Guia Archivonomia Telmex Contestada-27!06!2013

guia archivonomia telmex contestada By brainylc | Studymode.com

CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA 1. ¿Conque nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas? R=”sistema nervioso” 2. ¿Qué objeto tiene el trabajo de la oficina? R=principalmente el registro de la información 3. ¿De que naturaleza son las labores de la oficina? R=actividades primordiales , fundamentales o primarias y las representadas por la administración 4. ¿Qué clase de medidas puede tomar la dirección, cuando cuenta con la información necesaria? Enumera algunas. R=incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal ,adquirir las materias primas, despachar los pedidos , etc… 5. ¿En donde serán manejados ordenadamente los múltiples documentos que se elaboran en una oficina? R=en los archivos 6. ¿Qué funciones tiene la documentación de los archivos? R=en su aspecto informativo tiene una múltiple función : histórica, analítica, previsora y supervisora 7. Que similitud existe entre el “archivo” y la “memoria”? R=el archivo es a las instituciones , lo que la memoria a la inteligencia humana 8. ¿Qué elementos requiere el ordenado manejo de los documentos? R=requieren la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados , para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas de la administración de los archivos 9. ¿Qué finalidades persigue la enseñanza de la archivonomia? R=la adquisición de los conocimientos sobre ella misma y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos 10. ¿De que se ocupa la archivonomia? R=se ocupa de laadministración de los archivos , que comprenden la planeación, la organización, la integración , la ejecución y el control de los mismos 11. ¿Qué significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administración de los archivos? R=a)planeación: la constituyen las metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y

normas generales. b)organización: es representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación sistemática y metódica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente c)integración : pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento d)control: es un instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de las tareas y su ejecución. 12. ¿Cómo se ha formado el termino archivonomia? R=es un neologismo formado con la palabra archivo y la palabra “no me” que significa regla Martes 08/05/12 13.Que significado tienen los siguientes terminos ? R=A)Archivar :La accion de guardar ordenadamente los documentos, deacuerdo con los procedimientos que se;alan los sistemas y los metodos. B)Archivista:El que tiene a su cargo un archivo o que como, tecnico en la materia , interviene o trabaja en los archivos . C)Archivero:Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservacion. 14.Que es un archivo central? R=Son unidades de servicio que , concentrando toda la documentacion de una institucion , atiende alos referidosservicios para todo y cada uno de las distintas dependencias; 15.Cuales son las carecteristicas del archivo local? R=son contrarios a los anteriores ;el servicio se localiza en cada dependencia de la institucion y , por consecuencia , se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitacion de un asunto o negocio. 16.Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos? R=archivo generales 17.Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares? R=Los archivos parciales 18.Cuales son las divisiones de los archivos por su destino ? R=Archivos publicos,privados y secretos 19.Que es un archivo directo? R=son los que no requieren catalogos en la localizacion y consulta de expedientes. 20.Que es un archivo indirecto? R:Contrario a los anteriores , y requieren del auxilio y precision de los catalogos para la localizacion y consulta de expedientes. 21.Cual es la division de los archivos por el metodo empleado por su manejo? R:directos e indirectos

22.Como se denomina a un archivo cualitativo ? R:son de gran calidad en su documentacion y por consecuencia requieren de la aplicacion maxima de las tecnicas de archivo. 23.Como se denomina a un archivo cuantitativo ? R=son de gran volumen en su documentacion 24.Como se divide el archivo , atendiendo a los signos empleados ? R=numericos y alfabeticos 25.Cuales son los elementos con que se integran los archivos? R=local, mobiliario y equipo, documentacion y personal. 26.Cual es el mas importante de los elementos que integran un archivo y porque? R=La documentacion :porque son el objetivo primordial de los archivos 27.Cual es el principio que rige la seleccion de local para un archivo? R= 28.Cuales son las características que debe reunir el local destinado a los archivos con referencia a los siguientes puntos: AREA: principales enemigos de los documentos A)ORIENTACION: adecuada es hacia el sur , después al oriente, o al poniente, y la mas inconveniente al norte B)ILUMINACION: la natural es la mejor , en el caso de emplear la artificial ,esta debe de ser en cantidad suficiente sin reflejos , sin sombras y con buena difusión de la luz , lo que se logra con una distribución simétrica de los focos luminosos en numero y watt aje necesarios. C)TEMPERATURA Y VENTILACION: no son simple cuestión de higiene , pues en la actualidad esta demostrado que tiene intima relación con el rendimiento y eficiencia de los empleados; además influyen grandemente en la conservación de los documentos. D)DECORACION: debe evitar que favorezca la acumulación de polvo, para emplear materiales que reúnan las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza. E)INSTALACCIONES ACCESORIAS: los ruidos son un problema en la oficina de archivo ; los provocan, principalmente, las maquinas y el crecimiento de las poblaciones

30. MOBILIARIOS Y EQUIPOS a)ARCHIVERO: es un mueble seccional de uno a 6 gavetas o cajones, los hay de diversos colores. La elección depende de las necesidades requeridas por el manejo de la documentación b)GAVETA: tiene en la parte superior izquierda un porta marbete destinado a la colocación de la inscripción, alfabéticao numérica, además en la parte frontal tiene una jaladera para extraer la gaveta y en su interior el compresor que es una lamina móvil que permite dar la conveniente posición de inclinación a los expedientes

c)ESTANTE: es un mueble de estructura metálica, de longitud y altura variable de conformidad con el local; esta compuesto de una serie de “pies_derechos” y “entre paños”, los primeros están puestos verticalmente y los segundos horizontalmente, esta destinado a la colocación de las cajas archivadoras d)TARJETERO : llamado también caja clasificadora para tarjetas de los catálogos su dimensión en el interior es de 127x 76mm . están provistos de una charola interior movible que se puede extraer del archivero e)OTROS MUEBLES: charola auxiliar muebles especiales para planos para películas de rayos x etc… 31.¿ Cual es el objeto primordial de los archivos? R=los documentos 32.¿Cuales son las grandes ramas en que se divide la documentación? R=bibliografía ,biblioteconomía , enciclopedia, archivística y museografía 33.¿ Como se generan u originan los documentos? R=por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas 34.¿Cuales son los requisitos que debe reunir un archivista? R=debe ser técnico en la materia, debe tener dominio completo de lo referente a la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo y control de documentos 35.¿Cuales deben ser las principales cualidades de un archivista? R=integridad, solvencia moral, reconocida honradez ydiscreción absoluta 36.¿Cuales son las reglas de higiene que deben observarse en los archivos? R=los documentos muebles y locales deben de tener constante limpieza para evitar el polvo y sus consecuencias ;hay que someterlos a periódicas fumigaciones y abolir la practica viciosa de humedecer con saliva los documentos.es obligatorio el uso de dedales de goma . 37.¿Que elementos se utilizan como ayuda para la clasificación documentaria? R=las carpetas, las guía principales y auxiliares o sub-guías, los marbetes y los jinetes 38.¿Que entiende usted por una carpeta? R=entra en la formación del expediente , recoge en su interior los documentos que lo forman 39.¿ Que son las guías? R=son de material muy resistente “carton”, en tamaños carta u oficio, tienen en su borde superior una pestaña o apéndice , las cuales en conjunto tienen la función de guiar en la distribución , colocación y localización de los expedientes 40.¿ Cuales son las guías mas generalmente usadas? R= las guías principales y auxiliares 41.¿ Que características tienen las guías? R=están hechas de material resistente, tienen en su borde superior una pestaña .existen de uno ,dos o mas cortes y están destinadas a contener la inscripción alfabética ,

numérica o combinadas 42.¿Que tipo de archivo debe adoptarse en la organización centralizada? R=el mas conveniente en concordancia con la organización general de la institución, atendiendo su necesidades y requisitos 43.¿ Cual es la organización ideal del archivo? R=es la unidad centralizada de servicio 44.¿ Que ocurre en la practica en cuanto a lostipos de organización? R=los tipos de organización suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento 45. Como se forma con los siguientes descritos el archivo y que procedimiento se sigue? R= Procediendo de las partes al todo: De un documento a su conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo. 46. Que finalidad tiene la oficina llamada informática? R= Agrupar las informaciones del archivo, computadoras y microfilm. 47. Que objeto tiene poner los documentos en condición dinámica? R= Para que el archivo preste el servicio de información que tiene asignado dentro de las oficinas. 48. Que información revela el análisis de un documento? R= La existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a continuación se enumeran, o alguno, o algunos de ellos. Estos son: una numeración; un lugar; una fecha; dia, mes y año; un nombre o nombres de personas física o morales, u otro dato importante. 49. Que es lo que determina el sistema de archivo adecuado? R= Descansa en el principio de ser adaptable a la documentación y responder a las tareas de la institución. 50. Como se dividen los sistemas de archivo atendiendo a la necesidad o no necesidad de registros para la localización de los documentos? R=Se dividen en dos grupos los que no requieren del empleo de catálogos, registros o índices par su localización y consulta: son los DIRECTOS; el otro, lo constituyen los que requieren necesariamente de aquellos catalogos, índices o registros, para su localización y consulta: son los INDIRECTOS.