II. La planificación operativa en cada entidad pública

II. La planifcación operativa en cada entidad pública La planifcación operativa permite, como su nombre lo indica, otorgarle operatividad a los pla planes nes es estra tratég tégico icos s ins instit tituci uciona onales les.. La may mayorí oría a de las ent entida idades des púb públic licas as se esuerza en elaborar y aprobar su Plan Estratégico nstitucional !PE"# pero no logra concretarlo concretar lo debido a $ue en el corto plazo no e%isten instructivos para dic&o propósito. propósito. Por tal motiv motivo, o, es re recuen cuente te $ue cada unidad org'nica org'nica reg registr istre e como acti activida vidades des anuales únicamente las unciones $ue por norma se le &an otorgado, sin una visión de me(ora de resultados. )l respecto, resulta relevante relevante incluir en el Plan *perativo nstitucional !P*" las t'cticas $ue ten tengan gan re rela lació ción n con los ob( ob(eti etivos vos es estra tratég tégico icos, s, pa para ra lo cua cuall la las s ofc ofcina inas s de planeamiento de cada entidad est'n llamadas a brindar el asesoramiento respectivo para una adecuada planifcación. +e esta orma, el presupuesto solicitado ao a ao de(aría de tener el car'cter inercial $ue lo caracteriza.

A. El Plan Pl an Operativo Institucional (POI) El Plan *perativo nstitucional !P*" es un instrumento de gestión de corto plazo cuya fnalidad es determinar cu'les ser'n las líneas de acción estratégica $ue dentro del ao debe desarrollar una entidad para ir concretando los ob(etivos trazados en el Plan Estratégico nstitucional !PE", con la fnalidad de alinear y organizar sus esuerzos y recursos. recurs os. )simismo, contiene las actividade actividades s de car'cter permanente permanente de la entidad, es decir, a$uéllas de car'cter uncional.

B. Enlace con el Plan Estratégico Estratégico Institucional Institucional (PEI) En bas base e al Pl Plan an Es Estra tratég tégico ico ns nstit tituc ucion ional al !PE !PE", ", el tit titula ularr de la En Entid tidad ad def defne ne los ob(etivos institucionales para el ao y su orden de importancia conorme a una escala de pr prio iori rida dade des. s. -ob -obrre la ba base se de la las s t' t'ct ctic icas as pr prev evis ista tas s en el Pl Plan an Es Estr trat atég égic ico o nstitucio nsti tucional nal !PE" y de la eval evaluaci uación ón del último Plan *perativo *perativo nsti nstituci tucional onal !P*" e(ecutad e(ec utado, o, cada unidad org'nica org'nica debe defnir las acti activida vidades, des, tareas tareas y acci acciones ones le corresponde desarrollar en el ao.

. ontenido del del Plan Operativo Operativo Institucional Institucional (POI) •

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Los ob(etivos institucionales alineados con el Plan Estratégico nstitucional !PE" y su escala de prioridades. Las actividades, tareas y acciones relación de actividades de car'cter estratégico y/o permanente $ue cada unidad org'nica debe e(ecutar en el ao. Las actividades m's representativas con eno$ue en resultados para la población ob(etivo ser'n consideradas como metas presupuestarias.

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La unidad de medida cómo se medir' el avance de cada actividad.

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La cantidad meta a alcanzar en el ao por cada actividad.

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El cronograma de e(ecución es la cantidad mensual a e(ecutar según la capacidad fnanciera de la entidad. -e elabora en la ase de aprobación.

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Presupuesto re$uerido costo total para la cobertura de las actividades previstas por cada unidad org'nica en recursos &umanos, bienes y servicios, ad$uisición de activos.

!. "rgano responsable 0ada unidad org'nica !órgano" de la entidad elabora su correspondiente plan operativo# mientras $ue la ofcina de planifcación o la $ue realice las unciones como tal en la institución, es responsable de su consolidación, revisión de la alineación con el Plan Estratégico nstitucional !PE", seguimiento y evaluación.

E. #or$ulación % aprobación -u elaboración da origen a la programación y ormulación del Presupuesto nstitucional. El proyecto de Plan *perativo nstitucional !P*" se elabora nueve !12" meses antes de iniciado el e(ercicio anual# sin embargo, se aprueba en ec&a posterior a la aprobación del Presupuesto nstitucional de )pertura !P)". Ello debido a $ue según el nivel de fnanciamiento autorizado a la entidad, deber' a(ustarse la cantidad de metas $ue se piensa e(ecutar en el ao por cada unidad org'nica, y utilizar como &erramienta la escala de prioridades de los ob(etivos $ue el titular de la entidad &aya establecido. El Plan *perativo nstitucional !P*" es aprobado por la autoridad $ue indica el 3eglamento de *rganización y 4unciones !3*4" de la entidad.

#. Evaluación 5o obstante $ue el Plan *perativo nstitucional !P*" no cuenta con directivas propias, la Ley )nual de Presupuesto seala $ue, de acuerdo al nivel de cumplimiento obtenido en las metas trazadas por cada 'rea usuaria, la entidad podr' disponer el incremento o la reducción de recursos a la unidad org'nica responsable de dic&o resultado. La e(ecución del Plan *perativo nstitucional !P*" es reportada por cada unidad org'nica a la ofcina de planifcación o la $ue realice las unciones de tal en la institución. 6sualmente se evalúa en orma trimestral aun$ue algunas entidades lo &acen en orma mensual. )ntes del mes de diciembre, la ofcina de planifcación deber' &acer un corte y evaluar el Plan *perativo nstitucional !P*" para determinar las actividades $ue $uedar'n pendientes de e(ecución al cierre del ao y a$uellas $ue se encuentren en proceso de e(ecución contractual, $ue generar'n costos en el siguiente e(ercicio anual. En coordinación con la ofcina de presupuesto y las unidades org'nicas deber' defnir $ué actividades programadas para el siguiente ao no son prioritarias para retirarles el fnanciamiento y poder cubrir las actividades pendientes $ue pasan al presupuesto del siguiente ao. Le corresponde al 0entro 5acional de Planeamiento Estratégico !0EPL)5" elaborar el instructivo de ormulación, aprobación y evaluación del Plan *perativo nstitucional !P*" como instrumento de nivel operativo de gestión, a fn de &acer un adecuado seguimiento del avance a corto plazo de los planes estratégicos. El plan operativo es un documento ofcial en el $ue los responsables de una organización !empresarial, institucional, no gubernamental..." o un ragmento del mismo !departamento, sección, delegación, ofcina..." enumeran los ob(etivos  y las directrices $ue deben cumplir en el corto plazo. Por ello, un plan operativo se

establece generalmente con una duración eectiva de un ao, lo $ue &ace $ue también sea conocido como plan operativo anual o POA. El P* es una &erramienta de planifcación a corto plazo en las $ue se establecen las líneas de acción y se programan metas operativas de cada una de las dependencias, según las prioridades institucionales establecidas. )simismo constituye un instrumento de gestión $ue permite al personal y a las dependencias de la institución orientar sus esuerzos &acia la consecución de sus ob(etivos, evitando la duplicidad de unciones permite $ue los esuerzos y recursos $ue se programen anualmente sean alcanzados El plan operativo considera el programa de traba(o a realizarse durante un tiempo determinado. 7eneralmente es anual. Este Plan permite planifcar y organizar el traba(o en unción a las necesidades y posibilidades de la organización. El Plan *perativo es un instrumento de gestión muy útil para cumplir ob(etivos y desarrollar la organización. Permite indicar las acciones $ue se realizar'n, establecer plazos de e(ecución para cada acción, defnir el presupuesto necesario, y nombrar responsables de cada acción. Permite adem's, realizar el seguimiento necesario a todas las acciones y evaluara la gestión anual, semestral, mensual, según se planif$ue. El plan operativo tiene las siguientes partes 8" *b(etivo 7eneral -e defne el ob(etivo mayor $ue se busca alcanzar durante el ao y $ue contribuir' sustancialmente al desarrollo de la organización. E(emplo lograr plena autonomía económica de nuestra organización. 9" *b(etivos Específcos -on los resultados $ue se desean alcanzar en el ao respectivo. Pueden ser dos o m's ob(etivos. E(emplos a" 3ecuperar el 21: de las tarias morosas de la ;unta de 6suarios. b" mplementar la organización con unidades móviles ligeras.