i Examen Los Archivos y La Archivistica

EXAMEN 1.

Elabore un cuadro sinóptico de la historia de los archivos.

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS Los archivos constituyen la memoria de las instituciones y de las personas y existen desde el momento en que el hombre decidió fijar su relación con la sociedad.

EDAD ANTIGUA: LOS ARCHIVOS DE PALACIO Lugar donde se guardan los documentos. Los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones eran los lugares por excelencia para la constitución de estos depósitos. Los más antiguos se remontan al 4000 a.c. en el antiguo oriente.

EL MUNDO GRECO ROMANO EL ARCHIVO PÚBLICO En la civilización occidental también en las ciudades griegas los archivos se situaban en los templos. Los de Gea y Palas Atenea eran depósitos de importantes documentos como leyes y decretos, plebiscitos, actas  judiciales o cuentas públicas.

LA EDAD MEDIA: LOS “TESOROS DE LAS CARTAS”

LA EDAD MODERNA: LOS ARCHIVOS DEL ESTADO  A mediados del Siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo. Este sistema de gobierno caracterizado por unas monarquías absolutistas y centralizadoras, provocó el nacimiento de los primeros Archivos de Estado en los que se concentró toda la documentación generada por la corona. En el siglo XIX el papel de los archivos alcanzaría otras dimensiones.

La noción de archivo público de la época anterior desapareció. La característica esencial fue la concentración de documentos en las catedrales y monasterios. Varios motivos llevaron a la Iglesia a ocupar el lugar que dejó el Imperio en materia de archivos.

LA POCA CONTEMPR CONTEMPR NEA: LOS ARCHIVOS ARCHIVOS NACIONALE NACIONALES S Nació un nuevo concepto: La soberanía nacional; era el advenimiento del Estado de Derecho, ligado a ello, los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la administración administración hacia al administrado. administrado.

2.

Señale las diferencias de la archivística práctica, doctrina jurídica y disciplina historiográfica.

Archivística Práctica. La archivística de ésta época era lógica, separando instituciones, funciones, épocas. A esa manera lógica de organizar los documentos en el Siglo XIX se le denominará “Principio de Procedencia” de donde procede el documento, de que función…, pero en Roma no s e conoce por ese nombre. Doctrina jurídica.  El archivo en este momento ésta a servicio del estado y es cuando se da lugar la creación de los primeros archivos del estado, se creará el primer archivo público español el Archivo de Simancas, en el año 1545. El archivo de Simancas va a concentrar los documentos generados por todas las instituciones con organización central del momento, toda la documentación de toda la administración del estado. Disciplina historiográfica. Es un archivo de carácter administrativo, pero también histórico. 3.

Defina los conceptos de archivo y archivística.  ARCHIVO: La palabra archivo se utiliza generalmente para designar  a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos. Los archivos permiten que cada pueblo tenga su cultura, pero a pesar de todo esto, los archivos están poco considerados en esta sociedad. Los archivos son una custodia de nuestros derechos.  ARCHIVÍSTICA: Es la disciplina que trata de la organización, del funcionamiento y

2.

Señale las diferencias de la archivística práctica, doctrina jurídica y disciplina historiográfica.

Archivística Práctica. La archivística de ésta época era lógica, separando instituciones, funciones, épocas. A esa manera lógica de organizar los documentos en el Siglo XIX se le denominará “Principio de Procedencia” de donde procede el documento, de que función…, pero en Roma no s e conoce por ese nombre. Doctrina jurídica.  El archivo en este momento ésta a servicio del estado y es cuando se da lugar la creación de los primeros archivos del estado, se creará el primer archivo público español el Archivo de Simancas, en el año 1545. El archivo de Simancas va a concentrar los documentos generados por todas las instituciones con organización central del momento, toda la documentación de toda la administración del estado. Disciplina historiográfica. Es un archivo de carácter administrativo, pero también histórico. 3.

Defina los conceptos de archivo y archivística.  ARCHIVO: La palabra archivo se utiliza generalmente para designar  a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos. Los archivos permiten que cada pueblo tenga su cultura, pero a pesar de todo esto, los archivos están poco considerados en esta sociedad. Los archivos son una custodia de nuestros derechos.  ARCHIVÍSTICA: Es la disciplina que trata de la organización, del funcionamiento y del estudio de los archivos. Desde muy antiguo se ha sentido la necesidad, tanto por parte de las personas privadas como por parte del Estado, y por todos los niveles de la Administración, de conservar los documentos, que hacen referencia a la administración y a las relaciones jurídicas, en un lugar determinado y bien ordenados. Naturalmente este proceso se ha consolidado y ha alcanzado grandes dimensiones con la difusión y generalización del uso de la escritura y por la progresiva organización de la administración y su burocratización. Para conocer el funcionamiento y organización de un archivo la Archivística estudia su origen y su formación. Y además también trata sobre la utilización y la reglamentación jurídica que afecta y regula la existencia de los archivos.

4.

Referente a la producción de documentos el comportamiento social basado en el derecho son:

a. b. c. d. e. 5.

La ley ampara los actos de las personas Los documentos con el tiempo representa patrimonio cultural Existen ámbitos jurisdiccionales distintos Importancia a los documentos de los actos sociales de las personas Ninguna de las anteriores

Explique las características de la archivística en la actualidad. Es activa es decir los documentos no son solamente su problema, sino que busca integrarse en su proceso de creación, controlando el documento desde el momento en que nace en la oficina hasta que se integra en el fondo de un archivo (Gestión de documentos).

La Archivística se ve en la necesidad de hacer frente a los fondos ya acumulados una vez que los documentos pasan al archivo. Por tanto, debe dar norma para la elaboración de instrumentos de trabajo que permitan al archivero controlar la masa de documentos que custodia y servirla al usuario (Organización de archivos). Debe contribuir la identificación y valoración archivística, que han de regir y garantizar las transferencias de documentos desde las oficinas a los archivos históricos por los intermedios; esto es la institucionalización de los sistemas archivísticos (Administración de archivos). La necesidad y la demanda por parte del usuario de medios que le permitan trabajar más rápidamente y que garanticen a los archivos la conservación de los documentos que custodian frente al uso masivo por los investigadores, esto ha producido el desarrollo de políticas de microfilmación y reproducción de documentos (Reproducción en archivos), la necesidad de perpetuar los fondos frente a los desastres bélicos y naturales, el inexorable paso del tiempo, ha obligado a desarrollar técnicas de conservación que permitan la adecuada custodia de los documentos, mediante la adopción de medidas que prevengan su deterioro, y técnicas de restauración, cuando este ya ha sido producido para evitar la pérdida total de los documentos (Instalación, conservación y restauración). La irrupción de la informática y de los nuevos soportes documentales, discos ópticos, centros y discos magnéticos más rentables, han planteado a la Archivística el control del documento fijado sobre un soporte clásico (papel o pergamino), el control y gestión de una información cada vez más abundante y que puede ser borrada de su nuevos soportes (El impacto de las nuevas tecnologías). La demanda de información ágil, la creación de base de datos y la aplicación de informática, útil para todo tipo de necesidades de usuarios, pero con unos contenidos y metodologías de trabajo propios frente a la Documentación y la Biblioteconomía (La  Archivística, Ciencia de la Documentación y la Información). La normalización de sus principios orgánico  –  descriptivos, de un vocabulario internacional, y homologar los contenidos de la formación profesional de los futuros archiveros, encargados de aplicarlos (Normalización y Formación Profesional). 6.

Los documentos son consecuencia del poder, sea económico, político y religioso y sólo a él sirven.

7.

Los objetivos de un archivo son: a. b. c. d. e.

Organizar. Recoger. Conservar. Servir de documentación a los posibles usuarios. Todas las anteriores.

8.

La tipología documental estudia  y analiza los distintos tipos de documentos que conformarán las series, también estudia y analiza las series documentales.

9.

Los estudios de tipología documental tienen por objeto: a. b. c. d. e.

Establecer los plazos de transferencia de los archivos. Analizar la documentación producida por las administraciones públicas. Detectar donde existen series duplicadas. Establecer los plazos de expurgo. Ninguna de las anteriores.

10.

Detalle las características de la descripción documental. Es recomendable que para realizar un programa descriptivo debemos tener en cuenta cuatro elementos fundamentales:    

11.

La descripción de los documentos debe ser concreta, breve y contener las ideas básicas. Se deben describir factores internos y externos. Se adoptará una sola política descriptiva para el fondo documental. Se desarrollara el sistema descriptivo de manera que el usuario pueda buscar por si solo la información (ficheros, bases de datos, catálogos), todo esto sin depender del archivista.

¿Qué es la clasificación de un fondo? Consistente en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia, según el cual los fondos de archivos de una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra, y orden original o de respeto a la estructura archivística, según el cual un fondo de archivo debe conservar o recibir una clasificación que corresponda a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado.

12.

Exponga las características de las guías en la descripción de series. -

13.

Es una guía general que orienta, no predetermina. Es flexible con las situaciones particulares y con los formatos. Identifica los fondos, series y expedientes y, además explica su contexto Es multinivel: Identifica un fondo, cada una de las series de ese fondo, y cada una de las unidades documentales dentro de cada serie. Mediante el uso de elementos esenciales permite formar guías, inventarios y catálogos, todos de forma relacionada y jerarquizada. Es el primer instrumento que necesita el usuario para acceder a un archivo. Puede editarse en forma de tríptico, como un volumen de numerosas páginas, o en la página web del archivo.

Indique el control del inventario en la descripción de series. Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.







Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación. Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.

14.

Elabore recomendaciones para la catalogación. Para cualquier tipo y nivel de catalogación, se deben seguir unas recomendaciones básicas: 1. No crear duplicados: es imprescindible, antes de crear un nuevo registro bibliográfico, comprobar que no existe ya en el catálogo. Esta comprobación debe hacerse no sólo por ISBN o ISSN, sino también por autor o autor/título. 2. Consultar siempre autoridades para su normalización. Para mantener la coherencia y calidad del catálogo es imprescindible consultar los listados y los registros de autoridad de materias, autores personales, entidades, etc., antes de introducir un nuevo punto de acceso en el catálogo. 3. Captar los registros de fuentes reconocidas. 4. No prestar ninguna obra de la que no se disponga de registro bibliográfico en el Catálogo automatizado: se realizará previamente un registro esqueleto o simplificado antes de prestar el ejemplar.

15.

¿Qué comprende la normalización descriptiva?

1) Área de mención de identidad: sin modificación 2) Área de contexto Nombre del productor: Objetivos: identificar el productor o productores de la unidad de descripción Reglas: dar nombre al organismo u organismos o responsable/s individual/es de la producción de la unidad de descripción en caso de que la información no aparezca en el título. Historia administrativa/bibliográfica Fechas de acumulación de la unidad de descripción Historia de la custodia Forma de ingreso 

   

3) Área de contenido y estructura Nota/resumen de alcances y contenido Objetivo: Identificar el contenido y el tipo o tipos documentales de la unidad de descripción, incluyendo su periodo cronológico, y también se proporcionará información sobre el tipo o tipos documentales. No se repetirá información dada en otro lugar de descripción. 

 



Información sobre valoración, selección y eliminación. Nuevos ingresos: Objetivo: informar al usuario de los posibles cambios en el volumen de la unidad de descripción. Regla: se indicará si se esperan futuros ingresos, transferencias o depósitos adicionales. Cuando se estime conveniente se dará una estimación de su cantidad y frecuencia. Sistema de organización

4) Áreas de condiciones de acceso y utilización    

Situación legal. Condiciones de accesibilidad Derechos de autor/normas sobre reproducción. Lengua de los documentos.

 

Características físicas. Instrumentos de descripción

5) Área de materiales relacionados: sin modificación 6) Áreas de notas 16.

Describa el sistema de la Norma Internacional General de Descripción Archivística.

La Normalización Descriptiva Principales proyectos nacionales de normalización La normalización descriptiva se ha determinado en cuatro elementos: 

Normalización de Contenido: Determinar qué elementos eran imprescindibles para todos los instrumentos de descripción. Norma ISAD-G.



Normalización de las formas de recuperación de la información: Es necesario conseguir una forma normalizada de acceder a los puntos de información. No recupera materias, sólo sujetos productores. Norma internacional de encabezamientos autorizados archivísticos, relativos a entidades, personas y familias (ISAAR- CPF).



Normalización del formato: La interrupción de las nuevas tecnologías ha hecho que se normalice el formato.



Normalización de los instrumentos de descripción: Determinar una norma para cada instrumento de descripción. Sólo se han conseguido dos:



ISAD-G



ISAAR-CPF

Declaración de principios Lo que se intenta con la norma ISAD-G: Norma Internacional General de Descripción  Archivística.

Hay una etapa preliminar que parte de proyectos en EEUU, Canadá y Gran Bretaña. En 1988 se reúnen los tres países para elaborar una norma común, un e implican al Consejo Internacional de Archivos. El consejo crea una comisión llamada “AD hoc”

que trabaja para conseguir la norma. En 1992 se reúnen en Madrid, presentan la “declaración de principios de la norma internacional de descripción archivística”.  A partir de 1993 se crea la primera reunión de la norma, que se aprueba en Suecia. Se abre un espacio de tiempo para que los países comprobaran si había errores (en 5 años); en 1983, con todas las modificaciones, se hace una 2º mención que se aprueba en Sevilla. Esta es la actual: Propósitos de las normas: la creación de descripciones apropiadas. Facilitar la  recuperación y el intercambio de información. Hacer posible la integración de descripciones de diferentes archivos en sistemas unificados de información. 

Objetivo fundamental de descripción: El fondo puede ser descrito como un todo en una única representación. Como el conjunto de sus partes en una organización jerárquica a varios niveles de descripción. Descripción del fondo y luego de las partes.



Continuación de la Historia: Normalización de encabezamientos autorizados (entidades, familias…). Los americanos están creando teoría para ello. Los

canadienses están creando práctica. En la unión de Suecia se aprueba la norma de describir, el Consejo internacional de archivos se empieza a plantear la necesidad de elaborar unas normas para recuperar la información. 

Más tarde se aprobará ISAD (AR). Se darán cuenta de que no es válida, se plantean elaborar algo distinto, que llamarán ISAAR (CPF), de corporaciones personas y familias.

ISAAR -CPF:

- Etapa preliminar: EEUU y Canadá - Consejo internacional de archivos: en 1993, se aprueba la primera versión de las normas den Suecia (ISAD (AR)), pero se dan cuenta que no es válida para archivos se plantean en 1997, algo totalmente distinto que llaman ISAAR (CPF) , esta norma no se limita a un encabezamiento autorizado, sino lo que realiza es una descripción minuciosa del sujeto productor . Esta norma remite a la ISAD, están relacionadas.