La segunda edición de la Guía de Writer (publicado agosto de 2011). Esta guía es una guía de estudio para informática as...
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Guía de Calc Segunda Edición
© Rupert Parsons 2011
OpenOffice / LibreOffice 3.x
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Autor Rupert Parsons
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Fecha de Publicación y Versión de Software Publicado Agosto de 2011 Basado en OpenOffice.org 3.3
© Rupert Parsons 2011
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Tabla de contenidos Introducción.................... Introducción.................................. ............................ ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ...................................... ......................... 1 Introducción a hojas de cálculo..................... cálculo................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................ .......... 2 Para qué sirve una hoja de cálculo.................... cálculo.................................. ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ................................ .................. . 3
Abrir, Abrir, Guardar y Cerrar hojas de cálculo........................ cálculo...................................... ........................... ........................... ............................ ........................................... ............................. 5 Introducción y objetivos de aprendizaje................ aprendizaje............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ............................................ .............................. 6 Crear una nueva hoja de cálculo..................... cálculo................................... ............................ ........................... ........................... ........................... ............................................. ................................ ... 7 Guardar una nueva hoja de cálculo.................... cálculo.................................. ........................... ........................... ............................ ........................... ............................................. ................................ 9 Abrir una hoja de cálculo guardada..................... guardada................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... .............................11 ................11 Guardar una hoja de cálculo cambiada....................... cambiada.................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ...................... ......... 14 Cerrar una hoja de cálculo.................... cálculo.................................. ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ .............................. ................ 15
Seleccionar celdas...................... celdas................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ......................... ........... 17 Introducción y objetivos de aprendizaje................ aprendizaje............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ..................................... ....................... ..... 18 Seleccionar una celda...................... celda.................................... ............................ ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ..................... ........ 19 Seleccionar un rango de celdas...................... celdas................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ .................................. .................... 20
Escribir y editar en una hoja de cálculo....................... cálculo..................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ..............................2 .................21 1 Introducción y objetivos de aprendizaje................ aprendizaje............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ..................................... ....................... ..... 22 Escribir en las celdas de una u na hoja de cálculo................................. cálculo............................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ................ .. 23 Corregir lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo................................ cálculo.............................................. ............................ ........................................ .......................... . 24 Eliminar lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo ........................... ......................................... ........................... ............................................. ................................ 25
Columnas y Filas........................ Filas...................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... .................................................... ...................................... 27 Introducción y objetivos de aprendizaje................ aprendizaje............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ..................................... ....................... ..... 28 Modificar el ancho de columna...................... columna.................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ................................................ ................................... 29 Insertar columnas ........................... ......................................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ................................................. ................................... 30 Eliminar columnas ........................... ......................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ..................... ....... 32 Ocultar columnas........................ columnas..................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ............. 34 Mostrar columnas......................... columnas...................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ...................................... ......................... 36 Modificar el alto de d e una fila..................... fila.................................. ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ................................... ..................... ....... 38 Insertar filas ........................... ......................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ............................................ ............................... 39 Eliminar filas..................... filas................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... .................................................. .................................... 41 Ocultar filas..................... filas................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................ ........... 43 Mostrar filas....................... filas.................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ................................... ..................... . 45
Formato de Celdas...................... Celdas.................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ........................ ........... 47
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OpenOffice / LibreOffice 3.x Introducción y objetivos de aprendizaje................ aprendizaje............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ..................................... ....................... ..... 48 Formato de celdas: Fuente........................ Fuente..................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ....................................... ......................... 50 Formato de celdas: Alineación Alineación (horizontal).............. (horizontal)........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ....................................... ......................... 52 Formato de celdas: Bordes....................... Bordes.................................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ............. 53 Formato de celdas: Color..................... Color................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................... ................. 55 Formato de celdas: Números......................... Números....................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ..................... ........ 57 Formato de celdas: Alineación Alineación (vertical).................. (vertical)................................ ........................... ........................... ............................ ........................... ...................................... ......................... 60 Formato de celdas: Orientación del texto....................... texto..................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ................... ..... 61 Formato de celdas: Ajustar texto automáticamente
........................... ...................................................... ........................... .....62 .....6 2
Formato de celdas: Ajustar texto al tamaño de la celda......................... celda....................................... ........................... ........................... ............................ ......................6 ........6 3
Ordenar datos........................ datos...................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................................... ............................. 64 Introducción y objetivos de aprendizaje................ aprendizaje............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ..................................... ....................... ..... 65 Ordenar datos........................ datos..................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ................................ .................. 66 El significado de la ventana “Rango del Orden”......................... Orden”...................................... ........................... ............................ ........................... .................................. ..................... 69
Fórmulas.................... Fórmulas.................................. ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ........................... ............................. ............... 70 Introducción y objetivos de aprendizaje................ aprendizaje............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ..................................... ....................... ..... 71 Sumar datos....................... datos.................................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ................................................. ................................... 73 Asistente de función..................... función.................................. ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... .......................... ............ 75 Fórmulas con operaciones matemáticas........................ matemáticas...................................... ........................... ........................... ............................ ............................................. ............................... 78 Cómo crear y escribir una fórmula en una celda con operaciones matemáticas................................................7 matemáticas................................................7 8 Operaciones matemáticas básicas........................ básicas..................................... ........................... ........................... ........................... ............................ ....................................... ......................... 80 Cómo crear una fórmula que calcula porcentajes (usando el formato de celdas para el mismo).......................80 Fórmulas: copiar y pegar (1)........................... (1)......................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... .................................. .................... 82 Fórmulas: copiar y pegar (2)........................... (2)......................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... .................................. .................... 84 La Fórmula: SI....................... SI.................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ............................................. ................................ 87 Introducción............... Introducción............................ ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... .......................................... ............................ 87 Cómo usar el asistente de función para crear una fórmula “SI”................................ “SI”.............................................. ........................... ............................ ............... 88 Cómo crear una fórmula “SI” que tiene más de una prueba lógica .............................. ........................................... ......................................91 .........................91 Operadores de comparación ............................ ......................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ................................... ..................... ........ 97
Gráficos................... Gráficos................................. ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ............................................ .............................. 98 Introducción y objetivos de aprendizaje................ aprendizaje............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ..................................... ....................... ..... 99 Gráfico circular................... circular................................ ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ .................... ...... 100 Para cambiar / formatear el gráfico...................... gráfico................................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ......................... ............ 104 Gráfico de columnas......................... columnas...................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ........................... ........................... ................................. ................... 108
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OpenOffice / LibreOffice 3.x Para cambiar / formatear el gráfico...................... gráfico................................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ......................... ............ 113
Imprimir................ Imprimir.............................. ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................................... .............................. .. 117 Introducción y objetivos de aprendizaje .......................... ........................................ ........................... ........................... ....................................................... ......................................... 118 Formato de papel y márgenes.......................... márgenes........................................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................................... .............................. 119 Definir el rango del papel...................... papel.................................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ .......................................... ............................ 120 Vista preliminar................. preliminar.............................. ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ................................... ..................... 121 Salto de página.................... página.................................. ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ............................... .................. 123 Cómo insertar un salto de página................... página................................. ........................... ........................... ............................ ........................... ........................................... .............................. 123 Cómo insertar un salto de página................... página................................. ........................... ........................... ............................ ........................... ........................................... .............................. 125 Ajustar la escala de impresión..................... impresión................................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ................................... ..................... 126 Encabezamiento............ Encabezamiento......................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ...................................... ........................ 128 Pie de página.................... página................................. ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ................................... ..................... 131 Imprimir..................... Imprimir................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................. ............... 134 Cuadro de diálogo Imprimir.................... Imprimir.................................. ........................... ........................... ............................ ........................... ........................... ............................ ......................... ........... 134 La impresora que quiere usar........................ usar...................................... ........................... ........................... ............................ ........................... ............................................ ............................... 135 Propiedades de la impresora..................... impresora................................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ................................... ..................... 136 Hojas / hoja / celdas que quiere imprimir........................... imprimir......................................... ............................ ........................... ........................... ...................................... ........................ 137 Páginas que quiere imprimir...................... imprimir................................... ........................... ............................ ........................... ........................... ................................................. ................................... 138 ¡A imprimir!...................... imprimir!.................................... ........................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ............................................... .................................. 139
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Introducción
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Introducción a hojas de cálculo Una hoja de cálculo es una página organizada en una cuadrícula:
Por lo tanto una hoja de cálculo se compone de cuadritos que se llaman celdas Las columnas se nombran con letras mayúsculas (A,B, C...) y las filas con números (1,2,3...) Cada celda recibe un nombre que comienza con la letra de la columna y luego el número de la fila para identificar dónde la misma está ubicada, por ejemplo: C5
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Para qué sirve una hoja de cálculo Las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:
Cargar y Organizar datos Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos Presentar datos Para mayor ilustración para qué sirve una hoja de cálculo tome los gastos típicos mensuales de una familia como un ejemplo. Se puede cargar los gastos típicos mensuales de una familia:
Se puede analizar los gastos típicos mensuales de una familia p.ej. gastos totales:
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Se puede presentar los gastos típicos mensuales de una familia p.ej. con un gráfico de barras:
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Abrir, Guardar y Cerrar hojas de cálculo
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Introducción y objetivos de aprendizaje Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes: ✔
Cómo abrir, guardar, y cerrar hojas de cálculo Sección: Crear una nueva hoja de cálculo Sección: Guardar una nueva hoja de cálculo Sección: Abrir una hoja de cálculo guardada Sección: Guardar una hoja de cálculo cambiada Sección: Guardar una hoja cambiada Sección: Cerrar una hoja de cálculo
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Crear una nueva hoja de cálculo Haga doble clic sobre el icono de OpenOffice.org o LibreOffice :
Aparece la siguiente pantalla:
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Pulse Hoja de cálculo
Automáticamente aparecerá el nuevo documento:
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Guardar una nueva hoja de cálculo Seleccione los siguientes puntos en secuencia: Menú Archivo Seleccione Guardar como...
Aparece la ventana Guardar como
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En la lista desplegable de Guardar en: Guardar en: seleccione la carpeta en la cual desea guardar
Darle un nombre al archivo Pulse Guardar
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Abrir una hoja de cálculo guardada Menú Archivo Seleccione Abrir...
Aparece la ventana Abrir
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Seleccione la carpeta que tiene el archivo que desea abrir usando la lista desplegable de Buscar en: Buscar en:
Seleccione el archivo que desea abrir:
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Pulse Abrir
Automáticamente aparecerá la hoja de cálculo guardado:
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Guardar una hoja de cálculo cambiada Menú Archivo
Seleccione Guardar
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Cerrar una hoja de cálculo Menú Archivo
Seleccione Cerrar
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Menú Archivo
Seleccione Terminar
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Seleccionar celdas
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Introducción y objetivos de aprendizaje Una hoja de cálculo es una página organizada en una cuadrícula que se compone de cuadritos que se llaman celdas :
Para agregar datos a una hoja de cálculo o editarla deberá entender cómo seleccionar las celdas
Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes: ✔
Cómo seleccionar celdas Sección: Seleccionar una celda Sección: Seleccionar un rango de celdas
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Seleccionar una celda Coloque el mouse sobre la celda que quiere seleccionar Haga clic con el mouse para seleccionarla Un borde aparece alrededor de la celda seleccionada La celda recibe el nombre que comienza con la letra de la columna y luego el número de la fila para identificar dónde la misma está ubicada, por ejemplo: C5
Para avanzar de una celda a otra se puede utilizar lo siguiente: ●
para bajar: la tecla Intro
●
para avanzar hacia la derecha: tecla Tab
●
para avanzar en cualquier dirección: las teclas de
●
para moverse, se puede utilizar el
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Flechas
mouse
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Seleccionar un rango de celdas Si tiene que agregar o editar las mismas cosas a un rango de celdas puede seleccionar el rango para aplicar los cambios. Esto es más rápido que seleccionar y cambiar las celdas de a uno.
Para seleccionar un rango de celdas: Seleccione la primera celda del rango Arrastre con el mouse hasta la ultima celda del rango Las celdas seleccionadas cambian de color
Si el rango de celdas incluye más de una fila arrastre con el mouse desde la primera celda de la primera fila del rango hasta la ultima celda de la ultima fila del mismo:
La primera celda del rango
La ultima celda del rango
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Escribir y editar en una hoja de cálculo
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Introducción y objetivos de aprendizaje Recuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:
Cargar y Organizar datos Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos Presentar datos Para cargar datos deberá entender cómo cargar datos en las celdas de una hoja de cálculo y cómo editar lo escrito Este capítulo explica cómo hacerlo
Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes: ✔
Cómo escribir en las celdas de una hoja de cálculo Sección: Escribir en las celdas de una hoja de cálculo
✔
Cómo editar lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo Sección: Corregir lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo Sección: Eliminar lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo
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Escribir en las celdas de una hoja de cálculo Seleccione la celda en la cual quiere escribir (para entender cómo seleccionar celdas vaya al capítulo Cómo seleccionar celdas )
Escriba el texto directamente en la celda Pulse la tecla Intro
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Corregir lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo Hay dos maneras de corregir la información:
Si desea cambiar todo lo que escribió, ubíquese nuevamente en la celda correspondiente y escriba. Se borrará directamente lo que escribió y aparecerá la nueva información Si desea cambiar sólo parte de lo que escribió, ubíquese en la celda correspondiente y luego haga un clic en la “Línea de Entrada”. Puede avanzar dentro del texto de la celda utilizando las flechas del teclado Para salir de la celda en la que realizaba los cambios deberá usar la tecla Intro o la tecla Tab.
Linea de Entrada
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Eliminar lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo Seleccione la celda o las celdas en donde está/n ubicado/s el contenido que necesita eliminar: (para entender cómo seleccionar un rango de celdas vaya al capítulo Seleccionar celdas )
Pulse la tecla Supr ; para suprimir la(s) palabra(s) Aparece la ventana Eliminar contenidos Pulse Aceptar
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Al término del procedimiento la palabra desaparecerá automáticamente:
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Columnas y Filas
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Introducción y objetivos de aprendizaje Recuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:
Cargar y Organizar datos Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos Presentar datos Para cargar datos deberá entender cómo insertar y eliminar columnas y filas. Para presentar datos deberá entender cómo modificar, ocultar / mostrar columnas y filas. Este capítulo explica cómo hacerlo
Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes: ✔
Cómo modificar, insertar, eliminar y ocultar columnas Sección: Modificar el ancho de columna Sección: Insertar columnas Sección: Eliminar columnas Sección:Ocultar columnas Sección: Mostrar columnas
✔
Cómo modificar, insertar, eliminar y ocultar filas Sección: Modificar el alto de una fila Sección: Insertar filas Sección: Eliminar filas Sección: Ocultar filas Sección: Mostrar filas
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Modificar el ancho de columna Con el mouse, arrastre la línea de la columna que desea modificar, hasta que el contenido tenga suficiente espacio Por ejemplo; Columna A
Al término del procedimiento la columna se verá mas espaciada:
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Insertar columnas Haga clic con el mouse sobre la letra de la columna a la derecha de donde quiere insertar la nueva columna Por ejemplo; Columna A
Menú Insertar Seleccione Columnas
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento la nueva columna se insertará automáticamente al lado izquierdo de la columna seleccionada:
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Eliminar columnas Haga clic con el mouse sobre la letra de la columna que desea eliminar Por ejemplo; Columna B
Menú Editar Seleccione Eliminar celdas...
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento la columna desaparecerá automáticamente:
Antes
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Después
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Ocultar columnas Haga clic con el mouse sobre la letra de la columna que desea ocultar Por ejemplo; Columna B
Menú Formato Seleccione Columna Seleccione Ocultar
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:
Antes
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Después
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Mostrar columnas Con el mouse arrastre sobre la letra de la columna antes de la columna que se ocultó y la letra de la columna después de la columna que se ocultó :
Menú Formato Seleccione Columna Seleccione Mostrar
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento la columna que se ocultó aparecerá nuevamente (Columna B):
Antes
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Después
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Modificar el alto de una fila Con el mouse arrastre la línea de la fila que desea modificar, hasta que el contenido tenga suficiente espacio Por ejemplo; Fila 3
Al término del procedimiento la fila se verá mas espaciada:
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Insertar filas Haga clic con el mouse sobre el número de la fila debajo de donde que quiere insertar la nueva fila Por ejemplo; Fila 5
Menú Insertar Seleccione Filas
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento la nueva fila se insertará automáticamente arriba de la fila seleccionada:
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Eliminar filas Haga clic con el mouse sobre el número de la fila que desea eliminar Por ejemplo; Fila 5
Menú Editar Seleccione Eliminar celdas...
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento la fila desaparecerá automáticamente:
Antes
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Después
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Ocultar filas Haga clic con el mouse sobre el número de fila que desea ocultar Por ejemplo; Fila 2
Menú Formato Seleccione Fila Seleccione Ocultar
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:
Antes
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Después
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Mostrar filas Con el mouse arrastre sobre el número de la fila antes de la fila que se ocultó y el número de la fila después de la fila que se ocultó :
Menú Formato Seleccione Fila Seleccione Mostrar
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento la fila que se ocultó aparecerá (Fila 2):
Antes
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Después
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Formato de Celdas
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Introducción y objetivos de aprendizaje Recuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:
Cargar y Organizar datos Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos Presentar datos Para presentar datos deberá entender cómo formatear celdas Este capítulo explica cómo hacerlo Muchas veces se necesita aplicar el mismo formato a un rango de celdas. Por lo tanto deberá entender cómo seleccionar un rango de celdas. Para entenderlo vaya al capítulo Seleccionar celdas
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes: ✔
Cómo formatear celdas de una hoja de cálculo Sección: Formato de celdas Fuente Sección: Formato de celdas Alineación (horizontal) Sección: Formato de celdas Bordes Sección: Formato de celdas Color Sección: Formato de celdas Números Sección: Formato de celdas Alineación (vertical) Sección: Formato de celdas Orientación del texto Sección: Formato de celdas Ajustar texto automáticamente Sección: Formato de celdas Ajustar texto al tamaño de la celda
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Formato de celdas: Fuente Se puede modificar el tipo, el tamaño y el estilo de fuente Seleccione la celda o las celdas que desea modificar
Para cambiar el tipo de fuente Seleccione la fuente que desea usando la lista desplegable para ello:
Para cambiar el tamaño de fuente Seleccione el tamaño de fuente que desea usando la lista desplegable para ello:
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Para cambiar el estilo de fuente Pulse el icono de negrita o cursiva en la barra de herramientas:
Después de cambiar el estilo de fuente a negrita se ve así:
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Formato de celdas: Alineación (horizontal) Seleccione la celda o las celdas que desea alinear Por ejemplo; Edad
Para elegir la Alineación deberá hacer un clic en uno de los iconos de acuerdo al estilo que desea:
Por ejemplo; Centrado
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Formato de celdas: Bordes Seleccione la celda o las celdas que desea modificar Pulse el icono de Borde
Aparece un cuadro que tiene distintas configuraciones de bordes para las celdas Seleccione el tipo de borde que desea Por ejemplo; borde exterior y todas las líneas interiores:
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Al término del procedimiento los bordes de las celdas aparecerán según el tipo de borde seleccionado:
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Formato de celdas: Color Seleccione la celda o las celdas que desea destacar usando un color de fondo Por ejemplo; Títulos Pulse el icono de Color de fondo
Aparece un cuadro que tiene distintos colores Seleccione el color que desea Por ejemplo; Gris
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al término del procedimiento aparecerá el color de fondo para las celdas seleccionadas:
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Formato de celdas: Números Se puede mejorar la presentación de los números Por ejemplo con un separador de miles o al cambiar el número de posiciones decimales que desea mostrar Seleccione la celda o las celdas que tienen los números que desea modificar Por ejemplo; Aporte para Clausura
Menú Formato Seleccione Celdas...
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Aparece la ventana Formato de cedas Seleccione la pestaña Números Seleccione Número
Tilde / Cambie las opciones que desea para mejorar la presentación de los datos: (Decimales, Ceros principales, Número negativos en rojo, Separador de miles)
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Se ve cómo la presentación de los números seleccionados serán modificado dentro de la ventana Pulse Aceptar
Al término del procedimiento aparecerán la versión modificada de los números En el caso del ejemplo los montos del aporte para clausura ahora tienen un separado de miles (por ejemplo 50.000 en vez de 50000):
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Formato de celdas: Alineación (vertical) Seleccione la celda o las celdas que desea modificar Menú Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaña Alineación Seleccione la alineación que desea usando la lista desplegable que se ubica debajo del título “Vertical” . Por ejemplo; Arriba Pulse Aceptar
Al término del procedimiento la alineación cambiará:
Antes
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Después
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OpenOffice / LibreOffice 3.x
Formato de celdas: Orientación del texto Seleccione la celda o las celdas que desea modificar Menú Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaña Alineación Seleccione el ángulo de inclinación que desea usando las flechitas (que se ubican debajo del título “Grados” ). Por ejemplo; 90 grados Pulse Aceptar
Al término del procedimiento la orientación del texto cambiará:
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Después 61
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Formato de celdas: Ajustar texto automáticamente Seleccione la celda o las celdas que desea modificar Menú Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaña Alineación Tilde Ajustar texto automáticamente (que se ubica debajo del título “Propiedades” ) Pulse Aceptar
La altura de la celda se modificará para ajustar el texto como en el ejemplo:
Antes
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Después
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Formato de celdas: Ajustar texto al tamaño de la celda Seleccione la celda o las celdas que desea modificar Menú Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaña Alineación Tilde Reducir para ajustar al tamaño de celda (se ubica debajo del título Propiedades ) Pulse Aceptar
El texto se modificará para ajustarse al tamaño de la celda como en el ejemplo:
Antes
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Después
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Ordenar datos
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Introducción y objetivos de aprendizaje Recuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:
Cargar y Organizar datos Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos Presentar datos Para organizar datos deberá entender cómo ordenar datos Este capítulo explica cómo hacerlo
Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes: ✔
Cómo ordenar datos Sección: Ordenar datos Sección: El significado de la ventana “Rango del Orden”
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Ordenar datos Se puede ordenar los datos según diferentes criterios Tome los nombres de los alumnos/as como un ejemplo:
Si quiere ordenar los datos de los alumnos/as por apellido... Seleccione todos los datos que quiere ordenar incluyendo los títulos:
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Menú Datos Seleccione Ordenar...
(si la ventana Rango del Orden aparece vaya a la próxima sección El significado de la ventana “Rango del Orden” para para entender por qué la misma aparece) Aparece la ventana Ordenar Debajo del título “Ordenar según” use la lista desplegable para seleccionar el criterio que desea ordenar, por ejemplo; Apellido y nombre
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Marque Ascendente o Descendente (ordenar los datos en forma ascendente o descendente) Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo los datos se ordenarán en forma ascendente según los apellidos:
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El significado de la ventana “Rango del Orden” La ventana Rango del Orden aparece cuando hay celdas, adyacentes al rango de celdas que se seleccionó, que también contienen datos:
Las celdas próximas a la selección
Cuando la ventana Rango del Orden aparece: Pulse Selección Actual si solo quiere ordenar los datos del rango de datos que se seleccionó. Pulse Selección Extendida si quiere seleccionar y ordenar también los datos de las celdas adyacentes al rango de celdas que se seleccionó.
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Fórmulas
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Introducción y objetivos de aprendizaje Recuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:
Cargar y Organizar datos Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos Presentar datos Para analizar datos deberá entender cómo crear fórmulas Las fórmulas realizan operaciones matemáticas con datos que se cargaron en una hoja. Por ejemplo si una celda tiene el número 3 y otra celda tiene el número 2 se puede cargar una fórmula en una tercera celda que suma los contenidos de las otras dos celdas que tienen los números (2 + 3 = 5)
El resto del capítulo explica cómo crear y cargar fórmulas
Importante: formatee las celdas correctamente Antes de cargar una fórmula en una celda le recomiendo que verifique el formato de la misma y si es necesario cámbielo. Para celdas que tienen fórmulas normalmente tiene que usar el formato de celdas para números. Se debe a que las celdas que tienen fórmulas normalmente muestran resultados numéricos. Vaya al capítulo Formato de Celdas y especialmente a la sección Formato de celdas: Número para mayor ilustración. © Rupert Parsons 2011
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Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes: ✔
Introducir el uso de fórmulas y herramientas que le ayuda a crear fórmulas Sección: Sumar datos Sección: Asistente de función
✔
Cómo crear fórmulas con operaciones matemáticas Sección: Fórmulas con operaciones matemáticas
✔
Cómo copiar y pegar fórmulas Sección: Fórmulas copiar y pegar (1) Sección: Fórmulas copiar y pegar (2)
✔
Cómo crear y usar la fórmula “SI” Sección: La Fórmula SI
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Sumar datos Seleccione la celda donde desea que esté el resultado de la suma Pulse el símbolo
Automáticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14 Pulse el icono Aplicar
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Al término del procedimiento verá el resultado de la suma en la celda seleccionada, como en el ejemplo:
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Asistente de función Por ejemplo para calcular el promedio usando el asistente de función deberá ubicarse en la celda donde quiere que se escriba el resultado Pulse Asistente: funciones
Aparece la ventana Asistente de función En la lista de las funciones busque y seleccione PROMEDIO Pulse Siguiente
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Pulse el icono Seleccionar en el cuadrito “ número 1”
Aparecerá una ventana en la que automáticamente se van escribiendo las celdas que va seleccionando. Para seleccionar dichas celdas deberá arrastrar el cursor sobre todas las celdas necesarias, por ejemplo; Edad (B2:B14) Pulse el icono Maximizar
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Aparece de vuelta la ventana Asistente de función; con los datos correspondientes Pulse Aceptar
Al término del procedimiento, aparecerá el promedio en la celda seleccionada:
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Fórmulas con operaciones matemáticas Cómo crear y escribir una fórmula en una celda con operaciones matemáticas Por ejemplo; para calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura: Si el total a pagar por cada alumno es Gs. 50.000 Entonces se plantea: 50.000 40.000
monto a pagar monto pagado
Las operaciones matemáticas que calcula el porcentaje pagado del aporte En el caso del ejemplo arriba: porcentaje pagado del aporte = 40.000 * 100 / 50.000 (“/” es el símbolo para división) porcentaje pagado del aporte = 80% Por lo tanto para configurar una celda que calcula el porcentaje pagado del aporte tiene que escribir la fórmula matemática (p.ej. 40.000 * 100 / 50.000) en la celda
Cómo escribir una fórmula matemática en una celda Seleccione la celda donde desea que aparezca el resultado:
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Haga un clic en la línea de entrada Escriba siempre al comenzar de una fórmula: “ =”
La fórmula matemática para la primera fila en el ejemplo es: 50.000 * 100 / 50.000 En lugar de escribir el monto 50.000 escriba el nombre de la celda que contiene de cuánto se pagó, en este caso C2 (vea la imagen en la pagina anterior y vaya al primer capítulo: Introducción sección: Introducción a hojas de cálculos para mayor ilustración de nombres de celdas) . Para escribir el nombre de la celda C2 se puede hacer un clic sobre la celda en cuestión después de “=”. Se escribirá automáticamente el nombre de la celda donde corresponda:
Escriba el resto de la fórmula, es decir, en este caso: * 100 / 50000
Pulse el icono Aplicar
Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:
Antes
Después
Para entender cómo calcular el porcentaje de los demás datos vaya a la sección Fórmulas: copiar y pegar (1) de este capítulo. © Rupert Parsons 2011
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Operaciones matemáticas básicas Operaciones
Símbolo
Suma
+
Resta
-
Multiplicación
*
División
/
Le recomiendo que practique crear fórmulas en las celdas de una hoja de cálculo con las operaciones arriba.
Cómo crear una fórmula que calcula porcentajes (usando el formato de celdas para el mismo) Normalmente para celdas que tienen fórmulas tiene que formatear estas celdas como números. (Vaya a la sección: Introducción de este capítulo para mayor ilustración) Sin embargo en el caso de porcentajes hay un formato de celdas específicamente diseñado para los mismos que simplificará la fórmula que calcula porcentajes y mejorará la presentación de los resultados: Seleccione la celda donde desea que aparezca el resultado:
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Menú Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaña Números Seleccione Porcentaje (en la lista que se ubica debajo del título “Categoría” ) Tilde las opciones que desea para mejorar la presentación de los datos Por ejemplo; número de decimales Pulse Aceptar
Para calcular el porcentaje con este formato no tiene que multiplicar por 100. Solamente tiene que dividir los números: En el caso del ejemplo que se usó en la sección anterior solo escriba en la linea de entrada C2 / 50000 en vez de C2 * 100 / 50000 Aparecerá el resultado esperado con el símbolo “%” (100%), como en el ejemplo:
Para entender cómo calcular el porcentaje de los demás datos vaya a la sección Fórmulas: copiar y pegar (1) de este capítulo.
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Fórmulas: copiar y pegar (1) Si un rango de celdas necesita una fórmula, normalmente no tiene que escribir la fórmula para cada uno de ellos. Escriba la fórmula en la primera celda del rango y luego copie la fórmula y péguela en el resto de las celdas que corresponden al rango. Para mayor ilustración tome el ejemplo del porcentaje pagado del aporte para una clausura. Para calcular el porcentaje de los demás datos: Seleccione la celda con la fórmula Pulse el icono Copiar
Seleccione las celdas en las cuales desea pegar el formulario:
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Pulse el icono Pegar Al término del procedimiento las otras celdas del rango tendrán la fórmula y los resultados esperados aparecerán:
Importante: Deberá leer esta sección y la siguiente sección Fórmulas: copiar y pegar (2) para entenderla completamente y evitar errores.
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Fórmulas: copiar y pegar (2) Cuando copie y pegue una fórmula, todos los nombres de las celdas que se registraron en la fórmula original cambiarán en las celdas que reciben la copia de la fórmula. Esta sección explica cómo fijar un nombre de una celda y cuándo tiene que fijarlo. Para fijar un nombre de una celda escriba el símbolo $ antes y después de la parte del nombre de la celda que tiene la letra. Por ejemplo si el nombre de celda es F45 inserte el símbolo $ antes y después de la letra F:
$F$45 Tome el ejemplo del porcentaje pagado del aporte para un mayor ilustración... Recuerde que la fórmula para el porcentaje en la primera celda es:
= C2 * 100 / 50000 Si el total a pagar por cada alumno/a se ubica en la celda C17 se puede reemplazar el monto 50000 que se escribió en la fórmula con el nombre de la celda C17 que ahora tiene el mismo:
= C2 * 100 / C17
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Sin embargo, si se usa el nombre de la celda para el total a pagar hay una problema si va a copiar y pegar la fórmula: Cuando la fórmula para el porcentaje en la primera celda se inserte a la celda de abajo la fórmula cambiará a la siguiente:
= C3 * 100 / C18 Los nombres de las celdas que se registraron en la fórmula original cambiarán de C2 a C3 y de C17 a C18. Los nombres de las celdas cambian según la posición relativa de la celda que recibe la copia de la fórmula a la ubicación de la fórmula original (una fila de diferencia). El nombre de la celda C3 es correcto para el monto que se pagó en la fila de abajo pero ahora el nombre de la celda C18 es incorrecto para el total a pagar por cada alumno/a:
La celda para el total a pagar registra un error ( #DIV/0! ). Se debe a que en la fórmula, el nombre de la celda incorrecto para el monto a pagar (C18), no tiene un monto:
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Para fijar el nombre de la celda a C17 para el monto a pagar inserte el símbolo $ antes y después de la letra C en la fórmula de la primera celda:
= C2 * 100 / $C$17 Cuando la fórmula para el porcentaje en la primera celda esté pegada a la celda de abajo la fórmula cambiará a la siguiente:
= C3 * 100 / $C$17 Ahora el nombre de la celda para el total a pagar por cada alumna ( C17) no cambia:
Por lo tanto el porcentaje que aparece en la celda de abajo es correcto:
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La Fórmula: SI Introducción La fórmula “SI” es una de las más útiles que tiene Calc Esta fórmula comprueba si cumple una condición ( prueba lógica) Por ejemplo: Si el contenido de la celda “A2” es mayor que 20.000 (A2 > 20000) Si la condición se cumple ( verdadero ), la fórmula dará un valor Por ejemplo: la palabra “Dentro del Presupuesto” aparece si el contenido de la celda “A2” es mayor que 20.000 Si la condición no se cumple ( falso), la fórmula dará un otro valor Por ejemplo: la palabra “Fuera del Presupuesto” aparece si el contenido de la celda “A2” es menor o igual a 20.000 La sintaxis de la fórmula “SI”:
SI (prueba lógica;valor si verdadero;valor si falso) En el caso del ejemplo arriba la fórmula “SI” es la siguiente: =SI(A2>20000;“Dentro del Presupuesto”;“Fuera del Presupuesto”)
prueba lógica valor si verdadero
valor si falso
Observaciones: ✔
✔
Tiene que introducir el texto entre comillas Aunque en el caso del ejemplo la fórmula SI da un texto (“Dentro del Presupuesto”o “Fuera del Presupuesto”) no use el formato de celdas para texto. Use el formato de celdas para números
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Cómo usar el asistente de función para crear una fórmula “SI” Para explicar esto tome el siguiente ejemplo: Si en un examen para estudiantes hay una pregunta “¿Cuál es la capital de Paraguay?”. Los estudiantes reciben 5 puntos por la respuesta correcta (“Asunción”) y cero puntos por la respuesta incorrecta. En el ejemplo los alumnos deberán cargar la respuesta en la celda “B2” de una hoja de cálculo:
Se puede usar la fórmula SI para automáticamente dar los puntos correctos: Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la fórmula “SI” Pulse el icono Asistente: funciones
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Aparece la ventana Asistente de función En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Escriba la prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica En el caso del ejemplo: B2=“Asunción” (En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lógica se puede pulsar Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. el icono Seleccionar a Vaya a la sección Asistente sección Asistente de función de este capítulo para mayor ilustración)
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Escriba el valor si la condición se cumple ( verdadero ) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: 5 Escriba el valor si la condición no se cumple ( falso) en el cuadrito Valor_si_falso En el caso del ejemplo: 0 Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo el asistente de función escribe: =SI(B2="Asunción";5;0) Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:
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Cómo crear una fórmula “SI” que tiene más de una prueba lógica Con la fórmula “SI” se puede evaluar hasta 7 condiciones (pruebas lógicas) Por ejemplo, en una hoja de cálculo que tiene una lista de nombres y direcciones, se puede crear una fórmula “SI” que automáticamente da el saludo correcto (p.ej. Estimado / Estimada) basado en el titulo (Sr., Sra.,Srta.): En el caso del ejemplo hay 3 pruebas lógicas: Prueba lógica 1: Si C2=“Sr.”
Si es verdadero: “Estimado”
Prueba lógica 2: Si C2=“Sra.” Si es verdadero: “Estimada” Prueba lógica 3: Si C2=“Srta.” Si es verdadero: “Estimada”
Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la fórmula “SI” Asegúrese que la celda tenga el formato de celdas para números Pulse el icono Asistente: funciones
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Aparece la ventana Asistente de función En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Prueba lógica 1: Si C2=“Sr.” / Si es verdadero: “Estimado” Escriba la primera prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica En el caso del ejemplo: C2=“Sr.” (En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lógica se puede pulsar Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. el icono Seleccionar a Vaya a la sección Asistente sección Asistente de función de este capítulo para mayor ilustración)
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Escriba el valor si la condición se cumple ( verdadero ) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: “Estimado”
Prueba lógica 2: Si C2=“Sra.” / Si es verdadero: “Estimada” Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso
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Aparece la ventana Asistente de función En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Escriba la segunda prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica En el caso del ejemplo: C2=“Sra.”
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Escriba el valor si la condición se cumple ( verdadero ) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: “Estimada”
Prueba lógica 3: Si C2=“Srta.” / Si es verdadera: “Estimada” Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso Aparece la ventana Asistente de función En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente Escriba la tercera prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica En el caso del ejemplo: C2=“Srta.” Escriba el valor si la condición se cumple ( verdadero ) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: “Estimada”
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Si las condiciones no se cumplen Escriba el valor si las condiciones no se cumplen ( falso) en el cuadrito Valor_si_falso En el caso del ejemplo: “Error” (si “Sr.”, “Sra.”, o “Srta.” no se registraron en la celda “B2”) Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo el asistente de función escribe: =SI(C2="Sr.";"Estimado";SI(C2="Sra.";"Estimada";SI(C2="Srta.";"Estimada"; "Error"))) Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:
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Se puede copiar y pegar la fórmula “SI” a las otras celdas del “saludo “ (Vaya a la sección Formulas: copiar y pegar (1) para mayor ilustración)
Operadores de comparación En los ejemplos que se usaron en esta sección la operadora “=” se usó en las pruebas lógicas La siguiente tabla tiene todos los operadores de comparación que puede usar para crear una prueba lógica:
Operaciones de comparación
Símbolo
Ejemplos de Significado pruebas lógicas
Igual a
=
A1=45
A1 es igual a 45
Mayor que
>
A1>45
A1 es mayor que 45
Menor que
<
A1=
A1>=45
A1 es igual o mayor que 45
Igual o menor que
