Guía de Procesos SAINT

 

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Guía para el uso correcto del Sistema Administrativo SINT 4.3.4 Realizado por: Ing. Claudio Llanos  – Telf.: (0414)417.46.06 / (0245)415.38.63 07/10/2010

Esta manual es sólo una guía de procesos en las operaciones más comunes del uso del Sistema Administrativo Saint VSCC 4.3.4

 

INDICE DE CONTENÍDO Contenido

Pág.

REGISTRO DE INVENTARIO…………………………………………………………….  03  Agregando  Agregand o Productos Productos (Registro Detallado) Detallado)…………………………………….……….. …………………………………….………..   04

MÓDULO DE COMPRAS

Ingresando Mercancía al Almacén……………………………………………………….. Almacén ………………………………………………………..   06 Detalles la Compra…………………………………………………………………………. Compra………………………………………………………………………….   07 Totalizar Compra…………………………………………………………………………… Compra……………………………………………………………………………   09 Devolución de Compra…………………………………………………………………….. Compra……………………………………………………………………..   10

MÓDULO DE FACTURACIÓN Detalle de Pago…………………………………………………………………………….. Pago……………………………………………………………………………..   13 Totalizar Facturación………………………………………………………………………. Facturación……………………………………………………………………….  

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DEVOLUCIONES

Proceso Inicial………………………………………………………………………………. Inicial……………………………………………………………………………….   16 Totalizar devolución efectivo……………………………………………………………… efectivo………………………………………………………………  

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CUENTAS X PAGAR Proceso Inicial…………………………………………………………………….………… Inicial…………………………………………………………………….…………   18

CUENTAS X COBRAR (ABONOS) Proceso Inicial…………………………………………………………………….…………  Inicial…………………………………………………………………….…………  20

CIERRE DE MES Cierre de Mes.……………………………………………………………………….………  Mes.……………………………………………………………………….………  23

REPORTES Reporte de Ventas…………………………………………………………………….…… Ventas…………………………………………………………………….……  

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Reporte de Inventario………………………………………………………….…………... Inventario………………………………………………………….…………...   25 Reporte de Costo, Existencia, Precio PVP y Ganancia…………………….………….. Ganancia …………………….…………..   26 Reporte de Comisiones de Vendedores……………………………………….………… Vendedores ……………………………………….…………   27 Reporte de Cuentas x Pagar ………………………………………………………………  ………………………………………………………………  28 Reporte de Compras……………………………………………….………………………. Compras……………………………………………….……………………….   28

 

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La siguiente ventana es para el registro de Inventarios de Mercancía, se puede accesar a ella con la tecla “F4”  “F4”  o bien en la barra de menú principal la opción del menú “Datos Generales”, y luego en “Inventario”.  “Inventario”.  A A continuación se muestra la ventana “Inventario” ya con unos registros cargados y explicando algunos servicios encerrados en óvalos que son;

 

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PANEL 1: Entre ella se encuentra el botón “ AG  A G R E G A R ”   que sirve para ingresar un artículo al inventario; “ MOD  MODIF IF IC A R ”   que sirve para cambiar los valores de un artículo existente; “B O R R A R ” se aplica para eliminar   artículos del registro del Inventario.   “BUSCAR”   este botón se utiliza para buscar un artículo dentro del

inventario con más exactitud.   PANEL 2:  Aquí se encuentra las pestañas para ordenar la búsquedas de artículos en el inventario, de las cuales se puede buscar artículos tanto  por CÓDIGO , DESCRIPCIÓN o por REFERENCIA.

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La siguiente ventana describe detalladamente los Datos generales   del agregado de Producto del Inventario, esta ventana se despliega por medio del botón  AG  A G R E G A R  de la ventana anterior. A continuación se explicaran los recuadros seleccionados en la imagen a continuación para un correcto llenado de la base de datos del sistema de inventario.

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PANEL 1; Entre estos campos se encuentra las opciones de; “ DEPARTAMENTO D EPARTAMENTO ” , “ GRUPO G RUPO”   y “LÍN ÍNE  E  A”   que son campos obligatorios y recomendables para la correcta administración de los inventarios, donde es posible seleccionar cada una de ellas si se cargaron con anterioridad o bien, ingresarlo en el momento. Aquí se debe de ingresar el código que se va identificar el inventario PANEL tener un2;control interno los artículos, escon recomendable si así lo requiere que para esta codificación no sea tan extensa y si es posible que sea el mismo código del producto que el proveedor le suministra.

PANEL 3; Aquí se coloca la descripción del artículo, donde no es recomendable excederse más de la mitad de la línea, también existe tres líneas más para los detalles de la descripción del artículo.

PANEL 4; Se utiliza para identificar el producto para facilitar su búsqueda. PANEL 5; Se utiliza para identificar las unidades de medida para el artículo, por ejemplo: unidad (UND), pieza (PZA), litros (LTS), kilo (KLS), ( KLS), etc.

 

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PANEL 6; Se utiliza para crear artículos compuestos, por ejemplo: una caja de herramientas donde cada herramienta se vende por separado o bien el kit completo.

PANEL 7 ; uno de los más importante, aquí se debe colocar el costo sin IVA del artículo, para promediar la utilidad (ganancias) el sistema solo toma el cálculo del campo “COSTO PROMEDIO” , el campo “COSTO ANTERIOR”   es la referencia de cuánto salió este artículo según la compra anterior y el “COSTO ACTUAL”  es  es la actualización del costo del artículo con nuevo precio según la compra actual.

NOTA:  el campo que va a tomar la facturación es de el

“COSTO PROMEDIO”   que

se

utilizará para los tres diferentes tipos de precio con IVA + la utilidad. (para facturar)

PANEL 8; aquí se muestra los tres diferentes tipos de precios al público a la hora de facturar, dividido en tres partes que son: Precio sin IVA  –  – Utilidad  Utilidad  –  –   Precio con IVA, se puede modificar cada uno de ellos colocando el monto específico con o sin IVA (uno a la vez ya que este se calcula automático) o bien por % de utilidad (ganancia).

 

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 Aquí se registrará registrará el ingreso de artículos artículos por cantidades, cantidades, para eso eso usaremos el el módulo de compras, pero antes habrá que registrar los proveedores llenando los datos que se muestran en la imagen siguiente:

Luego de llenar los datos para ingresar al proveedor, se procederá a colocar el responsable, que ya debe estar registrado en los “V “Vendedores endedores”” que uno de ellos sería el responsable de esta compra, para luego así poder ingresar el campo obligatorio que se llama “Número de Factura”   que es el número de la factura del documento de nuestro proveedor de suministros. Una vez comprendido esta parte, procederemos a explicarle expli carle el módulo de compras…  compras… 

 

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Una de las maneras más correctas para el control y auditoría de mercancía es la  justificación de de la misma, por eso la correcta rec recomendaci omendación ón es que toda toda mercancía sea sea a través de una compra, a continuación se explicará el módulo de compras omitiendo así los pasos básicos y adentrándonos solamente con los temas que requiere explicación:

PANEL 1: Modificando detalle: en esta ventana se buscan los artículos del inventario ya registrado con anterioridad para la compra, se puede localizar por EL CÓDIGO   o por la DESCRIPCIÓN , luego se procese a introducir la CANTIDAD  de artículos a comprar, el cos to unita unitaririo o que luego se abrirá otra ventana llamada… llamada…  PANEL 2:   “ACTUALIZAR PRECIOS…”   donde es posible visualizar el COSTO UNITARIO de la ÚLTIMA COMPRA  y el NU NUEV EV O COS TO TO,,  donde es posible modificar los tres tipos de precio para la venta calculando el % de UTILIDAD (ganancia) NOTA:  cabe destacar que el cálculo de la utilidad y el precio venta al público lo toma del campo

“NUEVO COSTO”   si

el cálculo del precio venta al público lo toma del PROMEDIO” , abra que modificar este campo para que quede igual que a la del COSTO” .

 

“NUEVO “NUEVO

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PANEL 1; en esta parte se visualiza el total del monto neto de la factura a cancelar, detallando el precio con y sin impuesto (IVA) donde es recomendable no alterar nada excepto algún descuento global

PANEL 2; si lo requiere puede colocar el Nro. Del documento de control de la factura emitida por el proveedor

PANEL 3; Aquí se ingresa el monto del total de la factura a pagar, si se coloca en cero (0) significa que quedará como una “Cuenta por Pagar” o bien podemos escribir el monto total de la factura de nuestro proveedor para cancelarla completa o un abono

PANEL 4; se coloca la fecha de la compra actual según la factura emitida por el proveedor

PANEL 5; Cantidad de copias para la impresión, si se coloca en cero (0) no se imprime pero si registra la operación.

 

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 Al totalizar la compra o indicar el monto que se va a pagar (si no es a crédito) sale la ventana para el detalle del pago;

PANEL 1; Monto pagado en Efectivo. PANEL 2; Monto pagado en cheque. PANEL 3; Monto pagado en Tarjeta  –   –  indicar el número de tarjeta  –  –   y el tipo o a que banco pertenece la tarjeta.

 

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 Al selecciona seleccionarr el Menú Movimiento  –   –  Compras  –  –   Devolución de Compras (Ctrl+F7) procederemos a realizar los siguientes pasos para anular una operación de compra:

PANEL 1; Presionar “F3” o la opción para ubicar el N° de Factura de nuestro Proveedor al cuál le hicimos la compra

PANEL 2; Si no sabe con exactitud el número de operación tiene la opción de localizarlo por rango de Fecha de la compra aproximada

PANEL 3; Una vez colocado el rango de Fecha es obligatorio presionar el botón de “Procesar” ya que con la tecla “Enter NO FUNCIONA”  FUNCIONA”  

PANEL 4; Luego en la parte inferior aparecerá las operaciones de las compras anteriores anteriores de los cuales deberá seleccionar solo 1 por operación a cancelar

PANEL 5; Seleccionar el botón de “Seleccionar”  “Seleccionar”  PANEL 6; Luego aparecerá un aviso de confirmación PANEL 7 ; En este último aviso nos preguntará si requiere hacer la devolución completa de esta compra, de lo contrario al presionar “NO” es porque solo queremos devolver ciertos artículos o productos de dicha compra.

Ejemplo: 

 

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PANEL 8; Y por último presionar el botón de “TOTALIZAR” que es la última operación para finalizar la devolución de compra correctamente. A continuación una imagen del último procedimiento a seguir:

 

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 Al entrar en el módulo de facturación aparecerá una ventana como la imagen de la derecha del fondo, donde nos permite ingresar los datos del cliente de los cuales llenaremos un formulario como se muestra en esta imagen, considerando que la codificación puede ser la C.I. o R.I.F., es recomendable que esta codificación valla sin guiones ni puntos.

PANEL 1; aquí siempre tiene que estar seleccionado el precio “Detal” según las políticas de seguridad, sólo los autorizados pueden seleccionar los otros descuentos o niveles de precio.

PANEL 2; es donde se va a sacar o descontar el productor a vender del inventario

PANEL 1; aquí se introduce el código ya registrado para seleccionar un artículo del inventario, o también se puede buscar por la descripción del producto.

PANEL 2; aquí se introduce las cantidades que se va a vender del mismo artículo.  

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Como se puede observar en la imagen de abajo, al igual que el módulo de compras aquí se llenan los campos que lo requiera ya que no necesita explicac explicación ión porque cada campo a rellenar lleva su título y en algunos casos ya su valor está predeterminado…  predeterminado… 

 Al colocar el montoenaefectivo, cancelarcheque nos lleva a otra pero ventana quemonto es el se detalle deen pago, especificar si este monto fue pagado o tarjeta, si este coloca ceropara (0) se entiende que es una venta a crédito y quedaría en “Cuentas por Cobrar”.  Cobrar”.  

PANEL 1; Aquí hay un ejemplo del detalle de pago que solo una parte del monto total se está cancelando en efectivo y otra parte en cheque

PANEL 2; En esta parte se especifica el detalle del pago con cheque donde la parte de BANCOS debe de estar previamente configurada en el módulo de BANCOS

PANEL 3; aquí se especifica el resto del monto final a pagar por tarjeta de débito o crédito del pago con tarjeta, donde el tipo de tarjeta debe de estar PANEL 4; por último se introduce los detalles previamente configurado en el módulo de TARJETAS TARJETAS..

 

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Una vez finalizado el detalle de pago y haber colocado la cantidad de copias a imprimir aparece la ventada para la carga de “OBSERVACIONES” donde es recomendable utilizar los tres primeros renglones y no excederse del 75% de uso de cada línea, allí hay unas recomendaciones que se podría utilizar cada renglón de línea…  línea… 

 

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Para hacer una devolución se procede a seguir los siguientes pasos

1) Elegir en la barra de menú la opción de “Movimientos”, luego “Ventas” y por último “Devolución Ventas”  Ventas” 

2) Luego aparecerá una ventana como la que se muestra donde se debe de indicar el número de factura de la operación que se realizó la venta de la mercancía a devolver.

 

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3) Luego se procede a totalizar la devolución indicando si se va a devolver el monto en efectivo o la mercancía, para devolver solo la mercancía es necesario que el monto a devolver este en cero (0).

 

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1)  Para pagar las facturas pendientes a nuestros proveedores se tiene que realizar los siguientes pasos:

1) Presionar el botón CxP Cuent uenta as x Pa ar

2)  Al presionar el botón CxP aparecerá una ventana donde se le debe de indicar el Proveedor a quien se le va a pagar, luego aparecerá el monto a “Crédito” que se le debe al proveedor y para cancelarle se debe de presionar la pestaña de “Pago o Abono”.  Abono”. 

 

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3) Al situarse en la pestaña de Pago o Abono el Monto pago estará en cero (0) hasta que le demos al botón de “Pag/Abon.” Donde debemos de indicar el monto que se va a pagar luego aparecerá el monto que se le indicó en “Monto pago” para proceder a la totalización de la operación en el botón “Totalizar”  “Totalizar”  

4) Luego aparecerá la ventana de totalizar donde se debe de indicar el detalle del pago, si es en efectivo, cheque o tarjeta, de los cuales este ejemplo es de un cheque con el Banco Venezuela (ya antes configurado) y en descripción se coloca el detalle del pago si es posible el Nº. de factura que nos proporciona el proveedor.

 

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1)  Cabe destacar que hay dos procesos para introducir al cliente en el Sistema para “Cuentas por Cobrar o Abonos” 1.1. - Realizando una compra a crédito. 2.- Que con anterioridad haya abonado cuando el sistema no existía. A continuación sólo se explicará el punto N° 2, ya que el N° 1 es la misma operación que facturar pero en Monto Cancelado se deberá colocar cero Bs. (0,00 Bs.)

Nota Importante: Para que pueda existir un Sistema de Abono o Cuentas X Cobrar, el cliente debe de estar registrado con la Opción de “Permitir Crédito”   e indicar su límite y sus días de crédito (esto (esto se hace con la función “F2” o Modificar Cliente en el Menú Principal).

PASOS PARA REGISTRAR UNA FACTURA ANTERIOR PARA EL ABONO DE CLIENTES

Como se puede observar el Mensaje de Advertencia se debe que al registrar el cliente por este medio no se le pudo modificar la opción de “Permitir Crédito al Cliente” por lo cual es conveniente registrarlo primeramente por el “Módulo de Cliente” en el Menú Principal del Sistema, luego se procederá procederá a realizar la factura con el monto total cuyo pago será “Cero Bolívares (0,00 Bs.) para que quede el total de la factura como monto deudor, ejemplo:  

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El cierre de mes como se indica se debe de hacer el ultimo día final de cada mes o bien el primer día de cada mes para cerrar el anterior, sino no será posible trabajar con ninguna operación del mes en curso, aquí los pasos para realizarlo.

NO NOTA TA IM IMPOR POR TANTE:  es recomendable hacer un respaldo del sistema completo por si existe algún improvisto, ya que no hay manera de devolverse atrás…  atrás…    

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En este reporte se puede detallar las ventas diarias con detalles de pago (efectivo, cheque, tarjeta). Para realizar este proceso se procede de la siguiente manera:   Menú Reporte

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  Movimiento de Ventas   Ventas Diarias (Detallado) (Detallado) TC – TC – TD  TD

o

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Con este reporte se puede visualizar todos los inventarios en existencia, desde el momento que se adquirió y la disminución hasta llegar a uno (1), aquí un ejemplo:    

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Menú Reporte o  Movimiento de Inventario   Movimiento de Inventario en Unidades 

También se puede visualizar más resumido en:  

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Menú Reportes o  Maestro de Inventario Productos y Servicios 

 

 

Productos sobre el Máximo

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Este reporte es el más completo y con él podemos saber cuántos productos existen, el precio costo con IVA (REAL) Y los tres diferentes precios de venta al público, para realizar esta operación hay que seguir los siguientes pasos:

 

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Hay dos maneras de ver las comisiones de los vendedores que son las que se muestran a continuación…   continuación…

Nota: Las comisiones se tienen que configurar con anterioridad en el módulo para cargar o crear los vendedores.

 

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1) Para visualizar el “Reporte de Movimientos de CxP” hay que realizar los siguientes pasos:

  Menú Reportes o  Movimiento Pago – Pago – CxP  CxP   Elegir el que más se adecúe

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

2) Para visualizar el “Repore de Compras” hay que realizar los siguientes pasos:  pasos: 

  Menú Reportes o  Libro de Compras o Movimiento de Compras   Elegir el que más se adecúe.

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NOTA IMPORTANTE: Cuando salga la imagen a continuación significa que no hay ningún reporte que mostrar, es porque ya está totalizado o no se encuentra o bien no está dentro del rango del mes a consultar.

 

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