Guia Practica de Excel 2010 - Senati

Calculando con...

MANUAL DEL PARTICIPANTE

PRESENTACIÓN DE EXCEL 2010 _______________________________________ 1 INTRODUCCION _______________________________________________________________ 2 FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 ________________________________________________ 3 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA __________________________________ 3 LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA ________________________________________ 4 INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE _____________________________ 5 CONCEPTOS PREVIOS __________________________________________________________ 7 RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO _________________________________________ 8 CINTA DE OPCIONES __________________________________________________________ 10 NOVEDADES DE EXCEL 2010 ____________________________________________________ 17 GRÁFICOS DE DATOS EN CELDAS _________________________________________________ 17 MICROSOFT EXCEL WEB APP ____________________________________________________ 17 GRÁFICOS DINÁMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS ___________________________________ 19 MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE _________________________________________________ 20 SHAREPOINT SERVER 2010 _____________________________________________________ 22 MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 ________________________________________________ 24 SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 _______________________________________ 25 REALIZA TAREAS DE FORMA MÁS RÁPIDA Y SENCILLA. ________________________________ 26 CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CÁLCULO MÁS GRANDES Y COMPLEJAS. __ 26 OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES. __________________________________ 26 PREGUNTAS DE REPASO _______________________________________________________ 27 ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO ___ 28 MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS _____________________________________ 29 CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL _______________________________________________ 29 DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO _______________________________________ 30 COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS _______________________________________________ 31 Celda Activa _________________________________________________________________ 31 Seleccionar un rango de celdas __________________________________________________ 31 Seleccionar un rango discontinuo ________________________________________________ 31 Seleccionar fila y columna ______________________________________________________ 32 INGRESAR DATOS _____________________________________________________________ 33 TIPOS DE DATOS______________________________________________________________ 35 Valores Constantes ___________________________________________________________ 35 Tipo de dato Texto ____________________________________________________________ 35 Tipo de dato Número _________________________________________________________ 35 Cambiar la precisión de los cálculos en un libro _____________________________________ 36 Tipos de datos Fecha/Hora _____________________________________________________ 37 Lógico ______________________________________________________________________ 38 Formulas. ___________________________________________________________________ 38

Funciones ___________________________________________________________________ 39 Estructura de una función ______________________________________________________ 39 Insertar función ______________________________________________________________ 39 Funciones Anidadas ___________________________________________________________ 40 Precauciones en la manipulación de celdas ________________________________________ 40 Seleccionar: _________________________________________________________________ 40 Cuadro de relleno: ____________________________________________________________ 40 Modo Mover. ________________________________________________________________ 41 Autorrellenar ________________________________________________________________ 41 Rellenar Series _______________________________________________________________ 42 Cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno ___________________________________ 43 Cómo Activar / Desactivar Autocompletar _________________________________________ 44 Repetir un valor en un rango de celdas ___________________________________________ 46 ADMINISTRAR UNA HOJA DE CÁLCULO ___________________________________________ 46 EDITAR CONTENIDO DE UNA CELDA ___________________________________________________ 47 Insertar Filas ________________________________________________________________ 50 Insertar Columnas ____________________________________________________________ 51 Insertar Celdas _______________________________________________________________ 53 Eliminar filas ________________________________________________________________ 54 Cómo eliminar una Fila de la hoja de cálculo _______________________________________ 54 Eliminar Columnas ____________________________________________________________ 55 Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo ___________________________________ 55 Eliminar Celdas ______________________________________________________________ 56 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 57 ADMINISTRAR HOJAS ____________________________________________________________ 58 Insertar hojas ________________________________________________________________ 59 Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas ______________________________________ 59 Eliminar hojas _______________________________________________________________ 60 Cambiar Nombre _____________________________________________________________ 60 Aplicar color a las etiquetas ____________________________________________________ 61 DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO __________________________ 62 COPIAR, CORTAR Y PEGAR CONTENIDO ________________________________________________ 62 Copiar ______________________________________________________________________ 63 Copiar como Imagen __________________________________________________________ 63 Cortar ______________________________________________________________________ 64 Pegar ______________________________________________________________________ 64 Opciones de Pegado __________________________________________________________ 64 Portapapeles de Microsoft Excel 2010 ____________________________________________ 66 Transponer datos_____________________________________________________________ 68 Pegado Especial ______________________________________________________________ 68 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 69 Ortografía __________________________________________________________________ 70 BUSCAR E INSERTAR INFORMACIÓN DE REFERENCIA ________________________________________ 71 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 73 BUSCAR Y REEMPLAZAR ___________________________________________________________ 73

Buscar texto y reemplazarlo ____________________________________________________ 73 BUSCAR FORMATO ______________________________________________________________ 75 CERRAR LIBRO Y EXCEL ___________________________________________________________ 76 PREGUNTAS DE REPASO ___________________________________________________________ 77 CONFIGURAR PÁGINA E IMPRIMIR _________________________________________ 78 CONFIGURAR PÁGINA ___________________________________________________________ 79 MODIFICAR MÁRGENES __________________________________________________________ 79 ORIENTACIÓN DEL PAPEL __________________________________________________________ 81 AJUSTE DE ESCALA ______________________________________________________________ 81 Ajuste de Escala ______________________________________________________________ 82 ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ______________________________________________________ 82 ACTIVAR VISTA DISEÑO DE PÁGINA.___________________________________________________ 82 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 85 FICHA HOJA DE LA VENTANA CONFIGURAR PÁGINA ________________________________________ 86 IMPRIMIR RÓTULOS DE FILA Y COLUMNA EN CADA PÁGINA ___________________________________ 87 Para tener filas o columnas como títulos realice lo siguiente: __________________________ 88 SALTOS DE PÁGINA ______________________________________________________________ 90 Identificar los saltos de página __________________________________________________ 90 Insertar Saltos de página _______________________________________________________ 90 Insertar un salto de página horizontal: ____________________________________________ 90 Insertar un salto de página vertical: ______________________________________________ 92 Eliminar los Saltos de página ____________________________________________________ 93 Vista Previa de salto de página __________________________________________________ 94 Configuración de la impresión __________________________________________________ 94 Vista Preliminar ______________________________________________________________ 94 Impresión Rápida _____________________________________________________________ 94 Configurar Impresión __________________________________________________________ 95 La Opción Impresora: _________________________________________________________ 96 Configuración: _______________________________________________________________ 96 Hojas Activas ________________________________________________________________ 96 Intervalo de páginas a imprimir _________________________________________________ 97 Intercalar páginas. ____________________________________________________________ 98 Orientación _________________________________________________________________ 98 Tamaño de Papel _____________________________________________________________ 99 Márgenes Personalizados ______________________________________________________ 99 Escalado. ___________________________________________________________________ 99 PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 100 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS I ______________________________ 101 CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIÓN DE FÓRMULAS ___________________________ 102 INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS ______________________________________________ 102

OPERADORES _______________________________________________________________ 102 JERARQUÍA _________________________________________________________________ 103 CÁLCULOS SENCILLOS ________________________________________________________ 105 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 106 CALCULAR PORCENTAJES _____________________________________________________ 107 REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS __________________________________________ 108 RASTREAR DEPENDIENTES – QUITAR FLECHAS ___________________________________________ 110 QUITAR FLECHAS ______________________________________________________________ 111 ERRORES TÍPICOS EN LA CREACIÓN DE FÓRMULAS ________________________________________ 112 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 116 REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS ____________________________________________ 116 RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS __________________________________________________ 117 ABSOLUTAS __________________________________________________________________ 118 MIXTAS ____________________________________________________________________ 119 REFERENCIAS A MÚLTIPLES HOJAS Y RANGOS ___________________________________________ 121 RANGOS ___________________________________________________________________ 121 ASIGNAR NOMBRES ____________________________________________________________ 121 UTILIZAR EN LA FÓRMULA ________________________________________________________ 122 UTILIZAR RÓTULOS DE FILAS PARA CREAR NOMBRES DESDE LA SELECCIÓN ________________________ 123 ADMINISTRAR RANGO DE CELDAS ___________________________________________________ 125 CÁLCULOS SIMPLES CON OPERADORES MATEMÁTICOS _____________________________________ 127 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 128 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 130 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 143 PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 144 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS II _____________________________ 145 CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________ 146 DEFINICION DEUNA FUNCION __________________________________________________ 146 FORMATO DE FECHAS ________________________________________________________ 147 FORMATO PREDEFINIDOS _____________________________________________________ 147 APLICACIONES DE LAS FUNCIONES DE FECHA. ___________________________________________ 149 Calcular la edad _____________________________________________________________ 149 FORMATO PERSONALIZADOS __________________________________________________ 150 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 151 FUNCIONES DE FECHA Y HORA _________________________________________________ 152 Funciones de texto __________________________________________________________ 170 CONDICIONALES, LÓGICAS Y DE INFORMACIÓN ____________________________________ 173 FUNCIONES LÓGICAS _________________________________________________________ 173 ANIDAMIENTO DE FUNCIONES CONDICIONALES __________________________________________ 177 FUNCIONES DE INFORMACIÓN _____________________________________________________ 177 ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS _________________ 185

CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________ 186 NUEVA VENTANA ______________________________________________________________ 186 DIVISIÓN DE LA VENTANA _____________________________________________________ 188 OCULTAR __________________________________________________________________ 189 MOSTRAR __________________________________________________________________ 190 TRABAJAR CON PANELES _____________________________________________________ 191 INMOVILIZAR PANELES __________________________________________________________ 191 MOVILIZAR PANELES____________________________________________________________ 192 INMOVILIZAR FILA SUPERIOR ______________________________________________________ 193 INMOVILIZAR PRIMERA COLUMNA ___________________________________________________ 193 USO DE FORMULARIO DE DATOS _______________________________________________ 194 ACCIONES PERMITIDAS PARA FORMULARIOS: INGRESO, ELIMINACIÓN Y BÚSQUEDA DE DATOS. __________ 197 ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS __________________________________________ 198 USANDO EL BOTÓN DE A A Z Y DE Z A A. ______________________________________________ 198 Uso del cuadro de diálogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento. __________________________________________________________________________ 199 Uso de Filtro automático ______________________________________________________ 200 USO DE FILTRO PERSONALIZADO ____________________________________________________ 201 PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 204 INSERTAR GRÁFICOS DE DATOS ___________________________________________ 205 CREAR GRÁFICOS ______________________________________________________________ 206 GRAFICOS DE LA FICHA INSERTAR. __________________________________________ 206 EJEMPLO DE GRAFICO ___________________________________________________________ 206 PARTES DE UN GRÁFICO __________________________________________________________ 206 SERIES: ____________________________________________________________________ 207 CATEGORÍAS: _______________________________________________________________ 207 RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES _______________________ 207 SELECCIÓN CORRECTA DEL TIPO DE GRÁFICO ____________________________________________ 207 GRÁFICO DE COLUMNAS ______________________________________________________ 208 GRÁFICO DE LÍNEAS. _________________________________________________________ 208 GRÁFICO CIRCULAR. _________________________________________________________ 208 CREAR GRÁFICOS ______________________________________________________________ 209 Procedimiento ______________________________________________________________ 209 SELECCIONANDO LA OPCIÓN SELECCIONAR DATOS OBTENDREMOS LA SIGUIENTE VENTANA. __________________________________________________________________________ 213 Más opciones del título. ______________________________________________________ 217 Agregar los rótulos del eje. ____________________________________________________ 218 Titulo de eje horizontal primario. _______________________________________________ 218 Titulo de eje vertical primario __________________________________________________ 218 Estilos soportados para los objetos del grafico. ____________________________________ 228 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 229

Microsoft Office Excel 2010

Capítulo

1 PRESENTACIÓN DE EXCEL 2010 En este capítulo se trataran los siguientes temas: Familiarizarse con Excel 2010 Iniciar y reconocer los elementos de la interface Novedades de Excel 2010 Objetivo: El participante aprenderá a reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y características que tiene el Microsoft Office Excel 2010.

Programa Nacional de Informática

1

Microsoft Office Excel 2010

INTRODUCCION Microsoft Office Excel 2010 es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de cálculo, se estima que está presente en la mayoría de computadoras del mundo, por tal motivo la compañía Microsoft ha venido mejorando las características y el funcionamiento de este programa tomando en cuenta los requerimientos de los usuarios de esta aplicación que se encuentran alrededor de todo el globo terráqueo.

En esta nueva versión se ha actualizado la interfaz del usuario e incluye nuevas funcionalidades, a la vez que mejoras de compatibilidad con nuevos formatos de archivo. Es compatible con Windows XP SP3, Windows Vista y Windows 7. Además en el mercado ya se encuentran versiones tanto de 32 bits como de 64 bits Microsoft Office Excel 2010 presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados el cual nos permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas, siendo de gran utilidad en diversas áreas como en la educación, administración , finanzas, producción, contabilidad en la oficina, e incluso en el hogar puede servir para ayudar a llevar las cuentas diarias. El nuevo Microsoft Office Excel 2010 nos permite administrar, compartir y analizar información de manera más segura y eficaz, lo que mejorara de manera notable la toma de decisiones, siendo estas fundamentales para el desarrollo de una empresa. Las nuevas herramientas de análisis y visualización ayudan a realizar un rastreo minucioso de datos y resaltarlos en diversos formatos de manera rápida y segura.

2

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA Microsoft Office Excel 2010 es la mejor herramienta que tiene Microsoft Office, es una hoja de cálculo que te permite organizar, sacar cuentas, estadísticas, gráficos, análisis de datos, casi todo lo que tenga que ver con datos se puede hacer además reportes, Balances, Listas, Etc. Se puede utilizar desde funciones para controlar los gastos diarios hasta diseñar planos de casas. Algunas funciones que también se pueden hacer con Microsoft Office Excel 2010.        

Agenda de teléfonos Gastos diarios y mensuales Control de préstamos Tablas de alimentos Control de peso basado en una dieta Liquidación de sueldos Emisión de recibos de cobro Control de inventarios

El uso de una libro de Excel está limitado solo a la imaginación de cada uno". Es decir que se puede utilizar casi para cualquier cosa. Tal vez pueda reducir sus gastos haciendo sus propias facturas, o tal vez necesite hacer una hoja de balance o un informe de gastos, en cualquier casi Excel llenará sus expectativas. Si decide que obtener un préstamo, consulte primero con Excel y su calculadora de préstamos que le pedirá algunos datos y luego le dirá cuando tendría que pagar, cuánto con qué interés, según la amortización, etc. Si desea un buen emprendimiento y poner sus productos en la web, con descripciones, precios, etc. Excel también le resultará satisfactorio. Además contará siempre con las útiles herramientas de ortografía y gramática, conteo de palabras, diccionario de sinónimos, creación de sobre y etiquetas, y el envío automático por mail o fax entre muchas otras cosas.

Programa Nacional de Informática

3

Microsoft Office Excel 2010

LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA Microsoft Office Excel 2010, es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software más poderoso, más manejable y más utilizado del mundo. Ningún otro programa puede competir con él en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ambiente de trabajo va de la psicología a la economía, de la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos y a casi todas las áreas que existen en una empresa y también en el hogar. Miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa por todo el mundo, por tanto miles de decisiones se toman en base a él. Millones de empresas de todo el mundo sencillamente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. La mayoría de los programas elaborados a medida que existen en el mercado utilizan a Excel como motor de cálculo. Casi todos manifiestan sus resultados en una hoja Excel. Un usuario con conocimientos avanzados de este programa tendría una gran ventaja en relación al usuario con conocimientos básicos para realizar tareas que normalmente tomaría varias horas en finalizar, con Excel la información se puede formular, optimizar y en algunos casos se puede programar en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications), de forma que se automaticen las tareas y los resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que anteriormente llevaba días enteros. Pongámonos en este caso, se anuncia que el día de mañana "Excel desaparecerá". Si llegara a pasar eso seguramente habría pérdidas económicas de gran magnitud. La primera acción que nos vendría a la mente sería migrar a otra hoja de cálculo, pero en el mercado no existen los suficientes recursos para migrar a otra hoja de cálculo con las mismas magnitudes que tiene el Excel en todos los sentidos, se iniciaría una nueva guerra por establecer un nuevo estándar de hoja de cálculo, con los previsibles problemas de compatibilidad entre los usuarios. ¿Cuánto tiempo llevaría capacitar a los nuevos usuarios? ¿Cuánto tiempo llevaría convertir los archivos al nuevo formato? ¿Soportarían las macros Excel o los gráficos al menos, podrían interactuar con el resto de programas de oficina? probablemente no. ¿Cuánto tiempo llevaría integrar todos los programas que actualmente utilizan Excel como motor de cálculo al nuevo programa? Es por eso que este programa " Microsoft Office Excel 2010, tiene una gran importancia actualmente en el mundo, por tal motivo es de suma importancia para su desarrollo el aprender los fundamentos y la forma de trabajar con esta potente herramienta. 4

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE Iniciando Microsoft Office Excel 2010 PASOS A SEGUIR: 1. Darle clic en el botón Inicio la ventana inferior.

de la barra de tareas y aparecerá

2. Despliegue la opción Todos los programas, debe de aparecer una ventana parecida a esta.

3. Busque la opción Microsoft office y dele clic para desplegar.

4. Seleccione la opción Microsoft Excel 2010, dele clic y mostrará la pantalla de inicio de Excel.

Programa Nacional de Informática

5

Microsoft Office Excel 2010

Cuando inicia un nuevo libro de Microsoft Excel 2010, tiene una configuración por defecto, como por ejemplo, el color de fondo de las celdas, el color de las líneas de división entre estas, las fichas y su configuración que tiene la cinta de opciones, los accesos directos en la barra de acceso rápido, la cantidad de hojas que se abren por defecto, la extensión con la que se guardaran los archivos nuevos, cada qué tiempo se guardaran de forma automática los archivos y en que carpeta especifica se guardaran además de una cantidad considerable de configuraciones que iremos viendo más adelante.

6

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

CONCEPTOS PREVIOS LIBRO DE EXCEL Los documentos en Excel se denominan libros los cuales están compuestos por varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco duro como un fichero de extensión “xlsx” para esta versión (Para versiones anteriores a Excel 2007 llevan la extensión xls). HOJA DE CÁLCULO La hoja de cálculo nos permite efectuar operaciones y funciones matemáticas de todo tipo donde los datos se encuentran dispuestos en forma de tablas (filas y columnas) mostrando los resultados en diferentes formatos. CELDA Una celda es un lugar único donde se puede ingresar un dato o datos en una hoja de cálculo. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo A4 (columna A, fila 4). REGISTRO Un registro es una fila de datos que contiene toda la información sobre un objeto específico que se ha ingresado en una hoja de Excel. Está seleccionado todo el registro del producto con Código 10002.

Programa Nacional de Informática

7

Microsoft Office Excel 2010

RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO

2

1

3

4

5

7

6

8

10

12

11

9

13

14

15

16

17

18

Ventana principal que aparece al iniciar el Excel 2010

1. Menú Archivo

El Menú archivo nos muestra la “Vista Backstage”, es una nueva incorporación en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovación más reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una característica complementaria de la cinta de opciones. El menú Archivo o ficha Archivo es la ficha de color que está ubicada en la parte superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver la Vista Backstage de Microsoft Office en donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y estableciendo opciones, además de poder visualizar muchas de las opciones que se veían en el botón de office de versiones anteriores. (La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office en versiones anteriores de Microsoft Office Excel 2010. )

8

y al menú Archivo usado

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Ficha Archivo.

Vista Backstage

2. Barra de Acceso Rápido

(Nueva característica desde Office 2007). Al hacer clic en este botón se podrán mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con mayor frecuencia. 3. Fichas. Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones que presenta Excel, por ejemplo ficha Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, etc. A esta banda compuesta (cintas) formada por fichas que se encuentra en la parte superior de una ventana se le denomina Ribbon. Desde Excel 2007, la cinta de opciones (todas las fichas) permite al Programa Nacional de Informática

9

Microsoft Office Excel 2010

usuario encontrar fácilmente los comandos y características que antes estaban en menús y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido, el usuario no podía crear sus propias fichas y agregarlas a la cinta de opciones. Ahora en Excel 2010 es posible crear una cinta de opciones personalizada de acuerdo a la necesidad del usuario, agregando las opciones, cambiando el nombre de la cinta y el orden en que aparece cada opción. CINTA DE OPCIONES (Cinta Ribbon)

GRUPOS Cada grupo contiene comandos específicos que cumplen funciones predeterminadas.

La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores se les llamaba menú. Cada ficha dispone de su propio conjunto de funciones, todas ellas relacionadas con la tarea que le da nombre a la ficha y además dispone de indicadores de cuadros de diálogos ampliando las opciones disponibles en la ficha respectiva. OBSERVACION: Dependiendo del objeto seleccionado en la hoja de Excel van a aparecer y desaparecer una serie de fichas que sirven para aplicar ciertos formatos y funciones al objeto.

En la imagen anterior se muestra que al insertar una imagen en la hoja de cálculo y seleccionarla aparece la ficha llamada Formato 10

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

donde se encuentran las funciones ordenadas por grupos para aplicar cambios al grafico. En algunos casos aparece más de una ficha según el objeto seleccionado en la hoja. 4. Cuadro de Dialogo Mas Comandos.

Indicador que existen más funciones para este grupo. Por ejemplo al hacer clic en el cuadro de dialogo seleccionado sale la siguiente ventana.

5. Barra de Titulo Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella se visualiza el nombre del libro actual en el que se está trabajando. Cuando se crea un libro nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde.

Aparece con este nombre cuando el libro es nuevo y aun no ha sido guardado.

Cuando el libro ya ha sido guardado aparece el nombre del archivo

Programa Nacional de Informática

11

Microsoft Office Excel 2010

Aparece Modo de compatibilidad al abrir un libro desde Excel 2010 que se haya creado en una versión anterior de Excel 2007, al trabajar de este modo el libro podrá conservar un formato de archivo que pueda abrirse de nuevo fácilmente en la versión anterior.

6. Conjunto de Herramientas Comandos que están conformando Grupos dentro de la Cinta De Opciones que cambiará según la ficha seleccionada. Comandos del grupo portapapeles que corresponden a la ficha inicio.

BOTON CERRAR

7. Botones del manejo de la ventana principal

BOTON MAXIMIZAR Aumenta la ventana al tamaño máximo de la pantalla.

Cierra el programa preguntando si desea guardar los cambios si lo existieran y no se hubiesen guardado.

BOTON MINIMIZAR Reduce la ventana a la barra de tareas

OBSERVACION: Cuando se abren varios libros de Excel, cada uno tiene sus propios botones para controlar las ventanas. Este botón minimiza la cinta de opciones, es lo mismo que darle doble clic al nombre de alguna ficha de la cinta de opciones.

Botón de ayuda de Microsoft Excel 2010, es el equivalente a presionar la tecla F1.

Cada ventana de Excel tiene los controles minimizar, maximizar y cerrar, aparte de los controles de manejo de la ventana principal.

8. Cuadro de Nombres 12

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Indica la celda activa. En la Imagen 1, la celda activa es A1, en algunos casos como en la Imagen 2, el cuadro de nombre puede contener un texto específico que se le haya nombrado ya sea a una celda o a un rango de celdas, por ejemplo al rango de celdas A1:B3 se le ha denominado “productos”.

Imagen 1

Imagen 2

9. Celda Activa Indica la celda que se encuentra seleccionada, la coordenada de esta celda se mostrara en el cuadro de nombres tal como se muestra en la siguiente figura.

10. Asistente para funciones.

Al darle clic en la opción que esta seleccionada con el círculo rojo en la imagen superior aparecerá el cuadro de dialogo de insertar función que se encuentra en la parte derecha, además aparecerán dos opciones más en la barra de formulas como en la imagen inferior. Este comando sirve para cancelar la función que se selecciono.

Programa Nacional de Informática

Este comando ingresar la seleccionada.

sirve para función

13

Microsoft Office Excel 2010

11. Indicador de Columnas Es la unión de varias celdas conjuntas en forma vertical comenzando desde la letra A

12. Barra de Formulas Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a la hoja de cálculo donde aparecerá las formulas y/o funciones que contenga la celda activa.

Celda Activa

13. Indicador de Filas Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal comenzando desde la fila 1.

CANTIDAD DE FILAS Y COLUMNAS La coordenada de la última celda en Microsoft Excel 2010 es la siguiente:

Las filas empiezan desde el número 1 y van de uno en uno hasta la última fila que tiene el número 1’048,576. Las columnas empieza con la letras, “A”, “B”, “C”, “D”, etc., y van de una en una hasta completar todas las letras del alfabeto llegando a la letra “Z”, una vez que llegó a esta ultima letra continua con la letra “AA”,

14

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

“AB”, “AC”, etc., siguiendo las combinaciones respectivas hasta llegar a la ultima combinación de columnas que es: XFD

14. Etiquetas de las Hojas. Indica las hojas que tiene activo el libro de Excel actual.

Controles para navegar por las hojas que tiene el libro de Excel.

Indica la hoja que se encuentra activa.

Control para insertar una nueva hoja de cálculo al libro activo.

15. Barra de Estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. Por ejemplo en el grafico que está en la parte inferior aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números y otros.

Cuando se activa una celda para modificarla aparece el siguiente mensaje.

En el siguiente ejemplo se seleccionan los precios de venta y en la barra de estado aparecen datos de resumen según lo seleccionado.

Programa Nacional de Informática

15

Microsoft Office Excel 2010

16. Barra de Desplazamiento. Barra horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.

17. Controles de vista de Hoja. Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hoja activa.

Vista Normal

Diseño de Página

Vista previa de salto de página.

18. Barra de Zoom. Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualización de la hoja activa de forma rápida y precisa.

16

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

La barra de zoom tiene puede ampliar hasta 400% como máximo, y puede reducir hasta un 10% según se muestra en el siguiente grafico.

NOVEDADES DE EXCEL 2010 Aunque las suites ofimáticas libres, como KOffice el cada vez mas mencionado OpenOffice van creciendo, ahora mismo el software jefe de la oficina es Microsoft Office, y cómo va el mercado parece que las cosas van a seguir así por mucho tiempo. A continuación se mencionaran algunas nuevas características y funciones que ha incorporado esta nueva versión de Microsoft Office Excel 2010 en relación a las versiones anteriores a esta. GRÁFICOS DE DATOS EN CELDAS

Esta nueva característica de mini gráficos de Excel 2010 permite crear pequeños gráficos en una sola celda para detectar fácilmente modelos en sus datos. Es una manera rápida de resaltar tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones estacionales. Además la ficha Herramientas para mini gráficos permite personalizarlos.

MICROSOFT EXCEL WEB APP Programa Nacional de Informática

17

Microsoft Office Excel 2010

Puede publicar sus hojas de cálculo en internet (por ejemplo en el SkyDrive) y obtener acceso a ellos, verlos y editarlos en cualquier lugar desde el explorador mediante el Microsoft Excel Web App. Si usted tiene una hoja de cálculo en el SkyDrive puede abrirlo mediante el Excel Web App sin necesidad de usar el Excel instalado en su equipo. Sin embargo esta utilidad está muy limitada y por el momento sólo puede ser utilizado como un visor del documento porque es difícil trabajarlo mediante esta opción.

Podremos subir nuestros documentos a Office Web Apps y poder editarlos directamente desde ahí, desde cualquier sistema operativo y navegador y también sobre Linux y Chromium, lo cual es un punto a favor que incluso no se queda ahí, porque si queremos podemos consultar nuestros documentos Word y PowerPoint desde nuestro smartphone accediendo a la misma dirección.

La edición basada en el explorador está optimizada para situaciones en las que desea volver a redactar un texto, escribir algunos datos, agregar una diapositiva o tomar notas. Si ya está viendo el documento, haga clic en Editar en el explorador en Office Web App, realice los cambios y listo. En la mayoría de los casos, las actualizaciones se guardan de forma automática (en Word Web App, haga clic en Guardar).

Co-autoría en tiempo real en Excel Web App y OneNote Web App

18

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

En Excel Web App y en OneNote Web App, puede trabajar con otras personas, en el mismo documento, al mismo tiempo. La recolección de información es una actividad de grupo. Use Excel Web App para recopilar información de manera estructurada o de forma libre con OneNote Web App. De cualquier forma, el archivo se almacena en una ubicación central, en la que cualquier persona que lo necesite puede obtener acceso a él. No hay que esperar a que una persona finalice con el archivo antes de que la próxima persona pueda obtener acceso a él. Ya no es necesario enviar por correo electrónico varias copas que luego tiene que recomponer. No hay un comando especial de colaboración en tiempo real. Simplemente edite el archivo en Office Web App, mientras sus colegas hacen lo mismo. GRÁFICOS DINÁMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS Puede recopilar más rápido la información de sus gráficos dinámicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico, independiente de las vistas de gráficos dinámicos, para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números.

Según los datos anteriores se obtendrá el siguiente grafico dinámico:

Programa Nacional de Informática

19

Microsoft Office Excel 2010

MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. La nueva vista del menú Archivo (denominado por Microsoft como Backstage) permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo de manera más rápida. Las plantillas también tienen una visualización mucho más amplia, y las plantillas en línea son de fácil acceso. La ubicación de la Ayuda tiene tres componentes clave:  Opciones de soporte técnico en la columna izquierda, donde se

proporcionan varios métodos para obtener el máximo provecho de los productos de Office, solucionar problemas y obtener ayuda para las aplicaciones de Office.  Sección de administración de licencias de productos, donde se muestran los productos de Office 2010 con licencia para su uso en el equipo y las aplicaciones incluidas en cada producto. 20

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010  Sección de información acerca de la aplicación para que el equipo del

servicio de soporte técnico de Microsoft pueda diagnosticar fácilmente los problemas concretos de Office.

(Vista Backstage)

Un usuario típico instalará los productos de Microsoft Office 2010 de uno en uno. No obstante, puede adquirir determinados productos y probar otros durante un período limitado. Esta vista se ajusta de forma dinámica a la instalación concreta.

Programa Nacional de Informática

21

Microsoft Office Excel 2010

Puede crear vistas Backstage personalizadas usando archivos con formato Office Open XML para personalizaciones específicas de documentos, o bien crear personalizaciones de nivel de aplicaciones usando complementos COM. SHAREPOINT SERVER 2010 SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener toda la información relacionada con un objetivo particular en un mismo lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha información se encuentre: bien pueden ser libros de Excel o documentos de Word así como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro tipo de aplicaciones como listas de contactos, calendarios compartidos, bases de datos de productos, planeación de proyectos o listas de noticias. SharePoint también facilita la búsqueda de información, evitando al usuario conocer donde esta almacenada, además mantiene el rastro de las actualizaciones y cambios. Un punto relevante que distingue esta herramienta es que no inventa un nuevo tipo de información o de formato de archivo: simplemente ayuda a encontrar la información necesaria en el momento justo. Aun mas importante, provee una plataforma para que esta información sea compartida fácilmente entre grupos de usuarios tales como equipos de proyecto, departamentos o inclusive organizaciones enteras. Colaboración 22

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las personas, documentación y en general a la información necesaria para poder tomar decisiones y lograr los objetivos de su trabajo. Para hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee: Herramientas de colaboración           

Acceso desde dispositivos móviles. Plantillas estándares para la construcción de sitios Wikis Blogs Listas de personas y grupos Calendarios Integración con herramientas de Email Coordinación de tareas Encuestas Colaboración documental Seguimiento de incidentes

Herramientas de notificación             

Filtros de alertas, con enlaces a la información detallada de la alerta Alertas personalizadas RSS (Really Simple Syndication) Integración con Microsoft Office Integración con las suites de Microsoft Office. (El nivel de integración varía según la versión) Integración con Microsoft Outlook Integración con Office SharePoint Designer (la nueva versión de FrontPage) Interfaz de usuario y navegación Experiencia de usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfaz que desorienten al usuario Perfilación de la presentación (El usuario solo ve lo que tiene derecho a ver) Barra de acceso rápido Barra de navegación superior Menú de opciones descriptivo Interfaz simplificada con Web Parts

Almacenamiento y seguridad

Programa Nacional de Informática

23

Microsoft Office Excel 2010

Windows SharePoint Services proporciona una gran cantidad de beneficios respecto al manejo del almacenamiento y la seguridad. Repositorio y metadatos          

Librerías de documentos Carpetas dentro de todas las listas Listas indexadas Listas largas indexadas y con índices cruzados Listas de elementos mejoradas (seguridad por ítem o directorio, Control de versiones, Proteger/Desproteger) Metadatos Tipos de documentos (plantillas predefinidas) Políticas y auditoria Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows) Vista en árbol

Autenticación y autorización  Políticas de seguridad por aplicación Web  Múltiples sistemas de autenticación. (Posibilidad de personalizar según el sistema de seguridad de la empresa)  Control de acceso por carpeta o por ítem. Control de versiones  Versión de ítems dentro de las listas o librerías.  Historial de versiones  Seguimiento y control de versiones mayores y previas Recuperación de la información  Papelera de reciclaje  Soporte para copias de seguridad y restauración (Backup/Restore) Índices y búsqueda Búsquedas basadas en la tecnología Microsoft Searchtm

MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010

Con Microsoft Office Mobile 2010, obtienes: la versión completa de Word, Excel y PowerPoint. Además, puedes editar, guardar y enviar 24

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

artículos a tu gusto, todo desde un dispositivo que cabe en tu bolsillo. También, incluye la versión móvil de Microsoft OneNote. Algunas Imágenes de Microsoft Office Mobile 2010.

OBSERVACION: PowerPivot para Excel requiere una descarga individual gratuita que está disponible en: http://www.powerpivot.com. PowerPivot para SharePoint requiere SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition o una versión posterior y SharePoint 2010. El acceso mediante Web y smartphone requiere un dispositivo adecuado y algunas funcionalidades requieren una conexión a Internet. La funcionalidad web usa Office Web Apps, que requieren un explorador compatible (Internet Explorer, Firefox o Safari) y SharePoint Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live ID. Algunas funcionalidades móviles requieren Office Mobile 2010, que no se incluye en Office Web Apps, las aplicaciones y los conjuntos de aplicaciones de Office 2010. Existen algunas diferencias entre las características de las aplicaciones de Office Web Apps, Office Mobile 2010 y Office 2010. Se requiere un dispositivo adecuado. Excel Mobile 2010 viene preinstalado en los teléfonos con Windows (Windows Mobile 6.5 o posterior). Se incorporará en teléfonos con Windows con la disponibilidad general de Microsoft Office 2010.

SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 La herramienta analítica de Business Intelligence se le ha denominado SQL Server PowerPivot (anteriormente “Gemini”) Con ello se facilita y ayuda a que el usuario final del área de negocio, pueda montar de forma fácil un Excel para toma de decisiones. Programa Nacional de Informática

25

Microsoft Office Excel 2010

Para controlar la dispersión de Hojas Excel que esto puede acarrear, se aumenta también la integración con SharePoint Server 2010 y Microsoft SQL Server 2008 R2 para controlar los datos y gestión de las hojas; al tiempo que se facilita la compartición. Es decir, se gana una herramienta de más potencia, pero se pierde independencia de otras tecnologías y te ata un poco más a Microsoft. REALIZA TAREAS DE FORMA MÁS RÁPIDA Y SENCILLA. Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos. CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CÁLCULO MÁS GRANDES Y COMPLEJAS. Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits, el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel. OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES.

Microsoft Office Excel 2010 incluye nuevas funciones, configuraciones y demás servicios en relación a las versiones anteriores, todas estas nuevas funcionalidades se irán mencionando a lo largo de todo el curso completo de Excel.

26

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

PREGUNTAS DE REPASO

1. ¿Para qué sirve la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010? 2. ¿Qué es la Cinta de Opciones? 3. ¿Cuál es la descripción de la vista Backstage? 4. ¿Cómo se identifica a la celda activa? 5. ¿Cuáles son los pasos para agregar una nueva hoja de cálculo? 6. ¿De cuantas maneras se puede ver una hoja de cálculo? 7. ¿Para qué sirve el SharePoint 2010? 8. ¿Cuál es el mínimo y máximo valor de zoom que se puede aplicar a una hoja de cálculo? 9. ¿Se puede utilizar una hoja de Excel desde un dispositivo móvil? 10. ¿De qué maneras puedo compartir un libro de Excel con otros usuarios?

Programa Nacional de Informática

27

Microsoft Office Excel 2010

Capítulo

2 ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO En este capítulo se trataran los siguientes temas: Mantenimiento a los datos ingresados Administrar una hoja de calculo Formatear filas, columnas y celdas. Objetivo: A continuación se procederá a explicar los procedimientos para utilizar el libro de Excel de manera correcta formateando y modificando los datos, mostrando los procesos necesarios para que Ud. adquiera los conocimientos y administre el libro de Excel correctamente.

28

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

Puede crear un nuevo libro de Excel con cualquiera de los siguientes procedimientos. 1. Utilizando la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010.

2. Por medio de la barra de herramientas de acceso rápido (Siempre que se haya agregado)

Botón personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Programa Nacional de Informática

29

Microsoft Office Excel 2010

3. Utilizando una plantilla existente en el equipo o desde internet.

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

Tecla

30

Acción

Teclas de dirección

Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.

TAB

Desplazarse una celda a la derecha. También le permitirá desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.

CTRL+ tecla de dirección

Ir hasta el extremo de la región de datos (conjunto de celdas que contiene datos y que está delimitado por Celdas vacías o por los bordes de la hoja de cálculo actual.

INICIO

Ir hasta el comienzo de una fila.

CTRL+INICIO

Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.

CTRL+FIN

Ir hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo, es la última fila utilizada de la última columna utilizada. Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

AV PÁG

Desplazarse una pantalla hacia abajo.

RE PÁG

Desplazarse una pantalla hacia arriba.

ALT+AV PÁG

Desplazarse una pantalla hacia la derecha.

ALT+RE PÁG

Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.

COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS Puntero del Mouse Cuando vea este puntero del mouse en forma de una cruz blanca en un libro de Excel, está listo para seleccionar una celda o un rango de celdas como lo indica la siguiente figura. Puntero del mouse en Excel. Celda Activa Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.

La celda que seleccionó en este ejemplo es la celda B3. Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas. En este ejemplo se ha seleccionado el rango de celdas “B2:B4”, indicando que el rango comprende desde las celdas B2 hasta las celdas B4. (Se da un clic a la celda B2 y sin soltar se arrastra hasta la celda B4) Seleccionar un rango discontinuo Se selecciona primero un rango, luego al tener presionada la tecla CONTROL se selecciona otro rango y quedara un rango discontinuo como la siguiente figura.

Programa Nacional de Informática

31

Microsoft Office Excel 2010

Seleccionar fila y columna Para seleccionar toda una fila o toda una columna se hace clic en el encabezado de las mismas según lo indica la siguiente figura. Al seleccionar el encabezado se selecciona toda la fila. Encabezado de fila

Encabezado de columna

Al seleccionar el encabezado de columna se selecciona por completa.

Si desea seleccionar más de una columna, una vez seleccionada la primera arrastre horizontalmente sobre ellas mientras aparece una flecha negra como cursor.

Se arrastra desde esta sección.

NOTA: También puede seleccionar un rango de celdas señalando la primera y desplazándose con las flechas direccionales mientras se tiene presionada la tecla SHIFT.

32

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

INGRESAR DATOS En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir todo tipo de datos como por ejemplo números, fórmulas o textos. Para ingresar cualquiera de estos tipos de datos seguiremos los siguientes pasos: Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos, luego digitarlos. Mientras se hace el ingreso debe de aparecer estos datos en dos lugares.: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Celda Activa

Barra de formulas

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te detallan a continuación: PRESIONANDO LA TECLA ENTRADA (ENTER) Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentran justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO Se valida el dato introducido en la celda activa y se posicionará dependiendo de la tecla direccional pulsada, por ejemplo, si pulsamos FLECHA ABAJO la celda activa bajara una celda o mas dependiendo de la cantidad de veces que se presiono esta tecla. CUADRO DE ACEPTACIÓN

Botón Aceptar Si después de digitar la información en la celda activa decide no insertarla, deberá de darle clic al botón cancelar que se encuentra señalado en la figura, con esto la celda restaurará a su valor anterior.

Programa Nacional de Informática

Botón Cancelar Al darle clic a esta opción se valida el dato ingresado en la celda seleccionada y esta misma quedara como la celda activa.

33

Microsoft Office Excel 2010

NOTA: Debe de recordar que si introduce algún dato no valido, una función incorrecta o una formula mal planteada, es posible que aparezca una ventana de alerta indicando el error, para esto debe de estar atento a la advertencia y tratar de replantear el ingreso de datos de manera correcta. Al presionar la tecla ENTER, por defecto la celda activa baja una posición (celda) en la hoja de cálculo, este comportamiento viene por defecto cuando se instala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puede configurar esta opción siguiente estos pasos. 1. Darle clic en la ficha archivo

2. Escoger el elemento Opciones.

3. En la ventana siguiente selecciona la opción Avanzadas.

4. En la parte derecha de la ventana anterior aparece una lista donde por defecto esta “Hacia abajo”, entonces de esa lista puede seleccionar la 34

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

opción que desee sea el comportamiento de Excel al presionar la tecla ENTER luego de ingresar un valor en la Celda Activa.

Al presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celda que se encontraba seleccionada antes de realizar esta combinación de teclas. TIPOS DE DATOS

En una hoja de cálculo se pueden ingresar distintos tipos de datos, a continuación se explica cómo se clasifican y se mencionan algunos ejemplos para profundizar más el conocimiento y poder ingresar los datos de manera correcta. Los tipos de datos que acepta Excel pueden ser: 1-Valores Constantes 2- Formulas 3- Funciones Valores Constantes Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un texto, número o una fecha.

Tipo de dato Texto Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica

Tipo de dato Número

Programa Nacional de Informática

35

Microsoft Office Excel 2010

 Los números que se introducen en una celda son valores constantes.  En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres: 0123456789+-(),/$%.Ee  Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto.  El punto „.‟ del teclado numérico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separación de los miles al introducir un número.  Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control.  Para evitar introducir una fracción como fecha, debe colocar un cero (0) delante de cada fracción; por ejemplo, escriba 0 1/2.  Delante de los números negativos, sitúe un signo menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ).  Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha por defecto.  En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, Microsoft Excel presentará los números como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notación científica (7,89E+08) en caso de que el número sea más largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un máximo de 11 dígitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+".  Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Microsoft Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).

Cambiar la precisión de los cálculos en un libro Para cambiar la precisión de los cálculos, tenga en cuenta los siguientes puntos importantes: De forma predeterminada, Excel calcula los valores almacenados, no los mostrados El valor que se muestra e imprime, depende del formato que se elija para el valor almacenado y de cómo se muestre éste. Por ejemplo, una celda que presenta una fecha como "6/22/2008" también contiene un número de serie que es el valor

36

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010 almacenado para la fecha en la celda. Puede cambiarse la presentación de la fecha por otro formato (por ejemplo, "22-jun-2008"), pero el cambio de presentación de un valor en una hoja de cálculo no alterará el valor almacenado. Tenga cuidado al cambiar la precisión de los cálculos Cuando una fórmula realiza cálculos, Excel utiliza los valores almacenados en celdas a las que hace referencia la fórmula. Por ejemplo, si hay dos celdas que contienen cada una el valor 10,005 y las celdas tiene el formato para mostrar los valores con formato de moneda, se muestra el valor 10,01 $ en cada celda. Si suma las dos celdas, el resultado es $20,01 porque Excel agrega los valores almacenados 10,005 y 10,005 , no los valores mostrados. Cuando cambia la precisión de los cálculos de un libro empleando los valores mostrados (con formato), Excel cambia permanentemente los valores almacenados en celdas desde la precisión completa (15 dígitos) a cualquier formato, incluyendo lugares decimales. Si se decide más tarde calcular con precisión total, no podrán restaurarse los valores originales subyacentes. 1. Haga clic en la pestaña Archivo, después en Opciones y a continuación en la categoría Avanzadas. 2. En la sección Al calcular este libro, seleccione el libro que desee y luego active la casilla de verificación Establecer Precisión de pantalla.

Tipos de datos Fecha/Hora Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400). Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas.

Programa Nacional de Informática

37

Microsoft Office Excel 2010

Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos). Ejemplos: 3/11/98

3-11-98

8:30 AM

15:30

3/10/97 16:30

14/07/2011

Lógico Incluye los valores VERDADERO y FALSO. Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un significado específico. Se utilizan en funciones lógicas y condicionales.

Formulas. Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, Seno, Coseno, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá más adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula. Ejemplo: 38

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

NOTA. Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador. Por ejemplo, en: 3+6=9 "+" es el operador y "3" y "6" son los operandos.

Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Estructura de una función La sintaxis de cualquier función es: =nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN) Esto es: 1. 2. 3. 4. 5.

Signo igual (=). Nombre de la función. Paréntesis de apertura. Argumentos de la función separados por puntos y comas. Paréntesis de cierre.

Insertar función Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A Programa Nacional de Informática

39

Microsoft Office Excel 2010

medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones: 1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma. 2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, además una descripción de la función y de cada argumento.

Funciones Anidadas Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo: =SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0) En el ejemplo anterior la función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada), si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada). Precauciones en la manipulación de celdas Es común confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y mover celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas a través de la siguiente comparación:

Seleccionar: Cuando se señala al centro de la celda. El cursor es una cruz blanca gruesa.

Cuadro de relleno: Cuando se señala a la esquina inferior izquierda.

40

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Modo Mover. Cuando se señale algunos de los bordes de la celda, deberá aparecer el siguiente cursor.

Autorrellenar Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y así facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda en cuestión. Se mostrará una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de Autorelleno. Por ejemplo, escriba en una celda el número 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

Al darle clic en la opción Serie de relleno deberá salir como en el grafico siguiente.

Al ingresar una fecha se pueden aplicar varias opciones de autorelleno como veremos a continuación.

Por defecto esta activada la opción Serie de relleno.

Opción “Rellenar días” Programa Nacional de Informática

Opción “Rellenar meses” 41

Microsoft Office Excel 2010

Opción Rellenar años.

Rellenar Series El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o generación de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. Así, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiará el contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó Nota1) se creará una serie. Para generar una serie realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la celda A2.

2. Seleccione el puntero de relleno y después

arrastre hasta que aparezca una secuencia como el de la imagen siguiente.

42

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010 Si el contenido de una celda es un texto y arrastra el puntero de relleno, se copiará el texto en las celdas afectadas tal como se visualiza en la siguiente imagen.

Situarse en el puntero de relleno, arrastrar hasta la celda A5 y generar la imagen de la derecha.

Cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones.

3. En la pantalla siguiente seleccione la opción avanzada.

Programa Nacional de Informática

43

Microsoft Office Excel 2010

4. En el grupo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas dependiendo si quiere o no que aparezca activada esta función.

De esta manera cuando escribo un valor en la celda activa ya no está visible la opción para rellenar las celdas.

Controlador de relleno Activado (Antes)

Controlador de relleno Desactivado (Después)

Autocompletar MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opción de autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor existente. En el gráfico de abajo, en una lista de Centros de Costos, al pulsar la letra S en la celda A5, Excel autocompletara el ingreso con la palabra Sistemas que ya existe líneas más arriba (A2).

Cómo Activar / Desactivar Autocompletar 44

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones. 3. En la pantalla siguiente seleccione la opción avanzada.

Elegir de la lista desplegable Esta opción le permitirá reutilizar datos ingresados anteriormente en la misma columna de una forma rápida y muy cómoda ya sea por medio del menú contextual o por medio del teclado. Cómo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable

1. Ubique el cursor debajo del último dato ingresado en la columna. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse, y en el menú contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.

3. Aparecerá una lista con los valores ya ingresados en la columnas.

Programa Nacional de Informática

45

Microsoft Office Excel 2010

También puede pulsar la combinación de teclas ALT + Flecha hacia abajo para que aparezca la lista desplegable de la imagen anterior.

Repetir un valor en un rango de celdas Esta utilidad de MS Excel que le permitirá repetir los mismos datos de una celda en el resto de celdas seleccionados (Rango) Para ello debe seleccionar un rango de celdas que desea que contengan los mismos datos, escriba los datos en la celda activa y, a continuación, presione la combinación de teclas CTRL + ENTER. Pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas donde se desea ingresar datos.

2. Ingrese un valor (por ejemplo, digite 30)

3. Ahora pulse CONTROL + ENTER y observará el siguiente resultado.

ADMINISTRAR UNA HOJA DE CÁLCULO 46

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Editar contenido de una celda

Una de las tareas más cotidianas dentro de una hoja de cálculo será la modificación de los datos ingresados. Existen varias maneras de modificar los datos ingresados, examinemos algunas de esas formas: 1. Seleccione la celda que quiera editar (En el gráfico se ha seleccionado la celda B5)

2. Ahora, para modificar el contenido puede efectuar cualquiera de los siguientes pasos. a. Pulsar la tecla F2 para que se active el cursor y pueda editar el contenido de la celda. b. Hacer doble clic en la celda activa. Para los dos procesos anteriores se activa el cursor de edición como el del grafico siguiente.

Indicador que puede editar el contenido de la celda.

Programa Nacional de Informática

47

Microsoft Office Excel 2010

c. Darle clic en la barra de fórmulas y editar directamente el contenido.

NOTA: Todo lo que escriba directamente en la barra de fórmulas actualizará de manera automática el contenido de la celda a la cual hace referencia.

Luego de hacer las correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clic en el botón Introducir (aceptar) de la barra de fórmulas para validar la información e ingresar el dato a la celda. Si desea anular el ingreso puede presionar la tecla ESCAPE o darle clic al botón cancelar de la barra de fórmulas.

Cancelar

Introducir

Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una fórmula, el resultado de la misma se actualizará automáticamente.

48

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

ACTIVIDAD  Objetivo Adquirir habilidad en la apertura y edición de datos almacenados en un libro de Excel.  Procedimiento 1. Abra el archivo Editar system MR.xlsx 2. Observará los siguientes datos:

3. Realice las modificaciones respectivas hasta lograr el siguiente resultado:

5. Guarde el archivo y cierre el documento.

Programa Nacional de Informática

49

Microsoft Office Excel 2010

Insertar Filas Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos. La inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las 1’048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo de la fila insertada se desplazarán una posición más de fila. Si existieran datos en las últimas filas de la hoja de cálculo que puedan verse afectados por la inserción de una fila se mostrará el siguiente mensaje a fin de no perder información.

Para insertar filas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos: 1.

Abrir el archivo RIVZAM S.A.

2.

Haga clic en cualquier celda de la fila B2.

3.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar filas de hoja.

4. Observe que se ha insertado una fila en la parte superior de los datos. 50

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

5.

Además, se muestra una etiqueta: Opciones de Inserción.

6.

Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el formato de la fila superior.

Insertar Columnas Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos. La inserción de columnas no significa que se incrementen más columnas a las 16.384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran a la derecha se la columna insertada se desplazarán una posición más de columna. Si existieran datos en las últimas columnas de la hoja de cálculo que puedan verse afectados por la inserción de una columna se mostrará el mismo mensaje que en el caso de filas (visto en la página anterior). Para insertar columnas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos:

Programa Nacional de Informática

51

Microsoft Office Excel 2010

1.

Abrir el archivo RIVZAM S.A.(El mismo archivo del ejemplo anterior)

2.

Ubicarse sobre alguna celda de la columna cargo.

3.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar columnas de hoja.

4.

Verifique que ha aparecido una columna nueva donde estaba el selector de celdas , y los datos que anteriormente habían en dicha columna se han desplazado hacia la derecha.

5.

En las opciones de insertar, elija también borrar formato.

NOTA Si usted desea insertar más de una fila o columna, debe seleccionar el numero de filas o columnas a insertar y luego hacer clic con el botón secundario del mouse sobre las columnas o filas seleccionadas y del menú desplegable elegir la opción Insertar.

52

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Insertar Celdas Las celdas insertadas desplazan las otras celdas, ya sea a la parte derecha o a la parte inferior. Pasos para insertar celdas. Por ejemplo queremos insertar una celda antes del texto RIVZAM S.A. del ejemplo anterior. 1.

Seleccionar la celda A1.

2.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar celdas.

3. Aparece esta ventana donde seleccionamos la opción, Desplazar las celdas hacia la derecha.

Programa Nacional de Informática

53

Microsoft Office Excel 2010

4.

Acepta, y deberá de aparecer el siguiente resultado.

NOTA: Observe que el cuadro insertar celdas, también se pueden insertar filas y columnas eligiendo las opciones: Insertar toda una fila o Insertar Toda una columna. Eliminar filas La eliminación de filas no quitará ninguna de las 1’048,576 existentes, sino mas bien existirá un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila eliminada.

Cómo eliminar una Fila de la hoja de cálculo

En este ejemplo se solicita eliminar el registro del empleado Bryam (Utilizar el archivo RIVZAM S.A.) 1) Lleve el selector de celdas a cualquier celda de la fila correspondiente al empleado Bryam. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar filas de hoja.

54

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Otro método: 1) Seleccione la fila que desea eliminar. 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y en el menú contextual elija la opción Eliminar. Eliminar Columnas La eliminación de columnas no quitará ninguna de las existentes, sino mas bien existirá un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al lado derecho de la columna eliminada.

Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo Ahora veremos cómo se elimina toda una columna. Por ejemplo, la columna correspondiente a Área. 1) Lleve el selector de celdas sobre alguna celda de la columna a eliminar. En nuestro ejemplo la columna D. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar columnas de hoja

Otro método: 1) Seleccione la columna que desea eliminar 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la columna seleccionada y en el menú contextual elija la opción Eliminar. 3) Luego en la siguiente ventana seleccionar la opción Toda la fila.

Programa Nacional de Informática

55

Microsoft Office Excel 2010

NOTA: También puede darle clic derecho en el encabezado de columna, y escoger la opción eliminar.

Encabezado de columna

Eliminar Celdas Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la izquierda o arriba. Cómo eliminar una celda de la hoja de cálculo En este ejemplo eliminaremos la celda A1. 1) Lleve el selector de celdas a la celda A1.

2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar Celdas…

3) En la ventana Eliminar celdas elija Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar.

56

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

4) El resultado final se observa en el siguiente gráfico:

ACTIVIDAD  Objetivo Adquirir habilidad para insertar y eliminar, filas, columnas y celdas en un libro de Excel pata organizar la información de manera adecuada.  Procedimiento 1. Abra el archivo Flujo de efectivo.xlsx 2. Observará los siguientes datos:

3. Utilizando solamente los comandos insertar y eliminar organizar los datos tal como se muestran en la siguiente imagen.

Programa Nacional de Informática

57

Microsoft Office Excel 2010

Administrar hojas Por defecto todo libro nuevo incluye 3 hojas, cada una de las cuales tiene 16,384 columnas y 1‟048,576 filas, cantidad suficiente para guardar información de negocios pequeños y medianos, sin embargo, un método más organizado es utilizar varias hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende de cada caso. Cambiar la cantidad de hojas por defecto 1) Haga clic en la ficha inicio 2) Luego dele clic en el elemento Opciones. 3) En la ventana Opciones de Excel elija del menú izquierdo la opción Más frecuentes, al lado derecho encontrará la opción Incluir este número de general, en el cual puede especificar la cantidad de hojas por defecto que requiere para los nuevos libros Excel que creará.

4) Cree un nuevo libro y verá que ya no aparecen las 3 hojas por defecto, si no las que le hemos asignado, para este ejemplo se aplico el cambio de 6 hojas.

58

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Insertar hojas Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El número máximo de hojas que usted puede insertar está limitado sólo por la memoria de su equipo. Para insertar una Hoja de cálculo puede hacer clic en la pestaña Insertar hoja de cálculo ubicada al final derecho de las pestañas de las hojas existentes o también presionar la combinación de teclas Shift+F11

Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas

1) Haga clic derecho en una de las pestañas de sus hojas 2) En el menú emergente elija Insertar. 3) En la ventana Insertar elija de la ficha Soluciones de hoja de cálculo la plantilla que necesite. También puede utilizar Plantilla de Office Online y descargar modelos de plantillas vía Internet

4) Por último ya puede darle clic en el botón aceptar.

Programa Nacional de Informática

59

Microsoft Office Excel 2010

Eliminar hojas Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, así como las referencias hacia ella. Para eliminar una Hoja de cálculo puede hacer lo siguiente: • En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir de la sección CELDAS la lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha lista y elija la opción ELIMINAR HOJA. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña de la hoja y elegir del menú emergente la opción Eliminar. En cualquiera de los casos, si la hoja cuenta con contenido alguno, Excel solicitará confirmación y puede optar por continuar con la Eliminación o Cancelar para interrumpir el proceso de eliminación.

Cambiar Nombre Por defecto Excel asigna a sus hojas números correlativos Hoja1, Hoja2, etc. Usted puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en blanco, aunque es recomendable usar nombres más cortos y sin espacios. Para cambiar de nombre a una hoja: 1) Haga doble clic sobre la pestaña de la hoja, digite el nombre y pulse Enter. Antes:

Después:

60

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

2) También puede usar el menú Contextual haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña de la hoja y eligiendo la opción Cambiar nombre.

3) Escriba un nuevo nombre a la hoja y pulse Enter Aplicar color a las etiquetas Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un código de color a las pestañas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de una amplia gama de colores para organizar las secciones de un libro de trabajo. 1) Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y elija del menú emergente la opción Color de etiqueta, el cual le mostrará inmediatamente una lista de colores del tema y colores Estándar, elija de ellos el color que requiera. 2) Si el color que desea utilizar no se encuentra en la lista de colores predeterminados, entonces elija la opción Más colores e inmediatamente se mostrará la ventana Colores mostrándole dos métodos de selección de color: mediante el hexágono Programa Nacional de Informática

61

Microsoft Office Excel 2010

de colores Estándar o también de forma Personalizada en el cual podrá realizar la mezcla de colores que requiera. 3) Tras elegir el color necesario haga clic en el botón Aceptar.

ACTIVIDAD  Objetivo Aprender a trabajar y formatear las hojas de Excel de manera eficaz.  Procedimiento 1. Modifique las opciones para que Excel inserte un nuevo libro con 5 hojas. 2. Cambie de nombre a las hojas de acuerdo a: Hoja1 Hoja2 Hoja3 Hoja4

COMPRAS VENTAS INGRESOS SALIDAS

3. Cambie el color a las pestañas de sus hojas (escoja Ud. los colores) 4. Luego, haga clic en la hoja VENTAS e Inserte una hoja. El nombre para esta hoja será PLANILLA. 4. Finalmente, elimine la hoja Mayo e inserte una hoja al final llamada “Préstamos bancarios”. 5. Todas las hojas nuevas insertadas deben tener un color distinto. Resultado Final:

DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Copiar, Cortar y Pegar contenido

62

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Para copiar o cortar celdas, gráficos e imágenes, use el portapapeles de Office, hasta con 24 objetos que pueda coleccionar. Para el manejo más eficiente de estas operaciones utilice la sección Portapapeles de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.

Cortar

Copiar

Copiar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botón Copiar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + C

Copiar como Imagen

Esta opción captura el contenido de la celda y la copia en formato de imagen en la celda de destino. Cuando selecciona esta imagen aparece una ventana como la siguiente:

Programa Nacional de Informática

63

Microsoft Office Excel 2010

Después de copiar el contenido de la celda ya sea en cualquiera de las apariencias y formatos, el contenido se pegara como si fuera una imagen en la celda de destino. Cortar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botón Cortar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + X Pegar 1) Haga clic en la celda donde desea pegar 2) Use el botón Pegar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V. Cuando pulse sobre el botón Pegar, hágalo en la imagen del portapapeles tal como se muestra en la siguiente imagen:

Opciones de Pegado Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir al usuario los distintos modos de pegar algún objeto del portapapeles. Así, usted puede vincular celdas o sólo copiar el formato de las mismas. Ejemplo:

64

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Para probar esta opción, escriba los siguientes valores (incluya los formatos)

Luego, realice las siguientes operaciones. 1. Seleccione las celdas y luego cópielas. 2. En otra celda elija pegar. 3. Se mostrara una etiqueta con opciones como las del siguiente grafico:

Son las mismas opciones que aparecen al darle clic en la flecha que está debajo del botón pegar Dependiendo de cómo desea que quede la copia final seleccionará entre las opciones siguientes: Pegar Pegar Formulas Formato de formulas y números Mantener formato de origen Sin bordes Mantener ancho de columnas de origen Transponer Programa Nacional de Informática

65

Microsoft Office Excel 2010

Pegar Valores Valores Formato de valores y números Formato de valores y origen Otras opciones de pegado Formato Pegar vínculo Imagen Imagen vinculada En la opción Pegado especial aparecerá la siguiente ventana agregando más opciones para pegar el contenido copiado de otra celda previamente.

Portapapeles de Microsoft Excel 2010 El portapapeles de Office colecciona hasta 24 elementos de forma simultánea. Así Ud. puede ir puede ir coleccionando entre diversos libros y luego pegarlos rápidamente. Para usar el portapapeles deberá hacer lo siguiente. 1. Haga clic en el botón ampliar opciones ubicado a la derecha del título del grupo o sección Portapapeles de la ficha Inicio.

66

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

2. Se mostrará inmediatamente el panel Portapapeles de MS office.

3. Ahora, cada vez que usted copie un elemento, este pasa al panel. Usted puede copiar imágenes y textos de Internet, textos de Word, celdas de otras hojas, etc. 4. Si desea pegar alguno de los objetos del portapapeles, sólo haga clic en la flecha del elemento y seleccione Pegar

5. Si desea eliminar un objeto del portapapeles basta con darle clic en la opción eliminar tal como muestra la siguiente imagen.

Programa Nacional de Informática

67

Microsoft Office Excel 2010

Transponer datos

Pegado Especial En el siguiente ejemplo veremos cómo cambiar datos dispuestos de forma vertical hacia horizontal y viceversa. Para transponer datos realicemos lo siguiente: 1. En una hoja nueva ingrese los siguientes datos y luego selecciónelos a excepción del título Meses.

2. Haga clic en el botón COPIAR de la ficha Inicio presione (CTRL+C) y luego seleccione la celda B1 3. En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones haga clic en la flechita que apunta hacia abajo del botón Pegar, y del menú elija la opción Transponer

68

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

ACTIVIDAD  Objetivo Transponer los datos de un rango.  Procedimiento 1. Abra el archivo Actividad transponer datos.xlsx 2. Seleccione el rango A3:F9 y cópielo.

3. Seleccione la celda A11 y luego desglose las opciones del botón Pegar en la ficha Inicio y elija la opción Transponer. Resultado Final

Programa Nacional de Informática

69

Microsoft Office Excel 2010

Ortografía Las características de ortografía no son propias de Microsoft Word, sino que pueden ser utilizadas en cualquier programa de Microsoft Office 2010. No solamente la ortografía es la operación de revisión que puede ser realizada en MS Excel, sino también la del uso de referencias, sinónimos y traducción. Para probar esta característica en Microsoft Excel, siga los siguientes pasos: 1) Abra el archivo Lista de presupuesto.xlsx 2) Seleccione la celda A1 (Punto de partida para verificar la ortografía) 3) Luego haga clic en la ficha REVISAR de la cinta de opciones. 4) En la sección Revisión haz clic en el botón Ortografía

5) En el cuadro de diálogo Ortografía aplique las correcciones respectivas tomando como ejemplo la siguiente imagen.

6) El documento debe quedar tal como se muestra a continuación: 70

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Buscar e insertar información de referencia

La información de referencia de Microsoft Office reúnen las características de sinónimos, antónimos y traducción. Para buscar información de apoyo siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la ficha Revisar y en la sección Revisión haga clic en el botón Referencia.

Programa Nacional de Informática

71

Microsoft Office Excel 2010

2) Se mostrará el panel Referencia en el cual, en el cuadro de texto Buscar escriba la palabra de la cuál desee saber su sinónimo, antónimo o realizar la traducción, luego haga clic en el botón de inicio de búsqueda o presione ENTER.

Buscar

Adicionalmente, puede escoger de donde desea que busque la información tal como lo muestra la siguiente imagen.

Si seleccionas sinónimos aparecerá la siguiente pantalla.

72

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

ACTIVIDAD  Objetivo Buscar un sinónimo para la palabra “prorratear”.

 Procedimiento 1) Seleccione la ficha Revisar y en la sección Revisión, haga clic en el botón Referencia. 2) En el cuadro de texto buscar escriba: “prorratear” y haga clic en 3) Verifique los sinónimos y antónimos encontrados, adicionalmente verifique qué traducción se ha encontrado para la palabra.

Buscar y reemplazar En Excel es muy común realizar este tipo de tarea, por tal motivo le indicaremos cómo realizar el proceso con un ejemplo digitado en el libro Ferretería CONTRUYE S.A.xlsx

Buscar texto y reemplazarlo 1. Abrir el archivo Ferreteria CONTRUYE S.A.xlsx.

2. Diríjase para ello al botón Buscar y seleccionar en la sección Modificar de la ficha Inicio. Haga clic en la opción Buscar del menú emergente. Programa Nacional de Informática

73

Microsoft Office Excel 2010

3. Se mostrará la ventana Buscar y reemplazar, en el cual, si desea solamente ubicar el texto en la hoja de cálculo debe utilizar la ficha Buscar, digite el texto en la casilla en blanco, haga clic en el botón Buscar Siguiente y se seleccionara la celda que contiene la palabra buscada tal como lo muestra la siguiente imagen.

4. Si lo que desea es reemplazar el texto por otro debe utilizar la ficha Reemplazar escribiendo la palabra a Buscar y la que servirá de reemplazo. En este ejemplo escribiremos “Agua” y lo reemplazamos

74

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

todas las veces que se repita en la hoja de cálculo por la palabra “Pintura”.

Para realizar todos los reemplazos inmediatamente haga clic en el botón Reemplazar todos, si en cambio desea hacer los cambios individualmente haga clic en el botón Reemplazar para cambiar de forma individual cada texto encontrado. Buscar formato

En Microsoft Excel además puede buscar datos que tengan un formato especifico usando las opciones que tiene la ventana Buscar y reemplazar.

Dándole clic en el botón formato podemos buscar un formato específico con todas las características de los formatos que conocemos tal como lo muestra la siguiente imagen.

Programa Nacional de Informática

75

Microsoft Office Excel 2010

Luego de seleccionar las opciones de formato a buscar, haga clic en el botón Aceptar y verá cómo se inicia la búsqueda de todos aquellos datos que tienen el estilo especificado. Cerrar Libro y Excel Para cerrar un archivo que ha creado o abierto puede realizar cualquiera de las Siguientes acciones:

1) Hacer clic en la opción CERRAR del menú que o ficha archivo.

2) O también puede utilizar la combinación de teclas CTRL+F4. 3) También puede hacer clic en el botón Cerrar ventana en la Cinta de Opciones.

Como medida de seguridad, Excel le preguntará si desea guardar los cambios que ha realizado, en caso no lo hayan guardado previamente. Para cerrar todo el programa Microsoft Excel 2010 puede hacer clic en el botón Cerrar ubicada a la derecha de la Barra de Titulo, también puede pulsar la combinación de teclas ALT + F4.

76

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Preguntas de repaso 1. ¿Cómo elaboro un nuevo libro de Microsoft Office Excel 2010 con la ayuda de una plantilla? 2. ¿Qué debes hacer para cerrar una hoja de Excel? 3. ¿Para qué sirve el botón opciones de la ventana Buscar y reemplazar?

4. ¿Cómo se inserta una fila? 5. ¿Cuáles son los pasos para agregar un nuevo libro de cálculo con 5 hojas? 6. ¿Qué significa transponer datos? 7. ¿Para qué sirve el Pegado especial? 8. Cambie el nombre de 3 hojas de cálculo y asigne un color distinto a cada una. 9. ¿Puedo seleccionar un dato y pegarlo como si fuera una foto o imagen a todos? 10. Cierra todo el libre de Excel.

Programa Nacional de Informática

77

Microsoft Office Excel 2010

Capítulo

3 CONFIGURAR PÁGINA E IMPRIMIR En este capítulo se trataran los siguientes temas: Configuración de Página. Vista previa Objetivo: El participante aprenderá como configurar correctamente el libro de Excel para visualizarlo de la mejor manera e imprimirlo correctamente.

78

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Configurar Página Esta ficha permite modificar: Los márgenes, La orientación, La Escala y tamaño de papel a usar, entre otros.

Modificar Márgenes

En la opción márgenes predeterminados.

encontrará

configuraciones

de

márgenes

Pero si requiere realizar sus configuraciones adicionales utilice la opción Márgenes personalizados y se mostrará la ventana Configurar Página en el cual podrá realizar los ajustes necesarios.

Programa Nacional de Informática

79

Microsoft Office Excel 2010

Puede digitar directamente el margen dentro del cuadro donde está el número de margen actual o puede utilizar las flechas que se encuentran vinculadas al cuadro de texto tal como se muestra en la siguiente imagen. Aumentar

Disminuir

Orientación del papel Esta opción le permitirá elegir entre la página horizontal y vertical.

80

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Orientación del papel

Esta opción permite elegir tamaños de papel entre una lista predeterminada, o también accediendo a la ventana Configurar página por medio de la opción Más tamaños de papel.

Opción mas comandos para abrir la ventana Configurar Página.

Ajuste de escala

Esta opción le permite ajustar el contenido de la hoja de cálculo de tal forma que pueda ampliarse o reducirse de acuerdo a lo que necesite. Para ajustar la escala de impresión ingrese a la ventana Configurar página y en la ficha Página encontrará las siguientes opciones:

Programa Nacional de Informática

81

Microsoft Office Excel 2010

Ajuste de Escala Podrá elegir entre:  Ajustar al: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje establecido en el cuadro de %. Por defecto la escala es al 100%. Si usted desea que su tabla se imprima condensada use un porcentaje menor o uno mayor para que se imprima más grande de lo normal  Ajustar a, usted podrá reducir una tabla que ocupa 4 páginas a sólo 2 o una tabla que ocupa 2 páginas a sólo 1.

Encabezado y pie de página

Cuando tiene activada la vista Diseño de página podrá agregar de manera directa un encabezado y pié de página a la hoja de impresión.

Activar Vista diseño de página. Dele clic en la ficha vista de la cinta de opciones y luego ejecutar el comando Diseño de página del grupo Vistas de libro.

82

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

También puede acceder a las opciones de Encabezado y Pié de página por medio de la ventana Configurar Página y la ficha Encabezado y pié de Página.

Los encabezados y pies de página se muestran en la parte superior e inferior de sus páginas impresas. Usted puede usar alguno de los encabezados o pies incorporados o crear uno personalizado. En esta ficha puede elegir entre los encabezados y pies propuestos por Excel: haga clic el cuadro combinado de encabezados y el de pies. O use los botones de Personalizar para definir su propio Encabezado y Pie de página a usar.

Programa Nacional de Informática

83

Microsoft Office Excel 2010

Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetos de su encabezado y Pie. En la siguiente tabla observe los botones y la utilidad de cada uno de ellos.

Botón

Utilidad Modifica el formato de fuente del texto seleccionado como por ejemplo fuente, tamaño, estilo y efectos. Inserta el número de página de la hoja a imprimir. Inserta el número total de páginas a imprimir. Inserta la fecha del sistema. Inserta la hora del sistema. Inserta la ubicación y el nombre del libro a imprimir. Inserta el nombre del libro a imprimir. Inserta el nombre de la hoja. Use este botón para seleccionar la imagen que se debe mostrar en el encabezado de página. Para modificar el tamaño de la imagen, recortarla o modificar los formatos establecidos de la misma.

84

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

ACTIVIDAD Márgenes y encabezados  Objetivo Adquirir habilidad para Crear encabezados y pies Personalizados.  Procedimiento 1. Abra el archivo BODEGA MI BARRIO S.A.C.xlsx Observará los siguientes datos:

2. Modifique el encabezado y pie para que se muestren los siguientes datos en el orden respectivo. Encabezado:



Pie:





3. El texto debe ser Verdana de 10 puntos y cursiva. La imagen debe en la parte superior, utilizar el botón formato de imagen para ajustar la a la hoja de Excel. 4. Guarde el archivo y cierre el documento.

El archivo debe quedar de la siguiente manera.

Programa Nacional de Informática

85

Microsoft Office Excel 2010

Esta vista previa se muestra en la nueva vista Backstage del Microsoft Office Excel 2010.

Ficha Hoja de la ventana Configurar Página

Esta ficha permite controlar ciertas opciones al momento de imprimir como: el área de impresión, la impresión o no de las líneas de división de la hoja, que se impriman o no los títulos de las filas y las columnas en su hoja (A, B, C etc. y 1,2, 3 etc.) Excel muestra una caja de dialogo con las siguientes opciones:

86

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

1. Active la casilla Líneas de División para imprimir las líneas de su hoja de cálculo. 2. La casilla Encabezados de filas y columnas imprime las columnas y filas de su hoja 3. Use el cuadro Comentarios para indicar la ubicación de los comentarios en su hoja.

En la siguiente imagen se muestran las Líneas de División y los encabezados de Fila y Columna activos.

Imprimir rótulos de fila y columna en cada página Programa Nacional de Informática

87

Microsoft Office Excel 2010

Si su tabla es muy grande y ocupa más de una página, usted puede imprimir un rango de Filas como encabezados de cada una de ellas. Incluso podrá tener columnas como títulos de encabezados de filas. Por ejemplo, abra el archivo Alumnos y use el botón Vista Preliminar. Observe que los títulos sólo se muestran en la primera página.

Página 1

Página 2

Para tener filas o columnas como títulos realice lo siguiente: 1. Ingrese a la ventana Configurar Página y elija la ficha Hoja. 2. En el cuadro Imprimir Títulos, haga clic en la opción Repetir filas en el extremo Superior.

88

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Seleccionar la primera fila.

3. Use el botón vista preliminar para ver el resultado.

Página 1

Página 2

Programa Nacional de Informática

89

Microsoft Office Excel 2010

Saltos de página

Los saltos de página marcan la hoja de cálculo indicando cada una de las páginas a imprimir. Estos saltos se insertan de acuerdo a las especificaciones de la configuración de página: tamaño de papel, escala, márgenes, etc. Identificar los saltos de página Los saltos de página pueden ser horizontales y verticales y se muestran en su hoja de cálculo como líneas punteadas.

En la hoja de cálculo anterior, los saltos se ven como líneas punteadas. Aquí se muestra un salto horizontal entre las filas 6 y 7.

Insertar Saltos de página Por defecto los saltos de página se insertan en hojas que ocupan más de una página. Usted puede insertar saltos de páginas horizontales o verticales para indicar hasta que fila o columna desea imprimir. En nuestro ejemplo queremos que la segunda página a imprimir se muestre a partir de la fila 39 y no de 43 que fue determinada por Excel. NOTA: Saque una copia del archivo original y efectúe todos los cambios que se mencionaran sobre la copia.

Insertar un salto de página horizontal:

1. Lleve el selector de celdas a la fila donde desea que se realice el salto, en este caso lo colocaremos en la fila 11 para que a partir de esta fila se

90

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

visualice en una nueva página la información que continua según la hoja de Excel. 2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Insertar salto de página.

3. Se mostrara una línea punteada de división a partir de la línea 11 como se muestra en la siguiente figura.

Salto de página.

4. Utilizando la vista preliminar verifique que solo aparece hasta la fila 10 en la primera página, el resto aparece en la página siguiente, esto se pudo realizar gracias al salto de página.

Programa Nacional de Informática

91

Microsoft Office Excel 2010 En la segunda página se muestra desde la fila 11. Solo se muestra hasta la fila 10.

Ahora con el mismo archivo vamos a insertar un saldo de página, pero esta vez para columnas, ya que se desea que la columna Nombre Completo se muestre en otra página.

Insertar un salto de página vertical:

1. Lleve el indicador a la columna donde se desea que se realice el salto, en nuestro ejemplo en la columna B1 tal como se muestra en la figura.

2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Insertar salto de página y aparecerán las líneas punteadas en vertical.

3. Utilice la vista preliminar y verificara que ahora aparecen en páginas diferentes las columnas, ya que están separadas por un salto de página en vertical.

92

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010 Solo se muestra la primera columna en la página 1

La segunda columna se muestra en la página siguiente dependiendo de la cantidad de registros.

Eliminar los Saltos de página Excel aplica los saltos que fueron detectados y los elimina. En el caso de hojas que no ocupen más de una página simplemente los saltos ya no se verían. Para hacer este ejercicio vamos a quitar el último salto de página vertical que hemos insertado, el que se encuentra entre las columnas A y B. Procedimiento: 1. Llevar el indicador de celdas en la misma celda que indico para insertar el salto de página (En nuestro caso en la columna B). 2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Quitar salto de página.

NOTA: La opción Restablecer todos los saltos de página elimina todos los saltos encontrados en la hoja.

Programa Nacional de Informática

93

Microsoft Office Excel 2010

Vista Previa de salto de página Esta vista le permite reconocer fácilmente los saltos de página insertados en su hoja.

Configuración de la impresión Vista Preliminar Esta vista muestra su tabla antes de imprimirla. Aquí usted podrá controlar las opciones y características de la impresión.

Impr esió n Rápi da

Si desea imprimir rápidamente su tabla (Hoja de Excel), haga clic en el botón personalizar barra de herramientas de acceso rápido para agregar el comando Impresión rápida y luego ejecute este comando.

94

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Al usar esta opción, Excel imprime su tabla con las opciones por defecto, tanto de la configuración de página como la configuración de la impresora. Si usted configuro su página se imprimirá con las opciones elegidas. Configurar Impresión Si desea configurar las opciones para imprimir, diríjase ficha Archivo y elija la opción Imprimir.

Excel muestra la siguiente caja de dialogo Imprimir en la nueva vista Backstage que presenta una nueva forma de mostrar las opciones de impresión.

El proceso de Impresión Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel las detecta automáticamente. Además, usted podrá modificar las características de su hoja (tamaño, orientación, márgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora.

Programa Nacional de Informática

95

Microsoft Office Excel 2010

La Opción Impresora:

Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como: tamaño de hoja, si la impresión será a color o blanco y negro, la calidad de impresión, etc.

Configuración: Hojas Activas Seleccione la opción Hojas Activas para imprimir su área de impresión o las hojas seleccionadas. Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opción Todo el Libro. Si elija la opción Selección, Excel ignora el área de impresión e imprime el rango de celdas seleccionados.

96

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Definir el Área de Impresión. No es necesario que usted indique el rango o tabla a imprimir, Microsoft Excel detecta automáticamente el contenido de la hoja y define el rango de impresión. Usted puede personalizar el área de impresión, indicando que se va a imprimir sólo la parte superior de su hoja o una tabla que se encuentra en su hoja. Para indicar el área de impresión. 1) Se selecciona el rango de celdas que desea imprimir. 2) Haga clic en la ficha Diseño de página. 3) Luego clic en el comando Área de impresión. 4) Escoger la opción Establecer área de impresión.

Intervalo de páginas a imprimir

Indique si desea imprimir todas las páginas de su tabla o sólo alguna página en particular.

Programa Nacional de Informática

97

Microsoft Office Excel 2010

Intervalo de páginas.

Página inicial

Página Final

Número de Copias Esta opción nos permite obtener una cantidad determinado de copias por cada página de Excel.

Intercalar páginas. Intercaladas. Puede configurar la forma en que el Excel va a imprimir sus hojas, por ejemplo si va a sacar 3 copias(juegos) por cada página se imprimirá primero las 3 páginas consecutivas, luego se imprimen otras 3 desde la primera hasta la última y al final las ultimas 3 de la misma manera. Sin Intercalar Siguiendo el ejemplo anterior, si quiero imprimir 3 juegos y esta activada la opción Sin intercalar, primero imprimirá la página 1 3 veces, luego la página 2 3 veces y lo mismo con la pagina 3, hasta obtener los 3 juegos de copias. Orientación Dependiendo si desea que su hoja de Excel salga impresa de manera horizontal o vertical en relación a la hoja seleccionara la opción respectiva tal como se muestra en la siguiente imagen.

98

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Tamaño de Papel Podemos configurar cual es el tamaño de papel que vamos a utilizar para imprimir nuestra hoja de Excel.

Márgenes Personalizados El margen de la hoja es la distancia que hay desde el borde de la hoja hasta donde inicia el texto, con esta opción podemos configurar esta distancia dependiendo del resultado que queremos obtener, Podemos escoger entre las opciones Normal, ancho o estrecho que ya viene por defecto o asignar nuestros propios márgenes dándole clic en la opción Márgenes personalizados.

Escalado.

Con esta opción ajustar el contenido de la hoja de cálculo a una página, ya sean filas, columnas o todo en general.

Programa Nacional de Informática

99

Microsoft Office Excel 2010

Preguntas de repaso 1. ¿Qué significa establecer el área de impresión? 2. ¿De cuantas maneras puedo cambiar la orientación de la pagina en Excel? 3. ¿Para qué sirve la opción intercalar? 4. ¿En qué casos me sirve la opción imprimir todo el libro? 5. ¿Qué es un salto de sección? 6. Si tengo una tabla con información que ocupa varias hojas, ¿Que opción debo activar para que los títulos de las columnas aparezcan en todas las hojas? 7. ¿Cómo visualizo todos los saltos de página que tiene mi hoja de Excel? 8. ¿Qué pasos debo de hacer para imprimir los encabezados de columnas y filas de mi hoja de cálculo.

100

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

Capítulo

4 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS I En este capítulo se trataran los siguientes temas: Introducción a las fórmulas Realizar auditorías a las fórmulas Referencia de celdas y rangos Utilizar funciones aritméticas Introducción: Reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y características que tiene el Microsoft Office Excel 2010.

Programa Nacional de Informática

101

Microsoft Office Excel 2010

CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIÓN DE FÓRMULAS Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que re calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas. INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS Una función es una fórmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN). Siguen las siguientes reglas:  Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.  Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.  Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.  Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) según corresponda.

OPERADORES Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.

102

Programa Nacional de Informática

Microsoft Office Excel 2010

En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.

SIMBOLO DEL OPERACIÓN QUE OPERADOR REALIZA +

Suma

-

Resta

*

Multiplicación

/

División

^

Exponenciación

&

Unión/Concatenar

=

Igual que

>

Mayor que

<

Menor que

>=

Igual o Mayor que



MAYOR QUE

5

<

MENOR QUE

5

>=

MAYOR O IGUAL QUE

5

B3;"Presupuesto Comprueba si la segunda fila sobrepasa el excedido";"Aceptar") presupuesto (Aceptar) Puntuación 45 90 78 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al primer resultado (F) =SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado (A) =SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente. Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave. Si la puntuación es Mayor que 89 De 80 a 89

Programa Nacional de Informática

La función devuelve A B

175

Microsoft Office Excel 2010 De 70 a 79 De 60 a 69 Menor que 60

C D F

Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones 

 

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR! Ejemplos:

Fórmula Descripción (Resultado) =Y(VERDADERO;VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO (VERDADERO) =Y(VERDADERO;FALSO) Un argumento es FALSO (FALSO) =Y(2+2=4;2+3=5) Todos los argumentos se evalúan como VERDADERO (VERDADERO) Datos 50 104 Fórmula Descripción (Resultado) =Y(1