Health and Safety Internal Audit Checklist

HEALTH & SAFETY INTERNAL AUDIT CHECKSHEET (BASIC) No.

SMK3

OHSAS 18001

DOKUMEN REFERENSI

Section in Charge

1

BAB III

4.1

K3-MAN-01

MR

2

1.1.1 ~ 1.1.6

4.2

K3-MAN-01; Kebijakan K3

MR

3

3.1.4; 3.2.1

4.4.3.1

K3-PRO-04

MR/P2K3 / HRD

4

3.1.1; 6.1.1; 6.7.1; 9.1.1; 9.1.2

4.3.1

K3-PRO-03

P2K3

5

10.1.1; 10.1.2;

4.3.2

6

2.1.2

7

1.2.1 ~ 1.2.9;

K3-PRO-26

Wk Sekre I P2K3/ HRD

4.3.3

K3-MAN-01

MR/ P2K3

4.4.1

K3-MAN-01; K3-PRO-02; K3-PRO-14

MR/ HRD

HRD

MR MR/P2K3 MR/P2K3 / HRD MR/

Audit Questions List

a) Lihat Tujuan & Program K3, Apakah dilakukan Up Date, apakah telah dikomunikasikan? apakah dipenuhi sesuai indikatornya masing-masing? a) Lihat Kebijakan K3,Lihat apakah ada tanda tangan Top Management, apakah ada perubahan? Apakah dilakukan review secara berkala terhadap Kebijakan K3 tersebut? (minta perlihatkan bukti objektifnya, biasanya tercatat dalam Notulen Tinjauan Menajemen). a) Apakah Kebijakan K3 telah dikomunikasikan kepada seluruh tenaga kerja (karyawan maupun outsourcing) di PT.Colorobbia Indonesia? Ambil sampling dengan melakukan interview kepada 1atau 2 orang. b) Apakah Kebijakan K3 juga dikomunikasikan kepada kontraktor? a) Apakah prosedur Identifikasi bahaya, penilaian dan pengendalian resiko telah terdokumentasi ? Tunjukkan Buktinya! b) Apakah HIRAC terdokumentasi, diterapkan (lakukan lah check secara sampling dilapangan!!) dan ditinjau ulang agar selalu terkini (up date)?Tunjukkan Buktinya! a) Apakah prosedur untuk identifikasi dan akses peraturan perundangan dan ketentuan K3 lain yang terkait telah ditetapkan dan terdokumentasi? Tunjukkan Buktinya! b) Bagaimana cara untuk mendapatkan informasi terkini mengenai peraturan dan ketentuan K3 ini? c) Apakah informasi mengenai peraturan dan ketentuan K3 lain yang terkait dikomunkasikan kepada personil dibwah kendali PT.Colorobbia Indonesia dan pihak yang berkepentingan? Tunjukkan Buktinya!! d) Apakah daftar peraturan perundangan dan ketentuan K3 lain yang dikuti oleh PT.Colorobbia Indonesia terdokumentasi? Apakah ditinjau secara berkala/ di up date? Tunjukkan Buktinya! a) Apakah tujuan & program K3 PT.Colorobbia Indonesia terdokumentasi dengan baik? Tunjukkan Buktinya! b) Apakah dilakukan tinjauan secara berkala dan up date terhadap Tujuan & Program K3 PT.Colorobbia Indonesia? Tunjukkan Buktinya! a) Apakah peran, tanggung jawab, akuntabilitas serta wewenang K3 telah ditetapkan dan terdokumentasi? Tunjukkan Buktinya! b) Apakah personil telah mengetahui tanggung jawabnya dalam hal K3? Ambil sampling dengan cara wawancara kepada salah satu personil yang terlibat dalam hal K3, sesuaikan dengan tanggung jawab yang terdokumentasi. c) Apakah telah ditetapkan kualifikasi untuk masing-masing fungsi terkait K3? d) Apakah ada Struktur Kepengurusan K3 di PT.Colorobbia Indonesia? e) Apakah tanggung jawab K3 bagi kepala unit/ departemen di unit kerjanya telah ditetapkan dan terdokumentasi? Tunjukkan!! f) Apakah personil yang bersangkutan mengetahui tanggung jawab tersebut? Lakukan sampling dengan menginteriew 1

C

NC

HEALTH & SAFETY INTERNAL AUDIT CHECKSHEET (BASIC) No.

SMK3

OHSAS 18001

DOKUMEN REFERENSI

Section in Charge P2K3

MR/P2K3 / HRD 8

12

4.4.2

K3-PRO-25

HRD

9

2.3

4.4.3.1

K3-PRO-04

MR/ P2K3/ HRD

10

1.4.1; 1.4.2; 12.4;

4.4.3.2

K3-PRO-04; K3-PRO-15;

MR/P2K3 /HRD

11

2.2

4.4.4

Kebijakan K3; Tujuan & Program K3; Daftar Referensi Dokumen; Daftar In

MR/P2K3

Audit Questions List

atau 2 orang kepala unit. g) Apakah Struktur Team Tanggap Darurat telah ditetapkan dan terdokumentasi? Tunjukkan Buktinya! h) Apakah petugas yang bertanggung jawab menangani keadaan darurat (TKTD) telah mendapatkan pelatihan yang sesuai kualifikasinya/tanggung jawabnya? Tunjukkan bukti pelatihannya! a) Apakah prosedur pelatihan terkait K3 telah ditetapkan dan terdokumentasi dengan baik? Tunjukkan Buktinya!! b) Apakah dalam prosedur tersebut menjelaskan tata cara: - Kegiatan identifikasi kebutuhan pelatihan terkait K3 - Pelaksanaan Program Pelatihan terkait K3. - Evaluasi efektifitas hasil pelatihan (post test/ uji, dll). - Penyimpanan catatan pelatihan. c) Tunjukkan catatan/ rekaman yang terkait pelatihan (ambil secara sampling, misal 3 bulan terakhir dan periksalah secara mendetail) d) Apakah pelatihan yang telah dilaksanakan/ disampaikan ke personil yang bersangkutan dilakukan Evaluasi Efektifitas nya? Tunjukkan Buktinya!! a) Apakah prosedur komunikasi telah ditetapkan dan terdokumentasi dengan baik? Tunjukkan Buktinya!! b) Apakah dalam prosedur tersebut menjelasakan mengenai: - Komunikasi Internal - Komunikasi ke Kontraktor dan Pengunjung - Komunikasi eksternal seperti kepada pemerintah, layanan tanggap darurat, dll. a) Apakah prosedur mengenai partisipasi dan konsultasi talah ditetapkan, diterapkan dan terdokumentasi dengan baik? Tunjukkan Buktinya!! b) Apakah meliputi: - Bagaimana dengan kegiatan induksi dengan kontraktor? - Bagaimana kegiatan HIRAC ? - Penyelidikan kecelakaan kerja ? - Konsultasi perubahan yang mempengaruhi K3 di PT.Colorobbia Indonesia ? - Penyampaian masalah-masalah K3 ? c) Tunjukkan bukti dari masing-masing pertanyaan tersebut! d) Apakah pekerja mengetahui siapa (saja) perwakilan mereka dalam hal K3 di unitnya? e) Apakah pekerja mengetahui bentuk partisipasi mereka sesuai dengan pin b? bisa melalui awareness/ sosialisasi. Tunjukkan Buktinya!! Ambil sampling dengan menginterview beberapa personil yang bersangkutan. a) Apakah kebijakan K3, tujuan dan program K3 terdokumentasi dengan baik? b) Apakah pada manual K3 ataupun kebijakan K3 menerangkan ruang lingkup penerapan manajemen K3? c) Apakah ada dokumen yang menjelaskan mengenai elemenelemen utama SMK 3, interaksinya dan referensi dokumen yang terkait dengan elemen SMK3 tersebut? (daftar referensi silang atau isi dari manual SMK3) d) Apakah ada daftar induk dokumen internal dan ekseternal terkait hal SMK3?

C

NC

HEALTH & SAFETY INTERNAL AUDIT CHECKSHEET (BASIC) No.

SMK3

OHSAS 18001

DOKUMEN REFERENSI

Section in Charge

4.1; 4.2;

4.4.5

K3-PRO-05;

10.1; 10.2;

4.5.4

K3-PRO-17

13

6.1; 6.2;

4.4.6

K3-PRO-03; K3-PRO-07; K3-PRO-11; K3-PRO-20; K3-PRO-21; K3-PRO-23;

P2K3

14

6.7; 6.8

4.4.7

K3-PRO-09; K3-PRO-10

P2K3/TK TD

15

7.1; 7.2; 7.3; 7.4;

4.5.1

K3-PRO-08; K3-PRO-12; K3-PRO-13;

P2K3

12

16

4.5.2

MR/Wk Sekre 2 P2K3

P2K3/HR

Audit Questions List

e) Apakah ada daftar catatan/ rekaman terkait dengan penerapan SMK3 dan OHSAS 18001:2007 di PT.Colorobbia Indonesia? f) Apakah telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara Instruksi Kerja terkait K3? a) Apakah prosedur pengendalian dokumen telah ditetapkan dan terdokumentasi? b) Apakah diatur mengenai persetujuan , distribusi dan pengendalian perubahan dokumen? Ambil sampling beberapa dokumen, lihat tanda tangannya, lihat revisi terkininya, lihat usulan perubahan dan bukti distribusinya. c) Apakah prosedur pengendalian catatan telah ditetapkan dan terdokumentasi? d) Apakah diatur mengenai retensi setiap masing-masing/ jenis catatan? Apakah daftar catatan/ rekaman tersedia dan up date sesuai dengan faktual? a) Apakah telah ditetapkan satu atau lebih prosedur operasional? Lihat/ minta tunjukkan prosedur-prosedur operasional yang ada? b) Lihat fakta actual, tinjau kelapangan apakah pelaksanaan operasional dilapangan telah sesuai dan konsisten dengan apa yang ditetapkan didalam prosedur terkait tersebut? a) Apakah prosedur TKTD telah ditetapkan dan terdokumentasi? Apakah yang digunakan adalah revisi yang terkini? b) Apakah ada struktur team TKTD? Apakah tanggung jawab masing-masing personil TKTD dipahami oleh personil yang bersangkutan? Ambil sampling beberapa personil terkait, kemudian interview mengenai tugas dan tanggung jawabnya sebagai salah satu anggota team TKTD! c) Apakah dilakukan kegiatan pemeriksaan dan pemeliharaan alat-alat dan sistem tanggap darurat yang tersedia di PT.Colorobbia Indonesia? Lihat sampling beberapa checklist APAR, checklist Hydrant, Kotak P3K (apakah isi nya sesuai dengan daftar isi), laporan pengetesan lampu emergency. d) Apakah nomor-nomor darurat telah tersedia di area-area yang mudah ditemui dan diketahui oleh seluruh personil? e) Apakah dilakukan simulasi-simulasi keadaan darurat? Apakah melibatkan pihak eksternal? Apakah didokumentasikan? Apakah dilakukan review terhadap kegiatan tersebut? Tunjukkan Buktinya! a) Apakah prosedur mengenai pemantauan dan pengukuran kinerja K3 telah ditetapkan dan terdokumentasi? b) Apakah dilakukan pengukuran pencapaian tujuan K3? c) Apakah dilakukan pengukuran efektifitas pengendalian risiko baik untuk keselamatan dan kesehatan? d) Apakah dilakukan pengukuran proaktif, seperti penyelesaian program-program K3, pelaksanaan tindakan control risiko dan kriteria oiperasi? e) Apakah dilakukan pengukuran reaktif seperti angka kecelakaan kerja, kasus penyakit akibat kerja, temuan bahaya? a) Apakah prosedur untuk mengevaluasi kesesuaian terhadap

C

NC

HEALTH & SAFETY INTERNAL AUDIT CHECKSHEET (BASIC) No.

SMK3

OHSAS 18001

DOKUMEN REFERENSI

Section in Charge

Audit Questions List

D

17

8.3;

4.5.3.1

K3-PRO-16

P2K3

b) a)

b)

c) 18

8.1.1

4.5.3.2

K3-PRO-27

MR/P2K3

a)

b)

19

11.1.1 ~ 11.1.4

4.5.5

K3-PRO-24

MR/P2K3

a) b) c) d) e)

20

1.3

4.6

K3-PRO-01

MR

a) b) c)

d) e)

peraturan dan ketentuan K3 lainnya yang terkait telah ditetapkan, diterapkan dan diperlihara (terdokumentasi)? Apakah terdapat catatan hasil evaluasi tersebut? Apakah perusahaan telah menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mencatat, menyelidiki dan menganalisa insiden di tempat kerja? Apakah prosedur tersebut: - Mengidentifikasi penyimpangan K3 atau factor lain yang berkontribusi terhadap insiden? - Mengidentfikasi kebutuhan tindakan perbaikan dan atau tindakan pencegahan? - Mengidentifikasi peluang untuk peningkatan berklanjutan? - Mengkomunikasikan hasil penyelidikan tersebut? Apakah perusahaan menyimpan dan memelihara catatan hasil penyeilidikan insiden tersebut? Apakah prosedur untuk menangani ketidaksesauaian baik actual/ potensial serta tindakan perbaikan dan tindakan pencegahannya? Apakah catatan tindakan perbaikan/ pencegahan disimpan dan dipelihara? Apakah didalam tindakan perbaikan / pencegahan , analisa penyebab atau investigasi penyebab ditentukan/ ditulisakn? Cek catatan terkait (ambil sampling)! Apakah prosedur audit internal SMK3/OHSAS 18001 telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara? Apakah Internal Auditor yang ditunjuk sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan? Apakah jadwal audit internal tersedia, disimpan dan dipelihara? Apakah temuan audit dilakukan tinjauan terhadap penyelesaiannya? Apakah internal audit diselenggarakan secara independen (auditor tidak meng-audit area/ unit kerjanya sendiri?) Apakah perusahaan telah menjadwlkan dan melaksanakan tinjauan manajemen SMK3/ OHSAS 18001? Apakah catatan notulen tinjauan manajemen tersebut disimpan dan dipelihara? Apakah top management & wakil manajeman hadir dalam rapat tinjauan manajemen? Lihat daftar hadir rapat tinjauan manajemen! Apakah input tinjauan manajemen mencakup/ sesuai persayaratan OHSAS 18001:2007 klausul 4.5? Apakah hasil tinjauan manajemen yang relevan dikomunikasikan dan dikonsultasikan kepada pihak terkait (4.4.3)? Cek catatan berupa rapat, sosialisasi/ pertemuan, penempelan/ distribusi notulen tinjauan manajemen tersebut!

C

NC