Informe de Actividades para El Control de Comunicaciones. Aa2

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

INFORME DE ACTIVIDADES PARA EL COMUNICACIONES. ACTIVIDAD N° 2-EV01

CONTROL

DE

CONTROL DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS Y ENVIADAS

ESTUDIO DE CASO COMPETENTES EN LA CORRESPONDENCIA .

YURI PAOLA ACOSTA JAIMES 2775677 - CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA.

2023

TABLA DE CONTENIDO

CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

1- Caso de estudio (Competentes en la correspondencia) ………………… 1 2- Desarrollo de contenido ……………………………………………………. .3 3- Referencias Bibliográficas…………………………………………………… .6

CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

1. Caso de estudio. “COMPETENTES EN LA CORRESPONDENCIA” La entidad estatal JLM está evaluando los conocimientos, habilidades y destrezas que tienen los funcionarios de la Unidad de correspondencia, con el fin de prestar un servicio de calidad y mejorar la imagen corporativa de la entidad; para ello, quiere contar con personal cualificado en las tareas de recepción, distribución y envío de comunicaciones oficiales, y decide evaluarlos en los procesos que realizan, con el fin de establecer hallazgos o alertas que generen riesgos en el patrimonio documental. El talento humano a cargo de la evaluación en la unidad de correspondencia observa lo siguiente: María, una de las funcionarias del área de correspondencia, atiende de manera presencial a un mensajero de la entidad financiera BOOM que desea radicar una documentación. María inicia el proceso de recepción con la verificación de la documentación, para revisar competencias, fechas y demás datos. Luego, procede a radicar el documento y registrarlo en la planilla en físico que lleva como control de las comunicaciones que entran a la entidad. Todas las comunicaciones que provienen de la entidad financiera BOOM son tramitadas por la Unidad administrativa de cartera, por lo que María no duda en distribuir la comunicación allegada, mediante el sistema de gestión documental, a la unidad de cartera para el trámite. En horas de la tarde, el encargado de Talento Humano le entrega a María una comunicación para que se radique y le indica que al documento le hace falta un anexo, es decir, el medio magnético que complementa la información física, por tanto, una vez lo radique, debe ser devuelto al área de Talento Humano para el complemento de la información y

posterior envío. María acata la orden dada por el área de Talento Humano, radicando el documento, pero se olvida de que al documento le hace falta el anexo y termina dándole salida al documento y haciendo entrega a la mensajería postal para su envió.

2. Desarrollo de contenido Toda organización debe llevar estricto control de las comunicaciones enviadas y recibidas con el fin de evitar la pérdida de información, es por ello que debe contar con personal idóneo y capacitado en el área de correspondencia y brindar todas las herramientas necesarias para realizar dicha labor, puesto que ésta, al igual que otras áreas de la empresa, requiere de la misma importancia, para el logro de los objetivos institucionales. Por lo anterior, se estudiará un caso, en donde se describirá las anomalías que presentó María, funcionaria encargada en la gestión de las comunicaciones, tanto recibida como enviada; asimismo, se puntualizará los procesos que dejó de realizar la funcionaria para la adecuada administración y control de las comunicaciones, identificando las actividades para la seguridad en la gestión de la información. •

Anomalías presentadas en la Gestión de las Comunicaciones, procesos sin realizar y adecuado control de las comunicaciones. Con base en el caso expuesto por la entidad estatal JLM, podemos evidenciar

las siguientes anomalías en la gestión de las comunicaciones, tanto recibida como enviada, presentadas por María, funcionaria encargada de la correspondencia. En las organizaciones el flujo de la información en las unidades de correspondencia es demasiado, por lo que requiere de personal idóneo, capacitado para llevar a cabo dicho proceso con el fin de evitar la pérdida de la misma. Por tanto, en la Recepción de correspondencia , es necesario utilizar ciertas herramientas como sellos radicadores, fecheros y demás, si se habla de documentos

en físico que en nuestro caso de estudio , María , inicia su proceso de recepción de documentos de la entidad financiera BOOM, de manera adecuada, verificando la información, revisando fechas e identificando a que dependencia va dirigida el documento, pero al realizar el proceso de radicación , el registro en la planilla de control de correspondencia recibida , está acorde , pero OMITE , abrir el sobre de la documentación , colocar el sello de recibido y radicado , al igual que el de la fecha , así mismo el sello numerador, lo que ocasiona el no control de la información llegado el caso que en tiempo futuro se requiera . Por otra parte, también se olvidó el registro de la guía o copia del documento recibido, en el cual se debe consignar el nombre, número de identificación, fecha y hora de recibo de la persona o entidad que envía el documento con el fin de ser necesario en algún momento, para mejores resultados es recomendable digitalizar la información recibida. En cuanto a la distribución de la documentación, aunque en el caso no clarifica si hay algún mensajero interno que se encargue de distribuir la correspondencia que llega e interna , María inicialmente estaría realizando bien el proceso de llevar a las áreas destinadas según el sistema de gestión documental , pero si llegado el caso que si exista un mensajero interno , encargado de la distribución de la correspondencia , esa función no le competiría a ella , ya que al igual que el proceso que ella realiza inicialmente lo debería realizar cuando entrega correspondencia externa e interna en dependencias tales como : verificar la información, registrarla en el formato o planilla de correspondencia recibida externa en dependencias, firmas de hora de entrega y recibido, como constancia de la misma , constatando que quien debe dar tramite al documento lo ha recibido

En relación al documento entregado por Talento Humano para su respectiva radicación y posteriormente su envío , María comete un grave error , debido a que toda documentación antes de ser radica debe estar completa , en este caso , le faltaba anexarle el medio magnético el cual ella omite y envía con el mensajero postal ,este acto ocasiona que la información no llegue completa al destinatario , y por tanto sea necesario su devolución y en su debido caso a la no conformidad de la información recibida. Por otra parte, el área de Talento Humano, a pesar de haberle informado con anterioridad a María lo que le faltaba para enviar el documento, también recae sobre ellos parte de responsabilidad ya que deben tener claro que cuando se procede a realizar un envío o radicación de algún documento es de vital importancia que todo este completo, con el fin de evitar complicaciones a la empresa, al área y al personal encargado de la correspondencia. En conclusión, gestionar y controlar la documentación, recibida y enviada es un proceso de gestión documental que requiere el compromiso y la responsabilidad de todas las áreas de una organización, con el propósito de facilitar la consulta y el acceso a la información de manera oportuna y eficaz.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/F inanzas/13410024/Contenido/OVA/CF1/index.html#/ https://www.ucundinamarca.edu.co/documents/controlinterno/MECI/controlgestion/informacion/sist-informacion/ADOP02_V4.pdf