Guia_Rapida_Reparto_junio_2010.pdf
Short Description
Download Guia_Rapida_Reparto_junio_2010.pdf...
Description
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO Junio 2010
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
ÍNDICE 1.
PRESENTACIÓN ____________________________________________________ 2
2.
TU CENTRO DE TRABAJO: LA UNIDAD DE REPARTO ________________________ 3
3.
TIPOS DE CORRESPONDENCIA_________________________________________ 4
4.
TU JORNADA DE TRABAJO ____________________________________________ 6 4.1. Inicio de jornada .................................................................................. 6 4.2. Tareas antes del reparto ........................................................................ 6 4.3. Tareas durante el reparto .................................................................... 10 4.3.1. 4.3.2.
Cómo proceder con la correspondencia ordinaria ......................... 10 Cómo proceder con la correspondencia registrada........................ 11
4.4. Tareas después del reparto .................................................................. 17 5.
TABLA RESUMEN __________________________________________________ 19
ANEXOS ______________________________________________________________ 20 GLOSARIO DE REPARTO _________________________________________________ 21 CUADRO RESUMEN DE PRODUCTOS SICER __________________________________ 24 CUADRO RESUMEN DE ENVÍOS CON SEGUIMIENTO INFORMÁTICO________________ 24 AVISOS DE RECIBO _____________________________________________________ 24 AVISOS DE LLEGADA____________________________________________________ 27
1
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
1.
PRESENTACIÓN
Esta guía pretende ayudarte en la incorporación a tu puesto de trabajo, esperamos te sea de ayuda en los primeros días que son los más difíciles. Trata de una manera sencilla los procesos de trabajo del Cartero y la normativa de entrega de cada producto. Te dará una idea general de qué debes hacer tu primer día de trabajo. Después, poco a poco, irás aprendiendo todos los detalles y peculiaridades de la distribución. El texto de este documento procede de otros manuales existentes, de aportaciones de grupos de mejora y de la experiencia compartida y aportada por tantos otros de tus nuevos compañeros.
2
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
2.
TU CENTRO DE TRABAJO: LA UNIDAD DE REPARTO
Para que tengas una idea de donde estás dentro de la organización, el circuito del correo es el siguiente:
La Unidad de reparto ordinario es la encargada de distribuir eficientemente los envíos recibidos, y devolver la información requerida, según el tipo de envío, sobre el resultado de la entrega.
Cada Unidad de reparto tiene designada una zona de influencia. Los códigos postales, que son códigos de 5 cifras establecidos por Correos, facilitan la separación de los envíos según su destino y zonas de distribución. Cada código postal está compuesto por un número determinado de secciones. Una sección es la zona o conjunto de calles que se encarga de repartir un cartero.
3
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
3.
TIPOS DE CORRESPONDENCIA
En tu trabajo te encontrarás con una serie de productos que tendrás que repartir y que, a efectos de distribución, se pueden clasificar de la siguiente manera: CORRESPONDENCIA ORDINARIA Es la que generalmente se deposita en buzones, en los Centros de Admisión Masiva o en las Oficinas Postales y se entrega con las garantías de rapidez y seguridad que ofrece Correos. Los productos que circulan bajo esta modalidad son: •
Cartas y tarjetas Postales (llamada Línea Básica).
•
Impresos, publicorreo, Económica).
periódicos
y
publicaciones
periódicas
(llamado
Línea
Dentro de la correspondencia ordinaria está la correspondencia internacional (IPC), que se clasifica separada, se entrega bajo firma al empleado encargado del reparto y aunque se deposita en casilleros domiciliarios, se lleva a reparto también separada del resto de correspondencia ordinaria para darle mayor seguridad. Tiene prioridad en el reparto.
La prioridad en la entrega de la correspondencia es IPC > Productos Básicos > Periódicos y publicaciones periódicas > Impresos y publicorreo
CORRESPONDENCIA REGISTRADA Son aquellos productos que ofrecen además de la garantía general un mayor control en todo el proceso (admisión, curso y entrega). Tienen un código de barras para su seguimiento y siempre se reciben y entregan bajo firma. •
Certificados, notificaciones.
•
Giros: Son envíos de dinero, la cantidad a pagar al destinatario viene en el impreso (en metálico un giro puede entregarse en domicilio hasta 300 €).
•
Reembolsos: Envíos cuya entrega al destinatario se realiza previo abono del importe reembolsable, que aparece en el anverso del envío.
•
Postal Exprés, paquete azul y paquete postal.
•
Postal Exprés Prisma Nacional.
El aviso de recibo es un servicio adicional, por lo que cualquiera de estos productos puede llevarlo.
4
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
Los envíos registrados no se diferencian a primera vista de otro cualquiera, pero podrás diferenciarlos porque: • Llegan a la Unidad en despachos separados y su etiqueta identificativa (en el contenedor) especifica que se trata de este tipo de envíos • Todos tienen un número en el anverso (número de origen, código de barras impreso en el envío o etiqueta con código de barras). • Muchos tienen una cartulina (roja, verde, azul o amarilla) adherida al mismo, llamada Aviso de Recibo (AR). A continuación detallaremos qué debes hacer con cada uno de los productos antes, durante y después del reparto.
5
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
4.
TU JORNADA DE TRABAJO
4.1.
Inicio de jornada
Entras en tu puesto de trabajo según el horario establecido en la Unidad. Lo primero que debes hacer es firmar tu entrada en las hojas destinadas a tal fin. Después deberás pasar por tu Sección para hacerte una idea de cómo puede ir tu jornada. Es posible que allí tengas ya correspondencia para el reparto de ese día.
4.2.
Tareas antes del reparto
A primera hora de la jornada llega la ruta con la correspondencia que habrá que clasificar y repartir ese día. Con la correspondencia que llega a la Unidad realizamos la recepción y descarga separando la correspondencia según su modalidad. Una vez realizada la descarga se procede a la apertura de los contenedores y despachos recibidos, colocando cada uno en su puesto correspondiente (registrada, básica, económica, IPC, clasificada a sección, etc.). Al realizar esta operación tendrás especial cuidado en comprobar las etiquetas de estos contenedores, tanto para cerciorarte del tipo de producto que contiene como para asegurar que corresponden con nuestro centro de distribución. El siguiente paso a realizar es la clasificación general que consiste en separar la correspondencia en tantas casillas como secciones haya en la Unidad de Reparto. Esta clasificación se realiza en diferentes puestos según las diferentes líneas de producto: básica, económica, registrada, IPC. Separando dentro de cada línea también por formatos. Como ayuda a esta tarea están los listados de clasificación general. La correspondencia registrada debe grabarse en el sistema informático SGIE, que confeccionará automáticamente las Hojas de Reparto. Para ello, una vez clasificada la correspondencia registrada por secciones, deberás revisar y clasificar los envíos registrados de tu sección antes de que el responsable de su grabación los introduzca en el sistema SGIE. La clasificación de los envíos debes realizarla siguiendo la lista de embarrie y tendrás que adherir una etiqueta blanca con código de barras a los envíos que no lleven ningún código de barras que corresponda al número de origen del envío. Habrá Unidades que dispongan de PDA para realizar todo el tratamiento de la correspondencia registrada, en tu Unidad dispondrás de material formativo para entender el funcionamiento y los procesos de trabajo con este dispositivo. Una vez finalizada la Clasificación general y recogido el correo ordinario que corresponde a tu sección (levantar monteras), habrás finalizado las tareas colectivas previas al reparto; pasarás a tu Sección, donde procederás a realizar el encasillado de la 6
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
correspondencia. El encasillado consiste en clasificar las cartas separándolas por calles y números, siguiendo el orden marcado en el casillero de tu sección que deberá estar previamente rotulado. En la sección existe un plano de encasillado que marca el modo de realizar esta clasificación. Es conveniente que te asegures que este plano es efectivamente el de tu sección aunque en las nuevas mesas-casillero es suficiente con la rotulación. Realizar el encasillado lo mejor posible es importante ya que de ello depende la eficiencia del trabajo posterior. Tras esta clasificación realizarás el embarriado, que consiste en ir sacando de los casilleros los envíos y colocarlos en paquetes por números o portales, ordenando un paquete detrás de otro según el recorrido del reparto en la calle. Para no perder el orden puede ayudarte el numerar los paquetes. Es importante en este momento detectar los envíos sujetos a Reenvío 1 . Para hacer un buen embarriado es importante seguir la lista de embarrie ya que te va a indicar el orden en que realizarás el recorrido. Para colocar los envíos en la bolsa de alcance o en el carro de reparto/cofre, hay que colocarlos en orden inverso al recorrido, es decir, el último a repartir en el fondo de manera que el paquete de más arriba sea el primero del recorrido. La siguiente tarea a realizar es confeccionar la bolsa/saca de alcance (o ruta). Ésta te servirá para no tener que regresar a la Unidad a por el resto de correspondencia que no cabe en el carro de reparto/cofre de moto. La preparación de esta bolsa es la siguiente: –
La correspondencia que debas entregar en la primera parte de tu recorrido, la llevarás en el carro de reparto/cofre de moto, el resto será lo que debes introducir en la bolsa/saca, depositando en el fondo lo último que vayas a repartir.
–
A esa bolsa/saca le ponemos una etiqueta indicando el nº de la Sección y el lugar donde está el buzón (calle), es muy importante, para que la persona encargada de depositar las bolsas/sacas en los buzones de ruta sepa a qué buzón pertenece (normalmente las bolsas llevan las etiquetas puestas, pero has de comprobar que corresponden a tu sección).
–
Lleva la bolsa a la zona de salida para que la recoja el rutero.
Es importante que prepares primero la bolsa/saca de alcance y después el correo que vas a llevar en el carro/cofre. Así no retrasará la salida del rutero.
1
Ver glosario de términos al final de la guía. 7
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
A continuación deberás efectuar las peticiones de Reenvío postal de tu sección. Para ello, tu Jefe te habrá facilitado los sobres colectores y las etiquetas de las peticiones que vayan dándose de alta, asimismo podrá facilitarte unos testigos para que te sea más sencilla la localización de estos envíos. Diariamente durante el embarriado debes detectar estos envíos y separarlos. Debes reenviar la correspondencia al nuevo domicilio, aún cuando tengas un único envío. Tu Jefe te irá informando sobre las altas y bajas que se vayan produciendo. Continuemos con el trabajo previo al reparto dentro de tu Unidad. Ya hemos clasificado, embarriado, confeccionado la bolsa/saca de alcance, llenado el carro de reparto/cofre de moto, y efectuado las peticiones de reenvío. Ahora deberás recoger los envíos registrados (giros, reembolsos, certificados, etc.) y la Correspondencia I.P.C., para ello es necesario firmar el número de envíos y la cantidad de dinero que recibes. Junto con los envíos registrados recibirás las Hojas de Reparto que imprime SGIE, donde figuran los envíos registrados para tu sección ordenados según el recorrido. Los envíos que no tenían códigos de barras y hayas etiquetado con la etiqueta blanca, los anotarás en el asiento correspondiente con los datos identificativos del destinatario y domicilio, número de origen y procedencia (es importante para no perder el rastro del envío). Puedes recibir relaciones de certificados para aquellos destinatarios que reciban muchos envíos y se hayan dado de alta previamente en SGIE, aunque si resultara necesario, también es posible crear un destinatario habitual o una relación de entrega múltiple durante la grabación de los envíos, si el número de envíos para ese destinatario lo justifica. Por último, antes de salir al reparto recuerda que debes recoger lo siguiente: –
Llaves de los buzones de ruta.
–
Llave de los buzones número 1.
–
Avisos de llegada sellados (el sello es la ubicación de la oficina donde se pueden retirar los envíos que avises por ausencia del destinatario en horas de reparto).
–
Plano de recorrido.
–
Si procede, título de transporte o llaves del vehículo.
–
Bolígrafo.
Nunca debes mezclar los envíos registrados con los ordinarios. Los envíos registrados y los envíos IPC debes llevarlos separados del resto, y no incluirlos en la bolsa/saca de alcance, para garantizar su seguridad y evitar realizar una entrega incorrecta por confusión. 8
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
Hay varios trucos para que recuerdes donde tienes que entregar un certificado o un envío IPC, por ejemplo: –
Poner una guía (trozo de papel) en el paquete de correspondencia ordinaria en el lugar que ocuparía este envío si fuese ordinario, de manera que cuando llegues a esa calle o número sepas que ahí tienes que entregar un certificado.
–
Dar la vuelta a la carta ordinaria anterior a la dirección en donde se entregaría el certificado, para que al verla te recuerde que tienes que entregarlo.
Son ayudas para conseguirlo, seguro que pronto tendrás tu propio método.
9
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
4.3.
Tareas durante el reparto
A la hora de realizar el reparto de la correspondencia seguirás el plano de recorrido, en él aparecen las calles y los números correspondientes a tu Sección. Para acceder a los portales al llamar debes identificarte como personal de Correos. Por ejemplo, “Buenos días, soy el cartero, traigo un certificado”. 4.3.1.
Cómo proceder con la correspondencia ordinaria
Debes procurar que el carro esté custodiado mientras depositas la correspondencia.
Al depositar la correspondencia en los casilleros domiciliarios es fundamental introducir las cartas en el buzón correspondiente. En ningún caso se dejarán envíos encima o fuera de los mismos.
Esto evitará posibles quejas y que al día siguiente el cliente las deje otra vez en tu buzón. Es preferible que repartas CALIDAD a CANTIDAD, en poco tiempo podrás hacer las dos cosas. Antes de salir de cada portal acuérdate de abrir el buzón Nº 1, deposita las cartas en su buzón correcto, si son para devolver guárdalas para llevarlas de vuelta a la Unidad. Cuando vayas acabando con el reparto de la correspondencia que traías en el carro/cofre, estarás cerca del buzón de ruta. Recoge la correspondencia que habías preparado en la bolsa/saca de ruta. Si es saca, el llevar los “atados” numerados te ayudará a organizarlos. Cerciórate de que la puerta del buzón se quede cerrada y que no te has dejado la llave puesta, guárdala, pues debes entregarla en la Unidad al regreso del reparto. Esta llave la recoges diariamente bajo firma y eres responsable de ella.
10
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
LOS GRANDES ÉXITOS DEL REPARTO Identificarte como personal de Correos. Comprobar que el envío corresponde con la calle, número, planta y puerta donde tienes que realizar la entrega. Asegurarte de que los datos del destinatario corresponden con los que figuran en el casillero (nombre, piso,...). Si los datos identificativos del destinatario no figuran en el buzón, los envíos no se devuelven, se depositan en el buzón correspondiente, si al día siguiente los encuentras en el buzón Nº 1 procederás a su devolución. Siempre ha de intentarse la entrega. Si la correspondencia no cabe en el casillero debido a su volumen, intentaremos la entrega al destinatario explicándole el motivo. Si no es posible su entrega confeccionaremos un Aviso de Llegada (M-4) y lo dejaremos en el buzón, llevando el envío de vuelta a la Unidad, consignando en el reverso la causa, fecha y firma. Se entregará al responsable de la Unidad de Reparto para que lo pase a la Unidad de Entrega en oficina. Nunca dejes envíos encima de los casilleros, crea una mala imagen de Correos y de tu profesionalidad. Si la dirección es correcta, pero no coincide el nombre, la depositarás en el buzón (solamente procederemos a devolver la correspondencia cuando estemos seguros que es correcto proceder de esta forma). Si no existiese esa dirección, ni la posibilidad de comprobar si es un error, la llevarás a la Unidad para su devolución. 4.3.2.
Cómo proceder con la correspondencia registrada
No dejes nunca los certificados en el carro cuando tengas que subir a un domicilio a realizar una entrega, llévalos contigo.
Los envíos registrados se entregan siempre en mano, en el domicilio del destinatario, a él o alguna persona autorizada 2 que resida en el mismo, siempre que el destinatario o remitente no haya ordenado lo contrario. Debes identificar a la persona a quien haces la entrega y su relación con el destinatario pidiéndole su documento oficial de identificación (D.N.I., tarjeta de residencia, etc.) y anotándolo en la Hoja de Reparto, en el asiento correspondiente al envío en cuestión, después solicitas al cliente que firme y que ponga la fecha en el mismo. Si el envío lleva etiqueta con código de barras, la firma se recoge en la etiqueta. Esta etiqueta hay que desprenderla y pegarla en la Hoja de Reparto de SGIE.
2
En la descripción de cada producto registrado te indicaremos a quién se considera persona autorizada. 11
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
Si el destinatario de un envío certificado no figura en el buzón, pero figura su número de vivienda, intentaremos su entrega y no procederemos a su devolución automáticamente.
Siempre ha de intentarse la entrega cerciorándonos que ésta es correcta.
Si el destinatario se encuentra ausente y no fuese posible su entrega se confeccionará un Aviso de llegada (M-4) 3 , rellenando éste con todos los datos requeridos en él (nº, fecha, procedencia, remite, destinatario, tipo de producto, etc.). Se dejará el aviso en el buzón y llevaremos el objeto a nuestra Unidad, donde se entregará al encargado de la liquidación junto con la Hoja de Reparto, previa firma, para que lo pase a la Unidad de Entrega en Oficina. Los Avisos de llegada informan al destinatario de la ubicación de la oficina donde debe dirigirse para retirar el envío que se le ha avisado, de los horarios de la misma y del tiempo de permanencia del envíos en dicha Oficina según el tipo de producto (para certificados es de 15 días, acuerdos especiales o notificaciones 7 días) por lo que debes asegurarte de cumplimentar correctamente los datos de producto y modalidad y que esos, y todos los demás datos, sean legibles.
El Aviso de llegada se confecciona en el mismo momento en que compruebes que la entrega no es posible. Es importante cumplimentar todos los datos del Aviso de llegada con letra clara y legible para garantizar la información a los clientes (ej.: fundamental marcar el tipo de producto correctamente ya que varia el tiempo de permanencia en Lista) y la labor a los compañeros de lista; así evitaremos quejas. AR
3
A la hora de la entrega debes de tener en cuenta si el envío tiene Aviso de Recibo o AR (cartulina adherida al envío). Si fuese así, el destinatario cumplimentará todos los datos solicitados en el A.R., lo desprenderás y guardarás para una vez en la Unidad, ponerle el sello de fechas, firmarlos y entregarlos al responsable.
Ver cumplimentación en Anexo. 12
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
En caso de entrega fallida, indicarás en el AR 4 la causa, pondrás la fecha, firma e identificación sin despegarlo del envío. Según el tipo de envío se quedará pendiente de un nuevo intento o pasará a la Unidad de Lista, el responsable de la liquidación en SGIE te ayudará. AR
AR
AR
e-AR
Si haces la entrega del certificado o notificación con Aviso de Recibo debes desprenderlo de la carta para traértelo a la Unidad una vez firmado y cumplimentado los datos del receptor, ya que debe retornar a la persona que mandó el envío para tener constancia de que lo has entregado, quién lo ha recibido y qué día lo ha hecho. En la actualidad el cliente puede contratar un servicio prácticamente a medida, en cuanto a condiciones de entrega del envío al destinatario, por ello, te puedes encontrar certificados y notificaciones que difieren en cuanto a plazos de entrega, intentos de reparto y formato de presentación. No te preocupes, esto lo aprenderás poco a poco con la ayuda de tu jefe que te facilitará toda la información que necesites para una correcta entrega de todos los envíos. Si tienes dudas durante el reparto, es preferible llevar de vuelta el envío a la Unidad para que te expliquen la operativa antes que entregarlo de forma incorrecta, como ya hemos dicho antes, es preferible que repartas CALIDAD a CANTIDAD, en poco tiempo podrás hacer las dos cosas.
4
Ver cumplimentación en Anexo. 13
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
Vamos a hacer un breve repaso por algunos de los distintos tipos de envíos registrados: NOTIFICACIONES Se diferencian porque la palabra notificación debe estar en el anverso, junto al membrete y/o en el Aviso de Recibo. Son certificados que tienen un carácter oficial especificado por el remitente que lo envía, Juzgados, Ayuntamientos, etc. Tienen dos intentos de entrega y prácticamente todas tienen Aviso de Recibo. La entrega al destinatario sigue el mismo patrón que el certificado “normal”, teniendo en cuenta que el Aviso de Recibo ha de ser cumplimentado por el destinatario o receptor del envío, desprendido y llevado a la Unidad para su tratamiento. Si en el primer intento no puedes realizar la entrega, traerías la notificación de vuelta a la unidad de reparto especificando en el lugar indicado (Hoja de Reparto y también Aviso de Recibo) la incidencia por la cual no has podido efectuar la entrega. Se efectuará un segundo intento dentro de los tres días siguientes, y si tampoco puedes realizar la entrega, debes además de especificar en la Hoja SGIE y en el Aviso de Recibo el motivo de no entrega, confeccionar un “Aviso de Llegada” indicando la fecha, y hora en que has intentado su entrega, tipo de producto y modalidad y demás datos, y depositar dicho aviso de llegada en el buzón del destinatario.
Persona autorizada para recibir notificaciones: Cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad.
REEMBOLSOS Son aquellos envíos certificados que se entregan bajo firma, cobrando la cantidad especificada por el remitente en la cubierta del envío. Comprobaremos antes de salir de la Unidad que la cantidad que indica la hoja de Reparto coincide con la del envío, sino se lo comunicaremos al responsable. Previamente a su entrega, cobraremos la cantidad total del importe que figura en la hoja de Reparto. El dinero siempre lo cobrarás en METALICO, no aceptes talones o similar. Lo entregarás con las mismas formalidades que los certificados en general, recogiendo la firma en la hoja de reparto y en su caso en el Aviso de Recibo. Los reembolsos circulan de dos formas, sin documentación, donde toda la información está ya en SGIE, o con multihoja (M-11R). En este último caso, en la entrega separaremos el original del multihoja del envío y la traeremos junto con el dinero a la Unidad, para su posterior entrega a la persona responsable. 14
M 11-R
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
El destinatario podrá comprobar el contenido del envío antes de aceptarlo sólo si en la cubierta del envío figura la autorización del remitente, si es carta, paquete postal u objeto precintado no podrá comprobarse su contenido (esta opción solo se da en algunos envíos de venta por correo).
Persona autorizada para recibir reembolsos: La persona mayor de edad que se encuentre en el domicilio del destinatario, previa identificación y que guarde con éste relación familiar, de dependencia o servicio (norma general para entrega de envíos postales registrados).
GIROS Son pagos que se realizan a través de Correos a personas físicas o jurídicas, pueden ser en metálico o mediante cheque. Al igual que la correspondencia certificada los recibirás y entregarás bajo firma. Su entrega se realiza en el domicilio del destinatario, tanto en cheque como en metálico, siempre que en este último caso no supere la cantidad de 300 euros. Antes de realizar el pago, pediremos al destinatario el D.N.I, Pasaporte u otro documento acreditativo, para comprobar su identidad, lo anotaremos en el impreso de giro y en la hoja de reparto. El destinatario nos firmará en la Hoja de Reparto, en el impreso de giro y pondrá la cantidad recibida en letras y cumplimentará el Aviso de Recibo en caso de llevarlo. Cuando el pago no se realice al propio destinatario la persona que lo reciba debe ser mayor de edad y estar autorizada por escrito y además de realizar el proceso correspondiente, deberá constatar el nombre en el impreso de giro y en la Hoja de Reparto. Realizado el pago se desprende del impreso de giro el talón para el destinatario donde vienen los datos del remitente e importe del giro y se entrega al receptor de envío.
15
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
A veces, los giros internacionales pueden llevar la indicación de “Pagar en propia mano”. En este caso, únicamente se puede pagar al destinatario, aún cuando éste haya autorizado por escrito a otra persona.
Persona autorizada para recibir giros: Mayor de edad que se encuentre en el domicilio y tenga autorización por escrito del destinatario, haciendo constar su identidad.
16
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
4.4.
Tareas después del reparto
De vuelta a la Unidad hay una serie de operaciones que debes realizar con los envíos que no has podido entregar. 1. Envíos registrados: Debes separarlos de la siguiente entregárselos al responsable de la liquidación en SGIE:
manera
antes
de
–
Devueltos: Debes estampar el sello de “DEVUELTO” sobre la dirección del destinatario sin invalidar el código de barras para su tratamiento posterior. Si no tienen Aviso de Recibo debes estampar el sello de incidencias o pegatina de causas de devolución CN-15 -tanto envíos nacionales como internacionales- en el anverso del sobre, indicando el motivo de devolución del envío, pondrás además tu número de sección, firma y fecha. Si tienen Aviso de Recibo, las causas de devolución vienen detalladas en el mismo, para que marques la que corresponda.
–
Avisados: Tienes que anotar en el reverso del envío o en el Aviso de Recibo el motivo de la no entrega, la fecha y hora del intento de entrega, tu firma e identificación. En la Hoja de Reparto también se anotará el motivo y la hora. Estos envíos pasan a la Oficina para su entrega en Lista.
–
En depósito: Para un 2º intento de entrega: En el envío, igual que en el caso de los avisados tienes que anotar el motivo de la no entrega, la fecha y hora del intento de entrega, tu firma y tu sección. En la Hoja de Reparto el motivo y la hora. Se entregan por separado para volverlos a sacar dentro de los tres días siguientes.
Debes realizar el siguiente balance para la liquidación en la Hoja de Reparto, anotando el número de envíos de cada situación y, en el caso de giros y reembolsos, sumando los importes en cada caso, así como el importe total a devolver al responsable de la liquidación:
En el caso de reembolsos cobrados, entregarás el original del multihoja en caso de tenerlo y, de los giros pagados entregarás los talones de oficina.
17
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
2. Avisos de Recibo: Debes revisar que se han cumplimentado todos los datos correspondientes a la entrega (tanto del primer como segundo intento) y estampar el sello de la Unidad, con tu número de identificación profesional (NIP) y firma. Debes separar los Avisos de recibo SICER del resto (se diferencian principalmente porque en los AR SICER pone “Devolver a Centro de Control de Notificaciones o Certificados” y llevan siempre código de barras): –
Los Avisos de Recibo SICER los entregarás junto con los envíos registrados a responsable de SGIE para su liquidación.
–
El resto de AR’s se cursan en el mismo día, asegúrate de que todos los datos están cumplimentados. 1.
–
Correspondencia ordinaria.
Devoluciones: Se actúa igual que con la correspondencia registrada, es decir, debes estampar el sello de “DEVUELTO” sobre la dirección del destinatario y el sello de incidencias o pegatina de causas de devolución CN-15 en el anverso del sobre, indicando el motivo de devolución, pondrás además tu nº sección, firma y fecha.
18
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
5.
TABLA RESUMEN
TAREAS Inicio de Jornada Recepción de Ruta Clasificación General Preparación Previa de Envíos SGIE
Tareas Previas al Reparto
Tareas durante el reparto
Tareas después del reparto
NO OLVIDES
Firmar la entrada en la hoja de firmas entrada / salida.
Pasar por sección.
Descarga y apertura de los distintos (correspondencia ordinaria, registrada, IPC…).
Colocar los contenedores en los puestos de clasificación según productos y formatos.
Clasificación de la correspondencia por secciones.
Comprobar y embarriar envíos registrados para su introducción en SGIE. Etiquetar los envíos que no lleven etiqueta o código de barras de origen. *
Clasificar tu sección según el plano de encasillado y/o rotulación de la mesa.
Embarriar la correspondencia.
Efectuar las peticiones de Reenvío postal.
Preparar primero la ruta y luego el carro de reparto/cofre de moto.
Firmar y recoger llave del buzón de alcance.
Recoger envíos registrados y dinero, y anotar datos en los TRABAJO envíos que hayamos etiquetado en la Hoja de Reparto. INDIVIDUAL Recoger los envíos IPC. Firmar la hoja de firmas. *
Revisar que no quede nada de lo que debes sacar a reparto: Avisos de llegada, plano de recorrido, llaves buzón Nº 1, etc.
Depositar correctamente envíos en los casilleros domiciliarios. Abrir buzón Nº 1.
Entregar en domicilio los envíos registrados, y aquellos envíos que no entren en el buzón.
Cumplimentar los Avisos de Recibo.
Confeccionar Avisos de llegada cuando no sea posible la entrega y depositarlos en el buzón.
Recoger el resto de la correspondencia en el buzón de alcance y continuar el reparto.
Hacer balance de liquidación (envíos y dinero). *
Devolución a la persona responsable de la correspondencia registrada no entregada y Avisos de Recibo SICER para liquidar en SGIE.
Proceder a la devolución del correo ordinario y de los Avisos de Recibo.
Realizar las tareas colectivas necesarias hasta el final de la jornada.
Fin de jornada
contenedores
TRABAJO COLECTIVO
TRABAJO COLECTIVO
Firmar en hoja de entrada y salida.
* En las Unidades que se disponga de PDA estos procesos pueden variar. Consultar material formativo.
19
ANEXOS
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
GLOSARIO DE REPARTO AVISOS DE LLEGADA (M-4): Es un documento que sirve para avisar a los destinatarios que tienen un certificado, giro u otro envío registrado que no ha podido ser entregado en su domicilio. Debes cumplimentar todos los datos con letra clara y legible y embuzonarlo en el mismo momento del intento fallido. AVISO DE RECIBO (A. R.) o M-35plus: Se trata de un servicio adicional de cualquier envío certificado. Consiste en un impreso que viene adherido a estos envíos y que se devuelve al remitente cumplimentado para darle información sobre el resultado de la entrega. En el momento del intento de entrega al destinatario deberemos recoger todos los datos requeridos como prueba de haberse efectuado la misma. BUZÓN DEPÓSITO (RUTA O ALCANCE): Es un buzón de color verde, colocado estratégicamente a lo largo del recorrido para acercarte la correspondencia a ese punto. Tendrás una llave del mismo. Vendrán señalados en el plano de recorrido. BUZÓN Nº 1: Es un buzón que se encuentra en cada portal (el primero), como uno más de los casilleros domiciliarios, donde los destinatarios depositan la correspondencia mal embuzonada (dispondrás de una llave universal para poder vaciar su contenido). BUZONEO: Se define con este término la acción de introducir la correspondencia en los casilleros domiciliarios de los destinatarios. CORRESPONDENCIA I.P.C: Correspondencia internacional ordinaria procedente de países adheridos al acuerdo IPC y sujeta a unos plazos de entrega específicos. Se recoge bajo firma aunque no es necesario anotarla. Se reparte como el resto de correspondencia ordinaria y hay que intentar entregar toda, pero si queda algo sin repartir, al regreso debe entregarse al responsable para su control, por ello no debe mezclarse con el resto de la correspondencia ordinaria. DESPACHO: Conjunto de correspondencia certificada que viaja junto con la relación detallada de los envíos, dentro de un sobre o bandeja. EMBARRIADO: Tarea que consiste en ordenar la correspondencia de tu Sección, haciendo paquetes por números o portales, según el itinerario que sigues en reparto. ENVIOS CON VALOR DECLARADO: Correspondencia acogida a un seguro especial que dará lugar a una indemnización en caso de extravío o deterioro, esta indemnización será igual a la cantidad declarada por el remitente. También se entrega bajo firma, como el resto de envíos registrados. GIROS: Son pagos que se realizan a personas o entidades en metálico o en cheque. HOJA DE REPARTO: Documento en el que aparecen anotados los envíos registrados (certificados, notificaciones, giros, reembolsos, etc.) de tu sección y donde se recoge la firma del destinatario o se adhiere la etiqueta de código de barras con la firma del destinatario. HOJA DE FIRMAS: Documento que imprime SGIE donde aparece un resumen del número de envíos y dinero entregado a cada sección para el reparto. En ella cada cartero debe firmar la recepción antes de salir a reparto.
21
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
HOJA DE FIRMAS ENTRADA/SALIDA: Listado donde figuran los nombres de todo el personal que presta servicio en la Unidad y se registra la asistencia diaria al trabajo. LISTA DE EMBARRIE: Se trata de una relación de todas las direcciones de una sección ordenadas según su entrega, para preparar la correspondencia a distribuir una vez clasificada en nuestra mesa y que coincide con el itinerario a seguir, de manera que embarriando correctamente, te va guiando en el recorrido. Cada sección tiene su propia lista de embarrie. LISTADO DE CLASIFICACION GENERAL: Listado de todas las calles incluidas en esa Unidad de Reparto y la sección a la que pertenecen. Sirven de ayuda para la clasificación general a sección. MONTERAS: Son los montones de correspondencia pertenecientes a cada una de las secciones que provienen de la clasificación general de los envíos. Su nombre se debe a que esta clasificación se realizaba en mesas grandes y se generaba un montón por cada una de las secciones. NOTIFICACIÓN: Envío registrado con carácter oficial especificado en el sobre por el remitente que lo envía (Juzgados, Ayuntamientos, etc.). Tiene dos intentos de entrega a domicilio y lleva aviso de recibo. PDA: Ordenador de mano que incorpora un sistema de reconocimiento de escritura. De esta manera, se puede escribir en ella con el puntero que lleva incorporado como si se tratase de un bolígrafo. PLANO DE ENCASILLADO: Indica cómo se dividen los casilleros a la hora de clasificar los envíos en la mesa del cartero (sección). Debe seguir un orden para facilitar el posterior embarriado y mientras más dividido esté te será más fácil embarriar posteriormente la correspondencia. PLANO DE RECORRIDO: Es un plano de la zona de reparto, figuran las calles de tu Sección, los buzones verdes y el itinerario a seguir, también pueden detallarse ayudas para facilitarte el reparto (Ej. “se accede por detrás, medio de transporte que te lleva a la sección”, etc.). REEMBOLSO: Envíos que se entregan al destinatario previo abono de una cantidad que aparece en la cubierta del mismo. REENVÍO POSTAL: Es un servicio de reexpedición de correspondencia mediante el cual un destinatario que ha cambiado de dirección sigue recibiendo sus envíos, previa solicitud y pago de la tarifa correspondiente, aún cuando éstos vayan dirigidos a su domicilio anterior. Se envía la correspondencia dirigida a su antigua dirección a la nueva, mediante sobres colectores la ordinaria (según la cantidad y el tamaño de los envíos) y siempre individualmente la registrada; adhiriendo una etiqueta con la nueva dirección tanto en el sobre colector como en los envíos cursados individualmente. No se efectúan reexpediciones que no hayan sido previamente contratadas. RUTA: Correspondencia que se prepara en la saca de ruta o bolsa de alcance, para recoger durante el recorrido de reparto. RUTERO: Persona encargada de llevar las rutas (saca de ruta o bolsa de enlace o bolsa de alcance) al buzón depósito o alcance.
22
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
SACA DE RUTA O BOLSA DE ALCANCE: Son bolsas/sacas donde depositas la correspondencia ordinaria que no te cabe en el carro/cofre para su posterior reparto. Hay un encargado de distribuirlas, el “rutero”, él lo dejará en tu buzón de ruta para que la recojas durante el recorrido. SECCIÓN: Es el territorio (fracción de distrito o código postal) que se asigna a un cartero para la entrega de correspondencia. En algunas zonas también se denomina barrio o sector. SGIE: (Sistema de Gestión Integral de Envíos) es un sistema informático de registro de envíos que facilita la localización informática (situación) de éstos en todo momento. Reemplaza al anterior sistema de gestión de envíos, SERADE (Sistema de Envíos Registrados Admisión Distribución y Entrega). SICER: Sistema informático de seguimiento y control de envíos registrados de grandes clientes que suministra retorno de información al remitente mediante medios electrónicos.
23
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
CUADRO RESUMEN DE PRODUCTOS SICER Notificaciones informatizadas y Productos Registrados Producto
Clientes más importantes
1º Intento
2º Intento
Pasa a LISTA
Depósito en BUZÓN
C1
Génesis Worlwide
SI
NO
15 DÍAS
NO
C2
SI
SI
7 DÍAS
NO
C5
SI
SI
15 DÍAS
NO
SI
SI
7 DÍAS
SI, después de caducar
Separar Aviso de Recibo
Cámara de Comercio
SI
SI
NO
SI, después de 2º intento
Separar Aviso de Recibo
NS
TGSS
SI
SI
7 DÍAS
NO
AR Digitalizado
NT
D.G. CASTASTRO
SI
SI
7 DÍAS
NO
N3
TRÁFICO
SI
SI
7 DÍAS
NO
3º intento turno tarde Capitales y Admónes
TB
BBVA
SI
SI
NO
NO
3º intento en Oficina Cliente misma provincia
TC
BANKINTER
SI
SI
7 DÍAS
NO
90
AEAT
SI
SI
7 DÍAS
NO
Gest. Trib. NE
N
Dip. Barna TGSS D
CUADRO RESUMEN INFORMÁTICO
DE
ENVÍOS
24
CON
Observaciones
SEGUIMIENTO
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
AVISOS DE RECIBO Ejemplo Aviso de Recibo de Notificación NT:
Datos organismo remitente
ENTREGA DOMICILIO (Primer y segundo reparto)
Datos destinatario
Sello de fechas en entrega o devolución (Oficina o reparto)
DATOS RECEPTOR Y FIRMA Datos oficina
Ejemplo Aviso de Recibo integrado en sobre de Notificación NT:
Estampar sello en caso de entrega efectiva o devolución al remitente
25
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
Datos entrega
Datos receptor
26
Sello de fechas
AVISOS DE LLEGADA Cumplimentación de Aviso de Llegada 1.
Antes de salir a reparto, cumplimentar los siguientes datos:
Sello de la oficina, impreso o de caucho, donde figura el horario y dirección.
Es necesario indicar siempre el distrito o unidad y la sección.
2.
Durante el reparto, EN EL MOMENTO en que se comprueba que no es posible la entrega se cumplimentan los siguientes datos:
Nombre, apellidos y dirección del destinatario
Origen del Origen del envío, envío,nombre nombredel del remitente yy razones remitente razonespor porlas la que no seno hasepodido hacerhacer la que ha podido la entrega con hora y fecha. entrega, con hora y fecha.
Nombre y Apellido
localidad de origen
Se pega la etiqueta con el código de barras si la tiene o los cinco últimos dígitos del mismo.
nombre del remitente
Indicaciones de cómo recoger el envío.
Tipo de producto que es.
Modalidad de la que se trata
GUÍA RÁPIDA PARA EL REPARTO
Nota Importante sobre la confección de los Avisos de Llegada •
Solamente se confeccionará un Aviso por destinatario. Para una misma dirección y distintos destinatarios, se confeccionará un aviso de llegada para cada producto y destinatario.
•
Si un mismo destinatario recibe varios envíos y se trata del mismo producto y modalidad, podrán incluirse en el mismo aviso, especificándose los números de origen de cada uno de ellos (TODOS) y la suma del número total de envíos relacionados en el mismo aviso.
•
Con productos distintos se confeccionará un Aviso de Llegada por cada producto, aunque el destinatario sea el mismo.
Es muy importante indicar todos los datos para que el cliente sepa desde cuando y hasta cuando puede ir a recoger el envío, de quien es, a quien va dirigido y por tanto quien puede ir a recogerlo. Para ello la letra debe ser CLARA Y LEGIBLE.
¡A continuación se embuzona!
28
View more...
Comments
