Guia de Inventario - Belen

 

1. Inve Invent ntari ario o Un Inventario corresponde al registro ordenado, completo y actualizado de los bienes  que posee el establecimiento, que se realiza en forma periódica y planicada. 1.1 Benefcios Al llevar un registro detallado de todos los equipos computacionales, periféricos y mobiliario existentes en el establecimiento, se conoce la candad y estado del equipamiento computacional disponible en cada dependencia. En caso de robo o hurto, el inventario permite idencar el equipamiento perdido y sus caracteríscas especícas (número de serie, marc ma rca, a, mo mode delo) lo),, co con n el ob obje jeto to de en entr treg egar ar a las polic policía ías, s, un de deta tallllee completo y preciso, que facilite su reconocimiento y recuperación. De la misma forma, al tener in infformación ión precisa del equipamie ien nto com co mput putacio aciona nall se fa faci cili lita ta la pla lani nic cac ació ión n de su ma mant nteeni nimi mieento, nto, redistribución o reposición. 1.2 Responsable del Inventario La persona responsable del proceso de inventario en la Municipalidad Distrital de Belén es el que ocupa el cargo de jefe de la Ocina TIC. 1.3 Bienes a Considerar en el Inventario A connuación se presenta un listado con disntos pos de bienes que se sugiere que sean considerados para ser ingresados al inventario, este listado puede ser ajustado de acuerdo a las futuras necesidades de la Municipalidad.

Categoría Equipamiento de Computo

Tipos de Bien PC Fijo Monitor LCD PC Portál Proyector Impresora Escáner Impresora mulfuncional Router Switch Patch Panel

 

Herramientas de Soware

Sistema de Audio Cámara de Video vigilancia Televisor Soware

1.4 Codifcación de los Bienes Inventariados Para poder idencar cada bien que se ingresa al inventario en forma única, es necesario ulizar un código. Será necesario que se ulice un sistema propio para la codicación de sus bienes. La Municipalidad puede realizar esta tarea siguiendo una nomenclatura conforme a sus propias necesidades. Propuesta para la creación del Código: Código :   El código propuest propuesto o conene 3 caracteres caracteres,, un guion, 3 caracteres, caracteres, un guion y 3 números nales, con el formato CCC-CCC-NNN, donde cada C corres corr espo pond ndee a un ca cará ráct cter er y cada cada N co corr rres espo pond ndee a un nú núme mero ro.. Lo Loss primeros 3 caracteres que componen el código, corresponden a una sigla que representa al po de bien que se desea inventariar. Una caracterísca importante que debe tener esta sigla, es que de ella se debe deducir fácilmente el po de bien que representa. Por ejemplo. Tipos de Bien

SIGLA

PC Fijo Monitor LCD PC Portál Proyector

PCF LCD PCP PRY

Impresora Escáner Impresora muluncional Router Switch Patch Panel Sistema de Audio Cámara de Video vigilancia Televisor Soware

IMP ESC IMM RTR SWT PTP SDA CVV TVS SFW

 

A co con nnu nuac ació ión n, se ag agre rega ga el guion uion y el “MD MDB” B” que que qui uier eree decir ecir MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELEN; y se agrega el guion. Para nalizar, se completa el código con el correlavo del po de bien que se está inventariando, en tres dígitos, parendo en 001. Ejemplos: IMP-MDB-001, Corresponde a una impresora con el correlavo 1, de la Municipalidad Distrital de Belén.

1.5 Acvidades que contempla el manejo de inventario inventario Para mantener un inventario que reeje elmente los bienes existentes en el interior de la Municipalidad Distrital de Belén la persona responsable coordinara las acvidades que se enuncian a connuación: 

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

Levantamiento inicial del inventario. Corresponde a la acvidad de regi regist stra rarr todo todoss los los bien bienes es que que fo form rman an part partee de dell in inve vent ntar ario io del del equipamiento tecnológico. Act ctua uali liza zaci ció ón del del in inve vent ntar ario io.. Pa Para ra mant manten ener er un in inve vent ntar ario io actualizado, es necesario agregar al inventario cada bien que se incorpore al establecimiento. De igual forma, es necesario actualizar el inventario cada vez que un bien cambia de estado, ubicación, responsable o es dado de baja. Contro Con troll del inv invent entari ario. o. Es una revisión sica de todos los bienes registrados en el inventario, con el n de idencar los posibles cambios, vericar su estado y detectar pérdidas. Es deseable que se realice al menos una vez al año.

1.6 Ficha de Inventario

 

N ° 

0 1 0 2 0 3 0 4 0 5 0 6 0 7 0 8 0 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7

Códig o

Tip o

Marca/Model  o

S O

Proces Pro cesado adorr

Disc Disc o Duro

Memori  a

Serie/Lice Serie /Licencia ncia

Estad  o

Resp Re spon onsa sabl ble e

Ubic Ub icac ació ión n

Fech Fe cha a de de Ingreso

N°  Factur  a/Guía

Proven Pro venien iencia cia

Fecha Fecha de baja

Observaciones/Mov  o de baja

 

2. Levan Levantamient tamiento o inicia iniciall del inventario inventario Para llevar a cabo un adecuado conteo y registro de los bienes en el inventario, es necesario denir un orden, de modo que se contabilice la totalidad de los bienes y no se omita alguno de ellos. Se sugiere seguir los pasos que a connuación se detallan:   (a) Planifcación y preparación de la toma de inventario. Comenzar con la planicación y preparación de la acvidad. Para ello es necesario denir los pos de bienes a ser considerados para su registro en el in invvent entario ario.. Lueg Luego, o, id ideenc ncar ar todas odas la lass área áreass exi xist sten enttes en la Munici Mun icipal palida idad d Dis Distri trital tal de Bel Belén én con equ equipa ipamie miento nto comput computaci aciona onall y demás bienes a ser considerados. Materiales para realizar el inventario:  



Lápiz. Copias impresas y en blanco de la “Ficha de Inventario”. Equetas para registrar el código del bien a inventariar:

Otras consideraciones para realizar el inventario El levantamiento inicial de inventario puede durar más de un día; por ello, se recomienda que la acvidad sea planicada con ancipación y que se je je pa para ra un día día en qu quee la Munic unicip ipaali lida dad d no ae aenda nda ni desa desarr rrol olle le acvidades. Durante el empo que dure esta acvidad, es importante que no se tras trasla lade de equi equipa pami mien ento to co comp mput utac acio iona nal, l, con con el n de evit evitar ar confusiones en el registro de los bienes. Consultar si hay bienes que están fuera de las Áreas (reparación, garana, etc.) (b) Visita a las Áreas y registro de los bienes en el inventario. En cada área, se sugiere idencar todos los bienes a ser ingresados en el inventario. Para cada bien ingresar la siguiente información:

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 

Código: Código generado para individualizar el bien en el inventario. Tipo: Tipo de bien a inventariar. Por ejemplo: PC jo, Monitor, PC portál, impresora, mesa, entre otros. Marca/Modelo: Marca y modelo del bien. Sistema Operavo: En caso de PC Fija y PC portál.

 

   

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Procesador: En caso de PC Fija y PC portál. Disco Duro: En caso de PC Fija y PC portál. Memoria: En caso de PC Fija y PC portál. N° de Seri Serie/ e/Li Lice cenc ncia ia:: Nú Núme mero ro de serie serie de dell equi equipo po o lilice cenc ncia ia de soware. Estado: Estado en el que se encuentra el bien. Estos pueden ser: 

Operavo. Bien que puede ser ulizado sin problema. No Opera perav vo. o. Bien Bien que que re requ quie iere re se serr repa repara rado do pa para ra ser ulizado. De baja. Bien que es dado de baja, que no puede ser ulizado. Respo Re sponsa nsable ble:: Nom Nombre bre o car cargo go de la person personaa res respon ponsab sable le o que ene asignado el cuidado y/o el uso del bien detallado. Ubicación: Nombre de la dependencia donde se encuentra el bien. Fecha de ingreso: Fecha de adquisición del bien. N° factura/Boleta: N° Factura, Boleta o Guía asociada al bien cuando fue adquirido. Procedencia: Medio por el cual el establecimiento ha adquirido el bien (Compra, donaciones, etc.). Fecha de baja: Fecha en que es dado de baja el bien (si corresponde). Obser Ob servac vacione ioness / Movos Movos de baja: baja: Observ Observaci acione oness rela relacio cionad nadas as al estado del bien u otras como movos por el que fue dado de baja. Se presenta un ejemplo de ingreso de esta información en una planilla denominada “Ficha de Inventario”, que puede ser usada tanto en medio digital como en papel.   

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Código

Tipo

Marca/Modelo

PCF-MDB-080

PC ja

Intel-DG41CN

IMM-MDB-003

Impresora Mulfuncional

EPSON L-380

PRY-MDB-009

Proyector

EPSON Powerlite 1810

TVS-MDB-002

Televisor

Sony 42”

Connua:

SO W8

Procesador Core i5-4670

Disco Duro 1TB/ST1000DM0031CH

 

Memoria 8 gb

Serie/Licencia

Estado

Responsable

Ubicación

Fecha de Ingreso

DG41CN

OPERATIVO

Jairo Pezo Tapullima - OTIC

Oci Ocina na de TIC

18-11-2017

Z7CDB8GF2B0023L

NO OPERATIVO

Jairo Pezo Tapullima - OTIC

Oci Ocina na de TIC

12-05-2009

BRBSDD8P6L

DE BAJA

Jose Flores Rios – Gerencia Municipal

Almacén

02-05-2005

79214062703373

OPERATIVO

Ilia Celis Manrique  – Gerencia Municipal

Gerencia Municipal

22-02-2016

Connua: N° Factura/Guía

Proveniencia

223

COMPRA

982

COMPRA

124

COMPRA

8911

COMPRA

Fecha de Baja

Observaciones/Movo de baja

Sin nta

24-09-2016

Proyector se echó a perder por su uso prolongado y la reparación es muy cara.

Una vez registrado el bien en la “Ficha de Inventario” y comprobada la exactud de la información ingresada, se recomienda equetar el bien con el código que lo idenca en el registro del inventario. Esta equeta con el código señala que el bien se encuentra inventariado y es propiedad de la Municipalidad Distrital de Belén. Se connúa con el registro y equetado de los bienes en la “Ficha de Inventario”, hasta que todos los bienes en el interior del área hayan sido registrados y equetados. Una vez que naliza el inventario de la primera área, connúa con la siguiente área, hasta que se visiten todas la lass áreas y se registre todo el equipamiento tecnológico de la Municipalidad Distrital de Belén.

(c) Traspaso de la inormación

 

Finalizado el registro, se sugiere traspasar la información recogida en pape pa pell a form format ato o digi digita tall us usan ando do el Ex Exce cel: l: “Fic “Ficha ha de Inve Invent ntar ario io”. ”. Es importante que, una vez completado el registro digital del inventario, se establezca un mecanismo de respaldo, tanto en un medio digital como en papel. Una vez completado el inventario, se envía una copia a la Gerencia Municipal.

3 Actualización de Inventario Se actualizara el inventario cada vez que ingrese al establecimiento algún bien; es necesario registrarlo en la “Ficha de Inventario” y equetarlo, ante an tess de ser ser en envi viad ado o a al algu guna na ár área ea para para su u uliz lizac ació ión. n. Ad Adem emás ás,, es recomendable actualizar la “Ficha de Inventario” con los movimientos de los bienes, sobre todo si se presenta alguna de las siguientes situaciones: Cuando se traslada un equipo, se cambia la Ubicación a una nueva área. 

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Cuando cambia el Estado de un equipo u otro bien. Por ejemplo, un monitor al que se le avería la pantalla pasa de estado Operavo a No Oper Opera avo vo,, hast hastaa qu quee la pa pant ntal alla la se seaa repu repues esta ta y se sugi sugier eree detallar la fecha y los movos. Cuando un bien sale fuera de la Municipalidad (por ejemplo, un equipo en servicio técnico o en garana), se sugiere señalarlo en las Observaciones en el registro del inventario. Cuando cambie el Responsable de un bien, modicando el Cargo del Responsable en el registro del inventario. Cuando un bien es dado de baja, se cambia el Estado del equipo por De baja, indicando además la Fecha de baja y las Observaciones/Movos de baja.

Esto ayudará a llevar un control detallado de los bienes y su ubicación, evitando confusiones y/o pérdidas.

4 Control de Inventario El control del inventario se realiza de una manera similar a lo detallado para la acvidad de levantamiento de inventario inicial (descrito en el punto 2), pero en este caso, se verica la información registrada en el inventario con los bienes existentes en las disntas dependencias. Para realizar elacontrol destro inventario, esario importante con: una actu ac tual aliz izad ada de dell re regi gist ro de dell in inve vent ntar io,, para para usar uscontar arlo lo co como mo ba base se copia pa para ra

 

vericar cambios en las dependencias del establecimiento; varias copias de la “Ficha de Inventario” en blanco, ya que pueden ser necesarias para registrar nuevos bienes no inventariados con anterioridad, y equetas, para codicar los nuevos bienes ingresados.  

5 Reco Recome menda ndaci cion ones es fn fnal ales es Por úlmo, es importante que tenga claridad respecto a lo siguiente: Si no cuenta con un inventario, planique la realización de un levantamiento inicial de inventario, junto a los altos cargos de la Municipalidad. Si la Mu Muni nici cipa palilida dad d ya cu cuen enta ta co con n un in inve vent ntar ario io,, coor coordi dine ne la realización de un control. 

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