informe AA1

INFORME AA1 Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

CONFECCIONES S.A

Código : P-028

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

HISTORIA DE REVISIONES REVISIÓN

FECHA

MOTIVO REVISIÓN

1

XX- YY-ZZ

PROCEDIMIENTO ORIGINAL

CUADRO DE CONTROL ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROVADO POR:

Nombre:

Nombre:

Nombre:

Departamento: Firma:

Departamento: Firma:

Departamento: Firma:

Fecha:

Fecha:

Fecha:

CONFECCIONES S.A PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

ÍNDICE. 1. OBJETIVO 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS 4. RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES 5. DEFINICIONES 6. DESARROLLO 7. REGISTROS Y ANEXOS

Código: P-028 VERSIÓN Página

CONFECCIONES S.A

Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página 1 de 8

1. OBJETIVO Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de solicitudes de necesidad de material, equipos o servicios, así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final la entrega de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organización . 2. ALCANCE Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de compras de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios, finalizando con la recepción de los mismos en la empresa. 3. DOCUMENTACION APLICABLE Manual de calidad Iso 9001:2015 4. RESPONSABILIDADES El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria para la venta de parte de los jefes de bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso de reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la conserjería o por cualquier empleado. El Supervisor General es el responsable por los trámites correspondientes de contratación y ejecución instalación de las solicitudes. Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados con el producto o servicio. En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá toda la información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en particular.

5. DEFINICIONES Característica de la calidad : Característica inherente de un producto, proceso o sistema, relacionada con un requisito. Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio. Comprador : El cliente en una situación contractual. Contratista: El proveedor en una situación contractual. Proveedor:  Organización o persona que proporciona un producto. Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto o prestación de un servicio. Especificación:  Documento que establece requisitos con los que un producto debe estar conforme. Inspección:  Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba ensayo/prueba o comparación con patrones. Materia, producto, herramienta y/o equipo:  Elementos necesarios para llevar a cabo las actividades diarias del negocio.

Código: P-028 CONFECCIONES S.A. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página 2 de 8

6. DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debe asegurarse de: a) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos. b) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de la solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas responsables de su aprobación. 6.1 NECESIDAD DE COMPRA Se debe realizar la revisión de los requerimientos requerimientos del cliente, según los alcances solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las características y especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprar si dichos materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario, se procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es responsabilidad del Responsable de Compras. 6.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras debe identificar de los proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del procedimiento SGC-P-007 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores externos. 6.3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las mejores condiciones comerciales. comerciales. El pedido se realizará según el formato “SGC-F-044 Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o jefatura correspondiente.

6.4 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden de Compra según formatoSGC-F-045. Dicha orden de compra deberá contener toda la información necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable, entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de compras, una para el registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha orden por e-mail. Es tarea del Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que se cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma. 6.5 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe revisar sus características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución, especificando al proveedor las razones del rechazo.

CONFECCIONES S.A:

Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página 3 de 8  Al momento de recibir recibir la mercadería mercadería se realizará realizará la verificación del del estado de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que incapacite la mercadería para su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicando del incidente al Supervisor general. f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al inventario como disponible. Lista para su comercialización. En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios: a) La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor. b) Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar y el factor de compra será el proveedor que cumpla con las especificaciones necesarias a bajo costo y con el menor tiempo de entrega. Para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido. c) Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha contratado, se realizará la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que no sea la esperada o negociada, será notificado inmediatamente al Supervisor general. d) Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago de la misma, de acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.

 6.- REGISTROS

Orden de pedido Solicitud de compra F-051 (Anexo 1) Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo 2) Evaluación de Proveedores F-054 (Anexo 3) Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4)

7. ANEXOS CONFECCIONES S.A. Código:

CONFECCIONES S.A

Código: P-028

PROCEDIMIENTOS DECOMPRAS Versión:

Página 4 de 8

Dirección

ORDEN DE PEDIDO C.I.F: X-00000000 Teléfono:954 00 00 00 41xxx Sevilla

Proveedor: Plazo de entrega: Destino: Condiciones de pago: Cantidad Concepto

Precio

Departamento solicitante

Gerencia

V°. B°

V° B°

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Total

CONFECCIONES S.A PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código: P-028 Versión: Página 5 de 8

Fecha: Proveedor: SOLICITUD DE COMPRA No.004 Teléfono

Forma de Pago:

Entrega: Solicitado por: Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación.

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN DESCRIPCI ÓN

V.UNIT

V.TOTA L

subtotal

$ 000

I.V.A.19%

$ 000 $ 000

TOTAL

 APROBADO POR: ELABORADO POR: NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa autorización, La empresa de aluminio y vidrio no se hace responsable por artículos enviados que no aparecen en la orden de compra. El número de la solicitud de compra debe aparecer en la factura.

ANEXO 1

CONF CONFEC ECCI CION ONES ES S.A S.A

C DIGO DIGO P- 02 0288

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

VERSIÓN PÁGINA 6 DE 8

CONFECCIONES S.A. CUADRO COMPARATIVODE OFERTAS

OFERTA A (Proveedor ) N°

Mercadería o Servicio

Tiempo entrega

V. Unitario

Total

OFERTA B (Proveedor) V.Unitario Total

Código: Versión: 1 F-052 OFERTA C (Proveedor) V. Unitario

Total

Total Criterio de selección: selección:

Revisado por 

recuerde Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora, igual calidad En caso de utilizar algún otro. Anotarlo aquí:

 Aprobado por  por 

ANEXO 2

CONFECCIONES CONFECCIONES S.A. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código P-028 Versión: Página 7 de 8

CONFECCIONES S.A EVALUA EVALUACI CI N DE PRO PROVEE VEEDOR DORES ES

Código: F-054

NOMBRE DEL PROVEEDOR Domicilio:

Versión: 1

CIUDAD: Correo electrónico:

Teléfono: Propietario o representante legal:

Puntos 10 10 10 10 10 10

10

Criterios Calidad del producto/servicio producto/servicio

Precio del producto/servicio Tiempo de entrega del producto/servicio Condiciones de garantía Variedad de productos/servicios Provee soluciones a los inconvenientes con el producto o servicio Productos/servicios Productos/servicios de acuerdo al mercado

Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70 puntos. Escala: 1 mínimo, 10 máximo. Revisado Aprobado por

ANEXO 3

Código: P-028

CONFECCIONES S.A

Versión: Página 8 de 8

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Acta de Entrega Recepción de producto Código F-055

Versión 1

Lugar y fecha: Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes características: Nombre de la Persona que entrega: Nombre de la Persona que recibe: Departamento que recibe:

CANTI CANTIDA DAD D

DESC DESCRI RIPC PCII N

DETA DETALL LLE E HORA HORA

OBSER OBSERVA VACI CI N

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido en la fecha y hora indicada .

Particular que comunico para los fines consiguientes. Entregué conforme  __________________  _________________________ _______

Recibí conforme ___________________ _______________________ ____

CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno

Documentos de origen externo

Orden de pedido Solicitud de compra F-051 (Anexo 1) Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo2) Evaluación de Proveedores F-054 (Anexo 3) Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4)

-Documentos constitucion Empresa Ofertas generadas por proveedores Documento de Experiencia reconocida si es posible certificaciones iso ambiental etc

Nota: Para más información externa deberíamos analizar el proceso de evaluación y reevaluación de proveedores.