Guia Paso a Paso Reconversion

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GUÍA PASO A PASO PARA RECONVERTIR CON ÉXITO: PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO 7.0.1 PROFIT PLUS CONTABILIDAD 2.6.9 PROFIT PLUS NÓMINA 1.8.9

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GUÍA PARA RECONVERTIR CON ÉXITO

PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO

Los pasos a seguir para ejecutar el proceso de Reconversión Monetaria pueden observarse en el siguiente gráfico: RECONVERSION Preparación Previa

Clonación de la Empresa Operativa

Verifique su versión de Profit Plus Administrativo

Haga una copia de su empresa

Cierre el ciclo de la empresa en Bs.

Cree una nueva empresa (Clon)

Tenga sus datos en buen estado

Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa clon

Decida el número de decimales para precios y costos

MONETARIA

Ejecución del Proceso Cree la nueva moneda “BSF” Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos Divide los importantes monetarios entre 1000 y aplica el criterio de redondeo Ejecute el proceso Ajustador de Diferencias Actualiza los valores almacenados según lo que indican los movimientos, y asegura que los documentos cancelados conserven su status

Validación Resumen de Reconversión Prepárese para validar la reconversión Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)

PREPARACIÓN PREVIA 1.

Verifique su versión de Profit Plus Administrativo: La reconversión requiere que tenga instalada la versión 7.0.1. con ejecutable de fecha igual o superior al 20/10/2007.

2.

Cierre el ciclo de la empresa en Bs. Ingrese los documentos pendientes y actualice las operaciones en tránsito al 31/12/2007 Si posee instalado el sistema Profit Plus Nómina y la empresa que va a reconvertir se encuentra integrada/conectada, es recomendable que transfiera las nóminas al administrativo antes de proceder con la reconversión.

3.

Tenga sus datos en buen estado Realice un respaldo de sus datos antes de ejecutar labores de mantenimiento (si la versión es corporativa recuerde que sus datos están en SQL SERVER). Ejecute “Validar Base de Datos” (sólo para la versión profesional, verifique registros duplicados y realice correcciones, en caso de que aplique). Ejecute “Reconstruir Índices” (sólo para la versión profesional). Ejecute “Validar Consistencia”.

4.

Decida el número de decimales para precios y costos. El proceso ejecutará el redondeo de precios y costos, de acuerdo a los decimales indicados en “Parámetros de la empresa”.

CLONACIÓN DE LA EMPRESA OPERATIVA 5.

Haga una copia de su empresa Asegúrese de que ningún usuario este utilizando los datos de la empresa a partir de este momento y hasta que culmine completamente el proceso de reconversión. Para realizar la clonación de la empresa operativa, desde el sistema Profit Administrativo seleccione el módulo Mantenimiento, menú Procesos y la opción “Respaldar/Recuperar”: o Si posee la edición profesional en la pantalla “Respaldar Archivos” presione el botón “Iniciar” y ubique la carpeta donde desea almacenar el respaldo a realizar. Presione el botón “Guardar” o Si posee la edición Corporativa, seleccione el dispositivo de respaldo de la empresa y presione el botón “Aceptar” (también puede realizar el respaldo directamente desde SQL Server.

NOTA: Con esto se obtendrá una copia idéntica (Clon) de los datos de la empresa operativa. La reconversión se efectuará en la empresa Clon, dado que los datos en la empresa operativa se mantendrán como históricos

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6.

Cree una nueva Empresa Desde el sistema Profit Plus Administrativo, seleccione el módulo Mantenimiento menú Procesos y la opción “Empresas”. Cree un nuevo registro ([CTRL+N] o haga clic en el botón “Nuevo”) Asígnele un código representativo a esta empresa (clon), que permita distinguir que es la empresa de reconversión, y a la vez relacionarla con la empresa operativa, y guarde los datos ([CTRL+G] o haga clic en el botón “Guardar”).

7.

Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa “Clon” Cámbiese a la nueva empresa (clon): seleccione el menú Archivo y en la opción “Seleccionar Empresa” [ALT+F2] elija la empresa creada en el paso anterior. Ubicado en la empresa (clon) seleccione el módulo Mantenimiento, el menú Procesos y la opción “Respaldar/Recuperar” o Si posee la edición profesional, en la pantalla “Seleccionar dispositivo de la copia de seguridad” seleccione la ubicación del respaldo y en la pantalla “Extraer del Archivo” seleccione el archivo del respaldo realizado en el paso 5. Presione el botón “Aceptar” o Si posee la edición Corporativa, seleccione el dispositivo donde colocó el respaldo realizado en el paso 5 y presione el botón “Aceptar” (si el respaldo lo realizó directamente desde SQL Server, realice la recuperación del mismo modo).

EJECUCIÓN DEL PROCESO 8.

Cree la nueva moneda “BSF” Bolívar Fuerte. Seleccione el módulo Ventas y Cuentas x Cobrar, el menú Tablas y la opción “Monedas”. Cree un nuevo registro ([CTRL+N] o haga clic en el botón “Nuevo”) Ingrese en Código las siglas “BSF” sin ningún signo o símbolo adicional y en descripción “Bolívares Fuertes”. Ingrese en Cambio mil (1000). Para ello haga clic sobre el botón “Tasas”. El sistema le solicitará guardar el registro y allí asignará dicho valor.

9.

Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos Seleccione el menú Reportes y la opción “Reportes y Procesos Adicionales”. Ubique el Proceso Adicional “RM1 - Reconvertidor de Datos”. El sistema le solicitará los siguientes parámetros: o

o o

Moneda Actual: Seleccione la moneda base de su empresa la cual deberá ser “BS” Bolívares. Si posee cualquier otro código que representa la moneda Bolívares selecciónelo. El sistema asume que la moneda seleccionada es la moneda base del sistema, en caso de no ser así emitirá un mensaje de advertencia de la posible inconsistencia. Moneda Nueva: Seleccione la nueva moneda creada en el paso 8, la cual debe ser “BSF” Bolívares Fuertes. Dividendo: Indique el valor que se utilizara para dividir los importes monetarios, mil (1000).

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Presione el botón “Aceptar”, para iniciar la reconversión o

Se despliega un mensaje de información indicando “Para este proceso no serán tomados en cuenta los decimales definidos en el campo factor”, presione el botón “Aceptar”.

o

Se despliega un mensaje de advertencia indicando “Recuerde haber realizado labores de mantenimiento y respaldo de su base de datos antes de continuar. ¿Está seguro que desea realizar la reconversión monetaria?”. Presione el botón “Si”

El proceso realizará las siguientes acciones: o

Cada campo con importes monetarios se divide entre el factor seleccionado por el usuario, redondeando a (02) dos decimales de forma equitativa. Se excluye de esta regla: * A la unidad tributaria y la tasa de cambio, las cuales se redondean a (05) cinco decimales. * A los precios y los costos, los cuales son redondeados al número de decimales indicados en “parámetros de la empresa”.

o o o o

Los campos de “código de moneda” de todos los registros cuyo valor sea el de la “Moneda base” serán cambiados por el valor de la “Moneda Nueva”. Colocará de forma automática como nueva moneda base al Bolívar Fuerte (BSF) (el proceso modificará esta moneda para que quede con tasa= 1 y la asignará como moneda base en parámetros de la empresa). Los Documentos afectados por el proceso serán marcados en los campos descripción o comentario con el tag Se crea un archivo llamado “LogProcess_NombreEmpresa.txt” en la carpeta raíz de Profit Plus Administrativo el cual contiene el nombre de las tablas procesadas.

10. Ejecute el proceso Ajustador de Diferencias Salga de Profit Plus Administrativo (cierre la aplicación) Vuelva a ejecutar Profit Plus Administrativo y seleccione la empresa reconvertida (clon). En el módulo Ventas y Cuentas x Cobrar seleccione el menú Reportes y la opción “Reportes y Procesos Adicionales”. Ubique el Proceso Adicional “RM2 - Ajustador de Diferencias”. El sistema le solicitará los parámetros Vendedor y Caja, los cuales serán utilizados para el ajuste de saldos de encontrarse diferencias por redondeo

NOTA: Se sugiere crear un nuevo vendedor (una vez finalizado el proceso inhabilítelo)

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El proceso ejecutará las siguientes acciones: o

o o

Los documentos de cxc / cxp con saldo 0, que por diferencia de redondeo sus abonos no coincidan con el monto total del documento, serán incluidos en un cobro/pago siendo neteados con un Ajuste Positivo Manual (AJPM) o Ajuste Negativo Manual (AJNM) según corresponda. Este cobro/pago en caso ser creado, será por cliente y proveedor de fecha 31/12/2007. Actualiza el saldo de las cajas y cuentas bancarias para que correspondan a la sumatoria de sus movimientos. Actualiza sólo para las transacciones internas del sistema (notas de despacho, plantillas de venta, cotizaciones a proveedores, entre otras) la relación encabezado – sumatoria de renglones en caso de encontrar diferencias Nota: El ajustador de diferencias, no alterará las transacciones de carácter legal como: facturas de compra, facturas de venta, devoluciones de clientes, devoluciones de proveedores y notas de recepción.

VALIDACIÓN 11.

Prepárese para validar la reconversión de su empresa Salga de Profit Plus Administrativo (cierre la aplicación) Vuelva a ejecutar Profit Plus Administrativo y seleccione la empresa clon (la empresa con los datos reconvertidos). Seleccione el módulo Mantenimiento, menú Procesos y la opción “Actualizar Tablas Locales” (sólo para la versión corporativa)

12.

Compare ambas empresas (la original y la reconvertida) Emita el reporte” Resumen de Reconversión” el cual realiza una comparación entre la empresa original y la empresa reconvertida. Para su emisión siga los siguientes pasos: o

Seleccione el menú Reportes y la opción “Reportes y Procesos Adicionales”. Ubique el Reporte “RM3-Resumen de Reconversión Monetaria” y presione el botón “Aceptar”

o

El reporte le mostrará el siguiente mensaje y debe indicar en la pantalla “Seleccionar directorio” el código de la empresa operativa (la que mantendrá el histórico de sus datos)

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o

Aparecerá el siguiente reporte:

El Resumen de Reconversión mostrará para cada módulo de Profit Plus Administrativo los siguientes valores: Inventario Valor Actual de Inventario: Total del costo promedio y último costo en inventario Artículos con su Precio: Precio del artículo con mayor código por cada línea de artículos Ventas y Cuentas por Cobrar Estado de Cuentas (Clientes): Saldo total de las cuentas por cobrar Margen de Ganancias de la Empresa: Total de ventas, total devoluciones, total costo y margen de ganancia. Pedidos: Total del monto neto en Pedidos Compras y Cuentas por Pagar Estado de Cuentas (Proveedor): Saldo total de las cuentas por pagar Órdenes de Compra: Total del monto neto en Órdenes de Compra Caja y Bancos Estado de Cuentas (Cajas): Total saldo de cada una de las cajas de la empresa Estado de Cuentas (Bancos): Total saldo de cada una de las cuentas bancarias de la empresa El Resumen de Reconversión tendrá el siguiente comportamiento: Empresa (Bs.): Mostrará el valor monetario almacenado para cada item en la empresa operativa Empresa (BSF): Mostrará el valor monetario almacenado para cada item en la empresa reconvertida (Clon) Dif. Bs.: Mostrará la diferencia expresada en “Bs.” entre la empresa operativa y la empresa reconvertida (Clon) Dif.%: Mostrará el valor porcentual que representa el monto de la columna “Dif. Bs.” en relación al monto de la columna “Empresa (Bs.)” Estado: Indicará el estado de cada item Ok: Indica que el valor porcentual de la diferencia es aceptable Revisar: Indica que para la magnitud de la diferencia reflejada, se sugiere se haga una revisión más detallada de los valores haciendo uso de los reportes del sistema. 13.

Fin de la Reconversión con éxito Si los valores de la columna “Estado” reflejan OK para todos los item, usted ha finalizado con éxito el proceso de reconversión. Recomendamos que a partir de ahora permita el acceso a la empresa operativa (que ahora será la empresa histórica) sólo a usuarios supervisores. Si alguno de los valores de la columna “Estado” refleja REVISAR, vea la lista de problemas más frecuentes en la siguiente página

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MANEJO DE PROBLEMAS FRECUENTES En el “Reconvertidor de Datos” Si al iniciar el proceso aparece el siguiente mensaje:

o o o

Presione “OK” y el proceso se detendrá Licencie el producto Ejecute nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 9

Si durante la ejecución del proceso aparece el siguiente mensaje al reconvertir la tabla docum_cp:

o o

Presione “Aceptar” y el proceso se detendrá Se creará un archivo de nombre “LogError_NombreEmpresa.txt”, en la carpeta raíz de Profit Plus Administrativo, este archivo contendrá una descripción de lo ocurrido.

o

Para solventar la situación, seleccione alguna de las dos opciones que se le presentan: Reconvirtiendo a partir del respaldo a. Restaure la copia que hizo de su empresa en el paso 5. b. Ubique el documento indicado en el mensaje y borre para ese documento el contenido del campo Prog_Pago. c. Borre los archivos generados por el proceso: LogProcess_NombreEmpresa.txt y LogError_NombreEmpresa.txt ubicado en la raíz de Profit Plus Administrativo d. Ejecute nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 8.

Reconvirtiendo sólo las tablas faltantes a. Ubique el documento indicado en el mensaje y borre para ese documento el contenido del campo Prog_Pago. b. Ejecutar nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 9. c. Cuando el proceso le pregunte si desea volver a reconvertir cada una de las tablas que ya procesó, indique la opción “NO” en cada mensaje, y de allí en adelante finalizada las preguntas procesará aquellas tablas que quedaron pendientes de la ejecución anterior.

En el “Ajustador de Diferencias” Si al presionar “aceptar” para iniciar la ejecución del proceso aparece el siguiente mensaje:

o o o

Presione “Aceptar” Salga de Profit Plus Administrativo (cierre la aplicación) Vuelva a ejecutar Profit Plus Administrativo y seleccione la empresa reconvertida (clon).

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o o

o

Verifique el código de la moneda que creó en el paso 8. Si no es “BSF”, debe volver a ejecutar el proceso de reconversión a partir del paso 7. Verifique que haya ejecutado previamente el proceso “Reconvertidor de Datos”, para ello chequee que en la raiz del directorio profit_a exista el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt. Si no existe, debe ejecutar el proceso “Reconvertidor de Datos” (paso 9) Vuelva a ejecutar el proceso “Ajustador de Diferencias”

Si durante la ejecución del proceso aparece el siguiente mensaje reconvirtiendo esta tabla (pagos) u otra tabla del sistema:

o o o o

Presione “Aceptar” y el proceso se detendrá en un punto dado. Seleccione el módulo Ventas y Cuentas x Cobrar, menú Reportes y la opción “Reportes y Procesos Adicionales” Elija el proceso adicional “Chequeo de base de datos para migrar Versión 5.1.13 a 6.0” y ejecútelo Ejecute nuevamente el proceso “ajustador de diferencias” (paso 10)

Si durante la ejecución del proceso aparece el siguiente mensaje sobre el campo fecha:

o o o o

Presione “Aceptar” y el proceso se detendrá Seleccione el módulo Mantenimiento, menú Procesos y la opción “Reconstruir/Compactar” Seleccione la opción “Reconstruir Índices” y ejecútela Ejecute nuevamente el proceso ajustador de diferencias (paso 10)

En el “Resumen de Reconversión”

Si al presionar “aceptar” para iniciar la ejecución del reporte, aparece el siguiente mensaje:

o o o

Presione “Abort” Vuelva a ejecutar Profit Plus Administrativo y seleccione la empresa reconvertida (clon). Vuelva a ejecutar el reporte “Resumen de Reconversión” (Paso 12).

Si al ejecutar el reporte, en alguno de los ítem se visualiza para la columna “estado” REVISAR: o

o

Verifique que en el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt el primer nombre en el archivo es “par_emp”. De no ser así, ejecute de nuevo el proceso reconvertidor de datos, a partir de un respaldo o reconvirtiendo solo las tablas faltantes. Si la situación para revisar es en el módulo Inventario, verifique en los listados de precios y valor del inventario del sistema, si la situación es causada porque algunos artículos al reconvertirlos y redondearlos tienen valor 0 en el precio y/o en el costo. Si ese es el caso, realice los ajustes correspondientes al costo/precio en la empresa clon.

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Si al ejecutar el reporte, en todos los ítem se visualiza para la columna “estado” REVISAR:

o o o

Cierre el reporte Asegúrese que esté emitiendo el reporte ubicado en la empresa reconvertida (Clon) Emita el reporte nuevamente y asegúrese de seleccionar como “empresa origen” el código de la empresa operativa (la que mantiene el histórico de sus datos).

LISTADO DE TAREAS A VERIFICAR PARA EJECUTAR LA RECONVERSIÓN MONETARIA

ASPECTOS A VERIFICAR \ EJECUTAR

CHECK

PREPARACIÓN PREVIA 1. Verifique que su versión de Profit Plus Administrativo sea 7.01 2. Cierre el ciclo de la empresa en Bs. 3. Tenga sus datos en buen estado Realice un respaldo de sus datos Ejecute “Validar Base de Datos” Ejecute “Reconstruir Índices” Ejecute “Validar Consistencia” 4. Decida el número de decimales para precios y costos

CLONACIÓN DE LA EMPRESA OPERATIVA 5. Haga una copia de su empresa 6. Cree una nueva empresa 7. Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa “Clon”

EJECUCIÓN DEL PROCESO 8. Cree la nueva moneda “BSF” 9. Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos 10. Ejecute el proceso Ajustador de Diferencias

VALIDACIÓN 11. Prepárese para validar la reconversión 12. Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)

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GUÍA PARA RECONVERTIR CON ÉXITO

PROFIT PLUS CONTABILIDAD

Los pasos a seguir para ejecutar el proceso de Reconversión Monetaria pueden observarse en el siguiente gráfico: RECONVERSION

Preparación Previa Verifique su versión de Profit Plus Contabilidad

MONETARIA

Ejecución del Proceso Clonación de la Empresa Operativa Haga una copia de su empresa

Cierre el ciclo de la empresa en Bs.

Cree una nueva empresa (Clon)

Tenga sus datos en buen estado

Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa clon

Validación Cree la nueva moneda “BSF” Ejecute el proceso “Reconvertidor de Datos”, e Indique la cuenta contable para la que se registrarán las diferencias por redondeo

Resumen de Reconversión Prepárese para validar la reconversión Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)

PREPARACIÓN PREVIA 14. Verifique su versión de Profit Plus Contabilidad: La reconversión requiere que tenga instalada la versión 2.6.9 con ejecutable de fecha igual o superior al 20/10/2007. 15. Cierre el ciclo de la empresa en Bs. Si posee instalado el sistema Profit Plus Administrativo y/o Profit Plus Nómina y la empresa que va a reconvertir se encuentra integrada/conectada, es recomendable que contabilice todos los documentos y nóminas antes de proceder con la reconversión. Realice los respectivos cierres contables al 31/12/07 de la empresa. De esa forma se evita tener que realizar en el futuro cierres tanto en la empresa denominada en “BS” Bolívares (histórica) como en la empresa representada en “BSF” Bolívares Fuertes. 16. Tenga sus datos en buen estado Realice un respaldo de sus datos antes de ejecutar labores de mantenimiento (si la versión es corporativa recuerde que sus datos están en SQL SERVER). Ejecute “Validar Base de Datos” (sólo para la versión profesional, verifique registros duplicados y realice correcciones, en caso de que aplique). Ejecute “Reconstruir Índices” (solo para la versión profesional). Ejecute” Validar Consistencia”. CLONACIÓN DE LA EMPRESA OPERATIVA 17. Haga una copia de su empresa Asegúrese de que ningún usuario este utilizando los datos de la empresa a partir de este momento y hasta que culmine completamente el proceso de reconversión. Para realizar la clonación de la empresa operativa, desde el sistema Profit Contabilidad seleccione el menú Mantenimiento y la opción “Respaldar/Recuperar” o Si posee la edición profesional en la pantalla “Respaldar Archivos” presione el botón “Iniciar” y ubique la carpeta donde desea almacenar el respaldo a realizar. Presione el botón “Guardar” o Si posee la edición Corporativa, seleccione el dispositivo de respaldo de la empresa y presione el botón “Aceptar” (también puede realizar el respaldo directamente desde SQL Server.

NOTA: Con esto se obtendrá una copia idéntica (Clon) de los datos de la empresa operativa. La reconversión se efectuará en la empresa Clon, dado que los datos en la empresa operativa se mantendrán como históricos

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18. Cree una nueva Empresa (Clon) Desde el sistema Profit Plus Contabilidad, seleccione el menú Mantenimiento y la opción “Empresas”. Cree un nuevo registro ([CTRL+N] o haga clic en el botón “Nuevo”) Asígnele un código representativo a esta empresa (clon), que permita distinguir que es la empresa de reconversión, y a la vez relacionarla con la empresa operativa, y guarde los datos ([CTRL+G] o haga clic en el botón “Guardar”).

19. Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa “Clon” Cámbiese a la nueva empresa (clon): seleccione el menú Archivo y en la opción “Seleccionar Empresa” [ALT+F2] elija la empresa creada en el paso anterior. Ubicado en la empresa (clon) seleccione el menú Mantenimiento, y la opción “Respaldar/Recuperar” o Si posee la edición profesional, en la pantalla “Seleccionar dispositivo de la copia de seguridad” seleccione la ubicación del respaldo y en la pantalla “Extraer del Archivo” seleccione el archivo del respaldo realizado en el paso 4. Presione el botón “Aceptar” o Si posee la edición Corporativa, seleccione el dispositivo donde colocó el respaldo realizado en el paso 4 y presione el botón “Aceptar” (si el respaldo lo realizó directamente desde SQL Server, realice la recuperación del mismo modo). EJECUCIÓN DEL PROCESO 20. Cree la nueva moneda “BSF” Bolívar Fuerte. Seleccione el menú Tablas y la opción “Monedas”. Cree un nuevo registro ([CTRL+N] o haga clic en el botón “Nuevo”) Ingrese en Código las siglas “BSF” sin ningún signo o símbolo adicional y en descripción “Bolívares Fuertes”. Ingrese en Tasa de Cambio mil (1000).

21. Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos Seleccione el menú Reportes y la opción “Reportes y Procesos Adicionales”. Ubique el Proceso Adicional “RM1-Reconvertidor de Datos”. El sistema le solicitará los siguientes parámetros: o

o o

Moneda Actual: Seleccione la moneda base de su empresa la cual deberá ser “BS” Bolívares. Si posee cualquier otro código que representa la moneda Bolívares selecciónelo. El sistema asume que la moneda seleccionada es la moneda base del sistema, en caso de no ser así emitirá un mensaje de advertencia de la posible inconsistencia. Moneda Nueva: Seleccione la nueva moneda creada en el punto 7, la cual debe ser “BSF” Bolívares Fuertes. Dividendo: Indique el valor que se utilizara para dividir los importes monetarios, mil (1000).

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Presione el botón “Aceptar”, para iniciar la reconversión. Se muestra la pantalla “Proceso de Reconversión Monetaria”. Allí en la lista de cuentas contables de tipo “detalle”, debe indicar la cuenta que utilizará el proceso, en caso de requerir realizar los asientos para ajustar diferencias por reconversión.

Seleccione su cuenta y presione el botón “Reconvertir” o o

o

Se despliega un mensaje de información indicando “Para este proceso no serán tomados en cuenta los decimales definidos en el campo factor”, presione el botón “Aceptar”. Se despliega un mensaje de advertencia indicando “Recuerde haber realizado labores de mantenimiento y respaldo de su base de datos antes de continuar. ¿Está seguro que desea realizar la reconversión monetaria?”. Presiones el botón “Si” Se despliega un mensaje de advertencia indicando “Si existe un monto escrito configurado en las reglas de integración que represente un valor de la moneda base, deberá actualizarlo manualmente”, presione el botón “Aceptar”.

El proceso arrojará los siguientes resultados: o o o o o o

Cada campo con importes monetarios es dividido entre el factor seleccionado por el usuario, redondeado a dos decimales de forma equitativa. Colocará de forma automática como nueva moneda base al Bolívar Fuerte (BSF) (el proceso modificará esta moneda para que quede con tasa= 1 y la asignará como moneda base en parámetros de la empresa). La cuenta de detalle seleccionada en el punto anterior, se incluirá en caso de ser necesario, en los comprobantes de diario y de presupuesto para ajustar diferencias entre el debe y haber. Los comprobantes y activos fijos reconvertidos serán marcados con el tag en el campo comentario de los renglones y en el campo4 respectivamente. El proceso actualiza los saldos de las cuentas para que correspondan con la sumatoria de los comprobantes Se crea un archivo llamado “LogProcess_NombreEmpresa.txt” en la carpeta raíz de Profit Plus Contabilidad el cual contiene el nombre de las tablas procesadas.

VALIDACIÓN 22.

Prepárese para validar la reconversión de su empresa Salga de Profit Plus Contabilidad (cierre la aplicación) Vuelva a ejecutar Profit Plus Contabilidad y seleccione la empresa clon (la empresa con los datos reconvertidos).

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Seleccione el menú Mantenimiento, y la opción “Actualizar Tablas Locales” (sólo para la versión corporativa)

23.

Compare ambas empresas (la original y la reconvertida) Emita el reporte” Resumen de Reconversión” el cual realiza una comparación entre la empresa original y la empresa reconvertida. Para su emisión siga los siguientes pasos: o

Seleccione el menú Reportes y la opción “Reportes y Procesos Adicionales”. Ubique el Reporte “RM2 - Resumen de Reconversión Monetaria” y presione el botón “Aceptar”

o

El reporte le mostrará el siguiente mensaje y debe indicar en la pantalla “Seleccionar directorio” el código de la empresa operativa (la que mantendrá el histórico de sus datos)

o

Aparecerá el siguiente reporte:

El Resumen de Reconversión mostrará los siguientes valores: Movimiento de Cuentas: Total de Saldo Inicial, total del debe, total del haber y total del saldo, al nivel 1 del plan de cuentas contable para el ejercicio actual.

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Movimiento de Presupuestos Cuentas: Total de Saldo Inicial, total del debe, total del haber y total del saldo, al nivel 1 del plan de cuentas para el ejercicio actual. Activos Fijos: Total del valor de adquisición, total depreciación acumulada, total valor contable para el ejercicio actual. El Resumen de Reconversión tendrá el siguiente comportamiento: Empresa (Bs.): Mostrará el valor monetario almacenado para cada item en la empresa operativa Empresa (BSF): Mostrará el valor monetario almacenado para cada item en la empresa reconvertida (Clon) Dif. Bs.: Mostrará la diferencia expresada en “Bs.” entre la empresa operativa y la empresa reconvertida (Clon) Dif.%: Mostrará el valor porcentual que representa el monto de la columna “Dif. Bs.” en relación al monto de la columna “Empresa (Bs.)” Estado: Indicará el estado de cada item: Ok: Indica que el valor porcentual de la diferencia es aceptable Revisar: Indica que para la magnitud de la diferencia reflejada, se sugiere se haga una revisión más detallada de los valores haciendo uso de los reportes del sistema. 24.

Fin de la Reconversión con éxito Si los valores de la columna “Estado” reflejan OK para todos los item, usted ha finalizado con éxito el proceso de reconversión. Recomendamos que a partir de ahora permita el acceso a la empresa operativa (que ahora será la empresa histórica) sólo a usuarios supervisores. Si alguno de los valores de la columna “Estado” refleja REVISAR, vea la lista de problemas más frecuentes en la siguiente sección

MANEJO DE PROBLEMAS FRECUENTES En el “Reconvertidor de Datos” Si al iniciar el proceso aparece el siguiente mensaje:

o o o

Presione “OK” y el proceso se detendrá Licencie el producto Ejecute nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 8

Si durante la ejecución del proceso se presenta cualquier situación que lo detenga, para solventar la situación, seleccione alguna de las dos opciones que se le presentan: Reconvirtiendo a partir del respaldo a. Restaure la copia que hizo de su empresa en el paso 4. b. Corrija la situación c. Borre los archivos generados por el proceso: LogProcess_NombreEmpresa.txt y LogError_NombreEmpresa.txt ubicado en la raíz de Profit Plus Contabilidad d. Ejecute nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 7.

Reconvirtiendo sólo las tablas faltantes a. Corrija la situación b. Ejecutar nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 8. c. Cuando el proceso le pregunte si desea volver a reconvertir cada una de las tablas que ya procesó, indique la opción “NO” en cada mensaje, y de allí en adelante finalizada las preguntas procesará aquellas tablas que quedaron pendientes de la ejecución anterior.

En el “Resumen de Reconversión” Si en alguno de los ítem la columna “estado” indica REVISAR: o

Verifique que en el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt el primer nombre en el archivo es “par_emp”. De no ser así, ejecute de nuevo el proceso reconvertidor de datos, a partir de un respaldo o reconvirtiendo solo las tablas faltantes.

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Si al ejecutar el reporte, en todos los ítem se visualiza para la columna “estado” REVISAR:

o o o

Cierre el reporte Asegúrese que esté emitiendo el reporte ubicado en la empresa reconvertida (Clon) Emita el reporte nuevamente y asegúrese de seleccionar como “empresa origen” el código de la empresa operativa (la que mantiene el histórico de sus datos).

LISTADO DE TAREAS A VERIFICAR PARA EJECUTAR LA RECONVERSIÓN MONETARIA

ASPECTOS A VERIFICAR \ EJECUTAR

CHECK

PREPARACIÓN PREVIA 1. Verifique que su versión de Profit Plus Contabilidad sea 2.8.9 2. Cierre el ciclo de la empresa en Bs. 3. Tenga sus datos en buen estado Realice un respaldo de sus datos Ejecute “Validar Base de Datos” Ejecute “Reconstruir Índices” Ejecute “Validar Consistencia”

CLONACIÓN DE LA EMPRESA OPERATIVA 4. Haga una copia de su empresa 5. Cree una nueva empresa 6. Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa “Clon”

EJECUCIÓN DEL PROCESO 7. Cree la nueva moneda “BSF” 8. Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos

VALIDACIÓN 9. Prepárese para validar la reconversión 10. Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)

Elaborado por: Unidad Calidad y Mejoras

Ultima Modificación: 10/12/2007

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GUÍA PARA RECONVERTIR CON ÉXITO

PROFIT PLUS NÓMINA

Los pasos a seguir para ejecutar el proceso de Reconversión Monetaria pueden observarse en el siguiente gráfico: RECONVERSION

MONETARIA

Ejecución del Proceso Preparación Previa Verifique su versión de Profit Plus Nómina Cierre el ciclo de la empresa en Bs. Tenga sus datos en buen estado Verifique cuales valores serán reconvertidos

Clonación de la Empresa Operativa Haga una copia de su empresa Cree una nueva empresa (Clon) Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa clon

Reconvertidor de Datos

Validación Resumen de Reconversión

Ejecute el proceso “Reconvertidor de Datos” e Indique: el factor de reconversión y los valores de nomina que serán reconvertidos

Prepárese para validar la reconversión Compare ambas empresas (la original y la reconvertida

PREPARACIÓN PREVIA 1.

Verifique su versión de Profit Plus Nómina: La reconversión requiere que tenga instalada la versión 1.8.9 con ejecutable de fecha igual o superior al 20/10/2007.

2.

Cierre el ciclo de la empresa en Bs. Ingrese los registros pendientes y actualice los valores de nómina que sean necesarios Realice los respectivos cierres de nómina al 31/12/07, a fin de evitar realizar cierres tanto en la empresa cargada en “BS” Bolívares (Histórica) como en la empresa representada en “BSF” Bolívares Fuertes. Si posee instalado el sistema Profit Plus Administrativo y la empresa que va a reconvertir se encuentra integrada/conectada, es recomendable transfiera las nóminas al administrativo antes de proceder con la reconversión.

3.

Tenga sus datos en buen estado Realice un respaldo de sus datos antes de ejecutar labores de mantenimiento (si la versión es corporativa recuerde que sus datos están en SQL SERVER) Ejecute “Validar Base de Datos” (sólo para la versión profesional, verifique registros duplicados y realice correcciones, en caso de que aplique). Ejecute “Reconstruir Índices” (solo para la versión profesional). Ejecute “Validar Consistencia”

4.

Verifique cuales valores serán reconvertidos de los Campos de Trabajador, Constantes, Fichas de Trabajadores, Tablas de Valores y Conceptos (de los valores “numéricos” identifique los que corresponden a importes monetarios). Se recomienda realice este análisis para simplificar el proceso de reconversión.

CLONACIÓN DE LA EMPRESA OPERATIVA 5.

Haga una copia de su empresa Asegúrese de que ningún usuario este utilizando los datos de la empresa a partir de este momento y hasta que culmine completamente el proceso de reconversión. Para realizar la clonación de la empresa operativa, desde el sistema Profit Nómina seleccione el menú Mantenimiento y la opción “Respaldar/Recuperar” Seleccione la opción “Respaldar Datos” y presione el botón “Aceptar” o Si posee la edición profesional en la pantalla Respaldar Archivos presione el botón “Iniciar” y ubique la carpeta donde desea almacenar el respaldo a realizar. Presione el botón “Guardar” o Si posee la edición Corporativa, seleccione el dispositivo de respaldo de la empresa y presione el botón “Aceptar” (también puede realizar el respaldo directamente desde SQL Server.

NOTA: Con esto se obtendrá una copia idéntica (Clon) de los datos de la empresa operativa. La reconversión se efectuará en la empresa Clon, dado que los datos en la empresa operativa se mantendrán como históricos

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6.

Cree una nueva empresa (Clon) Desde el sistema Profit Plus Nomina, seleccione el menú Mantenimiento y la opción “Empresas”. Cree un nuevo registro ([CTRL+N] o haga clic en el botón “Nuevo”) Asígnele un código representativo a esta empresa, que permita distinguir que es la empresa de reconversión, y a la vez relacionarla con la empresa original, y guarde los datos ([CTRL+G] o haga clic en el botón “Guardar”).

7.

Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa “Clon” Cámbiese a la nueva empresa (clon): seleccione el menú Archivo y en la opción “Seleccionar Empresa” [ALT+F2] elija la empresa creada en el paso anterior. Ubicado en la empresa (clon) seleccione el menú Mantenimiento, y la opción “Respaldar/Recuperar” o Si posee la edición profesional, en la pantalla “Seleccionar dispositivo de la copia de seguridad” seleccione la ubicación del respaldo y en la pantalla “Extraer del Archivo” seleccione el archivo del respaldo realizado en el paso 5. Presione el botón “Aceptar” o Si posee la edición Corporativa, seleccione el dispositivo donde colocó el respaldo realizado en el paso 5 y presione el botón “Aceptar” (si el respaldo lo realizó directamente desde SQL Server, realice la recuperación del mismo modo).

EJECUCIÓN DEL PROCESO 8.

Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos Seleccione el menú Reportes y la opción “Reportes y Procesos Adicionales”. Seleccione en la lista el proceso adicional “RM1 - Reconvertidor de Datos”. El sistema le solicitará como parámetro el Dividendo, coloque en este campo el valor mil (1000). Presione el botón “Aceptar” y se mostrará la pantalla “Proceso de Reconversión Monetaria”

9.

Indique los valores de nómina que serán reconvertidos (si efectuó el análisis de los valores de nómina en la fase de Preparación Previa, haga uso de él). Para los que desee reconvertir, marque la casilla correspondiente. La pantalla está dividida en cinco (5) secciones tal como muestra la figura:

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Campos de Trabajador: Se listarán los campos de tipo numérico. La columna “valor” mostrará el mayor valor almacenado para este campo en los históricos. Marque la columna “Sel”, para señalar los campos monetarios que desee reconvertir. Si el campo no maneja históricos, mostrará en la columna “valor” cero (0). De ser este el caso, ejecute otra sesión de Profit Plus Nómina, y verifique a través de los reportes del sistema para campos de trabajador, un valor que le permita identificar si es monetario o no. Al seleccionar la columna Res. RM (Resolución de Reconversión Monetaria), el reconvertidor realiza el redondeo del valor del campo hacia arriba, de acuerdo a las normas que rigen los salarios y demás prestaciones de carácter social. Es importante destacar que solo seleccionar esta columna no tiene ningún efecto, debe estar seleccionada la columna “Sel”. Constantes: Se listarán las constantes de tipo numérico. La columna “valor” mostrará el valor que posee dicha constante. Marque la columna “Sel” para señalar las constantes monetarias que desee reconvertir. Al seleccionar la columna Res. RM (Resolución de Reconversión Monetaria), el reconvertidor realiza el redondeo del valor de la constante hacia arriba, de acuerdo a las normas que rigen los salarios y demás prestaciones de carácter social. Es importante destacar que solo seleccionar esta columna no tiene ningún efecto, debe estar seleccionada la columna “Sel”. Fichas del Trabajador: Se listarán todas las fichas de trabajador que utilicen al menos uno de los dos valores numéricos disponibles en cada una de ellas. Marque la columna “Cam_Num1” si desea reconvertir el primer valor numérico de la ficha, y/o marque la columna “Cam_Num2” si desea reconvertir el segundo valor numérico de la ficha, apoyándose en las columnas Valor 1 y Valor 2 respectivamente. Tabla de Valores: Se listarán todas las tablas de Valores de la Empresa. Marque la columna “Sel.Rango” si el rango corresponde a un valor numérico monetario, y/o marque la columna “Sel.Valor” si el valor corresponde a un importe monetario. Si su empresa maneja sueldo en otra moneda seleccione la tabla “Tasa para sueldos en Otra moneda” para que la tasa sea reconvertida. Conceptos: Se listarán todos los conceptos de nómina y la columna “Valor Monto”, mostrará el mayor valor encontrado en los recibos para cada uno de ellos, del mismo modo para el valor auxiliar del concepto. No será necesario seleccionar la columna “Act.Monto” si la columna “Valor Monto” muestra 0.00, dado que esto indica que el concepto no ha generado ningún valor. Al seleccionar la columna Res. RM (Resolución de Reconversión Monetaria), el reconvertidor realiza el redondeo del valor del concepto hacia arriba, de acuerdo a las normas que rigen los salarios y demás prestaciones de carácter social. Es importante destacar que solo seleccionar esta columna no tiene ningún efecto, debe estar seleccionada la columna “Sel”. Puede marcar las casillas haciendo clic sobre cada una de ellas, o utilizando la barra espaciadora cuando tenga la columna seleccionada, y desplácese con las flechas de dirección. (Importante: si sale de la pantalla presionando el “botón cancelar” perderá las selecciones realizadas, por tanto si requiere realizar alguna verificación en el sistema le sugerimos que inicie otra sesión del sistema Profit Plus Nómina ingresando a la misma empresa). Recuerde que cualquier importe en moneda diferente a la moneda base no debe ser seleccionado. Por ejemplo si su empresa maneja sueldos en otra moneda y los almacena en el Campo “Sueldo en Otra moneda”, este campo no debe ser reconvertido. Ya finalizada la selección de los valores de nomina que apliquen, recomendamos presione el botón “Examinar Campos”, para desplegar una lista de todos los campos seleccionados y no seleccionados a fin de que verifique si la información marcada es la correcta.

Si la selección no es correcta regrese a la pantalla “Proceso de Reconversión Monetaria” y tilde y destilde según requiera Si la selección es correcta presione el botón “Reconvertir” o o

Se despliega un mensaje de información indicando “Para este proceso no serán tomados en cuenta los decimales definidos en el campo factor”, presione el botón “Aceptar”. Se despliega un mensaje de advertencia indicando “Recuerde haber realizado labores de mantenimiento y respaldo de su base de datos antes de continuar. ¿Está seguro que desea realizar la reconversión monetaria?”. Presione el botón “Si”

El proceso arrojará los siguientes resultados:

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o

o

Cada campo señalado por el usuario con importes monetarios es dividido entre el factor seleccionado por el usuario, redondeado a dos decimales de forma equitativa. (Recuerde que: si existe un monto escrito en la programación de conceptos que represente un valor de la moneda base, deberá actualizarlo manualmente, dado que el proceso no reconvertirá dicho valor) Se crea un archivo llamado “LogProcess_NombreEmpresa.txt” en la carpeta raíz de Profit Plus Nomina el cual contiene el nombre de las tablas procesadas.

VALIDACIÓN 10. Prepárese para validar la reconversión de su empresa Salga de Profit Plus Nómina (cierre la aplicación) Vuelva a ejecutar Profit Plus Nómina y seleccione la empresa clon (la empresa con los datos reconvertidos). Seleccione el menú Mantenimiento, y la opción “Actualizar Tablas Locales” (sólo para la versión corporativa) 11. Compare ambas empresas (la original y la reconvertida) Emita el reporte” Resumen de Reconversión” el cual realiza una comparación entre la empresa original y la empresa reconvertida. Para su emisión siga los siguientes pasos: o

Seleccione el menú Reportes y la opción “Reportes y Procesos Adicionales”. Ubique el Reporte “RM2 - Resumen de Reconversión Monetaria” y presione el botón “Aceptar”

o

El reporte le mostrará el siguiente mensaje y debe indicar en la pantalla “Seleccionar directorio” el código de la empresa operativa (la que mantendrá el histórico de sus datos)

o

Aparecerá el siguiente reporte:

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El Resumen de Reconversión mostrará los siguientes valores: Movimiento de Nomina: Total de Asignaciones, Deducciones y Retenciones agrupadas por contrato, desde la fecha de inicio de operaciones hasta la fecha indicada en la emisión del reporte Valores Acumulados: Valor para cada campo de tipo numérico No Editable que haya sido seleccionado durante el proceso para su reconversión. Préstamos: Saldo de prestamos agrupado por contrato desde la fecha de inicio de operaciones hasta la fecha indicada en la emisión del reporte El Resumen de Reconversión tendrá el siguiente comportamiento: Empresa (Bs.): Mostrará el valor monetario almacenado para cada item en la empresa operativa Empresa (BSF): Mostrará el valor monetario almacenado para cada item en la empresa reconvertida (Clon) Dif. Bs.: Mostrará la diferencia expresada en “Bs.” entre la empresa operativa y la empresa reconvertida (Clon) Dif.%: Mostrará el valor porcentual que representa el monto de la columna “Dif. Bs.” en relación al monto de la columna “Empresa (Bs.)” Estado: Indicará el estado de cada item: Ok: Indica que el valor porcentual de la diferencia es aceptable Revisar: Indica que para la magnitud de la diferencia reflejada, se sugiere se haga una revisión más detallada de los valores haciendo uso de los reportes del sistema.

12. Compruebe el cálculo de la nómina Post Reconversión Genere una nómina para cada contrato. Revise los valores generados. Verifique cualquier otro cálculo en el sistema que usted considere.

13. Fin de la Reconversión con éxito Si los valores de la columna “Estado” reflejan OK para todos los ítem y las comprobaciones de los cálculos de su nómina han sido exitosos, usted ha finalizado con éxito el proceso de reconversión. Recomendamos que a partir de ahora permita el acceso a la empresa operativa (que ahora será la empresa histórica) sólo a usuarios supervisores. Si alguno de los valores de la columna “Estado” refleja REVISAR, vea la lista de problemas más frecuentes en la siguiente sección

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MANEJO DE PROBLEMAS FRECUENTES

En el “Reconvertidor de Datos” Si al iniciar el proceso aparece el siguiente mensaje:

o o o

Presione “OK” y el proceso se detendrá Licencie el producto Ejecute nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 8

Si durante la ejecución del proceso se presenta cualquier situación que lo detenga, debe seleccionar algunas de las dos opciones que se le presentan:

Reconvirtiendo a partir del respaldo

Reconvirtiendo sólo las tablas faltantes

a. Restaure la copia que hizo de su empresa en el paso 5. b. Solvente la situación presentada c. Borrar el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt y LogError_NombreEmpresa.txt (en caso de que se haya generado) ubicados en la raíz de Profit Plus Nómina d. Ejecute nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 8

a. Solvente la situación presentada b. Ejecute nuevamente el proceso de reconversión a partir del paso 8 c. Cuando el proceso le pregunte si desea volver a reconvertir cada una de las tablas que ya procesó, indique la opción “NO” en cada mensaje, y de allí en adelante finalizada las preguntas procesará aquellas tablas que quedaron pendientes de la ejecución anterior.

Si no marcó un campo, concepto, constante ,valor o ficha que debía ser reconvertido y ya finalizó la ejecución el proceso “Reconvertidor de Datos”: o o o o o

o

Salga de Profit Plus Nómina (cierre la aplicación) Vuelva a ejecutar Profit Plus Nómina y seleccione la empresa clon (la empresa con los datos reconvertidos). Ejecute nuevamente el proceso “Reconvertidor de Datos”, y en la pantalla seleccione únicamente el campo, concepto, constante, valor o ficha del trabajador que se haya omitido. Presione el botón “Reconvertir” El proceso comenzará a mostrar mensajes como el de la siguiente figura:

Responda “Si”, a la pregunta de volver a procesar nuevamente las tablas si corresponden a uno de los siguientes casos que vamos a mencionar, para los restantes tablas responda “No”. Las reglas son las siguientes: * Si omitió la reconversión de algún campo, debe procesar nuevamente snem_va y snvaria * Si omitió la reconversión de algún concepto, debe procesar nuevamente snconcep, y snnomi * Si omitió la reconversión de alguna constante, debe procesar nuevamente snconst * Si omitió la reconversión de alguna tabla de valores, debe procesar nuevamente snren_ta * Si omitió la reconversión de alguna ficha del trabajador, debe procesar nuevamente snfic_em

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En el “Resumen de Reconversión” Si al emitir el Resumen de Reconversión la columna estado indica para todos los ítem “REVISAR”

o o o o o o o o o

o o o

Cierre el reporte Asegúrese que esté emitiendo el reporte ubicado en la empresa reconvertida (Clon) Emita el reporte nuevamente y asegúrese de seleccionar como “empresa origen” el código de la empresa operativa (la que mantiene el histórico de sus datos).

LISTADO DE TAREAS A VERIFICAR PARA EJECUTAR LA RECONVERSIÓN MONETARIA

ASPECTOS A VERIFICAR \ EJECUTAR

CHECK

PREPARACIÓN PREVIA 1. Verifique que su versión de Profit Plus Nómina sea 1.8.9 2. Cierre el ciclo de la empresa en Bs. 3. Tenga sus datos en buen estado Realice un respaldo de sus datos Ejecute “Validar Base de Datos” Ejecute “Reconstruir Índices” Ejecute “Validar Consistencia” 4. Verifique cuales valores serán reconvertidos

CLONACIÓN DE LA EMPRESA OPERATIVA 5. Haga una copia de su empresa 6. Cree una nueva empresa 7. Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa “Clon”

EJECUCIÓN DEL PROCESO 8. Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos

VALIDACIÓN 9. Prepárese para validar la reconversión 10. Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)

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