Informe Epsasa v2.0
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Descripción: informe...
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EQUIPO DE TRABAJO APELLIDOS Y NOMBRES
PROFESIÓN
CARGO
Angel Fernando Navarro Raymundo
Ingeniero de Sistemas y Computación
Jefe de Proyecto
Contador Público Colegiado
Consultor
Carlos Ayala Tineo
Bach. Ing. Informática
Apoyo
Mercedes Ccesa Quincho
Bach. Ing. Informática
Apoyo
Moisés Solier Gutiérrez
DISTRIBUCIÓN ENTREGABLE
CANTIDAD
INFORME FÍSICO
02
INFORME DIGITAL EDITABLE CD
02
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CONFORMIDAD
CONTENIDO INTRODUCCIÓN ___________________________________________________________ 6 EL ROL DE LA EMPRESA ___________________________________________________ 7 COMPONENTE 1 _________________________________________________________ 10 DIAGNOSTICO DE TODOS LOS PROCESOS COMERCIALES, CONTABLE FINANCIERO Y OPERACIONALES DE LA EPSASA. ___________________________________________ 10 1.1. DIAGNÓSTICO DE TODOS LOS PROCESOS COMERCIALES, CONTABLE - FINANCIEROS Y OPERACIONALES DE LA EPSASA. ________________________________________________ 12 1.1.1. 1.1.2.
1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3.
Mapeo de procesos en áreas ____________________________________________________ 12 Diagnóstico de procesos _______________________________________________________ 19
FLUJO DE PROCESOS ___________________________________________________ 29 Flujo de procesos Comerciales __________________________________________________ 29 Flujo de procesos Administrativo y de Gestión (Contable-financiero) ____________________ 47 Flujo de procesos Operacionales _________________________________________________ 72
COMPONENTE 2 _________________________________________________________ 95 DIAGNÓSTICO DEL SOFTWARE CON QUE ACTUALMENTE SE MANEJAN LOS PROCESOS COMERCIALES, CONTABLE- FINANCIEROS Y OPERACIONALES DE LA EPSASA._______ 95 2.1. EVALUACIÓN DE SOFTWARE – EFICIENCIA EN FUNCIÓN A LA DEMANDA DE LA INFORMACIÓN _______________________________________________________________ 96 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.
2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3.
Demanda de información insatisfecha en el área Comercial ____________________________ 96 Demanda de información insatisfecha en el área administrativo y de gestión _______________ 96 Demanda de información insatisfecha en el área Operacional ___________________________ 98
EVALUACIÓN DE SOFTWARE ______________________________________________ 99 EL SISTEMA DE NEGOCIO DE LA EPSASA (MIO) ___________________________________ 101 EVALUACIÓN DEL SISTEMA MIO MEDIANTE ATRIBUTOS DE CALIDAD NORMA ISO/IEC 9126 104 EVALUACIÓN DEL SISTEMA MIO MEDIANTE NTP-ISO/IEC 17799:2007 ___________________ 116
COMPONENTE 3 ________________________________________________________ 121 DIAGNÓSTICO DEL HARDWARE QUE SOPORTAN LOS PROCESOS COMERCIALES, CONTABLE- FINANCIEROS Y OPERACIONALES DE LA EPSASA.___________________ 121 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3.
INVENTARIO DE HARDWARE Y SOFTWARE DE SISTEMA OPERATIVO ASOCIADO ____ 122 Distribución de Computadoras por áreas __________________________________________ 129 Computadoras por Tipo de Procesador ___________________________________________ 130 Inventario de Impresoras ______________________________________________________ 131
COMPONENTE 4 ________________________________________________________ 133
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REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE SOFTWARE PARA IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO SOFTWARE QUE GESTIONE LOS PROCESOS COMERCIALES, CONTABLE-FINANCIEROS Y OPERACIONALES DE LA EPSASA __________________________________________ 133 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3.
4.2.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL PROPUESTO Y MÓDULOS QUE LO COMPONEN 134 Modelo del sistema Propuesto __________________________________________________ 134 Características Generales de las aplicaciones ______________________________________ 134 Plataforma tecnológica Propuesta:_______________________________________________ 152
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE SOFTWARE ________________________________ 154
4.2.1. ESTUDIO DE COMPATIBILIDAD DE LA PROPUESTA CON SOFTWARE PROPIETARIO PARA BASE DE DATOS ________________________________________________________________________ 155
COMPONENTE 5 ________________________________________________________ 164 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE HARDWARE PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO SISTEMA QUE GESTIONE LOS PROCESOS COMERCIALES, CONTABLE- FINANCIERO Y OPERACIONALES DE LA EPSASA __________________________________________ 164 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE HARDWARE _______________________________ 165 ADQUISICIÓN DE SERVIDORES _________________________________________________ 165 IMPLEMENTACIÓN DE LA RED EMPRESARIAL EPSASA______________________________ 172 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA SEGURIDAD LAN - INTERNET _____________ 191
COMPONENTE 6 ________________________________________________________ 197 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL PROCESO DE ADQUISICIÓN O IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO SOFTWARE COMERCIAL, CONTABLE-FINANCIERO Y OPERACIONAL. _____ 197 6.1
TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL SISTEMA COMERCIAL ________________________ 198
6.2
TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO ____________________ 214
6.3
TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL _________ 241
6.4
TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL SISTEMA OPERACIONAL ______________________ 250
6.5
TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA (GIS) ___ 260
COMPONENTE 7 ________________________________________________________ 269 CÁLCULO DEL COSTO PARA LA ADQUISICIÓN DE HARDWARE COMPATIBLE CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE SOFTWARE PROPUESTO. ______________________ 269 COMPONENTE 8 ________________________________________________________ 271 CRONOGRAMA VALORIZADO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE DE LOS SISTEMAS INVOLUCRADOS. ________________________________________ 271 CRONOGRAMA DE VALORIZADO DE IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE ________________ 272
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CRONOGRAMA DE VALORIZADO DE IMPLEMENTACIÓN DE HARDWARE __¡Error! Marcador no definido.
RECOMENDACIONES ____________________________________________________ 272 ANEXOS ______________________________________________________________ 277 COSTOS SISTEMA COMERCIAL _________________________________________________ 278 COSTOS SISTEMA ADMINISTRATIVO Y DE GESTIÓN ________________________________ 281 COSTOS SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL __________________________________ 284 COSTOS SISTEMA DE GESTIÓN OPERACIONAL _____________________________________ 287 COSTOS GIS ________________________________________________________________ 290
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INTRODUCCIÓN El presente informe contiene la totalidad de los ocho componentes del PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNOSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTO PARA EL NUEVO SOFTWARE DE LA EPSASA”, en el primer componente se desagrega un estudio de los procesos Comerciales, Contable –Financieros y Operacionales de la EPSASA. Estos procesos han sido mapeados, rastreados y están descritos mediante diagramas que muestran el flujo de actividades y tareas en la organización. También se hace un análisis de la oferta y demanda de la información haciendo un balance final buscando el equilibrio que satisfaga las necesidades de información en la EPSASA. Finalmente se determinan diversas debilidades en los procesos y demandas insatisfechas de información, las mismas que pretenden ser saneadas con algunas sugerencias. En el segundo componente se realiza un diagnóstico del sistema (Software) actual de la EPSASA y a través de las evaluaciones técnica y operativa a las aplicaciones que soportan los diversos procesos se cuantifica el nivel de eficiencia y su cumplimiento de estándares técnicos. El tercer componente refiere al diagnóstico del hardware que soporta los diferentes procesos en la EPSASA mediante un inventario de hardware y el software asociado, indicando las debilidades y sugerencias de mejora. El cuarto componentecita los requerimientos Técnicos de Software para la implementación del nuevo Sistema integral compuesto por el Sistema de Gestión Comercial, Sistema de Gestión Administrativa, Sistema de Gestión Operacional, Sistema de Información Gerencial, Sistema de Información Geográfico GIS de la EPSASA. Describiendo los aspectos generales, así como las recomendaciones acerca de la plataforma de diseño del Sistema y sus bases de datos incluyendo una descripción de los módulos que los componen. El quinto componentecontiene los Requerimientos Técnicos de Hardware para la implementación de un nuevo Sistema Integral de la EPSASA. El sexto componente se ha propuesto los Términos de Referencia para la adquisición e implantación de cada uno de los sistemas que componen el Sistema Integral asimismo se incorpora la propuesta de las especificaciones técnicas de los equipos necesarios. El séptimo componentese presenta la estimación de Costo para la adquisición de Hardware que sea compatible con los requerimientos técnicos de software o sistema integral que se propone. En el octavo componentese grafica el Cronograma y flujo Valorizado de Implementación de Software y Hardware del sistema integral. Finalmente, se adjunta un segmento en el cual se hace llegar las recomendaciones a nivel administrativo y organizacional basado en el diagnostico desarrollado por el equipo consultor.
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EL ROL DE LA EMPRESA EPSASA es una empresa estatal de derecho privado, íntegramente de propiedad del Estado, constituida como SociedadAnónima, a cargo delaMunicipalidad Provincial de Huamanga, con autonomía técnica, administrativa, económica yfinanciera. Los accionistas de EPSASA están conformados por 5 representantes de las siguientes municipalidades: Municipalidad Provincial de Huamanga Municipalidad Distrital de San Juan Bautista. Municipalidad Distrital de Carmen Alto. Municipalidad Distrital de Jesús Nazareno Municipalidad Provincial de Huanta
Imagen 1. Posición de la EPSASA en el Estado Peruano
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Los servicios que brinda son los siguientes: 1. Servicio de Agua Potable. 2. Servicio de Alcantarillado Sanitario. Para brindar estos servicios la EPSASA realiza los siguientes procesos: 1. Producción (capitación y tratamiento) 2. Distribución (abastecimiento) 3. Recolección (colectores, planta de tratamiento y emisores) 4. Comercialización (venta) Imagen 2. Procesos de la EPSASA
El tamaño que actualmente tiene EPSASA en términos operativos y comerciales se establece a través de los indicadores correspondientes a Diciembre de 2010, los cuales fueron los siguientes:
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Tabla 1: Indicadores diciembre 2010 Tipo de indicador Operativos
Comerciales
Indicador Producción de agua Población servida del área administrada Continuidad promedio en horas de almacenamiento Conexiones totales de catastro Conexiones domiciliarias facturadas Volumen anual facturado Índice de agua no facturada
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Imagen 3. Organigrama de la EPSASA
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Valores 15,795,722 m3 180,529 habitantes 19.46 horas 46,132 conexiones 42,710 conexiones 9,680,868 m3 34.59 %
COMPONENTE 1 DIAGNOSTICO DE TODOS LOS PROCESOS COMERCIALES, CONTABLE FINANCIERO Y OPERACIONALES DE LA EPSASA.
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Para el desarrollo de este componente es de mucha importancia tener clara la estructura organizacional de la EPSASA, pues en esta estructura en la cual descansan todos los diversos macro procesos, procesos, sub procesos, actividades y tareas. Las cuales atraviesan en ocasiones diferentes áreas hasta su finalización. Por la naturaleza de la empresa es clara la tendencia de alta criticidad al área comercial por ser el área más visible y la cual tiene contacto directo con los clientes, luego el área operacional y finalmente el área administrativa y de gestión (Contable - financiero) en la cual se incluye a oficinas de Recursos humanos, Planificación, Logística y Tesorería. En la imagen 4 se puede apreciar el áre áreaa de influencia de los procesos de negocios sobre la estructura orgánica de la EPSASA. Imagen 4. Organigrama rganigrama de la EPSASA y el nivel de prioridad en intervención por su criticidad. criticidad
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
DIRECTORIO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
GERENCIA GENERAL UNIDAD DE INFORMÁTICA OFICINA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
OFICINA DE ASESORÍA LEGAL OFICINA DE IMAGEN Y EDUCACIÓN SANITARIA
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
UNIDAD DE TESORERÍA
DPTO. DE CONTABILIDAD
DPTO. DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES
DPTO. DE RECURSOS HUMANOS
UNIDAD DE FACTURACIÓN
DPTO. DE CATASTRO DE CLIENTES
DPTO. DE COBRANZA
GERENCIA OPERACIONAL
UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD
DPTO. DE PRODUCCIÓN
GERENCIA DE INGENIERÍA
GERENCIA COMERCIAL
GERENCIA DE HUANTA
DPTO. DE MANTENIMIENTO
DPTO. DE REDES Y CONTROL DE PÉRDIDAS
DPTO. OPERACIONAL
DPTO. COMERCIAL
.
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DPTO. DE ESTUDIOS Y PROYECTOS
DPTO. DE MEDICIÓN
DPTO. DE COMERCIALIZACIÓN
DPTO. DE SUPERVICIÓN Y LIQUIDACIÓN DE OBRAS
1.1.
DIAGNÓSTICO DE TODOS LOS PROCESOS COMERCIALES, CONTABLE FINANCIEROS Y OPERACIONALES DE LA EPSASA.
1.1.1. Mapeo de procesos en áreas El mapeo y seguimiento de procesos se realizo con la ficha N°01, la cual permite describir los diferentes procesos de la EPSASA: 〉 Comerciales 〉 Administrativos y de Gestión (Contable - Financiero) 〉 Operacionales Imagen 5. Ficha N°01 Herramienta y medio que permite rastrear y mapear los diferentes procesos.
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Tabla 2: Resumen de procesos por áreas Procesos
N°
Comerciales
19
Administrativos y de Gestión (Contable - Financiero)
25
Operacionales
34
Total
78
A. Procesos Comerciales Imagen 6. Procesos en el área comercial
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Gráfica
Comerciales
Operacionales
Administrativos y de Gestión (Contable Financiero)
Tabla 3: Procesos y subprocesos del área Comercial
MODULO
ÁREA
PROCESO
1.1.1
REGISTRO DE NUEVAS CONEXIONES
1.1.2
ACTUALIZACIÓN DE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
1.1.3
ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE SERVICIO
1.1.3.1
CATEGORIZACIÓN DE SERVICIO
1.1.3.2
SITUACIÓN DE SERVICIO
1.1.4
REGULARIZACIÓN DE CLANDESTINOS
1.1.5
SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO
1.2.1
REAPERTURA DE SERVICIOS A USUARIOS ACTIVOS
1.2.2
CORTE DE SERVICIO A LOS USUARIOS MOROSOS
1.2.3
REALIZAR CONVENIOS
1.2.4
ELABORACIÓN DE CUADROS COMERCIALES
1.3.1
LECTURA DE MEDIDORES
1.3.2
INSTALACIÓN DE MICRO MEDIDORES
1.3.3
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
1.3.4
CONTRASTACIÓN DE MEDIDORES
1.3.5
REALIZAR LECTURA DE CRÍTICAS
1.4 DPTO. DE COMERCIALIZACIÓN
1.4.1
VENTA DE SERVICIOS DE AGUA Y DESAGÜE
1.4.2
CAMBIO DE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
1.5 UNIDAD DE FACTURACIÓN
1.5.1
PROCESAMIENTO DE FACTURAS
1.5.2
REPORTAR INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE FACTURACIÓN MENSUAL
1.1 DPTO. DE CATASTRO DE CLIENTES
1. COMERCIAL
ÍTEM
1.2 DPTO. DE COBRANZA
1.3 DPTO. DE MEDICIÓN
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B. Administrativos y de Gestión (Contable - Financiero) Imagen 7. Procesos en el área administrativo y de gestión
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Tabla 4: Procesos y subprocesos del área administrativo y de gestión MÓDULO
ÁREA
2 ADMINISTRATIVO Y DE GESTIÓN
2.1 DPTO. DE CONTABILIDAD
ÍTEM
PROCESO
2.1.1
PAGAR IMPUESTOS
2.1.2
REALIZAR CONCILIACIÓN BANCARIA
2.1.3
ACTIVAR BIENES
2.1.4
INVENTARIAR BIENES
2.1.5
REALIZAR ESTADOS FINANCIEROS
2.2 DPTO. DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES
2.2.1
REALIZAR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
2.2.2
ADQUIRIR Y CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS
2.2.3
DISTRIBUIR BIENES
2.3 DPTO. DE RECURSOS HUMANOS
2.3.1
ELABORAR PLANILLAS NORMALES
2.3.2
ELABORAR PLANILLAS CTS
2.3.2.1
REALIZAR PROVISIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES
2.3.2.2
REALIZAR DEPÓSITO SEMESTRAL CTS
2.3.2.3
REALIZAR CÁLCULO DE AÑO REMOTO
2.3.2.4
LIQUIDAR BENEFICIOS SOCIALES
2.3.2.5
REGISTRAR FILE DE PERSONAL
2.3.2.6
ELABORAR PLANILLA DE CONTROL DE VACACIONES
2.4.1
RECAUDAR INGRESOS
2.4.2
REALIZAR GIRO Y PAGO DE OBLIGACIONES
2.4.3
REGISTRAR GASTOS E INGRESOS BANCARIOS
2.5.1
FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL
2.5.2
APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL
2.5.3
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL
2.5.4
EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
2.5.5
FORMULAR EL PLAN OPERATIVO ANUAL
2.5.6
FORMULACIÓN DE PLANES Y ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
2.4 UNIDAD DE TESORERÍA
2.5 OFICINA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
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C. Procesos Operacionales Imagen 8. Procesos en el área operacional
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Tabla 5: Procesos y subprocesos del área operacional
MÓDULO
ÁREA 3.1 DPTO. DE PRODUCCIÓN
3. OPERACIONAL
3.2 DPTO. DE MANTENIMIENTO
3.3 DPTO. DE REDES Y CONTROL DE PERDIDAS
3.4 UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD
ÍTEM 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2.1 3.2.2 3.2.2.1 3.2.2.2 3.2.2.3 3.2.2.4 3.2.2.5 3.2.3 3.2.3.1 3.2.3.2 3.2.3.3 3.2.3.4 3.2.3.5 3.2.3.6 3.2.3.7 3.2.4 3.2.5 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.3.1 3.3.3.2 3.3.4 3.3.4.1 3.3.4.2 3.3.5 3.3.5.1 3.3.5.2 3.3.6 3.3.7 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.4.7
PROCESO CAPTACIÓN DE FUENTES DE ABASTECIMIENTO TRATAMIENTO Y PRODUCCIÓN DE AGUA POTABLE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS ELECTROMECÁNICOS OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE CANALES DE CAPTACIÓN TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES ATENCIÓN DE EMERGENCIA POR ROTURA DE TUBERÍA MATRIZ O ATORO (AGUA Y DESAGÜE) MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE REDES COLECTORAS DE CÁMARAS RETENEDORAS DE SÓLIDOS GRIFOS CONTRA INCENDIO VÁLVULAS PURGAS DE AGUA MANTENIMIENTO CORRECTIVO CONEXIÓN DE AGUA POTABLE CON FUGAS ANTES DEL MEDIDOR CONEXIÓN DE AGUA POTABLE CON FUGAS EN CAJA MEDIDOR REPARACIÓN DE REDES DE AGUA POTABLE DESATORO EN BUZONES DE DESAGÜE DESATORO EN REDES COLECTORAS DESATORO EN CONEXIONES DOMICILIARIAS CAMBIO DE VÁLVULA CONTROL DE MATERIALES CONTROL DE VEHÍCULOS ATENCIÓN DE RECLAMOS POR FALTA DE AGUA SECTORIZACIÓN DE SERVICIO DE AGUA POTABLE MANTENIMIENTO DE ESTACIONES REDUCTORAS DE PRESIÓN MANTENIMIENTO PREVENTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO MANTENIMIENTO DE VÁLVULAS DE PURGA DE AIRE MANTENIMIENTO PREVENTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO CONTROL EN REDES DE DISTRIBUCIÓN MANTENIMIENTO PREVENTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO DETECCIÓN DE FUGAS NO VISIBLES EVALUACIÓN DE AGUA NO FACTURADA MONITOREO DE CONTROL DE AGUA POTABLE CUENCA ALTA MONITOREO DE CALIDAD DE AGUA DE LA CUENCA BAJA MONITOREO DE CALIDAD DE AGUA POTABLE DEL PROCESO PRODUCTIVO ANALIZAR EL NIVEL DE CLORO RESIDUAL Y TURBIDEZ EN LAS REDES DE DISTRIBUCIÓN MONITOREO DE PLANTA RESIDUAL TOTORA MONITOREO DE CALIDAD DE AGUA DE LA CUENCA MEDIA MONITOREO DE CALIDAD DE RESERVORIOS
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1.1.2. Diagnóstico de procesos Tabla 6: Diagnóstico de procesos comerciales
PROCESO
AUTOMATIZADO
DESCRIPCIÓN
DIAGNÓSTICO
COMENTARIO
1.1.1
PARCIAL - SICI
Este proceso permite el registro de nuevas conexiones, en el que el asistente es el encargado de registrar en el sistema la nueva conexión (con su debido código catastral) ésta puede ser nueva conexión normal o nueva conexión masiva.
Este proceso presenta tareas aún manuales que deberían se automatizadas. El sistema actual limita este proceso.
1.1.2
PARCIAL - SICI
Este Proceso permite la Actualización de Nombre o Razón Social del usuario previa solicitud presentada por el interesado, dicha solicitud para ser registrada debe ser aprobada.
El catastro de clientes no se encuentra actualizado. En zonas rurales el código catastral no corresponde a la dirección del cliente. La demora de este proceso es debido a la falta de medios de información catastral de clientes y redes de agua debidamente georeferenciadas. Existencia de errores en lectura y escritura de códigos catastrales en la verificación in situ. En este proceso el sistema limita los campos contenedores de datos del cliente. La falta de capacidad de integración entre el sistema de catastro y ventas hace que este proceso demore. El registro de los clientes no cuenta con campos gráficos de ubicación.
1.1.3
PARCIAL - SICI
EL inspector notifica al usuario el cambio a realizar en la categoría (doméstico, comercial, estatal, etc.) y situación de servicio (activo, inactivo o clandestino), previa inspección catastral. El Asistente catastral actualiza la categoría y situación de servicio según la notificación encontrada en la inspección del predio, al no presentarse reclamo en el tiempo prudencial de observación y conciliación se procede al cambio.
COMERCIAL
MÓDULO
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Este proceso no puede ser controlado, al no proveer un reporte de los cambios realizados en los registros de las unidades de uso. El sistema puede ser manipulado sin realizar los pasos correspondientes del proceso, perjudicando o beneficiando al cliente o a la empresa.
Este proceso debería ser potenciado con la automatización de trámite documentario para su seguimiento y control.
1.1.4
NO – SICI
EL inspector notifica por uso clandestino del servicio de agua potable y/o desagüe. El Asistente catastral informa al usuario clandestino notificado de las facilidades de regularización, condiciones de pagos, plazos y acciones de coacción. Si el usuario se acerca a regularizar su situación se formaliza su inscripción y servicio en el catastro comercial y se cambia la situación de servicio y estado de usuario. De lo contrario se procede a levantar la conexión agua y/o desagüe y se registra al usuario como factible. El jefe de catastro atiende las solicitudes de servicio derivadas al Departamento de catastro, asigna la tarea a realizar según el asunto de la solicitud de servicio. El Asistente Catastral registra y deriva la solicitud de servicio según el proveído asignado.
1.1.5
NO -SICI
1.2.1
PARCIAL - SICI
Proceso que permite reaperturar un servicio previa solicitud de reapertura y pago a un usuario activo e inactivo que solicito corte temporal de servicios.
1.2.2
PARCIAL - SICI
Proceso que permite realizar corte de servicios a los clientes que adeudan de 2 a tres meses.
1.2.3
PARCIAL - SICI
Proceso que permite realizar convenios con usuarios activos con el fin fraccionar sus pagos.
1.2.4
NO - SICI
1.3.1
SI - SICI
Proceso que permite realizar un reporte detallado de los Cuadros Comerciales. EL personal encargado de lecturar los medidores realiza la lectura de los medidores de cada predio y los registra en un formato de lectura para el ingreso a sistema y la facturación.
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Este proceso es realizado de manera manual en interacción directa con la base de datos porque no existe un interface que permita soportar este proceso.
Este proceso debería ser potenciado con la automatización de trámite documentario para su seguimiento y control. Implementando las notificaciones electrónicas.
Este proceso se realiza de manera manual, al no ser soportado por el sistema, representa un cuello de botella en la atención al usuario culminando con fallos subjetivos basados en análisis superficiales de los reclamos representando un riesgo de sanciones por organismos supervisores y órganos defensores de consumidores. El servicio no es activado de manera inmediata al realizar el pago en caja, porque el sistema no presenta esa funcionalidad esto causa la demora. Este proceso no cuenta con cruce de información con operacional para la reposición de servicio. El proceso requiere el insumo reporte de usuarios morosos, discriminar entre corte drástico o simple y el sistema no lo realiza. El proceso requiere registrar el número de convenios por usuario y el sistema no lo realiza.
La automatización de trámites documentarios, reclamos, acceso a medios de verificación por parte de los clientes de modo electrónico que permitan brindar un mejor servicio al cliente y mejorar la imagen institucional.
El proceso no está soportado por el sistema, generando mayor carga laboral. La realización de este proceso presenta errores humanos de lectura, escritura e ingreso de cantidades.
Es importante que todo trabajo de reposición de servicio se centralice en operacional, el sistema deberá generar reportes y asignación de carga laboral.
Este proceso debería ser potenciado con la automatización de trámite documentario para su seguimiento y control. Este proceso comparte información con contabilidad es requerida su interoperabilidad. El sistema debería prever mecanismos tecnológicos para la lectura de los medidores.
1.3.2
PARCIAL - SICI
Proceso que permite la instalación de micromedidores en la conexión domiciliaria de agua con la finalidad de medir los volúmenes de consumo del usuario. Permite ejecutar campañas de mantenimiento preventivo y correctivo para medidores instalados en conexiones con abastecimiento de la red. Permite gestionar la contrastación de medidores presentados por los usuarios dentro o fuera del proceso de reclamo o por iniciativa de EPSASA. Permite realizar la lectura y corrección de lecturas atípicas.
Este proceso se entrampa en la falta de información de existencia de micromedidores en almacén,
El sistema requiere información de almacén es importante su interoperabilidad.
1.3.3
NO - SIC
Este proceso no puede ser controlado, al no proveer un reporte de los cambios realizados en los registros de código de micromedidor. Este proceso no se registra en el sistema, no contando con información histórica acerca de registros de contrastación.
El sistema requiere generar registros de las campañas de mantenimiento y sus históricos.
1.3.4
NO - SIC
1.3.5
SI - SICI
1.4.1
PARCIAL - SICI
Proceso que permite realizar la venta de servicio de agua y/o desagüe, previa solicitud y presentación de requisitos necesarios para la realización de la venta, así como el pago respectivo.
1.4.2
PARCIAL - SICI
Proceso que permite el cambio de nombre o razón social de cliente, previa solicitud y pago.
El proceso de venta de una conexión desde su solicitud hasta su conexión dura desde 15 días en el mejor de los casos, y se han registrado casos de 3, 4 o 5 meses. La carencia de un catastro actualizado de clientes y redes de agua es la debilidad más importante de los procesos en comercial y operacional. En este proceso el sistema limita los campos contenedores de datos del cliente. La falta de capacidad de integración entre el sistema de catastro y ventas hace que este proceso demore. El registro de los clientes no cuenta con campos gráficos de ubicación.
1.5.1
SI - SICI
Permite el procesamiento e impresión de facturas por rutas y sectores, así como por meses adeudados (color de recibo celeste para un mes y naranja para más de dos meses)
El proceso si bien esta automatizado, no genera rutas de manera automática teniendo en cuenta las distancias y sectores.
1.5.2
NO - SICI
Procesos que permite realizar un reporte detallado de la facturación mensual la cual se envía a contabilidad para el pago de impuestos.
Este proceso no es soportado por el sistema realizándose de manera manual generando tiempos de demora y carga laboral.
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En este proceso depende de los históricos registrados en medición. Este proceso requiere interoperar con catastro, tesorería, almacén y operacional
Este proceso debería ser potenciado con la automatización de trámite documentario para su seguimiento y control. Este proceso y el de catastro deberían extraer información de una misma base de datos.
El sistema debería entregar reportes detallados de facturación total mensual, que debe constituir cuentas por cobrar, así como reportes sumarizados y personalizados.
Tabla 7: Diagnóstico de procesos Administrativo y de Gestión
MÓDULO
PROCESO
AUTOMATIZADO
DESCRIPCIÓN
NO SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
El pago de impuestos se realiza de acuerdo a un cronograma de pago que entregan las AFPs, SUNASS Y SUNAT, a la SUNASS se le paga el 1% de la facturación mensual Total, a la SUNAT se le paga por las planillas: formularios 621 ingresos de ventas netas y compras, Formulario 601: remuneraciones, gratificaciones, reintegro, dietas, practicantes, descuento afectos a planilla.
2.1.2
NO SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
Para realizar la conciliación bancaria tesorería remite a contabilidad extractos bancarios e impreso de Libro de caja y Bancos. Contabilidad determinar los ajustes contables a realizar y enviar la información a tesorería para los ajustes correspondientes y realizar cierre del mes.
El proceso no es ejecutado por sistema actual, realizándose manualmente. Por la carga laboral no se garantiza la conciliación mensual, realizándose generalmente al finalizar el ejercicio.
Las conciliaciones bancarias deben realizarse, necesaria y obligatoriamente todos los meses, para garantizar la consistencia de los saldos.
2.1.3
NO SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
Para la activación de bienes Logística envía a Control Patrimonial el reporte de bienes adquiridos en el mes y Control Patrimonial solicita a tesorería las órdenes de compra, comprobantes de pago y altas de recepción para comparar e ingresar los activos al inventario y calcular la depreciación mensual. La responsable del control patrimonial envía mediante en enlace el reporte para el Registro contable.
El proceso no es ejecutado por sistema actual, realizándose manualmente. Por la forma como se realiza no garantiza la oportunidad ni la exactitud de las operaciones de ingreso de los bienes patrimoniales a los almacenes.
2.1.4
NO SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
El inventario de bienes se realiza cada fin de año, para esto se hace una verificación in situ del estado y ubicación de bienes, así como el usuario responsable del bien, luego se inventaria y se reporta a la administración el inventario por categoría y estado del bien, así como los bienes que hay que dar de baja.
Este proceso no está soportado por el sistema actual, su periodo es anual y exige mucho despliegue de recursos.
Para garantizar el ingreso de los bienes debe realizarse antes del pago al proveedor, de tal forma que con el visto bueno del responsable del almacén tesorería debe efectuar el pago. El sistema deberá automatizar este proceso en el modulo de gestión de almacenes e inventarios. Este proceso debería llevarse a cabo semestralmente, asistido por mecanismos electrónicos de registro de bienes.
ADMINISTRATIVO Y DE GESTIÓN
2.1.1
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DIAGNÓSTICO El proceso no registra en el sistema actual, formulándose en los sistemas establecidos por la SUNAT vía internet.
COMENTARIO Los cálculos para el pago de IGV-IR, así como para las cargas sociales se hacen manualmente sobre base de registro de compras ventas y planilla de remuneraciones.
2.1.5
PARCIAL SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
Para realizar los estados financieros se necesita de RR.HH. un reporte de las planillas.de Logística: reporte de balance de materiales (mensual y anual), adquisición de activos, así como el comprobante de suministros, comprobante de ingreso y salida de materiales de Comercial: Reporte de cuadros comerciales y un reporte de resúmenes de movimientos, libro caja bancos y flujo de caja ejecutado que envía tesorería. Toda esta información se procesa y se hace el balance de comprobación y finalmente el balance general.
Este proceso no posee el nivel de integración requerida para su ejecución efectiva, edemas de estar limitado funcionalmente a dos EE. FF. De cuatro requeridos. El proceso actualmente tiene problemas de depreciación para baja y mejora de activos, así como en liquidación de obras.
En este proceso es importante los altos niveles de integración de información e interoperación con: Logística, Comercial, tesorería, Presupuestos, operacional, RR.HH; esto garantiza la consistencia de la información financiera institucional.
2.2.1
NO SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
Se solicita a cada área el cuadro de necesidades considerando los techos presupuestales del PIA, el plan es aprobado mediante acto Resolutivo. El Plan se ejecuta de acuerdo a las necesidades de las áreas.
Este proceso al ser dependiente de procesos que ejecuta ODI (PIA-PIM), y al no interoperar genera desfases en la programación presupuestaria.
2.2.2
NO SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
La adquisición y contratación de bienes y/o servicios se realiza de acuerdo al plan anual de adquisiciones, si la adquisición o contratación es menor a 3 UIT se cotiza a 2 proveedores como mínimo para realizar el cuadro comparativo, si no se publica en el SEACE.
La falta de automatización de este proceso representa la demora en el suministro de bienes y servicios en la empresa, entorpeciendo el logro de los planes.
2.2.3
NO SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
Se recepciona las necesidad de las áreas a través de una nota de pedido, se elabora la nota de Salida con las especificaciones correspondientes para su atención en almacén, luego se procede a actualizar el Stock de materiales
Este proceso se entrampa por la falta de información que suministra almacén, para la consulta, actualización de los bienes existentes en almacén.
El sistema debe restringir las adquisiciones de acuerdo al plan anual, estas restricciones deben ser funcionales en el sistema evitando así trastocar partidas específicas asignadas en el PIAPIM. Con la automatización de este proceso se garantizará la oportuna contratación de bienes y servicios, así como el control de este proceso en sus diferentes fases. Este proceso requiere interoperar directamente con almacén y patrimonio. El sistema debería generar un solo documento fuente de salida de bienes de almacén (Pecosa).
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2.3.1
PARCIAL SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
Las planillas se elaboran mensualmente, para ello se necesita los contratos de los trabajadores, los distintos tipos de descuentos, luego se realiza el control de tareaje, se genera la planilla, se imprime, se revisa la planilla de cada trabajador y se envía a Contabilidad.
2.3.2
NO SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
Las planillas de compensación de tiempo de servicios incluyen los siguientes rubros: Provisión de beneficios sociales, depósito semestral de CTS, cálculo de año remoto, liquidación de beneficios sociales, el control de vacaciones, y la realización de un File Personal. Las planillas se envían a contabilidad para su revisión y posterior pago en tesorería.
2.4.1
PARCIAL SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
2.4.2
PARCIAL SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
2.4.3
PARCIAL SISTEMA INFORMATICO INSTITUCIONAL (SI)
Los ingresos se obtiene de la cobranza de recibos de agua y alcantarillado y por la venta de materiales, el dinero recaudado de cada día se entrega al responsable de recojo de fondos según resumen de cierre por cajero. El asistente de tesorería elabora CCBI le entrega CCBI al Jefe de tesorería para su supervisión. Esta información se envía a Contabilidad, a la Gerencia de Administración y a ODI para su firma respectiva. Finalmente se hace el depósito del dinero en una entidad Financiera. Contabilidad envía a Tesorería la documentación fuente de gastos debidamente revisada y firmado, con V°B° de control previo y afectación presupuestal. El Asistente de Tesorería realiza giro de cheque o carta orden y elabora el CCBE y le entrega al Jefe para su revisión y firma. La documentación es enviada a Contabilidad para su revisión, a la Gerencia de Administración para la firma del CCBE y el cheque. Con la aprobación y firmas se procede a programar el pago de los cheques y se registra en el Libro de Caja Bancos. Se envía la información a contabilidad para registro tributario y consolidación en EE.FF La entidad financiera remite a Tesorería los estados de cuenta corriente, estado de cuentas de ahorro, notas de ahorro y notas de cargo. El Asistente de Tesorería elabora el CDOB, CBI el Jefe de tesorería revisa el registro contable y los documentos fuentes y firma el CDOB.
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Gran parte de estos procesos son realizados manualmente por la limitación funcional del sistema, al no conservar las planillas históricas, registros incompletos de trabajadores, no registra ausencias directamente, no calcula automáticamente la CTS, año remoto, liquidación de beneficios sociales, y otros requeridos.
Este proceso debe ser automatizado mediante la implementación de sistema de gestión de RR.HH.
Este proceso en el sistema es vulnerable en diferentes niveles. Es vital su restructuración teniendo en cuenta la asignación de roles, funciones y monitoreo de operaciones realizadas por diferentes usuarios del sistema.
Este proceso debería estar plenamente vigilado por el sistema, debería proveer mecanismos de auditoría inmediatos.
Este proceso no es monitoreado por el sistema, al ser crítico su seguimiento, acompañamiento, información oportuna suministrada por las entidades bancarias, con respecto a los movimientos y transacciones que debería realiza tesorería en tiempo real garantizaría el objetivo del proceso.
Con la automatización de estos procesos en tesorería, teniendo en cuenta la seguridad y validación de las operaciones mediante sistemas colaborativos de entidades bancarias se lograría mayor control.
2.5.1
NO
2.5.2
NO
2.5.3
NO
2.5.4
NO
La programación presupuestaria es la fase en la que se determina la escala de prioridades de los objetivos institucionales del año fiscal, la demanda global de gastos y las metas presupuestarias a conseguir compatibles con los objetivos institucionales y funciones que desarrolla la EPSASA, se desarrolla los procesos para la estimación de fondos públicos y se define la estructura del financiamiento de la demanda global de gastos en función de la estimación de los fondos públicos. La Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP) remite el reporte oficial "Aprobación Institucional de Apertura para el año Fiscal correspondiente", la ODI desagrega y consolida la información de Formulación Presupuestal en los formatos de Software de Aprobación presupuestal del MEF, paralelamente contabilidad elabora los EE. FF. sustentado en los formatos de software Contable, la Gerencia General remite el Presupuesto visado por la ODI para su aprobación en el Directorio, los documentos son enviados a la Comisión de Presupuestos y Cuenta General de la República del Congreso de la Republica, Contraloría General de la Republica, Contaduría Pública de la Nación y DNPP Se ejecutan las actividades contempladas en el PIA, así como los gastos previstos para el ejercicio anual. Para la afectación y registro del ingreso en la ODI, se registra de los CCBI los ingresos efectivamente recaudados y elabora el informe mensual y realiza la consolidación con los cuadros comerciales y los envía a la DNPP. Para la Afectación de gastos en la ODI se consulta el marco presupuestal para el registro de ejecución y control presupuestal, la información se envía a tesorería para la elaboración de cheques. La Evaluación del Presupuesto Institucional de la empresa, es la Fase en la cual se contrastan los avances físicos y financieros obtenidos en un momento dado, frente a los montos y metas previstas en el Presupuesto Aprobado para el año fiscal respectivo, la información consolidada se registra en el software de evaluación Presupuestal del MEF y se envía a la Comisión de Presupuestos y Cuenta General de la República del Congreso de la Republica, Contraloría General de la Republica, Contaduría Pública de la Nación y DNPP
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Estos procesos no son soportados por el sistema actual, razón por la cual no existe una cohesión con procesos logísticos, contables financieros, con los diferentes planes que se formulan, aprueban, ejecutan y se evalúan.
Estos procesos deberían automatizarse desde la formulación, aprobación y ejecución de los planes, de este modo esta herramienta permitirá realizar una evaluación a los indicadores de gestión en todas las fases. Teniendo en cuenta las disposiciones y normativa dispuesta por el Ente Rector del Sistema Nacional de Presupuesto Público.
2.5.5
NO
Cada año se elabora el Plan Operativo Anual con los requerimientos de cada área y de acuerdo al techo presupuestal, este Plan evaluado trimestralmente para ver el porcentaje de cumplimiento del Plan.
2.5.6
NO
Cada 5 años se evalúan y se formulan los planes estratégicos de acuerdo a la Misión y Visión de la EPSASA, se fijan los objetivos y metas y se realiza un monitoreo mensual
Tabla 8: Diagnóstico de procesos Operacionales
Modulo
Proceso
Automatizado
Descripción
3.1.1
No
La captación de fuentes de abastecimientos es un trabajo continuo, este trabajo lo realiza el Tomero; que es el encargado de la vigilancia y el suministro del caudal requerido para la Producción.
3.1.2
No
El agua captada llega hasta la Planta de Tratamiento, allí se lleva a cabo el Proceso de Purificación en Pozas.
3.1.3
No
El mantenimiento de equipos electromecánicos se realiza bajo un Programa anual en el que se contempla factores para la frecuencia de mantenimiento, que puede ser semanal o mensual. El trabajo de mantenimiento lo realiza el asistente de Planta
3.1.4
No
3. Operacional
EL mantenimiento de canales de captación se realiza en todo el tramo de recorrido del agua, así como para evitar robo de agua para riego. 3.1.5
No
El agua cruda doméstica, industrial que contiene materia orgánica y desechos de basura ingresa a la Planta de Tratamiento de Totora desde la conducción de emisores y colectores para su tratamiento en distintas etapas (preliminar, primario y secundario ) y su disposición al cuerpo receptor del río la Alameda
3.2.1
No
Cuando existe una rotura o atoro en las tuberías el cliente llama o se acerca al local operacional para que se solucione su problema, el reclamo o llamada es recepcionada por el personal de seguridad, el personal de seguridad comunica el problema a la cuadrilla en turno para su atención. Finalizada la atención la cuadrilla realiza un informe que será entregado al Jefe del dpto. de mantenimiento. Todo suceso es comunicado al dpto. de mantenimiento para que el jefe o asistente realicen la supervisión de campo.
3.2.2
No
Todo mantenimiento Preventivo (de redes colectoras, cámaras retenedoras de sólidos, grifos contra incendios, válvulas, purgas de agua) se inicia con un Plan anual el cual se elabora a inicios de año, este Plan es ejecutado durante el año, el personal responsable del mantenimiento al finalizar su tarea elabora un informe detallado que entrega al asistente de mantenimiento. Todo trabajo es supervisado por el asistente o jefe del dpto. de mantenimiento.
3.2.3
No
Para realizar un mantenimiento correctivo es necesario primero una queja o llamada reportando el problema, está llamada o reclamo es decepcionado por el personal de seguridad, el personal de seguridad comunica el problema a la cuadrilla en turno para su atención. Finalizada la atención la cuadrilla realiza un informe que será entregado al Jefe del dpto. de mantenimiento. Todo suceso es comunicado al dpto. de mantenimiento para que el jefe o asistente realicen la supervisión de campo.
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3.2.4
No
El control de materiales se realiza en un cuaderno, para llevar la cuenta de almacén y saber el Stock, así como que materiales se utilizan para solucionar los problemas que reportan los usuarios.
3.2.5
No
El control de vehículos consiste en registrar la cantidad de combustible con la que sale el vehículo a realizar las operaciones, así como el Km de salida y el nombre del personal que maneja el vehículo, también se registra el km de regreso. En este proceso también se debería registrarse el cambio de partes del vehículo.
3.3.1
No
El personal de redes y control de pérdidas recepciona la queja del usuarios, evalúa si el reclamo pertenece a su área, si es de su área reporta a las cuadrillas para su solución.
3.3.2
No
Proceso rutinario que sigue un Plan
3.3.3
No
3.3.4
No
3.3.5
No
3.3.6
No
Proceso que permite mantenimiento preventivo (con un plan anual), y correctivo (previo reporte de avería) de estaciones reductoras de presión. Proceso que permite mantenimiento preventivo (con un plan anual), y correctivo (previo reporte de avería) de Válvulas de Purga de aire Proceso que permite el control preventivo (con un plan anual), y correctivo (previo reporte de avería) en redes de distribución Permite prevenir y detectar la fuga no visible de agua por sectores.
3.3.7
No
Proceso que permite evaluar el porcentaje de volumen de agua no facturada
3.4.1
No
Permite realizar el control de la calidad (análisis físico-químico, microbiológico) de agua de la cuenca alta.
3.4.2
No
Permite realizar el control de la calidad (análisis físico-químico, microbiológico) de agua de la cuenca baja.
3.4.3
No
3.4.4
No
Permite realizar el control de la calidad (análisis físico-químico, microbiológico) de agua en la planta de producción. Permite analizar el nivel de cloro residual y turbidez en las redes de distribución
3.4.5
No
3.4.6
No
Permite realizar el control de la calidad del agua cruda desechada que llega a la planta de tratamiento de Totora. Permite realizar el control de la calidad (análisis físico-químico, microbiológico) de agua de la cuenca media.
3.4.7
No
Permite realizar el control de la calidad de agua en los reservorios.
DIAGNÓSTICO: Ningún proceso en el Área operacional en la actualidad son soportados por el sistema informático, lo que no permite registrar volúmenes de captación, fuentes , y otros de mucha importancia que permiten planificar el abastecimiento de agua, tampoco los procesos manuales permiten registrar información periódicadel tratamiento de agua potable, producción del agua y tratamiento de aguas residuales. En el proceso de mantenimiento de equipos electromecánicos es imposible de hacer un seguimiento histórico para fines de optimizar la operación y mantenimiento de equipos así como, de canales de captación y otros activos inherentes a estos procesos. Los procesos manuales no posibilitan: Tener un histórico de atención de emergencias por diferentes clasificaciones. Registros Históricos de mantenimiento preventivo y correctivo de redes colectoras, cámaras retenedoras de sólidos, grifos contra incendios, válvulas, purgas de agua. Registros histórico de conexiones de agua con fugas antes del medidor, en caja medidor, reparación de redes de agua, desataros de buzones de desagüe, desataros en conexiones domiciliarias, cambio de válvula, control de materiales, vehículos, y otros recursos en almacén. Registrar reclamos mediante diferentes medios (Internet, central telefónica, mensajes de texto, etc.). Simulaciones para optimización de servicio de agua potable, detección de fugas no visibles y agua no facturada. Registro, monitoreo, ejecución y evaluación de mantenimiento preventivo y correctivo de válvulas de purga de aire, redes de distribución y otros accesorios.
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Registro y seguimiento para el control de calidad del agua potable cuenca alta, cuenca baja, cuenca media, procesos productivos, reservorios, niveles de cloro residual, turbidez en las redes de distribución y plantas residuales.
COMENTARIOS: El sistema debería soportar los diferentes procesos operacionales sobre la base de un catastro de redes de agua actualizado, generando información histórica para planificación, tendencias, organización y cargas laborales. Entendiendo que existen los mecanismos tecnológicos para el desarrollo de estas actividades.
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1.2. FLUJO DE PROCESOS 1.2.1. Flujo de procesos Comerciales
FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
1.1.1. REGISTRO DE NUEVAS CONEXIONES ÁREA:
DPTO. CATASTRO DE CLIENTES
PROCESO:
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. CATASTRO DE CLIENTES
PROCESO:
1.1.2. ACTUALIZACIÓN DE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
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APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. CATASTRO DE CLIENTES
PROCESO:
1.1.3. ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE SERVICIO
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. CATASTRO DE CLIENTES
PROCESO:
1.1.4. REGULARIZACIÓN DE CLANDESTINOS
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. CATASTRO DE CLIENTES
PROCESO:
1.1.5. SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. COBRANZAS
PROCESO:
1.2.1. REAPERTURA DE SERVICIOS AUSUARIOS INACTIVOS
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
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EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. COBRANZAS
PROCESO:
1.2.2. CORTE DE SERVICIOS A LOS USUARIOS MOROSOS
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
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PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. COBRANZAS
PROCESO:
1.2.3. REALIZAR CONVENIOS
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
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EMPRESA:
PROYECTO:
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ÁREA:
DPTO. COBRANZAS
PROCESO:
1.2.4. ELABORACIÓN DE CUADROS COMERCIALES
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
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APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN: EMPRESA:
PROYECTO:
RESPONSABLE: EQUIPO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. MEDICIÓN
PROCESO:
1.3.1. LECTURA DE MEDIDORES
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APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
RESPONSABLE: EQUIPO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. MEDICIÓN
PROCESO:
1.3.2. INSTALACIÓN DE MICROMEDIDORES
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APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. MEDICIÓN
PROCESO:
1.3.3. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MEDIDORES
PROYECTO:
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. MEDICIÓN
PROCESO:
1.3.4. CONTRASTACIÓN DE MEDIDORES
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. MEDICIÓN
PROCESO:
1.3.5. REALIZAR LECTURA DE CRÍTICAS
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO:
1.4.1. VENTA DE SERVICIOS DE AGUA Y/O DESAGUE
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO:
1.4.2. CAMBIO DE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
UNIDAD DE FACTURACIÓN
PROCESO:
1.5.1. PROCESAMIENTO DE FACTURAS
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
UNIDAD DE FACTURACIÓN
PROCESO:
1.5.2. REPORTAR INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE FACTURACIÓN MENSUAL
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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1.2.2. Flujo de procesos Administrativo y de Gestión (Contable (Contable-financiero) RRHH
CONTABILIDAD
TESORERÍA
INICIO
Enviar planillas
Recepcion de Cronograma de Pago (SBS, SUNASS, SUNAT)
Gerencia Comercial (Cobranza)
Env iar Facturas y Boletas
OBS: No hayun enlace en el software para ver la información
Enviar Facuración del mes Verificar cronograma de pago
PAGAR AFPs
PAGAR A LA SUNASS
Elaborar pagos de AFPs según la suscripción del trabajador
Sacar el 1% de la Facturación Total
Realizar pago de AFPs v ía internet en AFP.net
Realizar pago a SUNASS
PAGAR A LA SUNAT
Elaborar registro de v entas (reporte en excel)
Env iar informe detallado de la facturación mensual
Elaborar Registro de Compras en excel
Sacar Resumen
Consolidar información en PDT
FIN
Pagar planillas: formularios 621 ingresos de ventas netas y compras, Formulario 601: remuneraciones, gratificaciones, reintegro, dietas, practicantes, descuento afectos a planilla
FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES
OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
2.1.1: PAGAR IMPUESTOS
ÁREA:
DPTO. CONTABILIDAD
PROCESO:
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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Tesorería
Contabilidad
Tesorería remite a contabilidad extractos bancarios e impreso de Libro de caj a y Bancos
Elaborar conciliación bancaria en hoj a excel
Determinar los aj ustes contables a realizar
Env iar información a tesoreria para aj ustes correspondientes
Realizar cierre del mes
APELLIDOS Y NOMBRES
FIRMA:
OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. CONTABILIDAD
PROCESO:
2.1.2: REALIZAR CONCILIACIÓN BANCARIA
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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Logística
Control Patrimonial
Obtener de Tesorería ordenes de compra, comprobantes de pago, altas de recepción
Reporte de bienes adquiridos en el mes
Ingresar Activ os y obras liquidadas al inv entario en el softw are
Calcular la depreciación mensual
Env iar al Responsable de Contabilidad para el Registro contable (mediante un enlace)
FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
DPTO. CONTABILIDAD
ÁREA:
2.1.3: ACTIVAR BIENES
PROCESO:
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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Comisión designada
Verificar in situ estado y ubicación de bienes, asi como el usuario responsable del bien
Ingresar información al Excel para el informe final de la comisión
Reportar a la Gerencia General el inv entario por categoría y estado de bien, y que bienes hay que dar de baj a
FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. CONTABILIDAD
PROCESO:
2.1.4: INVENTARIAR BIENES
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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RECURSOS HUMANOS
LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD REGISTRADA:Rendición de Viáticos, Valorizaciones, CTS, Vac. truncas, Liquidaciones,, Otras Operaciones.
Env iar reporte de Balance de Materiales(mensual), Adquisición de Activ os(mensual), Balance de materiales(Anual) Enlazar c/Planilla y Reporte de Planillas normales, gratificaciones, v acaciones, Estinpendios, dietas, CTS y otros
ÁREA COMERCIAL
Env ia Reportes de Cuadros Comerciales(Fact.) y Registro de Ventas
UNIDAD DE TESORERIA
Env ia Reportes de Resumen de mov imientos, Libro Caj a Bancos y Fluj o de Caj a Ej ecutado
ACTIVOS:Depreciaciones, baj as, Mej oras
INICIO Generar comprobante de Costos
enlace
enlace
procesa-enlasa procesa-enlasa Enlazar Comprobante de Suministros, comprobante de ingreso de materiales y comprobante de salida de materiales
enlace
Integrar información para realizar el Balance de Comprobación
Realizar los Estados Financieros (Balance General y EE.GG.PP), Estado de Fluj o Efectiv o, Estado de cambios en el Patrimonio Neto
FIN
APELLIDOS Y NOMBRES
FIRMA:
OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO. CONTABILIDAD
PROCESO:
2.1.5: REALIZAR ESTADOS FINANCIEROS
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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LOGÍSTICA
GERENCIA GENERAL
Solicitar el cuadro de necesidades de todas las áreas considerando los techos presupuestales del PIA
Aprueba mediante Acto Resolutiv o
Ej ecutar el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo a las necesidades
FIRMA:
APELLIDOS Y NOMBRES OBSERVACIÓN Y VALIDACIÓN:
EMPRESA:
PROYECTO:
ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AYACUCHO S.A.
ÁREA:
DPTO DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES
PROCESO:
2.2.1 REALIZAR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y DETERMINACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL NUEVO SOFTWARE DE EPSASA.
RESPONSABLE:
ING. ANGEL FERNANDO NAVARRO RAYMUNDO
EQUIPO:
AYALA TINEO CARLOS CCESA QUINCHO MERCEDES
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Al macen
Logística
Proveedor
Comisi ón
Presentación de Propuestas
Ev aluar Propuestas y dar Buena Pro al ganador
Ver plan anual de adquisiciones
Solicitar adquisición de bienes y serv icios ¿Adqui sici ón o Contratación
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