22000 - GUIA4/1 Nos termos e para os efeitos do disposto, designadamente, nos artigos 9º, 12º e 196º do Código dos Direitos de Autor e Direitos Conexos, informa-se que este texto está protegido por direitos de autor, encontrando-se registado na Inspecção Geral das Actividades Culturais com o nº 1128/2010, e depositado na Biblioteca Nacional sob o nº 306219/10.
PREFÁCIO Quando em 2005 a APCER lançou o serviço de certificação de acordo com a então recentemente publicada norma NP EN ISO 22000:2005 “Sistemas de Gestão da Segurança Alimentar – Requisitos para qualquer organização que opere na cadeia alimentar”, identificou desde logo a necessidade de publicar um guia interpretativo que reflectisse o entendimento da APCER na aplicação deste referencial para efeitos de certificação, permitindo a todas as partes interessadas no processo de certificação segundo a NP EN ISO 22000:2005, com particular enfoque nos seus clientes e auditores, uma visão partilhada sobre as boas práticas de aplicação da norma, auxiliando as organizações na implementação e certificação dos seus sistemas. Em Abril de 2006, seis meses após a publicação da norma em Novembro de 2005 a APCER publicou o guia interpretativo, tendo sido este o primeiro guia interpretativo sobre este referencial a nível mundial. Tal só foi possível então graças à contribuição de todos os colaboradores e auditores, baseados na experiência e competências adquiridas noutros referenciais de HACCP e na sua vida profissional, uma vez que não poderia ainda reflectir a experiência da aplicação da NP EN ISO 22000. Embora o reconhecimento desta norma enquanto referencial de gestão da segurança alimentar seja inequívoco para as organizações que o adoptaram e certificaram, sabemos que o seu reconhecimento como referencial na cadeia alimentar por parte dos principais players da distribuição internacional levou o seu tempo, estando agora consagrado por iniciativas como o FSSC 22000, também disponibilizado pela APCER. Assim, decorridos quase cinco anos após a sua publicação considerou-se ser agora o momento oportuno de incorporar a experiência efectiva adquirida pela equipa da APCER nesta certificação, clarificando dúvidas entretanto surgidas na aplicação e avaliação do referencial. Embora a APCER disponibilize uma gama alargada de serviços de certificação na área alimentar, reitera deste modo a sua convicção na proposta de valor encerrada nesta norma e confirmada pela procura sempre crescente por esta certificação. Agradecemos a todos os elementos que participaram nesta revisão do Guia e que contribuíram com a sua experiência para a publicação de um documento que congrega diferentes pontos de vista sobre uma mesma preocupação: a certificação de sistemas de gestão da segurança alimentar destinados a fornecer produtos que, de acordo com a utilização prevista, são seguros para o consumidor. Esperamos deste modo contribuir para a melhoria contínua do desempenho das organizações nesta matéria. Agradecemos aos nossos clientes os desafios que nos colocam permanentemente na avaliação dos seus sistemas de gestão, sem os quais não poderíamos ter escrito este documento. Porto, Janeiro 2011
José Leitão CEO APCER – Associação Portuguesa de Certificação
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EQUIPA REDACTORIAL 1ª EDIÇÃO (ABRIL 2006) coordenação Andreia Magalhães e Joana dos Guimarães Sá REDACÇÃO André Gonçalves Andreia Magalhães Helena Ferreira Jorge Silva Sofia Seca
2ª EDIÇÃO (SETEMBRO 2010) COORDENAÇÃO Gabriela Pinheiro e Rui Oliveira REVISÃO João Gusmão COLABORAÇÃO NA REVISÃO Alexandra Gonçalves Ana Vaz André Ramos Andreia Magalhães Jorge Silva Paulo Baptista Pedro Queirós Ricardo Marques Rita Cunha-Porto Rita Ramos Simão Monteiro EDIÇÃO Cláudia Vilela Gabriela Lopes Isabel Martins Maria Segurado 4
ÍNDICE INTRODUÇÃO E OBJECTIVOS
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COMO UTILIZAR ESTE GUIA
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ABREVIATURAS
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DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
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PARTE A – A NP EN ISO 22000:2005 – ENQUADRAMENTO E INFORMAÇÕES GERAIS
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A NP EN ISO 22000:2005 NA FAMÍLIA DE NORMAS
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A COMPATIBILIDADE COM A NP EN ISO 9001:2008 E A INTERLIGAÇÃO COM OUTROS REFERENCIAIS
16
A NP EN ISO 22000:2005 COMO REFERENCIAL DE CERTIFICAÇÃO
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PARTE B – NP EN ISO 22000:2005 – GUIA INTERPRETATIVO
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INTRODUÇÃO
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1. OBJECTIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
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2. REFERÊNCIAS NORMATIVAS
27
3. TERMOS E DEFINIÇÕES
27
4. SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR
27
4.1 REQUISITOS GERAIS
27
4.2 REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO
32
4.2.1 GENERALIDADES
32
4.2.2 CONTROLO DOS DOCUMENTOS
33
4.2.3 CONTROLO DOS REGISTOS
35
5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO
38
5.1 COMPROMETIMENTO DA GESTÃO
38
5.2 POLÍTICA DA SEGURANÇA ALIMENTAR
39
5.3 PLANEAMENTO DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR
41
5.4 RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE
43
5.5 RESPONSÁVEL DA EQUIPA DA SEGURANÇA ALIMENTAR
44
5.6 COMUNICAÇÃO
45
5.6.1 COMUNICAÇÃO EXTERNA
45
5.6.2 COMUNICAÇÃO INTERNA
47
5.7 PREPARAÇÃO E RESPOSTA À EMERGÊNCIA
48
5.8 REVISÃO PELA GESTÃO
49
5.8.1 GENERALIDADES
49
5.8.2 ENTRADA PARA A REVISÃO
50
5.8.3 SAÍDA DA REVISÃO
51
6. GESTÃO DE RECURSOS
52
6.1 PROVISÃO DE RECURSOS
52
6.2 RECURSOS HUMANOS
53
6.2.1 GENERALIDADES
53
6.2.2 COMPETÊNCIA, CONSCIENCIALIZAÇÃO E FORMAÇÃO
54
6.3 INFRA-ESTRUTURA
56
6.4 AMBIENTE DE TRABALHO
57
7. PLANEAMENTO E REALIZAÇÃO DE PRODUTOS SEGUROS
58
5
6
7.1 GENERALIDADES
58
7.2 PROGRAMAS PRÉ-REQUISITO (PPRS)
60
7.3 ETAPAS PRELIMINARES À ANÁLISE DE PERIGOS
62
7.3.1 GENERALIDADES
62
7.3.2 EQUIPA DA SEGURANÇA ALIMENTAR
63
7.3.3 CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO
64
7.3.3.1 MATÉRIAS-PRIMAS, INGREDIENTES E MATERIAIS PARA CONTACTO COM O PRODUTO
64
7.3.3.2 CARACTERÍSTICAS DOS PRODUTOS ACABADOS
65
7.3.4 UTILIZAÇÃO PREVISTA
66
7.3.5 FLUXOGRAMAS, ETAPAS DO PROCESSO E MEDIDAS DE CONTROLO
67
7.3.5.1 FLUXOGRAMAS
67
7.3.5.2 DESCRIÇÃO DAS ETAPAS DO PROCESSO E DAS MEDIDAS DE CONTROLO
68
7.4 ANÁLISE DE PERIGOS
69
7.4.1 GENERALIDADES
69
7.4.2 IDENTIFICAÇÃO DE PERIGOS E DETERMINAÇÃO DE NÍVEIS DE ACEITAÇÃO
70
7.4.3 AVALIAÇÃO DO PERIGO
71
7.4.4 SELECÇÃO E AVALIAÇÃO DAS MEDIDAS DE CONTROLO
73
7.5 ESTABELECIMENTO DE PROGRAMAS PRÉ-REQUISITO OPERACIONAIS (PPRS OPERACIONAIS)
76
7.6 ESTABELECIMENTO DO PLANO HACCP
77
7.6.1 PLANO HACCP
77
7.6.2 IDENTIFICAÇÃO DOS PONTOS CRÍTICOS DE CONTROLO (PCC)
78
7.6.3 DETERMINAÇÃO DE LIMITES CRÍTICOS PARA OS PONTOS CRÍTICOS DE CONTROLO
79
7.6.4 SISTEMA DE MONITORIZAÇÃO DOS PONTOS CRÍTICOS DE CONTROLO
80
7.6.5 ACÇÕES A EMPREENDER QUANDO EXISTEM DESVIOS AOS LIMITES CRÍTICOS
81
7.7 ACTUALIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO PRELIMINAR E DOS DOCUMENTOS QUE ESPECIFICAM OS PPRS E O PLANO HACCP
82
7.8 PLANEAMENTO DA VERIFICAÇÃO
83
7.9 SISTEMA DE RASTREABILIDADE
84
7.10 CONTROLO DA NÃO CONFORMIDADE
86
7.10.1 CORRECÇÕES
86
7.10.2 ACÇÕES CORRECTIVAS
87
7.10.3 TRATAMENTO DOS PRODUTOS POTENCIALMENTE NÃO SEGUROS
89
7.10.3.1 GENERALIDADES
89
7.10.3.2 AVALIAÇÃO PARA LIBERAÇÃO
90
7.10.3.3 DISPOSIÇÕES RELATIVAS DOS PRODUTOS NÃO CONFORMES
91
7.10.4 RETIRADAS
92
8. VALIDAÇÃO, VERIFICAÇÃO E MELHORIA DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR
93
8.1 GENERALIDADES
93
8.2 VALIDAÇÃO DAS COMBINAÇÕES DAS MEDIDAS DE CONTROLO
94
8.3 CONTROLO DA MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO
96
8.4 VERIFICAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR
98
8.4.1 AUDITORIA INTERNA
98
8.4.2 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS INDIVIDUAIS DA VERIFICAÇÃO
101
8.4.3 ANÁLISE DOS RESULTADOS DAS ACTIVIDADES DA VERIFICAÇÃO
102
8.5 MELHORIA
103
8.5.1 MELHORIA CONTÍNUA
103
8.5.2 ACTUALIZAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR
105
7
8
INTRODUÇÃO E OBJECTIVOS
COMO UTILIZAR ESTE GUIA ABREVIATURAS DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
9
Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
O presente guia interpretativo visa partilhar a perspectiva e experiência da APCER na actividade de certificação em sistemas de gestão da segurança alimentar, actividade que desenvolve desde 2001, de acordo com o Codex Alimentarius e a DS 3027:E (serviço que deixou de disponibilizar desde 1 de Janeiro de 2008) e, desde a sua publicação, com a NP EN ISO 22000:2005, num conjunto alargado de organizações pertencentes à cadeia alimentar. Este guia tem como objectivoS Providenciar uma base de entendimento comum e partilhada entre a APCER (representada pelos seus técnicos e auditores) e as organizações clientes, sobre a norma NP EN ISO 22000:2005 como referencial de certificação; Comunicar a experiência da APCER na certificação de sistemas de gestão da segurança alimentar, informando sobre as não conformidades mais frequentes; Comunicar as expectativas da APCER, enquanto organismo de certificação, no processo de avaliação do sistema e da procura de evidências; Informar sucintamente sobre aspectos relevantes (com impacto no serviço) associados ao processo de certificação, aos guias relevantes para a acreditação do serviço que estejam em elaboração e às normas relacionadas (outros sistemas, NP EN ISO 19011:2003); Comunicar a posição da APCER sobre as orientações definidas na ISO/TS 22004:2005. Sendo a norma aplicável a todas as organizações da cadeia alimentar, ela permite que o cumprimento dos requisitos possa ser assegurado mediante a adopção de diferentes metodologias, práticas, ferramentas, etc. Não existe uma forma única de o fazer, desde que os requisitos definidos sejam cumpridos. Enquanto certificadores e auditores de terceira parte é fundamental, para o exercício credível da nossa actividade, mantermos a independência, a imparcialidade e a abertura de espírito que nos permita avaliar cada sistema de gestão no contexto específico. Este guia não define orientações sobre a forma de implementar um sistema de gestão da segurança alimentar de acordo com a NP EN ISO 22000:2005, pretendendo apenas identificar os critérios estritamente exigíveis para um processo de reconhecimento por terceira parte, como é a certificação de sistemas. De modo a constituir uma visão partilhada, este guia foi elaborado e revisto por um conjunto alargado de pessoas, abrangendo colaboradores internos e externos da APCER, que lidam regularmente com processos de análise, auditoria e decisão de certificação segundo a NP EN ISO 22000:2005.
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01
INTRODUÇÃO E OBJECTIVOS
COMO UTILIZAR ESTE GUIA | ABREVIATURAS | DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
COMO UTILIZAR ESTE GUIA A interpretação da NP EN ISO 22000:2005 é apresentada na parte B deste Guia. A interpretação centra-se nos capítulos 4 a 8, sendo estes os únicos utilizados em auditoria para avaliar o sistema de gestão. A identificação dos critérios de auditoria é realizada por secção, tendo sempre em perspectiva que uma abordagem sistemática implica a existência de inter-relações entre requisitos. Assim, a identificação de um critério, associado a um requisito, pode ter de ser efectuada de forma não isolada. A interpretação divide-se em 4 aspectos fundamentais: Finalidade – Qual o propósito que a secção visa alcançar; Interpretação – A interpretação da APCER, definida na perspectiva da avaliação e certificação de sistemas de gestão da segurança alimentar. Esta interpretação pode ser suportada em exemplos, quando oportuno, e complementada com recomendações e referências a outras normas associadas. Os exemplos e recomendações não são vinculativos, pretendendo apenas exemplificar boas práticas existentes ou outras situações consideradas relevantes; Evidências – Requeridas, necessárias ou expectáveis da implementação, realização, actualização e controlo das actividades/processos associados ao cumprimento dos requisitos em análise, segundo as metodologias de auditoria definidas na NP EN ISO 19011:2003; Não conformidades mais frequentes – Situações constatadas com maior frequência em auditoria. Para efeitos de simplificação, generalização e salvaguarda da confidencialidade foram efectuadas adaptações. Na parte A deste guia é feito, a título informativo, um enquadramento da NP EN ISO 22000:2005 face a outras normas e respectivo processo de certificação. Em relação à Introdução, capítulos 1, 2, e 3 da NP EN ISO 22000:2005 é feita uma breve explicação sobre a informação neles contida e o modo como se articulam com os capítulos 4, 5, 6, 7, e 8.
ABREVIATURAS ESA – Equipa da segurança alimentar ISO – International Organisation for Standardisation SGSA – Sistema de Gestão da Segurança Alimentar PCC – Ponto Crítico de Controlo PDCA – Planear – Executar – Verificar – Actuar (Plan – Do – Check – Act) PPR – Programa(s) Pré-requisito PPRO – Programa(s) Pré-requisito Operacionais
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Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Para a elaboração do presente guia foram consultados os seguintes documentos: NP EN ISO 22000:2005 - Sistemas de gestão da segurança alimentar – Requisitos para qualquer Organização que opere na cadeia alimentar; ISO 22000:2005 – Food safety management systems - Requirements for any organization in the food chain; ISO/TS 22003:2007 – Food safety management systems - Requirements for bodies providing audit and certification of food safety management systems; ISO/TS 22004:2005(E) – Food Safety management systems - guidance on the application of ISO 22000:2005; NP EN ISO 9001:2000 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos; NP EN ISO 9001:2008 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos; NP EN ISO 19011:2003 – Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão da qualidade e/ou de gestão ambiental; Basic Texts on Food Hygiene, CAC/RCP1-1969 Rev.4 - 2003, Codex Alimentarius Comission, 1997; Matriz de comparação ISO 22000:2005 – DS3027E:2002. APCER, Março 2006; Guia Interpretativo APCER da DS3027E:2002. APCER, Agosto 2005; Guia interpretativo ISO 9001:2000. Dezembro 2003; ISO 9001:2000 – Interpretation Package (FDIS Version) – Nigel Croft.
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“O melhor tempero da comida é a fome.” Cícero
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PARTE A A NP EN ISO 22000:2005 ENQUADRAMENTO E INFORMAÇÕES GERAIS
A NP EN ISO 22000:2005 NA FAMÍLIA DE NORMAS A COMPATIBILIDADE COM A NP EN ISO 9001:2008 E A INTERLIGAÇÃO COM OUTROS REFERENCIAIS A NP EN ISO 22000:2005 COMO REFERENCIAL DE CERTIFICAÇÃO
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Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
A NP EN ISO 22000:2005 NA FAMÍLIA DE NORMAS A ISO 22000:2005 foi elaborada por colaboração entre o comité técnico da ISO, ISO/TC 34 “Agricultural Food products” e o Comité de Normalização Europeia CEN/SS C01 “Food products”, pelo que a norma publicada a 1 de Setembro é, simultaneamente, uma norma internacional ISO e uma norma europeia EN. A norma define os requisitos que podem ser objectivamente auditados para efeitos de certificação. Em Portugal, o Instituto Português da Qualidade (IPQ) é o Organismo Nacional de Normalização (ONN), que coordena esta actividade. A normalização pode ser desenvolvida com a colaboração de Organismos de Normalização Sectorial (ONS), reconhecidos pelo IPQ para o efeito. No sector alimentar, a FIPA – Federação das Indústrias Portuguesas Agro-Alimentares foi o ONS para o sector alimentar que assegurou a tradução da norma, cuja versão portuguesa foi publicada em Novembro de 2005 (NP EN ISO 22000:2005 – Sistemas de gestão da segurança alimentar – Requisitos para qualquer Organização que opere na cadeia alimentar). Em Novembro de 2005, o ISO/TC 34 “Food products” publicou a ISO/TS 22004:2005 – Food Safety management systems - Guidance on the application of ISO 22000:2005 para ajudar as organizações a implementar a ISO 22000:2005. Este documento, não especificando requisitos, permite esclarecer, para além das definições, alguns dos conceitos novos ou redefinidos, introduzidos pela NP EN ISO 22000:2005 e a sua forma de articulação com a terminologia histórica do HACCP. Em 15 de Fevereiro de 2007 foi publicada, pelo ISO/TC 34 “Food products”, a versão final da ISO/TS 22003 – “Food safety management systems – Requirements for bodies providing audit and certification of food safety management systems”, que define requisitos para os organismos de certificação de sistemas de gestão da segurança alimentar. Foi também publicada a versão final da ISO 22005:2007 – Traceability in the feed and food chain – General principles and basic requirements for system design and implementation, em 15-07-2007 pela ISO/TC 34, “Food products”. Dentro da família das normas ISO 22000, encontra-se actualmente em desenvolvimento, pelo ISO/TC 34 “Food products”, a ISO FDIS 22006 – Quality management systems - Guidelines for the application of ISO 9001:2008 to crop production.
A COMPATIBILIDADE COM A NP EN ISO 9001:2008 E A INTERLIGAÇÃO COM OUTROS REFERENCIAIS A NP EN ISO 22000:2005 permite às organizações alinhar o SGSA com outros sistemas de gestão que pretendam vir a implementar ou que tenham implementado, integrando os diferentes sistemas num sistema de gestão único.
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Embora não explicitado na NP EN ISO 22000:2005, a abordagem por processos está implícita na estrutura da norma e na metodologia HACCP, sendo recomendada pela ISO/TS 22004. Este princípio da Gestão da Qualidade é adoptado pela
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ENQUADRAMENTO E INFORMAÇÕES GERAIS
A NP EN ISO 22000:2005 NA FAMÍLIA DE NORMAS | A COMPATIBILIDADE COM A NP EN ISO 9001:2008 E A INTERLIGAÇÃO COM OUTROS REFERENCIAIS | A NP EN ISO 22000:2005 COMO REFERENCIAL DE CERTIFICAÇÃO
NP EN ISO 9001:2008. A principal vantagem da abordagem por processos “é o controlo passo a passo que proporciona sobre a interligação dos processos individuais dentro do sistema dos processos, bem como sobre a sua combinação e interacção”. Assim, “um resultado desejado é atingido de forma mais eficiente quando as actividades e os recursos associados são geridos como um processo”. Adicionalmente, a metodologia “Plan-Do-Check-Act” (PDCA), pode também ser aplicada à NP EN ISO 22000:2005. Esta metodologia tem como objectivo a melhoria contínua e pode ser descrita da seguinte forma: Plan – Planear – estabelecer os objectivos e os processos necessários para apresentar resultados de acordo com os requisitos do cliente e as políticas da Organização; Do – Executar – implementar os processos; Check – Verificar – monitorizar e medir processos e produto em comparação com políticas, objectivos e requisitos para o produto e reportar os resultados; Act – Actuar – empreender acções para melhorar continuamente o desempenho dos processos. De seguida é apresentado um esquema da aplicação do conceito de Melhoria Contínua aos sistemas de gestão da segurança alimentar, baseados na NP EN ISO 22000:2005:
MONITORIZAÇÃO: ACÇÕES CORRECTIVAS
VERIFICAÇÃO
MELHORIA
PLANEAR E REALIZAR PRODUTOS SEGUROS
IMPLEMENTAÇÃO
PASSOS PRELIM. À ANÁLISE DE PERIGOS
ANÁLISE DE PERIGOS
VALIDAÇÂO DAS MEDIDAS DE CONTROLO
ESTABELECER PLANO HACCP
ESTABELECER PPRs OPERACIONAIS
Figura 1 - Ciclo da Melhoria Contínua aplicado à NP EN ISO 22000:2005
A NP EN ISO 22000:2005 baseia-se nos princípios do HACCP do Codex Alimentarius internacionalmente reconhecidos e foi alinhada, originalmente, com a NP EN ISO 9001:2000. Com a publicação da NP EN ISO 9001:2008 este alinhamento não se perdeu, antes pelo contrário, permitiu até o esclarecimento de conceitos comuns aos dois referenciais. Estas relações encontram-se, respectivamente nos Anexos A e B da norma.
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Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
O alinhamento da NP EN ISO 22000:2005 com, agora, a NP EN ISO 9001:2008 permite sublinhar uma importante compatibilidade entre as duas normas que, todavia, não deve ser confundida com a capacidade de se intersubstituirem. Uma Organização com um Sistema de Gestão da Qualidade de acordo com a NP EN ISO 9001:2008, pode complementar o seu sistema com a NP EN ISO 22000:2005, integrando-os. Para isso, pode ser utilizado como documento de suporte o Anexo I da última norma. Para facilitar a integração seguem uma estrutura idêntica. Tal como referido na sua introdução, “os sistemas da segurança alimentar mais eficazes são estabelecidos, operados e actualizados dentro de um quadro de um sistema de gestão estruturado e integrados nas actividades globais da Organização. Isto proporciona o máximo benefício para a Organização e para as partes interessadas”. O enfoque da NP EN ISO 22000:2005 é na segurança alimentar, no momento do consumo humano, tratando unicamente de aspectos da segurança alimentar, embora proponha que a mesma abordagem seja adoptada para tratar de aspectos alimentares específicos, como questões éticas e de consciencialização dos consumidores. Uma empresa certificada por esta norma demonstra ao mercado que tem um SGSA planeado, implementado, mantido e a operar, com capacidade de fornecer produtos seguros, ou que resultem em produtos seguros, para o consumidor quando usados segundo a utilização prevista, em conformidade com requisitos estatutários e regulamentares, bem como os dos clientes, relacionados com a segurança alimentar. Por sua vez, o enfoque da NP EN ISO 9001:2008 é na satisfação do cliente, permitindo demonstrar a aptidão da Organização para proporcionar produtos que vão ao encontro dos requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis, visando aumentar a satisfação do cliente, num processo de melhoria contínua. No âmbito do universo da Organização, o seu carácter é mais abrangente que o da NP EN ISO 22000:2005. A segurança alimentar é uma dimensão dos requisitos do cliente, nos quais também se incluem requisitos de qualidade, de serviço e de preço, não só do cliente final como de outros clientes ao longo da cadeia. A NP EN ISO 9001:2008 gere todos os requisitos dos clientes, incluindo os da segurança alimentar, enquanto requisito do cliente e requisito legal. Contudo, sendo de aplicação geral a todos os sectores, não propõe uma abordagem específica da segurança alimentar e, sobretudo, da sua gestão. Consequentemente, a certificação pela NP EN ISO 9001:2008 não demonstra, de forma clara, a adopção de um sistema HACCP que vá além dos requisitos regulamentares e de clientes.
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A NP EN ISO 9001:2008 permite uma abordagem de gestão abrangendo todos os requisitos do cliente, visando a sua satisfação e a melhoria contínua, permitindo a adequação da Organização num contexto de mudança permanente das necessidades dos clientes. Complementarmente a certificação segundo a NP EN ISO 22000:2005 demonstra a conformidade com a abordagem HACCP, a legislação e requisitos do cliente em matéria de segurança alimentar, promovendo a melhoria contínua.
02
ENQUADRAMENTO E INFORMAÇÕES GERAIS
A NP EN ISO 22000:2005 NA FAMÍLIA DE NORMAS | A COMPATIBILIDADE COM A NP EN ISO 9001:2008 E A INTERLIGAÇÃO COM OUTROS REFERENCIAIS | A NP EN ISO 22000:2005 COMO REFERENCIAL DE CERTIFICAÇÃO
A NP EN ISO 22000:2005 COMO REFERENCIAL DE CERTIFICAÇÃO A APCER disponibiliza auditorias de acordo com a NP EN ISO 22000:2005 a todas as organizações directa ou indirectamente envolvidas na cadeia alimentar. São disso exemplo: produção primária, rações, indústria alimentar, restauração e catering, transporte, armazenamento e distribuição, comércio, fornecedores de equipamento, produtos de limpeza e higienização, materiais de embalagem ou outros materiais que entrem em contacto com os alimentos. Estes exemplos não pretendem ser exaustivos. O PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO ENVOLVE AS SEGUINTES ETAPAS 1 – Pedido de Certificação; 2 – Instrução do Processo; 3 – Visita Prévia (Opcional); 4 – Auditoria de Concessão – 1ª fase; 5 – Auditoria de Concessão – 2ª fase; 6 – Resposta da Organização – Plano de acções correctivas; 7 – Análise do Relatório e Resposta; 8 – Decisão de Certificação; 9 – Manutenção da Certificação (Auditorias anuais de Acompanhamento e Auditoria de Renovação ao fim de 3 anos). A APCER faculta aos seus clientes a possibilidade de solicitarem uma visita prévia antes da auditoria de concessão. A visita prévia é de carácter facultativo e destina-se a avaliar a adequabilidade do sistema de gestão da segurança alimentar e informar a Organização a sobre o estado de preparação da mesma para a auditoria de concessão. Esta avaliação é efectuada de acordo com as metodologias de auditoria aplicáveis. Ressalva-se que o processo de decisão de certificação é independente do resultado da visita prévia. O planeamento da auditoria será elaborado de forma a que possam ser observadas todas as fases do(s) processo(s), produto(s) e/ou da prestação do(s) serviço(s). No momento da programação da auditoria, será tido em conta o dia e estação do ano quando aplicável, de forma a que seja possível auditar um número representativo de linhas de produção, categorias e sectores cobertos pelo âmbito da auditoria. Auditoria de concessão A auditoria de concessão ocorre em duas fases. A 1ª fase da auditoria tem como objectivo a obtenção de evidências para o planeamento da 2ª fase, através da compreensão do SGSA, das metodologias utilizadas para a identificação dos perigos, a sua análise e a definição de PPRO e Plano HACCP e a definição das políticas e objectivos. As auditorias da APCER são realizadas por auditores qualificados, pertencentes à Bolsa de Auditores da APCER, e de acordo com as metodologias de auditoria definidas na norma NP EN ISO 19011:2003. 19
Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
A APCER encontra-se acreditada, desde 8 de Outubro de 2007, para a certificação de Sistemas de Gestão da Segurança Alimentar (ISO 22000) pelo IPAC cumprindo com os requisitos definidos pela ISO/TS 22003:2007 – Food safety management systems – Requirements for bodies providing audit and certification of food safety management systems Em particular, na 1ª fase da auditoria de concessão devem ser analisados os seguintes aspectos: a) Adequabilidade dos PPRs identificados face ao negócio da Organização (ex: requisitos legais e regulamentares); b) Adequabilidade dos processos e métodos utilizados pela Organização para a identificação e avaliação dos perigos para a segurança alimentar e subsequente selecção e categorização das medidas de controlo e/ou das suas combinações; c) Cumprimento da legislação sobre segurança alimentar nos sectores relevantes da Organização; d) Adequabilidade do modelo do SGSA para alcançar a política da segurança alimentar da Organização; e) Cumprimento dos requisitos da NP EN ISO 22000:2005 relativamente aos programas/metodologias de validação, verificação e melhoria contínua; f) Implementação e adequabilidade dos documentos e acordos necessários para garantir a comunicação interna e externa (fornecedores, clientes e outras partes interessadas); g) Identificação de necessidades adicionais de informação e/ou de conhecimento adicional a assegurar antes da realização da 2ª fase; h) Se o estado de implementação do SGSA permite a realização da 2ª fase. Caso a Organização tenha implementado uma combinação das medidas de controlo desenvolvidas externamente, deve também ser analisado se estas: a) São adequadas à Organização; b) Cumprem com os requisitos da NP EN ISO 22000:2005; c) Estão actualizadas. A 1ª fase da auditoria terá lugar nas instalações do cliente, de forma a serem cumpridos os objectivos anteriormente identificados. A 2ª fase da auditoria tem como objectivo verificar a implementação do SGSA, incluindo a eficácia do mesmo. A 2ª fase terá lugar no(s) local(ais) do cliente e deve incluir, pelo menos, o seguinte: a) Informação e evidência acerca da conformidade com todos os requisitos da NP EN ISO 22000:2005; b) Monitorização, medição, comunicação e revisão do desempenho face a objectivos e metas de desempenho chave; c) O SGSA e o seu desempenho relativamente ao cumprimento legal; 20
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ENQUADRAMENTO E INFORMAÇÕES GERAIS
A NP EN ISO 22000:2005 NA FAMÍLIA DE NORMAS | A COMPATIBILIDADE COM A NP EN ISO 9001:2008 E A INTERLIGAÇÃO COM OUTROS REFERENCIAIS | A NP EN ISO 22000:2005 COMO REFERENCIAL DE CERTIFICAÇÃO
d) Controlo operacional dos processos do cliente; e) Auditorias internas e revisão pela gestão; f) Responsabilidade da gestão pela política da segurança alimentar; g) Ligação entre os requisitos normativos, política, objectivos e metas de desempenho, quaisquer requisitos legais aplicáveis, responsabilidades, competência do pessoal, actividades, procedimentos, dados de desempenho e constatações/conclusões de auditorias internas. O período entre a 1ª e 2ª fase da auditoria não deve ser superior a 6 meses, tendo que ser repetida a 1ª fase, caso este período seja ultrapassado. Amostragem Todos os locais serão auditados. A utilização de critérios de amostragem, tanto na concessão como nos acompanhamentos e renovações, só é possível para Organizações com mais de 20 sites e, apenas, para as categorias Produção Primária (animal e vegetal), Catering, Restauração, Distribuição e Transporte e Armazenamento. Caso seja possível a utilização de amostragem numa Organização devem ser cumpridos os seguintes requisitos: – A relação do número de sites a auditar deverá ser de 1 para 5, com o mínimo de 20 sites; – A selecção dos sites deve contemplar elementos aleatórios e não aleatórios; – Após a auditoria todos os sites devem cumprir a NP EN ISO 22000:2005; – O resultado da auditoria dos sites auditados deve ser equivalente aos resultados da auditoria interna, para os mesmos sites; – Pelo menos uma vez por ano deve ser efectuada uma auditoria ao SGSA central; – Pelo menos uma vez por ano deve ser efectuada uma auditoria de acompanhamento ao número de sites definido pela amostragem. Qualquer auditoria realizada pela APCER dá origem a um relatório que formaliza as principais conclusões sobre o sistema de gestão da Organização auditada, relatando eventuais não conformidades e/ou oportunidades de melhoria. No relatório da 1ª fase da auditoria são apenas registadas oportunidades de melhoria que podem ser relatadas como não conformidades, caso não se encontrem resolvidas na 2ª fase da auditoria. As não conformidades devem ser motivo de acções correctivas apropriadas por parte da Organização auditada. Após recepção do relatório de auditoria e do plano de acções correctivas elaborado pela Organização auditada, a APCER procede à análise desses documentos. Caso estejam reunidas as condições necessárias, a APCER procede à emissão do Certificado de Conformidade (Concessões e Renovações), que tem uma validade de três anos. 21
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Auditoria de acompanhamento Durante o período de validade do Certificado de Conformidade, a APCER realiza auditorias de acompanhamento ao sistema de gestão da segurança alimentar da Organização certificada, com vista à verificação da manutenção das condições que deram lugar à concessão do referido certificado. Na generalidade, as auditorias de acompanhamento são realizadas anualmente, estando prevista a realização de auditorias semestrais em função dos resultados da última auditoria. As auditorias de acompanhamento são feitas nas instalações da Organização, com amostragem aos diferentes locais, se aplicável. Estas, não abrangem todos os requisitos da norma, sendo assegurada uma amostragem que permita obter confiança de que o sistema continua a cumprir os requisitos. Auditoria de renovação Antes do final do ciclo de três anos é realizada uma auditoria de renovação, com características e objectivos semelhantes à auditoria de concessão, mas realizada apenas numa fase, reiniciando novo ciclo de certificação.
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“Que a comida seja teu alimento e o alimento tua medicina.” Hipócrates 23
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PARTE B NP EN ISO 22000:2005 GUIA INTERPRETATIVO
INTRODUÇÃO OBJECTIVOS E CAMPO DE APLICAÇÃO REFERÊNCIAS NORMATIVAS TERMOS E DEFINIÇÕES SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR RESPONSABILIDADE DA GESTÃO GESTÃO DE RECURSOS PLANEAMENTO E REALIZAÇÃO DE PRODUTOS SEGUROS VALIDAÇÃO, VERIFICAÇÃO E MELHORIA DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR
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INTRODUÇÃO No texto da Introdução da NP EN ISO 22000:2005 podemos encontrar: Contextualização da segurança alimentar na cadeia alimentar; Apresentação dos elementos chave de suporte à construção da norma: comunicação interactiva, gestão do sistema, programas pré-requisito, princípios HACCP; Reconhecimento que os sistemas de gestão da segurança alimentar mais eficazes estão estruturados e integrados nas actividades globais de gestão da Organização pelo que foi efectuado o alinhamento e a compatibilidade com a NP EN ISO 9001:2000 e agora com a NP EN ISO 9001:2008; Esclarecimento que a norma pode ser aplicada independentemente de outras normas ou alinhada e integrada com as mesmas; Informação que a norma integra os princípios do Sistema de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controlo (HACCP) e as etapas de aplicação desenvolvidas pela Comissão do Codex Alimentarius e que todos os perigos de ocorrência razoavelmente expectáveis na cadeia alimentar, sejam identificados e avaliados, fornecendo meios para determinar e justificar o porquê de certos perigos necessitarem de ser controlados por uma determinada Organização e outros não; Esclarecimento sobre o papel da norma enquanto referencial auditável que pode ser utilizado para certificação, reforçando a liberdade de escolha de métodos e abordagens necessários para cumprir os seus requisitos, remetendo as organizações para a leitura da ISO/TS 22004:2005, quando necessitem de orientações gerais sobre a implementação; Referência à possibilidade de utilizar esta norma para organizar e dar resposta a outros aspectos alimentares específicos, tais como questões éticas e consciencialização dos consumidores; Possibilidade de uma Organização, em particular uma Organização pequena e/ou menos desenvolvida, implementar uma combinação de medidas de controlo desenvolvidas externamente; Explicitação do objectivo de harmonização global dos requisitos para a gestão da segurança alimentar pelos operadores da cadeia alimentar orientado para as organizações que pretendem um sistema de gestão da segurança alimentar mais focado, coerente e integrado do que o normalmente requerido pela legislação, reforçando a necessidade da Organização cumprir os requisitos estatutários e regulamentares. A leitura do resumo que acabamos de fazer não substitui a leitura integral do texto. A sua leitura, antes de avançar directamente para os capítulos 4 a 8, que estabelecem os requisitos a cumprir, pode ser muito útil, pois facilita o entendimento da norma e a sua interpretação. 26
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GUIA INTERPRETATIVO INTRODUÇÃO | OBJECTIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO | REFERÊNCIAS NORMATIVAS | TERMOS E DEFINIÇÕES | SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR | RESPONSABILIDADE DA GESTÃO | GESTÃO DE RECURSOS | PLANEAMENTO E REALIZAÇÃO DE PRODUTOS SEGUROS | VALIDAÇÃO, VERIFICAÇÃO E MELHORIA DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR
1. OBJECTIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO O texto constante na norma é muito explícito e não necessita qualquer interpretação adicional.
2. REFERÊNCIAS NORMATIVAS A única referência normativa efectuada é à ISO 9000:2000. As referências a esta norma aparecem no capítulo 3 “Termos e definições”. Sempre que é efectuada uma referência não datada, deve ser utilizada a versão mais recente desta norma, ou seja a edição de 2005. Quando as referências são datadas (correcção, verificação e acção correctiva) aplica-se a definição constante na edição de 2000.
3. TERMOS E DEFINIÇÕES Os termos e definições aqui estabelecidos são normativos. Os requisitos da norma que são utilizados enquanto critérios de auditoria são os definidos nos capítulos 4 a 8. Contudo, quando os termos definidos no capítulo 3 são aí utilizados, são usados no sentido e com o significado que foi estabelecido nesta secção e não com o significado que poderia ser eventualmente atribuído em linguagem comum. A compreensão e entendimento dos termos aqui definidos e consequente utilização dos mesmos no sistema de gestão da segurança alimentar são fundamentais para a correcta interpretação dos requisitos explícitos nos capítulos 4 a 8. Em particular, alertamos para a leitura cuidada das notas que acompanham algumas das definições, quer porque constituem parte integrante da definição, quer pela sua relevância. Nota: A NP EN ISO 9001:2008 refere na Nota 2 em 1.1 Generalidades que “requisitos estatutários e regulamentares podem ser expressos como requisitos legais”, desfazendo equívocos da tradução quer da NP EN ISO 9001:2008 quer da NP EN ISO 22000:2005 quanto ao papel dos estatutos jurídicos das organizações (ou outras disposições corporativas acessórias) nos processos de auditoria. Não esquecer que “regulatory” significa “regulação” e que também estes requisitos devem ser cumpridos tais como, por exemplo, uma proibição de importação de um determinado produto de uma determinada origem, a captura de uma espécie alimentar numa determinada região num determinado período.
4. SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR 4.1 REQUISITOS GERAIS Finalidade Estabelecer a obrigatoriedade das organizações definirem o campo de aplicação (âmbito) do seu sistema, identificando os produtos ou categorias de produtos, processos e locais, incluindo processos eventualmente subcontratados. Assegurar que o sistema de gestão da segurança alimentar cumpre a globalidade dos requisitos da NP EN ISO 22000:2005, com particular enfoque nos requisitos associados às metodologias relevantes para a garantia da segurança alimentar no momento do consumo humano.
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INTERPRETAÇÃO Esta secção faz o enquadramento de todos os requisitos definidos nesta norma para estabelecer, documentar, implementar, manter e actualizar um sistema de gestão da segurança alimentar, requerendo: A aplicação de todos os requisitos da norma, ao campo de aplicação definido, não havendo requisitos passíveis de exclusão (parágrafo 1), não limitando, no entanto, a extensão da sua aplicabilidade; A definição do campo de aplicação do SGSA, especificando os produtos ou categorias de produtos, processos e locais definidos pela Organização, independentemente de serem ou não subcontratados; A garantia do controlo, sobre processos subcontratados (quando existentes), identificando e documentando esse controlo. Para além da exigência de aplicabilidade de todos os requisitos normativos, é reforçada a necessidade da Organização assegurar, para o campo de aplicação que definiu, a garantia do cumprimento dos aspectos relacionados com: A identificação, avaliação e controlo dos perigos razoavelmente expectáveis; A comunicação da informação apropriada sobre questões da segurança alimentar dos seus produtos, ao longo da cadeia alimentar; A comunicação interna, relativa ao desenvolvimento, implementação e actualização do sistema; A avaliação e actualização periódicas, quando necessário, do sistema, de modo a assegurar que este reflecte permanentemente a actividade da Organização e incorpora as informações mais recentes sobre os perigos para a segurança alimentar. Os critérios de auditoria relativos a estes requisitos acabam por coincidir, na sua forma mais objectiva, com os detalhados noutras secções. O campo de aplicação do SGSA, independentemente do posicionamento da Organização na cadeia alimentar deve ser sempre efectuado pela identificação dos produtos ou categorias de produto, dos processos e dos locais, incluindo os sub-contratados, tendo em conta a finalidade da norma.
A DEFINIÇÃO DO ÂMBITO DA CERTIFICAÇÃO A definição do campo de aplicação, ou âmbito, tem implicações importantes ao nível da abrangência do SGSA e do processo de certificação. Por um lado estabelece as fronteiras contratuais do processo de auditoria e, por outro, deve coincidir com o que constará do certificado. Implica restrições na utilização da marca de certificação, quando a Organização não se certifica na sua globalidade. 28
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A informação sobre o âmbito não pode conduzir a interpretações ambíguas ou enganosas sobre os produtos, processos e locais geridos pelo SGSA. Para assegurar a credibilidade dos processos de certificação são definidas, ao nível dos acreditadores, orientações para estabelecer critérios de aceitação de âmbitos a certificar. Com base nas orientações da ISO/TS 22003:2007, a APCER define o âmbito considerando: Localização da Organização na cadeia alimentar (ex: produção primária, produção alimentar, material de embalagem, transporte, etc.); Categoria (ex: produção primária (animal)); Sector (ex: criação de animais, aquacultura, produção de ovos, produção de leite, criação de abelhas, caça). Não podem ser efectuadas exclusões ao âmbito de partes dos processos, sectores, produtos ou serviços quando esses processos, sectores, produtos ou serviços têm influência na segurança alimentar dos produtos finais da Organização. Na sequência das orientações anteriores é importante referir aqui alguns exemplos (demonstrativos e não exaustivos) de aspectos comuns associados ao âmbito. Exemplo 1 – A Organização abrange todos os produtos, processos e locais. Exemplo 2 – A Organização implementa o SGSA apenas a um produto ou categoria de produtos, um determinado processo ou um local de actividade. O primeiro exemplo ilustra a situação mais comum e mais pacífica, pois não há dúvidas quanto à integralidade do âmbito, havendo apenas que salvaguardar uma correcta redacção. Nesta situação, o uso da marca de certificação pode ser directamente associado a toda a Organização sem conduzir a situações enganosas. No segundo exemplo há três aspectos a salvaguardar para efeitos de certificação: 1. Coerência/integralidade do âmbito definido: A Organização limita o âmbito a apenas uma categoria de produtos, pelo que é necessário verificar que todos os processos necessários (incluindo os subcontratados) e todos os locais envolvidos na sua produção estão incluídos no campo de aplicação. Se os produtos incluídos são distintos dos produtos excluídos e não se encontram na mesma cadeia de fornecimento, há uma coerência/integridade do campo de aplicação. Se a Organização exclui do campo de aplicação produtos, processos ou locais da Organização que estão na cadeia de fornecimento daqueles que incluiu, o que pode acontecer quando restringe o campo de aplicação a um produto ou categoria de produto, ou mais frequentemente a um processo
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ou local específico, não se pode esquecer que a sua finalidade é a segurança alimentar no momento do consumo. 2. Definição correcta das vizinhanças do sistema dentro da Organização Quando a Organização restringe o campo de aplicação do SGSA deve identificar correctamente as vizinhanças do sistema, sobretudo quando a exclusão se refere a produtos ou categorias de produto, processos ou locais da Organização que estejam na cadeia de fornecimento daqueles que foram definidos para o campo de aplicação. Estes devem ser adequadamente contemplados no sistema, como elementos da cadeia alimentar, seja a montante ou a jusante, como fornecedores ou clientes. A Organização deve reflectir nas vantagens efectivas desta solução. A aceitabilidade de um determinado campo de aplicação, para efeitos de certificação é competência dos organismos certificadores e faz parte integrante do processo de avaliação e certificação, sendo decidida em função das circunstâncias específicas e justificações apresentadas pela Organização, da credibilidade da delimitação definida em relação à política alimentar estabelecida, e da garantia que não vão induzir interpretações enganosas. 3. Informação ao público NP EN ISO 22000:2005
e
uso
da
marca
empresa
certificada
Se o campo de aplicação definido é coerente e as vizinhanças estão definidas não induzindo interpretações ambíguas, reflectindo adequadamente os produtos ou categorias de produto, processos ou locais, efectivamente geridos, então é passível de ser certificado. Contudo, a informação sobre o estatuto de empresa certificada NP EN ISO 22000:2005 e uso da marca respectiva, não pode ser directamente associada a toda a Organização. 4. Alterações no âmbito Finalmente, para as organizações que já estão certificadas, sempre que há alterações nos produtos e/ou processos e/ou locais, as mesmas devem ser prontamente comunicadas ao certificador, uma vez que podem ter um impacto directo na informação que está a ser transmitida ao público através do certificado e do uso da marca. Caso a Organização pretenda pode ser sempre realizada uma extensão ao âmbito de certificação, para incluir novos produtos ou categorias de produtos, novos processos ou novos locais de actividade. A auditoria de extensão pode ser realizada numa auditoria, no âmbito do ciclo normal de auditorias, ou numa auditoria extraordinária, realizada para o efeito.
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A ISO/TS 22004:2005 reforça, nesta secção, a propósito das competências para o estabelecimento, documentação, implementação e manutenção do SGSA, a possibilidade de qualquer Organização, com particular enfoque nas pequenas e médias organizações, em recorrer à sub-contratação de competências ou a modelos de combinações de PPR, PPR Operacionais e Planos HACCP, desenvolvidos externamente. No entanto, deve demonstrar nestas situações:
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Que as combinações foram desenvolvidas em conformidade com a NP EN ISO 22000:2005, para os elementos em causa; As medidas especificas de adaptação à Organização; A sua implementação e operação de acordo com a NP EN ISO 22000:2005. De realçar que as questões relativas ao recurso a peritos externos apenas são referidas em 6 – Gestão de recursos. EvidênciaS Identificação e descrição claras do campo de aplicação do SGSA; As evidências desta secção são encontradas ao longo de todo o SGSA, tendo como essenciais as associadas à:
• Identificação, avaliação e monitorização de perigos em conformidade com a secção 7.4,
• Comunicação externa de acordo com a secção 5.6.1,
• Comunicação interna de acordo com a secção 5.6.2;
Identificação e controlo das actividades subcontratadas. Não conformidades mais frequentes A Organização definiu o campo de aplicação do SGSA de forma inadequada, tendo excluído a actividade de transporte do produto, sendo esta uma actividade que é da responsabilidade da Organização, e que tem influência na segurança alimentar do produto final. A Organização excluiu do campo de aplicação do SGSA a actividade subcontratada de embalamento, sendo esta uma actividade que tem influência na segurança alimentar do produto final. Foi constatada a utilização inadequada da marca de certificação, já que a empresa está actualmente a utilizar o símbolo em facturas que contemplam o Produto X, que não consta do campo de aplicação do SGSA (Evidência: Factura 10000, Factura 10002). Nota 1: Outras não conformidades associadas à identificação, avaliação e monitorização de perigos, comunicação, desenvolvimento e actualização do SGSA são usualmente enquadradas nas secções e requisitos específicos, ao longo da norma. Nota 2: Uma não conformidade directamente indexada a esta secção seria associada ao incumprimento sistemático e generalizado de todos os requisitos associados ao SGSA ou daqueles que aqui são considerados essenciais à segurança alimentar, sendo necessariamente classificada como uma não conformidade maior.
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4.2 REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO 4.2.1 GENERALIDADES Finalidade Identificar a documentação mínima necessária para o funcionamento adequado do sistema de gestão da segurança alimentar. INTERPRETAÇÃO O desenvolvimento, implementação e actualização eficazes do SGSA devem ser assegurados através de um sistema documentado, tendo em conta que a documentação deve ser um meio e não um fim. A documentação de suporte deve incluir, para a utilização de todas as partes interessadas: A(s) política(s) da segurança alimentar; O(s) objectivo(s) relacionados com a segurança alimentar; Os procedimentos documentados:
4.2.2 Controlo dos documentos;
4.2.3 Controlo dos registos;
7.10.1 Correcções;
7.10.2 Acções correctivas;
7.10.3 Tratamento dos produtos potencialmente não seguros (este procedimento é referenciado no requisito 7.6.5, mas é/pode ser o mesmo documento);
7.10.4 Retiradas;
8.4.1 Auditoria interna.
Quaisquer outros documentos necessários para a Organização assegurar o desenvolvimento, a implementação e a actualização eficazes do SGSA (ex: “convém que os documentos especifiquem a forma como as actividades incluídas nos PPRs são geridas”). A extensão do sistema documental, para além do requerido nesta norma, dependerá de vários factores, devendo ser determinado pela Organização com a finalidade de assegurar a capacidade de execução, de forma sistemática e coerente entre os diferentes níveis da Organização, das actividades e tarefas decorrentes do SGSA que permitam assegurar a sua adequação e eficácia. A necessidade de documentar a política e os objectivos, pela sua importância estratégica, é de interpretação linear. Os procedimentos documentados “obrigatórios” definem requisitos associados a práticas fundamentais do funcionamento do sistema que garantem o seu estabelecimento, implementação, manutenção e permanente actualização, para além de ajudarem à sua avaliação objectiva.
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É usual e aceite que possa haver mais do que um procedimento documentado para o mesmo requisito ou o inverso. O que constitui critério é que as práticas que
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dão resposta a esses requisitos estejam definidas e documentadas (quem, como, quando, onde e às vezes o porquê). A Organização deve definir e documentar os procedimentos de modo ajustado às suas necessidades e dos seus utilizadores. EvidênciaS Política da segurança alimentar; Objectivos da segurança alimentar; Procedimentos documentados e registos requeridos pela norma; Documentos, internos ou externos, de outra forma considerados necessários, incluindo a documentação para cumprimento de requisitos legais, para o desenvolvimento, implementação e actualização eficazes do sistema de gestão da segurança alimentar. Não conformidades mais frequentes Nota 1: Para que a NC seja alocada a esta secção, corresponderá a um incumprimento generalizado e sistemático de um conjunto de requisitos explícitos de documentação ou que, de forma objectiva, se possam correlacionar com a segurança alimentar do produto. Nota 2: Não conformidades associadas ao estabelecimento de um sistema documental de suporte ao SGSA, encontram-se em geral indexadas às secções 4.2.2, 4.2.3, 7.10.1, 7.10.2, 7.10.4 e 8.4.1 e as secções da Norma onde é requerido um documento especifico.
4.2.2 CONTROLO DOS DOCUMENTOS Finalidade Estabelecer a necessidade de controlar a documentação do SGSA, interna ou externa à Organização, garantindo que a versão actual e aprovada de todos os documentos está disponível e é utilizada no local e no momento em que é necessária. INTERPRETAÇÃO A metodologia adoptada para o controlo de documentos deve estar documentada em procedimento. Devem estar identificadas as responsabilidades pela gestão documental, nomeadamente para a aprovação e revisão dos documentos (quando consideradas importantes para a gestão documental, a Organização pode especificar responsabilidades pela elaboração, individual ou colectiva, e a verificação), distribuição, salvaguarda e arquivo dos documentos em vigor e/ou obsoletos. Os documentos, externos ou internos, sujeitos a controlo devem estar objectivamente identificados e, onde exigido, actualizados. Por exemplo, a definição de regras de elaboração, ou de conteúdos tipo, é um meio que pode assegurar a qualidade uniforme na produção de documentação e garantir que determinados aspectos não são esquecidos.
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Quando apropriado, podem ter um código/referência e uma designação, sendo que a sua identificação deve ser inequívoca e adequada ao tipo, extensão e características da documentação de suporte ao SGSA, permitindo, sem equívocos, demonstrar o estado actualização (ex: versão). A secção 4.2 “Requisitos da documentação” da NP EN ISO 22000:2005 não explícita o formato ou meio dos documentos. Contudo, ao adoptar as definições da ISO 9000, compreende a aceitação que um documento pode estar em qualquer formato ou tipo de meio. A definição de “documento” na NP EN ISO 9000:2005, 3.7.2, dá os seguintes exemplos: Papel; Magnético; Electrónico ou disco óptico de computador; Fotografia; Amostra de referência; Ou uma das suas combinações. Os documentos obsoletos devem ser removidos dos locais de utilização e identificados de forma apropriada, se forem retidos por qualquer propósito (ex: exigências legais, manutenção do know-how e histórico, …). Todas as alterações propostas na documentação devem ser revistas antes de implementadas para analisar o seu efeito na segurança alimentar e impacto no SGSA. Quando a Organização determina a existência de um documento original validado em formato papel deve estar definido onde se encontra o original de cada documento, a partir do qual são feitas as reproduções (físicas e/ou electrónicas) necessárias para distribuição. Quando a Organização recorre a tecnologias de informação para a emissão/ publicação de documentos válidos deve ser prevenida a possibilidade de adulteração dos documentos originais, por pessoas não autorizadas. Nestas situações é exigível a documentação e implementação da gestão de acessos aos recursos informáticos (ex: uma aprovação pode ser efectuada electronicamente). A distribuição dos documentos deve ser controlada, garantindo, sempre que há uma actualização, que os documentos, internos e externos, estão disponíveis para as pessoas e/ou em locais determinados. Partes ou excertos de documentos aprovados e em vigor, devem referenciar os originais e ser controlados como eles. São aceitáveis alterações manuscritas nos documentos distribuídos, quando efectuadas e aprovadas pelas funções autorizadas e cumprirem os circuitos estabelecidos, assegurando que os originais são prontamente alterados, bem como as outras cópias existentes. Se adoptada esta prática deve constar do procedimento documentado. EvidênciaS
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Procedimento documentado para controlo dos documentos, que defina o modo como são garantidos os requisitos estabelecidos nesta secção da norma para os documentos requeridos pelo SGSA em 4.2.1;
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A disponibilização de documentos adequados e aprovados, incluindo a indicação correcta do estado de revisão, nos locais onde sejam necessários. Não conformidades mais frequentes Foi constatada a utilização de documentos com alterações manuscritas na zona de recepção de matérias-primas (IT 03 – Recepção de materiais de embalagem, de 20-01-2010 e IT 05 – Recepção de uva, de 20-01-2010), sem a aprovação pelas entidades emissoras dos respectivos documentos. Foi constatada a existência de legislação aplicável ao produto desactualizada (ex: legislação relativa a alergéneos, legislação relativa a parâmetros microbiológicos das matérias primas e do produto). Foi constatada a existência de documentos controlados (Procedimentos e Instruções de Trabalho do SGSA) sem qualquer protecção contra eventuais alterações ou eliminação, em directórios públicos de rede. Foram identificados, durante a auditoria, os seguintes documentos de origem externa não incluídos no controlo documental: Especificação Técnica da matéria-prima XPTO 1 e XPTO 2, do Fornecedor XYZ. Verificou-se a utilização de documentos obsoletos na secção do Enchimento: foi evidenciada a utilização da IT 05 – Enchimento, na versão 3, estando em vigor a versão 4, bem como a utilização do Plano HACCP na versão 1, estando em vigor a versão 2.
4.2.3 CONTROLO DOS REGISTOS Finalidade Assegurar que os registos associados ao SGSA proporcionam a informação adequada à gestão e evidenciam a conformidade com os requisitos e a operação eficaz do SGSA. INTERPRETAÇÃO A norma de referência requer a existência dos seguintes registos (como mínimo): Secção / Requisito
Registo Exigido
5.6.1
Comunicações externas
5.8.1
Revisões pela gestão
6.2.1
Acordos ou contractos com peritos externos
6.2.2 g)
Formação e competências
7.2.3
Verificações e modificações dos PPRs
7.3.1
Informações relevantes e necessárias para a condução da análise de perigos
7.3.2
Conhecimentos e experiência da equipa da segurança alimentar
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7.3.5.1
Fluxogramas verificados
7.4.2.1
Perigos Identificados
7.4.2.3
Justificação e resultado do nível de aceitação de um perigo no produto acabado
7.4.3
Metodologia e resultados da avaliação do perigo
7.4.4
Metodologia e parâmetros da avaliação das medidas de controlo
7.5 f)
Monitorização dos PPRs Operacionais
7.6.1 g) 7.6.4
Monitorização dos PCC Registos determinados como relevantes para o sistema de monitorização (ex: registos de medição, calibração, etc.)
7.8
Resultados de verificação
7.9
Processamento e entrega
7.9
Rastreabilidade
7.10.1
Correcções, incluindo a natureza da não conformidade, as suas causas e consequências
7.10.2
Resultados de acções correctivas
7.10.4
Resultados, causas e dimensão de retirada
7.10.4
Avaliação da eficácia do programa de retirada
8.3
Bases da medição e verificação na ausência de padrões para calibração
8.3
Resultados de calibração e verificação de equipamento e métodos de medição
8.3
Resultados das avaliações e acções decorrentes da utilização de equipamento não conforme
8.4.1
Registos de auditoria interna
8.4.3
Análise dos resultados das actividades de verificação
8.5.2
Acções de actualização do sistema
Os registos específicos necessários a cada Organização serão diferentes tanto em número como em conteúdo. Pode ser necessário que a Organização mantenha outros registos, de modo a demonstrar conformidade com a norma ou com exigências legais, mesmo se aqueles não estiverem especificamente mencionados na NP EN ISO 22000:2005. Um controlo apropriado significa o estabelecimento dos critérios e responsabilidades, em procedimento documentado, para: Identificação dos registos a gerir no âmbito do SGSA; 36
Recuperação de registos: acesso para consulta e utilização, em função das
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responsabilidades e autoridades, confidencialidade ou acordos contratuais com clientes e terceiras partes interessadas; Arquivo e armazenamento: local, suporte e condições de armazenamento; Manutenção: cuidados a ter para manter a integridade; Inutilização: forma de eliminação em função do grau de confidencialidade associado a cada registo; Retenção: tempos de retenção por cada registo ou tipo relacionados com a segurança alimentar, em função da legislação aplicável, condições contratuais e/ou rastreabilidade definida. Nota: Com o recurso cada vez mais usual às tecnologias de informação, é exigível relativamente à protecção, recuperação e retenção, a documentação neste procedimento ou em outro, das práticas relativas a salvaguardas (backups), não só de ficheiros mas de aplicações e bases de dados que contenham informação que consista em registos do sistema de gestão, bem como de ferramentas do tipo anti-vírus e de gestão de acessos para prevenção da eliminação ou adulteração, relativamente à protecção. EvidênciaS Procedimento documentado para controlo dos registos (pode ser parte integrante do procedimento documentado para controlo de documentos) que defina as práticas estabelecidas pela Organização para cumprir os requisitos desta secção; A disponibilização dos suportes definidos para os registos, incluindo a indicação correcta do estado de revisão (ex: impressos, livros de registo, equipamentos informáticos, etc.) nos locais onde são necessários; A disponibilização de registos retidos dentro dos prazos estabelecidos para essa retenção; Registos e/ou suportes físicos de backup. Não conformidades mais frequentes Não foram evidenciados registos do retorno de informação dos consumidores. Verificou-se que os tempos de retenção dos registos, nos casos auditados, se mostram inadequados para a natureza e utilização dos mesmos (Evidência: PG02 – Controlo dos Registos, de 20-01-2009, define que os registos de controlo do processo - Imp001, Imp002 e Imp003- que permitem assegurar a rastreabilidade do produto X à matéria prima são arquivados durante 1 mês, sendo o prazo de validade do produto X de 6 meses). Não foi evidenciada a prática de realização de backups periódicos aos registos do SGSA. Nota 1: Não conformidades associadas ao controlo de registos podem ser igualmente indexadas às restantes secções da NP EN ISO 22000:2005, quando se constata que a não conformidade documental põe em causa a conformidade dessas secções.
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5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1 COMPROMETIMENTO DA GESTÃO Finalidade Exigir, ainda que indirectamente, o compromisso da gestão de topo e da sua liderança no desenvolvimento, implementação e melhoria contínua de um SGSA eficaz, definindo as actividades da sua responsabilidade que permitem demonstrar o referido compromisso. INTERPRETAÇÃO Por gestão de topo entende-se a(s) pessoa(s) que desempenha(m) funções executivas ao mais alto nível da Organização. No organigrama deve considerar-se como gestão de topo a Administração/ Gerência/Direcção Geral ou colaboradores que a ela reportem directamente (normalmente directores ou responsáveis de departamentos/áreas), com autoridade no âmbito do SGSA, e que gerem a Organização na sua actividade corrente. Na administração pública e no movimento cooperativo, a gestão de topo pode coincidir com um nível especificado da hierarquia executiva ou com órgãos (legalmente exigíveis) específicos da gestão cooperativa (ex: uma direcção nomeada em Assembleia Geral). Este requisito lista, de entre as diversas responsabilidades da gestão, as que evidenciam de forma mais ou menos directa o seu compromisso, reforçando o papel das iniciativas de liderança e da consciencialização. EvidênciaS Existência de uma política da segurança alimentar estabelecida pela gestão de topo; Objectivos de negócio (“comerciais” na tradução portuguesa) da Organização que suportam a segurança alimentar; Comunicação à Organização da importância em cumprir com os requisitos relacionados com a segurança alimentar: da norma NP EN ISO 22000:2005, estatutários e regulamentares, de cliente, etc; Revisão periódica do SGSA, em intervalos planeados, demonstrando conhecimento do estado do SGSA, dos seus pontos fortes e das áreas de melhoria, assegurando a sua permanente actualização (ver 8.5.2), bem como da política; Registos das revisões pela gestão (ver 5.8.1); A gestão de topo disponibiliza os meios necessários (ver 6.).
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Nota: O comprometimento da gestão de topo pode ser confirmado/reforçado através de observações e entrevistas com os demais colaboradores da Organização.
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Não conformidades mais frequentes Nota: Não conformidades associadas à evidência do comprometimento da gestão de topo no SGSA são, em geral, indexadas às restantes secções dos capítulos 5 e 6 desta norma. Uma não conformidade directamente indexada a esta secção teria que ser suportada por um conjunto de evidências, abrangendo vários dos requisitos listados de a) a e) que levantassem dúvidas razoáveis sobre o compromisso da gestão de topo, no que respeita ao inequivocamente requerido pela norma.
5.2 POLÍTICA DA SEGURANÇA ALIMENTAR Finalidade Exigir o estabelecimento de orientações e prioridades, para toda a Organização, em matéria da segurança alimentar. INTERPRETAÇÃO A política da segurança alimentar deve consistir num conjunto das grandes linhas de orientação, estabelecidas pela gestão de topo para todas as actividades ou operações que tenham influência na segurança alimentar dos produtos incluídos no âmbito do SGSA. Deve ter em consideração o papel (inserção) da Organização na cadeia alimentar, ser documentada e comunicada a toda a Organização. Assim, devem ser definidas orientações que podem ser passíveis de modificação em função de, mas não limitando: Alterações legais aplicáveis; Exigências dos clientes e do mercado; Capacidade dos fornecedores; Concorrência; Desenvolvimentos tecnológicos que tenham influência na segurança alimentar dos produtos; Estratégia da Organização; Evolução dos próprios sistemas de gestão. A política da segurança alimentar deve: Ser definida tomando em consideração a dimensão, complexidade, dispersão geográfica, natureza dos processos, produtos, requisitos legais e os requisitos do cliente; Ser periodicamente analisada quanto à sua adequação (ver 5.8); Ser revista sempre que apropriado (ver 5.8); Ser clara, concisa e precisa, de forma a ser facilmente apreendida por todos os colaboradores; Ser comunicada a todos os colaboradores, de forma a ser por eles compreendida;
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Recomendação: Considerar a comunicação (com clientes, fornecedores, interna) adequada; Ser suportada por objectivos mensuráveis. Embora a norma não especifique que o documento da Política explicite um compromisso da gestão de topo, a Política pode ser um meio adequado à divulgação de compromissos em matéria da segurança alimentar, desenvolvimento e implementação do sistema, conformidade legal e com os requisitos do cliente, e melhoria contínua. De acordo com a ISO/TS 22004:2005, os objectivos devem ser: Específicos; Mensuráveis; Concretizáveis; Relevantes; Enquadrados temporalmente; Coerentes com os objectivos do negócio da Organização e com os requisitos dos clientes, autoridades e da própria Organização; Ex: redução do número de retiradas; diminuição da ocorrência de corpos estranhos, dos custos envolvidos, etc. Os objectivos não têm de ser parte integrante do documento da política, embora tenham de ser documentados e devam permitir avaliar o grau de concretização da mesma (o que não é sinónimo de exigência de um objectivo por declaração da política). EvidênciaS Declaração documentada, aprovada pela gestão de topo e actualizada da política da segurança alimentar; Existência de objectivos de suporte à política, mensuráveis; Revisão da política da segurança alimentar e respectivos objectivos (ver 5.8.3) quando necessário; Entrevista à gestão de topo para avaliar o modo como foi comunicada a todos os níveis da Organização e como é avaliada a sua implementação e manutenção; Entrevista aos colaboradores para evidenciar conhecimentos sobre a política da segurança alimentar ou o que ela significa e qual a sua importância. Não conformidades mais frequentes A política da segurança alimentar, aprovada pela Administração em 20-012009, apenas tem princípios gerais e universais e não permite demonstrar que é apropriada ao papel da Organização na cadeia alimentar. 40
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Os objectivos definidos não são mensuráveis e confundem-se com meios (Evidência: no documento “Objectivos da Segurança Alimentar 2010”, 20-01-2010, foi considerado como objectivo um investimento e não o resultado deste). Não é assegurada a compreensão da política por todos os colaboradores, como se pode concluir através das entrevistas realizadas nos sectores de recepção de matérias-primas e embalamento. A política da segurança alimentar, aprovada pela Administração em 20-01-2009, não considera as áreas e sentidos relevantes face ao papel na cadeia de desenvolvimento da comunicação.
5.3 PLANEAMENTO DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR Finalidade Especificar que a forma como o SGSA é planeado (âmbito, processos, produtos, metodologias de trabalho, formação, etc.) deve resultar no cumprimento dos objectivos e que, eventuais alterações ao sistema são, igualmente, planeadas de forma a não interferirem com a implementação e a adequação do SGSA. INTERPRETAÇÃO O desenvolvimento, actualização e revisão do sistema devem resultar de um planeamento que estabeleça os meios e métodos para ir ao encontro dos objectivos estabelecidos em 5.2, assegurando a resposta aos requisitos da norma, com particular enfoque nos requisitos destacados em 4.1. Seja na fase de desenvolvimento e implementação inicial, seja em posteriores revisões ou actualizações do sistema face a alterações organizacionais (alterações nos recursos, na gestão, nos processos, nos produtos, nos locais, na legislação aplicável, nos requisitos do cliente, nas matérias-primas, etc.), é necessário planear as actividades e as alterações para assegurar que os objectivos serão alcançados. A seguinte abordagem1 pode ser aqui empregue, pela resposta para cada um dos objectivos às seguintes questões: Quem é responsável? O que vai ser feito? Quando tem de estar pronto? Onde deve ser feito? Porque deve ser feito? Como deve ser feito? Quanto? De que recursos necessita? O planeamento é um dos elementos do ciclo PDCA. Acompanhando o ciclo concluímos que o resultado e desempenho da Organização depende, em larga medida, da forma como o planeamento é efectuado, tanto ao nível da gestão como ao nível operacional. 1 Esta abordagem é conhecida em inglês, por 5 Whys e 2 Hows
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A norma não requer que o planeamento do sistema esteja documentado. A Organização, deve decidir, face a factores como a sua dimensão e complexidade, e através da identificação do impacto das alterações a introduzir no SGSA, entre outros, o modo como vai assegurar o correcto planeamento do sistema, garantindo, sempre que necessário, a correcta definição das acções, dos responsáveis, dos meios necessários e respectiva calendarização das metas a atingir para alcançar os objectivos. Na prática, verifica-se também que algumas Organizações limitam o planeamento a algumas actividades como a formação, auditorias internas, calibração, etc. O planeamento deve ser considerado numa perspectiva geral abrangendo todas as actividades do SGSA. É comum as organizações responderem a este requisito pelo próprio planeamento da implementação do SGSA e pela referência aos mecanismos previstos para proceder ao planeamento na eventualidade de uma alteração. Numa fase inicial de desenvolvimento do sistema, desde que se demonstre eficaz, ou seja, que os objectivos sejam alcançados e desde que o sistema vá ao encontro dos requisitos da norma é aceitável, face ao estritamente exigido pela norma. Cada alteração, em função do impacto no SGSA deve, por sua vez, ser objecto de um planeamento específico. EvidênciaS A gestão de topo deve estar apta a demonstrar de que modo vai ao encontro da política da segurança alimentar, dos objectivos de suporte a essa política e do cumprimento dos requisitos da norma de referência; Em presença de alterações, (ex: estrutura organizacional, mudança de equipamentos de processo, alteração nas instalações, etc.), a Organização deve demonstrar que as mesmas foram planeadas e executadas de modo a cumprir os requisitos da norma e dos objectivos que estabeleceu. Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a existência de planeamento compatível com a concretização dos objectivos da segurança alimentar (Evidência: ausência de planeamento para os Objectivos Anuais nº 2 e nº 3 de 2010). Foi constatada existência de um maior número de ocorrências por incumprimento de programas pré-requisito (20 ocorrências em 2009, face a 5 em 2008 e 8 em 2007) durante a implementação da nova linha de enchimento, atendendo a que não foi realizado o planeamento da implementação da referida linha de enchimento, por forma a garantir que a integridade do SGSA se mantinha.
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5.4 RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE Finalidade Assegurar que são definidas, documentadas e comunicadas as responsabilidades e as autoridades para assegurar a efectiva operacionalidade do SGSA. INTERPRETAÇÃO Entende-se por responsabilidades as actividades que os colaboradores têm de desempenhar. Entende-se por autoridade o que os colaboradores podem decidir autonomamente, como aprovações, rejeições, correcções e acções correctivas (ver quadro seguinte). A Organização deve definir as responsabilidades e as autoridades para as funções que estejam relacionadas com o SGSA e que tenham implicações ao nível da segurança alimentar. É requerido por esta norma a designação e consequente definição de responsabilidades e/ou autoridades para: 5.4
Relatar os problemas relacionados com o SGSA
5.4
Desencadear e registar acções
5.5
Liderar a equipa da segurança alimentar
5.6.1
Comunicar externamente
6.2.1
Desenvolver, implementar, operar ou avaliar o SGSA, por peritos externos
7.5
Executar as actividades incluídas no(s) PPR(s) Operacional(ais)
7.6.1
Executar actividades incluídas no Plano HACCP
7.6.4
Monitorizar o(s) PCC
7.6.4
Avaliar os resultados da monitorização do(s) PCC
7.8
Executar actividades de verificação
7.10.1
Aprovar correcções
7.10.4
Iniciar retiradas
7.10.4
Executar retiradas
8.4.1
Planear e conduzir auditorias
8.4.1
Reportar resultados e manter registos das auditorias
Dentro do âmbito do SGSA devem ser definidas outras responsabilidades e autoridades, implicitamente descritas na norma (ex: da própria ESA, da implementação dos PPRs, etc.). 43
Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
As responsabilidades e autoridades devem ser comunicadas aos colaboradores envolvidos e por eles entendidas. Deve ser definido e comunicado a toda a Organização que todos os colaboradores têm a responsabilidade de relatar os problemas relacionados com o SGSA à(s) pessoa(s) identificada(s) (ver 5.6.2). Pode ser utilizado um organigrama hierárquico para suportar a apresentação da estrutura organizacional e este, não sendo formalmente exigido, pode ser complementado com a descrição de funções e responsabilidades. Os procedimentos e instruções documentados, quando bem elaborados, permitem especificar, com maior detalhe, a definição de responsabilidades. EvidênciaS A Organização deve evidenciar as responsabilidades e autoridades estabelecidas e como foram comunicadas dentro da Organização. Não conformidades mais frequentes Não foram atribuídas e comunicadas as responsabilidades e autoridades a todas as funções da Organização (Evidência: auditores internos, formadores). Não foram atribuídas responsabilidades e autoridades relevantes para o SGSA (Evidência: controlo documental, revisão pela gestão, participação em correcções e acções correctivas). Não se encontram definidas as responsabilidades e autoridades da ESA.
5.5 RESPONSÁVEL DA EQUIPA DA SEGURANÇA ALIMENTAR Finalidade Estabelecer a obrigatoriedade de a gestão de topo designar (nomear) um responsável pela equipa da segurança alimentar (ESA) e que são definidas as suas responsabilidades e autoridades. interpretação A gestão de topo deve designar um responsável da equipa da segurança alimentar e dotá-lo das responsabilidades referidas nas alíneas a) a d) da norma. A ISO/TS 22004:2005 recomenda que esse elemento seja interno à Organização, mas tal não é requerido como obrigatório na norma de referência. A Organização pode recorrer a peritos externos se os mesmos assegurarem, com eficácia, as responsabilidades que lhe são atribuídas. No entanto, independentemente da importância que podem ter no desenvolvimento externo das medidas de controlo, o facto de não pertencerem à Organização não deve entrar em conflito com as suas responsabilidades em matéria da segurança alimentar, para com essa Organização.
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É, ainda (e apenas), recomendável que o elemento designado reúna conhecimentos básicos sobre:
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Questões da segurança alimentar da Organização; Gestão da higiene; Metodologia HACCP; Capacidade de dinamização e liderança necessários para a coordenação de uma equipa multidisciplinar (ver 7.3.2). A sua responsabilidade pode incluir as ligações entre a Organização e os parceiros externos em assuntos relacionados com a segurança alimentar. Quando o responsável pela equipa da segurança alimentar tem outras responsabilidades fora do SGSA, essas não devem entrar em conflito com as responsabilidades relacionadas com a segurança alimentar. EvidênciaS Evidência da nomeação formal do responsável da equipa da segurança alimentar; Registos das responsabilidades e autoridades do responsável da equipa da segurança alimentar. Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a nomeação formal do responsável da equipa da segurança alimentar. Foi constatado um inadequado levantamento das necessidades de formação da ESA, já que não foi evidenciado que todos os elementos da ESA possuem conhecimentos adequados (Evidência: representante do sector da manutenção e representante do sector da logística não possuem formação nos princípios HACCP do Codex Alimentarius).
5.6 COMUNICAÇÃO 5.6.1 COMUNICAÇÃO EXTERNA Finalidade Estabelecer o requisito de comunicar de forma interactiva com os elos da cadeia alimentar sobre questões relacionadas com a segurança alimentar, para garantir que os perigos relevantes são controlados nalgum ponto ao longo da cadeia alimentar. INTERPRETAÇÃO A comunicação entre a Organização e os restantes elementos externos da cadeia alimentar (fornecedores e contratados, clientes ou consumidores, autoridades e outras organizações que têm impacto ou podem ser afectadas pelo SGSA) deve ser alvo de planeamento de modo a assegurar a informação eficaz, ao longo da cadeia, sobre questões respeitantes à segurança alimentar. A responsabilidade e autoridade pela comunicação externa, devem estar definidas e atribuídas a pessoal designado.
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Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
Pela sua importância, a informação obtida é uma entrada para a actualização do sistema (8.5.2) e revisão pela gestão (5.8.2). Por comunicação externa, a ISO/TS 22004:2005, entende que é o método em que a Organização e as entidades externas acordam, através de contratos ou outros meios, as questões respeitantes para a segurança alimentar, incluindo mas não limitando: O nível de segurança alimentar requerido; Capacidade de cumprimento dos requisitos acordados. Para facilitar a compreensão desta secção a mesma norma refere alguns exemplos de comunicação externa a seguir transcritos: Com o(s) interveniente(s) da cadeia alimentar, a montante e a jusante, para garantir que o(s) perigo(s) relevante(s) não controlado(s) pela Organização são controlados ao longo da cadeia; Com o(s) cliente(s), as autoridades oficiais e outras organizações, para informar e promover a aceitação pública dos requisitos da segurança alimentar, construindo a confiança na Organização. A Organização deve ter em conta que numa situação em que uma ou mais das suas actividades (ex: armazenamento, transporte) estão fora do campo de aplicação do SGSA (ver 4.1 – Definição do campo de aplicação) devem ser mantidas as evidências da comunicação com essas actividades como de comunicação externa se tratasse. No alinhamento com a NP EN ISO 9001:2008, os processos no âmbito das Secções 7.2 – Processos relacionados com clientes e 7.4 – Compras, devem permitir dar resposta a, pelo menos, uma parte destes requisitos da segurança alimentar. Alguns requisitos das Secções 7.1 – Planeamento da realização e 7.3 – Concepção e desenvolvimento (requisitos legais) podem estar associados. EvidênciaS Evidências da comunicação externa, abrangendo todos os elementos da cadeia alimentar identificados de a) a d) na norma (ex: cadernos de encargos de clientes, encomendas, especificações de produtos, de matérias-primas, cartas, faxes, etc.); Evidência, quando um perigo não é controlado pela Organização, que esta informação foi transmitida às partes interessadas e que está estabelecido entre as mesmas quem assegura o seu controlo; Existência de canais de comunicação estabelecidos com as partes interessadas identificadas; Registos das comunicações que veiculem, entre outras: informação sobre o produto e segurança alimentar, incluindo instruções referentes à utilização prevista, requisitos específicos de armazenagem e, quando necessário, prazo de validade; 46
Registo dos requisitos da segurança alimentar provenientes das autoridades
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regulamentadoras dos clientes; Inquéritos, contratos, tratamento de encomendas, incluindo alterações; Registos do retorno de informações pelos consumidores, incluindo reclamações; Responsabilidades e autoridades definidas para o(s) colaborador(es) com funções de comunicação com o exterior (ver 5.5 e 6.2.2). Não conformidades mais frequentes Não foram evidenciados registos do retorno de informação dos consumidores. Verificou-se que o relatório de ensaio R9999 do Lab X de 2009.10.11 regista uma análise de Salmonella positiva para o produto Y lote L0039. A empresa efectuou as diligências de recolha, todavia não evidenciou a notificação junto da Direcção Geral de Veterinária/Saúde. Não estão formalmente definidos os elementos responsáveis pela comunicação externa de informação respeitante à segurança alimentar. Não foi evidenciada resposta a reclamações de clientes associadas ao produto relacionadas com segurança alimentar (Evidência: reclamação nº 2/2009 e 5/2009).
5.6.2 COMUNICAÇÃO INTERNA Finalidade Exigir a circulação interna de informação, rápida e fiável, com impacto na segurança alimentar, para a ESA. INTERPRETAÇÃO Devem ser definidos planos, dentro da Organização, para a comunicação de questões relacionadas com a segurança alimentar. A Organização deve definir o modo como assegura que a equipa da segurança alimentar é informada, clara e atempadamente, de todas as alterações que potencialmente possam ter impacto na segurança alimentar descritas na norma de a) a m). É recomendável que o modo como a Organização assegura a informação atempada à equipa esteja documentado e seja claro para todos os elementos responsáveis pela comunicação de alterações. No alinhamento com a NP EN ISO 9001:2008, os processos no âmbito das Secções 7.1 – Planeamento da realização do produto, 7.3 – Concepção e desenvolvimento e 7.5 – Produção e fornecimento do serviço, devem permitir dar resposta a, pelo menos, uma parte destes requisitos da segurança alimentar. A ESA deve assegurar que a comunicação interna é considerada na actualização do sistema, por sua vez a gestão de topo dever considerar a comunicação como entrada para a revisão do sistema.
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EvidênciaS Planos, procedimentos ou instruções que identifiquem interfaces de comunicação interna com a ESA ou com os seus elementos, sobre questões com impacto sobre a segurança alimentar; Disponibilização de informação definida de a) a m) deste requisito, em tempo útil, à equipa da segurança alimentar para actualização do sistema (ver 8.5.2); Disponibilização de informação definida de a) a m) deste requisito, à gestão de topo para ser utilizada como entrada para a revisão pela gestão (ver 5.8.2). Não conformidades mais frequentes A IT 01 – Verificação dos Pré-Requisitos, versão 2, de 20-01-2009, encontrase desactualizada, face à prática, no que se refere à verificação das infraestruturas (Evidência: Registo de Verificação dos Pré-Requisitos, de 18-032009 e 23-06-2009). Os operadores, com base na sua experiência alteraram a periodicidade de verificação das infra-estruturas, não tendo comunicado essa alteração à equipa da segurança alimentar.
5.7 PREPARAÇÃO E RESPOSTA À EMERGÊNCIA Finalidade Estabelecer a inclusão no âmbito da segurança alimentar de procedimentos de resposta a potenciais situações de emergência e acidente, com possível impacto na segurança alimentar, atendendo ao papel da Organização na cadeia alimentar. INTERPRETAÇÃO As situações de emergência e acidentes podem incluir, não limitando: Incêndio; Inundação; Falhas de energia; Falhas de água; Sabotagem; Acidentes com veículos; Bio terrorismo; Contaminação ambiental (da envolvente do produto); Indisponibilidade de pessoal (ex: pandemias). Embora não explícito neste requisito, o procedimento estabelecido deve prever o registo de eventuais situações de emergência e acidente ocorridos, pois são uma entrada da revisão pela gestão (5.7). 48
Também não sendo exigido um procedimento documentado, é exigida uma metodologia que seja replicável.
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Recomenda-se que no procedimento estabelecido seja também incluída metodologia de comunicação na gestão de uma crise, desde a detecção, passando pela contenção, avaliação do impacto para segurança alimentar e reposição da normalidade. EvidênciaS Existência de procedimento(s), ou outras formas de especificação de tarefas e responsabilidades, aprovado(s) pela gestão de topo para a gestão de potenciais situações de emergência, identificadas como prováveis e com potencial impacto na segurança alimentar; Registo de eventuais situações de emergência e acidente ocorridos (ex: incêndio, inundação, falhas de energia, falhas de água, sabotagem, acidentes com veículos, etc.). Não conformidades mais frequentes O PG 008 – Preparação e resposta à emergência, versão 1, de 20-01-2009, não identifica todas as situações de emergência expectáveis, nomeadamente: inundações e acidentes com veículos. O PG 008 – Preparação e resposta à emergência, versão 1, de 20-01-2009, não distingue os efeitos das situações de emergência identificadas sobre a segurança alimentar, face a outros efeitos, associados, quer ao ambiente, quer à segurança dos trabalhadores.
5.8 REVISÃO PELA GESTÃO 5.8.1 GENERALIDADES Finalidade Exigir, inclusive como evidência do compromisso da gestão de topo, que esta avalia o desempenho da Organização no cumprimento da política e dos objectivos e, em geral, a adequação e eficácia do SGSA, definindo quais as decisões a tomar, implementar e acompanhar e a fornecer recursos para o efeito. INTERPRETAÇÃO As revisões destinam-se a avaliar: Se os aspectos chave para garantir a segurança dos produtos são assegurados pelo SGSA; Se o sistema se mantém apropriado, adequado e eficaz; O grau de cumprimento da política e objectivos da segurança alimentar (eficácia); Pode ainda avaliar a utilização e utilidade (adequação e valor acrescentado) do SGSA. Trata-se, ainda, do momento oportuno não só para a avaliação do passado como também para o estabelecimento de objectivos para o futuro. 49
Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
Devem ser especificados os intervalos mínimos entre revisões. A NP EN ISO 22000:2005 não define a frequência das revisões pela gestão. Essa definição é da responsabilidade da gestão de topo e deve ser compatível com a natureza da operação da Organização. A frequência da revisão deve assegurar que o cumprimento da política e objectivos da segurança alimentar podem ser avaliados em tempo útil para a tomada de acções de melhoria e actualização apropriadas. A definição da frequência para a realização da revisão pela Gestão pode ser afectada por: Grau de maturidade do sistema; Problemas encontrados em revisões anteriores (ver 5.8.2 a) a g)). EvidênciaS Existência de registos das revisões pela gestão efectuadas bem como da informação e dados apresentados para a revisão e definidos em 5.8.2; Os registos da revisão incluem as decisões e as acções (tanto planeadas, como concluídas) relacionadas com as saídas definidas em 5.8.3. Não conformidades mais frequentes Não foi realizada a revisão pela gestão para o ano de 2009, tendo a Organização definido no Manual do SGSA que a periodicidade de realização de revisão pela gestão é anual, e que deve ser realizada durante o primeiro trimestre de cada ano. A revisão pela gestão, realizada em 20-01-2010 (Evidência: acta de revisão pela gestão, de 20-01-2010) não inclui a avaliação de oportunidades de melhoria.
5.8.2 ENTRADA PARA A REVISÃO Finalidade Identificar a informação considerada como mínima e essencial, para a realização de uma adequada revisão pela gestão. INTERPRETAÇÃO Cada Organização pode estabelecer a forma como a informação é apresentada para análise, sendo que deve permitir relacionar a informação com os objectivos estabelecidos em 5.2.
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Todos os elementos das alíneas a) a g) devem ser avaliados e as conclusões da avaliação registadas (mesmo quando não haja nada a assinalar). Note-se que ao remeter, para uma série de outros requisitos da norma, a “lista” de entradas é mais extensa do que pode parecer à primeira vista. Exemplo: ao avaliar os resultados das actividades de verificação, todas as dimensões da implementação dos PPRs e da implementação e eficácia dos PPRO e PCC, entre outros, acabam por ser avaliados via relatório produzido no âmbito do requisito 8.4.3.
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Podem ser avaliadas outras dimensões. Ficam como exemplo alguns dados que podem ser relevantes para a revisão pela gestão e não se encontram considerados na NP EN ISO 22000:2005: Desempenho dos processos; Recomendações para melhoria. Recomendação: O conteúdo da revisão pela gestão não necessita de ser um repositório exaustivo de dados do sistema, mas antes uma síntese de situações, tendências, ocorrências e aspectos positivos. EvidênciaS Registos apropriados que evidenciem que a informação relevante foi recolhida e fornecida à gestão de topo para efeitos da revisão pela gestão. Não conformidades mais frequentes O relatório do SGSA de 2009, de 15-01-2010, de suporte à revisão pela gestão de 2009 e a acta de revisão pela gestão de 2009, de 20-01-2010, não incluem a análise dos resultados das actividades de verificação.
5.8.3 SAÍDA DA REVISÃO Finalidade Estabelecer os requisitos mínimos para as conclusões (saídas) de uma revisão pela gestão, especificamente as decisões e acções que lhes estão (devem estar) associadas. INTERPRETAÇÃO As saídas da revisão pela gestão constituirão, em geral, entradas em outros processos. Os requisitos normativos exigem a referência às situações que devem ser objecto de decisões e/ou acções associadas: Garantia da segurança alimentar (ver 4.1); Melhoria da eficácia do sistema de gestão da segurança alimentar (ver 8.5); Necessidade de recursos (ver 6.1); Revisões da política da segurança alimentar e respectivos objectivos (ver 5.2). Ficam como exemplo, outras saídas da revisão pela gestão possíveis ainda que, na essência, possam estar incluídas nas anteriores: Elaboração e/ou revisão de documentos de suporte ao SGSA, quando necessária a sua aprovação pela gestão de topo: necessidades de actualização do sistema (ver 8.5.2); Elaboração e/ou aprovação de planeamentos associados ao SGSA.
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EvidênciaS Os registos da revisão pela gestão devem contemplar quais as decisões tomadas e eventuais acções desencadeadas; Actas de reunião, relatórios, planos de acção, etc. Não conformidades mais frequentes As saídas da revisão pela gestão, da acta de revisão pela gestão de 20-012010, não incluem quaisquer decisões e acções relacionadas com a análise e revisão dos objectivos da segurança alimentar. As saídas da revisão pela gestão, da acta de revisão pela gestão, de 20-01-2010, não contemplam acções orientadas para a melhoria da eficácia do SGSA. A acta da revisão pela gestão de 20-01-2010 não menciona os recursos necessários para a execução das acções definidas relativas à melhoria da eficácia do SGSA.
6. GESTÃO DE RECURSOS 6.1 PROVISÃO DE RECURSOS Finalidade Estabelecer que a gestão de topo assegura a disponibilização dos recursos humanos e materiais necessários ao estabelecimento, implementação, manutenção e actualização do SGSA. INTERPRETAÇÃO A gestão de topo deve demonstrar o seu comprometimento na provisão de recursos necessários e adequados para fornecer um alimento seguro no momento do consumo humano (ver 5.1). A determinação de recursos necessários deve ser parte integrante das actividades de planeamento. Ver a título de exemplo 5.3 e 7.1 e da revisão pela gestão, 5.8. Os recursos incluem recursos humanos, com competência e formação adequados, infra-estruturas físicas, tecnologia e recursos financeiros, entre outros. Devem incluir todos os meios necessários para que os objectivos da Organização sejam atingidos. EvidênciaS Verificar se os resultados pretendidos (objectivos, cumprimento da legislação, etc.) estão ou não a ser conseguidos – a falha sistemática pode indicar lacunas na alocação de recursos; Incluir no âmbito de actividades de planeamento do SGSA e dos seus processos, os recursos a disponibilizar de uma forma fundamentada, por exemplo através de planos, orçamentos, etc. 52
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Não conformidades mais frequentes Nota: As não conformidades associadas à determinação e disponibilização dos recursos encontram-se, em geral, indexadas às secções 6.2, 6.3 e 6.4, e a outras secções da norma onde é requerida a identificação ou a disponibilização de recursos, consistindo falta de evidência dos aspectos anteriormente indicados, as actividades de planeamento e realização dos mesmos.
6.2 RECURSOS HUMANOS 6.2.1 GENERALIDADES Finalidade Estabelecer a obrigatoriedade de identificar as competências necessárias do pessoal que realiza tarefas que afectam a segurança alimentar e definir os requisitos que devem estar associados à contratação de peritos externos, quando necessários. INTERPRETAÇÃO A norma requer que os elementos da equipa da segurança alimentar e todo o pessoal que desempenha actividades com impacto na segurança alimentar tenham as competências adequadas às funções que desempenham. A NP EN ISO 9000:2005 (3.9.14) define competência como “Atributos pessoais demonstrados e capacidade demonstrada para aplicar conhecimentos e saber-fazer”. Deve ser determinada a competência necessária no que diz respeito a alguns elementos estruturantes, dos quais são exemplos: Saber – Ser/estar (comportamentos e atitudes); Saber – Saber (conhecimentos e Know-How); Saber – Fazer (aplicação dos conhecimentos). A competência deve ser definida em termos de escolaridade, formação, saber fazer e experiência. Cada um destes elementos deve ser avaliado e determinado, atendendo às especificidades e complexidade de cada função e às responsabilidades e autoridades atribuídas. A Organização pode subcontratar peritos externos, que possuam competências necessárias não existentes na empresa. A responsabilidade e autoridade destes peritos deve estar perfeitamente definida e documentada em forma de registos (dos acordos ou contratos) no SGSA. EvidênciaS Identificação dos requisitos de competência necessários para cada função com impacto na segurança alimentar; Registos que reflectem as competências do pessoal com impacto na segurança alimentar, em termos de escolaridade, formação e experiência.
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Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a existência de registos de acordos ou contratos, que definem a responsabilidade e a autoridade do perito externo subcontratado pertencente à equipa da segurança alimentar. Nota: Não conformidades associadas à competência do pessoal encontram-se, em geral, indexadas à secção 6.2.2 e a outras secções da norma de referência onde a mesma é requerida (ver por exemplo 7.5 e 7.6.1) e relacionam-se com a ausência de evidências dos aspectos relacionados.
6.2.2 COMPETÊNCIA, CONSCIENCIALIZAÇÃO E FORMAÇÃO Finalidade Responder eficazmente às necessidades de competência identificadas, assegurando a formação e/ou consciencialização eficazes. INTERPRETAÇÃO A norma refere a necessidade de identificação de competências para os seguintes colaboradores: Colaboradores
Requisito(s) associado(s)
• Pessoal cujas actividades têm impacte na segurança alimentar, incluindo:
• Formação: requisitos b) a d) e g)
- Equipa da segurança alimentar e
• Consciencialização: requisito e)
- Pessoal responsável por monitorizar e
• Compreensão do requisito comunicação
efectuar correcções e acções correctivas
eficaz (5.6): requisito f)
(7.6.4, 7.10.1 e 7.10.2) • Pessoal em geral
• Consciencialização: requisito e)
As competências devem ser definidas, nos termos da secção 6.2.1 (escolaridade, formação, saber-fazer e experiência) para as funções com impacto na segurança alimentar. Para suprir as necessidades de competências, devem ser avaliadas as necessidades de formação (ou de outras acções). A formação ou outras acções (ex: treino, estágio, etc.) devem ser definidas e executadas para assegurar as referidas competências. Devem ser estabelecidos os objectivos para as acções identificadas, quer para suportar a sua necessidade, quer para permitir a posterior avaliação da eficácia das mesmas, tal como requerido na alínea d).
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É necessário verificar a execução e a eficácia da formação ou de outras acções, ou seja, que o pessoal desenvolveu as competências necessárias. A avaliação da implementação e da eficácia deve ser feita para as acções listadas de a) a c) e não
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apenas para a formação propriamente dita, o que implica que a identificação das competências (e o consequente levantamento de necessidades de formação) também devem ser avaliados. Nota: A Organização pode utilizar as conclusões da “avaliação dos resultados individuais da verificação” (ver 8.4.2 d)) para avaliar a implementação e eficácia da “identificação das competências”. Devem ser mantidos registos destas acções. Em função da dimensão e complexidade da Organização, pode ser necessário recorrer a um plano de formação de modo a assegurar uma gestão eficaz e cumprimento dos objectivos. Na consciencialização dos colaboradores com impacto na segurança alimentar, a comunicação eficaz (5.6) assume igualmente um papel relevante pois assegura que a equipa da segurança alimentar é informada atempadamente de alterações. De realçar, novamente, que todos os colaboradores têm a responsabilidade de comunicar à(s) pessoa(s) designada(s) problemas relacionados com o SGSA (ver 5.4). É necessário assegurar que todo o pessoal está sensibilizado para a relevância e importância das suas actividades e como elas contribuem para a segurança alimentar (5.4). A Organização deve recordar que este é um processo contínuo, aplicável aos actuais e a novos colaboradores e a rever sempre que as alterações no SGSA assim o determinem. EvidênciaS Registos associados à identificação de necessidades de competência; Plano de formação (se determinado como necessário pela Organização); Registos associados à própria acção (ex: conteúdos, programa, nº horas, etc.); Registos associados ao histórico das acções frequentadas por cada colaborador; Registos associados à avaliação da implementação e da eficácia da identificação de competências, da formação em geral e da formação do pessoal responsável por monitorizar e efectuar as acções correctivas; Registos de acções de consciencialização eventualmente realizadas ou que evidenciem a avaliação, pela Organização de que o pessoal está consciente; Entrevistas de desenvolvimento pessoal e avaliação de desempenho, nas organizações em que existam, para avaliar a consciência da relevância e importância da sua actividade e o entendimento da comunicação eficaz. Não conformidades mais frequentes O Plano de Formação 2009/2010 de 20-01-2009 não é alvo de acompanhamento periódico, nem de qualquer mecanismo de revisão, tendo apenas sido realizadas até à data (em 20-01-2010), 5 das 20 acções planeadas.
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Não foi evidenciada a realização da avaliação da implementação e eficácia de todas as acções de formação (Evidência: Acção de formação “ NP EN ISO 22000: 2005” realizada em 17 e 18-06-2009 a todos os elementos da ESA). Não foi evidenciada a avaliação da eficácia da identificação das competências necessárias para todo o pessoal cujas actividades têm impacto na segurança alimentar. Foi constatado que a metodologia de avaliação da eficácia das acções de formação não considera as especificidades das mesmas e os seus objectivos (Evidência: o PG-04 – Formação prevê que a avaliação da eficácia se baseia unicamente na pontuação do formador face a um exame teórico e/ou prático realizado aos formandos).
6.3 INFRA-ESTRUTURA Finalidade Exigência de infra-estruturas adequadas à obtenção de produtos seguros e implementar os requisitos da norma (ex: PPR). INTERPRETAÇÃO Por infra-estrutura entende-se: Edifício; Equipamento do processo; Áreas úteis: áreas de processamento, armazenamento, de utilização comum dos colaboradores (sanitários, vestiários, de suporte à produção, etc.); Áreas envolventes do edifício; Serviços de suporte: água, vapor, ar comprimido, energia, gases de arrefecimento, etc. A infra-estrutura necessária para assegurar a obtenção de produtos seguros irá variar consideravelmente, dependendo da natureza dos produtos oferecidos pela Organização e seu posicionamento na cadeia. A Organização deve ter em conta os requisitos estatutários e regulamentares definidos. A determinação de uma infra-estrutura necessária é uma actividade de planeamento e a sua disponibilização uma responsabilidade da gestão de topo da Organização. A gestão da infra-estrutura é um exemplo onde uma análise baseada no ciclo PDCA pode ser bastante útil. EvidênciaS Estado de conservação das infra-estruturas; Identificação do equipamento; Actividades de planeamento de novas infra-estruturas ou alterações às actuais; 56
Registo de realização das actividades planeadas sobre novas infra-estruturas ou alterações às actuais, incluindo manutenção;
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Tratamento de dados dos registos elaborados; Retorno de informação sobre o desempenho da Organização (ex: identificação de deficiências da infra-estrutura detectadas durante a análise de não conformidades). Não conformidades mais frequentes Os edifícios encontram-se degradados, com aberturas nas paredes que dão para o exterior e com vidros danificados em várias janelas. Foi constatado que o material das paredes e do pavimento da nave fabril (da empresa de lacticínios ABCD) não permite uma limpeza e desinfecção adequadas (material poroso, e não impermeável). Nota 1: Não conformidades associadas às infra-estruturas podem ser igualmente indexadas à secção 7.2. A secção 7.2. diz respeito a actividades e condições básicas necessárias para manter um ambiente higiénico ao longo da cadeia alimentar apropriado à produção, ao manuseamento e ao fornecimento de produtos acabados seguros (Definição 3.8), o que compreensivelmente inclui aspectos relacionados com a infra-estrutura. Nota 2: Uma não conformidade directamente indexada a esta secção seria associada ao incumprimento sistemático e generalizado de vários requisitos relacionados com a infra-estrutura (de acordo também com a secção 7.2), sendo necessariamente não conformidade maior.
6.4 AMBIENTE DE TRABALHO Finalidade Estabelecer a exigência de que a Organização identifique aspectos do ambiente de trabalho que possam afectar a obtenção de um produto seguro. INTERPRETAÇÃO O ambiente de trabalho inclui, mas não se limita a: Medidas para prevenção de contaminações cruzadas (podendo ser efectuado um esquema das instalações - lay-out); Requisitos dos locais de trabalho; Disponibilidade e localização dos locais destinados ao pessoal. A Organização deve assegurar que são consideradas e verificadas, quando adequado, as condições relacionadas com o ambiente de trabalho (ex: ventilação, circulação de ar, arrumação, iluminação, temperaturas, etc.), quando a ausência destas possa por em causa a obtenção de um produto seguro. A Organização deve ter em conta os requisitos legais. EvidênciaS A Organização dispõe de recursos relacionados com o ambiente de trabalho compatíveis com os requisitos da segurança alimentar do produto, e implementou as acções necessárias para a sua gestão. Não conformidades mais frequentes Foi constatado que o lay-out da nave fabril permite o cruzamento entre
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produto acabado (refeições) não embalado e matérias-primas cruas (vegetais, carne e peixe), o que possibilita a existência de contaminações cruzadas. Nota 1: Não conformidades associadas ao ambiente de trabalho podem ser igualmente indexadas à secção 7.2. A secção 7.2 diz respeito a actividades e condições básicas necessárias para manter um ambiente higiénico ao longo da cadeia alimentar apropriado à produção, ao manuseamento e ao fornecimento de produtos acabados seguros (Definição 3.8), o que compreensivelmente inclui aspectos relacionados com o ambiente de trabalho. Nota 2: Uma não conformidade directamente indexada a esta secção seria associada ao incumprimento sistemático e generalizado de vários requisitos relacionados com o ambiente de trabalho (de acordo também com a secção 7.2), sendo necessariamente não conformidade maior.
7. PLANEAMENTO E REALIZAÇÃO DE PRODUTOS SEGUROS 7.1 GENERALIDADES Finalidade Introduzir o conceito de que a obtenção de produtos seguros deve ser planeada, o que passa por implementar, operar e assegurar a eficácia das actividades planeadas, nomeadamente através do(s) PPR(s), PPRO e/ou Plano HACCP. INTERPRETAÇÃO Para atingir o objectivo genérico da norma, a definição de um SGSA através de uma abordagem dinâmica e sistemática, o capítulo 7 define as fases de planeamento e implementação para “obtenção de produtos seguros”. Os principais objectivos do planeamento são: Planear o estabelecimento e implementação de PPR; Conduzir uma análise de perigos para determinar quais os perigos que necessitam de controlo (ver 7.4.3); Definir o grau de controlo necessário para atingir os níveis de aceitação definidos; Determinar a combinação das medidas de controlo necessárias para atingir os níveis de aceitação definidos; Definir a implementação de alterações adequadas às actividades definidas. Para assegurar um planeamento consistente é necessário que a Organização assegure, em primeiro lugar, a implementação de Programas Pré-requisito e efectue as etapas preliminares à análise de perigos como descrito na secção 7.3 A ISO/TS 22004:2005 estabelece a nova ordenação das medidas de controlo: Programas pré-requisito – PPRs: “Gerem condições e actividades base; não são seleccionados com o propósito de controlar perigos específicos” (devem desenvolver-se antes da análise de perigos), “mas sim com o de manter um ambiente de produção, processamento ou manuseamento, higiénicos.” (ver 7.2);
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Programas pré-requisito operacionais – PPRs Operacionais: “Gerem as medidas de controlo, identificadas pela análise de perigos como necessárias para controlar os perigos identificados a níveis aceitáveis e que não são geridos pelo Plano HACCP.” (ver 7.5);
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Plano HACCP: “Gere as medidas de controlo, como necessárias para controlar os perigos identificados a níveis aceitáveis e que se aplicam nos PCC.” (ver 7.6). A Organização deve assegurar que o planeamento da realização de produtos seguros segue as etapas definidas para a implementação de um sistema HACCP do Codex Alimentarius com as excepções descritas na Figura 2, retirada da ISO/TS 22004:2005, a seguir apresentada: 12
1 7.3.2 Equipa da Segurança Alimentar
2 7.3.3 Características do produto
3 7.3.4 Utilização prevista
4e5 7.3.5.1 Fluxograma
2e6 4.2 e 7.7 Requisitos de documentação
7.2 Programas pré-requisito (PPR)
7.3.5.2 Descrição das etapas do processo e das medidas de controlo
7.4.2 Identificação de perigos e determinação de níveis de aceitação
6
6 7.4.3 Avaliação do perigo
7.4.4 Selecção e avaliação das medidas de controlo
7.5 Estabelecimento dos PPR Operacionais
6e7
7.6 Estabelecimento do plano HACCP
7, 8, 9 e 10
8.2 Validação das combinações das medidas de controlo
11 7.8 Planeamento da verificação
59 Figura 2 - Planeamento de produtos seguros
Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
Passos descritos na metodologia HACCP definida no Codex Alimentarius
Passos específicos definidos pela ISO 22000 Nota: O percurso definido pelas setas é relativo à ISO 22000:2005
Para a implementação dos requisitos definidos no planeamento a Organização deve assegurar que os recursos necessários (ex: infra-estrutura, ambiente de trabalho, informação, formação, etc.) tal como planeados, estão disponíveis (ver 6), e deve realizar a medição e monitorização conforme planeado. Um inadequado planeamento da realização dos produtos pode introduzir deficiências significativas no SGSA e comprometer a produção de produtos seguros. EvidênciaS Métodos e recursos claramente definidos e disponibilizados para a execução das actividades de planeamento, implementação, operação e garantia da eficácia das actividades planeadas e de qualquer alteração às mesmas; Actas de reunião da ESA, com o seguimento do desenvolvimento do plano de trabalhos. Não conformidades mais frequentes Nota: Não conformidades associadas com o cumprimento dos requisitos desta secção encontram-se, em geral, indexadas às restantes secções deste capítulo. Uma não conformidade directamente indexada a esta secção seria associada à ausência de qualquer evidência do planeamento e realização de produtos seguros (pelo menos no que diz respeito ao inequivocamente requerido pela norma) o que, regra geral, não será comum.
7.2 PROGRAMAS PRÉ-REQUISITO (PPRs) Finalidade Estabelecer a exigência de que a Organização desenvolva e implemente Programas Pré-Requisito compatíveis com a natureza da actividade (produtos, complexidade, inserção na cadeia alimentar) com o intuito de manter os aspectos básicos relevantes para a segurança alimentar, controlados ao longo da produção. INTERPRETAÇÃO As actividades constituintes do(s) PPR(s) devem ajudar a controlar o ambiente envolvente à produção, para evitar ou reduzir a probabilidade de introdução de perigos para a segurança alimentar. O(s) PPR(s) deve(m) ser apropriado(s) ao segmento da cadeia alimentar no qual a Organização se insere, possuindo parâmetros específicos do sector em questão. 60
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No estabelecimento e constituição do(s) PPR(s) a Organização deve basear-se nas suas características estruturais assim como em características específicas do seu serviço para abranger os aspectos relevantes e apropriados no que respeita à segurança alimentar. A Organização deve ter ainda em conta: Os requisitos estatutários e regulamentares; Os requisitos dos clientes; As linhas de orientação reconhecidas; Os princípios e códigos de boas práticas do Codex Alimentarius; Normas sectoriais, nacionais e internacionais. A NP EN ISO 22000:2005 define um conjunto de exemplos de outras denominações utilizadas para os actuais PPRs: Boas Práticas Agrícolas (BPA); Boas Práticas Veterinárias (BPV); Boas Práticas de Fabrico (BPF); Boas Práticas de Higiene (BPH); Boas Práticas de Produção (BPP); Boas Práticas de Distribuição (BPD); Boas Práticas de Comércio (BPC). A norma fornece alguns exemplos orientadores dos conteúdos do(s) PPR(s), não sendo no entanto limitativa: Edifícios, infra-estruturas e disposição dos locais (incluindo espaços sociais); Controlo de fornecedores e de subcontratados; Higiene pessoal, do vestuário e dos vestiários; Equipamento: disposição, acessibilidade para limpeza, manutenção preventiva; Programas de limpeza e desinfecção; Prevenção e controlo de pragas; Serviços (ex: ar, água, vapor, gelo, ventilação); Manuseamento de resíduos e esgotos; Visitantes e trabalhadores externos (ex: manutenção). Deve ser efectuada a verificação da implementação do(s) PPR(s) (ver 7.8). O(s) PPR(s) deve(rão) ser modificado(s) quando, por exemplo, se verifique, pelo menos, uma das seguintes situações: Resultados de verificações que demonstrem que a implementação do(s) PPR(s) não é possível; Alteração das infra-estruturas ou fluxos de trabalho; Alteração nos produtos de limpeza.
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EvidênciaS Existência de um ou mais documentos que demonstrem como o(s) PPR(s) são geridos (abrangendo todos os itens descritos acima); Registo das verificações e modificações efectuadas ao(s) PPR(s). Não conformidades mais frequentes Foi constatada a implementação de uma nova linha de enchimento em 2009, sem a respectiva alteração dos PPRs (Evidência – Programas Pré-Requisito, de 20-01-2009). Não foi evidenciada a existência de registos de verificações, tal como previsto na IT 01 - Verificação dos Pré-Requisitos, versão 2, de 20-01-2009. Não foi evidenciada a existência de metodologias documentadas para as actividades de gestão dos PPRs. Não foi evidenciada a aprovação dos PPRs pela ESA. Foram constatadas falhas ao nível do cumprimento das Boas Práticas (Evidência: não utilização de touca e utilização de adornos por parte dos operadores da linha de enchimento).
7.3 ETAPAS PRELIMINARES À ANÁLISE DE PERIGOS 7.3.1 GENERALIDADES Finalidade Estabelecer a necessidade de preparar adequadamente a análise de perigos, assegurando que toda a informação relevante para suportar a mesma (ver 7.4) é identificada, conservada, actualizada e documentada. INTERPRETAÇÃO Esta secção está enquadrada nas secções 7.3.2 a 7.3.5, não tendo sido considerado necessária a sua interpretação. Embora não referido explicitamente nesta secção, mas porque é um requisito comum a 7.3.3.1, 7.3.3.2, 7.3.4, 7.3.5.2, refere-se aqui a necessidade da informação respectiva a estas secções ser actualizada de modo a assegurar conformidade com 7.7, ou seja, a actualização desta informação após o estabelecimento dos PPRs Operacional(ais) e/ou do Plano HACCP. EvidênciaS Existência de documentos e registos actualizados que evidenciem a informação recolhida, para a análise de perigos incluindo, mas não limitando, a informação relativa às secções 7.3.2 a 7.3.5. Não conformidades mais frequentes
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Nota: Não conformidades associadas com o cumprimento dos requisitos desta secção encontram-se, em geral, indexadas às restantes secções deste capítulo. Uma não
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conformidade directamente indexada a esta secção seria associada à ausência de qualquer evidência do cumprimento das etapas preliminares à análise de perigos (pelo menos no que diz respeito ao inequivocamente requerido pela norma) o que, regra geral, não será expectável.
7.3.2 EQUIPA DA SEGURANÇA ALIMENTAR Finalidade Especificar a necessidade de constituir uma equipa da segurança alimentar (ESA) multidisciplinar que reúna as competências em termos de conhecimentos e experiências adequados. INTERPRETAÇÃO A equipa da segurança alimentar deve ser multidisciplinar, combinando experiências e conhecimentos dos colaboradores de diversas áreas (ex: qualidade, produção, engenharia, comercial, logística) para o desenvolvimento e implementação do SGSA (ver 6.2.2 da norma). Os critérios de selecção devem ser: O seu conhecimento e a sua experiência relativamente aos produtos, processos, equipamentos e perigos relevantes no âmbito da segurança alimentar; O seu nível de responsabilidade e autoridade na Organização; O seu conhecimento e a sua experiência na Organização; O posicionamento face à monitorização de pontos de controlo importantes. Sempre que necessário a equipa da segurança alimentar pode, em determinadas fases da implementação do SGSA, ser alargada a elementos de outras áreas e/ou a peritos externos (ver 6.2), cujo conhecimento e experiência sejam relevantes nessas fases. EvidênciaS Evidências da nomeação da equipa da segurança alimentar; Definição das competências mínimas dos elementos da equipa da segurança alimentar e das responsabilidades e autoridades dos peritos externos (ver 6.2); Registos que evidenciem competência (conhecimento e experiência) adequada da equipa da segurança alimentar (ver 6.2). Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a existência de comprovativos das qualificações dos elementos da equipa da segurança alimentar em matéria de segurança alimentar (Evidência: representante do sector da manutenção e representante do sector da logística). Não foi evidenciado que todos os elementos da equipa da segurança alimentar possuam conhecimentos adequados (Evidência: representante do sector da manutenção (electricista) tem funções pouco representativas ao nível do conhecimento dos processos e dos produtos da Organização).
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Não foi evidenciada a nomeação formal da equipa da segurança alimentar.
7.3.3 CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO 7.3.3.1 MATÉRIAS-PRIMAS, INGREDIENTES E MATERIAIS PARA CONTACTO COM O PRODUTO Finalidade Identificar a necessidade de efectuar o levantamento, manutenção e actualização das informações necessárias para a análise de perigos (ver 7.4) sobre as matérias-primas, ingredientes e materiais em contacto com o produto. INTERPRETAÇÃO A extensão da informação a recolher neste requisito não coincide com a informação necessária para garantir a rastreabilidade (ver 7.9). Na caracterização das matérias-primas, ingredientes e materiais para contacto com o produto, a Organização deve ter em consideração todos os pontos referidos de a) a h) nesta secção, podendo incluir, como exemplo, a análise de outros elementos tais como: Tipo de matérias-primas; Materiais de embalagem; Percentagem de incorporação no produto final; Condições de conservação. Entende-se por prazo de validade, de acordo com a versão inglesa da norma e com a ISO/TS 22004:2005, o tempo de prateleira do produto. O tempo de prateleira é o período durante o qual o produto mantém as características microbiológicas que garantem a sua segurança e conformidade, a uma temperatura e condições específicas de armazenamento, que podem ser ou não as mesmas utilizadas nas especificações, incluindo o prazo de validade, indicadas no rótulo dos produtos. Como exemplo ficam algumas características das matérias-primas e ingredientes que podem, sem limitar, ter impacto na segurança alimentar: pH; aW – actividade da água; Viscosidade; Temperatura; Concentração em solução aquosa. A Organização deve identificar os requisitos estatutários e regulamentares, em matéria de segurança alimentar, relacionados com as matérias-primas, ingredientes e materiais para contacto com o produto. 64
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A documentação referida neste requisito pode ser externa, mas deve cumprir com os requisitos desta secção. Convêm referenciar que nem sempre as fichas técnicas comerciais contêm toda a informação necessária para a análise de perigos (ver 7.4). Nota: Por vezes a ficha técnica dos fornecedores pode ser insuficiente (p.e aW e pH, são informações pouco frequentes). EvidênciaS Especificações ou outra documentação onde se inclua a descrição das matérias-primas, ingredientes e materiais para contacto com o produto, abrangendo, pelo menos, os itens descritos de a) a h) desta secção. Não conformidades mais frequentes Foi constatada a existência de especificações de matérias-primas incompletas (Evidência: A Especificação do produto enológico X, versão 2, do fornecedor ABC, não contempla informação sobre as condições de armazenagem e o prazo de validade do mesmo). Foi constatado que a Organização não identificou todos os requisitos estatutários e regulamentares relacionados com as matérias-primas, ingredientes e materiais para contacto com o produto (Evidência: legislação sobre alergéneos, legislação sobre materiais em contacto com produtos alimentares).
7.3.3.2 CARACTERÍSTICAS DOS PRODUTOS ACABADOS Finalidade Exigir, como requisito, o levantamento, manutenção e actualização das informações necessárias para a análise de perigos (ver 7.4) sobre os produtos acabados. INTERPRETAÇÃO Na caracterização dos produtos acabados, a Organização deve ter em consideração todos os pontos referidos de a) a g) nesta secção da norma, podendo incluir, como exemplo, a análise de outros elementos tais como: O volume; A estrutura. Entende-se por prazo de validade, de acordo com a versão inglesa da norma e com a ISO/TS 22004:2005, o tempo de prateleira do produto. Sendo o tempo de prateleira o período durante o qual o produto mantém as características microbiológicas que garantam a sua segurança e conformidade, a uma temperatura e condições específicas de armazenamento, que podem ser ou não as mesmas utilizadas nas especificações indicadas no rótulo dos produtos. Como exemplo ficam algumas características dos produtos acabados que podem, sem limitar, ter impacto na segurança alimentar: pH; aW - actividade da água;
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Tipo e concentração de aditivos; Existência de atmosfera modificada; Temperatura de conservação. A Organização deve identificar os requisitos estatutários e regulamentares, em matéria de segurança alimentar, relacionados com os produtos acabados. EvidênciaS Especificações ou outra documentação abrangendo, pelo menos, os itens descritos de a) a g) desta secção. Não conformidades mais frequentes Foi constatada a existência de especificações de produto acabado incompletas (Evidência: a especificação do produto XPTO, ET 001, de 20-01-2009, não contempla os materiais de embalagem). Foi constatado que a Organização não identificou todos os requisitos estatutários e regulamentares relacionados com o produto acabado (Evidência: legislação sobre rotulagem).
7.3.4 UTILIZAÇÃO PREVISTA Finalidade Estabelecer a exigência da identificação, para cada produto acabado, da sua utilização prevista incluindo os potenciais utilizadores e consumidores, na extensão necessária para possibilitar a definição dos níveis de aceitação dos perigos identificados (ver 7.4.2.3) e a selecção das combinações das medidas de controlo necessárias para se atingirem esses níveis (ver 7.4.4). INTERPRETAÇÃO A utilização do produto deve ser documentada, incluindo: A descrição do produto; Modo de preparação, devendo ser pensado no sentido de acautelar um uso indevido por parte do consumidor; As situações frequentes de manuseamento e utilização do produto acabado; Eventuais situações de incorrecto manuseamento e utilização do produto acabado com uma ocorrência provável e identificação das respectivas consequências em termos de segurança alimentar; Os potenciais consumidores para verificar se existem grupos de consumidores potencialmente sensíveis (ex: bebés, idosos, doentes, alérgicos) quer em termos de ingredientes (ex: glúten, lactose), quer ao nível microbiológico.
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A avaliação do uso pretendido pelo consumidor, assim como da existência de grupos de consumidores mais sensíveis é muito importante, podendo determinar inclusivamente a reformulação do produto e/ou processo no sentido de o adaptar às condições reais de utilização do consumidor e ao perfil do potencial consumidor mais susceptível ao produto.
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A extensão da descrição deve depender do produto em causa, mas deve ser considerada toda a cadeia até ao consumidor final incluindo, quando apropriado, a forma de o preparar e/ou servir. A comunicação ao consumidor da presença de ingredientes aos quais determinados grupos sejam intolerantes e das condições de preparação/processamento do produto por parte do consumidor, são imprescindíveis de modo a evitar o seu uso indevido. EvidênciaS Especificação(ões) ou outra documentação onde se encontre(m) descrita(s) adequadamente a(s) utilização(ões) prevista(s) do(s) produto(s). Não conformidades mais frequentes A especificação do produto XPTO (ET 001, 20-01-2010) não descreve adequadamente a utilização prevista, na medida em que não prevê o consumo do produto por grupos de consumidores sensíveis, tais como bebés ou idosos.
7.3.5 FLUXOGRAMAS, ETAPAS DO PROCESSO E MEDIDAS DE CONTROLO 7.3.5.1 FLUXOGRAMAS Finalidade Exigir, como requisito fundamental da análise de perigos, a elaboração, verificação e actualização dos fluxogramas do processo de obtenção de todos os produtos, categorias de produtos e actividades constantes do campo de aplicação do SGSA. INTERPRETAÇÃO O objectivo da elaboração dos fluxogramas consiste na obtenção de uma descrição sistemática e ordenada dos processos, das etapas que os integram e das suas interacções como base de avaliação da possibilidade de ocorrência, aumento ou introdução de perigos para a segurança alimentar. Para atingir este objectivo os fluxogramas devem ser claros, exactos e detalhados. Para além dos elementos identificados nesta secção, a Organização deve considerar a pertinência de identificar os parâmetros dos processos e outros documentos relevantes relacionados com os processos, para a realização da identificação e avaliação dos perigos (ver 7.4). Cabe à equipa da segurança alimentar executar a verificação, in loco dos fluxogramas, como forma de confirmação da sua actualização (ver 7.7 e 7.8). EvidênciaS Fluxogramas abrangendo os requisitos descritos de a) a e) desta secção que sejam apropriados à Organização; Registos de verificações executadas, in loco, pela equipa da segurança alimentar.
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Não conformidades mais frequentes O fluxograma do processo de enchimento (F001, de 20-01-2010) não se encontra completo, na medida em que não contempla a etapa de enxaguamento. O fluxograma do processo de preparação de refeições (fluxograma, de 20-01-2009) encontra-se desactualizado, já que não prevê a etapa de exposição dos produtos em buffet, serviço recentemente disponibilizado pela Organização (desde Dezembro de 2009). Foi constatado que o fluxograma do processo (F001, de 20-01-2010) não inclui o reprocessamento do produto, verificado na prática. Não foi evidenciada a verificação in loco dos fluxogramas (F001, F002 e F003, de 20-01-2010) pela equipa da segurança alimentar.
7.3.5.2 DESCRIÇÃO DAS ETAPAS DO PROCESSO E DAS MEDIDAS DE CONTROLO Finalidade Estabelecer, como requisito complementar à elaboração dos fluxogramas, que a Organização descreve as etapas do processo e as medidas de controlo, na extensão necessária para a análise de perigos (ver 7.4). INTERPRETAÇÃO As etapas representadas no fluxograma devem ser descritas na extensão necessária à análise de perigos, nomeadamente, as medidas de controlo existentes, os parâmetros do processo e/ou o rigor com o qual são aplicados, ou os procedimentos que podem influenciar a segurança alimentar. A descrição das etapas deve proporcionar informação de apoio ao desenvolvimento da análise de perigos, ou seja, uma simples apresentação “de como se faz o produto” pode não ser suficiente. A razão desta descrição assenta na identificação do propósito de cada operação e deve permitir responder à questão “se falhar o propósito da operação, pode um perigo ser introduzido ou ultrapassar o nível aceitável e dar origem a um produto não seguro?”. Para tal é importante considerar: A descrição do propósito, objectivo ou finalidade da etapa, no processo; A descrição das medidas de controlo que, eventualmente, lhe estejam associadas; Os parâmetros do processo e o rigor com o qual são aplicados; Procedimentos que possam influenciar a segurança alimentar; Requisitos externos (ex: autoridades regulamentadoras, clientes, etc.) com impacto na segurança alimentar.
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EvidênciaS Evidências das descrições das etapas do processo com impacto na segurança alimentar, das medidas de controlo relacionadas e/ou procedimentos com influência na segurança alimentar. Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a descrição das medidas de controlo aplicáveis à etapa de recepção de uva, com impacto na segurança alimentar (Evidência: estudo HACCP, de 20-01-2009). A descrição das etapas do processo com impacto na segurança alimentar e das medidas de controlo relacionadas encontra-se desactualizada (Evidência: estudo HACCP, de 20-01-2009, etapa de pasteurização do leite).
7.4 ANÁLISE DE PERIGOS 7.4.1 GENERALIDADES Finalidade Exigir a identificação e a avaliação dos perigos razoavelmente expectáveis, bem como das medidas de controlo e eventuais combinações destas, necessárias para a segurança alimentar. INTERPRETAÇÃO Utilizando toda a informação recolhida em 7.3, devem ser obtidos na análise de perigos os seguintes resultados: Identificação dos perigos que necessitam de controlo para assegurar a segurança alimentar; Definição do grau de controlo necessário para garantir a segurança alimentar; Identificação da medida de controlo e/ou combinação de medidas de controlo necessárias para a segurança alimentar. EvidênciaS Documentação utilizada para a análise de perigos e registos das conclusões e da fundamentação das decisões tomadas. Não conformidades mais frequentes Nota: Não conformidades associadas com o cumprimento dos requisitos desta secção encontram-se, em geral, indexadas às restantes secções deste capítulo. Uma não conformidade directamente indexada a esta secção seria associada à ausência de qualquer evidência da análise de perigos (pelo menos no que diz respeito ao inequivocamente requerido pela norma) o que, regra geral, não será expectável.
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7.4.2 IDENTIFICAÇÃO DE PERIGOS E DETERMINAÇÃO DE NÍVEIS DE ACEITAÇÃO Finalidade Estabelecer a exigência da identificação dos perigos razoavelmente expectáveis para a segurança alimentar, incluindo a definição dos requisitos relativos ao nível de aceitação no produto final de cada perigo, em coerência com o âmbito do SGSA: tipo de produto, processos e instalações. INTERPRETAÇÃO Devem ser identificados(as): Todos os perigos para a segurança alimentar razoavelmente expectáveis, tendo em conta o tipo de produto, o processo e as instalações utilizadas; As matérias-primas, ingredientes e materiais para contacto com o produto, ou, a(s) etapa(s), em que cada perigo identificado é/pode ser introduzido. A identificação dos perigos terá que ser baseada em dados objectivos tais como: A informação recolhida em 7.3 Etapas preliminares à análise de perigos; Experiência da Organização incluindo a dos elementos da ESA; Histórico da Organização; Informações externas, servindo como exemplo os dados epidemiológicos associados ao tipo de produto em causa; Informação da cadeia alimentar. Nota 1: Quando as autoridades oficiais identificam limites máximos, e/ou objectivos, e/ou alvos para os perigos nos produtos finais, esses perigos devem ser considerados na identificação como perigos relevantes (ou seja, perigos para os quais é necessário controlo para garantir a segurança alimentar dos produtos). Nota 2: Quando está a ser efectuada a identificação dos perigos numa determinada etapa é necessário analisar também as etapas anteriores ou posteriores para a identificação ser o mais rigorosa e objectiva possível, pois as actividades executadas em cada etapa vão influenciar as etapas seguintes. O mesmo se aplica relativamente à cadeia alimentar. Para ser possível efectuar a análise de determinado perigo é necessário conhecer, sempre que possível, o nível de aceitação desse perigo no produto acabado (ex: o valor legal ou requisito de cliente, ou da própria Organização). Entende-se por nível de aceitação, o nível admissível de um determinado perigo para a segurança alimentar no próximo passo da cadeia. Só se refere a níveis de aceitação para consumo directo quando o produto não vai sofrer nenhum tipo de processamento antes do seu consumo. Os níveis de aceitação serão utilizados para validar, em seguida, as medidas de controlo seleccionadas ou as suas combinações. 70
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Para a definição do nível de aceitação de determinado perigo utilizam-se dados recolhidos das seguintes fontes de informação: Requisitos estatutários e regulamentares (objectivos, alvos ou critérios para o produto final); Valores ou requisitos fornecidos por clientes (especificações ou outros documentos relevantes); Níveis definidos pela equipa da segurança alimentar tendo em conta, além dos dados anteriores e outros relevantes, a utilização prevista para cada produto. Nota 3. A utilização prevista é um dado de extrema importância para a identificação dos níveis de aceitação pois estes podem ser alterados face à forma como o produto vai ser utilizado no próximo passo da cadeia alimentar. É necessário considerar utilizações não previstas, eventualmente indevidas mas razoavelmente expectáveis. EvidênciaS Existência de documentação interna e externa (ex: legislação aplicável a matérias-primas, produtos finais e requisitos de clientes, informação de natureza técnica e científica) necessária e relevante para a identificação dos perigos e dos respectivos níveis de aceitação (ver 7.3); Registos de estudos e respectivos resultados que justifiquem a determinação dos referidos níveis de aceitação. Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a informação utilizada e relevante para a identificação de perigos, tal como: informação da cadeia alimentar, histórico da Organização, experiência da Organização. A identificação de perigos não abrange todos os perigos expectáveis para o tipo de produto da Organização (Evidência: não identificação de perigos provenientes das matérias-primas). Não foi evidenciada a existência de informação que demonstre e justifique os níveis de aceitação definidos tal como, requisitos do cliente para a segurança alimentar, requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis.
7.4.3 AVALIAÇÃO DO PERIGO Finalidade Estabelecer a necessidade de determinar quais dos perigos identificados atrás, necessitam ser controlados de forma a obter produtos seguros. INTERPRETAÇÃO Deve ser definida a metodologia de avaliação dos perigos identificados em 7.4.2. Para a avaliação ser completa é necessário ter em conta, pelo menos, as seguintes informações relativas a cada perigo:
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A sua natureza (ex: capacidade de multiplicação, de deterioração ou produção de toxinas); A(s) fonte(s), i.e. como e quando é que o perigo pode ser introduzido no produto e/ou no ambiente envolvente; A severidade de cada perigo, i.e. como pode afectar a saúde do consumidor tendo em conta toda a cadeia alimentar; A probabilidade de ocorrência de cada perigo (ex: prevalência qualitativa ou quantitativa, probabilidade de ocorrência e a que níveis, distribuição estatística dos níveis, quando ocorre o perigo); Detectabilidade do perigo, isto é, a probabilidade de falha na detecção de um problema causado por um perigo antes que o produto chegue ao consumidor final (apenas recomendável). Os dados utilizados para avaliar o perigo serão qualitativos e/ou quantitativos, dentro do possível, objectivos, e baseados em dados científicos, bases de dados, requisitos estatutários e regulamentares e, quando necessário, competências externas. Os resultados/conclusões da avaliação de cada perigo e da etapa onde foi identificado podem ser: Caracterização/especificação da necessidade de eliminação ou redução para níveis aceitáveis do perigo identificado, de forma a assegurar a segurança alimentar; Caracterização/especificação da necessidade de controlo dos perigos identificados para atingir os níveis de aceitação definidos em 7.4.2. É possível que a Organização não especifique, para um determinado perigo, nenhuma das necessidades anteriormente descritas como resultados/conclusões, i.e. que o controlo de determinado perigo não seja necessário para garantir a segurança alimentar. Nota 1: A avaliação da probabilidade de ocorrência dos perigos constitui uma fase sensível, que deve ser conduzida com responsabilidade. Por exemplo, não pode assentar apenas nos resultados de análises ao produto acabado pois depende do significado estatístico dessa amostragem, do nível de funcionamento das medidas de controlo já existentes à data do estudo, da falibilidade da monitorização etc. Também não depende apenas da probabilidade de introdução na cadeia ou processo, pois o processo pode eliminar o perigo por inerência da forma de obtenção do próprio produto. Por estes motivos a norma exige a especificação da metodologia utilizada.
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Nota 2: Nem todas as etapas onde podem ser introduzidos perigos devem ter medidas de controlo implementadas. Por exemplo, se o perigo não ultrapassar o nível de aceitação definido não há necessidade de controlo nessa etapa, ou se o perigo for controlado noutras etapas posteriores também não há necessidade de controlo nessa etapa.
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Nota 3: Se o perigo não justificar a necessidade de implementação de uma medida de controlo, com base no resultado da avaliação da severidade e da probabilidade de ocorrência não é necessário o controlo para a obtenção de um produto seguro (ISO/TS 22004:2005). EvidênciaS Existência de informação utilizada para a avaliação dos perigos identificados: • Informação sobre a natureza dos perigos; • Informação sobre o impacto na saúde e sua relação com a classificação em termos da severidade; • Justificação para os resultados da classificação em matéria de severidade; • Informação, incluindo a de natureza estatística, relativa às probabilidades de ocorrência; • Justificação para os resultados da classificação do perigo em matéria de probabilidade de ocorrência; • Resultados dos cálculos e eventuais ensaios e medições efectuados para caracterizar níveis dos perigos; Existência de documentação que evidencie a metodologia utilizada para a avaliação dos perigos identificados e os registos da sua aplicação. Não conformidades mais frequentes A Avaliação de perigos mostra-se inadequada para o tipo de produto da Organização (Evidência: no Estudo HACCP, de 20-01-2009, a severidade do perigo X na etapa Y é considerada reduzida, quando, caso este venha a ocorrer pode causar danos significativos no consumidor). Não foi evidenciada a informação utilizada e relevante para a avaliação de perigos (Evidência: informação da cadeia alimentar, histórico da Organização, experiência da Organização, dados epidemiológicos). Não foi evidenciada a avaliação dos perigos identificados para cada etapa do processo, quanto à sua severidade e probabilidade de ocorrência (Evidência: Estudo HACCP, de 20-01-2009). Não foi evidenciada a justificação da atribuição dos níveis de severidade e de probabilidade de ocorrência para cada perigo avaliado (Evidência: matriz de avaliação de perigos, de 20-01-2009).
7.4.4. SELECÇÃO E AVALIAÇÃO DAS MEDIDAS DE CONTROLO Finalidade Estabelecer a necessidade da categorização das medidas de controlo e combinações destas (selecção e avaliação) que eliminem ou reduzam a níveis aceitáveis os perigos que foram avaliados como relevantes em termos de segurança alimentar, em 7.4.3.
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interpretação Selecção das medidas de controlo: Para cada perigo identificado e avaliado como relevante para a segurança alimentar, é necessário seleccionar as medidas de controlo e/ou combinações, tendo em conta as medidas de controlo disponíveis e a informação descrita nas seguintes secções: 7.2.3 – Aspectos a ter em consideração no estabelecimento de PPR; 7.3.3.1 a) d) e) e f) - Características das matérias-primas, ingredientes e materiais para contacto com o produto com impacto para a escolha e rigor das medidas de controlo; 7.3.3.2 b) a g) - Características dos produtos acabados com impacto para a escolha e rigor das medidas de controlo; 7.3.5.1 e 7.3.5.2 - Descrição das etapas do processo e requisitos externos com impacto para a escolha e rigor das medidas de controlo. Avaliação e combinação de medidas de controlo: Pode ser necessário utilizar mais do que uma medida de controlo para controlar um determinado perigo. Também é possível que uma medida de controlo controle mais do que um perigo, mesmo que não seja na mesma extensão. A ISO/TS 22004:2005 aconselha que seja primeiro efectuada uma selecção das combinações das medidas de controlo para cada perigo e só em seguida seja estabelecida toda a gama de medidas de controlo requeridas para o controlo de todos os perigos para a segurança alimentar. Para a revisão da eficácia das medidas de controlo (avaliação) é aconselhado pela ISO/TS 22004:2005, que sejam utilizadas as seguintes informações (mas não limitando): O impacto da medida de controlo no perigo (ex. reduzem o nível de perigo, reduzem a frequência de ocorrência); A extensão e a forma como os perigos são afectados pela medida de controlo: qualitativa, semi-quantitativa ou quantitativa; As etapas ou locais onde se pretende implementar a medida de controlo, tendo em conta que, por exemplo, podem existir medidas de controlo que serão mais eficazes quando aplicadas após outras medidas de controlo. (ex. medidas de controlo que stressem os microrganismos); Os parâmetros operacionais incluindo (ex. flutuações, falhas operacionais, etc.).
incertezas
operacionais
Nota: Será necessário ter em conta que a referida extensão da forma como o perigo é afectado pela medida de controlo pode ser alterada, em função do rigor da aplicação da medida (ex: temperatura, tempo, frequência, etc.) e que os dados da relação intensidade-efeito podem ser úteis para esta avaliação. 74
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Validação das combinações das medidas de controlo (8.2): Antes da categorização e implementação das medidas de controlo, ou do conjunto das medidas de controlo, é necessário efectuar uma validação, da capacidade dessas medidas em atingir o nível de controlo pretendido (ver 8.2). Qualquer tipo de falha na validação implica a revisão das medidas de controlo ou das suas combinações. Se não for possível a validação de alguma medida de controlo, essa não pode ser classificada como parte de PPR Operacional(ais) ou do Plano HACCP, mas pode fazer parte do(s) PPR(s). Categorização das medidas de controlo: Estando a validação efectuada é necessário categorizar as medidas de controlo associadas aos perigos identificados, quanto à necessidade de serem geridas, através de PPR Operacional(ais) (ver 7.5) ou do Plano HACCP (ver 7.6). A categorização das medidas de controlo pode ser efectuada tendo em conta, por exemplo, os seguintes aspectos, descritos na ISO/TS 22004:2005: Analisar o impacto da medida de controlo no nível de perigo ou na frequência de ocorrência - quanto maior for o impacto da medida de controlo no nível de perigo ou na sua frequência de controlo, maior será a probabilidade de a medida de controlo ser incluída no Plano HACCP. Analisar a severidade do perigo a ser controlado pela medida de controlo em estudo no consumidor final - quanto mais severo for o impacto do perigo para o consumidor final, maior será a probabilidade de a medida de controlo ser incluída no Plano HACCP. Necessidade de monitorização - quanto maior for a necessidade de monitorização, maior será a probabilidade de a medida de controlo ser incluída no Plano HACCP. Como os efeitos das medidas de controlo são validados (ver 8.2) antes da sua categorização, a segurança alimentar pode ser garantida, mesmo quando não existem PCC, i.e. quando todas as medidas são geridas por PPR Operacional(ais). As medidas de controlo devem ser avaliadas segundo os critérios das alíneas a) a g) para determinar se serão geridas através de PPROs ou do Plano HACCP. Nota: A norma não estabelece qual a relação/quantidade das características a) a g) das medidas de controlo que configuram um PPRO ou um PCC. No entanto é possível, por senso comum, verificar que quando o efeito e rigor da aplicação de uma medida são elevados, será expectável que se estabeleça um limite crítico mensurável, objectivo e sensível a flutuações. Esta situação, por outro lado, impõe uma maior necessidade de monitorização, pois se pequenas variações da aplicação da medida de controlo são relevantes para a segurança alimentar, é fundamental detectá-las a tempo: estaremos a falar de um provável PCC. Se o processo é muito variável, se a medida de controlo tem uma menor fiabilidade, ou se não é possível monitorizar com carácter sistemático que permita reagir atempadamente a uma perda de controlo, provavelmente estaremos perante uma medida de controlo gerida através de um PPRO.
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Na secção 7.6.2 é identificado um esquema que engloba as actividades descritas nesta interpretação. EvidênciaS Documentos que descrevam as medidas de controlo e/ou a combinação das medidas de controlo seleccionadas; Documentos que definam a metodologia utilizada para a avaliação da eficácia das medidas de controlo ou dos conjuntos de medidas de controlo; Documentos que demonstrem o resultado da avaliação da eficácia das medidas de controlo ou dos conjuntos de medidas de controlo; Documentos que definam a metodologia utilizada para a categorização das medidas de controlo; Documentos que demonstrem o resultado da categorização das medidas de controlo. Não conformidades mais frequentes Foi constatada a utilização de uma medida de controlo aplicável ao PCC 2, do Plano HACCP, de 20-01-2009, não validada. A categorização das medidas de controlo mostra-se incompleta, atendendo a que não considera a aplicação da alínea g) sobre os efeitos sinérgicos possivelmente existentes entre as medidas de controlo (Evidência: matriz de categorização das medidas de controlo, de 20-01-2009).
7.5 ESTABELECIMENTO DE PROGRAMAS PRÉ-REQUISITO OPERACIONAIS (PPRS OPERACIONAIS) Finalidade Estabelecer os requisitos aplicáveis à elaboração e documentação de um ou mais PPRs Operacionais. interpretação É possível efectuar uma analogia entre PPRO e PCC. Como resultado da selecção e avaliação das medidas de controlo (ver. 7.4.4) devem ser definidas as etapas onde vão ser aplicadas as medidas de controlo, para controlar os perigos considerados relevantes para garantir a segurança alimentar. Se as etapas e as medidas de controlo permitirem a definição de limites críticos, serão geridas pelo Plano HACCP e as etapas consideram-se pontos críticos de controlo (PCC). Caso contrário, serão geridas pelos PPRs Operacionais. Nota:
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Um PPRO (identificado para controlar um perigo numa etapa de um processo onde exista outra mais adiante, a última, onde o mesmo perigo é controlado), permite a definição de um limite para a aplicação da medida de controlo que será todavia um limite de controlo e não um limite crítico (este, por definição, separa a aceitabilidade da não aceitabilidade, ver 7.6.3).
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O(s) PPR(s) Operacional(ais) deve(m) ser estabelecido(s) para assegurar a gestão e implementação das medidas de controlo seleccionadas e classificadas de acordo com 7.4.4, para cada perigo a ser controlado e que não seja gerido pelo Plano HACCP. Para cada programa deve ser estabelecido um sistema de monitorização que permita o desencadeamento de acções de correcção e acções correctivas (ver 7.10.1 e 7.10.2) sempre que se verifique que o(s) PPR(s) Operacional(ais) não estão sob controlo pondo em risco a segurança alimentar. EvidênciaS Existência de PPR Operacional(ais) documentado(s); Registos dos resultados da monitorização do(s) programa(s). Não conformidades mais frequentes O documento PPRO, de 20-01-2009, não inclui as responsabilidades e autoridades pela gestão dos PPRO, nem os registos que permitem evidenciar a sua monitorização. Foi constatado que, para o PPRO3, do documento PPRO, de 20-01-2009, não existem quaisquer registos que evidenciem a respectiva monitorização.
7.6 ESTABELECIMENTO DO PLANO HACCP 7.6.1 PLANO HACCP Finalidade Definir os requisitos aplicáveis à elaboração e documentação do HACCP. interpretação O Plano HACCP deve ser estabelecido para assegurar a gestão e implementação das medidas de controlo nas etapas identificadas como PCCs (ver 7.6.2). Para cada PCC deve ser estabelecido um sistema de monitorização que permita o desencadeamento de acções de correcção e acções correctivas sempre que ocorra um desvio aos limites críticos estabelecidos (ver 7.6.3, 7.6.4 e 7.6.5) e permita o controlo do perigo para a segurança alimentar. EvidênciaS Existência de um Plano HACCP documentado e completo de acordo com os requisitos de a) a g) definidos nesta secção; Registos dos resultados da monitorização dos PCC. Não conformidades mais frequentes O Plano HACCP, de 20-01-2009 não inclui as responsabilidades e autoridades pela gestão dos PCC nem os registos que permitem evidenciar a sua monitorização. Foi constatado que, para o PCC3, do Plano HACCP, de 20-01-2009, não existem quaisquer registos que evidenciem a respectiva monitorização.
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Guia Interpretativo NP EN ISO 22000:2005
7.6.2 IDENTIFICAÇÃO DOS PONTOS CRÍTICOS DE CONTROLO (PCC) Finalidade Exigir a identificação, para cada perigo, do(s) PCC para as medidas de controlo estabelecidas, que são geridas e implementadas pelo Plano HACCP, resultante da classificação efectuada de acordo com 7.4.4. interpretação A identificação do(s) ponto(s) crítico(s) de controlo é resultado da selecção e avaliação das medidas de controlo descritas na secção 7.4.4 desta norma. A Organização deve identificar os pontos do processo onde devem ser aplicadas as medidas de controlo, de modo a eliminar ou reduzir os perigos para os níveis de aceitação definidos – PCC – utilizando um método sistemático. Como orientação, apresenta-se na Figura 3, um fluxograma transcrito da ISO/TS 22004:2005: Identificação de perigos e determinação dos níveis de aceitação (7.4.2)
Avaliação do perigo de acordo com a severidade dos seus efeitos adversos sobre a saúde e a sua probabilidade de ocorrência (7.4.3)
É essencial a eliminação ou redução do perigo para produção do alimento seguro?
NÃO
Medidas de controlo não necessárias
São necessárias medidas de controlo que permitam atingir os níveis de aceitação definidos?
NÃO
Medidas de controlo não necessárias
Selecção de uma combinação apropriada de medidas de controlo (7.4.4)
Validação das combinações das medidas de controlo (8.2)
Classificação das medidas de controlo (7.4.4)
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PPR Operacionais (7.5)
Plano HACCP (7.6)
Figura 3 - Identificação dos PCC e dos PPRO
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EvidênciaS Documentos que identificam os PCC; Documentos que demonstrem o resultado da categorização das medidas de controlo (ver 7.4.4). Não conformidades mais frequentes Foi constatado que na etapa X, de acordo com a matriz de categorização das medidas de controlo, de 20-01-2009, existe uma medida de controlo que deve ser gerida através do Plano HACCP. Contudo, não foi identificado o respectivo PCC no Plano HACCP, de 20-01-2009.
7.6.3 DETERMINAÇÃO DE LIMITES CRÍTICOS PARA OS PONTOS CRÍTICOS DE CONTROLO Finalidade Estabelecer o requisito de determinação dos limites críticos para cada PCC. interpretação O limite crítico distingue o aceitável do não aceitável, i.e. quando é ultrapassado um limite crítico, é expectável que o perigo identificado para a etapa classificada como PCC, ocorra ou ultrapasse o nível aceitável, devendo o produto ser considerado potencialmente não seguro (ver 7.10.3). Para o(s) PCC identificado(s) em 7.6.3, gerido(s) pelo Plano HACCP, é necessário estabelecer o(s) respectivo(s) limite(s) crítico(s). Os limites críticos devem: Ser estabelecidos para cada parâmetro a monitorizar, associado a um PCC; Ser mensuráveis, para que seja possível efectuar medições ou observações programadas dos parâmetros a medir/observar (ver 7.6.4). Quando o limite crítico não é objectivo (ex. inspecções visuais) devem ser desenvolvidas ferramentas claras do que é considerado aceitável ou não aceitável, para efectuar essas medições/observações, como exemplo instruções e especificações acompanhadas de imagens, etc. A escolha dos limites críticos, pode considerar do ponto de vista da segurança alimentar, não limitando, a análise dos seguintes aspectos: Requisitos legais que determinem o nível de controlo a atingir para o produto; Boas práticas e normas aplicáveis; Exigências de certificação do produto; Requisitos funcionais e de desempenho/utilização; Requisitos do produto ou mercado identificados pelo cliente e/ou pela Organização com o conhecimento técnico-científico existente; Referências bibliográficas.
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Nota: Não deve ser confundido limite crítico com nível de aceitação dos perigos. A esmagadora maioria dos requisitos legais estão orientados para a especificação de níveis aceitáveis de perigos. Exceptuam-se por exemplo, algumas temperaturas (refrigeração, congelação, pasteurização) que, se assim determinado pela análise de perigos, podem constituir elementos a considerar na definição dos limites críticos. EvidênciaS Documentos que evidenciem o fundamento para o estabelecimento dos limites críticos para cada PCC; Limites críticos identificados. Não conformidades mais frequentes Foi constatado que os limites críticos dos PCC do Plano HACCP, de 20-01-2009, carecem de fundamentação documentada. O limite crítico do PCC1, do Plano HACCP de 20-01-2009, mostra-se inadequado já que se baseia na inspecção visual do produto, sem o auxílio de qualquer instrução ou especificação. Constatou-se, igualmente, que o operador responsável pela sua monitorização não possui formação para executar a referida monitorização. Foi constatado que os requisitos legais aplicáveis que permitiram definir os níveis aceitáveis dos perigos são utilizados como limites críticos, o que não permite assegurar a rapidez de resposta (correcção e acção correctiva), pois baseia-se num ensaio à presença do perigo, cujo resultado é obtido após a liberação do produto (Evidência: limite crítico do PCC 2 do Plano HACCP, de 20-01-2009).
7.6.4 SISTEMA DE MONITORIZAÇÃO DOS PONTOS CRÍTICOS DE CONTROLO Finalidade Exigir o estabelecimento de um sistema de monitorização para cada PCC para demonstrar que este está sob controlo, assegurando que o sistema contém, pelo menos, o estabelecido de a) a f) desta secção. interpretação A monitorização consiste na realização de uma sequência programada de medições ou observações dos parâmetros das medidas de controlo, para avaliar se os limites críticos não são ultrapassados. A monitorização associada a cada PCC deve demonstrar claramente que este se encontra controlado, e que os limites críticos estabelecidos asseguram, no produto acabado, o cumprimento dos níveis de aceitação definidos para os perigos (ver 7.4.2.3). 80
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Os métodos e a frequência da monitorização devem ser capazes de identificar, em tempo real, qualquer não conformidade relacionada com os limites críticos de modo a que seja possível isolar, controlar e tratar o produto de acordo com o disposto em 7.6.5, antes de ser utilizado ou consumido. É recomendado que a monitorização incida sobre limites operacionais de modo a proporcionar uma margem de segurança, pois estes constituem limites mais restritivos que, uma vez atingidos, dão desde logo origem ao desencadeamento de acções correctivas sem que no entanto sejam ultrapassados os limites críticos. Esta abordagem permite reduzir o número de situações em que os limites críticos são ultrapassados, e consequentemente a necessidade de lidar com produto potencialmente não seguro. Os equipamentos utilizados para a monitorização dos PCC devem cumprir os requisitos especificados em 8.3. Os procedimentos de monitorização e registos associados devem fornecer aos operadores informações suficientes que lhes permitam conhecer o processo de monitorização, realizar as suas actividades com a frequência estabelecida, registar os resultados, tomar decisões sobre a aceitação ou rejeição de um produto, definindo autoridades, e suportar o desencadeamento de acções correctivas apropriadas ou a comunicação imediata dos desvios a quem tenha autoridade para o seu desencadeamento. EvidênciaS Procedimentos, instruções e registos do sistema de monitorização. Não conformidades mais frequentes O sistema de monitorização do Plano HACCP, de 20-01-2009, não inclui a responsabilidade e a autoridade quanto à monitorização e avaliação dos resultados de monitorização. Foi constatado que, no dia 24-07-2009, não existem quaisquer registos que evidenciem a monitorização do PCC3, conforme disposto no Plano HACCP, de 20-01-2009. A medida de controlo do PCC3 não permite a monitorização em tempo útil, i.e., a tempo de possibilitar que o produto seja isolado antes de ser utilizado ou consumido (Evidência: os resultados dos ensaios são conhecidos apenas 2 dias após a sua realização).
7.6.5 ACÇÕES A EMPREENDER QUANDO EXISTEM DESVIOS AOS LIMITES CRÍTICOS Finalidade Estabelecer o requisito de implementação de um conjunto de acções, tais como correcções e/ou acções correctivas, sempre que existam desvios aos limites críticos. 81
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interpretação Para cada PCC cujo limite crítico é ultrapassado devem ser estabelecidas as correcções planeadas (ver 7.10.1) e as acções correctivas (ver 7.10.2). Essas acções a empreender devem estar descritas no Plano HACCP (ver 7.6.5). As acções correctivas devem assegurar que a causa da não conformidade é identificada, que o processo seja novamente colocado dentro dos limites críticos de controlo estabelecidos para cada parâmetro controlado no PCC e que o seu reaparecimento é prevenido (ver 7.10.2). Após a implementação da acção correctiva, deve ser tida em consideração a necessidade de proceder a uma revisão dos limites estabelecidos para cada parâmetro ou definição de outra acção correctiva como forma de prevenção de uma eventual recorrência. Os produtos produzidos enquanto os pontos críticos de controlo estiverem fora de controlo, considerados produtos potencialmente não seguros, devem ser controlados de acordo com a secção 7.10.3. EvidênciaS Existência de um Plano HACCP documentado e completo de acordo com os requisitos de a) a g) definidos em 7.6.1, dando especial atenção à secção e); Registos que evidenciem as acções empreendidas em caso de desvio aos limites críticos (ver 7.10). Não conformidades mais frequentes O Plano HACCP, de 20-01-2009, descreve as acções a tomar em caso de desvio a um limite crítico de forma incompleta, já que apenas refere a acção imediata para repor o PCC sob controlo, não contemplando acções relativas ao produto produzido enquanto o PCC esteve fora de controlo. Nota1: As não conformidades associadas ao controlo da não conformidade de acordo com 7.10 são, normalmente, indexadas a esta secção da norma. Nota 2: As não conformidades relativas à ausência de procedimentos documentados, para o tratamento de produtos potencialmente não seguros, de acordo com estabelecido em 7.10.3 são, normalmente, indexadas a esta secção da norma.
7.7 ACTUALIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO PRELIMINAR E DOS DOCUMENTOS QUE ESPECIFICAM OS PPRS E O PLANO HACCP Finalidade Formalizar o requisito relativo à actualização, sistemática, da informação preliminar. interpretação
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Na sequência de alterações às especificações dos produtos, requisitos estatutários e regulamentares, uso pretendido, processo(s) produtivo(s), ou qualquer outra
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alteração do SGSA, a Organização deve actualizar toda a informação e, se necessário, corrigir a documentação associada ao Plano HACCP e ao(s) PPR(s). A documentação que deve ser mantida actualizada é descrita nesta secção da norma de a) a e). EvidênciaS Os documentos referidos de a) a e) desta secção devem ser mantidos actualizados. Não conformidades mais frequentes A descrição das medidas de controlo para a etapa de enchimento encontra-se desactualizada, atendendo a que foi implementada a medida de controlo de verificação da pressão do filtro (Evidência: registo diário de controlo da pressão dos filtros), sem que fosse actualizada a descrição desta etapa no estudo HACCP, de 20-01-2010.
7.8 PLANEAMENTO DA VERIFICAÇÃO Finalidade Assegurar que a Organização planeia as actividades de verificação, define o seu objectivo, métodos, frequência e responsabilidades. interpretação Além das definições introduzidas pela NP EN ISO 22000:2005 para validação, verificação e monitorização, a ISO/TS 22004:2005 esclarece estes conceitos muitas vezes confundidos: A validação é uma avaliação antes da operação. O papel de cada validação é demonstrar que as medidas de controlo, individuais ou combinações, são capazes de alcançar os níveis de controlo planeados; A verificação é uma avaliação realizada durante e após a operação. O papel de cada verificação é demonstrar que os níveis de controlo planeados estão a ser alcançados; A monitorização é um procedimento para detectar qualquer falha nas medidas de controlo. A norma identifica um conjunto de objectivos que a verificação deve atingir (de a) a e)), logo a Organização deve planear um conjunto de actividades de verificação para atingir esses objectivos. O(s) plano(s) de verificação deve(m) definir: O seu propósito (ex: implementação de PPR, implementação e eficácia de PPRO/PCC); Os métodos utilizados; A frequência de verificação; As responsabilidades associadas. 83
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A frequência da verificação depende: Do grau de incerteza associado ao resultado da validação das medidas de controlo aplicadas no controlo de cada perigo relevante para a segurança alimentar; Da funcionalidade da medida de controlo relativamente, por exemplo, à variabilidade do processo; Sazonalidade do produto/produção. Como exemplo, onde a validação demonstrar que aquela medida de controlo consegue reduzir o perigo significativamente abaixo do nível de aceitação, a frequência da verificação pode ser reduzida ou até eliminada, uma vez que o perigo está, provavelmente, sempre dentro do(s) limite(s) crítico(s). Quando o resultado de uma actividade de verificação demonstrar uma não conformidade com os níveis de aceitação dos perigos para a segurança alimentar (ver 7.4.2), os lotes de produto afectado, acabados ou não, devem ser tratados como potencialmente não seguros de acordo com o 7.10.3. Nota: O plano de verificação pode consistir num ou mais documentos. Por exemplo, os planos de análises ao produto acabado ou de controlo de águas ou, ainda, de auditorias aos PPRs ou ao SGSA, usualmente são especificados em documentos distintos. EvidênciaS Plano(s) de verificação; Registos dos resultados das actividades de verificação. Não conformidades mais frequentes A frequência da actividade de verificação da implementação dos PPRs não é adequada (Evidência: o plano de verificação dos PPRs, de 20-01-2009, prevê uma verificação apenas anual para todos os PPRs, o que não permite a posterior avaliação de tendências). O plano de verificação dos PPRs, de 20-01-2009, não define as responsabilidades das actividades de verificação. Foi constatada a ausência do planeamento das actividades de verificação. O plano de verificação dos PPRs, de 20-01-2009, não inclui a actividade de verificação dos níveis dos perigos face aos níveis de aceitação previstos.
7.9 SISTEMA DE RASTREABILIDADE Finalidade Exigir o estabelecimento e aplicação de um sistema de rastreabilidade que permita identificar os lotes de produto, a sua relação com os lotes de matériasprimas, com o processamento e com a entrega. 84
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interpretação Rastreabilidade é a capacidade de conhecer o histórico, a utilização e localização de um item ou lote através de registos. O sistema de rastreabilidade deve permitir, para cada produto ou lote de produto, a identificação: Das matérias-primas, ingredientes e materiais em contacto com o produto e seus fornecedores; Do processo de fabrico; Da cadeia de distribuição (utilização/localização da rota inicial). No desenvolvimento do sistema de rastreabilidade, a Organização deve considerar: As suas actividades; Os tipos e quantidades de matérias-primas e ingredientes; Os materiais em contacto com produto; A possível ou não reutilização do produto e dos materiais em contacto com o produto; O tipo de produção (em contínuo ou não). Os registos que permitem a rastreabilidade devem estar definidos. De forma a possibilitar o tratamento de produtos potencialmente não seguros (ver 7.10.3) e um eventual procedimento de retirada (ver 7.10.4), devem também estar definidos: O seu período de manutenção; O seu conteúdo; A sua interligação; A sua acessibilidade e salvaguarda de modo a assegurar a rapidez no seu tratamento. Estes registos devem considerar, sem limitar: Os requisitos legais; Os requisitos do cliente na identificação do produto; Outras exigências do mercado. A Organização pode também considerar a utilização do sistema de rastreabilidade como uma ferramenta para melhorar a identificação de produto potencialmente não seguro, não só em caso de ser necessária a sua retirada (ver 7.10.4), mas também como ferramenta de gestão e de apoio à decisão. EvidênciaS Registos que permitam a rastreabilidade; Documentação que evidencie o período de manutenção dos registos, o seu conteúdo e a interligação entre registos;
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Evidências da eficácia ou da verificação da eficácia do sistema de rastreabilidade (ver 7.10.4). Não conformidades mais frequentes Verificou-se que os tempos de retenção dos registos de rastreabilidade são inadequados face ao prazo de validade dos produtos da Organização (Evidência: PG02 – Controlo dos Registos, de 20-01-2009, define que os registos de controlo do processo - Imp001, Imp002 e Imp003- que permitem assegurar a rastreabilidade do produto X à matéria-prima são arquivados durante 1 mês, sendo o prazo de validade do produto X de 6 meses). Constatou-se que o produto X do Lote 123, de 20-01-2010 não se encontrava identificado da forma especificada no PG 07 – Identificação e rastreabilidade do produto, de 20-01-2009. Constatou-se que o procedimento de rastreabilidade da Organização, PG 07 – Identificação e rastreabilidade do produto, de 20-01-2009,não é eficaz (Evidência: foi realizado um exercício de rastreabilidade ao produto X do Lote 123, de 20-01-2010, não tendo sido possível identificar os lotes da matéria prima Y e do material de embalagem Z incorporados no produto X).
7.10 CONTROLO DA NÃO CONFORMIDADE Toda a secção 7.10 é baseada na eventualidade de ocorrerem, através da análise dos resultados da monitorização, desvios aos limites críticos estabelecidos e/ou uma perda de controlo de um ou mais PPRs Operacionais. No entanto, podem também ser detectadas/comunicadas não conformidades nos níveis de aceitação de parâmetros do produto (ex: contaminação microbiológica, química ou física) que não estejam associados à detecção de qualquer desvio na monitorização dos limites críticos para os PCC ou PPRs Operacionais estabelecidos. Estas não conformidades podem corresponder a situações de falha no estabelecimento dos próprios planos de monitorização dos PCC ou dos PPRs, recomendando-se o seu tratamento conforme descrito nesta secção. Apesar da norma só referir como entrada para a revisão pela gestão os resultados obtidos de 7.10.4 Retiradas, é recomendado que todos os resultados da aplicação desta secção sejam igualmente utilizados com esse fim.
7.10.1 CORRECÇÕES Finalidade Exigir a definição e documentação de uma metodologia para aplicação de correcções, de modo a eliminar a não conformidade detectada. interpretação
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As correcções são acções a ser aplicadas aos produtos identificados como não conformes, com o objectivo de colocar novamente o produto dentro dos níveis de aceitação definidos para os perigos, caso, no seguimento da avaliação
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(ver 7.10.3.2), o lote de produto seja considerado não aceitável para liberação. Como exemplos de correcções: o reprocessamento ou novo processamento dentro ou fora da Organização, de acordo com o 7.10.3.3. Deve avaliar-se a natureza da falha e o impacto na segurança alimentar. Caso se determine que houve impacto na segurança do produto, deve ser tratado como em 7.10.3. A avaliação das causas das não conformidades e as suas consequências em termos da segurança alimentar deve ser registada. As correcções empreendidas devem ser revistas. As correcções devem ser aprovadas e devem estar definidas as responsabilidades do(s) colaborador(es) que as aprovam. Após a aplicação de uma correcção deve ser efectuada uma verificação da eficácia da correcção para assegurar que é(são) atingido(s) o(s) nível(is) de aceitação do(s) perigo(s) em causa de acordo com o 7.10.3. EvidênciaS Procedimento documentado para a aplicação de correcções, que defina o modo como são garantidos na Organização, os requisitos estabelecidos em a) e b) nesta secção da norma; Registo das correcções incluindo a informação relativa à natureza da não conformidade, a(s) sua(s) causa(s) e consequência(s) e a identificação dos lotes de produto não conforme de modo a assegurar a rastreabilidade dos mesmos; Quando é verificada a eficácia de uma correcção devem existir evidências dos resultados obtidos. Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a aprovação da correcção nº 6,7 e 8/2009, pelos respectivos responsáveis. Não foi evidenciada a descrição da natureza das não conformidades associadas ás correcções nº 2 e 3/2009, bem como a análise das suas causas e consequências.
7.10.2 ACÇÕES CORRECTIVAS Finalidade Estabelecer como requisito que deve ser definida e documentada uma metodologia para empreender acções correctivas, de forma a colocar o processo ou sistema sob controlo e a evitar a recorrência de não conformidades. interpretação As acções correctivas não devem ser confundidas com as correcções, embora possam vir a ser efectuadas conjuntamente ou na sequência daquelas. Contudo, as acções correctivas não se iniciam apenas na sequência de correcções. Qualquer não conformidade detectada deve dar início a uma acção correctiva mesmo que não seja efectuada uma correcção.
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Os objectivos das acções correctivas são: Evitar a recorrência de não conformidades, eliminando as causas; Repor o processo ou sistema sob controlo, depois de ter sido detectada uma não conformidade. Uma acção correctiva implica: Colocar o processo ou o sistema sob controlo; Caracterizar a natureza da não conformidade; Identificar a causa da não conformidade; Procurar eliminar a causa da não conformidade. Os requisitos para a definição das acções a incluir no procedimento documentado de acções correctivas encontram-se descritas de a) a g) nesta secção da norma. Estas acções incluem fontes de informação para o desencadeamento de acções correctivas. Em seguida apresentam-se outros exemplos de informação que pode ser utilizada: Relatórios de auditorias internas e externas; O resultado de actividades de verificação; Saídas da revisão pela gestão; Registos relevantes do SGSA; Pessoas da Organização. É recomendado que sejam definidos prazos e responsabilidades pela implementação das acções correctivas e controlo de estado (ex: em análise, em implementação, atrasado e fechadas). Uma acção correctiva só se encontra concluída quando é revista e comprovada a sua eficácia. É recomendado que sejam também estabelecidos prazos, metodologias e responsabilidades para a verificação da eficácia das acções correctivas implementadas. Acções correctivas não eficazes devem originar a reanálise da não conformidade e o estabelecimento de nova(s) acção(ões) correctiva(s). Recomenda-se que, na sequência da identificação de causas da não conformidade, e tendo em consideração a natureza da sua causa, seja avaliada a necessidade de serem desencadeadas correcções e/ou acções correctivas e/ou retiradas para outros produtos e/ou lotes de produtos que potencialmente possam estar/ter sido igualmente afectados. O requisito b) desta secção refere-se a medidas ou acções preventivas a implementar com base na avaliação da tendência dos resultados. EvidênciaS
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Procedimento documentado para a aplicação de acções correctivas, que defina o modo como são garantidos na Organização, os requisitos estabelecidos em a) a g) nesta secção da norma;
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Registo das acções correctivas empreendidas; Evidências das revisões efectuadas às acções correctivas empreendidas. Não conformidades mais frequentes Constatou-se que as acções correctivas nº 5 e 6/2009 são na prática apenas correcções, atendendo a que não definem acções para a eliminação das causas das não conformidades que lhes deram origem. Não foi evidenciada a verificação da eficácia das acções correctivas nº 5 e 6/2009. Foi constatada a incorrecta verificação da eficácia da acção correctiva nº 3/2009, já que se verificou a recorrência de não conformidades pelas mesmas causas que anteriormente motivaram essa acção (Evidência: NC nº 5 e 8/2009). Foi constatada a existência de acções correctivas não eficazes sem o desencadeamento de novas acções correctivas (Evidência: acções correctivas nº 7, 10 e 12/2009).
7.10.3 TRATAMENTO DOS PRODUTOS POTENCIALMENTE NÃO SEGUROS 7.10.3.1 GENERALIDADES Finalidade Exigir que cada produto e/ou lote de produto potencialmente não seguro é tratado de forma a só ser colocado na cadeia alimentar quando se encontra dentro dos níveis de aceitação definidos para todos os perigos identificados. interpretação Nesta secção pretende-se que cada produto e/ou lote de produto potencialmente não seguro seja retirado e/ou mantido em segurança, até que seja sujeito a uma avaliação para liberação. Estes só serão reintroduzidos na cadeia alimentar se: Esta avaliação gerar evidências adicionais que demonstrem que o produto satisfaz os níveis de aceitação especificados, apesar da falha; Se demonstrar que os perigos serão, posteriormente, reduzidos para os níveis de aceitação definidos; Forem reprocessados de modo a assegurar que se satisfaçam os níveis de aceitação especificados para o uso pretendido. Esta secção reforça a necessidade do cumprimento dos níveis de aceitação para os perigos identificados e define que, quando algum nível não é atingido a Organização deve: Aplicar medidas de controlo para retenção do produto e/ou lote de produto para avaliação; Avaliar o produto quanto à segurança alimentar (ver 7.10.3.2); Tomar as acções definidas após a avaliação do produto, que podem incluir retiradas quando o produto já não se encontra sob a responsabilidade directa da Organização (ver esquema 7.10).
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EvidênciaS Documentos que evidenciem as autorizações dos colaboradores que podem lidar com produtos potencialmente não seguros (ver 6.2); Documentos que evidenciem as medidas de controlo e as respostas associadas, caso tenham sido identificados produtos potencialmente não seguros; Meios de segregação do produto enquanto retido sob controlo da Organização; Acompanhamento, in situ, de um produto e/ou lote de produto que tenha sido identificado como potencialmente não seguro; Documentos que evidenciem a comunicação com outras partes interessadas quando os produtos potencialmente não seguros já não estiverem sob o controlo da Organização (ver 7.10.4). Não conformidades mais frequentes Foi constatada a existência de produto potencialmente não seguro, não sendo documentadas as medidas que lhe foram aplicadas (Evidência: PNC nº 7/2009).
7.10.3.2 AVALIAÇÃO PARA LIBERAÇÃO Finalidade Exigir que cada produto e/ou lote potencialmente não seguro só é liberado para colocação na cadeia alimentar quando esta avaliação gerar evidências adicionais, que demonstrem que as medidas de controlo são eficazes e/ou que cada produto e/ou lote potencialmente não seguro satisfazem os níveis de aceitação especificados. interpretação A avaliação aos produtos e/ou lotes de produto afectados pela não conformidade terá de ser conclusiva e suportada em evidências que assegurem que o produto se encontra seguro para ser liberado. A norma considera como condições de liberação do produto como seguro, as situações apresentadas de a) a c) desta secção. Esta liberação pode ocorrer apenas após a correcção do produto que assegure que o perigo para a segurança alimentar é eliminado ou reduzido para níveis aceitáveis (ex: o reprocessamento do produto ou da sua utilização para outros fins diferentes dos originariamente previstos, desde que não seja alimentação humana).
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Quando um produto e/ou lote de produto potencialmente não seguro é avaliado, e o resultado da avaliação é a liberação do produto, recomenda-se que seja efectuada uma revisão ao SGSA pois podem estar a ser identificados desvios aos limites críticos ou perdas de controlo dos PPRs Operacional(ais) sem estes estarem efectivamente a acontecer.
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EvidênciaS Evidências que permitam comprovar que o produto só é colocado na cadeia alimentar quando forem cumpridos os níveis de aceitação definidos para os perigos identificados; Nota: Na secção 7.10.1 é definido que devem existir registos das avaliações efectuadas aos produtos, cuja monitorização do(s) PPR(s) Operacional(ais) evidencie que este(s) se encontra(m) fora de controlo. Recomenda-se que existam registos dos resultados de todas as avaliações. Não conformidades mais frequentes Foi constatada a liberação do produto X, considerado potencialmente não seguro, sem se ter demonstrado que o produto se encontra dentro de todos os níveis de aceitação definidos para os perigos identificados (Evidência: PNC nº 5/2009).
7.10.3.3 DISPOSIÇÕES RELATIVAS DOS PRODUTOS NÃO CONFORMES Finalidade Estabelecer os requisitos relativos ao encaminhamento correcto, no caso de o produto e/ou lote de produto sejam classificados como não aceitáveis para liberação. interpretação Quando o resultado da avaliação não permite que o produto seja colocado na cadeia alimentar a Organização deve definir as actividades a empreender para o efeito, até que cumpra com os níveis de aceitação definidos para os perigos identificados. Essas actividades devem ser definidas em função dos resultados obtidos na avaliação e pode constar, de acordo com a norma: Reprocessamento ou novo processamento do produto dentro ou fora da Organização; como outro exemplo de correcção refere-se a utilização do produto para outro fim, desde que não seja alimentação humana; Destruição e/ou disponibilização como resíduo. EvidênciaS Evidências que permitam demonstrar que foram aplicadas as actividades descritas de a) e b) desta secção da norma, ao produto cuja avaliação não permite a liberação (caso tenha acontecido esta situação na Organização). Não conformidades mais frequentes O Produto X, Lote 123, foi considerado como não aceitável para liberação, de acordo com a decisão documentada no registo de PNC nº 4/2009. Contudo, não foi evidenciada a aplicação das actividades de reprocessamento, destruição ou disponibilização como resíduo, atendendo a que o produto ainda se encontra armazenado no Armazém de Produto Acabado sem justificação válida.
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7.10.4 RETIRADAS Finalidade Assegurar que são definidas e implementadas acções para efectuar uma retirada completa e atempada de lotes de produtos que tenham sido identificados como não seguros. interpretação Quando um produto e/ou lote de produto é avaliado como não seguro e a Organização identifica que parte ou a totalidade do mesmo já se encontra no próximo passo da cadeia alimentar, deve ser efectuada uma retirada de produto. Para tal é necessário que seja possível a rastreabilidade dos produtos finais, pois é recomendado que esta consista em: Identificar onde se encontram esses produtos (ver 7.9); Notificar as partes interessadas sobre os problemas encontrados, para que retenham o produto (ver 5.6.1); Retirada dos produtos; Manter os produtos em segurança ou supervisão até à tomada de decisões (destruição, utilização para fins diferentes dos originalmente previstos, determinados como sendo seguros ou reprocessados de modo a assegurar que se tornam seguros) após avaliação; Avaliar os produtos (ver 7.10.3.2); Tomar as acções definidas na avaliação (7.10.3.3); Empreender as acções correctivas. A Organização deve verificar e registar a eficácia do programa de retirada através da utilização de técnicas apropriadas (ex: simulações de retiradas e exercícios de retiradas). Recomenda-se que nesta verificação sejam também analisadas as questões de rastreabilidade (ver 7.9) e que a avaliação da eficácia inclua o tempo de reacção até notificação do elo subsequente da cadeia e o fecho do efectivo das quantidades afectadas ou produzidas (ex: lote). EvidênciaS Procedimento documentado de retiradas, que defina o modo como são garantidos na Organização, os requisitos estabelecidos nesta secção da norma incluindo a notificação das partes interessadas relevantes, o tratamento dos produtos retirados e a sequência das acções a empreender; Documentos que definam as autoridades para dar início à retirada e as responsabilidades para execução de uma retirada (ver 6.2);
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Evidência de que os produtos e/ou lotes de produto retirados foram mantidos em segurança ou sob supervisão até serem avaliados;
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Registos sobre a causa, dimensão e resultado de uma retirada; Evidências da utilização dos registos anteriores como entrada para a revisão pela gestão (ver 5.8.2); Registos da verificação da eficácia do programa de retiradas. Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a realização de simulações para verificação da eficácia do PG09 – Retiradas, de 20-01-2009. O PG09 - Retiradas, de 20-01-2009, não se encontra completo, já que não assegura a total retirada do produto (Evidência: PG09 - Retiradas, de 20-01-2009, não contempla a actividade de comparação da quantidade total de produto produzido com a quantidade de produto expedido e armazenado). Constatou-se a realização de um exercício de simulação do PG09 – Retiradas, em 24-07-2009. Contudo, não foi evidenciada a análise dos resultados da simulação que permitam concluir sobre a sua eficácia.
8. VALIDAÇÃO, VERIFICAÇÃO E MELHORIA DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR 8.1 GENERALIDADES Finalidade Especificar o planeamento e implementação dos processos necessários para validar as medidas de controlo, demonstrando a capacidade e fiabilidade do SGSA em atingir os níveis de controlo esperados para a segurança alimentar do produto. interpretação Para atingir o objectivo genérico da norma – a implementação de um SGSA através de uma abordagem dinâmica e sistemática – o capítulo 8 define as fases de validação, monitorização, verificação e melhoria do SGSA. A Organização deve planear o modo como monitoriza, valida, mede, analisa e melhora o SGSA, devendo demonstrar que utiliza metodologias e técnicas adequadas, e que teve em conta todas as suas características particulares. Recomenda-se que as actividades de planeamento definam a frequência, tipo e localização de todas as actividades de monitorização e de medição. Para o desenvolvimento do SGSA devem ser utilizados princípios científicos que podem ser baseados em informação proveniente de: Organização (estudos/histórico); Instituições académicas; Entidades oficiais com capacidade legislativa e regulação; Associações comerciais;
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Consultores; Outras partes com conhecimento do processo produtivo e/ou produto. Será importante relembrar que nesta norma são descritos dois momentos de avaliação do SGSA e de identificação de oportunidades de melhoria. Um dos momentos, já descrito em 5.8, é o da Revisão pela Gestão. O segundo momento, introduzido neste capítulo, nas secções 8.4.1, 8.4.2, 8.4.3 e 8.5.2. Nestas estão incluídos os requisitos relativos à verificação e actualização do SGSA. EvidênciaS Existência de evidências do cumprimento dos requisitos da secção 7.8 e das restantes secções deste capítulo. Não conformidades mais frequentes Nota 1: Não conformidades associadas com o cumprimento dos requisitos desta secção, encontram-se em geral indexadas à secção 7.8 e às restantes secções deste capítulo. Nota 2: Uma não conformidade directamente indexada a esta secção seria associada à ausência de qualquer evidência do cumprimento das actividades de validação, verificação, monitorização e melhoria (pelo menos no que diz respeito ao inequivocamente requerido pela norma) o que, regra geral, não será expectável.
8.2 VALIDAÇÃO DAS COMBINAÇÕES DAS MEDIDAS DE CONTROLO Finalidade Exigir a validação das medidas de controlo e/ou suas combinações, de forma a assegurar a sua eficácia, e que apenas as medidas de controlo validadas integram o(s) PPR(s) Operacional(ais) e o Plano HACCP. interpretação Todas (e apenas) as medidas de controlo e as suas combinações, a incluir no(s) PPR(s) Operacional(ais) e no Plano HACCP, devem ser validadas. A validação consiste na demonstração da relação de causa-efeito entre a aplicação das medidas de controlo (ou combinação) e a segurança do produto. Segundo a ISO/TS 22004:2005, “o processo de validação deve assegurar que a combinação de medidas de controlo proporciona a segurança dos produtos”. Nota: A validação deve demonstrar que os produtos acabados são seguros, quando as medidas de controlo são aplicadas como planeado. As organizações podem demonstrar a adequação e implementação de outras medidas de controlo. Todavia, se apenas for possível demonstrar a concretização do resultado esperado, e não a segurança do produto acabado, estas demonstrações não devem ser confundidas com validações, podem eventualmente constituir verificações. 94
A validação deve ser efectuada para cada medida de controlo ou combinações. Isto significa que:
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As medidas de controlo são adequadas para alcançar (“permitem atingir”) os níveis de controlo previstos; e As medidas de controlo são eficazes e capazes de, em combinação, assegurar o controlo dos perigos para a segurança alimentar, por forma a que se obtenham “produtos acabados que vão ao encontro dos níveis de aceitação definidos”. A validação pode incluir, sem limitar: Referências a validações já efectuadas pela própria Organização ou por outras Organizações, a literatura científica, ou, know-how; Simulações das condições processuais; Dados sobre perigos físicos, químicos e biológicos obtidos durante as condições normais de operação; Técnicas estatísticas; Modelação matemática; Uso de guias (documentos orientativos) devidamente aprovados pelas autoridades competentes. Quando o resultado das validações demonstra que não são atingidos os objectivos pretendidos por cada medida de controlo e/ou pelas combinações, devem ser efectuadas alterações de forma a atingir esses objectivos relativos à segurança alimentar. Pode ser necessário introduzir alterações num ou mais dos seguintes itens podendo, no entanto, existir outras alterações possíveis: As medidas de controlo (parâmetros do processo e o nível de rigor) (ver 7.3.5.2) e/ou a combinação das medidas de controlo sendo, neste caso, necessária nova avaliação das mesmas de acordo com o 7.4.4; As matérias-primas, ingredientes e materiais para contacto com o produto (ver 7.3.3.1); As tecnologias de fabrico; O fluxograma de produção (ver 7.3.5.1); A gestão do processo; As características do produto acabado (ver 7.3.3.2); Os métodos de distribuição; A utilização prevista do produto (ver 7.3.4). Caso seja efectuada alguma alteração ao SGSA deve ser efectuada uma nova validação das medidas de controlo e/ou das combinações das medidas de controlo. Os PPRs Operacionais e PCC identificados e as respectivas medidas de controlo seleccionadas e avaliadas através da análise de perigos (7.4), que não possam ser validados, podem, se a Organização assim o entender, ser utilizados como programas pré-requisito.
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EvidênciaS Evidências dos resultados das validações das medidas de controlo e combinações das medidas de controlo implementadas. Não conformidades mais frequentes Foi constatado que as medidas de controlo implementadas no âmbito dos PPRs Operacionais e PCCs não foram validadas. O processo de validação da medida de controlo do PCC3 do Plano HACCP, de 20-01-2009, não é adequado, já que não permite concluir sobre a segurança do produto (Evidência: estudo de validação da medida de controlo, de 20-12-2008, incide sobre as variações de temperatura do produto e não sobre as consequências dessas variações na eventual contaminação microbiológica do produto). Foi constatada a existência de alterações ao Plano HACCP, na versão 2, de 24-07-2009, nomeadamente a introdução novas combinações de medidas de controlo no PCC 1 e 3 sem terem sido validadas.
8.3 CONTROLO DA MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Finalidade Estabelecer o requisito de que os métodos e equipamentos utilizados para monitorizar e/ou medir são adequados para fornecer resultados válidos. interpretação Os equipamentos devem ser seleccionados de modo a assegurar a monitorização ou medição correcta, ou seja, devem ter capacidades metrológicas adequadas, bem como permitir a medição na gama necessária. A selecção do equipamento deve ter em conta o tipo de uso, isto é, devem ser mais ou menos robustos para assegurar a correcta preservação. A calibração/verificação de equipamentos deve ser realizada sempre que necessário, para fornecer resultados válidos sobre a conformidade do produto em relação aos requisitos especificados. Não é obrigatória a calibração/verificação de todos os equipamentos. A Organização deve suportar as suas decisões em análises, estudos e considerações relevantes tais como estudos estatísticos. Os equipamentos seleccionados como estando sujeitos a calibração/verificação devem estar identificados. Para estes equipamentos deve ser: Definida a periodicidade da calibração e/ou verificação; Assegurada a rastreabilidade a padrões de medição internacionais ou nacionais, quando possível, ou registada a base da calibração e/ou verificação quando não existirem esse padrões;
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Possível efectuar ajustes ou reajustes necessários, tomando as medidas necessárias para que, inadvertidamente, não sejam feitos ajustes ou reajustes que invalidem os resultados de medição;
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Assegurado que a sua utilização, manuseamento e armazenamento sejam efectuados em condições que garantam sua preservação. Recomenda-se também que seja estabelecido o modo como vai ser efectuada a confirmação metrológica e as responsabilidades associadas. Para verificar se os erros indicados e as incertezas associadas são compatíveis com os requisitos de utilização, devem ser definidos critérios de aceitação que suportem a decisão através de uma verificação, comparando o critério de aceitação com os erros, devendo ter-se também em conta a incerteza da medição. O critério de aceitação pode referir-se: 1) a norma de equipamento; 2) a norma de ensaio; 3) a tolerância definida na concepção ou nos processos. Esta verificação deve ser efectuada para a gama de utilização. Os erros, quando aplicável, podem ser utilizados para introduzir correcções nos valores medidos sendo, nesse caso, as incertezas utilizadas para verificar a adequação do equipamento face aos requisitos de utilização. Desta análise são possíveis várias decisões: Utilizar o equipamento sem restrições; Utilizar o equipamento só nas zonas da gama de medição onde foi confirmada a satisfação do critério de aceitação; Desclassificar o equipamento para utilizações de menor grau de exigência; Reparar e/ou ajustar o equipamento e, em seguida, calibrá-lo e analisar de acordo com o definido anteriormente; Retirar o equipamento de utilização e efectuar a sua eventual substituição. Se numa calibração/verificação, ou mesmo em utilização, se verificar que um equipamento não funciona adequadamente e/ou que os erros detectados não são aceitáveis para a sua normal utilização, o equipamento deve ser identificado quanto ao seu estado e/ou segregado, para impedir a sua utilização indevida, até se tomar uma decisão sobre ele. Deve, neste caso, ser realizada uma investigação para verificar se a sua utilização (ex: no período que mediou entre a actual calibração/verificação e a imediatamente anterior) deu origem a decisões incorrectas no que se refere a aceitação ou rejeição de produto, de forma a desencadear acções adequadas sobre o eventual produto potencialmente não seguro (ver 7.10). O facto dos equipamentos serem calibrados/verificados em intervalos especificados não deve invalidar a sua verificação funcional entre calibrações, especificamente, para os utilizados no controlo das medidas incluídas nos PPRs Operacional(ais) e Plano HACCP. Recomenda-se a revisão da definição dos intervalos de calibração/verificação, tendo em consideração os resultados obtidos em calibrações/verificação anteriores ou o grau de utilização do equipamento entre outros factores. A norma refere ainda que deve ser efectuada uma verificação da aptidão do software utilizado quando a monitorização ou medição é efectuada por equipamentos que o utilizem. Essa verificação deve ser efectuada antes da primeira utilização e reconfirmada quando necessário.
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EvidênciaS Evidências que os métodos e equipamento utilizado no controlo da monitorização e medição cumprem os requisitos de a) a e) desta secção da norma; Registos das bases utilizadas para a calibração/verificação quando não existem padrões de medição nacionais ou internacionais; Registos dos resultados de calibrações e verificações. Nota: Nas calibrações externas, os laboratórios acreditados que prestam o serviço de calibração devem emitir certificados de acordo com o estabelecido na NP EN ISO/IEC 17025:2005. Estes devem indicar os valores de comparação com os padrões e a incerteza expandida de calibração; Nas calibrações internas e externas quando realizadas por entidades ou laboratórios não acreditados, é necessária a emissão de documentos que traduzam a actividade desenvolvida, bem como os valores obtidos, incluindo a incerteza da calibração e a rastreabilidade das calibrações dos equipamentos utilizados a padrões internacionais ou nacionais reconhecidos; Registo da avaliação dos resultados de medições anteriores em caso de equipamento não conforme; Registo das acções empreendidas resultantes da avaliação de medições anteriores; Testes de verificação da aptidão do software quando utilizado. Não conformidades mais frequentes Foi constatada a existência de equipamento de monitorização e medição relevante para garantir a segurança alimentar, não calibrado (Evidência: sondas de temperatura (S1, S2 e S3)). Não foi efectuada a análise dos resultados da calibração da Sonda S2 (utilizada para monitorização do PCC2), obtidos no Certificado de Calibração XPTO, de 24-07-2009, tendo em vista a sua adequabilidade para as medições em que é utilizado.
8.4 VERIFICAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR 8.4.1 AUDITORIA INTERNA Finalidade Exigir que a Organização avalie periodicamente o cumprimento dos requisitos desta norma, bem como a implementação e eficácia do SGSA, estabelecendo em procedimento documentado as suas práticas de auditoria. 98
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interpretação As auditorias internas são um factor chave para a avaliação do cumprimento dos requisitos da norma de referência e da eficácia do SGSA em cumprir os objectivos definidos. Dos elementos do SGSA, destacam-se os seguintes, que devem ser verificados através desta ferramenta: A adequada descrição dos produtos e dos fluxogramas; O cumprimento da monitorização de pontos críticos de controlo de acordo com o estabelecido; A realização dos processos dentro dos limites críticos estabelecidos; Os registos de monitorização; Os registos de acções correctivas desencadeadas face a desvios verificados em relação aos limites críticos estabelecidos. A norma não define um intervalo de tempo para a avaliação da totalidade do SGSA, mas o mesmo deve ter em conta a necessidade de informação para a revisão do sistema. Se necessário deve ser igualmente equacionada a necessidade de efectuar auditorias extraordinárias. A APCER considera como boa prática para a maioria das situações que, no mínimo, no período de um ano a totalidade do sistema seja avaliada. O programa de auditorias deve ser planeado em função da importância dos processos, das áreas a ser auditadas e dos resultados das auditorias anteriores. O programa de auditorias internas deve contemplar: Os critérios; O âmbito; A frequência: é expectável que os processos/áreas com um historial de problemas em auditorias anteriores, sejam sujeitos a uma maior frequência de auditorias internas; Métodos de auditoria. A objectividade e imparcialidade dos auditores deve ser assegurada, logo os auditores não devem auditar o seu próprio trabalho. A condução das auditorias deve ser levada a cabo por auditores com competências demonstradas e independentes dos processos que estão a avaliar. Deve ser assegurado o cumprimento dos procedimentos, critérios e requisitos associados às auditorias internas, por exemplo, à competência, actividades de planeamento e realização, bem como registo de resultados e acções de seguimento, tal como estabelecidos pela Organização. Ao nível dos registos recomenda-se que sejam incluídas informações relevantes como: O âmbito; O(s) referencial(ais);
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Os objectivos; A constituição da equipa auditora (e quem auditou o quê, em especial quando se coloquem questões de independência e imparcialidade); A duração da auditoria. Recomenda-se que os registos dos resultados de auditoria incluam: Eventuais constatações de não conformidade; Conclusões da auditoria e/ou constatações de conformidade que permitam a determinação da conformidade do SGSA com os requisitos desta norma e com os requisitos do sistema de gestão estabelecidos pela Organização, e suportem a análise da sua implementação e adequação (ex. nas actividades de revisão do sistema). Atendendo ao conteúdo normativo, é considerado como boa prática que os registos de auditorias internas incluam a identificação de oportunidades de melhoria (ver 8.5), sempre que identificadas pelas equipas auditoras. Os resultados das auditorias devem ser levados ao conhecimento dos responsáveis das áreas auditadas. A identificação de causas de eventuais não conformidades constatadas, implementação, fecho e revisão das acções correctivas, decorrentes das auditorias internas, devem ser efectuadas de acordo com um fluxo de responsabilidades e com os procedimentos definidos (ver 7.10). Os resultados das auditorias internas constituem informação para efeitos da revisão do sistema pela gestão (ver 5.8.2). Quando existirem processos (ou actividades) subcontratados com influência no SGSA, recomenda-se a inclusão destes no programa de auditorias internas. Não sendo obrigatória a sua utilização, a APCER recomenda a leitura e utilização, na extensão aplicável, da NP EN ISO 19011:2003 para as organizações que pretendem desenvolver um processo de auditoria eficaz. As auditorias internas podem ser realizadas por auditores externos à Organização. Caso seja esta a escolha da Organização, deve ser assegurado o cumprimento dos procedimentos, critérios e requisitos associados, por exemplo, à competência, actividades de planeamento e realização, bem como registo de resultados e acções de seguimento, tal como estabelecidos pela Organização. Esta solução, pode ser por vezes a única possível para assegurar a independência face ao SGSA em organizações de pequena dimensão. Contudo, pelo papel chave que as auditorias internas têm na verificação e na identificação de oportunidades de melhoria do sistema, é desejável que se criem as competências internas, quer em termos de formação, quer em termos de experiência (que apenas se adquire através realização de auditorias). EvidênciaS Procedimento documentado que defina o modo como são garantidos na Organização, os requisitos estabelecidos nesta secção da norma, incluindo: 100
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• O planeamento das auditorias, em termos de critérios, âmbito, frequência e o modo como é considerada a importância dos processos
e das áreas a
serem auditadas e os resultados de anteriores auditorias ou actualizações ao sistema; • As
responsabilidades,
os
critérios
de
qualificação
(conhecimentos
e experiência) e de nomeação dos auditores para assegurar a sua independência e imparcialidade; • Os métodos e critérios para a realização de auditoria; Evidência do cumprimento dos requisitos descritos no procedimento documentado; Registos dos resultados das auditorias internas. Não conformidades mais frequentes Não foram evidenciados comprovativos (CV, Certificados de Formação) que assegurem que os auditores cumprem com os requisitos definidos pela Organização (Evidência: auditor interno 1, auditor Interno 2). Foi constatado que o auditor interno 1 não cumpre com os requisitos definidos no PG02 – Auditorias Internas, de 20-01-2009 (Evidência: PG02 refere como requisito, entre outros, a frequência de 14 horas de formação na NP EN ISO 22000: 2005, não cumprindo o auditor Interno 1 esse critério, conforme informação constante do respectivo CV, de 24-07-2009). O programa de auditorias de 2009 não foi cumprido (Evidência: Estavam planeadas duas auditorias internas globais ao SGSA, tendo apenas sido realizada uma, em 24-07-2009). Não foi efectuada a verificação da eficácia das acções correctivas resultantes do relatório de auditoria de 24-07-2009, tendo decorrido 6 meses desde a sua realização. Para as acções correctivas nº 1,2 e 3 o prazo para a verificação da eficácia era de 1 mês, e para as acções correctivas nº 5,7 e 10 era de 3 meses. Para as restantes, o prazo era de 6 meses. (Evidência: plano de acções correctivas do relatório de auditoria interna de 24-07-2009).
8.4.2 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS INDIVIDUAIS DA VERIFICAÇÃO Finalidade Estabelecer como obrigatório o princípio de que os resultados individuais das verificações resultantes do planeamento da verificação (ver 7.8) sejam avaliados de uma forma sistemática. interpretação Os resultados das actividades planeadas para a verificação (ver 7.8) devem ser avaliados sistematicamente.
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Esta avaliação sistemática deve ser realizada de forma regular pela equipa da segurança alimentar, sem atrasos susceptíveis de por em causa a segurança dos produtos. Por resultados “individuais” deve entender-se cada relatório de ensaio, cada certificado de calibração, cada relatório de auditoria, na sua individualidade específica. Quando a avaliação dos resultados individuais da verificação demonstram não conformidades, as actividades planeadas em 7.8 devem ser revistas, pelo menos, as questões referidas de a) a d) desta secção da norma. Recomendação: A ESA deve utilizar os resultados das actividades de verificação para, entre outros aspectos, avaliar a eficácia dos processos de gestão de recursos humanos e das actividades de formação. EvidênciaS Evidências das avaliações dos resultados individuais da verificação; Evidência das revisões efectuadas no caso de existência de não conformidades nas actividades planeadas em 7.8. Não conformidades mais frequentes Não está implementada uma avaliação sistemática dos resultados individuais das actividades de verificação, já que não foi evidenciada a avaliação dos resultados individuais da actividade de verificação da implementação dos PPRs (Evidência: check-list de verificação de implementação dos PPRs, de 15/09/2009 e 15/12/2009). Foi constatado um resultado de controlo da higiene pessoal (Certificado R900222002 de 21-09-2009 – Lab XXFS), segundo o Plano HXPD de 22-052009 fora do critério estabelecido pela Organização, sem que tenha sido evidenciada qualquer acção subsequente. Foi constatada uma não conformidade decorrente da verificação das entradas para a análise de perigos quanto à sua actualização (NC 3/2009). Contudo, não foi evidenciada a revisão dos canais de comunicação existentes entre a ESA e os restantes elementos da Organização.
8.4.3 ANÁLISE DOS RESULTADOS DAS ACTIVIDADES DA VERIFICAÇÃO Finalidade Estabelecer a exigência de que a ESA proceda a uma avaliação global dos resultados das actividades de verificação. interpretação Entende-se como actividades de verificação: As planeadas (ver 7.8); As auditorias internas (ver 8.4.1); 102
As auditorias externas.
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A análise deve ter em conta os objectivos a atingir descritos de a) a e) nesta secção da norma. Deve ser periódica, no entanto, a norma não estabelece a periodicidade. Como desta análise deve ser produzido um registo que seja utilizado como entrada para a revisão pela gestão, é boa prática efectuar esta análise como preparação da referida revisão pela gestão. EvidênciaS Registo dos resultados da análise dos resultados das actividades de verificação; Registo das acções resultantes da análise dos resultados das actividades de verificação; Evidências da utilização dos registos anteriores como entrada para a revisão pela gestão (ver 5.8.2); Evidências da utilização dos registos anteriores como entrada para a actualização do SGSA (ver 8.5.2). Não conformidades mais frequentes Não foi evidenciada a análise de todos os resultados obtidos nas actividades de verificação (Evidência: relatório de análise dos resultados das actividades de verificação de 24-07-2009 não inclui os resultados das auditorias internas e externas). Não foi evidenciado o registo da análise dos resultados das actividades de verificação e relato à gestão de topo como entrada para a revisão pela gestão (Evidência: relatório de revisão do SGSA, de 20-07-2009, e acta de revisão do SGSA, de 24-07-2009).
8.5 MELHORIA 8.5.1 MELHORIA CONTÍNUA Finalidade Estabelecer a obrigatoriedade de desenvolver uma cultura de melhoria contínua dentro da Organização, que se traduza no aumento da sua capacidade para cumprir requisitos, através da permanente actualização do sistema. interpretação Esta secção da norma baseia-se no princípio de gestão da ISO da melhoria contínua, que consiste numa abordagem sistemática da metodologia PDCA, já descrita na introdução deste guia, com vista à melhoria do desempenho do sistema. A melhoria contínua do SGSA passa por: Processo de revisão do SGSA; Os processos de comunicação a todos os níveis sejam internos e/ou externos; O processo de avaliação dos resultados individuais de verificação; O processo de análise das actividades de verificação;
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A validação das medidas de controlo e das suas combinações; O processo de auditorias internas; As acções correctivas; A actualização do SGSA. A melhoria contínua do SGSA pode ser implementada através de: Liderança e comprometimento da gestão de topo; Envolvimento activo demonstrados pelos colaboradores a todos os níveis; Focalização em todas as partes interessadas; Integração dos objectivos da segurança alimentar nos objectivos da Organização; Estabelecimento de uma cultura de melhoria e encorajamento da inovação e criatividade; Focalização nas pessoas e no trabalho de equipa; Acções de revisão e planeamento do SGSA; Formalização das mudanças. Os programas de melhoria devem demonstrar: Que o desempenho está a melhorar; O comprometimento da gestão de topo; Que a filosofia está assumida e é garantido o envolvimento de todos os colaboradores; Que a melhoria é efectivamente alcançada. A melhoria contínua não deve ser baseada apenas em problemas identificados, deve também contemplar as possibilidades de aperfeiçoar resultados do sistema e antecipar novas questões relativamente à segurança alimentar. Quando não são atingidas as metas e/ou os objectivos planeados deve ser efectuada uma análise e definidas as acções apropriadas, no sentido de promover uma alteração da situação. No entanto, este facto não significa que a Organização não esteja efectivamente a alcançar melhorias no seu desempenho. De acordo com o anteriormente descrito, as alterações pontuais e estruturais permitem, a partir das várias fontes de informação, fazer progredir o SGSA, incidindo na eficácia. A nota em rodapé na norma foca a atenção para as questões relacionadas com a eficiência dos sistemas de gestão, de acordo com a NP EN ISO 9004:2000. Este aspecto não é obrigatório mas é recomendada a sua consideração. EvidênciaS Evidências que demonstrem uma variação positiva entre os resultados reais do SGSA, os resultados anteriores e os objectivos definidos. 104
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Não conformidades mais frequentes Não se verifica o estabelecimento de objectivos numa perspectiva de melhoria da eficácia do SGSA e seus processos (Evidência: existem apenas dois objectivos da segurança alimentar, que permanecem os mesmos desde 2007, bem como as suas metas: Objectivo nº 1: “Nº de reclamações de segurança alimentar: 0”; Objectivo nº 2: “Nº de resultados positivos nas análises microbiológicas efectuadas às mãos dos operadores : 0” ).
8.5.2 ACTUALIZAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR Finalidade Exigir a permanente actualização do SGSA, através de actividades planeadas e com resultados registados. interpretação O SGSA deve ser periodicamente avaliado e actualizado pela equipa da segurança alimentar. A periodicidade da avaliação deve ser planeada. Também aqui a norma não estabelece a periodicidade. Como da actualização deve ser produzido um outro registo que seja utilizado como entrada para a revisão pela gestão, é boa prática efectuá-la como preparação da revisão pela gestão. Em conjunto com a análise dos resultados das actividades de verificação, o momento da actualização pode coincidir no tempo, concretizando uma quase revisão do SGSA pela ESA que facilite e agilize a revisão pela gestão. As actividades de avaliação e actualização devem ser, pelo menos, baseadas nas entradas e saídas de outros processos descritos de a) a d) nesta secção desta norma. As saídas da actualização do SGSA podem considerar a revisão: Da análise de perigos; Do(s) PPR(s) Operacional(ais) implementados; Do Plano HACCP implementado. EvidênciaS Registos das acções de actualização; Evidências da utilização dos registos das acções de actualização como entrada para a revisão pela gestão (ver 5.8.2). Não conformidades mais frequentes Foi constatada a existência de alterações nas entradas para a comunicação externa (Evidência: 4 novos fornecedores no ano de 2009 e nova gama de produtos específica para crianças) sem posterior avaliação e actualização, do SGSA. Não foi evidenciado o registo da actualização e avaliação do SGSA, e relato à gestão de topo como entrada para a revisão pela gestão (Evidência: relatório de revisão do SGSA de 20-07-2009 e acta de Revisão do SGSA, de 24-07-2009). Não foi evidenciada a actualização e avaliação do sistema de gestão da segurança alimentar.
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