guide Manuel de procédures

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Guide d’Elaboration de Procedures

Indice de révision : 00

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1 - Objet de la procédure : …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… 2 - Domaine d’application : ……………………………………………………………. ..………………………………………………………….. …………………………………………………………… 3 - Annexes -

Terminologie et définitions Références utilisées Modèles Modè les et imprimés imprimés

Rédacteur : …………………………… Vérificateur : ………………………

Approbateur : …………………………

Date : ……………………………

Date : ……………………………

Date : ……………………………

Visa : ……………………………

Visa : ……………………………

Visa : ……………………………

Destinataires pour application

Destinataires pour information information

 \\Sedi3\travail\manuel des procédures\guide d'élaboration de procédures.doc - 22/10/01

Règles d’Elaboration de Procédures

Référence de la procédure Révision : 00 Page n° 2/ 2

1 – Définition : Une procédure est un document qui décrit, pour une activité donnée, la façon de procéder et la façon de faire. Elle décrit, en outre, les rôles des acteurs et les missions des entités concernées . La méthode la plus appropriée pour élaborer une procédure consiste à soulever une séquence de questions clés :

Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ?

Qu’est ce qu’on fait ? qui le fait ? Comment on fait ? où s’effectue le travail ? quel est le service concerné ? à quel moment s’effectue le travail ? quand commence le travail ? quand s’achève -t- il ? ….

Pourquoi formaliser une procédures ? : La formalisation des procédures permet de : -

uniformiser et harmoniser et organiser les méthodes de travail ; améliorer l’organisation et le fonctionnement des services ; décrire, dans le temps, le processus de la réalisation des travaux à effectuer ; définir le mode de fonctionnement de différentes structures dans le détail ; préciser et déterminer les responsabilités de chacun lors de l’exécution des tâches ; fixer et standardiser les actions qui se répètent dans le temps ; préciser les règles à suivre pour traiter un sujet donné ou pour exécuter une tâche donnée ; simplifier, rationaliser et optimiser le travail .

Il est à souligner qu’il n’existe pas d’inventaire exhaustif des procédures à établir, chaque service est un cas particulier et il faut faire preuve de beaucoup de bon sens pour définir et regrouper les tâches qui nécessitent l’élaboration d’une procédure .

2 - Objet : L’objet de cette procédure est de définir les règles à suivre pour l’élaboration de toutes les procédures d’organisation et de fonctionnement de la Direction .

3 – Références : Dans le cas où la procédure se réfère aux textes réglementaires, aux circulaires, notes …, les références de ces documents doivent être clairement précisées .

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Règles d’Elaboration de Procédures

Référence de la procédure Révision : 00 Page n° 3/ 3

4 - Présentation et contenu de la procédure : Au niveau de la forme : Pour mieux harmoniser et uniformiser les documents de travail, les procédures doivent être élaborées selon un canevas donné. Le canevas donné en annexe est le canevas retenu pour les procédures de la DAAG . Sur toute la procédure on doit retrouver sur la première page : -

Logo du Ministère ; Titre de la procédure ; Référence et code de la procédure ; Indice de révision ; Numéro de la page / nombre total des pages ; Noms des rédacteurs, vérificateurs, approbateurs et leurs visas ; Dates d’élaboration, de vérification et d’application ; Services destinataires de la procédure (pour information, pour application …).

En en-tête des autres pages on doit retrouver une cartouche contenant : -

Titre de la procédure , Référence et code de la procédure , Indice de révision , Numéro de la page / nombre total des pages .

Au niveau du fond : La procédure doit décrire de façon claire et précise la manière d’effectuer une tâche ou un ensemble de tâches . Elle doit comprendre : -

Objet de la procédure et l’explication du titre; Domaine d’application ( à quoi et où s’applique ) ; Contenu de la procédure ; Références des textes utilisés (règlements, circulaires, notes, …) ; Documents joints ( formulaires, modèles de documents, imprimés …) .

Un schéma synoptique (logigramme, flux gramme, …) qui schématise la marche à suivre, les étapes à parcourir, le temps mis pour l’exécution de chaque étape, les acteurs et services concernés …..est à prévoir à chaque fois que cela est possible . La procédure doit décrire et traduire l’ensemble de tâches à effectuer . Pour ce ire la répartition des tâches doit être clairement définie .

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Référence de la procédure Révision : 00 Page n° 4/ 4

Règles d’Elaboration de Procédures

5 - Identification et codification de la procédure : Les procédures doivent avoir une référence d’identification permettant aux utilisateurs de connaître facilement le service émetteur et le sujet auquel elles se rapportent . La codification utilisée doit préciser le domaine d’application, le sous domaine (activité ) et le numéro de la procédure à trois chiffres .

Domaine / sous domaine / n° xxx Exemple :

GRH/REC/01 GRH : Gestion des Ressources Humaines REC : Recrutement

6 - Elaboration des procédures : L’élaboration de procédures passe obligatoirement par trois phases : rédaction, vérification et approbation . -

Rédaction :

Les procédures sont rédigées par les personnes chargées de les appliquer . Ces personnes sont assistées éventuellement par leurs responsables immédiats et/ou par leurs encadrants. Une procédure d’interface peut être rédigée par l’activité objet de cette procédure .

l’ensemble des acteurs intervenant dans

Pour plus d’efficacité et de cohérence des procédures, la démarche participative est recommandée dans leur mise en œuvre . -

Vérification :

Les vérificateurs de procédures sont les responsables immédiats chargés de faire appliquer la procédure. Pour les procédures d’interface, les vérificateurs sont les représentants des structures concernées par le domaine d’application de ces procédures et qui sont chargés de superviser les activités objets de ces procédures . La vérification consiste à : -

Contrôler que le document est clairement rédigé , S’assurer à ce qu’on écrit est conforme à ce qu’on fait, Vérifier son adéquation par rapport aux textes et orientations en vigueur, Vérifier sa présentation par rapport au modèle retenu .

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Règles d’Elaboration de Procédures

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Référence de la procédure Révision : 00 Page n° 5/ 5

Approbation :

Une fois les procédures sont rédigées et vérifiées par la hiérarchie et la commission chargée de leur suivi, elles sont soumises à l’approbation du Directeur qui, selon le degré d’importance de la procédure les valide ou désigne l’approbateur chargé de la validation .

7 - Organes de suivi et de gestion : Commission des manuels de procédures : La commission des manuels des procédures est désignée par le Directeur . Cette commission est chargée de : -

Valider la liste des procédures à élaborer ; Etablir la priorité et le planning des procédures à préparer ; Arrêter la méthodologie à suivre pour l’élaboration de procédures ; Arrêter le canevas des procédures et vérifier la conformité/ canevas ; Assurer la coordination et vérifier l’adaptation des procédures / activités ; Arrêter la liste des destinataires concernés par ces procédures ; Examiner toutes les propositions de révision ou de modification de procédures ; Proposer l’élaboration de procédures transversales ou d’interfaces ;

Cette commission comprend : -

Les chefs de division de la Direction , Un représentant du « secrétariat des manuels de procédures » ,

Pour complément d’information, la commission peut faire appel aux rédacteurs et vérificateurs concernés et/ou toute personne dont l’apport est jugé utile .

Secrétariat des manuels de procédures : Ce secrétariat est chargé de : -

Classer, conserver et archiver les procédures , Mettre à jour les manuels de procédures , Diffuser les procédures aux services concernés , Programmer les réunions de la commission ,

8 – Gestion des procédures : Diffusion des procédures : Lorsque les procédures sont approuvées, elles sont diffusées pour information ou pour application aux services concernés . Leur diffusion est assurée par le secrétariat des manuels de procédures .

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Règles d’Elaboration de Procédures

Référence de la procédure Révision : 00 Page n° 6/ 6

Ces procédures sont diffusées sur support magnétique/papier et sur Intranet .

Classement : Toutes les procédures validées sont classées et conservées dans un classeur « Manuel de procédures » . Leur classement est assuré par le « secrétariat des manuels de procédures » .

Date d’application : Elle correspond à la date à partir de laquelle la procédure prend effet. Lorsqu’elle n’est pas explicitement citée, la date d’application sera la date d’approbation .

Mise à jour / évolution des procédures : Une procédure est un document vivant qui doit tenir compte des modifications intervenant dans le processus et le déroulement des activités des services ; Pour cela un examen périodique doit être fait systématiquement : -

La procédure est elle toujours applicable ? Les audits effectués nécessitent-ils de modifier la procédure ? Les imprimés et formulaires sont –ils toujours adaptés ? Les changements dans l’organisation ou l’acquisition de nouveaux moyens dans un service donné entraînent ils une adaptation de la procédure ? ….

Les propositions de modification et de mise à jour des procédures sont assurées par les services concernés ; avant leur validation, ces propositions sont soumises, pour avis, à la commission des manuels des procédures .

Indice de révision : Toute révision ou modification d’une procédure doit faire l’objet d’une validation et d’un changement d’indice de révision ( 00 pour la première procédure validée, 01 pour la même procédure dont une ou plusieurs parties ont été modifiées en même temps, 03 … ). Cette révision entraîne systématiquement la mise à jour du manuel de procédures . Les procédures révisées sont diffusées aux services concernés de la même manière que les premières .

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