Guia de Eventos

 

Guia para Realização de Eventos Check-list das diversas fases para a realização de um evento, dentro da atividade promocional. Preparado pelo Comitê de Promoção da ABA Associação Brasileira de Anunciantes. I. Definição de Evento “Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade”.

Esta definição é bastante formal, mas expressa a grande gama de variações que podemos ter com um evento. Podemos Podemos dividir um evento em quatro modalidades básicas: Esportivo Artístico Social Mercadológico •

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Alguns exemplos de eventos por atividade: 1. Espo Esport rtiv ivo o Aquático Olímpico Popular Sofisticado De Verão/Primavera De Inverno/Outono Praiano Motorizado 2. Artístico Artes Plásticas Artes Cênicas •

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Artes MúsicaVisuais Clássica Multimídia Música Popular Festival Exposição  Típico 3. Social Campanha de Saúde Campanha de Levantamento de Fundos Aniversário da Cidade Apoio a Iniciativas Sociais • • • • • •

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4. Mercadológico Feira/Exposição •

 

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Reunião Encontro Mesa Redonda Simpósio Seminário Conferência Palestra Congresso Painel Fórum Debate Convenção Desfile Comício Lançamento de Produto/Serviço

II. Escolhendo o seu Evento

Em primeiro lugar, deve-se fazer um pré-projeto, enfatizando enfatizando seis tópicos: 1) Obje Objeti tivo vo 2) Conceito Conceito do “Produ “Produto” to” Definição clara do que deve ser o evento Estruturação 5W/2H o que fazer quem faz onde faz quando faz por que faz como faz quanto custa fazer •

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3) Públic Público-A o-Alvo lvo 4) Análise Análise do do Mercad Mercado o Demanda do “produto” Concorrência •

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5) Estr Estrat atég égia ia Que “ferramentas” usar

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Possibilidade Poss ibilidade de patrocínio

 

6) Análise de Viabilidade Técnica/Econômica Necessidade de recursos financeiros e humanos Simulação pessimista e otimista •

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III) Sistema de 3 Pontos

Para que um evento tenha um “final feliz”, é necessário organizá-lo considerando 3 pontos: Produção Promoção Custos •

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Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem s erem observadas para a realização de um evento. Será através do levantamento dessas atividades que você irá compor o seu check-list. 1) Prod Produç ução ão Local Período

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Público-Alvo Fluxo de Público Estacionamento Segurança Limpeza Atendimento Médico Equipamentos Equipes de Manutenção Aspectos Legais Licenças Seguro Hospedagem  Translado Alimentação Coquetéis Recepção Secretaria Contratação de Pessoal Administração de Pessoal Venda de ingressos Inscrições Credenciamento

2) Prom Promoç oção ão • •

Criação de nome Programação visual

 

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Cenografia promocional Merchandising Mídia Comunicação Promoção Distribuição de Brindes Sorteios Divulgação Assessoria de Imprensa Relações Relaçõ es Públicas Prospecção de Patrocínio Relatórios de Retorno Clipping

3) Custos Orçamento Global Orçamento Setorizado Fluxo de Caixa • • • • • •

Balancete Prestação Presta ção de Contas Relatório com Relação Custo/Benefício

IV. Exemplo de um Evento Estruturado

Para que fique simples “Realizar um Evento”, podemos estruturar este processo. Podemos Podemos utilizar um evento para “aumentar vendas”, como exemplo. No anexo I, você tem o macrofluxo deste processo. No anexo II, há uma descrição do evento com os seguintes itens: objetivo; tarefas identificadas; insumos necessários para realizá-lo fornecedores destes insumos; produtos resultantes clientes que necessitam de tais produtos anexos anex os que irão compor tal processo

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Nos anexos seguintes (III a XIII), abrimos cada tarefa, anotando: os materiais e/ou recursos necessários; as atividades críticas que orientam tal tarefa; os pontos a serem observados nesta fase; os resultados esperados;

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as ações corretivas a serem tomadas.

 

Você poderá estruturar qualquer evento desta forma, o que facilitará todo o trabalho de acompanhamento. Como exemplo adicional, indicamos alguns check-lists específicos nos Anexos XIV a XVII.

 

ANEXO I Processo: Realizar Evento Macro Fluxograma

Início | Estruturar Evento | Estrutura OK  | Providenciar Recursos | Preparar o Evento | Realizar | Desmontar | Ações Pós Evento | Relatório Pós-Evento | Fim

 

ANEXO II Descrição de Evento Processo: Realizar Evento Responsável(is): Objetivo do Processo: Divulgar produtos/serviços objetivando aumentar vendas: Tarefas: 1. Estruturar evento 2. Provi Providen denciar ciar rrecu ecursos rsos p para ara o ev event ento o 3. Prepa repara rarr eve event nto o 4. Rea eali liza zarr event evento o 5. De Desm smon onta tarr eve event nto o 6. Rea eali liza zarr póspós-eve event nto o 7. Ela Elabora borarr rrelat elatóri ório o do evento evento Fornecedores: Aqueles que, além de fornecerem os insumos, possibilitarão

que se realizem as tarefas. Insumos: 1. Plan Plano o de ação ação co come merc rcia iall 2. Solic Solicitação itação de even evento to (v (verbal, erbal, comun comunicação icação inter interna) na) 3. Relaç elação ão de p púb úbli lico co al alvo vo 4. Li List sta ad de ep par arce ceir iros os 5. Regi egistr stro o de opor oportun tunidad idades es de negó negócio cio 6. Mat Materia eriall pr promoc omocion ional al d de e ap apoio oio 7. Verba para contra contratação tação de sserviços/ erviços/prod produtos utos 8. In Infr fraa-es estr trut utur ura a Clientes: Aqueles que necessitam do resultado do processo Produtos:

1. Even ento to io real realiz ado o to rreal 2. Ev Rela elatór tório deizad even evento ealiza izado do Anexos: 1. Ma Macr crofl oflux uxog ogra rama ma 2. 5W 2H do proc proces esso so 3. Proce Procedim diment entos os oper operacio acionai naiss de cada tare tarefa fa 4. De Dese sejo joss d dos os ccli lien ente tess 5. Car Caract acterí erístic sticas as mensu mensuráve ráveis is dos prod produto utoss 6. Ite Itens ns d de e co contr ntrole ole do p proc rocesso esso 7. Ite Itens ns d de e ver verifi ificaçã cação o do p proc rocesso esso 8. De Dese sejo joss d do op pro roce cesso sso 9. Car Caract acterí erístic sticas as mens mensurá uráveis veis do doss insum insumos os Responsável (is) pela elaboração:

 

ANEXO III Procedimento Operacional – Estruturar Evento Nome da Tarefa: Estruturar Evento Responsável (is): Material/Recursos Necessários: 1. Rela elatór tório io de even eventos tos ssimi imilar lares es 2. Regi egistr stro o de oport oportuni unidad dades es de negóc negócios ios 3. Model Modelo o de formul formulário ário ““propo proposta sta em evento eventos/encon s/encontros”. tros”. Atividades Críticas: 1. Con Consul sultar tar re relató latório rioss de event eventos os simi similar lares es 2. Exp Explic licitar itar obj objeti etivo vo do even evento to 3. Def Defini inirr lo local cal,, pe períod ríodo oeh horár orário io 4. De Defi fini nirr p públ úblic ico-a o-alv lvo o 5. Def Defini inirr ttáti ática ca de de ab abord ordage agem m 6. Def Defini inirr es esquem quema a de divu divulga lgação ção 7. Defini Definirr neces necessidade sidade de mark marketing eting cooperat cooperativo ivo (pa (parceria rcerias) s)

8. Defini inirr nece necessi ssidad dade e/respo de infra infra-est -estrut rutura ura 9. Def cronog cronograma rama/r esponsab nsabili ilidad dades es 10.Definir esquema de treinamento 11.Elaborar orçamento 12.Divulgar proposta de participação em eventos/encontros 13.Obter aprovação da proposta de participação em eventos/encontros 14.Encaminhar proposta aprovada aos órgãos envolvidos Manuseio do Material: 1. Aten Atentar tar pa para ra os ponto pontoss forte fortess de eventos similar similares es 2. Enfat Enfatizar izar pontos pontos oriu oriundos ndos do acervo de o oportun portunidades idades d de e negóci negócios os 3. Aten Atentar tar par para a a apr aprovação ovação da “pr “proposta oposta de par participa ticipação ção em eventos/encontros” pelos órgãos envolvidos em tempo hábil. Resultados Esperados:

1. Pro Proposta posta d de e partic participação ipação em evento eventos/enco s/encontros ntros co com m cron cronograma ograma responsabilidades e orçamentos definidos em tempo hábil. Ações Corretivas: Através de críticas recebidas, reexaminar cada atividade para fazer as correções pertinentes. Caso não consiga a aprovação da proposta em tempo hábil, acionar a chefia. Aprovação:

 

ANEXO IV Procedimento Operacional – Preparar Evento Nome da Tarefa: Preparar Evento Responsável(is): Material/Recursos Necessários: 1. Cadastro de participantes potenciais 2. Mat Materia eriall para ttre reina inamen mento to da eq equip uipe e 3. Mat Materia eriall promoc promocion ional/ al/apoi apoio o 4. Ca Cart rtas as/et /etiq ique ueta tass 5. Formu ormulá lári rio o de aval avaliaç iação ão Atividades críticas : 1. En Envi viar ar ca cart rta/ a/co conv nvit ite e 2. Fazer telema telemarket rketing ing de confir confirmação mação 3. Ela Elabora borarr lis lista ta de de partic participa ipante ntess 4. Fazer ““checkcheck-list” list” do mat material erial promoc promocional/a ional/apoio poio 5. Co Conf nfecc eccio iona narr crac crachá háss

6. FCon Confecc feccion ionar/ ar/mont montar pas pastas tas do ev event ento o estrutura 7. azer ccheck-li heck-list st de ar ttodos odos os iitens tens d de e infrainfra-estrut ura 8. Mon Montar tar secr secreta etaria/ ria/re recep cepção ção 9. Pre Preparar parar formu formulário lário de respo responsabili nsabilidades dades 10.Treinar 10.T reinar equipes de trabalho 11.Preparar lista de presença de participantes Manuseio do Material: 1. Diaria Diariamente mente a atuali tualizar zar a lis lista ta de p particip articipantes antes confir confirmados mados 2. Aten Atentar tar para q que ue o mate material rial pro promocion mocional al estej esteja a adequa adequado do ao even evento to 3. No trei treinament namento, o, é importan importante te conhe conhecer cer profu profundamen ndamente te aquilo qu que e vai ser apresentado e acertar com os palestrantes a ênfase e coerência com o objetivo do evento. Resultados Esperados:

1. 2. 3. 4.

Garant Garantir ir o as n número úmero d de e partic participante ipantes s confir confirmados mados sej seja a o lmaior p possível. ossível. Crachá Crachás s eque past pastas do ev evento ento co confecci nfeccionados onados em temp tempo o hábi hábil Equ Equipe ipe tre treina inada da e em m te tempo mpo háb hábilil InfraInfra-estrut estrutura ura mon montada tada e em func funcioname ionamento nto em tempo hábil

Ações Corretivas: Problemas advindos deverão ser solucionados imediatamente ou reportados à chefia. Aprovação:

 

ANEXO V Procedimento Operacional – Providenciar Recursos para o Evento Nome da tarefa: Providenciar Recursos Para o Evento Responsável(is): Material/Recursos Necessários: 1. “Propos “Proposta ta de par participa ticipação ção em eve eventos/en ntos/encontr contros”apr os”aprovada ovada 2. Ca Cada dast stro ro de pa pale lestr stran ante tess 3. Li List sta ad de e pa parc rcer erias ias Atividades Críticas: 1. Neg Negoci ociar ar loc local al par para a rea realiz lização ação d do o event evento o 2. Pre Preparar parar script scriptss de ttelemark elemarketing eting ativo/ ativo/recep receptivo tivo 3. Ela Elabora borarr cart carta a con convit vite/et e/etiqu iqueta etass 4. Neg Negoci ociar/a ar/acer certar tar par parcer cerias ias 5. Ela Elabora borarr a grad grade e do progra programa ma 6. Neg Negoci ociar/a ar/acer certar tar pal palest estrant rantes es

7. Negoci Ela Elabora borar r for formul mulário ário de av avali ação 8. Negociar ar o fornec fornecimento imento ealiação in instalaçã stalação o de recur recursos sos infrainfra-estrut estrutura(re ura(recursos cursos humanos materiais, equipamentos e alimentação) 9. Solic Solicitar itar o fornecime fornecimento nto e ins instalação talação d de e serviços de telec telecomunic omunicações ações 10.Solicitar material promocional/apoio 11.Elaborar script do mestre de cerimônia 12.Acertar apoio da imprensa 13.Solicitar contratação/pagamento de serviços/produtos selecionados 14.Preparar material de treinamento Manuseio do Material: 1. Certif Certificar icar-se -se que os órgãos en envolvido volvidoss receb receberam eram a “pr “proposta oposta de participação em eventos/encontros” na versão aprovada. 2. Mante Manterr palestr palestrantes antes de ““stand stand b by” y” em caso d de e impossi impossibilidad bilidade e do tit titular ular comparecer 3. Não esqu esquecer ecer de fo fornecer rnecer d dados ados dos e equipam quipamentos entos par para a que seja feito seguro com antecedência de 15 dias do evento. Resultados Esperados:  Ter  Ter todos os recursos/procedimentos necessários à realização do evento disponíveis e de acordo com o cronograma estabelecido. Ações Corretivas: Detectado que algum recurso poderá não estar disponível em tempo hábil, acionar chefia. Aprovação:

 

ANEXO VI Procedimento Operacional – Realizar Evento Nome da Tarefa: Realiz Realizar ar Evento Responsável(is): Material/Recursos Necessários: 1. Cra Crachá chás/p s/past astas as do eve evento nto 2. MãoMão-de-obra de-obra tre treinada inada para demo demonstra nstrações ções 3. Pal ales estr tran ante tess 4. Parcerias 5. In Infr fraa-es estr trut utura ura (it (iten ens) s) 6. List Lista a de pa part rtic icipa ipant ntes es 7. Lista Lista d de e pr prese esença nça d de e par partic ticipa ipante ntess 8. Ma Mater terial ial pro promoc mocion ional/ al/apo apoio io Atividades Críticas: 1. Recepc ecepciona ionar/reg r/registra istrarr participa participantes ntes entr entregand egando o crachás/ crachás/pasta pastass 2. Ce Ceri rimo moni niar ar o e eve vent nto o 3. Reali ealiza zarr p pal ales estr tras as 4. Encam Encaminhar inhar partic participante ipantess ao stand de dem demonstr onstração ação

5. Demo mons nstr articipa serv seipante rviç iços oss (v 6. De Abo Aborda rdar r trar par partic ntes (vend endas) as) 7. Presta Prestarr infor informaçõ mações es so sobre bre sserviç erviços/a os/aplica plicações ções 8. Regi egistr strar ar opo oportun rtunida idades des de ne negóc gócios ios 9. Superv Supervisio isionar nar as a ativida tividades/ des/infra infra-estr -estrutura utura du durante rante o event evento o 10. Administrar m material aterial prom promocional/apoio ocional/apoio 11. Administrar distribuição de tick tickets ets refeição e vaucher de transportes 12. Rec Recolher olher formulários de av avaliação aliação 13. Regis Registrar trar anor anormalidades malidades Manuseio do Material: 1. Alert Alertar ar sistem sistematic aticament amente e para o preench preenchiment imento o do formulá formulário rio de avalia avaliação ção pelos participantes 2. Info Informa rmarr plat platéia éia ssobre obre poss possíveis íveis atra atrasos/ sos/falhas falhas 3. Info Informa rmarr plat platéia éia ssobre obre a pr program ogramação ação segui seguinte nte 4. Info Informa rmarr da exi existênc stência ia de equ equipe ipe de ven venda da e dem demonstr onstração ação n no o loca locall 5. Ate Atentar ntar p para ara rrepos eposição ição d de e ma materia teriall pro promoci mocional onal Resultados Esperados: 1. Ma Maior ior nú númer mero o de part partici icipan pantes tes po possí ssível vel 2. Pales alestr tras as rrea eali liza zada dass 3. Se Serv rviç iços os de demo mons nstr trad ados os 4. Todos os fform ormulário ulárioss de avali avaliação ação pr preench eenchidos idos 5. Todas a ass opor oportunida tunidades des de ne negócio gócioss regi registrad stradas as Ações Corretivas: 1. Subst Substituir ituir lâm lâmpadas padas d dos os ret retropr roprojet ojetore oress em caso d de e queim queima a 2. Pedir/m Pedir/monitor onitorar ar consert conserto/r o/recuper ecuperação ação de equiopam equiopamentos entos/serv /serviços iços 3. Orien Orientar tar pales palestrant trantes/de es/demons monstrado tradores res so sobre bre pos possívei síveiss desvio desvioss 4. Aci Acionar onar supo suporte rte téc técnico nico do ev evento ento par para a diagnó diagnóstico stico d de e probl problemas emas no noss serviços/aplicações 5. Qualq Qualquer uer outr outra a anor anormali malidade, dade, rrecor ecorrer rer ao ccoorde oordenador nador do e evento vento Aprovação:

 

ANEXO VII Procedimento Operacional – Desmontar Evento Nome da Tarefa: Desmontar Evento Responsável(is): Material/Recursos Necessários: 1. Bloc Bloco od de e not nota a ffisc iscal al 2. No Nota tass fis fisca cais is re rece cebi bida dass Atividades Críticas: 1. Re Recolher colher materia materiall pr promocio omocional/ap nal/apoio oio em exce excesso sso 2. Fazer che check-list ck-list d dos os equipam equipamentos/ entos/materiai materiaiss a serem ret retirados irados 3. Coor Coordenar denar a reti retirada/tra rada/transport nsporte e dos ma materiai teriais/equip s/equipamentos amentos 4. Coo Coord rdena enarr o desmont desmonte/t e/tran ranspor sporte te do stan stand d 5. Ent Entreg regar ar llocal ocal ao fforn orneced ecedor or 6. Regi egistra strarr incide incidente ntess ocor ocorrido ridoss Manuseio do Material:

1. Atentar tar para preen preenchimen chimento toseja do blo bloco coado de not nota a fiscal ccorr orreto eto d 2. Aten Pre Preocupar ocupar-se -se opara que o loc local al liber liberado antes da lliberação iberação da a seguran segurança ça Resultados Esperados: Local de realização do evento liberado no dia seguinte ao término do evento. Ações Corretivas: Em caso de dúvida com relação ao preenchimento das notas fiscais, contactar pessoal apto. Caso haja problema no check-list, acionar chefia Aprovação:

 

ANEXO VIII Procedimento Operacional – Realizar Pós-Evento Nome da Tarefa: Realizar Pós-Evento Responsável(is): Material/Recursos Necessários: Lista de presença dos participantes Lista de participantes (que confirmaram presença) Atividades Críticas: 1. Con Consol solidar idar rela relatóri tório o de part partici icipaçã pação o 2. Envia Enviarr corr correspondê espondências ncias de ag agradeci radecimento mento (pa (palestrante lestrantes, s, parc parceiros eiros e público presente) 3. Dar aval par para a pagamen pagamento to dos serviç serviços/pr os/produtos odutos p presta restados dos por ter terceiro ceiross Manuseio do Material: Atentar para a atualização do cadastro com relação aos participantes diferentes dos confirmados

Notas fiscaisdopara pagamento deverão ser liberadas no dia seguinte ao término evento Recolher voucher de transporte e tickets refeição não utilizados Resultados Esperados: Agradecimento no máximo em 5 (cinco) dias úteis Ações Corretivas: Solicitar orientação à chefia quando da elaboração das correspondências de agradecimento bem como quando do pagamento dos serviços prestados, caso seja detetado algum não cumprimento dos serviços/produtos contratados por parte dos fornecedores. Aprovação:

 

ANEXO IX Procedimento Operacional – Elaborar Relatório do Evento Nome da Tarefa: Elaborar Relatório do Evento Responsável(is): Material Recursos Necessários: 1. Proposta de participação em eventos/encontros aprovada Formulários de avaliação preenchidos Relatórios de anormalidades Registros de oportunidades de negócios Relatório de participação Atividades Críticas: 1. Tabul abular ar da dado doss de: de: Relatório de anormalidades Registros de oportunidades de negócios Relatório de participação 2. Solic Solicitar itar contri contribuiçõe buiçõess aos órgã órgãos os en envolvid volvidos os

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3. 4. 5. 6.

Compara Comparar o plan planejament ejamento o com o re realizad alizado, o, iden identifica tificando ndo as caus causas as de sucesso er insucesso Prop Propor or p pla lano no d de eA Açã ção o Faz azer er rec recome omend ndaç açõe õess Di Divu vulg lgar ar re rela latór tório io

Manuseio do Material: O plano de ação deve indicar com clareza os responsáveis pela ação de pósevento Resultados Esperados: O relatório elaborado em até 10 dias após a realização do evento para uma ação de venda imediata. Ações Corretivas: Dados não obtidos em tempo hábil (dependentes de terceiros) deverão ser fornecidos posteriormente Aprovação:

 

ANEXO X Proposta de Estruturação de Encontros Responsável(is): 1. EN ENCO CONT NTRO RO 1. 1. Local 1. 2. D Dat ata/ a/Ho Horá rári rio o 1. 3. S Se erv rviiço 1. 4. Órgã Órgãos os Env Envol olvi vidos dos 2. OB OBJE JETI TIV VOS 2. 1. Geral 2. 2. Complementos 3. PÚBLICO-ALVO 3.1. Número de participantes 3.2. Segmentos 3.3. Critérios de Seleção de Empresas 3.4. Perfil do Convidado 4. TÁTICA DE ABORDAGE ABORDAGEM M 4.1. Palestras 4.2. Marketing Cooperativo 4.3. Exposição de Serviço/Equipamentos 5. ESQUEMA DE DIVULGAÇÃO 5.1. Publicidade 5.2. Mala Direta 5.3. Telemarketing 5.4. Apoio de Imprensa 6. PROGRAMAÇÃO 7. MARKETING COOPERATIVO  

8. INFRAESTRUTURA 8.1.Recursos Materiais e Instalações 8.2.Recursos Audiovisuais 8.3.Recursos Humanos 9. ESTIMATIVA DE CUSTOS

 

ANEXO XI Proposta de Participação em Eventos Responsável(is): 1. EVENTO 1.1. Local 1.2. Data/Horário 1.3. Entidades Envolvidas 1.4. Público 1.5. Objetivo 2. PARTICIPAÇÃO 2.1. Serviços 2.2. Objetivo 2.3. Posicionamento Comercial 2.4. Nível de Participação a Palestras b Stand c Sala de Imprensa  

d Marketing Cooperativo 3. DEFINI DEFINIÇÃO ÇÃO DE SER SERVIÇOS VIÇOS/EQUIP /EQUIPAMENT AMENTOS OS 4. DEF DEFINI INIÇÃO ÇÃO DE REC RECURS URSOS OS 4.1. Humanos 4.2. Infraestrutura 4.3. Promocionais 5. DE DEV VOL OLUÇ UÇÃO ÃO 6. DI DIST STRI RIBU BUIÇ IÇÃO ÃO 7. ANEXOS 7.1. Programa 7.2. Lay-out do Evento

 

ANEXO XII Relatório de Avaliação Avaliação de Encontros Responsável(is): 1. ENCONTRO 1.1 1. 1 Lo Loca call 1.2 Dat Data/H a/Horár orário io 2. PRÉ-EVENTO 2.1 Pla Planej nejamen amento to 2.2 Desenvo Desenvolviment lvimento o 3. EVENTO 3.1 Infrae Infraestrutu strutura ra 3.2 Mark Marketing eting Coo Cooperativ perativo o 3.3 Pales alestras tras 3.4 Div Divulg ulgação ação

 

ANEXO XII Relatório de Avaliação Avaliação de Encontros Responsável(is): 1. ENCONTRO 1.1 1. 1 Lo Loca call 1.2 Dat Data/H a/Horár orário io 2. PRÉ-EVENTO 2.1 Planejamento 2.2 Desenvolvimento 3. EVENTO 3.1.Infraestrutura 3.2.Marketing Cooperativo 3.3.Palestras 3.4.Divulgação 3.5.Equipe de Trabalho 3.6.Público

3.7.Aspectos 3.8.Material Promocional 3.9.Organização 3.10.Atividades Extras 4. PÓS EVENTO 4.1.Questionário de Avaliação 4.2.Procedimentos Comerciais 5. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES 6. ANEXOS 6.1.Proposta de Estruturação de Encontros 6.2.Lista de Participantes 6.3.Programa 6.4.Convite 6.5.Publicidade 6.6.Malas Diretas 6.7.Material Promocional 6.8.Cópia de Palestras 6.9.Tabulação 6.9.T abulação do Questionário

 

ANEXO XIII Relatório de Participação em Eventos Responsável(is): 1. EVENTO 1.1.Local 1.2.Data/Horário 2. ANÁLISE DESCRITIVA DO EVENTO 2.1.Congressos/Seminários/Simpósitos a. Participantes Inscritos b. Palestras Proferidas c. Concorrentes d. Organização 2.2.Feiras/Exposições a Área de Exposição b Número de Stands c Concorrentes d Total de Visitantes

e Organização 3. DESEMPENHO 3.1 Congressos/Seminários/Simpósios a Palestras b Público Participante c Inscrições d Infraestrutura e Divulgação f Participações Adicionais g Equipe de Trabalho h Marketing Cooperativo i Resultados   4. PRO PROCEDI CEDIMEN MENTOS TOS PÓS EVE EVENTO NTO 5. CON CONCL CLUSÕ USÕES ES E RECO RECOMEND MENDAÇÕ AÇÕES ES 6. ANEXOS 6.1 Pro Proposta posta de partic participação ipação em eventos 6.2 Lay Lay-out -out Sta Stand nd 6.3 Re Recortes cortes sobre sobre o Event Evento o 6.4 Lista de Ca Cadastr dastro o

 

ANEXO XIV CKECK-LIST PARA UMA FEIRA I) Informações Gerais Requer informações para participação Determinar tamanho e posição do stand Contrato do espaço Contrato montadora Informações gerais dos setores envolvidos internamente Determinar pontos de destaque Definir que produtos serão expostos Produtos existentes na empresa Produtos que deverão ser adquiridos/importados •

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II) Projeto Solicitar projeto Maquete do stand Aprovação do stand • • •

III) Desenho do Stand Definição de áreas para divisões de produtos Projeto de displays Área disponível Quantidade de displays disponíveis Produtos por painel  Texto de produtos Destaques Fotos, slides, gráficos Chamadas promocionais Definir mobília/decoração Definir posicionamento de plantas Atividades promocionais • • • • • • • • • • • •

IV) Necessidades do Stand Instalação elétrica  Telefone Catálogos/folhetos Crachás/convites Vale estacionamento Vigilância do stand Limpeza do stand Contrataçào do buffet Definir coquetéis ou eventos especiais Brindes Recepcionistas • • • • •

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Vestuário Fotógrafo

 

V) Imprensa Folheto institucional Press release Entrevistas com imprensa Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposição •

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VI) Atendimento Pagamento das taxas legais: energia, hidráulica, ICMS, ECAD, etc. Determinar pessoal do satnd Regulamento disciplinar do stand Relação de telefones Plano de visita de personalidades ao stand Em caso de coquetel, elaborar plano específico Notas de venda para mercadoria a ser comercializada Reservas de hotel  Traslados  Treinamento da equipe •

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VII) Montagem • • • • •

Emissão de notas fiscais de transporte Seguro Remessa de produtos para feira Montagem Limpeza

VIII) Desmontagem Checagem das notas fiscais de transporte Retirada e embalagem de produtos  Transporte Recepção de produtos na fábrica • • • •

IX) Relatório • •

Avaliação dos resultados exposição Distribuição dos contatosda realizados

 

ANEXO XV CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO / FÓRUM I) Parte Técnica/Científica Comissão organizadora Fixar data e local Chamadas para trabalhos Confecção Expedição Cartazes Confecção Expedição Inscrição de trabalhos Aprovação de trabalhos Comunicação para os autores Recebimento de originais Convites oficiais Confirmação de convites Programa definitivo Confecção Expedição Editoração da coletânia Impressão da coletânia Entrega da coletânea Formação de mesa Palestra de abertura Sessões técnicas Visitas técnicas • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

II) Secretaria Lista pré - inscritos Crachás Montagem de pastas Material de escritório Carimbos Fichas para inscri inscrição ção no local Programa Envio do material Montagem da secretaria • • • • • •

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III) Serviços de Terceiros Vender patrocínio Verificação do local Contrato Audiovisual • •

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Projetor Retroprojetor

 

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Vídeo Gravação Computadores, impressoras  Telefones, fax Recepcionistas Segurança Café, água, etc Refeiçòes Coquetel  Jantar Hospedagem  Translados Passeio turístico Decoração Fotógrafo Faixas Pastas/blocos Crachás Certificados

IV) Pós Evento Despacho da sobra do material Pagamento de serviços Relação final de inscrições Faturamento Cartas de agradecimento • • • • •

 

ANEXO XVI CHECK-LIST PARA UMA CONVENÇÃO I) Providências Preliminares de Administração Informar oficialmente a realização

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Solicitar aosperíodo responsáveis o número de participantes Determinar Preparar lista de participantes Elaborar programa Redigir convite/programa/orientação Enviar aos gerentes programa detalhado Solicitar adiantamento de despesas Dividir os participantes por grupos Enviar aos participantes pasta com material Contratar hotel Enviar ao final carta de agradecimento

II) Preparação do Material para Convenção • • • • • • • • • • •

Encomendar Montar pastaspastas Arranjar e preparar filmes Preparar crachás Arranjar bandeiras do Brasil e do Estado da Convenção Definir e arranjar equipamentos audio visuais Contratar alimentação Disponibilizar ou não cigarros, charutos, etc Arranjar abridores de garrafa, cinzeiros, guardanapos Arranjar quadro-negro, giz, flip-charter, etc Preparar material para decoração

III) Preparação de Assuntos a Serem T Tratados ratados Determinar os assuntos Determinar os fins a serem atingidos Determinar tônica principal da convenção Criar slogan para convenção Preparar tema do discurso de apresentação Preparar discurso de despedida

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IV) Providências de Administração a Serem T Tomadas omadas no Local Pedir orçamentos do hotel Reserva dos apartamentos Informar ao hotel a data e horário de chegada dos convencionais Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel Acertar jantar de encerramento Escolher e preparar sala de demonstração Determinar sequência de lugares dos participantes na mesa Contratar fotógrafo

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Decorar salas de trabalho da convenção Informar e convidar imprensa Determinar os horários das refeições Levantar preferências alimentares dos convencionais Prepara lisa de distribuição dos apartamentos Informar lista de participantes ao hotel Distribuir as pastas nas salas de trabalho Entregar crachás Realizar atividades de integração, lazer e convivência social conforme programa Escolher quem fará a recepção no local de chegada Não esquecer a foto do grupo de convencionais Emitir relatório ao final Realizar debates internos sobre a convenção

 

ANEXO XVII CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL I) Local e Data para o Evento Confirmação por escrito Contratação de serviços buffet Contratação de músicos Contratação da decoração Contratação de manobristas Contratação de porteiros Contratação de recepcionistas Convites Programa oficial Presentes para homenageados • • • • • • • • • •

II) Decoração Do Salão 1. Se Seta tass in indi dicat cativ ivas as 2. Som 3. Il Ilu umi mina naçã ção o 4. Arra Arranj njos os fl flor orai aiss 5. Ce Cest stos os de lixo lixo 6. Cinzeir eiros 7. Me Mesa sass de apoi apoio o 8. Li Livr vro od de e our ouro o Do Palco 1. Painé ainéis is ou ou fa faix ixas as 2. Ilu lumi mina naçã ção o 3. Pú Púlp lpit ito o pa para ra or orad ador ores es 4. So Som m do do mi micr crof ofon one e 5. Ág Água ua pa para ra orad orador or 6. Arra Arranj njos os fl flor orai aiss 7. Es Espaç paço o pa para ra mú músi sico co •

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III) Estacionamento Contratação de empresa especializada Policiamento nas redondezas Segurança dos automóveis •

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IV) Recepção Recepcionistas Uniformes/Trajes Mesas de apoio Controle Crachás • • • • •

V) Imprensa  Jornalistas Convidados Kit de imprensa • •

 

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Press releases Fotos

VI) Registro de Evento Equipe de fotografia Equipe de filmagem • •

VII) Primeiros Socorros Caixa de Pronto - Socorro Nome de Médicos de Plantão Nome de Hospitais de Emergência • • •

VIII) Pessoal de Serviço Chefia Recepcionistas Segurança Interna/Externa Manobristas Porteiros Eletricista Encarregado do som • • • • • • • • • •

Encarregado da iluminação Plantonista dos sanitários Encarregada de chapelaria

IX) Diversos Checar Sanitários – papel toalha/sabonete/etc Checar chapelaria – tickets  Telefone e fichas Balcão de informações Guarda - chaves Crachás • •

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