GYM.sgp.PG.41 - Gestión Contractual

PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS

GESTIÓN CONTRACTUAL

1.

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OBJETIVOS Establecer una metodología para la identificación e implementación de la estrategia contractual a utilizar a lo largo del Proyecto, la cual busca: 9 9 9

Aprovechar las oportunidades del Contrato y contrarrestar las amenazas del mismo, asignando responsabilidades dentro del equipo del Proyecto. Prevenir a las partes de situaciones de incumplimiento y facilitar el correcto ejercicio de sus derechos, asegurando la ejecución del Proyecto de acuerdo a los documentos contractuales. Establecer un mecanismo que permita el óptimo desarrollo de las relaciones laborales y comerciales con el Cliente.

Este documento esta orientado a lograr la mayor satisfacción del Cliente, en función del cumplimiento de nuestras obligaciones, sin dejar por ello de hacer efectivos nuestros derechos. Se busca mantener una relación en buenos términos con el Cliente, respetando los intereses de las dos partes, como resultado de un trabajo conjunto para alcanzar los objetivos y metas comunes.

2.

DESARROLLO El proceso de gestión contractual con el cliente abarca varias etapas, las cuales se grafican en el presente flujo:

Figura 01 – flujo de gestión contractual con el cliente

2.1. Transferencia El proceso de gestión contractual con el cliente inicia junto con el Proyecto, con el proceso de Transferencia1. Durante dicho proceso, el equipo del Proyecto recibe los documentos que conforman el Contrato y toma conocimiento de los principales aspectos del mismo, reflejados principalmente en los riesgos y oportunidades técnicos, comerciales y legales. En función a lo encontrado en esta etapa, el Proyecto determinará la necesidad de contar con un Administrador de Contratos, la cual quedará definida en la Reunión de Aplicabilidad2. El proceso de Transferencia, junto con los aspectos contractuales del mismo, se cierra con la Reunión de Transferencia y Arranque3.

2.2. Negociación del Contrato La Gerencia de División revisa y aprueba los contratos con el apoyo de la Gerencia Comercial y el Asesor Legal. En la revisión del contrato se considera que los requisitos están definidos y documentados adecuadamente. Las actividades de revisión deben asegurar que: 1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.04 – Transferencia 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.10 – Personalización del Sistema de Gestión GyM al Proyecto 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.06 – Reunión de Transferencia y Arranque

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Todos los pedidos verbales del cliente estén registrados. Cuando no exista una declaración escrita para un pedido formulado verbalmente, éste debe obtenerse previamente a su ejecución. Sea resuelta cualquier diferencia entre los requisitos de un contrato o pedido recibido y los que figuran en la Propuesta. Antes de aceptar un contrato, se cuenta con la capacidad técnica, financiera y los recursos humanos necesarios para satisfacer los requisitos del contrato o pedido recibido.

En los Anexos 01 y 02 del presente documento se proponen procedimientos detallados de revisión, negociación y modificación del Contrato.

2.3. Análisis del Contrato El Contrato es el documento que define las obligaciones y derechos de las partes contratantes y regula las relaciones entre ellas. Se debe establecer un perfil del contrato resumiendo sus principales características como son: 9 9 9

Identificación del Alcance del Contrato con precisión del límite de batería y de los trabajos excluidos. Se debe usar como referencia la lista de partidas a ser valorizadas. Identificación de la valorización de todas las partidas. Se debe considerar que si bien el Contrato tiene una modalidad4 nominal definida que puede ser: Suma Alzada, Precios Unitarios, Por Administración, etc.; sin embargo, hay partidas que tienen una valorización diferente. Definición de la prelación de los documentos del contrato. Se debe identificar las discrepancias entre las especificaciones, planos, metrados, etc. Asimismo, se debe aclarar la situación respecto de los documentos de la propuesta, a fin de considerar cualquier discrepancia con los documentos del propietario, o cualquier vacío en estos documentos.

El análisis del contrato permite conocer los alcances contratados y los riesgos y oportunidades contenidos en él. Los aspectos y documentos contractuales a analizar son, entre otros: 9 9 9 9 9 9

Bases de la Licitación, consultas y Absolución de las Consultas. Condiciones Comerciales de la Propuesta Técnica y Económica. Actas y documentos de negociación del contrato. Contrato completo: Contrato principal, condiciones generales y particulares Conocimiento del modo de realizar la modificación a un contrato y como se transfiere correctamente a las funciones involucradas. Conocimiento del Cliente y la Supervisión

Los resultados del análisis de contrato quedan plasmados en la Guía de Gestión Contractual (GGC)5. Este documento representa el Planeamiento de la Gestión Contractual y consta de dos partes:

A. Estudio del Contrato:

Permite analizar, ordenar y planificar nuestras obligaciones y derechos frente al cliente, y tiene los siguientes objetivos:

9 9 9 9 9

Conocimiento del Contrato Aclarar los procesos y plazos contractuales. Optimizar nuestros procesos contractuales. Asignación de responsabilidades. Documentación del Estudio del Contrato.

El estudio del Contrato se elabora en la primera parte del formato de la GGC. Se muestra un ejemplo en la figura 02. El objetivo es colocar en cada ítem las obligaciones y derechos estipulados en el contrato, describiéndola de la forma como aparece en el cuadro: Objetivo (sección del contrato), Actividad a realizar, Fecha o Plazo (puede ser durante los trabajos, al inicio de los trabajos, mensual, semanal, etc.), y la asignación de un Responsable donde se indique que función va a ejercer respecto a esa actividad. 4 Ver documento GYM.SGP.ST.02 – Modalidades de Contratación 5 Ver GYM.SGP.PG.41-A03 – Guía de Gestión Contractual

Permanente

N/A

Durante todo el proyecto

Durante los trabajos

No especifica

El cliente es responsable por la apropiada disposición final de residuos (incluyendo los peligrosos) generados durante la ejecución de los trabajos. El contratista es responsable de la colección, clasificación y apropiado almacenaje de acuerdo a las leyes aplicables y al schedule I.

El Contratista ha cotizado en forma de “Ajuste Alzado” los siguientes items globales: Ingeniería (en caso de cambios en alcance a lo indicado en el item 3.7.4, del documento PPAG-100-Et-X-011 se revisará esta suma), Movilización (incluye desmovilización), Indirectos y Precomisionado para todas las instalaciones que son objeto de su Alcance de Trabajo. A su vez, el Contratista ha cotizado por precios unitarios todos los trabajos de instalación y montaje electromecánico necesarios.

Hay otro tipo de materiales (aquellos materiales menores y consumibles necesarios para la realización de la totalidad del proyecto de la construcción) cuya provisión es del Contratista y se encuentran incluidos formando parte de los precios unitarios de construcción, instalación y montaje mencionados antes. El listado de consumibles y materiales menores Categoría 3 se indica en el documento PPAG-300-LM-X-003. Dicho listado es meramente indicativo.

Parte de los principales trabajos civiles y de underground en Malvinas (incluyendo ingeniería detallada, provisión de materiales y construcción) estarán a cargo del Owner. En el PPAG-100-ET-X-011, item 3.7.4, apartado A1, se listan estos trabajos civiles; todos los trabajos civiles no listados allí serán responsabilidad del Contratista.

En el evento de surgir algún conflicto entre lo mencionado en los diversos documentos técnicos se aplicará el siguiente orden de prelación: • Requisición de Materiales PPAG-100-RI-X-001 • Especificación Técnica PPAG-100-ET-X-011 • Matriz de Responsabilidades PPAG-100-GA-X-005 • Documentos técnicos del proyecto listados en PPAG-100-LD-X-001 • Normativas, códigos, standards y regulaciones en general No obstante, cualquier conflicto debe ser inmediatamente reportado por escrito al Owner, para su resolución.

No se prevé efectuar ningún transporte aéreo de equipos u otros materiales hasta Planta Malvinas. Si por razones de cumplimiento de plazos el Contratista se ve obligado a requerir un transporte aéreo, el costo de esta operatoria será totalmente asumido por el Contratista; en estos casos, deberá acordar y coordinar dicho transporte con el Owner. En ningún caso el Contratista podrá contratar transporte aéreo propio para llegar con equipos, materiales o personal hasta la Planta Malvinas. Considerar que el avión de mayor porte que puede ingresar al aeropuerto de Malvinas es el Hércules C-130 L-100 de la Fuerza Aérea Peruana, el peso máximo y dimensiones máximas a transportar están sujetas a la capacidad de este avión las cuales son: largo 14.5 m, ancho 3 m, alto 2.54 m y por razones de ángulo de aproximación a la pista de Malvinas, la carga máxima a transportar es de 11 Ton.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1 - Alcance General REQUISICION DE SERVICIOS / del Contrato EPC11. MATERIALES

1 - Alcance General REQUISICION DE SERVICIOS / del Contrato EPC11. MATERIALES

1 - Alcance General REQUISICION DE SERVICIOS / del Contrato EPC11. MATERIALES

REQUISICION DE SERVICIOS / MATERIALES

ALCANCE DEL TRABAJO / ESPECIFICACION TECNICA

Art. 18 Inc. 18.14

3 - Orden de Prelación.

3.3 - Suministro, Transporte y Almacenamiento.

Durante los trabajos

Mensualmente , dentro de la primera semana de cada mes

El Cliente está a cargo del transporte y manipuleo de los materiales y equipos del contratista desde Lima-Iquitos-Pucallpa-Planta de Malvinas. GyM enviará el cargo schedule el cual contendrá en detalle los equipos, materiales, comida y personal a ser transportados incluyendo volúmenes y peso. El cargo schedule será actualizado mensualmente con el Progress Report. Si no se cumplieran las cantidades indicadas en el cargo schedule aprobado existen penalidades en función de la desviación ocurrida.

Fecha o Plazo

Resumen del Proceso Contractual

DESCRIPCION

LOGISTICA - CARGO SCHEDULE

Tema

Art. 17

Schedule

x

x

x

x

x

x

Gerencia de Proyecto

x

x

x

Mecánica y Estructuras

x

x

x

Tuberías

x

x

x

x

x

x

x

x

Justificar fletes aéreos que son necesarios por naturaleza de carga o por incumplimiento de PPC.

x

x

x

x

x

x

Administración de Contratos

RESPONSABLE

x

x

x

x

x

x

x

x

Planeamiento Control de y Costos Programación

x

x

x

x

x

Oficina Técnica

Administración de Contratos y Control de Proyecto

Eléctrica e Obra Civiles Instrumentación

Superintendencia

x

x

x

x

Adm

Considera r peso maximo y dimension es máximas.

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Procura

Logística y Procura Almacen de Logística Importacione s

x

x

x

Equipos

x

x

x

x

QA / QC

x

x

x

PdR y GA

x

Oficina Principal

Las normas internacionales están al final de la prelación. En caso de conflicto, cómo me defiendo? Administración de Contratos, Construcción, Ingeniería, Procura, Gerencia debe estar familiarizados con la prelación de los documentos.

Se solicita aclarar el tema en la reunión. Existen límites, hasta cuando puedo recibir una orden? Deberiamos poner un límite de fecha. EPC-11 es únicamente responsable de la ingeniería de detalle de OOCC y la constructiva de otras especialidades.

OT responsable de verificar metrados y de gestionar requisiciones de materiales cat 3 (con el apoyo de construcción en casos especificos).

En nuestro alcance no esta el precomisionado, en el nuestro solo esta la asistencia al precomisionado. Riesgo de que pretenda el cliente revisar un trabajo en caso no se desarrolle parte de la ingeniería listada en 3.7.4

Observaciones

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Figura 02 – formato de guía de gestión contractual – estudio del contrato

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Una lista no limitativa de los temas a ser cubiertos se ofrece a continuación: 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Alcance, Plazo y Costo Tipo de Contrato. Ventajas y desventajas. Identificación de partidas. Forma de medición y evaluación específicas. Definición de la prelación de los documentos del contrato. Consideraciones de idioma y envío de documentos al propietario. Identificación precisa de los “Limites del Proyecto” y sus componentes de acuerdo al Alcance del Contrato. Determinación de los plazos contractuales (intermedios y finales). Procedimientos de Valorizaciones y pagos. Responsabilidades de Fianzas y Garantías.

B. Objetivos Estratégicos:

Se definen con base en el Análisis FODA del Contrato. La metodología FODA permite identificar los factores que afectan los resultados del Proyecto y tiene como objetivos:

9 9

Generar opciones estratégicas. Definir actividades a realizar para tener una ventaja competitiva sostenible.

El análisis FODA debe ser hecho grupalmente por las jefaturas del Proyecto y el personal que se considere conveniente. Como inputs de apoyo para el análisis FODA tenemos: ROC, ROL y ROT; esto va a permitir definir de mejor manera la estrategia, las actividades a realizar y los plazos y responsables de las mismas.

Figura 03 – Esquema de análisis FODA

La metodología FODA consiste en realizar un análisis interno y externo del Proyecto. El análisis interno corresponde a las fortalezas y debilidades de la empresa; y el análisis externo corresponde a las oportunidades y amenazas del contrato. Esto se muestra en la figura 04:

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Figura 04 – análisis interno y externo

Con base en la identificación de las oportunidades y amenazas del contrato, y el análisis de conjugarlos con nuestras fortalezas y debilidades como empresa, determinamos los objetivos estratégicos de la gestión contractual en el Proyecto. Los objetivos estratégicos se estructuran en la matriz FODA, en la cual se indica tipos de acciones a ejercer en cada uno de los cuadrantes.

Figura 05 – análisis FODA para determinación de objetivos estratégicos

Con base a los objetivos estratégicos trazados se procede a elaborar la segunda parte de la GGC, de acuerdo al formato que a continuación se presenta:

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Sección del Contrato

Objetivo Estrategico

Fecha o plazo

Oficina Principal

Resumen de la clausula o párrafo

Residencia

Fecha o Plazo

Campo

Actividad a Realizar

Técnica

Objetivo

RESPONSABLE Administración

DESCRIPCION

ESTUDIO DEL CONTRATO Actividad a Realizar para cumplir Objetivo Estrategico

Fecha o Plazo

OBJETIVOS ESTRATEGICOS: FODA + ROT + ROC + ROL

Figura 06 – formato de guía de gestión contractual – objetivos estratégicos

Con respecto a las Amenazas y Oportunidades, se debe considerar por lo menos los siguientes aspectos para dicho análisis. La lista es una referencia y no es limitativa: 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Valorización: Si se trata a Suma Alzada o Precios Unitarios y cuales son las ventajas y desventajas de cada caso. Ordenes de Cambio de alcance, costo y/o plazo. Si hay limites para la aprobación de adicionales; Si hay plazo para reclamo, etc. Asimismo, cual es el impacto si hay una reducción del metrado contractual. Rechazos por Defectos. Cual es la responsabilidad asumida en el contrato Excepción de Incumplimiento. En casos existe cobertura en el contrato para ambas partes. Gastos Improductivos: Si se tiene previsto o es un riesgo del Contratista. Retrasos y Suspensiones. Causas justificadas y modo de reclamación. Penalidades: Consideraciones para su aplicación. Traslados de multas aplicadas por autoridades al cliente. Cargos: Por Daños o Lucro Cesante. Responsabilidad Solidaria. De los socios del Cliente y de GyM. Subcontratos. Aprobación del propietario. Fuerza Mayor: Si los mayores costos son pagados por el propietario. Condiciones para el reclamo. Terminación del Contrato. Modo de aplicación por ambas partes. Controversias: Si existen mecanismos previos, Tipo de arbitraje. Cambio de Ley: Si los mayores costos son reconocidos por el Cliente. Si pueden aplicarnos descuentos por cambios a favor de GyM. Sometimiento al poder judicial. Permisos. Tramitación de los permisos correspondientes en forma oportuna. Servidumbre. Seguros. Fianzas.

Con respecto a las Fortalezas y Debilidades nuestras frente al Contrato, se debe considerar por lo menos los siguientes aspectos genéricos para dicho análisis: 9 9

Nuestras experiencias, habilidades, activos, cultura que pueden contribuir a una gestión contractual exitosa. Característica interna que podría perjudicar la buena realización del Proyecto. Ignorancia, falencia, rigidez, ausencia de metodologías, etc.

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2.4. Reunión de Estrategia Contractual Esta reunión se realiza en el Proyecto con la participación del Gerente de Proyecto y su equipo de gestión. Tiene como objetivo determinar los objetivos estratégicos de la Gestión Contractual con el Cliente. Tiene como requisito indispensable haber estudiado el Contrato y los documentos anexos, y haber elaborado el Estudio del Contrato en el formato de la GGC.

Objetivos: 9 9 9 9 9 9

Presentar y revisar el Estudio del Contrato realizado por los participantes de la reunión. Revisión del ROC, ROT y ROL entregados en la etapa de Transferencia. Realizar dinámica grupal de FODA para definir los objetivos estratégicos, en función de realizar la matriz anteriormente descrita. Determinar en conjunto las actividades a realizar según objetivos estratégicos, los plazos y los responsables de cada una de estas actividades. Definir de tres a cinco drivers en función a las condiciones y alcances del contrato (por ejemplo, si existen condicionantes de número de personal no local en el Proyecto, sería necesario determinar un indicador). Completar la Guía de Gestión Contractual.

Asistentes: Obligatorios: Gerente de Proyecto, Equipo del Proyecto, Asesor Legal del Proyecto Opcionales: Gerente Comercial, Gerente De División. Es convocada por el Asesor Legal o en su defecto por el Gerente de Proyecto.

Metodología: La Reunión de Estrategia Contractual (REC) está compuesta de dos sesiones definidas como: 9 9

REC-1: Estudio del Contrato y FODA REC-2: Objetivos Estratégicos

REC-1: Estudio del Contrato y FODA Pasos Previos: 9

Definición de participantes de la reunión y las etapas de lectura del contrato en base a la estructura del mismo, así como de las fechas de las entregas de dichas etapas de lectura. Dentro de estas etapas de lectura se debe considerar documentos como el ROC, ROT y ROL.

9

Definición de la fecha de la REC-1 en función a la fecha esperada de término de lectura. Entre la última entrega de las etapas de lectura y la fecha de la REC-1 deben haber 05 días hábiles para poder consolidar la información.

9

Definición del responsable de ser el consolidador de la reunión.

9

El consolidador se encargará de realizar el seguimiento a las entregas de las etapas de lectura con el fin de garantizar el éxito de la primera reunión.

9

Una vez terminada la etapa de lectura, el consolidador se encargará de agrupar y ordenar todos los Estudios de Contrato en el formato de la Guía de Gestión Contractual. Tener en cuenta lo siguiente: ƒ

ƒ ƒ

La estructura del Estudio del Contrato debe respetar la estructura de las etapas de lectura. Si para una obligación o derecho existe más de un responsable, se debe especificar la actividad a realizar por cada involucrado. Si para una obligación o derecho existen diferencias en la asignación de responsables, deberán identificarse para poder ser discutidas en el transcurso de la reunión.

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El Estudio de Contrato consolidado del Proyecto debe ser presentado en la REC-1: Estudio del Contrato y FODA.

Agenda: 9

Presentación de Objetivos de la reunión: Objetivos Principal y Secundario. Responsable: GP. Carácter: Obligatorio. Duración: 3 minutos.

9

Presentación de Estructura del Contrato: Breve presentación diferenciando los ítems leídos y los no leídos. Responsable: GP. Carácter: Obligatorio. Duración: 3 minutos.

9

Generales: Presentación de temas opcionales relacionados con el contrato como la estructura del cliente, las formas de comunicación con el cliente, el sistema de controversias, etc. Responsable: GP. Carácter: Opcional. Duración: 5 minutos por cada tema opcional.

9

Estudio del Contrato: Certificación de la realización del EC. Responsable: Consolidador. Carácter: Obligatorio. Duración: 5 minutos.

9

Estudio del Contrato: Trabajo en equipo sobre la definición de responsabilidades en ítems o cláusulas donde se identificaron diferencias en la consolidación de los EC. Responsable: Consolidador. Carácter: Obligatorio. Duración: 30 minutos.

9

FODA: Dinámica de Mapeo de Procesos6 para identificación de Fortalezas y Debilidades. Trabajo en equipo y consolidación de dicha información. Responsable: Consolidador. Carácter: Obligatorio. Duración: 30 minutos.

9

FODA: Dinámica de los Mapeos de Procesos, para la identificación de Amenazas y Oportunidades. Trabajo en equipo y consolidación de dicha información. Tener en cuenta el ROT, ROC y ROL. Responsable: Consolidador. Carácter: Obligatorio. Duración: 40 minutos.

9

Introducción a REC-2: Breve explicación de las labores a realizar previas a la segunda reunión y los objetivos de la misma. Responsable: Consolidador. Carácter: Obligatorio. Duración: 10 minutos.

REC-2: Objetivos Estratégicos Pasos Previos: 9

El consolidador se encargará de la recopilación de todos los post-it elaborados en cada una de las dinámicas de mapeo de procesos e ingresará esa información al formato FODA correspondiente. Cada uno de los ítems correspondientes a cada cuadrante debe ser codificado de la siguiente manera: F1 (Fortaleza 1), F2 (Fortaleza 2), y así sucesivamente en ese caso. Para los demás casos tenemos: O1 (Oportunidad 1), D1 (Debilidad 1), y A1 (Amenaza 1).

9

Luego esta información debe ser enviada a cada unos de los participantes de la REC.

9

Con esta información cada participante deberá realizar las combinaciones posibles para los diferentes cuadrantes de los objetivos estratégicos: ATACAR, REFORZAR, MOVILIZAR y DEFENDER.

9

De manera opcional cada participante colocará el objetivo estratégico de cada combinación.

Agenda: 9

Definición de estrategias a seguir para cada cuadrante correspondiente a los objetivos estratégicos: Atacar, Reforzar, Movilizar y Defender. Establecer las estrategias en función de las combinaciones ya realizadas por cada participante y validadas en conjunto por el equipo de la reunión. Estas estrategias serán plasmadas en la Guía de Gestión Contractual.

6 Ver instructivo GYM.SGP.IN.01 – Dinámica de Mapeo de Procesos

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Al final de la reunión se debe definir la fecha en que la GGC será difundida formalmente a todo el personal del Proyecto. Esta fecha debe ser definida por los participantes y validada por el GP.

2.5. Reunión de Compromisos7 En esta reunión se presentan y validan los resultados de la Guía de Gestión Contractual. Se presentan los siguientes ítems: 9

El análisis FODA destacando lo más importante respecto a las fortalezas y debilidades de la empresa, y las oportunidades y amenazas del contrato.

9

Las estrategias que se van a emplear en la gestión contractual y que tuvieron como base el análisis FODA, así como las actividades a realizar para que dichas estrategias tengan éxito con responsable y plazos. En este punto deben solicitar la ayuda de la Oficina Principal que el Proyecto considere conveniente.

9

Presentación de los drivers contractuales que se van a llevar a lo largo del Proyecto.

En esta reunión, el Gerente de División y/o Gerente General validarán que la Reunión de Estrategia Contractual se haya llevado a cabo, así como todo lo expuesto en dicha reunión.

2.6. Gestión Contractual durante el Proyecto Dentro de los temas a controlar dentro de la gestión contractual del Proyecto tenemos:

A. Gestión de Adicionales y Reclamos:

Según los mecanismos establecidos en el Contrato, se debe registrar y documentar oportunamente todo cambio respecto del alcance, costo y/o plazo original, ya sea solicitado por el Cliente o generado por la propia ejecución del Proyecto. La variación en uno de estos aspectos es suficiente motivo para que el cambio sea registrado y sea necesaria su formalización. Todos los pedidos del cliente deben ser registrados formalmente. Cuando no exista una declaración escrita para un pedido formulado verbalmente, éste debe obtenerse previamente a su ejecución. El Proyecto evitará la ejecución de prestaciones no consideradas en el contrato, sin que antes se haya reconocido formalmente su derecho a una mayor retribución.

Se recomienda el uso del siguiente formato mostrado en la figura 07 para el seguimiento de la situación de los adicionales aprobados, por aprobar y los reclamos. La descripción de las cabeceras del cuadro es la siguiente: 9

Monto Total: Es el monto calculado por GyM que corresponde a los trabajos adicionales realizados o por realizar, así como los reclamos.

9

Monto Ejecutado: Es el monto calculado por GyM que se ha ejecutado en el Proyecto.

9

Monto considerado en Contabilidad: Es el monto que el Proyecto considera provisionar como venta. Dichos montos tiene riesgo debido a que dependen de la aprobación del cliente y ya están ingresados a la contabilidad con lo cual influyen directamente en el resultado.

9

% Venta: Monto considerado en Contabilidad / Venta Total

9

Fecha de Provisión: Fecha en la que se provisiona la Venta del monto considerado en Contabilidad.

7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.17 – Reunión de compromisos

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GESTIÓN CONTRACTUAL

9

Fecha de Aprobación: Fecha en la que el cliente aprueba la valorización presentada por GyM.

9

Desfase de meses: Diferencia entre la fecha de provisión y la fecha de aprobación de la valorización. Esto nos indica cuanto tiempo estuvo o se encuentra sin aprobación la valorización ya ingresada la contabilidad.

Descripción de Actividad

Monto Total (US$)

1. Adicional Aprobado Item 1 Item 2 Item 3 2. Adicional por Aprobar Item 4 Item 5 Item 6 Item 7 Item 8 3. Reclamos Item 9 Item 10 Item 11 Adicionales por aprobar + Reclamos

Monto Ejecutado (US$)

Monto considerado en % Venta (*) Contabilidad (US$)

Fecha de Provisión

Fecha de Aprobación

Desface de meses

2.00% 0.13% 1.00%

30-May 30-Abr 30-Jun

30-Jun 30-May 30-Jun

1.00 1.00 0.00

68,000.00 50,000.00 3,000.00 15,000.00 32,000.00 5,000.00 6,000.00 3,000.00 10,000.00 8,000.00 3,500.00 2,000.00 500.00 1,000.00

57,500.00 40,000.00 2,500.00 15,000.00 21,000.00 3,000.00 4,000.00 2,500.00 5,500.00 6,000.00 3,500.00 2,000.00 500.00 1,000.00

47,000.00 30,000.00 2,000.00 15,000.00 21,000.00 3,000.00 4,000.00 2,500.00 5,500.00 6,000.00 3,500.00 2,000.00 500.00 1,000.00

0.20% 0.27% 0.17% 0.37% 0.40%

28-Feb 30-May 30-May 30-Jun 30-Jun

5.00 2.00 2.00 1.00 1.00

0.13% 0.03% 0.07%

30-May 30-Jun 30-Abr

2.00 1.00 3.00

35,500.00

24,500.00

24,500.00

1.63%

Figura 07 – ejemplo de control de adicionales y reclamos

B. Gestión de Pagos:

Consiste en evaluar la situación de la gestión de los pagos del cliente con respecto a los días de cobranza de GyM. Este tema se desarrolla en detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.48 – Control Financiero.

C. Control Documentario:

Se deberá establecer un control documentario que permita archivar, conservar, distribuir y/o eliminar los documentos del Proyecto, en particular los referentes a temas contractuales relacionados con el plazo, facturación, pagos, alcance, hitos y otros. En general, se deberá llevar los archivos de la lista adjunta, la cual no es limitativa:

9 9 9 9 9 9 9

Documentos contractuales y cartas al cliente. Documentos remitidos al Cliente (Requerimientos de información, Adicionales, consultas, etc.) Documentos recibidos del Cliente (Respuestas a consultas o requerimientos de información, instrucciones, etc.) Planos del Proyecto y sus revisiones Documentos caducos (para eliminar) Documentos de valor del conocimiento Cálculos y sustentos que conservará cada integrante del Proyecto

A continuación se presenta como ejemplo un formato de control documentario para planos entregados por el Cliente:

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GESTIÓN CONTRACTUAL

Plano

Rev PDF DWG

Descripción

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Transmittal

Fecha

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

Movimiento de Tierras Stockpile - movimiento de tierras masivo primera etapa - planta Stockpile - movimiento de tierras masivo primera etapa - secciones Stockpile - movimiento de tierras masivo segunda etapa - planta Stockpile - movimiento de tierras masivo segunda etapa - secciones Plataforma general - movimiento de tierras masivo segunda etapa - planta Plataforma general - movimiento de tierras masivo segunda etapa - secciones Disposición general áreas de botaderos planta

2352-0000-10DWG-104

1

x

2352-0000-10DWG-105

1

x

2352-0000-10DWG-106

0

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2352-0000-10DWG-107

0

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2352-0000-10DWG-108

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0

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2352-0000-15DWG-001

0

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Plano estándar de concreto - notas generales y FGM-CONST-067-2006 detalles

19/10/2006

2352-0000-15DWG-002

1

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Plano estándar de concreto - pernos de anclaje FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

2352-0000-15DWG-003

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2352-0000-15DWG-007

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0

x

Concreto

Plano estándar de concreto - pernos de anclaje de expansión y químicos Plano estándar de concreto - insertos - detalles típicos Plano estándar de concreto - detalle de juntas y ganchos Plano estándar de concreto - detalle de traslapes y misceláneos Plano estándar de concreto - detalle de cámaras eléctricas Plano estándar de acero - notas generales Plano estándar de acero - detalle conexiones (1 de 2) Plano estándar de acero - detalle conexiones (2 de 2) Plano estándar de acero - escalera Plano estándar de acero - detalle de barandas y parrillas Plano estándar de acero - sistema contra caídas (fall arrest)

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FGM-CONST-067-2006

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Plano estándar de acero - detalle de barandas

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Plano estándar de acero - detalle de escalas verticales

FGM-CONST-067-2006

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Figura 08 – Ejemplo de control documentario.

D. Cuaderno de Obra:

Es el documento que, debidamente foliado, se abre al inicio del Proyecto y en el que el inspector o supervisor y el Gerente de Proyecto anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas. De manera general, su uso es común en contratos con el Estado; sin embargo esto dependerá de los canales válidos de comunicación definidos en el contrato y en los requerimientos del Cliente. El objetivo es anotar en el Cuaderno de Obra una información adecuada y oportuna al Cliente acerca de los eventos importantes del Proyecto y/o situaciones especiales que pudieran poner en riesgo su normal ejecución. El cuaderno debe permanecer en el Proyecto bajo custodia del Gerente de Proyecto. Las anotaciones quedan registradas en formatos autocopiativos, de modo que cada parte (Cliente, Supervisión, Contratista, etc) pueda mantener una copia foliada.

PROCEDIMIENTO DE GESTION

GYM.SGP.PG.41

GESTION DE PROYECTOS

Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 12 de 13

GESTIÓN CONTRACTUAL

Anotación de ocurrencias: Los hechos relevantes que ocurran durante la ejecución del Proyecto serán anotados en el cuaderno de obra, cada uno como un subtítulo, y se debe incluir la firma del inspector o supervisor o Ingeniero Residente, según sea quien efectúe la anotación. Las solicitudes al Cliente que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el Cuaderno de Obra, se comunicarán directamente por GyM al Cliente por medio de comunicación que deje constancia de dicha solicitud. Consultas sobre ocurrencias en el Proyecto: Las consultas se formulan en el Cuaderno de Obra y son absueltas por el inspector o supervisor, según corresponda, dentro del plazo máximo que estipule el Contrato. De no ser absueltas, el contratista acudirá al Cliente, el cual deberá resolverlas, en igual plazo, desde la recepción de la comunicación del contratista. Si vencidos estos plazos, no se absuelve la consulta, el contratista tendrá derecho a solicitar prórroga por el tiempo correspondiente a la demora. Esta demora se computará a partir de la fecha en que la no ejecución de los trabajos materia de la consulta empieza a afectar el calendario de avance del Proyecto.

2.7. Matriz de Responsabilidades

1. Revisión y Análisis del Contrato 2. Elaboración de guía de gestión contractual y perfil del contrato 3. Aceptación y firma del contrato

GD

GC

GP

9

9

9

AD

9 9

9

9

4. Definición de la Estrategia Contractual

9

5. Elaboración del FODA

9

6. Control de cambios, adicionales y reclamos

9

9

9 9

7. Control documentario 8. Solicitud, seguimiento y presentación de seguros y fianzas

OT

9 9

GD: Gerente de División GC: Gerente Comercial GP: Gerente de Proyecto AD: Administrador OT: Oficina Técnica

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prácticas En contratos con un volumen de documentos técnicos y contractuales importante y dinámico, puede ser necesaria la implementación de un sistema control documentario automatizado. Para su implementación puede solicitarse el apoyo del Área de Control de Gestión de Proyectos. A continuación se muestra un ejemplo:

PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS

GESTIÓN CONTRACTUAL

GYM.SGP.PG.41 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 13 de 13

Figura 09 – Ejemplo de control documentario automatizado.

3.2. Anexos 9 9 9 9

GYM.SGP.PG.41-A01 – Procedimiento de Revisión y Negociación del Contrato GYM.SGP.PG.41-A02 – Procedimiento de Modificación de Contrato GYM.SGP.PG.41-F01 – Lista de Verificación de Cláusulas Contractuales GYM.SGP.PG.41-F02 – Guía de Gestión Contractual