Guia de Ferias

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

VENEZUELA, 2002

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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA SECTORIAL INCE TURISMO GERENCIA DE FORMACION PROFESIONAL UNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

VENEZUELA, 2002

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA MODO: HABILITACIÓN

Caracas, Julio 2002

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GUÍA DE FERIAS

Dirección General de INCE Turismo Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite Gerencia de Formación Profesional de INCE Turismo Lic. Ada Rizzo Rizzo Asesoría Técnica Lic. Encarnación Barreto Especialistas en Contenido José Francisco Soto Instructor Gerencia Regional Zulia Colaboradores en la Validación Elzem Ojeda Instructor Colaborador INCE TURISMO Myriam Talavera Grupo Orevenca Bertha García AVOCA Analista Integral Luz Cova Analista Productor de Medios José Gerardo León Plaza Transcriptora Isabel López Coordinación General Gerencia General de Formación Profesional Coordinación Técnica Estructural División de Recursos para el Aprendizaje Gerencia de Tecnología Educativa Primera Edición año 2002

Copyright INCE

GUÍA DE FERIAS

CONTENIDO Pág. ¿Que es INCE TURISMO? Presentación Introducción Objetivo UNIDAD I

Generalidades del Guía de Ferias

- Evolución Histórica

9

- Ferias

10

- Turismo

14

- Guía de Ferias

15

- Ética

18

UNIDAD II

Plan de Operaciones Feriales

- Comité Organizador

21

- Fases

23

- Plano

24

- Programa Ferial

26

UNIDAD III Recursos Operacionales

- Recursos Operacionales

33

UNIDAD IV Ejecutar Plan Operativo Ferial

- Fase Operativa de la Feria

40

- Fase Operativa de la Post – Feria

41

- Técnicas de Redacción de Informe

42

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- Encuesta

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BIBLIOGRAFÍA

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¿QUÉ ES EL INCE TURISMO? El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976.

¿QUÉ HACEMOS? El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación, adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la educación recibida en el sistema formal. Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas vinculadas a la Hotelería y al Turismo.

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Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al mercado laboral

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PRESENTACIÓN Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado. El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeño.

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INTRODUCCIÓN El Manual de Instrucción Guía de Ferias tiene como finalidad orientar a los participantes del curso en la guiatura dentro del complejo ferial, el cual contempla las fases de la preferia, feria y post feria. Dentro del desarrollo global de la actividad turística, las ferias como herramientas de intercambio comercial y desarrollo cultural, ha experimentado un crecimiento inusitado en las últimas décadas, por ello es cada vez más frecuente encontrar sitios de destinos dedicados casi exclusivamente al desarrollo de eventos feriales, convirtiéndose así en zonas receptoras de un turismo especializado, con un alto nivel de consumo y con una enorme generación de empleos. En ese orden de ideas, el Guía de Ferias tiene un rol importantísimo para el desarrollo de la actividad, ya que, además de su evidente papel en el aspecto operativo, realiza actividades previas al inicio de la feria y se desempeña como auxiliar en las tareas de planificación y mercadeo. Por esto, el adiestramiento del participante va más allá de las funciones operativas , para garantizar un recurso humano con un alto nivel de formación. El Manual Guía de Ferias consta de cuatro unidades desarrolladas de forma coherente y lógica; de manera tal que el participante cuenta con el apoyo teórico necesario para el desarrollo del curso, el cual tiene una duración de 80 Horas.

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OBJETIVO Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos prácticos para la ejecución de las fases operativas de las ferias, con criterio de calidad y excelencia, siguiendo los procedimientos establecidos y las normas de seguridad.

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UNIDAD I GENERALIDADES DEL GUÍA DE FERIAS EVOLUCIÓN HISTÓRICA Resulta complicado definir con exactitud el origen de las ferias, ya que para la edad media, muchas ciudades de Europa combinaban algunas fechas seculares con reuniones de tipo comercial, donde se compraban y vendían mercancías variadas. Inclusive, muchas de estas fiestas religiosas tienen raíces más profundas del paganismo latino, ya para comienzos del siglo XIII, se celebraban unas ferias comerciales tras la noche de San Juan, entre el 23 y el 24 de junio, coincidiendo con el comienzo del verano; a San Juan le seguía San Pedro y luego Santiago, el 25 de Julio, un mes después, por lo que se puede hablar de la génesis de una “Temporada de Ferias Comerciales” y Fiestas religiosas a lo largo de todo un mes, en la edad media Europea. Inicialmente, servían estas ferias comerciales como una concurrencia de mercaderes, aldeanos, ganaderos y visitantes de todo tipo, que en algún momento se convirtieron en pretexto para fiestas y corridas de toros, a partir del siglo XVI. En el mismo orden de ideas, se celebraba también en Pamplona, para el 10 de Octubre (Hacia final de verano), una feria de siete días, desde el año 1324, por privilegio del Rey Carlos I de Navarra, convirtiéndose para 1381 en Feria Franca, por privilegio de Carlos II de Navarra, es así como estas dos Ferias y Fiestas se unificaron “para aprovechar el mejor clima, el séptimo día del séptimo mes” (7 de Julio); de esta manera el Ayuntamiento de la Época, celebró con gran ceremonia el 7 de Julio de 1591. Ya para comienzos del siglo XX, en 1945, al final de la Segunda Guerra Mundial y la consecuente prosperidad que trajo la post-guerra (principalmente en los Estados Unidos), tuvo como consecuencia una masificación del turismo interno (dentro de un país) y luego del externo (fuera del país), debido a la aparición y crecimiento de las rutas

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áreas comerciales, como al transporte

aéreo de pasajeros, lo que conllevó a la

“Internalización” de las Ferias, fundándose de ésta manera los Palacios de Congresos, que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales que más tarde se unieron en la Federatión Européene Des Villes Des Congrés” (Federación Europea de Sitios de Congresos).

FERIAS Se puede definir una feria como un evento público para la muestra de bienes y/o servicios, donde se desarrollan actividades relativas a la promoción, mercadeo, ténicas de ventas, relaciones públicas y publicidad que en ocasiones puede coincidir con una fecha histórica, religiosa o tradicional. Es importante resaltar que el concepto de feria tiene también una acepción desde el punto de vista folklórico y tradicional, ya que para los efectos de la actividad comercial es precisamente el más resaltante.

Diferencias entre Ferias y Exposición En la feria se vende y se entrega el bien adquirido; predomina la comercialización total de productos o servicios; en la exposición sólo se exhibe y promociona, pero no se realiza en el momento el proceso de venta, independientemente de la magnitud de la muestra. Las Ferias son comerciales mientras que las exposiciones no sólo son Institucionales, sino que son de una envergadura superior ya que en ellas se exhiben países, ciudades y grandes empresas institucionales.

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Clasificación de la Feria Las ferias se pueden clasificar de la siguiente manera: SEGÚN SU ALCANCE O COBERTURA - Nacionales - Internacionales SEGÚN TIPO DE ACTIVIDAD - Comerciales - Artesanales SEGÚN EL PÚBLICO OBJETIVO - Productores - Distribuidores - Consumidores Finales Nacionales Son las que permiten impulsar el desarrollo de las regiones de un país, favoreciendo el intercambio comercial, económico y cultural de los expositores y participantes. Estas ferias a su vez se subdividen en locales y regionales. Locales: Es cuando se realizan en un Municipio de la región, de allí su denominación, ejemplos de ellas: Feria Ganadera del Municipio Machiques de Perijá - Estado Zulia, Feria Agropecuaria del Municipio Mauroa-Estado Falcón, entre otras.

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Regionales: Se suscriben a expositores de un mismo país o región, ejemplo de ellas: Feria de la Divina Pastora-Estado Lara, Feria de San Sebastián Estado Táchira, Feria de La Chinita Estado Zulia. Internacionales Son grandes eventos de exhibición que se llevan a cabo para facilitar encuentros de negocios de expositores o empresas de distintos países, ejemplo: Bolsa Turística del Caribe,

Feria Internacional de Turismo de América Latina, Vitrina Turística, Feria

Internacional del Sol, Estado Mérida. Comerciales Las ferias comerciales y las exhibiciones industriales han adquirido una singular importancia en los países desarrollados, constituyendo un valioso instrumento para la promoción de las exportaciones. La participación en las ferias comerciales puede apoyar el éxito de la empresa, desde un punto de vista comercial y tecnológico. Cuando el producto o servicio cuenta con una o varias fuerzas competitivas, las ferias comerciales son un excelente instrumento para abrir nuevos mercados, al ofrecer concentración y transparencia de mercados selectos, presentando la mercancía en forma atractiva para todos los sentidos.

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Artesanales Su objetivo principal está en dedicar un espacio físico organizado que permita a los artesanos (talladores, tejedores, carpinteros, etc.), la muestra y comercialización de sus productos, este tipo de feria funciona de forma temporal o permanente y generalmente son de carácter local, como por ejemplo: La Plaza de los Artesanos en Puerto Ayacucho Estado Amazonas y la Casa de los Artesanos en Maracaibo, Estado Zulia. Es importante señalar que el Guía no participa en este tipo de Feria, ya que no posee las características propias del evento ferial organizado. Cabe destacar que en esta clasificación influye el criterio del organizador, en cuanto al público objetivo, vale decir, los grupos a los cuales va principalmente dirigido el evento ferial (Productores, Intermediarios o Consumidores finales).

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TURISMO Según la Organización Mundial del Turismo, año 1992. “El turismo es una actividad socioeconómica, basada en el desplazamiento de masas de población desde un lugar de origen hacia un sitio de destino turístico, con carácter multidisciplinario y polisectorial”. En los últimos años se ha desarrollado un tipo de turismo cuyo campo de acción hemos considerado importante definir. Se trata de el Turismo de evento el cual comprende manifestaciones tan importantes como son los viajes de negocios, incentivos, las ferias y exposiciones comerciales, etc. De manera esquemática y tomando como referencia la ponencia de la Asociación Venezolana de Organizadores de Congresos, Exposiciones y afines (AVOCA), podríamos resumir su importancia ; basado en el impacto económico producido en el país : •

Es un turismo que mueve en lo fundamental a clientes de características particulares, en su mayoría líderes de opinión en sus ramas y especialidades específicas, cuya motivación para viajar es siempre el evento en cuestión, del cual esperan la mayor calidad.

En general tiene un alto poder de difusión directa o cara a cara para

promover un destino. •

Es un turismo muy exigente pero noble en la estructuración de sus programas de atención, de mucha profesionalidad y un servicio de excelencia que se corresponda con las características del tipo de turismo.

•

Es un turismo que – con una misma inversión – reporta ingresos per cápita de 4 a 5 veces superiores a los que deja un turista convencional.

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•

Es una modalidad que, además de la contribución propia en turista e ingresos a las estadísticas de cualquier país, incide decisivamente en el desarrollo turístico general, al ser un elemento promocional por excelencia del turismo convencional.

•

El turismo de evento promueve el destino turístico de cualquier región o país, pero para lograrlo de manera eficiente y sostenida es necesario que se cumplan algunas premisas cuya base se soporte en estándares de calidad en todos y cada uno de los componentes turísticos y no turísticos que conjugan esta actividad y que convergen en el organizador profesional de eventos.

Es necesario que en cualquier esquema de desarrollo turístico, el turismo convencional y el turismo de eventos e incentivos no se excluyan mutuamente sino que se integren y se complementen

enriqueciendo

las

campañas

promocionales

que

financian

las

autoridades turísticas, los gobiernos y el sector privado, según el caso.

GUÍA DE FERIAS Es el recurso humano encargado de la recepción, atención y manejo de los asistentes a una feria, sean estos visitantes o expositores ejecutando además,

funciones como

auxiliar en la planificación y mercadeo del evento ferial.

Importancia El papel del Guía de Ferias adquiere una importancia fundamental, por una serie de razones:

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-

El Guía se convierte en la “Imagen” de la Feria, ya que actúa como punto de contacto entre el cliente y la organización, ya que es la persona que aporta la primera impresión y la visión de la organización.

-

El Guía cumple un papel importante en la implementación de la fase operativa del evento, a través de la recepción de visitantes, conducción de visitas guiadas, centro de información y otras que implican atención directa al público.

-

Al cumplir funciones auxiliares en la planificación y el mercadeo del evento, pasa a formar parte importante en la configuración de la imagen corporativa del mismo.

LA PERSONALIDAD Cuando una persona asiste a un evento ferial, automáticamente sus reflejos naturales le conduce a la búsqueda del apoyo humano que le indique cuáles son los pasos a seguir. Este apoyo humano esta representado por el Guía de Ferias y su personalidad será determinante en la prestación del servicio. Según Larousse, Personalidad se define como el “Conjunto de cualidades que constituyen el supuesto inteligente”

1

es decir, todas aquellas características personales

del Guía de Feria que conforman los elementos de su actuación como prestador de servicios. CUALIDADES -

Facilidad de expresión

-

Agilidad Mental

-

Equilibrio Emocional

-

Proactividad

1

Larousse S.A: Diccionario Básico Lengua Española, Edición 43°, 1984, Pag. 433

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-

Carácter amable pero enfático

-

Discreción

-

Vocación de servicio

-

Ética

-

Manejo de relaciones interpersonales y de equipo

LA APARIENCIA PERSONAL El Guía de Ferias es la persona que representa a la organización ante el cliente, expositor o visitante; su presencia física influye en alto grado en el perfil a determinar como ideal, ya que constituye la imagen externa del evento. Incluso, el análisis de la competencia, en el desarrollo de eventos,

tomará este punto como referencia

importante y en ocasiones como única característica para la elección del personal. Por lo tanto, es importante cuidar algunos aspectos, entre los cuales podemos señalar: -

Uniforme limpio, completo y sin arrugas, de diseño clásico

-

Maquillaje mínimo, evitando el uso de colores vivos

-

Limitar el uso de joyas y accesorios

-

El uso de perfumes y colonias deberá ser suave y agradable

-

Zapatos confortables, limpios y acordes a la vestimenta

-

No fumar, comer ni ingerir bebidas públicamente durante la prestación del servicio, utilizando para ello los períodos de descanso.

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ÉTICA Es la parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones que rigen el comportamiento del hombre en la sociedad. Es el comportamiento efectivo del hombre que lo debe llevar a su perfeccionamiento personal, que se refiere a una decisión interna y libre que no representa una simple aceptación de lo que otras personas piensan, dicen y hacen.

Valores Éticos Se entiende por valor, en general, todo bien digno de ser buscado, conquistado y desarrollado. Por tanto un valor ético es un valor humano, que es una cualidad digna de aprecio porque lleva al hombre a realizarse en sus dimensiones, es decir, lo lleva a ser persona. Hay valores directamente relacionados con el hombre como individuo. Son por ejemplo la criticidad, libertad, responsabilidad, creatividad y autenticidad, los cuales se defiende a continuación: CRITICIDAD Es la capacidad que tiene la persona de analizarse a si misma, a los demás, las cosas, las circunstancias y las situaciones, viendo lo que tienen de positivo o negativo, hacia dónde van y que se busca con ello. LIBERTAD

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Se considera un valor, el actuar en verdadera libertad, es decir, no dejarse dominar por los instintos o por los vicios; es no permitir que los demás lo traten como un objeto que pueda ser manipulado o esclavizado. RESPONSABILIDAD Implica responder antes nosotros mismos, ante nuestra conciencia y ante la sociedad, por nuestros actos y sus consecuencias. CREATIVIDAD “Es una actitud que permite buscar, encontrar y seguir una línea de pensamiento, no tomando nada como acabado o garantizado, buscando las causas inmediatas o remotas de las cosas; estableciendo las relaciones obvias en el presente, con una proyección al futuro. La persona creativa es aquella, capaz de abandonar las estructuras adquiridas bajo las cuales habitualmente actúa, trabaja y produce con el fin de constituir otras nuevas. Es capaz de correr riesgos. La mente creativa posee una riqueza de ideas ocurrentes y en pensamiento flexible; es capaz de aprender su entorno tal como se le presenta y al mismo tiempo prever posibles cambios” 2 SOLIDARIDAD Es el sentimiento que mueve a los hombres a prestarse ayuda mutua, comprendiéndose y ayudándose con verdadero interés hasta construir unidad entre ellos.

2

GONZALEZ, Ildemaro, GT AL, Manual Ince , Modulo de Integralidad 4/9, Etica, Caracas, 1992.

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AUTENTICIDAD Es el modo propio y concreto que cada uno tiene de ejercer y desarrollar sus dimensiones y valores de ser humano.

UNIDAD II PLAN DE OPERACIONES FERIAL COMITÉ ORGANIZADOR El comité organizador tiene la característica esencial de tratar en grupo una actividad específica y en este caso, ofrece las siguientes ventajas: -

Deliberación y juicio del grupo

-

Evitar el autoritarismo

-

Representación de grupos interesados

-

Coordinación de planes y políticas

-

Facilidad para transmitir la información

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GUÍA DE FERIAS

-

Consolidación y autoridad

-

Motivación a través de la participación para facilitar la toma de decisiones

Para la elaboración del plan de operaciones ferial se debe tener en cuenta que el comité organizador debe ejecutar funciones especificas, las cuales se mencionan a continuación: COORDINADOR GENERAL Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a través del cual organizará, planeará y supervisará todas las actividades para realizar un evento. FINANZAS Responsable del aspecto económico, ya que determina cuánto y cómo debe gastarse, debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios: -

Costo de productos y servicios

-

Control de ingresos y egresos

PROGRAMA TÉCNICO Son los diferentes programas y actividades que se elaboran para el evento ferial (Expositivo social y rueda de negocios) LOGÍSTICA Inscripciones, recepción y hospitalidad -

Comité de recepción y hospitalidad Comité de Registro Comité de Alojamiento

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-

Comité de Alimentos y Bebidas Comité de Festejos Comité de Ornato y Rotulación Comité de Selección y Reclutamiento de Personal Comité de Servicios Generales Proveedores

PLANIFICACIÓN Podemos definir la planificación como “La escogencia entre las futuras alternativas de cursos de acción, para la empresa en su conjunto y para cada departamento de ella. Los planes comprenden la adopción de objetivos para la empresa, metas para los diferentes departamentos y las formas de alcanzarlas.

Los planes proveen formas

racionales de aproximarse a los objetivos previamente seleccionados. Planear es decidir de antemano: qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo”3.

Fases DEFINICION DE OBJETIVOS Los objetivos son los resultados que la organización espera lograr a través de la misión, ya que dan la dirección y establecen las prioridades que se aspiran alcanzar, el objetivo de la feria debe estar claramente definido para poder desarrollar el control, la motivación y la organización. DEFINICIÓN DE METAS

3

ORTIZ, Romúlo, Marketing para Eventos Feriales Ortiz Guevara Tourist Consult, Caracas 2001

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Se pueden definir como los puntos de referencia o aspiraciones que las organizaciones deben lograr, con el objeto de alcanzar en el futuro los objetivos planteados en el tiempo. Las metas deben formularse en términos de logros de Gerenciar, Mercadeo, Finanzas, Producción, Investigación y Desarrollo. DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS Son las acciones específicas a ejercer en función del cumplimiento de las metas establecidas que a su vez dan cumplimiento a los objetivos planteados. Si el objetivo nos da el “que” del evento y las metas dicen “cuánto” y “cuándo”, la estratégia define el “cómo”. Todas juntas (objetivos, metas, estrategias) definirán el plan del evento. Todo sistema de planificación tiene una secuencia lógica que se inicia con la definición de los objetivos, pudiendo diferenciar un objetivo general, que será común a toda la organización y un grupo de objetivos específicos, que irán dirigidos a los departamentos que conforman la estructura organizativa de la empresa.

Una vez definidos los

objetivos, las metas definirán entonces, la ubicación en espacio y tiempo de los objetivos. En una dimensión física (los planes de operación) y financiera de los mismos (el presupuesto) la estrategia aportará operatividad para la consecución de los objetivos, a través de las actividades a desarrollar en el plan.

Es importante señalar que cada

departamento es responsable del cumplimiento de una estrategia para facilitar la asignación de tareas y la consecuente delegación de funciones.

Importancia Como se puede observar, la planificación es importante para la consecución del éxito del evento. Sin planificación, sería imposible anticiparse a situaciones inesperadas, cubrir detalles de “Último momento” y alcanzar los objetivos deseados.

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PLANO Es la representación gráfica de una superficie, donde se dará a conocer la distribución del área de exposición, los servicios generales,

los

accesos y cualquier otra

información de importancia (área de restauración, salidas de emergencia, servicios médicos, personal de seguridad, entre otros.)

Características -

Debe dar una clara información sobre el flujo de visitantes, indicando entradas y salidas

-

Informa con exactitud la cantidad y ubicación de los espacios comerciales de la Feria.

-

Permite dar una idea concreta al expositor de su ubicación

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Importancia La utilización de planos para el Guía de Ferias reviste una importancia fundamental, ya que se convierte en una herramienta indispensable para la ubicación en su entorno laboral, facilitando información general sobre el desarrollo de la feria (ubicación de stands, servicios sanitarios, restauración, entre otros)

y desplazarse de forma más

eficiente en la instalaciones de la Feria. SEÑALIZACIÓN Se refiere a una serie de signos y símbolos , de aceptación general, utilizados en los planos para proveer información general sobre los servicios generales de le Feria, entre ellos podemos señalar: -

Señales en color rojo: Servicios de emergencia (puntos de extintores y mangueras, salidas de emergencia)

-

Señales en color verde: Servicios Médicos y sanitarios (módulo de atención médica, sanitarios etc.)

-

Señales en color azul: Servicios de información (salas de prensa, área de restauración, etc.)

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Las flechas indican el flujo de circulación del área de exposición, desde la hasta su salida, cada uno de los stands se numera en el mismo sentido que marca el flujo de circulación.

PROGRAMAS FERIALES Es la expresión escrita de las actividades que se desarrollan en el marco de la Feria, donde de una forma sencilla y esquemática se presentan cronológicamente dichas actividades.

Tipos -

EXPOSITIVO Se refiere exclusivamente a las actividades relacionadas con el área de exposición (apertura diaria, horario de visitas guíadas, ruedas de negocios, hora de cierre diario, etc.). Su característica principal radica en el hecho de transmitir una gran cantidad de información de forma exacta y sencilla a todos los participantes a la feria.

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-

SOCIAL Son actividades complementarias al evento ferial tales como:

Inauguración,

Almuerzos, Conferencias, Actividades culturales, Clausura Protocolar, entre otros. -

RUEDAS DE NEGOCIOS Constituye un elemento importante de la feria ya que las personas que participan en la feria (Expositores, Visitantes) asisten no sólo con el interés de observar los productos y servicios que se presenten, sino que vienen en función de establecer acuerdos, intercambios y transacciones comerciales entre los expositores y con los visitantes comerciales, principalmente empresarios, distribuidores y representantes comerciales. En la actualidad los programas expositivo, social y ruedas de negocios están contemplados en un solo diseño, con la finalidad de hacer más práctica toda la información suministrada.

Procedimiento para Elaborar Programa Ferial Expositivo Se toma una hoja de papel blanco tamaño oficio, y se dobla transversalmente en tres partes iguales; al efectuar este doblez, la hoja quedará dividida en tres cuerpos con dos caras cada uno, donde se colocará la información, para efectos del procedimiento, se desarrollará una Feria de tres (3) días. Las dos caras del papel (anverso y reverso) servirán para distribuir la información de la siguiente manera: ANVERSO

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PRIMER CUERPO: Se colocará las actividades correspondientes al primer día de Feria se sugiere distribuir la información de forma cronológica, desde la hora de inicio, hasta la hora de cierre.

Aquí debe colocarse la hora establecida para

actividades especiales (visitas guiadas para escolares, visitas guiadas para empresas, visitas guiadas para medios de comunicación, etc.) SEGUNDO Y TERCER CUERPO Se desarrollarán las actividades correspondientes a los días siguientes REVERSO PRIMER CUERPO: Se hará una breve descripción de la Feria, sus objetivos y sus características mas resaltantes, así como una referencia al sitio de realización de la feria y una información general de la ciudad. SEGUNDO CUERPO: Conformará la última parte del material una vez plegado, se sugiere colocar la siguiente información -

Comité Organizador, indicando cargo y nombre

-

Dirección y Teléfono de la Empresa Organizadora

-

Logotipo y Nombre de Patrocinantes

TERCER CUERPO: Representa la portada donde se colocará la imagen promocional de la Feria, a través de un diseño sencillo y atractivo y con la información general (lugar y fecha de realización).

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Es importante aclarar que el procedimiento para elaborar el programa social es idéntico al Programa expositivo, donde la única diferencia radica en el carácter de las actividades, como se describió previamente en la definición de cada uno de ellos. RUEDAS DE NEGOCIOS Las ruedas de negocios se desarrollan para discutir acuerdos comerciales entre los expositores y simultáneamente con visitantes interesados en intercambios corporativos; para llevarla a cabo el guía de ferias coordina a través de un cronograma de reuniones, a los expositores y visitantes interesados en participar en ella, esta fase se realiza conjuntamente con la lista de expositores ya elaborada previamente. A continuación se especifica un ejemplo del cronograma de reuniones para desarrollar la rueda de negocios:

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LAS INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL CRONOGRAMA DE REUNIONES ES EL SIGUIENTE: STAND: Referido al número de Stand según el plano de distribución. EMPRESA: Denominación Comercial de la Empresa, tal como está registrado en la feria HORA: Refiere la cronología de las reuniones En la columna perteneciente a cada hora, el guía anotará el nombre de la empresa y la persona interesada en reunirse con cada expositor. Para la realización de estas reuniones, se procurará habilitar un sitio confortable y adecuado al ambiente que se espera conseguir en una sala de juntas. Asimismo, se sugiere disponer de ayudas secretariales y de facilidades de comunicación (teléfono, fax, acceso a internet, etc.) PLAN DE OPERACIONES FERIAL Una vez desarrollados todos los aspectos revisados hasta el momento, es importante hacer la observación que todos ellos conforman la fase operativa de la pre-feria. Asimismo, el plan de operaciones será la unificación de todos estos elementos en una sola unidad, el cual contemplará lo siguiente:

-

Objetivos de la Feria

-

Definición de Metas Operacionales

-

Definición de Estrategias

-

Elaboración de Programas

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El plan de operaciones va a estar conformado por todos los procesos realizados anteriormente.

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UNIDAD III RECURSOS OPERACIONALES

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GUÍA DE FERIAS

Son todos los elementos que van a servir de herramientas básicas para la operación de la feria. Entre ellos tenemos: FICHA DE INSCRIPCIÓN Se utiliza para recopilar la información de cualquier cliente potencial, aunque posteriormente no se concrete su participación en la feria. IMPORTANCIA -

Es de gran importancia ya que se convierte en una herramienta para realizar el seguimiento de clientes potenciales; debe ser breve y concreto.

-

La información debe presentarse de forma sencilla, para evitar que el cliente lo perciba como un cuestionario de largo y difícil seguimiento.

-

Es el instrumento más importante porque permite conocer con exactitud todos los datos personales del cliente.

CONTRATO Es el formato que se utiliza una vez que el cliente ha concretado su participación en la Feria, a través de la compra del espacio comercial de su preferencia; en el se amplía la información del cliente y se añaden datos de carácter administrativo (como datos sobre el pago, alojamiento requerido). Así como cualquier otra información que se considere necesaria.

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IMPORTANCIA -

Es importante porque permite conocer la información de carácter administrativo, ya que ésta es la Base de la Relación Comercial que se establece entre el cliente y el organizador

-

Debe incorporarse cualquier información que establezca los servicios incluídos en el paso de la inscripción

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BOLETIN INFORMATIVO Es un texto presentado en una hoja volante donde, a través de una redacción sencilla y atractiva, se hace una presentación del evento, del sitio de exposición y de la ciudad sede.

Su utilización cobra importancia ya que constituye un relevante elemento

promocional, principalmente cuando se trata de ferias que se realizan por primera vez.

IMPORTANCIA -

Como elemento promocional, su redacción debe resaltar las ventajas competitivas de la feria, del sitio del evento y de la ciudad.

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GUÍA DE FERIAS

-

Su presentación debe tener sencillez, elegancia y un diseño atractivo.

Nota Para brindarle mayor comodidad a los visitantes de la feria, sería apropiado elaborar la ficha de presentación en una sola hoja volante. LISTA DE EXPOSITORES Consiste en una relación de las empresas o personas que participan en la Feria en calidad de Expositores. Sirve como elemento de información general para las personas o Corporaciones interesadas en obtener mayor información sobre los productos o servicios prestados durante el evento ferial.

Adicionalmente, sirve como una Base de

Datos fundamental para el desarrollo de sucesivas ediciones del evento o bien de eventos similares. IMPORTANCIA -

Si bien su presentación es sencilla, en ocasiones limitada a hojas impresas u hojas volantes, puede mostrarse en forma de catálogo, dependiendo de la capacidad presupuestaria del organizador o de los patrocinantes.

-

Debe incluir los datos relacionados a la denominación comercial de la empresa, su domicilio y las posibilidades de comunicación (teléfonos, fax, correos electrónicos, por ejemplo y el producto o servicio).

IDENTIFICADORES O DISTINTIVOS Es la herramienta que permite identificar de forma efectiva a las personas involucradas en el evento (Expositores, Invitados Especiales etc.) para permitir su acceso a las

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instalaciones y garantizar un nivel de servicio y seguridad adecuados a las necesidades de la feria. IMPORTANCIA -

Su diseño debe ser sencillo y de fácil visualización, evitando recargarlo de colores e imágenes.

-

El material a utilizar debe combinar flexibilidad, durabilidad y bajo costo.

Ejemplo de lista de Expositores STAND

EMPRESA

LINEA DE PRODUCTO TIPO DE EMPRESA DIRECCION

Las instrucciones para el manejo del formato de la lista de expositores es el siguiente:

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STAND: Identifica la ubicación del Stand con un número correlativo de acuerdo al plano de distribución EMPRESA:

Se refiere a la denominación comercial de la empresa, tal como está

identificada en el Stand LINEA DE PRODUCTO: Se coloca la orientación comercial de la empresa, de forma general; por ejemplo, Agro-Industria, Turismo, Líneas Aéreas, Etc. TIPO DE EMPRESA: Representa el papel de la empresa en una determinada cadena de comercialización: Productor, Distribuidor, Representante Comercial. DIRECCION: Se coloca la dirección y teléfonos de ubicación de la empresa, incluyendo dirección de Internet y correo electrónico. FICHA DE INSCRIPCIÓN Las instrucciones para el llenado de la ficha de inscripción se describe a continuación:

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DATOS PERSONALES: Se llenarán de acuerdo a l a información recabada en la ficha de pre-inscripción o directamente con el cliente. DATOS DE LA EMPRESA: Se tomarán los datos ya recopilados en la ficha de preinscripción ACOMPAÑANTES: Se refieren a las personas que vienen con el expositor (esposo/a, hijos) ALOJAMIENTO: Se señalará con una (x) en la casilla que corresponda a la selección de alojamiento realizada por el expositor, así como su fecha de entrada y salida.

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UNIDAD IV EJECUTAR PLAN OPERATIVO FERIAL LA FERIA Se trata del estado operativo donde se implementan todos los proceso desarrollados en la Fase de pre-feria. Es el momento real de desarrollo del evento ferial.

Importancia La importancia de esta fase está en que a través de ella se cumplen los objetivos, metas y estrategias definidas en la fase de pre-feria; de nada servirá elaborar un excelente plan de operaciones feriales, si en la feria no se implementan todas y cada una de las actividades previstas.

Supervisión Está relacionada con el seguimiento a las actividades planteadas en el plan de operaciones ferial,

entre esas actividades se deben vigilar con especial interés las

siguientes: -

Montaje final del Stand antes de la inauguración

-

Comprobar la entrega y colocación de todos los servicios contratados

-

Respeto a los horarios de entrada y salida de la Feria

-

Reunión General con todo el personal (Guías, Seguridad, Servicios, Prensa, Etc.). Para una revisión general del plan, objetivos y responsabilidades asignadas.

-

Supervisión diaria de la limpieza del Stand

-

Revisión del estado de materiales (Programas, Planos, etc.) a través de la administración y control de existencias.

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GUÍA DE FERIAS

-

Designar responsable de asuntos de seguridad.

-

Efectuar reuniones diarias con el personal para comentar incidencias e intercambiar información.

-

No salir del área de la Feria antes de la hora de cierre, recuerde que los clientes permanecen todavía en la feria.

FASE OPERATIVA DE LA POST-FERIA Se puede considerar a la Post-Feria como el estado operativo donde se hace una evaluación general de los resultados de la Feria, una vez concluida ésta, a través de la revisión de aspectos tales como: -

Desmontaje de las instalaciones (Tabiques, Alfombras, etc)

-

Transporte de materiales, equipos y productos

-

Efectuar una reunión general con todo el personal involucrado para analizar los resultados. Esta reunión debe desarrollarse en la primera semana siguiente a la conclusión de la Feria.

Importancia Si bien las fases anteriores (pre-feria y Feria) tienen una importancia fundamental para el éxito del evento Ferial, la Post-Feria aporta el elemento evaluativo y formador de la feria; a través de ella se hace la corrección de aquellos sucesos que en un momento determinado afectaron el cumplimiento de los objetivos establecidos al inicio de la operación. La Post-Feria es entonces, desde este enfoque, un elemento que permite el mejoramiento continuo de los procesos inherentes a la organización y desarrollo de la feria.

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TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORME A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de acción ejecutados, se utiliza la técnica de redacción de informes, la cual representa el procedimiento a seguir para reportar e informar sobre los resultados de las asignaciones y lograr registrar técnicamente lo acontecido antes, durante y después de la realización de una feria. Esta técnica permite presentar información objetiva que sirve a la gerencia para la toma de decisión posterior.

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Todo informe debe contener los siguientes elementos: Indice Presentación Plan de Acción Cronograma Problemas observados Tabulación de encuestas Conclusiones PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA FERIA Representa la unificación, en un solo proceso, de todas las actividades que deben desarrollarse para cumplir con los objetivos planteados en la Fase de Planificación. La organización establece entonces actividades como la distribución de

tareas con la

correspondiente delegación de funciones. Es importante señalar que la organización englobará entonces, como una sola operación, todos los procesos previamente descritos (planificación, plan de mercadeo, fase operativa de pre-feria, fase operativa de feria y fase operativa de Post-feria).

A fin de facilitar el cumplimiento de las tareas, en

conclusión, el procedimiento de organización, abarca todos los procedimientos mencionados. En el desarrollo de las actividades de la organización y una vez que el cliente ha concretado su participación a través de la formalización de su inscripción, el organizador le hace entrega de algunas herramientas adicionales, entre las cuales se destacan. -

Contrato:

Establece las cláusulas legales por las cuales se regirá la relación

comercial. -

Manual de Expositor:

También llamado reglamento de exposición, contiene las

normas, políticas y procedimientos que regirán para las actividades de la feria.

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GUÍA DE FERIAS

-

Requerimientos del Stand:

Sirve para definir con claridad cualquier necesidad

adicional del expositor (equipos, mobiliario, cargas eléctricas mayores, servicio telefónico, por ejemplo), así como la utilización exacta de los servicios incluidos (paredes, tabiqueria, etc). Listado de Personal: Es una herramienta útil en el caso que sean varias las personas que van a atender el stand, para la elaboración de los identificadores que permitirán el acceso al área ferial.

ENCUESTA Se define la encuesta como un “Conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra representativa, para averiguar estados de opinión o diversas cuestiones de hecho4

Importancia Radica en el hecho de permitir de forma confiable y sistemática la opinión de clientes, visitantes y relacionados, acerca de las actividades desarrolladas en la feria, adicionalmente la encuesta nos permite detectar las debilidades que se pudieran presentar durante el desarrollo del evento ferial. Finalmente, la encuesta nos permite graficar.

A continuación se presenta un modelo de encuesta:

4

Editorial Oceano, España 2001 Diccionario Ilustrado Oceano de la Lengua Española, Pag.

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A. OPINION GENERAL A.1 En términos generales, como evalúa la feria

A.2 Como evalúa la feria en función del dinero pagado

B. FACILIDADES Y SERVICIOS Cómo evaluaría usted los aspectos siguientes EXCALENTE

MUY BUENO

BUENO PROMEDIO

MALO

EXTREMADAMENTE MALO

-

Ubicación del Sitio

-

Sitio de la Feria

-

Estacionamientos

-

Personal de Recepción

-

Ambiente

-

Disposición de Stands

-

Limpieza del Sitio

-

Personal de Guías

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GUÍA DE FERIAS

-

Personal de Seguridad

-

Equipos Contratados

EDAD MENOR DE 30

30-40

41-50

51-60

MÁS DE 60

COMENTARIOS / SUGERENCIAS Qué disfrutó de su participación en la Feria_______________________________

Qué podríamos hacer para mejorar en próximas ferias______________________

TECNICAS DE TABULACION Es el proceso mediante el cual la información recopilada en las encuestas, se coloca en tablas (gráficos, diagramas, histogramas, por ejemplo) para facilitar la interpretación de los resultados

El proceso es el siguiente:

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GUÍA DE FERIAS

Se procede a contar el número de respuestas que corresponden a cada categoría, por ejemplo: Excelente

36

Muy Bueno

25

Bueno

45

Promedio

16

Malo

8

Muy Malo

3

Extremadamente Malo

1

Total -

134

Posteriormente, se procederá a establecer una media aritmética porcentual, para definir el porcentaje de la muestra ubicado en cada categoría, por ejemplo:

Excelente

36 (Cantidad obtenida) x 100 = 26,87 % 134 (tamaño de la muestra)

Muy Bueno

25 x 100 = 18,66% 134

Bueno

45 x 100 = 33,58 % 134

Promedio

16 x 100 = 11,94 % 134

Malo

8 x 100 = 5,97 % 134

Muy Malo

3 x 100 = 2,24 % 134

Extremadamente Malo

1 x 100 = 0,74 %

47

GUÍA DE FERIAS

134 PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Una vez obtenidos estos resultados, cada respuesta podrá ser representada en un método a elección (diagrama de barras, tortas,) histograma, entre otros

Nota: Este proceso se puede sistematizar (por ejemplo a través de Excel For Windows) Con estos resultados y los informes finales de todo el personal involucrado, se realizará el informe final de la feria, punto culminante de la fase operativa de Post-Feria.

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GUÍA DE FERIAS

BIBLIOGRAFÍA

BUENDIA, Juan Manuel, Organizacón de Convenciones, Congresos, Siminarios, México (México) Trillas 1991. 237 p. FOSTER, Dennis. Ventas y Mercadotecnia para el Profesional del Turismo México (México): Mc Graw-Hill 1994. 233 p. GOMEZ, Pablo Cruz, Congresos y Convenciones, México (México): Diana 1989. 223 p. KOTLER , Philip, BOWEN John, MAKENS James, Mercadotecnia para Hotelería y turismo. Hall Hiispanoamericana. México (México): 1997. 705 p. ORTIZ GUEVARA, Tourist (Venezuela): 2001. 29 p.

Consult,

Marketing

49

de Eventos

Feriales,

Caracas