sea planeada

y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los manuales políticas y procedimientos sean los adecuados para el cumplimiento de objetivo de la empresa. La auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas e incluyó la inspección de evidencia documental que se utiliza para el procesamiento de las transacciones y la aplicación de otros procedimientos de auditoría que consideramos necesarios en las circunstancias. Consideramos que nuestros exámenes proporcionan una base razonable para sustentar nuestra opinión. Existen algunos problemas relacionados con la organización del Departamento de Compras y con la necesidad de incrementar las medidas de supervisión que Hasta la fecha ha desarrollado la Gerencia; así mismo, observamos la falta de manuales de procedimientos que incluyan normas específicas y de observancia uniforme para el desarrollo de las actividades en el área sujeta a examen. En nuestra opinión, basada en la auditoría operacional llevada a cabo y excepto por lo que se señala en el párrafo anterior, los métodos y los procedimientos que configuran el sistema de

compras de materias primas y materiales vigentes en esta fecha, son razonablemente satisfactorios considerando las características de la estructura organizacional de la compañía. Atentamente. Departamento de Auditoría Interna C. P. Lourdes Martínez Juárez. Gerente. México, D. F. 14 DE Octubre,2002.

5.2 Informe Normal.

México, D.F. a 20 de Abril 2002

Sr. Jorge Márquez Luna Gerente General La Moderna, S.A. de C.V.

Estimado Sr. Márquez: De conformidad con nuestro programa anual de auditoría, hemos concluido con la revisión de las actividades de suministro de La Moderna, S.A. de C.V. La revisión cubrió operaciones por el periodo comprendido del 1° de enero al 31 de diciem bre del 2001. La revisión fue hecha por el Lic. Alejandro Pérez Santillán y un asistente durante el periodo del 3 de al 31 de marzo del 2002.

Alcance

Nuestro trabajo de auditoría fue efectuado de conformidad con estándares de auditoria generalmente aceptados. Nuestra revisión se limito al área de suministros y las actividades de cómputo que le son relativas.

Resumen 1. El departamento de suministros está excedido en inventarios al 31 de diciembre del 2002 por un total de $ 875,000.00 dando origen a inversiones innecesarias y sobrecupo de los almacenes. 2. La facturación de tiempo de computador fue realizada a cuotas superiores a las autorizadas por un importe total en exceso de $1,215,000.00 por el año del 2002.

Hallazgos de Auditoría y Recomendaciones 1.Exceso de inventarios. Hallazgos El departamento de suministros está excedido en inventarios al 31 de diciembre del 2001 por un total de $ 875,000.00 resultado de compras no indispensables o necesarias. Durante el año del2002 La Moderna, S.A. tuvo un promedio de $ 650,000.00 ociosos en inventarios ocasionando costos de capital de $ 351,000.00 causados por el pago de intereses a la tasa promedio del 34% prevaleciente durante el año de referencia. El exceso de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa no registró devoluciones de partes devueltas de las áreas de producción; como resultado, las compras fueron fincadas sobre la base de unos registros que no reflejaban las devoluciones apuntadas. Aun cuando los registros fueron ajustados al cierre del ejercicio para que reportaran las existencias físicas, la información que suministraron durante el año fue errónea. Recomendaciones a. Se deben revisar los procedimientos para que permitan registrar las partes no usadas devueltas de las áreas de producción. b. Reducción compras hasta que se absorban los sobrantes de inventarios. 3. Hallazgos Las cuotas base para facturación de tiempo de computador no fueron ajustados al inicio del ejercicio para que reflejaran los costos correctos. Al cierre del 2002 el centro de cómputo facturó en exceso $ 1,215,000.00 , mismo que se considera como reserva financiera.

Como resultado, los departamentos usuarios fueron cargados con exceso de tiempo de computador, y el ingreso del período está sobreestimado. El centro de cómputo no ha reducido sus cuotas de cobro a efecto de contar con una reserva que cubra posibles incrementos en costos, o bien que se reduzcan sus usuarios.

Recomendaciones. a) Se deben establecer procedimientos que permitan ajustar periódicamente las cuotas de cómputo y que reflejen costos corrientes.

b) Los cobros expedidos deber ser acreditados a los usuarios para que se refleje un ingreso correcto. Comentarios del Auditado.

El personal de La Moderna, S.A. de C. V. está de acuerdo con los hallazgos y recomendaciones y empiezan a adoptar medidas correctivas. Sin embargo, con respecto a las cuotas de tiempo de computador, solicita que se mantenga una reserva de $ 75,000.00 para iniciar el año 2002. El departamento de auditoria interna desea expresar su agradecimiento por la cooperación recibida durante la revisión por parte del personal y funcionarios de La Moderna, S.A. de C.V.

A t e n t a m e n t e. Pedro

Hernández,

Auditor General Distribución Y. García

Vicepresidente General

C. Montes

Vicepresidente de Finanzas

A. González

Vicepresidente de Compras

F. Ramírez

Vicepresidente de Producción

R. Jiménez

Vicepresidente de Mercadotecnia

P- Hernández

Vicepresidente de Servicios Administrativos

5.3 Informe Para Una Empresa Privada.

Ref. CI-32/68 Asunto: Informe de Auditoría México D. F. a 30 de Noviembre de 2001

Ing. Erik Hernández Esquivel. Director General Alimentos S. A. De C. V. P r e s e n t e.

De acuerdo a sus instrucciones y en cumplimiento al oficio de comisión Ref.

32/68,

practicamos auditoría a las operaciones de la planta del Estado de México a cargo del Ing. Francisco Herrera España. Por el periodo comprendido del 1° de Noviembre del 2000 al 31 de Octubre del 2001, en el que se determinaron las observaciones que se describen en el anexo. Sin otro particular, reitero a usted la seguridad de mi atenta y distinguida consideración.

A t e n t a m e n t e. El Contador Interno.

C. P. Antonio López Pereda

c.c.p. Lic. Roberto Soto Ruiz . Director de Asuntos Legales. c.c.p. C. P. Elena Cruz Reyes. Directora de Finanzas c.c.p. Ing. José Pérez Pacho. Superintendente de la planta.

Informe de Auditoría Interna

Área o Departamento:

Control y Mantenimiento de Vehículos.

Renglón Revisado:

Recursos Financieros , Humanos y Materiales.

Periodo Revisado:

Del 1°de Noviembre del 2000 al 31 de Octubre del 2001

“CONFIDENCIAL“

Fecha de Conclusión del Informe : México D. F. a 30 de Noviembre del 2001

Revisión No. 40

Índice

I.

Objetivos

3

II.

Alcance

3

III.

Resumen

5

IV. Resultados

6

I. Objetivos.

Comprobar que la estructura orgánica del departamento de Control y Mantenimiento de Vehículos se encuentra autorizada y opera en la práctica. Verificar la razonabilidad del monto de los gastos que se realizan por concepto de reparación de trasportes en talleres externos. Comprobar que los saldos de las tarjetas de refacciones correspondan a las existencia físicas.

Verificar que se cuente con un procedimiento para el abastecimiento de combustibles y lubricantes. Constar que la totalidad de las unidades se encuentren aseguradas.

Comprobar que los trasportes presten sus servicios para los fines de la entidad.

II. Alcances. Se constato al 100% la plantilla del personal que se encuentra adscrito al área de Control Y mantenimiento de Vehículos. Se comprobó el total de gastos hechos por la reparación de trasportes en talleres externos, por los meses de Diciembre del 2000 y Mayo, Junio del 2001. Se verificaron selectivamente

(50%) los saldos en tarjetas contra las existencias físicas de

refacciones . Se verificó el procedimiento para abastecer el combustible y lubricantes los tractocamiones y automóviles de los funcionarios. Se verificaron las bitácoras de mantenimiento de los tractocamiones por los meses de Noviembre y Diciembre del 2000 y Septiembre del 2001, con respecto al consumo de lubricantes.

Se verificó al 100% que los trasportes de la entidad prestan el servicio para fines de la organización. Se verificó en un 100% el presupuesto asignado contra el ejercido en el Área de Control y Mantenimiento de Vehículos. III. Resumen. 1.- Perdida de $ 200,000.00 por negligencia.

Perdida por negligencia del jefe del Área de Control y Mantenimiento de vehículos al no notificar el vencimiento de la póliza de seguro de un tractocamión con valor de 200 mil pesos. 2.- $ 35,000.00 Sin comprobación por reparación en talleres externos. Al no contar con un calendario para llevar a cabo el mantenimiento preventivo a los tractocamiones, se erogaron 35 mil pesos en sus reparaciones los cuales no fueron comprobados.

3.- Uso indebido de trasporte oficial. El trasporte ha sido utilizado desde hace 6 meses para labores de mudanza y trasporte de carga en general sin conocimiento del Superintendente de la planta. 4.- $ 50,000.00 Erogados por sueldos en plaza no autorizadas.

Indebidamente el superintendente de la planta autorizó la creación de 15 plazas que son innecesarias por las que se han erogado 50 mil pesos. IV. Resultados. 1.- Perdida de $ 200,000.00 por negligencia. El tractocamión número 73, que no había sido reasegurado, sufrió un siniestro en la carretera de la ciudad de Monterrey. El motivo de que dicho vehículo no haya sido reasegurado se debió a la negligencia del jefe del Área de Control y Mantenimiento de Vehículos, al no dar aviso oportunamente al Departamento Jurídico del vencimiento de las póliza de seguro. El siniestro dió lugar a que la entidad tuviera una perdida por $ 200,000.00 ( Doscientos mil pesos 00/100 M.N.) valor del tractocamión, independientemente de que se dió lugar a trastornos en la distribución del producto terminado al dejar de contar con un medio de trasporte. Es necesario entonces que el Departamento Jurídico

finque las responsabilidades

correspondientes y que en coordinación con el Departamento de Organización y Métodos, establezcan un programa para el control de la vigencia de las pólizas de seguros. 2.- $ 35,000.00 Sin comprobación por reparación en talleres externos. Se efectuaron reparaciones en talleres externos por $35,000.00 (Treinta y cinco mil pesos 00/100 M.N) que no fueron comprobados. Dichos gastos se debió a que no se cuenta con un calendario de mantenimiento que permita el ingreso oportuno de los tractocamiones al servicio de mantenimiento preventivo. Estas erogaciones representan una utilización incorrecta del presupuesto, lo que ocasiona le incumplimiento de otras necesidades.

Es necesario entonces, que al Área de Control y Mantenimiento de Vehículos solicite a la

Dirección de Finanzas la aprobación del importe que se gastó; que compruebe los gastos efectuados en las reparaciones y que, en coordinación con el Departamento de Organización y Métodos, establezcan el calendario para llevar a cabo el mantenimiento preventivo de los tractocamiones. 3.- Uso indebido de trasporte oficial. A partir de Diciembre de del 2000, ocho camiones con números económicos 7, 15, 22, 46, 58, 86, 201, y 531 respectivamente, vienen realizando servicios de mudanza y carga en general. Lo anterior se constató al pasar revista los días 5 y 6 de febrero del 2001 ( Sábado y Domingo), y no encontrar físicamente en el estacionamiento a las unidades antes citadas ni obtener evidencia de que estuvieran prestando servicios a la entidad. Esto nos llevo a entrevistar a los chóferes, quienes nos informaron que esta situación se debe a que, tanto el jefe del área de control y mantenimiento de vehículos, así como los chóferes de estas unidades deseaban obtener beneficios económicos adicionales a sus percepciones además de que no existe un servicio de vigilancia para la entrada y salida de los transporte. Esta situación da lugar a que la entidad sea multada por las autoridades correspondientes, al ser utilizadas las unidades para fines distintos a las que están destinadas, así como los compartimientos para la carga de los productos terminados se contaminen por transportar artículos en mal estado, animales, etc. Además de lo anterior la vida probable de estas unidades se reducirá, con la consecuencia de efectuar gastos adicionales para su mantenimiento.

Por lo anterior, se sugiere que las unidades dejen de prestar el servicio de mudanza y transporte de material en general; que el departamento jurídico finque las responsabilidades correspondientes, y que el Departamento de Servicios Generales, en coordinación con el de organización y Métodos, establezcan un procedimiento para el servicio de vigilancia que controle las entradas y salidas de los transportes.

4.- $ 50,000.00 Erogados por sueldos en plaza no autorizadas. La estructura orgánica con que cuenta el área de Control y Mantenimiento de vehículos contempla, a partir de noviembre de 2000, cinco plazas que no están autorizadas por las oficinas centrales, ni son necesarias para el funcionamiento de la planta. Las erogaciones que se han efectuado por este concepto importante hasta la fecha 50,000.00. Esto es consecuencia de que el superintendente de planta autorizo la creación de esas plazas sin consultar al Departamento de Recursos Humanos, lo que ocasiona la desviación de recursos financieros al incluir en la nomina a estos empleados. En tales circunstancias, el superintendente de planta debe ordenar la baja de este personal y solicitar a la dirección de finanzas la autorización de las remuneraciones pagadas por esas plazas. 5.- Bitácoras para el Abastecimiento de Combustible y Lubricantes sin autorización. En treinta bitácoras el consumo de combustibles y lubricantes de los meses de Marzo y Abril del

2001 que haciende a $ 25,000.00 no se encuentran autorizadas, debido a la falta de una supervisión adecuada del llenado de estas bitácoras. Ello ocasiona que no se cuente con datos reales sobre el abastecimiento de combustibles y

lubricantes por los meses antes mencionados, y que exista una desviación en su uso; por tal motivo, es necesario solicitar al Jefe del Departamento de Control y Mantenimiento de Vehículos la aclaración de estos consumos, y que supervise diariamente los datos contenidos en las bitácoras.

5.4 Informe Para El Sector Público (Formato de la Secretaria de Contraloría y Desarrollo

Administrativo). Nombre de la Entidad

Sector:

Registro:

Hoja No.

de

Area Revisada:

Tipo de Auditoria:

No. De Auditoria: Oficio No.

Anotar el nombre del servidor público a quien se dirige el informe.

Fecha:

Cargo del destinatario Domicilio institucional del destinatario P r e s e n t e.

Como resultado de la revisión practicada a (indicar el área revisada) al amparo y en cumplimiento de la orden de auditoria No. (anotar el número del oficio de la orden de auditoría) de fecha (mencionar la fecha de emisión de la orden de auditoría) , envío el informe con las observaciones determinadas y recomendaciones propuestas, que fueron comentadas por los auditores comisionados con los servidores públicos superiores y de mandos medios, responsables de atenderlas. De las (anotar la cantidad total de observaciones determinadas) observaciones que se consignan en el apartado V cédulas de observaciones, destacan por su importancia las siguientes: (Citar de manera clara y precisa la principal problemática detectada, de acuerdo con los señalamientos del numeral).

Al respecto, le solicito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas a los términos y plazos establecidos con el área auditada, toda vez que en un plazo de (mencionar el tiempo en que se realizara la auditoría de seguimiento) realizaremos la auditoría de seguimiento correspondiente, a fin de constatar la solventación de las observaciones detectadas. Atentamente. Titular del Órgano Interno de Control (o de Control Interno o a quien éste haya designado). (Nombre y firma del titular o de quien éste haya designado).

C.c.p. (Anotar las instancias a las cuales se turnara copia del informe)

Nombre de la Entidad

Sector :

Registro:

Hoja No.

de

Área Revisada:

Tipo de Auditoría:

No. De Auditoría:

Informe de Auditoría Número de Auditoría: Sector: (Nombre del sector o dependencia, Órgano Desconcentrado o Entidad). Entidad: (Nombre completo de la dependencia, Órgano Desconcentrado, Procuraduría General de La Republica o Entidad). Área Auditada: (Nombre completo del área revisada). Tipo de Auditoría: (Modalidad de auditoría de que se trate de acuerdo con lo especificado en Los lineamientos generales para la planeación, elaboración y presentación Del programa anual de control y auditoria).

Periodo Revisado: (Lapso en que se realizaron las operaciones revisadas). Fecha de Inicio:(Fecha en que dio inició la auditoría). Fecha de Conclusión: (Fecha en que dio termino la auditoría). Fecha de Discusión: (Fecha en que se efectúo el comentario de las observaciones con los servidores públicos de las áreas responsables).

Coordinador Encargado: (Nombre del servidor Publico de la entidad responsable). Jefe de Grupo: (Nombre del servidor Publico de la entidad responsable).

Nombre de Entidad

Sector:

Registro:

Hoja No.

de

Área Revisada:

Tipo de AuditorÍa:

No. De AuditorÍa:

Índice

Pagina

I.

Antecedentes.

II.

Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisión.

III.

Resultado del Trabajo Desarrollado.

IV.

Conclusión y recomendación General.

V.

Cedulas de Observaciones.

Nombre de Entidad

Sector:

Registro:

Hoja No.

de

Área Revisada:

Tipo de Auditoría:

No. De Auditoría:

I. Antecedentes.

Indica la causa que dio origen a la revisión, así como el número y fecha de la orden de auditoria, fecha de notificación y los datos de quien la recibió. Señalar el área que se audito, así como su objetivo primordial. II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisión. II.1. Periodo.

Deberá señalarse el lapso en el que se realizo la auditoría. II.2. Objetivo.

Deberá señalarse los propósitos que se persiguieron con la revisión efectuada, mismos que debieron determinarse desde el momento de hacer la planeación de la auditoría, dichos objetivos deberán presentarse de manera clara y concisa.

Nombre de Entidad

Sector:

Registro:

Hoja No.

Área Revisada:

Tipo de Auditoría:

No. De Auditoría:

II.3. Alcance.

Se puntualizara el periodo que comprendió la revisión y el ejercicio analizado, identificado por cada partida, cuenta o rubro de revisión, el volumen de las actividades y operaciones revisadas, así como el importe que representaron, de acuerdo con los universos determinados

Deberá incluir la declaración de haberse desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública, y aplicando los procedimientos de auditoría necesarios en cada caso. III. Resultado del Trabajo Desarrollado.

Deberá resumirse las principales deficiencias u omisiones detectadas en la revisión con la finalidad de captar la atención en interés hacía aquellos aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolución. Por ello, es necesario realizar un análisis de los resultados obtenidos, a fin de identificar las causas originales que provocan las deficiencias , efectuando una interrelación de las observaciones que permita visualizar la problemática y las repercusiones que pueden originar en otras áreas, programas u operaciones. IV. Conclusión y Recomendación General.

Deberá plasmarse la opinión que como resultado de la operación practicada tiene el auditor sobre alcanzados,

el

cumplimiento

de

los

objetivos,

logros metas,

normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de

de

control e información del área auditada. La recomendación que se plantee deberá apoyar a la solución

cuidando

de

de

la

mantener

recomendaciones observaciones. objetiva,

problemática

contenidas

congruencia en

las

detectada,

con cedulas

las del

Además, la recomendación debe ser

aplicable,

concreta

y

dirigirse

al

origen de las desviaciones, evitando en todo momento textos ambiguos

que

no

fomenten

acciones

concretas. V. Observaciones.

En este apartado se anexa copia de las cedulas de observaciones debidamente firmadas.