Preparado por: Alma Soraya Arango Ruiz Ing. Química/ MAE/ Esp. Gestión ambiental
SUGERENCIAS No recibir llamadas telefónicas
mientras se desarrolla la charla Apagar celulares, radioteléfonos y limitar el sonido de buscapersonas Participar activamente
OBJETIVOS Presentar la metodología recomendada para el seguimiento y la medición integral del desempeño de la organización, mediante el uso de indicadores de gestión alineados con los objetivos estratégicos de tal forma que se garantice su mejoramiento continuo Desarrollar habilidades para la definición e implementación del seguimiento y la medición de los procesos de las organizaciones
CONTENIDO ¿Qué se debe medir? Paradigma de la medición. ¿Qué es gestión? ¿Qué es un indicador de gestión? Tipos de indicadores: Eficacia, eficiencia y efectividad. ¿Cuáles son las recomendaciones para establecer indicadores de gestión que permitan realizar un adecuado seguimiento a los resultados de la gestión de una organización? La ficha técnica de un indicador y recomendaciones para graficar los datos. Factores clave y factores críticos. ¿Cuáles son los beneficios de un sistema de seguimiento y medición en una organización? El tablero de indicadores de gestión y la documentación de su análisis
¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN? Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. EJEMPLO: Compañía, corporación, firma, empresa, institución, institución de beneficencia, empresa unipersonal, asociación, o parte o una combinación de las anteriores NOTA 1 Dicha disposición es generalmente ordenada. NOTA 2 Una organización puede ser pública o privada.
¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN? CLIENTES (Entrega de productos o servicios/ pagos) SOCIEDAD (Opinión pública/ Beneficios)
GOBIERNO (Legislación/ Impuestos)
ORGANIZACIÓN: SISTEMA ABIERTO EMPLEADOS (Competencia/ Resultados)
INVERSIONISTAS (Inversión/ Retorno)
PROVEEDORES (Recibo de productos o servicios/ cumplimiento)
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¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN? GESTIÓN es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización Mejora continua del sistema de gestión Partes interesadas
PLANEAR Partes interesadas HACER
Requisitos
Satisfacción
ACTUAR
VERIFICAR
Producto
Salidas
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN? No puede existir GESTIÓN SIN PLANEACIÓN La PLANEACIÓN sin un sistema de CONTROL es un ejercicio inocuo El CONTROL aislado de un proceso de PLANEACIÓN carece de significado
¿PARA QUÉ PLANEAR EN UNA ORGANIZACIÓN? Para predeterminar el curso a seguir Para definir a dónde llegar y cuándo alcanzar los resultados esperados Para establecer prioridades Para sincronizar tareas, actividades y procesos
¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE UNA ORGANIZACIÓN? La planeación estratégica es un proceso flexible e integral que permite definir la evolución a seguir en función de la situación interna para aprovechar las oportunidades actuales y futuras que ofrece el entorno Para qué existimos?
Misión Dónde estamos?
A dónde vamos?
Realidad
Visión
Cómo lograrlo? Estrategia
¿CÓMO SE PUEDE DESARROLLAR LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN UNA ORGANIZACIÓN? Creación del modelo de causa y efecto
Análisis de factores críticos de éxito
Formulación / Realineamiento de la estrategia
Identificación de objetivos estratégicos
Definición de iniciativas estratégicas
BRECHA
Identificación y diseño de los indicadores de gestión
Análisis de competencias/ Capacidades organizacionales
Retroalimentación y aprendizaje
¿QUÉ SE OBTIENE CON LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ORGANIZACIÓN? 2 Formulación del direccionamiento 1estratégico
• Visión • Misión • Análisis del Entorno • Análisis DOFA • Valores • Factores críticos de éxito • Ejes estratégicos
3 Formulación del plan estratégico
• Objetivos estratégicos • Iniciativas estratégicas • Acciones estratégicas (plan de negocios) • Recursos para ejecutar el plan de negocios • Indicadores tácticos
4 Formulación de los planes tácticos y operacionales
• Objetivos tácticos y operacionales • Recursos necesarios para cada proyecto • Indicadores de gestión
Ejecución de los planes: control de la gestión
•Ejecución. •Seguimiento y control •Sistema integrado de medición de gestión.
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¿PARA QUÉ CONTROLAR? Para verificar que las actividades reales correspondan a las programadas Para realizar seguimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad
¿QUÉ ES EL CONTROL DE LA GESTIÓN? Es el proceso mediante el cual una organización monitorea y evalúa su desempeño frente a sus objetivos y estrategias… Para ello se requiere establecer INDICADORES DE GESTIÓN!
¿QUÉ ES UN INDICADOR DE GESTIÓN?
Es una expresión cuantitativa que permite medir el comportamiento o desempeño de una determinada variable de negocio, y que al ser comparada con una referencia, permite identificar desviaciones sobre las cuales tomar acciones correctivas, preventivas o de mejora
¿POR QUÉ MEDIR? Porque “En Dios confiamos, todos los demás deben presentar datos...” 23 45 65 34 78 78 34 32 33
¿POR QUÉ MEDIR? PORQUE LO QUE NO SE MIDE NO SE CONTROLA… …Y LO QUE NO SE CONTROLA NO SE MEJORA
¿POR QUÉ MEDIR? No se puede controlar lo que no se mide No se puede administrar lo que no se controla Es difícil ganar un juego sin tener “marcador” Apenas se mide “algo, el “algo” mejora! Las mediciones condicionan los comportamientos de los individuos
¿CUÁLES SON LOS PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN?
La medición precede al castigo..! No hay tiempo para medir..! Medir es difícil..! Hay cosas imposibles de medir..! Es más costoso medir que hacer..!
¿CUÁLES SON LOS PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN?
Lo más importante no es la cantidad de datos, sino su utilidad
¿ENTONCES, QUÉ MEDIR? Visión
Misión
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Alcanzar la excelencia operacional
Fortalecer la cultura corporativa
OBJETIVOS TÁCTICOS Mantener el cumplimiento de estándares de calidad
Prevenir, controlar y mitigar los riesgos ocupacionales significativos
Prevenir, controlar y mitigar los impactos ambientales significativos
OBJETIVOS OPERATIVOS CON SUS INDICADORES DE GESTIÓN
XYZ
RED DE PROCESOS PARA … Procesos gerenciales Gestión de auditorías
Gestión de proyectos
Administración del SGI
Procesos operativos Gestión comercial
Planeación de la operación
Desarrollo de la operación
Facturación y entrega del servicio
Atención de solicitudes y quejas
Procesos de apoyo Aseguramiento de protección física, industrial y ambiental Mantenimiento de infraestructura y equipos de medición
Gestión humana Gestión administrativa y financiera Gestión jurídica Aprobado por..... Fecha:
Partes interesadas satisfechas
Necesidades y expectativas de las partes interesada
Gestión gerencial
¿CÓMO DEFINIR UN INDICADOR DE GESTIÓN? FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN (RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN) DENOMINACIÓN: CUÁL NOMBRE SE DARÁ AL INDICADOR? DEBERÍA SER LO MAS ESPECÍFICO POSIBLE, QUE SE ENTIENDA DE QUÉ SE TRATA DESDE SU PRIMERA LECTURA! …Se recomienda que contemple únicamente la característica, el evento o el hecho que se quiere controlar y se exprese en cantidad, tasa, proporción, porcentaje u otros. Ej. % de desperdicio
¿CÓMO DEFINIR UN INDICADOR DE GESTIÓN? FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN (RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN) RESPONSABLE: QUIÉN GENERA EL RESULTADO DEL INDICADOR Y PUEDE TOMAR DECISIONES PARA QUE SE CUMPLA LA META? …Debería indicarse el nombre del cargo responsable y no el área Ej. Jefe de producción
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE MEDIR? Precio de la acción
Junta Directiva
Costo unitario de manufactura?
Retorno sobre la inversión
VP Operaciones
Presidente
Comité de gerencia
Rotación de Inventarios?
VP Mercadeo
VP Logística
Penetración de mercado
Relación de endeudamiento VP Administrativa
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE DEFINIR LOS INDICADORES DE GESTIÓN?
¿CONTROL INTERNO?
¿PLANEACIÓN O DESARROLLO ORGANIZACIONAL?
LOS RESPONSABLES DE PROCESOS/ PARA TODO EL PERSONAL A TODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN QUE SEA PERTINENTE
¿CÓMO DEFINIR UN INDICADOR DE GESTIÓN? FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN (RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN) PATRÓN DE COMPARACIÓN: CON QUÉ SE COMPARARÁ EL RESULTADO DEL INDICADOR? MÍNIMO O MÁXIMO? -HISTÓRICO (SEGÚN LO OBTENIDO A TRAVÉS DEL TIEMPO) -TEÓRICO (EL QUE SE PUEDE OBTENER SEGÚN DISEÑO O DATOS TÉCNICOS) -BENCHMARKING (EL OBTENIDO POR LA COMPETENCIA O ACEPTADO EN EL SECTOR) Ej. Histórico: 5% máximo, técnico: 3.5% máximo, benchmarking: 4.0% máximo
¿CÓMO DEFINIR UN INDICADOR DE GESTIÓN? FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN (RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN) PERIODICIDAD/ FRECUENCIA: CADA CUÁNTO SE VA A CALCULAR EL RESULTADO? CADA CUÁNTO SE VA A ANALIZAR PARA TOMAR ACCIÓN?... Se debería indicar si es anual o acumulado de los últimos 12 meses, trimestral o de los últimos 3 meses… Ej. Cálculo diario para revisar tendencias y cálculo mensual para analizar los datos y tomar acción según los resultados
¿CÓMO DEFINIR UN INDICADOR DE GESTIÓN? FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN (RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN) DEFINICIÓN OPERACIONAL: CUÁL ES LA FÓRMULA O EXPRESIÓN MATEMÁTICA DEL INDICADOR? Se debería dejar explícito el algoritmo o el procedimiento requerido para llegar a la expresión matemática con la cual se presentará el indicador. Ej. (Kg de desperdicio/ kg de plástico procesado) x 100
¿CÓMO DEFINIR UN INDICADOR DE GESTIÓN? FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN (RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN) DATOS REQUERIDOS: CUÁLES DATOS SE REQUIEREN PARA EL CÁLCULO DEL INDICADOR? CUÁL(ES) CARGO(S) LO(S) GENERA(N)? DE DÓNDE SE TOMAN? …Recomendable indicar los registros o bases de datos necesarios Ej. Operador: Peso del desperdicio al terminar la jornada (kg), CC: Peso promedio del envase con rebabas (kg/ envase) y Supervisor: # envases; de la “Planilla de control de la producción”
EJERCICIO SOBRE INDICADORES DE GESTIÓN OBJETIVO: EJERCITARSE EN LA FORMULACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN METODOLOGÍA: 1. DEFINIR LA PRINCIPAL RESPONSABILIDAD QUE TENGO EN MI PUESTO DE TRABAJO 2. IDENTIFICAR EL INDICADOR QUE MÁS DIRECTAMENTE LE PERMITE A LA ORGANIZACIÓN EVALUAR MI GESTIÓN 3. DILIGENCIAR LA FICHA TÉCNICA SEGÚN LAS RECOMENDACIONES DADAS
¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS INDICADORES DE GESTIÓN? De efectividad/ Impacto
Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles
De eficiencia
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
De eficacia/ Resultado
Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO De efectividad/ Impacto
% de mejora en el nivel de competencia del personal = (Nivel de competencia actual Nivel de competencia anterior)/ Nivel de competencia anterior))X 100
De eficiencia
% de cumplimiento del presupuesto de formación = ($ ejecutados en formación/ $ presupuestados en formación) X 100
De eficacia/ Resultado
% de cumplimiento del programa de formación = (# de actividades realizadas/ # de actividades programadas) X 100
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN
De efectividad/ Impacto
De eficiencia
De eficacia/ Resultado
Productividad = (# de unidades conformes producidas/ # de horas hombre empleadas)
% de productos no conformes= (# de productos no conformes/ # total de productos fabricados) X 100 % de cumplimiento del programa de producción = (# de órdenes de producción cumplidas/ # total de órdenes de producción programadas) X 100
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN EL PROCESO DE MANTENIMIENTO
De efectividad/ Impacto
% de disponibilidad de las máquinas = (# de horas planeadas - # de horas de parada/ # de horas planeadas) X 100
De eficiencia
% de cumplimiento del presupuesto de mantenimiento = ($ ejecutados en mantenimiento/ $ presupuestados en mantenimiento) X 100
De eficacia/ Resultado
% de cumplimiento del programa de mantenimiento = (# de actividades de mantenimiento ejecutadas/ # total de actividades de mantenimiento programadas) X 100
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN EL PROCESO DE SYSO
De efectividad/ Impacto
Frecuencia de accidentes incapacitantes “FAI” = (# de accidentes con incapacidad * 200000/ # total de horas hombres trabajadas acumuladas)
De eficiencia
% de inspecciones sin no conformidades = (# de inspecciones al 100% de cumplimiento/ # de inspecciones realizadas) X 100
De eficacia/ Resultado
% de cumplimiento del cronograma de SYSO = (# de actividades realizadas/ # total de actividades programadas) X 100
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN AMBIENTAL
De efectividad/ Impacto
# de sanciones por incumplimiento de requisitos legales ambientales
De eficiencia
Índice de consumo de energía = (KW de energía consumidos/ # de toneladas procesadas)
De eficacia/ Resultado
% de cumplimiento del programa de gestión ambiental = (# de actividades realizadas/ # total de actividades programadas) X 100
¿ENTONCES, QUÉ MEDIR? Visión
Misión
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Alcanzar la excelencia operacional
Fortalecer la cultura corporativa
OBJETIVOS TÁCTICOS Mantener el cumplimiento de estándares de calidad
Prevenir, controlar y mitigar los riesgos ocupacionales significativos
Prevenir, controlar y mitigar los impactos ambientales significativos
OBJETIVOS OPERATIVOS CON SUS INDICADORES DE GESTIÓN
BIBLIOGRAFÍA
BELTRÁN JARAMILLO Jesús Mauricio. Indicadores de gestión, 3R Editores, Santafe de Bogotá, 1998, 2ª edición. KAPLAN Robert & David NORTON. El cuadro de mando integral (The balanced scorecard). Publicado en inglés por Harvard Business School Press y en español por Ediciones Gestión 2000 S. A, Barcelona, 2000, 4ª reimpresión. SERNA GÓMEZ Humberto. Indices de gestión, 3R Editores, Santafe de Bogotá, 2001, 1ª edición.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN ALMA SORAYA ARANGO RUIZ CONSULTORA EN SISTEMAS DE GESTIÓN ASECAL LTDA, cel. 3106010641
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