Guía Ms Power Point

Universidad Arturo Prat / Recursos Pedagógicos – Prof. Verónica Barraza S. Guía para el uso de Ms. Power Point 2003

DESCRIPCIÓN DEL USO DE POWER POINT

ALGUNOS DE LOS COMANDOS MENÚ Y SUS FUNCIONES

Archivo. Permite manipular los archivos con acciones como abrir, cerrar, imprimir o generar una nueva presentación. Edición. Permite realizar tareas como cortar, copiar, pegar o borrar objetos. Ver. Accede a las distintas vistas que provee Ms. Power Point Insertar. Agrega distintos elementos a una diapositiva, tales como objetos, formas, audio, video, imágenes, etcétera. Formato. Entrega las opciones para dar formato o cambiar la presentación de los objetos, textos y diapositivas. Herramientas. Entrega ayudas adicionales como son: la corrección ortográfica, comparar y combinar, notas de reunión, etcétera. Presentación. Incluye todos los comandos que permiten la manipulación de la presentación, como la vista del principio, la vista general de las diapositivas o una presentación personalizada. FUNCIONES BÁSICAS MENÚ ARCHIVO. Las funciones elementales que usted debe conocer de este comando son las siguientes; nuevo, abrir, guardar, guardar como, vista preliminar e imprimir. Especificaciones de cada una: Nuevo. Otro documento usted abrirá pinchando este comando. Es importante realizar la diferencia entre nuevo documento y nueva diapositiva. Con la opción “nuevo”, usted obtendrá otro DOCUMENTO, por lo que tendrá ahora 2 ventanas abiertas. (El documento inicial, y el nuevo.) Guardar. Este ofrece la posibilidad de cargar los cambios realizados en el mismo documento. Señalado con el ícono de un disquete, la función guardar almacenará los cambios en un documento archivado YA EN UN DESTINO DETERMINADO (Una dirección o carpeta específica). Es de suma importancia destacar que si el documento aún no ha sido almacenado en un destino (una ubicación específica), La función guardar y guardar como, cumplirán las mismas funciones, ya que al no estar el documento cargado en el disco duro, arrojará una ventana para establecer su ubicación. (Función guardar como…)

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Guardar como… Comando cuya función es transformar el documento realizado en un archivo y almacenarlo en una ubicación específica del disco duro, entiéndase por esta una carpeta o el escritorio. Para realizar la acción, al pinchar guardar como… se abre una ventana que permite elegir la dirección que queremos dar a nuestro archivo. Es recomendable escoger el escritorio o una carpeta de fácil ubicación. Vista preliminar. Esta acción se hace sumamente útil al momento de solicitar una vista general del documento antes de su impresión. ¿Queremos ver cuál será el resultado aproximado de nuestra impresión? ¿Estamos dentro de los márgenes de impresión, tanto de la hoja como de la impresora? Pues pinchando “vista preliminar” y haciendo vista a los distintos porcentajes de vista ofrecidos, podremos detectar algún elemento o imagen que este fuera de rango, y ver el resultado final de lo que hemos construido. La vista previa se deshace con el botón cerrar, ubicado al costado derecho de los porcentajes. Imprimir. Arrojará las opciones de impresión, además de poder acceder a la configuración de nuestra impresora.

MENÚ EDICIÓN Lo trascendental de este menú, se encuentra ubicado en los comandos; deshacer, cortar, copiar y pegar. Especificaciones de cada una: Deshacer. Esta función es de sumo valor. De haber borrado o realizado cualquier acción por error, deshacer volverá el documento al último estado antes del error. Podemos acceder a él pinchando en el menú edición, operando con él desde una barra de tarea, o simplemente digitando CTRL + Z, en nuestro teclado. Cortar. Si tenemos un cuadro de texto, una imagen o cualquier objeto que queramos desplazar a otro lugar de la diapositiva o a una nueva hoja, podremos cortar dicho objeto y luego pegarlo en el lugar que hemos escogido. Esto ahorra una gran cantidad de tiempo y trabajo. El ícono es una “tijera”, de manera que podremos acceder a él desde el menú edición o desde un botón de la barra de tareas. La diferencia con la función copiar, está en que al cortar el objeto será el mismo objeto el cual desplazaremos, por lo tanto desaparecerá del lugar donde lo hemos cortado. Con la función copiar, se obtiene una copia de este objeto, por lo tanto obtendremos 2, el objeto inicial y el objeto copiado. Copiar. Con ella, se obtiene una copia del objeto que hemos decidido copiar para ubicar en cualquier otro lugar. Es decir, si queremos colocar la misma imagen en dos lugares diferentes de la misma diapositiva, esta será la opción correcta, explicada también en el punto anterior. Pegar. La acción pegar, se habilita sólo cuando se ha cortado o copiado algún elemento, de manera que es la función terminal, ligada al comando cortar y copiar.

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NOTA: No es de relevancia menor señalar que estás funciones son las mismas que encontramos en las barras de tarea. Podemos acceder a ellas de ambas formas, desde un menú o bien del ícono de la barra, que no es más que un acceso directo de la función ubicada en cualquiera de los menús. FUNCIONES MÁS COMPLEJAS MENÚ INSERTAR… A pesar de que Ms Power Point ofrece una gran gama de “estilos de diapositivas”, que no son más que una organización predeterminada para todos los objetos que decidamos agregar por medio del menú insertar, lo más productivo es trabajar con diseños personalizados. Es decir, es sumamente válido comenzar a trabajar a partir de la hoja que nos ofrece el programa por defecto, aquella que tiene 2 cuadros de texto (Haga clic aquí para agregar título y haga clic aquí para agregar texto), y a partir de ella ir agregando una serie de nuevos elementos. De esta manera no estará sujeto a organizaciones y espacios fijos. Las funciones más importantes del menú insertar son; nueva diapositiva, imagen, diagrama, cuadro de texto, gráfico, tabla, hipervínculos. Como podrán ver, siempre que nos hablen de AGREGAR UN ELEMENTO A UNA DIAPOSITIVA, será recomendable dirigirse al menú insertar, pues están ubicados gran parte de los objetos que posee una diapositiva. Especificaciones de cada una: Nueva diapositiva. En el fondo, es agregar una nueva hoja al documento para seguir incorporando nuevos elementos e información adicional. Imagen. Todo lo que concierne a formas se encuentra ubicado en este submenú, debido a que de él se desprenden variadas funciones como agregar una imagen prediseñada (que son imágenes organizadas por categorías que trae por defecto el programa), agregar una imagen desde archivo (que permite seleccionar una imagen a nuestro gusto y en cualquier ubicación), autoformas (Entendidas como figuras geométricas y otros elementos como flechas, cuadros de diálogo y botones de acción), el famoso Word Art (herramienta que permite crear textos con diseños y formas más creativas) y por último una serie de organigramas. Detalladamente veremos; “Agregar una imagen desde archivo”, “auto formas” y “Word Art”. Hablemos de Agregar imagen desde archivo. Cuando lleguemos al menú insertar - se desplegará la pestaña y buscaremos imagen – nos posicionamos sobre imagen y de ella se abrirá una pestaña más pequeña de la que escogeremos “desde archivo”. Luego de realizar estas acciones, se nos desglosará un cuadro de dialogo como este:

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1. Como podrán darse cuenta, este cuadro de diálogo tiene como título “insertar imagen”, debajo de este dice “Buscar en”; más abajo tenemos un panel de búsqueda. 2. Si nuestra imagen se encuentra en el escritorio, deberíamos hacer clic sobre el botón que dice escritorio, si está en mis documentos de la misma forma y mi PC si deseáramos acceder directamente a todo el disco duro del equipo. 3. Una vez encontrada y seleccionada la imagen, pinchamos en el botón insertar. 4. Aparecerá nuestra imagen en la diapositiva lista para configurar su tamaño y ubicación.

Las autoformas. Como se dijo antes son una serie de figuras geométricas y otros elementos como conectores, flechas, cuadros de diálogo y botones de acción. Veamos como insertar una simple figura geométrica. (No olvidar que podemos acceder a ellas por medio de la barra de tareas.) 1. Igual que la vez anterior, nos vamos al menú insertar, luego nos posicionamos sobre imagen. 2. Se desplegará el submenú y damos a autoformas. 3. Emergerá una barra de tareas pequeña, la cual contiene 9 íconos representativos de cada objeto posible de insertar. 4. Esta vez seleccionaremos el botón que dice formas básicas (señalado por un corazón y un cuadrado como ícono pequeño). 5. Se desprenderá una pestaña con las formas posibles, como triángulos, rectángulos, trapecios, etc. Seleccionaremos un rectángulo. 6. Nuestro cursor se transformará en una especie de cruz.

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7. Fijaremos un punto en la diapositiva y haremos clic en él con el botón izquierdo del mouse, arrastrando este último hasta determinar el tamaño de la figura que queremos insertar. 8. Cuando soltemos el botón izquierdo del mouse, nuestra figura quedará lista para ser editada o simplemente ubicada.

Word Art. Dos formas de acceso, desde alguna barra de tarea, cuyo ícono está representado con la letra A en 3D, un tanto inclinada, o bien desde el menú insertar. 1. Entramos en insertar, luego cliceamos en imagen y vamos a encontrar la herramienta Word Art, debajo de autoformas. Clic en Word Art. 2. Aparecerá un cuadro de diálogo ofreciendo todos los diseños predeterminados de Word Art, escojamos uno. 3. Luego se mostrará una ventana para escribir el texto, determinar la letra y su tamaño. 4. Pinchamos en aceptar, y ¡ya está!…tendremos nuestro Word Art en la diapositiva.

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Luego de haber visto las principales funciones del submenú imagen, nos detendremos nuevamente en el cuadro de texto y el hipervínculo, creando un apartado para este último al final del documento. Cuadro de texto. Si queremos introducir más texto a nuestra diapositiva, esta es la opción correcta. Es un cuadro donde dentro de él, podremos redactar textos sin límites de palabras, logrando también editar su formato. (Entiéndase por este color de la fuente, tamaño, tipo de fuente, y hasta la forma y color del mismo cuadro de texto). 1. 2. 3. 4.

Vamos a insertar. Pinchemos en cuadro de texto, el cual tiene lugar debajo de la función diagramas. Nuestro mouse se tornará de una forma distinta, una especie de cruz invertida. Luego posicionamos un punto en la hoja, y arrastramos con el mouse (presionando el botón izquierdo) hacia al lado, hasta conseguir un tamaño pertinente. 5. Lo más probable es que el cuadro de texto tome espacio hacia el lado, pero no hacia abajo. Por esto no debemos preocuparnos, debido a que cuando terminemos de escribir nuestra primera línea, bajaremos con la tecla ENTER, y el largo del cuadro de texto se irá ajustando de forma automática. Para editar este cuadro de texto 1. Clic con el botón derecho en cualquier extremo DEL CUADRO DE TEXTO, NO FUERA DE ÉL. 2. Clic en formato de cuadro de texto. Se desplegará una ventana donde podremos editar sus líneas, el relleno, el color, el tamaño, etc. 3. Luego pinchamos en aceptar, y los cambios estarán cargados.

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En estos extremos se debe realizar clic con el botón derecho para desplegar la ventana de edición del cuadro.

Esta será la ventana que se desplegará, luego de realizar clic en cualquier extremo del cuadro y seleccionar en la pestaña expandida la opción “formato de cuadro de texto”. En el apartado Relleno, podrá escoger uno de los colores que ofrece la paleta, además de poder insertar algún otro tipo de textura como fondo del cuadro. Para editar la línea, podrá escoger color, estilo o grosor…que es súper importante al momento de definir el cuadro.

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COLORES APLICAR FONDO A UNA DIAPOSITIVA Esto va a tener directa relación con la apariencia que asignemos a nuestra presentación. Los pasos a seguir son: 1. 2. 3. 4.

Posicionar el puntero del mouse en cualquier lugar de la hoja (diapositiva). Realizar clic con el botón derecho. Del menú desplegado escoger la opción “fondo…” Luego de que haya aparecido el cuadro de diálogo “fondo”, seleccionamos en la pestaña indicada por la flecha, el color que escogimos. 5. También podemos hacer clic en la opción más colores, para configurar nuestro propio color. 6. Luego, si queremos aplicar el mismo color a todas las diapositivas, pinchamos el botón del cuadro, “aplicar a todo”. 7. Si sólo queremos editar esa única diapositiva con el color específico, pinchamos el botón “aplicar”. Los mismos pasos graficados por imágenes.

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HIPERVÍNCULOS Conceptualmente lo único que diremos acerca del hipervínculo, es que es un medio para conectar distintos objetos que estén dentro del mismo documento, pero en distintas diapositivas, o bien en distintos documentos (hipervínculo a otro archivo) y hasta incluso un elemento que se encuentre en otro programa (hipervínculo hacia otro software, distinto del que está en uso). Nosotros sólo veremos hipervínculos dentro de un mismo documento. ¡Manos a la obra! 1. Lo primero es tener objetos que hipervincular, de manera que crearemos algunos elementos en sólo dos diapositivas (2 hojas). Los elementos serán 3 cuadros de texto en una diapositiva y una imagen en la segunda diapositiva. 2. Ya hemos visto cómo crear cuadros de texto y también cómo insertar imágenes, de manera que deberíamos obtener algo como esto. Primera Diapositiva

3. La idea es crear cierto tipo de interactividad (que dicho sea de paso es la función elemental para crear un recurso remoto), entonces a la pregunta expuesta, responde el “Presionar Aquí” hipervinculado a la siguiente diapositiva, que es una imagen referente a la pregunta. 4. En los extremos del cuadro de texto de la oración Presionar Aquí, deberá hacer clic con el botón derecho y elegir la opción hipervínculo, aparecerá un cuadro de diálogo donde se deberá seguir la siguiente tipificación: 5. Lugar de este documento – Selección de la diapositiva de destino (diapositiva 2 en este caso) y hacer clic en el botón aceptar. El hipervínculo está hecho, sólo bastará echar a correr la presentación (con F5) y posicionar el puntero sobre la frase Presionar aquí, se verá la forma de una “manito”, hacemos clic y llegaremos inmediatamente a la imagen. 6. Nota. Quizás en distancias menores no se note la utilidad de un hipervínculo, pero ¿Se imagina la posibilidad de hipervincular la hoja 1 con la 25?

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