Informe de Necesidades de Formacion y Capacitacion

 

Informe de resultados de necesidades de formación y capacitación del área comercial Distribuidora LAP S.A.S.

Stephanie López Mangones Servicio Nacional de Aprendizaje Sena Especialista Tecnológica en Gestión del Talento Humano Por Competencias

Barranquilla, Colombia 2019

 

Justificación El recurso más importante en cualquier organización lo forma el personal implicado en las actividades laborales. Esto es de especial importancia en una organización que presta servicios, en la cual la conducta y rendimiento de los individuos influye directamente en la calidad y optimización de los servicios que se brindan. DISTRIBUIDORA LAP S.A.S entiende que la formación no es un aspecto aislado e independiente de la actividad de la empresa, sino que constituye un instrumento integrado en la planificación estratégica de la organización que ha de ayudar a definir sus metas, mejorar su funcionamiento y aumentar el nivel de satisfacción de las personas Diseñar un Plan de Formación como estrategia de desarrollo empresarial es de gran importancia toda vez que permite detectar los comportamientos y actitudes con respecto al  perfil ideal del puesto y la situación real presentándonos el listado de necesidades de formación. Es primordial para la DISTRIBUIDORA LAP S.A.S realizar el diagnóstico de necesidades de capacitación mediante un proceso de investigación sistemático, dinámico, flexible y  participativo, para conocer las necesidades y debilidades en cuanto a conocimiento, habilidades y actitudes que la persona requiere cumplir para desempeñarse efectivamente en su puesto de trabajo. La empresa considera de suma importancia contar con un plan de formación para los empleados, para que todos miembros de la organización tengan claro y definido el funcionamiento de la empresa y se apropien de la misma. De este modo se ahorrara tiempo y dinero ya que será mucho más fácil y eficiente el desarrollo de cada una de las actividades propuestas en cada uno de los departamentos.

 

Objetivo general Preparar un informe de las necesidades de formación del área comercial para así,  brindar oportunidades de desarrollo personal en los cargos actuales y para otros puestos  para los que el colaborador puede ser considerado.

Objetivos Específicos   Proporcionar orientación e información relativa a los objetivos de la Empresa, su

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organización, funcionamiento, normas y políticas.   Proveer conocimientos y desarrollar habilidades que cubran la totalidad de requerimientos para el desempleo de puestos específicos.   Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en áreas especializadas de actividad.   Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo.

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Metodologíay Capacitación Utilizada para la elaboración del Diagnostico de necesidades de Formación Para lograr realizar el diagnóstico de necesidades de formación que nos proporcione la información completa a cerca del estado en que se encuentra el personal respecto a sus habilidades, actitudes y conocimientos, y cumplir con el logro de sus objetivos estratégicos y ser así más efectiva y productiva realizaremos un análisis interno de la información. En esta etapa del proceso haremos análisis en tres niveles:

  Análisis de la organización total: Estudiar todo los factores que intervienen en la

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formación como fuerza laboral, eficiencia organizacional y la filosofía de toda la organización. 

de los recursos humanos: Identificar si cuentan con las habilidades duras y   Análisis habilidades blandas para llevar a cabo las actividades actuales.

  Análisis de las operaciones y tareas: Determinar las habilidades y conocimientos

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según la descripción y perfil del cargo.

Técnicas utilizadas en la detección de necesidades de Formación y Capacitación Desde un punto de vista administrativo, se entiende por técnica el conjunto de procedimientos y recursos para llevar a cabo una labor, lab or, así como el arte y pericia pa para ra usar esos procedimientos. Para la detección de las necesidades de formación y capacitación fueron utilizadas las siguientes técnicas:   Observación directa 

    Entrevista Encuesta al personal de trabajo

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Instrumentos utilizados en la detección de necesidades de capacitación Para la detección de necesidades de capacitación utilizamos el formato para el levantamiento de necesidades de formación aplicando aplic ando los siguientes instrumentos:

Cuestionario: Forma impresa que contiene una lista de preguntas específicas dirigidas a reunir información sobre conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempeña la persona, o la empresa.

Descripción y perfil del puesto: Consistió en analizar la descripción y perfil de puesto  para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo desempeña. De esta forma, se compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace.

Evaluación de desempeño: Comparar el desempeño de una persona con los estándares establecidos para ese puesto. Esto permite conocer las áreas en las que se debe capacitar  para incrementar el nivel de desempeño del empleado.

Análisis de la información sobre necesidades de formación y capacitación Con base en el análisis comparativo se puede obtener información, para determinar si las diferencias encontradas hacen referencia a la empresa, al trabajador o bien a ambos. Una vez obtenidos estos resultados se elabora el informe final y la empresa está en la  posibilidad de diseñar el plan de capacitación y formación. La organización está conformada de esta manera: Gerencia General, Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de Logística, Dirección Comercial. Trabajan en total 60  personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera indirecta. A nivel nacional se cuenta con un total de 300 empleados en promedio. Los resultados obtenidos por las técnicas de recolección utilizadas son:

  Observación directa

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Santiago Preciado, Gerente General:  baja capacidad para tomar decisiones, sus capacidades de innovación y liderazgo están limitadas y esto hace que su empoderamiento sea mínimo.

Ricardo Vargas, Director Financiero y Administrativo:  

Es una persona no ha desarrollado suficientemente su pensamiento estratégico. Es muy tosco en el trato personal y con escasa visión de largo plazo. Busca constantemente aprobación de sus superiores, pretende agradarles, asumiendo una actitud de abierta adulación y servil complacencia, que ha merecido la indiferencia de sus pares.

 

Fernando Pérez, Director de Logística:   Es una persona con falta de carácter y actitud  personal frente a sus ideas, necesita aprobación de otro. Ha presentado Diferencias con co n el Director Financiero.

Carlos Rodríguez, Coordinador Comercial: Es una persona que le gusta controlar a los demás, es muy pragmático, se torna egoísta y de malas relaciones personales con sus colaboradores, hasta con la misma encargada de Talento Humano de la Distribuidora.

Carolina Prieto, Coordinador de Talento Humano: La dinámica organizacional tampoco le ha permitido capacitarse, ni actualizarse en las nuevas tendencias en gestión humana. Ha tenido sucesivos enfrentamientos con el Director Financiero y Administrativo, quien considera que la Gestión de Talento Humano, no es tan relevante para la empresa.  

  Entrevista y encuestas al personal de trabajo

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Se realizan encuestas personalizadas a todos los miembros de la organización, las cuales  permiten determinar si ellos tienen conocimiento de la empresa. Se les realizan preguntas de comprensión simple, con el tipo de respuesta resp uesta “si” o “no”. Además se deja un espacio en   donde el trabajador puede hacer las observaciones que desee.

FORMATO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN Y CAPACITACION Datos generales Ciudad y fecha:__________________________ Nombre completo:_______________ completo:__________________________ ___________ Área:______________________ Área:__________________ ____ Cargo: ____________________ ____________________ Tiempo en el cargo:___________________ cargo:___________________ A continuación encontrará una serie de preguntas que q ue buscan identificar las necesidades de formación que usted percibe requiere para su cargo, por favor sea lo más específico posible y piense en el DESEMPEÑO DE SU CARGO. Diligenciado este formato, por favor enviarlo a Gestión Humana. 1. Revisando la MISION DE LA ORGANIZACIÓN, ORGANIZACIÓN, ¿Qué habilidades considera deberá deberá aprender para exhibirla en su comportamiento habitual? _______________________________________ 2. De acuerdo con la VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN ¿Qué ¿Qué conocimientos conocimientos considera debe adquirir para alcanzar las metas trazadas?_____________________________________________ trazadas?_____________________________________________ 2. Desde el punto de vista de los VALORES DE LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN ¿Qué habilidades considera debe aprender para exhibirlos en su comportamiento habitual?__________ habitual?______________________ ____________ 3. Para alcanzar los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN, ORGANIZACIÓN, ¿Cuáles son las habilidades que requiere desarrollar?___________________________________________________ desarrollar?___________________________________________________ 4. Evaluando el CLIMA ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL que usted percibe ¿Cuáles son las actitudes que considera debe aprender para optimizarlo?_____________________________________________________________ 5. De acuerdo con los CAMBIOS EN EL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN ¿Cuáles son los nuevos conocimientos / habilidades / actitudes que debe aprender para estar a la altura de las expectativas del mercado? _______________ 6. Analizando las COMPETENCIAS COMPETENCIAS TÉCNICAS TÉCNICAS que pide pide el perfil de su cargo ¿Cuáles ¿Cuáles considera son los conocimientos y habilidades que requiere fortalecer para mejorar su desempeño?________________ 7.

Analizando las COMPETENCIAS COMPETENCIAS PERSONALES que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles considera

son los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere mejorar el servicio que presta en su cargo?_____________________________

 

8. De acuerdo con los PROCESOS, TAREAS O RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES a su cargo, ¿cómo ¿cómo considera que puede optimizar el tiempo de ejecución?______________________________________________ ejecución?______________________________________________ 9. De acuerdo con la última EVALUACION EVALUACION DE DESEMPEÑO, ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes recomendó su jefe puede fortalecer para lograr los objetivos trazados?__________________________ 10. Quién considera es la persona más apta para transmitirle el conocimiento conocimiento requerido: requerido: a. Una persona de la organización b. Una persona externa de la organización c. Una combinación de ambas 11. Qué tipo tipo de formación requiere para para obtener las habilidades habilidades y conocimientos anteriores: a. Presencial b. Virtual c. Combinada 13. De qué forma adquiere más más fácilmente fácilmente los conocimientos, habilidades y actitudes actitudes que requiere para para mejorar el desempeño de su cargo: (puede marcar hasta dos opciones) a. Por si mismo b. En reuniones grupales c. Experimentando lo aprendido Fuente: Questionpro encuestas de entrenamiento a empleados

ENCUESTA PARA EL DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACION EN LA EMPRESA Nombre Cargo Fecha 1. ¿Administración efectiva del tiempo? 2. ¿Cierre de ventas? 3. ¿Habilidades para hablar en público? 4. ¿Manejo del Paquete Office? 5. ¿Manejo de carga pesada? 6. ¿Habilidades de servicio al cliente? 7. ¿Manejo de conflictos? 8. ¿Matemática financiera? 9. ¿Liderazgo? 10. ¿Venta consultiva? 11. ¿Administración del tiempo? 12. ¿Comunicación interpersonal?

SI

NO

 

Pregunta 3. ¿Habilidades para hablar en público? 2. ¿Cierre de ventas? 4. ¿Manejo del Paquete Office? 6. ¿Habilidades de servicio al

SI

cliente? 11. ¿Administración del tiempo?

NO

%NECESIDAD

10

0

100%

9

1

90%

8

2

80%

7

3

70%

7

3

70%

En conclusión, es necesario el diseño de un Plan de Formación que se convierte, en definitiva, en una labor de gestión del conocimiento con tres metas globales: Generar el desarrollo y optimización de la empresa, favorecer un adecuado clima de trabajo y  potenciar las posibilidades personales, profesionales y laborales de las personas que conforman el equipo humano de la organización. Este conjunto de actividades debe ser  promovido desde del Departamento de Recursos Humanos, Personal o Formación y ha h a de convertirse en una tarea habitual dentro de la empresa.

Plan De Acción La DISTRIBUIDORA LAP S.A.S. requiere con urgencia diseñar y ejecutar un plan de formación cuyo propósito es mejorar el rendimiento presente o futuro, aumentando la capacidad a través de la mejora de sus conocimientos que les proporcione a sus empleados empleados las competencias organizacionales y funcionales funcionales específicas específicas para que conozcan como hacer el trabajo, contar con las capacidades y Actitudes.

Pasos para el desarrollo del plan de acción

 

1.  Detectar las necesidades formativas reales de nuestros trabajadores. Existen varios sistemas para detectar las necesidades formativas y hay que identificar aquellas que resulten más útiles para nosotros según las características de nuestra empresa. 2.  Marcar los objetivos. Es fundamental tener claro qué queremos conseguir con la formación. En este sentido tenemos que tener claro qué estrategia de desarrollo  profesional tenemos con cada uno de los trabajadores para no caer en errores típicos. 3.  Identificar con los mandos y priorizar las necesidades específicas de cada área. La implicación de los mandos en el Plan de Formación nos permitirá ajustar las necesidades en cada caso, planificar y calendarizar de manera más realista, así como fomentar su participación en el seguimiento de los resultados de las acciones formativas. 4.  Definir las acciones formativas. En este punto tenemos que ser muy concretos con los contenidos, la modalidad de formación, las dinámicas, d inámicas, etc. 5.  Definir el lugar y los medios de impartición. También podemos observar en muchas ocasiones situaciones en las que el espacio, horario y materiales no son adecuados a la formación que se recibe. 6.  Definir el sistema de evaluación. Existen, al menos, dos tipos de evaluación que  podemos realizar. La evaluación de adquisición de conocimientos o habilidades y la evaluación de la calidad de la formación. 7.  Seleccionar a los proveedores. Este apartado es fundamental. No podemos dejarnos guiar exclusivamente por el precio, hay que valorar la especialización del proveedor en los servicios que nos va a prestar, así como el nivel de las personas que ejecutarán dichos servicios en nuestra empresa. 8.  Elaborar el presupuesto. Nos sirve de guía para saber cuánto vamos a necesitar invertir en formación. 9.  Comunicar el Plan de Formación. Tener definido el Plan de Formación y comunicarlo adecuadamente permitirá al resto de la empresa poder organizar su tiempo y la colaboración con otros departamentos, pues se conoce tanto la disponibilidad de los trabajadores, como el alcance de las habilidades o conocimientos que están desarrollando.

 

 

Referencias bibliográficas 1.  Robbins, Stephen, Comportamiento Organizacional, Editorial Prentice Hall, México, 1996. 2.  Werther, William B. y Keith, Davis, Administración de Personal y Recursos Humanos, Editorial Mc Graw-Hill, México, 1995. 3.  Chiavenato, I. (1999). Administración de Recursos Humanos. (5ª Ed.). Buenos Aires, Argentina: Mc Graw Hill. 4.  Mondy, R., Wayne & Noé, Robert, M. (1997). Administración de Recursos Humanos. México D.F. México: Pearson Educación. 5.  Echeverría, R. La Crisis Actual del Modelo de Gestión. (28/07/2011) Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=OCqWrsyz_Ok .