GSMI0102-Manual Del Sistema de Gestion Integral de BIOMAX

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

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NORMA NTC – ISO 9001:2000 NORMA NTC – ISO 14001:2004 NORMA NTC – OHSAS 18001:2007

Este manual no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en parte sin la previa autorización escrita del Gerente General de BIOCOMBUSTIBLES S.A.

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TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN 2 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN BIOCOMBUSTIBLES S.A. 2.1.1 Reseña histórica 2.1.2 Estructura organizacional de Biocombustibles S.A. 2.1.3 Ubicación 2.1.4 Nuestros Productos 2.1.5 Nuestros Clientes 2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial 2.1.7 Producción y refinamiento de combustibles. 2.1.8 Estructura del negocio 2.1.9 Estructura institucional 2.1.10 Requisitos legales y reglamentarios. 3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 3.1.1. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad 3.1.2. Alcance del Sistema de Gestión HSE 3.1.3. Responsabilidades frente al Sistema de Gestión de Integral 3.1.4. Exclusiones del Sistema de Gestión de Calidad 3.1.5. Plataforma Estratégica Misión 3.1.6. Visión 3.1.7. Valores corporativos 3.1.8. Política Integral 3.1.9. Objetivos de Calidad 3.1.10. Objetivos y Metas HSE 3.1.11. Relación entre la Política Integral y los Objetivos de Calidad, Ambientales y S&SO. 3.1.12. Estructura de la documentación del Sistema de Gestión de Integral 4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INTEGRAL 4.1.1. Mapa de procesos de Biocombustibles S.A. 4.1.2. Procesos Estratégicos 4.1.2.1 Gestión Gerencial 4.1.2.2 Gestión de Seguimiento y Evaluación 4.1.3. Procesos Operativos 4.1.3.1 Gestión Comercial 4.1.3.2 Gestión Operativa 4.1.4 Procesos de Apoyo 4.1.4.1 Gestión Humana 4.1.4.2 Gestión Administrativa y Financiera 4.1.4.3 Gestión Jurídica 4.1.4.4 Gestión de Ingeniería

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5. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INTEGRAL 6. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. ANEXOS

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1. INTRODUCCIÓN El mundo actual se encuentra inmerso en cambios constantes, donde todos y cada uno de los miembros que lo conforman se encuentran interrelacionados y a su vez, se encuentran en una constante competencia para ser mejores. El cual los orilla a que busquen el desarrollo integral de todos sus elementos. Este efecto, denominado globalización conlleva a que este proceso de cambios y mejoras tenga nuevas exigencias, donde las organizaciones tendrán que cumplir con nuevos requisitos para satisfacer necesidades más exigentes, teniendo que demostrar la calidad y la responsabilidad que tiene. Durante las últimas décadas, la calidad, el compromiso de la prevención de la contaminación y el control de los riesgos asociados a nuestros trabajadores en sus actividades y su adecuada gestión se han convertido en el factor competitivo número uno de las organizaciones; por ese motivo y como respuesta a la necesidad del fortalecimiento de la empresa como organización moderna, BIOCOMBUSTIBLES S.A, ha sentido el compromiso de proveer productos y servicios conformes a los requerimientos de sus clientes, el compromiso por la preservación del medio ambiente y el seguimiento, control y mitigación de los impactos y peligros en nuestras operaciones; es por ello que se han realizado modificaciones sustanciales en su estructura orgánica y funcional, y así como concepción de un nuevo modelo de organización como elemento generador de compromiso de los funcionarios, gracias a lo cual es posible lograr la satisfacción y superación de las expectativas de nuestros Clientes, a nuestros trabajadores, comunidad y la Mejora Continua. El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestión Integral implementado por BIOCOMBUSTIBLES S.A, para el aseguramiento de la calidad en sus productos y servicios, el compromiso con el Medio Ambiente y la Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, cumpliendo con los estándares de calidad bajo la Norma ISO 9001:2000 y los requerimiento contemplados en la Norma ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Este Manual de Gestión Integral muestra los alcances y procesos involucrados, las funciones, actividades y responsabilidades del personal, además, hace referencia a los Procedimientos del Sistema de Gestión Integral y presenta las directrices como la Política Integral y los Objetivos que se tienen en el Sistema de Gestión de Integral, las actividades y procedimientos que se realizan en todas las partes del proceso, para asegurar la calidad del producto y del servicio al cliente interno y externo, el cumplimiento de los requerimientos legales en el tema del Medio Ambiente y S&SO, siendo este nuestro principal fin. El Manual del Sistema de Gestión Integral de BIOCOMBUSTIBLES S.A se encuentra a disposición de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestión como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y compromiso de la organización.

RAMIRO HERNANDO SANCHEZ BENITEZ GERENTE GENERAL

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2. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN BIOCOMBUSTIBLES S.A 2.1.1 Reseña histórica La empresa nació bajo el nombre de FERREPEL S.A. el 28 de febrero de 2004, con el propósito de comercializar especialmente la línea de ferretería petrolera (válvulas y tubería), área en la que se ha desempeñado desde entonces. En el mes de mayo de 2005 se inicio la comercialización de combustibles, bajo la figura de sub-distribuidores con el fin de complementar la oferta de combustibles a la industria, proceso que comenzó a tomar relevancia hacia agosto del mismo año, en el que se inicio el proceso de estudio de factibilidad para la creación de una compañía mayorista de combustibles. Luego de la aprobación de los estudios respectivos se tomo la decisión de iniciar el proceso de legalización, permisos y licencias de todos los aspectos referentes a este proyecto (junio 2005) dándonos como resultado que a la fecha nuestra compañía amplio el objeto social y genero el cambio de razón social a BIOCOMBUSTIBLES S.A. con el ingreso de dos nuevos accionistas. 2.1.2 Estructura organizacional de Biocombustibles S.A Biocombustibles S.A presenta a continuación su actual estructura organizacional así:

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2.1.3 Ubicación La empresa cuenta con una sede administrativa en Bogotá D.C y una planta de almacenamiento y despacho de combustibles en la ciudad de Facatativa- Cundinamarca y que se relacionan a continuación:

OFICINAS SALITRE Y MONTEVIDEO Carrera 68 D No. 25 B - 86 Bogotá DC. Colombia Teléfono: 4275093 Calle 18 a 68 d 80 piso 3 Bogotá D.C. Colombia Teléfono:4275093

PLANTA MANSILLA Complejo Industrial Mansilla Facatativa-Cundinamarca Teléfono: 4275093

2.1.4 Nuestros Productos Los productos que comercializa Biocombustibles como distribuidor mayorista y minorista de combustibles son:






ACPM ACEM GASOLINA PARA MOTOR TURBO COMBUSTIBLE JET A-1 NAFTA

2.1.5 Nuestros Clientes

La empresa cuenta con diferentes tipos de clientes, divididos así:

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TIPO DE CLIENTE

DESCRIPCIÓN DEL CLIENTE

Distribuidor Mayorista

Distribuidor Minorista

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EJEMPLO:

Entidad que cuenta con una planta de abastecimiento, con una capacidad mínima de almacenamiento de 780.000 galones (30% de 2.600.00 galones). Son aquellos que están clasificados en: Estaciones de Servicio Automotriz; las cuales Estas estaciones pueden ser de servicio público o privado, los cuales dependiendo de su razón económica manejan productos como Gas natural vehicular, combustibles líquidos o ambas.

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Brío

Estaciones de Servicio con la Marca Biomax.

Comercializador Industrial: Es toda entidad que atiende únicamente el sector comercial e industrial que no se encuentre dentro de la categoría de Gran Consumidor, es decir, aquellos usuarios que consuman menos de veinte mil (20.000) galones al mes de combustibles líquidos derivados del petróleo.

2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial

Dentro del posicionamiento de la organización se genera la marca comercial de nuestros productos llamada BIOMAX, al igual que el logotipo institucional. MARCA LOGO

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2.1.7 Producción y refinamiento de combustibles.

A continuación se presenta el diagrama de producción y refinación del sector así:

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2.1.8 Estructura del negocio

REFINADOR E IMPORTADOR

TRANSPORTADOR (Por tubería bajo el sistema de Trasiego)

ALMACENADOR

DISTRIBUIDOR MAYORISTA (Almacena, maneja y comercializa al sector industrial y minorista

COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL (Carro tanques, Cisternas)

GRAN CONSUMIDOR

DISTRIBUIDOR MINORISTA (Estaciones de Servicio

CONSUMIDOR FINAL

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2.1.9 Estructura institucional PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

MINISTERIO DE MEDIO , VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

Empresa Colombiana de Petróleos
Exploraci ón y explotaci ón de petróleos y gas

Unidad de planeación minero energético
Estudios del sector
Procesamie nto de la información (UIME)

Comisión de regulación de energía y gas
Regulación de monopolios
Regulación del mercado mayorista y minorista

Superintendencia de servicios públicos

Superintendencia de industria y comercio


Vigilancia y control en el cumplimiento de normas
Aplicación de sanciones
Intervención de empresas


Vigila y controla el cumplimiento de norma de productos
Aplicación de sanciones
Intervención de empresas


Otorgamiento de licencias
Plan de manejo ambiental

MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL • • • • •

Despacho del Ministro Despacho del Viceministro Técnico Despacho del Viceministro de Salud y Bienestar Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales Despacho de la Secretaría General 2.1.10 Requisitos legales y reglamentarios.

Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al negocio se contemplan en el FOGO094Matriz Requisitos Legales y Otros aplicables en HSEQ. el cual describe el tipo de documentos jurídicos que aplica a la organización y su cumplimiento por parte de Biocombustibles S.A.

3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INTEGRAL BIOCOMBUSTIBLES S.A. posee un Sistema de Gestión Integral basado en la normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 que contiene los documentos necesarios para asegurar la calidad del cliente, la implementación de los requerimientos legales medioambientales y de seguridad industrial y salud ocupacional debidamente implementado, mantenido y mejorado, mediante la identificación de su diagrama de los procesos de la

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empresa y su aplicación a través de esta, mediante criterios, métodos de trabajo y/o procedimientos, descritos y documentados para los diferentes procesos de la empresa, debidamente descritos y referenciados en el presente Manual de Sistema de Gestión Integral. Se poseen los recursos necesarios y de información para apoyar la operación y seguimiento de los procesos llevando a cabo el seguimiento, medición y análisis de los procesos críticos de la empresa en la implementación de acciones correctivas y preventivas, para alcanzar los resultados planificados y de mejora continua de los procesos a través de la Revisión Gerencial.

3.1.1 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad Cubre todos los procesos Gerenciales, Operativos y de Apoyo relacionados con la comercialización, recepción, almacenamiento, distribución mayorista y minorista de combustibles terrestres y de aviación derivados del petróleo y biocombustibles a través de la operación de la planta de abastos BIOMAX ubicada en el terminal Mancilla Facatativa. 3.1.2 Alcance del Sistema de Gestión HSE Cubre todos los procesos Gerenciales, Operativos y de Apoyo relacionados con la comercialización, recepción, almacenamiento, distribución mayorista de combustibles terrestres y de aviación derivados del petróleo y biocombustibles a través de la operación de la planta de abastos BIOMAX ubicada en el terminal Mancilla Facatativa y las oficinas en Bogotá en la sede de Torre Central y Montevideo. 3.1.3 Responsabilidades frente al Sistema de Gestión Integral Gerente General:









Verificar que el Programa de Seguridad y Salud Ocupacional este implementado y que cumpla con los requisitos en todos los campos de la operación. Dar cumplimiento a los requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional aplicables a la empresa. Revisar y evaluar periódicamente el Programa de Seguridad y Salud Ocupacional con el fin de ajustar e involucrar cambios en las actividades, servicios o condiciones de la operación. Realizar seguimiento a la gestión de Comité Paritario de Salud Ocupacional que garantice su buen funcionamiento. Motivar al personal a participar activamente en la prevención de los riesgos profesionales Direccionar oportunamente acciones preventivas o correctivas cuando se presenten situaciones o condiciones que pongan en riesgo la integridad de las personas, generen daño a la propiedad, a los bienes o alteren la prestación del servicio.

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Representante de la Dirección de SGA y S&SO
Coordinar la implementación del sistema de gestión integral
Recopilar la información relacionada con el desempeño del sistema de gestión integral para presentarla a la alta Gerencia.
Participar en el análisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Representante de la Dirección de SGC
Asegurar que se establezcan, realicen y mantengan los procesos y actividades necesarias para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de Biocombustibles S.A.
Informar al Gerente General de Biocombustibles S.A. sobre el desempeño y necesidades de mejora del Sistema de Gestión de Calidad.
Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en los procesos de Biocombustibles S.A. y la importancia de cumplirlos mediante la búsqueda de una excelencia en el servicio y calidad de productos.
Verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad. Coordinador de Calidad:
Conocer e implementar en la realización de sus actividades enfocadas al cumplimiento de la Política Integral establecida por la organización.
Cumplir las normas y procedimientos de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional establecidas por la empresa.
Identificar e informar oportunamente al Director de HSE sobre condiciones presentes en los lugares de trabajo que puedan ocasionar incidentes.
Participar activamente en las charlas y cursos de capacitación de Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional a que haya sido invitado.
Vigilar el cumplimiento en la implementación de las acciones correctivas y preventivas provenientes de la investigación de incidentes de trabajo.
Participar en el análisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Director HSE:
Administrar el Sistema de Gestión Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
Orientar a la Gerencia en el cumplimiento de los requerimientos establecidos por las normas ISO 14001 y OHSAS 18001.
Programar y coordinar con la Gerencia la asignación de recursos para el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
Liderar la divulgación de la Política Integrada entre el personal vinculado a la Organización.

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Consolidar los Programas de Medio Ambiente, Salud Ocupacional y seguridad industrial y hacer seguimiento a su cumplimiento.
Asegurar el desarrollo del proceso de identificación y actualización de aspectos e impactos ambientales, peligros y evaluación de riesgos de seguridad y salud ocupacional.
Asegurar la identificación de los requisitos legales y normatividad en HSE aplicable a la Gerencia y hacer seguimiento a su cumplimiento.
Participar en la identificación de las necesidades de capacitación en HSE del personal
Mantener y asegurar la aplicación de los documentos del SGI en la Organización
Consolidar el avance de los Objetivos, Metas y Programas del SGA Y S&SO.
Programar y documentar las auditorías del sistema de gestión integral
Participar en las revisiones gerenciales del sistema y documentarlas.
Fomentar la capacitación al personal vinculado en el uso de los Manuales y procedimientos del Sistema de Gestión Integral.
Revisar resultados de auditorías a las áreas operativas y hacer seguimiento al cierre de no conformidades establecidas.
Garantizar el conocimiento y actualización de los planes de contingencia y el desarrollo de simulacros de acuerdo a la programación y garantizar el entrenamiento de brigadas.
Formar parte del equipo investigador, cuando lo amerite, de accidentes e incidentes operativos, ambientales, ocupacionales y/o de tránsito y liderar la difusión de las lecciones aprendidas en su área.
Garantizar el Seguimiento y Monitoreo del SGA y S&SO, para detectar las deficiencias e implantación de las acciones correctivas y preventivas necesarias
Facilitar las herramientas necesarias para la puesta en marcha, mantenimiento y mejora del SGA y S&SO. Asistente HSE:
Liderar y Supervisar las tareas y compromisos ambientales generados por la actividad en Campo.
Liderar y ejecutar las tareas demandadas por la actividad en Campo en pro de la prevención eficaz de lesiones a las personas y daños a los equipos.
Formular las acciones y programas requeridos para facilitar el cumplimiento de las políticas en salud Ocupacional necesarias para la prevención de las enfermedades profesionales, accidentes de trabajo
Diseñar y Liderar programas básicos intermedios y avanzados de capacitación y entrenamiento al personal de campo incluye contratistas.
Apoyar en la Administración del Sistema de Gestión Integral y apoyar en la ejecución de los Sistemas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
Orientar a la Gerencia en el cumplimiento de los requerimientos establecido en la norma ISO 9001.
Liderar la divulgación de la Política Integrada entre el personal vinculado a la Organización.
Asegurar la identificación de los requisitos legales y normatividad que apliquen en el Sistema de Gestión de Integral.
Participar en la identificación de las necesidades de capacitación en Calidad del personal
Mantener y asegurar la aplicación de los documentos del SGI en la Organización
Consolidar el avance de los Objetivos, Metas y Programas del SGA Y S&SO.

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Programar y documentar las auditorías del sistema de gestión integral
Participar en las Revisiones Gerenciales del sistema y documentarlas.
Fomentar la capacitación al personal vinculado en el uso de los Manuales y procedimientos del Sistema de Gestión Integral.
Revisar resultados de auditorías a las áreas operativas y hacer seguimiento al cierre de no conformidades establecidas.
Garantizar el conocimiento y actualización de los planes de contingencia y el desarrollo de simulacros de acuerdo a la programación y garantizar el entrenamiento de brigadas.
Formar parte del equipo investigador, cuando lo amerite, de accidentes e incidentes operativos, ambientales, ocupacionales y/o de tránsito y liderar la difusión de las lecciones aprendidas en su área.
Garantizar el Seguimiento y Monitoreo del SGA y S&SO, para detectar las deficiencias e implantación de las acciones correctivas y preventivas necesarias
Facilitar las herramientas necesarias para la puesta en marcha, mantenimiento y mejora del SGA y S&SO. Personal de Biocombustibles S.A.:
Participar en la identificación de las necesidades de capacitación junto con









su Jefe Directo para el mejoramiento del Sistema de Gestión Integral en el Sistema de Gestión Integral. Participar en el análisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Participar en la Ejecución del Sistema de Gestión Integral. Apoyar la conformación de un clima favorable para la adaptación de la norma ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestión Integral, para detectar las deficiencias e implantación de las acciones correctivas y preventivas necesarias 3.1.4 Exclusiones del Sistema de Gestión de Calidad

No son aplicables a BIOCOMBUSTIBLES S.A. los siguientes requisitos de la norma ISO 9001:2000: • Numeral 7.3. Diseño y Desarrollo: Puesto que la organización no diseña ni desarrolla productos, debido a que ejerce la compra y venta, comercialización y distribución de los productos derivados del petróleo. • Numeral 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio: Puesto que la organización puede verificar mediante actividades de seguimiento o medición posteriores sus procesos.

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3.1.5 Plataforma Estratégica Misión: Biocombustibles S.A define su misión en términos del valor agregado que genera para cada uno de sus grupos de interés (stakeholders).

A QUIEN SERVIMOS?

QUE VALOR AGREGAMOS?

MINORISTAS

Menores costos, mayor eficiencia, mayor disponibilidad de productos, mayor satisfacción, mayores ventas, soporte (técnico, administrativo, comercial.

CONSUMIDORES FINALES

Seguridad, confianza, calidad, satisfacción, producto diferenciado.

INDUSTRIA

Oportunidad en la entrega, conocimiento.

EMPLEADOS

Bienestar, estabilidad, desarrollo. Desarrollo, infraestructura, servicio público

PAÍS Y COMUNIDAD

Transmisión de valores, empleo Conservación del Medio .

ACCIONISTAS

Rentabilidad, estabilidad, crecimiento, valorización.

SECTOR

Mayores estándares, mejoramiento de la imagen.

CADENA LOGÍSTICA

Rapidez, eficiencia, calidad, bajos costos de operación.

3.1.6 Visión

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En el 2011 seremos reconocidos como empresa líder en la comercialización de combustibles de bajo impacto ambiental. Tendremos una venta de once millones de galones mensuales apoyados en una red de 240 estaciones de servicio afiliadas. Nuestro talento humano se diferenciará por su competencia para brindar un excelente servicio al cliente y por considerar a su Empresa Biocombustibles S.A. como la mejor opción para trabajar. 3.1.7 Valores Corporativos

• Lealtad: Estamos comprometidos con la Empresa en todo momento, con sus objetivos y metas en forma decidida y constante, obrando siempre con honestidad y justicia. • Compromiso Institucional: Es obligación contraída, palabra dada, fe empeñada y con la responsabilidad personal de cumplir cabalmente con lo ofrecido, no se relaciona únicamente con la responsabilidad que impone el deber, se relaciona más bien con la obligación moral que nos impone el honor. • Orientación al cliente: Es la entrega diligente, el empeño individual y el esfuerzo continuo del empleado de ser protagonista activo, de ser útil siempre a los demás en lo que sea necesario; de dar oportuna y esmerada atención a los requerimientos, apertura y receptividad para atenderlos cortésmente y de satisfacer la necesidades a lo interno de la institución, cliente externo y del público en general. • Confidencialidad: Comportamiento asociado al mantenimiento y protección de la compañía interna y externamente manejando con prudencia y criterio toda la información para salvaguardar los intereses de la compañía sus empleados, directivos y accionistas. Compromiso con la confidencialidad sobre las estrategias y planes de la organización y de su base actual y potencial de clientes. • Trabajo en Equipo: Implica unir talentos y esfuerzos para el logro de objetivos comunes como factor clave que permite sumar experiencia, conocimientos y habilidades para lograr resultados. Requiere de cultura y ambiente de DIALOGO y RESPETO donde la crítica y la autocrítica sean un proceso permanente que facilite el crecimiento personal y de la institución. Como valor organizacional está orientado a la priorización de los objetivos grupales por sobre los personales, en lo referido a las tareas y ambiente laboral.

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3.1.8 Política Integral

3.1.9 Objetivos de Calidad

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3.1.10 Objetivos y Metas de S&SO

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3.1.3 Objetivos y Metas de SGA

Los Objetivos de Calidad de Biocombustibles S.A materializar los propósitos fijados en los lineamientos de la Política Integral y en las directrices estratégicas de Biocombustibles S.A. Los objetivos de calidad se miden a través de indicadores que permiten evidenciar la gestión y mejoramiento de los procesos.(Ver anexo 1). Los objetivos integrales se miden a través de indicadores que permiten evidenciar la gestión y mejoramiento de los programas establecidos en las diferentes áreas o departamentos definidos en la organización (Ver anexo 1). 3.1.4 Relación entre la Política Integral y los Objetivos de Calidad, Ambientales y S&SO.

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Relación entre la Política Integral y los Objetivos S&SO.

Relación entre la Política Integral y los Objetivos Ambientales

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3.1.5 Estructura de la documentación del Sistema de Gestión de Integral La documentación del Sistema de Gestión de la Integral describe como funciona la empresa, de forma estandarizada, coherente, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional. Biocombustibles S.A decidido clasificar su documentación en 5 niveles que se describen a continuación:

Nivel

Tipo de Documento

1

Manuales

2

Procedimientos

3

Instructivos y otros

4

Registros

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Documentos externos

Para el adecuado desarrollo de estos documentos se describe la definición de cada uno de estos documentos así:

NIVEL 1. Manuales Los manuales son documentos que contiene la información general sobre un tema determinado de la empresa.

NIVEL 2. Procedimientos Los procedimientos son documentos que describen la forma específica para llevar a cabo una actividad Biocombustibles S.A. ha desarrollado los procedimientos necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de cada uno de los procesos que conforman su Sistema de Gestión de Integral.

NIVEL 3. Instructivos y otros Los instructivos son documentos que describen de manera detallada como realizar una actividad. Otros documentos catalogados en este nivel, se denominan como aquellos que muestran información importante, que pueden servir como complemento a la documentación de los niveles 1,2 y 3 como: Manuales, procedimientos e instructivos, o que por su naturaleza propia, de acuerdo a la información contenida no pueden ser incluidos en ninguna de los niveles de clasificación documental de Biocombustibles S.A.

NIVEL 4. Registros Proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Integral.

NIVEL 5. Documentos externos Apoyan y brindan información para el desarrollo de actividades y tareas en la organización. Los documentos externos se encuentran controlados mediante el procedimiento “GSPR01Elaboración y Control de Documentos”.

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4.ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INTEGRAL Biocombustibles S.A a finales del año 2006 transforma el esquema de organización por áreas a una gestión por procesos, y con esto se da inicio a la definición de un Sistema de Gestión de Calidad basado en las norma ISO 9001:2000 y a partir del año 2008 se implementan las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. En la parte central del mapa se observan los tres grupos de procesos que constituyen el Sistema de Gestión de la Calidad, los procesos estratégicos, que determinan directrices y controlan la Empresa, los procesos operativos, que transforman las necesidades del cliente en satisfacción y los procesos de apoyo que soportan a los demás procesos para que funcionen eficazmente. 4.1.1

Mapa de procesos de Biocombustibles S.A

Los procesos identificados para el Sistema de Gestión de Calidad de Biocombustibles S.A, se representan de manera gráfica en el siguiente mapa de procesos:

GERENCIAL C

C

GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

GESTION GERENCIAL L

L

OPERATIVO

I IN

E

OUT

GESTIÓN COMERCIAL

IN

GESTIÓN OPERATIVA

N

E

T

GESTIÓN DE INGENIERÍA GESTIÓN HUMANA

OUT

N

APOYO

T

E

I

GESTIÓN JURÍDICA

E

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4.1.2 Descripción de los procesos

4.1.2 Procesos Estratégicos: 4.1.2.1 Gestión Gerencial: Relativos al establecimiento de Políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección para Biocombustibles S.A, corresponden a:

GESTIÓN GERENCIAL

GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

4.1.3 Gestión Gerencial. Se encuentra en cabeza de la Gerencia General y su propósito es establecer las directrices para la administración y seguimiento de la empresa. De otra parte especifica los procesos que responden a las necesidades del servicio, interiorizándolos en los funcionarios. Igualmente, estructura el sistema de indicadores y mediciones que permite realizar seguimiento a los objetivos de Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y verifica la implementación y los resultados generados por los procesos a través de las auditorías Internas Integrales y la Revisión Gerencial. Establece la Política Integral y Objetivos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de la empresa, que permiten satisfacer tanto las necesidades de nuestros clientes como los requisitos legales y reglamentarios en tema del Medio Ambiente y S&SO, así como evaluar el desempeño de BIOCOMBUSTIBLES S.A. para el mantenimiento de nuestro Sistema de Gestión Integral y el Mejoramiento Continuo. Los responsables de Gestión Gerencial son el Gerente General y Representantes de la Dirección máximas autoridades del SGI, quienes definen la Política Integral y expiden las directrices correspondientes. Parte de la actividad principal de Gestión Gerencial es la responsabilidad de la planificación del Sistema. Esta planificación se enfoca en la definición de los procesos necesarios para cumplir eficaz y eficientemente los objetivos de calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambientes y los requisitos de la empresa. Cualquier cambio en el entorno interno o externo de BIOCOMBSUTIBLES S.A., que afecte directa o indirectamente el Sistema de Gestión Integral es evaluado por el Comité integral, teniendo en cuenta el impacto en la política, objetivos, mapa de procesos, procedimientos,

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tomando las acciones necesarias para contrarrestar el impacto que podría ocasionar en el SGI. 4.2.1.2 Gestión de Seguimiento y Evaluación. Este proceso tiene como propósito establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión Integral de BIOCOMBUSTIBLES S.A, así como administrar la documentación, auditorías internas integrales y la mejora del mismo. Este proceso abarca desde la definición y establecimiento del Sistema de Gestión Integral, hasta el cumplimiento y permanente seguimiento. Designación de los Representantes de la Dirección y Responsabilidades de sus participantes: Dentro de la representación designada por la alta Dirección para el Sistema de Gestión Integral existen dos representantes ante el Sistema de Gestión Integral, uno para el Sistema de Gestión de Calidad y otro para los Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y el Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (S&SO), esto con el fin dar cumplimiento a los requerimientos de las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; definiendo a continuación las responsabilidades de cada uno de ellos ante el Sistema Integrado de Gestión: Representante de la Dirección de Calidad: El Representante de la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad y el Coordinador de Calidad fueron designados por la Alta Dirección como Administradores del SGC y con el propósito de generar una cultura de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC y consolidación del Sistema de Gestión Integral (SGI). Para ejercer estas funciones se designa como representante de Calidad en el Cargo al Director de Planeación y Proyectos especiales al Señor Sergio Sánchez aparte de las funciones realizadas en su cargo. Representante de la Dirección del SGA y S&SO: El Representante de la Dirección del Sistema de Gestión Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y el Asistente HSE fueron designados por la Alta Dirección como Administradores del SGA y S&SO para generar una cultura de aseguramiento de la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGA y S&SO y consolidación del Sistema de Gestión Integral (SGI). Para ejercer estas funciones se designa como representante del SGA y S&SO en el Cargo al Director de HSE al señor Alejandro Montaño aparte de las funciones realizadas en su cargo. Responsabilidades conjuntas de los representantes de la Dirección: Los representantes de la Dirección de Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental y Salud Ocupacional con el apoyo del Coordinador de Calidad y Asistente HSE son los encargados de comunicar la política Integral, Objetivos de Calidad, seguridad industrial, salud ocupacional y Medio ambiente con sus metas asociadas, las responsabilidades y autoridades en la organización, establecidas en el proceso Gerencial.

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Enfoque en seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente: Con el fin de asegurar la excelencia operacional, BIOCOMBUSTIBLES S.A identifica, valora y prioriza sus impactos significativos en el Formato de Matriz de identificación y Evaluación de Aspectos, peligros, impactos y riesgos (FOGO068) y sus riesgos no tolerables, según el procedimiento de identificación de aspectos y evaluación de aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos en seguridad industrial y Salud Ocupacional (GOPR027) y el instructivo Metodología para la identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales y peligros y riesgos en seguridad y salud ocupacional. (GOIN04) Se han definido los siguientes programas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional: • • • • • •

Programa Mejoras de HSE –(GOOT07) Programa de Vigilancia Epidemiológica- (GOOT08) Programa de Sistema de Vigilancia Epidemiológica de ergonomía - (GOOT09) Programa de gestión de Riesgo Químico- (GOOT10) Programa de Orden y Aseo- (GOOT11) Programa de Sistema de Vigilancia epidemiológica de conservación visual- (GOOT12)

Se han definido los siguientes programas ambientales: • • • • •

Programa de ahorro y uso eficiente del agua- (GOOT05) Programa de ahorro y uso eficiente de energía- (GOOT06) Programa de Manejo responsable de residuos sólidos- (GOOT01) Programa de manejo de residuos líquidos- (GOOT03) Programa de manejo y disposición adecuada de residuos peligrosos- (GOOT02)

Control operacional HSE Como medidas de intervención eficaces de los riesgos y los aspectos significativos identificados, se dispone de controles operacionales en las actividades con potencial de generar contaminación o incidentes. Estas medidas de intervención incluyen a personal propio, contratistas y visitantes. Algunos controles operacionales son: • • • • • • •

Doce normas de seguridad fundamentales de BIOCOMBUSTIBLES S.A en planta Permisos de trabajo Estandarización y documentación de actividades Inspecciones planeadas Capacitación estructurada del personal Revisión de competencias del personal contratado Exámenes periódicos

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Para la realización de las actividades de seguimiento y medición en HSE se asegura que los equipos utilizados sean propios o de contratistas tengan trazabilidad metrológica y que los contratistas estén autorizados por la autoridad competente para realizar dicha actividad. 4.1.3 Procesos Operativos: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por Biocombustibles S.A en el cumplimiento de su razón de ser, y actualmente son:

GESTIÓN COMERCIAL

4.1.3.1

GESTIÓN OPERATIVA

Gestión Comercial.

Se encuentra en cabeza del Gerente Comercial y su propósito es encontrar, concretar y mantener oportunidades de negocio para la empresa. En este proceso se definen las estrategias de mercadeo, publicidad y comunicación para cumplir efectivamente con el propósito de la empresa. Además, se encarga de evaluar la satisfacción del cliente y ejecutar el servicio post venta. Abarca desde la consecución del cliente hasta el seguimiento a los compromisos adquiridos y la evaluación de satisfacción del cliente. En este proceso también se encuentra establecida la atención a reclamos y sugerencias de los clientes. En atención al objeto, la empresa realiza actividades de promoción y mercadeo entre las que se destaca el montaje de eventos para posicionar la marca BIOMAX en el mercado. La trazabilidad a cada uno de nuestros clientes se realiza mediante una carpeta para cada uno de ellos, en donde se va llevando la historia de estos. El Gerente Comercial es el encargado de realizar la medición y análisis de los indicadores propios del proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es responsable de ejecutar acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el proceso, directrices tomadas por el Coordinador de Calidad. Adicionalmente realizara el seguimiento de la calidad del servicio de las estaciones de distribución minorista donde se encuentra exhibida nuestra marca propia BIOMAX. De igual manera el Proceso de Gestión Comercial con sus participantes contribuirán en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Política Integral.

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4.1.3.2 Gestión Operativa Se encuentra liderado por el Gerente de Planta. El cual tiene como propósito la entrega a los transportadores de los productos que solicita el cliente. La trazabilidad de producto que se comercializa en BIOCOMBUSTIBLES S.A. se realiza mediante el certificado de calidad entregado por ECOPETROL S.A. cada ocho días y publicado en la página web. El Gerente de Planta es el encargado de realizar la medición y análisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el proceso, directrices determinadas por el Coordinador de Calidad. De igual manera el Proceso de Gestión Operativa con sus participantes contribuirán en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Política Integral. 4.1.4 Procesos de apoyo: Son los procesos que apoyan a todos los procesos de Biocombustibles S.A y actualmente son: GESTIÓN HUMANA

GESTIÓN JURÍDICA

4.1.4.1

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GESTIÓN DE INGENIERÍA

Gestión Humana

El proceso de Gestión Humana esta a cargo del Gerente de Recursos Humanos, y su propósito es garantizar la competencia del personal que labora e ingresa a la empresa y velar por el cumplimiento de las normas legales vigentes que apliquen; abarca desde la identificación o requisición de personal para cubrir una vacante, hasta la capacitación continua del personal. Gestión Humana juega un papel fundamental dentro del Sistema de gestión de Calidad, desarrollando el perfil del cargo y competencias, determinado las necesidades de capacitación con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas.

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Igualmente, determina los procedimientos necesarios para el suministro adecuado del recurso humano. BIOCOMBUSTIBLES S.A. protege la salud de sus trabajadores, previniendo los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales y comunes prevalentes, como parte de su filosofía de mejoramiento continuo, en este sentido el Proceso de Recursos Humanos en todos sus niveles apoyara la realización e implementación de los programas de Salud Ocupacional y los Subprogramas que se deriven del mismos como los son los de Programas de Medicina Preventiva y del trabajo- (GOOT09), Programa de Higiene industrial- (GOOT12) y Programas de Vigilancia Epidemiológica- (GOOT08); además de la realización de la Gestión con la ARP con sus Actividades de Apoyo en capacitaciones, Monitoreos y todo los relacionado con la implementación, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Integral. El Gerente de Recursos Humanos es el encargado de realizar la medición y análisis de los indicadores propios de este proceso, y seguimiento en las mediciones de los indicadores definidos en la implementación de los programas SGA y S&SO los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, Ambientales y S&SO, de esta manera es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el proceso, y el apoyo de las mismas frente al SGA y S&SO cuyas directrices sean determinadas por los Representantes de la Dirección del Sistema de Gestión Integral. 4.1.4.2

Gestión Administrativa Y Financiera

Este proceso se encuentra a cargo del Gerente Financiero y tiene por propósito velar por la disponibilidad de recursos financieros y de información para el cumplimiento del objeto social de la empresa y abarca desde la elaboración del proyecto de presupuesto para ser autorizado por la Gerencia General, hasta el seguimiento y cumplimiento en cada una de las áreas y procesos. También es responsable de mantener en funcionamiento y disponibles los recursos físicos de la empresa, abarca desde la consecución de los proveedores críticos que afectan el producto hasta el recibo a satisfacción de los clientes internos. Los dueños de proceso son los responsables de la identificación de las necesidades y los nuevos requerimientos y/o modificaciones a las estructuras existentes y servicios de apoyo en sus respectivos procesos, así como asegurar un de trabajo apropiado para el personal. La Alta Dirección esta comprometida en proveer recursos adecuados para la implementación y mejoras al Sistema de Gestión de Calidad, así como aumentar la satisfacción del cliente. El Gerente Financiero es el encargado de realizar la medición y análisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es responsable de ejecutar las acciones correctivas preventivas y de mejora, directrices determinadas por el Coordinador de Calidad.

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De igual manera el Proceso de Gestión Administrativa y Financiera con sus participantes contribuirán en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Política Integral.

4.1.4.3

Gestión Jurídica

Este proceso se encuentra a cargo del Director Jurídico y su propósito es velar por que todas las actividades desarrollas por la empresa se encuentren amparadas por la ley. Tiene además la responsabilidad legal de asesorar a los órganos de control de la empresa, funcionarios y directivos, velar por que el alcance de la compañía se realice conforme a lo establecido legalmente. El Director es el encargado de realizar seguimiento de las actividades propias de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos generales de la empresa, es responsable de ejecutar las acciones correctivas preventivas y de mejora, directrices determinadas por el Coordinador de Calidad. De igual manera el Proceso de Gestión jurídica con sus participantes contribuirán en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Política Integral. 4.1.4.4

Gestión de Ingeniería

Este proceso se encuentra a cargo del Director de Ingeniería y su propósito es Planear, dirigir, coordinar y ejecutar todas las actividades relacionadas con Proyectos de Ingeniería de Biocombustibles S.A. Tiene además la responsabilidad de Implementación, coordinación y dirección de proyectos del Área Mayorista, asesorar y apoyar al Área Comercial en la coordinación, control y ejecución de obras de Ingeniería destinadas a la construcción de Estaciones de Servicio (EDS), Atención de solicitudes de la Junta de Socios, Gerencia General, Gerencia Financiera y Gerencia Comercial en lo referente Proyectos Especiales relacionados con la organización y realización de los procesos de procura de bienes y contratos civiles de obra. De igual manera el Proceso de Gestión de Ingeniería con sus participantes contribuirán en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Política Integral.

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DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INTEGRAL

BIOCOMBUSTIBLES S.A. posee una documentación de su Sistema de Gestión Integral que incluye:

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Política, Objetivos y Manual de Gestión Integral. Procedimientos documentados así como los documentos externos e internos de cada uno de los procesos del SGI para el desarrollo de sus actividades, las cuales se encuentran relacionados en listado maestro de Documentos. Registros utilizados en el desarrollo de los procedimientos documentados, los cuales se encuentran relacionados en el Listado Maestro de Registros.

DEFINICIÓN DE TERMINOS • • •

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CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. SISTEMA DE GESTIÓN: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad, seguridad industrial, salud ocupacional y medio. SGC: Sistema de Gestión de Calidad SGA: Sistema de Gestión Ambiental S&SO: Sistema de Gestión en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional. SGI: Abreviatura que hace referencia al Sistema de Gestión Integral. POLÍTICA INTEGRAL: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL: Documento que especifica el Sistema de Gestión Integral de una organización. EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por el sistema de gestión de la empresa. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. COMITÉ INTEGRAL: Gerente General, Representante de la Dirección SGC, Representante de la Dirección SGA y S&SO, Asistente HSE y Coordinador de Calidad. TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA • • • • •

Norma Técnica Colombia ISO 9001:2000 Norma Técnica Colombia ISO 14001:2004 Norma Técnica Colombia OHSAS 18001:2007 GGOT01- Estructura organizacional GGOT02- Mapa de procesos

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GGOT03 -Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y Metas integrales y Valores Corporativos GGOT04 - Despliegue de los Objetivos de Calidad GGCS01- Caracterización Gestión Gerencial GSCS01- Caracterización Gestión de Seguimiento y Evaluación COCS01- Caracterización Gestión Comercial GOCS01- Caracterización Gestión Operativa GHCS01- Caracterización Gestión Humana GFCS01- Caracterización Gestión Administrativa y Financiera GJCS01 -Caracterización Gestión Jurídica GICS01- Caracterización Gestión de Ingeniería Programa Mejoras de HSE –(GOOT07) Programa de Vigilancia Epidemiológica- (GOOT08) Programa de Sistema de Vigilancia Epidemiológica de ergonomía - (GOOT09) Programa de gestión de Riesgo Químico- (GOOT10) Programa de Orden y Aseo- (GOOT11) Programa de Sistema de Vigilancia epidemiológica de conservación visual(GOOT12) Programa de ahorro y uso eficiente del agua- (GOOT05) Programa de ahorro y uso eficiente de energía- (GOOT06) Programa de Manejo responsable de residuos sólidos- (GOOT01) Programa de manejo de residuos líquidos- (GOOT03) Programa de manejo y disposición adecuada de residuos peligrosos- (GOOT02)

ANEXOS • •

FOGS001 Listado Maestro de Documentos. FOGS002 Listado Maestro de Registros.

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_____________________________ Reviso: Guiovanni Mahecha Cargo: Coordinador de Calidad

____________________________

________________________________

Reviso: Alejandro Montaño Cargo: Rep. de La Dirección (SGA y S&SO)

Reviso: Sergio Sánchez Cargo: Representante de la Dirección (SGC)

__________________________ Aprobó: Ramiro Sánchez Cargo: Gerente General Fecha: 20-11-2008

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