Informe Final de Pasantias(Seniat) Yolner Alejandro Liendo Blanco

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERECTORADO ACADÉMICO ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES

Manual de procedimientos administrativos para la organización de los datos de la base de datos de la División de Recaudación, Unidad de Garantía adscrita a la Aduana Principal La Guaira, (Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria) (SENIAT) RIF: G-20000303-0

Informe de Pasantía presentado ante la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, como requisito para optar al Título de Lic. En Administración. Mención: Transporte

Autor: Liendo Yolner Tutor académico: Mgs. Urbina Olga Tutor empresarial: Lic. Katherine Camargo

Catia la Mar, Febrero de 2015.

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERECTORADO ACADÉMICO ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES

INFORME DE PASANTÍAS Desde: 27/10/2014 Hasta 23/02/2015 Carga horaria: 640 Horas Elaborado en la Empresa: Aduana Principal La Guaira

(Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria) (SENIAT) RIF: G-20000303-0

Tutor Académico: Mgs. Urbina Olga Tutor Empresarial: Lic. Camargo Katherine

Catia La Mar, Febrero de 2015.

Autor: Liendo Yolner C.I: 19.511.131

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERECTORADO ACADÉMICO ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES

APROBACIÓN DEL JURADO

Informe de pasantías presentado ante la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, como requisito para optar al Título de Lic. En Administración. Mención Transporte.

Obtuvo la calificación de _________________ puntos.

 _______________________ _  ________________________ Tutor Académico Mgs. Urbina Olga

________________________ Jurado Prof. Mauricio Soler

 _____________________ Tutor Profesional Lic. Camargo Katherine

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERECTORADO ACADÉMICO ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES TITULO: Manual de procedimientos administrativos para la organización

de los datos de la base de datos de la División de Recaudación, Unidad de Garantía adscrita a la Aduana Principal La Guaira Autor: Liendo Yolner Tutor Académico: Mgs. Urbina Olga Fecha: 17/03/2015

RESUMEN

En la Aduana Principal La Guaira en la División de Recaudación, Unidad de Garantía adscrita al SENIAT se revisan los expedientes relacionados con las importaciones de mercancías de un determinado país con destino a la República Bolivariana de Venezuela, en la Unidad de Garantía se procede a inspeccionar los documentos para aplicarle los diferentes procedimientos que a ellos les compete, además de hacer cumplir con todas las exigencias de la aduana para el proceso de legalizar la mercancía pasando por diferentes procesos en otras divisiones, áreas o unidades en la aduana, los expedientes son registrados en la base de datos que se trabaja en la unidad que también es utilizado en toda la aduana pero de diferentes módulos (SIDUNEA), sin embargo para agilizar los procesos en la unidad es necesario la organización de los códigos guardados en la base de datos y la manera de cargar los mismos por cada funcionario de modo que todos puedan acceder a la información digitalizada rápidamente, por tal motivo en el presente informe se presenta una propuesta que permita organizar la información de forma adecuada para que todos los empleados puedan manejarla, además de mostrar las diferentes actividades realizadas por el pasante durante su proceso de pasantías realizadas en la empresa mencionada anteriormente. Palabras claves: Aduana, Base de datos, Códigos.

ÍNDICE GENERAL

Pág. i ii iii iv v 1

Agradecimientos………………………………………………………..... Dedicatoria………………………………………………………………… Índice de tablas..………………………………………………………… Índice de figuras………………………………………………………….. Índice de anexos…………………………………………………………. Introducción……………………………………………………………….. PARTE I. DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Razón social………………………………………………………….. 3 Dirección……………………………………………………………… 3 Reseña histórica……………………………………………………… 3 Misión…………………………………………………………………. 4 Visión…………………………………………………………………... 4 Valores corporativos………………………………………………….. 5 Políticas………………………………………………………….......... 6 Normativa legal……………………………………………………….. 6 Organigrama General de la Empresa………………….…………… 8 Descripción de la estructura…………………………………………. 9 PARTE II. BOSQUEJO DEL PROBLEMA A ABORDAR EN LA ORGANIZACIÓN Antecedentes………………………………………………………….. 10 Contexto del problema……………………………………………….. 12 Relación del problema con otras áreas de la organización……… 14 Definición del problema……………………………………………… 15 Justificación…………………………………………………………… 16 Objetivos de abordaje………………………………………………... 17 PARTE III. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DE LA PASANTÍA Planificación de las pasantías………………………………………. 19

Diagrama de Gantt…………………………………………………… Descripción de las actividades semanales en la empresa…….… Descripción técnica de las tareas más relevantes………….…….. PARTE IV. DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA PASANTÍA Organigrama del departamento…….………………………………. Funciones…………………….……………………………………….. Relación con la especialidad que usted se gradúa.………………. PARTE V. FORMULACIÓN DE PROPUESTA DE RESOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA Métodos, procedimientos, materiales y equipos utilizados…..…. Procedimientos………………………………………………………. Resultados obtenidos y análisis de los mismos………………….. Descripción de la propuesta………………………………………… Marco legal que sustenta la propuesta……………………………. Reflexiones finales…………………………………………………… Recomendaciones…………………………………………………… Referencias Bibliográficas…………………………………………... Anexos…………………………………………………………………

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DEDICATORIA

Primeramente, dedicarle todo lo logrado a Dios todo poderoso que me guío por el camino correcto a pesar de las adversidades.

A mis guías espirituales y santos por protegerme en todo momento de las malas influencias de mi vida.

A mi madre Nerda Yolanda Blanco por darme el don de vivir estoy orgulloso de ser su hijo, además le agradezco su apoyo y haber inculcado los valores que hoy en día me sirven para ser una persona de bien para la sociedad, eres la mejor. Espero que dios le de vida y salud para seguir disfrutando, aprendiendo y celebrando mis éxitos junto a ti ¡La Amo enormemente!.

A mis familiares, muchas gracias por ayudarme en situaciones en las cuales necesite de su ayuda para crecer como persona y profesionalmente.

A mi abuela Carmen Luisa Blanco que no se encuentra físicamente, pero la llevo en mi corazón y mi mente, cuida a nuestra familia desde allá arriba del cielo. ¡Te extraño!

Yolner Liendo

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AGRADECIMIENTO

Primeramente, le gratifico a mi madre Nerda Yolanda Blanco por todos los consejos dados que me ayudaron a salir adelante en un momento determinado para no desmallar por dura que sea la situación.

A la Universidad Marítima Del Caribe, por ser mi segunda casa, donde compartí años de mi vida, donde me brindaron la oportunidad de crecer como profesional para el campo laboral y personalmente dándome herramientas que me sirvan en un futuro por ayudarme a formarme como profesional.

A todo el personal de la Aduana Principal Marítima de la Guaira, por ofrecer la disposición de su tiempo para ayudarme y poner en práctica los conocimientos adquiridos en el periodo académico.

A mi jefa, Katherine Camargo por permitirme ser parte de su equipo de trabajo y desarrollar mis pasantías exitosamente.

A la coordinara de la unidad de garantías Alexa Pereira y su equipo de analistas, por formar parte de esta experiencia única y ayudarme en el crecimiento profesional, además de suministrar material para estructurar el informe final de pasantías. ¡Muchas Gracias!

A mi prima Victoria Aguirregomezcorta, que uso su tiempo para instruirme y ayudarme en la elaboración del informe final de pasantías con toda la disposición del mundo para realizarlo satisfactoriamente. ¡Estoy agradecido!

A mis compañeros, que durante todo el periodo académico y pasantías siempre nos prestamos la mayor colaboración posible.

Yolner Liendo

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ÍNDICE DE TABLAS

Pág. Cuadro N°1. N°1. Planificación de las pasantías…………………… ……..

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Cuadro Nº 2. Diagrama de Gantt…………………….………………...

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Cuadro N°3. N°3. Codificación de datos de los archivos del SEN IAT…...

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ÍNDICE DE FIGURAS

Pág. Figura N°1. Organigrama General de la Empresa……….… ………..

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Figura N°2. Organigrama de la institución, Divisió n de Recaudación………………………………………………………………

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ÍNDICE DE ANEXOS

Pág. Anexo 1. Entrada a la base de datos de la Unidad de Garantía…....

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Anexo 2. Inicio de sesión de la Unidad de Garantía…………………

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Anexo 3. Selección de actividades de Control de Garantías………..

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Anexo 4. Formulario de Fianzas Eventuales………………………….

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Anexo 5. Formulario de Depósitos…………………………………….

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Anexo 6. Formulario de Reportes………………………………………

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Anexo 7. Mala organización de los códigos de la base de datos…..

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Anexo 8. Archivos organizados…………………………………………

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Anexo 9. Archivos organizados…………………………………………

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Anexo 10. Reconocedores de mercancía…………….……………….

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Anexo 11. Almacén de mercancía………………….………………….

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Anexo 12. Mercancías…………………………………………..………..

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INTRODUCCIÓN El proceso de pasantías busca ayudar al pasante a desarrollar nuevas técnicas para solventar los diferentes escenarios que se le presenten durante el tiempo establecido dentro de la empresa y en sus posteriores empleos en cualquier compañía; al mismo tiempo, busca la manera de mejorar las ideas del individuo, que se adapte al ambiente de trabajo y obtenga otras herramientas que lo ayuden a facilitar las actividades, donde el objetivo principal siempre es el crecimiento profesional y personal durante el periodo establecido como pasante en la entidad, puesto que desde el momento que culmine esta experiencia puede ser parte del equipo de trabajo al cual se encuentra ayudando. En el mismo sentido, FUNDEI (2013), señala que el proceso de pasantía “son prácticas profesionales que realiza un estudiante como requisito para graduarse y de esta manera introducirse en el campo laboral”, al mismo tiempo en el sitio web de PasantíasUCV (s/f), se define la pasantía como “una forma de aprendizaje que comprende lapsos de permanencia y participación activa de estudiantes y profesores en empresas, industrias e instituciones, junto al personal que éstas designan para su supervisión”. Es tal sentido, las pasantías son un requisito fundamental que exigen la mayoría de las casas de estudio como requerimiento necesario para la graduación, por lo que se hace importante cumplirlas y de la misma forma obtener experiencia en el mercado laboral. Así mismo, se debe pensar en cuál empresa se puede postular el pasante para realizar dichas pasantías de manera donde él mismo crea conveniente para desarrollar sus puntos fuertes y todas aquellas habilidades adquiridas durante el proceso de formación académica, de la misma forma para aplicar las herramientas aprendidas en la casa de estudios. �

Por otra parte, se debe destacar que el pasante cumplió con las exigencias laborales y académicas de la casa de estudios proveniente en la Aduana Principal La Guaira SENIAT, en la cual realizó trabajos administrativos relacionados con la carrera estudiada. A continuación, se presentan los puntos desarrollados en el presente informe, donde se explican de forma detallada cada uno de los aspectos realizados sobre la investigación y además las actividades que desempeñó el pasante en la empresa asignada. Parte I: Descripción de la organización, donde se pretende mostrar los aspectos más importantes de la empresa, en cuanto a su misión, visión, objetivos, entre otras cosas. Parte II: Bosquejo del problema a abordar en la organización, donde se presenta una problemática observada y se plantean sus posibles soluciones. Parte III: Desarrollo de las actividades realizadas en la organización, en esta parte del informe se explicará de forma organizada todas las actividades realizadas por el pasante dentro de la organización asignada (SENIAT). Parte IV: Descripción del departamento donde se realizó la pasantía, en esta oportunidad se mostrará información solo de la División de recaudación, Unidad de Garantía del SENIAT. Parte V:  Formulación de propuesta de resolución a la problemática planteada.

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PARTE I DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Razón Social Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. (Seniat) Dirección Av. Soublette, Edificio SENIAT, al lado del Complejo Cultural Cruz Felipe Iriarte, frente al antiguo Centro Comercial CADA, sector Maiquetía, Estado Vargas - Venezuela. Reseña Histórica 21 de Mayo de 1993. Creación de Aduanas de Venezuela Servicio Autónomo (AVSA), como organismo sin personalidad jurídica, mediante Decreto Presidencial 2.937 de esa misma fecha, publicado en la Gaceta Oficial N°35.216 del 21 de mayo 1993. 23 de Marzo de 1994. Creación del Servicio Nacional de Administración Tributaria (SENAT), como servicio autónomo sin personalidad jurídica, según Gaceta Oficial N°35.427 del 23 de marzo de 1994.

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El 10 de Agosto de 1994. Se fusiona Aduana de Venezuela, Servicio Autónomo (AVSA) y el Servicio Nacional de Administración Tributaria (SENAT) para dar paso a la creación del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT), según decreto Presidencial N°310 de fecha 10 de Agosto de 1994. Publicando en Gaceta Oficial N°35.525, de fecha 16 de Agosto de 1994. El 1° de Julio de 1994 entro en vigencia la Reforma Tributaria Instrumentada por el ejecutivo nacional con fundamento en la ley habilitante de fecha 14 de Abril de 1994, publicada en Gaceta Oficial N°35.442. El proceso de fusión fue concebido como un proyecto de modernización orientado hacia un gran servicio de información con objetivos de incrementar la recaudación, actualizar la estructura tributaria nacional y fomentar la cultura tributaria, para fomentar el cumplimiento voluntario de las obligaciones de los contribuyentes. (Intranet del Seniat). Misión Recaudar con niveles óptimos los tributos nacionales; a través de un sistema integral de administración Tributaria moderno, eficiente, equitativo y confiable, bajo los principio de legalidad y respeto al contribuyente. Visión Ser una institución modelo, moderna, inteligente, acorde con el desarrollo socio económico del país, que fomente la cultura y garantice el cumplimiento de las obligaciones y deberes aduaneros y tributarios, contribuyendo a consolidar el Proyecto Socialista Bolivariano.

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Valores Corporativos Lealtad, Asumir el trabajo con fidelidad ante la institución y a los principios que ella representa. Vocación del Servicio, Actitud y especial ante lo público, asumir el compromiso de apoyo y ayuda a la organización y al país. Integridad, Obra con estima y respeto por uno mismo y de los demás, con apego a las normas sociales y morales. Honestidad, Integridad de las persona ante la defensa de los intereses institucionales, respeto a los valores del hombre y fortalecimiento de sus conducta moral y social ante el público. Respeto, Consideración y buen trato hacia los demás como imperativos fundamentales en las relaciones de trabajo. Responsabilidad, Asumir el cumplimiento de las actividades inherentes a las distintas funciones de manera eficaz y eficiente, como base el compromiso cotidiano en el trabajo. Excelencia, El trabajo realizado será reconocido por su calidad superior, como expresión de la exigencia institucional y el mérito de los funcionarios. Sentido de Pertenencia, Identificación plena con la filosofía y misión institucional, y con los valores de nuestra nación, convencido de que la labor realizada forja a la Institución como pilar básico de Venezuela, y refleja de sus miembros hacia ella y el país.

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Políticas La Aduana Principal Marítima de La Guaira es el encargado de realizar el control perceptivo de las mercancías objeto de declaración, así como la verificación física de las mismas, y lo concerniente a la liquidación y pago de los tributos y su posterior retiro, llevar el record de lo recaudado trabajando en conjunto con las demás divisiones, prestando un servicio óptimo para los contribuyente de la cual es su principal objetivo prestar un servicio integral aduanero y tributario. Para la administración de la actividad aduanera, Venezuela tiene un tipo de organización que reparte las responsabilidades funcionales entre las Gerencias de Aduana (Nivel Operativo) y la Administración Central (Nivel Normativo). La Intendencia Nacional de Aduanas, como unidad ejecutora de la política aduanera nacional, procura el cumplimiento de la legislación aduanera y del mejoramiento de los procedimientos aduaneros, para responder a los problemas planteados ante las metas de recaudación fiscal por este ramo, vinculadas a la superación de los niveles de evasión fiscal, los niveles de protección a las industrias, los obstáculos del comercio, los desequilibrios de la balanza comercial y las reservas internacionales. Normativa legal Ley del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria SENIAT. Gaceta Oficial N°37.320 de fecha 08 de nov iembre del 2001. Dicha ley tiene por objeto regular y desarrollar la organización y funcionamiento del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria

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(SENIAT), el cual será órgano de ejecución de la administración tributaria nacional, sin perjuicio de lo establecido en otras leyes. Resolución 32. Gaceta Oficial N°4.881, extraordin ario de fecha 29 de marzo de 1995. Resolución sobre la organización, atribuciones y funciones del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria SENIAT. Manual de Ética del SENIAT (1996). Instructivo sobre las Normas de Ética de los Funcionarios del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria SENIAT.

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Figura N°1 Organigrama General de la Empresa Seniat Despacho del Gerente General

Área de Asistencia al Contribu ente

Área de Control de Bienes Ad udicados

Área de Apoyo Jurídico

División de Tramitaciones División de O eraciones División de Recaudación División de Control Anterior División de Administración Fuente: Estructura Organigrama General de la Empresa. Intranet del SENIAT. Año: 2014

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Descripción de la estructura Actualmente, el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), posee un organigrama lineal puesto que se presenta las divisiones de forma jerárquica, donde en la parte superior se encuentra la máxima autoridad del mismo y además se observan los diferentes niveles jerárquicos de cada división, así mismo cada división posee unidades que son las encargadas de que se realicen las actividades para el funcionamiento de la misma. En tal sentido, el SENIAT tiene como principal división el Despacho General del Gerente, del cual se desprende el Área de Asistencia al contribuyente, Área de Control de Bienes Adjudicados y Área de Apoyo Jurídico, a su vez este se encuentra dividido en cinco divisiones, las cuales son la División de Tramitaciones, División de Operaciones, División de Recaudación, División de Control Anterior y por último la División de Administración. Por su parte, la División de Recaudación está compuesta por cuatro unidades como: Unidad de Garantía, Unidad de Cobros Administrativos, Unidad de Contabilidad Fiscal y Unidad de Liquidación. En relación con la empresa Seniat poseen una filosofía de gestión de los organigramas cabe destacar que los empleados saben a qué se dedica la entidad, así mismo a conocer todos los valores, misión, visión, políticas y normativas para realizar un trabajo de manera eficiente y hacer cumplir las normas que regulan tanto al entidad como el departamento donde prestan los diferentes servicios a los contribuyentes.

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PARTE II BOSQUEJO DEL PROBLEMA A ABORDAR EN LA ORGANIZACIÓN Antecedentes del problema Gerardo García. (2008). Un Sistema para el Mantenimiento de Almacenes de Datos. Valencia – España. Universidad Politécnica de Valencia. El autor mencionado, plantea como objetivo general de su investigación la definición e implementación de un método para el mantenimiento de almacenes de datos, teniendo como aportaciones a la solución de su problema planteado la definición de un prototipo para la integración de datos procedentes de distintas fuentes de datos operacionales, la definición e implementación de un método para la actualización del almacén de datos y el desarrollo de una herramienta que permite realizar el mantenimiento del almacén de datos (incorpora los métodos anteriores). Al mismo tiempo, dicho autor señala que la implementación de su trabajo de investigación significa la introducción a nivel nacional de la cultura sobre la importancia de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, empezando por la Universidad Autónoma de Sinaloa, beneficiaria directa de este trabajo. Alfonso María y Segnini Jesús. (2009). Desarrollo de un Software para la Automatización de las actividades Administrativas del Departamento de

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Computación y Sistemas de la Universidad de Oriente – Núcleo de Anzoátegui. El trabajo de investigación presentado por los autores mencionados anteriormente busca solventar las dificultades que se presentan con la programación académica en el proceso de inscripción de los estudiantes regulares, con una propuesta que se inicia con un sistema que permite cargar la programación académica, empleando tecnología Web, esto con el fin de promocionar un excelente servicio a la comunidad universitaria y mejorar los procesos de inscripción de estudiantes regulares y de planificación en los diferentes departamentos. Al mismo tiempo, el autor se plantea como objetivo general desarrollar un sistema basado en tecnología Web, para el control de la programación académica de los estudiantes regulares de la Universidad de Oriente, Núcleo de Anzoátegui. Piceno Marie (2012). Recuperación de información en bases de datos relacionales mediante razonamiento automático. Centro de Investigación y de estudios avanzados del instituto politécnico nacional. El autor plantea como objetivo de este trabajo mostrar cómo expresar la información de una base de datos relacional dada mediante la formalización de sus componentes en una lógica de primer orden y cómo ´estos pueden llevar a información inferida a partir de información inicial obtenida mediante consultas. Por lo tanto, la base de investigación de este trabajo es provista por la lógica formal, la interpretación de información, la deducción automática y las bases de datos relacionales.

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Contexto del problema El uso de base de datos dentro de las empresas, públicas o privadas, ha sido una necesidad desde la invención de las mismas, ya que estas permiten la organización de los datos de forma estructurada y sistematizada, dichas estructuras fueron creadas en su principio de forma manual, es decir, que los registros se llevaban en documentos escritos y eran almacenados en archivos que permitían su utilización de forma lenta y al mismo tiempo engorrosa, ya que estos provocaban la pérdida de documentos y además la mala utilización del tiempo para la búsqueda de determinados datos. Actualmente, estas bases de datos fueron avanzando y del papel pasaron al uso de computadoras que permitieron la actualización y sistematización de las mismas, permitiendo la realización del trabajo de forma rápida, eficaz y en un tiempo menor; cabe destacar que estas bases de datos son definidas por Pinto M. (2004), como El conjunto de informaciones almacenadas en un soporte legible por ordenador y organizadas internamente por registros (formado por todos los campos referidos a una entidad u objeto almacenado) y campos (cada uno de los elementos que componen un registro). Permite recuperar cualquier clase de información: referencias, documentos textuales, imágenes, datos estadísticos, etc. La importancia de las bases de datos en primer lugar, es que puede reunir la información que se solicite de un determinado lugar, objeto o personas para un explícito fin, las mismas tienen como finalidad organizar grandes cantidades de información que ayuden a las empresas o personas a buscar información general o específica de lo que necesiten. Además, las bases de datos en las empresas cobran importancia porque necesitan guardar información o datos relevantes que ayude al

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funcionamiento para operar de manera satisfactoria y de la misma forma respaldan los negocios o la toma de decisiones en una determinada situación. Cabe destacar, que las empresas deben mantener los datos ordenados en todo momento para trabajar de manera eficaz y eficiente, ya que al tener los datos de manera desorganizada, trae como consecuencia, por una parte que el trabajo sea engorroso y muchas veces lento en los procesos de realizar las actividades, y por otra, es que se le extravíen documentos que sean de vital importancia para la empresa además de que no preste un servicio satisfactorio a los clientes, brevemente se puede demostrar que al no poseer un orden un una entidad suelen suceder ciertos conflictos para el funcionamiento de la misma. Es importante señalar, que hoy en día la organización de datos en algunas empresas a nivel general no es muy eficiente en cuanto a la eficacia y eficiencia de su trabajo, ya que se debe mejorar el funcionamiento de las mismas en diferentes áreas donde se observan demoras en cuanto al manejo y organización de los datos, puesto que esto desmejora su calidad de trabajo. Por otra parte, se puede destacar que la automatización de las bases de datos ayuda a prestar un servicio eficiente y rápido a los clientes, de manera que se tome en cuenta que esto pueda agilizar y mejorar muchos procesos y actividades que son de gran importancia para el funcionamiento del país o de una determinada empresa. Actualmente, en el Estado Vargas, específicamente en el SENIAT de la Aduana Marítima, se observa que se puede ayudar a la organización en cuanto a los códigos almacenados en las bases de datos que posee la ��

empresa, ya que en el mismo se ha podido observar una redundancia en la información almacenada y además una falta de sincronización en las claves y códigos utilizados para la búsqueda de determinados datos, de tal manera que en dicha empresa se deben aplicar una serie de parámetros que ayuden a organizar de manera eficaz los códigos con que se cargan los documentos, cabe destacar que al mejorar este proceso así mismo se agilizan las actividades que se retrasan por esta problemática sin embargo en necesario para liberar la carga de documentos que presenten en un determinado problema. Relación del problema con otras áreas de la organización La Unidad de Garantía trabaja directamente con la División de Tramitaciones, particularmente con la Unidad de Regímenes Aduaneros en conjunto con la División de Operaciones, específicamente con la Unidad de Registro de Autorizaciones, estas unidades trabajan en conjunto proporcionando información unas a las otras por los documentos que estos manejan para realizar las diferentes actividades siendo revisadas por las diferentes divisiones o unidades antes nombradas y aplicándole las tareas que ellos les compete en cada área nombrada, es decir, que mediante la utilización de un sistema de almacenamiento de datos, todas las divisiones manejan la misma información. Por tal motivo, al haber un error en la base de datos utilizada en la División de Recaudación, Unidad de Garantía, ese mismo error se va a presentar en el resto de las divisiones, ya que como no hay una unificación en cuanto a los códigos utilizados por los trabajadores para la búsqueda de información, cada empleado utiliza el código que prefiere, provocando así una redundancia en los datos y un almacenamiento en la memoria innecesaria. ��

Definición del problema El problema observado en la División de Recaudación, Unidad de Garantía, en la Aduana Principal La Guaira, SENIAT, fue la redundancia y la falta de organización de los códigos en la base de datos que posee la empresa, se observó que la mayoría de los funcionarios que laboran en esta unidad suelen cargar la información de las carpetas (depósitos previos y fianzas) en la base de datos de una manera inadecuada, ya que los mismos utilizan diferentes códigos para la búsqueda y almacenamiento de dicha información, de tal forma que para otro funcionario pueda encontrar la información se le hace difícil, debido a que no todos los empleados siguen el mismo lineamiento o una regla para cargar las información de las carpetas con un mismo contenido, de manera que todos los funcionarios que trabajan en la unidad u otro nuevo pueda buscar de manera fácil y eficaz la información que necesita sobre cualquier operación que se vaya a realizar dentro de la unidad. De tal forma, que todo esto conlleva una serie de problemas para localizar la carpetas originales en los archivos donde se sitúa el documento en físico, de tal manera que se pueda visualizar el código con la cual fue cargada el documento en la base de datos , así mismo, puede que esta serie de inconvenientes retrase el trabajo de los funcionarios dentro de esta unidad por lo tanto se demora en otras áreas, acto seguido a medida que va pasando el tiempo se hace más engorroso el trabajo porque es mucha información junta provocando redundancia de datos, cabe destacar que si no se resuelve este inconveniente, otros documentos corren con el riesgo de pasar por lo mismo, además puede que siga aumentando la cantidad de carpetas provocando así que haya un almacenamiento masivo de información innecesaria.

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De igual manera, llegan tantos documentos a la Unidad de Garantía necesitando diferentes formas de organización en las carpetas, es decir, que tienen muchas maneras de ingresar la información a la base de datos que actualmente poseen, por otra parte puede que no sean los códigos o información correcta que se estén cargando para tener la información ordenada para que los funcionarios realicen de manera fácil y rápida la búsqueda de la información. Justificación La importancia de las bases de datos dentro del sistema empresarial, según Barros (2012), señala que “en la actualidad la recopilación de datos es fundamental para que una empresa o institución mantenga sus relaciones. Por este motivo se le brinda una gran importancia al mantenimiento de la base de datos y también al constante crecimiento de la misma”; al mismo tiempo, el autor señala que Es importante que la base contenga ciertos datos fundamentales de la persona, como por ejemplo su teléfono (fijo, móvil o ambos), dirección de correo electrónico y la dirección postal. Estas bases de datos son dinámicas, pues se modifican todo el tiempo, a diferencia de las estáticas que suelen recopilar información o documentos históricos. El pasante considero importante el problema de la organización de códigos en la base de datos, División de Recaudación en la Unidad de Garantía adscrita al SENIAT, porque considera que es uno de los puntos resaltante para tener la información de modo digital y organizada que permita buscar la misma de manera rápida y eficaz, sin ir al documento de forma física que reposan en los archivos de la División de Recaudación si no es necesario, es decir si no se procede a liberar o realizar otra actividad con un depósito previo, fianza eventual o permanente, transito o traslado, por lo tanto es necesario que se guarden de una sola forma los códigos para ��

buscar la información de manera eficaz en la base de datos que usa esta División de Recaudación específicamente en la Unidad de Garantía. Del mismo modo, la creación de un manual de procedimientos ayudará a los funcionarios a realizar las actividades con eficiencia y rapidez para aplicar las medidas a las diferentes situaciones que se le presenten en los documentos o un determinado caso ya que cada documento se le aplica o tienen diferentes medidas de solventar las situaciones. Por otro lado, al tener la base de datos ordenada puede conseguir los documentos de forma física en los archivos para proceder a liberar el documento, por lo tanto sería conveniente solventar tal situación para agilizar los procesos que se realizan en la división. Objetivos de abordaje - Elaborar un manual de procedimientos administrativos para la organización de los datos de la base de datos de la División de Recaudación, Unidad de Garantía adscrita a la Aduana Principal La Guaira. - Determinar los códigos utilizados en la base de datos de la División de Recaudación, Unidad de Garantía adscrita Aduana Principal La Guaira, SENIAT. - Evaluar los códigos utilizados por los funcionarios para cargar los documentos en la base de datos de la División de Recaudación, Unidad de Garantía adscrita a la Aduana Principal La Guaira, SENIAT.

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- Establecer los códigos de implementación de controles en la unidad para el manejo de fianzas y depósitos previos.

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PARTE III DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DE LA PASANTÍA Planificación de las pasantías Durante el proceso de pasantía realizado en el Seniat del Estado Vargas se realizaron las siguientes actividades en la División de Recaudación: TEMA DE LA PASANTÍA Pasantía a realizar en el SENIAT- MAIQUETIA con el fin de optar por el título de Administración Mención Transporte. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDADES Y TAREAS DESDE

CRONOGRAMA

HASTA

ACTIVIDADES

31-10

Suministro de información sobre la Unidad de Recaudación. Actividades a realizar. Funciones, documentos y contenido que se manejan al momento de constituir garantías, liberaciones de fianzas y canje de depósitos previos.

Semana 1

03-11

07-11

Organización del archivo. Reorganización de los expedientes y contratos de fianza y de los depósitos previos.

Semana 2

10-11 17-11

14-11 21-11

Organización de fianzas. Control de todas las fianzas vencidas. Carga de

27-10

DE EJECUCIÓN

Semana 3

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bases en datos en la aplicación Access. Registro de contratos de fianzas (eventuales y permanentes) y de depósitos previos.

Semana 4

Cargas base de datos. Implementación de controles en la unidad para el manejo de fianzas y depósitos previos.

Semana 5

24-11

28-11

01-12 08-12

05-12 12-12

Elaboración de oficio de liberación para fianzas y canje de depósitos previos.

Semana 6 Semana 7

15-12

19-12

Elaboración de notificaciones a los contribuyentes. Realización de oficios de notificaciones de contratos de fianzas.

Semana 8

22-12 29-12

26-12 03-01

No laborables

Semana 9 Semana 10

09-01

Elaboración de notificaciones a los contribuyentes. Realización de oficios de notificaciones de contratos de depósitos previos.

Semana 11

16-01

Revisión de correspondencia diaria. Registro en el sistema, asignación distribución de la misma a los analistas. Procesar las solicitudes de liberación de fianzas permanentes y eventuales, solicitudes de devolución y/o canje de depósitos previos y demás solicitudes consignadas ante la unidad de correspondencia de la División de tramitaciones dirigidas a la unidad de Garantías de la División de Recaudación.

Semana 12

05-01

12-01

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19-01 26-01 02-02

09-02 23-02

16-02 23-02

23-01 30-01 06-02

Aplicación de las garantías en el sistema SiduneaWorld: AT, ATPA y tránsitos. Aplicación de los traslados a través de sellos. Verificar cada aplicación realizada a los tránsitos. Aplicar sellos de garantías. Archivar el expediente de traslado con la fianza original y/o depósito previo original.

13-02 23-02

Realizar solicitudes de estatus a la División de Tramitaciones y a la División de Operaciones para emitir el oficio de liberación de fianza y canje y/o devolución de depósitos previos.

20-02 23-02

Remitir a la División de Tramitaciones los oficios ya firmado por el ciudadano gerente de la aduana, para su enumeración y posterior notificación y auxiliares de la administración.

Semana 13 Semana 14 Semana 15

Semana 16

Semana 17 Semana 18

Cuadro N°1. Planificación de las pasantías

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Diagrama de Gantt

Nº

Actividades

Duración

Oct

Nov

Dic

Ene

Suministro de información sobre la unidad de recaudación. 1

Actividades a realizar.

Funciones, documentos y contenido

que se manejan al momento de constituir

garantías,

Semana 1

liberaciones de fianzas y canje de depósitos previos. 2

Organización del archivo. Reorganización de los expedientes y contratos de fianza y de los depósitos previos.

Semana 2

Organización de fianzas. Control de todas las fianzas vencidas. 3

Carga de bases en datos en la aplicación Access. Registro de contratos de fianzas (eventuales y permanentes) y de

Semana 3 y 4

depósitos previos 4

5

6

7

Cargas base de datos. Implementación de controles en la unidad para el manejo de fianzas y depósitos previos. Elaboración de oficio de liberación para fianzas y canje de depósitos previos. Elaboración de notificaciones a los contribuyentes. Realización de oficios de notificaciones de contratos de fianzas. No laborables

Semana 5

Semana 6 y 7

Semana 8 Semana 9 y 10

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Feb

8

Elaboración de notificaciones a los contribuyentes. Realización de oficios de notificaciones de contratos de depósitos previos.

Semana 11

Revisión de correspondencia diaria. Registro en el sistema, asignación distribución de la misma a los analistas. Procesar las solicitudes de liberación de fianzas permanentes y 9

eventuales, solicitudes de devolución y/o canje de depósitos

Semana 12

previos y demás solicitudes consignadas ante la unidad de correspondencia de la División de tramitaciones dirigidas a la unidad de Garantías de la División de Recaudación. Aplicación de las garantías en el sistema SiduneaWorld: AT, ATPA y tránsitos. Aplicación de los traslados a través de 10 sellos.

Verificar cada aplicación realizada a los tránsitos.

Aplicar sellos de garantías. Archivar el expediente de traslado

Semana 13, 14 y 15

con la fianza original y/o depósito previo original. Realizar solicitudes de estatus a la División de Tramitaciones y 11 a la División de Operaciones para emitir el oficio de liberación

Semana 16

de fianza y canje y/o devolución de depósitos previos. Remitir a la División de Tramitaciones los oficios ya firmado por 12 el ciudadano gerente de la aduana, para su enumeración y posterior notificación y auxiliares de la administración.

Semana 17 y 18

Cuadro N°2. Diagrama de Gantt (Actividades realiza das en las pasantías)

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Descripción de las actividades semanales en la empresa Semana 1 La coordinadora, explica sobre el trabajo que se realiza en la División de Recaudación, Unidad de Garantías en la Aduana principal de La Guaira SENIAT, le expresó al pasante sobre las actividades que allí realizan para tener conocimiento sobre lo que pueden ayudar y familiarizarse con los expedientes, la primera actividad asignada fue ordenar una gran variedad de carpetas de registradas de manera inadecuada de mercancías que habían objeto de Admisión Temporal. Semana 2 Arreglando las carpetas el pasante recibe una explicación de algunos casos aclarando ciertas dudas sobre las carpetas de mercancías liberadas y no liberadas; cuando son admisiones temporales pueden ser por 6 meses o un año ya que la maquinaria u otro tipo de material a transportar puede mantenerse en el país de lo contrario tendrá que pagar una multa por incumplimiento del contrato, sin embargo, estas pueden permanecer un año más en el país a través de una prórroga, solicitada antes del cumplimiento del plazo, donde se le puede permitir tener la maquinaria más tiempo en el país, de lo contrario si quiere durar más tiempo deberá nacionalizar (mercancía).

Semana 3 y 4 Los funcionarios encargados, explican sobre los diferentes artículos por la cual se rigen para tener un control de los depósitos previos y fianzas ��

eventuales sin embargo, también se realizó la organización de las fianzas y registros de los contratos de fianzas eventuales y permanentes. Enseñaron al pasante como aplicar las garantías en la unidad, hacer las carpetas cuando es un depósito previo o una fianza teniendo un determinado orden explicado en un memorándum que posee la unidad creado por la jefa de la División de Recaudación. Semana 5 El pasante tuvo un recorrido de la aduana pero en el lugar donde se realiza el reconocimiento de las mercancías, pudiendo observar el paso de las mercancías arribadas a territorio aduanero venezolano y su proceso de nacionalización. Adicionalmente, cargan en la base los datos determinados de las carpetas de fianzas y depósitos previos una vez revisadas las carpetas que se le aplicaron garantías llevando un control de cada una de ellas. Semana 6 y 7 Se procede a revisar carpetas con elaboración de oficio de liberación para las fianzas y canje de depósitos previos luego se ordenan por fecha y número de registro para luego ser guardadas en carpetas Oslo al culminar esa actividad el pasante busco los BL de algunos traslados de mercancías para una empresa determinada que requería ese oficio, la misma empresa a su vez requería sacarle copia a las fianzas que tenían en el archivo para tener la información que requiere para proceder a nacionalizar las mercancías.

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Semana 11 Elaboración de la notificaciones a los contribuyentes, además de prestarle ayuda en a la unidad de cobros administrativos con la búsqueda de expedientes de pago desde los año 2005 hasta el año 2015 para consultar las deudas y luego algunos de esos expedientes buscarle la sentencia de los casos. Semana 12 La correspondencia diaria de canjes, liberaciones y demás oficios emanados de la Unidad de Garantías son enviados a la división de tramitaciones para la asignación del correspondiente número de salida, con el cual se lleva un control general de toda la correspondencia que se genera en la Aduana.

Semana 13, 14 y 15 Aplicar los sellos a los traslados de mercancías al país donde luego de realizarle todos los procesos de firmas y por todas las unidades que pasa se suelen ordenar por el orden correcto que deben ir los documentos originales en los documentos dependiendo si es una fianza, depósito previo etc para luego proceder a guardarlos en el archivo donde se encuentran los documentos importantes, es decir los archivos originales de cada uno, se identifican con una etiqueta y una numeración en uno de los bordes de la carpeta para cuando proceda a ser liberada estas se pueden localizar de manera fácil.

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Semana 16 Se le realizan solicitudes a la División de Tramitaciones y a la División de Operaciones con un memorándum para emitir los oficios tanto de liberación fianza como los de canje y/o devolución de depósitos previos para que los analistas procedan a realizar las actividades correspondientes de devolución o canje. Además el pasante fue invitado a la conferencia donde se dictaron las modificaciones que sufrió la LOA para el año 2015 que es de gran importancia con su carrera y en el ámbito laboral, los puntos que trataron son los de las sanciones entre otras cosas que deben estar pendiente que sean cumplidas por el SENIAT Semana 17 y 18 Una vez realizado todos los procesos en la Unidad de Garantías, si el expediente no se encuentra en el archivo de la Unidad de Garantías se solita el expediente al archivo central de la División de Tramitaciones, este expediente se completa con los oficios generados en la Unidad de Garantías, pasa por el proceso de foliatura, se enumera y se remite nuevamente a la División de Tramitaciones para que el expediente repose en el archivo central de la aduana. Descripción técnica de las tareas más relevantes Aplicabilidad de las garantías Se le aplica garantía a los diferentes traslados de mercancías que llegan a la División de Recaudación, Unidad de Garantía verificando el monto, ��

tasas, exoneraciones de los depósitos previos o fianzas que corresponda con la información en los documentos que ahí se presentan para proceder a aplicarle las diferentes operaciones en la unidad. Digitalizar la información que poseen las carpetas en la base de datos Es decir que se carguen en la base de datos que maneja la unidad de garantía a los documentos como depósitos previos o fianzas para llevar un control de la información además para facilitar la búsqueda de la información donde se va encontrar localizado el documento en los archivos de la División de Recaudación. Organización de los archivos Lugar donde se guardan los expedientes originales para nacionalizar o liberar una mercancía, es decir, es una de las actividades de mayor importancia en la división de recaudación debido a que es el lugar donde se conserva la información. Foliar documentos Se realiza el folio de los documentos para mandar los expedientes originales al archivo central de la Aduana estos son registrados por la computadora para tener un control, los funcionarios tiene que percatarse que el documento posea la fianza y el depósito para realizar este proceso, una vez al tener estos documentos procede a realizar la reapertura del documento donde se llevan por un determinado orden donde colocan: 1. Auto reapertura 2. Consignación de deposito 3. Timbre fiscal ��

4. 5. 6. 7.

Aceptación del deposito Solicitud de deposito Oficio de canje de deposito Auto de cierre

Estos son los documentos que común mente se ven en este proceso aunque pueden variar dependiendo de la empresa y los documentos que posea la carpeta.

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PARTE IV DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA PASANTÍA Organigrama del departamento División de Recaudación

Fuente: Elaborado por la Unidad de Planificación y Control de Gestión Noviembre 2013

Figura N°2. Organigrama de la institución, divisió n de Recaudación.

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Funciones División de Recaudación •

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Efectuar los procesos de Determinación, liquidación, registro, control y recaudación de los tributos causados dentro de su circunscripción en el ejercicio de la potestad aduanera. Registrar y controlar la constitución de garantías y ejercer el oportuno cobro de los derechos pendientes.

Unidad de garantía •

Aplicación de garantías.

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Liberación o ejecución de garantías.

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Aceptación de depósitos previos.

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Renovación mensual de los registros auxiliares de los depósitos en garantías y fianzas a favor de la nación.

Relación con la especialidad que usted se gradúa La División de Recaudación se basa principalmente en supervisar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la gestión de la gerencia e impartir las instrucciones para la ejecución de las funciones correspondientes de cada una de las unidades que de ella dependen, esta división tiene ciertas relaciones en diferentes aspectos referente a la carrera Administración, Mención Transporte dictada en la Universidad Experimental Marítima del Caribe, las mismas se centra en que en la empresa mencionada anteriormente se puede observar que se revisan los traslados de mercancías de un determinado país dirigidos a la República Bolivariana de Venezuela, además se suele aplicar diferentes regímenes aduaneros para registrar las ��

importaciones los cuales obligan que la mercancía deba pasar por diferentes procesos, divisiones y áreas antes de llegar a la División de Recaudación. Por otra parte, es importante señalar que dicha mercancía, debe ser nacionalizada en algunas ocasiones, debido al tiempo que dure en el país, destacando que si la misma permanece por mucho tiempo en la aduana o no es declarada en los cinco días correspondientes según lo establecido en la Ley Orgánica de Aduanas dispone de treinta días más pero deberá pagar una multa por no declarar en los días correspondientes, si pasan los treinta días la mercancía puede caer en abandono legal, es decir la mercancía pasa ser del Estado. A medida que va pasando el tiempo en esta unidad el pasante va aprendiendo sobre algunas cosas que le dieron en el paso por la carga académica además de aprender otras diferentes actividades que se aprenden en el campo laboral que son de gran importancia para el crecimiento como profesional. Además cabe destacar que se utilizan los medios de transporte para trasladar las mercancías de un lugar a otro que tiene relación directa con la carrera, desde el momento que es embarcada la mercancía hasta realizar todos los procesos en la aduana de salida utilizan un medio de transporte distinto el cual tiene relación directa con la carrera que se dicta en la Universidad Experimental Marítima Del Caribe.

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PARTE V FORMULACIÓN DE PROPUESTA DE RESOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA El pasante presenta una propuesta para la organización de códigos en la base de datos, División Recaudación, Unidad de Garantía, para disminuir o ayudar a solventar las diferentes maneras de ingresar los códigos de los expedientes que tienen los empleados de la unidad mencionada anteriormente; por tal motivo se propone la realización de un manual de procedimientos donde los funcionarios pertenecientes a la unidad de garantía puedan manejar fácilmente los códigos de sus procedimientos, con la finalidad de que se puedan organizar o cargar en las carpetas de una manera estandarizada para los expedientes, dependiendo del tipo de caso que se presente. Métodos, procedimientos, materiales y equipos utilizados En esta oportunidad el método de recolección de datos utilizado para esta investigación es la observación, el cual Díaz K. (2014), los define como Registros tomados que no requieren participación. Estos registros se hacen mientras los participantes están involucrados en conductas rutinarias y se utilizan como un indicador de lo que los participantes de hecho hacen, en lugar de apoyarse completamente en los relatos que los participantes hacen de su propia conducta. Cabe destacar, que el método escogido se utilizó debido a que se observó que en la Aduana Marítima Principal de La Guaira, no se utiliza la

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misma codificación para el almacenamiento de datos, es decir, que cada empleado maneja un código diferente para guardar los expedientes que reposan en el archivo de la División de Recaudación, trayendo como consecuencia una falta de organización de los archivos almacenados aparte de la redundancia de datos, provocando un alto almacenamiento en memoria de forma innecesaria. Procedimientos Para la elaboración de un manual de procedimientos donde se muestren los códigos de almacenamiento de los expedientes en los archivos de la división se deben realizar ciertos procedimientos, los cuales permitirán la elaboración y redacción de forma organizada de dichas normas; cabe destacar, que dicho manual tiene como finalidad precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones de datos y archivos. Para la elaboración de un manual de procedimientos se deben tomar en cuenta diferentes etapas, entre las que se encuentran: a) Planeación del Trabajo b) Aplicación de Técnicas de Investigación c) Análisis de la Información d) Estructuración del Manual e) Validación de la Información f) Autorización del Manual g) Distribución y Difusión h) Revisión y Actualización Por otra parte, un Manual de Procedimientos es definido por Fidel B. y otros (2008), como “un documento que describe en forma lógica, sistemática ��

y detallada las actividades del área de acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse”, de tal forma que el manual de procedimientos dirigido a la división de recaudación del SENIAT, tendrá entre sus especificaciones más importantes, la codificación de todos los archivos y datos que son almacenados y utilizados por los empleados de dicha institución, la mencionada información se organizara de forma sistematizada y clasificada, dependiendo de las necesidades de la institución. Por otra parte, los manuales de procedimientos, según el autor mencionado anteriormente, deben presentar una estructura organizativa para su realización, aunque no todos los autores coinciden en dicha norma, ya que algunos señalan que el autor o investigador puede elaborarlo a su conveniencia y según las necesidades que estos presentan, sin embargo, pueden considerarse los siguientes puntos:   Portada

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  índice

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  Presentación

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Estructura Orgánica

  Simbología

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Descripción de Procedimientos

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Diagramas de Flujo

  Directorio

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Firmas de Autorización

Es importante señalar, que estos pueden variar dependiendo de los objetivos que quiera lograr la unidad por lo que solo se puede definir lo necesario para ellos utilizar de la manera más sencilla posible. Tomando en cuenta que los materiales que se utilizan para la realización de un manual de procedimientos son: papel, lápiz, lapiceros, reglas etc., aunque también se ��

pueden utilizar otro tipo de equipos como laptops, computadora de escritorio, impresora, entre otros. Resultados obtenidos y análisis de los mismos Luego de presentar el manual de procedimientos ante la coordinadora de la Unidad de Garantía, se ha estudiado la posibilidad de hablar con su grupo de trabajo (Funcionarios) para utilizarlo de forma permanente dentro de la división, para facilitar a todos los empleados la búsqueda de la información digitalizada sin necesidad de buscar el expediente en los archivos de la División de Recaudación, además de que todos los funcionarios manejen un mismo lenguaje o código que evite la redundancia de datos dentro del sistema y la base de datos. Al mismo tiempo se propone establecer un modo general de como cargar los códigos de forma que se pueda agilizar los procedimientos para el almacenamiento y actualización de datos y los expedientes en los archivos. Igualmente, este manual permitirá que la información pueda ser almacenada por un intervalo de tiempo indefinido, donde solo se necesite la actualización del sistema de almacenamiento pero que se siga manejando la misma codificación para el archivo de expedientes. Además de esto puede que pueda salvar información de años que pueden estar guardados en caja o en el archivo central de la Aduana Principal Marítima de la Guaira, cabe recalcar que en los archivos se deben tener 5 o 6 de años anteriores, también se puede evitar que se extravié un expediente o en caso de que se esto ocurra la información queda guardado en la base de datos utilizada en la unidad.

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Descripción de la propuesta

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERECTORADO ACADÉMICO ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES

Manual de procedimientos: División de Recaudación, Unidad de Garantía adscrita al SENIAT

Tutor Académico: Mgs. Urbina Olga Tutor Empresarial: Lic. Camargo Katherine

Autor: Liendo Yolner C.I: 19.511.131

Catia la Mar, Febrero de 2015. ��

MEMORANDO Para: La Coordinadora de la Unidad de Garantías De: Pasante de la Universidad Marítima Del Caribe FECHA: 15 de Enero de 2015 ASUNTO: Elaboración de un manual de procedimientos administrativos para la organización de los datos de la base de datos de la División de Recaudación, unidad de garantía adscrita a la Aduana Principal Marítima, SENIAT del Estado Vargas. Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de solicitarle a todo el personal que labora en la unidad de Garantías, seguir el siguiente manual de procedimientos durante el proceso de Cargar los códigos en las base de datos de la División de Recaudación, según sea el caso, para así contribuir con el orden de las carpetas que reposaran en nuestros archivos y que posteriormente, una vez culminado el proceso que corresponda, formarán parte del expediente original que debe reposar en el archivo central. De tal forma, que los códigos a utilizar por los empleados de la división mencionada anteriormente son los siguientes:

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Expedientes

Códigos

Fianzas Eventuales: Fian- Código

Ejemplo: Fian-001002-2569 Fian-25698

Fianzas Permanentes: Fianper- Código

Ejemplo: Fianper-001003-3258 Fianper-21456

Depósitos Previos: DP-Código

Ejemplo: DP-002005-9568 DP-25697

Admisión temporal: AT DUA C-Código

Ejemplo: AT DUA C- 4425

Cuadro N°3. Codificación de datos de los archivos del SENIAT (División de recaudación)

Nota: Se realiza con el fin de agilizar el proceso de búsqueda de los expedientes en el archivo de la división de recaudación adscrita al SENIAT, llevándolo de forma digitalizada, esto con el propósito de ayudar acelerar los procesos de la unidad de garantías. Sin más que hacer referencia y agradeciendo su inmediata aplicación.

 ________________________________ Liendo Yolner C.I: 19.511.131 Administración. Mención transporte (Título por obtener)

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Marco legal que sustenta la propuesta Ley Especial contra los Delitos Informáticos Título II. De los delitos Capítulo I. De los delitos contra los sistemas que utilizan tecnologías de información Artículo 6º Acceso indebido. El que sin la debida autorización o excediendo la que hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice tecnologías de información, será penado con prisión de uno a cinco años y multa de diez a cincuenta unidades tributarias. Artículo 7º Sabotaje o daño a sistemas. El que destruya, dañe, modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un sistema que utilice tecnologías de información o cualquiera de los componentes que lo conforman, será penado con prisión de cuatro a ocho años y multa de cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias. Incurrirá en la misma pena quien destruya, dañe, modifique o inutilice la data o la información contenida en cualquier sistema que utilice tecnologías de información o en cualquiera de sus componentes. La pena será de cinco a diez años de prisión y multa de quinientas a mil unidades tributarias, si los efectos indicados en el presente artículo se realizaren mediante la creación, introducción o transmisión, por cualquier medio, de un virus o programa análogo.

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Artículo 8º Sabotaje o daño culposos. Si el delito previsto en el artículo anterior se cometiere por imprudencia, negligencia, impericia o inobservancia de las normas establecidas, se aplicará la pena correspondiente según el caso, con una reducción entre la mitad y dos tercios. Artículo 9º Acceso indebido o sabotaje a sistemas protegidos. Las penas previstas en los artículos anteriores se aumentarán entre una tercera parte y la mitad cuando los hechos allí previstos o sus efectos recaigan sobre cualquiera de los componentes de un sistema que utilice tecnologías de información protegido por medidas de seguridad, que esté destinado a funciones públicas o que contenga información personal o patrimonial de uso restringido sobre personas o grupos de personas naturales o jurídicas. Artículo 10º Posesión de equipos o prestación de servicios de sabotaje. El que, con el propósito de destinarlos a vulnerar o eliminar la seguridad de cualquier sistema que utilice tecnologías de información, importe, fabrique, posea, distribuya, venda o utilice equipos o dispositivos; o el que ofrezca o preste servicios destinados a cumplir los mismos fines, será penado con prisión de tres a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias. Artículo 11º Espionaje informático. El que indebidamente obtenga, revele o difunda la data o información contenidas en un sistema que utilice tecnologías de ��

información o en cualquiera de sus componentes, será penado con prisión de cuatro a ocho años y multa de cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias. La pena se aumentará de un tercio a la mitad, si el delito previsto en el presente artículo se cometiere con el fin de obtener algún tipo de beneficio para sí o para otro. El aumento será de la mitad a dos tercios, si se pusiere en peligro la seguridad del Estado, la confiabilidad de la operación de las instituciones afectadas o resultare algún daño para las personas naturales o jurídicas como consecuencia de la revelación de las informaciones de carácter reservado. Artículo 12º Falsificación de documentos. El que, a través de cualquier medio, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologías de información; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o incorpore a dicho sistema un documento inexistente, será penado con prisión de tres a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias. Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para sí o para otro algún tipo de beneficio, la pena se aumentará entre un tercio y la mitad. El aumento será de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para otro. Capítulo II. De los Delitos Contra la Propiedad Artículo 13º Hurto. El que a través del uso de tecnologías de información, acceda, intercepte, interfiera, manipule o use de cualquier forma un sistema para ��

apoderarse de bienes o valores tangibles o intangibles de carácter patrimonial sustrayéndolos a su tenedor, con el fin de procurarse un provecho económico para sí o para otro, será sancionado con prisión de dos a seis años y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. Artículo 14º Fraude. El que, a través del uso indebido de tecnologías de información, valiéndose de cualquier manipulación en sistemas o cualquiera de sus componentes o en la data o información en ellos contenida, consiga insertar instrucciones falsas o fraudulentas que produzcan un resultado que permita obtener un provecho injusto en perjuicio ajeno, será penado con prisión de tres a siete años y multa de trescientas a setecientas unidades tributarias. Artículo 15º Obtención indebida de bienes o servicios. El que, sin autorización para portarlos, utilice una tarjeta inteligente ajena o instrumento destinado a los mismos fines, o el que utilice indebidamente tecnologías de información para requerir la obtención de cualquier efecto, bien o servicio o para proveer su pago sin erogar o asumir el compromiso de pago de la contraprestación debida, será castigado con prisión de dos a seis años y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. Artículo 16º Manejo fraudulento de tarjetas inteligentes o instrumentos análogos. El que por cualquier medio, cree, capture, grabe, copie, altere, duplique o elimine la data o información contenidas en una tarjeta inteligente o en ��

cualquier instrumento destinado a los mismos fines; o el que, mediante cualquier uso indebido de tecnologías de información, cree, duplique o altere la data o información en un sistema con el objeto de incorporar usuarios, cuentas, registros o consumos inexistentes o modifique la cuantía de éstos, será penado con prisión de cinco a diez años y multa de quinientas a mil unidades tributarias. En la misma pena incurrirá quien, sin haber tomado parte en los hechos anteriores, adquiera, comercialice, posea, distribuya, venda o realice cualquier tipo de intermediación de tarjetas inteligentes o instrumentos destinados al mismo fin, o de la data o información contenidas en ellos o en un sistema. Artículo 17º Apropiación de tarjetas inteligentes o instrumentos análogos. El que se apropie de una tarjeta inteligente o instrumento destinado a los mismos fines, que se hayan perdido, extraviado o hayan sido entregados por equivocación, con el fin de retenerlos, usarlos, venderlos o transferirlos a persona distinta del usuario autorizado o entidad emisora, será penado con prisión de uno a cinco años y multa de diez a cincuenta unidades tributarias. La misma pena se impondrá a quien adquiera o reciba la tarjeta o instrumento a que se refiere el presente artículo. Artículo 18º Provisión indebida de bienes o servicios. El que, a sabiendas de que una tarjeta inteligente o instrumento destinado a los mismos fines, han sido falsificados, alterados, se encuentran vencidos o revocados o han sido indebidamente obtenidos o retenidos, provea a quien los presente, de dinero, efectos, bienes o servicios o cualquier otra cosa de valor económico, será

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penado con prisión de dos a seis años y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. Artículo 19º Posesión de equipo para falsificaciones. El que sin estar debidamente autorizado para emitir, fabricar o distribuir tarjetas inteligentes o instrumentos análogos, reciba, adquiera, posea, transfiera, comercialice, distribuya, venda, controle o custodie cualquier equipo de fabricación de tarjetas inteligentes o de instrumentos destinados a los mismos fines o cualquier equipo o componente que capture, grabe, copie o transmita la data o información de dichas tarjetas o instrumentos, será penado con prisión de tres a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias.

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REFLEXIONES FINALES Como requisito indispensable para culminar la carrera de Licenciado en Administración, mención Transporte, en la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe se exige a sus estudiantes realizar pasantías profesionales, incluso se debe presentar un informe de pasantías en el cual el estudiante exprese todas las experiencias vividas durante las pasantías. El presente informe de pasantías profesionales explica el rol de funcionarios del SENIAT donde la función principal del pasante en este compañía se basa en ofrecer su apoyo y disponibilidad a la empresa con la finalidad de aplicar sus conocimientos brindando una labor de excelencia, de este modo, poder aportar soluciones a posibles situaciones para mejorar o implementar nuevos procedimientos que optimicen la calidad del trabajo. Por otra parte la importancia que dicho informe de pasantías puede tener para los pasantes de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, es que las empresas puedan ofrecerles la oportunidad de ejercer actividades profesionales a las que tienen que enfrentarse en el campo laboral, asímismo demostrar su profesionalismo de manera íntegra. Del mismo modo, el aporte de unas pasantías para cualquier empresa e institución son de gran ayuda e importancia, ya que en muchos casos se requiere de una ayuda extra para realizar las actividades con rapidez y efectividad. El pasante fue de gran ayuda para el SENIAT división de recaudación, unidad de garantía, puesto que en la mayoría de los casos tuvo la oportunidad de demostrar sus habilidades para realizar las actividades sin alguna previa supervisión, poniendo en práctica todos los conocimientos que

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obtuvo durante todo el periodo académico, así como también las instrucciones que les fueron dadas al inicio de las pasantías. Finalmente la realización de pasantías profesionales, además de presentar un informe justifica la tarea del pasante para la obtención del título profesional.

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RECOMENDACIONES Las recomendaciones o aportes que se le puede dar a la Universidad, a la empresa y a los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, son las siguientes: Hacia la universidad •

Seguir colaborando con los estudiantes para mejorar y adquirir herramientas para prepararse en un futuro a nivel profesional y personal.

  Seguir con profesores nutridos de información, que tengan la capacidad de transmitir a los estudiantes todos los conocimientos teóricos, técnicos y profesionales que puedan ayudar al mejoramiento personal y profesional de los alumnos.

•

  Motivar a los estudiantes adquirir nuevos conocimientos y herramientas para el desarrollo profesional y académico.

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Hacia la empresa •

•

Seguir ayudando a las universidades con las pasantías, aceptando a estudiantes que puedan realizar sus labores profesionales en dicha empresa para brindarle la oportunidad de obtener experiencias en el campo laboral. Brindarle la oportunidad al pasante de crecer en el ámbito laboral, profesional y académico obteniendo conocimientos para enfrentase a las diferentes situaciones que se presenten en cualquier empresa.

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Hacia los estudiantes •

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Aprovechar de adquirir todos los conocimientos posibles en nuestra casa de estudio para aplicarlos en el campo laboral. Trabajar de forma organizada y sistemática que permita la elaboración de todas las actividades, bien sean académicas o laborales, de forma eficaz y eficiente.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Alfonso María y Segnini Jesús. (2009). Desarrollo de un Software para la Automatización de las actividades Administrativas del Departamento de Computación y Sistemas de la Universidad de Oriente – Núcleo de Anzoátegui. Disponible: http://ri.bib.udo.edu.ve/bitstream/123456789/1098/1/Tesis.DESARROLL O%20DE%20UN%20SISTEMA%20AUTOMATIZADO%20BAJO%20EN TORNO%20WEB.pdf. [Consultado: Diciembre de 2014]. Barros Juan. (2012). Importancia de las bases de datos. Disponible: http://infoipc2012.blogspot.com/2012/09/importancia-de-las-bases-dedatos.html. [Consultado: Noviembre: 2014]. Díaz Kellys. (2014). Métodos de recolección de información. Disponible: http://es.slideshare.net/kellydiazr/metodos-de-recoleccion-deinformacion. [Consultado: Enero de 2015]. Fidel B. y otros. (2008). Metodología para la elaboración de los manuales administrativos. Dirección general de desarrollo administrativo. Subdirección de promoción del desarrollo administrativo. Veracruz. Disponible: http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/CGINICIO/PORTLE TS_VERACRUZ_/MANOS_LIMPIAS/MET%20PARA%20LA%20ELAB %20DE%20MAN%20ADMIVOS.PDF. [Consultado: Enero de 2015]. Fundei. (2013). ¿Qué son las pasantías?. Disponible: http://www.fundei.org/index.php/blog/164-que-son-laspasantias. [Consultado: Diciembre de 2014]. Gerardo García. (2008). Un Sistema para el Mantenimiento de Almacenes de Datos. Valencia – España. Universidad Politécnica de Valencia. Disponible: http://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/2505/tesisUPV2842.pdf. [Consultado: Diciembre de 2014]. Ley Especial contra delitos informáticos. (s/f). disponible: http://www.uc.edu.ve/diuc/pdf/LeyEspecialcontraDelitosInformaticos.pdf. [Consutlado: Enero de 2015]. PasantiasUCV. (s/f). ¿Que son las pasantías?. Disponible: http://appportal.rect.ucv.ve/vrac_pasantias/. [Consultado: Diciembre de 2014]. Piceno Marie (2012). Recuperación de información en bases de datos relacionales mediante razonamiento automático. Centro de investigación y de estudios avanzados del Instituto Politécnico Nacional. México. Disponible: http://www.cs.cinvestav.mx/TesisGraduados/2012/TesisElyPiceno.pdf. [Consultado: Diciembre de 2014]. Pinto María. (2011). Base de datos. Disponible: http://www.mariapinto.es/ecoms/bases_datos.htm#bd1. [Consultado: Diciembre de 2014]. ��

Seniat.com. (s/f). Intranet del Seniat. Disponible: www.seniat.com. [Consultado: Noviembre de 2014].

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ANEXOS

Anexo 1. Entrada a la base de datos de la Unidad de Garantía.

Anexo 2. Inicio de sesión de la Unidad de Garantía. ��

Anexo 3. Selección de actividades de Control de Garantías.

Anexo 4. Formulario de Fianzas Eventuales.

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Anexo 5. Formulario de Depósitos.

Anexo 6. Formulario de Reportes.

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Anexo 7. Mala organización de los códigos de la base de datos.

Anexo 8. Archivos organizados.

Anexo 9. Archivos organizados.

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