Importancia de La Gestion Documental

 

IMPORT IMPOR TANCIA ANCIA DE LA GESTION DOCUM DOCUMENT ENTAL AL VENTAJAS Y DESVENTAJAS

 

IMPORTANCIA •

 Tener un sistema de gestión  Tener documental aun!ue a "rimera #ista "uede "arecer !ue no tenga !ue ser uno de los "untos de ma$or im"ortancia en la em"resa%

 

&ENTA'AS •

A"orta $ muestran los (ene)cios im"ortantes de o(tener un sistema

de gestión documental en el !ue todos los documentos de la em"resa est*n controlados $ centrali+ados%

 

&ENTA'AS •

Es mu$ "osi(le !ue su em"resa realice o"eraciones en di,erentes "a-ses con muc.as tareas di,erentes% En estos casos es a(solutamente necesario !ue su em"resa tenga alg/n ti"o de organi+ación de sus documentos%

 

&ENTA'AS •

0o$ en d-a casi todas las em"resas tienen !ue tra(a1ar con una gran cantidad de documentación% Con de el )n de gestionar  la gran cantidad documentos y la información  es una mu$ im"ortante contar con #enta1a un sistema de gestión documental e)ciente !ue "ermita un ,2cil almacenamiento y búsqueda ráida!  1unto con

 

&ENTA'AS •

Con un sistema documental "uede

de gestión "ersonali+ar

tam(i*n los documentos salida de la em"resa como3 de facturas electrónicas! formularios  $ otros •

documentos"  Todo  T odo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el !ue "odr2 con)gurar de  los documentos tantolasdetareas entrada $

 

&ENTA'AS •

Otra im"ortante #enta1a de la gestión documental est2 en la ersonali#ación  $ seguridad de los datos cr-ticos en documentos o en cual!uier otra ,orma de emitir la in,ormación% Por ello la gestión documental es de suma imortancia  "ara los e$ecuti%os $ gerentes so(recargados de tareas $ siem"re en (usca e la manera m2s e&ciente! inteligente y rentable de gestionar sus trámites y 'acer de la administración más (e)ible"

 

&ENTA'A •

El sistema  de gestión documental le "ro"orciona un "ortal *eb +intranet4 con acceso desde el na#egador "ara "oder acceder a todos los documentos! registros de la emresa   $ cual!uier otro ti"o de in,ormación% El sistema  !ue acerca al entorno de la o)cina sin "a"el "or lo !ue es m2s fácil y económico obtener sus documentos $ arc.i#os del negocio $ otra información arc'i%ada%

 

&ENTA'AS •

Dentro de las em"resas necesitan reali+ar tareas

!ue de

arobación con la documentación 5,acturas contratos64 el sistema de gestión documental le ermite  de)nir de arobación tiene los !ue(u$os tener cada ti"o  !ue de documento $ de esta ,orma el "ro"io sistema de gestión doc% ,eali#a gran arte del traba$o de

 

&ENTA'AS •

Se .a #uelto casi indisensable  en los (u,etes de a(ogados de(ido a la enorme cantidad de "a"el generado% Con este sistema de G% de D% legales en su lugar los abogados son ca"aces $ obtienen una %enta$a cometiti%a al gestionar me$or sus casos"  La automati#ación de documentos "ara (u,etes de a(ogados (ene)cia la admón%

 

&ENTA'AS •

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El sistema no sólo ca"tura $ almacena los documentos legales escaneados sino tam(i*n los integra de una manera /nica7 as- se con#ierten en mu$ ,2cil la tarea de o(tener los documentos con solo unos clics% A ni#el de distribución de la in,ormación "ermite la "ersonali+ación de los datos $ el en#io de documentos document os "or correo correo electrónico ,a8 ,t" correo "ostal%

 

&ENTA'AS •

A ni#el de integración de la información!  no solo "ueden o(tener mediante un escanerlos el documentos sistema tam(i*n "ermite los bene&cios de la gestión

documental la Adobe! im"ortar de arc.i#os en -D. de  )c.eros !ue le lleguen "or correo electrónico $ .asta "uede integrar los fa) reci(idos en el sistema%

 

cuestionario •

9:u* im"ortancia 5arc.i#os o documentos4 necesitamos "ara administrar nuestra em"resa;