IGPCol95 Teil 11 Projekt Management v5

Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Skript 11: Projektmanagement in SAP ERP

Tutor: Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP

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Das vorliegende Skriptum baut zu großen Teilen auf der Publikation zum TERP10Kurs „mySAP ERP – Integrierte Geschäftsprozesse“ auf – das Copyright dieser Teile liegt bei der SAP AG. Die in diesem Kurs verwendeten Abbildungen wurden – falls nicht anders gekennzeichnet – in Anlehnung zum TERP10-Kurs erstellt. Das Copyright dieser Teile liegt bei der SAP AG. Für alle Screenshots im Skriptum, auch wenn diese nur verkürzt oder auszugsweise gezeigt werden, gilt der Hinweis: Copyright SAP AG Die Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die schriftliche Genehmigung von Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger, Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami und Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami nicht gestattet.

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Inhaltsverzeichnis COPYRIGHT ........................................................................................................................... 2 INHALTSVERZEICHNIS ...................................................................................................... 3 ABBILDUNGSVERZEICHNIS ............................................................................................. 5 1

PROJEKTMANAGEMENT IN SAP ERP .................................................................... 8

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GRUNDLAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS MIT SAP ERP ..................... 10 2.1 THEORIE: ÜBERBLICK ÜBER DAS PROJEKTMANAGEMENT IN SAP ERP ..................... 10 2.1.1 Organisationsebenen im Projektmanagement ..................................................... 11 2.1.2 Stammdaten im Projektsystem .............................................................................. 11 2.1.3 Phasen eines Projekts........................................................................................... 12 2.2 THEORIE: PROJEKTSTRUKTUREN UND STAMMDATEN ................................................ 14 2.2.1 Projektstrukturplan .............................................................................................. 14 2.2.2 Netzplan ................................................................................................................ 18 2.2.3 Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem ........................................................... 22 2.2.4 Bearbeitungsfunktionen ........................................................................................ 23 2.3 PRAXIS: STAMMDATEN SAP MM/CO/HCM............................................................. 27 2.3.1 Dummy-Material für Projekt anlegen .................................................................. 27 2.3.2 Controlling-Stammdaten ...................................................................................... 29 2.3.3 Anlegen eines Personalstammsatzes .................................................................... 31 2.4 PRAXIS: PROJEKTSTRUKTUREN ................................................................................. 33 2.4.1 Anlegen der Projektdefinition .............................................................................. 34 2.4.2 Anlegen des Projektstrukturplans ........................................................................ 36 2.4.3 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Blueprint ............................................ 38 2.4.4 Anlegen eines Netzplans für die Phase Prototyp ................................................. 39 2.4.5 Vorgänge und Anordnungsbeziehungen anlegen ................................................. 40 2.4.6 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Prototyp ............................................. 42 2.4.7 Anlegen eines PSP-Elements für Sonderaufwendungen ...................................... 42 2.5 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 44 2.5.1 Überblick über das Projektmanagement in SAP ERP ......................................... 44 2.5.2 Projektstrukturen und Stammdaten ...................................................................... 47

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PROJEKTPLANUNG UND PROJEKTBUDGETIERUNG ..................................... 53 3.1 THEORIE: PROJEKTPLANUNG UND PROJEKTBUDGETIERUNG...................................... 53 3.1.1 Aspekte der Planung............................................................................................. 53 3.1.2 Terminplanung ..................................................................................................... 54 3.1.3 Ressourcenplanung .............................................................................................. 56 3.1.4 Material im Projekt .............................................................................................. 59 3.1.5 Kostenplanung im Projekt .................................................................................... 60 3.1.6 Auftragszuordnung zum Projekt ........................................................................... 62 3.1.7 Kostenplanung und Budgetierung ........................................................................ 63 3.2 PRAXIS: PROJEKTPLANUNG ....................................................................................... 67 3.2.1 Terminplanung ..................................................................................................... 67 3.2.2 Ressourcenplanung und automatische Terminierung .......................................... 68 3.2.3 Kostenplanung ...................................................................................................... 71 3.2.4 Grafische Planungshilfen ..................................................................................... 74 3.2.5 Projektfreigabe ..................................................................................................... 77 3.2.6 Erfassen der projektbezogenen Kundenaufträge ................................................. 77 3.2.7 Kreditmanagement ............................................................................................... 84

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3.3 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 85 3.3.1 Aspekte der Planung............................................................................................. 85 3.3.2 Terminplanung ..................................................................................................... 85 3.3.3 Ressourcenplanung .............................................................................................. 86 3.3.4 Material im Projekt .............................................................................................. 87 3.3.5 Kostenplanung im Projekt .................................................................................... 88 3.3.6 Auftragszuordnung zum Projekt ........................................................................... 88 3.3.7 Kostenplanung und Budgetierung ........................................................................ 89 4

PROJEKTDURCHFÜHRUNG .................................................................................... 92 4.1 THEORIE: PROJEKTDURCHFÜHRUNG.......................................................................... 92 4.1.1 Aspekte der Projektrealisierung ........................................................................... 92 4.1.2 Möglichkeiten der Rückmeldung .......................................................................... 93 4.1.3 Integration mit dem Einkaufsprozess ................................................................... 96 4.1.4 Zuordnung von Belegen ....................................................................................... 97 4.2 PRAXIS: PROJEKTDURCHFÜHRUNG ............................................................................ 99 4.2.1 Istkostenerfassung: Phase Blueprint .................................................................... 99 4.2.2 Rückmeldung Phase Blueprint ........................................................................... 100 4.2.3 Automatische Istkostenerfassung und Rückmeldung: Phase Prototyp .............. 102 4.2.4 Projektplantafel .................................................................................................. 104 4.2.5 Erfassen von Projekt-Stunden für die Sonderaufwendungen ............................. 105 4.2.6 Fakturierung der Kundenaufträge: Blueprint- und Prototyp-Phase ................. 109 4.2.7 Aufwandsbezogene Faktura für die Sonderaufwendungen ................................ 111 4.3 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 118 4.3.1 Aspekte der Projektrealisierung ......................................................................... 118 4.3.2 Möglichkeiten der Rückmeldung ........................................................................ 118 4.3.3 Integration mit dem Einkaufsprozess ................................................................. 119 4.3.4 Zuordnung von Belegen ..................................................................................... 120

5

PERIODENABSCHLUSS UND INFORMATIONSSYSTEM ................................ 121 5.2 THEORIE: PERIODENABSCHLUSS UND INFORMATIONSSYSTEM ................................ 121 5.2.1 Periodenabschluss: Prozess ............................................................................... 121 5.2.2 Informationssysteme: Überblick ........................................................................ 124 5.3 PRAXIS: INFORMATIONSSYSTEM.............................................................................. 127 5.4 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 129 5.4.1 Periodenabschluss: Prozess ............................................................................... 129 5.4.2 Informationssysteme: Überblick ........................................................................ 130

6

DATENBLATT ............................................................................................................ 132

7

REFLEXION ................................................................................................................ 133 7.1 7.2

FRAGEN ................................................................................................................... 133 MUSTERLÖSUNG ..................................................................................................... 136

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Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Prozessübersicht: Projektmanagement ................................................................. 9 Abbildung 2: Eigenschaften von Projekten .............................................................................. 10 Abbildung 3: Organisationseinheiten im Projektsystem .......................................................... 11 Abbildung 4: Stammdaten im Projektmanagement ................................................................. 12 Abbildung 5: Phasen eines Projekts ......................................................................................... 13 Abbildung 6: Projektstrukturplan: Funktionen ........................................................................ 15 Abbildung 7: Projektdefinition Techno-Doping ...................................................................... 16 Abbildung 8: Operative Kennzeichen im Projektstrukturplan ................................................. 17 Abbildung 9: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot ........................................................ 17 Abbildung 10: Netzpläne und Vorgänge: Struktur .................................................................. 18 Abbildung 11: Netzpläne und Vorgänge: Funktionen ............................................................. 21 Abbildung 12: Netzplangrafik .................................................................................................. 22 Abbildung 13: Project Builder (1) ............................................................................................ 24 Abbildung 14: Project Builder (2) ............................................................................................ 25 Abbildung 15: Projektplantafel ................................................................................................ 26 Abbildung 16: Prozessübersicht: Stammdatenpflege ............................................................... 27 Abbildung 17: Zuordnung Leistungsart/Leistungsartengruppe: SAP System-Screenshot ...... 31 Abbildung 18: Prozessüberblick: Projektdefinition ................................................................. 33 Abbildung 19: Projektstruktur: SAP System-Screenshot......................................................... 34 Abbildung 20: Anlegen eines neuen Projekts: SAP System-Screenshot ................................. 34 Abbildung 21: Projektdefiniton: SAP System-Screenshot....................................................... 35 Abbildung 22: PSP-Element Entwicklung (1): SAP System-Screenshot ................................ 36 Abbildung 23: PSP-Element Entwicklung (2): SAP System-Screenshot ................................ 37 Abbildung 24: Untergeordnete PSP-Elemente: SAP System-Screenshot................................ 38 Abbildung 25: Meileinstein zuweisen: SAP System-Screenshot ............................................. 39 Abbildung 26: Netzplan anlegen: SAP System-Screenshot ..................................................... 40 Abbildung 27: Vorgänge anlegen: SAP System-Screenshot ................................................... 41 Abbildung 28: Anordnungsbeziehung anlegen: SAP System-Screenshot ............................... 41 Abbildung 29: Meilenstein Prototyp anlegen: SAP System-Screenshot ................................. 42 Abbildung 30: Projektdefinition im Project Builder: SAP System-Screenshot ....................... 43 Abbildung 31: Organisationsebenen in SAP PS: help.sap.com ............................................... 45 Abbildung 32: Aspekte der Planung ........................................................................................ 53 Abbildung 33: Grafische Darstellungen der Projektplantafel .................................................. 54 Abbildung 34: Terminplanung mit PSP-Elementen................................................................. 55 Abbildung 35: Ressourcenplanung .......................................................................................... 57 Abbildung 36: Eigenbearbeitung ............................................................................................. 58 Abbildung 37: Fremdbearbeitung ............................................................................................ 59 Abbildung 38: Material im Projekt .......................................................................................... 59 Abbildung 39: Kostenplanung im Projekt ................................................................................ 61 Abbildung 40: Easy Cost Planning .......................................................................................... 62 Abbildung 41: Auftragszuordnung zum Projekt ...................................................................... 63 Abbildung 42: Kostenplanung und Budgetierung .................................................................... 64 Abbildung 43: Budgetierung .................................................................................................... 65 Abbildung 44: Verfügbarkeitskontrolle ................................................................................... 66 Abbildung 45: Prozessüberblick: Projektplanung .................................................................... 67 Abbildung 46: Arbeitsvorrat: SAP System-Screenshot ........................................................... 67 Abbildung 47: Ressourcenplanung Spezifikation: SAP System-Screenshot ........................... 69 Abbildung 48: Termine PSP-Element Prototyp: SAP System-Screenshot .............................. 70 Abbildung 49: Termine Netzplan Prototyp: SAP System-Screenshot ..................................... 71 Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Abbildung 50: Termine Vorgänge Spezifikation/Konstruktion: SAP System-Screenshot ...... 71 Abbildung 51: Easy Cost Planning: SAP System-Screenshot ................................................. 73 Abbildung 52: Netzplankalkulation: SAP System-Screenshot ................................................ 74 Abbildung 53: Hierarchiegrafik öffnen: SAP System-Screenshot ........................................... 74 Abbildung 54: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot ...................................................... 75 Abbildung 55: Netzplangrafik: SAP System-Screenshot......................................................... 75 Abbildung 56: Projektplantafel öffnen ..................................................................................... 76 Abbildung 57: Projektplantafel: SAP System-Screenshot ....................................................... 76 Abbildung 58: Prozessübersicht: Kundenauftragsmanagement ............................................... 77 Abbildung 59: Kundenauftrag für Meilensteinfaktura; Fallstudie PS, 2007 ........................... 78 Abbildung 60: Konditionen für projektbezogenen Kundenauftrag: SAP System-Screenshot 79 Abbildung 61: Kontierung Meilenstein: SAP System-Screenshot .......................................... 80 Abbildung 62: Fakturierungsplan (1): SAP System-Screenshot .............................................. 80 Abbildung 63: Fakturierungsplan (2): SAP System-Screenshot .............................................. 81 Abbildung 64: Kontierung Sonderaufwendungen: SAP System-Screenshot .......................... 83 Abbildung 65: Dynamische Posten Profil: SAP System-Screenshot ....................................... 83 Abbildung 66: Verfügbarkeitsprüfung: help.sap.com .............................................................. 91 Abbildung 67: Aspekte der Projektrealisierung ....................................................................... 93 Abbildung 68: Möglichkeiten der Rückmeldung ..................................................................... 94 Abbildung 69: Istdaten für PSP-Elemente ............................................................................... 95 Abbildung 70: Cross Application Time Sheet ......................................................................... 95 Abbildung 71: Integration mit dem Einkaufsprozess ............................................................... 97 Abbildung 72: Zuordnung von Belegen ................................................................................... 98 Abbildung 73: Prozessüberblick: Projektdurchführung ........................................................... 99 Abbildung 74: Istkostenerfassung Blueprint: SAP System-Screenshot ................................. 100 Abbildung 75: Meilensteinfakturierung; Fallstudie PS, 2007 ................................................ 100 Abbildung 76: Meilensteinfakturierung: SAP System-Screenshot ........................................ 101 Abbildung 77: Vorgang Spezifikation rückmelden: SAP System-Screenshot ...................... 102 Abbildung 78: Status des Vorgangs: SAP System-Screenshot .............................................. 103 Abbildung 79: Isttermin Meilenstein automatisch gesetzt: SAP System-Screenshot ............ 104 Abbildung 80: Actual Costs – Project Planning Board: SAP System-Screenshot ................. 104 Abbildung 81: Prozessübersicht: Sonderaufwendungen ........................................................ 105 Abbildung 82: CATS (Cross Application Time Sheet); Fallstudie PS, 2007 ........................ 105 Abbildung 83: Zeiterfassung Beraterstunden: SAP System-Screenshot................................ 106 Abbildung 84: Freigabe Arbeitszeiten: SAP System-Screenshot .......................................... 106 Abbildung 85: Datentransfer nach SAP CO: SAP System-Screenshot ................................. 107 Abbildung 86: Kosten-Erlös-Bericht: SAP System-Screenshot ............................................ 108 Abbildung 87: Prozessüberblick: Fakturierung...................................................................... 109 Abbildung 88: Fakturierung: SAP System-Screenshot .......................................................... 110 Abbildung 89: Buchhaltungsbeleg: SAP System-Screenshot ................................................ 110 Abbildung 90: Schematische Darstellung aufwandsbezogener Fakturierung........................ 113 Abbildung 91: Aufwandsbezogene Fakturierung (1): SAP System-Screenshot .................... 114 Abbildung 92: Aufwandsbezogene Fakturierung (2): SAP System-Screenshot .................... 115 Abbildung 93: Aufwandsbezogene Fakturierung: SAP System-Screenshot ......................... 116 Abbildung 94: Faktura – Druckansicht: SAP System-Screenshot ......................................... 117 Abbildung 95: Periodenabschluss: Prozess ............................................................................ 122 Abbildung 96: Abrechnung Soll Haben ................................................................................. 123 Abbildung 97: Mehrstufige Abrechnung – Direkte Abrechnung........................................... 124 Abbildung 98: Informationssysteme: Überblick .................................................................... 125 Abbildung 99: Strukturinfosystem ......................................................................................... 126 Abbildung 100: Kostenartenbericht ....................................................................................... 126 Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Abbildung 101: Prozessüberblick: Infosystem ...................................................................... 127 Abbildung 102: Kosten-Erlös-Bericht (1): SAP System-Screenshot ..................................... 127 Abbildung 103: Kosten-Erlös-Bericht (2): SAP System-Screenshot ..................................... 128

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektmanagement in SAP ERP

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Projektmanagement in SAP ERP

Das Ziel dieser Lerneinheit besteht darin, Ihnen das Projektmanagement im SAP ERP System näher zu bringen. Am Ende dieses Kapitels können Sie: - die in einem Projekt verwendeten Grunddaten beschreiben - die grundlegenden Funktionen des Projektstrukturplans beschreiben - den Zweck von Netzplanen und Vorgängen erläutern - die grundlegenden Funktionen der Projektplantafel erläutern - das Ziel der Planung von PSP-Daten und der Terminierung erklären - die Arten der Ressourcenplanung und ihre Auswirkungen auf die Integration erklären - die verschiedenen Projektkosten- und Erlösplanungsarten und ihre Auswirkungen auf die Integration erläutern - die Unterschiede zwischen Planung und Budgetierung erklären - die Funktion der Verfügbarkeitskontrolle erläutern - die Funktionen zum Buchen auf Projekte und ihre Auswirkungen auf die Integration erläutern - verschiedene Methoden für das Buchen von Arbeit auf ein Projekt beschreiben - die Integration zwischen Projekten und Materialmanagement in einem Einkaufsvorgang definieren - die Funktionen des Periodenabschlusses und ihre Auswirkungen auf die Integration beschreiben - die Szenarios für die Abrechnung von Projekten aus der Sicht der Integration erklären - die Reporting- und Analyse-Werkzeuge im Projektsystem erörtern. Szenario der Fallstudie Ein Kunde, der jährlich ein erfolgreiches Team bei einem dreiwöchigen Radrennen in Frankreich an den Start schickt, kontaktiert Ihr Unternehmen. Der Kunde hat genug von seinen Lieferanten aus den chemischen und pharmazeutischen Branchen und möchte sich stattdessen mit technischen Hilfsmitteln einen Vorteil im Rennen verschaffen. Aus diesem Grund werden Sie und einige Ingenieure am Standort Frankfurt damit beauftragt, innerhalb eines Projektes ein neues Rennrad zu entwickeln, dass allen anderen Konkurrenzprodukten überlegen ist. Das Projekt läuft unter dem Codenamen Techno-Doping. In der praktischen Anwendung zu dieser Lerneinheit werden Sie zunächst die für die Projektdurchführung notwendigen Stammdaten pflegen. Dabei werden Sie einen DummyMaterialstammsatz, eine Leistungsart und einen Personalstammsatz anlegen. Zu der Stammdatenpflege gehört auch der darauf folgende Schritt der Projektdefinition. Dabei wird die Projektstruktur in Form vom Projektstruktur- und Netzplänen im SAP ERP System abgebildet. Nachdem die Stammdaten im System angelegt sind, werden Sie die Projektplanung durchführen. Dazu gehören die Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung. Nach der Freigabe des Projektes wird der Kundenauftrag erfasst und das Projekt durchgeführt. Bei der Projektdurchführung erfassen Sie Kosten und Leistungen, die während der Projektbearbeitung angefallen sind Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektmanagement in SAP ERP und kontieren diese auf die Projektstruktur. Darauf basierend erstellen Sie die Rechnung für den Kunden.

Abbildung 1: Prozessübersicht: Projektmanagement

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

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Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen Überblick über das SAP Projekt System (SAP PS) und erläutert die Organisationsebenen in SAP PS. Darüber hinaus werden die Stammdaten und Projektstrukturen in SAP PS vorgestellt.

2.1 Theorie: Überblick über das Projektmanagement in SAP ERP Groß angelegte Projekte, wie beispielsweise der Bau einer kompletten Anlage, aber auch kleinere Vorhaben, wie die Organisation einer Messe, erfordern eine genaue Planung der zahlreichen Detailaktivitäten. Der Projektverantwortliche muss die termin-, kosten- und leistungsgerechte Durchführung des Projekts sicherstellen und die notwendigen Ressourcen und Finanzmittel optimal bereitstellen. Was ist ein Projekt? Projekte sind Vorhaben, die sich durch besondere Merkmale auszeichnen: - In der Regel sind Projekte komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko für das Unternehmen. - Es werden dabei genaue Zielvorgaben zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart. - Projekte sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv. - An der Abwicklung eines Projektes sind mehrere Abteilungen beteiligt. - Projekte unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen. - Projekte besitzen in der Regel eine hohe strategische Bedeutung für das durchführende Unternehmen. Projekte sind normalerweise in den betrieblichen Ablauf eines Unternehmens eingebunden. Um alle anfallenden Aufgaben in der Projektrealisierung steuern zu können, ist eine projektspezifische Organisation notwendig, die zwischen den betroffenen Fachbereichen angesiedelt ist (siehe Abbildung) und somit (technische) Schnittstellen zu allen Fachabteilungen haben sollte (Integration).

Abbildung 2: Eigenschaften von Projekten

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2.1.1

Organisationsebenen im Projektmanagement

Das Projektsystem im SAP ERP-System besitzt keine eigene Organisationseinheit, wie Sie es bisher von den anderen Fachabteilungen kennen. In Abhängigkeit von der Art und Konfiguration des Projekts werden Organisationseinheiten unterschiedlicher Bereiche verwendet (Vertrieb, Einkauf, Produktion, Buchhaltung, Controlling, Personaladministration usw.). Auch daran zeigt sich die Schnittstellenfunktion eines Projektes. Bei der Projektdefinition (oberster Projektknoten) sind die Organisationseinheiten Kostenrechnungskreis und Buchungskreis Mussfelder, d. h. diese beiden Organisationseinheiten müssen bei der Projektdefinition angegeben werden. Der Geschäftsbereich muss angegeben werden, wenn im angegebenen Buchungskreis Geschäftsbereichsbilanzen geführt werden. Der Kostenrechnungskreis stellt dabei die für das Gesamtprojekt verantwortliche Organisationseinheit dar. Der Kostenrechnungskreis kann nach der Definition des Projektes nicht mehr verändert werden. Untere Projektebenen (z. B. PSP-Elementen, siehe folgende Ausführungen) können aber unterschiedliche Buchungskreisen zugeordnet werden, wenn diese Buchungskreise dem in der Projektdefinition angegebenen Kostenrechnungskreis angehören.

Abbildung 3: Organisationseinheiten im Projektsystem

2.1.2

Stammdaten im Projektsystem

Je nach Anforderung des Projektes, welches in einem SAP ERP System durchgeführt werden soll, können Projekte mit einem Projektstrukturplan (PSP), ein oder mehreren Netzplänen oder aus einer Kombination beider abgebildet bzw. strukturiert werden. Ein Projektstrukturplan bildet den Aufbau eines Projektes im SAP ERP System ab und stellt somit ein Modell des Projekts dar, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch abbildet. Er bildet die operative Basis für die Planung der Kosten, Erlöse und Zahlungen sowie für die Terminierung und Budgetierung. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Mithilfe eines oder mehrerer Netzpläne kann ein Projekt oder Teile eines Projekts ablauforientiert abgebildet werden. In einem Netzplan werden dazu einzelne Aspekte des Projektes als Vorgänge abgebildet, die durch Anordnungsbeziehungen mit einander verknüpft sind. D. h., Vorgänge bilden den Ablauf eines Projekts oder den Ablauf von Aktivitäten aus dem Projekt ab. Vorgänge bilden die operative Basis für die Planung und Steuerung von Terminen, Kosten und Ressourcen (Personal, Maschinen, Fertigungshilfsmittel, Material). Vorgängen können zu PSP-Elementen zugeordnet werden. Dadurch werden Termine und Kosten aus den Vorgängen in die PSP-Elemente heraufgereicht und sind dort aggregiert auswertbar. Verfügungen der Vorgänge werden gegen die Budgets der PSP-Elemente geprüft.

Abbildung 4: Stammdaten im Projektmanagement

2.1.3

Phasen eines Projekts

Während der Realisierung durchläuft das Projekt verschiedene Phasen innerhalb seines Lebenszyklus. Die Durchführung umfangreicher Projekte erfordert dabei ein hohes Maß an präziser Planung und Koordination. In einer Vorausschau des Projektablaufs sind Termine festzulegen, Ressourcen verfügbar zu machen, Geldmittel bereitzustellen. Das Projektsystem im SAP ERP System unterstützt dabei alle Phasen der Projektabwicklung und profitiert von der Integration mit den anderen SAP-Funktionsbereichen.

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Abbildung 5: Phasen eines Projekts

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2.2 Theorie: Projektstrukturen und Stammdaten Je nach Anforderung des Projektes, welches in einem SAP ERP System durchgeführt werden soll, können Projekte mit einem Projektstrukturplan (PSP), einem oder mehreren Netzplänen oder aus einer Kombination beider abgebildet bzw. strukturiert werden. Projektstrukturpläne ohne zugeordnete Netzpläne werden häufig zur Abbildung von Projekten eingesetzt, bei denen die Controlling-Aspekte (z. B. Kosten- oder Investitionsprojekte) und weniger die logistischen Prozesse im Vordergrund stehen. Netzpläne hingegen werden eingesetzt, um logistische Funktionen innerhalb einer Projektdefinition abzubilden. Beispiele hierfür wären die automatische Terminplanung mit Hilfe der Terminierung, die Planung von Ressourcen oder die Beschaffung von Materialien.

2.2.1

Projektstrukturplan

Mit Hilfe eines Projektstrukturplans (PSP) wird im SAP ERP System der Aufbau eines Projektes abgebildet. Dabei werden Projektstrukturelemente (PSP-Elemente) verwendet, um ein Projekt in verschiedene Teile zu gliedern und die hierarchische Form des Projektes darzustellen. Die einzelnen Projektteile können wiederum durch PSP-Elemente gegliedert werden, bis der benötigte Detaillierungsgrad für das Projekt erreicht wird. Prinzipiell kann ein Projekt im SAP ERP System bis zu 99 Gliederungsstufen besitzen und pro Stufe können beliebig viele PSP-Elemente zugeordnet werden. Aus Performancegründen sollte ein Projektstrukturplan aber maximal 10.000 PSP-Elemente enthalten.

2.2.1.1

Projektstrukturplan: Funktionen

Der Projektstrukturplan ist die Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt. Der Schwerpunkt liegt auf der Planung, Beschreibung, Steuerung und Überwachung der Kosten, den Eckterminen und dem Budget. Die Planung von Terminen, Kosten und Zahlungsdaten erfolgt häufig durch Vorgänge, die PSP-Elementen zugeordnet werden. Damit ergeben sich folgende Funktionen von Projektstrukturplänen im SAP ERP System: - Planung und Erfassung von Terminen - Hierarchische Budgetverwaltung - Kostenplanung und Kontierung von Belegen - Planung und Fakturierung von Erlösen - Planung und Überwachung von Zahlungsflüssen - Bestandsführung von Materialien - Diverse Periodenabschlusstätigkeiten - Überwachung des Projektfortschritts - Aggregierte Auswertung von Daten

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Abbildung 6: Projektstrukturplan: Funktionen

Der Projektstrukturplan sollte alle relevanten Aspekte eines Projektes beinhalten, um eine vollständige Planung und Analyse des Projektes im SAP ERP System zu ermöglichen. Die Aufgaben und Funktionen der einzelnen Projektteile sollten klar abgegrenzt und eindeutig definiert sein. Es existieren diverse Arten, einen Projektstrukturplan innerhalb einer Stufe zu gliedern. Beispielsweise kann dabei eine phasenorientierte, eine funktionsorientierte Strukturierung oder eine Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten erfolgen. Phasenorientierte Strukturierung Bei dieser Form der Strukturierung können die einzelnen PSP-Elemente bspw. eine Konstruktions-, eine Beschaffungs- und eine Montagephase darstellen. Diese Form der Strukturierung ist insbesondere für eine aussagekräftige Terminplanung und die sukzessive Durchführung von Projektteilen geeignet. Funktionsorientierte Strukturierung Diese Form der Strukturierung kann bspw. einen Schiffsbauprojekt seine funktionalen Komponenten und deren Fertigung gliedern. So würden PSP-Elemente für Motor, Rumpf, Kabinen etc. angelegt werden. Wenn mit Projektbeständen (Material im Projekt) gearbeitet wird, können so separate Bestände für die einzelnen Baugruppen geführt werden. Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten Hierbei können Strukturen bspw. einzelne PSP-Elemente für Vertrieb, Einkauf und Produktion beinhalten oder eine Aufteilung nach verantwortlichen Kostenstellen umfassen. Diese Form der Strukturierung erlaubt im Reporting den unmittelbaren Ausweis der Kostenanteile für die verschiedenen Organisationseinheiten. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Folgende Abbildung zeigt eine schematische Darstellung der Projektdefinition für das Projekt Techno-Doping. Dabei wurde eine phasenorientierte Strukturierung für die Projektdefinition gewählt.

Abbildung 7: Projektdefinition Techno-Doping

2.2.1.2

Operative Kennzeichen von Projektstrukturplanelementen

PSP-Elemente stellen die einzelnen Teile eines Projektes dar. Besondere Bedeutung für die Steuerung von PSP-Elementen haben die operativen Kennzeichen. Bei den Grunddaten eines PSP-Elements können die Kennzeichen Planungselement, Kontierungselement und Fakturierungselement gesetzt werden. Dadurch werden die (Controlling-)Eigenschaften des PSPElements festgelegt. Weiterhin bestimmen operative Kennzeichen, welche Aufgaben das PSP-Element in der Projektdurchführung übernimmt. Planungselement: PSP-Elemente, auf denen manuell Kosten geplant werden sollen, werden als Planungselemente gekennzeichnet. Kontierungselement: Dieses Kennzeichen steuert, ob dem PSP-Element Aufträge (insb. auch Vorgänge bzw. Netzpläne) zugeordnet werden können. Weiterhin ist dadurch die Kontierung von Belegen bzw. Kosten auf den PSP-Elementen möglich. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, können auch keine Bestellanforderungen, Bestellungen oder Rechnungen mit dem PSP-Element verrechnet werden. Fakturierungselement: Sollen auf einem PSP-Element Erlöse geplant und ggf. später Isterlöse gebucht werden, muss dieses Kennzeichen gesetzt sein. Unabhängig von der Stufe im Projektstrukturplan können für ein PSP-Element beliebige Kombinationen aus diesen drei Kennzeichen gesetzt werden.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Ein weiteres Kennzeichen, das die Controlling-Eigenschaft eines PSP-Elements beeinflusst, ist das Kennzeichen Statistisch. Dadurch werden die Istkosten auf einem PSP-Element nur statistisch unter dem Werttyp 11 (Statistisches Ist) statt unter dem Werttyp 4 (Ist) fortgeschrieben. Das bedeutet, dass bei der Kontierung von Belegen auf dieses PSP-Element immer neben dem statistischen PSP-Element ein „echtes“ Kontierungsobjekt (z. B. Kostenstelle, Kundenauftrag etc.) als Empfänger der Kosten angegeben werden muss. Statistische Kontierungen dienen in der Regel Reporting- und Analysezwecken.

Abbildung 8: Operative Kennzeichen im Projektstrukturplan

2.2.1.3

Hierarchiegrafik

Die Hierarchiegrafik zeigt den hierarchischen Aufbau eines Projektstrukturplans in grafischer Form. In Abhängigkeit vom Grafikprofil des Projekts und der Auswahl unter Darstellung PSP-Elemente können unterschiedliche Daten zu jedem PSP-Element angezeigt werden. Per Mausklick können operative Kennzeichen eines PSP-Elements in der Graphik geändert oder das Detailbild zu einem PSP-Element aufgerufen werden. Weiterhin kann in der Hierarchiegrafik direkt ein PSP-Element angelegt und sofern erlaubt gelöscht werden.

Abbildung 9: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot

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2.2.2

Netzplan

Netzpläne dienen der Abbildung des Ablaufs verschiedener Projektaktivitäten. Die Projektaktivitäten und deren Abfolge bzw. deren Verknüpfungen werden in Form von Vorgängen und Anordnungsbeziehungen im System dargestellt. Mit Hilfe von Netzplänen können insbesondere diverse logistische Integrationen in der Materialwirtschaft, Produktion, Instandhaltung, Kapazitätsplanung und im Einkauf genutzt werden. Netzpläne sollten eine Größe von 500 Vorgängen nicht überschreiten, da pro Netzplan in der Regel nur ein Verantwortlicher (Disponent) hinterlegt wird. Weiterhin ist die Sperrlogik des SAP Systems bei der Konzipierung und der Größe des Netzplans zu beachten. Immer wenn ein Netzplanobjekt bearbeitet wird, ist der gesamte Netzplan gesperrt. In der Regel, aber nicht zwangsläufig (Ein Projekt kann auch ganz ohne PSP-Elemente bzw. ohne einen Projektstrukturplan angelegt werden und nur einen Netzplan verwenden) werden Vorgänge für PSP-Elemente angelegt. Das heißt, die Vorgänge werden den betreffenden PSPElementen zugeordnet. Über die Zuordnung werden Plan- und Istdaten der Vorgänge (Termine, Kosten und Zahlungsdaten) in die PSP-Elemente aggregiert.

2.2.2.1

Netzpläne und Vorgänge: Struktur

Ein Netzplan besteht aus einem Netzplankopf sowie Vorgängen. Vorgänge können durch Anordnungsbeziehungen miteinander verknüpft werden. Mithilfe von Vorgangselementen können Vorgänge detailliert werden.

Abbildung 10: Netzpläne und Vorgänge: Struktur

Netzplankopf Der Netzplankopf bildet einen Rahmen für die unterschiedlichen Objekte des Netzplans. Er enthält sowohl steuernde Profile und Kennzeichen als auch Vorschlagswerte für die verschiedenen Netzplanobjekte. Der Netzplankopf enthält ein Netzplanprofil, eine Netzplanart und

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP das Werk in dem das Projekt bearbeitet wird. Über das Werk ermittelt das System die Zugehörigkeit zum Buchungskreis und zum Kostenrechnungskreis. Vorgänge Die Vorgänge in einem Projekt beschreiben die einzelnen Arbeits- oder Projektschritte. Vorgänge werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft, um eine kausale und chronologische Reihenfolge festzulegen. Zugleich bilden sie ein Mengengerüst für die Planung von: - Terminen (automatisch über Terminierung) - Kosten (automatisch über Kalkulation) - Ressourcen (Eigenleistungen und Fremdleistungen) - Materialbedarfen (durch zugeordnete Komponenten) Man unterscheidet bei Netzplänen die vier unterschiedlichen Vorgangstypen: - Eigenbearbeitung: Ein Eigenbearbeitungsvorgang dient der Planung und Erfassung einer Leistung, die von Kapazitäten (z. B. Personen, Maschinen etc.) des eigenen Unternehmens erbracht wird. - Fremdbearbeitung: Ein Fremdbearbeitungsvorgang dient der Planung und Beschaffung einer Leistung, die von einer unternehmensexternen Ressource erbracht wird. Mit Hilfe der Angaben zur Fremdleistung, dem Endtermin des Fremdbearbeitungsvorgangs, der Warengruppe und der verantwortlichen Einkaufsorganisation sowie Einkäufergruppe kann das System später eine Bestellanforderung generieren. - Dienstleistung: Ähnlich wie ein Fremdbearbeitungsvorgang dient auch ein Dienstleistungsvorgang der Planung und Beschaffung von Fremdleistungen über den Einkauf. Während mit dem Fremdbearbeitungsvorgang nur eine spezifische Leistung beschafft wird, erlaubt der Dienstleistungsvorgang die Planung und Beschaffung mehrerer Dienstleistungen sowie die Angabe von Daten zu noch nicht näher spezifizierten Leistungen. - Kosten: Für die Planung und spätere Kontierung von Kosten, die nicht aufgrund von Eigenleistungen, der Beschaffung von Fremdleistungen oder Dienstleistungen über den Einkauf oder den Verbrauch von Materialien entstehen, können Kostenvorgänge eingesetzt werden. Beispiele hierfür wären Reisekosten oder andere Primärkosten. Anordnungsbeziehungen Mit Hilfe von Anordnungsbeziehungen werden Abfolgen von Vorgängen definiert. Wenn eine Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen erstellt wird, wird festgelegt, welcher Vorgang der Vorgänger und welcher der Nachfolger ist. Entsprechend wird die logische Abfolge spezifiziert. Es stehen folgende Arten von Anordnungsbeziehungen im SAP ERP System zur Verfügung: - Normalfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlich nach dem Ende des Vorgängers. - Anfangsfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlichgleich oder zeitlich nach dem Start des Vorgängers. - Endfolge: Der Nachfolger endet zeitgleich oder zeitlich nach dem Ende des Vorgängers. - Sprungfolge: Der Vorgänger beginnt zeitlich nach Ende des Nachfolgers.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Vorgangselemente Vorgangselemente dienen der Detaillierung von Vorgängen. Es werden folgende Vorgangselementtypen unterschieden: - Eigenbearbeitungselement - Fremdbearbeitungselement - Dienstleistungselement - Kostenelement Dabei haben die einzelnen Typen dieselbe Funktion wie schon bei den Vorgängen. Im Gegensatz zu Vorgängen besitzen Vorgangselemente keine Anordnungsbeziehungen und sind somit nicht relevant für die Terminierung des Netzplans.

2.2.2.2

Netzpläne und Vorgänge: Funktionen

Mit Hilfe eines oder auch mehrerer Netzpläne können Projekte oder Teile eines Projektes ablauforientiert im SAP System abgebildet werden. Die Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen definiert zum einen deren logische Abfolge und zum anderen deren zeitliche Abhängigkeiten. Durch die Verknüpfung von Vorgängen unterschiedlicher Netzpläne können auch netzplanübergreifende Abläufe abgebildet werden. Ein wichtiger Vorteil der Netztechnik ist, dass das SAP System auf Basis der Dauer einzelner Vorgänge und deren zeitlicher Abfolge automatisch Plantermine für jeden Vorgang und den gesamten Netzplan sowie Pufferzeiten und zeitkritische Vorgänge ermitteln kann. Mit den Vorgängen im Netzplan werden Arbeitskräfte, Kapazitäten, Materialien, Hilfsmittel und Dienstleistungen, die für die verschiedenen Aufgaben in der Projektdurchführung benötigt werden, geplant. Wichtige Funktionen von Netzplänen sind somit: - Terminierung - Ressourcenplanung - Rückmeldung von Arbeit - Fremdbeschaffung von Leistungen - Materialplanung, -beschaffung und -lieferung - Netzplankalkulation - Diverse Periodenabschlusstätigkeiten - Überwachung des Projektfortschritts

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Abbildung 11: Netzpläne und Vorgänge: Funktionen

2.2.2.3

Netzplangrafik

In der Netzplangrafik werden Vorgänge eines oder auch mehrerer Netzpläne grafisch dargestellt. Das System ordnet dabei die Vorgänge automatisch entsprechend ihrer logischen Abfolge. Die grafische Abfolge kann in der Netzplangrafik auch manuell per Drag & Drop verändert werden. Zusätzlich können die Vorgänge anhand der verwendeten Arbeitsplätze oder der PSP-Elemente, denen sie zugeordnet sind, gruppiert werden. In der Netzplangrafik stehen alle Funktionen zum Anlegen eines Netzplans zur Verfügung. Beispielsweise können Vorgänge oder Anordnungsbeziehungen erstellt werden. Die Netzstrukturgrafik kann aus verschiedenen Transaktionen des Projektsystems aufgerufen werden, z. B. im Project Builder, in der Projektplantafel und im Informationssystem. Weiterhin kann eine Zyklusanalyse durchgeführt werden. Dabei handelt es sich um eine Funktion, die nur in der Netzstrukturgrafik durchgeführt werden kann. Ein Zyklus ist ein geschlossener Kreis von Anordnungsbeziehungen und Vorgängen (d. h. ausgehend von einem Vorgang gelangt man über Anordnungsbeziehungen zu diesem Vorgang zurück). Liegt ein Zyklus vor, so kann der Netzplan nicht terminiert werden. Die Zyklusanalyse ist ein Hilfsmittel, um in einem solchen Fall den Zyklus zu finden und zu bearbeiten.

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Abbildung 12: Netzplangrafik

2.2.3

Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem

Folgende Strukturen spielen im SAP ERP Projektsystem sowohl bei der Verwendung von Projektstrukturplänen als auch bei Nutzung von Netzplänen eine entsprechende Rolle. Meilensteine Meilensteine dienen im Projektsystem dazu, Ereignisse von besonderer Bedeutung, wie bspw. das Erreichen wichtiger Projektabschnitte abzubilden. Dazu werden in einem Meilenstein neben Daten zu dessen Verwendungszweck bzw. Funktion ein beschreibender Kurz- und ggf. Langtext und der geplante Termin, an dem der Meilenstein voraussichtlich erreicht wird, hinterlegt. Das Erreichen eines Meilensteins kann mit dem Setzen des Isttermins dokumentiert werden. Meilensteine können Vorgängen und PSP-Elementen zugeordnet werden. Sie besitzen unterschiedliche Verwendungsmöglichkeiten. Beispielsweise können sie zur Meilensteinfakturierung im Vertrieb oder dem Starten von Workflow-Aufgaben verwendet werden. PS Texte PS-Texte (Projektstrukturtexte) sind frei definierte Texte, die in einem PS-Textkatalog verwaltet werden. Die Texte werden nach verschiedenen Textarten unterschieden. PS-Texte können einem oder mehreren PSP-Elementen oder Vorgängen zugeordnet werden. PS-Texte können in SAP ERP SAPscript oder in Microsoft Word eingegeben werden. Dabei werden die Dateien in der Datenbank von SAP ERP abgespeichert. Integration zur Dokumentenverwaltung Innerhalb des Projektsystems kann auch die Dokumentenverwaltung von SAP ERP genutzt werden, um PSP-Elementen und Vorgängen Dokumentinformationssätze zuzuordnen. Im Dokumentenverwaltungssystem (DVS) sind einem (SAP-ERP-internen) DokumentinformatiCopyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP onssatz (externe) Originaldokumente unterschiedlichster Formate (z. B. Excel, Word, PPT, BMP, TIF, CAD-Formate) zugeordnet (vergleiche auch Lerneinheit Life-CycleManagement). Aus dem Projektinformationssystem ist eine Anzeige der Dokumentinformationssätze und ihrer Originaldokumente online möglich. Die Originale können auch über das Internet angezeigt werden.

2.2.4

Bearbeitungsfunktionen

Operative Projektstrukturen können im SAP ERP System manuell oder durch das Kopieren von (Standard-)Vorlagen angelegt werden. Als Kopiervorlagen können Standardprojektstrukturpläne, Standardnetze, aber auch andere (eigene) Projektstrukturen und Simulationsversionen verwendet werden. Für das Anlegen, Ändern und Anzeigen operativer Projektstrukturen stehen im SAP System verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Die wesentlichen Tools zur Projekterstellung sind der Project Builder und die Projektplantafel. Dabei kann ein Projekt auch im Project Builder angelegt und später in der Projektplantafel bearbeitet werden et vice versa. Welches Tool im Endeffekt verwendet wird, hängt von den Vorlieben des Endbenutzers ab.

2.2.4.1

Project Builder

Über den Project Builder (Transaktion CJ20N) können alle Objekte mit Ausnahme der Zuordnung von Fertigungshilfsmitteln im Projektsystem gepflegt werden. Der Project Builder ist ein zentrales Tool für die Definition von Projekten im SAP ERP System. Die Oberfläche des Project Builder besteht aus den folgenden drei Bereichen: - Arbeitsvorrat und Vorlagenbereich: Im Arbeitsvorrat im unteren linken Bereich der Project Builder Oberfläche befinden sich immer die fünf zuletzt bearbeiteten Projekte eines Benutzers. Im Vorlagenbereich, ebenfalls im unteren linken Bereich, befinden sich die einzelnen Objekte (PSP-Elemente, Vorgänge etc.), mit deren Hilfe die Struktur eines Projektes gebildet werden kann. Durch Doppelklick oder per Drag & Drop können die Vorlagenobjekte in den oberen linken Bereich eingefügt werden. - Strukturbaum: Im Strukturbaum des Project Builder (oberer linker Bereich) werden die Projektdefinitionen, PSP-Elemente, Netzplanköpfe, Vorgänge etc. eines Projektes mit ihrer Identifikation und Bezeichnung dargestellt. Im Strukturbaum befindet sich somit das aktuell zu bearbeitende Projekt in seiner hierarchischen Anordnung. - Detailbild: Im Detailbild auf der rechten Seite werden die einzelnen Eingabefelder zur Steuerung des im Strukturbaum aktuell ausgewählten Projektelements angezeigt. Hier erfolgen die notwendigen Einträge (z. B. Termine, Ressourcen, Zuordnungen etc.) zur Steuerung der einzelnen Elemente.

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Abbildung 13: Project Builder (1)

Mit dem Project Builder lassen sich Objekte, die für die Definition von Projekten im SAP System zur Verfügung stehen, wie z. B. Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Vorgangselemente, PS-Texte, Belege, Meilensteine oder Materialkomponenten, in einer Projektdefinition anlegen oder ändern. Dazu können Detailbilder, Listen oder Grafiken (Hierarchiegrafik, Netzplangrafik) (1-4) genutzt werden. Neben dem manuellen Anlegen von Projektstrukturen können auch operative Standardprojektstrukturen (PSP-Strukturen oder Netzpläne) oder Standardstrukturen (Standard-PSPStrukturen, Standard-Netzpläne) als Vorlage verwendet werden (7). Es besteht zudem die Möglichkeit, PSP-Strukturen, Standard-PSP-Strukturen und Standard-Netzpläne in eine vorhandene Projektstruktur aufzunehmen (5). Wenn ein Projekt angelegt werden soll, kann ein operatives Projekt oder ein Standardprojekt gemeinsam mit allen Objekten der darunter liegenden Ebenen (PSP-Elemente, Vorgänge, PSTexte, Belege, Meilensteine, Komponenten) kopiert werden (6).

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Abbildung 14: Project Builder (2)

2.2.4.2

Projektplantafel

Die Projektplantafel ist eine grafische Oberfläche, mit der alle Daten für ein Projekt angelegt und bearbeitet werden können. Dazu gehören: - Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Anordnungsbeziehungen, Meilensteine, Dokumente und PS-Texte - Planung von Terminen und Ressourcen (Arbeit, Fremdbearbeitung) - Kostenplanung über Vorgänge

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Abbildung 15: Projektplantafel

Die Projektplantafel basiert auf einer interaktiven SAP-Balkenplangrafik. Wichtige Navigationshilfen erhält man in der Projektplantafel wie folgt: - Über Doppelklick auf verschiedene Stellen der Projektplantafel kann in Detailbilder verzweigt werden, um die Feldauswahl oder die zeitlichen Einstellungen zu verändern. - Über die rechte Maustaste werden alle Möglichkeiten zur jeweiligen Cursorposition angeboten (wichtig: die Möglichkeiten hängen von der Cursorposition ab!). - Wenn alle Objekte markiert werden und Alle abhängigen Objekte einblenden gewählt wird, werden alle Objekte in der Projektplantafel angezeigt.

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2.3 Praxis: Stammdaten SAP MM/CO/HCM Das SAP ERP Projekt System ist mit fast allen SAP ERP Komponenten integriert. Entsprechend müssen Sie für eine Projektdurchführung mit SAP PS eine Vielzahl von Stammdaten anderer SAP ERP Komponenten pflegen. Bevor Sie nun im Folgenden Ihr Projekt im SAP ERP System erfassen, pflegen Sie zunächst alle Stammdaten aus den anderen Funktionsbereichen, die Sie im Laufe der Projektbearbeitung benötigen werden. Dazu zählen - ein Materialstammsatz, - eine Leistungsart und dessen Tarif, - eine Verkaufskondition und - ein Personalstammsatz.

Abbildung 16: Prozessübersicht: Stammdatenpflege

Daran anschließend erfassen Sie die Projektdefinition im SAP ERP-System.

2.3.1

Dummy-Material für Projekt anlegen

Um das Projekt mit dem Kunden später abrechnen zu können, ist das Anlegen eines Materialstammsatzes für ein Materialdummy notwendig. Dieses „Material“ wird dann im Kundenauftrag als Platzhalter für das Projekt an den Kunden verkauft. Dummystammsätze werden allgemein für nicht-physische „Materialien“ bzw. Produkte (z. B. Dienstleistungen) angelegt. Legen Sie nun einen Dummy-Materialstammsatz für die Projektabwicklung an. Dummy-Materialstammsatz: Dieser Materialstammsatz wird später im Verkaufsbeleg als Dummy stellvertretend für das dem Kunden zu verkaufende Projekt verwendet. Wählen Sie: Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Material  Anlegen speziell  Dienstleistung (MMS1) 1. Machen Sie die folgenden Angaben: - Material Techno-xxyy - Branche Service Provider - Drücken Sie Enter. 2. Das System zeigt Ihnen die Sichtenauswahl an. Wählen Sie die folgenden Sichten: - Grunddaten 1 - Grunddaten 2 Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Vertrieb: VerkaufsorgDaten 1 - Vertrieb: VerkaufsorgDaten 2 - Vertrieb: allg./Werksdaten - Disposition 1 - Disposition 2 - Disposition 3 - Disposition 4 Geben Sie die folgenden Organisationsebenen an: - Werk 1300 (Frankfurt) - Verkaufsorg. 1000 (Deutschl. Frankfurt) - Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf) - Lassen Sie das Feld Lagerort leer, da eine Dienstleistung nicht gelagert werden kann! - Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Enter. Grunddaten 1: - Langtext Techno-doping-xxyy - Basismengeneinheit ST (Stück) - Sparte Spartenübergreifend [00] - allg.Postypengr 0005 (Meilenstein-Faktur.) Vertrieb: VerkOrg 1: - Auslieferungswerk 1300 (Frankfurt) - Steuerklassifikation 1 (Volle Steuer) Vertrieb: VerkOrg 2: - StatistikGrMaterial 1 (Statistikrelevant) - allg.Pos.typenGruppe 0005 (Meilenstein-Faktur.) - Positionstypengruppe 0005 (Meilenstein-Faktur.) -

3.

4.

5.

6.

Links im Bild ist bereits das Feld allg.Pos.typengruppe auf [0005] eingestellt. Gemeint ist hier das rechte Feld Positionstypengruppe. Beide Felder müssen den Eintrag 0005 haben.

7. Vertrieb: allg./Werk - Verfügbarkeitsprüf. 8. Disposition 1: - Einkäufergruppe - Dispomerkmal 9. Disposition 2: - Planlieferzeit 10. Disposition 3: - Strategiegruppe

KP (Keine Prüfung) 000 (Chef, H.) ND (Keine Disposition) 60 Tage. 21

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Hierdurch können Sie später in der Fallstudie dieses Material im Verkaufsbeleg mit einem Projektstrukturplanelement aus dem Modul PS verknüpfen.

11. Sichern Sie das neue Material.

2.3.2

Controlling-Stammdaten

Als nächstes legen Sie Stammdaten im CO-Umfeld an. Auch mit diesen Prozessschritten sind Sie bereits vertraut. Sie müssen einen Testfahrer für das neue Rad einstellen, damit dieser den Prototyp hinsichtlich der technischen Überlegenheit gegenüber Konkurrenzprodukten testen kann. Die von Ihrem Testfahrer geleisteten Stunden sollen unter einer eigenen Leistungsart erfasst werden.

2.3.2.1

Anlegen der Leistungsart für den Testfahrer

Zunächst legen Sie die Leistungsart für den Testfahrer an. Wählen Sie folgende Transaktion: Rechnungswesen  Controlling  Kostenstellenrechnung  Stammdaten  Leistungsart  Einzelbearbeitung  Anlegen (KL01) 1. Machen Sie die folgenden Angaben: - Kostenrechnungskreis 1000 (falls gefragt) - Leistungsart T-xxyy - Gültig ab 01.01.(!) diesen Jahres - bis 31.12.9999 - Drücken Sie Enter. 2. Geben Sie die folgenden Daten ein: - Bezeichnung Testfahrer-xxyy - Leistungseinheit STD (Stunden) - Kostenstellenarten * (alle) - Leistungsartentyp 1 (manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung) - VerrechKostenart 616000 (DILV Kontrolle) 3. Sichern Sie Ihre Eingaben. Das System bestätigt, dass die Leistungsart hinzugefügt wurde.

2.3.2.2

Planen der Stundensätze für die Leistungsart

Für die Bewertung der Testfahrer-Stunden soll ein interner Stundensatz geplant werden. Zuständig dafür ist die Kostenstelle 4280. Dabei fallen für den Testfahrer pro Stunde 100 € an Kosten an. Bedenken Sie, dass dies nur die internen Kostenpositionen für das Controlling darstellen. Der Kunde kriegt natürlich einen höheren Kostensatz verrechnet, da Sie ja noch

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Profit aus dem Testfahrer schlagen wollen. Dazu aber später mehr (Dynamische Posten Profil). Rufen Sie die folgende Transaktion auf: Rechnungswesen  Controlling  Kostenstellenrechnung  Planung  Leistungserbringung/Tarife  Ändern (KP26) 1. Geben Sie die folgenden Daten ein: - Version 0 (Plan/Istversion) - von Periode 1 - bis Periode 12 - Geschäftsjahr aktuelles Jahr - Kostenstelle 4280 (Qualitätskontrolle) - Leistungsart T-xxyy (Testfahrer-xxyy) Drücken Sie oder F5. 2. Geben Sie in der Spalte Tarif fix einen Stundensatz von 100 an. 3. Sichern Sie Ihre Eingaben. -

2.3.2.3

Zuordnung der Leistungsart zur Leistungsartengruppe

Im Folgenden werden Sie die zuvor angelegte Leistungsart zu einer Leistungsartengruppe zuordnen. Diese Zuordnung dient später im Geschäftsprozess als Grundlage für die aufwandsbezogene Fakturierung. Da alle Teilnehmer der Fallstudie ihre Leistungsarten derselben Leistungsartengruppe zuordnen, kann es an dieser Stelle kurzfristig zu Sperrproblemen kommen, da unter Umständen gerade ein anderer Fallstudienbearbeiter die Zuordnung vornimmt und damit den Datenzugriff sperrt. Diese Datenbanksperre ist notwendig, damit die Konsistenz der Daten im System gewahrt wird. Warten Sie in diesem Fall kurz und probieren Sie die im Folgenden beschriebene Änderung der Leistungsartengruppe erneut! Wählen Sie folgende Transaktion: Rechnungswesen  Controlling  Kostenstellenrechnung  Stammdaten  Leistungsartengruppe  Ändern (KLH2) 1. Geben Sie als Leistungsartengruppe Testfahrer an und bestätigen Sie mit Enter. 2. Bestätigen Sie die evtl. auftretende Frage, ob der Datensatz geändert werden soll, mit Ja. 3. Ordnen Sie der Leistungsartengruppe Ihre Leistungsart T-xxyy zu, indem Sie auf das -Symbol (Leistungsart einfügen) klicken. Geben Sie nun in der ersten Spalte die Leistungsart T-xxyy an und wählen Sie Enter. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Abbildung 17: Zuordnung Leistungsart/Leistungsartengruppe: SAP System-Screenshot

4. Sichern Sie Ihre Eingaben (

) und verlassen Sie den Dialog (

).

Warum Sie diese Zuordnung vorgenommen haben, erfahren Sie später bei der Erfassung der Aufwandsbezogenen Fakturierung (Dynamische Posten Profil).

2.3.3

Anlegen eines Personalstammsatzes

Nun müssen Sie für Ihren Testfahrer den Personalstammsatz pflegen. Wählen Sie dazu folgende Transaktion: Personal  Personalmanagement  Administration  Personalstamm  Personalmaßnahmen (PA40) 1. Machen Sie die folgenden Angaben: - Personalnummer 990xxyy - Beginn 01.01. (! ) des aktuellen Jahres 2. Selektieren Sie weiter unten die Maßnahme Zeiterfassung (Ministamm) durch Anklicken der Zeile, so dass diese vollständig farbig unterlegt ist. Klicken Sie dann auf das -Symbol. 3. In der folgenden Sicht ordnen Sie den Mitarbeiter folgenden Organisationseinheiten zu: - Personalbereich 1300 (Frankfurt) - MitarbGruppe 1 (Aktive) - MitarbKreis DU (Angestellte) - Sichern Sie Ihre Eingaben. 4. Sie gelangen nun in den Dialog Daten zur Person anlegen. Vervollständigen Sie hier alle Mussfelder (mit dem - Anrede - Nachname - Vorname

-Symbol gekennzeichnet), wie folgt: Herr Test Tom-xxyy

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Geburtstag 01.01.1980 - Sichern Sie Ihre Eingaben. 5. In dem Dialog Organisatorische Zuordnung anlegen geben Sie ein: - Geschäftsbereich (Geschber.) 9900 (Verwaltung/Sonstige) - Sichern. 6. In dem erscheinenden Fenster ändern Sie nichts, sondern klicken direkt auf das -

-Symbol (Zuordnung übernehmen). 7. Eventuell auftretende Warnungen übergehen Sie mit Enter. 8. Geben Sie im Dialog Sollarbeitszeit anlegen ein: - Arbeitsstd. pro Tag 8 - Wöch. Arbeitstage 5 9. Sichern Sie die Eingaben. Ihr Mitarbeiter ist jetzt im System erfasst. Nun muss der Personalstammsatz für die Verwendung von Arbeitszeitblättern erweitert werden. Dabei gibt man an, welche Leistungen (zuvor angelegte Leistungsart T-xxyy) dieser Mitarbeiter erbringt, um diese dann mit dem entsprechenden Sätzen abrechnen zu können. Erweitern des Personalstammsatzes Wählen Sie die folgende Transaktion: Personal Personalmanagement  Administration  Personalstamm  Pflegen (PA30) 1. Geben Sie im Feld Personalnummer Ihre zuvor angelegte Personalnummer 990xxyy an. 2. Informationstyp ist 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt). Wählen Sie Enter. 3. Klicken Sie auf das -Symbol (Anlegen). 4. Geben Sie folgendes ein: - Senderkostenstelle 4280 (Qualitätskontrolle) - Leistungsart T-xxyy - Werk 1300 (Frankfurt) 5. Sichern Sie Ihre Eingaben. Damit sind alle für den weiteren Verlauf benötigten Stammdaten angelegt. Wir fassen zusammen: - Wir haben einen Materialstammsatz im Logistikfunktionsbereich, - eine Leistungsart sowie einen Tarif im Controlling - und schließlich einen Personalstamm für den Testfahrer, der Sonderaufwendungen leisten soll, angelegt. Nun können wir uns der Projektstruktur widmen

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2.4 Praxis: Projektstrukturen Im Gegensatz zu den vorangegangenen Stammdatensätzen werden die PSStammdaten zur Projektstrukturierung mit Hilfe des Project Builder gepflegt, da dieser die Aufbaulogik des Projekts direkt abbilden kann. In dem folgenden Teil Anlegen der PS-Stammdaten wird eine Projektstrukturierung vorgenommen.

Abbildung 18: Prozessüberblick: Projektdefinition

Bei Ihrem Projekt geht es um die Entwicklung eines neuen Rennrads für einen Kunden. Bei der Konzeption der Projektstruktur haben Sie festgelegt, dass Ihr Projekt in eine Entwicklungs- und eine Testphase aufgeteilt wird. Die Entwicklungsphase wird sich aus den Projektteilen Blueprint und Prototyp zusammensetzen. Beide Projektteile werden als Projektstrukturplan abgebildet. In der Blueprint-Phase werden Ihre Ingenieure die Zeichnungen für das neue Rennrad erstellen. Dafür werden 2 Wochen veranschlagt (Meilenstein 1). In der Projektphase Prototyp soll ein Prototyp des Rennrades gebaut werden. Diese Phase wird untergliedert in die Vorgänge Spezifikation und daran anschließend Konstruktion. Spezifikation und Konstruktion sollen entsprechend in einem Netzplan abgebildet werden. Die Dauer der zweiten Phase wird sich aus der Vorgangslänge im Netzplan ergeben (Meilenstein 2). Mit den Meilensteinen werden entsprechende Fakturierungssätze verknüpft. Ist der erste Meilenstein erreicht, werden 30 % der Rechnung an den Kunden erfasst. Mit dem zweiten Meilenstein werden 70 % des Projektpreises fällig. Die Testphase des Projektes wird später als Sonderaufwendungen abgerechnet. Dazu dient die Aufwandsbezogene Fakturierung. Das bedeutet, dass die Testphase nicht entsprechend eines Festpreises abgerechnet wird, sondern von dem Aufwand bei den Tests abhängen wird. Den Aufbau des in dieser Fallstudie beschriebenen Projektes sehen Sie in der folgenden Darstellung.

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Abbildung 19: Projektstruktur: SAP System-Screenshot

2.4.1

Anlegen der Projektdefinition

Die Grundlage des Projekts wird mit der Projektdefinition gelegt. Dies ist Ihre erste Aufgabe. Wählen Sie folgende Transaktion: Logistik  Projektsystem  Projekt  Project Builder (CJ20N) 1. Wenn Sie diese Transaktion zum ersten Mal aufrufen, erscheint ein Dialog „Willkommen im Project Builder...“. Selektieren Sie Nicht mehr anzeigen und drücken Sie dann Enter. Unter Umständen erscheint das Menü Project Builder: Benutzerspezifische Optionen. Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Einstellungen mit Enter. 2. Sie befinden sich nun im Dialog Project Builder. Klicken Sie zum Anlegen eines neuen Projekts auf das

-Symbol (anlegen) und wählen dann Projekt.

Abbildung 20: Anlegen eines neuen Projekts: SAP System-Screenshot

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 3. Machen Sie im Projektkopf folgende Angaben : - Projektdef. A-1xxyy - Langtext Techno-Doping-xxyy - Projektprofil US50 ISP: Serviceprojekte - Drücken Sie Enter. 4. Wechseln Sie nun im unteren Fenster in die Sicht Grunddaten und machen Sie folgende Angaben: - Kostenrechnungskreis 1000 (CO Europe) - Buchungskreis 1000 (IDES AG) - Geschäftsbereich 9900 (Verwaltung/Sonstige) - Werk 1300 (Frankfurt) - Im Bereich Termine: - Fabrikkalender 01 (Fabrikkalender Deutschland Standard) - Starttermin Das aktuelle Datum - Endtermin Der letzte Tag des aktuellen Monats + 3 Monate - Drücken Sie Enter. Sollten Sie eine Meldung bzgl. eines Datums erhalten, z. B. dass der ausgewählte Tag kein Arbeitstag ist, dann übergehen Sie die Meldung mit Enter.

Abbildung 21: Projektdefiniton: SAP System-Screenshot

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Unser Projekt besteht aus zwei Phasen. In der ersten Projektphase soll das Forscherteam die technischen Pläne und den Prototyp (Entwicklung) entwickeln. In der zweiten Phase (Test) soll der Prototyp getestet werden.

2.4.2

Anlegen des Projektstrukturplans

Sie verwenden Projektstrukturplanelemente zur weiteren Detailierung Ihrer Projektdefinition.

2.4.2.1

Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Entwicklung

Legen Sie nun Ihr erstes Projektstrukturplanelement (PSP-Element) an. Es handelt sich hier um das Element für die Entwicklungsphase. 1. Dieses Projektstrukturplanelement wird für die Meilensteinfaktura angelegt. In dem Fenster unten links (Vorlagen: Bezeichnung) sehen Sie unter Einzelne Objekte verschiedene Vorlagen zur Festlegung von Projektstrukturen. Selektieren Sie mit der Maus das PSP-Element ( ). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über der Projektdefinition los, um das PSP-Element dem Projekt hinzuzufügen.

Abbildung 22: PSP-Element Entwicklung (1): SAP System-Screenshot

2. Das System legt nun im rechten Fenster als Bezeichnung A-1xxyy-1 für das PSPElement fest. 3. Geben Sie im Feld rechts daneben die Bezeichnung Entwicklung-Festpreis xxyy ein. 4. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen: Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Fakturierungselement Kontierungselement Planungselement Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur links oben anzeigt.

Abbildung 23: PSP-Element Entwicklung (2): SAP System-Screenshot

2.4.2.2

Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Blueprint

Das Teilprojekt (Entwicklung-Festpreis) ist in zwei Projektphasen unterteilt. Für jede Phase müssen Sie ein PSP-Element anlegen. Beginnen Sie mit dem Element für die Projektphase Blueprint. 1. Ziehen Sie erneut ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster und hängen Sie es an das gerade angelegte Element A-1xxyy-1 Entwicklung-Festpreis an. 2. Das System vergibt als Projektdefinition den Wert A-1xxyy-11. 3. Tragen Sie rechts daneben den Langtext Blueprint xxyy ein und bestätigen Sie mit Enter. 4. Das Element wurde links in die Projektstruktur eingefügt. 5. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen: - Fakturierungselement - Kontierungselement - Planungselement - Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur links oben anzeigt. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 5. Bestätigen Sie mit Enter.

2.4.2.3

Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Prototyp

Legen Sie nun ein weiteres PSP-Element für die Projektphase Prototyp an. 1. Ziehen Sie ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster und hängen Sie es wieder an das bereits angelegte Element A-1xxyy-1 Entwicklung-Festpreis xxyy an. 2. Das System vergibt als Projektdefinition den Wert A-1xxyy-12. 3. Tragen Sie rechts daneben den Langtext Prototyp xxyy ein und bestätigen Sie mit Enter. 4. Das Element wurde wieder links in die Projektstruktur eingefügt. 6. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen: - Fakturierungselement - Kontierungselement - Planungselement - Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur links oben anzeigt. 5. Die folgende Abbildung zeigt, wie Ihre Projektstruktur nun aussehen sollte.

Abbildung 24: Untergeordnete PSP-Elemente: SAP System-Screenshot

2.4.3

Anlegen eines Meilensteins für die Phase Blueprint

Sie müssen einen Meilenstein für die Projektphase Blueprint anlegen. 1. Verwenden Sie nun den Meilenstein aus dem Vorlagenfenster und ziehen Sie das Element über das bereits angelegte PSP-Element A-1xxyy-11 Blueprint. 2. Geben Sie als Langtext Meilenstein Blueprint xxyy an. 3. Geben Sie nun im unteren Fenster im Feld Verwendung 00003 (Ende Projektspezifikation) ein. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 4. Selektieren Sie das Flag Termin VerkBelg. 5. Wählen Sie als Fakturierungsprozentsatz (FaktProzentsatz) 30%. 6. Bestätigen Sie mit Enter. Das System vergibt automatisch eine Meilensteinnummer (Meilenst.-Nr.) zur eindeutigen Identifikation. Schreiben Sie sich die Meilenstein ID auf. Meilenstein Blueprint: ______________________________

Abbildung 25: Meileinstein zuweisen: SAP System-Screenshot

2.4.4

Anlegen eines Netzplans für die Phase Prototyp

Die Phase Prototyp beinhaltet zwei miteinander verknüpfte Vorgänge. Legen Sie zunächst den Netzplan an. 1. In dem Fenster unten links (Vorlagen: Bezeichnung) sehen Sie unter Einzelne Objekte die Vorlage für Netzpläne. Selektieren Sie mit der Maus das Element Netzplan ( ). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem PSP-Element für die Projektphase Prototyp los, um den Netzplan der Projektphase hinzuzufügen. 2. Tragen Sie rechts hinter dem Feld Netzplan den Langtext Prototyp-Netzplan xxyy ein. 3. Geben Sie im unteren Fenster im Feld Netzplanart PS02 ein und bestätigen Sie mit Enter. 4. Der Netzplan wird der Projektstruktur im linken oberen Fenster hinzugefügt. 5. In der Registerkarte Terminierung ist folgendes festzulegen: - Starttermin das aktuelle Datum + 14 Tage - Endtermin Eintrag löschen und leer lassen - TerminierArt 1 Vorwärts Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Automatisch TermKapazitätsbedarf Pausengenau Bestätigen Sie mit Enter.

deselektieren deselektieren deselektieren

Abbildung 26: Netzplan anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.5

Vorgänge und Anordnungsbeziehungen anlegen

Die Phase Prototyp beinhaltet zwei miteinander verknüpfte Vorgänge. Erstellen Sie nun zwei Vorgänge innerhalb Ihres Netzplans und verknüpfen Sie diese miteinander über eine Anordnungsbeziehung. Dabei soll die Spezifikation terminlich erst fertiggestellt werden, bevor der Konstruktionsvorgang beginnen kann.

2.4.5.1

Anlegen des Vorgangs für die Spezifikation

Legen Sie zunächst den Vorgang für die Spezifikation an. 1. Selektieren Sie mit der Maus unterhalb der Vorgänge das Element Eigenbearbeitung ( ). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem Netzplan Prototyp-Netzplan xxyy los, um dem Netzplan den Vorgang hinzuzufügen. 2. Tragen Sie als Bezeichnung den Langtext Spezifikation xxyy ein. 3. Bestätigen Sie mit Enter.

2.4.5.2

Anlegen des Vorgangs für die Konstruktion

Legen Sie nun den Vorgang für die Konstruktion an. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 1. Selektieren Sie mit der Maus unterhalb der Vorgänge das Element Eigenbearbeitung ( ). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem Netzplan Prototyp-Netzplan xxyy los, um dem Netzplan den Vorgang hinzuzufügen. 2. Tragen Sie als Bezeichnung den Langtext Konstruktion xxyy ein. 3. Bestätigen Sie mit Enter.

Abbildung 27: Vorgänge anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.5.3

Anlegen einer Anordnungsbeziehung zwischen den Vorgängen

Legen Sie nun eine Anordnungsbeziehung zwischen den beiden Vorgängen fest. 1. Doppelklicken Sie auf den Vorgang Konstruktion im oberen linken Fenster. 2. Drücken Sie auf den -Button. 3. Klicken Sie unter Anordnungsbeziehungen in das erste Feld in der Spalte Vorg. Wählen Sie die F4-Hilfe und doppelklicken Sie auf den Vorschlag 0010 (Spezifikation). 4. Stellen Sie sicher, dass in der Spalte Art der Eintrag NF (Normalfolge) steht. 5. Bestätigen Sie mit Enter. 6. Damit ist der Vorgang Spezifikation als Vorgänger des Vorgangs Konstruktion festgelegt.

Abbildung 28: Anordnungsbeziehung anlegen: SAP System-Screenshot

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2.4.6

Anlegen eines Meilensteins für die Phase Prototyp

Zu der Projektphase Prototyp müssen Sie nun auch einen Meilenstein festlegen. 1. Verwenden Sie nun den Meilenstein aus dem Vorlagenfenster und ziehen Sie das Element über den eben angelegten Vorgang Konstruktion. 2. Geben Sie als Langtext Meilenstein Prototyp xxyy an. 3. Geben Sie nun im unteren Fenster im Feld Verwendung 00006 (Projektabschluss) ein. 4. Selektieren Sie die Flags Termin Verkaufsbeleg und Meilenst.-Funktionen. Wählen Sie als Fakturierungsprozentsatz (FaktProzentsatz) 70%. Bestätigen Sie mit Enter. Schreiben Sie sich die Meilenstein ID auf. Meilenstein Prototyp: ______________________________

Abbildung 29: Meilenstein Prototyp anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.7

Anlegen eines PSP-Elements für Sonderaufwendungen

Für die auftretenden Sonderaufwendungen, also zusätzliche Leistungen, die für den Kunden erbracht werden, müssen Sie abschließend noch ein weiteres PSP-Element anlegen, um die Fakturierung später zu ermöglichen. 1. Ziehen Sie wieder ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster nach oben. Positionieren Sie es auf dem zuerst angelegten Element Techno-Doping-xxyy (A-1xxyy). 2. Das System vergibt als PSP-Element ID den Wert A-1xxyy-2. 3. Tragen Sie rechts daneben den Langtext Sonderaufwendungen xxyy ein. 4. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie die Optionen: - Fakturierungselement - Kontierungselement Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Bestätigen Sie mit Enter.

Zum Vergleich: Die folgende Abbildung stellt dar, wie Ihre Projektstruktur nun aussehen sollte.

Abbildung 30: Projektdefinition im Project Builder: SAP System-Screenshot

5. Sichern Sie Ihr Projekt und verlassen Sie den Project Builder. Damit ist die Abbildung der Projektstruktur abgeschlossen. Wenden wir uns nun der Projektplanung zu.

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2.5 Erläuterung Da die Theoriekapitel in dieser Lerneinheit sehr ausführlich waren, werden die Erläuterungen eher dazu genutzt, die einzelnen Sachverhalte zusammenzufassen, um Ihnen einen guten Überblick über die Thematik zu verschaffen. Dabei werden die wichtigsten Aspekte aufgeführt, die Ihnen als Lernhilfe dienen können. Was haben wir bisher gelernt? Sie haben die Organisationsstrukturen von Projekten in SAP ERP Projekt System (SAP PS) sowie die Stammdaten, die in SAP PS verwendet werden, kennengelernt.

2.5.1

Überblick über das Projektmanagement in SAP ERP

Projekteigenschaften: - komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko für das Unternehmen - genaue Zielvorgaben zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart - zeitlich begrenzt, - kosten- und kapazitätsintensiv - mehrere Abteilungen beteiligt - unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen - besitzen eine hohe strategische Bedeutung

2.5.1.1

Organisationsebenen im Projektmanagement

Zu Beginn einer jeden Maßnahme müssen die Strukturen definiert und gegliedert, die zur Abwicklung benötigt werden, sowie in die vorhandene Unternehmensstruktur eingebunden werden. Das Projektsystem besitzt keine eigenen Organisationsstrukturen, sondern wird über die Zuordnung zu den Organisationseinheiten des Rechnungswesens und der Logistik in die bestehende Unternehmensstruktur eingebettet. So kann das Projektsystem die unterschiedlichen Sichtweisen auf das Projekt durchgängig darstellen. Abhängig vom Typ und Konfiguration des Projektes werden verschiedene Organisationseinheiten aus den unterschiedlichsten Bereichen verwendet (SD, Einkauf, Produktion, Finanzwesen, Controlling, HR, etc.). Die folgende Abbildung zeigt die Organisationsebenen, die für jedes Strukturelement eines Projektes relevant sein könnten. Sie sehen, dass ein Projekt eine integrative Organisationsstruktur in SAP ERP darstellt. In der Projektdefinition ist die Zuordnung zu einem Kostenrechnungskreis, einem Buchungskreis und einem Geschäftsbereich, falls in dem Buchungskreis Geschäftsbereichbilanzen erstellt werden, Pflicht. Der Kostenrechnungskreis kann nach dem Sichern der Projektdefinition nicht mehr verändert werden. Auf tieferen Ebenen (PSP-Elemente) können die einzelnen Organisationseinheiten (mit Ausnahme des Kostenrechnungskreises) von der der Projektdefinition abweichen, sofern diese zu dem angegebenen Kostenrechnungskreis gehören.

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Abbildung 31: Organisationsebenen in SAP PS: help.sap.com

2.5.1.2

Stammdaten im Projektsystem

Projekte werden in SAP ERP mit Hilfe der folgenden Elemente abgebildet: - Ein Projektstrukturplan (PSP) - Ein oder mehrere Netzpläne - Oder eine Kombination aus beidem Projektstrukturplan - bildet den Aufbau/die Struktur eines Projektes ab - Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch darstellt - bildet die operative Basis für die Planung von o Kosten o Erlösen o Zahlungen o Terminierung o Budgetierung Netzpläne - Repräsentiert den Ablauf eines Projektes oder Teile davon - einzelne Aspekte des Projektes als Vorgänge abgebildet Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Vorgänge sind über Anordnungsbeziehungen mit einander verknüpft

Vorgänge - Vorgänge bilden den Ablauf eines Projekts oder den Ablauf von Aktivitäten aus dem Projekt ab - Vorgänge bilden die operative Basis für die Planung und Steuerung von o Terminen o Kosten o Ressourcen (Personal, Maschinen, Fertigungshilfsmittel, Material) - können zu PSP-Elementen zugeordnet werden - Termine und Kosten aus den Vorgängen werden in die PSP-Elemente heraufgereicht und sind dort aggregiert auswertbar - Verfügungen der Vorgänge werden gegen die Budgets der PSP-Elemente geprüft

2.5.1.3

Phasen eines Projekts

Während der Realisierung durchläuft das Projekt verschiedene Phasen innerhalb seines Lebenszyklus. Idealer Projektablauf: - Konzept o PSP erstellen o Dokumente, die das Projekt beschreiben und Ziele festlegen, zuordnen - Grobplanung o PSP Elemente auf höchster Ebene erstellen o Netzpläne und Vorgänge auf höchster Ebene erstellen o Erste Kostenkalkulationen auf Basis der Budgetzuweisungen durchführen - Detailplanung o Detailliertes Hierarchiemodel des Projektes mit PSP Elementen Meilensteinen und PS Texten erstellen o Detailliertes Prozessablaufmodel des Projektes mit Vorgängen, Vorgangselementen, Meilensteinen PS Texten erstellen o Terminierung durchführen o Kosten im Detail planen o Benötigte Ressourcen planen - Genehmigung o Budgets genehmigen und zuweisen o Projekt freigeben - Ausführung o Vorgänge werden ausgeführt o Aufträge (SD, CO, PP) werden realisiert und rückgemeldet o Wareneingänge und Warenausgänge werden erfasst o Obligos, Kosten und Erlöse werden gebucht o Meilensteine werden bestätigt - Periodenabschluss o Kosten werden auf Controlling Objekte abgerechnet o Rechnungen werden erstellt Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP o Projekt wird abgeschlossen o Projekt wird analysiert und bewertet

2.5.2 -

-

2.5.2.1 -

Projektstrukturen und Stammdaten Projektstrukturpläne ohne zugeordnete Netzpläne werden häufig zur Abbildung von Projekten eingesetzt, bei denen die Controlling-Aspekte (z. B. Kosten- oder Investitionsprojekte) und weniger die logistischen Prozesse im Vordergrund stehen. Netzpläne werden eingesetzt, um logistische Funktionen innerhalb einer Projektdefinition abzubilden. Beispiele hierfür wären die automatische Terminplanung mit Hilfe der Terminierung, die Planung von Ressourcen oder die Beschaffung von Materialien.

Projektstrukturplan wird zur Abbildung der Organisation/Hierarchie eines Projektes in SAP ERP verwendet PSP Elemente werden zur weiteren Detaillierung von PSP eingesetzt ein Projekt kann bis zu 99 Gliederungsstufen besitzen pro Stufe können beliebig viele PSP-Elemente zugeordnet werden SAP Empfehlung: ein Projektstrukturplan sollte maximal 10.000 PSP-Elemente enthalten

Projektstrukturplan: Funktionen - Hauptfokus von PSP o Planung o Beschreibung o Steuerung o Überwachung der Kosten, den Eckterminen und dem Budget - Die Planung von Terminen, Kosten und Zahlungsdaten erfolgt häufig durch Vorgänge, die PSP-Elementen zugeordnet werden. - Funktionen von Projektstrukturplänen: o Planung und Erfassung von Terminen o Hierarchische Budgetverwaltung o Kostenplanung und Kontierung von Belegen o Planung und Fakturierung von Erlösen o Planung und Überwachung von Zahlungsflüssen o Bestandsführung von Materialien o Diverse Periodenabschlusstätigkeiten o Überwachung des Projektfortschritts o Aggregierte Auswertung von Daten Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Projekte strukturiert werden können - Phasenorientierte Strukturierung - Funktionsorientierte Strukturierung - Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Operative Kennzeichen von Projektstrukturplanelementen - Operative Kennzeichen legen die (Controlling-)Eigenschaften von PSP-Elementen fest und bestimmen, welche Aufgaben das PSP-Element in der Projektdurchführung übernimmt. - Operative Kennzeichen werden in der Registerkarte Grunddaten von PSP-Elementen gesetzt - Folgende Kennzeichen sind verfügbar: o Planungselement: Auf dem PSP-Element können manuell Kosten geplant werden  echtes Kostenobjekt o Kontierungselement: Dem PSP-Element können Aufträge (insb. auch Vorgänge bzw. Netzpläne) zugeordnet werden, Belege/Kosten können kontiert werden. Bestellanforderungen, Bestellungen oder Rechnungen können mit dem PSP-Element verrechnet werden. o Fakturierungselement: Erlöse können auf dem PSP-Element geplant und ggf. später Isterlöse gebucht werden o Unabhängig von der Stufe im Projektstrukturplan können für ein PSP-Element beliebige Kombinationen aus diesen drei Kennzeichen gesetzt werden. - Kennzeichen Statistisch: o Istkosten werden auf einem PSP-Element nur statistisch unter dem Werttyp 11 (Statistisches Ist) statt unter dem Werttyp 4 (Ist) fortgeschrieben. o Bei Kontierung von Belegen auf einem statistischen PSP-Element muss immer noch ein „echtes“ Kontierungsobjekt (z. B. Kostenstelle, Kundenauftrag etc.) als Empfänger der Kosten angegeben werden. o Statistische Kontierungen dienen in der Regel Reporting- und Analysezwecken. Hierarchiegrafik - zeigt den hierarchischen Aufbau eines Projektstrukturplans in grafischer Form - Es ermöglicht o Darstellung unterschiedlicher Daten zu jedem PSP-Element o Änderung operativer Kennzeichen eines PSP-Elements per Mausklick o Aufrufen des Detailbilds zu einem PSP-Element o Anlegen und Löschen von PSP-Elementen direkt in der Grafik

2.5.2.2 -

Netzplan dienen der Abbildung des Ablaufs verschiedener Projektaktivitäten erlaubt diverse logistische Integrationen in der Materialwirtschaft, Produktion, Instandhaltung, Kapazitätsplanung und im Einkauf zu nutzen Vorgänge beschreiben die Aktivität, die in einem Netzplan verrichtet werden soll Anordnungsbeziehungen bilden die Abfolge von Vorgänge ab und verknüpfen diese miteinander SAP Empfehlung: Netzpläne sollten eine Größe von 500 Vorgängen nicht überschreiten

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Sperrlogik: Wenn ein Netzplanelement bearbeitet wird, dann ist das gesamte Netz für Änderungen gesperrt

Netzpläne und Vorgänge: Struktur Ein Netzplan besteht aus: - Netzplankopf: o steuernde Profile o Kennzeichen o Vorschlagswerte für die verschiedenen Netzplanobjekte (Vorgänge) o Netzplanprofil o Netzplanart o Werk (Buchungskreis und Kostenrechnungskreis über Werk ermittelt) - Vorgänge o beschreiben die einzelnen Arbeits- oder Projektschritte o werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft (kausale und chronologische Reihenfolge) o bilden ein Mengengerüst für die Planung von:  Terminen (automatisch über Terminierung)  Kosten (automatisch über Kalkulation)  Ressourcen (Eigenleistungen und Fremdleistungen)  Materialbedarfen (durch zugeordnete Komponenten) o vier unterschiedlichen Vorgangstypen:  Eigenbearbeitung: Planung und Erfassung einer Leistung, die von Kapazitäten des eigenen Unternehmens erbracht wird.  Fremdbearbeitung: Planung und Beschaffung einer Leistung, die von einer unternehmensexternen Ressource erbracht wird. Mit Hilfe der Angaben zur Fremdleistung, dem Endtermin des Fremdbearbeitungsvorgangs, der Warengruppe und der verantwortlichen Einkaufsorganisation sowie Einkäufergruppe kann das System später eine Bestellanforderung generieren.  Dienstleistung: Planung und Beschaffung von Fremdleistungen über den Einkauf; erlaubt die Planung und Beschaffung mehrerer Dienstleistungen sowie die Angabe von Daten zu noch nicht näher spezifizierten Leistungen.  Kosten: Planung und spätere Kontierung von Kosten, die nicht aufgrund von Eigenleistungen, der Beschaffung von Fremdleistungen oder Dienstleistungen über den Einkauf oder den Verbrauch von Materialien entstehen - Anordnungsbeziehungen o Ermöglicht es Abfolgen von Vorgängen zu definieren o Spezifizieren der logischen Abfolge: Vorgänger-Nachfolger-Beziehung o folgende Arten von Anordnungsbeziehungen stehen zur Verfügung:  Normalfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlich nach dem Ende des Vorgängers.

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Anfangsfolge: Der Nachfolger beginnt zeitgleich oder zeitlich nach dem Start des Vorgängers.  Endfolge: Der Nachfolger endet zeitgleich oder zeitlich nach dem Ende des Vorgängers.  Sprungfolge: Der Vorgänger beginnt zeitlich nach Ende des Nachfolgers. Vorgangselemente o dienen der Detaillierung von Vorgängen o Haben dieselben Funktionalitäten wie die gleichnamigen Vorgänge o Keine Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgangselementen möglich o Es werden folgende Vorgangselementtypen unterschieden:  Eigenbearbeitungselement  Fremdbearbeitungselement  Dienstleistungselement  Kostenelement

Netzpläne und Vorgänge: Funktionen - ablauforientierte Abbildung von Projekte oder Teile eines Projektes - Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen definiert deren logische Abfolge und zeitliche Abhängigkeiten - netzplanübergreifende Abläufe: zwei Vorgänge verschiedener Netzpläne verknüpfen - Vorteile von Netzplänen: automatische Ermittlung von Plantermine, Pufferzeiten und zeitkritischen Vorgängen auf Basis von Vorgangsdauern und deren zeitlicher Abfolge - Personal, Kapazitäten, Materialien, Hilfsmittel und Dienstleistungen der einzelnen Vorgänge können geplant werden - Wichtige Funktionen von Netzplänen sind: o Terminierung o Ressourcenplanung o Rückmeldung von Arbeit o Fremdbeschaffung von Leistungen o Materialplanung, -beschaffung und -lieferung o Netzplankalkulation o Diverse Periodenabschlusstätigkeiten o Überwachung des Projektfortschritts Netzplangrafik - stellt Vorgänge eines oder auch mehrerer Netzpläne graphisch dar - Vorgänge werden automatisch entsprechend ihrer logischen Abfolge geordnet - Funktionen: Anlegen, ändern, Abfolge ändern (drag & drop), löschen - kann aus verschiedenen Transaktionen des Projektsystems aufgerufen werden (Project Builder, Projektplantafel, Informationssystem) - Zyklusanalyse (nur verfügbar in der Netzstrukturgrafik) - Liegt ein Zyklus vor, kann der Netzplan nicht terminiert werden

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Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem

Meilensteine - Abbilden von Ereignissen mit besonderer Bedeutung - enthält Daten zu Verwendungszweck bzw. Funktion, ein beschreibender Kurz- und ggf. Langtext und der geplante Meilensteintermin - Erreichen eines Meilensteins wird mit dem Setzen des Isttermins dokumentiert - Meilensteine können Vorgängen und PSP-Elementen zugeordnet werden - Verwendungsmöglichkeiten: Meilensteinfakturierung im Vertrieb, Starten von Workflow-Aufgaben etc. PS Texte - frei definierte Texte, die in einem PS-Textkatalog verwaltet werden - werden nach verschiedenen Textarten unterschieden - können einem oder mehreren PSP-Elementen oder Vorgängen zugeordnet werden - können in SAP ERP SAPscript oder in Microsoft Word eingegeben werden Integration zur Dokumentenverwaltung - Dokumentenverwaltungssystem von SAP ERP kann verwendet werden, um PSPElementen und Vorgängen Dokumentinformationssätze zuzuordnen - Dokumentinformationssätze und entsprechende Originale können aus dem Projektsystem aufgerufen werden - Originale können auch über das Internet angezeigt werden

2.5.2.4 -

Bearbeitungsfunktionen In SAP PS sind Kopiervorlagen zu Standardprojektstrukturplänen, Standardnetzen, anderen (eigenen) Projektstrukturen und Simulationsversionen verfügbar Die wesentlichen Tools zur Projekterstellung sind der Project Builder und die Projektplantafel

Project Builder - Es können alle Objekte mit Ausnahme der Zuordnung von Fertigungshilfsmitteln gepflegt werden - zentrales Tool für die Definition von Projekten - Die Oberfläche des Project Builder besteht aus den folgenden drei Bereichen: o Arbeitsvorrat und Vorlagenbereich o Strukturbaum o Detailbild - Der Project Builder wird verwendet, um folgende Elemente anzulegen oder zu ändern: o Projektdefinition (PSP) o PSP Elemente o Netzpläne o Vorgänge o Vorgangselemente o PS Texte Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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o Dokumente o Meilensteine o Materialkomponenten Detailbilder, Listen oder Grafiken (Hierarchiegrafik, Netzplangrafik) stehen dazu zur Verfügung Sie können o manuell Projektstrukturen anlegen o Standardprojektstrukturen (PSP oder Netzpläne) oder Standardstrukturen (Standard PSP Strukturen, Standardnetzpläne) als Kopiervorlagen verwenden o PSP-Strukturen, Standard-PSP-Strukturen und Standard-Netzpläne in eine vorhandene Projektstruktur aufnehmen o ein operatives Projekt oder ein Standardprojekt gemeinsam mit allen Objekten der darunter liegenden Ebenen (PSP-Elemente, Vorgänge, PS-Texte, Belege, Meilensteine, Komponenten) kopieren

Projektplantafel - grafische Oberfläche, mit der alle Daten für ein Projekt angelegt und bearbeitet werden können: o Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Anordnungsbeziehungen, Meilensteine, Dokumente und PS-Texte o Planung von Terminen und Ressourcen (Arbeit, Fremdbearbeitung) o Kostenplanung über Vorgänge - basiert auf einer interaktiven SAP-Balkenplangrafik - Wichtige Navigationshilfen erhält man in der Projektplantafel wie folgt: o Über Doppelklick auf verschiedene Stellen der Projektplantafel kann in Detailbilder verzweigt werden o Über die rechte Maustaste werden alle Möglichkeiten zur jeweiligen Cursorposition angeboten o alle Objekte markieren und Alle abhängigen Objekte einblenden wählen

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung

3

Projektplanung und Projektbudgetierung

Der folgende Abschnitt liefert einen Einblick in die Projektplanung und -budgetierung in SAP PS.

3.1 Theorie: Projektplanung und Projektbudgetierung Nachdem ein Projekt mit Hilfe der Strukturen Projektstrukturplan und bzw. oder Netzplan geeignet abgebildet wurde, können verschiedene Funktionen im SAP-Projektsystem verwendet werden, um im Vorfeld der Projektdurchführung die Planung von Terminen, voraussichtlicher Kosten und ggf. Erlöse, sowie eigener und fremdbeschaffter Ressourcen oder Materialien und die Sicherstellung deren termingerechter Verfügbarkeit durchzuführen.

3.1.1

Aspekte der Planung

Mit Projektsystemen können viele verschiedene Aspekte geplant werden, z. B. Folgendes: - Ressourcen - Termine - Materialien - Erlöse - Kosten - Zahlungen

Abbildung 32: Aspekte der Planung

Mit der Projektplantafel können alle für das Projekt erforderlichen Daten (insbesondere die Termine) angelegt, sowie das Projekt bearbeitet und ausgewertet werden. Durch die Kombination von Daten im Tabellenformat in Verbindung mit einer grafischen Darstellung wird jederzeit ein umfassender Überblick über das Projekt geboten. Die Projektplantafel bietet die folgenden Funktionen: Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung -

Termine planen, überprüfen und ändern Ressourcen planen, terminieren und überprüfen Arbeit festlegen und verteilen Kapazitäten abgleichen Kosten kalkulieren

Das zentrale Element der Projektplantafel ist der Balkenplan. Er besteht aus einem Tabellenund einem Diagrammbereich, in denen der hierarchische Aufbau des Projekts sowie die entsprechende Terminsituation angezeigt werden. Die Bearbeitung des Projekts erfolgt im Balkenplan. Neben PSP-Elementen und Vorgängen stehen auch andere Übersichten zur Verfügung, die bei Bedarf im unteren Bereich des Balkenplans angezeigt oder ausgeblendet werden können, z. B. die Kapazitätsübersicht. Neben der Projektplantafel können auch noch andere Schnittstellen, z.B. der Project Builder, für die Planung und Terminierung verwendet werden. Zur Auswertung stehen auch andere Berichte zur Verfügung. In der Strukturübersicht können die geplanten und realisierten Termine angezeigt und abgeglichen werden.

Abbildung 33: Grafische Darstellungen der Projektplantafel

3.1.2

Terminplanung

Die Planung von Terminen eines Projektes bzw. von Projektteilen ist ein wesentlicher Aspekt der Projektplanung. Die Planung von Kapazitätsbedarfen setzt z. B. eine vorherige TerminieCopyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung rung voraus. Auch die Kostenplanung mittels des Easy Cost Planning oder mit Hilfe der Netzplankalkulation orientiert sich automatisch an den Planterminen des Projektes. Je nachdem, ob Projektstrukturpläne oder Netzpläne für die Strukturierung eines Projektes eingesetzt werden, stehen unterschiedliche Funktionen zur Planung von Terminen zur Verfügung.

3.1.2.1 Terminplanung mit PSP-Elementen In der Projektdefinition eines Projekts können für einzelne PSP-Elemente Termine geplant und Rahmentermine erfasst werden. Bereits beim Anlegen eines Projektes können geplante Start- und Endtermine für das Projekt festgelegt werden. Dabei werden die entsprechenden Termine im Project Builder im Detailbild der PSP-Elemente eingetragen. In der Projektplantafel können die Termine tabellarisch oder grafisch geplant werden. In der Grobplanung werden für PSP-Elemente Termine festgelegt, die für die detailliertere Planung verbindlich sind. Dieser Grobplan kann als Grundlage für die detailliertere Planung oder Terminierung mit Netzplänen verwendet werden, soweit Netzpläne in der Projektdefinition verwendet werden. Mit mehreren Funktionen der Terminplanung können Termine zu einem späteren Zeitpunkt verglichen, abgestimmt oder berechnet werden. Wird bspw. ein Termin für ein PSP-Element in der Detailplanung verändert, gibt das System nur dann eine Warnung aus, wenn der Termin außerhalb des Terminrahmens der Projektdefinition liegt. Weiterhin ist zu beachten, dass bei einer Terminverschiebung in einem PSP-Element, nicht automatisch eine Verschiebung der Plantermine anderer PSP-Elemente führt. Dies liegt daran, dass zwischen PSP-Elementen keine Anordnungsbeziehungen bestehen. Im SAP-Projektsystem können für die Terminierung im Projektstrukturplan Termine von PSP-Elementen bei Bedarf vererbt oder hochgerechnet werden. Die Vererbung erfolgt dabei top-down (vom obersten PSP-Element nach unten) und die Hochrechnung buttom-up (von der untersten PSP-Ebene nach oben). Termine können natürlich auch manuell gepflegt werden.

Abbildung 34: Terminplanung mit PSP-Elementen

3.1.2.2 Terminierung mit Netzplänen Während sich die Plantermine von PSP-Elementen manuell ggf. durch Hochrechnen oder Vererben erfassen lassen, werden die Plantermine von Vorgängen automatisch vom System berechnet. Diese Form der Ermittlung von Terminen bei Netzplänen wird als Terminierung Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung bezeichnet. Dabei werden geplante Termine (oder früheste und späteste Termine für Vorgänge) automatisch ermittelt, wenn Netzplanvorgänge terminiert werden. Die geplanten Termine für PSP-Elemente werden ermittelt, indem die Terminierungsdaten der zugehörigen Vorgänge zusammengefasst werden. Dabei stehen folgende transaktionsabhängige Optionen zur Verfügung: - Netzplanterminierung: Bei der Netzplanterminierung wird genau ein Netzplan terminiert. Dabei werden alle Vorgänge des Netzplans ausgewählt und deren Termine berechnet. - Gesamtterminierung: Bei der Gesamtterminierung werden mehrere Netzpläne gleichzeitig terminiert. Dazu müssen die einzelnen Netzpläne durch Anordnungsbeziehungen oder in Form von Teilnetzen miteinander verknüpft sein. Auch hier erfolgt die Terminierung für alle Vorgänge der beteiligten Netzpläne. - PSP-Terminierung: Bei der PSP-Terminierung werden ein oder mehrere PSPElemente oder auch das gesamte Projekt selektiert und die Terminierung angestoßen. Das System wählt nun all die Vorgänge für die Terminierung aus, die den selektierten PSP-Elementen zugeordnet sind, und berechnet deren Termine. Für die Terminierung stehen dabei zwei Prinzipien zur Verfügung. Die Termine können entweder mittels Vorwärtsterminierung oder mit Hilfe der Rückwärtsterminierung errechnet werden. Bei der Vorwärtsterminierung geht das System von den Vorgängen aus, die keine Vorgänger mehr haben. Basierend auf deren Starttermine und den Vorgangsdauern werden die frühesten Starttermine aller betroffenen Vorgänge berechnet. Die Vorwärtsterminierung ermittelt die früheste Lage von Vorgängen. Bei der Rückwärtsterminierung verhält es sich genau umgekehrt. Dabei werden die Vorgänge ausgewählt, die keine Nachfolger mehr besitzen und anhand derer Endtermine und den Vorgangsdauern werden die spätmöglichsten Endzeitpunkte für alle betroffenen Vorgänge errechnet. Die Rückwärtsterminierung ermittelt somit die späteste Lage von Vorgängen.

3.1.3

Ressourcenplanung

Wenn ein Projekt mithilfe eines Projektstrukturplans abgebildet wird, können Kosten für interne und externe Ressourcen geplant und später z. B. Leistungsverrechnungen, Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Abnahmen auf PSP-Elemente kontiert und somit Kosten für den Verbrauch der Ressourcen auf das Projekt gebucht werden. Eine logistische Ressourcenplanung, im Sinne einer Kapazitätsplanung oder eines automatischen Datenaustausches zwischen der Projektstruktur und Einkaufsbelegen, ist im Projektsystem jedoch nur bei Verwendung von Netzplänen möglich. Eine manuelle Kostenplanung für die benötigten Ressourcen und eine manuelle Kontierung von Einkaufsbelegen auf der Ebene von PSP-Elementen ist bei Verwendung von Netzplänen nicht notwendig. Im Folgenden wird entsprechend nur die Kapazitätsplanung bei Verwendung von Netzplänen betrachtet. Zur Planung der benötigten Ressourcen für ein Projekt können entsprechend Vorgänge im Netzplan verwendet werden. Im Projektsystem werden die folgenden, Ihnen bereits bekannten, Ressourcen unterschieden: Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Eigenbearbeitungsvorgänge legen die zu erbringende Leistung von Maschinen und/oder Personen für die Durchführung fest. Die Kapazitäten auf den Arbeitsplätzen können dabei ausgewertet, gegebenenfalls Kapazitäten anders eingeplant und Arbeiten auf die Mitarbeiter verteilt werden. Über Fremdbearbeitungsvorgänge wird festgelegt, welche Leistungen von anderen Unternehmen für die Durchführung benötigt werden. Die Abwicklung der Fremdbearbeitung erfolgt über den Einkauf. Dienstleistungsvorgänge dienen ebenfalls der Fremdbeschaffung von Leistungen. Im Gegensatz zu Fremdbearbeitungsvorgängen können über Dienstleistungsvorgänge Leistungsverzeichnisse festgelegt sowie Wertlimits für ungeplante Leistungen des Dienstleisters erfasst werden. Die Abwicklung der Dienstleistung – mit Leistungserfassung und Leistungsabnahme – erfolgt über den Einkauf.

Abbildung 35: Ressourcenplanung

3.1.3.1 Eigenbearbeitung Um für ein Projekt Kapazitäten einzuplanen und für die Leistungen Kosten berechnen zu können, müssen zum Vorgang Arbeitsdaten gepflegt werden. Es muss die Arbeit und der Arbeitsplatz, an dem die Arbeit anfällt, angegeben werden. Die Verwendung von Arbeitsplätzen ist Voraussetzung für die Kapazitätsplanung mit Netzplänen. Die Arbeit legt die zu erbringende Leistung von Maschinen oder Personen für die Durchführung von Vorgängen fest. Der Arbeitsplatz ist der Ort, an dem ein Vorgang ausgeführt bzw. eine Arbeitsleistung erbracht wird. Arbeitsplätze enthalten Kalkulationsdaten, welche die Kalkulation von Vorgängen ermöglichen. Arbeitsplätze enthalten Terminierungs- und Kapazitätsdaten, die für die Terminierung und die Kapazitätsplanung benötigt werden. Zu den Vorgängen kann die Kapazitätsauslastung der Arbeitsplätze ausgewertet werden. Gegebenenfalls kann über die Projektplantafel oder die Kapazitätsplantafeln ein KapazitätsabCopyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung gleich durchgeführt werden. Die Arbeiten können auf Mitarbeiter verteilt werden. Durch die Rückmeldung von Vorgängen werden im Allgemeinen Kapazitätsbedarfe abgebaut und Isttermine sowie Istkosten erfasst.

Abbildung 36: Eigenbearbeitung

3.1.3.2 Fremdbearbeitung Vorgänge und Vorgangselemente im Netzplan können als fremdbearbeitete Vorgänge bzw. Fremdelemente angelegt werden. Beispielsweise kann die Konstruktion für eine Maschine als Auftrag an ein Konstruktionsbüro vergeben werden. Mit einem solchen Vorgang wird eine Bestellanforderung erstellt, die im Einkauf weiter bearbeitet wird. Für die Fremdbearbeitung kann auf Daten aus dem Einkauf zurückgegriffen werden (z. B. einen Einkaufsinfosatz, der die Preise und Lieferzeiten für die Fremdbearbeitung enthält). Ein Dienstleistungsvorgang löst eine ähnliche Einkaufsabwicklung aus wie ein Fremdbearbeitungsvorgang. Dieser kann aber eine ganze Hierarchie geplanter Dienstleistungen enthalten, die vom Lieferanten eingekauft werden sollen. Weiterhin können Wertlimits für ungeplante Leistungen erfasst werden. Der Wareneingang von Dienstleistungen ist in zwei Schritte aufgeteilt: - Leistungserfassung - Leistungsabnahme Fremdbearbeitungs- oder Dienstleistungsvorgänge werden durch den Steuerschlüssel festgelegt.

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Abbildung 37: Fremdbearbeitung

3.1.4

Material im Projekt

Über Material wird die Verbindung des Projektsystems (PS) zum Vertrieb (SD), zur Materialwirtschaft (MM) und zur Produktionsplanung und -steuerung (PP) hergestellt.

Abbildung 38: Material im Projekt

Bei vielen Projekten wird für die Durchführung Material benötigt. Im Rahmen der Projektplanung im Projektsystem kann bereits benötigtes Material, dessen Beschaffung, Verbrauch und Lieferung geplant werden. Mit Hilfe von PSP-Elementen können Kosten für die Beschaffung von Materialien geplant sowie diverse Belege wie Materialreservierungen, Bestellanforderungen, Bestellungen, Warenein- und -ausgänge auf PSP-Elemente kontiert werden. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung Eine integrierte Materialplanung, bei der automatisch Daten zwischen einem Projekt und dem Einkauf oder der Produktion ausgetauscht werden, steht nur bei Einsatz von Netzplänen zur Verfügung. Disponiert wird durch die Zuordnung von Materialkomponenten zu Vorgängen. Materialbedarfe stellen die Grundlage für die Beschaffung dar, d.h. ob ein Material intern gefertigt (Produktion) oder fremdbeschafft wird (Einkauf). Materialkomponenten können manuell Vorgängen zugeordnet werden. Alternativ kann die Stücklisten-PS-Schnittstelle verwendet werden, um Stücklistenkomponenten automatisch Vorgängen zuzuordnen.

3.1.5

Kostenplanung im Projekt

Wenn nur Projektstrukturpläne für die Abbildung von Projekten verwendet werden, müssen Kosten auf Ebene der PSP-Elemente für die spätere Durchführung der einzelnen Projektteile manuell eingeplant werden. Zur Kostenplanung in den PSP-Elementen gehören: - Hierarchische Planung: Die hierarchische Planung stellt die gröbste Form dar. Dabei können Kosten für jedes PSP-Element eingetragen werden. Wahlweise können die Zahlen auf Geschäftsjahre aufgeteilt werden. - Detailplanung: Die Detailplanung von Primärkosten und Leistungsaufnahmen stellt eine kostenarten- und periodengerechte Form der Planung dar. - Einzelkalkulation: Bei der Einzelkalkulation werden pro PSP-Element ein Schema zum Eintrag von Mengen (Materialien, Eigenleistungen, Fremdleistungen, variable Positionen usw.) verwendet. Diese Planungsform ist kostenartengerecht. - Easy Cost Planning: Das Easy Cost Planning ist seit SAP R/3 Release 4.6c Bestandteil der SAP-Lösung. Easy Cost Planning bietet ein einfaches Werkzeug zur Kostenplanung nach Kostenart in einem Mengengerüst. Mittels des Execution Services können zu den geplanten Kosten später Obligo- und Istdaten erfasst werden. Neben der manuellen Planung im PSP besteht auch die Möglichkeit, Vorgänge zu PSPElementen anzulegen und über diese Vorgänge Kosten zu planen. Auf Basis der Ressourcenund Materialplanung mithilfe von Netzplänen kann das SAP System automatisch Plankosten für die Beschaffung und den Verbrauch von Ressourcen und Materialien berechnen. Diese Form der Kostenplanung wird als Netzplankalkulation bezeichnet. Dieses Verfahren bietet folgende Vorteile: - Der resultierende Plan kann auf ein neues Projekt kopiert werden. - Wenn Projektteile verschoben werden, wird die Kostenplanung automatisch mit den Vorgängen verschoben. - Die Planung über Netzplanvorgänge ist kostenarten- und periodengerecht.

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Abbildung 39: Kostenplanung im Projekt

3.1.5.1 Easy Cost Planning Seit Release 4.6c stellt das SAP System ein einfaches Werkzeug zur Kostenplanung auf PSPElementen zur Verfügung. Dieses Werkzeug heißt „Easy Cost Planning“. Das Easy Cost Planning für Projekte wird aus dem Project Builder heraus aufgerufen. Zu diesen PSPElementen werden Kalkulationspositionen angelegt. Die Kostenplanung über Easy Cost Planning ist kostenartgerecht. Besonders vereinfacht wird die Verwendung des Easy Cost Planning und entsprechend die Planung von Kosten auf Projekten durch die Verwendung von Planungsvorlagen zur Erfassung von Kalkulationspositionen. Die Planvorlagen können auf dem SAP Standard (Best Practice Lösungen) oder auf bereits durchgeführten Projekten basieren. Wird bspw. ein Softwareentwicklungsprojekt durchgeführt und es existiert im System eine Planvorlage mit Erfahrungswerten aus ähnlichen bereits abgeschlossenen Projekten, so kann dieser Kostenplan für die Planung des neuen Projektes verwendet werden. Bei dem Verfahren werden Merkmale wie bspw. Arbeitsstunden bewertet. In der folgenden Abbildung wird bspw. das Merkmal Arbeitsstunden mit 100 (Stunden) manuell erfasst. Die Merkmalswerte aus den Planungsvorlagen werden mit Mengen, Werten oder Maßnahmen von den Kalkulationspositionen verknüpft und entsprechend werden die Kostenpositionen für das neue Projekt berechnet. In dem Beispiel besteht die Verknüpfung zur Menge für eine Eigenleistung. Die Plankosten liegen in den Perioden der Anfangs-Ecktermine der PSP-Elemente. Wenn die Anfangs-Ecktermine geändert werden und eine Umbewertung erfolgt, werden die Kosten neu verteilt.

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Abbildung 40: Easy Cost Planning

3.1.6

Auftragszuordnung zum Projekt

Einem Projekt können verschiedene Aufträge zugeordnet werden. Beispielsweise können Innenaufträge, Fertigungsaufträge und Instandhaltungsaufträge mit einem Projekt verknüpft werden. Damit entsteht die Möglichkeit, die Aufträge anhand des Projekts auszuwerten. Die Aufträge werden nach ihrer Auftragskategorie bestimmt. Der Netzplan ist eine Auftragskategorie. Die Auftragskategorien für die entsprechenden Anwendungen werden vom System festgelegt. Innerhalb einer Auftragskategorie können eigene Auftragsarten festgelegt werden. Die Auftragsart steuert folgende Aspekte: - Nummernvergabe - Vorschlagswert-Einstellungen - benutzerspezifisches Statusmanagement - benutzerspezifische Feldsteuerung Abhängig von der Auftragsart und dem Werk können die Netzpläne nach Kopf oder nach Vorgängen zu geordnet werden. Normalerweise werden nach Vorgängen zugeordnete Netzpläne verwendet, wo die Kosten vorgangsweise erfasst werden. Nach Kopf zugeordnete Netzpläne haben nur für die Zuordnung von Netzplänen zu Kundenaufträgen Bedeutung (ohne PSP).

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Abbildung 41: Auftragszuordnung zum Projekt

3.1.7

Kostenplanung und Budgetierung

In Abhängigkeit von den Anforderungen im Unternehmen können im Projektsystem verschiedene Funktionen für die Budgetverwaltung von Projekten eingesetzt werden. In der Planungsphase werden die Projektkosten möglichst genau geschätzt. Auf die Planungsphase folgend werden in der Genehmigungsphase die Mittel in Form des Budgets zugeordnet. Das Budget unterscheidet sich dabei von der Projektkostenplanung durch seine Verbindlichkeit. Das Budget ist der von der Geschäftsleitung verabschiedete Rahmen für die Entwicklung der Projektkosten in einem bestimmten Zeitraum.

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Abbildung 42: Kostenplanung und Budgetierung

3.1.7.1 Budgetierung Der erste Schritt der Budgetverwaltung eines Projektes im SAP ERP System ist die Vergabe des so genannten Originalbudgets. Um dem Projekt und seinen Teilen Mittel zuzuordnen, muss die Transaktion „Originalbudget pflegen“ (CJ30) ausgeführt werden. In dieser Transaktion werden alle PSP-Elemente eines Projekts tabellarisch aufgeführt. Das Gesamtbudget eines Projektes kann dabei auf die untergeordneten PSP-Elemente top-down verteilt oder aus den Einzelbudgets buttom-up hochsummiert werden. Die hierarchische Konsistenzprüfung stellt die Konsistenz des Projektbudgets sicher. Im Budgetprofil kann weiterhin festgelegt werden, ob die Mittel als Gesamtwerte oder auf Jahre aufgeschlüsselt zugeordnet werden sollen. Zudem kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Benutzer das Gesamtbudget für ein Projekt pflegen dürfen, indem entsprechende Benutzerstatus zugewiesen werden. Wenn das Originalbudget auf diese Weise für bestimmte Benutzergruppen gesperrt wird, lässt es sich nur durch das Definieren von Nachträgen, Rückgaben und Umbuchungen von diesen Benutzern ändern. Im Verlauf eines Projektes kann es notwendig werden, das Budget des Projektes oder einzelner PSP-Elemente an die reale Kostensituation anzupassen. Dabei kann entweder das Originalbudget verändert (Transaktion CJ30) oder was im Allgemeinen sinnvoller ist, eine Budgetaktualisierung vorgenommen werden. Bei der Budgetaktualisierung wird zwischen Budgetnachträgen, Budgetrückgaben und Budgetumbuchungen unterschieden. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung In manchen Fällen ist es sinnvoll, die Verteilung von Budgetwerten von der tatsächlichen Freigabe von Budgets für die Durchführung von Projekten bzw. Projektteilen abhängig zu machen. Für diesen Zweck existiert im SAP System die Funktion der Budgetfreigabe. Sie ermöglicht die Freigabe von Mitteln zu verschiedenen Zeitpunkten eines Geschäftsjahrs. Mit Hilfe der Budgetvortragsfunktion schließlich können im vorausgegangenen Jahr nicht verbrauchte Mittel auf das neue Geschäftsjahr übertragen werden.

Abbildung 43: Budgetierung

3.1.7.2 Verfügungen und Verfügbarkeitskontrolle Bei der Abwicklung eines Projekts werden die verfügbaren Mittel verschiedenen Stellen zugeordnet. Eine Hauptaufgabe der Budgetverwaltung von Projekten ist es, in der Realisierungsphase der Projekte das Budget der einzelnen Projektteile, also deren genehmigten Kostenrahmen, den Plan-, Obligo- und Istkosten aufgrund von Bestellungen, Leistungsaufnahmen oder bspw. Materialentnahmen gegenüberzustellen. Diese Verbindlichkeiten, so genannte Obligos, werden aufgebaut und Istkosten fallen an. Diese beiden Formen der Mittelbindung bilden zusammen mit Kosten dispositiver Aufträge die Verfügungen. Die Mittelübersicht kann als „passive Verfügbarkeitskontrolle“ betrachtet werden. Das Projektsystem unterstützt jedoch auch die „aktive Verfügbarkeitskontrolle“. Dabei werden die zugehörigen Verfügungen ermittelt und gegen das Budget geprüft. Die Verfügungen können auf dem budgettragenden PSP-Element und den untergeordneten, kontierbaren PSPElementen liegen. Wenn bestimmte Toleranzgrenzen überschritten werden (Unter- oder Überschreitung des Budgets), können bestimmte Systemreaktionen ausgelöst werden. Im Customizing kann zu den jeweiligen Toleranzgrenzen festgelegt werden, wann welche Aktion ausgelöst wird.

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Abbildung 44: Verfügbarkeitskontrolle

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3.2 Praxis: Projektplanung Im Folgenden führen Sie die Projektplanung durch. Dabei müssen Sie zunächst die Termine der einzelnen Projektphasen planen, dann die für die Projektbearbeitung notwendigen Ressourcen bestimmen und die Kostenplanung durchführen.

Abbildung 45: Prozessüberblick: Projektplanung

3.2.1

Terminplanung

Zuerst planen Sie die Termine für Ihre einzelnen Projektteile. Dabei legen Sie die einzelnen Ecktermine soweit bekannt fest.

3.2.1.1 Terminplanung PSP-Element Entwicklung Wählen Sie: Logistik  Projektsystem  Projekt  Project Builder (CJ20N) 1. Im unteren linken Bildbereich finden Sie unter Arbeitsvorrat / Zuletzt bearbeitete Projekte Ihr zuletzt bearbeitetes Projekt. Doppelklicken Sie auf die Projektdefinition, um sich Ihr Projekt anzeigen zulassen.

Abbildung 46: Arbeitsvorrat: SAP System-Screenshot

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2. Wählen Sie das PSP-Element der ersten Projektphase (Entwicklung-Festpreis). Wechseln Sie in das Registerblatt Termine. 3. Geben Sie unter Ecktermine in das Feld EckStart das aktuelle Tagesdatum ein. 4. Bestätigen Sie mit Enter. 5. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (z. B. ist kein Arbeitstag) mit Enter.

3.2.1.2 Terminplanung PSP-Element Blueprint Wechseln Sie nun in das PSP-Element Blueprint. 1. Wählen Sie das Registerblatt Termine. 2. Geben Sie hier ebenfalls das aktuelle Tagesdatum als EckStart ein. 3. Als EckEnde geben Sie das aktuelle Tagesdatum + 14 Tage ein. 4. Bestätigen Sie mit Enter. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (z. B. ist kein Arbeitstag) mit Enter.

3.2.1.3 Terminplanung Meilenstein Blueprint Wechseln Sie nun in den Meilenstein Blueprint. 1. Geben Sie hier als Eck Fixtermin das aktuelle Tagesdatum + 14 Tage ein. 2. Bestätigen Sie mit Enter. 3. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (z. B. ist kein Arbeitstag) mit Enter.

3.2.1.4 Terminplanung PSP-Element Prototyp Wechseln Sie nun in das PSP-Element Prototyp. 1. Wählen Sie das Registerblatt Termine. 2. Geben Sie hier das aktuelle Tagesdatum + 14 Tage als EckStart ein. 3. Bestätigen Sie mit Enter. 4. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (z. B. ist kein Arbeitstag) mit Enter. Die weitere Terminplanung der Projektphase Prototyp wird automatisch anhand der Terminierungsfunktion des Netzplanes durchgeführt. Dazu muss aber zunächst die Ressourcenplanung erfolgen.

3.2.2

Ressourcenplanung und automatische Terminierung

Im Folgenden werden Sie die Ressourcen für die beiden Vorgänge Spezifikation und Konstruktion einplanen.

3.2.2.1 Ressourcenplanung Spezifikation Die Spezifikation des neuen Rennrads wird vom Arbeitsplatz 2100 (Spezifikation Mechanik) im Werk 1300 übernommen. Die Ingenieure des Arbeitsplatzes benötigen dafür schätzungsweise 20 Tage. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung 1. Wählen Sie den Vorgang Spezifikation xxyy aus. 2. Wählen Sie das Registerblatt Eigen. 3. Machen Sie die folgenden Angaben: - Arbeitsplatz 2100 - Werk (hinter dem Schrägstrich) 1300 - Bestätigen Sie mit Enter. 4. Das System füllt das Feld Leistungsart mit der Leistungsart 1421 (Personalzeit) aus. 5. Geben Sie nun unter Terminierung im Feld Dauer normal 20 (Tage) ein. 6. Bestätigen Sie mit Enter. 7. Das System berechnet anhand der Arbeitsplatzformeln nun die von dem Arbeitsplatz erbrachte Arbeit aus und schreibt in das Feld Arbeit 180 Stunden ein. 8. Selektieren Sie das Flag ProjVerdichtg. 9. Bestätigen Sie mit Enter.

Abbildung 47: Ressourcenplanung Spezifikation: SAP System-Screenshot

3.2.2.2 Ressourcenplanung Konstruktion Die Konstruktion des Prototyps wird vom Arbeitsplatz PS01 (Arbeitsplatz PS01) im Werk 1300 übernommen. Die Ingenieure des Arbeitsplatzes benötigen dafür schätzungsweise 30 Tage. 1. Wählen Sie den Vorgang Konstruktion aus. 2. Wählen Sie das Registerblatt Eigen. 3. Geben Sie in das Feld Arbeitsplatz PS01 und hinter dem Schrägstrich das Werk 1300 ein. 4. Bestätigen Sie mit Enter. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Das System füllt das Feld Leistungsart mit der Leistungsart 1421 (Personalzeit) aus. Geben Sie nun unter Terminierung im Feld Dauer normal 30 (Tage) ein. Bestätigen Sie mit Enter. Das System berechnet anhand der Arbeitsplatzformeln nun die von dem Arbeitsplatz erbrachte Arbeit aus und schreibt in das Feld Arbeit 270 Stunden ein. 9. Selektieren Sie den Flag ProjVerdichtg. 10. Bestätigen Sie mit Enter. Damit wäre die Ressourcenplanung für die Projektphase beendet. Führen Sie nun die Terminierung für das gesamte Projekt abschließend durch. 11. Wählen Sie dazu in der Projektstruktur auf der linken oberen Seite die Projektdefinition Techno-Doping-xxyy aus. 12. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten  Termine  Terminieren aus. 13. Das System sollte nun in der Statusleiste Terminierung ausgeführt ausgeben. Sie können sich nun von der Konsistenz der Terminplanung überzeugen, in dem Sie das PSPElement Entwicklung-Festpreis wählen und dort auf das Registerblatt Termine navigieren. Es sollte nun im Feld EckEnde ein Termin stehen. Dieser Termin sollte entsprechend konsistent mit dem EckEnd Termin für das PSP-Element Prototyp und dem Endtermin des Netzplans sein.

Abbildung 48: Termine PSP-Element Prototyp: SAP System-Screenshot

Überprüfen Sie auch die Datumsangaben im Registerblatt Termine der einzelnen Vorgänge. Starttermin des Vorgangs Spezifikation sollte derselbe sein, wie der Starttermin des Netzplans und dessen Endtermin sollte vor dem Starttermin des Vorgangs Konstruktion liegen.

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Abbildung 49: Termine Netzplan Prototyp: SAP System-Screenshot

Abbildung 50: Termine Vorgänge Spezifikation/Konstruktion: SAP System-Screenshot

Sollte dies nicht der Fall sein, so führen Sie die Terminierung für den Vorgang Spezifikation erneut aus. Wenn das Enddatum des Vorganges Spezifikation nicht dem Startdatum des Vorganges Konstruktion entsprechen sollte, dann sollten Sie das NF Anordnungsbeziehungskennzeichen in der Beziehung zwischen den beiden Vorgängen nochmals überprüfen. 14. Sichern Sie Ihr Projekt.

3.2.3

Kostenplanung

Als nächster Punkt der Projektplanung steht die Kostenplanung auf dem Programm. Als erstes soll mit Hilfe des Easy Cost Planning die Kosten der Blueprint Phase geplant werden.

3.2.3.1 Easy Cost Planning Öffnen Sie erneut Ihr Projekt. 1. Wählen Sie in der Projektstruktur das PSP-Element Blueprint. 2. Wählen Sie aus dem Menü Springen/Easy Cost Planning. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung 3. Geben Sie als Kalkulationsvariante PS06 ein. 4. Drücken Sie . 5. Markieren Sie im linken Fenster die Phase Blueprint xxyy. Im rechten Fenster erscheint der Button . Drücken Sie diesen Button. 6. Im darauf erscheinenden Suchfenster bestätigen Sie lediglich den Button Suche starten. 7. Sie erhalten eine Auswahl an Planungsvorlagen, die bereits im SAP ERP System hinterlegt sind. 8. Scrollen Sie die Liste runter zur Planungsvorlage ZPS101 (Aufzug: Konstruktion). Aus Einfachheitsgründen gehen wir an dieser Stelle davon aus, dass die Entwicklung eines Rennrades dieselbe Projektkostenstruktur aufweist, wie es bei der Entwicklung eines Aufzugs der Fall wäre.

9. Doppelklicken Sie auf die Planungsvorlage ZPS101. Es erscheint nun im linken Fenster des Easy Cost Planning ein Eingabefeld für Interne Arbeitsstunden und Zusatzkosten. Wir gehen davon aus, dass die Durchführung der Blueprint Phase 600 Ingenieursstunden veranschlagt und keine weiteren Kosten entstehen werden. 10. Geben Sie in das Feld Interne Arbeitsstunden den Wert 600 ein. Das Feld Zusatzkosten lassen Sie bitte frei. 11. Bestätigen Sie, indem Sie den Button Übernehmen drücken. 12. Sie sehen nun, dass im linken Fenster unter der Phase Blueprint zwei Kostenpositionen aufgeführt werden (Engineering 1 und 2) mit einem Gesamtwert von 23640 €. 13. Wählen Sie nun den Button tenpositionen anzuschauen.

, um sich die einzelnen Kos-

Ihnen sollte sich folgende Sicht bieten:

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Abbildung 51: Easy Cost Planning: SAP System-Screenshot

In der Einzelpositionsanzeige im unteren Bildbereich kann man nun einzelne Posten anpassen oder löschen. Auch neue Posten können bei Bedarf hinzugefügt werden. Wir werden diese Kalkulation aber so in unsere Projektkostenplanung unverändert aufnehmen. 1. Betätigen Sie zunächst den Button

.

2. Betätigen Sie nun im linken Fenster den Button , um die Kalkulation abzuschließen. 3. Gehen Sie nun zurück in den Project Builder. Das System meldet, dass die Kalkulation übernommen wurde. Wie Sie sehen, ermöglicht das Easy Cost Planning anhand vordefinierter Planungsvorlagen und der Verknüpfung mit dem Controlling (Arbeitsplätze, Leistungsarten, Tarife etc. in den Einzelpositionen) eine sehr bequeme Vorgehensweise, die manuelle Kostenplanung auf PSPElementen durchzuführen. Dabei basieren die Vorlagen entweder auf bereits durchgeführten Projekten, SAP Best Practice Lösungen oder können bei Bedarf auch selbst erstellt werden. Entsprechende Funktionen zur Erstellung von Planungsvorlagen sind im SAP ERP System gegeben.

3.2.3.2 Netzplankalkulation Nun werden Sie noch die Kostenplanung für die Phase Prototyp durchführen. Dieser Schritt ist sogar einfacher als beim Easy Cost Planning, da alle benötigten Werte (Arbeitsplatz, Arbeitszeit, Leistungsarten etc.) bereits im Netzplan (bzw. in den Vorgängen) bei der Ressourcenplanung angegeben wurden. Dies ist ebenfalls ein großer Vorteil der Networkkalkulation, da alle für die Kalkulation benötigten Daten direkt aus SAP CO Stammdaten (Arbeitsplätze, Arbeitszeiten, Leistungsarten, Leistungstarife etc.) bezogen werden und somit die Kalkulation automatisch durchgeführt wird. 1. Markieren Sie Ihren Netzplan (Prototyp-Netzplan) in der Projektstruktur im linken oberen Fenster. 2. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten/Kosten/Kosten ermitteln. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung 3. Das System meldet, dass die Kosten ermittelt wurden. 4. Wählen Sie nun wiederum aus dem Menü Bearbeiten/Kosten/Einzelnachweis. Sie sehen, die einzelnen Kostenpositionen zum Netzplan mit einem Gesamtwert von ca. 10.575 € (kleinere Abweichungen können auftreten).

Abbildung 52: Netzplankalkulation: SAP System-Screenshot

3.2.4

Grafische Planungshilfen

Im SAP-Projektsystem können Sie sich die Projektdefinitionen und Projektplanungen auch in grafischer Form anzeigen lassen.

3.2.4.1 Hierarchiegrafik Werfen Sie einen Blick auf Ihr Projekt, indem Sie die Hierarchiegrafik nutzen. 1. Gehen Sie in den Project Builder zurück. 2. Wählen Sie den obersten Knoten Ihrer Projektdefinition (Techno-Doping-xxyy). 3. Wählen Sie den

-Button.

Abbildung 53: Hierarchiegrafik öffnen: SAP System-Screenshot

4. Sie sehen nun die Hierarchiegrafik Ihres Projektstrukturplans.

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Abbildung 54: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot

5. In dieser Grafik haben Sie alle Funktionalitäten zur Bearbeitung Ihres Projektes. Durch Doppelklick auf die einzelnen PSP-Elemente können Sie in deren Details verzweigen und diese entsprechend bearbeiten. Weiterhin können Sie hier PSP-Elemente definieren, neu anordnen oder löschen. 6. Gehen Sie in den Project Builder zurück.

3.2.4.2 Netzplangrafik Markieren Sie nun Ihren Netzplan. 1. Wählen Sie den -Button. 2. Nun sehen Sie die Netzplangrafik zu Ihrem Netzplan Prototyp mitsamt den einzelnen Vorgängen und der Anordnungsbeziehung zwischen ihnen.

Abbildung 55: Netzplangrafik: SAP System-Screenshot

3. Auch in der Netzplangrafik stehen Ihnen alle Möglichkeiten zur Bearbeitung des Netzplans zur Verfügung. Neben den Vorgängen und der Anordnungsbeziehung sehen Sie auch in den einzelnen Vorgängen die Start- und Endtermine. Durch Doppelklick auf einen Vorgang können Sie in die Details verzweigen. 4. Gehen Sie in den Project Builder zurück. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung 3.2.4.3 Projektplantafel Stellen Sie Ihr Projekt in der Projektplantafel dar. 1. Expandieren Sie im linken oberen Fenster Ihrer Projektstruktur alle Knoten. Wählen Sie nun den obersten Knoten Ihrer Projektdefinition (Techno-Doping-xxyy). 2. Wählen Sie den

-Button.

Abbildung 56: Projektplantafel öffnen

3. Die Projektplantafel für Ihre Projektdefinition wird angezeigt. 4. Dieses Tool ist, wie Sie aus der theoretischen Abhandlung zu Bearbeitungsfunktionen wissen, ein vollwertiger Ersatz für den Project Builder. In der Projektplantafel stehen Ihnen alle Funktionen des Project Builder zur Verfügung. 5. Sie sehen nun alle Projektphasen auf einer Zeitachse auf der rechten Seite. Auf der linken Seite sehen Sie die einzelnen Projektbestandteile tabellarisch aufgeführt mit den entsprechenden Plankosten, Terminen etc. Die Istkosten und Erlöse sind natürlich noch nicht eingetragen.

Abbildung 57: Projektplantafel: SAP System-Screenshot

6. Verlassen Sie die Projektplantafel. (Sichern Sie, falls gefragt) 7. Sichern Sie Ihr Projekt. Verlassen Sie den Project Builder. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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3.2.5

Projektfreigabe

Nun da Sie die Termine, Ressourcen und Kosten geplant haben, können Sie mit dem Kunden in Verhandlung treten. Sie vereinbaren mit Ihrem Kunden 5xxyy (aus der Fallstudie Kundenauftragsmanagement), dass Sie das Projekt für 50.000 € plus die Kosten für die Sonderaufwendung durchführen werden. Der Kunde ist einverstanden, Sie geben den Auftrag frei und erfassen den Kundenauftrag. Rufen Sie folgende Transaktion auf: Logistik  Projektsystem  Projekt  Project Builder (CJ20N) 1. Wählen Sie Ihr Projekt aus. 2. Das System zeigt nun oben links die Projektstruktur an. Auf der rechten Seite sehen Sie in der Registerkarte Grunddaten das Feld Systemstatus. Dies sollte den Wert eröffnet (EROF) enthalten, da dieser Wert standardmäßig beim Anlegen eines Projekts gesetzt wird. 3. Um mit diesem Projekt operativ arbeiten zu können, muss es freigegeben werden. Klicken Sie dazu im Menü auf: Bearbeiten  Status  Freigeben. 4. Das Feld Systemstatus enthält nun den Eintrag Freigegeben (FREI). Um weitere Informationen über den Status zu erhalten, klicken Sie auf das Symbol. Mit dem -Button gelangen Sie zurück in die Projektübersicht. 5. Sichern Sie das freigegebene Projekt und beenden Sie den Project Builder.

3.2.6

Erfassen der projektbezogenen Kundenaufträge

Im Folgenden legen Sie Kundenaufträge an und führen das Kreditmanagement durch.

Abbildung 58: Prozessübersicht: Kundenauftragsmanagement

Für die Vertriebsabwicklung und spätere Fakturierung sind nun Kundenaufträge zum Projekt zu erfassen. Insgesamt sind zwei Verkaufsbelege anzulegen: Einer für den Projektteil, der zu fest vereinbarten Preisen nach Projektmeilensteinen berechnet wird und ein Auftrag, der abhängig vom tatsächlichen Zeitaufwand des Tests aufwandsbezogen fakturiert wird. Der Zusammenhang zwischen Projekt und Aufträgen ist in der folgenden Abbildung skizziert.

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Abbildung 59: Kundenauftrag für Meilensteinfaktura; Fallstudie PS, 2007

Wie aus der Abbildung zu ersehen ist, wird ein Kundenauftrag zur Meilensteinfakturierung angelegt. Der Kundeauftrag bezieht sich auf das durchzuführende Projekt. Die zwei Meilensteine der Projektstruktur werden entsprechend ihrer Ecktermine in den Auftrag eingebunden. Somit erfolgt die Fakturierung des Kundenauftrages anhand der einzelnen Meilensteine im Projektstrukturplan. Sobald ein Meilenstein erreicht ist, also wenn bspw. die erste Projektphase Blueprint abgeschlossen ist, kann diese dem Kunden im Zusammenhang mit dem Terminauftrag in Rechnung gestellt werden.

3.2.6.1 Anlegen des Auftrags für die Meilensteinfakturierung Legen Sie nun zuerst einen Auftrag für die Meilensteinfakturierung an. Dazu sind die nachfolgend beschriebenen Schritte notwendig. Verdeutlichen Sie sich bei der Bearbeitung den Bezug zu dem im ersten Teil dieser Fallstudie erstellten Projekt. Wählen Sie zunächst die folgende Transaktion: Logistik  Vertrieb  Verkauf  Auftrag  Anlegen (VA01) 1. Geben Sie folgendes ein: - Auftragsart TA (Terminauftrag) - Verkaufsorganisation 1000 (Deutschland Frankfurt) - Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf) - Sparte 00 (spartenübergreifend) - Drücken Sie Enter. 2. Geben Sie anschließend ein: - Auftraggeber 5xxyy - Bestellnummer 1234xxyy - Bestätigen Sie mit Enter. 3. Geben Sie dann im Feld Material den zuvor angelegten Dummystammsatz Technoxxyy und als Auftragsmenge 1 an. Bestätigen Sie mit Enter.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung Das System meldet zunächst, dass das Kreditlimit Ihres Kunden überschritten wurde. Übergehen Sie diese Meldung. Das System meldet nun einen Preisfindungsfehler. In diesem Falle ist das Absicht. Der Preis für ein Projekt ist immer Gegenstand konkreter Verhandlungen und muss also manuell hinterlegt werden. 4. Markieren Sie dazu die Zeile des Materials, so dass Sie farbig hinterlegt ist. Wählen Sie dann im Menü Springen  Position  Konditionen. 5. Sie gelangen in die Registerkarte Konditionen zur Position 10. 6. Tragen Sie in der Tabelle weiter unten in der ersten weißen Zeile in der Spalte Konditionsart Preis (PR00) und in der Spalte Betrag 50000 ein. Bestätigen Sie mit Enter. 7. Das System kalkuliert neu und verschiebt die neue Zeile nach ganz oben. Es erscheint ein Endbetrag von 59500 inklusive Mehrwertsteuer.

Abbildung 60: Konditionen für projektbezogenen Kundenauftrag: SAP System-Screenshot

8. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontierung. Geben Sie hier im Feld PSP-Element das Festpreiselement des Projekts an: A-1xxyy-1. Dadurch wird der Auftrag mit der Projektstruktur verknüpft. Sollte das PSP Element Feld an dieser Stelle nicht angezeigt werden, dann haben Sie einen Fehler in den Materialstammdaten von Techno-xxyy. In diesem Fall verlassen Sie die Transaktion ohne zu speichern und gehen zurück zu MM02. Geben Sie Techno-xxyy ein überprüfen Sie, ob Sie die Strategiegruppe 21 und die Positionstypgruppe 0005 eingegeben haben. Fangen Sie dann nochmals bei 3.2.6.1. an. Wenn das PSP Element Feld immer noch nicht angezeigt wird, dann kontaktieren Sie Ihren Tutor. Arbeiten Sie nicht weiter, bevor dieses Problem nicht gelöst wurde!

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Abbildung 61: Kontierung Meilenstein: SAP System-Screenshot

9. Wählen Sie nun die Registerkarte Fakturplan. 10. Die angezeigten Fakturierungstermine entstammen einer IDES-Vorlage. Eigentlich sollten die Termine den Projektmeilensteinen entsprechen. Löschen Sie deshalb alle vorhandenen Termine. Klicken Sie dazu auf das anschließend auf das

-Symbol (alle markieren) und

-Symbol (Zeile löschen).

Abbildung 62: Fakturierungsplan (1): SAP System-Screenshot

11. Um nun die Termine aus den Meilensteinen zu generieren, klicken Sie auf das -Symbol. 12. Das System öffnet ein Fenster mit Selektionskriterien. Selektieren Sie PSP-Element und geben Sie den Schlüssel Ihres Projekts ein (A-1xxyy-1). Bestätigen Sie mit Enter.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung 13. Nun zeigt das System zwei Meilensteine an. Selektieren Sie beide Zeilen und klicken Sie auf das -Symbol. 14. Das System übernimmt die beiden Meilensteine, wobei sowohl die Plandaten, als auch die Fakturierungsprozentsätze aus der Projektstruktur übernommen werden. In der Spalte Sperre sollte jeweils Rückmeldung fehlt (02) stehen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungen erst bei Erreichen des Meilensteins gestellt werden.

Abbildung 63: Fakturierungsplan (2): SAP System-Screenshot

15. Wählen Sie den -Button (zurück). Übergehen Sie eventuelle Informationen (z. B. Kreditprüfung) mit Enter. 16. Sichern Sie den Auftrag und notieren Sie die Auftragsnummer. Terminauftrag 1 (Meilensteinfakturierung): _________________________________

3.2.6.2 Anlegen des Auftrags für die aufwandsbezogene Fakturierung Erstellen Sie nun den zweiten Auftrag für die aufwandsbezogene Fakturierung. Die nachfolgenden Schritte führen Sie zum Ziel. Im Rahmen der aufwandsbezogenen Fakturierung werden die Aufwendungen (gemeldete Beraterstunden = Ursprungsdaten) umgeschlüsselt in Verkaufsmaterialien. Dabei wird anstelle des internen Stundensatzes ein (höherer) externer SD-Verkaufspreis ermittelt. Dabei wird der interne Stundensatz, den Sie selber für Ihren Testfahrer (Leistungsart T-xxyy) erfasst haben und die Kosten der Leistung angeben, durch einen externen SD-Verkaufspreis ersetzt, der im Zusammenhang mit dem Material Testfahrer1 steht. Dieses Material wurde zur Vorbereitung dieser Fallstudie von Ihrem Dozenten erstellt. Dieses Material stellen Sie beim zweiten Terminauftrag dem Kunden als Dummy-Material für die Verrechnung der Beraterleistungen in Rechnung.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung Bei der Fakturierung werden Sie später im Fakturavorrat auch einen Betrag von 200 € ausgewiesen bekommen. Diese Faktura werden Sie nicht bearbeiten, sondern bearbeiten nur den durch die Umschlüsselung sich ergebenden Betrag von 8000 € bei der Aufwandsbezogenen Fakturierung. Dieser Betrag beinhaltet nämlich auch die Berücksichtigung der Menge der erbrachten Leistung. Wählen Sie erneut die Transaktion: Logistik  Vertrieb  Verkauf  Auftrag  Anlegen (VA01) 1. Geben Sie die folgenden Daten ein: 1. Auftragsart TA (Terminauftrag) 2. Verkaufsorganisation 1000 (Deutschland Frankfurt) 3. Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf) 4. Sparte 00 (spartenübergreifend) 5. Drücken Sie Enter. 2. Machen Sie die folgenden Angaben: 1. Auftraggeber 5xxyy 2. Bestellnummer 1234xxyy 3. Bestätigen Sie mit Enter. 3. Geben Sie dann im Feld Material Testfahrer1 und als Auftragsmenge 1 an. Dieses Material ist zuvor vom Tutor angelegt worden. Bestätigen Sie mit Enter. Übergehen Sie wiederum die Meldung zur Kreditprüfung. 4. Das System ermittelt als Mengeneinheit Stunde (STD) und als Preis 200 EURO. Diese Angaben können durch Scrollen nach rechts überprüft werden. Diese Testfahrerstunde dient nur als Dummy-Wert, da die Rechnungserstellung später nicht mit Bezug auf die Auftragsmenge (hier: 1 Stunde) sondern bezogen auf die tatsächlich erbrachten Zeiten erfolgen wird. 5. Um den Auftrag mit der entsprechenden Projektstruktur zu verknüpfen, markieren Sie die erste Zeile und wählen im Menü Springen  Position  Kontierung. 6. Tragen Sie hier in das Feld PSP-Element das zuvor angelegte Element für Sonderaufwendungen A-1xxyy-2 ein. Geben Sie das zuvor erstellte PSP-Element für Sonderaufwendungen A-1xxyy-2 in das Feld PSP-Element ein.

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Abbildung 64: Kontierung Sonderaufwendungen: SAP System-Screenshot

7. Wählen Sie Enter. Übergehen Sie die eventuelle Meldung Ereignisobjekt wird neu abgeleitet mit einem erneuten Druck auf Enter. 8. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Verkauf B. 9. Geben Sie im Bereich Steuerung aufwandsbezogener Fakturierung und Angebotserstellung im Feld DPP-Profil WIP ein.

Abbildung 65: Dynamische Posten Profil: SAP System-Screenshot

10. Bestätigen Sie mit Enter und sichern Sie Ihren Auftrag. 11. Übergehen Sie eine eventuelle Meldung zur Kreditprüfung und notieren Sie die Auftragsnummer. Terminauftrag 2 (aufwandsbezogene Faktura): ______________________________

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3.2.7

Kreditmanagement

Sie haben wahrscheinlich für Ihren Kunden 5xxyy beim Anlegen beider Aufträge eine Meldung bzgl. des überschrittenen Kreditlimits erhalten. Aufgabe (!): Sie müssen, wenn Sie eine Meldung zur Kreditlimitprüfung erhalten haben, die beiden Aufträge manuell freigeben. Wie Sie das anstellen, haben Sie bereits in der Fallstudie Finanzwesen gelernt. Führen Sie die Auftragsfreigabe selbständig durch.

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3.3 Erläuterung Was haben wir bisher gelernt? Sie haben gelernt, wie die Planungsphase in SAP PS realisiert wird und welche Prozesse zu dieser Phase gehören.

3.3.1

Aspekte der Planung

Mit Projektsystemen können viele verschiedene Aspekte geplant werden, z. B. Folgendes: - Ressourcen - Termine - Materialien - Erlöse - Kosten - Zahlungen Mit der Projektplantafel können alle für das Projekt erforderlichen Daten (insbesondere die Termine) angelegt, sowie das Projekt bearbeitet und ausgewertet werden. Durch die Kombination von Daten im Tabellenformat in Verbindung mit einer grafischen Darstellung wird jederzeit ein umfassender Überblick über das Projekt geboten. Die Projektplantafel bietet die folgenden Funktionen: - Termine planen, überprüfen und ändern - Ressourcen planen, terminieren und überprüfen - Arbeit festlegen und verteilen - Kapazitäten abgleichen - Kosten kalkulieren

3.3.2

Terminplanung

Terminplanung mit PSP-Elementen - Planen und Erfassen einzelner PSP-Elemente Termine - Bereits beim Anlegen eines Projektes können geplante Start- und Endtermine für das Projekt festgelegt werden. In der Projektplantafel können die Termine tabellarisch oder grafisch geplant werden. - In der Grobplanung werden für PSP-Elemente Termine festgelegt, die für die detailliertere Planung verbindlich sind. Dieser Grobplan kann als Grundlage für die detailliertere Planung oder Terminierung mit Netzplänen verwendet werden - Mit mehreren Funktionen der Terminplanung können Termine zu einem späteren Zeitpunkt verglichen, abgestimmt oder berechnet werden. - Weiterhin ist zu beachten, dass bei einer Terminverschiebung in einem PSP-Element, nicht automatisch eine Verschiebung der Plantermine anderer PSP-Elemente führt. Dies liegt daran, dass zwischen PSP-Elementen keine Anordnungsbeziehungen bestehen.

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Im SAP-Projektsystem können für die Terminierung im Projektstrukturplan Termine von PSP-Elementen vererbt (top-down) oder hochgerechnet (buttom-up) werden Termine können natürlich auch manuell gepflegt werden.

Terminierung mit Netzplänen - Plantermine von Vorgängen werden automatisch vom System berechnet - Es stehen folgende transaktionsabhängige Optionen zur Verfügung: o Netzplanterminierung o Gesamtterminierung o PSP-Terminierung - Für die Terminierung stehen zwei Prinzipien zur Verfügung: o Bei der Vorwärtsterminierung (früheste Lage) geht das System von den Vorgängen aus, die keine Vorgänger mehr haben. Basierend auf deren Starttermine und den Vorgangsdauern werden die frühesten Starttermine aller betroffenen Vorgänge berechnet. o Bei der Rückwärtsterminierung (späteste Lage) verhält es sich genau umgekehrt. Dabei werden die Vorgänge ausgewählt, die keine Nachfolger mehr besitzen und anhand derer Endtermine und den Vorgangsdauern werden die spätmöglichsten Endzeitpunkte für alle betroffenen Vorgänge errechnet.

3.3.3 -

-

-

Ressourcenplanung Wenn ein Projektstrukturplan verwendet wird, können Kosten für interne und externe Ressourcen geplant und später gebucht werden Netzpläne werden verwendet o bei einer logistischen Ressourcenplanung, im Sinne einer Kapazitätsplanung o oder bei einem automatischen Datenaustausch zwischen der Projektstruktur und Einkaufsbelegen. Eine manuelle Kostenplanung für die benötigten Ressourcen und eine manuelle Kontierung von Einkaufsbelegen auf der Ebene von PSP-Elementen ist bei Verwendung von Netzplänen nicht notwendig. Zur Planung benötigter Ressourcen können entsprechend Vorgänge im Netzplan verwendet werden. Im Projektsystem werden die folgenden Ressourcen unterschieden: o Eigenbearbeitungsvorgänge o Fremdbearbeitungsvorgänge o Dienstleistungsvorgänge

Eigenbearbeitung - Einplanen von Kapazitäten und Kosten, die unternehmensinterne Ressourcen leisten - Es werden im Detailbild zum Vorgang die Arbeit und der Arbeitsplatz, an dem die Arbeit anfällt, angegeben werden. - Die Verwendung von Arbeitsplätzen ist Voraussetzung für die Kapazitätsplanung mit Netzplänen. o Arbeitsplätze enthalten Kalkulationsdaten, welche die Kalkulation von Vorgängen ermöglichen. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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o Arbeitsplätze enthalten Terminierungs- und Kapazitätsdaten, die für die Terminierung und die Kapazitätsplanung benötigt werden. o Zu den Vorgängen kann die Kapazitätsauslastung der Arbeitsplätze ausgewertet werden. Gegebenenfalls kann über die Projektplantafel oder die Kapazitätsplantafeln ein Kapazitätsabgleich durchgeführt werden. Durch die Rückmeldung von Vorgängen werden Kapazitätsbedarfe abgebaut und Isttermine sowie Istkosten erfasst.

Fremdbearbeitung - Einplanen von Kapazitäten und Kosten, die unternehmensexternen Ressourcen leisten - Erstellen von Bestellanforderungen, Bestellungen, Zugriff auf Daten aus dem Einkauf (z. B. einen Einkaufsinfosatz, der die Preise und Lieferzeiten für die Fremdbearbeitung enthält) Dienstleistungsvorgang - Ähnlich wie Fremdbearbeitungsvorgang - kann aber eine ganze Hierarchie geplanter Dienstleistungen enthalten, die vom Lieferanten eingekauft werden sollen - Der Wareneingang von Dienstleistungen ist in zwei Schritte aufgeteilt: o Leistungserfassung o Leistungsabnahme - Fremdbearbeitungs- oder Dienstleistungsvorgänge werden durch den Steuerschlüssel festgelegt.

3.3.4 -

-

Material im Projekt Über Materialien wird die Verbindung zwischen SAP PS, SAP SD, SAP MM und SAP PP hergestellt. Im Rahmen der Projektplanung können für Materialien, deren Beschaffung, Verbrauch und Lieferung geplant werden. Mit Hilfe von PSP-Elementen können Kosten für die Beschaffung von Materialien geplant sowie diverse Belege wie Materialreservierungen, Bestellanforderungen, Bestellungen, Warenein- und -ausgänge auf PSP-Elemente kontiert werden. Bei Verwendung von PSP-Elementen ist die manuelle Kontierung von Belegen auf PSP-Elementen nicht mehr notwendig (seit ECC 5.0). Eine integrierte Materialplanung, bei der automatisch Daten zwischen einem Projekt und dem Einkauf oder der Produktion ausgetauscht werden, steht nur bei Einsatz von Netzplänen zur Verfügung.

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3.3.5 -

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-

Kostenplanung im Projekt Wenn nur Projektstrukturpläne für die Abbildung von Projekten verwendet werden, müssen Kosten auf Ebene der PSP-Elemente für die spätere Durchführung der einzelnen Projektteile manuell eingeplant werden. Zur Kostenplanung in den PSP-Elementen gehören: o Hierarchische Planung o Detailplanung o Einzelkalkulation o Easy Cost Planning Weitere Möglichkeit: Vorgänge zu PSP-Elementen anlegen und über diese Vorgänge Kosten planen. o Netzplankalkulation: Auf Basis der Ressourcen- und Materialplanung mithilfe von Netzplänen kann das SAP System automatisch Plankosten für die Beschaffung und den Verbrauch von Ressourcen und Materialien berechnen. o Vorteile der Netzplankalkulation:  Der resultierende Plan kann auf ein neues Projekt kopiert werden.  Wenn Projektteile verschoben werden, wird die Kostenplanung automatisch mit den Vorgängen verschoben.  Die Planung über Netzplanvorgänge ist kostenarten- und periodengerecht.

Easy Cost Planning - Einfaches Werkzeug für die Kostenplanung auf PSP Elementenebene im Project Builder. - Die Kostenplanung über Easy Cost Planning ist kostenartgerecht. - Prinzip: Verwendung von Planungsvorlagen zur Erfassung von Kalkulationspositionen o Planvorlagen können auf dem SAP Standard (Best Practice Lösungen) o oder auf bereits durchgeführten Projekten basieren - IDEE hinter Easy Cost Planning: Man verwendet die Kostenstruktur eines bereits durchgeführten Projektes, welcher mit dem aktuell durchzuführenden Projekt vergleichbar ist. - Beispiel: Ihnen steht eine Planungsvorlage der Kostenstruktur (verwendete Leistungsarten, Arbeitsplätze, Ressourcen etc.) eines Softwareprojektes zur Verfügung. Nun wollen Sie die Kosten eines neuen Softwareprojektes schätzen (planen). Sie verwenden die in der Vorlage angebotenen Felder für Leistungsarten, Kostenstellen etc. und tragen nur die Mengen (Arbeitszeiten, Anzahl Mitarbeiter, Materialverbrauch etc.) ein. Der Rest wird aus der Vorlage übernommen und die voraussichtlichen Kosten berechnet.

3.3.6 -

Auftragszuordnung zum Projekt Einem Projekt können verschiedene Aufträge zugeordnet werden (Innenauftrag, Fertigungsauftrag, Instandhaltungsauftrag)

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Die Aufträge werden nach ihrer Auftragskategorie bestimmt. Der Netzplan ist ebenfalls eine Auftragskategorie. - Die Auftragskategorien für die entsprechenden Anwendungen werden vom System festgelegt. - Innerhalb einer Auftragskategorie können eigene Auftragsarten festgelegt werden. Die Auftragsart steuert folgende Aspekte: o Nummernvergabe o Vorschlagswert-Einstellungen o benutzerspezifisches Statusmanagement o benutzerspezifische Feldsteuerung - Abhängig von der Auftragsart und dem Werk können die Netzpläne nach Kopf oder nach Vorgängen zugeordnet werden. Normalerweise werden nach Vorgängen zugeordnete Netzpläne verwendet, wo die Kosten vorgangsweise erfasst werden. Nach Kopf zugeordnete Netzpläne haben nur für die Zuordnung von Netzplänen zu Kundenaufträgen Bedeutung (ohne PSP).

3.3.7

Kostenplanung und Budgetierung

1. In der Planungsphase werden Projektkosten so akkurat wie möglich geschätzt 2. In der darauf folgenden Genehmigungsphase werden Projektmittel in Form von Budgets den einzelnen Projektteilen zugewiesen 3. Das Budget unterscheidet sich dabei von der Projektkostenplanung durch seine Verbindlichkeit 4. Das Budget ist der von der Geschäftsleitung verabschiedete Rahmen für die Entwicklung der Projektkosten in einem bestimmten Zeitraum Budgetierung Budgetierungsprozess: 1. Sie vergeben ein sogenanntes Originalbudget (Transaktion CJ30) - Alle PSP Elemente des Projektes werden in einer Tabelle angezeigt - Das gesamte Budget eines Projektes kann auf die untergeordneten PSP Elemente top-down verteilt werden, oder es setzt sich aus den einzelnen Teilbudgets bottom-up zusammen. - Die hierarchische Konsistenzprüfung stellt die Konsistenz des Projektbudgets sicher - Im Budgetprofil kann weiterhin festgelegt werden, ob die Mittel als Gesamtwerte oder auf Jahre aufgeschlüsselt zugeordnet werden sollen. 2. Sie können Authorisierungen für die Budgetpflege festlegen. 3. Während der Projektdurchführung kann das Budget des Projektes oder einzelner PSP Elemente angepasst werden - Sie können das Origialbudget anpassen. - Sie können Budgetaktualisierungen durchführen. - Budgetaktualisierung unterscheidet zwischen  Budgetnachträgen  Budgetrückgaben Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektplanung und Projektbudgetierung  und Budgetumbuchungen 4. Budgetfreigabe ermöglicht die Freigabe von Mitteln zu verschiedenen Zeitpunkten eines Geschäftsjahrs 5. Budgetvortragsfunktion erlaubt die Übertragung von im vorausgegangenen Jahr nicht verbrauchte Mittel auf das neue Geschäftsjahr Verfügungen und Verfügbarkeitskontrolle Diese Komponente dient der Überwachung und Steuerung von Projektkosten. Ein Projektleiter kann jederzeit mit Hilfe der Verfügbarkeitskontrolle eine Übersicht über die Verfügungen der Mittel und deren Art aufrufen. Die Verfügbarkeitskontrolle ermöglicht eine aktive Kontrolle der Kosten durch die Ausgabe von Warnungen und Fehlermeldungen zur Zeit der Entstehung der Kosten. Die Komponente ist durchgängig mit vor- und nachgelagerten Komponenten integriert, z. B.: - Controlling (CO) - Finanzwesen (FI) - Produktionsplanung und -steuerung (PP) - Materialwirtschaft (MM) Mit der Verfügbarkeitskontrolle überwachen Sie die Mittel durch die Vergabe von Budgets. - Passive Verfügbarkeitskontrolle: Übersicht der Mittel, ihrer Verfügungen und deren Art - Aktive Verfügbarkeitskontrolle: Verhinderung zu hoher Verfügungen bereits zum Zeitpunkt der Entstehung. Das System prüft beim Erfassen von betriebswirtschaftlichen Vorgängen, die Kosten auf einem Controlling-Element erzeugen (z. B. Buchung einer Rechnung), ob das verfügbare Budget des Controlling-Elements noch ausreicht. Für Projekte können Sie alternativ zum aktuellen Budget auch Freigaben verwenden. Für die Prüfung werden die im Customizing definierten Toleranzgrenzen herangezogen Die Verfügbarkeitskontrolle prüft jeweils das verteilbare aktuelle Budget (bzw. Freigabe) gegen den Verfügtwert. - Verteilbares Budget: Noch nicht auf andere untergeordnete PSP-Elemente verteiltes Budget eines Controlling-Elements. - Verfügtwert: Angefallene Kosten auf dem Controlling-Element.

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Abbildung 66: Verfügbarkeitsprüfung: help.sap.com

Mittelbindung Mit dieser Funktion werden erwartete Kosten bzw. Erlöse erfasst, bei denen zum augenblicklichen Zeitpunkt noch nicht bekannt ist, durch welchen Vorgang (Bestellung, Materialreservierung etc.) sie später tatsächlich verursacht werden. Damit können frühzeitig Teile des Budgets reserviert werden. Die Mittelbindung kann auf Innenaufträgen, Kostenstellen oder Projekten kontiert werden. Eine Mittelbindung, die auf ein PSP-Element, einen Netzplan oder einen Innenauftrag kontiert ist, nimmt an der aktiven Budget-Verfügbarkeitskontrolle teil. Die Mittelbindung prüft, ob das verfügbare Budget noch ausreicht. Dabei berücksichtigt das System definierte Toleranzgrenzen unter- und oberhalb des Budgets. Die Mittelbindung weist das System als Obligo im Informationssystem der Kontierungsobjekte aus. Die Mittelbindung umfasst folgende Einzelaktivitäten. - Mittelbindung anlagen: Eine Mittelbindungen wird in Form eines Vormerkungsbeleges angelegt. Der Vormerkungsbeleg enthält o Daten, die für den gesamten Beleg gelten, im sog. Belegkopf o mindestens eine Mittelbindungsposition, die die eigentlichen Mittelbindungsinformationen enthält - Mittelbindung ändern: Es können sowohl der Mittelbindungsbetrag geändert als auch weitere Positionen zur Mittelbindung erfasst werden. - Mittelbindung abbauen: Beim manuellen Abbau einer Mittelbindung wird für eine Mittelbindungsposition den Abbaubetrag erfasst. Der Abbaubetrag wird auf Grundlage des offenen Betrages bestimmt. Der Abbaubetrag ergibt sich jeweils aus der Differenz des Mittelbindungsbetrages und der Summe der bereits abgebauten Teilbeträge. Der Abbaubetrag darf nicht größer als der offene Betrag sein.

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4

Projektdurchführung

Dieser Abschnitt beschreibt die zentralen Aktivitäten, die während der Projektdurchführung in SAP PS durchgeführt werden.

4.1 Theorie: Projektdurchführung Im Rahmen der Realisierungsphase von Projekten werden Leistungen von Kapazitäten des eigenen Unternehmens in Anspruch genommen, externe Ressourcen an der Durchführung beteiligt, Material eingekauft, eigengefertigt, verbraucht und geliefert, Rechnungen von Lieferanten erfasst und Rechnungen an Kunden versendet etc.

4.1.1

Aspekte der Projektrealisierung

Entsprechend der Integration des SAP ERP Systems und der daraus resultierenden Verknüpfung des Projektsystems mit anderen Applikationen im SAP ERP System, können praktisch alle projektbezogenen Daten automatisch auf die relevanten Projekte fortgeschrieben oder im Reporting der Projekte ausgewertet werden. Dabei ist es unerheblich, ob die entsprechenden Belege im Einkauf, in der Produktion oder im Vertrieb erstellt wurden. Daraus resultiert auch eine große Bandbreite an Aspekten, die bei der Projektrealisierung betrachtet werden können. So kann die Erfassung von Istterminen die Erzeugung eines Fakturabelegs im Vertrieb auslösen oder der Wareneingang in der Materialwirtschaft bewirkt die Belastung eines PSPElements mit Materialkosten. Verbrauchte Arbeitsstunden in der Projektdurchführung werden im Human Capital Management erfasst und verursachte Kosten im Projektcontrolling fortgeschrieben. Da die Betrachtung aller Aspekte der Projektdurchführung den Rahmen dieser Lehreinheit übersteigen würde, werden im Folgenden nur einige Aspekte kurz dargestellt.

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Abbildung 67: Aspekte der Projektrealisierung

4.1.2

Möglichkeiten der Rückmeldung

Mit Hilfe von Rückmeldungen kann der Bearbeitungsstand von Vorgängen und Vorgangselementen in einem Netzplan dokumentiert werden. Dadurch wird eine Prognose der weiteren Entwicklung ermöglicht. Verschiedene Geschäftsvorgänge werden als Folge einer Rückmeldung automatisch ausgeführt. Dazu zählen die Buchung von Istkosten, Istterminen, Istarbeit und ggf. die Änderung des Vorgangsstatus. Folgende Möglichkeiten, eine Rückmeldung zu erstellen, existieren im SAP System: - als Einzelrückmeldung für einen Netzplan, Vorgang, ein Vorgangselement oder eine Einzelkapazität - als Sammelrückmeldung - Verwenden des Strukturinfosystems (Selektion von Vorgängen und Zugriff auf die Einzel- oder Sammelrückmeldung); aus dem Infosystem kann ein Benutzer einem anderen Benutzer oder einer Organisationseinheit einen Rückmeldeworkflow senden - Verwenden des Arbeitszeitblatts (CATS) - über das Internet (Erstellung einer Einzelrückmeldung oder Erfassung von Zeitdaten im Arbeitszeitblatt) - mittels Handheld-Geräten über die Open-PS-Schnittstelle - über die MDE-Schnittstelle

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Abbildung 68: Möglichkeiten der Rückmeldung

Istdaten für PSP-Elemente Während der Planungsphase wurden die Ecktermine für PSP-Elemente eingegeben, z. B. indem in der Projektplantafel grafische Terminbalken angelegt wurden. Während der Durchführungsphase können Isttermine genauso in der Projektplantafel festgelegt werden. Bevor Iststart- und Istendtermine für PSP-Elemente eingegeben werden können, muss der Status „Teilfreigeben" oder „Freigegeben" gesetzt werden. Zum Überwachen der Termine im Projekt müssen die Ecktermine mit den Istterminen abgeglichen werden, das heißt, Sie vergleichen die geplanten mit den tatsächlichen Terminen oder prognostizierten Abschlussterminen. Für Auswertungszwecke können Sie die Projektplantafel oder das Strukturinfosystem verwenden.

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Abbildung 69: Istdaten für PSP-Elemente

Cross Application Time Sheet - CATS Viele Unternehmen, die SAP ERP verwenden, setzen das Arbeitszeitblatt CATS als zentrale Transaktion für die Zeitdatenerfassung Ihrer Mitarbeiter ein. Die mit Hilfe von CATS erfassten Zeitdaten können anschließend in andere Applikationen, wie z. B. das Controlling oder das Projektsystem übergeleitet werden und dabei automatisch Leistungsverrechnungen oder Rückmeldungen erzeugen. Das CATS stellt somit eine integrierte Funktion dar, um Tätigkeiten zu erfassen, die in den Bereichen HCM, PS, IH, CS und CO relevant sind. Die Layouts können mit Hilfe von Erfassungsprofilen individuell festgelegt werden.

Abbildung 70: Cross Application Time Sheet

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektdurchführung Execution Services Mit Execution Services können Obligo- und Istkosten für Positionen eingegeben werden, die mit Easy Cost Planning geplant wurden. Folgende Buchungen sind möglich: - Interne Leistungsverrechnung (für Eigenleistungen) - Direkte Prozessverrechnung (für Prozesse) - Reservierungen (für Materialpositionen) - Warenausgang (für Materialpositionen) - Bestellanforderung (für Materialpositionen, Fremdleistungspositionen, Dienstleistungspositionen und variable Positionen) - Bestellung (für Materialpositionen, Fremdleistungspositionen, Dienstleistungspositionen und variable Positionen)

4.1.3

Integration mit dem Einkaufsprozess

Bei Fremdbearbeitungsvorgängen, Dienstleistungsvorgängen und direkt beschafften Materialkomponenten werden durch den Netzplan Bestellanforderungen erzeugt, die dann an die Einkaufsabteilung weitergegeben und dort weiter bearbeitet werden. Die Abwicklung im Einkauf umfasst ggf. eine Ausschreibung an Lieferanten, eine Angebotserfassung und Lieferantenauswahl, die Umsetzung der Bestellanforderungen in Bestellungen, die weitere Bestellüberwachung bis zum Waren- und Rechnungseingang. Ein Dienstleistungsvorgang löst eine ähnliche Einkaufsabwicklung aus wie ein Fremdbearbeitungsvorgang, kann aber eine ganze Hierarchie geplanter Dienstleistungen enthalten, die vom Lieferanten eingekauft werden sollen, so wie Wertlimits für ungeplante Leistungen. Der Wareneingang von Dienstleistungen ist in zwei Schritte aufgeteilt (Leistungserfassung, Leistungsabnahme). Durch die Bestellanforderung (Banf) wird eine Banf-Obligo auf dem Kontierungsobjekt (Vorgang oder PSP-Element) ausgewiesen. Bei der Umsetzung in die Bestellung wird ein Bestellobligo auf dem Kontierungsobjekt sichtbar (anderer Werttyp als Banf-Obligo). Die Istkosten werden – gesteuert vom Kontierungstyp der Bestellung – beim Wareneingang oder beim Rechnungseingang gebucht (bewerteter, unbewerteter Wareneingang). Sie werden je nach Kontierung dem Netzplanvorgang oder PSP-Element zugerechnet. Alternativ zur automatischen Erzeugung von Bestellanforderungen durch den Netzplan können Bestellanforderungen oder Bestellungen manuell anlegt und auf PSP-Elemente kontiert werden.

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Abbildung 71: Integration mit dem Einkaufsprozess

4.1.4

Zuordnung von Belegen

In der folgenden Abbildung sind Geschäftsvorfälle dargestellt, die über eine Zuordnung eine Verbindung zu PSP-Elementen oder Vorgängen herstellen. Durch Zuordnung der entsprechenden Belege werden das resultierende Obligo oder die Istkosten direkt auf ein PSPElement oder den Netzplan/Vorgang gebucht. Während der Projektplanungsphase wurden diese Kosten entsprechend geplant. Sie können beispielsweise die Kosten für Bestellanforderungen, Bestellungen und Wareneingänge auf Ebene des Netzplans oder eines Vorgangs mittels fremdbearbeiteten Vorgängen, Dienstleistungsvorgängen oder direkt beschafften Materialkomponenten planen, Bestände mithilfe der entsprechenden Lagerpositionen aus dem Lager entnehmen, mithilfe von Kostenvorgängen Rechnungen buchen und Kosten, die sich aus Rückmeldungen ergeben, mittels eigenbearbeiteten Vorgängen buchen. Istkosten und -erlöse, die sich aus Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingängen, Leistungsverrechnungen oder Rechnungen für PSP-Elemente ergeben, stimmen mit den Werten der Primärkosten, Leistungsaufnahmen oder Erlösplanungsdaten für den Projektstrukturplan überein.

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Abbildung 72: Zuordnung von Belegen

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4.2 Praxis: Projektdurchführung Sie haben nun das Projekt durchgeführt und haben entsprechende Kostenpositionen verursacht. Nun gilt es diese Kosten im Ist zu erfassen.

Abbildung 73: Prozessüberblick: Projektdurchführung

4.2.1

Istkostenerfassung: Phase Blueprint

In der ersten Projektphase haben Ihre Ingenieure der Kostenstelle 4290 ganze Arbeit geleistet und die Konstruktionspläne erstellt. Dabei haben sie die vorgesehenen 420 (Leistungsart 1429) und 180 (Leistungsart 1430) Stunden voll ausgeschöpft. Diese Leistungen müssen nun durch das Controlling auf das Projekt gebucht werden, damit die Kosten korrekt erfasst werden (Direkte Leistungsverrechnung). Wählen Sie: Logistik  Projektsystem  Controlling  Istbuchungen  Leistungsverrechnung  Erfassen (KB21N) 1. 2. 3. 4. 5.

Falls gefragt, geben Sie 1000 als Kostenrechnungskreis an. Geben Sie als Belegdatum und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum an. Wählen Sie im Drop-Down-Feld ErfassVar den Eintrag 04 PSP-Element/Auftrag. Wählen Sie L Listerfassung aus dem Drop-Down-Feld Eingabetyp. Geben Sie nun in der ersten Zeile folgende Daten ein: a. SendStelle 4290 b. SLstArt 1429 c. Empfänger-PSP-Element A-1xxyy-11 d. Menge gesamt 420 6. Geben Sie nun in der zweiten Zeile folgende Daten ein: a. SendStelle 4290 b. SLstArt 1430 c. Empfänger-PSP-Element A-1xxyy-11 d. Menge gesamt 180 7. Bestätigen Sie mit Enter.

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Abbildung 74: Istkostenerfassung Blueprint: SAP System-Screenshot

Sichern Sie den Beleg und notieren Sie sich die Belegnummer. Beleg Blueprint: _____________________________________________________________

4.2.2

Rückmeldung Phase Blueprint

Nun da die Projektphase Blueprint abgeschlossen ist und die Kosten der Projektphase erfasst sind, müssen Sie die Projektphase im Project Builder abschließen. Beenden Sie daher nun die erste Projektphase, indem Sie den Ist-Termin für den Meilenstein der Projektphase 1 setzen. Die folgende Grafik ordnet diesen Arbeitsschritt in den Kontext ein.

Abbildung 75: Meilensteinfakturierung; Fallstudie PS, 2007

Mit dem Abschluss einer Projektphase (z. B. Erreichen des ersten Meilensteins) wird die Faktura zum ersten Kundenauftrag automatisch erstellt. Da die Projektstruktur mit dem KundenCopyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektdurchführung auftrag verknüpft ist, wird auch direkt mit der Terminierung des ersten Projektmeilensteins die zu dieser Projektphase gehörende Faktura in den Fakturavorrat aufgenommen. Im Fakturavorrat befinden sich dabei alle noch nicht bearbeiteten Fakturen. Hier kann dann aus der entsprechenden Faktura die Rechnung für den Kunden erstellt werden. Wählen Sie dazu folgende Transaktion: Logistik  Projektsystem  Projekt  Project Builder (CJ20N) 1. Öffnen Sie Ihr Projekt A-1xxyy durch Doppelklick auf dieses Projekt im Arbeitsvorrat der zuletzt bearbeiteten Projekte. 2. Klappen Sie die Struktur im Fenster oben links so weit auf, bis Sie den Meilenstein Meilenstein Blueprint xxyy erreichen. Markieren Sie diesen, so dass er farbig hinterlegt ist. 3. Im rechten Fenster sehen Sie nun die Detaildaten zum Meilenstein. Tragen Sie als Isttermin das aktuelle Tagesdatum ein und wählen Sie

.

Abbildung 76: Meilensteinfakturierung: SAP System-Screenshot

4. Übergehen Sie eventuelle Warnungen mit Enter und sichern Sie. Durch die Hinterlegung des Ist-Termins gilt die Phase als abgeschlossen und die zuvor im Fakturierungsplan Ihres ersten Kundenauftrags gesetzte Fakturasperre 02 Rückmeldung fehlt wird gelöst. Somit kann für die erste Projektphase eine Rechnung erstellt werden.

Da Sie aber bereits das gesamte Projekt abgeschlossen haben, wollen Sie zunächst die anderen Projektteile bearbeiten, bevor Sie dem Kunden eine Rechnung stellen.

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4.2.3

Automatische Istkostenerfassung und Rückmeldung: Phase Prototyp

Der Prototyp ist von Ihren Ingenieuren fertig gestellt worden. Nun müssen Sie die beiden Vorgänge rückmelden, damit die Istkosten erfasst werden. Die Erfassung der Kosten der zweiten Phase (Prototyp) kann direkt aus dem Netzplan erfolgen. Öffnen Sie wiederum Ihr Projekt. 1. Markieren Sie den ersten Vorgang Spezifikation. 2. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten/Vorgang/Rückmelden. 3. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen.

Abbildung 77: Vorgang Spezifikation rückmelden: SAP System-Screenshot

4. Auch hier gehen wir davon aus, dass die gesamten 180 veranschlagten Stunden tatsächlich geleistet wurden. Bestätigen Sie die Rückmeldung mit dem grünen Haken. 5. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (aktuelles Datum ist kein Arbeitstag) mit Enter. 6. Der Status des Vorgangs wird durch diese Aktion um RÜCK (Rückgemeldet) ergänzt.

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Abbildung 78: Status des Vorgangs: SAP System-Screenshot

7. Markieren Sie nun den zweiten Vorgang Konstruktion. 8. Wählen Sie erneut aus dem Menü Bearbeiten/Vorgang/Rückmelden. 9. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden, die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. 10. Auch hier gehen wir davon aus, dass die gesamten 270 veranschlagten Stunden tatsächlich geleistet wurden. 11. Bestätigen Sie die Rückmeldung mit dem grünen Haken. 12. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (aktuelles Datum ist kein Arbeitstag) mit Enter. 13. Damit ist der Netzplan und auch die Projektphase Prototyp rückgemeldet und die Kosten automatisch erfasst. Wechseln Sie in den zweiten Meilenstein. Wie Sie sehen, ist durch die Verknüpfung des Meilensteins mit dem zweiten Vorgang Konstruktion, der Ist-Termin automatisch gesetzt worden und damit auch die zweite Projektphase abgeschlossen.

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Abbildung 79: Isttermin Meilenstein automatisch gesetzt: SAP System-Screenshot

14. Sichern Sie Ihr Projekt.

4.2.4

Projektplantafel

Rufen Sie die Projektplantafel auf, um sich den Projektfortschritt anzusehen und die Istkostenerfassung nachzuvollziehen. 1. Öffnen Sie Ihr Projekt und expandieren Sie alle Knoten in Ihrer Struktur. 2. Markieren Sie den obersten Knoten Ihres Projektes (Techno-Doping-xxyy) und wählen Sie . 3. Sie sehen nun, dass die Istkosten in der Projektplantafel aufgeführt sind (kleine Abweichungen zu den Planungsdaten sind möglich).

Abbildung 80: Actual Costs – Project Planning Board: SAP System-Screenshot

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4.2.5

Erfassen von Projekt-Stunden für die Sonderaufwendungen

Ihr Testfahrer hat unermüdlich (40 Stunden in einer Woche) das neue Rennrad getestet. Ihre Aufgabe besteht nun darin, die Zeiterfassung und Weiterverarbeitung dieser Zeitdaten durchzuführen.

Abbildung 81: Prozessübersicht: Sonderaufwendungen

4.2.5.1 Aufgabe: Erfassen der Projektzeiten im CATS Zur Zeiterfassung dient die SAP-Komponente CATS (Cross Application Time Sheet). In dieser anwendungsübergreifenden Komponente können alle Arten von Zeitdaten gesammelt werden und später den einzelnen Zielapplikationen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Zur besseren Verständlichkeit der o. a. Ausführungen dient die nachfolgende Grafik.

Abbildung 82: CATS (Cross Application Time Sheet); Fallstudie PS, 2007

Die unter CAT2 erfassten Zeiten im Personalstamm des Beraters werden mit der Transaktion CAT7 in das Controlling überführt. Dadurch stehen die erbrachten Aufwendungen in der Kostenrechnung und im Projektsystem zur Auswertung und zur Zuordnung entstandener Kosten zur Verfügung.

4.2.5.2 Erfassen der Daten Erfassen Sie nun für Ihren Mitarbeiter die Zeitdaten, indem Sie folgende Transaktion wählen: Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektdurchführung Personal  Personalzeitwirtschaft  Arbeitszeitblatt  CATS Classic  Arbeitszeiten (CAT2) 1. Geben Sie als Erfassungsprofil 1303 (PS/HR/CO: ILV auf PSP (ohne Prüfung)) an. Drücken Sie Enter. 2. Geben Sie im Feld Personalnummer den zuvor angelegten Mitarbeiter 990xxxy an. Wählen Sie Enter. 3. Tragen Sie nun im Feld Einstiegsdatum das aktuelle Tagesdatum ein. Klicken Sie 4.

5. 6. 7.

dann auf das -Symbol (Zeiten erfassen). Sie gelangen in den Dialog Arbeitszeitblatt: Erfassungssicht. Tragen Sie in der ersten weißen Zeile in der Spalte Empfänger-PSP-Element die Phase A-1xxyy-2 (Sonderaufwendungen) ein. Tragen Sie in den ersten fünf Werktagen in dieser Zeile jeweils 8 Stunden ein. Bestätigen Sie mit Enter. Das System füllt in den Spalten SendStelle (Kostenstelle 4280) und LArt (T-xxyy) automatisch die entsprechenden Daten aus dem Personalstammsatz aus.

Vergleichen Sie Ihre Angaben mit der folgenden Abbildung.

Abbildung 83: Zeiterfassung Beraterstunden: SAP System-Screenshot

8. Geben Sie die erfassten Zeiten für die Zielapplikationen HR/PS/CO frei, indem Sie auf das

-Symbol (Freigabesicht) klicken.

9. Markieren Sie die zuvor eingegebene Zeile und klicken Sie auf das geben).

-Symbol (Frei-

Abbildung 84: Freigabe Arbeitszeiten: SAP System-Screenshot

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektdurchführung 10. Das System meldet, dass 5 Zeiten freigegeben wurden. Sichern Sie das Arbeitszeitblatt und beenden Sie die Transaktion.

4.2.5.3 Weiterverarbeitung der Zeitdaten Wie in der Beschreibung der CATS-Komponente bereits angedeutet, erfolgt im Gegensatz zum HR-Modul die Weitergabe der erfassten Projektstunden nicht automatisch an die Funktionsbereiche CO oder PS. Überleitung und Verbuchung müssen erst explizit angestoßen werden. Darin besteht Ihre nächste Aufgabe. Wählen Sie folgende Transaktion: Personal  Personalzeitwirtschaft  Arbeitszeitblatt  Überleitung  Rechnungswesen (CAT7) 1. Geben Sie als Personalnummer Ihren Mitarbeiter 990xxyy an. Klicken Sie dann auf das -Symbol (Ausführen). 2. Es sollten 3 Belege gebucht werden und das System sollte nun Folgendes melden: Alle Daten wurden in das CO übernommen.

Abbildung 85: Datentransfer nach SAP CO: SAP System-Screenshot

3. Wählen Sie Beenden (

).

Um die Auswirkungen anzusehen, müssen Sie folgende Transaktion wählen:

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektdurchführung Logistik  Projektsystem  Infosystem ten/Erlöse/Ausgaben/Einnahmen (S_ALR_87013531)



Controlling



Kos-

4. Falls das System Sie nach dem Kostenrechnungskreis fragt, tragen Sie 1000 (CO Europe) ein und bestätigen Sie. 5. Falls Sie das System nach einem DB-Profil fragt, geben Sie bitte das Profil Standardselektion (Struktur) (000000000001) an. Bestätigen Sie. 6. In der folgenden Selektionsmaske tragen Sie bitte im Feld Projekt den Namen Ihres Projekts A-1xxyy ein. 7. Hinterlegen Sie als Planversion die Plan/Istversion (0) und selektieren Sie den klassischen Recherchebericht. 8. Klicken Sie auf das

-Symbol (Ausführen).

Zum Vergleich: Im Bericht für das aktuelle Geschäftsjahr sollten Sie Planerlöse von EUR 50.200 und IstKosten in Höhe von ca. EUR 38.214 angezeigt bekommen. Die Planerlöse basieren auf dem Wert der beiden erfassten Kundenaufträge zum Projekt und die Ist-Kosten auf den bisher erfassten Istkosten für die Projektphase Entwicklung. Die Überleitung der erfassten Testfahrerstunden hat bewirkt, dass ein Unterschied von 4000 € (= 40 Stunden * 100 €, wobei die 100 € der festgelegte Tarif in der Leistungseinheit T-xxyy ist) zwischen den Plankosten und den Istkosten entstanden sind. Das liegt daran, dass wir die Kosten der Sonderaufwendungen nicht geplant hatten. Andererseits sind bei den Planerlösen zum einen die 50.000 € für den ersten Kundenauftrag (Dummy-Material Techno-xxyy) zum Festpreis und zum anderen 200 € für den zweiten Kundenauftrag (Dummy-Material Testfahrer1) erfasst. Die Erlöse von 200 € kommen daher zustande, weil wir in dem zweiten Kundenauftrag nur die Menge 1 (Stunden) erfasst hatten. Der wahre Aufwand von 40 Stunden (entspricht einem Erlös von 8000 €) wurde im CATS erfasst. Die mengenmäßige Erfassung zu dem Auftrag erfolgt erst bei der aufwandsbezogenen Fakturierung.

Abbildung 86: Kosten-Erlös-Bericht: SAP System-Screenshot

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Sollten Sie in dem Bericht Ihre Planerlöse von 50200 € nicht sehen, dann könnten die folgenden Probleme die Ursache sein: (1) Ihr Projekt (PSP) und/oder das PSP Element haben nicht das Kennzeichen Kontierungselement gesetzt. (2) Sie haben Ihre Kundenaufträge im Kreditmanagement nicht freigegeben. (3) Sie haben die Preiskondition PR00 für Ihren ersten Kundenauftrag nicht gepflegt.

4.2.6

Fakturierung der Kundenaufträge: Blueprint- und Prototyp-Phase

Durch die Hinterlegung der Ist-Termine in den Meilensteinen bzw. der Rückmeldung der einzelnen Projektphasen gelten die Phasen als abgeschlossen und die zuvor im Fakturierungsplan Ihres ersten Kundenauftrags gesetzte Fakturasperre (02 Rückmeldung fehlt) wird gelöst. Somit kann für die erste Projektphase eine Rechnung erstellt werden. Da ein Projekt eine Dienstleistung darstellt (die im Gegensatz zu Waren nicht ausgeliefert wird) erfolgt die Fakturierung mit Bezug zum Auftrag und nicht zur Lieferung (wie etwa in der LogistikIntegrations-Fallstudie). Gemäß Fakturierungsplan zum ersten Kundenauftrag sind nach Abschluss der ersten Projektphase 30% des Auftragswertes und nach dem Abschluss der zweiten Projektphase die restlichen 70% fällig. Sie erstellen nun diese beiden Rechnungen.

Abbildung 87: Prozessüberblick: Fakturierung

Zur Erstellung der Rechnungen wählen Sie folgende Transaktion: Logistik  Vertrieb  Fakturierung  Faktura  Fakturavorrat bearbeiten (VF04) Im Fakturavorrat zeigt das System normalerweise alle zum gewählten Stichtag fakturierbaren Vorgänge des Unternehmens an. Damit Sie nun nicht die Aufträge der anderen Fallstudienbearbeiter fakturieren, ist die Eingrenzung auf Ihren Kunden erforderlich. 1. Geben Sie die folgenden Daten ein: - Fakturadatum bis Endtermin Ihres zweiten Meilensteins (wahlweise können Sie als Datum einen Termin heute in 4 Monaten wählen) - Auftraggeber 5xxyy - Auftragsbezogene Selektieren -

Drücken Sie (Fakturavorrat anzeigen), um sich den Fakturavorrat anzeigen zu lassen. 2. Aus dem Fakturavorrat wählen Sie die Zeile, in der die Nummer des ersten Terminauftrags (Meilensteinfakturierung) und ein Nettowert von EUR 15.000 vermerkt ist. Markieren Sie die Zeile und klicken Sie dann auf den tura).

-Button (Einzelfak-

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Abbildung 88: Fakturierung: SAP System-Screenshot

3. Das System generiert nun die Faktura. Sichern Sie und notieren Sie die Fakturanummer. Beleg zur Faktura 1 (Meilenstein 1): ______________________________________ 4. Aus dem Fakturavorrat wählen Sie nun die Zeile mit dem Nettowert von EUR 35.000. Markieren Sie die Zeile und klicken Sie dann auf den -Button (Einzelfaktura). 5. Das System generiert nun die Faktura. Sichern Sie und notieren Sie die Fakturanummer. Beleg zur Faktura 2 (Meilenstein 2): ______________________________________ 6. Kehren Sie zurück in den Menübaum ( ) 7. Wählen Sie die folgende Transaktion: Logistik  Vertrieb  Fakturierung  Faktura  Anzeigen (VF03) 8. Die Nummer der soeben erstellten (zweiten) Faktura sollte bereits im Feld Faktura stehen. Wählen Sie dann den -Button (Rechnungswesen), um sich die erzeugten Rechnungswesenbelege in der Faktura anzuschauen. Klicken Sie im erscheinenden Fenster bitte doppelt auf Buchhaltungsbeleg. 9. Sie sehen nun den Beleg aus der Buchhaltung, durch den die Debitorenforderungen gegenüber dem Debitor 5xxyy eingebucht wurden. Klicken Sie nun doppelt auf die Buchungszeile mit Erlöskonto 800000, in der der Nettoumsatz verbucht wurde.

Abbildung 89: Buchhaltungsbeleg: SAP System-Screenshot

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektdurchführung Sie sehen nun die Details zu der Buchungsposition. Im Bereich Zusatzkontierungen sollte im Feld PSP-Element die Nummer Ihres ersten Fakturierungselementes aus Ihrer Projektstruktur A-1xxyy-1 stehen. Dadurch ist sichergestellt, dass die nun realisierten Erlöse auch im Controlling Ihrem Projekt zugeordnet werden. Damit ist das Festpreisprojekt abgeschlossen und auch mit dem Kunden verrechnet. Wenden wir uns nun den erbrachten Sonderleistungen zu.

4.2.7

Aufwandsbezogene Faktura für die Sonderaufwendungen

Führen Sie nun – im Gegensatz zu der soeben erfolgten Meilensteinfakturierung – eine aufwandsbezogene Fakturierung für die Sonderaufwendungen durch. Aufwandsbezogene Faktura: Im Rahmen der aufwandsbezogenen Fakturierung werden die Aufwendungen (in diesem Fall die gemeldeten Testfahrerstunden als Ursprungsdaten) in Verkaufsmaterialien umgeschlüsselt. Dabei wird anstelle des internen Stundensatzes ein (höherer) externer SDVerkaufspreis ermittelt. Das System erstellt eine Fakturaanforderung. Dieser Beleg wird dann als Vorlage für die Fakturierung verwendet. Dieser Exkurs dient lediglich dem Verständnis der aufwandsbezogenen Fakturierung und soll Ihnen verdeutlichen, warum Sie Ihre Leistungsart T-xxyy der Leistungsartengruppe Testfahrer zugeordnet haben.

Ihr Tutor hat bei der Vorbereitung zum Kurs die Leistungsartengruppe Testfahrer angelegt. Darüber hinaus hat Ihr Tutor das DPP Profil WIP erstellt. Das DPP Profil WIP wandelt alle Dynamischen Posten, die während des Vertriebsprozesses auf Ihrem zweiten Kundenauftrag "gesammelt" wurden in Fakturaanforderungsposten um und berücksichtigt dabei die Mengen und Preise der Dynamischen Posten. Diese Leistungsartengruppe wurde mit einem Dummy-Material Testfahrer1 verknüpft. Weiterhin wurde dem Material Testfahrer1 der Konditionssatz PR00 mit einem Verkaufspreis von 200 € zugeordnet. Dadurch, dass Sie Ihre Leistungsart T-xxyy der Leistungsartengruppe Testfahrer zuordnen, ist Ihre Leistungsart ebenfalls mit dem Material Testfahrer1 und dem entsprechenden Konditionssatz verknüpft, so dass Sie Ihre Leistungsart zu einem Preis von 200 € an den Kunden verkaufen. Die folgende Abbildung soll das Prinzip verdeutlichen: 1. Das Material Testfahrer1 ist durch das DPP-Profil WIP mit der Leistungsartengruppe Testfahrer verknüpft. 2. Ihre Leistungsart T-xxyy haben Sie der Leistungsartengruppe Testfahrer zugeordnet. Damit ist Ihre Leistungsart ebenfalls mit dem Material verknüpft. 3. Ihre Leistungsart T-xxyy ist im Personalstammsatz Ihres Testfahrers hinterlegt. Das bedeutet, dass alle Stunden, die Ihr Mitarbeiter leistet, mit dieser Leistungsart verrechnet werden. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektdurchführung 4. Sie haben die Zeitdaten für Ihren Mitarbeiter in der Anwendung CATS auf das PSPElement A-1xxyy-2 erfasst. Das bedeutet, dass die 40 Stunden, die Ihr Mitarbeiter geleistet hat (geleisteter Aufwand, daher aufwandsbezogene Fakturierung), auf diesem PSP-Element kontiert werden. 5. Sie haben das Material TestFahrer1 in Ihren zweiten Kundenauftrag (Menge = 1, Preis = 200 €) eingegeben. Das PSP-Element A-1xxyy-2 ist ebenfalls in Ihrem zweiten Kundenauftrag als Kontierungselement angegeben. Dadurch entsteht die Verknüpfung zwischen den geleisteten Testfahrerstunden und dem im Auftrag erfassten Material der Menge 1. 6. Das DPP-Profil WIP, welches Sie in Ihrem zweiten Auftrag in der Registerkarte Verkauf B eingegeben haben, schließlich sorgt dafür, dass bei einer aufwandsbezogenen Fakturierung das im Auftrag kontierte Material mit der geleisteten Menge von 40 Stunden fortgeschrieben wird. 7. Bei der Durchführung der verbrauchsgesteuerten Fakturierung in der Transaktion DP91, erzeugen die Dynamischen Posten die Positionen der Fakturaanforderung (in unserem Fall nur eine Position). Diese Position enthält 40 Stunden (Leistungsausbringungsmenge des Testfahrers  Leistungsart T-xxyy) multipliziert mit 200 € (Preis für Material Testfahrer1). Diese "Berechnungsregel" ist im DPP Profil hinterlegt. Damit ergibt sich zusammen mit der Kondition von 200 € bei der aufwandsbezogenen Fakturierung ein Enderlös von 8000 € (ohne Steuern), die dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Bedenken Sie, dass Sie nur einen Preis (Leistungstarif) von 100 € für Ihre Leistungsart T-xxyy eingegeben haben. Das DPP Profil enthält kein Preiskennzeichen (mit Absicht), wodurch der Materialpreis von 200 € in die Berechnung eingeht. Das bedeutet, dass Sie für die interne Kostenermittlung und Kostenverrechnung den Leistungstarif verwenden, aber an den Kunden den Materialpreis weitergeben. Dadurch machen Sie noch einen zusätzlichen Profit, da Sie dem Kunden 8000 € in Rechnung stellen, die Arbeitsleistung des Testfahrers aber nur 4000 € kostet.

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Abbildung 90: Schematische Darstellung aufwandsbezogener Fakturierung

Das DPP-Profil macht also nichts anderes, als das Controlling (Leistungsart T-xxyy) mit dem Vertrieb (Material Testfahrer1) über eine Mengenfortschreibung (Zeitdaten aus CATS) miteinander zu verknüpfen. Einfach ausgedrückt: die geleistete Menge für die Position im Kundenauftrag wird über die Leistungsart T-xxyy erfasst und nicht direkt im Kundenauftrag. Der Vorteil dabei ist, dass im Kundenauftrag die noch nicht bekannte Menge nicht erfasst werden muss.

4.2.7.1 Ermittlung der zu fakturierenden Leistungen Um die Sonderaufwendungen des Testfahrers angemessen (aufwandsbezogen) in Rechnung zu stellen, müssen Sie zunächst die zu fakturierenden Leistungen ermitteln. Wählen Sie folgende Transaktion: Logistik  Vertrieb  Verkauf  Auftrag  Folgefunktionen  Aufwandsbezogene Faktura (Transaktionscode: DP91) 1. Geben Sie im nun erschienenen Dialog im Feld Verkaufsbeleg die Nummer des zweiten (!) Kundenauftrags an. Hinterlegen Sie als Buchungsdatum bis den letzten Tag des nächsten Monats. Klicken Sie auf den -Button. 2. Das System springt nun in die Aufwandssicht, in der Sie die in Rechnung zu stellenden Aufwendungen nochmals zum internen (!) Stundensatz aufgeführt bekommen. Klappen Sie mit einem Klick auf das kleine Dreieck vor der Auftragsnummer die weiteren Einträge auf und Doppelklicken Sie auf den unteren Eintrag. Es sollten Testfahrer-Kosten mit einem Originalbetrag von 4000 EUR angezeigt werden. Dies ist NICHT der Betrag, den der Kunde in Rechnung gestellt bekommt, sondern nur der firmeninterne Wertansatz der Stunden. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Menge.

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Abbildung 91: Aufwandsbezogene Fakturierung (1): SAP System-Screenshot

3. Das System zeigt Ihnen nun die Menge der geleisteten Stunden an, wobei Sie differenziert zwischen der bereits fakturierten, der noch offenen und der jetzt zu fakturierenden Menge unterscheiden können. Hier könnten Sie zum Beispiel einige Stunden nochmals für die Fakturierung zurückstellen. Dies tun wir hier aber nicht, sondern wechseln in die Verkaufspreissicht durch Klick auf den -Button (Verkaufspreis). 4. Klappen Sie im oberen Bereich die Zeile Lastschriftanforderung mehrfach auf. Sie sehen, dass bei den Testfahrerstunden die Kosten von 4000 EUR den Erlösen von 8000 EUR gegenüberstehen. Klicken Sie im oberen Bildbereich doppelt auf die unterste Zeile Testfahrer-Stunden. 5. Sie sehen nun im unteren Bereich, dass in der ersten Zeile ein Preis von 200 EUR für die Testfahrer-Stunde berechnet wird. 6. Verlassen Sie den Dialog nicht. Zum Vergleich: Vergleichen Sie Ihre Anzeige mit dieser Darstellung.

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Abbildung 92: Aufwandsbezogene Fakturierung (2): SAP System-Screenshot

4.2.7.2 Erstellen der Lastschriftanforderung Erstellen Sie nun eine Lastschriftanforderung, um den Rechnungserstellungsprozess anzustoßen. 1. Klicken Sie auf den -Button. 2. Beantworten Sie die Frage mit Ja. 3. Es wird nun eine Lastschriftanforderung erstellt, die zunächst nur als interner Beleg gilt und später als Vorlage für die Erstellung der Kundenfaktura dient. 4. Standardmäßig werden gerade erstellte Lastschriftanforderungen zunächst zur Fakturierung gesperrt, damit sie nochmals geprüft werden können. Um diese Sperre zu lösen, hinterlegen Sie im Feld (Drop-Down-Feld) Fakturasperre in der Registerkarte Positionsübersicht den leeren Eintrag. 5. Wechseln Sie in die Registerkarte Verkauf und wählen Sie einen Auftragsgrund Ihrer Wahl aus.

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Abbildung 93: Aufwandsbezogene Fakturierung: SAP System-Screenshot

6. Sichern Sie die Lastschriftanforderung. Lastschriftanforderung: _____________________________________

4.2.7.3 Erstellen der Faktura für den Kunden Zum Abschluss dieser Fallstudie ist es Ihre Aufgabe, die Faktura für den Kunden zu erstellen. Wählen Sie folgende Transaktion: Logistik  Vertrieb  Fakturierung  Faktura  Fakturavorrat bearbeiten (VF04) 1. Geben Sie im Feld Fakturadatum bis den letzten Tag des nächsten Monats an. Hinterlegen Sie im Feld Vertriebsbeleg von und Vertriebsbeleg bis bitte die Nummer Ihrer zuvor erstellten Lastschriftanforderung. Selektieren Sie weiter unten das Flag Auftragsbezogene. Wählen Sie den -Button (Fakturavorrat anzeigen). 2. Im folgenden Dialog markieren Sie die Zeile Ihrer zuvor erstellten Lastschriftanforderung mit dem Betrag 8000 €. Klicken Sie erneut auf (Einzelfaktura). 3. Das System generiert nun eine Lastschrift mit den entsprechenden Positionen für die Beraterstunden. Sichern Sie diese und notieren Sie die Belegnummer. Beleg (für Lastschrift): ________________________________________ Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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4. Um sich die eben erstellte Lastschrift anzuschauen, wählen Sie folgende Transaktion: Logistik  Vertrieb  Fakturierung  Faktura  Anzeigen (VF03) 5. Tragen Sie unter Faktura die Nummer der eben erstellten Lastschrift ein. Wählen Sie dann im Menü Faktura  Ausgeben. 6. Das System schlägt als Nachrichtenart Rechnung (RD00) vor. Sehen Sie sich die Rechnung mit einem Klick auf Druckansicht an. Daraufhin wird Ihnen die Druckvorschau Ihrer Lastschrift angezeigt. Durch Herunterscrollen sehen Sie detailliert die einzelnen berechneten Leistungen. Zum Vergleich: Bedenken Sie, dass das SAP System möglicherweise Ihren Drucker nicht erkennt. In dem Fall ist die Anzeige der Druckvorschau nicht möglich.

Abbildung 94: Faktura – Druckansicht: SAP System-Screenshot

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4.3 Erläuterung Was haben wir bisher gelernt? Sie haben gelernt, dass in der Phase der Projektdurchführung Vorgänge Kapazitäten des Unternehmens belegen, externe Ressourcen eingebunden werden, Materialien beschafft werden, intern gefertigt wird und Auslieferungen erfolgen. Darüber hinaus werden Lieferantenrechnungen erfasst und Kundenrechnungen verschickt.

4.3.1 -

-

4.3.2 -

-

Aspekte der Projektrealisierung Die Integration von SAP ERP ermöglicht es, fast alle projektbezogenen Daten automatisch auf die relevanten Projekte fortgeschrieben oder im Reporting der Projekte ausgewertet werden. Entsprechend müssen alle Belege, die in anderen Komponenten (SAP MM, SAP PP, SAP SD etc.) erstellt werden, bei der Projektdurchführung beachtet werden Beispiele: o Das Eintragen der Istdaten in bspw. Meilensteinen kann zur Erstellung von Fakturabelegen in SAP SD führen o Wareneingänge in SAP MM bewirken die Belastung von PSP-Elementen mit Materialkosten o Verbrauchte Arbeitsstunden in der Projektdurchführung werden im SAP HR erfasst und verursachte Kosten in SAP CO fortgeschrieben

Möglichkeiten der Rückmeldung Mit Hilfe von Rückmeldungen kann der Bearbeitungsstand von Vorgängen und Vorgangselementen in einem Netzplan dokumentiert werden. Verschiedene Geschäftsvorgänge werden als Folge einer Rückmeldung automatisch ausgeführt. Dazu zählen o die Buchung von Istkosten, Istterminen, Istarbeit o und ggf. die Änderung des Vorgangsstatus Folgende Möglichkeiten, eine Rückmeldung zu erstellen, existieren im SAP System: o als Einzelrückmeldung für einen Netzplan, Vorgang, ein Vorgangselement oder eine Einzelkapazität o als Sammelrückmeldung o Verwenden des Strukturinfosystems ermöglicht es einem Benutzer aus dem Infosystem einem anderen Benutzer oder einer Organisationseinheit einen Rückmeldeworkflow senden o Verwenden des Arbeitszeitblatts (CATS) o über das Internet (Erstellung einer Einzelrückmeldung oder Erfassung von Zeitdaten im Arbeitszeitblatt) o mittels Handheld über die Open-PS-Schnittstelle o über die MDE-Schnittstelle

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Execution Services Mit Execution Services können Obligo- und Istkosten für Positionen eingegeben werden, die mit Easy Cost Planning geplant wurden. Folgende Buchungen sind möglich: - Interne Leistungsverrechnung (für Eigenleistungen) - Direkte Prozessverrechnung (für Prozesse) - Reservierungen (für Materialpositionen) - Warenausgang (für Materialpositionen) - Bestellanforderung (für Materialpositionen, Fremdleistungspositionen, Dienstleistungspositionen und variable Positionen) - Bestellung (für Materialpositionen, Fremdleistungspositionen, Dienstleistungspositionen und variable Positionen)

4.3.3

Integration mit dem Einkaufsprozess

1. Bei Fremdbearbeitungsvorgängen, Dienstleistungsvorgängen und direkt beschafften Materialkomponenten werden durch den Netzplan Bestellanforderungen erzeugt, die dann an die Einkaufsabteilung weitergegeben und dort weiter bearbeitet werden. 2. Die Abwicklung im Einkauf umfasst bspw.: - eine Ausschreibung an Lieferanten - eine Angebotserfassung und Lieferantenauswahl - die Umsetzung der Bestellanforderungen in Bestellungen - die weitere Bestellüberwachung bis zum Waren- und Rechnungseingang. Ein Dienstleistungsvorgang löst eine ähnliche Einkaufsabwicklung aus. Unterschiede:  kann eine ganze Hierarchie geplanter Dienstleistungen enthalten  kann Wertlimits für ungeplante Leistungen enthalten  Der Wareneingang von Dienstleistungen ist in zwei Schritte aufgeteilt: Leistungserfassung, Leistungsabnahme 3. Durch die Bestellanforderung (Banf) wird eine Banf-Obligo auf dem Kontierungsobjekt (Vorgang oder PSP-Element) ausgewiesen. 4. Bei der Umsetzung in die Bestellung wird ein Bestellobligo auf dem Kontierungsobjekt sichtbar (anderer Werttyp als Banf-Obligo). 5. Die Istkosten werden – gesteuert vom Kontierungstyp der Bestellung – beim Wareneingang oder beim Rechnungseingang gebucht (bewerteter, unbewerteter Wareneingang). 6. Sie werden je nach Kontierung dem Netzplanvorgang oder PSP-Element zugerechnet. 7. Alternativ zur automatischen Erzeugung von Bestellanforderungen durch den Netzplan können Bestellanforderungen oder Bestellungen manuell anlegt und auf PSPElemente kontiert werden.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Projektdurchführung

4.3.4

Zuordnung von Belegen

Es kann für eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen über eine Zuordnung eine Verbindung zu PSP-Elementen oder Vorgängen hergestellt werden. Durch Zuordnung der entsprechenden Belege werden das resultierende Obligo oder die Istkosten direkt auf ein PSP-Element oder den Netzplan/Vorgang gebucht. Während der Projektplanungsphase wurden diese Kosten entsprechend geplant. Sie können beispielsweise die Kosten für Bestellanforderungen, Bestellungen und Wareneingänge auf Ebene des Netzplans oder eines Vorgangs mittels fremdbearbeiteten Vorgängen, Dienstleistungsvorgängen oder direkt beschafften Materialkomponenten planen, Bestände mithilfe der entsprechenden Lagerpositionen aus dem Lager entnehmen, mithilfe von Kostenvorgängen Rechnungen buchen und Kosten, die sich aus Rückmeldungen ergeben, mittels eigenbearbeiteten Vorgängen buchen. Istkosten und -erlöse, die sich aus Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingängen, Leistungsverrechnungen oder Rechnungen für PSP-Elemente ergeben, stimmen mit den Werten der Primärkosten, Leistungsaufnahmen oder Erlösplanungsdaten für den Projektstrukturplan überein.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Periodenabschluss und Informationssystem

5

Periodenabschluss und Informationssystem

In diesem Abschnitt werden die Aktivitäten vorgestellt, die beim Periodenabschluss in SAP PS durchgeführt werden. Darüber hinaus wird das SAP Project System Informationssystem vorgestellt.

5.2 Theorie: Periodenabschluss und Informationssystem Die Plandaten eines Projektes, die auf Basis der Detailplanung berechnet sind, oder auch die Istkosten, die aufgrund von direkten Kontierungen von Leistungsverrechnungen, Materialbelegen oder Rechnungen auf einem Projekt kontiert werden, sind in der Regel unvollständig. Typischerweise müssen zusätzliche Gemeinkostenanteile, die von Kostenstellen (z. B. Verwaltung, ITInfrastruktur etc.) erbracht werden, die keinen direkten Bezug zur erbrachten Leistung haben, berücksichtigt werden. Weiterhin können aufgrund veränderter Tarife Korrekturbuchungen für verrechnete Leistungen notwendig werden. Insbesondere für mehrjährige, kostenintensive Projekte sollten Zinsgewinne oder -verluste betrachtet werden. Für all diese Tätigkeiten stehen im Projektsystem Funktionen zur Verfügung, die in der Regel periodisch durchgeführt werden und somit Periodenabschlusstätigkeiten darstellen.

5.2.1

Periodenabschluss: Prozess

Im Rahmen des Periodenabschlusses werden periodenbezogene kaufmännische Transaktionen durchgeführt. Durch den Periodenabschluss wird sichergestellt, dass alle Daten für eine Periode ermittelt werden und die Daten für das Unternehmenscontrolling zur Verfügung stehen. Periodenabschlussverfahren werden periodisch, meist einmal pro Periode, im Hintergrund durchgeführt. In der Regel werden die Verfahren am Monatsanfang für den vorhergehenden Monat durchgeführt. Für den Periodenabschluss kann der Schedule Manager verwendet werden. Der Schedule Manager unterstützt Workflows für FI, CO, PS usw.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Periodenabschluss und Informationssystem

Abbildung 95: Periodenabschluss: Prozess

5.2.1.1 Abrechnung Soll Haben Kosten und Erlöse werden in Projekten nur temporär gesammelt. Dabei verhalten sich Projekte genauso wie Fertigungsaufträge, Innenaufträge etc. Diese Kosten werden im Rahmen der Periodenendeverarbeitung auf einen oder mehrere Empfänger abgerechnet. Bei der Abrechnung werden die für ein PSP-Element, Netzplan oder Vorgang angefallenen Istkosten teilweise oder ganz einem oder mehreren Empfängern zugeordnet. Dabei werden in der Regel automatisch Gegenbuchungen zur Entlastung des Projekts generiert. Die Belastungsbuchungen bleiben nach die Abrechnung auf den Empfängern. Sie können im Informationssystem angezeigt werden. Die abgerechneten Kosten werden auf dem jeweiligen Empfänger gesammelt und können im Berichtswesen ausgewertet werden. Istkosten und Isterlöse zu einem Projekt ergeben sich durch: - Materialentnahmen und Wareneingänge - Kreditorenrechnungen - Kundenfakturierung - interne Leistungsverrechnung, Umlagen, Kostenverteilung, Prozesskosten, Zuschläge - Rückmeldung von Netzplanvorgängen Die Abrechnung überträgt die Kosten/Erlöse in: - die Finanzbuchhaltung (Sachkonto) - die Anlagenbuchhaltung (Anlagevermögen) - die Kosten-/Ergebnisrechnung (Auftrag, Kostenstelle, Ergebnisobjekt) - das Projektsystem (PSP-Elemente, Netzpläne, Vorgänge)

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Periodenabschluss und Informationssystem Zur Durchführung der Abrechnung ist eine Abrechnungsvorschrift erforderlich. Die Abrechnungsvorschrift wird im Senderobjekt definiert. Sie umfasst die Aufteilungsregeln und die Abrechnungsparameter für ein Senderobjekt.

Abbildung 96: Abrechnung Soll Haben

5.2.1.2

Mehrstufige Abrechnung – Direkte Abrechnung

Bei der direkten Abrechnung wird jedes Objekt (PSP-Elemente, Netzpläne, Aufträge und Vorgänge) in einem Projekt direkt auf einen Kostenträger verrechnet, der nicht im Projekt enthalten ist, wie z. B. ein Ergebnissegment. Bei der mehrstufigen Abrechnung werden Vorgänge, Aufträge und PSP-Elemente zunächst auf die PSP-Elemente der höheren Ebene im Projekt abgerechnet. Das oberste Strukturelement rechnet dann die gesammelten Kosten ab. Wenn die Abrechnungsregel gepflegt oder festgelegt wird, wird bestimmt, welche Abrechnungsart verwendet werden soll: - Die mehrstufige Abrechnung wird zur Abrechnung auf die PSP-Elemente anderer Projekte oder Eigenaufträge verwendet. - Die direkte Abrechnung wird zur Abrechnung von PS-Strukturen auf andere Empfänger als oben angegeben verwendet.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Periodenabschluss und Informationssystem

Abbildung 97: Mehrstufige Abrechnung – Direkte Abrechnung

5.2.2

Informationssysteme: Überblick

Für die Überwachung und Steuerung von Projekten sind Berichte nötig, die in der Lage sind, aktuelle Aussagen über bspw. Kosten-, Erlös-, Termin- oder Kapazitätssituation von Projekten zu treffen. Das Reporting des Projektsystems stellt hierfür unterschiedliche Standardberichte zur Verfügung. Zur Auswertung wichtiger Kennzahlen für ein Projekt können die folgenden Informationssysteme verwendet werden: - Strukturinfosystem - Infosystem Kosten/Erlöse/Zahlungen (Controlling) mit Hierarchie- und Kostenartenberichten und SAP List Viewer für Einzelposten - Kapazitätsanalyse - Auftragsbericht, Listen der Reservierungen, Bestellanforderungen, Bestellungen zum Projekt, ProMan (Informationssystem zur Auswertung von Beschaffungsaktivitäten im Projektsystem) - Bedarfs-/Bestandsübersicht - Fortschrittsanalyse, Progress Tracking - SAP Business Information Warehouse Die folgenden Berichte und Systeme sind verfügbar, insbesondere für projektübergreifende Auswertungen: - Projektverdichtung - SAP Executive Information System - Berichte zur Profitcenter-Rechnung - Berichte zur Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

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Abbildung 98: Informationssysteme: Überblick

5.2.2.1 Strukturinfosystem Das Strukturinfosystem ist nicht nur ein Werkzeug zur Anzeige von Informationen, sondern es ermöglicht auch das Anlegen und Ändern von Berichten aus Projektstrukturen. Wenn eine mehrstufige Produktstruktur mit Fertigungs- und Planaufträgen (zugeordnet zu PSPElementen) vorliegt, wird die gesamte Struktur in der Strukturübersicht angezeigt und kann dort bearbeitet werden. Auch weitere zugeordnete Aufträge können aufgerufen werden, um Objekte zu ändern oder anzuzeigen. Im Informationssystem können zudem Vorgänge rückgemeldet und Rückmeldungs-Pools oder -Workflows eingeleitet werden. Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Steuerungsfunktionen im Strukturinfosystem.

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Abbildung 99: Strukturinfosystem

5.2.2.2 Kostenartenbericht Kostenartenberichte geben Kosten nach Kostenart an. In einem Navigations-Panel in den Kostenartenberichten kann z. B. in einer Struktur das Objekt ausgewählt werden, dessen Kosten ausgewertet werden sollen, oder eine entsprechende Liste aufgerufen und die auszuwertende Periode ausgewählt werden. Neben Sortier- und Filterfunktionen stehen hier auch verschiedene Währungen zur Datenanzeige zur Verfügung.

Abbildung 100: Kostenartenbericht

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5.3 Praxis: Informationssystem Schauen Sie sich noch einmal den Kosten/Erlös/Ausgaben/Einnahmen-Bericht an, um die Auswirkungen der Fakturierung zu sehen.

Abbildung 101: Prozessüberblick: Infosystem

Wählen Sie: Logistik  Projektsystem  Infosystem  Controlling  Kosten/ Erlöse/ Ausgaben/ Einnahmen (S_ALR_87013531) 1. Falls das System Sie nach dem Kostenrechnungskreis fragt, tragen Sie CO Europe (1000) ein und bestätigen Sie. 2. Falls Sie das System nach einem DB-Profil fragt, geben Sie bitte das Profil Standardselektion (Struktur) (000000000001) an. Bestätigen Sie. 3. In der folgenden Selektionsmaske tragen Sie bitte im Feld Projekt den Namen Ihres Projekts A-1xxyy ein. Hinterlegen Sie als Planversion die Plan/Istversion (0) und selektieren Sie den klassischen Recherchebericht. Klicken Sie auf das (Ausführen).

-Symbol

Sie sehen nun folgenden Bericht.

Abbildung 102: Kosten-Erlös-Bericht (1): SAP System-Screenshot

Sie sehen, dass neben den im Projekt geplanten Kosten (Spalte Plankosten), den im Projekt gebuchten Kosten (Spalte Istkosten), den durch die Kundenaufträge eingeplanten Erlösen und Einnahmen (Spalten Planerlöse und Planeinnahmen) nun auch in der Spalte Isterlöse ein Wert Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Periodenabschluss und Informationssystem (58.000 €) steht. Dieser Betrag ergab sich durch die Fakturierung der beiden Kundenaufträge (50.000 + 8.000 €). 4. Der Bericht bietet weitere Analysemöglichkeiten an (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 103: Kosten-Erlös-Bericht (2): SAP System-Screenshot

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5.4 Erläuterung Was haben wir bisher gelernt? Sie haben gelernt, welche Aktivitäten zum Periodenabschluss in SAP PS durchgeführt werden. Darüber hinaus wurde das SAP Projekt System Informationsystem vorgestellt.

5.4.1

Periodenabschluss: Prozess

Im Rahmen des Periodenabschlusses werden periodenbezogene kaufmännische Transaktionen durchgeführt. Periodenabschlussaktivitäten werden periodisch im Hintergrund (normalerweise einmal im Monat) durchgeführt. Sie werden bspw. am Anfang des Monats für die abgelaufene Periode veranlasst: - Abrechnung - Template-Verrechnung - Gemeinkostenzuschläge - Projektverzinsung - Kostenprognose - Fortschrittsanalyse - Ergebnisermittlung - Auftragseingang Für den Periodenabschluss kann der Schedule Manager verwendet werden. Der Schedule Manager unterstützt Workflows für FI, CO, PS usw. Abrechnung Soll Haben Istkosten und Isterlöse zu einem Projekt ergeben sich durch: - Materialentnahmen und Wareneingänge - Kreditorenrechnungen - Kundenfakturierung - interne Leistungsverrechnung, Umlagen, Kostenverteilung, Prozesskosten, Zuschläge - Rückmeldung von Netzplanvorgängen Die Abrechnung überträgt die Kosten/Erlöse in: - die Finanzbuchhaltung (Sachkonto) - die Anlagenbuchhaltung (Anlagevermögen) - die Kosten-/Ergebnisrechnung (Auftrag, Kostenstelle, Ergebnisobjekt) - das Projektsystem (PSP-Elemente, Netzpläne, Vorgänge) Mehrstufige Abrechnung – Direkte Abrechnung - Direkte Abrechnung: o Jedes Objekt (PSP-Elemente, Netzpläne, Aufträge und Vorgänge) in einem Projekt wird direkt auf einen Kostenträger verrechnet, der nicht im Projekt enthalten ist, wie z. B. ein Ergebnissegment. o Die Direkte Abrechnung wird verwendet, um Kosten von PS Strukturen auf andere Empfänger zu verrechnen. Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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5.4.2

Mehrstufige Abrechnung: o Vorgänge, Aufträge und PSP-Elemente werden zunächst auf die PSP-Elemente der höheren Ebene im Projekt abgerechnet. Das oberste Strukturelement rechnet dann die gesammelten Kosten ab. o Die mehrstufige Abrechnung wird zur Abrechnung auf die PSP-Elemente anderer Projekte oder Eigenaufträge verwendet.

Informationssysteme: Überblick

Das Reporting des Projektsystems stellt für die Überwachung und Steuerung von Projekten unterschiedliche Standardberichte zur Verfügung. Zur Auswertung wichtiger Kennzahlen für ein Projekt können die folgenden Informationssysteme verwendet werden - Strukturinfosystem - Infosystem Kosten/Erlöse/Zahlungen (Controlling) mit Hierarchie- und Kostenartenberichten und SAP List Viewer für Einzelposten - Kapazitätsanalyse - Auftragsbericht, Listen der Reservierungen, Bestellanforderungen, Bestellungen zum Projekt, ProMan (Informationssystem zur Auswertung von Beschaffungsaktivitäten im Projektsystem) - Bedarfs-/Bestandsübersicht - Fortschrittsanalyse, Progress Tracking - SAP Business Information Warehouse Die folgenden Berichte und Systeme sind verfügbar, insbesondere für projektübergreifende Auswertungen: - Projektverdichtung - SAP Executive Information System - Berichte zur Profitcenter-Rechnung - Berichte zur Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Strukturinfosystem - Anzeige von Informationen zu Projekten - Ermöglicht das Anlegen und Ändern von Berichten aus Projektstrukturen o Wenn eine mehrstufige Produktstruktur mit Fertigungs- und Planaufträgen (zugeordnet zu PSP-Elementen) vorliegt, wird die gesamte Struktur in der Strukturübersicht angezeigt und kann dort bearbeitet werden. o Auch weitere zugeordnete Aufträge können aufgerufen werden, um Objekte zu ändern oder anzuzeigen. - Im Informationssystem können zudem Vorgänge rückgemeldet und RückmeldungsPools oder -Workflows eingeleitet werden. Kostenartenbericht - Kostenartenberichte geben Kosten nach Kostenart an

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Periodenabschluss und Informationssystem -

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In einem Navigations-Panel in den Kostenartenberichten kann z. B. in einer Struktur das Objekt ausgewählt werden, dessen Kosten ausgewertet werden sollen, oder eine entsprechende Liste aufgerufen und die auszuwertende Periode ausgewählt werden. Neben Sortier- und Filterfunktionen stehen hier auch verschiedene Währungen zur Datenanzeige zur Verfügung.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Datenblatt

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Datenblatt

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die Fallstudie Projektmanagement beendet. Sie haben in der elften Fallstudie Projektmanagement in SAP ERP den Funktionsbereich Projektsystem kennen gelernt. Zum Abschluss übermitteln Sie bitte das vollständig ausgefüllte Datenblatt zur Fallstudie SAP ERP Projektmanagement an Ihren Betreuer. Beachten Sie bitte die Einhaltung der Namenskonvention (Datenblätter, die nicht korrekt bezeichnet sind, werden nicht angenommen): 11.Projektmanagement-xxyy-zzz-Nachname.doc Dabei ist xxyy Ihre User-Nummer ohne das WIP und ohne den Bindestrich (WIP-xx-yy) und zzz ist die Nummer des Mandanten, an dem Sie arbeiten. Beispiel: Sie heißen Max Mustermann, arbeiten am Mandanten 901 und die User-Nummer WIP-8999. Dann benennen Sie Ihr Dokument folgendermaßen: 11.Projektmanagement-8999-901-Mustermann.doc

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Reflexion

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Reflexion Testen Sie nun Ihr Wissen! In diesem Abschnitt werden Sie mit einigen Fragen zu den Thoeriekapitel dieser Lerneinheit konfrontiert. Versuchen Sie zunächst die Fragen selbständig zu lösen, bevor Sie sich die im Anschluss aufgezeigten Musterlösungen anschauen.

7.1

Fragen

Verständnisfragen 1.

Projekte sind Aufgaben mit speziellen Merkmalen. Geben Sie sechs Merkmale von Projekten an. _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ 2.

Vorgänge werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft. Daraus ergibt sich eine kausale und zeitliche Reihenfolge. Geben Sie die verschiedenen Vorgangsarten im Projektsystem an. _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Welche typischen sechs Bereiche stehen bei der Projektplanung im Mittelpunkt? _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ 4.

Ein _____________________________________________ ist das Modell eines Projekts, das die auszuführenden Projektvorgänge hierarchisch darstellt. Er zeigt die operative Basis für die Planung der Kosten, Erlöse und Zahlungen sowie für die Terminierung und Budgetierung an.

5.

Die ________________________ in einem Projekt beschreiben die Arbeits- oder Projektschritte.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Reflexion 6.

___________________, __________________, ___________________, ___________________, __________________, ___________________, ___________________ und __________________ sind Beispiele für Transaktionen, die für ein Projekt zum Periodenende ausgeführt werden.

7.

Geben Sie die drei Module an, die durch das Material fest mit dem Projektsystem verknüpft sind. _____________________________ _____________________________ _____________________________

8.

Nennen Sie die möglichen operativen Kennzeichen eines PSP-Elements.

Richtig/Falsch 9.

Fremdbearbeitungsvorgänge legen die zu erbringende Leistung von Maschinen oder Personen für die Durchführung fest.

10. Istdaten werden durch Geschäftsvorfälle aus nur einer anderen Komponente des SAP Systems auf das Projekt gebucht.

Multiple Choice 11. Welche der folgenden Aussagen zu Projektstrukturplänen sind korrekt? (2 richtige Antworten) a. Ein PSP ist ein Modell des Projekts b. Projektstrukturpläne können nur mit dem Project Builder definiert werden c. Projektstrukturpläne werden nur zur Planung von Projektkosten verwendet d. PSP-Elemente, auf denen Sie Kosten manuell planen wollen, kennzeichnen Sie als Planungselemente 12. Welche der folgenden Punkte sind Vorgänge? (4 richtige Antworten) a. Eigenbearbeitung b. Fremdbearbeitung c. Ressourcen d. Dienstleistungen e. Kostenvorgänge 13. Was sind typische Funktionen eines PSP? (4 richtige Antworten) a. Termine b. Zuständigkeit c. Kosten/Erlöse d. Budget Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Reflexion e. Systemstatus f. Zahlungsdaten

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Reflexion

7.2

Musterlösung

Verständnisfragen 1.

Projekte sind Aufgaben mit speziellen Merkmalen. Geben Sie sechs Merkmale von Projekten an. Projekte (1) sind in der Regel komplex, einmalig und bergen ein hohes Risiko, (2) haben genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden, (3) sind zeitlich begrenzt sowie kosten- und kapazitätsintensiv, (4) können abteilungsübergreifend sein, (5) unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen und (6) haben für das durchführende Unternehmen in der Hauptsache strategische Bedeutung. 2.

Vorgänge werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft. Daraus ergibt sich eine kausale und zeitliche Reihenfolge. Geben Sie die verschiedenen Vorgangsarten im Projektsystem an. (1) Eigenbearbeitung (für Kapazitäten, die im eigenen Unternehmen bereitstehen), (2) Fremdbearbeitung (für Aufgaben, die fremdvergeben werden sollen), (3) Dienstleistung (für den Einkauf von Dienstleistungen) und (4) Kostenvorgänge (für die Planung zusätzlicher Primärkosten)

3. Welche typischen sechs Bereiche stehen bei der Projektplanung im Mittelpunkt? Die typischen Bereiche, die bei der Projektplanung im Mittelpunkt stehen, sind (1) Projektstrukturen (2) Termine (3) Zahlungen (4) Ressourcen (5) Materialien (6) Kosten/Erlöse 4.

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist das Modell eines Projekts, das die auszuführenden Projektvorgänge hierarchisch darstellt. Er zeigt die operative Basis für die Planung der Kosten, Erlöse und Zahlungen sowie für die Terminierung und Budgetierung an.

5.

Die Vorgänge in einem Projekt beschreiben die Arbeits- oder Projektschritte.

6.

Template-Verrechnung, Zuschläge, Verzinsung, Kostenprognose, Fortschrittsanalyse, Ergebnisermittlung, Auftragseingänge und Abrechnung sind Beispiele für Transaktionen, die für ein Projekt zum Periodenende ausgeführt werden.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Reflexion

7.

Geben Sie die drei Module an, die durch das Material fest mit dem Projektsystem verknüpft sind. Über das Material wird die Verbindung zwischen dem Projektsystem und (1) dem Vertrieb, (2) der Materialwirtschaft und (3) der Produktionsplanung hergestellt. 8. Nennen Sie die möglichen operativen Kennzeichen eines PSP-Elements. Richtige Antwort(en): Planungselemente Kontierungselemente Fakturierungselemente

Richtig/Falsch 9.

Fremdbearbeitungsvorgänge legen die zu erbringende Leistung von Maschinen oder Personen für die Durchführung fest. Falsch! Eigenbearbeitungsvorgänge legen die zu erbringende Leistung von Maschinen und/oder Personen für die Durchführung fest. 10. Istdaten werden durch Geschäftsvorfälle aus nur einer anderen Komponente des SAP Systems auf das Projekt gebucht. Falsch! Istdaten werden durch Geschäftsvorfälle aus verschiedenen SAP Komponenten, wie (1) Materialwirtschaft (Bestellung, Wareneingang von Materialien und Dienstleistungen) (2) Bestandsführung (Warenausgänge) (3) Vertrieb (Fakturierung des Kundenauftrags) (4) Produktionsplanung (Rückmeldung von zugeordneten Fertigungsaufträgen) (5) Instandhaltung (Rückmeldung zugeordneter Instandhaltungsaufträge) (6) Controlling (interne Leistungsverrechnung, zugeordnete CO-Aufträge) (7) Finanzbuchhaltung (Anzahlungen, Zahlungen, Journalbuchungen) (8) Asset Management (Abrechnung an Anlagen) (9) Personalwesen (Tätigkeitserfassung für Personen und Buchen der Vorgangsrückmeldung) auf das Projekt gebucht.

Multiple Choice 11. Welche der folgenden Aussagen zu Projektstrukturplänen sind korrekt? (2 richtige Antworten) a. Ein PSP ist ein Modell des Projekts Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/ Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Reflexion b. Projektstrukturpläne können nur mit dem Project Builder definiert werden c. Projektstrukturpläne werden nur zur Planung von Projektkosten verwendet d. PSP-Elemente, auf denen Sie Kosten manuell planen wollen, kennzeichnen Sie als Planungselemente Richtige Antwort(en): a, d 12. Welche der folgenden Punkte sind Vorgänge? (4 richtige Antworten) a. Eigenbearbeitung b. Fremdbearbeitung c. Ressourcen d. Dienstleistungen e. Kostenvorgänge Richtige Antwort(en): a, b, d, e 13. Was sind typische Funktionen eines PSP? (4 richtige Antworten) a. Termine b. Zuständigkeit c. Kosten/Erlöse d. Budget e. Systemstatus f. Zahlungsdaten Richtige Antwort(en): a, c, d, f

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