INFORME DE INSPECCION DE INVENTARIO #Cn-Di-I-001-2019

 

INFORME DE RESULTADO Nº CN-DI-I-001-2019 INSPECCIÓN DE INVENTARIO Caracas, 25 de noviembre de 2019

CAPÍTULO I 1. ASPECTOS PRELIMINARES: 1.1. Alcance La actuación fiscal se orientó a evaluar la exactitud y sinceridad en la administración del inventario de la Empresa XXXXXXXXXXXXX C.A., realizada el día viernes 22 de noviembre de 2019, en la cual, se tomó una muestra de 30% de materiales registrados en el Sistema de Inventario Valery Profesional 2018, para su revisión física. Por otra parte se encontró como limitante que el almacenamiento se lleva a cabo en diferentes sitios de la planta de caribe.

1.2. Objetivo General Evaluar los procedimientos utilizados para el correcto registro y flujo del inventario, así como, la correcta aplicación de los métodos y técnicas de administración de inventarios definidas por la Empresa XXXXXXXXXXXXX.

1.3. Objetivo Específico.

  Determinar los mecanismos m ecanismos de control contr ol interno i nterno implementados im plementados por XXXXXXXXXXXXX C.A. para el suministro, accesibilidad y almacenamiento de los productos, materiales, mercancías, suministros y herramientas.

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  Verificar la confiabilidad y seguridad del registro de los productos, materiales, mercancías, suministros y herramientas en el Sistema de Inventario Valery Profesional 2018.

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  Realizar un inventario físico para identificar identific ar y confrontar contra la existencia registrada en el Sistema Valery Profesional 2018.

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1.4. Métodos, procedimientos y técnicas Para el logro de los objetivos planteados, se consideró la técnica de verificación ocular conocida como Observación, ya que se realizará un examen ocular a los procesos efectuados concernientes a las operaciones administrativas y operativas, a fin de determinar la sinceridad de las mismas.

CAPÍTULO II 2. CARACTERÍSTICAS GENERALES 2.1. Descripción La Empresa XXXXXXXXXXXXX, fabrica botes inflables desde el año1983, creando botes que sean de alta calidad y fáciles de usar, asegurando de que todos tengan un bote cómodo y confiable para disfrutar. Página 1 de 5

 

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2.2. Misión Implementar la calidad y el mejoramiento continuo, en todo y cada uno de los procesos y actividades de XXXXXXXXXXXXX para lograr que se identifique a Venezuela como el el país donde se producen los excelentes excelentes botes Caribe.

2.3. Visión Posicionar a XXXXXXXXXXXXX como líder mundial en embarcaciones Inflables, productos náuticos y a la vanguardia de productos manufacturados en fibra de vidrio con un grupo de trabajo calificado, competitivo y motivado.

CAPÍTULO III 3. OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANALISIS 3.1- Determinar los mecanismos de control interno implementados por XXXXXXXXXXXXX para el suministro, accesibilidad y almacenamiento de los productos, materiales, mercancías, suministros y herramientas. En revisión al sistema de control interno para el inventario, implementado en la Empresa XXXXXXXXXXXXX se evidencio que la misma cuenta con Formatos de Requisición llamados “Solicitud de Material a Almacén”   detallados por materiales, suministros, accesorios, entre otros, para cada departamento de la planta como son: Desarrollo, Reparación y Mantenimiento de moldes, Mantenimiento, Instalaciones/ Consolas, Empaque, Accesorios de Goma/ Maquillaje, entre otros; de igual forma, se constató que los días jueves se entregan las requisiciones al almacenista, para armar la orden y entregar lo solicitado el día lunes; sin embargo, se evidenció las siguientes debilidades:   Se comprobó que los pedidos se realizan todos los días, en algunas oportunidades sin soporte que avale para que se destina ese pedido, sino que se coloca en un cuaderno quien lo solicito y que se le entrega, costumbre que usualmente maneja los Gerentes y Jefes por el flujo y movimiento de la

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producción, evitando tener un control claro y preciso de las salidas del almacén.   También, se evidencio evidencio que en los formatos de requisición existen materiales que no poseen el código de registro del Sistema Valery profesional 2018, dificultando así su búsqueda y actualización en el mismo.

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  Se constató que no existe un formato de requisición general que permita realizar pedidos de materiales, suministros, accesorios, herramientas y otros, cuando estos sean requeridos de emergencia por el flujo y movimiento de la producción.

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  El almacenista no posee formatos donde pueda pueda alertar alertar del Stock Mínimo y Stock Máximo de los productos del almacén.

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  No existe un registro de los productos, materiales, mercancías, suminist suministros ros y herramientas que estén dañados, inservibles u obsoletos.

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  Se verificó que no existe un manual de normas y procedimientos que especifique las funciones del personal encargado de la administración del inventario, por cuanto no existe delimitación de responsabilidades.

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  No se cuenta con técnicas de almacenamiento, ni un instructivo o manual para el manejo y conservación de inventarios.

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  Se constató que el almacenista no recibió inducción o capacitación al ingresar a la empresa.

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3.2- Verificar la confiabilidad y seguridad del registro de los productos, materiales, mercancías, suministros y herramientas en el Sistema de Inventario Valery Profesional 2018. En revisión al Sistema de Inventario Valery Profesional 2018, se evidenció:   Que existe vulnerabilidad por cuanto el usuario y clave utilizado, no es personalizado por empleado, esto motiva a que no se tenga seguridad y confiabilidad de quien está haciendo la carga o descarga al mismo.

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  Se halló códigos que no tienen nombre.   No existe un listado de proveedor actualizado.

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  De acuerdo a conversaciones con el el personal que utiliza el Sistema de Inventario Valery Profesional 2018, desconoce muchas opciones de los diferentes módulos que posee el mismo, por cuanto se dificulta conocer toda su utilidad.

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3.3- Realizar un inventario físico para identificar y confrontar contra la existencia registrada en el Sistema Valery Profesional 2018. Se analizó una muestra selectiva de los productos de materia prima importada de un 30% bajo el criterio de muestreo aleatorio sistemático, es decir, con una totalidad de 356 productos, se tomó una muestra de 107 para la revisión de la existencia física y la registrada en el Sistema Valery Profesional 2018, evidenciando que xxxx productos poseen discrepancia entre lo físico y lo registro en el sistema. En dicha inspección se evidenció que el almacenamiento de los diferentes productos, materiales, mercancías, suministros y herramientas, están depositados en los diferentes espacios:   En planta baja, cerca del Departamento de Laminación en un área área refrigerada está ubicado todo lo relacionado a químicos, constatándose que no están identificados con códigos ni nombres.

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  En el primer piso existen 2 espacios llamados “Laboratorio” el cual se encuentra n almacenados diferentes productos, materiales, mercancías, suministros y herramientas, el cual, no posee identificación de ubicación, no se encuentran

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identificados con códigos, ni nombres y su registro de entrada y salida es llevado Página 3 de 5

 

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en un cuaderno colocando quien lo solicita y que solicito, no registrando su finalidad.   En el el segundo piso contiguo al Departamento de Goma y Maquillaje de la planta está ubicado lo relacionado con Tela Matt, Hilo Roving y Wovwn Roving, el mismo se encuentra en un área de libre acceso sin resguardo, de igual forma, no está

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identificado por código ni nombre.   En el tercer piso de la planta está ubicado el almacén principal, principal , donde están los Perfiles, Gomas y Tela Hypalo, y al final los accesorios, se evidenció que la parte de accesorios están ordenados en forma alfabética, sin embargo todavía faltan letras para identificar, de igual forma, existen 59 productos que no tienen código ni nombre de identificación.

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CAPÍTULO IV 3. CONCLUSIONES De los resultados obtenidos de la Actuación Fiscal practicada a la Empresa XXXXXXXXXXXXX C.A. se concluye que la misma presentó deficiencias en el cumplimiento de los procedimientos utilizados para el correcto registro y flujo del inventario, así como, la correcta aplicación de los métodos y técnicas de administración de inventarios, por cuanto los pedidos son realizados sin soporte que avale el motivo del mismo, asimismo, en los formatos de requisición no todos los productos poseen le código de identificación de acuerdo al sistema de inventario, de igual forma, se evidencio la inexistencia de un formato formal para ordenes por emergencia, así como, de formatos que puedan alertar del Stock Mínimo y Máximo de los productos, carecen de un registro de los productos, materiales, mercancías, suministros y herramientas que estén dañados, inservibles u obsoletos, igualmente, no poseen un manual descriptivo de cargo que especifique las funciones del personal encargado de la administración del inventario, como tampoco, técnicas de almacenamiento, ni un instructivo o manual de normas y procedimientos para el manejo y conservación de inventarios, por otra parte el Sistema Valery Profesional presenta vulnerabilidad al no tener usuario y clave por cada empleado que lo utilice, discrepancia con la cantidad de los productos registrado en comparación con el físico, también se constató que en los diferentes almacenes falta identificación y mejor resguardo de los productos.

4. RECOMENDACIONES Con fundamento a los hechos precedentemente expuestos y dada la importancia de las deficiencias señaladas en el citado informe y con la finalidad de mejorar los procesos que coadyuvan al suministro, accesibilidad y almacenamiento de productos de la Empresa XXXXXXXXXXXXX y para minimizar los tiempos y costos relacionados con el manejo del mismo, se considera pertinente recomendar lo siguiente: Página 4 de 5

 

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  Los

productos materiales, mercancías, suministros y herramientas podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.

  Actualizar

los Formatos de Requisición llamados “Solicitud de Material a

 Almacén”  para colocar los códigos faltantes y así facilitar el registro de descarga y mantener actualizado el sistema.  Crear

un formato de requisición para los casos de emergencia las cuales han de estar debidamente autorizadas, para garantizar que tendrán el destino deseado, de igual forma, un formato donde pueda alertar del Stock Mínimo de las existencias mínimas, por artículo, que se requieren en almacén, como de Stock Máximo para alertar el límite unidades por artículo que se desea mantener,

  Llevar

un registro registr o de los productos, product os, materiales, mercancías, suministros sumi nistros y herramientas que estén dañados, inservibles u obsoletos.

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Documentar e implementar los manuales manual descriptivo de cargo, que especifique las funciones del personal y delimite e responsabilidades, así como un instructivo o manual de normas y procedimientos para el manejo y conservación de inventarios   Implementar un plan de capacitación e inducción al personal que ingrese a la empresa, así como también, capacitar al personal encargado del manejo del inventario en el Sistema Valery Profesional 2018, de igual forma, crear usuario y clave personalizado.

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Realizar una depuración al Sistema Valery Profesional 2018 el cual permita controlar permanentemente el inventario de manera de tener actualizadas las existencias.

  Identificar

con código y nombre los productos product os materiales, m ateriales, mercancías, suministros y herramientas ubicados en los diferentes almacenes en la empresa.

 Mantener  Hacer

registros de inventarios perpetuos.

conteo periódicos de los productos.  Atentamente,  Atenta mente, 

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