Guia Para Las Presentaciones Ejecutivas de Auditor-A

Guía para las Presentaciones Ejecutivas de Auditoría







Introducción

Realizar la presentación ejecutiva de los resultados de auditoría; es el momento más importante del trabajo realizado por el auditor, pues es la única oportunidad para tratar los temas de relevancia e impacto para la organización.

Considerando lo anterior, tanto la elaboración como la presentación de los resultados de auditoría a los altos niveles de la organización, deben considerar diferentes tareas y acciones fundamentales para el éxito de la presentación.

Así las cosas, Auditool ha preparado una guía, para orientar a los auditores en la preparación y presentación de los resultados a los niveles estratégicos de la organización, los cuales son presentados como tips mínimos, de tal forma que el auditor, pueda chequear cómo se está preparando para su presentación y qué aspectos no ha considerado o debe fortalecer.

Les invitamos a revisar cada uno de los tips, y a realizar una autoevaluación frente a las acciones que cada uno desarrolla en la parte final del trabajo y sobre la cual se califica su desempeño.

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Tips Mínimos a Considerar en la Elaboración y Presentación de Resultados de Auditoría a los Altos Niveles de la Organización

TIP 1. Definición y Preparación Preliminar de la Presentación § Identificar el objetivo de la presentación para definir el alcance y la estructuración de la presentación. § Identificar el auditorio a quien va dirigida la presentación, para definir el tecnicismo del vocabulario que facilite el entendimiento de los temas expuestos. Es aconsejable no utilizar conceptos desconocidos de difícil explicación, ya que puede desviar la atención de lo realmente importante o generar vacíos en el entendimiento. § La presentación no debe ser muy extensa, se debe procurar condensar la información y focalizar los temas importantes de cada tema de manera clara y concreta. § Utilizar colores sobrios, que no reflejen una presentación cargada y/o pesada, asegúrese de elegir colores que no cambien en el momento de la proyección, seleccione fotografías sobrias y relacionadas con el tema expuesto. § El tipo de letra y tamaño debe ser legible, procure utilizar el mismo tipo de letra, tamaño y viñetas en toda la presentación. Para las palabras y/o frases importantes se puede resaltar con un color diferente y se puede aumentar el tamaño de la letra § Estructurar los temas a tratar por medio de una secuencia lógica, utilice viñetas para dar claridad a la continuidad de los temas y guiar al auditorio en la exposición verbal. § Definir la manera de redactar la presentación, en primera persona, verbos y/o actividades. § Abrir y cerrar la presentación con textos y/o frases de impacto, agradecimientos o lemas. § Durante la presentación es importante la actitud del expositor, conocimiento del tema y manejo del auditorio.

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TIP 2. Presentación del Expositor.

§ Se recomienda enviar la presentación a los asistentes mínimo con tres (3) días de anticipación a la reunión, con el fin de facilitar su entendimiento y que exista un espacio previo para el envío de preguntas. La presentación se debe compartir en PDF o por medio de un mecanismo que no permita su modificación. § Preparar la presentación y exposición con anterioridad facilita el manejo del tema, permite identificar la información importante a transmitir, facilita reconocer las muletillas que deben ser eliminadas, permite identificar posibles preguntas del auditorio y preparar su respuesta y facilita el cumplimiento del tiempo asignado para cada tema. § El expositor debe conocer el tema expuesto, la metodología utilizada para la ejecución del trabajo y el impacto de los resultados, esto demostrará confianza, profesionalismo, conclusiones acertadas y minimiza los nervios y dudas. § Elabore una copia de la presentación en una memoria USB, correo electrónico, impresión física, con el fin de prevenir contingencias. § Llegar como mínimo quince (15) minutos antes de iniciar la exposición, tiempo que le permitirá revisar la conexión, iluminación, los espacios del salón asignado para la exposición y recibir a los asistentes. § El expositor no debe leer ni recitar la presentación, esto genera monotonía y desatención, se debe utilizar la presentación como guía, apoyarse en las palabras clave y frases contundentes. § Mantener contacto visual permanente con la totalidad del auditorio, prestar atención a sus actitudes corporales frente a la exposición y tomar acciones cuando se identifique desatención o aburrimiento. § Modular, vocalizar; modificar el tono de voz durante la presentación (Alto, medio, expresivo), evite hablar rápido y enredado. § Apóyese en los gestos corporales, manos, boca, ojos; para captar la atención del auditorio. § Llevar el apuntador o un mecanismo que le permita guiar al auditorio en la exposición. § Durante la exposición preguntar frecuentemente si el auditorio tiene inquietudes sobre los temas expuestos.

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La estructuración de la presentación debe considerar el cumplimiento de los objetivos desde la definición de la agenda, el desarrollo de los temas y cierre de la presentación. TIP 3. Apertura de la Presentación.

§ Iniciar con el saludo al auditorio y presentación de los asistentes. § Comunicar brevemente el objetivo de la reunión. Ejemplo “Resultados de auditorías ejecutadas en un período definido, de acuerdo con el plan de auditoría”. § El slide inicial debe contener el nombre de la compañía auditada, el tema a tratar, el nombre de la firma de auditoría y la fecha de la presentación.

TIP 4. Definición de la Agenda.

§ La agenda no debe ser pesada, los temas se pueden condensar o sintetizar en ítems si están relacionados, evitar varios subniveles. Ejemplo “3. Seguimiento planes de acción” el detalle de planes de acción implementados, parciales y no implementados se detallan en el desarrollo del punto. § Numerar el orden de la agenda permitiendo fácil identificación, esta numeración debe ser coincidente en el desarrollo de la presentación. § Ajustar la agenda de acuerdo con el tiempo máximo de exposición asignado. Elabore una agenda borrador con los tiempos designados para cada tema; considere los espacios de preguntas y repuestas. § Estructurar la agenda iniciando con los temas de mayor impacto e importancia para captar la atención del auditorio de manera inmediata. § Definir un punto final para proposiciones y varios. Es importante escuchar al auditorio sobre el resultado de la presentación. § El slide del detalle de la agenda debe aparecer previo al inicio de cada uno de los temas, resaltando el tema a tratar con un fondo de color o letra en negrilla, para fácil ubicación del auditorio.

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TIP 5. Desarrollo de la Presentación.

§ El slide inicial debe contener el nombre de la compañía auditada, el tema a tratar, el nombre de la firma de auditoría y la fecha de la presentación. § El título y numeración de cada diapositiva debe ser acorde con los definidos en la agenda. En cada diapositiva se puede identificar en pie de página el nombre de la empresa y fecha de la presentación. § Identificar el objetivo y alcance de cada uno de los temas expuestos; en el desarrollo de la exposición asegúrese de dar cumplimiento al objetivo. § Incluir en la presentación temas clave y relevantes, gráficas, palabras, frases, señales entre otras que sirvan de guía al expositor. Entre menos texto mejor, utilizar frases cortas, no oraciones. § La ortografía y signos de puntuación son esenciales en una presentación. § Las cifras, los datos y los valores deben estar expresados en la misma denominación en la totalidad de la presentación. § Si se requiere incluir cuadros con datos y/o cifras, estos no deben ser extensos, por lo cual se debe consolidar la información, y deben tener título, fecha de la información y tipo de moneda. En caso de ser cuadros con una amplia información, se pueden manejar como anexos. § Las gráficas estadísticas y/o diagramas deben tener colores explicativos, no deben estar cargadas de datos y se debe identificar claramente sus porcentajes y puntos relevantes. § Si en la presentación se hace referencia a textos, documentos, eventos pasados, entre otros, se debe indicar el nombre y fecha de la fuente. § Se recomienda no identificar nombres propios en la presentación, es aconsejable indicar únicamente cargos, áreas y/o entidades. Estos nombres deben iniciar con mayúscula. § Evitar las abreviaturas y símbolos, si se requieren se debe explicar su significado por medio de convenciones e identificar las fuentes de donde se obtuvo la información. § Utilice las viñetas de manera ordenada y secuencial, guardando los espacios acordes y en cascada identificando el punto inicial y su desglose. § Evite tecnicismo, terminología específica que sea desconocida o de difícil entendimiento para el auditorio.

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§ Para cada tema comentar lo esencialmente importante, evitando que el auditorio se distraiga en temas no tan relevantes y se pierda la importancia que se requiere. Evite repetir temas en el desarrollo de la presentación. § Comentar la relevancia de cada uno de los temas expuestos, algunos temas son más impactantes y/o relevantes que otros y al auditorio le debe quedar claro la importancia e impacto que genera cada uno de ellos en la organización. § El contexto de los temas se puede explicar de manera breve sin necesidad de plasmarlo en la presentación. Se pueden identificar datos, cantidades y porcentajes puntuales, se recomienda que el detalle y/o anexos se entreguen en físico o se mantengan en un slide oculto en caso de que el auditorio solicite conocerlos. § Las animaciones y sonidos en este tipo de presentación no son recomendables, se pueden utilizar de manera esporádica para temas que se requieran, pero se debe tener precaución en que no sean distractoras. En caso de uso deben utilizarse las mismas animaciones de entrada y salida en la totalidad de la presentación. § Todos los temas expuestos deben ser validados previamente con los auditados, esto genera confianza en la exposición y/o presentación de los mismos y refleja el profesionalismo del servicio. § Tomar nota de las inquietudes expuestas por el auditorio durante el desarrollo de la presentación para dar respuesta posteriormente.

TIP 6. Cierre de la Presentación

§ Finalizar la exposición con el cierre de la presentación, comentando las conclusiones generales y agradeciendo al auditorio su asistencia y atención. § Permitir al auditorio realizar las preguntas y/o comentarios adicionales en el punto de “proposiciones y varios” y dar respuesta a las mismas de manera contundente. Para las preguntas que no se tengan respuestas inmediatas solicitar al auditorio un espacio posterior para dar respuesta. § Resumir los compromisos adquiridos y/o comentados durante la exposición de la presentación y plantear fechas y mecanismos de respuesta y/o resolución. § Establecer las fechas de la próxima reunión e identificar los temas que se van a tratar.

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