Guía de Correspondencia y Redacción

INSTITUTO DE FORMACION “ANDRES BELLO” C.A REGISTRADO EN EL MINISTERIO DEL P. P.P. LA EDUCACION NºR00220501 RIF: J-30471717-2 NIT: 0040688749 BARINAS ESTADO BARINAS

CORRESPONDENCI A Y REDACCION

Prof. Grismelda Linarez Directora 1

CORRESPONDENCIA Y REDACCIÓN. COMPONER: Significa “ formar de varias cosas, una; juntándolas y colocándolas con cierta forma y orden”. COMPOSICION: Es inspiración, creación y arte. Es el juego armonioso de las facultades mas nobles del espíritu, hacia la consecución de un fin esencial: crea, inventa, y organiza un todo con elementos dispersos. La. composición como elemento constante, proporciona, los siguientes beneficios: 1. Poner en juego las facultades más nobles del espíritu. 2. Educa los sentimientos. 3. Se cultiva seriamente el lenguaje y se adquiere dominio del idioma. 4, Estimula el espíritu de observación. 5. Activa la inteligencia con ideas estéticas. 6. Brinda los materiales apropiados para el cultivo de los buenos sentimientos. FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA COMPOSICIÓN: Es muy conveniente tener presente los factores que intervienen en la elaboración o creación de la obra, entre los cuales merece destacar los siguientes: 1.- Un mundo interior: En el cual el hombre busca encontrar un rico venero de inspiración (origen de una cosa). 2. -Un mundo exterior: Donde observa y toma los elementos reales necesarios para su labor de composición. 3.- Los libros: Son otra fuente extraordinaria, valiosa, inagotable de observación indirecta para el hombre, mediante los cuales se revive el pasado y se adelanta el presente. ETAPAS DE LA COMPOSICIÓN: 1.- Tiene su punto de partida en la intimidad del ser, en la mente, en su mundo interior, en el ámbito de pensamiento. 2.- Le sigue el proceso de la relación de pensamientos, su desarrollo y su preparación final. 3. -Culmina en la elocución externa o expresión. REDACTAR: Redactar (del latín Redactun) significa “poner por escrito cosas sucedidas, acordadas o pensadas con anterioridad”. Esto quiere decir que el que redacta expone lo sabido, generalmente sobre temas relacionados con la vida práctica, asuntos comerciales, personales, administrativos o profesionales. REDACCIÓN: Se refiere particularmente a la construcción de las frases, oraciones, otros; con que se expone todos los asuntos referidos a la vida común y las actividades literarias, científicas, políticas, otros. 2

PASOS A SEGUIR EN LA REDACCIÓN: Los pasos en el proceso de la redacción son: planificación, redacción y revisión. a.) Planificación: Consiste en analizar cuidadosamente el tema y en aclarar las ideas que se desea comunicar. Solo se puede escribir acerca de lo que se sabe, pero hay que tener muy claro el contenido del mensaje que se piensa transmitir. Es necesario contar con suficiente información, tener a las manos cifras, datos, fechas, citas y exponer en claro mediante una guía o un esquema el orden en que deberán aparecer en el escrito. b.) Redacción: preparada.

Consiste en expresar por escrito las ideas o conceptos bosquejados en la guía ya

Durante el paso de la redacción se debería escribir lo más rápidamente posible, sin preocuparse de la corrección ni del estilo. Lo que se está escribiendo es simplemente un borrador, de esa forma mas natural y espontánea resultara el escrito. c.) Revisión:

Lo que tendremos ahora será un borrador que hay que revisar y corregir. ESTILO EN LA REDACCIÓN:

Es la manera peculiar que cada uno tiene para escribir, esto es para expresar sus ideas, para producir su obra. El estilo es pues, el sello que denota la personalidad del escritor. CLASES DE ESTILOS DE REDACCIÓN: 1.- Estilo Epistolar: Puede ser particular (familiar, social, otros), oficial, diplomático, comercial o mercantil e industrial. * Estilo Particular (familiar, social, otros): En las relaciones de los amigos entre sí, o entre los miembros de una familia, la correspondencia ha de distinguirse por su sencillez, claridad, afecto, intimidad y corrección, cualidades impulsadas por el cariño, cumplimientos familiares y sociales, otros. * Estilo Oficial: Se distingue por un estilo sobrio, claro, conciso, serio, veraz, natural, cortés y de corte lacónico, sin ampulosidades ni requiebros, aunque siempre con comedimiento y sencillez. * Estilo Diplomático: En las relaciones de las naciones entre sí y entre los altos dignatarios de un país, se usa un lenguaje sumamente cortés y comedido, a veces un poco retórico e inspirado en la cordialidad. * Estilo Comercial e Industrial: Las cartas y documentos mercantiles e industriales han de contar con un buen fondo gramatical y con un léxico y exposición apropiadas, tanto a los negocios como a las actividades especificas de la industria en general; en este caso debe ser singularmente sobrio, claro, preciso, cortés y firme.

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2.- Estilo Periodístico: Se llama estilo periodístico; el utilizado en la prensa escrita, cuya característica especial es la de la condensación de las ideas, en un párrafo que se denomina de arrancada o primer párrafo y que, aplicado a la correspondencia influye poderosamente en el éxito de las mismas. Consta dicho párrafo, de cinco partes: Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Porqué. Este primer párrafo, que representa un hábil resumen, hace que el destinatario se interese por el contenido de todo el texto del escrito y avance presuroso en su lectura para hacerse a los detalles. CUALIDADES DE LA REDACCIÓN  Claridad: Consiste esta claridad en presentar el escrito de tal manera que sea fácilmente comprensible, sin dar lugar a otras interpretaciones. Para ello se debe usar palabras sencillas y correctas, sin abusar de los tecnicismo ni de las abreviaturas.  Brevedad: Es cualidad estrechamente vinculada con la concisión, pues consiste en decir en pocas palabras todo cuanto es objeto de la comunicación.  Pureza del Lenguaje: Consiste en utilizar un vocabulario adecuado, propio del idioma, con todos los giros admitidos por el buen uso y exigidos por la elegancia del habla.  Sencillez: Esta es una cualidad por la cual el escrito ha de presentarse con naturalidad, sin artificios, ni apariencias.  Unidad: Se entiende por unidad el nexo que coordina todo el proceso de redacción, desde la invención o gestación de las ideas hasta la expresión de las mismas mediante el lenguaje escrito. VICIOS EN LA REDACCIÓN: - Vocabulario Pobre: El redactor que no maneja con propiedad un extenso vocabulario, es aquel que no goza de la libertad de ser preciso, específico, concreto y categórico. - No conocer perfectamente el asunto a tratar: Que el redactor no tenga claridad de las ideas a escribir, el conocimiento de lo que se pueda transmitir y el orden en que ha de exponerse. - No organizar sus ideas para ordenarlas en forma lógica: El ordenamiento además de contribuir en forma directa en la claridad, despierta interés, tanto por la fuerza expositiva como por el ritmo emocional que puede imprimirlo el redactar. - E1 uso de palabras redundantes: Las repeticiones viciosas, toda palabra que no contribuya al cabal sentido de expresión, sobra, es superflua y además puede provocar incertidumbre en la sufrida mente del 1ector. Esto debilita la fuerza de expresión y se pierde claridad. - La cacofonía: Vicio del lenguaje por la continua repetición de una misma sílaba debe evitarse de todo escrito. - Barbarismo: Ya sean que se cometan estas palabras mal escritas, o que se sustituyan unas palabras con diferente acepción eso viene a empobrecer nuestros idioma y a dificultar la comprensión entre el redactor y el lector. 4

- No sustituir lo vulgar por lo elegante: El redactor tropieza con frases corrientes que se han vulgarizado o gastado por el uso. Debe omitirlas, sustituyéndolas por expresiones correctas que dejan ver o sentir su creatividad. - Caer en la monotonía y en la pesantez enfadosa derivada de repetir muchos relativos: Este inicio que cansa el lector, sobre todo si la lectura la efectúa en alto cansancio esta que distrae su atención. - Las frases ambiguas: Este inicio consiste en emplear ciertos giros que por traer consigo tal confusión, hacen imprescindible el sentido de la frase u oración. CORRESPONDENCIA: BREVE HISTORIA DE LA CORRESPONDENCIA: El nacimiento de la correspondencia., se asocia a la facultad de imprimir con rasgos o dibujos, el pensamiento del hombre. Es decir, el desarrollo de la correspondencia sigue el mismo camino de la escritura. CONCEPTO DE CORRESPONDENCIA: Es la actividad por la cual dos o más personas generalmente ausentes, se intercambian toda clase de comunicación (cartas, telegramas, esquelas, tarjetas, muestras, periódicos, otros.). IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA: La importancia de la correspondencia radica en que, por su intermedio se inician, fomentan y fortalecen los vínculos de amistad entre los hombres, tanto en lo familiar como en lo social, comercial, político, otros. Y se marcha hacia el adelanto moral de la colectividad. EFICACIA DE LA CORRESPONDENCIA: La correspondencia es eficaz, cuando con ella se logra el objetivo o propósito deseado. ELEMENTOS O ASPECTOS DE LA CORRESPONDENCIA: En la correspondencia intervienen dos clases de elementos o aspectos: 1.- ELEMENTO O ASPECTO MATERIAL: Este se refiere al papel (calidad, color y tamaño) sobres, color de la tinta, márgenes, espacios, limpieza, orden y nitidez. - Color de la tinta: El color usado es el negro o azul - negro. - Color del papel: El color es blanco. . - Limpieza y pulcritud: Se debe evitar los tachones, borrones, pues de lo contrario demuestra descuido, imprudencia, desorden y falta de personalidad. - Nitidez: Las comunicaciones escritas a máquinas, deben aparecer nítidas, claramente impresas es decir que se entiendan. Sí se realiza a mano debe aparecer rasgos claros y sencillos. 5

2.- ELEMENTO O ASPECTO GRAMATICAL: Trata lo concerniente a la ortografía, sintaxis y analogía que debe existir en el mensaje que se comunica. a.) La Ortografía: Se aprecia en la escritura correcta de las palabras, a través de la utilización exacta de las letras, signos de puntuación y entonación. b.) La Sintaxis: Se refiere al ordenamiento armónico de las palabras, de manera que no se dificulte la claridad del escrito. c.) Analogía: Trata de los accidentes y propiedades de las palabras consideradas aisladamente CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA La correspondencia se clasifica: 1.- Por Destino: Se divide en: - Pública: Es de información general, dirigida a la colectividad general. Ejemplo: periódico, revistas, pancartas, carteles, volantes, radio, otros. - Privada: Su finalidad es información confidencial (parientes y amigos), oficial (oficinas públicas); comercial (transacciones, negocios). Ejemplo: cartas, telegramas, postales, tarjetas, otros. 2.- Por Contenido: Se divide en: -1era clase: cartas, postales, periódicos, otros. - 2da clase: Bultos, muestras y paquetes. 3.- Extensión: Se divide en: - Corta: hasta 100 palabras. - Mediana: de 100 hasta 200 palabras. - Larga: más de 200 palabras. 4.- Tramitación: Se divide en: - Entrega personal a. la mano: mensajero. - Postal: correo. - Telegráficas: Telégrafos. 5.- Por la forma: carta, oficio, tarjetas, memorando., esquelas y telegramas, recibos, planillas y otros. EL SOBRE: Es la cubierta de la carta y demás comunicaciones cuya finalidad es protegerla del deterioro y facilitar su transporte. Los sobres de la correspondencia comercial, han de ser de la misma calidad del papel en que estas se escriben. CLASIFICACIÓN DE LOS SOBRES: 1.- Por la Forma: - Semicuadrado: - Rectangular:

Tiene las, dimensiones casi iguales por cada lado. Tiene la base más larga que la altura 6

2. - Por el Tamaño: - Corrientes: - Comercial: - Oficial:

Sus dimensiones son 16 por 9,5 cm. Sus dimensiones son 16 por 12 cm. Sus dimensiones son 23,5 por 12 cm.

3.- Por su Confección: - Con Ventana: - Sin Ventana:

Son los que llevan una ventanilla cubierta de papel transparente. Son todos los demás sobres. EL SOBRESCRITO:

Se denomina sobrescrito a lo que se escribió en el sobre de una carta o pliego cerrado, para dar la dirección. NORMAS PARA REDACTAR SOBRES: 1.- Datos del Remitente: Estos datos se escriben en el ángulo superior izquierdo, a dos espacios del borde superior y a dos espacios del borde lateral izquierdo. Este procedimiento se omite en caso de que el sobre tenga impreso los datos del remitente. En algunos casos los datos del remitente se colocan en la pestaña del sobre ( correspondencia familiar). 2.- Datos del Destinatario: Son el nombre completo y dirección de la persona a quien se le envía la correspondencia. Estos datos se escriben una línea más abajo de la mitad del sobre y a cinco espacios hacia la izquierda de su centro. 3.- Franqueo de la Correspondencia: Es el pago que se hace en dinero por concepto de estampillas u otras estampaciones autorizadas por el Ministerio de Hacienda. TÉCNICAS DEL DOBLADO DEL PAPEL: 1.- Cuando el sobre es comercial y sin ventana: El borde inferior del papel se lleva hacia el borde superior, pero sin coincidir las cuatro partes, sino dejando sobresalir 1 cm en la parte superior. Luego se dobla en tres partes de izquierda a derecha, haciendo que la primera parte cubra a la tres y a la cuatro. 2.- Cuando el sobre es tamaño oficio: La parte inferior se lleva hacia la parte superior dejando sobresalir 1 cm de esta última, luego se hace otro doblez en el mismo sentido, quedando el papel doblado dos veces en una misma dirección, dividido en cuatro partes. 3.- Cuando el sobre es semicuadrado: 7

La parte inferior se lleva hacia la parte superior dejando sobresalir 1 cm de la parte superior, luego se dobla en dos mitades de izquierda a derecha, dejando sobresalir ½ cm de diferencia entre el borde derecho y el izquierdo. 4.- Cuando el sobre, es con ventana: Se divide el papel en tres partes llenando la (1) hacia atrás y la parte inferior (3) hacia delante de manera, que al voltear el papel, los datos del destinatario queden a la vista del lector. LA CARTA CONCEPTO: La Real Academia Española, en su Diccionario la define así: “Papel escrito, ordinariamente cerrado, que una persona envía a otra para comunicarse con ella”. La carta es pues, una composición que expresada generalmente en prosa, está destinada a comunicar algo. Es la comunicación de mayor importancia, a la cual se ajustan en una u otra forma, todas las demás clases. Pero para que la comunicación adquiera categoría de carta, ha. de construir algo más que un simple aviso o notificación, ha de ser algo que tenga interés actual y personal. PARTES DE LA CARTA: I.- Encabezamiento. II.- Cuerpo de la carta. III.- Otros elementos. I.- Encabezamiento: Comprende membrete, fecha, dirección, línea de atención, asunto referencia. y saludo. 1.- Membrete: Es la parte de la carta que, colocada generalmente en el ángulo superior izquierdo del papel, expresa en resumen y en forma ágil, “quienes somos”, “a que nos dedicamos” y “donde estamos situados”. 2.- Fecha: Esta parte consta de: Nombre del lugar (ciudad, pueblo, otros) donde se escribe la comunicación; el número del día en que se escribe; el nombre del mes con minúscula y el nombre del año en cifras (sin el punto de las unidades de mil). 3.- Dirección: Consta de las siguientes partes: a.- Tratamientos y títulos. b.- Nombres y apellidos del destinatario. c.- Señas. d. - Lugar de destino. a.- Tratamientos y Títulos: (Tratamientos) son las expresiones de cortesía con que nos dirigimos a las personas a quienes escribimos, como señor, señora, señorita, ciudadano, otros. Los Títulos son las expresiones que indican el grado de instrucción o testimonio dado para ejercer un ejemplo. Dignidad o profesión. b.- Nombres y Apellidos del Destinatario: A continuación del tratamiento y el título (si lo hay) se escribe el nombre del destinatario. En este particular se debe tener sumo cuidado de expresar con 8

claridad el nombre o nombres y apellido o apellidos del destinatario, a fin de producir buena impresión en el ánimo del lector. c.- Señas: Se denomina así todas las indicaciones necesarias para determinar con exactitud el sitio donde vive o trabaja el destinatario o donde va a consignarse la correspondencia a él dirigida d.- Lugar del destino: Esta parte comprende el nombre del lugar (ciudad, pueblo, otros) donde vive o trabaja el destinatario. 4.- Asunto o Referencia: Es la información sintetizada de lo que trata la carta. preferentemente frente a la dirección (línea de señas) debajo de la fecha.

Se escribe

5.-Línea de Atención: Se denomina así la mención que se hace de la persona a quien se encomienda en primer termino la comunicación, cuando se desconoce el nombre del jefe, del departamento u oficina a quien a de escribir, o cuando hay que usar o encausar la correspondencia hacia su departamento especializado. Esto ocurre comúnmente después de la dirección arrancando del margen izquierdo. 6.- Saludo: Consiste en una palabra o frase corta y sencilla con la cual se inicia propiamente una “Conversación escrita”, en una forma cortés, expresiva del grado de amistad existente entre el remitente y el destinatario. II.- Cuerpo de la Carta: Comprende introducción, ideas fundamentales o asunto, despedida, antefirma y firma. 7.- Introducción: Consiste en la expresión de las ideas previas con que se inicia la carta en este caso, la introducción ha de ser breve y directa. 8.- Ideas Fundamentales o Asuntos de la Carta: Esta parte comprende la idea o ideas centrales de la carta; es la esencia o fondo del asunto de que trata la comunicación. Se le llama también texto y ha de reunir requisitos. a.) Debe estar debidamente planeada, ordenada y expuesta en forma que se haga eficaz la comunicación. En consecuencia debe ser evidentemente concreta y carente de toda idea superficial, innecesaria o inútil. b.) Preferentemente debe referirse a un solo asunto, lo cual es indispensable en la correspondencia oficial. Si se trata de carta comercial o industrial y hay necesidad de referirse a varios asuntos, éstos deben ordenarse en razón de su importancia c.) Cuando en un párrafo haya necesidad de destacar una idea puede utilizar cualquiera de estos procedimientos: Escríbase la palabra, frase, preposición u oración con mayúsculas sostenidas; utilice la cinta roja o negrillas para el subrayado; enciérrese las mismas en un circulo rojo, azul, otros, señalando dichas expresiones con una flecha, o cualquier otro signo en el margen izquierdo. d.) Cuando se escriban párrafos de otra carta o textos de telegramas enviados o recibidos, procúrese destacarlos, del resto de la carta mediante sangrías diferentes y uniformes. e.) En toda carta debe dejarse entre párrafo y párrafo, dos espacios para diferenciarlos del otro. 9

f.) En la correspondencia oficial, comercial e industrial, procúrese limitar el texto a una sola hoja. 9.- Despedida: Una vez terminada el fondo de la carta, antes de la firma, es buena educación concluir con formulas de cortesía y amabilidad, correspondientes en todas a las formulas de saludo o vocativo. Si la despedida es corta, se empieza en el centro del papel en forma de “Semibloque”, más si es larga (dos o más líneas) se inicia con una sangría igual a la de los párrafos de la comunicación. 10.- Antefirma: Se entiende por tal, la expresión que indica que el que firma la carta, lo hace en nombre y representación de otra persona. 11 Firma: Parte que comprende. a) Firma Autógrafa: Consiste ésta en la escritura de los nombres y apellidos del que autoriza la carta, hecha de puño y letra, con las característica, personales que sean de habitual modo de hacerlo. b.) Reproducción del Nombre y Apellidos del Firmante: La firma debe ser legible a fin de facilitar la identidad del remitente. Lamentablemente no siempre es así. Se escribe mecanografiado el nombre de la persona y debajo el cargo. La firma autógrafa le da la fuerza legal a la comunicación y lo responsabiliza del contenido. III.- Otros Elementos:

Comprende.

12.- Iniciales Identificadoras: Como en la preparación de una carta, pueden intervenir varias personas (el que redacta, el que escribe y el que firma), conviene identificar quien realiza cada firma u operación, lo cual se hace mediante las iniciales de nombres y apellidos de quienes intervienen, colocada sobre el margen izquierdo del papel. 13.- Visado: Sirve de control, cuando la empresa mantiene gran volumen de correspondencia. La persona nombrada para tal fin revisará las comunicaciones antes de firmarlas el encargado de hacerlo, al revisarlo dicha persona escribirá su media firma encima de las iniciales identificadoras.. 14.- Anexos, inclusos o adjuntos: Se llaman así las indicaciones de que junto con la carta se envían otros documentos o papeles (Letras de cambio, cheques, facturas, recibos, duplicados, etc.) para ello se escriben sobre el margen izquierdo, las abreviaturas. An. (Anexo) o Adj. (Adjunto) seguidas de un brevisimo detalle de lo que se envía. 15.- Post-Scriptum (P-D): Es lo que se escribe después de la firma, para referirse a algo que fue omitido en el texto, de la carta 16.- N.B.: Nota quiere decir “ Fíjese bien “, obsérvese con cuidado, atención. Ejemplo: N.B. Nuestro surtido de las nacionales ganó el concurso 1994 de originalidad, calidad y buen precio. 17.- Vale: Con ella se expresa un último adiós o postrer, despedida, ya que su significado original es “consérvate sano”.

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18.- Indicación de Copias: Cuando de la carta se sacan copias para enviarlas a otra persona, oficina o departamento, se indican tal circunstancias al final de aquellos y sobre el margen izquierdo, mediante la palabra “Copia o simplemente con las abreviaturas C/O c.c. (Copia al carbón), seguida del nombre de la persona, a la cual se hace el envió respectivo. 19.- Continuación en la página siguiente: Si es necesario extender a más de una página, debe indicarse al final de la página anterior hacia la derecha, mediante una línea horizontal o cualquier otro signo convencional (./..) por ejemplo quiere decir (sigue). Tal indicación se hace siempre que se trata de punto y aparte, ya que de lo contrario, la escritura misma indica que la carta no ha concluido y sigue en la siguiente página. Segundas, terceras páginas: Para indicar que se trata de la continuación de una carta, se escribe sobre el margen superior a seis espacios lo siguiente: Ejemplo: La Gran Juguetería, S.A. Marzo, 31. de 1995. -2En estos caso, las segundas, terceras, otras., páginas no llevan membrete, y algunos acostumbran escribir en la parte superior o inferior de las mismas su nombre y domicilio, con tipos de imprenta pequeña y discretas. CUADRO SINOPTICO DE LAS PARTES DE LA CARTA: 1. - Membrete _______________ _____________ ___________ _________ 3.- Dirección: a) Tratamientos y títulos b) Nombres del destinatario c) Señas d) Lugar de destino

I. - Encabezamiento.

2.- Fecha

4.- Asunto o Referencia

5.- Línea de atención 6.- Saludo

II. Cuerpo de la carta 7.- Introducción __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ____________________ . 8.- Ideas Fundamentales: __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________ .

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9.- Despedida 10.- Antefirma 11.- Firma a) Firma autógrafa b) Reproducción del nombre y apellido del firmante c) Cargo o posición de este 12.- Iniciales identificadoras 13.- Visado 14.- Anexos, incluso, adjuntos

III. Otros Elementos

MODELO ANALÍTICO DE UNA CARTA:

1.- Almacenes “Para Usted”, S. A. Capital 15.000.000,oo Apartado N° 670 Dirección Cab. Alparusa Teléfonos 998894 – 998898 Caracas – Venezuela 2.- Mayo, 31 de 2002

3.-

a) Señores b) La Gran Juguetería S. A. c) Apartado N° 1998 d) Valencia

4.- Su reclamación del 20–05-02

5.- A la atención del Sr. Gerente de Compras 6.- Estimados señores: 7.- En respuesta a su carta del 20 de mayo queremos informarles lo ocurrido en el despacho N° 509 de fecha 18 de mayo. 8.- Hechas las averiguaciones con el personal a cuyo cargo está el embalaje de la sección “ Juguetes de Celuloide”, pudimos comprobar el olvido en el envió de dos cajas señaladas con los códigos HSSA-6 y HSA-10. Hemos impartido las respectivas instrucciones para subsanar ese involuntario error. 9.- Con el fin de evitar nuevos errores en futuros pedidos, les prometemos revisar minuciosamente los despachos. Atentamente, 12

10. - Almacenes "Para Usted” S.A. 11.- a) ______________________ b) Andrés Rodríguez Duran c) Presidente 12 y 13 ARD/ns 16.- N.B. La mercancía despachada siempre lleva la contra marca sección de 17.- Vale 18.- c.c. Sección de Embalaje.

la Empresa.

PLANEAMIENTO DE UNA CARTA: Una persona que decide redactar una carta, informe o cualquier documento comercial, debe seguir cuidadosamente ciertos pasos: 1.- Concepción: Es la etapa en que se experimenta la necesidad o conveniencia de escribir una carta u otro documento, motivado por una ventaja comercial o deber institucional. Por regla general, en este momento se vislumbra una serie de ideas que es preciso ordenar. 2.- Recolección de datos: Consiste esta etapa en reunir todo el material que será necesario para elaborar el mensaje, por ejemplo: la carta que se está contestando, fecha de embarque, término de pago, otros y sobre todo un buen diccionario. 3.- Bosquejo sintético de ideas: Consiste en referirse a los datos recolectados y hacer unas cuantas notas de tipo telegráfico antes de dictar o escribir el borrador de una carta. En estas notas hay que lograr la separación de ideas afines en posibles párrafos que después serán desarrollados en el borrador. 4.- Borrador: con base al bosquejo, el corresponsal elabora la carta borrador que es un escrito con toda la consistencia del idioma. En realidad debemos considerar los siguientes aspectos: a) Aplicación de características vitales y complementarias en la redacción: entre estos tenemos la claridad, integridad, brevedad, cortesía, modernismo, lenguaje, otros. b) Estructura gramatical, puntuación y ortografía. c) Composición de párrafos: en este sentido existen las siguientes sugerencias. - Haga párrafos de no más de seis u ocho líneas cada uno. - Transmita sólo una idea en cada párrafo. - Use un párrafo de apertura y uno de cierre, en lo posible; harán un atractivo marco en su tema central. Ejemplo Ilustrativo: Bosquejo Ideas Decisión Cambio Solicitud

Borrador Estimado señor Jiménez: Hemos decidido recientemente cambiar el diseño del membrete usado en nuestro papel de carta; lo encontramos anticuado y poco atractivo. Como creemos que usted ha de compartir nuestra opinión,

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Diseño

desearíamos se sirva diseñar un nuevo estilo de membrete, teniendo como motivo algún aspecto relacionado con la naturaleza de nuestro negocio. Folleto incluso El folleto adjunto describe nuestra línea completa de muebles varios rasgos del servicio que brindamos y las características generales de nuestras operaciones comerciales. Invitación De interesarse usted por este trabajo le agradeceríamos visite esta su casa en el transcurso de la presente semana. 5.- Autocrítica de contenido: Antes de sacar la copia limpia de una carta, es preciso efectuar algunos ajustes y criticas del borrador que acabamos de escribir. Para ello, bastará colocarse en el lugar del lector por un instante y analizar los factores y cualidades que habrán de influir en su actitud hacia nuestra carta. 6.- Copia a Máquina: Es la copia en limpio de la carta mediante tu trascripción. 7.- Autocrítica de forma: Realizado el trabajo mecanográfico, es precisamente verificar si nuestra carta es correcta. Para ello debemos cerciorarnos de que carezca de errores ortográficos, que la impresión sea homogénea, los márgenes iguales, la carta este bien centrada y con buena puntuación, que no existan borrones, las palabras estén bien divididas, los párrafos balanceados, en suma nuestra carta debe ser atractiva y realmente una bella embajadora. ESTILOS DE PRESENTACIÓN DE LAS CARTAS: Se refiere a. las diversas formas en que se presentan las partes de las cartas comerciales. Los estilos de presentación son: 1.- Bloque Extremo: Este estilo de presentación se caracteriza por tener todas las líneas de la carta a partir del margen izquierdo. 2.-Bloque: Es una variación del bloque extremo por cuanto la fecha, la despedida, antefirma y firma se escriben del centro del papel hacia la derecha, mientras que las demás partes de la carta se distribuyen igual que en el bloque extremo. 3.- Semibloque: Es el estilo de presentación más usual se caracteriza por tener escritas las líneas de la fecha., despedida, antefirma y firma a partir del centro hacia la derecha, la primera línea de cada párrafo va sangrado con 5 ó 10 espacios a partir del margen izquierdo. 4.-Sangrado: Se caracteriza por llevar cada una de las líneas de la dirección en forma escalonada, de la manera siguiente: cada línea comienza de 3 a 5 espacios más adelante que la anterior a excepción de la primera que comienza en el margen izquierdo. Esta misma forma de disposición escalonada se repite en la despedida, antefirma, firma. y cargo del firmante, a excepción de la despedida que comienza a escribir del centro del papel hacia la derecha.

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___________________ ___________________ ____ Membrete ______

_______________ Membrete _______________ _______________ ___________ Fecha ___________ ___________ Dirección ___________ ___________ Saludo ___________ Introducción ___________ ______________ y _________________ _____________ Texto ______________ _________ Despedida _________ Ante firma _________ Firma Cargo ______ Iniciales

___________ ___________ Dirección ___________ ___________ Saludo

___________ Introducción ___________ ________ y Texto _________________ _________________________________ _________________ .

______ Iniciales

Bloque Extremo __________________ __________________ _____ Membrete ____

Fecha _______

Despedida __________ Ante firma __________ Firma ______________ Cargo Bloque

__________________ ____ Membrete ____ __________________ Fecha __________

Fecha __________

___________ ___________ Dirección ___________ Saludo

______ Introducción __________ __________ y Texto _______________ . ________________________ _____________ . Despedida __________ Ante firma __________ Firma ______________ Cargo ______ Iniciales

___________ _________ Dirección _______ ___________ Saludo

___________________________ ________ Introducción y Texto _______ _____________ . ___________________________ _______________________ . Despedida ______________ Ante firma _________ Firma ________ ______ Iniciales 15

Semibloque

Sangrado

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PUNTUACIÓN DE LA CARTA: Se divide en: 1.- Puntuación Abierta: No lleva signos de puntuación en la fecha, dirección, saludo, despedida, antefirma y firma, a excepción de las abreviaturas. 2.-Puntuación Cerrada: Lleva signos de puntuación en la fecha, dirección, antefirma y firma. Se utilizan los siguientes signos de puntuación: El Punto (.) Se coloca al final de la fecha, en la última línea de la dirección (lugar o destino) y en la firma. La. Coma (,) Se coloca al final de las líneas de la dirección (tratamiento, nombre del destinatario y señas ), también se utiliza la coma al final de la despedida y de la antefirma. Los dos puntos (: ) Se colocan al final del saludo. 3.- Puntuación corriente o mixta: Es una combinación de las dos formas de puntuación anteriores: es la más usual y se caracteriza por llevar dos puntos al final del saludo y coma al final de la despedida.

Términos Comerciales de dos épocas. Anticuados Modernos 1.- Acusamos recibo 1.- Muchas gracias, muy reconocidos por, otros. 2.- El suscrito 2.- No se usa (excepto en términos legales) 3.- Debidamente firmada 3.- Firmada (hay una sola forma de firmar) 4.- De los corrientes 4. - De julio, de agosto, (decir el mes) 5.- Próximo pasado, pp 5.- De junio, de mayo (decir el mes) 6.- Tomo la libertad 6.- Incorrecto, denota timidez. 7.- Agradezco por anticipado 7.- Quedaré muy reconocido (en tiempo futuro) 8.- Confió, confiamos 8.- Espero, esperamos 9.- Deseo agradecerle 9.-Agradezco (muchas gracias o muy reconocidos) 10.- El objeto de la presente. 10.- Me complace informarle. 11. - Llego a mis manos 11.- Llego, recibimos. 12.- Esta es para informarle. 12.- Me es grato informarle. 13.- Pedido el rubro 13.- Pedido N° 8543 14.- Hemos recibido 14.- Gracias por (acusa recibo y agradece) 15.- Agradeciéndole la atención 15.- (Use el futuro) quedaré muy agradecido, otros. 16.- Me despido, me suscribo 16.- Acepte nuestra amistad (use frase no estereotipadas) 17. - A la espera de su .... 17.- Esperamos su .... 18.- Esperando, agradeciendo 18.- Esperamos, agradecemos 19.- Quedamos de usted (s) 19.- No se usa (emplee expresiones menos formales) 20.- Atto y SS, attos y Ss 20.- Atentamente, muy atentamente (no se usa abreviaturas en el texto de la carta).

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CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS: Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas. 1.- Particular: a.) Familiar: Son las que enuncian entre si los miembros de una familia unidos por consanguinidad o FAMILIAR. Características:    

El color del papel no necesariamente es blanco, puede ser rosado, azul, verde, otros. Son escritas a manos El color de la tinta puede ser negro, rojo, azul o verde. El estilo de redacción es informal, es decir, no están sujetas a reglas determinadas sin embargo, se debe conservar la seriedad, buena educación y decencia. NORMAS PARA REDACTAR CARTAS FAMILIARES:

   

Pensar primero sobre el asunto a tratar, tomando en cuenta. los motivos que la originan. Expresar las ideas con un lenguaje claro y preciso, de manera que resulte fácil de entender. Mantener una secuencia lógica en la distribución de las partes de las cartas. La presentación debe ser agradable, es decir, utilizar papel de buena calidad; conservar los márgenes, espacios y sangrías respectivas; la escritura debe ser sin tachaduras, borrones o enmiendas y de aspecto pulcro.

b.) Social: Su finalidad es hacer vida social. Los motivos que la originan son las invitaciones, felicitaciones, pésame, presentación, otros. c.) Personal: Comunicación entre personas particulares o estas con oficinas públicas. Los motivos que la originan son la necesidad de un servicio oficial. Ejemplo: solicitud de reintegro de impuesto sobre la renta, solicitud de audiencia, otros. 2.- Comercial: Es una comunicación escrita, cuyo contenido es de carácter comercial, ya que a través de ellas se establecen, mantienen o terminan las diferentes negociaciones. Ejemplo: Carta de cobro, venta, solicitud de cotización, cotización, pedido, queja o reclamación, cobro, prorroga, otras. Características:  Es un medio económico y rápido para establecer relaciones comerciales.  Deja constancia escrita del tema  Su redacción es formal, es decir, esta sujeta a reglas determinadas.  Su expresión es clara, natural, concisa, original y cortés.  Son escritas a máquina  Por lo general el papel que se utiliza. es blanco y la tinta negra. 18

NORMAS PARA LA REDACCIÓN DE UNA CARTA COMERCIAL: 1) Revisar la información o situación que se vaya a necesitar para la redacción de la carta, con la finalidad de preparar un borrador del mensaje que se desea enviar. 2) Una vez que se concibe el mensaje que se desea remitir, se procede a relacionar los pensamientos para exponerlos, seguidamente se expresaran en orden lógico y de importancia. 3) Preferentemente se debe tratar un solo asunto en una carta. 4) La redacción debe ser comprensible, evitando palabras de significado confuso, que dificulten la comunicación 5) La expresión debe ser en la misma forma en que se produce la conversación oral, es decir, de una manera natural. 6) Aun cuando existen alguna formula general para tratar los asuntos comerciales, es necesario demostrar cierto sello personal en la forma de expresar las ideas. 7) La carta debe ser la representación escrita de una personalidad distinguida y agradable, esto se logra a través del trato cortés y discreto que se le brinde a las personas con quienes se mantienen relaciones comerciales. Expresiones más usadas en la redacción de las cartas comerciales: o Le saludamos muy cordialmente o Aprovechamos la ocasión para saludarlo. o Esperamos tener noticias de ustedes antes del .... o Nos es grato comunicarles que ...... o Tenemos e1 gusto de saludarlo y acusar recibo de su carta del ..... o En nuestro poder su carta fecha .... o Nos complacemos en dirigirles la presente para.... o Dejamos constancia expresa de ....... o En espera del cumplimiento de dicho requisito o Expresamos a ustedes que no podemos programar más su .... 3.- Oficial: Su finalidad es la tramitación entre dependencias oficiales, del estado o públicas y entre estas y los particulares. Los motivos que la originan son aprobación o rechazo de solicitudes, citaciones, otros: CARTA DE VENTA: Tiene por finalidad primordial lograr en el destinatario una decisión favorable para la adquisición de lo que en ella se ofrece. En la redacción de este tipo de carta se debe tener en cuenta lo siguiente: que se pretende vender, quienes son los posibles interesados y como se fomentara el interés por lo que se ofrece. Se debe describir la apariencia física, es decir, el tamaño, la forma, el color, la textura o el gusto del objeto ofrecido en venta. CARTA DE QUEJA O DE RECLAMACIONES: 19

Es la manifestación de desagrado, inconformidad o disgusto, que como consecuencia de la realización de un hecho inconveniente o de la ocasión, perjudicial de algo, dirige el afectado a quién el considera puede remediar la situación, resarcir los perjuicios o evitar males mayores. Una carta de reclamo se origina por los siguientes hechos: Diferencia de precio, retardo en la entrega del pedido, deficiencia en el embalaje, omisión de artículos, mercancía. equivocada, descortesía de un empleado, interpretación errónea de las condiciones de pago. Características.  El asunto se expondrá en forma clara, concreta, detallada y cortés.  El contenido de la comunicación especificara el error, tomando en cuenta los elementos que comprueben su veracidad.  El motivo del reclamo debe escribirse en párrafo aparte para destacarlo del resto del texto,  Se indicara la clase de arreglo que desea, a fin de subsanar el error.  La reclamación debe ser justa.  Debe formularse con prontitud. CARTA DE CONTESTACIÓN AL RECLAMO: La carta de contestación al reclamo, tiende a solucionar problemas y a mantener buenas relaciones entre el comprador y el vendedor. La reclamación da origen a dos tipos de respuesta por parte del vendedor: 1) Cuando la reclamación es Justa: La reclamación es justa cuando el comprador tiene la razón. En este caso el proveedor deberá acceder a la petición del reclamante. Características: - Contestar sin tardanza - Reconocer el error - Ofrecer solucionar el problema - Prometer seguridad en futuros pedidos - Dar excusas. 2) Cuando la reclamación es Injusta: La reclamación es injusta cuando se rechazan las exigencias del comprador por no tener éste la razón. Características: - Exponer la negativa con tacto, diplomacia y cortesía para conservar el cliente. - No incluir el rechazo en el primer párrafo. - Demostrar al cliente que su reclamación no causa molestias. LA CARTA DE COBRO: Entre las comunicaciones usadas para el cobro por correspondencia, la carta ocupa un puesto de especial importancia. Porque pertenece al grupo de cartas de esfuerzo argumentativo, por lo que su redacción requiere análisis, esfuerzo mental y razonamiento. Además, el redactor deberá poner en este 20

trabajo todo su talento y aplicar con eficiencia los indispensables conocimientos que sobre la psicología humana ha de poseer. Tiene como propósito cobrar una cuenta vencida, tratando de mantener la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente o deudor. La cobranza que se hace por correspondencia, según el numero de carácter de las comunicaciones, pueden ser “simple” o en “serie” 1.- Cobranza Simple: Se llama así la cobranza que se hace mediante una comunicación aislada o independiente, con la cual se busca lograr la finalidad que se persigue. 2.- Cobranza en serie: Se entiende por cobranza en serie la que se hace a través de varias comunicaciones sucesivas, cada una de las cuales tiene dentro de la misma. una posición bien definida La cobranza en serie sigue un proceso que se divide en tres etapas: - Fase inicial o de recordatorio: Comprende la etapa en la cual a la cobranza se le dan las características de un simple recordatorio, por considerar que ello será suficiente para el buen pagador proceda a conectar la deuda o en caso contrario, sino puede pagar, se ponga en contacto con su acreedor para llegar a un acuerdo conveniente para ambos. - Fase intermedia: comprende la etapa durante el cual, ante la indiferencia del deudor, se insiste en la cobranza, pero ahora con un asomo de energía en el tono con que aquella se expresa. Sin embargo es conveniente continuar, con la táctica de razonar por el cliente, ofreciéndole la oportunidad de excusarse satisfactoriamente con argumentos que juzgamos oportunos tales como las condiciones económicas, familiares, otras, en que el pueda encontrarse. - Fase culminante o final: Es la etapa decisiva durante la cual ante lo infructuoso no queda otra alternativa que entrar a cobrar enérgicamente. NORMAS PARA REDACTAR CARTAS DE COBRO: - Determinar con exactitud la situación respecto a la cuenta, al deudor y las causas en la demora del pago. - Procurar ganarse la voluntad del deudor por medios corteses, amables y respetuosos, pero sin demostrar debilidad. - Manifestarle confianza. al cliente para lograr de él reacción favorable. - Razonar las causas de la demora e insistir en que debe efectuar el pago sin tardanza - Darle tono firme y terminante, a cada una de las cartas en serie. - No proceder al cobro por la vía judicial, sin concederle primero al deudor plazo decisivo para brindarle la oportunidad de evitar situaciones enojosas. - Agotar todos los medios persuasivos antes de amenazar judicialmente. CARTA DE SOLICITUD DE PRORROGA:

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Es cuando un deudor, por motivos ajenos a su voluntad, no está en condiciones de dar cumplimiento a sus obligaciones por falta de dinero no obstante contar con mi activo superior al pasivo, puede utilizar varios recursos a su favor, la cual puede consistir en una prorroga prudencial.

REQUISITOS: 1.- Dirigir la carta con suficiente anterioridad al vencimiento de la obligación. 2.- Expresar con precisión la cantidad debida, intereses, fecha de vencimiento, forma como cree poder pagar motivo de la prorroga, tiempo que solicita. 3.- Argumentar suficientemente con franqueza y honradez para inspirar confianza en el acreedor y lograr de éste una decisión favorable. 4.- Expresar en términos corteses. CARACTERISTICAS DE LA CARTA DE PRORROGA:      

Determinar con claridad los datos referentes a la deuda. Expresar franqueza y honradez en la exposición de motivos. Inspirar confianza en el acreedor respecto a la concesión de la prorroga. En su contenido se usaran expresiones corteses y persuasivas. Se indicará el motivo de la solicitud y el plazo que necesitas. Deben enviarse con suficiente anterioridad a la fecha de vencimiento de la obligación. CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO:

Se entiende por solicitud de empleo: La petición del interesado en trabajar hacia quién considera puede utilizar sus servicios. Es la que representa los conocimientos, experiencia y habilidad que tratamos de vender y es de trascendental importancia para quienes desean trabajar; aunque el objetivo final es obtener el puesto o cargo solicitado, el propósito es lograr interés por los servicios que ofrecemos. Es, la carta más importante que usted tendrá oportunidad de escribir porque es su carta personal de venta. CARACTERISTICAS: - Las comunicaciones generalmente en la solicitud de empleo son las carta fórmula y la carta. - Las respuestas pueden ser afirmativas o negativas. - El solicitante: es el que supone sus datos personales indispensable. DISPOSICIONES: - El primer párrafo debe sugerir su individualidad. El comienzo debe revelar el propósito de la carta e indicar como se entero de la vacante. - La sección central de la carta desarrolla la relación de tu educación y experiencia con los requisitos del puesto. 22

- El final o el cierre de la carta tiene un doble propósito: solicitar una entrevista y facilitar al lector la concesión de la misma.

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CARTA DE SOLICITUD DE CREDITO: Pertenecen al grupo de las cartas de tramite o rutina, y esta referida a la obtención de una determinada cantidad de dinero, y debe contener los siguientes aspectos: - Finalidad del crédito. - Cantidad. - Relación de los bienes que se poseen. - Condiciones de pago. - Referencia comerciales y bancarias. - Balance anexo. En cuanto a su redacción, el asunto debe exponerse en forma clara y concisa. Se empleara léxico simple y directo que despierte la. confianza del destinatario además presentará razones y garantías con el objeto de convencer y lograr el objetivo deseado. REFERENCIA COMERCIAL: Es una constancia que la empresa emite a nombre del cliente y se utilizan para ofrecer referencias acerca de las cualidades y condiciones personales para ser utilizadas para un determinado fin de comercio. CARACTERISTICAS: - Es un escrito mediante el cual se expresa la confianza de la empresa hacía el cliente. - En ella se refleja el alto grado de responsabilidad. - Puede ser certificado. DISPOSICIONES: - Nombre del cliente que pide la referencia - Nombre de la empresa que da la referencia. - Tiempo durante el cual ha tenido compromisos económicos con la empresa. - La consideración que da del cliente. - Fecha en que se expide. REFERENCIAS PERSONALES: Son citaciones especiales que una persona natural o jurídica, le otorga a otra para expresar el mes y los años en que se conoce y se trata a una persona, pueden ser certificadas. CARACTERISTICAS: - Es una citación que puede ser hecha por un personal natural o jurídica - Expresa los años de trato con la persona interesada - Son fundamental para el Currículo Vitae. - Puede ser certificadas. DISPOSICIONES: - Nombre completo de la persona la cual va a dar la referencia. - Nombre completo de la persona interesada por dicha referencia. 24

- Lapso de tiempo el cual tiene conociendo a la persona. - Relato simple de como es la persona. - Fecha en la cual se expide. - Firma de la persona que da la referencia. REFERENCIAS BANCARIAS: Es una correspondencia que se da a nombre del cliente, en el cual se da fe de sus Movimientos Bancarios especificando el tipo de cuenta que tiene el cliente y sus promedios mensuales. CARACTERISTICAS: - Es una citación solicitada por la parte interesada. a una entidad bancaria con la cual sostiene relaciones comerciales. - En esta se expresan los Movimientos Bancarios que lleva la parte interesada en dicha organización. - Este se da nombrando el tipo de cuenta que tiene la parte interesada. - Pueden ser hecha a personas naturales o jurídicas. DISPOSICIONES - Nombre de quien se vaya a dar la referencia. - Nombre de la entidad bancaria que hace la referencia. - Lapso de tiempo el cual ha tenido trato comercial con dicha persona - Como considera a dicha persona - Fecha en la cual se expide la referencia. CARTAS DE RENUNCIA: En esta se debe ser prudente y oportuno, pues ningún jefe le agrada privarse de lo eficientes servicios de un buen empleado. CARACTERISTICAS: - La decisión debe ser comunicada a su jefe o patrón. - Debe estar inspirada en un espíritu de decencia, cortesía y franqueza - El empleado debe disponer los motivos que lo inducen a tal determinación. - Debe presentarse con suficiente anticipación. DISPOSICIÓN:

- Motivo de la renuncia. - Fecha para la cual el empleado solicita la renuncia - Expresar el agradecimiento por la buena acogida, progresos alcanzados y distinciones recibidas por el renunciante. CARTA DE DESPIDO. Esta carta se origina cuando es voluntad del patrono terminar con la relación laboral. En la carta de despido se han de expresar las razones que indujeron a dar este paso, sin herir susceptibilidades y sin elegirnos únicos poseedores de la razón y del privilegio de no errar. Hay que ser severos pero justos: de carácter pero reconocedores de los meritos ajenos. Esto desde luego cuando se trata de faltas o despidos originados por culpa del trabajador, pues cuando se derivan de causas ajenas a 25

la voluntad de éste, mayores habrán de ser las precauciones que hay que tornar para justificar la determinación, de modo de dejar satisfechos todos los derechos que en justicia le corresponden al lesionado por tal medida. CONSTANCIA DE TRABAJO: Son las constancias que se expiden a solicitud de parte interesada, sobre el comportamiento eficiencia, capacidad, carácter y demás, condiciones personales del empleado. Estas constancias pueden expedirse de dos maneras: bien para que puedan presentarse a cualquier persona, esto es, sin destinatario expreso, o bien, estar dirigidas a una persona determinada. En el primer caso son las constancias más frecuentes y presentan una gran utilidad por servir para todo caso en que se necesita comprobar la capacidad, aptitud y trayectoria en la profesión respectiva. Cuando las constancias van dirigidas a un destinatario expreso, ellas toman las características de una carta de recomendación. CONSTANCIA DE ESTUDIO: Este documento se expide a solicitud del interesado y sirve para testimoniar el estudio que esta cursando la persona mencionada en la comunicación. -

DATOS QUE DEBE CONTENER: Nombre de la institución. Nombre de la persona que cursa los estudios. Año o grado cursante. Periodo de estudio. Fecha de expedición de la constancia. CORRESPONDENCIA OFICIAL:

Son las que tienen por finalidad tratar asuntos relacionados con el Estado, pueden remitirse ya sea dentro del mismo país ( entre oficinas públicas y estas con los particulares ). Este tipo de carta recibe el nombre de oficio. Características: 1.- El papel por lo general debe ser de 21 a 22 cm, de base por 32 o 33 cm, de altura, su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando los colores para copias y comunicaciones internas. 2.- Color de la tinta se prefiere negra a azul negro. 3.- Debajo del membrete se coloca el número del oficio. 4.- Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación. 5,- El estilo de redacción es forma sobria, clara, concisa, veraz, natural y cortés. 6. - Trata un solo asunto. 7.- Se escribe siempre a Máquina. 8.- Se extiende siempre en original y duplicado.

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ELEMENTOS DE LA CARTA OFICIAL: Al igual que los otros tipos de cartas, el oficio también consta de: encabezamiento, cuerpo y otros elementos. Sin embargo, es de hacer notar que este tipo de comunicación tiene algunas variantes en cuanto a estas partes. Las mismas son: 1, Encabezamiento: a.- Membrete: Contiene nombre de la dependencia que envía la comunicación y escudo nacional o de la entidad federal. b. - Número: Se coloca debajo del membrete, con el fin de ordenar y facilitar el establecimiento de referencia con el oficio en un momento determinado. Esta numeración se comienza ininterrumpidamente, desde el 1 ero de enero hasta el 31 de diciembre de cada año. c.- Sello: Es lo que da autenticidad al oficio, estos pueden ser de dos formas, elípticas y circulares. Las elípticas son hechas en metal y se imprimen en seco, ya sea a la izquierda de la firma de los funcionarios públicos o en el centro de la parte superior de la primera hoja. Los circulares son elaborados en caucho y se humedecen en tinta para ser estampados en el centro de la parte superior de la primera hoja. d.- Dirección: El tratamiento usado en este tipo de comunicación. es únicamente la palabra ciudadano. En la correspondencia diplomática, (de gobierno a gobierno), se usan otras expresiones como: Excelentísimo señor (presidente), Excelencia (Rey), Honorable señor (presidente, ministro, gobernante). e.- Señas: Los demás datos de la dirección (nombre y apellido del destinatario, señas y lugar de destino),se escriben como en la carta comercial, en forma de bloque. f - Saludo: Este no se usa en la carta oficial. II.- Cuerpo: a.- Introducción: Esta conduce directamente al asunto, ya que en este tipo de comunicación no se utilizan consideraciones personales o particulares. b.- Ideas fundamentales: Deben tratar un solo asunto en forma sencilla, concreta, breve y oportuna. c.- Despedida: Carece de expresiones recargadas de cortesía, las más usadas son: Dios y Federación y atentamente. d. - Antefirma: Se utiliza cuando la persona que suscribe el oficio lo hace a nombre de otra, por lo tanto, debe señalarse la palabra “por” seguida del nombre del cargo de la persona por quien se firma. III.- Otros Elementos: Son comunes a la carta comercial, a excepción de que en el oficio se escribe la fecha abreviada en que se firma, debajo de las iniciales identificadora, otra variación con respecto a otros elementos es que no admite posdata. CONVOCATORIA: Son las comunicaciones remitidas a los interesados antes de realizar alguna reunión, con el fin de informa el propósito de la misma y lograr el quórum que representa la mayoría. de los miembros. -

CARACTERISTICAS: Especial para convocara reuniones o actos especiales. 27

     

Es un anuncio que puede ser hecho a una varias personas. La respuesta puede ser negativa o positiva.

DATOS QUE DEBE CONTENER: Nombre de la empresa Clase de sesión, ordinaria y extraordinaria Sitio, fecha y hora de la reunión. Orden del día: comprende los puntos a tratar en la reunión. Fecha de la convocatoria. Nombre de la empresa o entidad que convoca. CIRCULARES:

Son las comunicaciones de igual texto enviadas a. diferentes destinatarios, para tratar el mismo asunto. Las circulares se reproducen en esténcil, pues existe la necesidad de despachar mucha de ellas. Las circulares pueden ser: - Circulares Internas: van dirigidas al personal de la empresa o de una dependencia determinada, con el fin de enterarlo acerca del procedimiento tomado por algún ejecutivo. -Circulares Externas: Las que se envían a las empresas, clientes y relacionados, con el objeto de informarles un asunto de interés como promoción de artículos oferta de mercancía, cambio de domicilio o teléfono, constitución o disolución de sociedades, otros. CARACTERISTICAS: - Llevan en la parte superior central del papel la palabra CIRCULAR. - Su contenido es igual para todos los destinatarios. - En la mayoría de los casos no requieren contestación. - La firma debe aparecer autógrafa sí el número de circulares producidas es considerable, puede ir estampada en sello, en esténcil o en fotograbado. - En las cartas circulares los espacios correspondientes a la fecha y el destinatario se dejan en blanco. Después se registraran allí los datos respectivos. CONTESTACIÓN DE UNA CIRCULAR:  Cuando se trata de una oferta, si ésta nos interesa.  Cuando sostenemos relaciones con la casa que nos la envía y teniendo que dirigimos a ella para tratar otros asuntos.  Cuando se considera conveniente para futuras relaciones comerciales con la firma que nos envió la circular. ACTAS: Es la relación escrita y pormenorizada de cuanto ocurre en las reuniones celebradas por la junta, directiva o asamblea. de un organismo. Debe reflejar fidelidad y exactitud. Las actas se asientan en un libro foliado y legalizado. Van numeradas y en orden cronológico. CARACTERISTICAS: 28

- En las relaciones se siguen un plan elevado, llamado ORDEN DEL DIA. - En dicha orden aparecen detalladas los asuntos que se trataran, estudiaran y discutirán en la reunión o asamblea. - El acta debe ir a la sesión de lectura por el secretario y para su reparación o enmiendas, se consignaran en el acta de esa sesión. DATOS QUE DEBE CONTENER: - Número del acta y clase de sesión. - Ciudad, fecha y hora de inicio. - Nombre del organismo que sesiona ( junta directiva, asamblea, otros) - Nomina de los asistentes. En ciertos casos se deja constancia de las inasistentes. - El orden del día - La discusión de cada uno de los puntos y conclusiones a las cuales se llego. - Hora de clausura de la sesión. - Nombre, cargo y firma de la personas respectivas. EL INFORME: Es un documento en el cual se estudia un problema con el fin de transmitir informaciones, presentar conclusiones, ideas y, a veces recomendaciones. Los informes de negocios más formales generalmente incluyen diez partes principales, algunas de las cuales pueden ser opcionales de acuerdo con la naturaleza y propósito del informe: 1.- Portada. 2.- Carta de transmisión. 3.- Contenido. 4.- Sumario o sipnosis: Resumen de todo el informe en unos pocos párrafos, con acento en las conclusiones y recomendaciones. 5.- Introducción: Exposición del objetivo, métodos de investigación y alcance del informe. 6.- Texto: Cuerpo del informe, que contiene los datos y cifras, con interpretaciones, que respaldan las conclusiones y recomendaciones. 7.- Conclusiones. 8.- Recomendaciones. 9.- Suplemento: El material complementario no incorporado en el texto. 10.- Bibliografía: Una líneas de las publicaciones consultadas. TELEGRAMA: Es una comunicación urgente, donde se simplifica el texto de una carta o correspondencia, cuyo asunto principal se transmite en forma abreviada., mediante la coordinación de palabras, de manera que no pierda su sentido. PARTES DEL TELEGRAMA: 1.- Fecha: Comprende lugar, día, mes y año en que se envía. 2.- Dirección del destinatario: Comprende nombre y apellido, señas y lugar donde reside la persona a quien se le envía. 29

3.- Tipo de servicio: señalar, si es urgente, ordinario o carta nocturna 4.- Texto: se refiere al contenido del telegrama. 5.- Datos del remitente: comprende nombre y apellido, firma y dirección de la persona que envía el telegrama. NORMAS PARA REDACTAR UN TELEGRAMA: 1. - Usar los formularios impresos por la oficina telegráfica para tal fin. 2.- El mensaje debe ser conciso pero coherente y fácil de entender, de manera que el mismo no resulte indescifrable. 3. - Suprimir las palabras tales como; el, la, y, que, a, yo, entre otros. 4.- Escribir solamente los nombres propios, verbos, adjetivos y adverbio que sean indispensables. 5.- Omitir el saludo y despedida. 6.- No dividir palabras al final de cada línea. 7.- Obviar los signos de puntuación a excepción del punto y seguido, cuando haya que separar frases que se presten a confusión. 8.- Señalar la clase de servicio que se desea. MODALIDADES DE LOS TELEGRAMAS:     

Con respuesta pagada (R.P) Multiples (T. Mx) Para entregar en propia mano (M. P.) Con acuse de recibo (P. C.) Cuando se haga uso de estos servicios (R. P, T. Mx, M. P, P. C.), se escribirán estas indicaciones inmediatamente antes de la dirección. CABLEGRAMA:

Es simplemente el mismo telegrama que se transmite a grandes distancias fuera de nuestro país, por medio de los cables submarinos que enlazan los territorios. En este tipo de comunicación urgente se utiliza un sistema de clave o signos. FAX: Sistema electrónico para enviar información impresa o gráfica de un lugar a otro, por medio de una copia o facsímil. Una máquina de fax transmite tonos de audio a través de las líneas telefónicas que se utilizan en una conversación persona a persona VENTAJAS - Agiliza las operaciones comerciales de la empresa - Disminuye considerablemente el tiempo de envió y recepción de correspondencias. - Permite la reproducción de documentos con gran fidelidad. TELEX: 30

Es un servicio de tipo telegráfico, mediante el cual los interesados pueden sostener una conversación escrita de manera simultánea, dentro o fuera del país, utilizando aparatos teleimpresores.

TELEGRAMA: Se denomina así a los mensajes que se transmite por teléfono de una oficina telegráfica a otra. RADIOGRAMA: Es un sistema de comunicación telegráfica, que se establece entre lugares distantes y en los cuales se dificulta la transmisión de mensajes a través de hilos. Es por esta razón que se vale de las ondas electromagnéticas o hertzianas. AVISO: Es una clase especial de Información utilizada con la finalidad de hacer del conocimiento público, algo de interés particular o general. Es redactado en forma breve, lacónica, clara y precisa, se publica por cualquiera de los medios adecuados (prensa escrita, radio, T.V., volantes, carteles y otros). Estos mensajes carecen de destinatario y despedida. ESQUELA: Usualmente este tipo de comunicación se redacta en tercera persona, colocando la firma en la parte superior y central del papel; sin embargo, pueden tener la forma de una carta corriente, la cual es redactada en primera persona y la firma se coloca al final. Su finalidad es formular invitaciones, transmitir recados, citaciones o comunicar públicamente definiciones o condolencias. TARJETAS: Son utilizadas para comunicaciones breves y se confeccionan generalmente en cartulina. Las tarjetas pueden ser personales y postales. Las personales se usan para invitaciones (cumpleaños, bautizo, matrimonio y otros), y las postales son aquellas que se emplean para saludar o tratar asuntos de carácter general. Circulan sin sobre. MEMORANDUM. Es la correspondencia comercial es una comunicación breve, que tiene por objeto poner en contacto a diversas personas o dependencias de una misma empresa (interno) o de diferentes empresas (externo) para dejar constancia escrita de algo.

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En la correspondencia, oficial, el memorandum es una comunicación breve y especial, en la. cual se, exponen informaciones de una dependencia u oficina pública a otra de igual o superior jerarquía.

CARACTERISTICAS. 1. Sus dimensiones equivalen generalmente a la mitad de una hoja de tamaño carta colocada en forma horizontal (21 ó 22 cc. De base por 14 cm de altura). 2. Trae impresos los siguientes datos: a) PARA: sitio en el cual se escribe el destinatario. b) DE: Lugar donde va el nombre del remitente. c) ASUNTO: Es el comprimido del contenido. d) FECHA: Espacio para indicar el día, mes y año de expedición. 3. - En el memorandum debe destacarse la pulcritud, el orden, la cortesía y demás cualidades de las comunicaciones comerciales. 4.- Además de ser breve, se caracteriza por su redacción sencilla, desprovista de frases rebuscadas. 5. Carece de saludo y por lo tanto, de despedida. Sin embargo, en algunos casos suele usarse la palabra atentamente, como formula de cortesía, 6.- El remitente puede estampar su firma o utilizar el visado. EL RECADO Es una comunicación breve e informal que aún cuando pueda redactarse en primera persona y en papel, lo más usual es hacerlo en la forma de tarjeta en tercera persona, naturalmente observando siempre una presentación decorosa.

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ANEXOS

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CARTA DE VENTA CINE FOTO URIBE Avenida resolución 60 Puebla, Puebla

Barinas, 22 de mayo de 2003

Haga de su CINE – FOTO – URIBE Su consejero Fotográfico... Cuando necesite una cámara, equipo fotográfico, o si desea un equipo de cine con sonido sumamente complicado ...... CINE FOTO URIBE Te orientará: Nikon, Minolta, Cannon, Yashica, Haseselblad, Kodak ........... todas estas famosas marcas, así como lentes, películas y equipos para revelar sus fotos están disponibles en CINE – FOTO URIBE. Tenemos el más grande y completo surtido. El folleto adjunto le describe algunos de los artículos en venta especial. Traiga consigo esta carta y recibirá un 10 % de descuento en sus compras de más de $ 600 la oferta termina el 20 de Julio APRESURATE.

Sinceramente,

MARIO PEREDA Presidente.

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“ CARTA DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN “ CASA FRANCO, S. A. AVENIDA SUCRE BARINAS

Barinas, 05 de mayo de 2003

Señores: MAGRI C. A. Av. Cuatricentenaria Barinas

Estimados amigos: En virtud de que estamos interesados en adquirir diez ( 10 ) máquinas agrícolas Modelo T- 4, les agradecemos nos envíen cotización, con precios y condiciones de pago.

Mucho sabremos estimarles su pronta respuesta.

Atentamente,

CARLOS FRÍAS Gerente.

CF/mp 35

CARTA DE RECLAMO TU LINDO CALZADO S.A. Av. Libertador Edif.. EL Rosal 1er piso Apto 2 – A Caracas Dto Federal

Caracas, 14 de junio de 2003

Señores: Calzate S.A. Av. 23 de Enero C.C. Forum Planta Baja Local 1-F Barinas Edo. Barinas Estimado señores: Me permito notificarles que los zapatos Aura que nos han sido distribuidos por ustedes durante 5 años siempre han tenido gran aceptación en el público, sin embargo recientemente algunos clientes han presentado quejas a cerca de sus calzados. Hemos revisado detalladamente la mercancía encontrando algunos defectos de fábrica como son: mal acabado y pares de zapatos con suela del mismo pie, indudablemente hubo descuido por parte del supervisor de calidad de su fabrica. Lamentamos el incidente pero a raíz de ello hemos decidido devolverles la mercancía en su totalidad y les agradecemos nos sea cambiada por otra a la mayor brevedad posible. Esperando ser de nuevo favorecidos por sus servicios. Sus estimados amigos. Por tu Lindo Calzado

_________________ ROSALÍA PERNÍA. Gerente General 36

RP/mp

RESPUESTA AL RECLAMO CALZATE S.A. Av. 23 de Enero C. C. Forum Planta Baja Local 1 Barinas Edo Barinas

Barinas, 19 de junio de 2003 Señores: Tu Lindo Calzado S.A. Av. Libertador Edif.. El Rosal 1er Piso Apto 2 – A Caracas Drito Federal

Estimados Señores: Contestamos gustosos a su carta que tuvo a bien mandarnos el 14 de junio. Lamentamos el hecho ocurrido ya que siempre nos hemos caracterizado por ser fabricantes y distribuidores de calzados de primera, indudablemente hubo descuido por el departamento de supervisión de calidad. Precisamente por esta razón con gran placer les será cambiada la mercancía y devuelta a la mayor brevedad posible. Presentamos nuestras disculpas y esperamos de esta manera conservar la excelente negociación que hemos mantenido hasta ahora. Muy agradecidos por su atención, Por CALZATE S.A.

________________ OPTALIS RIVERO Gerente General 37

OR/mp

CARTA DE COBRO COMPU – VALENCIA Av. Los Proceres Edif.. El Rosal Valencia Edo Carabobo Valencia, 21 de junio de 2003

Señores: TX – 10 Computer´s Av. Cuatricentenaria 45 – 4 Barinas Edo Barinas

Distinguido señores: En relación al pedido de fecha 30 de mayo, sentimos mucho tener que informarle que por no haber cancelado la mercancía en la fecha convenida ( 25 – 05 – 2003) nos vemos en la necesidad de cargarle a su deuda un 2,5 % de intereses por mora, siendo política de la empresa. Agradecemos se sirvan remesarnos dicha cantidad tan pronto les sea posible. Quedamos a la espera de su agradable respuesta, muy atentamente,

Por Compu – Valencia

_________________ ANIBAL SEVILLA Gerente de Ventas.

AS/re 38

RESPUESTA AL COBRO TX – 10 Computer’s Av. Cuatricentenaria 45 – 4 Barinas Edo Barinas Barinas, 25 de junio de 2003 Señores: Compu – Valencia Av. Los Próceres Edif.. El Rosal Valencia Edo Carabobo Apreciados señores: Nos complace saludarlos, y aprovechamos la ocasión para comunicarles el motivo por el cual no pudimos atender el compromiso para con su empresa. Debido a la situación por la que atraviesa el país, y el bajo poder adquisitivo de nuestros clientes no atendieron al pagó de sus deudas en la fecha prevista, lo que trajo como consecuencia un ingreso mínimo durante este mes. Pero reiteramos nuestra responsabilidad con ustedes, esta empresa gustosamente esta dispuesta a cancelar cualquier recargo en la deuda; quedamos a la espera de su receptividad. Atentamente,

Por TX – 110 Computer’s

__________________ CELIS ENRIQUE FREITES Presidente. CF/re 39

CARTA DE SOLICITUD DE PRORROGA CASA FRANCO, S.A. AVENIDA SUCRE BARINAS

Barinas, 10 de septiembre de 2003 Señores: BANCO FEDERAL Av. 23 de Enero Barinas

Distinguido señores: La obligación N° 8015 contraída con ustedes por la cantidad de Bs. 5.000.000,oo cuyas amortizaciones hemos cumplido en las fechas establecidas, vencerá el 30 de septiembre. En la segunda quincena del mes de agosto surgió en la empresa un conflicto obrero, declarado ilegal por el organismo respectivo. Este desajuste económico, que nos obliga, por primera vez en nuestra relaciones comerciales, a solicitar prorroga de sesenta (60) días a partir de este momento. Su respuesta positiva a nuestra solicitud la esperamos con singular aprecio.

Atentamente,

_____________ CARLOS FRÍA Gerente 40

CF/mp

CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO Barinas, 23 de junio de 2003

Señores: Constructora Occidente Zona Industrial Barinas Estimado Señores: He leído el anuncio que publicaron en “ La Prensa” el día 21/06/2003 solicitando una Secretaria Ejecutiva. Hace tres meses culmine un curso de Secretariado Ejecutivo Computarizado en la Escuela Técnica “ Andrés Bello”. Realizando pasantías por dos meses. De los cuales poseo credenciales y constancia. Considerando que estoy en capacidad de llenar los requisitos presentados por ustedes; para desempeñar el puesto de manera eficiente. Para mayor información les pido me concedan una entrevista en la fecha y hora que dispongan. Esperando tenga una acogida favorable a mi solicitud.

Atentamente,

_____________________ ROSMAYBIR PERNIA E. Secretaria Teléfono: 0273 – 5321416

41

Anexo: Curriculum Vitae y Hoja de Vida

SOLICITUD DE CREDITO Instituto San Enrique de Asís Av. Industrial Barinas Edo Barinas Barinas, 29 de junio de 2003 BANCO PROVINCIAL Av. 23 de Enero Barinas Edo Barinas Distinguidos señores: Me complace comunicarles, que es nuestro propósito, ampliar los laboratorios de computación de nuestra institución, para de esta manera, atender las numerosas solicitudes en cuanto a capacitación y servicio técnico se refiere. Por tal motivo, necesitamos invertir la cantidad de TRES MILLONES QUINIENTOS TREINTA MIL BOLIVARES ( Bs. 3.530.000,00) y en consecuencia acudimos a ustedes para solicitar de esa institución la cantidad antes mencionada. En garantía del préstamo o solicitado, ofrecemos hipotecar una casa ubicada en la localidad de Ciudad Bolivia – Pedraza y de la cual anexamos copia del titulo de propiedad. Sobre la solvencia y responsabilidad en el pago puede solicitar referencias a las siguientes casa de comercio: Inversiones Roma y Comercial Guiberry. En espera de su pronta respuesta. Me suscribo de ustedes, Por Instituto San Enrique de Asís.

__________________ CELIS FREITES R. Propietario. 42

CF/mp

OTORGAMIENTO DE CREDITO Banco Provincial SAICA Av. 23 de Enero Barinas Edo Barinas

Barinas, 01 de julio de 2003

Instituto “ San Enrique de Asís “ Av. Cuatricentenaria 45 – 4 Barinas Edo Barinas

Estimado señores: Por medio de la presente les comunicamos que después de haber estudiado detalladamente su solicitud estamos dispuestos a concederles el crédito. Por tal motivo les pedimos presentarse en nuestra oficina lo más pronto posible, a fin de acordar las condiciones bajo las cuales se realizaran los pagos.

Atentamente,

Por. BANCO PROVINCIAL

________________________ ROSAURA ESCALERO P. Gerente de Créditos.

RE/re 43

REFERENCIA COMERCIAL MUEBLERÍA EL SOL C. A. Calle camejo cruce con Avenida Páez Teléfono ( 0273 ) 5333345

A QUIEN PUEDA INTERESAR Quien suscribe CESAR NEMER RECHID, en mi condición de Gerente de esta empresa hago constar que el ciudadano: VICTOR PIÑERO HIDALGO, titular de la Cédula de Identidad N° 11.713.206, lleva relaciones comerciales con esta empresa movilizando crédito de SEIS ( 6 ) cifras altas, efectuando su pago a nuestra entera satisfacción.

Constancia que se expide a petición de parte interesada a los diecisiete días del mes de Abril del Dos Mil Tres.

______________________ CESAR NEMER RECHID Gerente.

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REFERENCIA PERSONAL

A QUIEN PUEDA INTERESAR

Yo, Grismelda Linarez, portadora de la Cédula de Identidad N° 9.548.552 por medio de la presente hago constar que conozco de vista, trato y comunicación al ciudadano CELIS E. FREITES, portador de la cédula de identidad N° 14.434.456, desde hace 15 años exactamente, habiéndole observado buena conducta, tanto en lo social como en lo familiar.

Constancia que se expide a solicitud de parte interesada a los VEINTE DÍAS DEL MES DE MAYO DE DOS MIL TRES.

_______________________ GRISMELDA LINAREZ C. I. N° 9.548.552 Teléfono:0414 - 5329381

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REFERENCIA BANCARIA UNIBANCA Av. Libertador Barinas Edo Barinas

Señores: MERIDA E. A. P. Presente.-

Hacemos constar que el señor JUAN MONTERO portador de la Cédula de Identidad N° V.- 11.407.101 es nuestro cliente, a través de una Cuenta Corriente Sin Intereses, distinguida por el N° 957, desde el 1 de Julio de 1999, con un saldo promedio de seis cifras altas, la cual moviliza a nuestra entera satisfacción.

Constancia que se expide a petición de parte interesada en Barinas a los once días del mes de Septiembre de Dos Mil Tres.

Atentamente,

_______________________ RICARDO ACUÑA Subgerente

Nota: Con vigencia de tres meses a partir de la fecha emitida. 46

RA/mp

CARTA DE RENUNCIA

Mérida, 12 de febrero de 2003 Señores: Delicateses Rosaura Av. Venezuela c/c España Edif.. Dilia planta baja Depart. De Recursos Humanos

Muy respetados señores: Sirve la presente para notificarles que debido a serios problemas familiares me veo en la obligación de solicitar mi renuncia al cargo de Administradora que he venido desempañando desde el 15/03/2000, puesto que no puedo seguir cumpliendo con el mismo.

En consecuencia sabré estimar se encarguen ordenar la liquidación de mis prestaciones sociales de acuerdo a las aplicaciones que establece la Ley, lo más pronto posible.

Muy agradecida su atención.

_________________ DIANA DE GALES Administradora 47

DG/re

DESPIDO JUSTIFICADO R. C. Computers Av. 23 de Enero Edificio El Rosal Primer piso Oficina 14 Barinas Edo Barinas

Barinas, 03 de abril de 2003 Señor: T. S. U. RAFAEL MÉNDEZ. Presente.Mucho sentimos comunicarle que debido a la falta de puntualidad en la entrega de la campaña publicitaria para la empresa R. C Computer´s la cual estaba bajo su responsabilidad, además de sus frecuentes faltas al trabajo, la gerencia a decidido prescindir de sus servicios y dar por terminado su contrato de trabajo.

Pero al mismo tiempo le agradecemos por todo cuanto hizo en beneficio de esta empresa y le deseamos el mayor de los éxitos en el futuro.

Sin más a que ser referencia.

Por R. C. Computers

____________________ CELIS E. FREITES R Gerente General 48

CF/re INSTITUTO DE FORMACIÓN “ ANDRÉS BELLO “ Av. Elías Cordero Edif.. Landrias 1er Piso Barinas Estado Barinas

La suscrita Directora del Instituto de Formación “ Andrés Bello C. A.”, hace constar que la ciudadana: GUTIERREZ ARO, PILAR EDEN, portadora de la Cédula de Identidad N° V.- 9.985.547; Presta sus servicios en esta Institución como: DOCENTE. Devengando un sueldo de Doscientos Cincuenta Mil Bolívares ( Bs. 250.000,oo ) Mensual, desde el 15 de Enero del Dos Mil Tres hasta la presente fecha.

Constancia que se expide a petición de parte interesada, a los Diez Días del Mes de Septiembre de Dos Mil Tres.

Atentamente,

Prof. GRISMELDA LINAREZ Directora. 49

GL/mp

MINISTERIO DE EDUCACUÓN CULTURA Y DEPORTE U. E. “ JOSE RAFAEL PULIDO MENDEZ “ Ciudad Bolivia – Pedraza – Barinas

CONSTANCIA DE ESTUDIO

Hacemos constar que el(la) alumno(a) ROSMARYBIR I, ESCALERO P, Portador de la cédula de identidad N° 17.240.521, nacida en Maracay Estado Aragua el 02/03/1986, de 14 años de edad, soltera, actualmente cursa estudios en esta Institución, y se encuentra en el 9no Grado del periodo académico 2002 – 2003.

Constancia que se expide a solicitud de parte interesada a los OCHO DÍAS DEL MES DE JUNIO DEL DOS MIL TRES.

______________________ ROSAURA C. PERNIA E. Jefe Control de Estudios 50

RP/mp

OFICIO Republica Bolivariana de Venezuela Gobernación del Estado Barinas Dirección de Recursos Humanos Barinas, 25 de Septiembre de 2003 Procuraduría General del Estado Barinas Abog. Lourdes Palomares ( Procuraduría ) Presente.Con referencia al atento oficio N° 1232 de fecha 20 – 08 – 2001 con el cual sirvió acompañar relación de saldos que de su partidas de egresos para el presente año formulo la Oficina Impresora de Hacienda, la cual sirvió de base para la formación de un estado comparativo entre los datos que esta Secretaria facilito a usted y los de la citada Oficina Impresora, me permitió manifestarle que las discrepancias obedecen a que la Impresora ejerce sus partidas en fechas más aproximadas a la verificación de sus gastos; por ejemplo, en el caso de la partida 2633, de sueldos y retribuciones, no se tenia conocimientos en esta Secretaria más que de lo pagado hasta el mes de Julio; y de los abonos que corresponden a esta partida por concepto de trabajos que ejecuta la citada Oficina a diversas dependencias del Ejecutivo, esta Secretaria los verifica hasta que la autorización de cargo queda expedida por la Oficina a quien corresponda. Me permito manifestarle que las diferencias que ha notado esa Oficina son resueltos de la morosidad en la recepción de datos en esta Secretaria, los datos contenidos en el estado que se proporciono a usted, son exactos.

Atentamente,

___________________ JOSE LOPEZ 51

Jefe del Departamento de Personal.

JL/mp

MODELO OFICIO INTERNO

SELLO OFICIAL

DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS TÉCNICOS CENTRO SCOP. AVS. XOLA Y UNIVERSIDAD DEPARTAMENTO TÉCNICO OFICINA DE PUBLICACIONES TÉCNICAS Y REPRODUCCIONES Of. Num. 308. 7. 1/311

Caracas, 4 de agosto de 2003

C. ING. ARMANDO LUCK ESTRADA Director General de Carreteras en Cooperación Edificio.

En relación con su atento oficio 303.5/222 de fecha 15 de julio del presente, tengo mucho gusto en enviar a usted, anexos al presente, los 70 ejemplares que nos solicito de cada una de las publicaciones “ Efectos de Remanso Producido por el Estrechamiento de un Cauce” y “ Socavación Local en Pilas “

Atentamente,

SUFRAGIO EFECTIOVO NO REELECCIÓN El Director General. 52

c.c.p..- C. Ing. Carlos Rosado R.- Jefe del Departamento técnico.D. G. S. T.- Presente. c.c.p.- Archivo de la D. G. S. T.- Oficinas. AUTOREPUESTOS S. A Av. Medina Jiménez Edif.. El Trigal piso 1 # 4 Barinas Edo Barinas

CONVOCATORIA

A los miembros del Consejo de Administración de AUTOREPUESTOS, S. A. Presente.-

De conformidad con lo prescrito por el articulo “ X “ de nuestro Estatuto, nos complace convocar a ustedes a la Junta de Consejo, que se llevará a cabo el miércoles 21 de junio próximo a las 11:30 AM, en las instalaciones de nuestra empresa.

Barinas, 11 de junio de 2003

_____________________________

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EL SECRETARIO DEL CONSEJO LIC. LUIS DE LA TORRE C.

CASA FRANCO, S. A. AVENIDA SUCRE BARINAS

CIRCULAR Se participa al personal que labora en esta empresa, lo siguiente: De acuerdo con la cláusula 5ta del contrato colectivo, CASA FRANCO, S. A., ha propiciado la fundación del centro recreativo de los trabajadores ( CRT ), ubicado en la Avenida 11 de la Urbanización El Placer, de esta ciudad.

Este centro comenzará a funcionar el próximo día 16 de junio, a las 3 p.m. los actos inaugurales regirán según el programa respectivo.

Atentamente,

______________________ REINALDO GOMEZ Jefe de Relaciones Públicas

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RG/mb

ACTA En la ciudad de Caracas, a las 5:00 PM del día 13 de abril del dos mil tres, reunidos los accionistas de la Empresa Pegaso, S. A., en su local sede, con el número ocho de la avenida Camargo, y comprobado que hay quórum, el señor Cesar Pirod, Presidente del Consejo de Administración de la empresa, hace la declaratoria y queda abierta la sesión correspondiente a la Asamblea General Ordinaria; la cual se efectúa con base en el siguiente Orden del Día, dado a conocer previamente en la Convocatoria de citación. ORDEN DEL DÍA 1.- Lectura del acta de la Asamblea Anterior 2.- Informe contable y financiero de la Empresa. Discusión y aprobación, en su caso. 3.- Planes y Política por seguir para 2001 – 2002 4.- Asuntos Generales. A continuación el, señor César Pirod pone a consideración de los accionistas el Orden del Día. Aprobado éste, la Secretaria Auxiliar, señorita Raquel Montes, da lectura al acta de Asamblea Ordinaria anterior. A invitación del Presidente, el señor Hernán Espinola da lectura a su informe contable y financiero de la Empresa, documento que recibe el aplauso y aprobación unánime de los señores accionistas. Procediendo con lo dispuesto en el Orden del Día, el señor Pirod da lectura a su ponencia sobre Planes y Políticas por seguir durante el año fiscal. Concluida la lectura el ponente invita a los accionistas para que pregunten, en caso de duda. A esta invitación, el señor Ramón Pedraza manifiesta su conformidad, pero pide mayor actividad y que se precise mejor la política humanística de la Empresa; para ello, entrega su personal sugerencia, la cual se aprueba con el beneplácito, y queda como adición de la ponencia presentada por el señor Pirod. Antes de pasar a los asuntos generales, último punto en el Orden del Día, el Presidente invita a los accionistas a meditar y sugerir algo concreto que sirva para mejorar la organización de la Empresa y pide un testimonio, el que se otorga con el aplauso unánime. El presidente agradece y pregunta si hay algún asunto que quiera tratarse. Todos guardan silencio; por tal motivo, el señor Presidente solicita un receso prudente para la redacción del Acta. Cumpliendo con este requisito, la pone a la consideración de los presentes, quienes la aprueban en todas sus partes. Inmediatamente después el Presidente da por terminada la sesión, a las 10:00PM del mismo día.

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EL PRESIDENTE

LA SECRETARIA

_____________ CESAR PIROD

_________________ RAQUEL MONTES

TELEGRAMA

Barquisimeto, 26 de Agosto de 2003

Rodrigo Castillo Apartado 2440 Zona 3 Panamá.

Envío Libros correo aéreo PUNTO saludos.

Luisa Suárez Calle 54 N° 14-58 Barquisimeto, Venezuela.

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AVISO

K – LISTO INFORMA INTERRUPCIONES DE SERVICIO

C. A. La Electricidad de Caracas

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ESQUELA EN TERCERA PERSONA

LIC. WILMER MENDOZA

Saluda cordialmente a la Sra. Eugenia Guédez, en la oportunidad de felicitarla por el nacimiento de su primogénito.

El Lic. Mendoza, aprovecha la oportunidad para reiterarle su personal estimación.

Barinas, 06 de Julio de 2003

Eugenia Guédez Calle 03, N° 4-11 Barquisimeto.

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TARJETA

ANTONIO RODRÍGUEZ Gerente de Lois C. A.

Tiene el placer de invitarle a la inauguración del nuevo edifico de su Empresa, situado en la Avenida Urdaneta, acto que se efectuara el día 5 de Febrero a las 4 p.m.

Caracas, 23 de enero de 2003

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C. A. D. E. L. A. Compañía Anónima de Electricidad de los Andes Barinas Edo Barinas

MEMORANDUM Para: Oficina Comercial Barinas I De: Zona Barinas. Fecha: 01/07/2003 Asunto: Entrega del Ciclo I

A través del presente nos permitimos hacerles llegar los diskettes del ciclo I referidos a la facturación del mes de Marzo y las tomas de lectura, a fin de agilizar las entregas mensuales del ciclo.

________________________ LIC. ROSAURA RAMÍREZ Jefe Facturación de Zona.

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