IBP 100 - IBP Overview

2/24/2017

SAP e­book

IBP100 SAP IBP Overview

. .

PARTICIPANT HANDBOOK INSTRUCTOR-LED TRAINING . Course Version: 03 Course Duration: 3 Day(s) e-book Duration: 13 Hours 30 Minutes Material Number: 50137004

1/1

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iii

Contents vii

Course Overview

1

Unit 1:

Introduction to Planning Processes

2

Lesson: Course Introduction

5

Lesson: Introduction to Integrated Planning

7

Lesson: Process Coverage and Planning Levels

11

Lesson: Benefits and KPIs improved

13

Unit 2:

Introduction to SAP Integrated Business Planning

15

Lesson: Introduction to SAP Integrated Business Planning

16

Lesson: Modules Overview

20

Lesson: A Double Click on each of the Modules

29

Lesson: Challenges and Solutions

30

Lesson: The SAP Fiori Launchpad

33

Exercise 1: Personalize the SAP Fiori Launchpad

36

Lesson: Planning with Excel

41

Exercise 2: Create your IBP Connection with MS Excel

44

Lesson: Planning View Options

49

Exercise 3: Create a Favorite based on an existing Template

53

Lesson: SAP JAM Overview

54

Lesson: Example Network Overview

55

Unit 3:

Demand Management

56

Lesson: Demand Management

57

Lesson: Introduction to IBP Demand

63

Lesson: Cleansing and Statistical Forecast

67

Exercise 4: Cleansing Historical Data

71 75

Exercise 5: Calculate Statistical Forecast Lesson: Demand Planning Adjustments and Consensus

79

Exercise 6: Local Demand Plan Adjustments

81

Exercise 7: Global SOP Demand Plan Adjustments

85

Exercise 8: Use Analytics and Dashboards

87

Exercise 9: Create Exception based Alerts

89 92

Exercise 10: Calculate and release Consensus Forecast Lesson: Introduction to Demand Sensing

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v

97

Unit 4:

Inventory Optimization

98

Lesson: Inventory Optimization

100

Lesson: Introduction to IBP Inventory

101

Lesson: The Inventory Dilemma

103

Lesson: Demand and Supply Variability

106

Lesson: Inventory Components

107

Lesson: Inventory Optimization Process

111

Exercise 11: Validate data inputs

113

Exercise 12: Multi Stage inventory optimization

117

Exercise 13: What-if analysis

121

Exercise 14: Approve and update inventory plan

123

Exercise 15: Run and review inventory plan

127

Unit 5:

Supply Planning

129

Lesson: Supply planning

130

Lesson: Introduction to IBP for Supply and Response

133

Lesson: Unconstrained Planning with SOP Heuristic

135

Exercise 16: Prepare your Supply Plan

139

Lesson: Capacity and Scenario Management

141

Exercise 17: Analyze the Capacity Utilization

143

Exercise 18: Scenario Management

146

Lesson: Constrained Planning with the Supply Optimizer

149

Exercise 19: Constrain the plan and analyze it

154

Lesson: Alerts and Analytics

155

Lesson: IBP for Response

159

Unit 6:

Identify Issues in the Supply Chain

160

Lesson: Identify Issues in the Supply Chain

161

Lesson: Introduction to IBP Control Tower

165

Lesson: Out of the Box KPIs

166

Lesson: Analytics and Dashboards

170

Lesson: Case and Task Management

173

Unit 7:

Collaboration with SAP JAM

174

Lesson: Collaboration with SAP JAM

175

Lesson: Introduce to SAP JAM

177

Lesson: Feature Details

185

Exercise 20: Create a task and assign it to members in your SAP Jam Group

187

vi

Exercise 21: Contact a colleague by sending a private message

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Course Overview

TARGET AUDIENCE This course is intended for the following audiences: ●

Project Stakeholder

●

Application Consultant

●

User

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vii

UNIT 1

Introduction to Planning Processes

Lesson 1 Course Introduction

2

Lesson 2 Introduction to Integrated Planning

5

Lesson 3 Process Coverage and Planning Levels

7

Lesson 4 Benefits and KPIs improved

11

UNIT OBJECTIVES ●

Introduce to the course

●

Describe macro process and challenges in the supply chain

●

Outline the process and the planning levels

●

Understand the Benefits and KPIs improved

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1

Unit 1 Lesson 1 Course Introduction

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Introduce to the course

Course Introduction

Figure 1: Course Overview

2

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Lesson: Course Introduction

Figure 2: Scenario

●

●

●

Demand planning: Needs to produce reliable forecasts as inputs to other planning processes. Supply Planning: Capacity scaling decisions, e.g. hiring more staff, contracting supplier capacity or sourcing raw materials with long lead times etc., need to take place well in advance, before the capacity constraint becomes a critical bottleneck for the supply. Balancing Demand and Supply in the mid-long-term is the core of integrated business planning.

Figure 3: IBP100 Unit Overview SAP Integrated Business Planning - Overview

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3

Unit 1: Introduction to Planning Processes

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

4

Introduce to the course

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Unit 1 Lesson 2 Introduction to Integrated Planning

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Describe macro process and challenges in the supply chain

Introduction to Integrated Planning

Figure 4: Unit 1 - Introduction to Integrated Planning

Figure 5: Learning Objective for Unit 1 and 2

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5

Unit 1: Introduction to Planning Processes

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

6

Describe macro process and challenges in the supply chain

© Copyright. All rights reserved.

Unit 1 Lesson 3 Process Coverage and Planning Levels

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline the process and the planning levels

Process Coverage and Planning Levels

Figure 6: SAP Integrated Business Planning brings your supply chain planning processes together under one roof

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7

Unit 1: Introduction to Planning Processes

Figure 7: Integrated planning approach ensures decision making is integrated across the planning levels and functional areas ●

VERTICAL INTEGRATION

●

Aligning the plans across the planning levels

●

Strategic planning sets the direction and targets for the levels below

●

●

Operational planning translates the aggregate plans to detailed plans that are executed. Focus is on throughput, delivery performance and costs.

●

Immediate feedback from execution to planning closes the loop

●

HORIZONTAL INTEGRATION

●

Aligning the plans across the supply chain functions

●

●

8

Tactical planning makes aggregated plans to meet strategic objectives, balance demand & supply and optimize resource and working capital utilization

For example: changes in demand are seamlessly reflected to distribution plan, manufacturing plan and all the way to the procurement plans Similarly, a constrained material supply situation will be reflected in manufacturing, distribution, and eventually sales.

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Lesson: Process Coverage and Planning Levels

Figure 8: Supply chain planning processes can be categorized based on their level in the planning hierarchy

Figure 9: Planning processes can also be categorized based on the functional area that the planning is done for

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9

Unit 1: Introduction to Planning Processes

Figure 10: Financial integration allows plans to be expressed in monetary figures as well as quantities

Figure 11: SAP Integrated Business Planning extends the principles of S&OP

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

10

Outline the process and the planning levels

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Unit 1 Lesson 4 Benefits and KPIs improved

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Understand the Benefits and KPIs improved

Benefits and KPIs improved

Figure 12: A company can benefit from logistical complexity and volatility by gaining an advantage over their competitors ●

●

●

●

●

●

●

●

●

Supply Chain Volatility In recent years, supply chains have become more volatile due to the following major geographic and demographic trends: Market power has shifted toward the end consumer, which was amplified by the financial crisis. Maturity of the millennia generation who require individualized products that are delivered immediately and purchased through new channels. Emerging middle class in the developing markets, which has resulted in a global rebalancing across geographies. Complexity of Growing Logistics Requirements An automotive service parts wholesaler guarantees their dealers and end-customers a 30 minute replenishment cycle. Amazon has introduced a new distribution center strategy, which allows them to deliver products ordered through their website within 2 hours (in California). Retailers such as Walmart have introduced a process to deliver directly from the closest store to a customer when an order is placed online. This requires an excellent replenishment process between the distribution center and the store to avoid stock-out or an out-of-shelf situation.

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11

Unit 1: Introduction to Planning Processes

Figure 13: SAP Integrated Business Planning solution has helped companies achieve KPI and bottom-line improvements

Figure 14: Summary

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

12

Understand the Benefits and KPIs improved

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UNIT 2

Introduction to SAP Integrated Business Planning

Lesson 1 Introduction to SAP Integrated Business Planning

15

Lesson 2 Modules Overview

16

Lesson 3 A Double Click on each of the Modules

20

Lesson 4 Challenges and Solutions

29

Lesson 5 The SAP Fiori Launchpad

30

Exercise 1: Personalize the SAP Fiori Launchpad

33

Lesson 6 Planning with Excel

36

Exercise 2: Create your IBP Connection with MS Excel

41

Lesson 7 Planning View Options

44

Exercise 3: Create a Favorite based on an existing Template

49

Lesson 8 SAP JAM Overview

53

Lesson 9 Example Network Overview

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54

13

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

UNIT OBJECTIVES

14

●

Get an overview of the context of the unit

●

Give an overview of the modules contained

●

Get more information about every module

●

Outline typical challenges and the IBP solutions

●

Outline the SAP Fiori Launchpad

●

Explain Planning with Excel

●

Explain Planning View

●

Give an Overview of SAP JAM

●

Use the example network used in this course

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Unit 2 Lesson 1 Introduction to SAP Integrated Business Planning

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Get an overview of the context of the unit

Introduction to SAP Integrated Business Planning

Figure 15: IBP100 - Introduction to SAP Integrated Business Planning

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Get an overview of the context of the unit

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15

Unit 2 Lesson 2 Modules Overview

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Give an overview of the modules contained

Modules Overview

Figure 16: SAP IBP consists of five modules in a cloud-based platform running on SAP HANA

16

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Lesson: Modules Overview

Figure 17: SAP IBP's five modules cover the core supply chain planning functionality in one integrated platform

Figure 18: … it is a modern and flexible planning tool to enable businesses to cope with market volatility and complexity

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17

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

Figure 19: How does SAP IBP fit into my supply chain?

Figure 20: SAP IBP is a cloud-based solution running on SAP HANA that user can access via Excel, Web and Mobile

18

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Lesson: Modules Overview

Figure 21: One harmonized data model allowing your organization to plan across 1 single data model

Figure 22: IBP provides a unified user experience via its Web and Excel based user interfaces

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Give an overview of the modules contained

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19

Unit 2 Lesson 3 A Double Click on each of the Modules

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Get more information about every module

A Double Click on each of the Modules

Figure 23: SAP Integrated Business Planning brings your supply chain functions together under one roof

20

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Lesson: A Double Click on each of the Modules

Figure 24: Supply Chain Control Tower

●

●

●

●

ANALYZE KPIs Review KPIs to understand how supply chain is performing and to identify possible issues and required actions CHECK ALERTS Review alerts to quickly respond to situations where process is clearly not corresponding to normal/targeted limits (e.g. big changes in stock levels, forecast accuracy, service level, etc.)

●

MANAGE CASES AND TASKS

●

Leverage the built-in case and task management of IBP for resolving problems

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21

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

Figure 25: Supply Chain Control Tower

Figure 26: IBP for Sales & Operations

22

●

PRODUCT REVIEW

●

Plan for product lifecycle (new product ramp-ups, old product phase-downs)

●

Plan for code-changes, product/component replacements, etc.

●

DEMAND REVIEW

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Lesson: A Double Click on each of the Modules

●

●

Finalize the consensus demand plan to be used as the starting point for the S&OP (unconstrained demand) Generate demand scenarios relevant for the S&OP (e.g. expected/high/low or eventbased scenarios)

●

SUPPLY REVIEW

●

Review critical resources against demand

●

Asses capacity scaling options

●

DEMAND-SUPPLY BALANCING

●

Develop initial feasible supply plan

●

Develop What Ifs scenarios for breaching supply-demand gaps

●

Analyze scenarios and financial impacts

●

Prepare recommendations for executive meeting

●

EXECUTIVE DECISION

●

●

Run a structured S&OP meeting with cross-functional representatives to decide on the plan to follow Hand over the decisions to execution

Figure 27: IBP for S&OP supports the fundamentals of the individual IBP modules to leverage the end-to-end S&OP process ●

IBP for S&OP support the fundamental element of a Sales and Operation Planning process consisting of:

●

Demand planning with statistical forecast and input consolidation

●

Supply planning with capacity overview and planning heuristics

●

Scenarios and simulations planning can be done to simulate what-if analysis.

●

Process management to follow the process step by step is a strong tool to enable a proper flow and understand its completion status.

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23

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

●

●

As per the graphic above, we can see a strong integration between the processes. DURING THIS COURSE WE WILL TAKE YOU THROUGH THE S&OP EXERCISES AS PART OF THE DEMAND & SUPPLY MANAGEMENT PART OF THE COURSE. IT WILL CONSIST OF:

●

Global demand review and consolidation

●

Generation of an unconstrained plan with S&OP Heuristic

●

Review of Capacity impact

●

Simulation and Scenario management

Figure 28: IBP for Sales & Operations

24

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Lesson: A Double Click on each of the Modules

Figure 29: IBP for Demand

●

DATA PREPARATION

●

Ensure all required master and transactional data is maintained and available

●

DATA CLEANSING

●

●

●

●

●

●

●

Remove the outliers from the history data that are likely to derail the statistical forecasting algorithm and produce a weaker forecast (e.g. special events not expected to repeat, stock-out situations, etc.) STATISTICAL FORECAST Generate a base line demand forecast by applying statistical algorithms to historical demand time series DEMAND SENSING Apply more advanced pattern recognition methods and forecasting based on multiple inputs (e.g. sales history and planned promotions) to improve accuracy of the short-term forecast MARKET INPUT Adjust the statistically generated forecasts based on the latest market intelligence and knowledge of the future. This input is usually collected from sales and marketing.

●

PUBLISH FORECAST

●

Finalize and make the demand forecast available for the organization and other processes

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25

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

Figure 30: IBP for Demand

Figure 31: IBP for Inventory

●

●

●

●

●

26

VALIDATE DATA INPUTS Review data inputs relevant for inventory planning, these include target service levels, demand forecasts and forecast errors and inventory planning related master data RUN AND REVIEW INVENTORY PLAN Use single-stage or multi-stage inventory optimization algorithms to generate recommended safety stock levels WHAT-IF ANALYSIS

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Lesson: A Double Click on each of the Modules

●

Simulate the effects of different stock holding alternatives

●

APPROVE AND UPDATE INVENTORY PLAN

●

Finalize safety stock decisions and make available as inputs to other planning processes (e.g. S&OP, operational planning)

Figure 32: IBP for Inventory

Figure 33: IBP for Supply and Response

●

CAPTURE INPUTS

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27

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

●

For supply the demand and safety stock have been planned in for S&OP, Demand, Inventory or interfaced via HCP from APO or any other source.

●

For response all information is collected via HCP from your ERP system.

●

SEQUENCE DEMAND BY PRIORITY

●

Step mostly used as part of the response planning to create short term prioritized feasible plan.

●

CONSTRAINED PLANNING RUN

●

Create a cost optimized plan for your short to mid term plan using IBP for Supply

●

Create a short term priority based plan using IBP for Response

●

SCENARIO Planning

●

Simulate short term demand supply changes and understand the implications for your supply chain instantly.

●

Simulate mid term changes in capacity or demand and review new suggested supply plan

●

FINALIZE SUPPLY / RESPONSE PLAN

●

Take more sound decisions with the help of documented Scenarios

Figure 34: IBP for Supply and Response

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

28

Get more information about every module

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Unit 2 Lesson 4 Challenges and Solutions

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline typical challenges and the IBP solutions

Challenges and Solutions

Figure 35: The IBP modules provide solutions to different challenges in the supply chain

●

Discussion (20 minutes): please come up with the key challenges in your supply chain and discuss them with the class

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Outline typical challenges and the IBP solutions

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29

Unit 2 Lesson 5 The SAP Fiori Launchpad

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline the SAP Fiori Launchpad

The SAP Fiori Launchpad

Figure 36: The SAP Fiori Launchpad

30

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Lesson: The SAP Fiori Launchpad

Figure 37: Personalize the SAP Fiori Launchpad

Figure 38: Exercise 1: Personalize the SAP Fiori Launchpad

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31

Unit 2 Exercise 1 Personalize the SAP Fiori Launchpad

You want to personalize the SAP Fiori Launchpad home page to collect the used application tiles under the group titled My Home 1. Add the Dashboard tile to the SAP Fiori Launchpad home page. 2. Add the Analytics tile to the SAP Fiori Launchpad home page.

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33

Unit 2 Solution 1 Personalize the SAP Fiori Launchpad

You want to personalize the SAP Fiori Launchpad home page to collect the used application tiles under the group titled My Home 1. Add the Dashboard tile to the SAP Fiori Launchpad home page. a) Open the Google Chrome browser. b) Open the SAP Fiori Launchpad using the URL and logon credentials provided by your instructor. c) Choose the user icon in the top left corner of the screen. d) Choose Edit Home Page. e) Click and drag the Dashboard tile and drop it on the My Home group. f) Select Done in the lower right of the screen to save your changes. 2. Add the Analytics tile to the SAP Fiori Launchpad home page. a) Choose the user icon in the top left corner of the screen. b) Choose Edit Home Page c) Click and drag the Analytics tile and drop it on the My Home group. d) Select Done in the lower right of the screen to save your changes.

34

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Lesson: The SAP Fiori Launchpad

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Outline the SAP Fiori Launchpad

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35

Unit 2 Lesson 6 Planning with Excel

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Explain Planning with Excel

Explain Planning with Excel

Figure 39: The Microsoft Excel Add-In Connection

Figure 40: IBP toolbar functionality - Connection

36

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Lesson: Planning with Excel

Figure 41: IBP toolbar functionality - Planning View

Figure 42: IBP toolbar functionality - Planning View

Figure 43: IBP toolbar functionality - Data Input

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37

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

Figure 44: IBP toolbar functionality - Dashboard Alerts

Figure 45: IBP toolbar functionality - Master Data

Figure 46: IBP toolbar functionality - Scenarios

38

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Lesson: Planning with Excel

Figure 47: IBP toolbar functionality - Versions

Figure 48: IBP toolbar functionality - Advanced

Figure 49: IBP toolbar functionality - Web Client

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39

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

Figure 50: IBP toolbar functionality - Template Admin

Figure 51: IBP toolbar functionality - Help

Figure 52: Exercise 2: Create your IBP Connection with Microsoft Excel

40

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Unit 2 Exercise 2 Create your IBP Connection with MS Excel

You want to logon to the SAP Integrated Business Planning add-in for Microsoft Excel in order to start navigating and working with the Hana data in Microsoft Excel. 1. Create the connection and key in a name “SAPIBP1 Unified Model”, server URL (same as used in exercise 1) and planning area SAPIBP1.

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41

Unit 2 Solution 2 Create your IBP Connection with MS Excel

You want to logon to the SAP Integrated Business Planning add-in for Microsoft Excel in order to start navigating and working with the Hana data in Microsoft Excel. 1. Create the connection and key in a name “SAPIBP1 Unified Model”, server URL (same as used in exercise 1) and planning area SAPIBP1. a) Open Microsoft Excel and choose the IBP tab. b) Choose the Log On Connection. c) Choose the ellipsis button to the right of the Connection field. d) Choose Create to create the connection and enter name “SAPIBP1 Unified Model”, server URL (same as used in exercise 1) and planning area SAPIBP1. e) Select OK to save your connection. f) Choose the relevant Connection Name, set the connection as default and choose OK. g) Enter User Name and Password (same as used for exercise 1)

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Lesson: Planning with Excel

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Explain Planning with Excel

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43

Unit 2 Lesson 7 Planning View Options

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Explain Planning View

Planning View Options

Figure 53: Planning View

44

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Lesson: Planning View Options

Figure 54: Planning View Time Settings

Figure 55: Planning View Planning Level Settings

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45

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

Figure 56: Planning View Key Figure Settings

Figure 57: Planning View Layout Settings

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Lesson: Planning View Options

Figure 58: Planning View Filter Settings

Figure 59: Exercise 3: Create a Favorite based on an existing Template

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Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

48

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Unit 2 Exercise 3 Create a Favorite based on an existing Template

You want to see the S&OP Demand Review figures. A template has already been created by a key user in your company. Create your own planning view based on this template and save it as a favorite for easy access later with your own data selection. Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create your own planning view using the template DP140 Global Demand Plan using the new view from template option. 2. Verify the time settings, planning levels and key figures selected against those in the table below. Category

Field

Entry

Time

Time Period

Monthly

From

Current Month

To

Current Month +12

Rolling

Yes

Product Family

Selected

Cust Region

Selected

Statistical Forecast Qty

Selected

Local Demand Plan

Selected

Demand Planning Qty

Selected

Global Demand Plan Qty for SOP

Selected

Consensus Demand

Selected

Planning Level

Key Figures

3. Create a filter called Products ## for Product ID and choose values IBP-FG1-## and IBPFG2-##. 4. Create a filter for Resource ID with values 1010-Assembly ## and 1010-Pack ##. 5. Save your planning view as a favorite with the name DP Global View

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Unit 2 Solution 3 Create a Favorite based on an existing Template

You want to see the S&OP Demand Review figures. A template has already been created by a key user in your company. Create your own planning view based on this template and save it as a favorite for easy access later with your own data selection. Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create your own planning view using the template DP140 Global Demand Plan using the new view from template option. a) Open Microsoft Excel and choose the IBP tab. b) Choose the Log On Connection. c) Choose the relevant Connection Name and choose OK. d) Enter User Name and Password (same as used for exercise 1) e) In the IBP tab choose New View -> From Template f) In the Template field drop-down list choose DP140 Global Demand Plan and select Base Version as the Versions. g) Stay in this view for the next exercise step. 2. Verify the time settings, planning levels and key figures selected against those in the table below. Category

Field

Entry

Time

Time Period

Monthly

From

Current Month

To

Current Month +12

Rolling

Yes

Product Family

Selected

Cust Region

Selected

Statistical Forecast Qty

Selected

Local Demand Plan

Selected

Demand Planning Qty

Selected

Planning Level

Key Figures

50

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Lesson: Planning View Options

Category

Field

Entry

Global Demand Plan Qty for SOP

Selected

Consensus Demand

Selected

a) In the Time tab, Time Settings screen area, the time period automatically defaults to Monthly as per template settings. b) Choose the Planning Level tab to notice the selected attributes c) Choose the Key Figures tab to notice the selected key figures d) Stay in this view for the next exercise step. 3. Create a filter called Products ## for Product ID and choose values IBP-FG1-## and IBPFG2-##. a) On the Filters tab, select Product ID in the Attribute field (select from the drop down list) b) Click on the selection box for Values and choose the Product IDs IBP-FG1-## and IBPFG2-## from the drop down list. c) Choose OK d) Choose Add and name your filter Products ##. e) Select Add to save your filter. f) Click OK to view your planning view. 4. Create a filter for Resource ID with values 1010-Assembly ## and 1010-Pack ##. a) In the Planning View section, choose the drop down from the Filter and select Edit. b) Select Resource ID in the Attribute field (select from the drop down box) c) Click on the selection box for Values and choose the Resource IDs 1010-Assembly ## and 1010-Pack ##. d) Choose OK e) Choose Add and name your filter Resources ## f) Choose Add. g) Choose OK to view your planning view with your new filter. 5. Save your planning view as a favorite with the name DP Global View a) In the Planning View section, choose the drop down from the Filter and select Products ##. b) In the Planning View section of the IBP tab choose Favorites -> Add. c) Name the favorite DP Global View -> press add.

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51

Unit 2: Introduction to SAP Integrated Business Planning

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

52

Explain Planning View

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Unit 2 Lesson 8 SAP JAM Overview

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Give an Overview of SAP JAM

SAP JAM Overview

Figure 60: SAP Jam Collaboration

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Give an Overview of SAP JAM

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53

Unit 2 Lesson 9 Example Network Overview

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Use the example network used in this course

Example Network Overview

Figure 61: Supply chain network model used during the course

Figure 62: Summary

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

54

Use the example network used in this course

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UNIT 3

Demand Management

Lesson 1 Demand Management

56

Lesson 2 Introduction to IBP Demand

57

Lesson 3 Cleansing and Statistical Forecast

63

Exercise 4: Cleansing Historical Data

67

Exercise 5: Calculate Statistical Forecast

71

Lesson 4 Demand Planning Adjustments and Consensus

75

Exercise 6: Local Demand Plan Adjustments

79

Exercise 7: Global SOP Demand Plan Adjustments

81

Exercise 8: Use Analytics and Dashboards

85

Exercise 9: Create Exception based Alerts

87

Exercise 10: Calculate and release Consensus Forecast

89

Lesson 5 Introduction to Demand Sensing

92

UNIT OBJECTIVES ●

Get introduced to Demand Management

●

Describe IBP Demand

●

Cleanse Sales history and calculate statistical forecast

●

Adjust Demand Planning

●

Explain Demand Sensing

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55

Unit 3 Lesson 1 Demand Management

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Get introduced to Demand Management

Demand Management

Figure 63: Unit 3 - Demand Management

Figure 64: Learning Objective for Unit 3

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

56

Get introduced to Demand Management

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Unit 3 Lesson 2 Introduction to IBP Demand

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Describe IBP Demand

Introduction to IBP Demand

Figure 65: SAP Integrated Business Planning solution

●

In this unit we will bring you through the main steps of the demand planning process in IBP for demand as well as the process of consoltidating and validating the global demand that would typically be done in IBP for S&OP.

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57

Unit 3: Demand Management

Figure 66: SAP Integrated Business Planning for demand Traditional demand planning and short-term demand sensing

Figure 67: What problems are we solving?

58

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Lesson: Introduction to IBP Demand

Figure 68: …things rarely go exactly as expected on the demand side

Figure 69: Introduction to IBP Demand

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59

Unit 3: Demand Management

Figure 70: Introduction to IBP Demand

Figure 71: SAP Integrated Business Planning for Demand: Vision

60

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Lesson: Introduction to IBP Demand

Figure 72: Introduction to IBP Demand

Figure 73: Introduction to IBP Demand

© Copyright. All rights reserved.

61

Unit 3: Demand Management

Figure 74: Simplification - what we heard

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

62

Describe IBP Demand

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Unit 3 Lesson 3 Cleansing and Statistical Forecast

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Cleanse Sales history and calculate statistical forecast

Cleansing and Statistical Forecast

Figure 75: Exercise: Sales History Cleaning

Figure 76: Statistical Methods available for Mid- and Long- Term Forecasting

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63

Unit 3: Demand Management

Figure 77: Cleansing and Statistical Forecast

Figure 78: Single Exponential Smoothing

64

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Lesson: Cleansing and Statistical Forecast

Figure 79: "Predictive" and SAP Integrated Business Planning for demand

Figure 80: Exercise: Calculate Statistical Forecast

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65

Unit 3 Exercise 4 Cleansing Historical Data

To create forecasts for the future you need data from the past, which usually means the sales history of a product from a certain time period. When the data is available, it can be checked for missing values and excludable incidents, and consolidated. The Demand Planning Process Expert checks and corrects the history manually 1. In the Excel UI, and use the first SAP template DP 110 Historical Data Cleanse. Make sure you have the two key figures Delivered Qty Adjusted and Delivered Qty ready for to be used Attribute

Value

Product ID

IBP-FG1–##, IBP-FG2–##

Customer ID

10100001, 17100001, 18100001

Location ID

3710

2. Change the figures in key figure Delivered Qty Adjusted and see how it overwrites the calculations

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67

Unit 3 Solution 4 Cleansing Historical Data

To create forecasts for the future you need data from the past, which usually means the sales history of a product from a certain time period. When the data is available, it can be checked for missing values and excludable incidents, and consolidated. The Demand Planning Process Expert checks and corrects the history manually 1. In the Excel UI, and use the first SAP template DP 110 Historical Data Cleanse. Make sure you have the two key figures Delivered Qty Adjusted and Delivered Qty ready for to be used Attribute

Value

Product ID

IBP-FG1–##, IBP-FG2–##

Customer ID

10100001, 17100001, 18100001

Location ID

3710

a) Logon to Excel User Interface with the login credential supplied by your instructor b) Choose new view -> from template -> DP 110 Historical Data Cleanse c) In the tab Filter, choose the attribute Product ID, Customer ID and Location ID, and select you specific combinations as per below, and save the filter by pressing add Attribute

Value

Product ID

IBP-FG1–##, IBP-FG2–##

Customer ID

10100001, 17100001, 18100001

Location ID

3710

d) Press Add, and save it as Cleaning## e) Press OK to enter the view f) See that the Delivered Qty Adj is equal to the Delivered Qty 2. Change the figures in key figure Delivered Qty Adjusted and see how it overwrites the calculations a) Change a value in the key figure Delivered Qty Adj. to 500, 5 weeks before now, for Product IBP-FG1-## and Customer 10100001 b) In the Data Input ribbon. Press Simulate -> Simulate(basic) c) Notice that the input put in Delivered Qty. Adj. now is overruling, and is thus not the same as the Delivered Qty. d) In the Data Input ribbon, press refresh, to cancel the entry

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Lesson: Cleansing and Statistical Forecast

e) See that the Delivered Qt. Adj is now again, equal to the Delivered Qty f) Close the planning view DP 110 Historical Data Cleanse

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Unit 3 Exercise 5 Calculate Statistical Forecast

The purpose of statistical forecast is create an estimate of the future sales, based on historical patterns. The algorithm Single Exponential smoothing will be subject for the exercise 1. In the Excel UI, create a Favorite called Statistical Forecast using the SAP template DP 120 Statistical Forecast. 2. Run the statistical model by choosing the preconfigured Single Exponential Smoothing profile, to populate the key figure Statistical Forecast Qty. Use the data in the table below. Field

Value

Time period

Weekly

Planning Level

Product ID, Customer ID, Location ID

Forecast model to be used

Single Exponential Smoothing

UoM to ID

EA

Filter

Product: IBP-FG1–##, IBP-FG2–##

3. Check the status of the batch job until the job is completed and view the results.

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Unit 3 Solution 5 Calculate Statistical Forecast

The purpose of statistical forecast is create an estimate of the future sales, based on historical patterns. The algorithm Single Exponential smoothing will be subject for the exercise 1. In the Excel UI, create a Favorite called Statistical Forecast using the SAP template DP 120 Statistical Forecast. a) Logon to Excel User Interface with the login credential supplied by your instructor b) Choose New View -> From Template and choose template DP 120 Statistical Forecast. c) Select the Filter tab to filter on your specific planning combinations using the saved filter Products##. d) Press OK to enter the view e) Choose Favorites -> Add to save your planning view as favorite Statistical Forecast. 2. Run the statistical model by choosing the preconfigured Single Exponential Smoothing profile, to populate the key figure Statistical Forecast Qty. Use the data in the table below. Field

Value

Time period

Weekly

Planning Level

Product ID, Customer ID, Location ID

Forecast model to be used

Single Exponential Smoothing

UoM to ID

EA

Filter

Product: IBP-FG1–##, IBP-FG2–##

a) In the Advanced group in the IBP add-in for Excel, choose Statistical Forecasting →Run b) In the Run Statistical Forecast Once dialog box, select the Customer ID, Location ID and Product ID c) Choose Time Period: Week. d) Choose Forecast Model: Single Exponential Smoothing e) Choose Unit of Measure To ID: EA f) Select the Filter tab and choose the saved fitler: Products ## g) Press Next. h) Select an appropriate Reason Code, enter a comment, and press run 3. Check the status of the batch job until the job is completed and view the results.

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Lesson: Cleansing and Statistical Forecast

a) In the Advanced tab in the Microsoft Excel ribbon, select the Statistical Forecasting dropdown and choose Status. b) When Completed Close the dialog box. c) In the Data Input section, press refresh to update the values in the Statistical Forecast Qty key figure d) Close the planning view DP 120 Statistical Forecast

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73

Unit 3: Demand Management

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

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Cleanse Sales history and calculate statistical forecast

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Unit 3 Lesson 4 Demand Planning Adjustments and Consensus

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Adjust Demand Planning

Demand Planning Adjustments

Figure 81: Exercise: Local Demand Plan Adjustments

Figure 82: Exercise: Global S&OP Demand Plan Adjustments

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75

Unit 3: Demand Management

Figure 83: Exercise: Use Analytics and Dashboard

Figure 84: Exercise: Alerts for exception based planning

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Lesson: Demand Planning Adjustments and Consensus

Figure 85: Review in Financial Figures

Figure 86: Exercise: Calculate Consensus Forecast

Figure 87: Calculate Consensus Forecast

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Unit 3 Exercise 6 Local Demand Plan Adjustments

When Demand planners or Sales planners holds information that has not be incorporated into the statistical forecast, we need to do manual adjustments. The adjustments could be due to special event, promotions, etc. 1. Create a Favorite called Local Demand Plan using the SAP template DP 130 Local Demand Plan and your Products ## filter. 2. Notice that the Local Demand Planning key figure is equal to the statistical forecast key figure. For Product IBP-FG1-##, Customer 10100001, Location 1710, in the period 5 weeks from now change the value of the Local Demand Plan key figure to 400 and Simulate to see the result. Notice the the key figure Demand Planning Qty is locked for input, in this template

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Unit 3 Solution 6 Local Demand Plan Adjustments

When Demand planners or Sales planners holds information that has not be incorporated into the statistical forecast, we need to do manual adjustments. The adjustments could be due to special event, promotions, etc. 1. Create a Favorite called Local Demand Plan using the SAP template DP 130 Local Demand Plan and your Products ## filter. a) Logon to Excel User Interface with the login credential supplied by your instructor b) Choose new view -> from template -> DP 130 Local Demand Plan c) Select the Filter tab and choose your saved filter Products## d) Choose OK to view your planning view. e) Select Favorites -> Add to save the planning view as Local Demand Plan. 2. Notice that the Local Demand Planning key figure is equal to the statistical forecast key figure. For Product IBP-FG1-##, Customer 10100001, Location 1710, in the period 5 weeks from now change the value of the Local Demand Plan key figure to 400 and Simulate to see the result. Notice the the key figure Demand Planning Qty is locked for input, in this template a) See that the Demand Planning Qty, and the Local Demand Plan Qty is equal to the Statistical forecast qty in each of the time buckets b) b. Change a value in the Local Demand Plan key figure, 5 weeks from now to 400 for Product IBP-FG1-##, Customer 10100001, Location 1710 c) Press Enter and notice the color of the cell changes to blue to indicate this value has been changed but not saved or simulated yet. d) In the Data Input tab in the Ribbon, Press Simulate -> Simulate(Basic) e) See that the Local Demand Plan values are copied to Demand Planning Qty overwriting the value. f) Since we have not saved the data – only simulated – we can go back to the starting point by refreshing the sheet. Pres refresh in the Data Input Ribbon and anser Yes in the dialog box. g) Close the planning view DP 130 Local Demand Plan

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Unit 3 Exercise 7 Global SOP Demand Plan Adjustments

When Demand planners or Sales planners holds information that has not be incorporated into the statistical forecast, we need to do manual adjustments. The adjustments could be due to special event, promotions, etc. 1. In the Excel UI, and use the SAP template DP 140 Global Demand Plan 2. To start notice that the Demand Planning Qty key figure is equal to the Local Demand Plan Qty key figure. (Also notice that we now are at an aggregated Product Family / Customer Region / Month) 3. Change the value of the periods 3 Month from current date to 3000 EA in key figure Demand Planning Qty, and save it with Reason Code S&OP Demand adj. (Note that this has not been released to the next key figure yet) 4. Change to the template DP 141 Global Demand Plan Rev to see the financial figure in the Revenues tab. Simulate an increase in the price, resulting in an increased revenue. Save it with Reason Code S&OP Pricing adj.

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Unit 3 Solution 7 Global SOP Demand Plan Adjustments

When Demand planners or Sales planners holds information that has not be incorporated into the statistical forecast, we need to do manual adjustments. The adjustments could be due to special event, promotions, etc. 1. In the Excel UI, and use the SAP template DP 140 Global Demand Plan a) Logon to Excel User Interface with the login credential supplied by your instructor b) Choose new view -> from template -> DP 140 Global Demand Plan c) Filter on your specific planning combinations, using the saved filter Products ## 2. To start notice that the Demand Planning Qty key figure is equal to the Local Demand Plan Qty key figure. (Also notice that we now are at an aggregated Product Family / Customer Region / Month) a) Notice that we now are at an aggregated Product Family / Customer Region / Monthly level b) See that the Demand Planning Qty is equal to the Local Demand Plan Qty in each of the time buckets. 3. Change the value of the periods 3 Month from current date to 3000 EA in key figure Demand Planning Qty, and save it with Reason Code S&OP Demand adj. (Note that this has not been released to the next key figure yet) a) Change a value in the Demand Planning Qty. key figure 3 month from now, for Product family: FAMILY 100-HEADPHONE, and Customer Region: AMERICAS b) In the Data Input tab in the Ribbon, Press Save Data c) At Popup select the Reason Code S&OP Demand adj. and enter comment Adjustments of demand for AMS Zone on Headphones and press Save. d) See that the Demand Planning Qty. is now different from the Local Demand Plan Qty meaning that a global input overwrites the local demand forecast e) Close the planning view DP 140 Global Demand Plan 4. Change to the template DP 141 Global Demand Plan Rev to see the financial figure in the Revenues tab. Simulate an increase in the price, resulting in an increased revenue. Save it with Reason Code S&OP Pricing adj. a) Choose new view -> from template -> DP 141 Global Demand Plan Rev b) Filter on your specific planning combinations, using the saved filter Products ## c) Notice that we now are still at an aggregated Product Family / Customer Region level / Month d) Notice that we now work with financial figures.

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Lesson: Demand Planning Adjustments and Consensus

e) The key figure Demand Planning Rev. is calculated based in the Demand Planning Qty. multiplied with the Demand Planning Price f) Maintain the price for 100 in the key figure Demand Planning Price for all periods for all regions g) In the Data Input tab in the Ribbon, Press Save h) At Popup select the Reason Code S&OP Pricing adj. and enter comment Adjustments of Headphones price across all regions and press Save. i) See the Revenue Key figure has changed j) Close the planning view DP 141 Global Demand Plan Rev

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Unit 3 Exercise 8 Use Analytics and Dashboards

The purpose of this exercise is to show the how IBP enables analytics in the Fiori User Interface 1. Navigate to the Fiori UI and enter the Analytic app 2. Create a Line graph with Weeks on the X axis and Demand Planning Qty on the Y axis, and filtered on product Family: FAMILY 100-HEADPHONES. Save this Graph 3. Create a Dashboard by choosing the app Dashboards, and add your newly create analytic graph. Save the Dashboard

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Unit 3 Solution 8 Use Analytics and Dashboards

The purpose of this exercise is to show the how IBP enables analytics in the Fiori User Interface 1. Navigate to the Fiori UI and enter the Analytic app a) Logon to the Fiori User Interface with the login credential supplied by your instructor b) Press the Analytics tile c) Press New Chart 2. Create a Line graph with Weeks on the X axis and Demand Planning Qty on the Y axis, and filtered on product Family: FAMILY 100-HEADPHONES. Save this Graph a) Choose Planning Area SAPIBP1 b) Choose Key figure Demand Planning Qty c) Group by Weeks and Product Family d) Choose the Graph type Line e) Press save, and call it ##Forecast overview 3. Create a Dashboard by choosing the app Dashboards, and add your newly create analytic graph. Save the Dashboard a) Go back by pressing the Home button b) Enter the dashboard tile c) Press Create new dashboard, under the dashboard drop-down menu d) Add your newly created analytic e) Press save, and name it DP Dashboard##

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Unit 3 Exercise 9 Create Exception based Alerts

The purpose of this exercise is to illustrate the IBP contains the functionality of exception based management. To trigger an alert, we need to trigger the exception rule 1. Navigate to the Fiori UI and see that an alert is present directly on the app Monitor Custom Alert 2. Enter the app and the see the alert. The alert should be in the same period as the one you increased to 3000EA in the Demand Planning Quantity key figure 3. Jump from the Alert monitor to Excel

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Unit 3 Solution 9 Create Exception based Alerts

The purpose of this exercise is to illustrate the IBP contains the functionality of exception based management. To trigger an alert, we need to trigger the exception rule 1. Navigate to the Fiori UI and see that an alert is present directly on the app Monitor Custom Alert a) Logon to the Fiori UI with the login credential supplied by your instructor b) See that there should be at least one alert directly in the app Monitor Custom Alert 2. Enter the app and the see the alert. The alert should be in the same period as the one you increased to 3000EA in the Demand Planning Quantity key figure a) Enter the app, and see the alert in the left side of the screen. Look for the product family FAMILY 100-HEADPHONES-## b) Press the alert, and see the intelligence in form a graph and a table 3. Jump from the Alert monitor to Excel a) When you are in the Monitor Custom Alerts, and have choosen an alert. Press Go to Excel in the bottom right side, to jump from Fiori UI to Excel UI b) Log-in if not done automatically c) See the numbers d) Close the planning view

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Unit 3 Exercise 10 Calculate and release Consensus Forecast

When the forecast has been agree upon, the next step is to copy the value into the key figure Consensus forecast which we can use for other planning purposes, e.g. S&OP planning 1. In the Excel UI, and use the SAP template DP 140 Global Demand Plan 2. Run the Copy Operator for key figure Demand Planning Qty to Global Demand Plan Qty for SOP (used for the S&OP planning) 3. Run the Copy Operator for key figure Consensus Demand Plan to Consensus Demand (used for Supply planning)

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Unit 3 Solution 10 Calculate and release Consensus Forecast

When the forecast has been agree upon, the next step is to copy the value into the key figure Consensus forecast which we can use for other planning purposes, e.g. S&OP planning 1. In the Excel UI, and use the SAP template DP 140 Global Demand Plan a) Choose new view -> from template -> DP 140 Global Demand Plan b) Filter on your specific planning combinations, using the saved filter Products ## 2. Run the Copy Operator for key figure Demand Planning Qty to Global Demand Plan Qty for SOP (used for the S&OP planning) a) In the Advanced group in the IBP add-in for Excel, choose Copy Operator →Run b) Choose the Planning Operator called, Copy Demand Planning Qty to Global Demand Plan Qty (SOP) c) Choose the saved filter Products ## d) Press next, and press Run e) To see the status, navigate to Advanced in the Excel ribbon, press Copy operator -> Status. Wait for completions f) Refresh the view from the Data input ribbon, and see that the values from Demand Planning Qty has been copied to key figure Global Demand Plan Qty for SOP 3. Run the Copy Operator for key figure Consensus Demand Plan to Consensus Demand (used for Supply planning) a) In the Advanced group in the IBP add-in for Excel, choose Copy Operator →Run b) Choose the Planning Operator called, Consensus Demand Plan Qty to Consensus Demand c) Choose the saved filter Products ## d) Press next, and press Run e) To see the status, navigate to Advanced in the Excel ribbon, press Copy operator -> Status. Wait for completions f) Refresh the view, and see that the values from Global Demand Plan Qty for SOP has been copied to key figure Consensus Demand

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Lesson: Demand Planning Adjustments and Consensus

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Adjust Demand Planning

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Unit 3 Lesson 5 Introduction to Demand Sensing

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Explain Demand Sensing

Introduction to Demand Sensing

Figure 88: Introduction to Demand Sensing

Figure 89: Key Learning Points and Benefits for a Supply Chain Planner

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Lesson: Introduction to Demand Sensing

Figure 90: Key Beneficiary of a Sensed Demand Plan

Figure 91: Effect of Demand Sensing (Before)

Figure 92: Effect of Demand Sensing (After)

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Unit 3: Demand Management

Figure 93: Planning Processes Impacted by Demand Sensing Illustration of the different planning horizons

●

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●

●

●

●

Demand Sensing creates a short-term demand plan. The reaction to this plan is not part of the IBP solution but is highly dependent on your industry, production boundaries, business strategy and overall possibility to react in short-term. E.g. Adjust deployment or transportation decisions →e.g. Decide on stock transfers (redistribution) from one DC to another for the finished goods in case you see short term regional shifts in demand Change your production sequence (if possible) in case you see high demand for specific products In the wholesale / distribution business, also material purchasing could play a role when it comes to demand sensing. →e.g. Rework your purchases from external and internal suppliers for easy to procure material.

Figure 94: Difference between Demand Sensing and Classical Statistical Forecasting

●

94

The demand sensing algorithm is primarily used for demand forecasts for a shorter period such as 8-12 weeks, based on the consensus demand and the most recent demand signals retrieved from the ERP system, for example, the quantity in open sales orders. Typically, demand sensing is executed for multiple products in the background and results in automatic adjustment of the short-term demand.

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Lesson: Introduction to Demand Sensing

●

Two types of Demand Sensing algorithms exist:

●

Demand Sensing (Full)

●

Demand Sensing (Update)

●

●

Demand sensing is typically run daily. It is executed at product-location-customer level, and the sensed demand is created at the daily time granularity for the time horizon defined in the forecast model. Since the optimization processes can take some time and the optimized weights do not change much from one day to the next within a week, it is recommended to set the system to run the demand sensing (full) algorithm weekly and the demand sensing (update) on a daily basis.

Figure 95: Summary Unit 3

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Explain Demand Sensing

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95

UNIT 4

Inventory Optimization

Lesson 1 Inventory Optimization

98

Lesson 2 Introduction to IBP Inventory

100

Lesson 3 The Inventory Dilemma

101

Lesson 4 Demand and Supply Variability

103

Lesson 5 Inventory Components

106

Lesson 6 Inventory Optimization Process

107

Exercise 11: Validate data inputs

111

Exercise 12: Multi Stage inventory optimization

113

Exercise 13: What-if analysis

117

Exercise 14: Approve and update inventory plan

121

Exercise 15: Run and review inventory plan

123

UNIT OBJECTIVES ●

Describe the main functionality within SAP IBP for inventory

●

Introduce to IBP Inventory

●

Outline the Inventory Dilemma

●

Outline demand and supply variability

●

Outline Inventory Components

●

Describe the Inventory Optimization Process

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97

Unit 4 Lesson 1 Inventory Optimization

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Describe the main functionality within SAP IBP for inventory

Inventory Optimization

Figure 96: Unit 4 - Inventory Management

Figure 97: Learning Objective for Unit 4

98

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Lesson: Inventory Optimization

Figure 98: SAP Integrated Business Planning solution

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Describe the main functionality within SAP IBP for inventory

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99

Unit 4 Lesson 2 Introduction to IBP Inventory

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Introduce to IBP Inventory

Introduction to IBP Inventory

Figure 99: Introduction to IBP Inventory

●

The IBP for Inventory considers the following parameters to generate an optimal safety stock recommendation.

●

demand variability, forecast error, and supply uncertainties

●

relative costs, timing, and inter-relationships across the supply chain

●

interdependency of inventory across warehouses and other important critical factors in inventory target setting

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

100

Introduce to IBP Inventory

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Unit 4 Lesson 3 The Inventory Dilemma

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline the Inventory Dilemma

The Inventory Dilemma

Figure 100: The Inventory Dilemma

●

●

●

●

●

So… what's the problem we're dealing with? It's actually pretty simple: Reality is not consistent. Reality means we're dealing with variability. So how do we model that? Not to oversimplify, but you can ONLY properly explore THREE alternatives for handling "reality" - meaning the constantly changing face of business. At the customer service level, this means variability. Handling this variability can be aided by having an accurate, consistent model of the network you're dealing with.

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101

Unit 4: Inventory Optimization

●

IBP provides this, and IBP/I provides the consistent, reliable, OPTIMAL cost model so the RIGHT decisions can be made, around

●

Do we handle variability and uncertainty by simply having inventory in stock?

●

Do we handle this through the flexibility in manufacturing or logistics, or expedites?

●

Do we require customer flexibility in Service levels (or make them wait)?

●

The RIGHT answer is almost always a combination of the three - and only IBP with IBP/I can provide the optimal calculation and information needed to decide on where that balance resides for YOUR company.

Figure 101: How Do We Set the Service Level? - The Optimal Level of Product Availability

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

102

Outline the Inventory Dilemma

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Unit 4 Lesson 4 Demand and Supply Variability

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline demand and supply variability

Demand and Supply Variability

Figure 102: So in spite of all this Planning…

Figure 103: The demand side is not completely predictable…

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103

Unit 4: Inventory Optimization

Figure 104: … and suppliers are rarely perfect

Figure 105: Now take all those uncertainties…

104

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Lesson: Demand and Supply Variability

Figure 106: …and multiply!

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Outline demand and supply variability

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105

Unit 4 Lesson 5 Inventory Components

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline Inventory Components

Inventory Components

Figure 107: Inventory Components

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

106

Outline Inventory Components

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Unit 4 Lesson 6 Inventory Optimization Process

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Describe the Inventory Optimization Process

Inventory Optimization Process

Figure 108: The Inventory Optimization process consists of 4 steps - supported by IBP for Inventory

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107

Unit 4: Inventory Optimization

Figure 109: Inventory Optimization Process

Figure 110: Inventory Optimization Process

Figure 111: Exercise: Validate data inputs

108

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Lesson: Inventory Optimization Process

Figure 112: Inventory Optimization Process

Figure 113: Exercises: Run and review inventory plan

Figure 114: Exercise: What-if analysis

Figure 115: Exercise: Approve and update inventory plan

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109

Unit 4: Inventory Optimization

Figure 116: Summary

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Unit 4 Exercise 11 Validate data inputs

Inventory planning requires a number of data inputs. Before running inventory optimization algorithms it is important to ensure data inputs are in place and consistent.This exercise shows how to review some key data inputs. 1. In the Excel UI, create a Favorite called IO Inputs Demand using the SAP template IO Inputs Demand. 2. In your favorite IO Inputs Demand verify that data exists for locations 1710 and 3710 in key figures Demand Forecast, Demand Forecast Error CV , and Target Service Level for the products and customers in your planning unit. 3. In the Excel UI, create a Favorite called IO Inputs Production using the SAP template IO Inputs Production. 4. In your favorite IO Inputs Production verify that data exists for production plant 1010 in Production Lead Time, Production Lead Time Error CV, Production Minimum Lot Size ,and Production Incremental Lot Size populated for all sources in your planning unit. 5. Close your favorites IO Inputs Demand, IO Inputs Production

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111

Unit 4 Solution 11 Validate data inputs

Inventory planning requires a number of data inputs. Before running inventory optimization algorithms it is important to ensure data inputs are in place and consistent.This exercise shows how to review some key data inputs. 1. In the Excel UI, create a Favorite called IO Inputs Demand using the SAP template IO Inputs Demand. a) From the IBP ribbon in Excel, press New view → From Template -> and choose IO Inputs Demand from the template list. b) In the Planning scope field choose planning unit## and press OK c) Choose OK to view the planning view. d) Choose Favorites → Add to save your planning view as IO Inputs Demand e) Keep your favorite open for the next exercise step. 2. In your favorite IO Inputs Demand verify that data exists for locations 1710 and 3710 in key figures Demand Forecast, Demand Forecast Error CV , and Target Service Level for the products and customers in your planning unit. a) Check that locations 1710 and 3710 have Demand Forecast, Demand Forecast Error CV, and Target Service Level populated for all products and customer groups 3. In the Excel UI, create a Favorite called IO Inputs Production using the SAP template IO Inputs Production. a) From the IBP ribbon in Excel, press New view → From Template and choose IO Inputs Production from the template list. . b) In the Planning scope field choose planning unit## and press OK c) Choose OK to view the planning view. d) Choose Favorites → Add to save your planning view as IO Input Production 4. In your favorite IO Inputs Production verify that data exists for production plant 1010 in Production Lead Time, Production Lead Time Error CV, Production Minimum Lot Size ,and Production Incremental Lot Size populated for all sources in your planning unit. a) Check that the production plant 1010 has Production Lead Time, Production Lead Time Error CV, Production Minimum Lot Size ,and Production Incremental Lot Size populated for all sources. 5. Close your favorites IO Inputs Demand, IO Inputs Production a) Do not save a local copy when you close your favorites

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Unit 4 Exercise 12 Multi Stage inventory optimization

SAP IBP multi-stage inventory optimizer is an algorithm that calculates and recommends safety stock quantities for all the stocking nodes in the network. The difference with the traditional single-stage approach is that the algorithm considers the optimal allocation of stock among the connected nodes at the different network stages. This reduces the overall stock required in comparison with the isolated single-stage approach. Run Multi Stage inventory optimization 1. Create a planning view using the Template IO Review Plan 2. Check the values of the Recommended Safety Stock key figure and enter the current values in the table below Table 1: Location ID Product ID 1710

Current Week

Week + 1

Week + 2

IBP-FG1-## IBP-FG2-##

3710

IBP-FG1-## IBP-FG2-##

3. Run the Global (multi-stage) inventory optimization in the Base Version 4. Check the optimization run status until it is complete. 5. Refresh the view and review the updated values of Key Figure Recommended Safety Stock by completing the table below. Table 2: Location ID

Product ID

1710

IBP-FG1-##

Current Week

Week + 1

Week + 2

IBP-FG2-## 3710

IBP-FG1-## IBP-FG2-##

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Unit 4 Solution 12 Multi Stage inventory optimization

SAP IBP multi-stage inventory optimizer is an algorithm that calculates and recommends safety stock quantities for all the stocking nodes in the network. The difference with the traditional single-stage approach is that the algorithm considers the optimal allocation of stock among the connected nodes at the different network stages. This reduces the overall stock required in comparison with the isolated single-stage approach. Run Multi Stage inventory optimization 1. Create a planning view using the Template IO Review Plan a) From the IBP ribbon in Excel, press New view → From Template b) Choose the template IO Review Plan from the list. c) On the Filter tab choose Product##. d) Press OK to view the data. e) Stay in this view for the next exercise step 2. Check the values of the Recommended Safety Stock key figure and enter the current values in the table below Table 1: Location ID Product ID 1710

Current Week

Week + 1

Week + 2

IBP-FG1-## IBP-FG2-##

3710

IBP-FG1-## IBP-FG2-##

3. Run the Global (multi-stage) inventory optimization in the Base Version a) From the IBP ribbon in Excel, on the Advanced group, selectInventory Optimization → Run . b) Set Planning Operator: as Global (multi-stage) inventory optimization and set Versions: as Base Version c) Press Next d) Select an appropriate Reason Code and enter a comment and press Run 4. Check the optimization run status until it is complete. a) Select Inventory Optimization → Status.This opens a new window with the scheduled jobs.

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Lesson: Inventory Optimization Process

b) Identify your job based on the User field and check the Status. c) Press the Refresh button to update the status until Completed. 5. Refresh the view and review the updated values of Key Figure Recommended Safety Stock by completing the table below. Table 2: Location ID

Product ID

1710

IBP-FG1-##

Current Week

Week + 1

Week + 2

IBP-FG2-## 3710

IBP-FG1-## IBP-FG2-##

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Unit 4 Exercise 13 What-if analysis

The inventory optimizer requires a number of input parameters in order to calculate the safety stocks. Such parameters are related to: target service level, forecast error, lead time, period between reviews. In this exercice you will be able to simulate the effect of service level and demand variability on the safety stock level. Sensitivity to target service level 1. Create a planning view using the template IO Simulate demand . 2. Enter the previously calculated values for recommend safety stock for Product ID: IBPFG1-## at Location 3710 in the table below Location ID

Product ID

3710

IBP-FG1-##

Current Week

Week + 1

3. Change the Key Figure Target Service Level from 0.95 to 0.90 for Product ID: IBP-FG1-## at Location: 3710 in current period. 4. Simulate the Global (multi-stage) inventory optimization 5. Review how values have changed for Recommended Safety Stock Key Figure VS Final Safety Stock Last Cycle (for IO) and enter the values in the table below. Location ID

Product ID

Current Week

3710

IBP-FG1-##

Recommended Safety Stock

3710

IBP-FG1-##

Final Safety Stock Last Cycle (for IO)

Week + 1

6. Refresh to get back to initial plan.

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Unit 4 Solution 13 What-if analysis

The inventory optimizer requires a number of input parameters in order to calculate the safety stocks. Such parameters are related to: target service level, forecast error, lead time, period between reviews. In this exercice you will be able to simulate the effect of service level and demand variability on the safety stock level. Sensitivity to target service level 1. Create a planning view using the template IO Simulate demand . a) From the IBP ribbon in Excel, press New view→ From Template and choose the template IO Simulate demand b) On the Filter tab choose filter Product## c) Press OK to view the planning view. 2. Enter the previously calculated values for recommend safety stock for Product ID: IBPFG1-## at Location 3710 in the table below Location ID

Product ID

3710

IBP-FG1-##

Current Week

Week + 1

a) Check the previously calculated values for the Recommended Safety Stock Key Figure for Product ID: IBP-FG1-## at Location: 3710 3. Change the Key Figure Target Service Level from 0.95 to 0.90 for Product ID: IBP-FG1-## at Location: 3710 in current period. a) At Location 3710 for Product ID IBP-FG1-## change the value in the first period from 0.95 to 0.90 and press Enter. 4. Simulate the Global (multi-stage) inventory optimization a) From the IBP ribbon in Excel, on the Data Input group, select Simulate→ Global (multistage) inventory optimization 5. Review how values have changed for Recommended Safety Stock Key Figure VS Final Safety Stock Last Cycle (for IO) and enter the values in the table below.

118

Location ID

Product ID

3710

IBP-FG1-##

Current Week

Week + 1

Recommended Safety Stock

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Lesson: Inventory Optimization Process

Location ID

Product ID

3710

IBP-FG1-##

Current Week

Week + 1

Final Safety Stock Last Cycle (for IO)

a) After the optimization run is completed, review how values have changed for Recommended Safety Stock Key Figure VS Final Safety Stock Last Cycle (for IO) for Product ID: IBP-FG1-## at Location: 3710 6. Refresh to get back to initial plan. a) From the IBP ribbon in Excel, on the Data Input group, select Refresh b) Your data is now reset to its initial situation

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119

Unit 4 Exercise 14 Approve and update inventory plan

The last stage of the inventory review process is to approve the plan so the safety stock quantities are made available for supply planning and for executive meeting to define mid long term inventory policies. 1. Copy the key figure Final Safety Stock (for IO) to key figure Safety Stock (SOP) using the Copy Operator 2. The safety stock is now available to develop the supply plan

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121

Unit 4 Solution 14 Approve and update inventory plan

The last stage of the inventory review process is to approve the plan so the safety stock quantities are made available for supply planning and for executive meeting to define mid long term inventory policies. 1. Copy the key figure Final Safety Stock (for IO) to key figure Safety Stock (SOP) using the Copy Operator a) From the IBP ribbon in Excel, on the Advanced group, select Copy Operator → Copy Final Safety Stock (for IO) to Safety Stock (SOP ) b) Select second tab, Filter and apply filter Products ## c) Press Next d) Select an appropriate Reason Code, enter a comment, and press Run e) To check the copy status select from the ribbon: Copy Operator → Status. This opens a new window with the scheduled jobs. Identify your job based on the User field Trainee ## and check the Status. Press the Refresh button to update the status until Completed. 2. The safety stock is now available to develop the supply plan

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Unit 4 Exercise 15 Run and review inventory plan

Task 1: Review initial inventory plan 1. At Location: 3710, for Product ID: IBP-FG1-##, change the value in key figure safety stock adjustment 3 weeks from now, and simulate the result

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123

Unit 4 Solution 15 Run and review inventory plan

Task 1: Review initial inventory plan 1. At Location: 3710, for Product ID: IBP-FG1-##, change the value in key figure safety stock adjustment 3 weeks from now, and simulate the result a) Stay in the excel you currently have opened (IO Review Plan) b) At Location: 3710, for Product ID: IBP-FG1-##, in the cell which is 3 weeks from the current week, enter a value of 350 in the key figure Safety Stock Adj. (from IO) c) From the IBP ribbon in Excel, on the Data Input group, select Simulate→ Simulate (Basic) d) The key figure Final Safety Stock (from IO) is matching with the value you just entered e) From the IBP ribbon in Excel, on the Data Input group, select Save Data f) At Popup select the Reason Code S&OP Safety stock adj. and enter comment Adjustments of safety stock and press Save. g) Your data is now saved with your simulation on pricing h) Close excel file opened IO Review Plan

124

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Lesson: Inventory Optimization Process

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Describe the Inventory Optimization Process

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125

UNIT 5

Supply Planning

Lesson 1 Supply planning

129

Lesson 2 Introduction to IBP for Supply and Response

130

Lesson 3 Unconstrained Planning with SOP Heuristic

133

Exercise 16: Prepare your Supply Plan

135

Lesson 4 Capacity and Scenario Management

139

Exercise 17: Analyze the Capacity Utilization

141

Exercise 18: Scenario Management

143

Constrained Planning with the Supply Optimizer

146

Lesson 5 Exercise 19: Constrain the plan and analyze it

149

Lesson 6 Alerts and Analytics

154

Lesson 7 IBP for Response

155

UNIT OBJECTIVES ●

Given an overview of supply planning

●

Introduce to IBP for Supply and Response

●

Describe unconstrained planning with the SOP heuristic

●

Outline capacity and scenario management

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127

Unit 5: Supply Planning

128

●

Outline constrained planning with the supply optimizer

●

Outline alerts and analytics

●

Introduce to IBP for response

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Unit 5 Lesson 1 Supply planning

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Given an overview of supply planning

Supply Planning

Figure 117: IBP for Supply & Response

Figure 118: Learning Objective for Unit 5

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Given an overview of supply planning

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129

Unit 5 Lesson 2 Introduction to IBP for Supply and Response

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Introduce to IBP for Supply and Response

Introduction to IBP for Supply and Response

Figure 119: SAP Integrated Business Planning solution

130

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Lesson: Introduction to IBP for Supply and Response

Figure 120: IBP for Supply and Response

●

●

●

●

●

Supply & Allocations Planning: Create allocations and a supply plan based on prioritized forecast demands and supply chain constraints. Response Planning: Create order confirmations and an adopted supply plan based prioritized demands, allocations and supply chain constraints. Both processes work on tightly integrated information from ERP and allow for root-cause analysis and simulation of full and delta plans

Figure 121: How can SAP IBP enables you to change the game?

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131

Unit 5: Supply Planning

Figure 122: Keep your supply management under control with the help of these key capabilities

Figure 123: Overview of the IBP Supply Planning Engines

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

132

Introduce to IBP for Supply and Response

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Unit 5 Lesson 3 Unconstrained Planning with SOP Heuristic

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Describe unconstrained planning with the SOP heuristic

Unconstrained Planning with SOP Heuristic

Figure 124: Planning Engine - S&OP Heuristic

●

Constraints considered details:

●

Lead times for transportation

●

Manual adjustments to the values of certain output key figures (adjusted key figures)

●

Subnetworks and key figures related to subnetwork planning

●

Co-production

●

Minimum lot size and rounding values

●

Lot-size procedures

●

●

●

Quota arrangements (that is, demand is propagated to the sources of supply according to the quotas defined in the corresponding sources of supply). Inventory corrections and target stock Minimum values defined using minimum key figures (for example, minimum customer receipts and minimum transport receipts).

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133

Unit 5: Supply Planning

●

Constraints not considered details:

●

Finite resource capacities

●

Supply is calculated based on the assumption that all resource capacities are infinite.

●

Projected stock equal to or greater than zero

●

●

●

Because the heuristic ignores this constraint, the stock of any location product can be negative at the end of a period. Maximum values Maximum values are defined in the corresponding key figures (for example, maximum stock level or maximum production receipts). However, the heuristic might calculate values above the defined maximum.

Figure 125: Exercise: Prepare your Supply Plan

134

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Unit 5 Exercise 16 Prepare your Supply Plan

You create the unconstrained plan with the help of the S&OP Heuristic to propagate the requirements across your supply chain network. Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create a planning view using the template SP-Supply Management 2. Enter the values of the Production Receipts, Projected Stock, and Inventory Target key figures in the table below. Product Family

Key Figures

Family 100– Headphones##

Production Receipts

Current Month

Month + 1

Month + 2

Projected Stock Inventory Target 3. Create an unconstrained plan using the S&OP Heuristic 4. Verify the status of the S&OP Heuristic planning run 5. Validate the results of the S&OP Heuristic planning run and enter the values of Production Receipts, Projected Stock, and Inventory Target key figures in the table below. Product Family

Key Figures

Family 100– Headphones##

Production Receipts

Current Month

Month + 1

Month + 2

Projected Stock Inventory Target

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Unit 5 Solution 16 Prepare your Supply Plan

You create the unconstrained plan with the help of the S&OP Heuristic to propagate the requirements across your supply chain network. Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create a planning view using the template SP-Supply Management a) In the Excel UI, choose new view -> from template and choose the SP-Supply Management template. b) On the Filter tab choose filter Products ## c) Press OK 2. Enter the values of the Production Receipts, Projected Stock, and Inventory Target key figures in the table below. Product Family

Key Figures

Family 100– Headphones##

Production Receipts

Current Month

Month + 1

Month + 2

Projected Stock Inventory Target 3. Create an unconstrained plan using the S&OP Heuristic a) In the IBP tab choose Advanced -> SOP Operator -> Run b) Choose S&OP Heuristic, Versions = Base Version and Planning Unit = ## c) Choose Next d) Select an appropriate Reason Code, enter a comment, and choose Run e) Choose OK 4. Verify the status of the S&OP Heuristic planning run a) In the IBP tab choose Advanced -> SOP Operator -> Status b) Check the status column – it should have the value Completed c) Choose Close

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Lesson: Unconstrained Planning with SOP Heuristic

5. Validate the results of the S&OP Heuristic planning run and enter the values of Production Receipts, Projected Stock, and Inventory Target key figures in the table below. Product Family

Key Figures

Family 100– Headphones##

Production Receipts

Current Month

Month + 1

Month + 2

Projected Stock Inventory Target a) Refresh the data in the spreadsheet Data Input -> Refresh b) Verify that the unconstrained plan has been generated by comparing the key figures Production Receipts, Projected Stock, and Inventory Target and entering the values in the table. c) Both key figures Projected Stock and Inventory Target are matching since no capacity constraints have been considered

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Unit 5: Supply Planning

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

138

Describe unconstrained planning with the SOP heuristic

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Unit 5 Lesson 4 Capacity and Scenario Management

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline capacity and scenario management

Capacity and Scenario Management

Figure 126: Analytics to identify issues in the supply chain

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139

Unit 5: Supply Planning

Figure 127: Live What if / Simulation

Figure 128: Exercise: Analyze the Capacity Utilization

Figure 129: Management of Scenario

Figure 130: Exercise: Scenario Management

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Unit 5 Exercise 17 Analyze the Capacity Utilization

You have just run the S&OP heuristic to generate the unconstrained plan. Second step is to analyze the capacity situation for your assembly resources Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create a Favorite called Capacity Management using the template SP-Capacity Management and your Resources ## filter. 2. Analyze the capacity situation and adjust or enter any missing Capacity Supply values to match your Capacity Usage of Production key figure. 3. In bucket 4 maintain a Capacity Supply creating 25% over capacity compared to Capacity Usage of Production Resources for that same period. Do this for both your resources: 1010 Assembly ## and 1010 Pack ## 4. Simulate the effect of your capacity changes

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141

Unit 5 Solution 17 Analyze the Capacity Utilization

You have just run the S&OP heuristic to generate the unconstrained plan. Second step is to analyze the capacity situation for your assembly resources Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create a Favorite called Capacity Management using the template SP-Capacity Management and your Resources ## filter. a) Choose new view -> from template and choose the SP-Capacity Management template b) On the Filter tab select your filter Resources ## c) Press OK to view the planning view d) In the Planning View section choose Favorite -> Add and enter the name Capacity Management 2. Analyze the capacity situation and adjust or enter any missing Capacity Supply values to match your Capacity Usage of Production key figure. a) If there are any capacity overloads, the Capacity Utilization key figures will be highlighted in Red b) Copy and paste the values from Capacity Usage of Production Resources key figure to the Capacity Supply key figure. c) All periods for both key figures should have the same values in both key figures. d) In the Data Input section choose Save Data. Select the appropriate Reason Code, enter a comment, and select Save. 3. In bucket 4 maintain a Capacity Supply creating 25% over capacity compared to Capacity Usage of Production Resources for that same period. Do this for both your resources: 1010 Assembly ## and 1010 Pack ## a) Maintain key figure Capacity Supply in bucket 4 with a capacity ending up with a usage of about 125% 4. Simulate the effect of your capacity changes a) In the IBP tab choose Data Input -> Simulate -> Simulate (Basic) b) The key figure Capacity Utilization should reflect the new capacity situation and Month 3 should still be highlighted in Red c) Stay with your planning view opened, as it will be used in the next exercise

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Unit 5 Exercise 18 Scenario Management

Now that we´ve updated our capacities, we will create a scenario out of it so that we can get a colleague / other person in the organization to review the proposed amendments and promote them in the active version. These scenarios are storing only the changed objects and are available with the colleagues we shared it with only. Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create a Scenario to capture the results of your simulation 2. Now compare the scenario to the original situation 3. Promote the scenario to the Baseline

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Unit 5 Solution 18 Scenario Management

Now that we´ve updated our capacities, we will create a scenario out of it so that we can get a colleague / other person in the organization to review the proposed amendments and promote them in the active version. These scenarios are storing only the changed objects and are available with the colleagues we shared it with only. Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create a Scenario to capture the results of your simulation a) In the Scenario section of the IBP ribbon choose Create b) Enter the Name and Description as SP-##-CAPAADJ c) Choose OK 2. Now compare the scenario to the original situation a) In the Planning View section choose Edit View -> Edit Planning View b) Choose the button next to Scenarios. c) Select both the Baseline and SP-##-CAPAADJ scenarios. d) Choose OK e) Choose OK f) Compare the selected scenarios Baseline & SP-##-CAPAADJ, the key figure Capacity Utilization should differ where you made the amendments from previous exercise. 3. Promote the scenario to the Baseline a) In the Scenarios section choose Manage b) In the row for scenario SP-##-CAPAADJ select the Promote checkbox c) Choose Apply Changes d) In the Data Input section choose Refresh to read the data stored in the database. e) The Capacity Utilization key figure for the 2 scenarios Baseline & SP-##-CAPAADJ is now matching f) Close the Capacity Review sheet.

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Lesson: Capacity and Scenario Management

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Outline capacity and scenario management

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145

Unit 5 Lesson 5 Constrained Planning with the Supply Optimizer

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline constrained planning with the supply optimizer

Constrained Planning with the Supply Optimizer

Figure 131: Planning Engine - Supply Optimizer

●

●

Production, procurement, and transportation

●

Non-delivery or late delivery of products to satisfy demands.

●

Falling below the target inventory level or going over the maximum inventory level.

●

●

●

146

The aim of optimization is to minimize the total cost of the supply plan. The S&OP optimizer achieves this aim by minimizing costs; for example, of the following:

Violation of manually adjusted values (for example, adjusted customer demand) or minimum values (for example, minimum production receipts). Inventory holding Optimization is performed by transforming the supply planning problem into a mathematical model (a mixed integer linear program (MILP)). The output is a feasible,

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Lesson: Constrained Planning with the Supply Optimizer

cost-optimized production, distribution, and procurement plan for the entire supply chain network taking into account constraints. ●

The optimizer can create plans that are optimized according to the following criteria:

●

Profit maximization

●

Delivery maximization

Figure 132: Optimizer: Delivery VS Profit

●

●

●

Profit Maximization details: The optimizer maximizes profit, where profit is the difference between total revenue and overall cost. Total revenue is calculated as the sum of the revenue of all products sold to market. The revenue of each product is calculated by multiplying its sales price (that is, non-delivery costs) with the quantity shipped to the customer. If the total cost of a finished product (comprising production, inventory holding, and transportation costs, and the cost of all components) is higher than its sales price, the optimizer chooses not to deliver and therefore not to produce or transport this product.

Figure 133: Exercise: Constrain the Plan and analyze it

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147

Unit 5 Exercise 19 Constrain the plan and analyze it

Now that we´ve seen the capabilities of the unconstrained plan, and that our capacities have been updated, we will now constrain the plan by respecting capacities using the Optmiser, and by respecting product prioritization. Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create a planning view using the template SP-Cost Maintenance 2. Check the cost model and notice that the product IBP-FG1-## has priority when constraining the plan since the non-delivery cost rate is higher. Customer ID

Product ID

Non-delivery Cost Rate

10100001

IBP-FG1–##

100

10100001

IBP-FG2–##

80

17100001

IBP-FG1–##

100

17100001

IBP-FG2–##

80

18100001

IBP-FG1–##

100

18100001

IBP-FG2–##

80

If the values in the system do not match the values in the table, key in the costs for the entire horizon to match the table 3. Run the multilevel constrained optimizer starting from Week + 3 for Versions = Base Version and Planning Unit = ## 4. Check status of the run and review the log to understand the demand fulfillment rate 5. Verify that the capacity is respected using your favorite Capacity Management 6. Create a planning view using template SP-Constrained Supply and your Products ## filter. 7. Based on the maintenance of the priority for product IBP-FG1-##, open the template SPConstrained Supply to verify that the shortage in demand was indeed favored for product IBP-FG2-## by comparing the unconstrained Consensus demand VS the Customer Receipts key figure. 8. Access to the “Global Plan” combining all your product families you created during these past exercises in Dashboard IBP100 – All in Fiori and explore the plan

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149

Unit 5: Supply Planning

9. You have now been through the main IBP planning processes and how IBP can support it. We are now moving towards the Analytics and Collaboration option linked to IBP

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Unit 5 Solution 19 Constrain the plan and analyze it

Now that we´ve seen the capabilities of the unconstrained plan, and that our capacities have been updated, we will now constrain the plan by respecting capacities using the Optmiser, and by respecting product prioritization. Note: Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create a planning view using the template SP-Cost Maintenance a) Choose new view -> from template and choose the SP-Cost Maintenance template 2. Check the cost model and notice that the product IBP-FG1-## has priority when constraining the plan since the non-delivery cost rate is higher. Customer ID

Product ID

Non-delivery Cost Rate

10100001

IBP-FG1–##

100

10100001

IBP-FG2–##

80

17100001

IBP-FG1–##

100

17100001

IBP-FG2–##

80

18100001

IBP-FG1–##

100

18100001

IBP-FG2–##

80

If the values in the system do not match the values in the table, key in the costs for the entire horizon to match the table a) If you made any changes, choose Save Data from the Data Input section. 3. Run the multilevel constrained optimizer starting from Week + 3 for Versions = Base Version and Planning Unit = ## a) On the IBP tab, in the Advanced section, choose SOP Operator -> Run b) Choose S&OP Optimizer, From Week + 3, Versions = Base Version and Planning Unit = ## c) Choose Next d) Select an appropriate Reason Code, enter a comment, and choose Run e) Close the SP-Cost Maintenance sheet you created in the previous step and do not save a local copy 4. Check status of the run and review the log to understand the demand fulfillment rate

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Unit 5: Supply Planning

a) In the IBP tab choose Advanced -> SOP Operator -> Status b) Check the status column – it should have the value Completed c) Click on Completed d) A new Excel sheet opens e) Close the status Pop-up f) Look at the message 9130: Demand fulfillment rate in Excel is not of 100% since the optimizer has considered the restriction in capacities we have defined g) Close the Excel sheet but do not save a local copy. 5. Verify that the capacity is respected using your favorite Capacity Management a) In the Planning View section, choose Favorite -> Capacity Management or just Refresh the sheet if you already have it open b) The Capacity Utilization is not having any capacity overload, but the load has been leveled based on the capacity maintenance you did in previous exercise. c) Close your Capacity Management favorite but do not save a local copy 6. Create a planning view using template SP-Constrained Supply and your Products ## filter. a) Choose new view -> from template and choose the SP-Constrained Supply template b) On the Filter tab select your filter Products ## c) Press OK to view the planning view 7. Based on the maintenance of the priority for product IBP-FG1-##, open the template SPConstrained Supply to verify that the shortage in demand was indeed favored for product IBP-FG2-## by comparing the unconstrained Consensus demand VS the Customer Receipts key figure. a) Compare the Key Figures Consensus demand vs. the Customer Receipts b) Product IBP-FG1-## has higher priority than IBP-FG2-## due to our maintenance of the non-delivery costs in a previous exercise step. 8. Access to the “Global Plan” combining all your product families you created during these past exercises in Dashboard IBP100 – All in Fiori and explore the plan a) Click Home Button on the IBP Ribbon b) Your Chrome web browser will start c) Click on Dashboard app d) Select Dashboard IBP100 — All e) Press Settings on the right-hand corner of the chart and press Explore f) Discover the options offered to you to change groupings and change chart for example. g) You can keep the browser open 9. You have now been through the main IBP planning processes and how IBP can support it. We are now moving towards the Analytics and Collaboration option linked to IBP

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Lesson: Constrained Planning with the Supply Optimizer

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Outline constrained planning with the supply optimizer

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153

Unit 5 Lesson 6 Alerts and Analytics

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline alerts and analytics

Alerts and Analytics

Figure 134: Plan by exception using alerts

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

154

Outline alerts and analytics

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Unit 5 Lesson 7 IBP for Response

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Introduce to IBP for response

IBP for Response

Figure 135: IBP for Response overview

●

●

●

●

●

●

You use response management to plan your company's supply and demand. This means ensuring that you always have enough stock available, and that you can respond quickly to any changes that might arise on short notice. With response management, you can take care of the entire process as follows: Create a supply plan - which can be tailored to your individual customer requirements based on master data, transactional data, and configuration data imported from any systems, as well as forecast information. Control which orders will be processed first - you do this by creating rules with which to rank customer orders by priority. React quickly to any unforeseen supply and demand changes, using simulations (what-if analysis) to try out potential solutions, and then update your live plan accordingly. Analyze gating factors in order to better overcome them in future.

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155

Unit 5: Supply Planning

●

Response management requires master data (especially locations and materials), transactional data (especially order information), and configuration data to work.

Figure 136: IBP Response and Supply - Key Capabilities

Figure 137: IBP Response and Supply - Integration capabilities

Figure 138: Summary Unit 5

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Lesson: IBP for Response

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Introduce to IBP for response

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UNIT 6

Identify Issues in the Supply Chain

Lesson 1 Identify Issues in the Supply Chain

160

Lesson 2 Introduction to IBP Control Tower

161

Lesson 3 Out of the Box KPIs

165

Lesson 4 Analytics and Dashboards

166

Lesson 5 Case and Task Management

170

UNIT OBJECTIVES ●

Identify issues in the supply chain

●

Outline the IBP control tower

●

Describe out of the box KPIs

●

Outline analytics and dashboards

●

Introduce to case and task management

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Unit 6 Lesson 1 Identify Issues in the Supply Chain

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Identify issues in the supply chain

Identify Issues in the Supply Chain

Figure 139: Unit 6 - Identify issues in the supply chain

Figure 140: Learning Objective for Unit 6

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

160

Identify issues in the supply chain

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Unit 6 Lesson 2 Introduction to IBP Control Tower

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline the IBP control tower

Introduction to IBP Control Tower

Figure 141: SAP Integrated Business Planning solution

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161

Unit 6: Identify Issues in the Supply Chain

Figure 142: Why do we need a Supply Chain Control Tower?

●

These represent very real and reasonable questions posed by business leaders daily and throughout their respective planning cycles. Operational and financial decisions are scattered, uncoordinated and are often made by gut-feel or without the use of all available facts. Further, the decision making process is slow and often based on outdated information, introducing two sources of error into the planning process. Reaction time to major events is also compromised, often driving organizations to panic into error. This results in higher risk in terms of E&O, published financial results that include surprises or missed expectations, loss of market share and possibly key customers.

Figure 143: Evaluate, collaborate and Increase visibility with Control tower

●

●

●

162

Gain holistic visibility across internal and external supply chain planning and execution systems and networks Understand the impacts and cause of exceptions, and reactively take action to solve the problem Collaborate, communicate and monitor performance of the supply chain

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Lesson: Introduction to IBP Control Tower

Figure 144: Supply Chain Control Tower integrates performance data from multiple systems

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Control Tower as a BIG DATA application - can connect data from different systems, whether inhouse- or external; SAP or 3rd party; Supply Chain Execution or planning systems. Integration to those systems is done via Middleware "Hana Cloud Integration". We deliver templates to integrate most common objects from SAP into Control Tower. E.g. Master data load for Location or Product from SAP ERP.

Figure 145: Business Benefits of Supply Chain Control Tower

●

●

If you look at the example supply chain picture Unlike in a supply chain planning system you would not only see what happens within your company (LOCATIONS in BLUE COLOR).

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163

Unit 6: Identify Issues in the Supply Chain

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on the one UPSTREAM side there are your TIER 1, TIER 2, TIER 3, and so on suppliers all of them are contributing to your value chain. On the DOWNSTREAM side there are your direct customers, whether retailing, wholesaling (or OEMs) with their DCs and Stores. Unlike a transactional system you would not only look at the individual plants or locations to see what is the current inventory levels but also track down WHERE shipments (STOCK) are currently. Imagine there is a extreme whether situation and you like to find out if you shipment is yet on the sea or somewhere else. You could just see it right from there. Therefore we imagine to have total visibility on the shipment level to answer these questions. SO in Short with SUPPLY CHAIN CONTROL TOWER you enable your SUPPLY CHAIN PROFESSIONALS to navigate, analyze and profitably manage the end-to-end supply chain in real-time. With that you can …. With better visibility you always know about the impact on the "real" customer. Make decisions in context and put the customer in center. … Increase on-time delivery performance to customer If you know better what happens in your supply chain and you could identify fundamental drivers you can also reduce risk in your supply chain … Decrease overall inventory levels while reducing risk Reduce supply chain cost - You will know about exceptions earlier, allowing you to reduce cost of expedite transport, production and related activities. Increase supply chain agility - Be more agile and productive by having ONE source of truth.

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

164

Outline the IBP control tower

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Unit 6 Lesson 3 Out of the Box KPIs

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Describe out of the box KPIs

Out of the Box KPIs

Figure 146: KPIs in Supply Chain Control Tower contains out of the box KPIs

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Describe out of the box KPIs

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165

Unit 6 Lesson 4 Analytics and Dashboards

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline analytics and dashboards

Analytics and Dashboards

Figure 147: Analytics and Dashboards

166

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Lesson: Analytics and Dashboards

Figure 148: Analytics and Dashboards

Figure 149: Analytics and Dashboards

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167

Unit 6: Identify Issues in the Supply Chain

Figure 150: Analytics and Dashboards

Figure 151: Analytics and Dashboards

168

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Lesson: Analytics and Dashboards

Figure 152: Understand current supply chain status with flexible dashboards

●

Share dashboard with others

●

Personalisable

●

Multiple dashboards

●

Provides historical and forward looking KPIs in a single view

●

In one view you can see how supply chain is being managed in most important views

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Outline analytics and dashboards

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169

Unit 6 Lesson 5 Case and Task Management

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Introduce to case and task management

Case and Task Management

Figure 153: Case and Task Management to resolve issues efficiently

170

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Lesson: Case and Task Management

Figure 154: Case and Task Management Workflow

Figure 155: Summary Unit 6

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Introduce to case and task management

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171

UNIT 7

Collaboration with SAP JAM

Lesson 1 Collaboration with SAP JAM

174

Lesson 2 Introduce to SAP JAM

175

Lesson 3 Feature Details

177

Exercise 20: Create a task and assign it to members in your SAP Jam Group

185

Exercise 21: Contact a colleague by sending a private message

187

UNIT OBJECTIVES ●

Describe how to collaborate with SAP Jam

●

Outline the basics of SAP JAM

●

Outline the feature details of SAP JAM

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173

Unit 7 Lesson 1 Collaboration with SAP JAM

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Describe how to collaborate with SAP Jam

Collaboration with SAP JAM

Figure 156: Unit 7 - Collaboration with SAP JAM

Figure 157: Learning Objective for Unit 1 and 2

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

174

Describe how to collaborate with SAP Jam

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Unit 7 Lesson 2 Introduce to SAP JAM

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline the basics of SAP JAM

Introduction to SAP JAM

Figure 158: SAP Jam to enable effective collaboration

●

With SAP Jam, enterprises can use social networking to allow their employees and partners to collaborate on projects, learn, and innovate together. Access to experts and knowledge is made easier and is also cost-effective by reducing costs associated with communication and travel.

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Unit 7: Collaboration with SAP JAM

Figure 159: SAP Jam Collaboration features

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

176

Outline the basics of SAP JAM

© Copyright. All rights reserved.

Unit 7 Lesson 3 Feature Details

LESSON OBJECTIVES After completing this lesson, you will be able to: ●

Outline the feature details of SAP JAM

Feature Details

Figure 160: The SAP JAM menu bars

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Top right icons

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The top right icons do the following:

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Thumbnail photo: Returns you to your Profile page.

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Clipboard: Displays all the tasks assigned to you.

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Bell notification: Displays a list of notifications. A number beside the icon indicates how many new, unread notifications you have. If @@notify is enabled and sent via a group, you will not receive a notification unless you are following the group. Envelope: Displays a history of inbound and outbound private messages. As with feed posts, compliance monitoring configured in the SAP Jam Admin console also applies to messages. Cog: Displays a drop-down menu of account settings, admin or contact admin details, colleague invite function, custom help, and logout. Help: If your organization has enabled a custom online help resource, you will be able to access it here. Banner menu bar

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177

Unit 7: Collaboration with SAP JAM

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The menu bar appears as a banner below the company logo, search and top right icons. When you scroll down, this menu bar disappears to give you maximum viewing space for your feed, but reappears when you scroll back to the top.The menu bar includes the following: Home: Returns you to the home page which lists your feed updates. Groups: A drop-down menu that allows you to select a group, view all groups, or create a new group.

●

Company: Displays your company's public feed activity.

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Business Records: Lists all applications with business records.

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Bookmarks: Lists all the activities you have bookmarked.

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Calendar: Lists your upcoming tasks and past and incoming events in a calendar display.

Figure 161: The Search bar and results

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178

At the top of every page, there is a filtered search tool available to you for browsing SAP Jam. A drop-down filter beside the text box helps you refine which areas of SAP Jam to search through. When searching from a Group page, you can choose to search the group you're in (i.e., "This Group" filter), or search by any of the other filters (e.g., All, Events, Groups, People, Tasks, and Tags). You can search other groups that you are a member of, as well as public groups and sub-groups. When you enter keywords for a full text search, if there are matching entries containing those keywords, the search text box will immediately display a drop-down list of up to 10 possible matches for you to choose from. When searching under the "All" category, dropdown suggestions are organized so that groups names appear at the top of the list. If those entries are not what you are looking for, you can click the magnifying glass icon at the end of the text box to view the complete list of search results. If the content you are searching for is larger than 50 MB, the file is not indexed and will not be returned in any search results. In the search drop-down list, search suggestions display in groups, tasks, people, and events categories as you type your search criteria.

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Lesson: Feature Details

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After you enter your search criteria, you can press Enter on your tablet or keyboard to invoke the search.

Figure 162: Manage your account

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Account settings allow you to control features specific to your experience in SAP Jam. From the top menu bar, on the far right side is a gear icon. When you click it, a drop-down menu appears. Click Account Settings to access any of the following: Change Password: Reset your password as per your company's password policy requirements. Email: Indicate high, medium, and low priority for a variety of emails; specify the options for daily email digests; select the frequency of group notifications. Feed Settings: Create a custom feed by selecting what type of status, content, and other activity updates you want to see.

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Integrations: Setup integrations with other sites (e.g., Personal Blog RSS, Twitter).

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Applications: Lists any authorized applications that have access your account.

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Profile Data Disclosure: View a list of your personal data that's stored in SAP Jam. The disclosure details satisfy the compliance requirements for European security standards. Personal data from SuccessFactors foundation or SCIM (e.g., email addresses, phone numbers, location addresses) can also display on this page. Language: Select your preferred language. All pages in SAP Jam will reflect your language preference. This does not apply to text written by other users, unless they have been written in your preferred language. Mobile Setup: Add your mobile device so that you can access the Jam mobile app. Time Zone & Calendar Settings: Set your time zone preference and the first day of the week for your personal calendar. Away Alerts: Let other SAP Jam users know when you are away by enabling your time off alerts. Trash: Contains items which you previously deleted, which can be restored.

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179

Unit 7: Collaboration with SAP JAM

Figure 163: About groups

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They include a membership of users who can upload, create, or reference material specific to a department, project, or team. Members can participate in a forum topics such as questions, ideas, and discussions with a select number or all members in a group. If enabled by a company administrator, you may be able to create your own groups.

●

If you can create groups, you can choose from the following group types:

●

Public Groups: Any of your company colleagues can join, view, and contribute content.

●

●

Private Internal Groups: Members must receive and accept an invitation to join before they can post group items. This group can only be edited by SAP Jam administrators and group administrators. The group name, members, content, and description are not visible to anyone who has not been invited to join the group. Private External Groups: Members can collaborate with members of different companies in a private, invitation only space. This group can only be edited by SAP Jam administrators and group administrators

Figure 164: Exercise: Create a Task and assign it to Members in your SAP JAM Group

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Lesson: Feature Details

Figure 165: About feeds

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You have access to three types of feeds: Home: Posts by all the groups you belong to, updates that you have posted, and any post mentioning your name. Group: Posts by group members only. Company: Public, company-wide status updates. Private group postings are not included here.

Figure 166: Manage filters

Figure 167: Exercise: Contact a Colleague by sending a private Message

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181

Unit 7: Collaboration with SAP JAM

Figure 168: About notifications

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The @mention feature lets you notify specific users in SAP Jam. You can @mention a user by typing the '@' sign and then selecting your colleague's name from the drop-down list. When you type the first few characters of the person's name (e.g., "type-ahead"), a list of matching names will display if they exist.

Figure 169: About decision-making tools

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Lesson: Feature Details

Figure 170: Exercise: Usage of Tags to filter Contents

Figure 171: Summary Unit 7

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183

Unit 7 Exercise 20 Create a task and assign it to members in your SAP Jam Group

You want to track a task from your Executive Decision meeting and assign it to members of your SAP Jam group. Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you 1. Create a task within group IBP100 – IBP Overview with the following information Field

Value

Task Title

## Review Sales volume for Zone AMS

Task Description

Align with Sales Director from Zone AMS on the newly agreed volumes

Assigned To

Trainee## and your peers you selected in previous exercise

Select a Due date

Today

2. Stay on the Jam page

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Unit 7 Solution 20 Create a task and assign it to members in your SAP Jam Group

You want to track a task from your Executive Decision meeting and assign it to members of your SAP Jam group. Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you 1. Create a task within group IBP100 – IBP Overview with the following information a) Access the SAP Fiori Launchpad using Google Chrome and the URL and logon credentials provided by your instructor. b) On the SAP Fiori Launchpad choose the Collaboration tile. c) Access SAP Jam d) On the SAP Jam group IBP100 – IBP Overview,choose + Button ( Add JAM Task icon) e) Enter the values from the corresponding table. f) Choose OK g) By pressing the round button, you can mark the task as completed Field

Value

Task Title

## Review Sales volume for Zone AMS

Task Description

Align with Sales Director from Zone AMS on the newly agreed volumes

Assigned To

Trainee## and your peers you selected in previous exercise

Select a Due date

Today

2. Stay on the Jam page

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Unit 7 Exercise 21 Contact a colleague by sending a private message

You need to collaborate with colleagues one-on-one before you share your work with an entire group, your colleague does not belong to the same groups as you do, and you would like to communicate with this colleague. Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create and send a message to one of your peers in the classroom

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Unit 7 Solution 21 Contact a colleague by sending a private message

You need to collaborate with colleagues one-on-one before you share your work with an entire group, your colleague does not belong to the same groups as you do, and you would like to communicate with this colleague. Note that when the data values for the exercise include ##, replace ## with the number that the instructor has provided to you. 1. Create and send a message to one of your peers in the classroom a) In your Jam group T##, click on the Overview button, on the left side of the screen b) Click on the Envelope button c) Click on New message d) Choose user Trainee ##, the user name of one of your peers in the classroom e) Key in subject and message and choose Send. f) Close the SAP Fiori

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Lesson: Feature Details

LESSON SUMMARY You should now be able to: ●

Outline the feature details of SAP JAM

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