Herramientas Informáticas para Project Management

Herramientas informáticas para project management El papel del software en la gestión de  proyectos

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ÍNDICE El papel del software en la gestión de proyectos  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Las principales ventajas de las herramientas informáticas de gestión de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Qué tipos de software para project management existen  . . . . . . . . . . . . 6 Herramientas informáticas para la gestión de proyectos  . . . . . . . . . . . . 7

1. Planificación de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2. Gestión de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. Colaboración a nivel documental y de programación  . . . . . . . . . . . . . . 9 4. Gestión de problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 5. Control del tiempo y los plazos del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Las mejores herramientas informáticas gratuitas para la gestión de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Herramientas informáticas para project management: tendencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

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Herramientas informáticas para project management El papel del software en la gestión de proyectos Con la colaboración de gestión de Proyectos y Riesgos

El grupo de LinkedIn Gestión de Proyectos y Riesgos  es un grupo de encuentro de profesionales interesados en la Generación de Valor a través de metodologías y prácticas de Gestión de Proyectos y Gestión de Riesgos, tanto en Proyectos como a nivel organizacional, lo cual incluye todo el modelo de negocios de la empresa. Para ello se generó este espacio destinado a compartir experiencias, inquietudes, tendencias, herramientas, eventos, discutir propuestas, y distribuir material exclusivo vinculado con los objetivos del grupo y el interés de sus participantes.

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¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos? ¿Existe una única herramienta capaz de proporcionar un nivel aceptable de funcionalidad en un número de áreas críticas diferentes? ¿Es preferible buscar una aplicación que se centre en una sola tarea importante como la planificación o el seguimiento de tiempo? ¿Es necesario contar con una herramienta que permita hacer un control detallado del equipo interno, sus tareas y flujos de trabajo? ¿Interesa invertir tiempo y recursos en encontrar una herramienta que fomente la colaboración entre los involucrados en el proyecto? La experiencia del Project Manager, el tipo de proyecto, la heterogeneidad de los equipos y la complejidad de las actividades determinará la elección correcta en materia de software de gestión de proyectos. Conocer las propias necesidades es tan importante como saber qué herramientas informáticas se pueden encontrar en el mercado y hasta dónde llega su apoyo a la gestión.

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Las principales ventajas de las herramientas informáticas de gestión de proyectos Los distintos tipos de software de gestión de proyectos ayudan en la planificación y programación, lo que aumenta la precisión en el cálculo de los plazos y fechas límite, resultando en la conclusión de un plan realista para la entrega. Las principales ventajas de las herramientas informática de gestión de proyectos son:

• Simplifican el seguimiento y control,  además de la planificación de los project managers que deben responsabilizarse de uno o más proyectos que involucran a varias personas. La mayoría de las soluciones del mercado permiten introducir las distintas tareas, crear dependencias entre ellas y confeccionar un plan para conseguir que el proyecto termine a tiempo.

• Hacen posible demostrar lo que podría suceder en diferentes circunstancias. Una vez introducidas las tareas que componen el proyecto, se puede alterar su prioridad o cambiar las fechas y ver cómo afecta a la totalidad del proyecto. De esta forma, se

comprueba el impacto de las diferentes opciones de futuro en los resultados finales.

• Pueden optimizar la forma de organizar un equipo de personas y mejorar el modo en que trabajan juntas, ya que facilitan la colaboración, fomentan la comunicación de calidad y aumentan la capacidad de seguimiento desde la actualización máxima.

• Generalmente, todas las soluciones de este tipo que se presentan en el mercado contienen funcionalidades gráficas avanzadas que, desde un simple diagrama de Gantt hasta el diagrama de red más complejo, aportan una representación visual de la realidad del proyecto.

Sin embargo, a pesar de contar con tantos beneficios, también es preciso entender las limitaciones de las herramientas de gestión de proyectos. Más allá de las restricciones inherentes a cuestiones presupuestarias, que obliguen a elegir entre un rango determinado de aplicaciones, hay que tener claro que, pese a que su soporte en cuanto a planificación y programación de proyectos es inestimable, en ningún caso no pueden definir procesos o seleccionar a las personas que se involucrarán en su desarrollo.

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Qué tipos de software para project management existen El número de proyectos a gestionar de forma simultánea y su complejidad, así como la experiencia, formación y habilidades del project manager, determinarán la elección del software. En líneas generales, se puede hablar de tres grandes grupos de herramientas informáticas en este ámbito:

• Software de gestión de proyectos básico:  la gama más baja de este tipo de herramientas es la opción más indicada para pequeños proyectos. Estas soluciones permiten definir hitos, crear gráficos y confeccionar informes. Su precio es bastante asequible y, además, también se puede encontrar una creciente gama open source, cuyo uso resulta gratuito.

• Herramientas de gestión de proyectos de gama media:  este tipo de soluciones pueden manejar proyectos complejos con miles de tareas. El más popular es Microsoft Project, la herramienta de gestión de proyectos más extendida. Junto con el aumento de funcionalidades llega el incremento en el precio, que no suele descender de los quinientos Euros.

• Soluciones de project management de gama alta:  en este grupo se encuentran todas aquéllas con capacidad para gestionar múltiples proyectos compuestos por miles de tareas. Su principal ventaja es la opción de realizar forecastings y análisis “what if”, que muestran cómo el cambio de un proyecto afectará a los demás o cuál sería el impacto de una determinada decisión en el curso del proyecto. Otra de sus ventajas es el permitir que varios administradores de proyectos puedan trabajar juntos. Los precios varían dependiendo del fabricante, aunque suelen superar los mil Euros en todos los casos.

En el proceso de selección de la herramienta informática definitiva, no hay que olvidarse de que existe un número creciente de soluciones de gestión de proyectos disponibles online que pueden utilizarse a cambio del pago de una cuota mensual. Milestone Planner y Basecamp son dos de sus principales exponentes, alcanzando altas cotas de popularidad que aumentan cada año. En cualquier caso, obtener el máximo rendimiento del software de gestión de proyectos puede resultar complicado, a menos que se tenga experiencia previa en su uso. Por esta razón, a menudo es mejor elegir un paquete sencillo e invertir en capacitación y recursos para ayudar a lograr una correcta implementación.

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Herramientas informáticas para la gestión de proyectos

Hay muchas aplicaciones de software que pueden ayudar con las tareas de gestión de proyectos pero también muchas opiniones diferentes acerca de qué tipo de funcionalidad es necesario priorizar. Para salir de dudas hace falta profundizar en lo que se busca de una herramienta informática para la gestión de proyectos. Los ob jetivos que persiguen alcanzar quienes deciden ayudarse de una herramienta informática de este tipo pueden ser:

• Trazar planes y programaciones. • Colaborar en la creación de informes y documentos. • Llevar a cabo las tareas de seguimiento. El alcance de un software de gestión de proyectos varía ampliamente, igual que lo hacen las necesidades de un project manager. La elección correcta no existe y dependerá del tipo de proyecto, el equipo y el estilo de gestión del Director. En cualquier caso, se pueden diferenciar claramente cinco tipos diferentes de funciones de gestión de proyectos. Son las siguientes:

1. Planificación de proyecto El planning es una cuestión prioritaria en la gestión de proyectos. Asignar actividades y tareas, mostrando visualmente cómo se interconectan entre sí es un requisito indispensable a la hora de seleccionar un software u otro. Quienes buscan una herramienta de este tipo precisan del apoyo necesario para definir el cronograma del proyecto, entender su ruta crítica para un proyecto, evaluar y asignar los recursos disponibles. Las funcionalidades que presente la aplicación deberán permitir, al menos:

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• Acceder a un desglose detallado de las tareas a realizar. • Contar con una aplicación para llevar a cabo las asignaciones de tareas, identificando quién es responsable de qué aspectos en el proyecto.

• Calcular una estimación de tiempo para cada tarea. • Identificar los vínculos y dependencias entre tareas.

En el mercado existen una serie de herramientas con estas funcionalidades, entre las que destacan:

• Microsoft Project: opción ampliamente utilizada debido al completo paquete que presenta, donde se ofrece una amplia variedad de funcionalidades de planificación. Su principal inconveniente es que requiere una curva de aprendizaje sustancial ya que su manejo no es sencillo.

• OmniPlan: de uso más simple que la opción anterior, se diferencia de ella en la menor versatilidad que presenta, quizás demasiado enfocada al planning.

• Excel: su punto fuerte es que ya está incluida en el paquete básico Office, por lo que no requiere de una inversión adicional y se puede completar con plantillas gratuitas que competan su capacidad. Su inconveniente es que está bastante lejos de la comodidad de propuestas más especializadas en el área de project management.

En todo caso, al elegir software para la planificación de un proyecto hay que atender a aspectos como su flexibilidad, posibilidad de actualización, riqueza gráfica y facilidad de uso.

2. Gestión de tareas éste es uno de los aspectos donde se puede hacer un mejor aprovechamiento de un buen software. La capacidad de definir una tarea, asignarle una fecha límite, conocer quién es el responsable de su ejecución y saber cuándo se ha completado es imprescindible para el Project Manager. No obstante, esta labor requiere de una porción de tiempo importante, que se ve incrementada si se tiene en cuenta la necesidad de actualización. Para minimizar el tiempo preciso para llevar a cabo esta tarea y reducir la posibilidad de aparición de errores existen algunas herramientas informáticas en el mercado que, no sólo apoyan al Director de Proyectos en su realización, sino que van más allá, ayudándole a mantener una estrecha vigilancia sobre el impacto global que las decisiones relacionadas con estas cuestiones tendrán en el cronograma del proyecto y en la cargas de trabajo de los miembros del equipo. Entre los software más destacables se encuentran:

• Microsoft Project: una vez más supera a otras alternativas por lo avanzado de sus aplicaciones y la garantía de control que proporciona.

• Basecamp:  aporta un sólido apoyo para la creación de tareas, fechas de vencimiento y designación de responsabilidades.

• Desktop Central: es una opción muy interesante si lo que se busca es afianzar la asignación de tareas, aunque hay que tener en cuenta que su sofisticación le resta facilidad de uso.

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3. Colaboración a nivel documental y de programación Compartir información y crear un entorno de trabajo colaborativo son aspectos prioritarios, sobre todo en proyectos globales. Los niveles de productividad pueden incrementarse sustancialmente si se dota a los equipos de trabajo de una ubicación central donde almacenar documentos y desde donde poder trabajar conjuntamente. A la hora de elegir un software de este tipo hay que atender a los siguientes aspectos:

• Capacidad de almacenamiento suficiente. • Intercambio documental sencillo. • Edición en tiempo real. • Posibilidad de creación de glosarios de negocio y bibliotecas de documentación. • Opciones de colaboración multilingües. • Funcionalidades de calendario compartido, para programar reuniones con miembros de los distintos equipos

Algunas de las mejores opciones son Goplan, Google Calendar, ProjectDesk, Google Docs, DotProject, Microsoft SharePoint, Zoho o LiveOffice. Al seleccionar herramientas de gestión de proyectos en línea, hay que fijarse en que algunas como Basecamp, permiten integrar su calendario en Google Calendar o Outlook, aumentando la usabilidad.

4. Gestión de problemas La correcta asignación de tareas, el reporting y las reuniones frecuentes a veces no bastan para hacer un buen seguimiento de los comentarios y las conversaciones relativos a las actividades, el establecimiento de prioridades o las actualizaciones. Para gestionar los problemas que va surgiendo de manera efectiva se requiere una herramienta informática capaz de facilitar esta monitorización, almacenando largas descripciones, documentación adicional, comentarios y resoluciones. Un software de este tipo también resulta muy útil para almacenar las preguntas o cuestiones que requieren resolución abiertas, así como lo que se hizo al respecto, información de gran valor para futuros proyectos. A la hora de elegirlo hay que fijarse en que aporte:

• Equilibrio entre la funcionalidad, que debe ser lo suficientemente sofisticada como para apoyar al equipo de proyecto interno, pero lo suficientemente fácil de usar para que las personas ajenas al equipo puedan también registrar problemas.

• Que no precise de conocimientos técnicos para su uso. • Que permita la posibilidad de incluir un glosario de negocio.

Algunas de las herramientas informáticas que cumplen estos requisitos son DoneDone, Trac, Mantis, Kayako o Bugzilla.

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5. Control del tiempo y los plazos del proyecto Su objetivo es facilitar al Director de Proyecto la tarea de entender cuánto tiempo dedican a cada tarea los miembros del equipo, siempre de forma contextualizada, dentro del marco de las actividades asignadas y el plan de proyecto. En este sentido, Microsoft Project cuenta con potentes herramientas que le permiten solicitar y recibir los partes de horas vía e-mail que luego se registran directamente en el plan general, actualizándolo. Lo fundamental de un software con esta finalidad es que permita:

• Controlar el tiempo. • Conocer las horas trabajadas. • Hacer un seguimiento del consumo de los amortiguadores. Además de la alternativa Microsoft, en el mercado existen otras opciones como Basecamp, Toggl, OpenAir, ClickTime o SlimTimer. En cualquier caso, al seleccionar la herramienta definitiva hay que procurar que la escogida facilite la integración con otros software y aplicaciones complementarios, algo que algunas, como por ejemplo Toggl no permiten, limitando las posibilidades del Director de Proyectos. En este sentido, hace falta también conocer si la solución se encuentra al 100% en la nube o si se aloja en el servidor local, información clave a la hora de prever las posibilidades futuras de integración.

Las mejores herramientas informáticas gratuitas para la gestión de proyectos La necesidad de mejores herramientas para gestionar con eficacia los proyectos va en aumento. Una gestión de proyectos adecuada debe ser ágil y atender a aspectos como:

✔  Programación. ✔

Control de costes.

✔ Gestión ✔

presupuestaria.

Asignación de recursos.

✔  Colaboración. ✔  Comunicación. ✔  Documentación.

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Es cierto que algunas de las mejores alternativas software del mercado son de pago, aunque, dependiendo de las necesidades de cada proyecto, también es posible encontrar buenas herramientas informáticas gratuitas, como las siguientes:

• TaskJuggler: es una herramienta de gestión de proyectos moderna y potente, de código abierto. Su enfoque de la planificación y el seguimiento de proyectos es más flexible y superior al de otras herramientas de edición gráfica de Gantt de uso común. De gran utilidad durante la definición del alcance del proyecto, asignación de recursos, gestión del riesgo y de la comunicación. Ofrece un planificador que calcula la línea de tiempo del proyecto y las asignaciones de recursos en base al per fil del proyecto y las limitaciones que se le proporcionen.

• GanttProject: muy fácil de usar, se basa en el diagrama de Gantt para la programación de proyectos. Esta herramienta de gestión facilita la jerarquización de tareas y sus dependencias, la creación de diagrama de Gantt, el diagrama de carga de recursos, la generación de informes gráficos PERT y la gestión de trabajo en grupo.

• OpenProj: es la alternativa de código abierto a Microsoft Project. Está disponible en Linux, Unix, Mac o Windows. Permite crear diagramas de Gantt, diagramas de red (gráficos PERT) y estructuras de descomposición de trabajo.

• dotProject: dirigida a multi-usuarios en diferentes idiomas, permite la gestión de p royectos basada en la web.

• PHProjekt: es una aplicación modular de código abierto para la coordinación de las actividades del grupo y para compartir información y documentos a través de la web.

• Collabtive:  es una aplicación web que permite a los equipos a colaborar en proyectos, administrar tareas, hitos y archivos y enviar mensajes instantáneos entre sí. Es multilenguaje y soporta más de 20 idiomas diferentes. Además, se integra con otros servicios web y permite importar datos desde otras aplicaciones.

OpenGoo, ProjectPier, Redmine son otras alternativas gratuitas que ayudan en el diseño, desarrollo y gestión de cualquier proyecto. La elección correcta dependerá de las necesidades, comenzando por si se prefiere optar por una solución basada en la web o una de escritorio, aunque lo primordial es asegurarse de que cuenta con las funcionalidades prioritarias para optimizar la eficacia de la labor del Director de Proyecto.

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Herramientas informáticas para project management: tendencias Además del punto de vista que se tenga sobre el software de gestión de proyectos y de la experiencia y preparación del project manager, en la elección de una herramienta informática puede resultar conveniente tener en cuenta las últimas tendencias en lo que a software de gestión de proyectos respecta. Las más importantes son las cuatro siguientes:

• La nube: el cloud permite compartir plataforma y aprovecharse de todas las ventajas del intercambio de información en tiempo real. Las aplicaciones basadas en la nube facilitan la complejidad de sacar adelante proyectos en un entorno internacional con la ventaja añadida del ahorro de costes (de almacenamiento, de licencias, etc.).

• Movilidad: la agilidad es un valor en alza y se pone de manifiesto en la creciente necesidad de trabajar con flexibilidad. Los dispositivos móviles han contribuido a eliminar barreras, de tiempo y geográficas, acercando las cuestiones de proyecto a la cotidianidad de los individuos, que optimizan sus funciones gracias a un acceso sin límites. La actualización es la gran beneficiada y, con ella, la minimización del riesgo y la mejora de la comunicación.

• Entornos colaborativos : el estudio “The Chaos Theory”, elaborado por el equipo de projectplace.com, revela que más del 30% de Project Managers sufren de falta de comunicación entre los miembros de su equipo por falta de herramientas y métodos adecuados. El mejor sistema de comunicación es el que fomenta el intercambio de datos y la transmisión de información de manera rápida y sencilla, evitando la pérdida de ocasiones de comunicar por falta de tiempo. Potenciar la colaboración redunda en los resultados del proyecto, que mejoran, beneficiando a la or ganización al completo.

• Seguridad: en un entorno de trabajo tecnológico, con la fuerte presencia de la red como soporte de las comunicaciones, es fundamental prevenir las brechas de seguridad que puedan poner en riesgo la integridad de la información. Los negocios deben adecuarse a la normativa de protección de datos, que se actualiza con mayor frecuencia cada vez, y preservar los datos sensibles, aislándolos de amenazas.

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