Guia 23 Ajustes Al Cierre Del Periodo Contable

GUIA 23 AJUSTES AL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE

INSTRUCTOR JOSE ANTONIO QUIROGA

APRENDIZ ERICA PATRICIA ARRIETA GALLARDO TECNÓLOGO CONTABILLIDAD Y FINANZAS FICHA 1134070-2,1

SENA DISTRITO CAPITAL 2017

3.1 Actividades de Reflexión inicial

3.1.1. Es un ideal que las metas que nos plantemos al iniciar cualquier proyecto, llámese: trabajo, familia, educación; en su primer intento sean ejecutado al 100% conforme a lo que hemos proyectado, simplemente porque somos seres humanos imperfectos que siempre estamos en procesos de aprendizaje y evolución. Por tanto, siempre estaremos inmersos en constante evaluación, ajuste y mejora para lograr nuestros objetivos. Considerando lo anterior, resuelva individualmente los siguientes planteamientos:

a. ¿Usted considera que sus planes y propósitos siempre van a concretarse tal cual como los ha proyectado o eventualmente necesitara una revisión para ser ajustado o cambiado? De un ejemplo y sustente. Considero que quizás no siempre se darán las cosas como las tengo planeadas, ya que en la vida diaria se pueden presentar inconvenientes los cuales impedirán que nuestros planes se realicen, ya sea algún proyecto en general, un ejemplo claro seria al momento de llevar a cabo un negocio, pueda que se tenga claro lo que se va a realizar, pero en algún momento habrá que realizar cambios en las estrategias ya que en el ámbito comercial se tiene que tener en cuenta los cambios.

b. A título personal evalúe que ajustes deberá concretar dentro de los planes que usted se ha propuesto, ya sea de carácter familiar, laboral o individual. Sustente. Unos de los planes que tengo propuesto y que a lo mejor tenga que realizar algunos ajustes es en mi ámbito familiar, ya que me he propuestas metas, entre ellas seguir la carrera de contaduría, por lo tanto, tendría que ajustar mi tiempo entre mis estudios y mi familia, para que ninguna de las dos se vea afectada y así cumplir la meta propuesta.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje. Para que su instructor pueda reconocer de manera previa que tanto conoce usted acerca de los contenidos a desarrollar en esta Guía, plantearemos entonces una serie de preguntas para que debatan al interior de su grupo GAES y luego sean socializadas sus respuestas con el resto del Grupo bajo la orientación de su Tutor, por medio de una mesa redonda argumentando las respuestas construidas por su GAES:

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¿Tiene la certeza que dentro de su proyecto formativo se encuentra registrada toda información contable que refleje la realidad económica de este y que está reconocida en debida forma? Justifique.

En nuestro proyecto formativo si se encuentra registrada toda la información contable, ya que se lleva un control diario en los libros de todas las transacciones, y lo controlamos por medio de los balances, realizando inventarios y registrando cada movimiento que realiza la empresa.

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¿Cómo podría determinar el resultado económico de su proyecto formativo ya sea ganancia o pérdida?

Para determinar los resultados económicos se realiza a través d e los estados de resultados y otros resultados integrales, por medio de este determinamos si en nuestra empresa tenemos utilidad o perdida.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3.1. Considerando que existen distintos informes, estados y registro que intervienen en la operación de cierre contable, lo invitamos a conocerlos por medio de una lectura comprensiva e individual, de textos de consulta que hagan referencia al tema y se encuentren a su alcance- considere el recurso propuesto en la bibliografía de esta guía-, indague entonces acerca de la siguiente rejilla de conceptos y desarróllela de manera desescolarizada.

CONCEPTO Balance de Prueba

Balance de Prueba Ajustado

Asientos de Ajustes

CONCEPTOS Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero. Un balance de comprobación ajustado es una lista de los saldos de las cuentas del libro mayor, que se crearon después de la preparación de los asientos de ajuste. El balance de comprobación ajustado contiene los saldos de ingresos y gastos, junto con los de los activos, pasivos y capital. Son los registros requeridos al final de un periodo para actualizar las cuentas antes de la preparación de los estados financieros. Los asientos de ajuste sirven para prorratear adecuadamente ciertas transacciones entre los

Asientos de Cierre

Cuentas Nominales o de Resultados

Hoja de Trabajo

periodos contables afectados y para registrar aquellos ingresos devengados o los gastos que no han podido registrarse con anterioridad al cierre del periodo. Registro que se realiza al final del ejercicio, el cual sirve para liquidar todas las cuentas (activo, pasivo y capital) que muestren saldo; para que las mismas queden saldadas se requiere acreditar el saldo que tengan las cuentas de activo y cargar el saldo que tengan las de pasivo y capital. CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO O TRANSITORIAS. Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. La hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.

3.3.2. De igual manera consulte de manera individual y desescolarizada acerca de la siguiente matriz y desarróllela apoyado en cualquier texto de consulta que encuentre a su alcance

Provisiones, deudores nómina

Rubro o cuentas que se ajustan los costos y gastos por pagar se ajustarán a medida que se causen las obligaciones que adquiere la empresa al finalizar el período contable, estableciendo el valor real de cuentas tales como: gastos de personal, prestaciones sociales, intereses, comisiones, servicios etc..

Cuando se ajusta (Periodo) Las diferentes provisiones de nómina se calculan mensual, quincenal o semanalmente, según sea el periodo de pago adoptado por la empresa.

Contabiliza (si o no)

Revela (si o no)

En el caso de las En alguna provisiones si se circunstancia si se contabilizan. revela cierta información.

Depreciaciones Propiedades, Planta y Equipo propiedad de inversión mantenido para la venta

en las propiedades planta y equipo se presentan ajustes por deterioro, o por efectos de la depreciación, es decir la pérdida de valor debido al uso o desgaste de los mismos durante su vida útil.

La depreciación se Si se contabiliza ajustará en el depreciación. último año de vida útil del activo.

Amortizaciones, intangibles Gastos pagados anticipado

los gastos o ingresos diferidos se ajustarán por el valor correspondiente a la amortización en el mismo período, tales como: papelería, arrendamiento, intereses, seguros, publicidad, impuestos etc. en inventarios de mercancías se pueden presentar ajustes por pérdida, faltantes, sobrantes, obsolescencia o deterioro.

La amortización se Si se contabiliza la Si se revela ajustará en el amortización cada mes. último periodo de vida útil.

Deterioro Inventarios Inversiones Instrumentos financieros

la Se revela en las notas a los estados financieros.

El deterioro se ajustará en cada cierre del periodo contable.

Si se contabiliza. Se revela el Se reconocerá deterioro reconocido inmediatamente en el en los estados resultado del ejercicio financieros.

Causaciones Servicios públicos Ingresos realizados

Las causaciones se ajustan mensualmente y al cierre del periodo contable.

La contabilidad de causación es aquella contabilidad en la que los hechos económicos se registran en el momento en que suceden

Contingencia Laborales

Las contingencias No se contabilizan las en algunos casos se se deben ajustar al contingencias. revela información menos al cierre de sobre esta en las cada periodo notas. contable.

Incrementos valor Instrumentos financieros Inversiones

los costos y gastos por pagar se ajustarán a medida que se causen las obligaciones que adquiere la empresa al finalizar el período contable, estableciendo el valor real de cuentas tales como: gastos de personal, prestaciones sociales, intereses, comisiones, servicios etc..  Arrendamientos, Contratos de construcción, Ingresos de Actividades Ordinarias). Obligaciones por beneficios a los empleados, Impuesto a las ganancias de Solo se modificarán cuentas o rubros del Balance, es decir, Activos, Pasivos y ... de pasivo de la deuda convertible (instrumento financiero compuesto).

Se revelan en función de los hechos que originan la causación.

Se ajusta al cierre La entidad reconocerá Si se revela en las de cada periodo un activo financiero o un notas contable pasivo financiero en su estado de situación financiera, cuando, y sólo cuando, dicha entidad se convierta en parte, según las cláusulas contractuales del instrumento en cuestión.

Otras Conciliación Arqueos Inventarios físicos

en la cuenta de caja se deberán hacer ajustes por faltantes o sobrantes detectados mediante arqueo.

se ajustan al cierre si se contabiliza los Si se revela en las de cada periodo ajustes. notas a los estados contable. financieros.

en bancos se harán ajustes por notas débito, notas crédito, consignaciones o pagos no contabilizados o por errores presentados en el momento de efectuar registros.

3.3.3. Las realizaciones de los asientos de cierre tienen su respectivo procedimiento, así como el proceso para cerrar un periodo contable. Para conocer estas técnicas lo invitamos a realizar la siguiente actividad colaborativamente con su GAES de manera desescolarizada y con base en cualquier texto de consulta que se encuentre a su alcance - considere el recurso propuesto en la bibliografía de esta guía-resuelva los siguientes ítems y entréguelos a su instructor por escrito para ser socializada bajo la tutoría de éste, en el ambiente de aprendizaje: 

¿Qué significa cerrar una cuenta de ingresos y como se realiza su cancelación? Ilustre con un ejemplo. El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar  las cuentas de resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance respectivas (activo, pasivo y patrimonio). Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000:

Cuenta

Débito

4135 5205

$

Crédito $ 1.000.000

600.000

Cancelación de cuentas [La cuenta 4135 es de saldo crédito y la cuenta 5205 de saldo debito: por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda]:

Cuenta 4135 5905 5205 5905

Débito Crédito $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 600.000 $ 600.000



¿Qué significa cerrar una cuenta de gastos y como se realiza su cancelación? Ilustre con un ejemplo Es cuando las cuentas de gastos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros.  Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $400.000 [C1.000.000D600.000], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio. Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, la cuenta 5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:

Cuenta 5905 3605

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Débito Crédito $ 400.000 $ 400.000

¿Qué significa cerrar una cuenta de costos y como se realiza su cancelación? Ilustre con un ejemplo Es cuando las cuentas de costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Para cerrar las cuentas que figuran en la columna de Costo de Ventas se procederá así: Primero: se cargará a la cuenta de Costo de Venta la suma que tiene el Debe de la columna de Costo de Venta, con abono a las cuentas que dieron origen a esa suma. Segundo: se cargará a las cuentas que aparecen en la columna de ingreso del Costo de Venta con abono a la cuenta Costo de Venta.

Cuenta 6135 1435



Débito Crédito $ 400.000 $ 400.000

¿Cuál es la contrapartida de cancelación de las cuentas de ingresos, gastos y costos? se acredita cada una de las cuentas de gastos y costos, se utiliza como contrapartida la cuenta 5905 denominada Ganancias y Pérdidas 61…. xxxx

5905 xxxx Se debita cada una de las cuentas de ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta 5905 (ganancias y pérdidas) 41…. xxxx

5905 xxxx Se acredita la cuenta 4175 (devoluciones en venta) y como contrapartida se utiliza la cuenta 5905 (ganancias y pérdidas).

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¿Las contrapartidas de cancelación de las cuentas nominales también se cierran?  Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre. Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros.

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¿Cómo se realiza su cancelación? Ilustre con un ejemplo Consiste en cruzar las cuentas de resultado contra la cuenta puente de 590505 Ganancias y pérdidas, así: 

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Los ingresos operacionales (grupo de cuentas 41) se cierran al débito, contra la cuenta 590505 de Ganancias y pérdidas. El Costo de ventas (grupo de cuentas 61) se cierra al crédito, contra la cuenta de Ganancias y pérdidas. Los Gastos operacionales de administración (grupo de cuentas 51) y Gastos operacionales de ventas (grupo de cuentas 52) que son de saldo débito se cierran al crédito contra la cuenta de Ganancias y pérdidas. Los ingresos no operacionales (grupo de cuentas 42) se cierra en el débito y el saldo neto se lleva a la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas. Los egresos no operacionales (grupo de cuentas 53) se cierran al crédito y el saldo neto se lleva a la cuenta de Ganancias y Pérdidas. Los impuestos de renta y complementarios (grupo de cuentas 54) se cierra al crédito, contra la cuenta Ganancias y pérdidas. Es de aclarar que la cuenta de gastos por concepto de impuestos ha debido generarse durante todos los meses del ejercicio con el valor previsto fijo de gastos de impuesto contra la cuenta Provisión para impuestos (grupo de cuentas 2615), porque el verdadero valor del Impuesto de renta (grupo de cuentas 2404) solamente se conoce cuando se elabora la declaración de impuestos sobre la renta, para pagarlo a la DIAN. El resultado neto de Ganancias y pérdidas se cierra así: si los créditos de la cuenta 590505 son mayores a la suma de los débitos, da como resultado la Utilidad del ejercicio (360505), por el contrario, si los débitos son superiores a los créditos, da como resultado la Pérdida del ejercicio (361005). El proceso de cierre en el programa de contabilidad, no tiene sentido la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas, porque cuando se ejecuta el cierre con un clic, se debe previamente simular el estado de resultado, para saber con anticipación que cuenta se va a afectar, si la 360505 o 361005.

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¿Cómo se determina si al final de un periodo se consolidó una ganancia o una perdida para el ente económico, teniendo en cuenta la cancelación de sus cuentas nominales? Ilustre con un ejemplo El estado de resultado o estado de pérdidas y ganancias es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o pérdida del ejercicio. La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra -venta de mercancía hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en  ventas, esto quiere decir la diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancías vendidas.

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¿Cada cuánto se realizan los asientos de cierre en un ente económico? Argumente El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

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¿Los asientos de cierre se reconocen en la contabilidad? Argumente Estos registros se preparan en contabilidad al final del periodo y se conocen con el nombre de  ASIENTOS DE AJUSTE, y se busca que la utilidad del periodo no aparezca subestimada o sobrestimada, y los saldos de las cuentas no estén sobrevalorados o subvalorados.

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¿Al realizar asientos de ajustes estamos haciendo referencia a la medición posterior de los elementos de los estados financieros? Sustente. El principio de Medición se basa en el COSTO HISTÓRICO y el VALOR RAZONABLE y el Principio de Revelación se satisface a partir de los Estados Financieros, de las Notas y de Información complementaria. En los estados financieros se emplean diferentes bases de medición, con diferentes grados y en distintas combinaciones entre ellas.

3.3.4 A continuación le invitamos a realizar un paso a paso de cómo se diligencia una Hoja de trabajo y presentarlo en una cartilla. El instructivo debe presentar gráficamente el modelo de hoja de trabajo (su estructura y partes). Esta evidencia debe ser elaborada con anterioridad a que su instructor desarrolle el siguiente numeral de socialización. Igualmente debe ser desarrollado desescolarizada mente y en GAES. Considere el recurso propuesto en la bibliografía de esta guía, para la elaboración de esta didáctica. LA HOJA DE TRABAJO Es un informe en borrador preparado por el contador al final de cada período contable y que le permite obtener los datos exactos para la elaboración de los estados financieros.

este informe puede diligenciarse a lápiz utilizando una hoja columnaria en la cual se registrarán los siguientes elementos: 1. razón social o nombre de la empresa y la fecha de corte de cuentas 2. columna sencilla identificada como código en la cual se escriben los códigos numéricos de cada una de las cuentas (4 dígitos) utilizadas en la contabilidad de la empresa de acuerdo con el plan único de cuentas. 3. columna sencilla identificada como cuentas, en la cual se escriben los nombres de cada una de las cuentas utilizadas en la contabilidad de la empresa durante el período contable. 4. columna doble identificada como balance de prueba o balance de comprobación, en la cual se escribirán los saldos débitos o créditos antes de ajustes de cada una de las cuentas utilizadas en la contabilidad de la empresa, valores que son tomados del libro mayor y balances. 5. columna doble identificada como ajustes, en la cual se registrarán los movimientos tanto débitos como créditos de las cuentas que se afectaron con los ajustes contables y ajustes integrales por inflación, valores que se toman directamente de los comprobantes de ajustes. 6. columna doble identificada como balance ajustado, en la cual se escribirán los saldos débitos o créditos de cada una de las cuentas. estos saldos se calcularán así: si la cuenta es de naturaleza débito, se toma el saldo de comprobación débito, se le suman el ajuste débito y se le resta el ajuste crédito. 7. si la cuenta es de naturaleza crédito, se toma el saldo de comprobación crédito, se le resta el ajuste débito y se le suma el ajuste crédito. 8. columna doble identificada como cierres, en la cual se trasladarán en forma contraria los saldos ajustados de todas las cuentas de resultado, es decir aquellas cuentas que presenten saldo ajustado débito, este saldo se escribirá en la columna crédito, y las cuentas que presenten saldo ajustado crédito, su saldo se escribirá en la columna débito. 9. si la empresa utiliza el sistema de inventario periódico, el saldo del inventario inicial ( cuenta 1435 mercancías no fabricadas por la empresa), se registrará en el haber de la columna cierres y el valor del inventario final, se escribirá en el debe de la columna cierres. 10. la diferencia entre los débitos y los créditos de la columna cierres, representará el resultado antes de impuestos, el cual se interpretará así: si la suma de los débitos es mayor que la suma de los créditos, la diferencia representará la utilidad antes de impuestos, pero si la suma de los débitos es menor que la suma de los créditos, la diferencia, representará la perdida del ejercicio. la diferencia se escribirá debajo de la columna de menor valor para así poder establecer las sumas iguales. 11. columna doble identificada como balance general, en la cual se trasladarán los saldos ajustados de las cuentas reales o de balance (activo 1, pasivos 2 patrimonio 3), además del valor del inventario final de mercancías, al igual que la distribución de la utilidad antes de impuestos en provisión impuesto de renta cuenta 2615 (35% de la utilidad antes de impuestos año 2003), y la reserva legal cuenta 3305 equivalente al 10 % de la utilidad a distribuir es decir la diferencia entre la utilidad antes de impuestos menos la provisión de impuesto de renta si se trata de una sociedad, y la utilidad del ejercicio cuenta 3605 o sea la diferencia entre la utilidad a distribuir menos la reserva legal.

3.3.5 En trabajo colaborativo y desescolarizado con su GAES diseñe un informe que contenga la consolidación de las políticas contables que ha postulado y/o actualizado durante su proceso formativo, en cada una de las guías de aprendizaje. Este informe se convertirá en una herramienta importante para el desarrollo del taller del cierre contable de su proyecto en el momento de transferencia de la guía.