INDRA - Metodología Gestión Del Cambio

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Metodología de Gestión del Cambio

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Naturaleza del cambio 

En el mundo de los negocios el cambio es una de las pocas constantes. Inducido actualmente en la nueva economía por varios factores, siendo los más innovadores de origen externo:  

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 Aceleración del cambio. Replanteamiento de las estrategias de competencia / alianzas.

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Focalización en el cliente.

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Globalización.

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Variabilidad de los elementos creadores de valor.

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Desarrollo tecnológico vertiginoso.

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Redefinición de los sectores de actividad económica.

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Renovación de los modelos de negocio.

Los días en los que se afrontaba un cambio y después otro, han finalizado.

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Impacto del cambio 

La puesta en marcha de un proceso de cambio en una organización conlleva la modificación del status quo .



El proceso de implantación implica no sólo la instauración de una nueva estrategia, de un nuevo modelo de negocio, sistema de gestión o una estructura organizativa diferente, sino que además es necesario que se produzca un cambio de comportamiento  efectivo en las personas.



Este proceso de adaptación no es fácil . En este proceso, no todas las personas lo afrontan de la misma manera o con la misma actitud de partida, y la transición a la situación objetivo no suele producirse en todas las personas a la misma velocidad.



La Gestión del Cambio es la metodología que guía a las organizaciones desde la situación de partida a la situación futura deseada.

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Elementos de Gestión del Cambio ELEMENTOS QUE ACTÚAN SOBRE LOS IMPACTOS EN LAS PERSONAS

LIDERAZGO

FORMACIÓN

COMUNICACIÓN

ELEMENTOS QUE ACTÚAN SOBRE LOS IMPACTOS EN LA ORGANIZACIÓN POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE RR.HH.

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Objetivos de la Gestión del Cambio (I) 

Las acciones específicas de Gestión del Cambio, se centrarán en controlar y dirigir la repercusión de los cambios de cualquier naturaleza en las personas para lograr que estas:

• Perciban el cambio como una oportunidad. • Se integren al esfuerzo. • Se comprometan con los resultados. • Sean promotores del cambio.  Además, es necesario considerar el impacto en las personas que no estarán directamente involucradas en la definición de los cambios pero que serán usuarios indirectos. De esta forma se pretende:



“Todo 

proceso de cambio implica no solamente el aprendizaje de algo nuevo, sino también el des-aprendizaje de algo que ya estaba presente y bien integrado en nuestra personalidad (actitudes, valores, hábitos, etc.); por lo cual, ese proceso de aprendizaje es esencialmente doloroso y despierta temores”

• Evitar desconcierto provocado por falta de información. • Preparar  a las personas. •  Alcanzar los niveles de productividad deseados en el menor tiempo posible.

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Objetivos de la Gestión del Cambio (II) D

Objetivos Minimizar A:  Duración del

Situación Estable C     O     Ñ     E     P     M     E     S     E     D

B A Implantación del cambio

Tiempo Desempeño= Calidad + Productividad

descenso del desempeño durante el período de asimilación. Minimizar B:  Magnitud del descenso del desempeño durante el período de asimilación. Maximizar C: Mejora del desempeño tras la implantación. Maximizar D: Mejora continua.

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Plan de Gestión del Cambio Teniendo en cuenta los objetivos, el Plan de Gestión del Cambio tratará:  

El impacto de las diferencias entre la situación actual y la perseguida a futuro. La identificación de aspectos culturales que pueden dificultar o facilitar el proceso de cambio.

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Las necesidades que surgen en la organización con el cambio a nivel de las personas.





El establecimiento de canales de comunicación entre todas las partes involucradas.

La capacitación y motivación de las personas para afrontar con garantía el proceso de cambio.



El liderazgo a llevar a cabo desde la Dirección y el establecimiento de

comportamientos coherentes con los objetivos marcados para el proceso de cambio.  

La implicación y compromiso de todas las personas involucradas en el proyecto. El acompañamiento y soporte que serán necesarios desplegar en el momento de lograr la situación futura.

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Beneficios de la Gestión del Cambio Las experiencias de muchas organizaciones que han pasado por procesos traumáticos de cambio, señalan como principales beneficios los siguientes: 

Eliminación de las barreras al cambio y como consecuencia de ello, una reducción del riesgo implícito a un proyecto de estas características.



Creación de un entorno de aprendizaje que favorece la capacitación de las personas y su entrenamiento en los nuevos roles y responsabilidades.



Mejoras significativas en la motivación de las personas, favoreciendo un talante positivo y abierto a posibles futuros procesos de cambio.



Incremento en la productividad de los equipos de trabajo. Mejoras en la calidad del trabajo con el nuevo sistema de información. Control de los costes y plazos de implantación evitando desviaciones

 

económicas y retrasos significativos. 

Reducción de los costes de mantenimiento tras el paso del nuevo sistema a producción.



Mayor independencia del fabricante de software y consultores externos.

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Metodología de Gestión del Cambio El dato …

Las principales causas de fracasos en las implantaciones de sistemas no son en su mayoría técnicas. 50%

Resistencia de los Empleados Problemas de Liderazgo Fallos de Comunicación

40% 29% 21%

Problemas con los Sindicatos

Falta de Capacitación de los empleados

19%

Problemas de Planificación

19% 15%

Cultura Problemas Financieros

12%

Interferencias externas

12% 5% 4%

Reducciones de Personal Problemas Tecnológicos

2% 2%

Fallos en la Gestión Elementos psicológicos

14%

Otros Fuente: Corporate Change Center. Northwestern University.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

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Metodología de Gestión del Cambio

Enfoque Indra de Gestión del Cambio Nuestro planteamiento se basa en la experiencia de Indra en la Gestión de Cambios de envergadura y propone actuaciones en dos planos: 

El plano operativo y de gestión :



contemplado en las fases del proceso de gestión del cambio.

Liderazgo Formación

Situació n actual

Análi sis de la situa ción de parti da

Dise ño Implan de la tación estra del tegia Cambi de o camb io Comunicación

Políticas y prácticas de RR.HH.

El plano del comportamiento de las personas: relacionado con Liderazgo, Formación, Comunicación y Políticas y prácticas de RR.HH.

Institu cionalizació n del cambi o

Situació n futura

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Fases de Gestión del Cambio •Análisis

de la situación de partida

1.1. Planificación de la actividad de análisis. 1.2. Identificación de niveles de impacto del cambio. 1.3. Identificación de líderes del proceso de cambio. 1.4. Análisis de riesgos. 1.5. Preparación de comunicaciones de lanzamiento.

Definición de la estrategia de cambio

2.1. Definición del Plan Estratégico de Cambio. 2.2. Análisis de impactos organizativos y en políticas de RR.HH. 2.3. Definición de la estrategia de liderazgo. 2.4. Definición de la estrategia y el Plan de Comunicación. 2.5. Definición de perfiles profesionales. 2.6. Asesoramiento sobre las políticas y sistemas de gestión de RR.HH. 2.7. Definición de la estrategia y el Plan de Formación. 2.8. Realización de las acciones de comunicación correspondientes a esta fase.

Implanta ción del cambio

3.1. Realización de las acciones de comunicación correspondientes a esta fase. 3.2. Gestión y ejecución del Plan de Formación. 3.3. Apoyo en la organización de la impartición de la formación para usuarios finales. 3.4. Apoyo en la implantación de cambios organizativos definidos. 3.5. Seguimiento de la actividad de los líderes internos del cambio.

Institucionalización del cambio

4.1. Realización de las comunicaciones de puesta en marcha. 4.2. Definición de un Plan de Seguimiento.

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Análisis de la situación de partida Objetivo: Realizar un análisis pormenorizado de las peculiaridades de la situación de partida con el fin de conocer en toda su extensión la magnitud del cambio a realizar y analizar los impactos que puede conllevar.

Acciones

Alcance 

Primera toma de contacto con la organización y las personas que la componen para organizar el análisis posterior: Identificación de la información de partida respecto de la organización y las personas. Identificación de posibles grupos de interés. Identificación de las personas a entrevistar o contactar dentro de la organización para la obtención de la información. Identificación de interlocutores para gestión del cambio dentro de la organización y específicamente mientras se prolongue el proyecto. Identificación de posibles barreras para el cambio: Análisis de aspectos culturales y organizativos: el entendimiento de la cultura de la organización es el primer paso para valorar adecuadamente los impactos sobre los distintos colectivos. Identificación de los colectivos afectados por el cambio y análisis de niveles de impacto. Análisis del nivel de compromiso actual con la organización de cada colectivo identificado y determinación del grado de compromiso deseado por parte de cada colectivo. •

1.1.Planificación de la actividad de análisis

• •

•

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•

1.2.Identificación de posibles barreras para el cambio

• •

1.3.Identificación de líderes del proceso de cambio 1.4.Análisis de riesgos

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Definición de perfiles de los líderes internos del proceso de cambio e identificación de las personas con capacidad de liderazgo para el proyecto. Identificación de los principales riesgos que se pueden derivar del proceso de cambio. Determinar estrategias y alternativas para mitigarlos.

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Definición de la estrategia de cambio (I) Objetivo: Definir la estrategia global de cambio.

Acciones

Alcance 

2.1.Definición del Plan Estratégico de Cambio 2.2.Análisis de impactos organizativos





2.4.Definición de perfiles profesionales 2.5.Soporte en la adaptación de políticas y prácticas de RR.HH.

Análisis de las implicaciones desde el punto de vista organizativo y de gestión de personas: modificaciones o definición de perfiles profesionales, funciones, dependencias, políticas, procesos, etc.



Definición de una estrategia de liderazgo con el fin de lograr que los líderes internos tengan una visión, objetivos y prioridades comunes y claras para guiar el proyecto. Análisis junto con la Alta Dirección de la organización las distintas alternativas para lograr el compromiso del nivel Directivo de la organización partiendo del diagnóstico del grado de involucración. Impartición de sesiones de formación sobre gestión del cambio para líderes internos en su caso.



Definición de nuevas responsabilidades y perfiles profesionales a desarrollar.



2.3.Definición de la estrategia de liderazgo

Identificación, ordenación y priorización de todas las acciones de gestión del cambio que es preciso realizar para la implantación en todas sus dimensiones de la transformación que se desea llevar a cabo. Coordinación de las acciones identificadas teniendo en cuenta las modificaciones operativas, tecnológicas y organizativas que sea necesario realizar.





Adaptación de los sistemas de evaluación del desempeño, compensación y otras prácticas de Recursos Humanos para impulsar los nuevos valores.

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Definición de la estrategia de cambio (II) Acciones

Alcance 

2.6.Definición de la estrategia y el Plan de Formación



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

Realización de un análisis de audiencias, canales de comunicación, mensajes y tiempos. Establecimiento de las acciones de comunicación adecuadas para cada colectivo impactado.



Definición de un Plan que estructure a lo largo del proyecto las distintas acciones de comunicación.

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2.7.Definición del Plan de Comunicación

Análisis de los requerimientos de formación derivados de los cambios en los perfiles profesionales. Determinación de una estrategia de formación en función de distintas alternativas: formación a formadores, por áreas funcionales, por geografía, por nivel de conocimientos, etc. Definición de un Plan que recoja en función de la estrategia definida y necesidades detectadas: objetivos, cursos, calendarios, responsables, logística, materiales, etc.

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Implantación del cambio Objetivo: Poner en funcionamiento todos los planes que se han definido en la fase anterior.

Acciones

Alcance 

3.1.Gestión y ejecución del Plan de Formación

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

Definición de la estrategia de impartición de la formación a usuarios finales y planificación de las sesiones. Elaboración y validación del material con el que se impartirá la formación a usuarios finales.



Coordinación, en su caso, del despliegue de la formación.



3.2.Apoyo en la organización de la impartición de la formación para usuarios finales 3.3.Soporte en la implantación de cambios organizativos definidos 3.4.Seguimiento de la actividad de los líderes internos del cambio

Identificación de los profesionales clave e impartición de las sesiones de formación a formadores, para su apoyo en la impartición de la formación al resto de profesionales. Realización de las actividades relacionadas con gestión de la formación. Elaboración y validación del material con el que se impartirá la formación a formadores. Realización de cursos de apoyo en Gestión del Cambio para formadores, en su caso.





Soporte en la implantación de los cambios organizativos y de procesos diseñados: comunicación y formación a las personas afectadas. Apoyo a los líderes / agentes del cambio en sus tareas de comunicación / involucración de otras personas, especialmente de los colectivos más afectados. Propuesta de alternativas adicionales a las que ya se han contemplado como medidas de refuerzo.

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Institucionalización del cambio Objetivo: Hacer el seguimiento de las acciones implantadas durante las fases anteriores con el fin de detectar mecanismos de mejora para potenciar los resultados y, en su caso, definir medidas correctoras.

Acciones

Alcance 

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4.1.Definición de un Plan de Seguimiento

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

Definición de acciones de cierre y traspaso del liderazgo de Gestión del Cambio a las personas que se identifiquen en la organización para realizar el seguimiento de la implantación del cambio una vez éste se encuentre en fase de institucionalización. Definición de mecanismos para obtención de retroalimentación acerca del cambio (encuestas, nuevos canales de información ascendente, número de consultas realizadas, etc.) Diseño de reuniones y eventos de seguimiento del proyecto, evaluación de la implantación del cambio y de la asignación de nuevas responsabilidades. Seguimiento de los resultados de las evaluaciones de la formación a usuarios finales y valoración de la posibilidad de realizar acciones de refuerzo. Apoyo en el diseño del servicio de atención al usuario (en su caso): diseño y establecimiento de los procedimientos y cauces de comunicación de este servicio.

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Productos resultantes por Fase •Análisis

de la situación de partida

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Matriz de Impacto sobre las personas e identificación de las posibles barreras. Análisis de riesgos del proyecto. Definición de perfiles de la red de patrocinio e Identificación de sus componentes. Preparación de las comunicaciones de lanzamiento.

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Implanta ción del cambio

Definición de la estrategia de cambio

Plan Estratégico de Cambio. Estrategia y Planes de Acción de Liderazgo. Análisis de impacto organizativo. Estrategia y Plan de Formación. Estrategia y Plan de Comunicación. Soporte en la adaptación de Políticas y Prácticas de Recursos Humanos. Diseño de las adaptaciones organizativas que sea preciso realizar: definición de perfiles y cambios organizativos.

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Preparación de los materiales de formación para formadores y apoyo en la elaboración del material para usuarios finales, en su caso. Coordinación de la ejecución de la formación a formadores. Ejecución de acciones complementarias relacionadas con habilidades y actitudes, en su caso. Soporte en la adaptación de los sistemas de gestión de personas: sistemas de evaluación del desempeño, gestión de competencias, selección, desarrollo, etc. Acciones de refuerzo del liderazgo Soporte en la formación.

Institucionalización del cambio 

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DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE ACCIONES DE COMUNICACIÓN

Comunicaciones de puesta en marcha y cierre del proyecto. Comunicación del proceso de soporte. Plan de seguimiento.

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Metodología de Gestión del Cambio

Elementos de la Gestión del Cambio Estos componentes son la clave en nuestro modelo de Gestión del Cambio. A través de una adecuada gestión de los mismos se incidirá sobre el plano del comportamiento de las personas: LIDERAZGO Generación de un compromiso de apoyo al cambio y eliminación de obstáculos entre los principales líderes de la organización en términos de posición jerárquica, experiencia, reputación y capacidad de influencia Desarrollo por su parte de comportamientos y actitudes coherentes con los objetivos marcados. 

COMUNICACIÓN Planificación y ejecución de las acciones de comunicación para que se produzca la involucración y compromiso deseado. Definición del papel de la Dirección en relación con la estrategia de comunicación.

POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE RR.HH.

FORMACIÓN Planificación de distintos ciclos de formación en función del personal objetivo y de cada fase del proyecto. Desarrollo de las habilidades y conocimientos necesarios para la adaptación a la nueva situación.

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Alineación de políticas y prácticas de Recursos Humanos con los objetivos perseguidos con el fin de que los comportamientos de las personas vayan en línea con los resultados deseados 

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Resultados “Facilitar la asunción de nuevas funciones y responsabilidades por parte de las personas afectadas

por el proceso de cambio, tanto para su participación en el proyecto de cambio, como para su desempeño futuro en el nuevo entorno”

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LIDERAZGO

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OBJETIVO GENERAL: Aprovechar el liderazgo tanto formal como informal de la compañía, en beneficio del desarrollo del proyecto. El papel del líder en un proceso de cambio es fundamental ya que es quien establece y comunica la estrategia y visión, fija los objetivos, motiva a las personas, y es quien lidera el proceso de cambio. Éste elemento persigue generar un colectivo de personas con relevancia en la organización, cuyo comportamiento esté en línea con la visión de negocio y asegurando su apoyo al proyecto. Objetivos específicos  Ayudar a los líderes a generar una visión del negocio y de la situación futura. Centrar su atención en metas con las que todo el mundo pueda identificarse. Trabajar para que las personas o grupos clave puedan actuar como aliados del cambio.

Acciones a realizar

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Concienciar a los líderes internos acerca de la importancia de su papel durante el proceso de cambio. Hacer visible su compromiso. Determinar los comportamientos necesarios por parte de los líderes para apoyar el proceso de cambio Identificar a las personas clave y valorar su compromiso con el proceso de cambio Valorar las competencias de liderazgo existentes en la actualidad y determinar acciones para desarrollar aquellos aspectos que sea necesario potenciar

El equipo de Gestión del Cambio es responsable de definir las acciones de liderazgo necesarias para el desarrollo óptimo del proceso de cambio así como de acompañar/apoyar a los líderes y personas clave en la ejecución de su función.

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COMUNICACIÓN

OBJETIVO: Potenciar la difusión de la información relativa al proyecto reduciendo la incertidumbre de las personas y favoreciendo su involucración. Los profesionales cuando se enfrentan a situaciones de cambio demandan respuestas a las cuestiones específicas que les afectan (cómo van a verse afectados en su día a día, sus responsabilidades, sus conocimientos, etc). Por ello, a través de este elemento se persigue no sólo informar, si no también compartir opiniones e intercambiar información ubicándola en su contexto. Las actividades de comunicación llevarán a las personas a través de las siguientes etapas con el fin último de contar con su aceptación y compromiso:

CONOCIMIENTO 

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Informar sobre el proyecto, su alcance y qué fases lo componen. Concienciar a las personas sobre la importancia de la actualización de sus competencias. Establecer medios de comunicación ascendente.

ENTENDIMIENTO 

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Explicar en qué consiste el proceso que va a tener lugar). Difundir los beneficios a nivel de área funcional (concretos y tangibles). Concienciar a las personas sobre el esfuerzo de aprendizaje que van a tener que realizar.

La comunicación fomenta la implicación y ésta a su vez genera compromiso.

ACEPTACIÓN / COMPROMISO 

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Informar sobre cómo prepararse para el arranque. Generar entusiasmo, tanto en el usuario final como en los equipos de trabajo. Comunicar en detalle los esquemas de formación.

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OBJETIVO: Brindar a las personas las herramientas necesarias para poder adaptarse al cambio con rapidez.

FORMACIÓN

Un elemento central de los esfuerzos de la Gestión del Cambio es dotar a las personas de los conocimientos y habilidades necesarias para que puedan realizar sus nuevas funciones y tareas de la forma esperada y no se sientan inseguros en ese nuevo entorno. Sólo a través de un correcto despliegue de la formación se logrará: Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marcha las nuevas formas de trabajo. Incrementar la comprensión y aceptación por parte de los colectivos afectados de los cambios que van a tener lugar y las nuevas rutinas que se habrán de generar, para lo cual, se deberá insistir en las circunstancias internas y externas que justifican la implantación del mismo y los beneficios que se esperan conseguir. Conocer el impacto real de proyecto y alcanzar en el menor tiempo posible los niveles de desempeño establecidos como objetivo del proyecto. Establecer las herramientas que permitan mantener el cambio cultural. Realizar la transferencia de conocimiento con la mayor eficacia. 

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Proceso de elaboración del Plan de Formación

Detección de necesidades de formación

Desa rrollo del mate rial

Gestión de Asistentes

Preparació n de los formadore s

Logíst ica

Preparación Ejecución

A través de un correcto despliegue de la formación se logrará incrementar la comprensión y aceptación por parte de los colectivos afectados de los cambios que van a tener lugar y las nuevas rutinas que se habrán de generar. Adicionalmente, se insistirá en las circunstancias internas y externas que justifican la implantación del mismo y los beneficios esperados.

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POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE RR.HH.

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OBJETIVO: Facilitar la implantación de los cambios, alineando el comportamiento de las personas con la estrategia definida a través de las prácticas de gestión de Recursos Humanos, especialmente, la gestión del desempeño. La adaptación de las políticas y prácticas de Recursos Humanos tendrá como objetivos específicos los siguientes: Objetivos 

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Fomentar el desarrollo de los valores que se desea potenciar. Vencer posibles resistencias al cambio.

 Adecuar el comportamiento de las personas a la estrategia diseñada.

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Evitar incongruencias en los objetivos y las pol íticas. Potenciar la responsabilidad de las personas sobre los resultados

Actividades a realizar 

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Revisar y ajustar el sistema de gesti ón del desempeño. Revisar el sistema de incentivos y recompensas. Fijar objetivos y medidas de desempe ño individuales y de equipo en l ínea con los resultados perseguidos. Revisar el resto de pol íticas de Recursos Humanos a fin de que no sean contradictorias con los nuevos valores que se quieran instaurar.

La clara definición de responsabilidades, el compromiso de los líderes y la continuidad en la relación con usuarios serán la clave del éxito para detectar las necesidades del proyecto y solventarlas.