Guía de Trabajos prácticos de Access

Departamento de Ciencias Básicas Área Computación Asignaturas:

2017

Guía de Trabajos Prácticos Equipo docente

Equipo Docente

Mg. Mónica Páez Mg. Jorge Olguín CPN Mariana Saibene CPN Celeste Fernández Srta. Mariela Rosa

Ejercicio 1 pequeño centro médic médic o. Se pretende generar una base para el manejo de un cons ultorio o de un pequeño Para comenzar, ejecutar desde Inicio de Windows el programa Microsoft Office Access 2010. Aparecerá una pantalla de inicio:

Para crear un archivo nuevo, se debe seleccionar la opción Base de datos en blanco como muestra la figura anterior, luego se debe escribir el nombre con el que se guardará la base de datos (a diferencia de la mayoría de los programas, Access lo solicita al comenzar a trabajar). En este caso, ingresar el nombre Consultorio y hacer clic en Crear . Una vez creada la nueva base de datos (o abierta una existente) aparece la siguiente ventana:

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL Desde la cinta de opciones se pueden seleccionar los comandos y operaciones que se desee llevar a cabo. Como se pretende comenzar organizando los datos de los pacientes en una tabla, se debe seleccionar de la cinta de opciones, la ficha Crear . A continuación hacer clic en Diseño de tabla. La ventana tiene el siguiente aspecto:

Tabla de pacientes En esta ventana se comienza a generar una de las tablas más importantes de la base de datos, donde se guardará la información personal de los pacientes, fundamental en todo consultorio médico. En esta primera tabla se incluirán todos los elementos que permitan identificar al paciente y comunicarse con él. Cuando se trabaja con una tabla en Vista diseño, aparecen en la parte superior los nombres de los campos y el tipo. Al seleccionar alguno de los campos, en el sector inferior se muestra un detalle de todas sus propiedades, que se pueden modificar. Para este caso, los campos a generar son varios: 

Escribir en la primera celda como nombre de campo: Nº ficha  (pasar a la columna siguiente pulsando Enter, o bien con la flecha de desplazamiento , o con un simple clic del ratón). En la segunda columna aparece una lista desplegable. Al pulsar sobre se observa que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que se pueden crear. Para este campo seleccionar  Autonumeración  (es decir, Access numera automáticamente), ya que será la clave principal de la tabla y servirá para identificar a los pacientes (al numerarse automáticamente, no hay posibilidad que existan repeticiones).



Ingresar los siguientes nombres de campos definiendo correctamente el tipo de dato de cada uno: 

Apellido: de tipo Texto. En la parte inferior, en Propiedades del campo   establecer  S i   en la opción Requerido (ya que es obligatorio ingresar el apellido del paciente), tal como se observa en la figura a continuación:

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 2

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL  Nombre : de tipo Texto y Requerido . 

Dirección: de tipo Texto, en Propiedades del campo, definir en Tamaño del campo: 100 (para que permita ingresar todos los datos de la dirección).



Teléfono particular : de tipo Número.



Teléfono laboral: de tipo Número.



Sexo: de tipo Texto.



Fecha de nacimiento: de tipo Fecha/Hora y en Propiedades del campo, en la opción Formato desplegar las opciones

(que presenta a la derecha del recuadro) y elegir Fecha corta:



Obra social: de tipo Texto.



Fecha de ingreso: de tipo Fecha/Hora y con Formato de Fecha corta.



Hipertensión: de tipo Sí/No.



Fumador : de tipo Sí/No.

Una vez definidos los campos y antes de guardar la tabla es necesario definir el campo que funcionará como clave principal. En este caso, será el número de ficha, ya que este dato es único para cada paciente; (no se admitirán duplicados). Para establecerlo, ubicarse en el campo Nº ficha, pulsar el botón derecho del mouse y del menú contextual elegir Clave principal . (Otro modo de hacerlo es seleccionando el campo y luego hacer clic en el icono Clave principal aspecto:

situado en la cinta de opciones). La tabla debería tener el siguiente

Una vez definidos todos los campos que conformarán la estructura de la tabla, es necesario guardarla antes de comenzar a introducir datos en ella. Para ello, se puede hacer clic en el botón de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien se puede hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la ficha de la tabla y en del menú contextual elegir la opción Guardar . En cualquier caso, Access pedirá un nombre para la tabla. En este caso se ingresará como nombre: Pacientes  y se pulsa luego [Aceptar].

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 3

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL  Al cerrar la ventana de la tabla se visualiza nuevamente la ventana principal de la base de datos. En el panel de navegación, que se encuentra a la izquierda de la pantalla, se observa que ya existe la tabla recientemente creada:

Tabla Médicos Para continuar con el sistema de administración de un consultorio médico, se necesita crear ahora una tabla con los datos de los médicos. Definir los siguientes campos: 

Código médico: Autonumeración y la clave principal de la tabla.



Apellido: de tipo Texto.



Nombre: de tipo Texto.



Dirección: de tipo Texto, Tamaño del campo 100.



Teléfono: de tipo Número (en Descripción escribir: Teléfono particular).



Móvil: de tipo Número (en Descripción escribir: Teléfono celular).



Documento: de tipo Número.



Especialidad: de tipo Texto.

Guardar la tabla con el nombre Médicos. En la ventana principal deberían aparecer las siguientes tablas:

Tabla Horarios En este consultorio es posible asignar citas o turnos cada 15 minutos y en determinados horarios. Para poder registrarlos, generar una tabla en la vista Diseño que incluya: 

Código horario : Autonumeración y la clave principal de la tabla.



Horario: de tipo Fecha/Hora , con Formato de hora corta.

Guardar la tabla con el nombre Horarios .

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 4

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL

Tabla Citas Esta tabla se utilizará para registrar los datos que permitirán organizar a los pacientes y a los médicos. Al generar la tabla, se colocarán los datos a ingresar. Luego, al crear el formulario para completarla, se modificará y personalizarán algunas opciones para que resulte más fácil de usar y se muestren los datos que sean necesarios. Para comenzar, generar una nueva tabla en la vista Diseño que incluya: 

Código cita: Autonumeración y la clave principal de la tabla.



Día: de tipo Fecha/Hora , con formato de fecha corta.



Código horario : de tipo Número.



Código médico: de tipo Número.



Código paciente: de tipo Número.



Observaciones: de tipo Texto y tamaño 255 (el mayor posible).



Diagnóstico: de tipo Texto.



Medicación: de tipo Texto.

 Al cerrar la tabla, se solicita un nombre para grabarla. Asignarle como nom bre:

Citas.

Para comenzar a usar la base, es preciso ahora relacionar las tablas a través de campos en común.

Las relaciones entre las tablas Una vez creadas las diferentes tablas, se necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, se pueden crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

Para definir las relaciones se debe, en primer lugar, cerrar todas las tablas que se encuentren activas y luego activar el botón Relaciones cinta de opciones.

que se encuentra en la ficha Herramientas de base de datos de la

En la ventana que aparece, seleccionar todas las tablas (pulsando sobre la primera y manteniendo pulsada la tecla [Shift] hacer clic sobre la última tabla). Luego presionar el botón [Agregar] y por último, [Cerrar].

En la ventana de Relaciones  se mostrarán pequeños cuadros, cada uno representando una tabla, con sus campos en el interior. Se pueden mover y aumentar su tamaño para visualizar todos los campos.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 5

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL

Para su mejor visualización, mover la tabla Citas hacia el centro de la pantalla (pulsando sobre su barra de título), y luego desplazar el resto de las tablas para formar una disposición tal como se muestra en la figura:

Es necesario establecer en este paso las siguientes relaciones: 1. Campo Códig o horario de la tabla Horarios - Campo Código horario  de la tabla Citas 2. Campo Códig o médico  de la tabla Médicos - Campo Código médico de la tabla Citas 3. Campo Nº ficha de la tabla Pacientes - Campo Código paciente de la tabla Citas

Para generar las relaciones, se debe vincular un campo de una tabla con uno de otra. Para hacerlo, hacer un clic sobre el campo Código horario de la tabla Horarios y, manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse, llevarlo hacia el campo homónimo de la tabla Citas. Al soltarlo, aparecerá la siguiente ventana:

En el cuadro de diálogo marcar la opción [Exigir integridad referencial] y las siguientes. Observar que en la parte inferior de la ventana se indica que el tipo de relación es “Uno a varios”. Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea depende de la definición de las columnas relacionadas. Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 6

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, la fila de una tabla A puede coincidir con muchas filas de una tabla B, pero una fila de la tabla B sólo puede coincidir con una fila de la tabla A. Una relación uno a varios se crea sólo si una de las columnas relacionadas es una clave principal o posee una restricción única. Este tipo de relación se visualiza con una línea entre las tablas, en uno de los extremos aparece un número 1 y en el otro el símbolo infinito.

Para generar la relación presionar [Crear]. Así, ya quedará establecida y aparecerá una línea que une esos campos entre las dos tablas. De la misma manera, generar el resto de las relaciones. El resultado debería verse como en la figura:

Cerrar la ventana. Ante la solicitud de guardar los cambios, pulsar sobre el botón Si.

Carga de datos El ingreso de datos se puede realizar simplemente ingresando a la tabla o bien generando especialmente un formulario para el ingreso de información. 

En el caso de los pacientes, se ingresarán directamente los datos en la tabla.

Para acceder a la misma se debe hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el panel de navegación.  Aparece una ventana con la tabla al estilo de Excel, donde se pueden ingresar los datos de los campos.

El primer campo no requiere ingreso de datos, ya que es autonumérico y se irá completando solo, con números correlativos. Para desplazarse entre columnas, se pulsa la tecla de tabulación o Enter o bien se hace un clic en la siguiente celda. En los dos últimos campos, sólo se tilda el cuadro si la información a consignar es Si. Ingresar los siguientes registros: Nº ficha

Apellido

Nombre

Dirección

Teléfono Teléfono partic. laboral Sexo

Fecha de nacim.

Obra social

Fecha ingreso

Hiper- Fuma tensión dor

1 Rojas

Marina

Salta 938

430010

430555 F

01/08/75 DOSEP

01/07/98

No

Sí

2 Sánchez

Juan

Belgrano 32

444555

422088 M

22/02/60 UOCRA

01/09/85

No

Sí

Guardar nuevamente y volver a la ventana principal de la base de datos. (Una vez guardada la tabla se puede modificar el contenido de los campos haciendo doble clic sobre la misma para añadir más registros o modificar los ya existentes). 

A continuación, abrir la tabla Horarios en vista hoja de datos e ingresar todos los horarios posibles en los que se darán citas. Por ejemplo, si el consultorio estará abierto de 17 a 21 hs., se deberá ingresar

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 7

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL 17:00, 17:15, 17:30, etc., hasta completar un registro por cada una de las citas posibles en la tabla, tal como lo muestra la tabla que se muestra a continuación:

Generar un formulario  Access dispone de una herramienta más sencilla para realizar la carga de datos. Además, permite generar una verdadera aplicación profesional de gestión para el consultorio, con el fin de que cualquier persona pueda trabajar de manera sencilla e intuitiva sin necesidad de saber cómo se manejan las tablas en  Access. Se creará entonces un formulario que permita ingresar los datos de cada paciente en forma de ficha personal.  Access ofrece varias opciones para generar un formulario. Se pueden acceder a todas ellas desde la pestaña Crear. En este caso, para cargar el resto de pacientes, utilizaremos el asistente para formularios, ya que es la opción más sencilla y dirigida para la creación de formularios. El asistente se inicia desde la pestaña Crear, grupo Formularios, haciendo clic en el botón Asistente para formulario. Aparece la siguiente ventana:

En ella se elige en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que se desean incluir en él: En este caso, presionar el botón [ >>] para incluir a todos los campos disponibles en el formulario. (También se podría hacer este proceso incluyendo uno a uno los campos, usando el botón [ >]). Luego presionar Siguiente. En la próxima ventana se solicita elegir el tipo de distribución   para aplicar al formulario. Seleccionar En columnas. (Pulsando en cada opción se visualiza a la izquierda cómo se vería) y luego pulsar Siguiente.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 8

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL  Ahora se debe asignar el nombre al formulario. Aparece por defecto Pacientes (dejarlo así), y dejar activa la opción Abrir el formulario para ver o introducir información . Pulsar el botón Finalizar .

 Al pie de la ventana se observan los controles que permiten desplazarse entre los registros: Primer registro

Ultimo registro





Crear nuevo registro   Cantidad total de registros



Registro anterior

 

Registro siguiente

Nº de registro actual (se puede escribir el número al que se desea ir)

Ingresar la información del resto de los pacientes (10 en total), a su elección. De esta manera se observa la diferencia de cargar los datos con un formulario diseñado para tal fin, que ingresarlos directamente en la tabla, tal como se cargaron los dos primeros pacientes. Es importante aclarar que los datos no se guardan en los formularios, sino que simplemente son el vehículo que ofrece Access para ingresar los datos en las tablas de forma más sencilla. Y como estos dos objetos están relacionados, los datos que se ingresan se van guardando automáticamente en los campos correspondientes de la tabla. Simplemente, luego de la carga, se cierra la ventana.  A continuación, generar un formulario con el nombre Médicos  que permita ingresar la información correspondiente a los profesionales de la institución. Seguir la metodología empleada para el formulario de carga Pacientes. En este ejemplo, los médicos de la institución son:

Cerrar el formulario Médicos y volver a la ventana principal de la base de datos.

El formulario para registrar las citas De la misma manera que se generó un formulario para incorporar los datos de los pacientes, aquí se generará otro para el registro de las citas o turnos.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 9

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL En la ficha Crear hacer clic en el botón  Asistente para formularios. Aparece la ventana del Asistente donde se visualiza un recuadro que permite elegir la tabla con la que se trabajará y más abajo, en otro recuadro, se enumeran los campos disponibles. 1. En primer lugar, seleccionar la tabla Citas y agregar al formulario los campos Día, Código horario, Código médico, Código paciente , Observaciones, Diagnóstico y Medicación. 2. A continuación, (sin pasar a otra ventana), seleccionar la tabla Pacientes, e incorporar los campos  Apellido, Nombre, Sexo, Fecha de nacimiento , Hipertensión y Fumador . Pulsar el botón [Siguiente]. 3. En la siguiente ventana elegir la opción [por Citas] y presionar [Siguiente]. 4. Para la distribución del formulario, elegir [Justificado]. 5. En la última ventana asignarle el nombre Citas, pulsar en [Modificar el diseño del formulario] y hacer clic en [Finalizar]. El formulario Citas se visualizará con el siguiente aspecto:

Como se puede observar, los campos aparecen en el orden en que fueron seleccionados al diseñar el formulario, y probablemente, su ubicación no sea la más adecuada. Quizá se podría reubicar algunos campos para que la carga de información sea más eficiente. En esta vista Diseño del formulario se pueden personalizar todos los aspectos, tanto en lo que hace a la apariencia como a las propiedades de los campos. En este caso, en principio, como se pretende modificar la ubicación de los campos, se comenzará de la siguiente manera: 



Observar que al final aparece un sector Pie del formulario. Ubicar el puntero sobre el borde superior de esta barra y cuando el puntero adopte el aspecto de doble flecha, desplazarlo hacia abajo (tal como se muestra en la figura a continuación):

Se debería haber generado un espacio vacío:

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 10

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL 





A ese lugar se trasladará el campo Observaciones. Para moverlo, pulsar sobre él y cuando el puntero adopta la forma de doble flecha, desplazarlo hacia el inferior de la ventana. En el lugar que estaba Observaciones  y quedó liberado, ubicar los campos Código paciente ,  Apellido y Nombre, en ese orden, uno al lado del otro. Mover Diagnóstico y Medicación y ubicarlos antes del Observaciones , al pie del formulario. En el lugar que quedó liberado, (debajo de Nombre y  Apellido) disponer los siguientes campos: Fecha de nacimiento , Sexo, Hipertensión y Fumador .

Hacer las modificaciones necesarias para que el aspecto general del formulario sea semejante al siguiente:

C ampos y etiquetas en el formulario Como se habrá observado, al pasar a la vista Diseño, aparecen todos los campos incorporados al formulario. Cada uno se muestra como si estuviera repetido: una vez sobre fondo gris y otra sobre fondo blanco. El primero corresponde a la etiqueta del campo  (algo así como su título) y se puede modificar su texto de acuerdo al aspecto que se desea ver en el formulario. En el otro caso, el recuadro es el campo propiamente dicho, y allí se completará o visualizará la información ingresada en las tablas (en el modo Diseño se visualiza con el nombre del campo). Cuando se trabaja con los campos y las etiquetas en la vista Diseño, hay que tener en cuenta que si se selecciona el campo también se seleccionará la etiqueta y se podrá mover ambos elementos a la vez (el puntero adopta el aspecto de doble flecha). Si se desea desplazar sólo su etiqueta o el campo, se puede hacer desde el ángulo superior izquierdo, cuando el cursor se transforma en doble flecha.

Li s tas des plegables Otra modificación interesante que se puede aplicar a este formulario es que en los campos Horario y Médico se muestre una lista desplegable con las opciones disponibles, ya que en este caso son limitadas. De esta manera, en lugar de ingresar los datos, se seleccionan de la lista. Para hacerlo se debe: Seleccionar el campo y la etiqueta correspondientes al Código horario (manteniendo pulsada la tecla Shift o  para que seleccione a ambos) y eliminarlos, pulsando la tecla Suprimir o Del. (Se debería ver el espacio vacío en el formulario). Desplazar hacia la derecha el campo Código médico.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 11

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL En el grupo Controles de la ficha Diseño, seleccionar de la lista la opción Cuadro combinado

:

 Aparece el puntero del mouse con la imagen del botón seleccionado. Se debe definir ahora el área donde se incorporará al formulario. Con el puntero -que ahora tiene forma de cruz con la imagen del ícono cuadro combinado adjunto- indicarle el lugar (preferentemente, en el lugar dónde estaba el campo anterior) donde aparecerá el campo. Trazar el recuadro.

 Al soltar el botón del mouse aparece una ventana con el  Asistente para cuadros combinados. En esta ventana se solicita el origen de los datos: 









Pulsar sobre la opción que indica que el cuadro combinado buscará los valores en una tabla o consulta. Al pulsar el botón Siguiente, aparece un nuevo cuadro de diálogo solicitando se indique el nombre de la tabla a utilizar. Activar Horarios  y pulsar Siguiente. Cuando solicite el campo a incluir, seleccionar Horario y pulsar Siguiente. En el paso siguiente solicita el orden para la lista. Seleccionar Horarios y aplicar orden Ascendente. En esta nueva ventana se puede modificar el ancho que tendrá el campo en el formulario. Reducir el tamaño convenientemente y pulsar Siguiente. En la próxima ventana seleccionar la opción  Almacenar el valor en el campo . Al desplegar sus opciones, seleccionar el campo Código Horario. Pulsar Siguiente.



Ahora solicita la etiqueta o rótulo para el campo combinado. Escribir Horario. Pulsar Finalizar.



Cerrar la ventana y guardar los cambios incorporados al formulario Citas.

En la ventana principal de la base de datos, en Formularios, hacer doble clic sobre Citas. El campo Horario debería tener un aspecto como el de la figura:

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 12

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL

Como se puede observar en la imagen, el campo   Horario  presenta una lista desplegable donde se visualizan los horarios establecidos para dar turnos. Cerrar el formulario.

Nota: en caso que el campo horario no se visualice como muestra la figura anterior, cerrar esta ventana, y volver a abrir la opción Diseño. Borrar el campo y repetir el procedimiento para crear la lista desplegable o bien modificar el lugar o d isposición de las etiquetas o el campo mismo.

La apariencia del formulario Si bien el formulario está listo para usar, se incorporarán algunas modificaciones a su aspecto ya que como se utilizará para asignar los turnos, muchas veces quedará a la vista de los pacientes y es importante que tenga buena presentación. Por ejemplo, se podría incorporar un texto a modo de título y una imagen (puede ser el logotipo del consultorio o una imagen general, que le dará mejor apariencia). Por otra parte, se podría modificará el color de fondo del formulario para evitar el estándar utilizado por Access. Para hacerlo se debe: 





Ingresar al Formulario   Citas  a través del botón Diseño. Hacer clic con el botón derecho sobre el fondo del formulario (preferentemente en una zona donde no haya campos) y elegir [Propiedades]. En la solapa [Formato] pulsar en el recuadro de la opción [Color del fondo]. Se verá un botón que se encuentra a la derecha del recuadro, ingresar en él y en la ventana que aparece elegir un color básico o bien ingresar en el botón [Definir colores personalizados].

Luego, hacer clic en [Aceptar]. Observar el color elegido en el formulario. Si no es apropiado, repetir el proceso hasta encontrar uno adecuado.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 13

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL Para agregar una imagen o un título se puede utilizar el Encabezado del formulario. Se agranda el sector desplazando el límite hacia abajo. Eliminar la etiqueta que aparece por defecto y a continuación hacer clic en el botón [Etiqueta] del grupo   Controles que se encuentra en la solapa   Diseño  (que tiene un aspecto semejante a: [ Aa] ) y con el mouse dibujar el espacio en el Encabezado (preferentemente a la derecha). Escribir allí Consultorio: registro de citas.

Hacer clic fuera en otra parte del formulario para observar el texto. Para modificar el formato del texto, pulsar sobre el recuadro que contiene el texto y cuando quede marcado, desde la solapa Formato de Herramientas de diseño de formulario , ajustar tamaño, tipo de letra, etc. También se puede cambiar el color de fondo, seleccionando previamente el recuadro que contiene el texto. Siguiendo un procedimiento similar también se puede incorporar una imagen. Presionar el botón Imagen del grupo Controles que se encuentra en la solapa  Diseño y asignarle lugar en el Encabezado. Una vez definido el recuadro y al soltar el botón del mouse, se abrirá un cuadro de diálogo en donde se deberá indicar el archivo gráfico que se desea incluir. Para incorporar una imagen a este ejercicio, recorrer las carpetas del disco hasta encontrar alguna o bien descargar de internet.

 Así, la imagen quedará dentro del encabezado. También se pueden modificar los demás elementos hasta adaptarlos al estilo que se desee. Cerrar el formulario guardando los cambios.

Registrar las citas El formulario ya está listo. Ahora, cada vez que se desee registrar una cita se deberá abrirlo en la vista Formulario , simplemente haciendo doble clic sobre su ícono. Una vez que se encuentra abierto, para comenzar a usarlo, se escribe la fecha, se selecciona un horario y un médico desde la lista desplegable y se ingresa el código del paciente. Automáticamente se completarán todos sus datos personales. A modo de ejemplo, se visualiza el formulario terminado:

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 14

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL

Por otro lado, luego de que el médico evalúe al paciente, él mismo o algún asistente completará los últimos tres campos: Observaciones, Diagnóstico y Medicación.  A medida que se van completando las citas en el formulario, los datos se almacenan en la tabla Citas, ya que todo quedó correctamente relacionado. De esta manera, quedarán ordenados en esta tabla y luego se podrá usar esos datos para imprimir los listados de citas por día o por médico o realizar consultas.

Las citas del día  Al cargar las citas a través del formulario, éstas se fueron registrando en la tabla correspondiente, pero no necesariamente ordenadas por día y hora, sino según el orden en que fueron ingresadas en la base de datos. En realidad, esto no representa ninguna dificultad, ya que, al tener la información en una base de datos digital, es posible ordenarla de diversas maneras y realizar búsquedas. Para visualizar día por día las citas o turnos registrados, se generará una consulta, que es una especie de filtro que limitará la visualización de los registros según un criterio determinado. Para comenzar, y poder ver los resultados de este proceso, cargar 3 turnos para el día de hoy y 2 turnos para mañana en el Formulario Citas. Luego, ir a la ventana principal de la base de datos y en la solapa Crear, en el grupo Consultas  hacer clic en Diseño de consulta . Aparecerá una ventana solicitando las tablas a utilizar. Seleccionarlas a todas y pulsar el botón  Agregar . Aparecerán las tablas en la consulta:

Cerrar la ventana Mostrar tabla. Ahora se deben incluir en la consulta los campos que se utilizarán para filtrar la base y todos los que se desean visualizar. Para este caso, se incluirán los siguientes campos:

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 15

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL Día, de la tabla Citas.  

Apellido, de la tabla Médicos.



Horario , de la tabla Horarios.



Nº ficha, de la tabla Pacientes.



Apellido, de la tabla Pacientes.



Nombre, de la tabla Pacientes.



Obra social, de la tabla Pacientes.

Para seleccionarlos, se realizará el siguiente procedimiento: se pulsa sobre el campo elegido y sin soltar el botón del mouse se desplaza hasta la parte inferior de la ventana, ubicando cada campo en una columna. Luego de trasladar todos los campos, el resultado debería verse como se muestra en la figura siguiente:

Es posible establecer criterios en cada campo. Como ejemplo, para este caso particular sólo se definirá un criterio para el campo Día. Situarse en la fila [Criterios] de esa columna y escribir allí la función  =Fecha() tal como se indica:

Guardar la consulta con el nombre Consulta Citas. Si se abre, se ejecutará la consulta y se visualizarán todos los registros correspondientes al día de hoy.

Las citas por médico De un modo similar, se pueden generar consultas para cualquier otra visualización de datos. Por ejemplo, también se puede generar una consulta sobre las citas que tiene un médico en particular. Para hacerlo, se puede partir de la consulta creada anteriormente, haciendo un duplicado de ella. (De esa manera se evita todo el procedimiento anterior para crearla). Situados en la ventana de la base de datos, hacer clic con el botón derecho sobre la Consulta Citas y del menú contextual elegir [Copiar]. Luego, volver a hacer clic con el botón derecho y seleccionar [Pegar].  Access solicitará un nuevo nombre para la consulta, de modo que se escribirá el nombre de alguno de los médicos (ejemplo: Martínez). Ahora existen dos consultas en el listado.  Abrir la nueva consulta pulsando el botón derecho del mouse y seleccionando Vista Diseño. Para agregar el nuevo criterio, en la columna  Apellido de la tabla Médicos, en la fila [Criterios] escribir el apellido, entre comillas.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 16

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL

Guardar los cambios a la consulta y cerrar la ventana. Al abrirla nuevamente, se visualizarán las citas de ese médico para el día de hoy. Con el mismo procedimiento se pueden generar consultas para los médicos restantes.

Ejercicio 2 En este caso se tratará de construir una base de datos que permita gestionar una empresa inmobiliaria, dedicada al alquiler de propiedades. En principio, la información básica con la que se debería contar sería: 

Código de la propiedad (Número que identificará a la propiedad alquilada)



Nombre, apellidos, DNI, y dirección



Fecha de alquiler del contrato



Fecha de expiración del contrato



 Alquiler mensual que paga el cliente



Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...)



¿Tiene garaje?



Número de habitaciones, dirección de la propiedad, ciudad, provincia y código postal



Superficie en m/2



Extras (observaciones, extras instalados, situación privilegiada, etc...)

Crear la base  

Crear una nueva base de datos y definirle como nombre: Inmobiliaria Crear una tabla con el nombre Clientes que contenga los siguientes campos:

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 17

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL Crear ahora otra tabla, denominada Propiedades, con las siguientes características: 



Crear una tercera tabla, Contratos, con las siguientes características:

En la ventana principal de la base de datos se visualizarán las tablas recientemente creadas. Hasta aquí se han preparado tres tablas: una para llevar el control de los clientes, otra para llevar el control de las propiedades y además, una tercera para los contratos.

Relaciones Una relación es una característica especial de Access que hace que se pueda trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. 



Con la base de datos del ejemplo abierta, activar el botón Relaciones ficha Herramientas de base de datos de la cinta de opciones.

que se encuentra en la

En la ventana que aparece, seleccionar todas las tablas (pulsando sobre la primera y manteniendo pulsada la tecla [Shift] hacer clic sobre la última tabla). Luego presionar el botón [Agregar] y por último, [Cerrar]. (Si no aparece esta ventana y simplemente se muestra una ventana vacía con el título Relaciones, se pulsa el botón derecho del mouse y se activa Mostrar tabla ). Aparece la siguiente ventana:

 Arrastrar ahora el campo Código de propiedad   desde la tabla Propiedades  hasta la tabla Contratos. Es decir, pulsar sobre el campo y sin soltar el botón del mouse trasladarlo a la otra tabla. Al soltar el botón, aparecerá la siguiente ventana:

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 18

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL

 Aquí se pueden definir algunas características de la relación. Algunas opciones de esta ventana son:

Exigir integridad referencial  Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access 2010 que no nos

deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Se utiliza para asegurarse de que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación. Si esta casilla se activa, se pueden elegir dos opciones más:  A ctualizar o eliminar en cas cada los campos relaci onados , que hace que cuando se modifica un dato en la tabla principal, éste también será modificado en la tabla/s relacionada/s.

Desde el botón Tipo de combinación  se puede acceder a más características de la relación. 



Dejar activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y luego pulsar en el botón Crear . Aparecerán unas líneas que reflejan la relación entre las tablas. Crear la otra relación entre las tablas Clientes y Contratos a través del campo Código de cliente .



Cerrar esta ventana guardando los cambios de la relación.

Ingresar datos Las tablas ya están listas para introducir los datos. Para ingresarlos se puede elegir entre cargarlos simplemente abriendo la tabla o bien generando un formulario a tal fin. Generar un Formulario  en base a todos los campos de la tabla Propiedades  y mediante el uso del asistente darle el formato que se considere más apropiado. A modo de ejemplo se presenta:

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 19

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL



Cargar las veinte propiedades que dispone la inmobiliaria para alquiler.



Con similar procedimiento, generar otros formularios que permitan la carga de quince Clientes y diez contratos  (en este último caso, al cargar el monto del alquiler mensual, tener en cuenta un rango entre $3.000 y $20.000).



Guardar los formularios.

Consultas Se pretende crear ahora una consulta sencilla que permita conocer algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado un departamento. 



Con la base de datos Inmobiliaria abierta, generar una Consulta en Vista Diseño y agregar las tablas creadas. Llevar a la ventana inferior los siguientes campos (mediante el “arrastre” con el mouse o bien haciendo

doble clic en el campo correspondiente):



Pulsar en el botón Vista Hoja de datos barra de estado, a la derecha.

, situado a la izquierda en la cinta de opciones o en la

En pantalla aparece un listado con información de la base de datos en función de los campos seleccionados de las tablas. Se puede ahora volver a la vista Diseño pulsando el mismo botón Vista que ahora se visualiza con esta imagen:

. Volver a la ventana de consulta.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 20

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL 

Cerrar la ventana de la consulta. Access solicitará si se desea guardarla. Responder afirmativamente y darle como nombre: Consulta1.

Si se desea ejecutar la consulta para ver su contenido, se hace doble clic sobre Consulta 1. Si se quisiera modificar la consulta, se debería abrir la misma y luego pulsar el botón Vista Diseño .Realizar ambos procesos para observar el efecto.

Consultas con criterios La consulta anterior fue una consulta básica, que comprende todos los registros de la base de datos. Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta . Mediante los criterios se pueden seleccionar registros que cumplan determinadas condiciones.  Ahora se creará una consulta que muestre datos sobre los inquilinos que pagan más de 1000 pesos de alquiler mensual. 







Crear una nueva consulta de las tablas con los campos Código de propiedad (Contratos), A pellido , Nombre (Clientes), y A lquiler mens ual (Contratos) . En la casilla Criterios del campo A lquiler mens ua l , escribir: >5000 Visualizar el resultado de la consulta con el botón Vista Hoja de datos. Deberían aparecer los campos de los clientes que pagan más de 1000 pesos al mes. Volver al modo Diseño  desde el mismo botón. Agregar el campo Tipo de propiedad   y añadir el siguiente criterio: Casa. (Access inmediatamente agrega comillas en el texto). Visualizar el resultado y comprobar que se cumplen los criterios. Grabarla como Consulta2.

Campos Calculados En ocasiones se tiene la necesidad de realizar operaciones matemáticas con algún campo. Se pueden crear campos vacíos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operación entre dos o más campos. En este ejemplo en particular, se supone que se ha incrementado la cuota mensual a todos los inquilinos en 200 pesos. Es evidente que sería muy dificultoso modificar uno a uno todos los campos de los alquileres. Para ello, se realizará una operación matemática siguiendo los pasos: 

En la ventana principal de la Base de Datos, activar la solapa Crear y hacer clic en Diseño de consulta.



Cargar la tabla Contratos



Cargar los campos Código de Propiedad  y Alquiler mensual



En la cinta de opciones aparece una sección nueva denominada Herramientas de consulta. En el grupo Tipo de consulta seleccionar la opción Actualizar



.

Situar el cursor en la casilla A ctualizar a:  del campo Alquiler mensual y escribir lo que se indica:

(Se ha puesto entre corchetes el nombre del campo  A lquiler mens ual  al que se ha sumado el número 200). 

Cerrar la consulta. Guardarla con el nombre Aumento alquiler en $200.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 21

Area COMPUTACIÓN - Dpto. Cs. Básicas - FICA - UNSL Observar que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualización. Lo que significa que cuando se ejecute, cambiará los datos de la tabla. En estos casos se debe tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta, ya que un error podría traer consecuencias no deseadas en la base.





Seleccionar la consulta y Abrir . Access avisará de que se van a modificar los datos. Aceptar el mensaje. Access vuelve a pedir confirmación con un segundo mensaje indicando la cantidad de filas que actualizará y advirtiendo la imposibilidad de deshacer. Volver a aceptar. Abrir la tabla Contratos. Observar el campo Alquiler mensual. Si la consulta se realizó correctamente, debería aparecer el campo alquiler con un incremento de 200 pesos.

Informes Generar un informe activando la opción Asistente para informes de la solapa Crear. 

Seleccionar la Consulta1 y de ella, todos los campos. Continuar con los siguientes pasos:



Ver los datos  por Propiedades, pulsar Siguiente. Seleccionar como nivel de agrupamiento el de  Apellido.



Ordenar por Alquiler mensual. Aplicar distribución En pasos y orientación Horizontal.



Por último, definir como título del informe Contratos y Finalizar.



Se debería visualizar un informe con los datos extraídos de la base de datos.



Para mejorar su aspecto pulsar en el botón Vista Diseño, y desde las solapas que integran la sección Herramientas de diseño de informe , realizar todos los cambios que se consideren necesarios para su mejor presentación. El aspecto final podría ser:



Guardar el informe y cerrar.

Guía de Prácticos MS-ACCESS para CPN y LA  – Pág. 22