Guia de ad

INSTITUTONACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL GERENCIA DE FORMACIÓN PROFESIONAL UNIDAD DE APOYO TÉCNICO

GUÍA

TÉCNICAS

DE

DE CONTABILIDAD

Nivel: Formación Básica

Venezuela, 2002

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL GERENCIA DE FORMACIÓN PROFESIONAL UNIDAD DE APOYO TÉCNICO

TÉCNICAS

DE CONTABILIDAD

Nivel: Formación Básica Modo: Habilitación

Falcón, Mayo 2002

Elaborado Por: Lic. Mery Ferrer Lic. Maria Eugenia Figueroa Especialista en Contenido: Lic. Irka Bracho Coordinación. Lic. William Sánchez Supervisión técnica División de Recursos para el Aprendizaje Coordinación General Gerencia General de Formación Profesional Copyright INCE 2002

TABLA DE CONTENIDO Pág.

Qué es el INCE

5

Presentación

6

Introducción

7

Objetivo General

8

Técnicas de contabilidad

9

Bibliografía

20

¿QUÉ ES EL INCE?

El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de Educación, creado por Ley el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960 de acuerdo con Decreto publicado en la Gaceta Oficial No. 34563 de fecha 28 de Septiembre, se reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y de acuerdo a los intereses del País y al proceso de reconversión industrial. El INCE es el ente Rector

de la Formación Profesional en

Venezuela, razón por la cual su acción ha estado dirigida a la formación y capacitación de la fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores

productivos y con las

políticas

y

de

desarrollo

económico

social

del

estado

venezolano. El Instituto tiene como Misión: “ Lograr bajo tutela del Estado

y

con

la

colaboración

de

los

patronos

y

trabajadores de los sectores productivos de bienes y servicios, continua

una de

la

eficiente fuerza

formación laboral,

y

capacitación

complementando

la

educación recibida en el sistema formal”. 5

PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Esta guía es el resultado del esfuerzo de un trabajo arduo con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado. El contenido se justa a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del oficio;

pero desearíamos que,

además, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su área laboral y en un ser humano modelo.

6

INTRODUCCIÓN La presente guía de estudio tiene como finalidad ofrecer información del curso Técnicas de Oficina del Nivel de Formación Básica, Modo Habilitación. El contenido presentado en esta guía se desarrolla en la Unidad Programática número 6 Técnicas de Contabilidad del Programa Instruccional Técnicas de Oficina. La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. De modo que, la presente guía contiene una visión introductoria en torno a las técnicas de definición,

objetivos,

importancia,

contabilidad, su principios

y

procedimientos contables, entre otros aspectos .

7

OBJETIVO GENERAL Suministrar

información

tecnológica

sobre

los

procedimientos contables que se realizan en una oficina, con la finalidad de que sean aplicados en el campo laboral.

Contabilidad: Considerada como la ciencia, que se dedica al estudio de las

leyes

que

rigen

la

determinación,

presentación

e

interpretación de la situación y trayectoria financieras de las organizaciones, siempre en términos monetarios. También se le define como un registro sistemático y cronológico de todas las operaciones que realiza una empresa y que permite conocer el resultado económico de estas operaciones. Importancia de la contabilidad: Casi no puede concebirse alguna actividad mercantil consuetudinaria, que no requiera el registro de la misma, en términos monetarios y/o contractuales. Aún las actividades rutinarias del pequeño comerciante, requieren anotaciones elementales y no dejarla a cargo de la fidelidad de la memoria. No sólo para el control de sus ingresos y gastos, sino para el de todas sus deudas y acreencias y también para efectuar comparaciones

y

estadísticas

con

fines

de

análisis

y

planificación futura.

9

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios

aportados por la contabilidad son

imprescindibles para obtener información de carácter legal.

10

Libros exigidos por la Ley: Libros Mayor:

Descripción Es el libro principal y obligatorio, recoge todos los asientos contables que se hayan anotado en el diario. Aunque ambos tienen el mismo contenido, presentan entre sí una diferencia sustancial: mientras que el diario ordena las transacciones cronológicamente, el libro mayor

Diario:

las ordena por cuentas. Es un libro de contabilidad

foliado,

rubricado

y

obligatorio, por exigirlo la Ley, que deberán llevar los comercios

e

industrias,

tanto

individuales

como

colectivos, y en el cual se anotan, en forma de asientos, las transacciones verificadas. Inventario y Es el libro que sintetiza de forma periódica el patrimonio balances:

de que dispone la empresa, así como el resultado alcanzado en la gestión de ésta, tenga carácter positivo o negativo. Se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben los balances de sumas y saldos. Dicho balance es una tabla que reúne todas y cada una de las cuentas existentes en el libro y mayor, con especificación de débitos y créditos.

11

Cuentas contables:

Son subdivisiones de activos, pasivos y capital, que clasifican de manera sistemática todos los cargos y los abonos correspondientes a una misma persona o asunto Partes de la cuenta:

Descripción

Nombre

Se refiere a la sub. clasificación de las cuentas de activos, pasivos y capital. Se llama así a la columna de la izquierda, de las dos que componen

Debe:

cada cuenta, siendo en ella donde se hacen los cargos al titular de la cuenta. Es la columna de la derecha, donde al

Haber:

contrario de la columna del debe, se hacen los abonos de dicho titular. Desde el punto de vista contable, se entiende por saldo, la diferencia entre el debe y el haber de una cuenta. Si el

Saldo:

debe es mayor, el saldo se llama deudor; si el haber fuera mayor, se llamaría acreedor; si el debe y el haber fueran iguales, el saldo tendría que ser cero. 12

Caja Chica:

Casi todas las firmas comerciales pagan sus cuentas por medio de cheques, pero frecuentemente se presentan pequeños gastos de oficina,

tales como portes de cartas,

costos de telegramas, útiles urgentes de oficina, etc. Que es más conveniente pagar en efectivo. Para este fin, la empresa destina cierta cantidad de dinero al cual se le denomina fondo de caja menor. El manejo de este fondo se confía a un empleado responsable que generalmente es la secretaria.. Control de la caja chica: Acto de apertura: La suma original destinada para el fondo de caja menor, se determina calculando la cantidad que se va a necesitar para los gastos de acuerdo con el reglamento establecido por la compañía. Para iniciar el fondo, la empresa debe girar un cheque pagadero al portador, el cual la secretaria hará efectivo. Reposición de los fondos: Cuando se ha agotado el fondo de caja chica, se obtiene el reembolso de la cantidad total agotada y de esta manera se devuelve al fondo su importe original, a esto se le llama arqueo de caja. 13

Arqueo de caja: Se llama así a la operación de recuento de dinero en efectivo, cheques, vales, etc. existentes en

la caja, para comprobar la exactitud de la existencia. Cuando

se

quiere

dejar

constancia

del

arqueo

practicado, se extiende un documento llamado “acta de arqueo”. En muchas oficinas se lleva la cuenta de caja chica en un libro el cual debe contener columnas para la fecha, explicación del ingreso o el egreso, las cantidades recibidas y las gastadas.

14

Cuentas Bancarias:

Existen dos tipos de cuentas bancarias las cuentas corrientes o las de depósitos o de ahorro. Tipos de cuentas: Tipos Cuenta

Descripción Observaciones Son aquellas de las cuales Para que el cliente sepa

corriente:

se

puede

cantidades

retirar periódicamente de

el

dinero estado de sus cuentas,

contra la presentación de el cheques.

banco

envía

por

correo el estado de las mismas.

Cuenta ahorro

de Son aquellas en las que el En este tipo de cuenta cliente deposita su dinero puede ingresar cheque, excedente forma

para

obtener

interés.

de

esta giros

y

algún efectivo,

dinero pero

en

no

es

posible sacar dinero de ellas por medio de un cheque.

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Formularios mercantiles:

Son los que comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos. Tienen como objetivos  Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad  Probar un hecho desde el punto de vista legal Tipos de Formularios Mercantiles: Planillas de Depósito: Es un formulario que suministra el banco para acreditar el dinero en la cuenta, bien sea de ahorro o cuenta corriente. Ejemplo: A continuación se muestra un ejemplo de planilla de Depósito

16

Planillas de Retiro:

Es un formulario que suministra el banco para retirar el dinero en la cuenta de ahorro. Ejemplo: A continuación se muestra un ejemplo de planilla de Retiro

Planillas de depósito de Tarjetas de crédito Es un formulario que suministra el banco para realizar el pago de uso de tarjetas de crédito.

17

Ejemplo: A continuación se muestra un ejemplo de planilla de Tarjetas de Crédito

Cheques: Es un documento bancario que representa un mandato de pago, por medio del cual una persona puede girar, para así o para un tercero, la totalidad o parte de los fondos que tiene disponibles en una cuenta bancaria. Puede hacerse efectivo de inmediato en la fecha en que ha sido librado. Ejemplo: A continuación se muestra un ejemplo de Cheque 1108-07687-9 72219645 FIGUEROA MARIA E.

Bs.

PÁGUESE A LA ORDEN DE: LA CANTIDAD DE BOLÍVARES

De

MERCANTIL BANCO UNIVERSAL

Conciliaciones Bancarias:

0143289764006648

18

Son las operaciones practicadas para poner de acuerdo, en una fecha determinada, el saldo del estado de cuentas presentado por el banco y la cuenta llevado al mismo por el cuenta correntista.

BIBLIOGRAFÍA

19

Enciclopedia de la Secretaria.

La Oficina. Tomo II. Océano Grupo

Editorial. Gómez Rondón, Francisco. Contabilidad I. Prácticas de Documentación y Sistemas de Control. Mc Graw Hil. González y Rueda, Porfirio T. Simplificación del trabajo de Oficina. Editorial LIMUSA. México. Lillian, Doris y Besse, May Miller. Manual completo de la Secretaria. Editorial continental. S.A., México. Ramírez Valenzuela, Alejandro. La Secretaria Ejecutiva. Ediciones Ciencia y Técnica Serie I Tomo II Secretaria Ejecutiva. Tomo 1 y 2. Cultural de Ediciones. Edición 1998. Madrid España.