Informe Final Pasantias Guillfranck J Marcano PDF

UNIVERSIDAD DE MARGARITA ALMA MATER DEL CARIBE DECANATO DE CIENCIAS ECONÓMICAS & SOCIALES CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

ANALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DE LA OFICINA ESTADAL DE CONTABILIDAD DE LA GOBERNACION DEL ESTADO BOLIVARIANO DE NUEVA ESPARTA

Realizado Por: Br. Guillfranck José Marcano González

El Valle Del Espíritu Santo, junio de 2018

UNIVERSIDAD DE MARGARITA ALMA MATER DEL CARIBE DECANATO DE CIENCIAS ECONÓMICAS & SOCIALES CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

ANALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DE LA OFICINA ESTADAL DE CONTABILIDAD DE LA GOBERNACION DEL ESTADO BOLIVARIANO DE NUEVA ESPARTA

Realizado Por: Br. Guillfranck José Marcano González Tutor Académico: Lcda. Karely Gil Informe Final de Pasantía presentado como requisito parcial para optar al título de: Licenciado en Contaduría Pública

El Valle Del Espíritu Santo, junio de 2018

DEDICATORIA A DIOS, mi señor, por regalarme el don de la vida, la familia y por permitirme cumplir mis metas. Cada uno de los obstáculos que se presentaron a lo largo de mi carrera universitaria y a lo largo de toda mi vida, a San Pedro Apóstol patrono de mi isla de coche, por guiarme en mi formación, y a la Virgen del Valle por ser parte de mi día a día y llenarme de esfuerzo, fe, aliento y esperanza en todo momento. A mis padres, Guillmer Marcano e Yrais González por ser quienes me trajeron al mundo y llenarme de amor, de cariño y de valores extraordinarios que me llevaron a ser la persona que soy ahora, este triunfo es compartido por sus sacrificios y palabras de esperanzas y demostrarme que el tiempo de Dios es perfecto. ¡Los amo! A mis Tíos, Nicola Penna y Guillismar Marcano, por ser quienes me dieron durante estos 4 años el impulso y apoyo en todo momento y sobre todo por confiar en mí y brindarme un espacio en su hogar para vivir, y a ello todas las comodidades. Me siento muy agradecido con ellos por ser mis segundos padres y guías. A mi Abuela Francisca Alfonzo, por ser pionera en mi carrera y logro universitario, por ser mi profesora en casa, gracias viejita, la quiero mucho, dios te bendiga. A mis hermanos Guillnner Marcano y Eminell Marcano, por estar siempre al pendiente de mí y dispuestos a ayudarme en todo momento y cuando yo lo necesitara. A la Señora María Antonieta Montilla, por ser como mi tercera Madre y siempre estar pendiente de mí, de mis estudios, de mis materias, de mis responsabilidades. Agradezco la bondad, la confianza, la amistad y sobre todo el cariño y afecto que usted siempre me ofreció, eres mi viejita Favorita. A mis amigos de lucha, Jesús Rodríguez y Tomas Díaz, que por fin muchachos logramos nuestro objetivo, logramos nuestra meta, gracias a Dios encontré a estos amigos que sin duda son y serán mis hermanos por toda la vida. Los quiero mucho y sé que nunca olvidaremos cada uno de esos momentos vividos durante nuestro andar

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universitario, también agradecerle por el apoyo prestado y la confianza que depositaron en mí, sus palabras de estímulo y por ayudarme en todo. A mis Amigos y Compañeros de Biblioteca, por ser quienes día a día convivieron y compartieron buenos y malos momentos conmigo, a Luis Felipe Bellorín, Ninoska Alfonzo, mi Viejita Marialejandra Salgado y a todos los becarios que allí hacen vida en especial a mis grandes amigos, Carlos Valladares, María Virginia León, Miguelys Marcano y a mi Amorcito Florianys Villarroel, que junto a su motivación y apoyo, logre concluir este proyecto. Gracias por todo. A la Prof. Karely Gil, por su paciencia y apoyo y darme el impulso que necesitaba para culminar mi trabajo, y por tantos consejos y regaños. Gracias por la confianza Profesora Querida.

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AGRADECIMIENTO A Dios todopoderoso, por cuidarme y protegerme, ayudarme a saltar las barreras y darme la fuerza que necesitaba para concluir mis estudios Universitarios. A la Virgencita del valle por escuchar mis suplicas, por cuidarme y protegerme en todo momento y ayudarme siempre y guiar el sendero de mi vida. A ti mamá y abuela, por darme los consejos sabios en momentos necesarios y cruciales de mi vida, gracias que mi señor le de mucha vida para seguir compartiendo momentos especiales. A ti papá, porque con tu interés y preocupación por saber cómo iba, me inspirabas a terminar mi carrera para que te sintieras orgulloso de mi. A mis tíos, por su aporte a por apoyarme y ayudarme en los momentos más difíciles de mi vida y de mi carrera profesional. A la Prof. Karely Gil, por estar pendiente de nuestro trabajo y por guiarnos a la culminación del mismo. Gracias por todo querida profesora. A mis amigos, por los momentos inmensamente gratos que vivimos juntos y también por los no tan gratos. Gracias por ayudarme siempre, sobre todo en los momentos más difíciles como era regresarme a mi hogar después de clases, gracias a Dios porque siempre conté con ellos para que me auxiliaran. Pronto todas seremos Licenciados ¡Mil gracias! A la Universidad de Margarita, por la formación profesional que me brindó, por haber sido en muchos casos mi hogar. A los excelentes profesores que me nutrieron de conocimientos invaluables a lo largo de la carrera y así lograron capacitarme profesionalmente para el campo laboral. A mi asesora laborar, la Lcda. Ana Vásquez, por enseñarme lo que sé del Procedimiento de Registro de Bienes Muebles e Inmuebles, por la dedicación y el

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entusiasmo en sus explicaciones, por ser buena tutora, conocer a la perfección su trabajo y transmitirme esos conocimientos para el desarrollo de mi informe. Gracias Licenciada, estoy orgulloso de haber estado asesorado por ti. A la Gobernación del Estado Nueva Esparta, por abrirme las puertas de esa gran Institución y permitirme así realizar mis pasantías y en hoy en día ser mi lugar de trabajo. A todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyeron al logro de una de mis muchas metas, Ser Lcdo. En Contaduría Pública

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INDICE GENERAL DEDICATORIA ........................................................................................................... i AGRADECIMIENTO ............................................................................................... iii PARTE I: ..................................................................................................................... 3 Descripción General De La Organización ................................................................ 3 Identificación de la Sede ............................................................................................. 3 Reseña Histórica .......................................................................................................... 4 Tipo de Actividad ........................................................................................................ 6 Objetivos ...................................................................................................................... 7 Misión ........................................................................................................................... 7 Visión ............................................................................................................................ 8 Estructura Organizativa............................................................................................. 9 Funciones de la Oficina Estadal De Contabilidad General de la Dirección Del Poder Popular Para Las Finanzas y Administración Públicas ............................. 14 FIGURA Nº 2 ............................................................................................................. 16 PARTE II ................................................................................................................... 17 DIAGNOSTICO SITUACIONAL ........................................................................... 17 Objetivo General ....................................................................................................... 21 Analizar los Procedimientos para la Elaboración de las Conciliaciones Bancarias de la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta ................................................................................. 21 Objetivos Específicos ................................................................................................ 21 Justificación ............................................................................................................... 22 PARTE III.................................................................................................................. 24 Marco Teórico ........................................................................................................... 24 PARTE IV .................................................................................................................. 37 Describir los Procedimientos para la elaboración de las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias manejadas por la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta. ...................................... 37

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Determinar las ventajas y desventajas en la elaboración de las Conciliaciones Bancarias en la contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta. ...................................................................................................................... 52 Analizar los Procedimientos para la Elaboración de las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias manejadas por la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta. ..................................... 54 CONCLUSIONES ..................................................................................................... 56 RECOMENDACIONES ........................................................................................... 58 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .................................................................... 59

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INDICE DE FIGURAS FIGURA Nº 1 (ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCION) ------------------------ 12 FIGURA Nº 2 (ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA OFICINA ESTADAL DE CONTABILIDAD GENERAL DE LA DIRECCIÓN DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICAS) -----16 FIGURA Nº3 ---------------------------------------------------------------------------------- 41 ESTADO DE CUENTA BANCARIA ---------------------------------------------------- 41 FIGURA Nº 4 --------------------------------------------------------------------------------- 43 PREPARACION Y VERIFICACION DE DATOS ----------------------------------- 43 FIGURA Nº 5 --------------------------------------------------------------------------------- 44 ARCHIVACION EN DELIMITACION POR TABULACION -------------------- 44 FIGURA Nº 6 --------------------------------------------------------------------------------- 45 REGISTRO EN BLOCK DE NOTAS --------------------------------------------------- 45 FIGURA Nº 7 --------------------------------------------------------------------------------- 46 MENÚ DE INICIO DEL SISTEMA TUAPOYO.NET ------------------------------ 46 FIGURA Nº 8 --------------------------------------------------------------------------------- 47 MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA DE TESORERA EN EL SISTEMA ADMINISTRATIVO TUAPOYO.NET ------------------------------------------------- 47 FIGURA Nº 9 --------------------------------------------------------------------------------- 48 CAPTURA DESDE ARCHIVO LOS ESTADOS DE CUENTAS BANCARIOS --------------------------------------------------------------------------------------------------- 48 FIGURA Nº10 -------------------------------------------------------------------------------- 49 CONCILIAR LAS CUENTAS ------------------------------------------------------------ 49 FIGURA Nº 11 -------------------------------------------------------------------------------- 51 CONCILIAR CUENTAS ------------------------------------------------------------------- 51

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INTRODUCCION

Las conciliaciones bancarias, es la tarea de contrastar las anotaciones que figuran en el resumen bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias dentro de los movimientos de cuentas que cada entidad bancaria lleva a cabo. Las conciliaciones bancarias consisten en identificar los ajustes entre las cuentas contables y las constancias que salen de los extractos bancarios. Las conciliaciones bancarias son un proceso que permite comparar y conciliar los valores que toda entidad e institución pública registran, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio de los resúmenes bancarios. En tal sentido, las organizaciones o instituciones públicas y privadas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual se registran cada uno de los movimientos realizados en una cuenta bancaria, tales como las consignaciones, las notas de débito, las notas de crédito, las cancelación de cheques, los giros de cheques, entre otros. Es así, como cada entidad financiera lleva su respectivo procedimiento, estos hacen lo suyo trasladando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la institución), crea en su balance o cuenta. Cada mes, el banco adscrito a la institución o empresa envía un estado de cuenta en el que se expresan todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes, he de aquí, donde se equiparan, y se evalúan cada procedimientos y efecto para el análisis y elaboración de las Conciliaciones Bancarias, cada parte o capitulo es desarrollado y analizado para que exista eficiencia dentro de la organización. En este sentido el presente informe de pasantías se estructura de la siguiente manera;

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En la Parte I, se destacan los valores más resaltantes de la empresa, así como su ubicación, su reseña histórica, su tipo de actividad, su misión, su visión, y todo lo referente a la descripción general de la organización. Por su Parte II, se realizan lo referente al diagnóstico situacional de la empresa, donde se destaca la problemática existente dentro de la organización, luego se realizan las interrogantes para de alguna u otra manera, encontrar la solución a ese planteamiento, en esta parte se genera el objetivo general y los objetivos específicos al igual que se justifica lo realizado durante la pasantía. En la Parte III, se resaltan los valores del marco teórico, y se defines los términos más importantes del trabajo de pasantías, citándolas, y comentándolas para así tener una estimación real de lo que realiza dentro de la organización, de igual manera, se plasman el marco legal o bases legales, que especifican lo constituido en artículos que existe en las leyes, decretos o códigos que definan lo importante sobre las pasantías. Aunado a eso, en la parte IV, para dar como concluido el informe final, en este caso, se ostentan la descripción de cada objetivo específico, así como la conclusión del trabajo de pasantías, y las recomendaciones para que exista eficiencia y una mejor gerencia en la empresa. Así de igual forma se incluyen las bibliografías que lo respaldan.

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PARTE I:

Descripción General De La Organización

Toda institución u organismo ya sea pública o privada posee un conjunto de elementos y/o aspectos que lo definen, relacionados a su historia, su cultura organizacional formada por la misión y visión, que representan las directrices de lo que se desea alcanzar, y su estructura que refleja cómo es su funcionamiento.

Por ser la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, la institución seleccionada para el cumplimiento de la pasantía, es importante conocer y profundizar sus principales aspectos generales, definen su funcionamiento y marcan sus directrices; entre estos se tienen: Identificación de la Sede, reseña histórica, misión, visión, objetivos, estructura organizativa de la Gobernación de Estado Bolivariano de Nueva Esparta, estructura organizativa del Departamento del Poder Popular para las Finanzas Públicas de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.

Identificación de la Sede

La Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, se encuentra ubicada en la Ciudad de la Asunción, Municipio Autónomo Arismendi, Avenida Simón Bolívar (final) edificio Palacio de Gobierno.

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Reseña Histórica

La Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta fue creada aproximadamente en el año 1.527; con ubicación en el viejo y/o colonial convento de San Francisco, en La Asunción, Municipio Arismendi. Para la fecha 18 de marzo de 1.525, Marcelo de Villalobos, obtuvo una capitulación, a través de la cual se le otorga la licencia y facultad para habitar la Isla de Margarita, comprometiendo a llevar consigo veinte (20) colonos, con sus respectivas mujeres y dos elegidos. Marcelo de Villalobos, obtiene posteriormente, una prórroga, puesto que no pudo cumplir con esta capitulación en el tiempo establecido; sin lograr su objetivo, dado que fallece el 25 de julio de 1.526. La capitulación es otorgada por dos vidas, la suya y la de un heredero, el 14 de junio de 1.527 le fue confirmada la misma a su hija Aldonza Manrique, quien toma posesión de la Gobernación contando con apenas seis años, siendo su madre la Gobernadora durante su periodo.

A partir de 1.593, los Gobernadores de la Isla de Margarita fueron designados por el rey, generalmente por el periodo de cinco (5) años, siendo así la isla de Margarita Gobernada por los españoles hasta el año 1.810.

La categoría de provincia le fue concedida a Margarita por la República, salvo entre 1.882 y 1.899 cuando pasa a formar parte del estado Miranda, como consecuencia de las modificaciones que se introducen en la división política territorial del país.

Desde 1.900 hasta 1.948 hubo 23 gobernadores diferentes, el 24 de Noviembre de 1.948 se designa como el primer gobernador de la dictadura al Capitán Dimas Paubilini, quien fue sustituido por el escritor Heraclio Narváez. En 1.949, quien permaneció en el poder hasta la caída del régimen el 23 de enero de 1.958. El

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historiador Luís Villalba se convirtió en el primer gobernador de la democracia iniciada en enero de 1.958.

En 1.974 se empezó a construir la nueva sede de la Gobernación bajo el gobierno del Dr. Virgilio Ávila Vivas, diseñada por el Arquitecto José Fonturvel quien para la época era el Director de Obras Públicas del Estado Nueva Esparta. En el año 1.983, bajo el Gobierno del Licenciado Augusto Hernández, comenzó a funcionar la actual sede de la Gobernación del Estado Nueva Esparta.

Hasta 1.989, los gobernadores del Estado Nueva Esparta eran escogidos y designados por el Presidente de la República. A partir de ese año la escogencia se hace mediante elección directa de los ciudadanos por períodos de tres (3) años, de acuerdo con lo previsto en la ley que regía al efecto. Hasta la fecha, han sido gobernadores elegidos el Profesor Morel Rodríguez Ávila durante los períodos de 1.989 – 1.992 y 1.992 – 1.995, luego el Dr. Rafael ´´Fucho´´ Tovar, elegido para el período comprendido desde 1.995 – 1.999. Irene Sáez, elegida para el periodo 1.999 – 2.000, el Dr. Alexis Navarro para el período 2.000 – 2.004, luego nuevamente el Profesor Morel Rodríguez Ávila, durante dos (2) períodos desde 2.004 – 2.008 y 2.008 – 2.012. Para el período de 2012 – 2017 estuvo el General en Jefe Carlos Mata Figueroa quien fue gobernador hasta el 15 de octubre del año 2.017; siendo sustituido y actualmente cumpliendo el Periodo de Gobierno 2.017 – 2.021 el T.S.U en Administración Alfredo Javier Díaz Figueroa quien es el Nuevo Gobernador del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.

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Tipo de Actividad

Su principal actividad en la prestación de servicios en el ámbito regional, buscando futuro y mejoras para los diferentes pueblos, sectores, y comunidades que conforman el Estado Nueva Esparta.

La Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta como agente del Ejecutivo Nacional y conforme a disposiciones del Presidente de la República y los Ministros de despacho; coordina las acciones de la Administración Central o descentralizada que actúan en el Estado. Es un ente autónomo destinado a garantizar el bienestar socioeconómico de los pueblos de Margarita, Coche y Cubagua, así como el desarrollo social, cultural y turístico del Estado.

La institución tiene la propia administración de sus recursos económicos a través del Departamento de Dirección del Poder Popular para la Administración de las Finanzas Públicas y maneja el Situado Constitucional. La Dirección del Poder Popular para la Administración de las Finanzas Públicas realiza su gestión apoyándose en la función de la Oficina Estatal de Presupuesto donde se lleva el control y la clasificación de los gastos.

El Estado busca obtener ingresos y hacer erogaciones para cumplir con los servicios esenciales de salud, educación, obras de interés social, vivienda, vialidad, entre otras; esta actividad consiste en obtener recursos económicos para la conservación de sus bienes y egresos. Es lógico que si no existen los recursos necesarios es imposible la actuación del Estado para cubrir las necesidades públicas de las comunidades.

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Las gobernaciones son entes gubernamentales descentralizados que se encargan de administrar los recursos económicos que asigna el gobierno nacional con la finalidad de cubrir necesidades básicas de inversión y servicios de las comunidades que integran al Estado. Para ello cuenta con los recursos disponibles por medio del Situado Constitucional, el Concejo Federal de Gobierno, así como el nuevo Sistema de Administración Tributaria del Estado Bolivariano de Nueva Esparta (SATEBNE), que es el encargado de las recaudaciones internas de los tributos del Estado. .

Objetivos En relación a los objetivos de la Gobernación del Estado Bolivariano Nueva Esparta, el Manual de Normas y Procedimientos sobre Procesos Administrativos y Sistema de Control Interno de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta (2004) señala: El objetivo general de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta es lograr un desarrollo integral de la Geografía Estatal Neoespartana prestando los servicios necesarios a sus habitantes, tales como: Educación, Cultura y Comunicación Social, Vivienda, Salud, Seguridad y Defensa, Agrícolas, Turismo, Desarrollo Urbano y Servicios Conexos, Transporte y Comunicación.

La Gobernación busca a través de sus objetivos el desarrollo social, económico y financiero del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, para garantizar el bienestar y satisfacer las necesidades de los pueblos de la región insular.

Misión

La misión de una organización es su razón de ser, su motor, lo que la impulsa al logro de sus objetivos, estrategias y metas, ya que a través de ella se definen las necesidades de sus clientes, se condicionan los factores internos y externos, y se logra un ambiente que inspira y motiva a sus empleados. 7

La misión es considerado por Philip Kotler y Gary Armstrong (Marketing, 2004) como “un importante elemento de la planificación estratégica” porque es a partir de ésta que se formulan objetivos detallados que son los que guiarán a la empresa u organización´´. (pág...43)

Es decir, que sus estrategias son fundamentales para el crecimiento de la empresa y así poder alcanzar la misión estimada.

La misión de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, según el Manual de Normas y Procedimientos sobre Procesos Administrativos y Sistema de Control Interno de la Gobernación del Estado Bolivariano Nueva Esparta (2004), es la siguiente: “Mejorar la calidad de vida de los colectivos neoespartanos mediante la atención integral, con especial énfasis en la salud, educación, seguridad, deporte, cultura y ambiente, que conduzcan a un desarrollo social y económico sustentable a través del empleo productivo para el beneficio, de residentes y visitantes de esta tierra insular”. Para la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta el pueblo neoespartano es su razón de ser, la que impulsa sus actividades, definen sus objetivos y motivan su andar. Visión

La visión es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.

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La Visión, Según el autor Jack Fleitman, (2000) en el mundo empresarial, se define ´´como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad´´. (Pág. 283.)

Es decir, que la empresa a medida que va creciendo, buscara la forma y manera de mejorar y así poder llevar a cabo decisiones que vayan de la mano a las que llevan las competencias.

La visión de la Gobernación del Estado Bolivariano Nueva Esparta, se centra principalmente en el desarrollo integral del estado, buscando el impulso de sus factores sociales y económicos; de acuerdo al Manual de Normas y Procedimientos sobre Procesos Administrativos y Sistema de Control Interno de la Gobernación del Estado Bolivariano Nueva Esparta (2004) su visión es: “Un Estado con un desarrollo armónico, sustentable, ambientalmente responsable, culturalmente fortalecido, basados en actividades económicas, tales como: Turismo, Pesca, Agricultura, Comercio, Construcción de Pequeñas y Medianas Industrias (PYME). En un entorno social, digno y seguro con eficientes servicios públicos, donde la gente y su desarrollo integral sean las principales prioridades” Estructura Organizativa

En una estructura funcional, la división del trabajo en una organización se agrupa por las principales actividades o funciones que deben realizarse dentro de la organización de ventas, marketing, recursos humanos, y así sucesivamente. Cada grupo funcional dentro de la organización está integrado verticalmente desde la parte inferior hasta la parte superior de la organización.

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La estructura Organizativa, es uno de los principales elementos constitutivos dentro de una organización; y son los organigramas, el medio más idóneo para su presentación. Estas gráficas son especialmente elaboradas para expresar las características más sobresalientes de la misma, como: jerarquía, autoridad, funciones, tipos de relaciones, entre otros aspectos de igual relevancia, se pone de manifiesto en un documento que con el correr del tiempo se convierte en una valiosa herramienta de trabajo para la gerencia, el personal o para las relaciones que muestren algún tipo de interés en la organización.

La estructura de la gobernación del estado Nueva Esparta es Funcional, debido a que en cada dependencia existe la división del trabajo, permitiéndole a cada departamento tener autonomía para tomar decisiones en sus actividades diarias.

La Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta posee un Organigrama Estructural de tipo vertical; en tal sentido MIDEPLAN (2007) señala que: “Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Las unidades se expresan a través de rectángulos, ligados por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad a las unidades o puestos dependientes o subordinadas, y así sucesivamente en todos los niveles”. (p.14) En donde las líneas de mando vienen dadas de forma descendentes; es decir, desde el nivel jerárquico superior, hasta los niveles inferiores, siendo el Gobernador del Estado Bolivariana de Nueva Esparta la máxima autoridad que puede tomar las decisiones reglamentarias basándose en la problemática que se presenta en la entidad neoespartana; así mismo tiene la autoridad para asignar y remover a cualquier persona

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de su cargo.

Funciones otorgadas por ley en la Constitución de la República

Bolivariana de Venezuela, Ley del Estado).

En el organigrama que presenta este organismo, se puede observar que los Directores tienen autoridad total para tomar decisiones inmediatas sobre cualquier contingencia que se presente, solamente existirán limitaciones cuando la máxima autoridad (Gobernador), a través de decreto delegue sobre quién él considere tome la responsabilidad que diera lugar; las dirección y jefaturas de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta son las siguientes: Dirección del Poder Popular para las Obras Públicas y Servicios Generales, Dirección del Poder Popular para el Talento Humano, Dirección del Poder Popular para la Administración de las Finanzas Públicas, Dirección del Poder Popular para la Seguridad y Orden Público, Instituto Autónomo para el Desarrollo Cultural del Estado Bolivariano de Nueva Esparta (IADECEBNE), Dirección del Poder Popular para la Educación, Oficina Estadal de Presupuesto, y Consejo Estadal de Planificación y Coordinación de Políticas Públicas, (Ver Figura Nº 1).

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FIGURA Nº 1 (ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCION)

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Descripción de la Oficina Estadal De Contabilidad General de la Dirección Del Poder Popular Para Las Finanzas y Administración Públicas.

La Oficina Estadal De Contabilidad General de la Dirección Del Poder Popular Para Las Finanzas y Administración Públicas, tiene como responsabilidad el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económica-financiera del estado y de sus entes descentralizados y desconcentrados, así como también producir y presentar en forma oportuna los informes contables, estados financieros y la respectiva documentación de apoyo. La Oficina Estadal De Contabilidad General de la Dirección Del Poder Popular Para Las Finanzas y Administración Públicas, se encarga de presentar ante las autoridades y organismos Regionales y Nacionales los asientos contables, de gestión financiera y administrativa, que le sean solicitados. Se preside, organiza y controla todo lo relativo a la administración de bienes, dinero y valores de acuerdo a lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de 1999. Al igual que analiza y controla pagos a todos los compromisos contraídos por las distintas dependencias de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta y por la adquisición de bienes, servicios y obras estableciendo sistemas y mecanismos de control que garanticen la transparencia de los recursos asignados a la Gobernación. Se debe realizar la organización y verificación de los registros contables de las operaciones que efectúa la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.

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Funciones de la Oficina Estadal De Contabilidad General de la Dirección Del Poder Popular Para Las Finanzas y Administración Públicas

1. Elaborar y analizar los estados financieros mensuales, razonables, oportunos y confiables apegados a las Normas y Principios Generales de Contabilidad Generalmente Aceptados.

2. Revisar, analizar y conciliar toda la documentación y soportes consignados por los entes que reciben fondos de avance, con sus respectivos informes escritos sobre las observaciones, recomendaciones y satisfacciones, con la máxima eficiencia y eficacia.

3. Elaborar las planillas de liquidación de ingresos diarios correspondientes al mes, para darle a los beneficiarios su comprobante.

4. Recibir los estados de cuentas bancarias y realizar las conciliaciones respectivas, con alto grado de eficiencia y calidad, dentro los primeros quince días del mes siguiente.

5. Registrar en los libros Diario y Mayor todas las cuentas del Balance General para mantenerlos al día, para su respectivo control.

6. Actualizar los manuales de normas y procedimientos del Departamento de Contabilidad Fiscal y otras dependencias adscritas a la Dirección General de Finanzas Públicas, para dar cumplimiento a las nuevas leyes y reglamentos que rigen la materia.

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7. Las demás que señalan las leyes, reglamentos, resoluciones y otros actos normativos que le sean asignadas por sus supervisores.

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FIGURA Nº 2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA OFICINA ESTADAL DE CONTABILIDAD GENERAL DE LA DIRECCIÓN DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICAS JEFE DEL DEPARTAMENTO

Administrador Jefe

Contador Jefe

NIVEL SUPERVISORIO

Analista Financiero IV

Contador IV

NIVEL TECNICO Y PROFESIONAL

Analista Financiero III

Contador III (CS)

Administrador II

Contador II

Contador I (3)

Archivologo II Asistente Administrativo IV

Cajero II

Asistente Administrativo V

NIVEL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO

Obrero

Fuente: Departamento la Oficina Estadal De Contabilidad General (2014)

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PARTE II

DIAGNOSTICO SITUACIONAL

La administración pública, está conformada por diferentes instituciones y de organizaciones de carácter público que disponen de la misión de administrar y gestionar el estado y algunos entes públicos. La Administración Pública se organiza y actúa de conformidad lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las leyes y los actos administrativos de carácter normativo dictados formal y previamente conforme a la ley, en garantía y protección de las libertades públicas que consagra el régimen democrático, participativo y protagónico.

Las Gobernaciones, son entidades administrativas subnacionales, que ha sido aplicada a muchas entidades políticas a lo largo de la historia. Venezuela es una República Federal comprendida por 24 Estados Federales, un Distrito Capital, las Dependencias federales y los Territorios federales. El Poder Ejecutivo de cada Estado recae sobre un Gobernador, que es el encargado de la administración y gobierno del Estado, elegido por sufragio popular, universal, directo, y secreto para mandatos de 4 años pudiendo ser reelegido de manera continua como lo establece la Enmienda uno de la Constitución, el gobernador deberá nombrar un Gabinete de Secretarios o de Directores (entre ellos el Secretario de Gobierno) y un procurador general previa autorización del Consejo Legislativo conforme a cada una de las constituciones de los Estados. En el caso del Distrito Capital y Las Dependencias Federales que no poseen gobernador, son administradas directamente por autoridades designadas por el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela. El Estado Nueva Esparta, cuenta con una Institución Pública Gubernamental, representada por la Gobernación, dirigida por un Gobernador y este cuenta con sus

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directores y personal calificado para llevar a cabo su gestión administrativa. La Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta cuenta con diferentes direcciones ejecutivas que son las garantes y principales motores para que se ejecuten y realicen los trámites y asignaciones emanadas por las leyes venezolanas.

Así pues, una de los Direcciones más importantes es la de finanzas y administración pública. Tiene como objetivo la formulación, adopción, seguimiento y evaluación de las políticas, estrategias, planes generales, programas y proyectos en las materias de sus competencias y sobre las cuales ejerce su rectoría, de conformidad con las disposiciones previstas en el Decreto Sobre la Organización y Funcionamiento de la Administración Pública Estadal. En ella se encuentra diferentes departamentos que son importantes dentro de la Administración Pública. Dentro de la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, se encuentra un procedimiento muy importante como lo es el de realizar las Conciliaciones Bancarias, que abarca desde la recepción de los Estados de Cuentas y se complementándose con la emisión del listado de las conciliaciones, hasta la entrega de ajustes a la Tesorería del Estado. La Conciliación Bancaria se puede definir como las fortalezas del control interno, en las conciliaciones bancarias debe estar claramente mostrado el nombre de la empresa, nombre del banco, número de la cuenta corriente, fecha en el cual están siendo conciliados los saldos y periodo al que se refiere el movimiento y la persona que elaboro la conciliación . Dentro de la Oficina Estadal de Contabilidad, se han venido realizando todo lo relacionado a las Conciliaciones Bancarias de los Bancos adscritos a la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta como lo son (Banco de Venezuela, Banco Bicentenario, Banco Caroní, Banco Banplus, Banesco, Banco Nacional de Crédito, Banco Occidental de Descuento), estos son los que mantienen mantiene relaciones financiera o comerciales dentro de la institución, y es para tener una mayor eficiencia en los movimientos de cuentas bancarias. 18

En este caso, Todas conciliación bancaria manejadas por la Gobernación del Estado Nueva Esparta, son realizadas, evaluadas y ejecutadas por la Oficina Estadal de Contabilidad, este es el departamento encargado en preparar dichas conciliaciones y es el garante de enviar mensualmente a la Tesorería General del Estado, copia de cada una de las conciliaciones bancarias, a fin de ejecutar los posibles ajustes necesarios en los libros auxiliares de banco correspondiente. Durante el proceso de elaboración de las Conciliaciones Bancarias se procedió a la Revisión de los estados de cuentas enviados por los bancos al término de cada mes. Durante la revisión de dichas cuentas se observa varios errores eminentes en lo que es la relación de cuentas, y en la ordenación de cantidades. Esto es común en ello, ya que se pueden corregir de forma manual, porque después el sistema no los analiza y se hace lento el proceso, siendo este problema significativo puede de alguna manera resolverse de manera adecuada. Durante la pasantía se pudo observar que al momento del ajuste de las conciliaciones bancarias en el sistema computarizado de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta de las conciliaciones bancarias este tiene como función conciliarlas automáticamente, allí se observó que, al momento de no conciliar alguna cuenta está la detecta, pero no la corrige y se hace tedioso, ya que, se tiene como obligación analizar y revisar nuevamente el procedimiento en el estado de cuenta hasta encontrar el error. Al momento de conciliar las cuentas bancarias se hace las revisiones de saldos según Libro y según Banco, este al encontrar un movimiento no conciliado arroja el procedimiento de la conciliación, ya que se debe ajustar correctamente y se procede a la revisión de cuentas por el método manual, de las cuentas de ingresos durante el mes en ejecución, dando a esto un retraso a la hora de avanzar o ser más eficiente en el manejo de esa operación. Aunque a veces también se observa dificultad al momento de hacerlo manual debido a que se debe buscar y analizar minuciosamente por número de

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referencias, fechas, o número de planilla, y en ocasiones no se observa de manera legible y esta trae como consecuencia que se pudiera borrar o colocar un número incorrecto. Haciendo reseña a la condición explicada anteriormente, La Oficina Estadal De Contabilidad General de la Dirección Del Poder Popular Para Las Finanzas y Administración Públicas es la encargada de analizar, revisar los estados de cuentas y elaborar los ajustes, cheques en tránsitos entre otros registros en las Conciliaciones Bancarias, luego se entrega al jefe del departamento y este recibe, autoriza y entrega al departamento de Tesorería General del Estado para que se hagan los ajustes pertinentes en los libros de banco. De acuerdo al tema anterior, es que se efectúa este trabajo de pasantía, ya que en virtud de que es este procedimiento el que aquí se realiza que es el de Analizar los Procedimientos para la Elaboración de las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias manejadas por la Tesorería de la Gobernación del Estado bolivariano de Nueva Esparta. Esto permitirá dar a conocer las dificultades evidentes, describirlos y analizarlos, y dar posibles soluciones a las fallas presentes en los departamentos descritos con anterioridad. De lo antes mencionado en este trabajo, surgen las siguientes interrogantes: ¿Cómo se procesan las conciliaciones bancarias en la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del estado Bolivariano de Nueva Esparta? ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades a la hora de elaborar las conciliaciones bancarias en la contabilidad de la gobernación del estado Bolivariano de Nueva Esparta? ¿Cómo se registran las conciliaciones bancarias en la Oficina Estadal De Contabilidad General de la Dirección Del Poder Popular Para Las Finanzas y Administración Públicas?

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¿Cómo se puede optimizar y/o mejorar los inconvenientes existentes en el momento de realizar las conciliaciones bancarias que aplica la Oficina Estadal De Contabilidad General de la Dirección Del Poder Popular Para Las Finanzas y Administración Públicas de la gobernación del estado Bolivariano de Nueva Esparta? Objetivos De La Pasantía

Objetivo General

Analizar los Procedimientos para la Elaboración de las Conciliaciones Bancarias de la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta

Objetivos Específicos 

Describir los Procedimientos para la elaboración de las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias manejadas por la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.



Determinar las ventajas y desventajas en la elaboración de las Conciliaciones Bancarias en la contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.



Analizar los Procedimientos para la elaboración de las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias manejadas por la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.

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Justificación

Es necesario poder tener en consideración el debido uso de la contabilidad y del proceso administrativo en lo que se trata en la Elaboración de las Conciliaciones Bancarias, ya que con este recurso se podrá dar a una accesibilidad mejor a la hora de ejecutar estos procedimientos. Elaborar las Conciliaciones Bancarias permite visualizar el equilibrio o movimientos de cuentas mensualmente por parte de las entidades correspondientes, aunado a esto, facilitará la ejecución de los ajustes necesarios y, así poder corregir a tiempo los errores o inconvenientes de manera eficaz. Se debe destacar la importante labor y evolución que ha venido teniendo toda entidad administrativa y financiera, en la parte operativa, contable, administrativa y por supuesto tecnológica, ya que se hace más factible trabajar con sistemas computarizados, aunque cabe destacar que la capacidad del personal es incomparable ya que son profesionales calificados para la ejecución de esta función. Durante la pasantía se trabajó con un sistema que es una de las fortalezas o ventajas que existe a la hora de realizar cualquier registro, procedimiento, análisis, comparación, conciliación y es el sistema llamado Sistema Administrativo APOYO.NET, que es el sistema contable llevado por la Gobernación, Y, precisamente, entre una de las ventajas, está la de evitar una serie de errores que, en cualquier gestión basada en el escrito u oficio, suelen ser más comunes. Este tipo de sistemas online son efectivamente necesarios ya que nos ayuda a verificar correctamente las cuentas a la hora de registrarla, y de localizar algún error existente, por eso es necesario y recomendable actualizar y expandir más este servicio o aplicación, ya que será de gran ayuda para los años siguientes. También se hace referencia, a que para la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta es importante cumplir las metas u objetivos planteados, dicha institución está conformada por diversas ramas o dirección que deben hacer de esta una

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organización capaz de gestionar toda actividad o procedimiento en pro de satisfacer las necesidades del pueblo de Margarita y Coche. Dicho esto, es necesario que todo registro, todo procedimiento, todo análisis de Conciliación Bancaria que se ejecute en cualquier organismo, o institución pública o privada obtenga una representación o descripción minuciosa, ya que esto traería un alto grado de eficiencia y una función más factible a la hora de generar, o realizar dichas conciliaciones bancarias en cualquier institución, y en este caso la Gobernación del Estado Bolivariano Nueva Esparta. Este trabajo de pasantía es de mucha importancia, ya que, es necesario llevar las conciliaciones bancarias hasta el punto donde todo resulte más factible y correcto y es un requisito indispensable para optar por el título en la Carrera de Contaduría Pública en la Universidad de Margarita.

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PARTE III

Marco Teórico

En este sentido Hernández, Fernández y Baptista (2008), expresan que las bases teóricas “se refieren a los basamentos teóricos de contenido, teorías, concepciones, filosofías, adoptadas en una investigación y que sirven de fundamentos a la investigación” (p. 48). Administración Pública La administración Pública de acuerdo a Chiavenato (2001); “la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia"(p.3). En este caso, la administración pública es una rama muy importante en el desarrollo social de la gerencia empresarial, donde se ejecutan diversos procesos que ayudan al buen desempeño del administrador o gerente. La administración pública es la gestión que se lleva a cabo en los organismos, instituciones o entes públicos, que reciben de parte del poder político los recursos necesarios para atender los intereses o asuntos de los ciudadanos, de sus acciones y sus bienes, generando bienestar común, siguiendo un orden jurídico. Control Interno El control interno Según Furlan. (2008), “el control interno es considerado como uno de los procesos de mayor importancia de la función administrativa, debido a que permite verificar el rendimiento de la empresa mediante la comparación con los estándares establecidos” (pág. 85),

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En tal sentido, este permite analizar y verificar el equilibro o balance de la organización y es importante en la administración. Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta en una estructura basada en cinco componentes funcionales, Ambiente de control, Evaluación de riesgos, Actividades de control gerencial, Información y comunicación, Supervisión.

Conciliación Bancaria La Conciliación Bancaria según Sandra Lozada (2013) dice: ´´consiste en la comparación de los registros de las operaciones de la cuenta banco de los diarios auxiliares (o libros principales), con los movimientos registrados en las entidades bancarias, mostrando en los Estados de cuentas mensuales que emiten dichas instituciones, (extracto bancario), para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros o registros de la empresa.´´ (pág. 8.)

Es decir, la conciliación bancaria es el proceso que se refiere a los movimientos de cuentas existentes mensualmente por una organización o ente público o privado. Se define a la conciliación de cuenta bancaria o conciliación bancaria, como un proceso que permite confrontar y conciliar los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre una cuenta, ya sea corriente o de ahorro, con sus movimientos bancarios, así como clasificar el libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo con el extracto. La conciliación bancaria no busca en ningún momento legalizar los errores, ya que es una mecánica que permite identificar las diferencias y sus causas para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y conexiones, por lo

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que para realizarla se emiten documentos claros y muy precisos para uso del ente económico y así llevar en claro un equilibrio del estado de cuenta de dicha empresa. Contabilidad Gubernamental La Contabilidad Gubernamental Según Gilberto Moros (1989) dice: “La Contabilidad Gubernamental es el conjunto de procedimientos técnicos y de disposiciones legales que se emplean en el marco de la Hacienda Pública, para verificar el análisis y registro de las transacciones llevadas a cabo por el Gobierno, durante un lapso denominado Ejercicio Fiscal, con la capacidad de proporcionar informes financieros destinados a su interpretación y a facilitar el control fiscal.´´ (Pag.20) Esto hace referencia a la información financiera que toda entidad a la administración Pública proporciona. En lo que trata a la contabilidad Gubernamental se refiere al método que investiga sistemáticamente las operaciones que ejecuta las dependencias y entidades de la administración pública, además proporciona información financiera, presupuestal, programática y económica contable. Cuentas Bancarias Corrientes Las cuentas corrientes bancarias según Laura González Vila (1995), dice que son operaciones tradicionales de contrato de giros: el servicio de caja, el servicio de caja por medio de pagarés, endoso, transferencia, pago por cuentas clientes: domiciliaciones, pago de impuestos y seguros sociales, cobros por cuentas clientes: gestión de cobro de letra cambiaria, cobro y domiciliación de cupones y títulos amortizables, avales y garantías prestadas a clientes, etc.,; devengando la mayoría de estos unos gastos a cargo de cuentacorrentista. (Pág. 302)

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Esto hace mención a lo referente a las diferentes funciones que hace la cuenta corriente. La cuenta corriente bancaria, es un contrato de confianza en virtud del cual el Banco se obliga a cumplir las órdenes de pago del cliente hasta la concurrencia de las cantidades de dinero que hubiere depositado en ella o del crédito que se haya estipulado. De esta forma, el titular de la cuenta corriente podrá girar cheques hasta por un valor que en total no supere las cantidades depositadas previamente en el Banco, o los montos disponibles en la línea de crédito si la tuviere. Las condiciones generales del contrato de cuenta corriente se encuentran en un documento estandarizado que es redactado previamente por el Banco. Cheques Los cheques según Alfredo Morles Hernández (2008) expresa que ´´el cheque es el medio más utilizado para disponer de fondos de una cuenta corriente bancaria, pero no la única forma. Por la relativa independencia del cheque y de la cuenta corriente bancaria, la doctrina prevaleciente habla de la existencia de un pacto accesorio de cheque, superpuesto a los contratos bancarios de cuenta corriente´´ (Pag.1997) En este caso se define como cheque como medio para dispones de cantidades de dinero en cuentas corrientes bancarias Un cheque es un documento utilizado como medio de pago por el cual una persona (el librador) ordena a una entidad bancaria (el librado) que pague una determinada cantidad de dinero a otra persona o empresa (el beneficiario o tenedor). El librador puede ser también el beneficiario, como ocurre cuando uno utiliza un cheque para sacar dinero de su propia cuenta.

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Sistema Contable El Sistema Contable Según F. Catacora (1996) plantea que ´´el Sistema Contable radica en que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven todos los demás sistemas´´ (Pag.33) Es decir, que el sistema contable es uno de los instrumentos más importante en la administración o contabilidad. En este caso, un sistema es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y que se hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace referencia a aquello vinculado a la contabilidad (el método que permite llevar las cuentas de una organización).La noción de sistema contable, de este modo, puede entenderse de distintas maneras. En su sentido más amplio, se trata del conjunto de elementos que registran la información financiera y las interrelaciones de estos datos. Esta estructura, por sus características, contribuye a la toma de decisiones en el ámbito de la gerencia. Bases Legales 1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Publicada en Gaceta Oficial Nº5.453 (Extraordinaria) de fecha 24 de marzo 2000 expresa lo siguiente: Artículo 141. “La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho”. Este artículo se basa en la presentación y definición de lo que es la Administración Pública, en que se fundamenta, y los principios que deben regirse la conducta de la Administración Pública.

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Artículo 143. “Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro de una sociedad democrática en materias relativas a seguridad interior y exterior, a investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad”. Nos señala sobre la transparencia que debe haber en las actuaciones de la administración pública. Aquí de igual forma se tiene el acceso a todo expediente o documento administrativo. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 6.147 Extraordinario del 17-11-2014 se cita lo siguiente: Artículo 3°. “La Administración Pública tendrá como objetivo de su organización y funcionamiento hacer efectivos los principios, valores y normas consagrados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en especial, garantizar a todas las personas, el goce y ejercicio de los derechos humanos”. Esto hace referencia a los estatutos u funciones que rigen a la Administración Pública y así garantizar el goce y ejercicio de los derechos humanos. Artículo 10. “La actividad de la Administración Pública se desarrollará con base en los principios de economía, celeridad, simplicidad, rendición de cuentas, eficacia, eficiencia, proporcionalidad, oportunidad, objetividad, imparcialidad, participación, honestidad, accesibilidad, uniformidad,

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modernidad, transparencia, buena fe, paralelismo de la forma y responsabilidad en el ejercicio de la misma, con sometimiento pleno a la ley y al derecho, y con supresión de las formalidades no esenciales”. Es importante destacar las bases del principio de las actividades de la Administración Pública que se desarrollan en pro de sus funciones organizativas, basándose en la economía, celeridad, objetividad, eficiencia, entre otros. Código Orgánico Tributario (2014) Este Reglamento se relaciona con los deberes y obligaciones formales, materiales y tributarias a los que toda persona natural o jurídica está sujeta de acuerdo al desarrollo de una actividad económica en Venezuela. Artículo 155: Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a cumplir con los deberes formales relativos a las tareas de fiscalización e investigación que realice la Administración Tributaria y, en especial, deberán: 1. Cuando lo requieran las leyes o reglamentos: a) Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente y responsable. b) Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y comunicando oportunamente sus modificaciones. c) Colocar el número de inscripción en los documentos, declaraciones y en las actuaciones ante la Administración Tributaria, o en los demás casos en que se exija hacerlo. d) Solicitar a la autoridad que corresponda permisos previos o de habilitación de locales. e) Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan.

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2. Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los requisitos y formalidades en ellas requeridos. 3. Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles. 4. Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las Inspecciones y fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales, oficinas, depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte. 5. Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones, informes, documentos, comprobantes de legítima procedencia de mercancías, relacionadas con hechos imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren solicitadas. 6. Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de su responsabilidad tributaria, especialmente cuando se trate del inicio o término de las actividades del contribuyente. 7. Comparecer ante las oficinas de la Administración Tributaria cuando su presencia sea requerida. 8. Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones dictadas por los órganos y autoridades tributarlas. Normas Generales de Contabilidad del Sector Público Publicado en Gaceta Oficial Nº 36.100 de fecha 04 de Diciembre de 1.996 se expresa lo siguiente: Artículo 1º.- “Se definen como normas generales de contabilidad del sector público los supuestos fundamentales, conceptos básicos o postulados que tienen por propósito que la contabilidad de los organismos y entidades a que se refieren los numerales 1 al 6 del artículo 5° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, logre el objetivo de

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producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, verás, útil y oportuna sobre las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, todo ello con el objeto de facilitar el proceso de toma de decisiones en relación con dicha entidad económica”. Este artículo hace mención a las normas generales de la Contabilidad en el Sector Publico, donde se fundamenta lo relacionado al lograr todos los objetivos planteados. Artículo 2°.- “Los sistemas de contabilidad que establezca el Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de Hacienda, los establecidos por los institutos autónomos y los correspondientes a los Estados, Municipios, Territorios Federales y Distrito Federal, de conformidad con lo previsto en los artículos 73, 74 y 76 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, respectivamente, deberán sujetarse a las presentes normas generales, las cuales constituyen el marco básico de referencia en el proceso de planificación, desarrollo, implantación y mantenimiento de la contabilidad del sector público”. Aquí se cita, lo que diversos organismos deben considerar o regir ante las normas de la contabilidad. Artículo 3°.- “La contabilidad del sector público se llevará conforme a las disposiciones legales y reglamentarias, y a los Principios de Contabilidad del Sector Público descritos en el Capítulo II de las presentes normas, los cuales se fundamentan en las normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general, adaptados a la naturaleza de las actividades financieras y económicas que realizan los organismos y entidades sujetos al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República”. En este caso, se relaciona a las normas y pautas que el Sector Publico debe seguir, para así se tengan garantías a los fundamentos que en las normas se fijan.

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Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (2017) Artículo 1. “La Administración Pública Nacional y la Administración Pública Descentralizada, integradas en la forma prevista en sus respectivas leyes orgánicas, ajustarán su actividad a las prescripciones de la presente ley. Las administraciones estatales y municipales, la Contraloría General de la República y la Fiscalía General de la República, ajustarán igualmente sus actividades a la presente ley, en cuanto les sea aplicable”.

El artículo 1 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, cita lo establecido en la administración pública, nacional, descentralizadas, estatales y municipales regirán sus actividades de acuerdo a lo establecido en la presente ley, en conjunto con la Fiscalía General y la Contraloría General de la República.

Normas Generales de Contabilidad del Sector Público (1996) Artículo 4°.- Los sistemas de contabilidad del sector público deberán sujetarse a los siguientes principios: 1. ENTIDAD: Debe definirse claramente la entidad contable, la cual está constituida por la unidad económica identificable, con o sin personalidad jurídica y con presupuesto propio, creada para cumplir determinadas metas y objetivos, conforme al ordenamiento jurídico que la origina. 2. CONTINUIDAD: Se presume que toda entidad contable realiza una actividad continua con proyección de futuro, excepto que su instrumento jurídico de creación limite su existencia a un plazo determinado o la extienda solamente, por el tiempo que requiera, al cumplimiento de un objetivo específico. 3. REGISTRO: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que existan vacíos u omisiones en la información y en moneda de curso legal, conforme a los

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sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información. 4. PERIODO CONTABLE: La situación financiera y los resultados de las operaciones de los entes deben presentarse en forma periódica y por lapsos iguales a un año coincidente con el ejercicio fiscal, salvo el primer período que pudiera tener una duración menor, a los efectos de hacer posible la comparación de los datos de un ejercicio con otro. La información contable deberá indicar claramente el período a que se refiere. 5. REVELACION SUFICIENTE: Los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible toda la información necesaria que exprese los resultados y la situación económica financiera del ente, de manera tal que facilite a los usuarios la toma de decisiones pertinentes, igualmente, deben revelarse las políticas contables más importantes seguidas por el ente. 6. IMPORTANCIA RELATIVA: La información procesada y presentada por la contabilidad incluirá aquellos aspectos cuya revelación sea importante. Una partida contable tendrá importancia relativa cuando un cambio en su presentación, evaluación, descripción o en cualquiera de sus elementos pudiera modificar el análisis o la toma de decisiones basadas en los estados financieros. La aplicación de este principio no podrá implicar en ningún caso la transgresión de normas legales. 7. PRUDENCIA: Al efectuar el registro de una transacción o hecho financiero se debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados más prudentes o conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente realizados, así como también los gastos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales. 8. UNIFORMIDAD: El registro contable y los estados financieros deben elaborarse mediante la aplicación en el tiempo de los mismos principios, políticas, normas y procedimientos de contabilidad, a los fines de que la información sea comparable. Todo cambio de importancia será revelado mediante notas a los estados financieros que expongan la naturaleza y razones del mismo y cuantifiquen sus efectos.

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9. PRECIO DE ADQUISICION: Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar al valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio, representado por la suma de efectivo pactada o su equivalente, como si se hubiesen adquirido de contado y pagado en efectivo, salvo cuando se autoricen, por los organismos competentes o por disposición legal, otros métodos de valuación alternativos, en cuyo caso deberá revelarse el método de valuación adoptado. Las cifras de los estados financieros representarán valores históricos o modificaciones de ellos sistemáticamente obtenidos. 10. CAUSADO Y DEVENGADO: Los gastos e ingresos serán reconocidos para su registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente, haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse exigible el pago de la obligación correspondiente y un ingreso se considera devengado cuando se adquiere el derecho a percibir una determinada cantidad de recursos. 11. UNIDAD Y UNIVERSALIDAD: La contabilidad fiscal o pública constituirá un sistema único e integral que cubra todas las operaciones financieras de los entes públicos. Se podrán constituir subsistemas de contabilidad para algunas actividades o proyectos, siempre y cuando estén debidamente integrados con el sistema principal. 12. DUALIDAD ECONOMICA: Constituirá la representación contable de los recursos de los que dispone el ente público para la realización de sus fines y de las fuentes que originaron dichos recursos. 13. REGISTRO E IMPUTACION PRESUPUESTARIA: La contabilidad registrará, de acuerdo con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten, la obtención de los ingresos y la ejecución de los gastos autorizados en el presupuesto del ente público, los cuales deberán imputarse a las correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE). Las transacciones presupuestarias de gastos deberán registrarse en la contabilidad por el sistema de partida doble en todas sus etapas, es decir, autorización del gasto, establecimiento del compromiso, reconocimiento de la obligación o gasto causado, ordenación o solicitud de pago y extinción de la obligación.

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Asimismo, las transacciones relativas a los ingresos deberán registrarse en sus etapas, devengado y recaudado. La contabilidad controlará e informará permanentemente sobre los resultados de la ejecución, comparativamente con las asignaciones presupuestarias. 14. CORRELACION DE INGRESOS Y GASTOS: El sistema de contabilidad debe permitir evidenciar la relación entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para su financiamiento dentro de un ejercicio. El resultado económico patrimonial del ejercicio estará constituido por la diferencia entre los ingresos y los gastos realizados. 15. PRINCIPIOS CONTABLES SUPLETORIOS: En caso de situaciones no previstas en los anteriores principios, se tomará como marco de referencia los Principios de Contabilidad de Aceptación General emitidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. Artículo 5°.- Cada ente público aplicará con imparcialidad los principios de contabilidad previstos en éstas normas, de modo que la información de los hechos económicos sea equitativa, indistintamente de su destinatario.

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PARTE IV

La ejecución de la pasantía, se realizó en la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, en la Oficina Estadal de Contabilidad de la Dirección del Poder Popular para las Finanzas y Administración Pública, que es donde se dio inicio el proceso para lograr los conocimientos, la formación profesional y la experiencia laboral, a través de las acciones o actividades emanadas y realizadas a lo largo de la jornada como pasante. Dichas actividades se describen en forma detallada a continuación.

Describir los Procedimientos para la elaboración de las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias manejadas por la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.

Todas las conciliaciones deben estar separadas por número de cuenta, nombre del Banco, y el mes, conservadas en una carpeta con los soportes de la conciliación, los cuales se mencionan a continuación: A. Libro Auxiliar de Banco. B. Estado de Cuenta Bancario. C. Relación De Cheques o Depósitos En Tránsito. D. Formato Del Cuadre de la Conciliación. Luego de hacer este proceso, el contador responsable de la conciliación de las cuentas bancarias se encarga de llevar el control de resguardo de todos los soportes que se manejen en dichas conciliaciones, ya sea en apoyo digital como en físico.

Mencionado lo anterior, debemos destacar que las Conciliaciones Bancarias realizadas en la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, es llevado a en conjunto por las Oficinas del Departamento de Finanzas y Administración Pública

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como lo son: Tesorería General del Estado y el Departamento de Contabilidad General. Allí cuentan con el personal calificado para la elaboración de dicho registro como lo son: Asistente Administrativo III, Operador de Equipos de Computación III, Jefe del Departamento de Contabilidad General.

DESCRIBIR LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS CONCILIACIONES DE LAS CUENTAS BANCARIAS MANEJADAS POR LA OFICINA ESTADAL DE CONTABILIDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO BOLIVARIANO DE NUEVA ESPARTA. RESPONSABLES

Contabilista II

Jefe de la Oficina Estadal de Contabilidad Contabilista II

ACCIONES 1. Recibe estados de cuentas bancarias. 2. Analiza estados de cuentas con libros de bancos. 3. Elabora conciliación bancaria (ajustes, cheques en tránsito, etc.) 4. Elabora memorando y anexa la conciliación, entrega al Jefe de la Oficina Estadal de Contabilidad. 5. Recibe, autoriza y entrega. 6. Recibe, sella y entrega a la Tesorería General del Estado para que hagan los ajustes pertinentes en los Libros de Bancos. 7. Archiva Copia firmada y sellada por la Tesorería del Estado. Fin del Procedimiento

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Contabilista II

Jefe de la Oficina Estadal de Contabilidad

01

Recibe estados de cuentas

02 Analiza estados de cuenta con Libros de banco

03 Elabora Conciliacion

04 Elabora Memo, anexa conciliación

06 05 Recibe, sella y envía a la Tesorería

conciliacion memo Recibe, autoriza y entrega

07 Recibe, revisa y archiva

Fin

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Durante el periodo de pasantía en la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta. Se realizaron las conciliaciones bancarias mensuales de los años 2.017 y actualmente las de 2.018. Este trabajo se ejecuta de forma conjunta, las puede ejecutar cualquier analista o contador financiero en dicho departamento, que se encarga de comprobar los estados de cuenta bancarios, con los registros llevados en los libros contables de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta. Esta actividad se realiza, mediante la información que facilita el Departamento de Tesorería General del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, al cierre de cada mes, el cual consiste en revisar los estados de cuenta enviados por los bancos donde la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta Posee cada una de las cuentas bancarias, con el dato de cada movimiento de cuentas existente, así como la verificación de los comprobantes de los ingresos y egresos para así ser equiparados, este material comúnmente es custodiado con un informe resumen, del mes, que cuenta con los registros incluidos en los libros mayor y en los estados de cuenta tales como cheques y depósitos bancarios en tránsito en el mes conciliado, después se pondrá el saldo final que se encuentra en los estados financieros y se le sumara o restara los cheques o depósitos en tránsito que se encuentren registrados mutuamente y al final este le dará como resultado el saldo final en bolívares según los libros de contabilidad. A continuación se presenta la elaboración de las conciliaciones bancarias, practicadas en la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta durante el proceso de pasantía por el Sistema Administrativo TUAPOYO.NET. (VER FIGURA Nº3, N°4, Nº5, Nº6, Nº7, Nº8, Nº9, Nº10, Nº11 y Nº 12).

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FIGURA Nº3 ESTADO DE CUENTA BANCARIA

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Fuente: Estado de cuenta bancaria de la Oficina Estadal de Contabilidad, Enero - 2018.

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FIGURA Nº 4 PREPARACION Y VERIFICACION DE DATOS

Fuente: Registro por parte de la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Enero- 2018.

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Se obtiene los datos del Estado de Cuenta del Banco Adscrito a la Gobernación de Estado Nueva Esparta, para así poder ordenarlos y verificarlo en el sistema EXCEL, y así poder determinar las notas de créditos, de débito, cheques y depósitos en tránsito, ordenar la referencia, y todo lo referente a la operación contable correspondiente, esto hace clasificar y verificar detalladamente los datos para que sean correctamente escritos. FIGURA Nº 5 ARCHIVACION EN DELIMITACION POR TABULACION

FUENTE: Registro por parte de la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Enero- 2018. Aquí se pasa a guardarlo por texto (Delimitación por Tabulación), para que así sea más factible enviarla al Sistema Administrativo TuApoyo.Net, el Computador lo archiva y

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guarda en una carpeta de block de nota, y será verificable y más sencillo a la hora de utilizarlo en la conciliación bancaria. FIGURA Nº 6 REGISTRO EN BLOCK DE NOTAS

FUENTE: Registro por parte de la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Enero - 2018.

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Luego de realizar el resguardo, se verifica que este correctamente ordenado, para que así no existe ni halla un error que pudiese retrasar el proceso a la hora de conciliar la cuenta en el Sistema Administrativo TuApoyo.Net FIGURA Nº 7 MENÚ DE INICIO DEL SISTEMA TUAPOYO.NET

FUENTE: Sistema Administrativo TuApoyo.Net (2.018) Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Enero - 2018. Este sistema cuenta con dos 2 versiones que hacen el trabajo más factible en la Oficina Estadal de Contabilidad, aquí se puede realizar todo tipo de operaciones contables. En este caso se conciliara la cuenta del Banco Bicentenario.

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FIGURA Nº 8 MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA DE TESORERA EN EL SISTEMA ADMINISTRATIVO TUAPOYO.NET

FUENTE: Sistema Administrativo TuApoyo.Net (2.018) Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Enero - 2018. Al ingresar a la cuenta se observaran los programas y los tipos de sistemas de operaciones que se quieren realizar, como por ejemplo, el Sistema de Tesorera, El Sistema de Contabilidad, y es aquí donde se desarrolla, agrega, modifica, ajusta, reporta, ejecuta, y elaboran lo que son las liquidaciones de ingresos y conciliaciones bancarias, así como los estados financieros que se llevan a cabo en la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.

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FIGURA Nº 9 CAPTURA DESDE ARCHIVO LOS ESTADOS DE CUENTAS BANCARIOS

FUENTE: Sistema Administrativo TuApoyo.Net (2.018) Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Enero - 2018. Después de la Verificación de los datos, se pasa a la captura desde el archivo del estado de cuenta bancario, aquí se busca el banco adscrito a la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, la cuenta afectada, se coloca luego la fecha del estado deseado, así como el saldo inicial y el saldo final según banco.

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Luego se ubica en delimitación por tabulación, la cuenta a conciliar, y se cargan los movimientos conciliados para su respectivo procedimiento.

FIGURA Nº10 VERIFICACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS EN TRANSITOS DE LA CUENTA A CONCILIAR

FUENTE: Sistema Administrativo TuApoyo.Net (2.018) Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Enero - 2018. En este proceso se encontraran las cuentas a conciliar y de alguna manera verificar que todas hayan sido agregadas en el sistema administrativo TUAPOYO.NET.

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FIGURA Nº11 CONCILIAR LA CUENTA

FUENTE: Sistema Administrativo TuApoyo.Net (2.018) Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Enero - 2018. En este caso, después de haber agregado los datos que se obtuvieron en EXCEL, se verifica minuciosamente que las cuentas estén correctas, y se verifican los depósitos en tránsitos, los datos no acreditados en cuenta, los cheques en tránsito y los no debitados por banco, según saldo de banco y saldo de libro. Aquí es donde se observa cada saldo este correcto, y se vuelve a verificar para observar si existe algún movimiento no conciliado.

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FIGURA Nº 12 CONCILIAR CUENTAS

FUENTE: Sistema Administrativo TuApoyo.Net Enero (2.018) Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, Febrero - 2018. Luego se ser, registrada, y conciliada la cuenta, se pasa a una nueva verificación, para así poder estar seguros que la conciliación haya sido un éxito, pudiese encontrarse con movimientos NO conciliados, de haber este inconveniente se evalúa nuevamente y se buscan los estados de cuentas realizados durante el mes anterior, y se ubican, analizan y ejecutan para que el ajuste sea el correcto. En este caso, ya una vez, analizado y verificado todo en orden, se pasa a la conciliación bancaria de las cuentas. De allí, pasa a ser archivadas en el sistema y resguarda como soporte para ser enviadas al departamento de Tesorería General y se pueda registrar y/o hacer los ajustes necesarios.

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Determinar las ventajas y desventajas en la elaboración de las Conciliaciones Bancarias en la contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta. En la conciliación pueden existir ventajas y desventajas que serán los pro y contras a la hora de hacer los procedimientos conciliatorios respectivos, en ellas se determinan las causas por las cuales se ejercerá o se efectuara la elaboración de las conciliaciones bancarias en la contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, podemos determinarlas de la siguiente manera: Ventajas 1. Mejora los Procedimientos Administrativos y Contables en la gestión de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta para así tener una mejor eficiencia, este también busca y minimiza el porcentaje de error en los registros de las operaciones. 2. Mejora el control de los recursos económicos llevado por la Oficina Estadal de Contabilidad en la Dirección del Poder Popular para las Finanzas y Administración Pública de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta-. 3. Obliga a tener actualizado los apuntes contables al día, y así poder tener al mes los estados de cuentas de los bancos adscritos a la Oficina Estadal de Contabilidad del Estado Bolivariano de Nueva Esparta. 4. Las Conciliaciones Bancarias nos dan Seguridad y respaldo a la hora de verificar o al momento de que exista una auditoria o inspección por parte de la Contraloría del Estado Nueva Esparta. 5. La Conciliación Bancaria nos permite detectar errores o algún mal ajuste en las cuentas o en la sistematización del mismo, en el sistema administrativo TuApoyo.Net de igual manera revela todo los movimientos no conciliados encontrados en la contabilidad, e identificar su origen para después poder solucionar el problema. 52

6. Las Conciliaciones Bancarias nos asegura Información de calidad a la hora de tomar decisiones dentro de la Organización, esto obliga a tener una mejor eficiencia y calidad de servicio en la Oficina Estadal de Contabilidad. Desventajas 1. La conciliación bancaria resulta ser un proceso lento y tedioso, por lo que muchas empresas deciden prevenir y no realizarlo, en cambio, en la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta este proceso si se cumple, debido a que se debe tener en cuenta cada movimiento que los bancos efectúen mensualmente. 2. Las conciliaciones bancarias que se realizan en la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta casi nunca se hacen a tiempo, ya que existe el retraso de los banco, o en ocasiones retrasos por parte del departamento encargado debido a que se hace escaso el tiempo para coordinar y hacer las conciliaciones bancarias. 3. Unas de las causas más comunes y hace que sea lento al momento de conciliar las cuentas bancarias en la Gobernación del Estado Nueva Esparta pueden ser detalles muy simples, como lo son los cheques no liquidados, las consignaciones no abonadas, las notas de débito o crédito no registradas o hasta el error de la entidad bancaria.

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Analizar los Procedimientos para la Elaboración de las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias manejadas por la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta.

Durante la pasantía se observaron diferentes inconvenientes y deficiencias que son de tal importancia a la hora de hacer el análisis respectivo para la elaboración de las Conciliaciones Bancarias en la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta. Los procedimientos de conciliación bancaria son importantes de destacar, ya que, se fundamentan los principios para el buen funcionamiento de la gestión administrativa de la institución. Durante la pasantía se evidenciaron retrasos en los recibos, y registro de las cuentas, así como tardanza en la ejecución de las conciliaciones bancarias ya que existen bancos que no envían los estados de cuentas a tiempo, y esto hace que se obstaculice el procedimiento. En todo caso, es indispensable la elaboración de estas conciliaciones bancarias, ya que es importante estar al día, y actualizado sobre los movimientos de cuentas que la empresa lleva a cabo mensualmente. Al momento de elaborar las conciliaciones bancarias en la Gobernación del Estado Nueva Esparta, es importante acentuar lo tedioso y lento que se hace elaborarlo, ya que se debe verificar cuenta por cuenta, e ir verificándola para no obtener ningún error. Así pues, para analizar los procedimientos a la hora de elaborar las conciliaciones bancarias, se debe determinar los parámetros y aspectos más importantes que se realizan dentro de la Oficina Estadal de Contabilidad, a pesar de la calidad de sus contadores y administradores existente dentro del departamento, se hace comprometedor, ya que, en dicho departamento, se realizan, diferentes procesos contables.

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Siempre algunos de los problemas más comunes y más evidentes en la conciliación bancaria y que se observó en la Gobernación del Estado Nueva Esparta suelen derivar de errores que pueden solucionarse si se detectan a tiempo, como por ejemplo la de tener cuentas iguales o duplicadas, otra importante es la de olvidar contabilizar un movimiento en las cuentas bancarias o hasta equivocarse en una coma, como por ejemplo, si en vez de 62,50 bs. Se colocan 625,0 bs, o equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra. Por ejemplo, si en vez de 145 bs colocan 154 bs. Estos Son errores muy comunes, que se cometen al introducir los datos y que les pueden ocurrir a todo el mundo. Por eso, antes de perder tiempo revisando punto por punto, podemos tener en cuenta estos tipos de errores. Es por eso, que con cualquier otro proceso en la empresa, si las conciliaciones bancarias se realizan de forma manual y en pie al papel es como que más fácil que se originen errores o equivocaciones, los cuales traen como consecuencias que se pierda algún documento, etc., Es importante también destacar que las conciliaciones bancarias, al momento de llevarlos al Sistema Administrativo TuApoyo.Net, se hace factible, porque de alguna u otra manera facilita la corrección, verificación, y el análisis a priori de cualquier cuenta errónea. Es de suma importancia tener en cuenta que las conciliaciones bancarias elaboradas en el Sistema Administrativo TuApoyo.Net, son enviadas al departamento de tesorería general del estado para que este, ajuste las cuentas en libros, y se pueda dar por cumplido la elaboración de la conciliación bancaria.

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CONCLUSIONES El trabajo de pasantías nos muestra la gran importancia de un buena actividad en las conciliaciones bancarias en las empresas u organizaciones dedicadas a la gestión administrativa y a la actividad financiera, pues este nos permite observar los puntos críticos en la instituciones y ayuda a establecer lineamientos de control que permitan entregar una información confiable de su movimientos de cuentas como de sus procedimientos, ya que no es suficiente contar con políticas corporativas administrativas para la adecuada marcha de los procedimientos, sino también de políticas y procedimientos de control interno y así poder establecer una gestión o proceso equilibrado y con garantías que lleven al buen desempeño del mismo. Las conciliaciones bancarias en la Oficina Estadal de Contabilidad de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta no se presentan para su observación y estudio en forma puntual y oportuna, vulnerando la política administrativa de la Tesorería General del Estado en su sección de procedimientos básicos, Las personas encargadas de la Tesorería General del Estado, tiene un alto rango de carga administrativa, dejando de lado la prioridad en la preparación de las conciliaciones bancarias, teniendo un retraso de hasta dos (2) meses, induciendo un alto problema de control de las cuentas bancos, y esto hace que la falta de información para Créditos y cobranzas y gastos importantes no sean reconocidos de acuerdo a su ocurrencia, entre los cuales se tienen rubros importantes como los impuestos a la salidas de divisas. Las conciliaciones bancarias son uno de los procesos administrativos más, pesados y lentos, ya que este se hace tedioso a la hora de revisar cuenta por cuenta. Cuando en realidad se trata de un instrumento de gestión y de control que puede facilitar información importante sobre el equilibro de la organización o empresa.

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En la actualidad, existen muchos softwares que admiten la sistematización de estos procesos. Un ejemplo de ello es Sistema Administrativo TuApoyo.Net que es de la Gobernación del Estado Bolivariano de Nueva Esparta, este permite importar y agregar la información bancaria a su plataforma. Allí se pueden efectuar y elaborar de forma automática la conciliación bancarias y otros procesos contables. Todo análisis conlleva a un procedimiento que va adecuado a los reglamentos que emanen de la administración o del sistema contable dentro de la Oficina Estadal de Contabilidad en la Gobernación del Estado Nueva Esparta. Aquí se elaboran uno de los movimientos de cuentas más importantes en la contabilidad como lo es la conciliación bancaria, ya que aquí se comparan o verifican los balances que cuentas o partidas aparecen en los estados de cuentas que envían los bancos adscritos a la Gobernación del Estado Nueva Esparta, con las partidas o cuentas que se encuentran en los libros de contabilidad de la Institución Pública. Allí se asegura que todo movimiento u operación se registre correctamente y quede contabilizada y expresada en los libros contables, esto también permite que los estados financiero obtengan ajustes correctos, y sea una manera de entender que la conciliación bancaria está correctamente registrada y elaborada.

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RECOMENDACIONES 

Determinar todos los datos en este caso, antes de empezar con el procedimiento de la conciliación bancaria, es tener disponible toda la información y los registros necesarios. De aquí, se podrá elaborar con todos los datos a un mismo tiempo y tener una mejor visión del conjunto y se podrá evitar tener que volver al proceso en caso de que falten algunos datos erróneos.

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Se debería Conciliar con mucha paciencia

ya que, en cualquier proceso

contable, lo más seguro es proceder con prudencia para no tropezar con errores que después nos tengan que llevar a reiniciar todo el proceso nuevamente. Lo más viable, en este caso, es comenzar las conciliaciones bancarias verificando el saldo final del mes anterior (o incluso saldos anteriores). De esta forma, en caso de que haya algún mal ajuste o error, se podrá solucionar antes de que sea demasiado tarde y haya que volver a revisarlo todo de nuevo. Hacer la revisión por tramos, nos permitirá detectar en qué mes se produce el mal ajuste y así solucionarlo a tiempo. 

Una mejora procedente para el Sistema Administrativo TuApoyo.Net, es la optimización de la frecuencia con que se ejecutan las conciliaciones bancarias. Para así hacer de ésta una tarea mucho más rápida y acelerada, De esta forma, se desarrolla la capacidad de reacción frente a errores o mal ajustes que hayan brotado o aparecido dentro de las conciliaciones bancarias, y al ser más nuevo, este ayuda a que sea más fácil y más rápido hallar qué los errores encontrados tengan una solución.

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