Guia de Auditoria Interna No. 08

 

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 8   TESORERIA  INDICE 

INTRODUCCION   PROPOSITOS DE LA GUIA  CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE   OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA  PROCEDIMIENTOS PROCEDIM IENTOS BASICOS DE CONTROL  EVALUACION DE LA ADMINISTRACION ADMINISTRACION DEL EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS   EVALUACION DE LA ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE INVERSIONES  EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DEL FINANCIAMIENTO A CORTO Y LARGO PLAZO  ADMINISTRACION ADMINISTRA CION DE LA PARTICIPACION DE LOS ACCIONISTAS  EVALUACION Y ANALISIS DE LA ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE TESORERIA   TESORERIA Y EL AMBIENTE DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS  TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A TESORERIA  PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME  INFORME SEGUIMIENTO

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 8   TESORERIA  INTRODUCCION

La presente guía de auditoría interna relacionada a tesorería, emitida por la Comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores - I.G.C.P.A. , tiene como punto fundamental enfocar la importancia de la evaluación del control, administrativo y registro de los fondos de capital de una empresa, dentro de una estructura operativa, contable y financiera.  Los fondos de capital que se administran a través de tesorería constituye uno de los rubros más importantes de las entidades comerciales, industriales y de servicios, su adecuada administración administraci ón y control permite la disminución de riesgos en la toma de decisiones financieras  y el incremento incremento de la eficiencia eficiencia operativa de la entidad.  El auditor interno debe conocer plenamente las políticas y procedimientos aplicados en tesorería, que tiene la administración del efectivo de una entidad, para recomendar la conveniencia de la captación y colocación de los fondos según las condiciones del mercado bursátil, económico y financiero.  En esta guía se incluyen los propósitos de la misma, el concepto, naturaleza y registro de tesorería, los objetivos de auditoría interna, los procedimientos básicos de control, la evaluación de la administración de tesorería, los aspectos relacionados con los sistemas de procedimiento electrónico de datos, las técnicas y procedimientos de auditoría aplicables a tesorería, el informe final y su seguimiento. 

 

 PROPOSITOS DE LA GUIA Los propósitos de esta guía son los siguientes:

a.  Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman tesorería.   b.  Definir los objetivos de auditoría interna.  c.  Determinar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría interna, a través de técnicas y procedimientos procedimientos aplicables.   d.  Establecer la comunicación del resultado de la auditoría.  CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE

La tesorería esencialmente tiene la administración del efectivo de la entidad, es decir, se encarga de captar y colocar los fondos de la misma, desempeñando desempeñando la función financiera dentro de la empresa. Las funciones que se relacionan con los fondos de capital, son los siguientes: a.  Efectivo (caja y bancos)  b.  Fondos fijos (cajas chicas, fondos para canje de moneda) 

 

c. d.  e.  f. 

Valores o títulos   Financiamiento Financiamien to (Anegociables corto, c orto, mediano y a largo l argo plazo)  Participación de los accionistas   Otras inversiones 

Los registros contables que conforman la tesorería tienen como objetivo, que se presente en el balance general, el monto real del efectivo, las inversiones, su capital en acciones y las obligaciones que por estos conceptos tiene una entidad, para que su análisis sea eficiente, en la toma de decisiones financieras.  OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA

Los objetivos básicos que persiguen son:

a.  Garantizar que los saldos que se muestren en los estados financieros, representen adecuadamente adecuadame nte los rubros que integran la tesorería.  t esorería, evaluando evaluando b.  Promover la eficiencia operativa de los renglones que conforman la tesorería, que las políticas y procedimientos aplicados, permitan alcanzar la optimización de los recursos.  c.  Cumplimiento de metas, planes, políticas, procedimientos, leyes y reglamentos relacionados con el área de tesorería. PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL  

El auditor interno debe verificar la existencia de políticas, procedimientos contables y administrativos aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administración,

 

mismos que le son útiles en la toma de decisiones financieras, y que constituyen la base para efectuar un adecuado programa de auditoría, recomendando como mínimo los siguientes:  EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DEL EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS a.  Verificar que los saldos de efectivo en moneda nacional y extranjera presentados en el

b. 

c.  d.  e.  f.  g.  h. 

i. 

j.  k. 

estado de situación financiera, correspondan físicamente a las partidas que representan este rubro, lo cual se debe efectuar por medio de arqueos y cortes de caja en forma periódica.  Determinar que la moneda extranjera en caja, o en depósitos constituidas en bancos extranjeros, estén representados representados en el estado de situación si tuación financiera, en la moneda de curso legal de acuerdo al tipo de cambio vigente y a Principios de Contabilidad Generalmente Generalmen te Aceptados.  Establecer que la totalidad de los ingresos por ventas y servicios sean depositados integra y diariamente.   Comprobar que los cheques recibidos para su cobro posterior en que se realizó la negociación, sean registrados en forma oportuna y adecuadamente.  Observar que los cheques rechazados sean recuperados en tiempo, previo a la prescripción de exigibilidad que indica la ley. Verificar que losalcheques emitidos sean bajo la indicación de No Negociable, y evitar que sean girados portador.   Examinar que las personas autorizadas para firmar cheques, verifiquen si se adjunta la documentación documentaci ón de soporte y que los documentos llevan estampado el sello de Pagado.   Verificar que las conciliaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, representen representen operaciones debidamente debidamente documentadas ya autorizadas por la administració administración, n, así como estén elaboradas oportunamente. oportunamente.  Establecer que las partidas pendientes de correspondencia en las conciliaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, se analice su antigüedad con el objeto de detectar y corregir cualquier anomalía en tiempo prudencial.  Verificar el uso de firmas autorizadas, sus niveles de responsabilidad y las notificaciones al banco respecto a cualquier cambio de las mismas.  Evaluar la suficiencia y conveniencia de las pólizas de seguro y fianzas contratadas con relación al manejo de efectivo. 

l.  Determinar el cumplimiento de las normas y políticas del área de caja, en cuanto a

montos en efectivo, remesas y rotación de personal.   m.  Comprobar si se clasifica adecuadamente en el estado de situación financiera, el efectivo con restricción y/o en litigios, así como la razón de éste.   n.  Evaluar los riesgos relativos a medidas de seguridad del efectivo, su ubicación física, alarmas, sistemas de video, transporte blindado, suficiencia de custodia y pólizas de seguro para su traslado.  o.  Confirmar con las instituciones bancarias a determinada fecha, los saldos de las cuentas de depósitos para su comprobación.  p.  Evaluar a través de los contratos suscritos entre la institución bancarias y la empresa, el costo-beneficio que representan las transacciones bancarias, de traslados de fondos automáticos entre cuentas.  q.  Examinar la información de los reportes que indican la l a disponibilidad diaria. 

 

 EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE INVERSIONES a.  Determinar el cumplimiento de leyes y normas vigentes relacionados a las inversiones. b.  c.  d. 

e.  f.  g.  h.  i. 

Así como las políticas y procedimientos utilizados por la empresa. empresa.  Revisar lo relacionado con el proceso contable de las inversiones y la existencia de registros auxiliares.  Establecer la existencia física de los dos documentos de inversión y/o los documentos de respaldo.  Comprobar si los valores o título están registrados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, uniformemente, y que revelen en el estado de situación financiera, si están sujetos a cualquier gravamen.  Verificar que las inversiones sean aprobadas por funcionarios autorizados para el efecto, y de acuerdo a los l os niveles de responsabilidad.  Determinar si las inversiones son adecuadas de acuerdo a la liquidez y solvencia de la empresa.   Analizar la calidad y colocación de d e las inversiones para minimizar riesgos.  Confirmar con las instituciones emisoras de documentos, sobre la existencia de las inversiones.  Establecer si los procedimientos de resguardo dentro de la empresa, son adecuados o

existenque, contratos para la custodia   operaciones por medio de Analizar en lasapropiados inversiones a corto plazo,externa. tal como j.  si reportos se conozca su objeto de negociación de acuerdo al tiempo de colocación y rendimiento, constatando estén respaldados por títulos legítimamente registrados y que su negociación sea en instituciones debidamente autorizadas, considerando aspectos legales.  EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DEL FINANCIAMIENTO A CORTO Y LARGO PLAZO CAPTACION DE RECURSOS: a.  Confirmar los saldos de capital e intereses pendientes de cancelación a determinada

fecha, y su presentación en el estado de situación financiera. 

b.  Determinar qué funcionarios tienen facultad de contratar préstamos, dependiendo del c.  d.  e.  f.  g. 

monto.  Verificar que el financiamiento a corto plazo, relacionado a Cuentas por Pagar, esté debidamente debidamen te presentado en los l os estados financieros.   Establecer los requisitos de adquisición de crédito financiero, tanto local como del exterior.  Comprobar, revisar y evaluar los contratos y convenios de los préstamos adquiridos.  Verificar el uso y aplicación de las fuentes de financiamiento. financiamiento.  Establecer las prioridades para la amortización de los créditos adquiridos. 

COLOCACION DE RECURSOS:

 

a.  Confirmar con los clientes los saldos de capital e intereses pendientes de cancelar a

determinada fecha.  b.  Verificar, revisar y evaluar los contratos o convenios de los créditos colocados y sus garantías.  c.  Evaluar que todos los créditos colocados y los intereses acumulados por estos, se reflejen en los estados financieros adecuadamente. adecuadamente.   ADMINISTRACION DE LA PARTICIPACION DE LOS ACCIONISTAS a.  Establecer que los importes incluidos en el estado de situación financiera, como capital

en acciones, utilidades retenidas, reservan de capital y acciones en tesorería se encuentren debidamente clasificados de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, con las disposiciones de la estructura constitutiva y sus aspectos legales.  b.  Verificar que las acciones emitidas: Nominativas y al portador, estén autorizadas por medio de escritura social, aprobadas por el Consejo de Administración y sujetas a las leyes correspondientes. correspondientes.  c.  Revisar si se contemplan modificaciones de capital en la escritura social, estatutos, libros de actas del Consejo de Administración y de Asamblea de Accionistas.  d.  e.  f.  g. 

h.  i.  j. 

Verificar por medioautorizado de acta constitutiva de sociedad acciones de capital y el porcentaje pagado.  y sus modificaciones, el total de Comprobar que las cuentas de capital estén debidamente presentadas en los estados financieros y de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.   Verificar que exista un libro de registro de accionistas. Asimismo, verificar el procedimiento procedimie nto de firmas autorizadas para la emisión de certificados de acciones.   Comprobar que el efectivo y otros activos adquiridos por medio de la emisión de acciones estén recibidos, debidamente clasificados y justipreciados adecuadamente, observando la aplicación de disposiciones legales.  Establecer que la reducción de capital esté autorizada en actas de Consejo de Administración.  Determinarr si existe negociación de acciones en el mercado bursátil.  Determina Verificar cual es la razón de tener acciones en tesorería y el plazo de su colocación observando los requisitos legales. 

k.  Examinar si en los contratos y la documentación pertinente de la adquisición de

acciones en tesorería, está autorizado por el Consejo de Administración, la venta de acciones a los empleados. 

EVALUACION Y ANALISIS DE LA ADMINISTRACION DE TESORERIA

El auditor interno debe realizar periódicamente pruebas para verificar que las políticas y procedimientos establecidos en la empresa le permitan alcanzar la mayor eficiencia y efectividad en las operaciones o funciones relacionadas con la administració administraciónn de Tesorería.  Las pruebas mínimas a observar son.  

 

a.  Que exista funcionario responsable de la administración de Tesorería, con capacidad

b.  c.  d.  e.  f.  g.  h.  i.  j.  k. 

para supervisar, custodiar fondos y valores de la empresa, que tome decisiones financieras ágiles y oportunas, en la colocación y captación de recursos necesarios.   Evaluar los procedimientos de elaboración, destino y el adecuado análisis de los informes relacionados con el manejo de Tesorería.   Verificar que exista determinación determinación del costo financiero de cada uno de los aspectos de Tesorería y su incidencia en los resultados de la entidad.   Revisar aspectos fiscales relacionados con el área de Tesorería.  Establecer si existen procedimientos operativos adecuados para las inversiones, determinar la importancia, necesidad y forma de inversión.   Comprobar que exista autorización por la Administración de la empresa, para efectuar las negociaciones de los valores en el mercado bursátil.   Verificar que se manejen adecuadamente las fuentes de financiamiento a corto y largo plazo requeridos por la empresa con entidades bancarias.  Establecer que existan contratos o acuerdos firmados con los bancos, para el traslado automático de fondos.  Revisar los aspectos legales, financieros y la oportunidad de inversión en operaciones con bienes inmuebles.  Determinarr que la recuperación de la cartera de créditos sea efectiva.   Determina

Analizar que existan contratos de seguros para los valores de la empresa y la dimensión de su cobertura.   l.  Revisar las políticas para afrontar los problemas de fluctuación del tipo de cambio, para las monedas extranjeras.  m.  Verificar las políticas relacionadas con los análisis financieros y presupuestos de inversión para el crecimiento de la empresa.   TESORERIA Y EL AMBIENTE DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS:

El Auditor Interno, debe establecer si en la entidad se cuenta con programas de computación (Software) y equipo (Hardware), mediante el cual descansen controles internos para el manejo de tesorería, de existir éstos, debe efectuar una revisión, evaluación de los controles, sistemas, procedimientos procedimientos de informática, de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y seguridad en el procesamiento de la información, lo cual se puede realizar efectuando lo siguiente: a.  Evaluación administrativa del procesamiento electrónico de datos de tesorería Objetivos de la dirección o gerencia  Metas, planes, políticas y procedimiento procedimientoss  Organización  Funciones, niveles de autoridad y responsabilida responsabilidad d del área de procesos electrónicos   Integración de los recursos materiales y técnicos   Costos y controles presupuestales presupuestales  Controles administrativos administrativos del área de procesos   b.  Evaluación de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la información Evaluación y análisis de los sistemas 

 

  Evaluación del sistema lógico operativo 

Control de los proyectos de programas de desarrollo d esarrollo  Control de sistemas y su programación  Instructivos y manuales  Formas de implantación  Seguridad física  Controles de mantenimiento y respaldo de los sistemas   Utilización de los sistemas  Flujogramas de procesos c.  Evaluación del proceso de datos y de los equipos utilizados en el área de tesorería Controles de los datos fuente y manejo de cifras  Controles de operación  Control de salida de información  Control de asignación de trabajo  Control de medios de almacenamiento de los datos   Orden en el centro de cómputo  Seguridad física y lógica  Confidencialidad  Respaldo  

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A TESORERIA:  

A continuación, se incluyen algunas técnicas y procedimientos que dispone el auditor en el área de tesorería:  FAMILIARIZACION

El auditor debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con el manejo de los rubros que conforman el área de Tesorería, considerando considerando los siguientes aspectos:  a.  Disponibilidades de efectivo, políticas, presupuestos, manuales de procedimientos b.  c.  d.  e. 

específicos.  Estructura organizacional.  Características Característi cas de los rubros esenciales de tesorería.  Revisar la rentabilidad y costo-beneficio de las operaciones de Tesorería.  Inspeccionar la localización y ubicación interna y externa, las características de las instalaciones de Tesorería. 

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS  

Por medio de las entrevistas personales y/o flujogramas de las funciones relacionadas con el área de Tesorería, el auditor interno logra:   Estudiar y evaluar las políticas y procedimientos indicados en los manuales o instructivos respectivos, o realizar entrevistas directas al personal que ejecuta las actividades relacionadas con Tesorería, para determinar las fortalezas y debilidades del control interno existente.  

 

Conocer como se desempeña la función financiera, o cómo se llevan a cabo las diferentes actividades de captación y colocación de fondos.   ANALISIS DE INFORMACION FINANCIERA  

El análisis de la l a información financiera, debe llenar los requerimientos del auditor interno para evaluar como mínimo: a.  Realizar revisiones analíticas que incluyan comparaciones del comportamiento de las

tasas de interés, de las tendencias del crecimiento o disminución de los rubros de Tesorería con períodos anteriores, y de ser posible con entidades que ejecuten la misma actividad.  b.  Obtener información necesaria para formarse un juicio, que sirva de base al análisis eficaz en la toma de decisiones administrativas. administrativas.  

EXAMEN EN DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA:  

Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el análisis de la información, así como en las entrevistas personales o flujogramas, el auditor interno debe examinar la documentación, y realizar las investigaciones específicas específicas que considere necesa necesarias. rias. A continuación, se mencionan algunas de ellas: a.  Analizar los manuales o instructivos de políticas y procedimientos, verificando su b.  c.  d. 

e. 

f.  g. 

h. 

i. 

actualización y cumplimiento.  Estudiar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad en cada una de las áreas de Tesorería.   Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes financieros y fiscales relativos a la administración administración de Tesorería.   Elaborar, si fuese necesario, diagramas de flujo, que muestren el recorrido que siguen las transacciones de Tesorería en sus diferentes fases y diagnosticar la situación del control interno existentes.  Analizar el sistema de las inversiones de la empresa, la razonabilidad de la cartera de los créditos otorgados, el costo beneficio de los préstamos adquiridos, la situación en el mercado de las acciones de capital y las fluctuaciones en los tipos de cambio del activo en moneda extranjera, para establecer las ventajas o desventajas, desde el punto de vista financiero y fiscal.   Determinar los costos administrativos del manejo y control del área de Tesorería, así como estudiar la eficiencia y eficacia de los recursos humanos.  Investigar las tendencias del mercado en la negociación de valores, adquisición de obligaciones, la necesidad de aumento del patrimonio, sin comprometer la liquidez y solvencia de la empresa.  Evaluar la cobertura de pólizas de seguros y fianzas para establecer si son suficientes en casos de atracos, pérdidas y robos, y considerar los endosos de las pólizas y los reclamos.  Analizar el comportamiento de la colocación y captación de recursos de Tesorería, los rendimientos o pérdidas obtenidas con períodos anteriores e investigar las variaciones significativas. 

 

 PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME: El auditor interno debe presentar un informe acerca de las fortalezas y debilidades del control interno, así como errores e irregularidades encontradas, con una cuantificación del costo de las mismas y presentar sus recomendaciones en borrador, discutirlo con los funcionarios responsables y personal involucrado, a fin de obtener sus puntos de vista aprovechando su experiencia.   En la discusión se logrará: a.  Asegurarse que se trate de problemas o errores cuya solución sea factible, en las b.  c.  d.  e. 

circunstancias actuales o en un futuro inmediato.  circunstancias Cuantificar o estimar la incidencia de estos problemas o errores en las operaciones y resultados de la empresa.  Relacionar los problemas o errores detectados con los establecidos en otras áreas de la empresa.  Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones a sugerir.   Presentar las fortalezas y debilidades de control y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad. 

INFORME

El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluación del control interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración clara y sencilla.  El informe debe contener una breve descripción del trabajo realizado, la identificación y cuantificación de las deficiencias encontradas, así como las debilidades en los procedimientos de control; las justificaciones o comentarios del personal involucrado y finalizando con las recomendaciones.   El informe debe enviarse al órgano que reporta, el cual debe considerar la adopción de las medidas correctivas, siendo importante que las decisiones tomadas en base al informe, tengan seguimiento por parte de auditoria interna.  

SEGUIMIENTO 

El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorías anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente:   a.  Las recomendaciones de auditorias recurrentes.   b.  Verificar las acciones correctivas realizadas.   c.  Al verificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas, se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los l os procesos administrativos de la empresa.   d.  Considerar si la Gerencia o el Consejo de Administración, asumió la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.  e.  Comunicar los resultados de la auditoría de seguimiento, seg uimiento, al órgano que reporta.