Indicadores de Gestión

 

•La

fijación de estándares de actuación. •La comprobación de resultados reales, frente a los estándares fijados. •La toma de decisiones correctas cuando los resultados reales no satisfacen los estándares. •La puesta en marcha de una acción para corregir desviaciones.

 

Herramientas para evaluar las estrategias implementadas. •Identificación

de factores claves de éxito en cada proceso.

Cada identificar con claridad ya seanproceso internosdebe o externos esperan de ellos.lo que sus clientes •

Oportunidad Calidad Cumplimiento

Es una herramienta que enfatiza en el mejoramiento permanente de la organización, más allá del cumplimiento de lo previsto.

 

Porque éstas determinan niveles de logro en la realización realizac ión de un trabajo particular o un desempeño y permiten determinar opciones de mejoramiento y beneficio.

La falta de mediciones es un obstáculo para el mejoramiento de los aspectos claves de una organización.

 

•

La medición precede al castigo. hay tiempo para medir.

•No

•Medir

es difícil.

•

Es más costoso medir que hacer.

 

•Conocimiento

de la organización. •Información de soporte. •Identificar necesidades de la organización. •Claridad

en algunos conceptos.

 

Extensión en la que se realizan las actividades y se alcanzan los resultados planificados. (ISO 9000  – 3.2.14)

Valor obtenido al analizar la situación real de la organización en este momento.

 

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (ISO 9000  – 3.2.15)

Se asocia con eficacia y por lo tanto con el de productividad. Mejor situación posible con los recursos disponibles.

 

Relación

entre

las

variables

cuantitativas

o

cualitativas, quecambio permitegeneradas observar laen situación y las tendencias de el objeto o fenómeno observado, respecto a objetivos y metas previstos e influencias esperadas.

 

1. INDICADOR  

2. MEDIR  

 3. ESTADO ESTADO 

4. HORIZONTE 

5. PRODUCTIVIDAD

6. OBJETIVO

7. ESCALA

8. EFICACIA

9. RANGO DE GESTIÓN

10. UMBRAL

11. EFICIENCIA

12. EFECTIVID EFECTIVIDAD AD

Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Status o valor inicial o actual del indicador

Tolerancia definida entre los  Algo ambicionado o  valores mínimo e ideal que el pretendido surgido de indicador puede tomar, un rango la política o definido de comportamientos para hacer para evaluar la gestión seguimiento al desempeño alcanzado y evaluar las acciones a seguir 

del proceso

Relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permiten observar la situación y las

comparar una magnitud con un patrón preestablecido

Relación entre la producción obtenida y los recursos consumidos

Unidades de medida en que se especificará la meta

 V  Valor alor del indicador que se quiere lograr logra r o mantener (meta)

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 

Referencia el periodo en el cual se espera alcanzar el umbral

tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a objetivos y metas preestablecidos e influencias esperadas Relación de la eficacia y la eficiencia en el cumplimiento cumplimiento de los dos criterios

 

Pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas, entre otros; es decir, que es como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso.

 

Es un dato expresado numéricamente o en forma de concepto, sobre el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad o una dependencia. El indicador compara dos cifras o datos. Con base en su interpretación se puede cualificar una acción y orientar análisis más detallados en los aspectos en los que se han encontrado desviaciones. El indicador facilita el control y el autocontrol y por consiguiente la toma de decisiones, pueden estar relacionados con cantidad, calidad, costos, oportunidad o productividad

 

Ser exactos: presentar la situación como realmente es. Su forma: existen diversas formas de presentación (cualitativa, cuantitativa, gráfica, impresa y otras). La elección de se la situación Frecuencia: que tandepende a menudo requiere, ysenecesidades. produce o se analiza. analiz a. Extensión: referente al alcance por su cobertura del área de interés. Origen: la información puede ser de origen interno o externo. Importante es que la fuente generadora sea la correcta. Temporalidad: registra hechos o situaciones pasadas, actuales o proyecta el futuro, según se requiera. Relevancia: la información es relevante si es importante para una situación concreta. Integral: lo es si proporciona a quien lo requiere un panorama completo del fenómeno determinado que se intenta entender y analizar. Oportuno: se refiere a estar disponible cuando se necesita.

 

•Medible:

Donde se pueden obtener los datos para su

cálculo, con información oportuna y confiable. •Claro:

Es de fácil entendimiento por todos los involucrados en su medición y manejo. Los resultados son de fácil interpretación. •Informativo:

Permite la toma de decisiones acertadas de acuerdo con los resultados obtenidos.

 

•Puede

ser un punto fijo o una zona.

•Puede

ser estable o variable.

Los indicadores son un medio y no un fin.

 

SEGÚN SU TIPO •Financieros. •Orientados a la satisfacción del cliente. • A  A procesos. •De aprendizaje y crecimiento. •SEGÚN

SU NATURALEZA •Eficiencia. •Eficacia. •Efectividad.

 

SEGÚN SU APLICACIÓN • •De •De

monitoreo alarma •De resultado •De cumplimiento •Puntuales • Acumulados  Acumulados •De control

De evaluación planeación

•De

•Temporales •Permanentes •Estratégicos •Tácticos •Operativos

 

Los indicadores deben ser: •Sencillos

•Objetivos •De

fácil manejo

 

•Se

requiere realizar entrevistas y encuestas que contribuyan a su adecuación a las necesidades de la organización. •Los

indicadores deben estar ligados a la evaluación sistemática de resultados.

 

Razones: Expresa la relación entre dos datos, entendiéndose como relación la división entre un numerador y un denominador, que deben estar unidades medida elderesultado igual naturaleza. Cuando estas expresados unidades deen medida son de diferentes se conoce como tasa. Porcentaje: Presentan el valor relativo de una cifra o parte con respecto al todo al cual se le atribuye el valor de 100.

Promedio: Existen diferentes conceptos de promedio, los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda.

 

Los indicadores de gestión ofrecen para las organizaciones que lo implementan y controlan una ventaja competitiva por cuanto permiten identificar de sus fortalezas y debilidades y tomar los correctivos paraforma cada inmediata caso. En ocasiones, el fracaso o quiebra de muchos proyectos de empresas, se debe a la falta de alertas o alarmas que indiquen oportunamente cuando cambiar de dirección o inclusive a detenerse. Los indicadores de gestión promueven una actitud hacia la observación de las variables del entorno, que se encuentran mas directamente relacionadas con la capacidad competitiva, la supervivencia, la conservación del medio ambiente y la satisfacción de sus clientes.

 

Mayor nivel de planificación, de visualización de metas y del alcance de las mismas, es decir, lograr una mayor planificación y control sobre los procesos. Contar con más y mejores herramientas de control de gestión y dirección empresarial, buscando crear mejores estrategias que le permitan optimizar el uso de los activos financieros y no financieros. Permite hacer un mejor control en actividades fundamentales de la empresa.

También permite la creación derentabilidad valor en la empresa,que y en consecuencia medirmedir realmente cual es la empresarial se

le esta ofreciendo al inversionista (socio o accionista).  

Cambio cultural: Resistencia al cambio por falta de información sobre los beneficios, también por que los funcionarios creen que los cambios son para realizar recortes de personal, perdida de empleo, inestabilidad laboral.

 

  • Alcanzar  Alcanzar o no alcanzar resultados.

•

Cumplimiento del plan de visitas

Visitas realizadas en la semana Visitas programadas para la semana

* 100

 

  •Dados

en unidades producidas por recursos utilizados con respecto a lo

esperado. •

Eficiencia en la atención

Clientes atendidos en la semana Visitas esperadas en la semana

* 100

 

1. Nombre 2. Procedimiento de calculo 3. Unidad 4. Sentido 5. Fuente de información 6. Frecuencia de la toma de datos 7. Valor de actualidad 8. Máximo de potencialidad 9. Meta 10. Frecuencia de análisis 11. Responsable del análisis

 

1. Nombre: Entregas a tiempo 2. Procedimiento de calculo:

Productos entregados a tiempo

* 100

Productos entregados en el periodo

3. Unidad: % 4. Sentido: Creciente 5. Fuente de información: Registro de entregas y registro de pedidos 6. Frecuencia de la toma de datos: diaria 7. Valor de actualidad: 80% 8. Máximo de potencialidad: 95% 9. Meta: 90% 10. dedel análisis: mensual 11. Frecuencia Responsable Responsab le análisis: Responsable del proceso

 

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Nombre: Satisfacción del cliente Procedimiento de calculo: Promedio de la percepción del cliente Unidad: Numero Sentido: Creciente Fuente de información: Encuesta de satisfacción del cliente Frecuencia de la toma de datos: cuando se presta el servicio Valor de actualidad: actuali dad: 3,5

8. Máximo de potencialidad: 5 9. Meta: mínimo 4 10. Frecuencia de análisis: bimensual 11. Responsable del análisis: líder del proceso prestación del servicio

 

1. Nombre: Cobertura del mantenimiento 2. Procedimiento de calculo:

Equipos a los que se hizo mantenimiento preventivo

* 100

Equipos programados para mantenimiento preventivo

3. Unidad: % 4. Sentido: Creciente 5. Fuente de información: Hoja de vida de equipos y plan de mantenimiento 6. preventivo Frecuencia de la toma de datos: Quincenal 7. Valor de actualidad: 80% 8. Máximo de potencialidad: 100% 9. Meta: 95% 10. Frecuencia de análisis: trimestral

11. Responsable del análisis: Responsable del proceso  

8.

Identificar factores claves de éxito Determinar nombre al indicador Establecer responsabilidade responsabilidadess Construir las formulas, algoritmos o método de análisis Establecer las metas o referentes para la comparación Recopilar la información necesaria Validar: aplicar criterios técnicos y requisitos  Analizar los resultados obtenidos

9.

Tomar correctivas, estandarizaciónacciones del mejoramiento

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

P

1,2,3,4 y 5 9

A

H

6

7y8

V

 

•¿Tengo

identificada la misión, los servicios y los usuarios? •¿T ¿Tengo engo claros claros los objetivos que debo lograr? •¿Están los objetivos alineados con las prioridades

estratégicas de la institución? •¿Los objetivos están expresados en metas mensurables?

 

•De

acuerdo con el propósito del indicador identificarlo de

manera adecuada. • Entregas a tiempo  % de producto conforme • Tiempo promedio de respuesta •

•

 Nivel cumplimiento  % de de servicio en estándar •% de satisfacción con el servicio • Velocidad de respuesta • % de satisfacción satisfacción con los resultados • Nivel de “amabilidad” percibida •

 

•Tienen

objetivos concretos a alcanzar alcanzar..

•Tiene

un dueño (líder) responsable para el cumplimiento de esos objetivos. •Dicho

dueño no solo cuenta con la responsabilidad sino que también con la autoridad y las atribuciones para tomar las decisiones necesarias para el logro de los objetivos. •

Tiene asignado recursos humanos, físicos y financieros necesarios.

 

•Definir

bases de comparación.

•Determinar

la formula necesaria o como se realiza

el seguimiento.

 

•

 Abarcareficacia el conjunto de dimensiones de desempeño de la gestión: y eficiencia. •Generar

compromisos internos,

por

lo

tanto

su

cumplimiento no debe depender de otras entidades o de factores exógenos. •Deben

tener un componente de realismo: que puedan ser alcanzadas con los recursos humanos y financieros

asignados.  

 ACTIVIDAD 1

 

• • • •

Recopilar la información necesaria Validar: aplicar aplicar criterios técnicos técnicos y requisitos  Analizar los resultados obtenidos Tomar acciones correctivas, estandarización mejoramiento

del

 

NOMBRE

FORMULA DE CALCULO

META

I

II

III

IV

RESPONSABLE

FUENTE DE DA DATOS TOS

 

•

Se elaboran el corto plazo.periódicamente y facilitan la evaluación en

•

Presentan un panorama global del sistema de control de gestión.

 

•

Estructura organizacional bien responsabilidades predeterminadas.

•

Flujo permanente información.

•

Convergencia de objetivos, coherencia de políticas y unidad de criterio respecto a los factores claves de desarrollo.

sistemático

y

definida objetivo

con de

la

 

1.  Aspecto a mejorar 2. Determinación de los resultados a esperar en el 3. 4. 5. 6.

indicador Fecha limite para obtener resultados  Actividades a desarrollar Recursos necesarios Costo de los recursos

7. Plazo de implementación i mplementación