Guide Auditeur ISO 22000 - V4 - 2017

 

Guide de l’auditeur ISO 22000  22000  Précisions concernant les pratiques d’ d’audit audit et la rédaction du rapport   A udi udits ts i nitiaux ni tiaux ou avec étape étape 1 L'audit d'étape 1 (E1) a pour objectif de préparer et planifier l'audit d'étape 2 en 2 en appréhendant le SMSDA, en ce qui concerne les enjeux liés à la sécurité des aliments, les programmes prérequis (PRP), l'analyse des dangers, le plan HACCP et le plan PRPo. Le client doit être informé que les résultats de l’étape 1 peuvent conduire à confirmer, reporter ou annuler l’étape l’étape 2.  

Lors de l’étape 1, l’auditeur doit s’assurer que  :  :    

L’organisme a identifié les PRP appropriés pour   le secteur d’activité, d’activité, en particulier ceux relatifs aux exigences légales et réglementaires;

 

Le SMSDA inclut des processus et des méthodes suffisants pour l'identification et l'évaluation des dangers liés à la sécurité des aliments, spécifiques au(x) secteur( s) d’activité de l'organisme, et pour la sélection et le classement ultérieurs des mesures de maîtrise et de leurs combinaisons ;

 

Les exigences légales et réglementaires en matière de sécurité des aliments sont prises en compte pour le ou les secteur(s) d’activité d’activité de l'organisme ;

 

L’organisme  dispose des autorisations officielles (agrément, L’organisme  (agrém ent, déclaration administrative...) en cours d de e validité ;

   

Le SMSDA est conçu pour déployer déployer la politique et les objectifs de sécurité des aliments de ll'organisme 'organisme ; Le programme programme de mise en œuvre du SMSDA justifie le passage à l'audit (étape 2) ; 2)  ;

 

Les processus de validation, de vérification et d'amélioration sont cohérents avec les exigences du référentiel normatif ;

 

La documentation requise est en place pour la mise en œuvre du d u SMSDA.

Les commentaires sur ces éléments doivent figurer dans le rapport d’étape 1 1   (document OPERA 1Rapport d'audit d'étape 1). Pour le SMSDA, SMSDA, l’audit étape 1 doit être mené dans les locaux du client. client . Dans des cas exceptionnels à  justifier, une partie de l’étape 1 peut être réalisée en dehors du site. Les preuves démontrant que les objectifs de l’étape 1 ont été atteints devront être fournies. Exemple de cas exceptionnels : situation très éloignée ou courte production saisonnière.  

En préalable à l’audit  l’audit  étape 1, un plan d’audit E1  E1  (format libre) doit être transmis à l’entreprise. Il décrit le déroulé prévisionnel de l’audit avec entre autres, la visite du site, la rencontre de l’équipe HACCP, la revue documentaire, l’élaboration du plan d’audit étape 2.  2.  

 

 Au cours de l’étape 1, l’auditeur doit rencontrer des membres de l’équipe HACCP. HACCP . Il doit renseigner les fonctions et compétences  compétences de tous les membres de l’équipe dans le rapport d’audit d’audit (annexe  (annexe SDA).

 

Les exigences de l'ISO 22000 traitées lors de l'étape 1 devront figurer dans le document OPERA 14-Synthèse des exigences complémentaires.doc qui sera annexé au rapport final, après l’étape 2. 2.

 

L’auditeur doit vérifier sur site les informations les informations portées sur l’annexe technique car technique car elles justifient elles justifient le calcul de la durée durée d’audit  d’audit selon l’ISO/TS 22003 :  :  la(les) catégorie(s) et/ou sous-catégorie(s) retenue(s), le nombre d’études HACCP, l’effectif concerné par le SMSDA sur le site, le nombre de sites à auditer. La superficie des locaux et le nombre de lignes de production peuvent justifier d’augmenter la durée d’audit. d’audit .

 

L’auditeur doit vérifier le champ des activités à auditer   et les éventuelles exclusions exclusions,, qui figurent sur le libellé dans l’annexe l’annexe technique jointe à l’ODM. l’ODM. Par exemple : exemple : la livraison et/ou le stockage font ils partie du champ ? Toutes les activités citées dans le libellé sont-elles maitrisées par le site ? Quel est le mode de transmission du produit et ou service ?  ? 

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Dans le cas où les informations figurant sur l’ODM et l’annexe technique seraient erronées ou incomplètes, l’auditeur doit contacter le chargé de clientèle AFNOR Certification.  Certification.  

 

Toute partie du SMSDA auditée au cours de l'audit d'étape 1 considérée comme étant entièrement mise en œuvre, efficace et conforme aux exigences, peut ne pas être ré -auditée au cours de l'audit d'étape 2. Dans ce cas l'auditeur doit s'assurer que les parties déjà auditées du SMSDA sont maintenues conformes aux exigences de certification.

 

Il est recommandé de r appeler appeler à l’entreprise que les lignes de production couvertes par le domaine d’application devront fonctionner le jour de l’audit étape 2.  En effet, selon l’l’ISO/TS ISO/TS 22003, l’équipe d’audit doit pouvoir auditer l’organisation en fonctionnement sur un nombre représentatif de lignes de produits, de catégories et de sous-catégories sous-catégories couvertes par le domaine d’application de la certification ISO 22000.  22000.   Cette information a été ajoutée dans la notification d’audit au client.  client.  

 A udi uditt d' d'éta étape pe 2  

Utiliser la dernière version en vigueur   de de la trame de rapport. Ne pas repartir de la version précédente.

 

Le rapport d’audit est d’audit est composé de TOUS les documents suivants, accessibles sous Opéra : Codification documentaire AFNOR Certification RAI_00 : rapport d’audit Etape 1  1 

1-Rapport d'audit d'étape 1.doc  1.doc  

RAI_01 : Rapport d’Audit d’Audit

4-Rapport d'audit.doc  d'audit.doc 

RAI_02 : Constats d’Audit  d’Audit 

Saisis en ligne

RAI_03 : Fiche(s) de Non-Conformité(s)

Saisie(s) en ligne

RAI_04 : Revue Préparatoire & Plan d’Audit  d’Audit  

2-Revue préparatoire et plan d'audit.doc  d'audit.doc  

RAI_07 : Réunion d’Ouverture et de Clôture

3-PV de clôture.doc  clôture.doc  

RAI_08 : Commentaires pour l’OC  l’OC   CERTI F 0592 : Annexe spécifique obligatoire « Synthèse des exigences complémentaires SDA-ISO 22000 »  

Codification OPERA

Saisis en ligne 14-Synthèse des exigences complémentaires.doc   complémentaires.doc

Préparation de l’audit (Re l’audit (Revue vue Préparatoire & Plan d’Audit - Opéra n°2) : reporter les PS et NC non soldés à l’audit précédent en indiquant leur numéro, dans : dans  : d’office)     Les points spécifiques à auditer issus du dernier audit (OPERA a pu les intégrer d’office)    Le plan d’audit  d’audit  Après l’audit, l’audit, actualiser le plan d’audit : d’audit  : supprimer les points non audités, ajouter les points supplémentaires audités, noter les personnes effectivement rencontrées et compléter le cartouche en fin de plan d’audit.  d’audit.  

 

Trame générique (rapport d’audit - Opéra 4-Rapport d'audit.doc), mettre en exergue les points spécifiques relatifs au SMSDA  SMSDA  dans les chapitres « Management - Synthèse  –  Forces/Faiblesses », Forces/Faiblesses », y compris lors des audits combinés. En particulier, la rubrique « Commentaires sur la proposition du responsable d’audit  »  » en page 4 tient lieu de conclusion générale : il faut y argumenter sur la conformité et l’efficacité du SMSDA, en indiquant les objectifs de l’entr eprise, eprise, les résultats obtenus et les dispositions qui ont permis d’atteindre d’atteindre ces  ces objectifs. Dans les Eléments Eléments techniques de l’audit : ne pas oublier le commentaire sur l’utilisation de la marque AFAQ. marque  AFAQ. Dans les Conclusions générales de l’audit , noter le nombre de NC qui ont pu être soldées lors du nouvel audit et de celles qui subsistent à l’issue du présent audit.

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Dans le fichier Excel Constats d’audit saisi d’audit saisi en ligne :  

Item Processus : outre les informations sur les processus et les étapes organisationnelles, renseigner un numéro et un intitulé pour chacun des PRPo et CCP issus CCP  issus des documents de l’entreprise reçus reçus avant l’audit,, ou examinés lors de l’audit s’il y a eu des modifications. l’audit modifications . Il ne s’agit pas d’en détailler le contenu.  contenu.   

Lors de l’audit initial ou de renouvellement, l'ensemble des de s mesures de maîtrise essentielles (PRPo et rattachées aux CCP) doivent être auditées et faire l'objet d'un commentaire dans le fichier Excel. Excel .

 

Les commentaires commentaires   sur chacun des PRPo et CCP doivent porter sur les conditions de maîtrise : mesures de maîtrise, la surveillance, la vérification et les corrections et actions correctives.

 

Les commentaires attendus sont du type de ceux indiqués dans l’exemple cici -dessous lorsqu’il s’agit de  de  notes. La formulation est à adapter lorsqu’il s’agit de PF, PP, PS, NC mineures ou majeures.  

Exemple : Processus

Type

N°

Libellé et sites concernés Un détecteur de métal est présent sur chaque ligne de tranchage. Les limites de détection sont fixées et un contrôle du détecteur est réalisé toutes toutes les 45 min à l’aide de barrettes. Le produit potentiellement contaminé est éjecté et le corps étranger est systématiquementt recherché. systématiquemen Géré par le magasin. Contrôle visuel des films par rapport à une copie du BAT qui est validé

Conditionnement : CCP1 : CCP1  : passage sous un détecteur de métaux

Note

201705 / 5

PRPo1 : PRPo1  : Respect du BAT

Note

201705 / 6

consommables/films

Site concerné Lyon

Lyon

par l’assistante qualité sur la base d’une check-list  INCO. check-list

Référentiel

Clôture

ISO 22000 : 2005 7.6.1

ISO 22000 : 2005 7.5

Lors des audits de suivi, les mesures de maîtrise essentielles (PRPo et rattachées aux CCP) sont également égal ement examinées. S’il n’y a pas de modification  modification   dans les conditions de maîtrise, il est fait référence aux commentaires précédents.  

Item Libellé du constat : Item Libellé constat : veiller au bon libellé des constats : constats : Rédaction d’une NC : NC : voir plus loin §. Fiche(s) de non-conformité(s). Rédaction d’un d’un   PS : Expliciter le classement en point sensible en précisant le niveau de risque correspondant justifiant le non-classement en non-conformité. Utiliser une forme négative et ne pas utiliser l’expression d’une recommandation. recommandation. Exemple : Processus

Type

N°

Libellé et sites concernés Des produits non alimentaire alimentaires s sont présents dans une servante d’un régleur thermoformage. Ce point est classé en Point sensible à suivre car il s’agit d’un cas isolé et que l’entreprise a déjà identifié le problème qui est en cours de résolution Le codage carton de la ligne auditée présente un marquage susceptible de prêter à confusion (le 6 s'apparente à un 8) avec une possible difficulté en cas de retrait rappel en cas d’accentuation

Fabrication

PS

201705 / 1

Conditionnement

PS

201705 / 2

Site concerné Lyon

Lyon

Référentiel

Clôture

ISO 22000 : 2005 7.2

Non

ISO 22000 : 2005 7.9

Non

Rédaction d’un PF  PF : Expliciter la plus-value significative, la très bonne pratique ou la performance positive au-dessus au-dessus de la moyenne ou de l’exigence. l’exigence.  A distinguer par conséquent d’une note, qui relate la conformité à une exigence ou la particularité d’une réponse à une exigence. exigence . Un Point fort est à pérenniser (un (un dépassement d’exigence n’est pas obligatoirement un Point fort s’il constitue une « sur«  surqualité » sans valeur-ajouté significative).

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Rédaction d’une PP : PP : Présenter l’axe d’amélioration à envisager par l’organisme l’organisme.. Ne pas détailler le « comment » pour éviter toute forme de conseil. Suivi des constats de l’année l’a nnée n-1 : prendre en compte les PS et notifier leur prise en compte dans le constat PS automatiquement repris par le système OPERA

  Si le PS est levé, indiquer « oui » dans la colonne Clôture et compléter le commentaire explicitant ce qui a permis de lever le PS.

  Si le PS est maintenu, conserver le « non » dans la colonne Clôture et compléter le commentaire explicitant le maintien du PS.

  Si le PS a dérivé jusqu’à devenir un écart, il devient une NC  mineure ou majeure. Indiquer « oui » dans la colonne Clôture et compléter le commentaire explicitant la transformation du PS en NC mineure ou majeure, en précisant le n° de NC. D’autre ’autres s cas de figures sont possibles, par ex. un PS bien pris en compte qui devient un PF, ou un PS pris en compte qui devient une PP. Au-delà des PS, il est également intéressant de suivre l’évolution des PP.  

Item Site concerné : Item Site concerné : renseigner les chantiers le cas échéant.

 

Fiche(s) de Non-Conformité(s) - saisies en ligne  ligne :  

Rédaction d’une NC  NC : rapporter clairement les faits constatés sur lesquels repose l’écart, libeller précisément l’écart en relation directe avec l’exigence du § de la norme (citer le numéro de § , l’extrait de l’exigence  l’exigence  s’inscrivant automatiquement), automatiquement), sans sous-entendu, de manière non interprétable, sans  jargon ni sigle spécifique spécifique à l’organisme, l’organisme, que le décisionnaire ou le RA suivant pourraient ne pas comprendre. Décrire systématiquement le risque, permettant de justifier le classement en NC majeure ou mineure.

 

Suivi des NC de l’audit précédent  précédent   : prendre en compte les NC et notifier leur prise en compte dans le constat de NC automatiquement repris par le système OPERA -

Si la NC est levée, préciser en quoi les actions correctives proposées en réponse à la NC sont pertinentes et efficaces avec les résultats observés (chiffres, faits…) faits…) ; indiquer « oui « oui » dans la colonne Clôture et compléter le commentaire explicitant ce qui a permis de lever la NC

-

Si la NC est maintenue, conserver le « non » dans la colonne Clôture et compléter le commentaire explicitant le maintien de la NC

-

Si la NC était mineure et a dérivé jusqu’à devenir une NC majeure, indiquer «  oui » dans la colonne Clôture et compléter le commentaire explicitant la transformation de la NC mineure en NC majeure, en précisant le n° de NC

D’autres cas de figures sont possibles, possibles , par ex. une NC bien prise en compte, mais dont les actions ne sont pas totalement terminées, qui devient un PS. Dans l’annexe unique 14-Synthèse des exigences complémentaires.doc :  

Rédiger des commentaires en page 3 sur les différentes rubriques de la manière suivante :  

L’organisation en matière de sécurité des denrées alimentaires  alimentaires   Description incluant une présentation de l’équipe SMSDA : SMSDA  : participants, fonctions, missions, compétences Cf. exemple dans la trame de l’annexe.

 

Les dangers retenus par famille (microbiologiques, chimiques, physiques, autres) Synthèse sur la méthode de sélection des dangers et la motivation des choix réalisés Cf. exemple dans la trame de l’annexe.  

 

La méthode d’analyse des dangers, de sélection et de classification   Synthèse de la méthode d’analyse des dangers, de sélection et de classification  classification   Cf. exemple dans la trame de l’annexe.  

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 

Les PRP Commentaires demandés sur le pilotage des PRP dans le SMSDA (vérifications, gestion des non conformités associés aux PRP,…) PRP,…).. : l’auditeur doit statuer sur l’identification des PRP par l’organisme (s’ils sont appropriés ou pas) et pas) et indiquer si les PRP en place sont opérationnels pour prévenir les dangers inhérents aux produits et/ou procédés. Cf. exemple dans la trame de l’annexe.  

 

Les PRPo Synthèse sur le pilotage des plans PRPo dans le SMSDA et – et  –le le cas échéant- sur les mesures de maîtrise et les modalités de surveillance. Cf. exemple dans la trame de l’annexe.  

 

Le Plan HACCP Synthèse sur le pilotage des plans HACCP dans le SMSDA et – et  –le le cas échéant – échéant – sur  sur les mesures de maîtrise et les modalités de surveillance sur veillance des CCP. CCP. Cf. exemple dans la trame de l’annexe.

 

Effectuer un test de traçabilité  traçabilité  lors des audits initiaux et de renouvellement, et noter le contenu et les résultats dans l’annexe l’annexe au chapitre concerné. conc erné. Lors des audits de suivi, la réalisation de tests de traçabilité dépend de ce qui a été réalisé par ll'entreprise 'entreprise (tests internes ou autres) ainsi que des données collectées lors des audits précédents : si l’expérience montre que cette exigence est bien b ien maîtrisée, il n’est pas nécessaire de réaliser un nouveau test en audit de surveillance.

 

Citer en référence les documents de l’entreprise consultés l’entreprise consultés dans le tableau en fin de rapport, et :  -

Soit les joindre dans la rubrique Pièces jointes du dossier OPERA lorsque cela est possible et opportun ;

-

Soit ajouter des commentaires additionnels étayant le fichier 14-Synthèse des exigences complémentaires.doc, avec des éléments sur : . La liste des diagrammes de flux, . La liste des dangers retenus, . La liste des PRP, . La liste des PRPo, avec une description succincte (libellé du PRPo, activités/produits concernés) . La liste des plans HACCP avec une description succincte des CCP (libellé, étapes concernées)

Ces documents auront été communiqués par l’entreprise avant l’audit. l’audit. Il est fortement recommandé de joindre - à l’attention du décisionnaire – les – les plans HACCP et plans PRPo de l’entreprise  l’entreprise 

Commentaires pour l’auditeur   :: La rigueur que vous apporterez au renseignement du rapport et de l’annexe « Synthèse des exigences complémentaires SDA ISO 22000 » est essentielle pour nos clients et leurs clients, ainsi que pour les experts en charge de traiter les dossiers. La certification ISO 22000 fait partie des éléments qui pourraient être pris en compte par la DGAL dans le calcul de la pression d’ inspection. inspection. La qualité des rapports et de leur contenu contribue à la confiance de toutes les parties intéressées, elle permet de démontrer la rigueur, le professionnalisme et la valeur ajoutée des audits AFNOR certification.

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