DEDICATORIA A Dios: Primeramente a Dios nuestro creador por haberme dado el don de la vida, la la sabiduría, perspicacia, aguante y escuchar mis oraciones.
A mi esposa: Beatriz por haberme dado su apoyo incondicional, su paciencia, estimulo y su gran amor.
A mis hijos: Porque es la la razón para indicarle el camino que deben seguir. En este camino de lucha, esfuerzo, aguante y perseverancia.
A mis padres: Por ser quienes me enseñaron a tener un espíritu combativo de lucha.
A mis hermanos: Por darme aliento en mis tiempos de angustia y agonía, y en especial a Dennys y Héctor.
AGRADECIMIENTOS Al Profesor Ecom. Fidel Pérez Sun por todo el apoyo y orientación brindado en el desarrollo de las pasantías, como Tutor Académico. Al Dr. Luis Manuel Álvarez por su apoyo y colaboración prestada como tutor empresarial. A Paola Martínez Auxiliar de Administrativo por brindarme su ayuda en el desarrollo de mis pasantías en la unidad de facturación. Al Colegio Universitario de Caracas, por haberme dado la oportunidad de haber logrado mis metas. A los profesores del Colegio Universitario de Caracas, por tener la sabiduría para orientar a sus alumnos. A mis amigos y compañeros de clases y en especial a la Sra. Marisol Barbosa.
SISTEMA DE FACTURACIÓN A CLINICAS Y FONDO ADMINISTRADOS DE SALUD Elaborado por: Carlos A. Arnias H.
RESUMEN En Medicina Cardioven 277, C.A. como unidad médica de cardiología y otras especialidades, existe la problemática de retraso en el proceso de facturación a sus clientes. Está problemática se presenta debido a la falta de planificación, organización, dirección, supervisión, control, evaluación, manuales de normas y procedimientos, sobrecarga de trabajos y falta personal. Los diferentes tipos de coberturas hacen que el proceso de facturación sea complejo, en cuanto a los procedimientos y estudios médicos practicados, la asignación de honorarios profesionales por estudios médicos, la participación que tiene la unidad médica en cada servicio prestado, los requisitos que deben cumplir cada beneficiario de acuerdo a la cobertura para la prestación de los servicios, sean estos por Atención Primaria de Salud (APS), Cartas Avales o Claves de Emergencias. Esto se debe a la m manera anera como está concebido la política de percepción de ingresos de la unidad médica y los diferentes convenios que se tiene con los diferentes clientes. Para solucionar esta situación se ha tenido que realizar una evaluación de las diferentes coberturas y servicios médicos prestados a los beneficiarios de nuestros clientes en el proceso de facturación. En tal sentido se ha elaborado un manual de normas y procedimientos, que abarque todo el proceso de facturación de las diferentes coberturas y servicios médicos con el objeto de mejorar y facilitar el proceso de facturación, evitando el retraso que afecten las finanzas de la unidad médica, las inversiones y la gestión administrativa. Para facilitar el proceso de facturación hemos considerado que es muy importante la recopilación de los requisitos que los beneficiarios deben traer solicitados por los clientes, así como los diferentes estudios médicos realizados en la
unidad médica para realizar apertura del expediente del beneficiario y el proceso de facturación sea transparente, eficaz, oportuno y eficiente.
INTRODUCCION La ciencia y los avances tecnológicos han ayudado al hombre a buscar soluciones diversas, especialmente en los campos administrativo, contable, económico y financiero donde la dinámica de la globalización y la competitividad juega un papel muy importante impor tante en el desarrollo d esarrollo de las organizaciones o rganizaciones productivas de bienes y servicios. Donde el hombre tiene la necesidad de poner en práctica los principios de administración tales como la planificación, organización, coordinación, ejecución, control y evaluación en los procesos productivos de una organización, para la consecución de los objetivos. Razón por la cual es muy importante poner en práctica los principios de administración, para lograr
tener una institución eficaz y eficiente, donde los
procesos tengan un buen funcionamiento, su rendimiento sean óptimos en sus operaciones y beneficioso para la institución. Unos de los elementos más importantes de una organización son las finanzas o recursos líquidos con lo que cuenta una empresa para cumplir con sus operaciones y obligaciones, estás se generan mediante el proceso de facturación y cobranzas. El proceso de facturación es muy importante para las empresas, ya que de ellos depende el flujo de efectivo que alimenta las finanzas para que las operaciones sean fluidas, eficaz, eficiente, los compromisos adquiridos sean cumplidos, las inversiones se realicen en el momento oportuno y en mejores condiciones. Pero cuando se tiene el proceso de
facturación retrasado, acarrea
consecuencias negativas que perjudica a la institución, tales como:
El Balance
General y Estados de Ganancias y Pérdidas no reflejan la realidad financiera y económica, retraso en el proceso de cobranzas, falta de liquidez en el flujo de caja. retraso en las decisiones de la gerencia en cuanto a las inversiones en la adquisición de equipos médicos por sustitución o ampliación de estudios médicos, problema en ampliación de planta y mejoras por no tener los recursos financieros disponibles, falta de cumplimientos con obligaciones por falta de recursos financieros. Medicina Cardioven 277, C.A. es una unidad m médica édica de cardiología y otras especialidades médicas, dedicada a la Atención Primaria de Salud (APS) y estudios
médicos tales como ecografías, prueba de esfuerzo, electrocardiograma, endoscopias y colonocopias. Se ha logrado determinar que las causas que retrasan el proceso de facturación son la falta planificación, organización, coordinación, ejecución, control, evaluación, normas y procedimientos en el proceso de facturación, así como una sobrecarga de trabajo en departamento de facturación y la falta de personal. Para solucionar está situación se ha realizado una evaluación y
un
levantamiento de información del proceso de facturación de los diferentes servicios, convenios, pólizas a las clínicas, fondos administrados de salud y pacientes privados, para lograr el conocimiento preciso y oportuno del proceso de facturación, así como organizar los expedientes de los diferentes tipos de coberturas medicas (APS, Cartas Avales y Claves de Emergencias) mediante llaa elaboración de manuales de normas y procedimientos para cada caso. Medicina Cardioven 277, C.A. tiene el proceso de facturación retrasado razón por la cual se realiza la investigación para diseñar normas y procedimientos que logren organizar y controlar la emisión de facturas en el momento oportuno, para que la gestión administrativa sea eficaz y eficiente. Según lo planteado se ha utilizado métodos como la observación, inducción, análisis y síntesis para la investigación, además de técnicas de recolección y tratamiento de la información. Para realizar el proceso de facturación se utiliza el sistema administrativo Anhra v3. Esta obra cuenta con tres capítulos. En el capitulo I se presenta los Aspectos generales. Datos e información de la empresa. Declaración de la Visión, Misión y Valores,
Objetivos a largo plazo, Estrategias, Políticas, Ubicación geográfica,
Estructura organizativa, Tipo de organigrama, Evaluación eterna. En el capitulo II Planteamiento del Problema, Formulación y planteamiento del problema, Justificación, Objetivos Generales y Específicos, Importancia del trabajo de pasantías, limitaciones del trabajo de pasantías, alcance del trabajo de pasantías, Marco teórico, antecedentes de la investigación, Base teóricas, Bases legales, Diseño
de la Investigación, Localización y selección del material, proceso de análisis. En el capitulo III Programación de las actividades empresarial, Cumplimiento de objetivos trazados por semana. Capitulo IV. Propuesta de mejora/Recomendaciones, Conclusiones, Bibliografía y Anexo.
INDICE Dedicatoria…………………………………………………………………………i Agradecimiento…………………………………………………………………….ii Tabla Resumen…………………………… Resumen…………………………………………………………… ……………………………………….iii ……….iii Índice de contenido………………………………………………………… contenido……………………………………………………………….. ……..
TABLA DE ABREVIATURAS
Abreviatura
Significado
APS CA
Atención Primaria de Salud Carta Aval
CE
Clave de Emergencia
CAPITULO Nº 1 ASPECTOS GENERALES: Medicina Cardioven 277, C.A. es una unidad médica dedicada a la prestación de servicios de salud en cardiología y otras especialidades. También realiza estudios de ecografías, holter de arritmia, holter de presión, electrocardiograma, endoscopia digestiva inferior (Colonoscopia), endoscopia digestiva superior (Gastrocopia), pruebas de esfuerzo, electrocardiograma, atención primaria de salud, carta avales y atención de emergencia ambulatoria. Sus clientes son Clínicas, Fondos Administrados de Salud y Pacientes Privados. Así los beneficiarios son personas naturales que vienen referenciados por clínicas, aquellos titulares y familiares afiliados a los Fondos Administrados de Salud y por últimos aquellos pacientes privados que deseen venir por cuenta propia son atendido en la unidad medica. En consecuencia son atendido en consulta por las diferentes especialidades tales como: medicina interna, cardiología, traumatología, urología, ginecología y obstetricia, neurología, gastroenterología. Así como en los diferentes estudios médicos tales como eco cardiaco, partes blandas, carotídeo, tiroideo, renal, electrocardiograma, endoscopia end oscopia digestiva superior (gastrocopia), endoscopia disgetiva inferior (colonoscopia). Por ultimo todos los servicios médicos prestado tienen diferentes precios y costos, de acuerdo al tipo de cobertura, convenio, especialidades, estudios y asignación de honorarios profesionales; hacen la complejidad de la facturación. Aunado a esto no existe políticas, manuales de normas y procedimientos, sobrecarga de trabajo y falta de personal. Se consideró necesario elaborar manual de normas y procedimientos en el proceso de facturación de acuerdo a las diferentes características de los tipos de coberturas y servicios prestado según las especialidades médicas. Igualmente se tomó la decisión de contratar personal asignándole funciones específicas en el proceso de facturación, bajo la supervisión de la Gerencia de Administración.
VISION Ser una de las mejores unidades médica prestadora de servicios de salud a la población venezolana, tomando en consideración los valores humanos, donde se atienda a los pacientes con mística para resolver sus problemas de salud.
MISION Prestar
servicios de salud a la población venezolana
con
ética, para
solucionar los problemas de salud que le aquejan, con el objeto de tener una población saludable.
VALORES: Ética profesional, compromiso con el paciente, empatía, solidaridad con el paciente, eficacia y eficiencia, permanencia, atención inmediata.
OBJETIVOS A LARGO PLAZO Insertarse en el mercado de prestación de salud privada como uno de los mejores centro de salud en atención primaria (APS), permanecer en el tiempo solidamente como institución, expandirnos en la región central tales como los estados Vargas, Miranda, Aragua y Carabobo, formando una red de servicios de salud de atención primaria.
ESTRATEGIAS DE MEDICINA CARDIOVEN 277, C.A. La estrategia principal es mantener la calidad del servicio a los pacientes que lo requiera, para lograr este objetivo hemos entrenado a nuestro personal para que brinde un buen trato de cordialidad a los pacientes, donde ellos sean tomando en consideración, así como mostrar empatía hacia los pacientes por sus dolencias. Siendo eficaz y eficiente en la atención al paciente, para buscar las soluciones más acertadas a los problemas que se presentan día a día. Adquisición de tecnología de punta como elemento principal en el área de ecografía, en este proceso de expansión se ha invertido en la adquisición equipos de ecografía de 4D, para mejorar la calidad de diagnóstico que se realicen en los ecos doppler cardiacos, carotideo, tiroideo, admdominales, transvaginales, miembros venosos inferiores, miembros venosos superiores, renales, hepáticos, etc. También se ha intensificado la visita a los diversos fondos de salud existente en el mercando tales como Fundación Ciara, Fondo Administrado de Salud de la Dirección Ejecutiva de la Magistratura y Segunet @24 con el objeto de tener alianza y ofrecer la prestación de servicio de salud a sus afiliados. Los baremos se han preparado con precios muy competitivos y accesibles a la población.
POLITICAS DE MEDICINA CARDIOVEN 277, C.A.
Medicina Cardioven 277, C.A. como institución médica, sus directivos han desarrollado políticas donde el paciente es nuestra principal motivación para prestarle un servicio de buena calidad, con respeto, donde puedan ser atendidos por profesionales médicos capacitados, con herramientas idóneas para diagnosticar sus dolencias de manera acertada e indicar el tratamiento más adecuado para mejorar su calidad de vida. También nos hemos enfocado en el entrenamiento adecuado al personal administrativo y operativo, para que estos ejecuten sus funciones de manera eficaz y eficiente, en la organización, planificación, ejecución, supervisión y evaluación de las diferentes actividades realizadas con el objeto de mejorar los procedimientos operativos, administrativos, contables y financieros de la institución. La disciplina como elemento es muy importante para nuestra institución, para lograr los objetivos que nos hemos planteados. Así como la honestidad, respeto, consideración, empatía, entrenamiento, prudencia, compañerismo, solidaridad son valores que infundimos a nuestros colaboradores para ejecutar nuestra función día a día.
UBICACIÓN GEOGRAFICA: Avenida Francisco de Miranda, Edificio Palmira, piso 4, Oficina Nº 12, Municipio Chacao, Estado Miranda, Venezuela. Teléfonos 0212-264.00.27, 415.91.34, 264.67.36. Correo electrónico
[email protected] HU
U
CARDIOVEN CARDIOVEN
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE MEDICINA CARDIOVEN 277, C.A. La estructura en rango general indica relación, disposición orgánica, organización, arreglo y estratificación jerárquica, ésta denota la forma en cómo se ordenan y se disponen entre sí las partes de un todo cualquiera. Según, Melinkoff R. (2003) dice que:
“La estructura de la organización se crea para realizar las funciones, las actividades y para cumplir los deberes y las responsabilidades de los componentes sociales de la organización. A través de esa estructura se delega la autoridad, se establecen las responsabilidades y en función de éstas, las distintas posiciones en la estratificación jerárquica.” (p35).
La estructura de la organización es un importante instrumento para realizar los procesos de la dirección como lo son la coordinación, comunicación y control. La estructura organizativa Medicina Cardioven 277, C.A. obedece a una organización de tipo vertical-funcional, en donde cada nivel tiene establecido la línea de autoridad y responsabilidad.
CONFORMACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Gerente General: Esta ocupado por el Dr. Luis Manuel Álvarez, quien ejerce la máxima autoridad dentro la Institución y ordena las directrices.
Administración: Esta ocupado por Carlos A. Arnias H, quien ejerce la función de organización, ejecución, supervisión y evaluación de las diferentes tareas administrativas y financiera de la institución.
Dirección Médica: Esta ocupado por el Dr. Stravos Mendiz, quien ejerce la función de coordinación con las diferentes especialidades en la institución.
Supervisora Administrativa: Esta ocupada por la Sra. Wendy Rico, quien ejerce la función de supervisar que se cumpla con todo el proceso de admisión de los pacientes de los diferentes Fondo Administrados de Salud, tales como claves de APS, Carta Avales y Claves de emergencia.
Auxiliar Administrativo: Esta ocupada por la Srta. Julieth Martínez, quien ejerce la función de elaboración de facturas, cobros a pacientes de consultas privada, elaboración del cierre de caja, revisión de los expedientes de los pacientes.
Atención al Paciente: Esta ocupada por la Sra. Shirly Salguero, quien ejerce la función de atender al paciente y solicitar los diferentes tipos de claves (APS, Emergencia y Carta Avales) antes los fondos administrados de salud, elaborar los expedientes.
Recepcionista: Esta ocupada por la Sra. Nancy Calderón, quien ejerce la función de ordenar a los pacientes por orden de llegada y especialidad, atender la central telefónica, otorgar citas para consulta en las diferentes especialidades, confirmar citas con los pacientes, suministrar información a los pacientes sea vía telefónica o personal y administrar las comunicaciones.
Mantenimiento y Limpieza: Esta ocupada por la Sra. Gloria Pinilla, quien ejerce la función de limpieza y mantenimiento de la institución.
Gerente General Administración
Dirección Médica
Supervisión Administrativa Auxiliar Administrativo Atención al Paciente Recepcionista Mantenimiento y limpieza
EVALUACIÓN EXTERNA La problemática de la prestación de salud en nuestro país se encuentra en una situación precaria, aunque el Gobierno mediante el Estado ha tratado de buscar la solución a este problema ha sido dificultoso solucionar, debido a que existen diversos problemas y situaciones estructurales, sociales, so ciales, económicas, culturales, políticos, etc. Medicina Cardioven 277, C.A. ha evaluado la situación actual y ha tomado la determinación de apoyar a la población mediante los diferentes Fondos Administrados de Salud y Consultas privadas a precios solidarios con el fin de atender a la población venezolana su problema de salud. Teniendo siempre presente la ética profesional, solidaridad, calidad de servicio, honestidad.
