GU-CSSA-01-REV02 Guia para Elaboración de Procedimientos

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ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS (Documento de uso exclusivamente pedagógico en la materia de Gestión de Calidad - UPDS) COPIA CONTROLADA

Nro. DE COPIA ____

COPIA NO CONTROLADA

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Nombre: Cargo: Fecha de elaboración:

Nombre: Cargo: Fecha de revisión:

Nombre: Cargo: Fecha de aprobación:

REVISIÓN: REV. 00 REV. 01 REV. 02

UPDS

FECHA: 16 de agosto del 2019 20 de marzo del 2020 27 de mayo del 2021

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN: Revisión Inicial Nuevo sistema de codificación Actualización y correcciones

Ing. Jaime Pol Campos

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INDICE

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4. RESPONSABILIDADES 5. DEFINICIONES 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 7. MODIFICACIONES 8. FORMATOS Y REGISTROS 9. ANEXOS

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1. OBJETIVO Definir la metodología para la elaboración y codificación de los Procedimientos de la empresa con la finalidad de establecer criterios y unificar formatos. 2. ALCANCE Esta Guía aplica a los documentos generados para desarrollar las actividades y operaciones de los procesos dentro de todas las áreas de la empresa como parte del SGC. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • • •

Norma Internacional ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos. Norma Internacional ISO 9000:2015, Sistemas de Gestión de Calidad – Fundamentos y Vocabulario. Manual de la Calidad de la empresa

4. RESPONSABILIDADES Gerente General: responsable de aprobar el presente documento. Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad: es responsable de supervisar la implementación de esta Guía, controlar la distribución de los documentos y los cambios efectuados en estos, mantener actualizada la documentación del Sistema Gestión de Calidad que se encuentra en la Intranet y/o computadoras personales, y documentos impresos en cada puesto de trabajo. Jefes de área o encargado del proceso: son responsables de cumplir con lo descrito en este documento y generar la información necesaria para desarrollarlo. 5. DEFINICIONES Manual de la Calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa. Procedimientos: conjunto de especificaciones, relaciones, responsabilidades, controles y ordenamiento de las actividades y tareas requeridas para cumplir con el proceso. Proceso: conjunto de entradas tangibles o intangibles, suministradas por un proveedor. A estas entradas se les asigna recursos y se le aplican controles, obteniendo salidas tangibles o intangibles, destinadas a un usuario, generando un impacto en los mismos. Se clasifican en estratégicos, operativos y de apoyo.

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Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte de los documentos puede ser papel, CD, discos duros, memorias USB, fotografía, muestra patrón o una combinación de éstos. Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las etapas de un proceso o procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Aprobación: acción de verificar que indica que lo que ha sido documentado corresponde con las políticas, objetivos y/o requisitos de SGC HSEQ y constituye autorización para continuar o iniciar su aplicación. Documento obsoleto: Documento cuya versión ha sido modificada y debe prevenirse su uso indebido o malintencionado. 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Elaboración, Revisión, Aprobación y Actualización. La persona que ejecuta la actividad conjuntamente con el apoyo de su personal a cargo elabora el documento (Procedimiento o Instructivo Técnico), detallando todas las operaciones y actividades que se realizan. De la misma manera, se debe mencionar y elaborar los registros, tablas, gráficos, anexos, etc., que se necesiten para la ejecución de las labores. Las diversas actividades pueden estar sujetas a condiciones, requisitos y exigencias de diferentes normas, otros procedimientos y legislación pertinente. Los mismos deben ser adecuadamente mencionados en las referencias. Una vez elaborado el documento, debe ser revisado por el inmediato superior o designado especialista, de no tener observaciones, el Gerente General aprueba su emisión con la firma del documento en su primera hoja en caso de los Procedimientos y firma en el pie de página en el caso de los Instructivos Técnicos. Deberán existir al menos dos autoridades diferentes para revisar y aprobar la elaboración. De haber observaciones las escribe en el documento o en hoja adjunta y las envía a la persona que lo elaboró para su modificación; una vez corregido el documento, el Gerente General, aprueba su emisión.

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El mismo ciclo de revisión, aprobación se repite en caso de ser necesaria la modificación de los documentos ya aprobados. Identificando la versión correspondiente en orden correlativo. Anualmente y/o cuando sea necesario todos los documentos del SIG deben ser revisados y actualizados para asegurar la vigencia de los mismos por las mismas autoridades que originalmente elaboraron, revisaron y aprobaron. En el caso de proyectos, los responsables de elaboración, revisión y aprobación serán definidas contractualmente con el cliente. 6.2 Emisión El Coordinador del SGC edita el documento de acuerdo al formato establecido e imprime el original para la/s firma/s necesarias. Bastará que esté firmada la primera hoja de cada procedimiento para darle la validez correspondiente. 6.3 Control y Distribución Toda la documentación que hace parte del SGC y a la que puede acceder todo el personal que cuente con una computadora, se encuentra en el sistema informático de la empresa; estos documentos están protegidos contra escritura. Así mismo el Coordinador del SGC mantiene toda la documentación vigente en formato físico a disposición del personal. También podrá poner a disponibilidad copias físicas con carácter de copias controladas, asegurándose su disponibilidad en los puntos de uso. Los destinatarios de los documentos físicos distribuidos deben mantener la legibilidad de éstos, evitando que los mismos sean tachados, marcados, rayados o presenten borrones; de suceder algunos de éstos casos se debe comunicar al Gestor del SCG quien procederá al retiro del documento y entrega de una nueva copia al usuario. El Coordinador del SGC controla la distribución de los documentos mediante la Lista Maestra de Control y Distribución, la cual contiene: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Código. Nombre del documento. Revisión. Fecha. Fecha de Recepción Medio Digital / Físico. Tiempo de Retención. Responsable / Destinatario.

El destinatario de copias controladas físicas, conserva las mismas en un lugar seguro y accesible en el área de trabajo. UPDS

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Cualquier copia o fotocopia de documentos internos del SGC que no hayan sido distribuidas por el Coordinador del SGC, serán consideradas como copias NO CONTROLADAS. 6.4 Custodia de Documentos El Coordinador del SGC deberá conservar en custodia los originales en físico de los documentos, así mismo deberá escanearlos y tenerlos disponibles en la red para los usuarios. Tendrá control centralizado de la Intranet. Con carácter mensual, efectuará un back up de los archivos magnéticos. 6.5 Documentos Obsoletos El Gestor SGC, identifica las copias de versiones antiguas que por alguna razón se conservan, los mismos deben ser identificados usando un sello con la palabra OBSOLETO y ser archivados en el archivo de pasivos, separados de la documentación actualizada a objeto de prevenir su uso no intencionado. 6.6 Formato 6.6.1 Tipo de Letra, Márgenes y hoja • • • • •

Se utiliza la letra Arial, tamaño 12. Interlineado: Simple. Margen superior: 2.5 cm. Margen inferior: 2.5 cm. Margen izquierdo: 3 cm. Margen derecho: 3 cm. Tamaño carta, orientación vertical.

6.6.2 Encabezado de Pagina El cuadro de encabezado que identifica el documento contiene la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Logo de la empresa. Tipo y nivel del documento (Ver Anexo 1). Título del documento. Código de identificación del documento con la última versión vigente. Fecha de emisión. Número de páginas en el formato x de y.

Ejemplo: (4)

(2)

(5) (1)

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(3)

(6)

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El encabezado tiene que estar en todas las páginas del documento ya que se tiene que identificar con el título, el número de página y la fecha, para no confundir con alguna edición anterior u obsoleta. 6.6.3 Recuadro de Control de Emisión Este recuadro se situará únicamente al pie de la primera hoja del procedimiento. Se compone de los siguientes apartados: 1. Elaborado por: Se refiere a la persona que elaboró el procedimiento. 2. Revisado por: Es la persona responsable del área, jefe de departamento, especialista, subdirector o director de área; normalmente el responsable del proceso que revisa el documento. 3. Aprobado por: Es la persona que aprueba y autoriza el procedimiento, es el que asume la responsabilidad final de lo que se ejecute en el mismo. Tiene que tener el nombre, cargo, fecha y firma correspondiente. Ejemplo:

6.6.4 Registro de Ediciones En todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con su fecha y el motivo por el que se ha modificado. Ejemplo:

Usualmente se utilizan letras para denominar al documento cuando está en borrador: REV. A, REV. B, etc. Cuando supera la etapa de aprobación y se ha emitido para su uso oficial se denomina como REV. 00. A partir de ahí, para posteriores ediciones, se usa el número secuencial: REV. 01, REV. 02, etc. UPDS

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6.6.5 Formato del Cuerpo del Documento por Niveles de Redacción.

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4

NIVEL 1. TITULO 1 1.1 Titulo 2 1.1.1 Titulo 3 • Viñeta 1. Numeración

FORMATO Negrita, mayúscula sostenida Negrita, mayúscula inicial Normal, mayúscula inicial Normal, mayúscula inicial

FUENTE Arial 12 Arial 12 Arial 12 Arial 12

6.7 Codificación La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se hará en una combinación de números arábigos y letras mayúsculas, tomando como referencia el tipo de documento, el área funcional, el número consecutivo y el estado de revisión: Código (XX-YY-ZZ-REV##) XX: Siglas que identifican el tipo de documento. YY: Siglas que identifican el área al cual corresponde el documento y/o formato creado. ZZ: Identifica el consecutivo numérico de los documentos y/o registros del proceso. REV##: Estado de la revisión/versión. NIVEL Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3 Nivel 4

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TIPO DE DOCUMENTO MC = Manual de Calidad PC = Plan de Calidad SIG = Lista Maestra del SIG PO = Política PR = Procedimiento PG = Programa GU = Guía PL = Plan IT = Instructivo de Trabajo NS = Nota de Servicio RG = Registro FO = Formulario PA = Planilla LS = Lista CL = Catálogo AX = Anexo

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AREA AL QUE PERTENECE EL DOCUMENTO PRO = Proyectos, licitación y adjudicación de Proyectos OPE = Operaciones MNT = Mantenimiento ADM = Administración RHU = Recursos Humanos LOG = Logística ING = Ingeniería CSSA = Calidad, Seguridad, Social y Ambiental SIS = Sistemas MKV = Marketing y Ventas ADQ = Compras y adquisiciones JUR = Jurídica FIN = Finanzas TIC = Tecnologías de la Información y Comunicación Ejemplos: PR-CSSA-05-REV00: Procedimiento para Manejo y Control de Residuos Sólidos perteneciente al área de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente, documento 5 en su versión 0 (Inicial). FO.LOG.01.02: Formulario 1 para enlistar proveedores habilitados por el área de Logística, segunda versión. LS-ADQ-03-03: Solicitud de cotización de alquiler de equipos (03) bajo lista, versión 3 revisada. RG-OPE-20-01: Pedido de materiales de Producción a Almacén, formulario 20 en su primera revisión. Nota: De acuerdo al desarrollo de las actividades de la Organización, al incorporar nuevas áreas, se agregará una nueva codificación en los documentos y/o formatos del sistema de gestión, esto previamente consultado con el representante del sistema quien aprobará y designará el nuevo código o siglas. 6.8 Diagrama de Flujo del Proceso Es la representación gráfica de la secuencia de las etapas y de los órganos o puestos que intervienen en el procedimiento. El diagrama se elabora con base en la descripción del procedimiento. Los símbolos básicos y el contenido de cada representación a utilizar son:

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NOMBRE INICIO - FIN

ACTIVIDAD OPERACIÓN

No

DECISIÓN

Si

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DESCRIPCIÓN Muestra el principio y el final del diagrama de flujo, especificando con ello las fronteras del proceso de transformación. Las palabras INICIO y FIN deben escribirse en la parte interior del símbolo Denota un paso operacional o una actividad que deberá ejecutarse. Se escribe una muy breve descripción de lo que se debe hacer. Representa una decisión, una evaluación o una condición (SI-ENTONCES) que tiene dos resultados posibles. La decisión debe escribirse adecuadamente dentro del símbolo, cada rama de la flecha de decisión/evaluación debe estar bien etiquetada para saber a dónde se dirigirá el resultado.

Expresa la dirección del flujo dentro del diagrama; el flujo podría ser de materiales, información o personas. Se utilizarán únicamente líneas horizontales y LINEA DE FLUJO verticales, no inclinadas. En los casos en que no sea posible conectar las actividades con líneas rectas, se utilizarán ángulos rectos. Las líneas no deberán cruzarse entre ellas, si no es posible, se debe cruzar con un pequeño puente. Se usa este símbolo cuando se requiere saltar a otra CONECTOR sección no contigua dentro la misma hoja, debe identificarse mediante una letra. Se emplea para realizar la conexión del diagrama de CONECTOR DE una página a otra. Los dos conectores se relacionan PAGINA mediante números arábigos. DIFERENTE DOCUMENTO

Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Pueden se registros, listas, reportes, formularios, etc.

Las actividades se separan por columnas donde se registra el nombre del órgano de la estructura autorizada o responsable de la unidad que interviene. En la primera columna de la izquierda, se da inicio al procedimiento. El trazo inicia de arriba hacia abajo y de izquierda hacia la derecha; posteriormente el flujo puede retroceder dependiendo del procedimiento.

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El diagrama de flujo que se utilizará es el llamado “de bloques”, pues permite tener una visión global de los participantes en el procedimiento y se compone de tantas columnas como órganos o puestos intervengan en el procedimiento. Ejemplo: RESPONSABLE A

RESPONSABLE B

RESPONSABLE C

A

INICIO

Actividad 1

Decisión 2

No

Si

Actividad 2

Actividad 3

No

Actividad 4 Reporte 1

Decisión 1

Lista 1

Actividad 7

Actividad 8

Si

Actividad 5

Actividad 9 Reporte 2

Actividad 6

FIN

A

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6.9 Descripción de las Actividades 6.9.1 Etapas Son las partes en que se divide el procedimiento, y cada una de ellas integra un conjunto afín de actividades. La secuencia de la etapa deberá coincidir con el orden de las actividades plasmado en el Diagrama de Flujo del Proceso. 6.9.2 Descripción de las Actividades La redacción de cada actividad, iniciará con un verbo conjugado en el tiempo presente de la tercera persona del singular. Es la descripción detallada de las operaciones; de manera tal que permita al personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recién ingreso al área. Si es importante, deberán considerarse en la redacción de las actividades, los elementos necesarios para su realización, así como los productos que se generen: otros documentos, listas, formularios, registros, insumos, indicadores, etc. 6.9.3 Responsable Se refiere a los órganos o puestos de la estructura autorizada, responsables de la ejecución y cumplimiento de las actividades del procedimiento. En el caso del personal operativo habrá de señalarse el nombre del puesto por funciones reales desempeñadas: jefe de almacén, analista, secretaria, mensajero, operador, etc. Ejemplo: Secuencia Etapa 1 Nombre de la Etapa 1

2

Nombre de la Etapa 2

3

Nombre de la Etapa 3

4

Nombre de la Etapa 4

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Descripción de Actividades Actividades . . . Actividades . . . Actividades . . . Actividades . .

Responsable Responsable A

Responsable B

Responsable B

Responsable C

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6.10 Cuerpo del Documento La organización del contenido del documento debe mantenerse bajo el siguiente orden: 1. Objetivo 2. Alcance 3. Documentos de Referencia

4. Responsabilidades

5. Definiciones

6. Descripción del Procedimiento / Desarrollo del Contenido 7. Control de Cambios / Modificaciones 8. Formatos y Registros 9. Anexos

Describe el propósito para el cual fue diseñado el documento, plantea la razón de ser del procedimiento. Especifica el área, función o personal al que aplica el procedimiento. Lista de documentos que contienen información requerida para entender y poner en práctica el documento. Son los que pueden ser consultados para el entendimiento de las actividades establecidas. Se mencionan los cargos de las personas que tienen responsabilidad en la aprobación, revisión, seguimiento, operación, etc. De todas las actividades dentro del proceso Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga institucional y los términos técnicos que se consideren necesarios para el mejor entendimiento del texto. Descripción detallada de las actividades, para lo cual se utiliza diagrama de flujo y tabla de descripción de actividades. Describe brevemente los cambios con relación a la versión anterior. Se indica cuales son los registros que genera y usa el procedimiento actual (formularios, listas, registros, etc.) Hojas de registro de datos en blanco, y toda información adicional que se crea necesaria para entender el procedimiento.

7. MODIFICACIONES FECHA

VERSIÓN

16/08/2019 20/03/2020

Revisión 00 Revisión 01

16/05/2021

Revisión 02

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DESCRIPCION DE LOS CAMBIOS Documento inicial puesto en vigencia a partir de la fecha. Se modifica el sistema de codificación de los documentos, aumentando nuevas áreas de operaciones. Además se adecua su vocabulario a la ISO 9000:2015. Revisión de estilo y redacción.

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8. FORMATOS Y REGISTROS Son todos los documentos de Nivel 4 que el procedimiento genera o utiliza e incluyen formularios, registros, listas, etc. Su formato sigue los mismos principios de identificación señalados en esta guía y deben ser adaptados de acuerdo a su uso para un fácil manejo y consulta. Los registros tienen que estar claramente identificados en los manuales, procedimientos, planes de calidad, instructivos, y otros documentos que hagan parte del SGC. Ejemplo: El listado de formatos y registros que se utiliza en el Procedimiento de Compras sería el siguiente: • • • • • • • •

LS-ADQ-01 Listado de proveedores y contratistas FO-ADQ-01 Formato selección y evaluación de proveedores y contratistas FO-ADQ-02 Solicitud de Pedido FO-ADQ-03 Solicitud de cotizaciones FO-ADQ-05 Cuadro comparativo de cotizaciones FO-ADQ-04 Orden de Compra y Servicios FO-ADQ-04 Entrada de Almacén FO-ADQ-05 Kárdex de Almacén

Los registros de origen interno se identificarán por el nombre que se les asigne a los formatos, los registros de origen externos se identificarán según el nombre del documento. Los registros del SGC deben ser redactados de forma legible, no deben presentar tachaduras ni enmendaduras, se deben diligenciar todos los espacios necesarios para los datos además de identificar claramente a los responsables. 9. ANEXOS ANEXO 1: Estructura Documental del Sistema de Gestión de Calidad. ANEXO 2: Ejemplo Formulario para Solicitud de Cotización.

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ANEXO 1. Niveles de la Estructura Documental del Sistema de Gestión de la Calidad

NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 3

NIVEL 4

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ANEXO 2. Formulario para Solicitud de Cotización (Ejemplo)

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