Indicadores de Gestion de Abastecimiento PDF

Indicadores para evaluar la Gestión de Abastecimiento

Eugenio Vásquez Rubilar

Agosto 2013

PARTE I Marco conceptual Fundamentos de control de gestión con un enfoque de calidad

Por qué evaluar (1/2) 1.  Evaluar permite darle dirección a las acciones: –  Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que produzcan los resultados esperados –  La eficiencia de las acciones , es decir que se emplee una cantidad razonable de recursos para realizar la acción –  La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de las acciones estén alineados con los objetivos globales que se quiere atender –  La consistencia de las acciones, es decir, que no sean contradictorias entre sí

Por qué evaluar (2/2) 2.  Evaluar permite diseñar y rediseñar las prácticas de trabajo de la institución – 

Cuando existen evaluaciones negativas acerca de cómo se está haciendo, por ejemplo, la recepción y registro de materiales en bodega, se pueden tomar acciones correctivas y capacitar mejor al personal.

3.  Evaluar permite además revisar los diseños que dan origen a las acciones que se están emprendiendo – 

Si las acciones planificadas se ejecutan, pero no se obtienen los resultados esperados, se rediseña la acción en vez de perseverar en un esfuerzo que no está dando frutos

Diseño de métodos de evaluación 1. 

Establecer qué objetivos se busca lograr –  – 

2. 

Definir indicadores para medir el cumplimiento de los objetivos –  – 

3. 

Correlación con los objetivos Factibilidad de hacer una medición objetiva

Establecer los estándares para cada indicador –  – 

4. 

Resultados esperados Aporte de valor

Punto de comparación, referencia Tolerancia

Establecer cómo se va a controlar –  – 

Gradualidad Puntos de control

Definición de indicadores •  Nombre -

Identificar o definir explícitamente qué es lo que se quiere medir Puede expresarse en un concepto genérico (Rotación de inventarios) o como concepto que relacione variables (Porcentaje de...)

•  Fórmula de cálculo –  Establecer claramente las variables y operaciones que se deben realizar para el cálculo del indicador

•  Medios de verificación –  Identificar elementos observables –  Definir métodos/instrumentos de medición que garanticen autonomía del evaluador

•  Mecanismos de captura de datos –  De qué forma se registran y recuperan los datos para el cálculo del indicador

•  Meta (estándar) –  Valor deseado del indicador que se desea alcanzar –  Temporalidad / Gradualidad

Características de un buen indicador •  Coherencia –  Una mejora en el indicador se relaciona con un mayor grado de cumplimiento de los objetivo

•  Consistencia –  El indicador no se contradice con otros indicadores definidos

•  Simplicidad –  Bajo grado de complejidad en la evaluación

•  Replicabilidad –  Independencia del evaluador –  Fuente de información única

•  Disponibilidad de datos –  Un buen indicador se basa en datos disponibles, o que se pueden obtener con un esfuerzo razonable

Dimensión y ámbito de los indicadores •  Dimensiones –  Eficacia •  Grado de cumplimiento objetivos

–  Eficiencia •  Relación recursos / producción

–  Calidad de servicio •  Respuesta oportuna y adecuada a las necesidades de los usuarios

•  Ámbitos –  Resultados •  Agregación de valor

–  Productos •  Resultados directos y observables de las acciones planificadas

–  Proceso •  Secuencia de actividades requeridas para la obtención del producto

Matriz de cobertura Proceso

Producto

Resultado

Eficacia

Eficiencia

Calidad de servicio

Son de apoyo

Siempre deben existir

Formato de presentación PMG •  •  •  •  •  •  •  •  • 

Objetivos definidos para el proyecto Nombre Indicador Asociado al objetivo Tipo Indicador (I: Inicial; N: Nuevo) N° Fórmula de cálculo Estándar o Meta Situación Inicial Situación Actual Cumplimiento de Estándar o Metas (%)

Proceso de evaluación

Implementación de un sistema de evaluación •  Elementos de diseño –  Captura de datos •  En lo posible, capturar los datos en el origen

–  Puntos de control •  En qué momentos evaluar los indicadores •  Metas por alcanzar en cada punto de control

–  Análisis de desviaciones •  Identificar las causas que justifican las desviaciones

–  Proposición de acciones correctivas •  Acciones para acortar brechas –  Si corresponde, se debe rediseñar el plan de acción base

•  Ajuste de metas •  Mecanismos para medir efectividad de las acciones correctivas

PARTE II Ejemplos •  Indicadores de uso frecuente para evaluar la gestión de abastecimiento

Objetivos del abastecimiento •  Eficiencia en las compras –  Minimizar los recursos necesarios (financieros, humanos, físicos) para suministrar los bienes y servicios requeridos

•  Transparencia –  Dar visibilidad a las actividades y criterios de decisión involucrados en el abastecimiento, facilitando el control y el acceso a los proveedores

•  Calidad –  Satisfacer las necesidades de oportunidad y requerimientos técnicos de los usuarios

•  Optimización del uso de recursos –  Racionalizar el uso de recursos al interior de la institución

Listado de indicadores (1/2) •  Duración de los inventarios: es el número de días en que se consumiría los stocks disponibles de un material a los niveles de consumo promedio de la institución. •  Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institución se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega. •  Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas. •  Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y se despacha al proveedor la orden de compra respectiva.

Listado de indicadores (2/2) • 

Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al número de proveedores a los cuales se envía una petición de oferta para los procesos de cotización (para la operación en ChileCompra, corresponde al número de proveedores que son notificados de las cotizaciones vía e-mail).

• 

Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al número de ofertas o cotizaciones recibidas en un proceso de compra.

• 

Indicadores de satisfacción de usuarios: corresponden a una calificación de la calidad de servicio percibida por los clientes internos del área de adquisiciones, normalmente considera distintos ámbitos.

• 

Indicadores de evaluación de proveedores: corresponden a una evaluación de la calidad de servicio entregada por los proveedores. Normalmente se asocia a una clasificación de los proveedores.

Relación de indicadores con objetivos de gestión Eficiencia en las Compras

Calidad de Transparencia Servicio

Duración de los inventarios

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Quiebres de inventarios

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Cantidad de peticiones de oferta enviadas Cantidad de ofertas recibidas

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Racionalización del uso de recursos ü

Tiempo de ciclo de compras Tiempo de despacho de la orden de compra Indicadores de satisfacción de usuarios Indicadores de evaluación de proveedores üüü = Alto impacto üü = Impacto medio ü = Impacto bajo o indirecto

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