grupos y convenciones

 

Organiza

RIEL

 

SERIE TRILLAS TURISMO

El avance del turism turism o en el mund o, pero especialmente en los países industrializados del área occidental, ha propiciado el surgimiento de es tudios descriptivos descripti vos y a nalít nalíticos icos que p retenden explicar las características características esen ciales ciales de dicho fenómeno. Éste no es sólo de índole social y econó m ica, si sino no tam bién de cará cter cul cultural, tural, ya que p or m edio de él, y de una form a agradab le, es posibl posiblee adquirir nuevo s conocim ientos y obtener experiencias inolvi inolvidables. dables. La exigencia de te ana lizar, lizar, sistem atizar y planifi planificar car lo referen a la prestación prestación y el consum o de se rvi rvicios cios responde a los requeri requerimientos mientos de crecimiento de este sector. Ed itorial Trillas, consciente d e la trascendencia econó m ica que revist revistee para nuestro país -y para el resto de Am érica Latina- el desa rrollo de la iindu ndu stria tturística, urística, ofrece a sus lect lectores ores una seri seriee de obras orientadas a im pulsar esta activi actividad. dad. Los autores, un destacado equ ipo de profesionales profesional es con gran e xperiencia en el cam po, se proponen cubrir las necesidades de los es tudiant tudiantes es y profesional profesionales es de las carreras de turismo e n sus n ivel iveles es técnico y superior, así como satisfacer satisfacer la dem anda bibliográfi bibl iográfica ca gene rada p or el área de capa citaci citación. ón. Para lograrlo, diseñaron una serie de obras que cubren las áreas principales de la actividad turística.

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A m is padres, el doctor César C ravioto ravioto Guerrero y la señora Carolina Magallón de Cravioto.

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EDITORIAL

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Catalogación talogación en la fuente

 

Cravioto Mogollón, Tonatiuh Organización de congresos y convenciones México : Trillas, 1991 reimp 2005). 221 p. ; 24 cm -- T rillas turismo) Bibliografía: p 207-208 Incluye índices 156N 968-24-3653-2

1 Congresos y convenciones I t II Ser D-

659 2'C257o LC- I-IF5438 8.M4 C7 6 2129

La presentación y disposición en conjunto de

Ofi OfiGAP/12/9C1C5P1 GAP/12/9C1C5P1 DE C O N G R ESO S Y CONVENCIONES son propiedad del editor. Ninguna parte de esta obra puede ser s er repr reproducida oducida o trasmitida, mediante ningún sistema o método, electrónico o mecán mecánico ico incluyendo el f otocopia otocopiado, do, la grabación o cualquier sistema de recuperación y almacenamiento de información), sin consentimiento por escrito del editor

 

Derechos reservados © 1991, Editorial Trillas, S. A de C. V , División A dminis dministra trativa, tiva, A v. Río Chur hurubusc ubusco o 385, Col. Pedro María A naya, 03340, .México, D. E T el. 568842 56884233, 33, F FA A X 56041364

División Divi sión C Comer omercial, cial, Ca Calz lz,, de la V Viga iga 113 1132, 2, C. P. 09439 México, D. F Tel. 56330995, FAX 56330870

www.trillas.com.mx Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial, Reg núm 158 Primera edición, 1991 ISBN 968-24-3653-2) Reimpresiones, 1995, 1998, 1999, 2001 y 2002

Sexta reimpresión, mayo 2005 Impreso en México Printed in Mexico

 

Actualmente, México atraviesa por una grave crisis económica, tal vez una de las más difíciles de su historia, la cuál se complica debido a que aparece

en una época en en la que lo l os países, en general, rrevisan evisan sus estructuras ffinancieinancieras y políticas y en la que la posición de México depende, depende, más que nunca, de organism rganismo os y rrelaciones elaciones internacionales. inter nacionales. Por ello, los problemas so sociales ciales y económicos eco nómicos del país (desempleo (desempleo,, iinflación, nflación, falta de divisas, disminución disminuci ón de inversiones, diversificación diversifi cación de la econo economía mía en á áreas reas no relacionad relacionadas as con con el petróleo, aumento de de la deuda externa, etcétera) han adquiri adquirido do o otra tra dimensión. El modelo de desarrollo industrial y económico del país, que q ue demostró ser satisfactorio hasta hasta la década de los sesenta, sesenta, actualmente es iinsuficient nsuficiente ey ello hace necesario buscar diversas opciones —entre las que se encuentra el turismo turi smo— — que p permitan ermitan el saneamiento d de e la economía economía y el desarrollo de la

industria. Pocas actividades en México son tan prometedoras como el turismo debido a los recursos naturales del país. Por ello es necesario promover y fomentar la organización de evento eventos s cuya ffinali inalidad dad sea fo fomentar mentar el tturismo. urismo. La generación actual de mexicanos necesita buscar, buscar, con imaginación y profundo sentido nacionalista, nacionalista, p po osibilidades concretas y tangibl tangibles es que aseguren un ffuuturo promisorio. promisorio. Para ello, México cuenta co con n una sólida base instituci in stitucio onal y con co n un potencial hist histórico órico enorme. Por lo anterior y debido a la enorme contribución que ha aportado el turismo durante las últimas décadas para el desarrollo económico, social y cultural de un gran número de países países,, es fundamental tomar co conciencia nciencia de la importancia que tiene ti ene la reali realización zación de congreso congresos s y convenciones en el des-

arrollo de la actividad turí turística. stica. 5

 

Lejos d de e pretender ser una pan panacea acea en la organizació organización n de ese tipo de eventos, evento s, este lilibro bro es una guí guía a metod metodológica ológica para llas as personas interesadas en realizar con éxito congreso congresos s y conve convenciones. nciones. Visto de esta forma, no se presenta un planteamiento teórico acerca del tema, sino el pro pr oducto de la investigación y de la experiencia de vari vario os años en el ejercicio ejercic io práctico de esta actividad. ALFONSO GARCÍA CACHO

6 RÓLOGO

 

         

Prólogo

Introducción

Cap. 1. La repercusión económica de los congresos y convenciones Antecedentes históricos, 13. Los congresos y convenciones en México, 18. Situación actual, 18.

3

Cap. 2. Grupos, congresos y convenciones Generalidades, 23. La oficina de congresos y convenciones, 28.

3

Cap 3 Planeación Planeación

1

Reconocimiento físico previo al desarrollo de una convención, 31. Hospedaje, 40.

     

Cap. Ca p. 4. Preconvención Preconvención y clasificación cl asificación de comités comités Hojas por actividad, 46. Clasificación de comités, 47.

5

Cap. 5. Servicio, equipo e instalaciones Funciones del gerente de congresos y/o convenciones, 55. Servicios de re-

5

gistro e información, 57. 7. Sele Selección del salón lón de ju juntas, 79 79. Servicio de de

al alim imentos tos y bebida bebidas, s, 99 99. . Aud Audiov iovisuales, isuales, 11 117. 7. Pla Plan nif ific icación del grupo

de oradores, 127.

Cap. 6. Servicios auxiliares, exposiciones y presupuesto Exposiciones, 134. Presupuesto, Presupuesto, 148.

31

7

           

Cap 7 Transportación Transportación terrestre, t errestre, 155. 155. Transportación aérea, 157 157.. Transporta ción para V IP, 159. Transportación de materiales, 159.

 

55

Cap 8 Promoción Generalidades, 163. Objetivos promocionales, 165. Investigación de mercado, 173. Mezcla promocional, 176. Campaña promocional, 180.

63

Cap 9 Contabilidad

93

Guía para la contabilidad, 193 193.. El folio como contro controll de c contabilidad, ontabilidad,

198.

Cap. 10. Evaluación

03

Bibliografía

07

Evaluación estándar, 203. Respuestas a los cuestionarios,204. Recomendaciones finales, 206.

Índice analí analítico tico

8

NDICE DE CONTENIDO

09

 

El turismo de congresos y convenciones se ha venido incrementando desde la Segunda Guerra Mundial hasta h asta o obtener btener su iimportancia mportancia actual. La planeación y   organización profesional de estos eventos en ciudades que cuentan con una infraestructura adecuada, 'ofrece grandes ventajas y beneficios económicos, si se realiza por especialistas basados en principios sólidos y comprobados. El objetivo de este libro li bro es analizar los cono conocimient cimiento os que so son n necesari necesarios os para lograr óptimos óp timos resultados en la organización de congreso congresos, s, convenciones y reuniones de negocios o de capacitación. Para ello fue necesario recurrir a la investigación documental (haciendo uso de publicaciones nacionales como internacionales)) a fin de fundamentar el trabajo; además, fue necesaria la investiternacionales gación de campo, que es la base de los resultados del estudio; estudio; p por or último, se recurrió a la experiencia obtenida en la organización de este tipo de eventos. Se consideró dar una idea general del sitio que ocupan los congresos y las

convenciones dentro del ámbito turístico. De esta manera, en el capítulo 1 se expone el concepto general de turismo, tur ismo, considerando lo los s antecedentes que existen en la realización de estos eventos y analizando la posición que a nivel internacional ocupa México como destino para su realización. En el capítulo 2 se describen los grupos, desde su formación hasta su clasificación sociológica, así como desde el punto de vista del mercado, y del fin que q ue persiguen y lla a forma en que se d desarrollan; esarrollan; este capítulo finali finaliza za con con el concepto de oficina de congresos y convenciones, y cómo puede colaborar ésta en el desarrollo exitoso de este tipo de eventos. Con el ffin in de rrecabar ecabar datos que ayudaran a la organizació organización n de congreso congresos s y convenciones, convenciones, se realizó una investigación de campo campo.. El 100% de los entrevistados declararon que era necesario elaborar un manual que permitiera cum9

 

plir adecuada adecuadamente mente con tal actividad. La información esencial de un manual de esta índole se desarrolla en los capítulos del 3 al 10; en éstos se aborda lo referente a planeación, pl aneación, tr transpo ansporte, rte, pr pro omo moción, ción, contabilidad, contabilidad, evaluación, entre otros temas.

Por últi Por último mo se presenta una lista de recomendacio recomendaciones nes que indudablein dudablemente, serán de suma utilidad para los interesados en la materia.

lo

NTRODUCCIÓN

 

 

La sed de conocer

y de ampliar

horizontes y experiencias corre

pareja con la necesidad de descanso

placentero.

MIGUEL ALEMÁN VALDÉS

 

ANTECEDENTES HISTÓRICOS En la antigua antigu a Babilonia hay clar claro os testimonio testimonios s de la inclinación incl inación que los griegos tenían por viajar: asistían a fiestas de carácter religioso, en las que simultáneamente se celebraban competencias atléticas, como en Olimpia, ciudad donde donde se originar originaro on llas as famosas o olimpi limpiadas. adas. Sin embargo, hasta la época del Imperio Imperio Ro Romano mano no se presentaron desplazamientos que se pudieran pudier an identificar tifi car como actividades turísticas: vi visitas sitas a templos y santuarios santuarios,, asistencia a festividades y a los baños termales, etc. Tales desplazamientos fueron posibles gracias a que en aquella época ciertos elementos históri históricos, cos, co como mo la disponibidisponibilidad de un sistema de comunicaciones, la paz social, la prosperidad del imperio y el tiempo tiemp o libre de que disponía cierto secto sectorr de la sociedad, permitieron permiti eron la realización del fenómeno turístico. Con la caída del Imperio Romano, los pueblos empobrecieron, la vías de comunicación se destruyero destruyer on y el tránsi tránsito to en diversas regiones regiones se co convirt nvirtió, ió, debido al gran número de asaltantes, en una aventura peligrosa. Por esta razón,

el desarrollo del turismo no fue posible hasta llegar a la Edad Media, cuando se comenzaron a emprender viajes nuevamente, pero ahora en grupo, a fin de

13

 

desplazarse con mayor seguridad. Así, las peregrinaciones se convirtieron en un acontecimiento de la época. Las cruzadas dieron un nuevo ímpetu a los viajes, ya que el movimiento de soldados, peregrinos y mercaderes fomentó la revitalización del comercio; sin embargo, durante el Renacimiento se realizaron viajes por motivos ajenos a los de los los mercaderes y peregrino peregrin os, pues se ef efectuaron ectuaron más bien debido a que las grandes expediciones marítimas, realizadas r ealizadas entre los siglo siglos s xv y xvi, despertaron la curio curi osidad por conocer nuevos rumbo rumbos. s. y xix se establecieron En el periodo comprendido entre los siglos xvi las bases del turismo tur ismo moderno moderno y empezaron a surgir los centros vacacionales. Durante el siglo xvi, los jóvenes ingleses comenzaron a recorrer el continente, con el propósito de complementar su preparación prep aración y sus cono conocimientos, cimientos, ya que las experiencias obtenidas enriquecían sus criterios y ampliaban su visión del mundo. A finales del siglo xvi y principios princip ios d del el xvii h hubo ubo especial interés por los baños baños ter termales, males, pues los médicos empezaro empezaron n a recomenda recomendarlos rlos por sus propiedades propiedad es curativas. Esto propició la af afluencia luencia de un gran número de visitantes a eso esos s lugar lugares es mismos que ffueron ueron acondicio acondicionado nados s con entr entretenimientos etenimientos organizados para los visitantes c co onvirt nvirtiéndose iéndose así en sit sitios ios muy populares a fines de dicho siglo.

Sin embargo, el interés in terés por los baño baños s termales no n o se mantuvo durante mucho tiempo, pues a mediados mediados del siglo xviii se publ publicó icó una un a tesis acerca de los beneficios del uso del agua de mar. Así, a fines de ese sigl siglo o lo los s centros situados en los litorales sustituyeron a los balnearios termales. En el lapso lap so comprendido e entre ntre fifines nes del siglo xviii y mediados del xix ocurr currió ió u uno no de lo los s acontecimientos más sign signifi ificativos cativos para el desarrollo del turismo: la Revolució Revolución n Industrial, Industrial , que propició una transformación económica y social, y el surgimiento de una Clase media numerosa y próspera; ésta compartía el deseo de viajar, debido a que se instituyeron las vacaciones y se mejoraron mejo raron los transpo transportes. rtes. En aquel entonces hubo un inc incremento remento en el trá trá-fico de pasajeros, que hacían h acían uso u so de lo los s barcos de vapo vaporr y llo os ferro ferr ocarriles. carril es. Este movimiento masivo hizo florecer la industria turística con tal fuerza, que durante la l a primer primera a mitad del siglo xix los balnearios registraron el mayor mayor índice en el aumento de población, población, no así las ciudades industri industriales. ales. El turistur ismo cobró cobró gran importancia en Inglaterr Inglaterra a y en Suiza, mientras que en Estados Unidos de América se fundó Atlantic City, la primera ciudad planificada y desarrollada desarro llada desde su iinicio nicio (1824) como un centro vacaciona vacacional.l. Para mediados del siglo xix eran evidentes los beneficios económicos que la actividad turística generaba para la comunidad receptora. El año de de 1841 marca marc a un h hito ito impo importante rtante en lla a historia del turismo: Thomas Cook, en Inglaterra, y Henry Wells, en Estados Unidos de América, iniciaron inic iaron simult simultáneamente áneamente sus acti actividades vidades como verdaderos pro profesionales fesionales del turismo. turi smo. El pri primero mero de ellos fundó lla a empresa Tho Th omas Co Cook and So Sons, ns, qu que e

14

AP. 1. LA REPERCUSIÓN ECONÓMICA

 

actualmente se conoce como Wagons Lit's Cook, y Henry Wells fundó la Wells Fargo, que ahora opera como American Express Company; estas son dos de las organizaciones que más turistas movilizan alrededor del mundo. Muchas de las aportaciones de Cook permitieron fomentar el turismo; p rimer it itinerario inerario descriptivo de preparó el Handbook of the trip, que fue el primer viaje. En 1846 realizó el primer viaje para guías de turismo; en 1872 organizó el primer pri mer viaje al alrededo rededorr del mun mundo do,, con nueve personas y con con una dur duración ación de 222 222 días; en 1867 creó el cup cupón ón de hotel que h ho oy se denomina voucher, y ch eque de viajero. Sin en 1874 ideó la circular note, antecedente del actual cheque embargo, la mayor aportación de Cook fue la excursión organizada, que actualmente tualment e se cono conoce ce como "paquete tturí urístico". stico". En 1860, George Mortimer Pullman concibió la idea de crear un "cochesalón", con lo que contribuyó al vertiginoso desarrollo de los ferrocarriles; este servicio, aunado a las mejoras en materia de hospedaje y al profesionalismo aportado por Cook, dio gran impulso a la actividad turística. En esa época comenzaron a desarrollarse las comunicaciones marítimas: en 1867 se realizó el primer crucero, organizado exclusivamente para turistas. En el perio peri odo comprendido entre el ffinal inal de la Pri Primera mera Guerra Mundial y el inicio de la Segunda se dio un nuevo paso en el desarrollo del turismo, gracias a la importancia que adquirió el transporte automotor, que desplazó al ferrocarril. f errocarril. Los in ingleses gleses empezaron empezaron a realizar excursiones en autobú autobús; s; en 1935 realizaron la primera excursión a Leningrado y Moscú. En 1924 se creó la Unión Internacional de Organizaciones Oficiales para la Propaganda Propaganda Turí Turística. stica. En esa épo época, ca, much muchas as naciones captaro captaron n grandes ingreso ingr esos s por concepto de turismo, tu rismo, super superiores iores a los obtenidos po porr c concepto oncepto de sus exportaciones, lo cual hizo que se reconociera su importancia económica tanto en los l os países europeos co como mo en Estados U Unidos nidos de Améri América. ca. En el Departamento de Co Comercio de ese país se pr preparó, eparó, en 1931, una publicació publ icación n con el título de Promotion Travel by Foreign, a fin de justificar los gastos de publicidad que el país realizó en el extranjero. La paz social, el mejoramiento en los niveles de vida de las clases media

y trabajadora, 'la instauración del derecho a las vacaciones pagadas, la devaluación de monedas europeas y los adelantos en materia de transporte fueron algunos de los factores que estimularon el desarro desarrollo llo del tur turismo, ismo, que en esa época recibió el último últi mo y decisivo impulso para despegar hacia la inno inn ovación tecnológica: la aviación civil. Ésta llegó a tener una red de transporte tan extensa que, para 1939, ya disponía de vuelos regulares en servicios transatlánticos entre Inglaterra y Estados Unidos de América. En 1922 1922 se co construy nstruyeron eron los primer primero os grandes h ho oteles de Amér América ica Latina, en Rio de Janeiro, Brasil. En esa época surgieron varios centros turísticos que posteriormente pos teriormente se darí darían an a cono conocer cer como po polos los turí turísticos sticos a nivel internaci internaciona onal;l; por ejemplo: Punta del Este, en Uruguay, durante dur ante la década de 192 1920, 0, y ANTECEDEN TECEDENTE TES S HISTÓR ISTÓRICOS

5

 

Acapulco, en México, a principios de 1930. En 1931, el puerto de Acapulco fue dotado de agua potable y quedó terminada la carretera México-Acapulco. En 1933 se construyó el hotel "El Mirador", en La Quebrada, y se inició la construcción de los hoteles "La Marina", "El Papagayo", "El América" y "El Flamingo", entre otros. El impulso para proyectar al puerto a nivel internacional se dio en la década de 1940, con el decidido apoyo de uno de los presidentes más visionarios de nuestro tiempo, el licenciado Miguel Alemán Valdés.

Después de la Segunda Guerra Mundial, el turismo se transformó en un fenómeno masivo. En medio de un ambiente ambient e de paz social, pro pr osperidad, adelanto en las comunicaci comunicacio ones y el disf disfrute rute del titiempo empo libre, fue fu e po posible sible su

desarrollo; además, a esto estos s elementos se agregaron innovaciones tecnológicas en el transporte. Con el aval de la aviación comercial, que hizo más flexible el derecho aéreo, aéreo, en 1 19 945 se fundó la Asociación Intern Internacional acional de Transporte Aéreo (IATA); (IATA); asimismo asimismo,, se incr incrementó ementó la comercialización, llo o cual originó originó que los inversionistas en búsqueda de una mayor productividad de sus capitales dieran un fuerte impulso i mpulso a la industria y apl aplicaran icaran técni técnicas cas ade adecuadas cuadas de de mercadotecnia.

Ante esas circunstancias, el profesional profesional del turismo ha tenido que definir el perfil del visitante que se desea captar. Por ello, el análisis de las motivaciones se ha transformado en el objeto de estudio central de quienes desean atraer el mayo mayorr número de turi turistas stas a sus regiones. Hay diferentes diferent es tip tipo os de tur turismo: ismo: de descanso descanso,, deportivo, religi religio oso, so, culcul tural, etcétera; sin embargo, uno de los más importantes, por su volumen y por la derrama de divisas que representa, es el de congresos y convenciones. Thomas Cook fue uno de los primeros impulsores de este tipo de turis-

mo. Acerca de él escribe Oscar De la Torre:

Era un inglés que vivió en el pequeño poblado de Market, donde se ganaba la vida como tornero; pertenecía a una organización de abstemios baptistas cuyos miembros celebraban con relativa frecuencia reuniones en diversos poblados (...) En uno de los viajes de nuestro personaje, éste se percató de que el ferrocarril transportaba pocos

pasa aj jeros ( (. ... .) ) un viaje aje simila lar r era más costo tos so qu que el qu que e real ali izaba endiligen gencia a. .

Cook propuso al dueño de la compañía que abaratara el precio del viaje y a cambio le garantizó un grupo de más de 500 personas, que no sólo compensaría la rebaja, sino que habría de producirle ganancias. Así fue como en 1841, con motivo de uno de los mencionados congresos, organizó el viaje redondo de Leicester a Loughorough.1

Cook se percató de las ventajas de ser intermediario; vendió su taller tall er y se convirtió en organizador de excursiones. 1 áscar De la Torre Padilla, El turismo, fenómeno social, Fondo de Cultura Económica, México, 1980, pág. 59. 16

AP. 1. LA REPERCUSIÓN ECONÓMICA

 

Más tarde, con la evolución natural del turismo, este tipo de acontecimientos se hizo más común, aunque aún no n o se le daba la importancia debi debida. da. A mediados mediados de este siglo se es establecier tableciero on lugar lugares es específi específicos cos para celebrar

tales tales reuniones .

En Europa se fundaron fun daron los palacios de co congresos, ngresos, que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales y más tarde se unieron en la Federa-

tion Européene des Villes des Congrés.

En 1958 se fundó la Asociación Internacional de Palacios, Exposiciones y Congresos (AIPC), con la misión de: establecer contactos estrechos y permanentes entre las administraciones de los diferentes miembros, facilitar el intercambio de experiencias, estudiar los problemas derivados de la administración y funcionamiento de los palacios, contribuir a las actividades tendientes al desarrollo desarro llo de la técnica de reun reuniones iones internacionales, y poner a disposición de los organismos internacionales los elementos necesarios para el éxito de los congresos. congreso s. La AIPC consta de una asamblea gener general al y un comité di directi rectivo vo con sede en Cannes, Francia. Como ejemplo de la actividad que desarrollan algunos palacios de congresos, puede indicarse que el de Bruselas, en 1969, albergó 44 congresos internacionales, 126 nacionales, 13 conferencias culturales, 58 co comisiones misiones de la administración administr ación del Estado, 195 sesiones sesiones de consejo

de ministros y comisiones de comunidades europeas y 99 sesiones de comisiones del parlamento par lamento europeo europeo.. Si un palacio de congresos es un pequeño mundo, el fenómeno global del congresismo co ngresismo constitu constituye ye un hecho de gran in interés terés y trascendencia. En 197 1970 0 se celebraron en todo el mundo unos 4 000 congresos internacionales, con la participación de dos millones y medio de personas, entre congresistas y acompañantes. El mercado de congresos se ha convertido en una de las ramas más importantes de los viajes internacionales inter nacionales y ha cr creado eado un nuevo turismo definidefini do y especializado, con un equipo de recepción que es el centro de congresos, porr una parte, y lla po a agencia de viajes especializada y el personal altamente capacitado, por otra.' La tendenc tendencia ia moderna consiste en equipar a los nuevos hoteles con salosalones de conferencias conferenci as y rreuniones, euniones, locales para exposiciones, etc., do dotado tados s con los medios necesarios: proyectores, equipo para traducción simultánea, ser-

vicioo de ede cane s, et vici etc. c.

El ho h otel Conste//ation, de Toronto, provisto con 30 salas de reunión y el enorme eno rme salón Galaxy, puede recibir a 2 000 co congresistas. ngresistas. El h ho otel Concorde, de Loews, en Québec, puede acoger a 1 200 personas; dispone solamente de 450 habitaciones dobles, dobles, pero tiene siete restaurantes, r estaurantes, uno un o d de e ellos giratorio en el piso 29. Los tres hoteles de Intercontinental, en Jam aica, son especialespecial2 Luis Fernández Fuster, Teoría y técnica del turismo, Nacional, Madrid, 1978, vol. I, págs. 551-553.

7

 

ANTECEDENTES HISTÓRICOS

 

mente para congresos y convenciones. Por otra parte, los palacios de congresos se complementan a su vez con servicio de alojamiento, por ejemplo, el centro de congresos de S-a-o Paulo, que dispone de 800 habitaciones.' tiene dos salones con capacidad En Acapulco, el ho h otel Acapulco Princess tiene para 2 000 y 500 personas, respectivamente, y dispone de 1 100 habitaciones. En dicho puerto se encuentra el centro de convenciones más grande y equipado de de México, el "Ce "Centro ntro Acapulco", que cuenta con el salón "Teo "Teotih tihuacan" uacan"

cuyo auditorio puede alojar a 7 000 delegado del egados, s, y a 5 000 cuan cuando do se trata de banquetes; el salón "C "Cholula holula Chichén- Itzá" ofrece 8 46 460 0 metros cuadrados para exposiciones y el teatro "Juan Ruiz de Alarcón" tiene capacidad para

1 19 3 personas. personas.

LOS CONGRESOS Y CONVENCIONES EN MÉXICO

Si bien el turista individual es un importante generador de divisas para el país, paí s, el merc mercado ado de congreso congresos s y convenciones resulta aún más atr atractivo, activo, pues cada congresista se desplaza con viáticos pagados por su empresa, por lo

que su poder adquisitivo permanece prácticamente indemne y ello propicia mayor gasto en servicio servici os complementari complementarios os.. A pesar de la disminución de congresos en México, de 1983 a 1985, las promociones promo ciones de dell sector público y de la ini iniciativa ciativa privada pr ivada revertirá revertirán n la tendencia en los próximos años. Como se muestra en la figura 1.1, en 1988 se recibieron 20 000 congresistas mientras que en 1989 fueron 30 000.

Por cada p eso que ingresa al país país por concepto de congresos o convencio-

nes, el 46 46.8% .8% corresponde a hospedaje, hospedaje, 24.1% a ali alimentos mentos y bebidas, 11% al comercio y 18.1% a'otro a' otros s rubros. Se estima qué Méxic México o recibió ingr ingreso esos s del orden de 19 400 000 dólares en 1988 (véase la figura 1.2) y de 28 950 000 dólares en 1989 (véase la figura 1.3). SITUACIÓN ACTUAL

Según el Consejo de Convenciones yVisitantes de la Ciudad de México, el mercado de convenciones mostró un incremento del 79.85% en el periodo comprendido entre 1979 y 1988, en contraste con el lento crecimiento del 60%, en el mismo periodo, en la afluencia de turistas individuales. De aquí se deduce la relevancia que reviste en la actualidad el mercado de convenciones. Cada delegado de una convención trade show en su propio país genera 890 dólares, con una estancia promedio de cuatro días, lo cual representa un 3 Luis Fernández Fuster, op. cit., 1980, vol. II, pág. 64. 18

AP. 1. LA REPERCUSIÓN ECONÓMICA

40 000 – 35 000 –

 

d e

000 1987 1 5 000 1988 20 000 000 000 1989 30 000

30 000 _ 25 000 –

e 9 a

20 000 –

d

15

000 –

1 0 000 – 5

           

1983 26 08 087 7 1984 20 938 1985 1 3 929

000 –

1983

984

985

986

987

988

989

Figura 1.1. Tendencia de la afluencia turística durante el lapso 1983-1987 y proyección a 1989. FUENTE : Consejo de Convenciones y Visitantes de la Ciudad de México.

Distribución de la derra derrama ma

Gasto promedio

Convencionista típico en un destino internacional

1988

4 días, 3 noches

Hospedaje

46.89',

965.00 dólares estadounidenses

9 980 000.00 dólares estadounidenses

20 000 delegados 965.00 Dls.

19 400 000.00 dólares estadounidenses Tarifa aérea promedio entre Estados Unidos-Ciudad de México 375.00 Dls. 20 000 delegados

7 500 000.00 dólares estadounidenses

Alimentos y bebidas 24.1% 4 675 000.00 dólares estadounidenses Comercio

11%

2 134 000.00 dólares estadounidenses Otros

18.1%

3 511 000.00 dólares estadounidenses

Figura 1 2

Pronóstico del gasto promedio y distribución del ingreso por concepto de congresos y convenciones (i988).

FUENTE : Consejo de Convenciones y Visitantes de la Ciudad de México.

Gasto Ga sto promedio

Convencionista típico en un destino internacional

 

4 días, 3 noches 965.00 dólares estadounidenses 1989

30 000 000 delegados 9 65.00 D ls.

Distribución de d e la l a derr derrama ama

1989

Hospedaje 1.4-91,-fd 46.8% 13 5 48 000. 000.00 00

dólares estadounidenses Alimentos y

bebidas 24.1%

28 950 000.00

dólares estadounidenses

6 977 000.00 dólares estadounidenses

Tarifa aérea promedio entre Estados Unidos-Ciudad de México 375.00 Dls. 30 000 delegados

Comercio 11%

11 25 0 000. 000.00 00 D ls.

3 185 000.00 dólares estadounidenses

Otros 18.1%

5 240 000.00 dólares estadounidenses

Figura 1.3. Pronóstico del gasto promedio y distribución del ingreso por concepto de congresos y convenciones (1989). FUENTE : Consejo de Convenciones y Visitantes de la Ciudad de México.

12.89% más que una convención sin trade show. Desde luego, en un destino internacional este gasto es más elevado. En promedio, a las grandes convenciones asisten 13 537 400 delegados, sin incluir a los acompañantes; anualmente se realizan un total de 197 640 convenciones en el mundo, de las cuales el 54% se efectúa por medio de trade shows, y de éstas 45% tiene lugar en centros de convenciones. Los destinos internacionales más solicitados para la celebración de convenciones son: Europa (33%), Canadá (29%), el Caribe (25%), Hawai (24%), México (15%), Bermudas (14%), Bahamas (9%), el Oriente (8%), Australia (6%), Alaska (6%) y África (3%) véase la figura 1.4). Como se advierte, México ocupa una buena posición y, no obstante, podría mejorar considerablemente, lo cual permitiría captar mayor número de divisas.

20

AP. 1. LA REPERCUSIÓN ECONÓMICA

                              África 3%

 

Alaska 6%

Australia 6%

Oriente 8%

Bahamas 9%

 1 Cruceros 9%

Bermudas 14% México 15%

Hawaii 24

1 Caribe 25%

Canadá 29%

1  1 Europa 33%

0

Figura 1 4

5

0

5

0

5

0

5

0

Posición de México como destino de congresos y convenciones en el mercado internacional.

FUENTE : Consejo de Convenciones y Visitantes de la Ciudad de México.

SITUACIÓN ACTUAL

1

 

 

Antes de tratar el tema que se refiere a los grupos y a las convenciones es

necesario definir al grupo humano humano,, puntualizar sus características fundamenfun damentales y determinar cómo se integra. GENERALIDADES

Los grupos están conformados por "seres humanos en relación recípro-

ca y que interactúan constantemente. constantemente. Para poder tipifi tipificarlos, carlos, hanpersonas de estar vinculados por características afines, de manera que deben integrarlos a quienes les ligan y comparten intereses comunes, que pueden ser culturales, actividades de servicio, de pertenencia, credo y aficiones individuales".1 Formación de grupos

La constitución de grupos surge cuando las personas se dan cuenta de que sus objetivos no se pueden lograr de forma individual, de tal modo que los 1 José M. Vidal, A puntes de sociología, Universidad Anáhuac, México, 1981.

23

 

individuos se agrupan en función de las relaciones personales. Al integrarse en pequeños núcleos, la sociedad los reconoce, debido a que poseen características y metas comunes. Las características preponderantes de un grupo son: estar estructurado y organizado, poder identificarse con gente ajena a él, estar en constante interacción, tener normas que rijan su comportamiento, así como poseer valores e intereses comunes cuyos objetivos persigan fines similares y una permanencia relativa.'

Clasificación de los grupos sociales

Los grupos humanos pueden definirse de acuerdo con diversos objetivos, pero teniendo en cuenta el grado de intimidad que existe entre sus miembros. Luis Recaséns Siches dice que debemos "registrar a los grupos sociales formados mediante relaciones propiamente colectivas... y a aquellos en los que los componentes del grupo no son los singulares individuales sino los yoes so soci cial ales".3 es".3 Los grupos sociales se pueden catalogar de acuerdo con diversas variables: desde los grupos primarios que se reúnen sin tener fines comunes, hasta los grupos secundarios, formados por individuos que persiguen un fin común y que se desarrollan según un área geográfica, por idioma, idiosincracia, clase social, profesión, tipo de diversión predilecta, etc. Una persona es un producto social, cuya finalidad es asociarse con sus semejantes; así, cuando se íntegra a un grupo vive experiencias sociales de comportamiento, que se manifiestan en conductas propias del grupo al cual pertenece y que se expresan por los estímulos recibidos. Los congresos y convenciones funcionan a la manera de un grupo organizado para la consecución de un fin común, y su característica principal es la homogeneidad de sus integrantes. En este sentido, las convenciones, los congresos, los seminarios y los foros son eventos de comunicación y de convivencia que, en un destino geográfico y en fecha preestablecida, reúnen a un grupo de personas que comparten un interés común y cuya presencia obedece al afán personal o al propósito de una empresa, de propiciar la convivencia, superación, capacitación, educación o conocer nuevos procedimientos o productos.

2 Ibidem. ratado tado genera generall de sociol sociología, ogía, Porrúa, México, 1976. 3 L. Recaséns Siches, T ra

24

AP. 2. GRUPOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES

CLASIFICACIÓN DE LOS GRUPOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES  

Asociaciones de ejecutivos Sociedades profesionales Organ rganizac izacion iones es fraternales Asociaciones científicas Desde el punto de vista del mercado

Asociaciones militares Uniones laborales Organismos femeniles Asociaciones educativas

Convenciones Seminarios

Convenciones

corporativas

Juntas de ventas

Desde el punto de vista de su objetivo4

Convenciones

Congresos

o Convenciones asociaciones

Grupos turísticos Grupos deportivos

institucionales

Conferencias

1

Desde e l p punto unto de vist vistaa del m ercado

De acuerdo con el potencial del mercado, los grupos se clasifican en: 1. Asociaciones de ejecutivos. Son los ejecutivos que viajan con todo

pagado y con cuenta de gastos; generalmente no reparan en los costos y utilizan servicios de lujo, solventados por sus respectivas empresas. 2. Sociedades profesionales. Son ejecutivos que viajan aproximadamente dos veces al año; los gastos corren por su cuenta, son deducibles de sus ingresos, que pueden ser pagados por firmas comerciales o por su propia asociación. 3. Organ rganiz izacion aciones es fratern fraternales. ales. Se trata de viajeros que se desplazan con un fin social, sin el cariz comercial que singulariza a otros eventos.

4 Virginia Sánchez R., Apuntes de congresos y convenciones, Escuela Mexicana de Turismo,

México, 1981.

CLASIFICACIÓN

5

Sus convenciones son siempre reuniones y sus gastos son solventados

por ellos. ellos. Estas reuniones se celebran a ni nivel vel internacional, int ernacional, nacio naci onal o regional. 4 Asociaciones científicas. científicas. Como su nombre o indica, agrupan a perso-

 

nas relacionadas relacionadas con las ciencias, de m anera que sus con venciones son

técnic as y pr técnicas profesio ofesionales. nales. En estos caso casos, s, es posible que las asociaciones planeen a corto o largo plazo sus actividades. Desde el ounto de vista económico, estas reuniones no son son muy atractivas p po orque, po porr lo general, los l os científ científicos icos no so son n gastadores.

5. Aso occ i a ccii o onn e s m i llii ttaa r e ss.. Realizan pequeñ as juntas de personal general-

mente retirado r etirado y, por lo mismo, reditúan m menores enores ingresos. L Las as

asociaciones de este tipo están libres de impuestos y escogen áreas de

económicas. Las reuniones se celebran con un fin social. 6 Sindicatos Realizan congresos nacionales, estatales y regionales, integrados por obreros especializados. Por lo regular, estos congresos son solventados por el Estado Estado o por los sindi sindicatos. catos. 1_os congresos más buscados son los de los sindicatos de Petróleos Mexicanos, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público Público y de la Secretarí Secretaría a de Agricultura y Recursos Hidráulicos. resort

7. Aso c i a c iio n e s f eem m e n i llee s . Los Loss espectácul espectáculos os no se incl incluyen uyen en este tipo de oc reuni reunio oones y los delegado delegados son muy c co o nservadores, aunque p puede uede

haber excepciones. Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con bastante fuerza después de los movimientos movimientos de liberación femenina. integrant es so son n maestros, catedráti catedráticos cos 8 Asociaciones e ducativas. Sus integrantes y educadores. Debido al gran volumen de venta que a la po p ostre reprerepresentan, constituyen un buen negocio negocio,, especialmen especialmente te en temporadas de bajo nivel ocupacional y vacaciones escolares.

Desde el punto de vista del fin que persiguen y la forma en que se desarrollan

De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se desarrollan se dividen en dos grupos: las convenciones corporativas y las institucionales o de asociaciones. Son las que organizan las grandes empre-. sas con el propósito de motivar, entrenar y capacitar a su personal;

1. Co Conven nvenci ciones ones c corpo orporativas. rativas.

se caracterizan por ser obligatorias, más frecuentes y tener mayor volumen de asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la empresa. Estas reuniones se clasifican en: 26

AP. 2. G GRU RU POS, CONGRESOS CONGR ESOS Y CON CONVEN VENC CIONES

 

a

 

C o nv encio nes . Son eventos de comunicación cuyo objetivo es

divulgar y desarrollar iideas deas o pensamientos, con lo que se o obtiene btiene una síntesis útil para el futuro. b Seminarios En este tipo de eventos, los participantes se dedican a escuchar a los expertos, recibiendo capacitación en los temas tratados. c Junta de ventas Se llevan a cabo para entrenar o capacitar al

person al de ventas, que se reúne cuan tas veces sea necesario; repre-

senta un ciert cierto o número de gasto gastos. s. 2 Convenc iones insti institucional tucionales. es. También representan un gran volumen

dentro del mercado de convenciones; estas reuniones reuni ones se realizan con menos frecuencia que las corporativas, ya que son independientes y su

gasto resulta considerable. Pueden ser pagadas por sus asociaciones o por los propios participantes. 3 . Convenciones de asoc iaciones. Estas reuniones se celebran a niveles locales, regionales, estatales, nacionales e internacionales, y agrupan a miembros miembros de una comunidad que ejercen la misma profesión, acti-. vidad o especialidad, o que comparten un mismo mi smo interés colectivo. La asistencia es voluntaria y los gasto gastos s son cubiertos por por el asistente. . 4. Convenciones empresariales. Son eventos que las empresas celebran a niveles lo l ocales, regionales, estatales, n nacionales acionales y ocasionalmente ocasionalmente internacionales, intern acionales, a los que se convo convoca ca a ejecut ejecutivos, ivos, distribuidores y/o agentes de ventas. En este último caso, es frecuente que se expongan los nuevos productos y/o servicios a las empresas. Las convenciones

em presariales presariales se clasifican clasifican en :

Son reuniones Son reuni ones cuyo propósito es impartir e iintercamntercambiar información, encontrar soluciones y averiguar hechos dentro de los campos técnico, económico y de múltiples áreas. Puede describirse como una fusión de experiencias y opiniones prove-

a Congresos.

nientes de personal altamente cap capacitado acitado.. Por lo general, los congresos reúnen a las autoridades en la materia de que se trate. Se considera el evento más complicado de organizar, en especial

si se le compara con seminarios o convenciones. Como se trata de eventos de comunicación, organiza agrupaciones y/o asociaciones de carácter mundial. Los asistentes proceden de

diversos países y sus características características se adecua n al carácter de cada

reunión. Generalmente, los gastos de los participantes son absorbidos -total o parcialmente por las dependencias a las que representan. Los congresos pueden reunir desde 50 personas en adelante. CLASIFICACIÓN

7

 

Son So n regionales, r egionales, nacionales o internacionales, de acuerdo con con llas as

necesidades de cada grupo.

Conferencias. Son exposiciones de diversos temas en las que los expertos presentan ponencias. En este tipo de reuniones se llega a varias conclusiones, las cuales se someten a discusión entre los participantes antes de considerarlas finales. rupos tu turísti rísticos. cos. Son conjuntos de personas con un interés c Grupos común, que parten de un cierto destino hacia un lugar determinado, a fin de conocer la cultura, la arqueología, las bellezas naturales y las diversiones del mismo. d ) Grupos deportivos. Concurren a espectáculos en donde muestran su fuerza física y agilidad mental. Los ejemplos clásicos son las Olimpiadas, los juegos centroamericanos y los panamericanos. Para asistir a estos eventos se forman grupos especiales. Otras reuniones de este tipo son las peleas de boxeo por el campeonato mundial, los torneos de tenis o el campeonato mundial de futbol. b

 

LA OFICINA DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

La finalidad de la oficina de congresos y convenciones es organizar y desarrollar aquellos eventos que hacen que una convención tenga el éxito esperado. Para efectuar una planeación correcta, la oficina de convenciones resuelve los problemas relacionados con la elección del lugar sede, los hoteles y su clasificación, los servicios que dispone cada lugar, así como sus principales características. En este sentido, a los participantes se les ayuda en todo lo referente a: 1. Alojamiento

a ) Número de cuartos disponibles. b) Tarifas. c ) Ubicación. 2. Instalaciones y servicios

a ) Número y capaci capacidad dad de los salo salones nes para cel celebrar ebrar rreuniones euniones y banquetes. b ) Número de oficinas para entablar relaciones públicas, para recepción, etcétera.

c ) Local para oficinas generales. 28

AP. 2. GRUPOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES

 

d) Espacios Espacios para recepción y rregistro. egistro. e) Espacios para realizar exposiciones. f) Facilidades para desarrollar eventos sociales.

3. Localizaci calización ón a) Facilidades de transporte local. b) Diversiones y actividades recreativas. c) Tiendas comerciales, comerciales, etcétera.

4. Contratación

a) Eventos que tendrán lugar en hoteles, restaurantes, etcétera. b) Alquiler de auditorio y espacios para desarrollar diversas actividades. c) Contratación de la música o del espectáculo para el evento.

5. O rg rganización anización

a) b) c) d) e)

Planeación y realización del evento. Programación de actividades.

Organización de la promoción necesaria. Recepción de invitados y convencionistas. Organización de la transportación. f) Planeación y realización de los festejos que se efectuarán durante la convención.

LA OFICINA DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

9

 

RECONO REC ONOC CIMIENT IMIENTO O FÍS FÍSIC ICO O PREV PREVIO IO AL DESARROLLO DE UNA CONVENCIÓN

Selección del lugar

El lugar de la reunión es la sede que se escogió para llevarla a cabo; una vez que la convención ha iniciado, es poco lo que se puede hacer para alterarla. Es importante seleccionar cuidadosamente el Fugar, ya que éste debe satisfacer tanto los propósitos de la convención como las necesidades del grupo. Para no dejar detalles al azar, es conveniente plantearse las siguientes preguntas, que ayudarán a determinar el lugar:

a ) ¿Es la situáción geográfica un elemento importante?

¿De dónde proviene la mayoría de los convencionistas? ¿Sería oportuno que la convención se desarrollara en regiones diferentes? b ) ¿Están orientadas las diversiones y los deportes hacia los intereses del grupo? ¿Se tiene en consideración la vida nocturna? ¿Se trata de 31

un grupo de turistas? ¿Preferirían los invitados un ambiente urbano o uno campestre? c ) ¿El lugar podría considerarse un sitio adecuado para vacaciones? ¿Cuántos convencionistas asistirán acompañados por sus esposas o familias? d ) ¿El lugar es adecuado a los medios económicos de los convencionistas? ¿Sabrían diferenciar un lugar muy lujoso de uno modesto?

 

De acuerdo con los propósitos de la convención y la manera de reunir a las personas:

a ) ¿Cuáles son los objetivos principales de la convención?

¿En qué aspectos ayuda el lugar al logro de estos objetivos? b) ¿Será la convención una combinación de trabajo y diversión localizada en un área metropolitana o en un lugar turístico? c ) ¿Asistirán personas que quieran exhibir algo? ¿Está el lugar equipado para llevar a cabo exhibiciones? ¿Es un sitio accesible para embarques? La ciudad

Para seleccionar la ciudad deben tenerse en cuenta las características del grupo que asistirá a la convención, de manera que es necesario establecer parámetros concretos de éste y de sus intereses; también se deben considerar los aspectos sociales que se desean cubrir durante el evento. La ciudad en que se llevará a cabo la convención debe tener buenas vías de comunicación, poseer una infraestructura eficaz, y ofrecer atractivos turísticos. Antes de considerar viable un lugar específico es necesario obtener de las oficinas de convenciones la siguiente información acerca del mismo: clima, condiciones de acceso, transporte local, hoteles, mercados, tours, lugares de esparcimiento y costos y ventajas en reuniones fuera de temporada. Es aconsejable proporcionar a la oficina de convenciones datos acerca de la organización y la forma en que se realizó la convención más reciente, incluida la asistencia, las preferencias, el estilo de las reuniones, el promedio de flexibilidad en las fechas, etcétera. Inspección del lugar

Es necesario realizar una investigación personal acerca del lugar visitado. Se debe informar al director de ventas del hotel que se presentarán personas con el fin de estudiar la posibilidad de celebrar una convención en ese lugar. Estas visitas tienen que planearse con por lo menos un año de anticipación. 32

AP. 3. PLANEACIÓN

 

Es posible ahorrar tiempo y esfuerzo si la información se obtiene por medio de la oficina regional de ventas del hotel. Estas oficinas están en posibilidad de proporcionar información acerca de cualquier hotel que forme parte de su cadena en cualquier parte del país. Por ejemplo, se pueden obtener los datos necesarios acerca de fechas disponibles, posibles superposiciones con otros grupos y los nombres de los ejecutivos con quienes probablemente se tratará. En el directorio local deben verificarse las listas de las oficinas regionales o las direcciones que aparecen en la seccción de anuncios en las publicaciones turísticas nacionales. Específicamente, con la inspección del lugar se espera obtener los datos siguientes: a) Condición gener general al de llos os hoteles y de llos os auditorios.

b ) Alojamiento y servicios, número y tipo de cuartos, ventajas que se

ofrecen, estado del mobiliario y de la decoración, servicio de alimentos,, manejo de recepción y registro, trato del personal, etc. También tos se tendrá una visi visión ón completa del h ho otel por medio de las opini opinio ones

de sus huéspedes.

c) Número, tamaño y tipo de los salones de juntas, a fin de comprobar

si están equipado equi pados s para la pr proyección oyección de audio audiovisuales, visuales, si existen elementos fuera del salón capaces de distraer la atención de os o oyentes, yentes,

etcétera.

d ) Lugar de exhibici exhibicione ones. s.

e) Facilidades de transportación frecuente. f) Las instalaciones, el equipo y los servicios deben valor arse en térmi-

nos de lo que el hotel pr propo oporci rciona, ona, lo que ofrec ofrece e la oficin oficina a de convenciones y la dispo di sponibil nibilidad idad de recur recurso sos s en caso de que se necesiten otros material materiales. es. g) Investigar posibles planes de renovaciones o e' Jansión de las instalaciones o los servicios.

La siguiente información también será necesaria:

1. Alojamiento a) Número de cuartos disponibles. lasificación cación po porr tipo. b) Clasifi c) Horario de llegadas y salidas.

2. Horario general Jun untas tas preconv preconvención. ención. RECONOCIMIENTO FÍSICO PREVIO

3

b) Periodo de convención.

c ) Juntas posconvención.

 

3. Requerimientos de espacios

a ) Cuartos para juntas.

b) Espacio para exhibiciones.

c ) Á re re aass d e s er e r vi v i c iioo .

d) Registro. e ) Venta de boleto boletos. s.

f ) S eerr v iicc iioo s v ar a r i o ss.. g ) Estacionamiento o área pública destinada a los servicios de transportación.

4. Requerimientos de servicio a) Patrón del prog pr ograma. rama.

b ) Instalaciones. c) Equipo.

d ) Servicios. Los costos

Una vez escogido el lugar en que se realizará la convención, es necesario investigar los precios y las tarifas de los cuartos durante la celebración del evento. El ejecutivo hotelero debe informar acerca del número y tipo de cuartos dormitorios y cuartos funcionales que estarán disponibles para el grupo en las fechas necesarias. También se debe determinar el costo de todos los servicios, equipo y requerimientos adicionales, así como considerar la disponibilidad de cuartos complementarios. Es necesario preguntar por la mejor tarifa de cuartos para los convencionistas, y posteriormente tratar de obtener cotizaciones razonables para los banquetes, fiestas, cocteles y otros servicios, pero debe tenerse en cuenta que la fuente de ingresos más importante del hotel, después del rubro de cuartos, es alimentos y bebidas, de modo que no estará dispuesto a negociar más allá de lo que considere su margen de ganancia acostumbrado. El organizador de este tipo de eventos debe preocuparse por negociar, más que los precios, los servicios extra y los espacios para juntas o exhibiciones, beneficios que representan una mayor ventaja. Por ejemplo, se puede negociar antes de la convención el servicio de personal extra que ayudará con el manejo de maletas dentro y fuera del hotel, los salones para juntas y las facilidades recreacionales no muy costosas.

34

AP. 3. PLANEACIÓN

También es necesario comparar las tarifas que el hotel ha fijado, con

 

aquellas que han pagado otros grupos por el mismo lugar y en condiciones similares. Negociar teniendo en mente estos datos permite optimizar resultados. Es imprescindible que los detalles y las aclaraciones hechas durante la selección del lugar se registren y se pasen después por escrito.

Las fechas

La selección de los lugares donde se celebrará el evento debe hacerse con mucha anticipación. Entre las grandes asociaciones no es raro que se planeen con 10 años de anticipación los sitios en que se desarrollarán sus reuniones, por lo que conviene formar expedientes tentativos lo antes posible y tan pronto se tenga conocimiento de que determinados lugares no han sido escogidos. También es necesario averiguar si se celebrará otra convención al mismo tiempo y si el organizador está dispuesto a conceder los cambios que beneficiarían a ambos eventos.

Las regulaciones

El ejecutivo hotelero y el representante de la oficina de convenciones deben analizar las normas internas y las disposiciones que puedan afectar a las reuniones. Asimismo, deben revisar todos los aspectos relacionados con la obtención de licencias y todo lo que podría causar problemas para cumplir con las políticas establecidas. También es necesario estar informado acerca de los eventos especiales, atracciones del lugar y horarios de otras convenciones que se desarrollen en las mismas fechas, a fin de determinar si alguno de estos eventos podría dificultar la convención. La ayuda voluntaria

Si se pretende utilizar los servicios de un comité de voluntarios que presten su ayuda en el lugar seleccionado, será necesario informar al ejecutivo hotelero y al representante de la oficina de convenciones quiénes son esas personas, qué funciones realizarán y el grado de autoridad que tiene cada una de ellas. Mediante esta precaución se evitará la duplicación del trabajo y muchos problemas. El personal del comité debe estar conformado por individuos calificados RECONOCIMIENTO FÍSICO PREVIO

  5

 

para prestar servicios, y que estén genuinamente interesados; asimismo deben ser capaces de asumir responsabilidades y de tomar decisiones. Un comité comité de ay ayuda uda típ típico ico en el siti sitio o seleccionado trabaja en estrecha estr echa relación relació n con las oficin oficinas as y hoteles de convenciones y provee de toda toda la in inforformación de su organización; efectúa la visi visita ta de inspección, hace recomend recomendacioaciones y tod t odo os los tratos relati relativo vos s a los cuartos y servicios. Para que este comite realice un trabajo eficiente es necesario estimularlo desde un principio princi pio y propo proporcionarle rcionarle directivas y   gu ías adecuadas, m anteni anteniendo endo siempre una estrecha comunicación con la persona encargada. Esta última debe

conocer el presupuesto de la convención, de tal manera que el comité seleccionado conozca conozca también de cuá cuánto nto dinero se dispo dispone ne exactamente p para ara cubri cubrirr los gastos del evento. Debe pedirse al responsable del comité que informe periódicamente por escrito qué se ha realizado. El comité debe recibir créditos por por su trabajo. trabajo. El hotel debe proporcionar: a) Un resumen detallado detall ado d de e los tipos de hospedaje disponible.

b) Una descripción minuciosa de los servicios con que cuenta cada cuarto; un dibujo a escala que especifique la altura del techo, ubicación,

divisiones y accesos; un plano del piso que muestre la localización de todas las áreas públicas, de servicio, corredores, etcétera. equi po técnico que puede sumini suministrar strar como apo apoyo yo a la c ) Una lista del equipo convención. d) Un perfil preciso pr eciso d de e la relación q que ue puede esperarse co con n el gerente de congresos y/o convenciones. e) Una lilista sta de la las s cara caracte cterísti rísticas cas e espe special ciales es del lu lugar. gar.

f) Una descripción de las actividades que pueden realizarse, incluyendo las deportivas, etcétera.

g) Una lista de los tipos de servicios y las tiendas disponibles en los loca-

les ubicados en áreas cercanas al hotel.

La experiencia

El ejecutivo ejecut ivo hotelero de debe be cono conocer cer lla a hi histo storia ria de las convenciones celebradas en el establecimien establ ecimiento, to, co con n el objeto d de e asegurarse si el hotel puede pu ede

ofrecer cuartos cuartos adecu ados, espa cios para reuniones y lugares para exhibici exhibiciones, ones,

facilidade facili dades, s, equipos, personal y servicios que podrían ser necesa necesarios. rios. Es preciso que dicho ejecutivo haga una lista del total de las reservaciones, para conocer conocer exactamente la canti cantidad dad de cuartos que estarán disponibles durante el periodo en el que el grupo permanezca en el hotel. Debe especificar cada c ada tipo de hospedaje: el n número úmero de cuartos sencillos, dobles, dobles, suites,

36

AP. 3. PLANEACIÓN

 

etc; y también determinar las temporadas especiales para el hotel. Si el evento no se ha planeado para ser realizado durante estos periodos especiar:; (estacionales, fines de semana, etc.) aumentará la posibilidad de obtener servicios completos a mejores precios. Espacio funciona funcionall

El ejecutivo hotelero mostrará el espacio y sus servicios mediante listas y diagramas de las salas de juntas y áreas de exhibición, de tal manera que puedan definirse los espacios que más se acomoden a un programa. Si por alguna sala de juntas se cobran cargos especiales, el ejecu- vo debe informar de las regulaciones en lo concerniente a licencias, impuesto: control de bebidas o acuerdos sindicales que puedan afectar a la convención. A continuación se consideran dichos aspectos. Lista de verificación de la selección del lugar

1. Organización a Nombre.

b lDirección. c

Tipo.

2. Convención oficial

a) Nombre. b) Título.

c lDirección.

d

Contactos locales, si los hay.

3. Convención

a) b) c) d) e) f) g) h)

Participación esperada. Características. Duración de las reuniones. Preconvención. Periodo de la convención. Posconvención. Juntas. Exhibiciones. Tiempo de comidas. RECONOCIMIENTO FÍSICO P tEV tEV I O

7

1) Eventos sociales. k) Otros.  

4. Localización

a ) Lugar de veraneo. b ) Clima. c) Condiciones de acceso.

• • • • •

Por avión. Por autobús. Por automóvil. Por ferrocarril. Por barco.

d ) Atracciones. e) Eventos especiales. f) Días festivos. 5. Hotel

a) b) c) d)

Condiciones de acceso. Disponibilidad. Apariencia interna o externa. Ejecutivos hoteleros.

• • • • •

Gerente general. Gerente de ventas. Gerente de grupos y convenciones. Gerente de reservaciones. Gerente de alimentos y bebidas.

e) Cuartos para dormitorio.

• • • • • • • • 38

Número. Tipo. Servicios. Iluminación. Control de ventilación. Obstrucciones. Servicio de alimentos. Instalaciones para exhibiciones.

AP. 3. PLANEACIÓN

• •

Facilidades, Facilidade s, equi equipo po y servi servicios. cios.

C argos, si los hay.

 

6. Relaciones de trabajo

a ) Hoteles. b ) Oficinas de convenciones. c ) Empresas locales (del mismo giro). d ) Uniones o sindicatos. 7. Área de exposiciones

a ) Forma (cuadrada, rectangular, etcétera). b) Acceso. • Límite impuesto por las dimensiones. • Otras limitaciones. c

Peso máximo que el piso puede soportar. • Movible. • Estático.

d

Altura del techo tech o. • Máximo. • Limitaciones.

e) Iluminación.

ventilación. n. f) Control de la ventilació • Frío. • Calor.

g) Ancho y altura de las puertas. h ) Cargo o renta.

Quitar o establecer limitaciones. 11 Capacidad del servicio de alimentos y bebidas. k Política del almacén. decoración. n. / Servicios disponibles de decoració m) Encargado del auditorio audi torio.. n ) Dirección. 1

RECONOCIMIENTO FÍSICO PREVIO

  9

8. Tarifa de impuestos locales

a) b) c) d) e)

 

Alimentos. Bebidas. Entretenimientos. Impuesto del hotel. Otros.

9. Políticas legales para servicio de bebidas alcohólicas (leyes, regulaciones, licencias y prácticas)

a) Hotel. b) Normas locales. c) Otros. HOSPEDAJE

La reservación de hospedaje es uno de los problemas que enfrenta el organizador de un evento. Por ello, es preciso recurrir a las personas que tiznen amplios conocimientos al respecto, como los ejecutivos hoteleros, a fin C,e establecer conexiones y evitar posibles errores. Para hacer la reservación definitiva en lo que se refiere a fecha y espacio, primero se debe proporcionar a los ejecutivos de ventas del hotel y a L ,  delegación de la convención, un informe detallado de los aspectos siguiente:

a) As Asistentes istentes esperados. b) Cuartos necesarios, cantidad y tipo. c) Llegadas y salidas de los asistentes. El ejecutivo del hotel hará su asignación de cuartos basado en lo exp-c:::ado en el inciso b y en la información que reciba de otros hoteles, delegaciones de convenciones, etc. Si se prevé que una serie de circunstancias fortuitas podríai alterar los planes de la convención, es conveniente expresarlo al ejecutivo hotel. Así, el establecimiento estará preparado y se evitará el problema de np disponer del hospedaje necesario para algún V IP. El ejecutivo del hotel debe ofrecer la lista de tarifas para el tipo de habitaciones escogidas, que incluya las fechas en que estarán vigentes. Algunos hoteles suelen adjudicar cierto número de habitaciones adicionales o suites para ser ocupadas por el personal, durante la convención. Estas facilidades pueden negociarse con base en la cantidad total de habitaciones utilizadas, en la temporada o los días de la semana de que se trate, etcétera. 40

AP. 3. PLANEACIÓN

 

Si al hacer las reservaciones se considera que se requerirá de personal extra, es conveniente crear una oficina de rreservacio eservaciones. nes. En caso de que al hotel le corresponda dicha tarea, tar ea, debe proveerse de lo los s formulari formularios os que se mencionan a continuación continuación::

a) Solicitud de reservación. b) Confirrnación del acomodo y asignación de un tipo específico de habitación. (Este formulario debe informar a los convencionistas que después de cierta fecha no se aceptarán cancelaciones sin cargos.) Muchos hoteles hoteles exigen un depósito anticip anticipado ado por una noche y al algunos gunos

de ellos el de la la última última no che de cad a asistente. asistente. Estos depó sit sitos os se debe n anexa r

a las formas de reservación. Este sistema ofrece varias ventajas tanto para el huésped como para el hotel. h otel. Po Porr un lado lado,, el h hotel otel se aseg asegura ura de que se confir confir-me la reservación y conoce con certeza la cantidad de habitaciones que se ocuparán en una fecha determinada. Por otro lado, al hacer sus pagos por anticipado,, el h anticipado huésped uésped se ase asegura gura de su reservación, sea cual fuere su ho h ora de

llegada.

Prioridades

Existen prioridades en la asignación de habitaciones. Por ejemplo, los expositores, los oficiales y los oradores de la convención deben ser ubicados en

habitaci ones especiales. El hotel debe cono habitaciones conocer cer qui quienes enes son esto estos s personajes, para lo cual se le debe proveer de una lista que contenga estos datos. Cuando se lleva a cabo este tipo de acuerdos, es importante contar con "info "inf orme de estatus" de llas as reservaciones y asignaciones, que pueden efectuarse mediante un sistema interno, o elaborar formatos originales con las copias necesarias para cada reservación y asignación. Tan pronto como el informe de estatus se haya establecido, establecido, se deberá publ publicar icar en bo boletines letines o cartas informativas. Otros elementos elementos importantes so son n las políticas políti cas especiales de que el grupo grupo puede ser objeto, objeto, respecto de cier ciertos tos tipo tipos s de habitaci habitacio ones. Si lla a convención no permite que quienes no son convencionistas exhibidores permanezcan en las suites de recepción, habrá que inf info ormarlo a los e ejecutivos jecutivos del hotel y a la delegación de convenciones. Es necesario establecer un método mediante el cual las autoridades designadas controlen las asignaciones de dichas habita-

ciones.

 

Además de la publicidad original, en la que se muestra la disponibilidad de habitaciones y su descripción, es necesario elaborar una publicación acerca de los eventos eventos que se llllevarán evarán a cabo en la convención, de manera que lo l os HOSPEDAJE

1

 

asistentes estén informados. Por ejemplo: si el grupo llegara un domingo a la apertura del evento y no fuera posible ofrecer bebidas ni entretenimiento, se debe advertir a los miembros con anticipación. Finalmente, deberán apegarse al convenio establecido con el hotel y no usar habitaciones que no se les haya asignado. Otros aspectos im impor portantes tantes

La planeación que realizó el ejecutivo del hotel o el representante del departamento de convenciones no habrá servido de nada si no se cumplen los convenios al pie de la letra. En este sentido, la honestidad y la comunicación continua de todas las personas responsables son esenciales. Es conveniente ayudar al ejecutivo del hotel y al departamento de convenciones mediante un registro de los diferentes aspectos de la convención. Éste debe detallar: la asistencia al hotel, el número de habitaciones ocupadas y las llegadas y salidas, las áreas de los salones utilizados para la exhibición, el número de personas atendidas en cada comida y los pedidos de bebidas. En relación con lo anterior, debe tenerse en cuenta toda observación o comentario del ejecutivo del hotel o del representante del departamento de convenciones. Si se utiliza un departamento especial, deben conocerse inmediatamente los cargos y los nombres de sus titulares, conforme un sistema de flujo de información hacia el organizador, el ejecutivo del hotel y el representante del departamento de convenciones. Con el propósito de sistematizar la información relativa al hospedaje, a continuación se presenta un modelo de lista de verificación, que resultará de suma utilidad en la organización de congresos y convenciones. Lista de verificación para hospedaje y reservaciones

1. Asistencia esperada

a ) En el mismo lugar. b ) En un nuevo lugar. 2. Modelo previo de llegadas y salidas

  3. Asignación de habitaciones

a ) Tarifa. b ) Personal que la lleva a cabo. c ) Personal que recibe copias.

42

AP. 3. PLANEACIÓN

4. Procedimientos para efectuar las reservaciones especiales y las de

oradores

 

a ) Reservado por la organización. b) Reservado por el huésped. c) Pagado por la organización.

d ) P a ggaa do d o ppoo r e l h ué u é sspp e dd.. Complementarios

A continuación se presenta una serie de elementos que deben considerarse para mantener informados a coordinadores, ejecutivos y representantes del departamento de convenciones.

1. Hotel

a ) Reservaciones. b) Cancelaciones. c

No -shows .

2. Impuestos

a ) Federales. b) Estatales.

c) Municipales.

3. Bebidas alcohólicas

a ) Leyes y normas al respecto.

b) Cantidad rrequerida. equerida. c) Conve onvenios nios relati relativo vos s a tarif tarifas. as.

4. Cuartos

sencill os.. a ) Número de cuartos sencillos

b) Número de cuartos dobles. c) Número d de e habit habitaciones aciones para oficinas.

5. Habitaciones adicionales

a ) Cantidad.

b) Tipo. c) Asignación.

 

HOSPEDAJE

3

6. Suites especiales para los encargados oficiales de la organización

a ) Número. b ) Tipo.

 

c) Tarifas.

7. Formas de reservación por... Enviadas por... ba)) Entregadas

c) Calendario de fecha de envío.

d ) Tipo.

e) -De -Devuelta vuelta a.. a.... f) Requisición para la reservación del hotel.

g ) Conformación y asignación de habitaciones. h ) Hotel. Tipo. 1) Políticas. k Prácticas. 1

8. Leyes, reglamentos, licencias, políticas y prácticas

a ) Locales.

b) Propias del hotel.

c) Establecidos por el sindicato.

44

 

AP. 3. PLANEACIÓN

Una comunicación eficaz con el gerente del hotel acerca del acomodo, equipó y servicios, co contri ntribuye buye considerablemente en el éxito de una co convennvención. Los requisitos especiales deb deben en notificarse con anticipación, anticip ación, de manera que una reunión con el personal clave del hotel asegura que todas las responsabilidades estén oportunamente distribuidas y la convención se desarrolle sin tropiezos. En el arreglo del salón suelen presentarse problemas, pero el personal del

hotel puede evitarlos si sus decisione decisi ones s se apoyan en tres requi requisitos sitos fundamen-

tales:

a

Formular Fo rmular tod todas as las especificaciones especif icaciones por escrit escrito. o.

bRevisar

personalmente las especificaciones, con el ejecutivo del hotel o

con el encargado del auditorio, para asegurar el orden de cada detalle. in tegrante del equi equipo po de trabajo del organizado organizador, r, para c Designar a un integrante que inspeccione cada cada salón de juntas antes de celebrar la reunión.

Los planos del saló Los salón n y los dibujos a escala se solicitan al ejecutivo-d ejecut ivo-del el hotel y sirven para p ara determinar las l as áreas apropiadas para las sesiones sesiones indivi-

duales.

45

HOJAS HO JAS POR AC ACTIVIDAD TIVIDAD  

Es muy útil disponer de una libreta en cuyas c uyas hojas se se detallen las actividades para cada evento event o que requiera espacio amplio. Las hojas deben contecontener la siguiente info información: rmación: • Fecha. • No Nombre mbre y número de función. • Número de salón. •• C Hora Ho ra deencia inici inicio oesperada. y de terminación. oncurr ncurrencia Nombre del enc encargado argado del grupo.

También deben incluir la especificación de los servicios especiales, las facilidades facil idades requeri requeridas das y el nombre del encar encargado gado de promo promoverlos. verlos. Hay que asegurarse de tener disponibles copias de todas las hojas, incluidos los cambios

que se hubieran producido. El funcionario del hotel enviará un memorándum de las juntas al personal de cada convención. También Tambié n es conveniente guardar una un a copia de este documento, a fin de detectar diferencias con lo planeado o solicitado. Si se examinan las instrucciones del hotel, podrán evitarse los obstáculos y corregir a tiempo los defectos. conveniente conpara dichque dicho o me memo morándum rándum en el momento de reunirse conEs los empleados contar del hotel, todos conozcan sus responsabilidades y colaboren a crear un buen ambiente de trabajo. Con el ob objeto jeto de revisar llo os planes deben c celebrar elebrar un una a sesión p previa revia a lla a convención, el representante de la misma, miembros del hotel y el personal externo. En ese instante se comprobará si las hojas de actividades están actualizadas y sí los detalles fueron comprendidos comprendidos por los tres grupos de trabajo. También es importante celebrar una reunión previa con el personal de la oficina de cargos, a fin de revisar las hojas y cerciorarse de los servicios que se ofr ofrecerán. ecerán. Estas personas debe deben n ser pr presentadas esentadas a lo los s miembros del hotel; además, es conveniente que el establecimiento establecimien to o el auditorio cuenten c co on una lista del personal, que incluya las responsabilidades de cada empleado y el

lugar donde pueden ser localizados durante la convención. Además de contener el nombre de los empleados del hotel y cada una de sus responsabilidades, esta lista debe incluir incl uir sus númer números os telefónicos y el nombre de la persona que puede sustituirlos. Los Lo s programas pr ogramas deben distri distribuirse buirse a personas cl clave, ave, como los los encar encargado gados s de la iluminación ilumi nación o de propo proporcionar rcionar información. Los empleados del hotel deben conocer el motivo de la convención y la jerarquía jerarqu ía de sus mi miembros embros.. Tan pronto como como se sea a posible se entregarán al hotel las listas l istas de asistentes, a fin de coo coordinar llo os procedimiento procedimientos s para el registro registro

 

de los huéspedes. 46

AP. 4. PRECONVENCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

Lista de verificación previa a la convención

a) Revisar todas las actividades, arreglos y cambios con el oficial de la convención, ejecutivos del hotel, representantes de otras empresas,

 

encargado del auditorio, etcétera. b) Actividades: juntas, ju ntas, sesiones, exhibici exhibicio ones, comidas, festejos, tours,

etcétera.

c) Facilidades, equipos y servicios.

d ) Mo Montaje ntaje de llo os salones (los de detalles talles e instr instrucciones ucciones figur figuran an en llas as hode activi actividades). dades). e ) jas Materiales, servicios, etc., para la convención: • • • •

           

Comidas. Bebidas.

Equipos de proyección. Cámaras ffo otográfic tográficas as (y fotógrafos).

Menús. Entretenimientos. Direcciones de servicio servici os públi públicos cos.. Informes.

Registros.

Servicio de cajeros. Ing In geniería elec electrónica. trónica. • Publicaciones y comunicaciones impresas. • Estacionamiento. Teléfonos,, tel Teléfonos telegramas egramas y mensajes. • Transporte. •

• Servici o de am a • Servicio Reservaciones. • Créditos. • Staff.

de llaves.

Seguridad. Procedimientos de cargos.

CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

El principal factor que colabora en el éxito de un congreso o convención es la coordinación entre todos los elementos que intervienen en el desarrollo del evento. Así, una de las medidas indispensables para que las actividades se lleven a cabo fluidamente es la formación de comités encargados de tareas específicas. Todos los detalles deben planearse con anticipación, porque el

éxito o el fracaso depende de la estructuración de dos grandes fases: las actividades de trabajo y las reuniones sociales. De ambos aspectos depende la excelencia del evento. La planificación implica una serie de fases que se enumeran en seguida:

1. Lugar sede 2. Alojamiento

Número de cuartos y suites Precio de la habitación Servicios

Propinas

 

CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

7

 

Capacidad del salón par¿ reuniones y banquetes egistro Espacio para recepc'(:)11

 

3. Instalaciones y servicios

Espacio para exhiL exhi L( ,,ones ones

Servicios para rea. i Lar eventos s   .-. - Iales Equipo

Facilidades c'.e transporte _ acerca-

miento locl..:1 locl..:1 y actividadc  , recreativas Diversiones.

4. Localización {

Comercios

5. Permisos de importación en caso de que fuera necesario 6. Visas de cortesía cortesía para p ersonas especiales

Después de seleccionar el lugar sede se formarán los diversos comités para cubrir en forma eficaz las siguientes actividades: finanzas, programa, publicidad, alojamiento, festejos, registro, recepción y hospitalidad, transporte, exposiciones, servicios generales, ornato y rotulación. Comité de finanzas

Este comité debe manejar el aspecto económico relacionado con lo siguiente: 1

ngresos

a ) Cuotas de inscripción.

b) Contribución de mi miembro embros. s. c) Otras contribucio contribuci ones. d) Financiamiento.

e ) Renta de espacio para exhibición. f) Anuncios.

g ) Varios. 2. Egresos

a ) Promoción y relaciones públicas.

  b) Timbres y envíos po postales. stales. c) Material impreso. d) Decoración.

48

AE. 4. PRECONVENCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

e) Huéspedes y oradores invitados.

f) Personal adicional. g) Transportación local. h) Diversiones.

 

Renta y gastos correspondientes al área. j 1 Anuncios. k Varios. 1

Comité de programa

El programa informativo y la coordinación de todas las actividades de la convención, son responsabilidad del comité de programas, que labora en coordinación con el comité de festejos, a fin de lograr un desarrollo armónico. Entre las principales actividades de este comité destacan las siguientes:

a) Elaborar un programa completo de actividades incluidos eventos sob) c) d) e) f) g) h)

ciales y de trabajo, tiempo para asistir a exhibiciones para hacer compras y paseos por la ciudad, y otras actividades. Imprimir el programa. Designar moderador o presidente de debate en cada reunión. Informar a cada moderador o presidente de debate, acerca de la hora y del orden del programa. Invitar con anticipación a los oradores sobresalientes para que participen en la convención. Obtener datos biográficos correspondientes a cada orador para su adecuada prese presentación. ntación. Informar a los oradores acerca de la extensión de la plática, notificándoles del tiempo de que disponen y la fecha y la hora de su intervención. Nombrar a la persona que presentará a los oradores ante los funcic,narios de la convención, a quienes les dará la bienvenida.

11 Entregar programas a los oradores. 11 Obtener el equipo necesario para los oradores: k

glas, apuntadores, proyectores, etcétera. Anticipar posibles cambios en el programa.

Comité de publicidad

pizarrones, gises, re-

 

El comité de publicidad tiene una responsabilidad doble: promover la asistencia y la difusión de la convención, tanto en los lugares de origen de los CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

convencionistas como en el lugar en que se llevará a cabo. La oficina de con-

9

 

venciones ofrece una amplia cooperación y cuenta con los medios informativos para programar la publicidad necesaria. Es conveniente verificar que se realicen las actividades siguientes: Informar anticipadamente a la prensa acerca de la convención. b) Tener por escrito todos los detalles relacionados con el evento. c) Disponer de una mesa especial para los enviados de la prensa. d) Proporcionar a los periodistas copias de todos los discursos. a)

e) Organizar entrevistas de prensa co con n llo os pri principales ncipales fun funcionario cionarios sy

operadores de la convención. f) Visi Visitar tar a los directi directivo vos s de todo todos s los medios informativos, como periódicos y estaciones de radio y televisión. prensa sa a los evento eventos s sociales y de trabajo. g) Invitar a miembros de la pren h) Establecer una oficina ofici na de prensa en un local adecuad adecuado. o. 1 Rea Realizar lizar campañas de publici publicidad dad en los lugares de origen de los l os conconvencionistas vencio nistas para asegurar una nutr nutrida ida asistencia. 1 Contar con un fotógrafo oficial que esté disponible durante el desarrollo de la convención. k Consultar a la oficina de convenciones. /) Efectuar los arreglos para la venta de fotografías a los allegados. m) Investigar qué qu é tipo de noticias noticias y ffo oto tografías grafías tendrán difusión difusió n en el extranjero. Comité de alojamiento

El comité de alojamiento tiene la función de asegurar que los huéspedes cuenten con habitaci , nes que satisfagan todas sus necesidades. Debe trabajar en coordinación con los gerentes de los hoteles seleccionados y con los encargados de reservaciones. La mayoría de los miembros de la oficina de convenciones tienen gran experiencia en este tipo de labores. Los puntos clave que debe vigilar este comité son los siguientes:

a ) Obtener amplia información de los hoteles seleccionados, incluidas tarifas, tarif as, para su envío como material promo promocional. cional.

b) Reserv Reservar ar ha habitacio bitaciones nes de e emergenc mergencia ia p para ara c conven onvencionis cionistas tas re rezagad zagados. os.

c ) Proporcionar al hotel sede y a los establecimientos complementarios la siguiente información, con copia para la oficina de convenciones: fecha en que saldrá y arribará la mayor parte del grupo; habitaciones que serán pagadas por el comité organizador y aquéllas que pagarán los convencionistas y, si la convención incluye exhibiciones, lugar

  donde se alojarán los expositores.

50

AP. 4. PRECONVENCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

Comité de festejos

 

Las funciones de este comité son muy valiosas, pues tiene a su cargo las actividades artísticas y/o recreativas de los eventos sociales de la convención: comidas, banquetes, cenas, etc. Dicho comité debe vigilar las actividades siguientes:

a) Diversiones especiales incluidas en el programa global. b ) Todos los eventos sociales, incluidas variedades y orquestas. c) Arregl Arregloo de las mesas para banquetes. requeridos para cada banquete. d ) Núm ero y determ inación de los lugares requeridos e ) Número de lugares en la mesa de honor. f) Ho Hora ra exacta en que se iniciará i niciará el servici servicio o. g ) Programas y menú impresos para cada banquete. h ) Boletos de admisión para los banquetes y demás eventos que los

requieran. i onsulta a la oficina de convenciones para sugerencias y apoyo en los siguientes puntos: lugar en donde se recogerán los boletos (a la entrada del salón o en las mesas); paseos por la ciudad; actividades al aire libre; programas de actividades para damas y niños.

Comité de registro

El comité de registro se encarga de otorgar las facilidades requeridas para el registro de participantes. Es también responsable del centro de información y de las oficinas generales de la convención. Debe controlar los aspectos siguientes:

a) Formularios de registro y gafetes. b ) Máquinas de escribir para elaborar boletines. c) Escritorio, mesas y sillas.

d ) Facilidades para cambio de moneda. Personal adicional. ef)) Procedimientos de registro para dignatarios, delegados y huéspedes

en general. g) Existencia adecuada de formularios, programas, materiales de escritorio, portafolios, etcétera. h ) Alojamiento para registros de última hora. 1 Material info inf ormativo acerca de la ciudad. 1 Centro para mensajes telefónicos. k) Lista de participantes para la prensa e información internacional. /1 Facilidades para el uso del equipo de fotocopiado.

 

CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

Comité de recepción y hospitalidad

1

 

Este comité opera como anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la convención. Da la bienvenida a los dignatarios visitantes, miembros de la prensa y huéspedes en general. Sus deberes son, básicamente, los siguientes:

a ) Recibir a las personas en el aeropuerto. b ) I nformar a los oradores e invitados especiales respecto de sus tareas. c ) Proveer boletos de cortesía a los invitados especiales y oradores. Invitar a las autoridades gubernamentales a los eventos especiales y d ) hacer los arreglos necesarios para su recepción; informarles si se espera que hagan uso de la palabra. e ) I nvitar a las personas que el orador sugiera, recibirlas y ubicarlas. f ) Asegurarse de que los familiar familiares es de los invitados y delegado delegados s sean bienvenidos.

g lIndicar

a los integrantes de cada mesa de honor el lugar que ocuparán. h Disponer de un escritorio para la recepción. Comité de transporte

Este comité, que puede operar en coordinación con el encargado de servicios generales, se encarga de la transportación y suministro de información acerca de los viajes. Su tarea incluye también hacer los trámites necesarios para el traslado a cualquier evento que se desarrolle fuera del hotel sede. Debe controlar los aspectos siguientes: a) Informar acerca de la transportación disponible.

b )   nformar acerca de los viajes antes y después de la convención y en-

viar esta info inf ormación junto co con n el materi material al de promoción. promoción. c) Tener disponible en el escritorio de información información material relati relativo vo a los viajes posconvención.

d) Inf Info ormar a los invitados y orado oradores res respect respecto o de lo los s viajes. e) Consultar a la ofic oficina ina de convenciones.

Comité de exposición

 

El comité de exposición realiza los trámites necesarios para contar con el espacio para las exhibiciones, y proporciona información a quienes se interesan en hacer uso de él. Además, se encarga de realizar los arreglos para el arrendamiento y prepara el material descriptivo relacionado con la exposición. En el desarrollo de sus tareas presta atención especial a las actividades siguientes:

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AP. 4. PRECONVENCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

a) Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga información acerca de los precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagra-

 

b) c)

d) e) f) g)

ma de la distribución de áreas de exposición. Envía el folleto a los posibles expositores. Verifica que dentro del área de exposiciones estén disponibles los servicios siguientes: contactos electrónicos, abastecimiento de agua y líneas telefónicas, así como carpinteros, electricistas, plomeros, pintores y rotu listas. Es necesario determinar con anticipación si estos servicios serán pagados por los expositores o por el comité organizador. Verifica las cargas que soporta la cimentación y la altura de piso a techo del local. Anticipa el tiempo que requiere el montaje y desmontaje de la exposición, para efectuar los arreglos relacionados con el alquiler del espaci esp acio o gen general eral.. Contrata los servicios de una empresa dedicada a la decoración para que esté disponible en caso de necesitarla. Contrata los servicios de un agente o nombra a una persona responsable dentro del comité, para que tramite la contratación del espacio con los expositores.

Hace los trámites con la dependencia depara gobierno que h ) corresponda para lanecesarios importación temporal de material exposiciones. De este modo se asegura la asistencia de personal especializado.

Comité de servicios servicios g gener enerales ales

La tarea fundamental de este comité es efectuar los trámites necesarios para contar con los servicios que se requieran durante los eventos sociales y de trabajo. El comité se encargará de los aspectos que se detallan a continuación:

a) Fechas y horarios de cada reunión. b ) Salones reservados para uso de la convención. c) Número de asientos para cada evento. d ) Consultar al encargado de convenciones del hotel y a la oficina de convenciones sobre sugerencias y apoyo en los aspectos siguientes:

forma en que se arreglarán los salones en las conferencias, seminarios, banquetes, etc.; funcionamiento adecuado del sistema de sonido y del equipo eléctrico; disponibilidad de plataformas, andamios, tablones, etc.; equipo especial para los oradores; número de mesas y sillas en los banquetes; retiro del material empleado, al final de cada sesión; disposición de personal técnico especializado; mecanografiado de las

 

CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

conclusiones; resoluciones y reproducción de las conclusiones y resoluciones; grabación de los discursos; alquiler de equipos de sonido,

3

magnavoces, etcétera.  

Comité de ornato y rotulación

Este comité elabora los letreros para los eventos sociales y de trabajo; además, supervisa y ordena la decoración que requiera la convención, controla el desarrollo de las siguientes tareas:

a) b) c) d) e) f)

Decoración del salón principal para reuniones. Decoraciones para banquetes y eventos sociales. Flores Flore s en as habitac habitaciones iones de los hu huéspedes. éspedes. Cortesías, menús impresos y tarjetas para asignación de lugares. Obtención de espacio para almacenamiento de decoraciones. Prevención y colocación de letreros que indiquen la localización de las salas de juntas. g) Consulta al encargado de convenciones del hotel y a la oficina de convenciones acerca de la colocación de avisos en lugares estratégicos, en especial cuando se refiere a cambios en el programa.

54

 

  AP. 4. PRECONVENCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

FUNCIONES FUNCIONE S DEL G GER ERENT ENTE E DE CONGRESOS Y/0 CONVENCIONES Después de haber hecho la reservaL.5r , el ejecutivo que trabaja con el or-

ganizador del evento es el gerente de congresos y/o convenciones. Este puesto

es relativame relativame nte nuevo en m uchos asp ectos, su posici posición ón y nivel de autoridad autoridad va-

rían. En algunos casos, el gerente de congresos y/o convenciones tiene a su cargo un equipo de trabajo que le permite realizar eficientemente sus labores. En otras ocasiones, sólo cuenta con personal novato y no tiene suficiente autoridad. Muchos expertos en la materia recomiendan que en la primera entrevista con el gerente de congresos y/o convenciones, para intercambiar información, esté presente su jefe o superior, de manera que la transacción sea correcta desde el principio. Después de de la entrevista inici inicial al y de que se haya hecho la reservación, las comunicaciones siguientes deben realizarse por escrito. El gerente de congresos y/o convenciones necesita disponer de los antecedentes del grupo que celebrará sus reuniones en el hotel; por ejemplo, los patrones de llegada y sali da, los requerimientos en lo que concierne al servicio a cuartos y facilidades

55

deportivas, el trato que exigen las personalidades y todos aquellos que habitualmente asisten a eventos sociales, etcétera.

 

Algunos gerentes recomiendan que se les comunique los problemas que han enfrentado otros huéspedes en ocasiones anteriores para evitarlos y satisfacer las necesidades del grupo. Un gerente de congresos y/o convenciones debe poseer determinadas características. Entre otras, debe tener autoridad para dar órdenes, saber adaptar los planes a condiciones diferentes, ser organizado, de manera que no descuide los detalles, y ser honesto, de modo que no se comprometa demasiado ni evite responsabilidades. Sus tareas incluyen las siguientes actividades:

a ) Conocer el área y respetar al personal de otros departamentos.

b) Anticipar los problemas y solucionarlos rápidamente.

c ) Dar sugerencias creativas para abastecimiento, programas, comidas, entretenimientos y tours. d ) Atender directa e indirectamente aspectos relacionados con las reuniones, durante las 24 horas del día. e ) Mantener relaciones óptimas con vendedores externos, de servicios • de artículos. f Prestar atención a todas las convenciones, grandes y pequeñas. Lista de verificación

a ) Puesto y responsabilidad de la persona encargada del congreso o convención: nombre, teléfono, horario, estatus. Nombre de la secretaria que atienda los asuntos relacionados con el evento. b) Áreas de responsabilidad: entretenimiento, abastecimiento, VIP, contabilidad, avisos telefónicos, audiovisuales, agradecimientos, etcétera. c ) Comunicación. •

Reunión (lugar y fecha).

• • • • •

Formularios para registrar actividades. Programa preliminar. Distribución del ho h otel. Copias de correspondencia con otros departamentos. Guía final.

  d

En el lugar.

• Concertar las rreuniones euniones de preapertura. • Disp Dispon oner er las las rreu euni nion ones es di diari arias as..

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AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• Introducir a los V IP. • Establecer horarios.

• Evaluar diariamente.  

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

El organizador del evento o el responsable del comité de registro debe estarlos acompañado por el más supervisor de convenciones y explicar a éste cuáles son procedimientos apropiados para el registro del personal. Ellos decidirán los servicios que proveerán a la convención y de qué forma estarán organizados. Estos servicios incluyen:

• • • • • •

Registro. Información. Caja chica. Organización del personal. Publicación de ventas. Servicios secretariales.

• • • • • •

Boletos de ventas. Mensajes. Hospitalidad. Distribución de materiales. Transportación. Servicios comerciales.

Si algunos de estos servicios están disponibles fuera del hotel, será necesario contar con una lista de los mismos y, de ser posible, de sus tarifas. Inspección del área

Debe realizarse un recorrido de inspección en el área de registro, espacio que ha de reservarlo el hotel. Es importante que esta área se anuncie en un diagrama colocado en un lugar visible; el área de registro debe ser la misma durante el lapso que abarque la convención. Puede usarse el plan para dos áreas: una destinada al prerregistro y la otra para el registro directo. Esta oficina debe estar preparada para manejar las

ventas anticipadas y la venta directa de boletos. Luces, teléfonos y señalamientos

El área de registro debe contar con iluminación adecuada y ser adaptada con escritorios y sillas. Además, debe ser grande y de fácil acceso. Las redes telefónicas son indispensables en el área de registro. Antes de la convención, es preciso establecer un procedimiento para atender llamadas, así como para controlar los cargos.

 

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

Por otra parte, los materiales que se requieren en esta área son : ttarjet arjetas as de

registro, log l ogo otipos, boleto boletos, s, fformularios ormularios de control contable para ingresos, car-

7

 

gos, reembolsos, órdenes, saldos de efectivo, saldos de ventas y conciliaciones de inventario, otros elementos útiles como listas de servicios utilizados, suministrados, pagados, pagados, y localización y ttipos ipos de alojamiento. Desde luego, todo todos s los formularios formularios se harán p po or dupli duplicado cado y llevarán la numeración c co orrespondiente. El personal de registro debe conocer el destino de cada copia de los formularios mular ios múltipl múltiples, es, de los fo formul rmularios arios nulos o invá inválidos lidos y todo lo referente a

talonarios talonario s de boleto boletos s y cupones que deben estar numerados po porr serie. seri e. Ant Antes es

de vender es necesario revisar la secuencia de la numeración y establecer horas

determinadas para par a registro, venta de boletos boletos y servicios de escritorio. Asimismo, en el pizarrón pizarró n de bo boletines letines del h ho otel se anotarán la localización y horario rari od de e servicio. servici o. Personal de registro El personal de registro se debe solicitar por escrito, especificando el núme-

ro y tipo de empleados empleados que se requi requieran, eran, así como el horari horario oe en n que prestarán pr estarán sus servicios. Es aconsejable escalonar los horarios de trabajo, programando comidas y periodos de descanso.

Este personal debe ser informado por escrito acerca de cuáles serán sus responsabilidades. Si se recurre a personal de la empresa y a empleados externos, se les debe explicar la forma de escribir las instrucciones para el registro, el área de servicios y la venta de boletos. Lo más importante imp ortante es que dic dicho ho personal cono conozca zca el iimporte mporte de cada servicio, el precio de boleto boletos s y public publicaciones aciones y que maneje adecuadamente los cargos varios; varios; además, debe saber cuáles son los formularios que debe llenar para los controles. Los invitados especiales y los prerregistrados exigen tratamiento especial, de manera que el perso personal nal debe estar inst instruido ruido para ello. Una sesión corta de preconvención es la mejor manera de resolver proble-

mas que pueden suscitarse. En ella deben explicarse los detalles del programa y el uso u so d del el equip equipo o. También es necesario co contar ntar co con n un supervisor, que proporcione proporcione infor-

m ación en los casos sigui siguientes: entes:

  a) b) c) d)

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Posibilidad de efectuar reembolsos a los congresistas. Extravío de registros. Facturación directa a la empresa. Recibo de giros postales, etcétera.

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Se debe informar qué folletos promocionales podrán distribuirse en el área de registro. La oficina de convenciones la abastecerá de folletos publici-

 

tarios en los que se anuncien puntos de interés: quizá también sea provista con personal para trabajar en un escritorio de información. Además, el hotel no debe permitir que su personal distribuya nombres y números de cuartos a los participantes, o cualquier otro dato de registro, sin la aprobación. A fin de desarrollar eficientemente las actividades, se recomienda utilizar la lista de verificación siguiente. Lista de verificación de registro e información

1. Requerimientos generales a) Localización.

b) Instalaciones. c lEquipo.

d) Servicios. e) Personal.

f) Instrucciones.

g lFormas

de trabajo.

• Materiales de consulta. • Abastecimientos.

2. Localización a) Accesible. b) Práctica. c) Adecuada. d) Atractiva. e) Adecuadamente alumbrada y ventilada.

3. Altura del área de trabajo a) Niveles de los pisos. b) Plataforma.

4. Plataforma a) Diversiones. b) Cubierta atractiva. c) Medidas de seguridad.

 

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

• Tamaño adecuado.

9

• • • •

 

Espacio para caminar.

Privacidad del área de teléfonos.

Escalera y cambios de niveles.  

Señalamientos Señalamiento s precautorios.

5. Clasificación del área de trabajo

a ) Registro. de boletos. bc)) Venta Información.

Personal (número ( número de miembros). d ) Personal e) Sist Sistem em as de em ergencia. ergencia. f) Mensajes. g ) Hospitalidad. h ) Transportación.

Publicaciones y materiales impresos impresos.. 1) Ordenes fotográficas. k) Secretariado. 1

1

Personal de compras.

6. Determinación de requerimientos y facilidades de equipo y servicio a) Uso.

Disponibil nibilidad idad y adiestramient adiestramiento o de dell personal. b ) Dispo c) Adecuación.

d ) Aspecto. e) Costo.

7. Especificaciones de facilidades, equipo y servicios

a ) Cantidad. b ) Descripción. c) Requerimientos especiales. d ) Fecha de entrega.

e) Pe Perio riodo do d de e us uso o ne nece cesa sario rio.. f) Recibos y permisos. g ) Personal de contacto en las empresas proveedoras.

8. Mobiliario

  a ) Escritorios. b ) Máquinas de escribir. c) Mesas.

60

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

d) Estantes.

e ) Sillas.

 

9. Registros, escritorios y contadores a) Deben localizarse alejados del área de trabajo del personal.

• Evitar conges congestionamientos. tionamientos. • Limitar al mínimo la necesidad de trabajo apresurado.

10. Iluminación a) Regular.

b) Especial (lámparas de piso, spots). c) Verificar la adecuación. •

Luz intensa.

11. Teléfonos a) Números.

b ) Cargos. • Por instalación. • Por llllam am adas. c) Localización. d) Longitud del cable. e) Servicio. • Línea privada. distribución n hotelera. • Cuadro de distribució • Contacto con el personal. f

Uso de. •

g

Regulaciones Regulacio nes y rrestricc estricciones iones del perso personal nal de regist registro. ro.

Servicioo especial. Servici •

Rápido.

 

• Periodo de reuniones: llamadas que entran y llamadas que salen.

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

h) Manejo y procedimientos relativos a

1

• Mensajes. • Cargos especiales.

 

12. Noticias, anuncios y equipo de exposición a

Pizarrones. • Gises. • Borradores.

b ) Pizarrones para boletines. c) Caballetes. • Tachuelas. • Clips. • Cinta de tela adhesiva.

13. Símbolos y señales •

Escritos con claridad, expuestos expuestos en llugares ugares visibles.

14. Abastecimientos y manejo doméstico a) Papeleros.

b ) Basureros. c) Agua fresca. d) Vasos de papel. 15. Máquinas de oficina

a ) Máquinas de escribir. b) Máquinas adicionales.

registradoras. radoras. c ) C ajas regist

equipo.. d) Duplicación de equipo

e ) Teletipo. f ) Otros.

  16. Equipo de oficina

carpetas. as. a ) C ajas de carpet alf abéticos. s. b ) Índices alfabético

62

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

c 1 Cojines de tinta para sellos. d1 Ho Hojas jas par para a contabilidad.

e) Pap el para registrar cargos.  

f)

g)

P ap a p el e l c a r b ó n. n.

Equipo para máquinas de escribir.

• Cintas. • Borradores. h Plumas y lápices de colores.

1) Sacapuntas.

j)

C int intaa adhesiva.

k) Engrapadora y grapas.

para papel. m) Ligas de goma. n) Tijeras y cortapapeles. ) Reglas y cintas métricas. o) Herramientas diversas. 11 Clips

17. Facilidades de almacén a) Seguridad. Disponibili Dispo nibilidad dad gene general ral ''de de materiales. b) c) Bodega de depósitos depósitos..

eguridad. • C aja de sseguridad. • Área cerrada (asegurada). 18. Personal a) b) c) d) e)

Lugar de procedencia: Clasificación del trabajo que ha de realizar.

Horarios. Costos. Instrucciones especiales.

f ) Control de gerencia o directivo.

19. Fuentes de personal a

Organización o insti-tución in sti-tución que lo propo proporciona. rciona. • Hotel. • Oficina de convencio convenciones. nes. • Em presas ext externas. ernas.

 

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

20. Clasificación del trabajo del personal

3

a ) Instrucciones respecto a la forma de desarrollar las actividades.

b) Decisiones referidas a la adopción de políticas. c) Información de la organización. d) Supervisión y registro.

 

e ) Mecanografiado.

f) Trabajo en caja registrado registr adora. ra.

g ) Trabajos de oficina. h ) Secretariado. 1 Mensajería. 21. Horario del personal

laborales. ales. a ) D ías labor b ) Inicio y final fin al de las actividades actividades.. • Coordinación. • Tiempo de trabajo extra. • Programación de descansos: comidas y relevos.

22. Costo del personal a Costos

por tipo de trabajo.

• Tiempo. • Ho Horas ras extraordinarias. • Domingos. • Vacaciones. b Pago.

• Quién paga. • A quién paga: directo e indirecto. alendario io de pagos. • C alendar

Concesiones especiales.

  c

• Comidas. • Viajes. • Estacionamiento.

64

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

23. Control directivo del personal

a Instrucciones detalladas.  

• • •

¿Están preparadas?

¿Se han distribuido distri buido? ?

¿Tienen los interesados interesados las copias a m ano?

b ) Resumen de preconvención. Contacto conperiódica. la gerencia. dc)) Verificación e) Revisión posconvención.

24. Marco detallado de instrucciones nstrucciones detalladas para el perso p ersonal. nal. b ) Clasific lasificación ación de servi servicios. cios. a

• Propósito. • Extensión. c), Trabajo asignado. lista) . d Material de trabajo (en lista).

• • • • e

Debe ser explícito y tener el formato adecuado. Material de referencia. Material de distribución. Abastecimiento del mismo.

Procedimientos. • Servicio adelantado. • Orden consecutivo consecutivo.. • Servicio normal directo.

requerido dos. s. f ) Carpetas y controles requeri g ) Procedimientos relativos a entradas y salidas de huéspedes.

25. Registro general

a ) Procedimientos establecidos.

b) Clasificación de los participantes.

 

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

c ) Especificación de propinas y cargos cargos.. Formul rmularios arios diversos. d ) Fo

5

e) f) g) h)

 

i)

Informes. Distribución de materiales. materiales. Materiales de referencia.

Abastecimientos.

Personal.

26. nstrucciones para el personal de registro a Requerimientos de registro

• Selección. • Clasificación.

b ) Procedimientos. registr o. c ) Materiales de registro

• L istas.

• De Desc scri rip pción ción de su uso so..

d ) Referencias para su mejor utilización. e ) Informes y controles. 27. Clasificación del registro

a ) Tipo de miembros. b ) Expositores. c) Mujeres. d ) Oradores. e ) Invitados especiales. f ) Ubicación. 28. Formularios de registro

a ) Preparados con anterioridad. b ) Tipo.

  • Idéntico formato para todos. • Formularios diferentes. • Directos. • Po Porr clasificación.

66

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

c) Formato.

d ) Copias sencillas y múltiples. e) Fo Foliados liados y sin foliar.

f) Membretados.

 

g ) Contenido.

• Material preimpreso. Nombre mbre de la organizaci rganización. ón. • No • Evento. • • • • • • •

Nombre de la persona que se registra.

Lugar. Fecha.

Clasificación.

Propinas y cargos.

Tipo de sesión. Tipo de concurrencia y número de asistentes.

h Llenado de los formatos correspondientes.

• • • • • • •

Nombre.

Título.

Nombre comercial. Nombre Dirección del lugar de trabajo. Periodo de de la conve convención nción.. Clasificación.

Fecha d e registr registro. o.

29. Logotipos

a) Ordenados con anterioridad.

b) Alfileres. c Clíps. d)

Adhesivos. e ) Clase de logotipo, que puede ser el mismo para todos o adjudi-

carse de acuerdo con una clasificación preestablecida. f) Tamaño. g) Material preimpreso. • Organización. • Evento. • Clasificación.

SERVICIOS DE REGISTRO E INI )r,MACIÓN

h

Información del participante.

• Nombre.

  7

• Empresa. • Lugar.

 

i

reparación.

• Previa. • Directa. 30. Precios y cargos a participantes a Precios

de registro.

• Previos. • Directos. b Boletos de ventas.

• Preventas. c

Directos.

• En la puerta. • Diversas presentaciones (conferencias, conciertos, espectáculos varios): precio unitario; asiento reservado o no reservado.

d

Ventas de publicaciones.

• Precio unitario. • Cantidad. • Descuentos. 31. Procedimientos de registro a ) Selección. b) Clasificaciones.

  • Definidas. • Lista de referencia. • Formularios de registro, logotipos y recibos.

68

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

c

Precios y cargos. • Verificados.

• Pagos. • Recordatorio de pagos. • Recibos imp imp resos.

 

d

Disponibilidad de formularios de registro. • En co contabilidad. ntabilidad. • Para ser llenado por el empleado. • Información corro corrobo borada. rada.

• Anticipada (dirección de la convención; precios y cargos; claros y legibles; consignación de los datos exactos).

e

Logotipos.

• Anticipados (insertados; empleado responsable de los logo-

tipos; encargados del registro de los logotipos). • Directos (clasificación). • Contenido (nombre título; nombre de la negociación; lugar).

32. Tarjetas de registro a) Temporales o permanentes. b ) Elaboradas previamente.

diari o. • Lista de registro diario • Por Por día e individual. i ndividual. • Tarjetas acumulativas. • Servicio de información. c) Tipo

de carpetas para clasificar la información.

• Alfabética Alfabétic a (nombre, conexión de n nego egocios). cios). • Geográfica. • Compuesta. • Diaria.

 

• Clasificada (clasificación de registro; localización hotelera de registro).

d)

Tarjetas registradas mediante sello de goma.

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

• Fecha. • Lapso. • Importe pagado.

9

 

e

Antecedente en tarjetas. • Tabuladas. corresponde el historial. • Fechas a que corresponde • Reportadas. • Tarjetas llenada llenada s. instrucciones.. • Otras instrucciones

33. Listas de registro a

Lapso. • Anticipadas. (por día; acumulativa acumulativas). s). • Diarias (por • Posconvención.

b Información.

• Evento. • Fecha. • Pe Peri riod odo oq que ue ab abar arc ca. c

Procedimientos.

• Tiempo de recepción (selección según diversos criterios; entrega a los participantes). • Formato (cantidad; costo).

d

Distribución programada. • Método establecido. • Restricciones.

34. Formato de lista de registro

  a Dispuesto

alfabéticamente.

• Nombre del personal.

70

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• •  

Nombre de la emp resa.

Forma de clasificación.

b Apellido

y nombre de los los partic participantes. ipantes.

• Primer enlistado. • Enlistado definitivo. • Iniciales y apellido. • Apodos. c) Conexiones de negocios.

d ) Títulos o cargos. • Personales. • De trabajo. e

Dirección. • • • •

Del trabajo. Domicilio Do micilio particular. Conve onvención nción que int integra. egra. Detalles requeridos.

f) Observaciones. g) Uso. • No permitido. • Opcional.

Requerido. 11 Glosario de términos.

h

• Abreviaturas.

35. Cancelaciones y reembolsos a

Fecha límite para efectuarlos.

 

• Fecha. • Tiempo. • Excepciones. • Reembolsos.

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

• Preventa. • Ventas pagad as

(ventas cargadas o con cargo) cargo)..

• Tiempo de pago (en los términos fijados; posconvención;

1

cuentas pendientes; garantías; otros factores).

 

36. Control de fondos gerencia. a. a) Contacto de gerenci b) Verificación del tiempo de salida. • Preconvención. • Convención (diariamente; otros). • Posconvención.

Cambio de diner dinero o en efect efectivo. ivo.

c

• Cantidad. • Procedimientos y recibos para el caso. efect uar devoluciones. • Tiempo para efectuar

37. Verificación del control de efectivo a

Propósito. • Pago p or ventas. • Pago por ventas en efectivo.

b Quién

efectúa el pago

• Socio (cheque de empresa; cheque personal; requiere aprobación especial especial). ).

38. Control de crédito a

Propósito.

• Pago po r ventas. ventas. • Otro.

  b Beneficiario

del crédito.

• Socio. • Re Requ quie iere re ap aprob robac ación ión es espe pecia cial. l.

72

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

39. Fondos, controles e informes

 

a ) Tiempo. verificación. icación. b ) Lista de verif

• Número de participantes e importe registrado. Portador rtador del expediente. expedien te. • Po • Firmado por... c

Cargos. • Enlistados según detalle. • Verificados.

d

Requerimientos detallados. comienzo y al final. fi nal. • Efectivo entregado al comienzo • Enlistado del total de cheques. principio o y al final. • Inventario al principi

e

Control de formularios de informe. • Listados. • A tiempo tiemp o. • Distribución.

40. Medidas de seguridad

seguridad. dad. a) C ajas de seguri registradoras. radoras. b) C ajas regist

c ) Almacén.

depósitos. os. • C aja de depósit • Bodega de depósit depósitos. os. d

Servicio de guardia.

Verificación cación de h ho oras extrao extraordinarias. rdinarias. • Verifi • En caja. • En ruta al almacén.

41. Precauciones contables

 

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

a Existencias

de papel para expedir boletos; textura y peso apropiados (fácilmente separables y que puedan manejarse rápidamente).

3

 

•

Pap el adecuado p ara escribir. escribir.

b Numeración consecutiva.

• Diario. • Funciones. • Resumen.

• Devoluciones atribuidas a requisiciones de fondos de otras formas.

42. Procedimiento de inscripción a

Inventarios para ventas. • • • • • •

Tipo (boletos; (boletos; pu public blicaciones; aciones; otro otro). ).

Cuenta.

Verificación de los números consecutivos. Historial. Recibos expedidos.

Verificación de las listas por unidades y precios.

b Cambio de

efectivo en bancos.

• Cuenta. • Recibos expedidos. • Instrucciones para manejarlo.

43. Procedimiento de salida a Inventario para ventas.

• • • •

Cuenta por tip tipos. os.

Balance.

Artí culos numerados Artículos numerados (por números; cantidad). Artículos sin numerar (cantidad).

  b Efectivo.

• Cuenta. denominaci minacio ones. • Enlistado por deno

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AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• •  

c

Boletos.

Formularios de control.

Artículos devueltos numerados.

• Usados. • No usado usados ((invali invalidado dados; s; cancelados). • Sin uso. d

Reventa de artículos artíc ulos numerados.

44. Instrucciones de venta de boletos a) Asientos reservados y b) Funciones especiales. Servicioo espec ial ial.. c) Servici

no reservados.

• Crédito. • Fondos. d) Procedimiento de inscripción y salida para cajeros. e) Expedientes y contro controles les requeri requerido dos. s.

f) Material de trabajo. •

Lista.

45. Control de venta de boletos a

Numeración de boletos y verificación de la secuencia.

• •

Números para ventas. Números para uso especial. especial.

b Bo Boletos letos

para ventas y cantidad numerada.

• Total.

• Vendido (devueltos por cobertura del hotel; devoluciones relacionadas; fondos requeridos; otros). • Boletos no contados. • Boletos no vendidos.

c

Boletos especiales.

 

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

• • • •

Autorización.

Boletos sellados especiales.

Nombre de la persona a quien se lle Nombre e oto otorgó. rgó. Boleto Bo leto escrito a máquina. máqui na.

5

 

Ediciones de boletos espe cial ciales. es.

•

• Lista por funciones (número de boletos; nombre de la persona).

• Número de cuenta (total; definitivas; devueltos por cobertura del hotel; servicio; cancelado; no contados).

• Sin registro. 46. Servicios de escritorio

a ) Servicios generales de escritorio. b ) Servicios especiales de escritorio.

c) Abaste Abastecimiento cimiento de personal para la organización del hotel.

Oficin a de convenciones convenciones.. • Oficina • Firmas fu fuera era del negocio negocio..

47. Caja de emergencia

a ) En el propio hotel. oteleros. b ) Contactos hhoteleros.

c) Contactos de la oficina de convenciones.

48. Mensajes a

nstrucciones para su manejo. manejo. • Entradas. • Registros. • Entregas.

Facilidades dades b Facili • • • • • • •

76

relacionadas co con n el equipo disponible.

Teléfonos. Formularios para los mensajes.

Direcciones.

  Nombre del mensajero.

Mensaje.

Método de entrega. Identificación del empleado.

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

c

Facilidades de entrega.

• Facilidades postales (pizarrones; pizarrones de boletines; gises  

y borradores; sujetapapeles).

• Facilidades escritas (mensaje telefónico; correo del hotel; servicio de mensajeros).

49. Distribución de materiales Instrucci ones detallada detalladas. s. a) Instruccio b) Restricciones. c) Lista de materiales. d) Cargos y cantidad en unidades.

e ) Estándares requeridos. f) Formularios. • • • • •

Formato (numerado; copias múltipl Formato múltiples). es). Diario.

Funciones. Resumen.

Devoluci Devo lucio ones de formatos previamente so solic licitados. itados.

50. Procedimiento de inscripción nventarios para ventas.

a

• • • • • •

Tipo (boletos; (boletos; publicaciones public aciones;; otros).

Cuenta.

Verificación de números consecutivos. Historial. Re Rec cib ibo os exp xped edid idos os..

Verificación Verifi cación de lilistas stas po porr unidades y preci precio os.

b Cambio

de efectivo en bancos.

• Cuenta. • Re Rec cib ibo os exp xped edid idos os..

c) Instrucciones para manejar el efectivo.

51. Procedimiento de salida a

nventario de ventas.

 

SERVICIOS DE REGISTRO E INFORMACIÓN

• • • •  

Cuentas por tipos.

Balance.

Artículos numerados numerados (según número números; s; por por cantidad). Artículos sin numerar (cantidad).

7

b Efectivo.

• Cuenta. • Lista por denominaciones. •• Boletos. Formularios de control. c

Artículos devueltos numerados. • Usados. • No usados (invalidados; cancelados). • Sin uso.

d

Reventa Reve nta de ar artícu tículos los numerados. numerados.

52. Instrucciones para venta de boletos a) Asientos no reservados.

b ) A s iiee n to to s r es e s er e r v ad a d os os . c) Funciones especiales. d ) S eerr vi vi c io io es e s pe ci ci a l.l. • Crédito. • Fondos.

e) Procedimiento de inscripción y salida para cajeros.

requerido dos. s. f ) Carpetas y controles requeri

g) Lista de material de trabajo.

53. Control de venta de boletos a Numeración

de boletos y verificación de la secuencia.

  • •

Números para ventas. Números para uso especial. especial.

Boletos letos b Bo

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para ventas y cantidad numerada.

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• Total.

• Vendido (devueltos por cobertura del hotel; devoluciones  

relacionadas). • Tipo (órdenes; recibos; cargos; fondos).

c

Tiempo de entrega.

54. Información de socios

a ) Material de información.

b) Política de distribución. c) Formas de aplicación. d) Elección.

e ) Política de contactos.

55. Fotografías y recuerdos a) b) c) d)

Muestras exhibidas.

Identific ación ordenada Identificación ordenada.. Cargos y cantidad en unidades. Tiempo de entrega.

e ) Recibos. SELECCIÓN DEL SALÓN DE JUNTAS

La selección del salón de juntas es un aspecto importante al planear una convención; cuando se hace la selección se deben considerar la comodidad, las facilidades para proyectar audiovisuales, el enfoque del orador, el tráfico, el acceso a los sanitarios, la posibilidad de contar con servicio de alimentos y bebidas, etcétera. De acuerdo con el programa, el ejecutivo del hotel y el organizador del evento deben pensar en reservar el espacio más adecuado para cada una de las sesiones, y proporcionar diagramas a escala de los salones de juntas que utilizarán. Desde el comienzo del trabajo se deben establecer los cargos aplicables al espacio de juntasen uso o reservado, y al mismo tiempo fijar la fecha límite en que se liberará el espacio reservado que no ha de utilizarse. Una vez determinado el patrón de la convención, debe enviarse un itinerario completo al ejecutivo del hotel que muestre los salones de juntas que utilizarán y en qué periodo. Asimismo, se anotará cuáles salones necesitan

 

SELECCIÓN DEL SALÓN DE JUNTAS

arreglarse para varias sesiones y cuáles permanecerán de la misma forma durante la convención. Se deben considerar las juntas de consejo, las sesiones de apertura y de clausura, la oficina de organización, los salones de prensa, etc. Si esto forma  

9

parte de la convención, el ejecutivo del hotel debe saber que se espera disponer de cierto espacio para dicho propósito. Hojas para actividades

Es importante usar las hojas de actividades, para saber si el personal de hotel está disponible en el momento en que se le necesita. En caso contrario, se harán los arreglos pertinentes y se acordará el costo de tales servicios. Si se planea incluir descansos en los que se sirva café, es necesario notificar al encargado de alimentos y bebidas del hotel y acordar cuándo, cómo y dónde se ofrecerá el servicio y cuál será su precio. Desde luego, hay que evitar la llegada de carritos de servicio y el movimiento de tazas, cuyo ruido interrumpa en el momento menos oportuno. La prensa debe ser objeto de atención especial; es necesario facilitar su tarea y propiciar con ello que la difusión que hagan del evento sea positiva. Si se ha planeado imprimir credenciales de admisión para los representantes de los medios de comunicación, el sistema debe establecerse con anticipación para que no represente inconvenientes para ellos. Este sistema debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarlo a los cambios. Un miembro del personal de la oficina de convenciones podrá atender las necesidades de los periodistas y servir como informador de la empresa o asociación. Si intervienen miembros de la televisión, su labor debe disponerse de manera que no interrumpa el desarrollo de las juntas. Habrá que asegurarse de que los reporteros tengan acceso a los teléfonos, y prever la posibilidad de instalar una mesa especial para los representantes de la prensa en las diferentes reuniones, a menos que se prefiera que se instalen entre los asistentes. Las entrevistas de prensa deben escribirse con anticipación e incluir los puntos básicos que han de cubrirse en cada sesión. Conforme en se celebren las sesiones, queyrevisar el salón para las condiciones que se encuentra y el hay estado funcionamiento delverificar equipo. Si se ha contratado los servicios de personal técnico, es importante asegurarse de que llegue a tiempo y cuente con el material necesario. Asimismo, se debe verificar que estén colocadas las señales de identificación del salón de juntas. Otros aspectos importantes por revisar son:

  a

80

Teléfonos en el salón de juntas. Si existen montajes, habrá que informar al hotel que se desea una extensión del servicio telefónico en el salón de juntas, o que el mismo debe retirarse.

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

b) Facilidades de guardarropa. Si se necesita este servicio, hay que comprobar que el hotel esté informado y al mismo tiempo establecer la  

política de cobro. c ) Estacionamiento de automóviles, si se requiere proporcionar este servicio.

d) Programación del servicio de alimentos, si éste es posible. e ) Control de admisión. Si se cuenta con acomodadores o personal de seguridad, es preciso instruirlos acerca de la política de admisión y acomodo de asistentes impuntuales.

Lista de verificación para la selección del salón de juntas

1. Reservación de salones de juntas, cuando ya se ha efectuado la convención

a) Número. b) Tipo. c) Cargos (si los hubiera). 2. Reservación de algunos salones de juntas a modo de previsión por

a) Posibles cambios en el programa. b) Reuniones de última hora. c) Cambios de emergencia. 3. Política de organización, incluido el uso de los salones de juntas por los responsables de la convención para actividades ajenas a aquella

a) b) c) d)

Limpieza. Muebles. Control de la ventilación, refrigeración y calefacción. Alumbrado.

• Regular. •

Spot.

• Control de las luces, de la refrigeración y de la calefacción. • Imág Imágenes enes refl reflejadas. ejadas. • Obstrucciones. 4. Guía de actividades a

 

Hora en que el salón de juntas debe estar listo para recibir a los asistentes. SELECCIÓN DEL SALÓN DE JUNTAS

b) Itinerario a tiempo para colocar noticias en los pizarrones de boletines del hotel. c ) Tener al día las noticias especiales y distribuirlas oportunamente. d ) Señales colocadas correctamente. e ) Identificación de los salones.

1

f) Otras.

 

5. Facilidades, equipo y servicios a Fuentes disponibles.

• Hotel. convenciones. nes. • Oficina de convencio b Lista

de empresas externas que pueden prestar servicios durante el evento.

6. Revisión antes del evento a) Colocación de sillas y/o mesas. b) Alumbrado.

dc )) Ventilación.   nstalacione nstalaciones, s, equipo y servicios. e ) Otros.

7. Si el evento se lleva a cabo fuera del hotel a Nombre

y teléfono del gerente del auditorio.

Equipo Sillas.

La mayoría de las sillas para conferencia miden 55 por 55 centí-

metros y 43 centímetros de alto. Las sillas que tienen brazos tipo butaca miden 51 por 51 centímetros y tienen 43 centímetros de alto. Las sillas plegables son más pequeñas y sólo se utilizan en caso de sobrecupo; debido a

que son muy bajas, nunca se instalan cuando se trata de servir comidas. Mesas. Todas miden 75 centímetros de alto. Las rectangulares miden 2.44 metros por 75 centímetros y se utilizan como mesa principal, en forma de U, mesa de directores, de bufet, y mesas de inscripción y exhibiciones. Las de 2.44 metros por 75 centímetros y 1.24 metros por 75 centímetros se utilizan como mesas de 1.82 metros para ajustar la distribución al 82

 

  AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

tamaño del salón y/o número de personas sentadas. Las mesas 'rectangulares de 1.82 metros par 46 centímetros casi siempre se colocan en lá distribución de aulas, con el fin de ahorrar espacio. Las mesas redondas de 1.22 metros para cuatro y seis personas, son útiles en las recepciones y sirven como mesas de coetel. En las mesas redondas de

1.70 metros de diámetro pueden instalarse de ocho a 10 personas, en tanto . que en las de 1.83 metros de diámetro pueden hacerlo de 10 a 12 personas. Las mesas de medio círculo (1.70 metros) se emplean para construir óvalos o tréboles y también se utilizan como mesas de bufet. Los s atriles atr iles (o podio podios), s), pueden ser de dos estilos: uno se coloca Atriles. Lo sobre la mesa principal y se conoce como atril de mesa, otro, se instala en el piso y se llama ll ama podio o atril de p piso iso.. Parte del equipo permanente que acompaña a estos estos atril atriles es es una lámpara con un cable para conectarlo a un enchufe

en la pared.

Plataformas. So Son n de dimensiones diferentes (15, 20, 30 o 40 centímetros centí metros

de altura). Su longitud también es variada: 1.22, 1.22, 1.83, 2.40 metro metr os, y el ancho mide 1.22 y 1.83 metros metros,, de ahí que su construcción y combinación cambien de un lugar a otro.

Pizarrones. Todos los pizarrones deben limpiarse después de su uso, para

que puedan utilizarse en cualquier momento. Se debe contar con suficiente gis, un borrado borradorr lilimpio, mpio, y un in indicado dicadorr de 90 centímetros de lo longitud. ngitud. Pizar Piz arrón rón de corcho. Los pizarrones de corcho o de boletines también deben permanecer siempre presentables. Caballetes (trípodes). Cuando se requieran caballetes y no se disponga de ellos, pueden improvisarse improvisarse con una mesa de 1.83 metro metr os aproximadamente, parada sobre sus 75 centí centímetros metros de canto, y que ttenga enga dos ganchos en forma d e S, colgad colgados os en la orill orilla a superior. Consideraciones para la presentación de un audiovisual

Si se planea presentar presentar audiovisuales, el tamaño y forma de la sala deben

permitir que la audiencia, particul particularmente armente la de la parte po posterior, sterior, pueda ve verr cómodamente la pantalla. Deben evitarse los techos bajos o los que tengan candiles.- Por su parte, los lentes del proyecto pr oyectorr deben estar por lo menos a 2 2.10 .10 metros de altura, para eliminar posibles interferencias con la imagen proyectada. El tamaño del del salón p para ara una presentació presentación n efecti efectiva va de audio audiovisuales visuales se calcula calcul a en 3.05 m   aproximadamente por asistente, de manera que el organizador del encuentro puede determinar fácilmente el mínimo de espacio requerido.

 

SELECCIÓN DEL SALÓN DE JUNTAS

 

Otros factores que deben considerarse son: la calidad del sistema de sonido y la ubicación de los oradores; las características de toda pared portátil, los controles de luces disponibles (amortiguadores de luz, apagadores, etc.), la l a colo colocación cación de lla a pantalla y la ubicación del estrado de proyección. Mesas para el equipo de proyección. Todas las convenciones que uti-

3

lizan equipo visual en la mayoría de las juntas necesitan mesas de proyección en cada salón. Con el fin de evitar pérdidas de tiempo, estas mesas son altas, cubiertas y con cordones cordones de extensión sufi suficientemente cientemente largos. Es práctic práctico o disponerr de vari dispone varias as mesas de proyección; si no las hay, pueden pu eden armarse según especificacio especificaci ones: deben tener 30.5 centí centímetros metros de alto alto,, con ruedillas, y estar equipadas con un cordón de extensión eléctrica número 16 de 9.14 metros. Es necesario tener permanentemente cuatro cajas debajo de la mesa, para guardar el proyector de transparencias, un proyector de películas, una pequeña lámpara para leer y ocasionalmente un indicador eléctrico. Montajes de los salones de juntas Auditorio convencional. Cuando las sillas están dispuestas para una jun-

ta tipo auditorio, la separación entre los lados de las sillas se denomina "espacio", mientras que la que existe enfrente enfr ente de cada silla respecto a la siguiente se llama "distancia". El espacio y la distancia varían varí an según la capacidad de dell salón y el número de personas que se acomodarán.

La primera hilera de sillas debe estar separada 1.85 metros del borde de la mesa de oradores (figura 5.1). En los salones con asientos para 400 personas, el pasillo pasil lo central debe medir 1. 1.5 50 metros de ancho; en salones más pequeños puede medir 1.20 metros. Cuando las sillas se han colocado para indicar el lugar exacto del pasillo central, el arreglo del auditorio de juntas puede proseguir, proseguir, y cuando un salón se h ha a dispuesto a su to total tal capacidad, el espacio entre las sillas no n o puede ser menor de cinco centímetros, mientras que entre el centro de una silla y el centro de otra otra la di distancia stancia no puede ser menorr de 84 centí meno centímetros. metros. En salones más gr grandes andes se recomienda disponer disponer un

pasillo que cruce a la mitad, con un ancho de 1.52 a 1.85 metros. Auditorio semicircular con pasillo central. La plataforma y las mesas de oradores oradores puede pueden n ser las mismas que se ut utilizan ilizan en el arreglo arr eglo co convencional. nvencional. Al acomodar acomodar las si sillas, llas, lla a orilla de su bo borde rde anterior (que indica el ancho del pasillo), pasil lo), debe estar unos 3.65 3.65 metros alejado de la orill orilla a frontal de la l a mesa de oradores. El p asillo central se forma colocando las primeras sillas de cada lado y dejando un espacio de 1.50 metros. La primera hilera debe colocarse cuidadosamente, cuidado samente, de manera que el arreglo final quede presentable (figur (figura a 5.2). En la mesa de oradores se debe colocar un soporte vertical y atar en él

 

  84

 

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

0 0 0 0 0 o 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

 

OO

 

0 0 0 0 0 o 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

o o   0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 00 00 00 00 0 0 0 0 0 0 0 0

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Figura 5.L Auditorio de convenciones.

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Figura 5.2. Auditorio semicircular con pasillo central.

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una cuerda, como si fuera un transportador, para medir la colocación de la primera hilera de sillas; el resto de las sillas se dispondrá de manera que igualen esa primera fila. Los pasillos laterales deben tener siempre el mismo ancho. Este tipo de colocación no se recomienda para audiencias que absorban toda la capacidad del salón, porque se desperdicia mucho espacio.

A uditorio semicircular semicircular con bloque central central y alas curvas. La mesa princi-

 

                               

pal puede permanecer igual que en la disposición convencional. El salón debe arreglarse con un bloque central sólido, con ocho o 10 sillas por hilera, con espacio para un pasillo de 1.20 metros a cada lado de dicho bloque. Se debe curvear las alas como se muestra en la figura 5.3 y cuidar que el ancho de los pasillos laterales sea uniforme a lo largo del salón.

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Figura 5.3. Auditorio semicircular.

A uditorio uditorio en for f orma ma de

V. La mesa de oradores se coloca como se muestra en la figura 5.4: las primeras dos sillas, que indican el ancho del pasillo, deben estar separadas unos 3.66 metros de la orilla de la mesa principal. Las sillas se disponen en una línea inclinada hacia la mesa principal, formando un ángulo de 30 grados. Este tipo de disposición no se utiliza cori frecuencia; se originó durante la Segunda Guerra Mundial, cuando los símbolos y emblemas de V (por la victoria) se aplicaban a la colocación de las mesas. Este arreglo también se emplea para juntas con el auditorio distribuido en forma de V .

 

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AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

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Figura 5.4. Auditorio en forma de V.

Disposición de las repisas para escribir y sillas con brazos.

Figura 5 5

 

Repisas para escribir y sillas de brazos. En aquellos lugares en que se dis-

pone de sillas de brazos con repisas para escribir, la colocación es similar a la de la figura 5.5, en este caso, el espacio entre la orilla de la repisa y el brazo de la próxima silla debe ser de unos ocho centímetros. La distancia entre cada hilera debe ser de 91 centímetros desde el centro de la silla. Cada cinco repisas debe colocarse un cenicero, y cerca de la entrada debe

haber una jarra con agua fría en una mesa pequeña, así como en la mesa de oradores.

Colocación de mesas para juntas

U. Las mesas en forma de U se colocan con combinaciones de mesas regulares de 1.82 metros por 76 centímetros, 1.22 metros por 76 centímetros o 2.44 metros por 76 centímetros. El tamaño de la mesa depende de la asistencia esperada; por regla general se requieren 61 centímetros de mesa por persona. Ciertos grupos de científicos y profesionales solicitan más espacio para extender sus carpetas y documentos, pero ellos detallan las especificaciones. Las cubiertas de las mesas o carpetas deben colgar hasta el piso en los cruces, y en las "patas" de la U los pliegues de las carpetas deben estar centrados y formar una línea continua en toda la extensión de la mesa (figuEn forma de

ra 5.6). En cada lugar debe haber hojas de papel y lápices; las sillas se colocan a 30.5 centímetros de la mesa para facilitar el acceso. Asimismo, en los lugares adecuados hay que poner charolas con vasos y una jarra con agua para 16 personas. Además, se acostumbra colocar una estación de agua próxima a la entrada con suficientes vasos y jarras, y un cenicero por cada seis personas.

Figura 5 6

Mesa para juntas en forma de U .

 

En esta variante se utiliza ut iliza el mismo procedimiento procedimiento que en la mesa en fo f orma de U, pero debe cuidarse que queden 1.22 metros de espacio entre los respaldos de las sillas dentro dent ro de las "patas" de la E, para entrar y salir fácilmente (figura 5.7). Las hojas de papel, los lápices, el agua fría y los ceniceros ceniceros se distribu distribuyen yen de la misma mane manera ra que en a mesa en forma En forma de

de U.

E

Figura 5 7 Mesa para juntas en fo f orma de E.

Como mesa de cabecera se coloca una de 1.82 metros por 76 76 centímetr centímetro os, lo bastante llarga arga como para ubi ubicar car al número de personas En forma de

T

Figura 5 8 Mesa para juntas en forma de T.

 

esperado. Desde el centro de la mesa, extendida a lo largo del salón, se coloca otra de doble ancho (1.52 metros), tan larga como se necesite (figura 5.8). Los Lo s artículos artí culos de escritorio escritorio,, el agua frí fría a y llo os cenicer cenicero os se disponen igual qu que e en la mesa en forma de U. Mesa para direct directores. ores. Se arreglan las mesas de doble ancho (1.52 y 1.82 metros), tan largas como para acomodar a las personas esperadas, concediendo

por lo menos 61 centímetros de espacio por persona (figura 5.9). Todos los demás detalles se manejan como si se tratara de la colocación en forma de U.

Figura 5 9 Mesa para directores.

  Mesa o oval val para par a d irecto irect or es. Cuando no se requiere una mesa de cabecera

formal, el arreglo es el mismo que el anterior, pero además se coloca una mesa semicircular de 1.52 metros junto a cada una de las cabeceras de aquella mesa y las sillas se disponen de manera que haya dos en los semicírculos, pero ningu90

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

na en los puntos extremos (figura 5.10). Los artículos de escritorio, el agua fría y los ceniceros se disponen igual que en el arreglo en forma de U .  

Figura 5 10

Cuadro con hueco. Es

Mesa oval para directores.

una disposición similar a la de la forma U, pero

el final fi nal debe ser cerrado cerrado;; llas as sillas se colo colocan can sólo fuera del cuadro y las cubiertas de la mesa o carpetas deben caer al piso en el interior del hueco del cuadro (fi (figura gura 5.11). Los d demás emás elemento element os se disponen de manera semejante a la que se utiliza en el arreglo en forma forma de U . Mesa de juntasen forma de herradura. Se trata de una distribució distribución n similar a la de la forma de U, pero la unión de la mesa de la cabecera y las "patas" de la U se hace con una sección curva. c urva. Las sillas se colocan en línea continua alrededor de la mesa (figura 5.12), y los demás elementos se distribuyen igual que el arreglo en forma de U .

 

SELECCIÓN DEL SALÓN DE JUNTAS

 

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Figura 5 11

Cuadro con hueco.

  Mesa para juntas, en forma de herradura.

Figura 5 12

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AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

M esa de ¡untas ¡untas en forma de círcul círculo. o. Este arreglo es muy semejante al

 

de tipo herradura, excepto que las puntas deben ser cerradas con otras dos secciones curvas y las mesas deben medir 1.82 metros. Es difícil cubrir este tipo de mesa de modo que se vea presentable; las secciones curvas pueden cubrirse sólo en la superficie, en tanto que la parte interna requiere de una carpeta doble, prendida con alfileres, para que cuelgue derecha hasta el piso (figura 5.13). Las hojas de papel, los lápices, el agua fría y los ceniceros se

disponen como en las formas anteriores.

Figura 5 13

Mesa para juntas, en forma de óvalo.

En forma de aula. En la mayorí mayoría a de las convenciones lo los s hoteles propor-

cionan mesas de 1.82 metros por 46 centímetro centímetr os, que son las mej mejores ores para la disposición en forma f orma de aula. Deben alinearse en hileras hi leras de dos o tres, a cada c ada lado de un pasillo central amplio. La distancia entre el centro de cada mesa, mesa, una enf enfrente rente de la otra, no debe ser menor de un metro metr o (fi (figura gura 5.14). Lo Los s artíc artículos ulos de es escri critorio torio,, el agua fría y los ceniceros se disponen de la forma ya descrita. Aula estilo perpendicular. En la mayoría de las convenciones y en algu-

nas juntas de com pañ ías de seguros se solicit solicitan an largas hil hileras eras de m esas perpe ndiculares a las mesas de oradores, a todo lo largo del salón, debido a que las personas se sentarán a ambos lados de la mesa. En estos casos se utilizan me-

sas de 76 centímetros de ancho, a causa de la necesidad de voltear las sillas hacia la mesa de orado oradores. res. El espacio para cada p perso ersona na debe ser de 76 centímetros, a diferencia de las colocaciones anteriores (figura 5.15). La orilla de la primera mesa debe estar 1.83 metros alejada del borde anterior de la mesa de oradores. La distancia entre los centros de las mesas,

 

SELECCIÓN DEL SALÓN DE JUNTAS

 

3

Figura 5 14 Aula.

de una hilera hi lera a otra, no debe ser meno menorr de 2.15 metros; los pasillos laterales lateral es a lo largo del salón deben ser de 1.85 metros de ancho; uno de los los pasillos (el que cruza el cent centro ro del salón) debe medir 1.22 me metros tros de ancho. Las convenciones de trabajo g generalmente eneralmente duran de cuat cuatro ro a cinco días, por lo que los organizadores organizadores prefieren que q ue se cubra esta mesa co con n papel de envoltur envo ltura a blanco o café, llo o cual permite una rrápida ápida limpieza li mpieza durante los des-

 

cansos. 94

 

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Figura 5 15

Aula estilo perpendicular.

A estos estos grupos no s se e les pr propo oporci rcio onarán hojas de papel y lápi lápices, ces, debido a que los participantes traen el material. Los ceniceros y las estaciones de agua fría frí a deben instal instalarse arse por tod todo o el salón, así como basureros grandes de metal para mantener limpio el salón. Aula invertida o en forma de V. Esta colocación es similar a la de aula co convencional, pero lasmesa mesas queAlgunos estar incl inclinadas inadassolicitan formando uncolo án ángulo gulo denvencional, 30 grado grados sh hacia acia la detienen orado oradores. res. grupos esta colocacación para facilitar la participación de sus miembros en discusiones planeadas por los comités comités y que se llllevan evan a cabo después de las sesiones generales. Los Los artículos de escritorio, el agua fría y los ceniceros se distribuyen igual que en la mesa en forma de U (figura 5.16).

 

Mesas redondas. Para todas las reuniones de scouts y en algunas conven-

ciones de estudiantes se solicitan mesas redondas de 1.70 metros de diámetro. Estos grupos siguen una tradición establecida; por lo común empiezan con SELECCIÓN DEL SALÓN DE JUNTAS

 

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inverti da en forma de V. Figura 5 16 Aula invertida

 

una sesión gene ral y posteriormente se dividen en grupos de discusión en m esas

individuales, varias veces durante el día (figura 5.17). Se debe verificar con los comités si será necesario colocar ceniceros. Otra razón para utilizar mesas 96

 

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Figura 5 17

Mesas redondas de 1.52 m de diámetro.

redondas en las juntas es facilitar su arreglo rápido para efectuar las comidas (para la disposición y el arreglo de estas mesas véase la sección dedicada a servicio de comida). Servicio de comida

Una vez que el comité encargado ha decidido el tipo de colocación, número de personas y ubicación de la mesa principal, se debe informar al departamento de alimentos y bebidas para que dé instrucciones a los encargados del arreglo de las mesas. Esta información tiene que estar disponible por lo menos un día antes del servicio. Las mesas redondas de 1.70 metros de diámetro se colocan en hileras, con las cuatro patas formando una cuadrícula en el piso (el diseño de la alfombra o el del piso pueden servir de guía para una correcta ubicación). Si el salón se utiliza a toda su capacidad, la distancia entre los centros de las mesas no debe ser menor de 2.75 metros. El respaldo de la silla más cercana a la mesa principal debe estar separada 91 centímetros de la orilla de ésta. Alrededor del salón hay que dejar un espacio de 65 centímetros entre las sillas y las paredes, para permitir el paso de los meseros. Junto a cada mesa se colocan las sillas en filas de cuatro o cinco, SELECCIÓN DEL SALÓN DE JUNTAS

 

según la asistencia. Esto se hace mientras los meseros colocan los manteles, cubiertos y platos. Cuando terminan las sillas se colocan alrededor de las mesas.

 

La orilla de enfr enfrente ente de la sil silla la debe tocar el mantel y colo colocarse carse exactamente frente al plato. Inmediatamente des después pués de terminado el servicio, las sillas sill as se amo amontonan ntonan en pilas p para ara proceder al aseo d del el saló salón. n. Colocación para bailes. Los grupos tienen sus propias ideas acerca de la

decoración, el servicio de 'las bebidas, la colocación de la orquesta, el tamaño

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y la ubicación de la pista de baile, etcétera. Como regla general debe enviarse un croquis al cliente, cl iente, acl aclarando arando que él debe especificar tod todo os los detalles deseados. Desde luego, esta información se obtiene con la debida antelación. Plataformas para m esa principal. Cuando se colocan plataformas para la mesa principal princip al en junt juntas as o comida comidas, s, es necesario co conoce nocerr su u ubicación, bicación, la altura requerida y el número de personas que se ubicarán en dicha mesa. La plataforma se arma asignando 60 centímetros de mesa por persona, y otros 60 centímetros para colocar el atril. Para las juntas, las carpetas de la mesa deben colgar hasta el piso de la plataforma. El armado de la plataforma pl ataforma se efectúa c co on sumo cuidado. La La orilla ttrarasera de la misma no debe estar a más de cinco ci nco centímetros de la pared y las l as secciones tienen que colocarse muy juntas y al mismo nivel, para evitar traspiés.

Cuando se soliciten muchos niveles, el nivel real debe ser tan largo como el que se encuentre enfrente de él. Exposiciones.

No existe una colocación están estándar dar par para a exposiciones, exhibiciones o puestos. Generalmente, el decorador contratado proporciona todos los elementos necesarios. Se debe colocar un cesto para la basura y dos sillas en cada puesto, y vigilar que el área esté completamente limpia antes de la apertura y durante la exposición. El hotel no proporciona carpetas de mesa; agua fría, ni servicio de comida de ningún tipo en las áreas de exhibición. Registros. Los regi registros stros se disponen de acuerdo con las especi especific ficaciones aciones proporcionadas por el comité de la convención, el cual se encarga de realizar los arreglos con el hotel. Se recomienda utilizar mesas de 1.22 por 1.82 metros cubiertas con carpetas que cuelguen al frente hasta el piso, así como Ceniceros, basureros, agua fría y pizarrón pizarró n con gises y bo borr rrado adores. res. Pizarrón con letras. Por lo regular, las actividades se dan a conocer en pizarrones cuyas letras son intercambiables o fijas, en los cuales se escribe el nombre del grupo asignado al salón, el tipo de trabajo y la duración de las sesiones. Estos pizarrones deben ubicarse ubi carse en lugares adecu adecuado ados, s, por lo menos una hora antes de la hora señalada para comenzar.

Mantenimiento de las salas de convenciones. En los lugares do donde nde se

 

proporcionan servic proporcionan servicios ios de convencio convenciones nes existen detalles específ específicos icos de mantenimiento que deben observarse. Después de terminada la actividad, las sillas tienen que apilarse en otro lugar, de manera que la limpieza del piso proceda 98

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AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

a la colocación. Las sillas que ya no se utilizarán deben apilarse de ocho en ocho para facilitar su transporte y almacenaje eficaz; mientras se arman estas pilas, las sillas dañadas o manchadas se deben separar para limpiarlas, sustitu irlas o

 

repararlas. Cuando se trate de colocación de mesas con las formas U, E, T o mesas para directores, éstas se colocan derechas en el centro del salón. Las cubiertas de las mesas se disponen con los pliegues hacia arriba corriendo por el centro de la mesa; las manchas y orillas desgarradas deben ocultarse. Salas de juntas.

Las salas de juntas destinadas destinadas a una convención o congreso

tienen que estar acordes con la magnitud del evento y con los requerimientos

del grupo que las utilizará; utili zará; por ello, es preciso que el equipo y mobiliari mobiliario o tenga las características adecuadas para brindar comodidad a los asistentes.

SERV ERVIC ICIO IO DE AL ALIMENT IMENTOS OS Y BEBIDAS

En una convención, los banquetes y desayunos, los recesos para tomar café y los cocteles dan mejores resultados que las comidas. Estos servicios facilitan facil itan llo os encuentr encuentro os sociales básicos por medio de lo los s cuales llos os asistentes conocen cono cen nuevos aso asociados ciados y desarrollan relaciones positivas, al mismo tiempo que intercambian int ercambian iideas deas y solucionan problemas co comunes. munes. El encargado de planear la convención es responsable del servicio servici o de alialimentos bebidas,comodidad lo que representa mayor carga pues deben crearse menús yy ofrecer como didad a lo l os asistentes. Conde eltrabajo fifin n de obtener resultados r esultados, ,

se debe seleccionar un lugar funcional para realizar las actividades, con espacios amplios amplios para pasil pasillos, los, mesa mesas s pri principales ncipales y pista de baile o estrado estrado,, si fuera necesario. Un salón demasiado amplio podría podría p provo rovocar car que se perdiera la intimidad deseada, por lo cual se debe solicitar al hotel que el espacio se arre-

gle de manera adecuada.

La capacidad del salón saló n debe estar acorde co con n llos os o objetivos bjetivos del evento, y al escoger el estrado y la distribución de las mesas es conveniente pedir sugerencias al ejecutivo del hotel. Entre las mesas hay que dejar espacio sufici suficiente ente para permitir permiti r el acceso al estrado o a la mesa prin principal. cipal. Si se presentarán audiovisuales o conferencias, se debe tener en cuenta la distribución distri bución de las mesas, a fin de que desde cualquiera de ellas haya buena visibilidad. Los centros de mesa deben ser coloridos colo ridos pero no d demasiado emasiado altos, altos, pues limitarían limi tarían el campo visual y lla a conversación versac ión fácil fácil.. En la distribución de las mesas se debe considerar el tipo de servicio planeado. El tipo francés (en el cual los meseros colocan los alimentos en el plato del comensal) comensal) y el ruso (en el que el co comensal mensal se sirve de las ch charo arolas las portadas por por lo l os meseros), no son co convenient nvenientes es porque requieren requ ieren bastante

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

 

espacio entre las mesas para el mejor movimiento de las personas que sirven. Por el contrario, el servicio tipo americano (platos servidos desde la cocina) requiere menos movimiento y espacio. Las facilidades en lo concerniente a la iluminación y el montaje deben discutirse con anticipación; asimismo, es conveniente saber si existe un montaje temporal o permanente y cuáles son sus dimensiones y altura. Es posible que el hotel cuente con equipo audiovisual (que incluye micrófonos, proyectores, pantallas y equipo de sonido); si no es así, hay que solicitar información acerca

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de proveedores externos.

Invitados y oradores en las mesas principales

La manera de distribuir a los invitados en la mesa principal obedece a muchos criterios, debido a lo cual conviene hacer un croquis con el orden de preferencia según la política de los organizadores. Es recomendable contar con camerinos para los espectáculos, los cuales deben estar próximos y equipados con tocadores, espejos y sanitarios. Si se utiliza un montaje portátil, debe dejarse el espacio necesario para subir y bajar y colocar cortinas en el área de salida junto al estrado o acondicionar el lugar que se destine para tal fin. Antes de hacer negociaciones es necesario determinar si se utilizará un cuarto para ensayos y si se requiere un piano; además, se debe especificar el horario en que se utilizará, de acuerdo con los reglamentos del hotel y las normas correspondientes, para no entorpecer las actividades. Por otra parte, en la mayoría de los hoteles se proh íbe introducir bebidas alcohólicas, y quienes lo permiten cobran cierta cantidad por concepto de descorche. Es muy importante tomar en cuenta los reglamentos; asimismo, se debe conocer la escala de pagos por los servicios que se contratan y los detalles referentes al tiempo extraordinario. Los costos varían de hotel a hotel y de una ciudad a otra; sin embargo, la costumbre establece un cargo del 15% por servicio. Cuando se sumen los cargos del banquete, es necesario verificar que los impuestos se apliquen correctamente. El departamento de alimentos y bebidas presta una valiosa ayuda en la planeación de los menús; por lo mismo, deben escucharse las opiniones del chef antes de sugerir un menú. También es útil preguntar acerca de las variantes y las formas en que otros grupos han utilizado el servicio de alimentos; probablemente haya múltiples opciones para combinar los menús y lograr una presentación original.

 

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AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Uno de los peores errores es servir comida exótica o poco usual, aunque algunos grupos aceptan los menús que consisten totalmente en comida exótica; si se ofrece, por ejemplo, una fiesta mexicana, se debe servir roast beef junto con los platillos típicos. Si se sirviera comida estilo estilo alemán, entre la salchicha salch icha bratwurst, la morcilla cill a y la l a ensalada de co coll agri agria, a, no desento desentonarían narían los hot dogs al estilo norteamericano american o. Un plat platill illo o chino preparado al estil estilo o estadounidense, estadounidense, como pollo a la chow-mein, debe servirse con otras variedades; por ejemplo, un bistec con

salsaa de semilla sals semilla de sésamo, pato de leche y camarones con salsa salsa de soya.

Balance en los menús

Cada servicio de aliment alimento os tiene que lograr un equi equilibri librio o en sabores, sabores, textura, fo f ormas y colo colores, res, porque es muy importante estimular la vista, el paladar p aladar y el olfato. Es un er error ror planear comidas so sobrecargadas, brecargadas, ya sean muy ricas o condimentadas. El uso u so de lo los s mismos ingredientes en dos platos en una c co omida debe evitarse. Si el plato fuer fuerte te es pollo guisado en cualqu cualquier ier estil estilo o, no se debe acompañar acompañar c con on o otros tros productos productos de granj granja. a. Es p preciso reciso sugerir al chef q u e no use las mismas hierbas y especias para más de un plato; si el primero está

m uy sazonad o, llos os sigui siguientes entes deben ser suaves.

En un menú la textura es muy importante importante;; no se debe repetir un plato poco usual en la misma comida; se debe servir, por ejemplo, un solo plato de carne molida, uno envuelto en pasta hojaldrada, uno a base de puré y así sucesivamente. Tampoco es recomendable servir más de un plato de la misma clase de alimentos y debe utilizarse sólo una verdura, una variedad de carne y un tipo de melón, si se sirve entero. Para el desayuno es ideal el servicio de bufet: ah aho orra ti tiempo empo y ofrece una variedad diferente para los diversos gustos. Algunos desayunos en bufet

se limitan a un servicio servi cio tipo continental: pan dulce, dulc e, jugo de de frutas y caf café, é, pero podrían podrían iincluir ncluirse se crepas, ome/ettes y otros platos pl atos cocinados. La clave para que las comidas tengan éxito consiste en hacerlas ligeras: ensaladas, sopas, sopas, pollo y otros platos ligeros. A la mayoría mayoría de las persona personas s les

desagrada regresar a las sesiones de trabajo demasiado satisfechos, de manera

que también podría incluirse fruta fresca, platos vegetarianos, pescados hervidos y postres ligeros.

Cuando se trata de banquetes, la carne o el plato fuerte acompañado de papas y verduras verdur as ha sido el preferido preferi do de de quienes plan planean ean los menús, que en ocasiones no advierten la variedad de posibilidades con que cuentan; por ejemplo: pescado y mariscos; croquetas, elote o puré de chícharos en vez de papas. Si se insiste en la carne, habrá que pedir sugerencias acerca de las diferentes maneras de presentarla y el tipo de verduras para aco acompañarla. mpañarla. El cambio significa signif ica var variedad iedad en el p plato, lato, y en ocasio ocasiones nes menor costo costo y esfuerzo.

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

 

Al realizar las negociaciones iniciales es preciso determinar de qué forma se efectuará el cargo por servicios de alimento alimentos, s, ya sea po porr ffacilidades, acilidades, cuentas recogidas o por cantidades, y en qué fecha c concluye oncluye el número garantizado de establecerán límit límites es razo razonables nables de garantía, confirmar el platos y covers. Se establecerán número de personas que asistirán a las cenas y establecer responsabilidades para resolver los problemas que se presenten por proyecciones incorrectas. Los cambio cambios s en los menús podrían modific modificar ar los lími límites tes de garantí garantía, a, de modo que ayu ayudarían darían tanto al encarg encargado ado de la convención como al h hotel. otel. El mismo procedimient procedimiento o es efectivo cuando se desea que el h ho otel absorba absorba de un

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5 a 10% en las garantías ofrecidas.

Cuando seelutilicen cupones para las comidas, debenelhacerse los l os arreglos necesarios con hotel para su recolección, y especificar procedimiento que se seguirá cuando lleguen per perso sonas nas sin dichos di chos cupones. Si los números d de e mesa están consignados consignados en llo os cupones, debe verif verificarse icarse q que ue las persona personas s se acomoden de acuerdo con su número, pero si una de las personas se negara a cambiar de mesa, sería necesario informar al representante autorizado. Cuando el servicio de alimentos se efectúe a la intemperie, hay que asegurarse de disponer de un espacio en el interior int erior del hotel, y preparar prep arar tanto el diagrama interno int erno co como mo el externo, dejando cada mesa en la misma distribudistr ibución y lugar. También se debe prever que algunas personas voluntarias conduzcan a los asistentes al nuevo lugar, si así fuera necesario.

Cualquier cambio en los planes de distribución de lugares debe comuni-

carse a los asistentes con oportunidad. Los tableros de información, notas o directo direct orios so son n efect efectivos, ivos, pero lo mejo mejorr es una u na combinació combinación n de los tres p para ara

asegurarse de qu e todos los asistentes asistentes estarán enterados. Servicio de alimentos en áreas abiertas. Un

desayuno y la comida tipo hawaiano o de rancho, por ejemplo, realizados en las áreas de la alberca, podrían resultar más atractivas que el banquete común. Una comida de este tipo

no siem pre eleva los costos; sin sin em bargo, aunque parece fácil servir servir a los grupos las mismas entradas en cualquier lugar, no es tan simple trasladar a los huéspe-

des fuera del restaurante restaur ante cuando se s sirve irve un plan americano americ ano mo modificado, dificado, ya que causa trabajo tr abajo y cos costo to extra.

Losdehoteles agregan un que sobrecargo por por cada h huésped uésped en lo ref referente erente a servicio servi cio banquete, por lo es necesario enterarse con anticipación de qué forma lo hace el hotel. Los d descanso escansos s para tomar caf café é deberían llamarse "descansos para ref refririgerios"; esos 15 o más minutos min utos permiten a todo todos s los asistentes distr distraerse aerse para regresar más atento atent os las sesio sesiones. nes. El caf café é forma parte im importante portante del menú, pero es recomendable recomendable ofrecer opciones: té, choco ch ocolate late cali caliente, ente, jugos, refr refresescos y, desde luego, café sin cafeína. Pueden incluirse galletas, pero se debe considerar co nsiderar el y yo ogur, el helado helado,, la fruta y los pudines. Sobrecargos Sobrecarg os para el servicio de banquetes.

102 10 2 • CAP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Entremeses. Los entremeses y las bebidas pueden ser simples pero cos-

 

tosos, salvo si se seleccionan cuidadosamente. Si una recepción se lleva a cabo antes de la comida, se debe esperar un cierto consumo de entremeses, pues la mayoría de las personas consumen algo ligero antes de la comida. El licor se vende por botella, por hora o por persona; el mejor sistema es, probablemente, por persona. Si el hotel acepta una tarifa única por asistente y se compromete a proveer todo el licor necesario, la tarifa muchas veces incluirá entremeses o entradas, por lo que no será indispensable tener un inventario. Se debe especificar qué marcas de licor se servirán y convenir el número

de cantineros y meseros que estarán presentes. El mejor control consiste en recolectar los que los asistentes deben entregar en la puerta ser admitidos; esteboletos procedimiento permite que se pague de acuerdo con elpara número de boletos que presente el hotel. Este convenio incluye' el pago por las personas que consuman. Cuando se contrata por botella se paga por cada unidad de vino, cerveza o licor servido; en algunos hoteles esta tarifa incluye en el servicio, meseros y cantineros, pero en otros puede cubrir sólamente el costo de las bebidas y el servicio extra. Se debe llevar un inventario del licor servido; la mejor forma de hacerlo es especificar que no puede abrirse botella alguna sin la aprobación de los organizadores o por contrato con el hotel. Cada botella se identifica mediante una etiqueta especial o una inicial en ella, de modo que al final del servicio se debe especificar que sólo se pagarán las botellas que se contaron junto con el encargado del bar. Si el servicio de bar no está incluido, habrá que informarlo a los asistentes y establecer un sistema de pago rápido y eficiente. Además, se debe pedir al hotel que devuelva todas las notas de alimentos, pues se necesitarán para efectuar el control de pagos propio. Lista de verificación del servicio de alimentos y bebidas

1. Finalidad a) Tipo de evento.

• • • •

De negocios. Social. Baile. Bienvenida.

b) Horario del evento.

• Durante la mañana.

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

 

• • • • •

A mediodía.

D espués de las 12 :00 horas.

A la hora de la comida. Por la tarde. Horario continuo.

c Atención especial.

2. Adaptación

03

a ) Tipo de salón. b ) Tamaño adecuado del salón. • Dimensiones.

• Obstrucciones. c) Plano a e scal scala. a. d ) Capacidad para colocar sillas. e) Decoración. f) Luz.

• Adecuada. • Clara. •

Reflectores.

g ) Acústica del salón. h ) Ventilación. • Aire acondicionado.

• Calefacción. i) j)

Mantenimiento.

Meseros necesarios. k) Cargos. 3. Cotización de costos

  a) Salón.

b ) Comida. c) Bebidas.

d) Otros servicios.

104

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• • • •

Por contrato. Opcional.

C argo bási básico. co.

Tiempo adicional.

 

e) Espectáculos.

• Requisitos del sindicato. • Mantenimiento.

• Impuestos. • G astos de viaje. viaje. f

Facilidades de equipo. • Normales. • Especiales.

g Souvenirs. h ) Decoración.

4. Reglas, licencias y políticas de trabajo a) De la organización.

b ) Del hotel. c) Locales. d ) Del sindicato. e) Estatales. f) Federales.

5. Control sobre bebidas a) Leyes de restricción. b) Licencias. c) Horas permitidas y capacidad del bar.

6. Impuestos a) b) c) d)

Mu Muni nici cip pales ales..

Estatales. Federales. Otros.

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

7. Restricciones a) De la organización. b) Del hotel. c) De la comunidad.  

8. Horario y planeación del banquete

a ) Salón adecuado.

05

b) Venta de boleto boletos. s. c) Cocteles. d) A puertas abiertas.

e ) Mesa principal para invitados. f ) Apertura especial. • Himno nacional. • Invocación. • Otros. g

Servicio de comida (menú).

lim pias y ordenada s. • Mesas lim • Música. • Entretenimientos y espectáculos.

 

h

i

Discursos. aile.

9. Salón adecuado

iagrama grama a escal escala. a. a ) D ia b ) Atención esperada. • Colocación de elementos adicionales. c

Tipo de servicio.

  • Mobiliario. • Estilo. • Otros arreglos.

d

106

 

Escenario, plataforma y pista de baile.

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• Localización. • Formas. • Dimensiones. • Superficie. • Peso que sop ort ortan. an. • Rampas.

e) Áreas de acceso. f ) Iluminación.

• Normal. • Especial. g) h) i) j)

Decoración. Acústica. Control de la ventilació ventilación. n. Facilidades con que se cuenta.

10. Modo de colocar y decorar la mesa especial para bufet

Asistenciaa esp erada. a ) Asistenci

b) Mesas.

• Tamaño y forma. • C apaci apacidad dad de las mesas. • Arreglo. c) Sillas (estilo ( estilo). ). d) Áreas de acceso.

11. Planeación de los servicios de hospitalidad

a ) Asistenci Asistenciaa esp erada.

b) Localización de servicios. c) Mobiliario. • Especial. • Grupos convencionales. d) Café y mesas estilo cafetería.

e ) Bar.

f) Decoración.

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

12. Mesas de honor para invitados a

Salón para asamblea. • Mobiliario.

 

b ) Servicio de bar (cantinero y mesero). c) Horario de la asamblea.

d ) Tipo de arreglo para la ocasión.

07

e) Edecanes.

f ) Guías.

13. Mesa principal a) b) c) d)

Localización. Tamaño.

Nivel del piso pi so.. Lugar Lug ar específico.

• Nivel único. • Va Vari rio os nivele les s.

piso. iso. e ) Cubierta del p f) Sillas (estilo). • Disposición. • Cantidad. g) Decoración. h) Bebidas e special speciales. es. • Registro contable contable de la cantidad servida. • Servicio especial.

14. Atril a

Tipo adecuado.

  • • • •

108

 

Localización y nivel. Lugar para emplazarlo. Lugar especial (mesa principal para audiencias).

Lugar señalado.

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• • • • • • • •

Luz en el atril e iiluminación luminación general en el salón. Localización del interruptor. Operador.

Sonido (micrófonos, bocinas, etcétera). Sistema para dirigirse al público. Apagador de control contr ol remoto. Sistema de señalamiento.

Servicio de proyección.

15. Reservación de servicio

l ugar determinado determinado.. a ) En un lugar

b) En el interior. c) A la intemperie. d) Alternado.

piso. e ) Plano a e scala del piso.

16. Arreglos referidos a reservaciones de mesas Diagrama de la distribución. a ) Diagrama isposición ón de las m esas. b) D isposici c) Acceso a los pasillos. d) Mesas marcadas. e ) Número asignado. • f

C apacidad de los asi asientos. entos.

Estándar. •

Excepciones.

g ) Número de sillas. h) Forma de la mesa. Revisión ón e n el área. 1 Revisi

  opia del diagrama disponible.

• Recepción. • Hotel. • Propaganda en las columnas. Revisión isión previa al evento evento.. • Rev • Arreglos. • Número de las mesas. lugares. es. • C apacidad de los lugar

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

17. Reservación de lugares a Asignación.  

• Anticipada. • No antici anticipada. pada. b Notificación

al personal.

• Tipo de boletos.

09

Listaa de lugares. • List • Por nombres. • Por mesas. 18. Cambios en los números de las mesas en lugares alternados a Posición relativa.

• Estrado. • Foro. baile. • Pista de baile. • Otro.

rreglos s rela relativos tivos.. b Arreglo • Invitados especiales. • Grupos Grupos múltip múltiples. les. • Otros. c

Diagrama de distribución. • Preparado con anticipación. • Verificado con el hotel. requeridas. das. • C opias requeri • Confirmación por parte del hotel. • Enviados por correo. • Anuncios incluidos en el montaje del salón.

d

Números de mesas.

  • Sin secuencia. • Reservaciones.

110

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• Asignación original de lugares. • Posición relativa. Asignación ión relativa. • Asignac e

En secuencia requerida.

 

• Reasignación de lugares. • Reservaciones. Posición sición relativa. • Po • Asigna Asignación ción relativa.

19. Notificación de cambio de lugar

a ) Señales. Notifi tificación cación de cambio. b ) No c) Dirección.

d ) Notificación en el tablero de información. e) Anuncios verbales.

f) Notificación escrita. g ) Anuncios de la forma que se requieran. 20. Cargos en menús a) Desayuno.

b ) C ena.

c) Comida.

recepción. n. d ) Coctel de recepció om ar café. café. e) D escanso para ttom f)

Hora de recepción.

21. Base para los cargos por tipo de servicios a) Propinas. b) Capitanes. c)) C Meseros. d anti tin nero ros s. e) Otros.

22. Servicio de bebidas y a cuartos a) Tipo. b) Ho Hora ra de ef efectuar ectuar lla a orden.

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

c) Servicio normal.

d ) Bases de los cargos. e) Por botella. f) Por bebida.

 

g ) Por personal. • Bebidas. • Botellas. • En paquete. • Descorche.

11

• • • • • • h

Vasos.

Hielo. Combinaciones. Aperitivos.

Propinas. Impuestos.

Devolución de bebidas sin abrir y combinaciones. • Botellas sin abrir. • Botellas abiertas. • Procedimiento Procedimientos s de registr registro o.

23. Materiales para distribuir identifi cación sobre las mesa mesas. s. a ) Tarjetas de identificación b) Promoción en las mesas. Artículos ulos promo promocionales cionales y co complementarios. mplementarios. c ) Artíc d) Tarjetas del lugar.

e ) Menús. f ) Programas. g ) Agendas.

h

Souvenirs.

24. Tipos de admisión

a ) B ooll e to to s .

b) Tarjetas.

  c ) Gafetes. d ) Otros.

25. Colecta de admisiones

112

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

a) Pe Pers rson onal al di disp spon onibl ible. e.

b ) Tiempo.

 

• En la entrada. • En el bufet. • En la mesa principal. 26. Instrucciones relativas a problemas de admisión especial a) Revisión en las puertas para readmisión.

b ) Ausencia de comprobante para la admisión. c) En la mesa principal. d) En la audiencia.

• Lugar reservado equivocadamente u ocupado. 27. Instrucciones para la entrega de los comprobantes de admisión recolectados por la organización a) Hotel. b) Pe Perso rsona nall de la o orga rganiz nizac ación ión..

28. Facilidades de equipo, servicios y recursos disponibles a) b) c) d)

Or Orga gani niza zaci ción ón..

Hotel. Departamento de convenciones.

Empresas externas.

29. Alumbrado

a ) Regular. b ) Lámparas'de mesa. c ) Spots.

d ) O ttrr o s . 30. Electricidad a ) AC. DC.. b ) DC

c) Especial.

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

31. Sistema de comunicación con los asistentes

a ) Micróf Micrófo ono en su sitio. operando. b ) Probado y operando.  

aj ustado.. c) Volumen ajustado

d ) Locutor.

Disponible nible inmediatamente. e) Dispo

32. Micrófonos

13

a

Tipo. • Portátiles. • D e m a n oo.. • Fijos.

b ) Entrada. c) Mesa. d ) Estándar.

e) Cantidad. f) Localización. g) Ajustes.

apagado.. h ) Encendido y apagado ) Altura. 1) Distancia. k) Dirección.

/) Probado y o oper perado. ado.

33. Decoración y flores a) C anti antidad dad necesaria. b) Tiempo de instalación. c) Convenios. d) Lugares.

e ) Cargos. Instalación n comprobada comprobada.. f) Instalació

g) Instrucciones para su retiro.

  34. Servicios especiales

a ) Elevadores. b) Salones de regist registro. ro.

114

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

c) Transportes. d) Contr ntro ol de tr tráfi áfico. co.

e ) Estacionamiento. Facilidades dades para estacionarse. f) Facili g ) Teléfono.

 

35. Teléfono y servicio de mensajería

a ) Interior. b ) Exterior. c) Restricciones.

d ) Cargos. 36. Personal especializado

a ) Disponible. b ) Entrenado. 37. Guardaespaldas para invitados especiales a) Asignados.

b ) Arreglos previos. 38. Servicio de boletos a) Caja.

b ) Edecanes. c) Recolectores. 39. Encargados a

D e puert puertas. as.

40. Periodistas y grabadoras a

Equipo. • Ubicado adecuadamente. • Abierto sobre señal.

b

Operador.

 

SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

• Disponible. • Entrenado. c

 

Material de referencia a la mano.

41. Fotógraf Fotógrafo o

a ) Equipo disponible.

b) Evento de que se trata y nombre de las personas.

42. Proyecciones Proyecciones y equipo de demostración

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a ) Lugar.

(tiempo). ). b) Instalación (tiempo • En su lugar. • Abierto sobre señal. c

O perador especial. especial. • Disponible. • Entrenado.

d

Visibilidad máxima. • Pantalla. • Distribución de tableros. • Mesa de de mo stración. stración.

e

Material de referencia. • Disponible. • Identificado. • En orden.

f

Cargos.

43. Entretenimiento Entretenimi entos s

  a

Tipo.

• Oradores.

116

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

• • • •

Música. Show.

Películas.

Otros.

 

b

Ensayos. • Hora. • Lugar.

c

Camerinos.

• Luces adecuadas. • Espejos. • Ganchos. • Instalaciones en sanitarios. d) Requerimientos e) Escenario.

especiales.

44. Señales a) b) c) d) e)

Publicidad. Identificación. Dirección. Otros.

Carteles.

Tableros s de iinformación. nformación. f ) Tablero

AUDIOVISUALES

Actualmente, la mayoría de los programas de convenciones se basan en audiovisuales, de manera que es indispensable familiarizarse con ciertos detalles de los equipos más usuales. Antes de escoger el equipo, es necesario tener presentes dos consideraciones: Oradores. Antes de que comience la convención se debe contar con una

 

lista del equipo especifico que requieran los oradores; de forma similar, hay que disponer de un cuarto para ensayar y revisar los audiovisuales antes de las sesiones. AUDIOVISUALES

Salas donde se realizarán las asambleas.

17

Debe revisarse lo referente a:

a ) Obstrucciones: ¿obstruyen la visión de la audiencia los pilares o candelabros?

b) Dimensiones: ¿restringe el techo la altura de la pantalla o la distancia  

de la proyección? c ) Luces Luces:: ¿ ¿están están accesibles los interrupto interrup tores res de control remoto para transferir transf erir los co controles ntroles a las personas que efectúan llas as proyecciones? d) Ventanas: ¿pueden cubrirse cubr irse las ventanas o las puertas de cristal lo suficiente para oscurecer el cuarto o eliminar los reflejos? e ) Ruidos: ¿está la habitación aislada del tráfico del hotel o auditorio?;

¿existe ventilación adecuada, sin que ventiladores o aparatos de aire acondicionado ruidosos distraigan a los asistentes? f) Puertas: se deben considerar los efectos de la pantalla y el equipo de proyección. Proyectores Proyector de 16 mm. La mayoría de las películas educativas e industria-

les se realizan en 16 mm, aunque las hay también de 8 y de 35 mm. Para las proyecciones de 16 mm hay tres tr es tipos de ensartado:

a) Totalmente manual. b) Automático. c ) Manual por canal. En lo que concierne al sonido, se graba sobre uno de dos métodos: carrete de sonido óptico o carrete de sonido magnético. En el caso del carrete de sonido óptico, la misma emulsión fotográfica que produce la porción visual de la película se imprime en el extremo contrario de los orificios del engrane, y una lámpara pequeña de salida proyecta una luz a través del carrete.

Los patrones de la luz proyectada se leen mediante un sonido principal y

se convierten convierten señales electrónicas as que pasan por el amplificado amplif icadorr del pr pro oyector; éste esen el carrete deelectrónic sonido más común. La pelí película cula de 1 16 6 mm o ofrece frece do dos s ventajas: no puede ser borrada accidentalmente como podría suceder con un carrete de sonido magnético, y es el tipo estándar en la industria. Tratándose del carrete de sonido magnético, una tira magnética de óxido se adhiere al extremo extr emo de la pelícu película la (el contrario a los o orif rificios icios del engrane), y el so sonido nido se graba en este carr carrete ete como en cualqui cualquier er otra grabació grabación n magné118

 

  AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

tica. La ventaja de este carrete es la facilidad con que permite insertar un micrófono en el proyector y grabar directamente en la película; sin embargo, debido al ruido del proyector mientras funciona, a la calidad del micrófono utilizado, etc., este método de grabado no tiene gran éxito en el campo profesional y ofrece problemas al retroceder la cinta. Para el retroceso ret roceso magnético u ópt óptico ico se co coloca loca una bocina auxili auxiliar ar cerc cerca a de la pantalla y fuera del piso, lo más alto posible. Se recomienda especialmente para salones amplios.

Debe procurarse procurarse que p perso ersonal nal pr pro ofesional limpie e inspeccione las películas con regularidad, al menos una vez cada cinco exposiciones. Proyector de diapositivas. El

pr oyecto pro yectorr que má más s se utiliza es el Kodak

para diapositivas de dos pulgadas; la dimensión de la diapositiva, incluyendo las monturas, es de dos por por dos pulgadas. Aunque la l a película pelícu la es de 35 mm, estos aparatos tienen una gran variedad de modelos, con características tales como contro controll automático para operación peració n continu continua a y enfoque automático. Además, después de que la diapositiva diapositiva ini inicial cial ha h a sido enfo enfocada, cada, las próxi próximas mas se enfocan por sí solas a través de los lentes del proyector, que se ajustan automáticamente. auto máticamente. Esta caracterí característica stica puede convertirse en un problema si las diapositivas tienen diferentes monturas, como cartón, metal y vidrio. Se enlistan algunas recomendaciones para la presentación de transpa-

rencias

a ) Asegurarse de que quien esté a cargo de operar el proyector sepa ma-

nejarlo y cambiar la lámpara; lá mpara; como una precaución para que ésta no falle, se debe verificar la fecha f echa de su instalación y reemplazarla regularmente para evitar que se queme. Las lámparas viejas pueden utilizarse como repuesto.

b ) Valerse de un folleto en el que se detallen los diferentes tipos de lám-

paras y disponer de una selección de éstas para diferentes titipos pos d de e

salones y tamaños de pantallas.

c) Utilizar un maletín grande para proteger las lámparas, los lentes y las

extensiones. d ) Evitar el uso u so d de e charolas de gran capacidad (140 diapositivas), que q ue

usualmen te se atascan cuando las diaposi diaposititivas vas se voltean un po co hacia la orilla.

e ) Las mangas de plástico o metal protegerán la montura de cartón de las

diapositivas; cuando se trata de proyectores de mucha intensidad no se deben utilizar monturas de vidrio, porque el calor terminaría con la emulsión de la película. f) Utilizar una base de proyección con patas telescópicas para llevar la imagen al auditorio y directamente hacia la pantalla. AUDIOVISUALES

 

g ) Si se desea automatizar las presentaciones de diapositivas, se debe adherir una grabadora con un sistema de pulso sincronizado. h ) Otro formato de diapositiva que en la actualidad se usa pero con menor frecuencia es el de 3 1/4 pulgadas por cuatro pulgadas (esta dimensión incluye la montura); se conocen también como "trans 

parencias Lantem" y únicamente se utilizan en medicina y en algunas oficinas gubernamentales cuando se requiere una imagen fina y detallada y se proyecta en pantallas grandes. Prácticamente todas las proyecciones de este tipo se hacen manualmente y en aparatos que tienen implementos complicados, como los de los proyectores de dos por dos pulgadas.

19

overhead. Se conocen también como retroproyectores o proyector sobre el hombro, se utilizan con diapositivas preparadas o cuando el orador escribe sobre acetatos para demostrar puntos clave; sin embargo, para una presentación profesional se requiere de un laboratorio de procesado, a fin de obtener una buena reproducción, y del empleo de colores, etcétera. Los overhead son proyectores relativamente portátiles que podrían ser utilizados en un salón iluminado por completo, ya que no habría restricción para el número de participantes, y el orador debe colocarse frente a ésta. Tal característica da al operador un mejor control, pues le permite percibir inmediatamente las reacciones del grupo. La técnica de encendido y apagado dirige la atención hacia el orador y la retira de la pantalla. Si se quisieran hacer algunas aclaraciones verbales, es conveniente apagar el aparato y de esta forma toda la atención se concentrará en el orador. Cualquier persona puede operar este proyector, que mecánicamente es muy simple. Proyectores de cuerpos opacos. En muchas ocasiones se les confunde con los anteriores, en tanto este proyector se utiliza con materiales originales como fotografías, páginas de revistas y objetos tridimensionales. Este tipo de proyector es más simple y menos costoso, ya que se evita el cargo por procesado de la película, y al mismo tiempo no requiere de una preparación elaborada: por ejemplo, una página de este libro podría proyectarse en una pantalla mediante el proyector de cuerpos opacos. La reproducción de las imágenes suele ser poco nítida y la proyección debe limitarse a una audiencia reducida. La mayoría de estos aparatos son pesados y voluminosos; por añadidura, el salón debe estar a oscuras. Para evitar confundir un proyector opaco con un overhead hay que recordar la definición de la palabra opaco, es decir, no transparente, que impide el paso Proyectores

 

de la luz.

En este caso se trata de una serie de imágenes inmóviles en una cinta de película, generalmente de 35 mm, a veces con sonido; éste es independiente de la película misma, pero podría sincroniProyectores de película en cinta.

120

 

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

zarse con las imágenes mediante pulsos grabados, inaudibles para el auditorio. Los de cinta son proyectores ligeros y portátiles. Son útiles porque en la parte trasera del proyector se crea una pequeña pantalla. El éxito de este aparato se debe a su economía; especialmente si se le compara con aquellos que utilizan películas de 16 mm. Las imágenes siempre deben presentarse en la misma secuencia, y no como las transparencias separadas, que pueden ser adaptadas a una situación particular. Pantallas de proyección

Para las proyecciones hacia adelante o atrás, los espectadores nunca deben sentarse a más de 45° fuera del eje de proyección; además, hay que evitar que la luz ambiental directa se refleje en la superficie de la pantalla. Así, para que no se "pierda" la imagen, es necesario utilizar la sencilla regla 2 X 6 para seleccionar el tamaño apropiado de pantalla: la mitad de la distancia desde la pantalla hasta la primera fila de asientos debe ser igual al ancho de la pantalla; y un sexto de la distancia desde ésta hasta la última fila de los asientos debe medir lo mismo que el ancho de la pantalla. Una vez que se ha escogido la pantalla adecuada, es más sencillo seleccionar la lente idónea para el proyector. Proyecci Proyec ción ón t rasera. Los proyectores se colocan detrás de la pantalla y

la imagen se proyecta sobre la superficie de aquélla. Vidrio. Se trata de una superficie cubierta de vidrio que sirve para insta-

laciones permanentes y tiene una calidad óptica de un máximo de insolación del equipo de proyección. Plástico acrílico. Rígida y resistente a roturas, esta pantalla de material ligero se utiliza frecuentemente en lugares que cuentan con cubículos de proyección. Vinilo. Es un material económico y flexible. Estas cualidades permiten que sea portátil, de manera que se utiliza en instalaciones temporales. Las proyecciones traseras permiten el uso de material audiovisual proyectado en salones iluminados, gracias a lo cual los asistentes pueden tomar notas

y concentrarse en el tema de la exposición. Este tipo de proyección permite que el orador y el auditorio tengan libertad de movimiento, sin que deban preocuparse por interferir en el proyector. Cuando la pantalla está adecuadamente instalada, esta proyección trasera permite una presentación espectacular, ya que la imagen aparece en la pantalla como por arte de magia. El throw, es decir, la distancia entre las lentes del proyector y la pantalla, impide una buena proyección trasera para un tamaño particular de imagen, aun AUDIOVISUALES

 

  21

con lentes de gran ángulo, debido a la falta de espacio detrás de la pantalla. Por otra parte, el área de proyección de la pantalla y el propio proyector deben contar con una oscuridad completa. Lo anterior es fácil de lograr en algunos salones de convenciones, pues la imagen se proyecta a través del material de la pantalla más que sobre ella; sin embargo, en algunas ocasiones es necesario utilizar proyectores de mayor intensidad, por lo general cuando se trata de presentaciones hacia el frente. f rente. Este y otros factores factores hará harán n que una in instalación stalación par para a proyeccione proyecciones s traseras sea por lo común común más c co ostosa que una hacia el fr frente. ente. La mayoría mayoría de ttales ales proyecciones exigen el uso de lentes de gran ángulo debido a la limitación del espacio detrás de la pantalla. Proyección de frente. Se coloca coloca entr entre e la audienci audiencia a o detrás de ella, con

la imagen proyectada proyectada directamente hacia la superficie superfici e de la pantalla. Blanco mate. Es el uso más generalizado porque porque permite permi te una dif difusión usión uniforme de la luz sobre un área extensa. Es especialmente útil para proyecciones en salones anchos o angostos, donde la audiencia debe acomodarse en un área de 30° respecto al eje de proyección. Superficie de vidrio. Si sobre sobre la superf superficie icie de lla a pantalla se coloca coloca una capa química quí mica de vidri vidrio, o, se pro produce duce un bri brillo llo superior en la imagen, alr alrededo ededorr de tres veces mayor mayor que si se tratara de una superf superficie icie blanc blanco om mate; ate; sin embargo, la audiencia audienci a debe encontrarse en un á área rea de 30° respecto del eje de proyección. Lenticular. Se utiliza generalmente en salones que tienen mucha luz ambiental; el de mayor tamaño es el de 1.8 metros. La imagen más bril brillante lante se obtiene en una proyección de frente; además, el tiempo de preparación e instalación i nstalación es generalmente mínimo, mí nimo, lo que no ocurre con una proyección trasera. Las La s luc luces es inter internas nas deben atenuarse cuando no ex existe iste un cubícu cubículo lo de proyección; los pro proyectores yectores tienen que colo colocarse carse entre la audiencia o detrás de ella, lo l o que podría distraer distraerla la si los aparato aparatos s son muy rruidoso uidosos. s. Por ejemplo, una recepción en la que se o ofrece frece un co coctel ctel requer requerirá irá que tanto el proyector proyector como la pantalla se eleven a más de 1.70 metros, a fin de permitir el movimiento de los asistentes sin que interfieran con el proyector. l a mayoría de los caso casos, s, el sonido e es s un aspecto o olvidado lvidado Auditorio. En la

en la presentación de audiovisuales. Un carrete de sonido limpio puede hacer maravillas en una presentación de diapositivas; asimismo, la más complicada presentación multimedia podría provocar asombro cuando un carrete de sonido se pusiera en march marcha a en un salón públi público, co, o si el sist sistema ema fuera ruido rui doso so..

 

Todos los sistemas de sonido se componen de tres elementos básicos: micrófonos, amplificador y bocina. 122

 

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Micrófono. Pued e ser de me sa, en el estrado (de piso), lavalier (colocado en el cuello), halo (suspendido) o sin cable. Cada uno de ellos tiene una aplicación diferente; por ejemplo, un o orador rador que utiliza un proyecto proyectorr overhead quizá desee utilizar util izar un micró micrófono fono de cuello para tener llas as do dos s manos libres y manipular las l as diapo diapositivas. sitivas. Lo Los s micróf micrófo ono nos s sin cable, aunque se han uti utilizado lizado durante años, no son muy empleados porque no han podido sustituir a los micrófono micró fonos s con cable. Entre llas as desventajas de lo los s pri primeros meros se cuentan las interferencias, co como mo las llamadas a la policí policía, a, las estaciones de radio, etcétera, las cuales pueden interrumpir la frecuenci frecuencia a del micróf micrófo ono. Así, cuando sea necesario utilizar micrófono micr ófonos s sin cable, hay que asegurarse de ob obtener tener la asistencia competente y de disponer disponer del tiempo suficiente p para ara practicar practic ar y proveerse de micrófono micróf onos s con cable para u utili tilizarlos zarlos en caso necesario. necesario. Un micrófono omnidireccional capta el sonido de todas las áreas de un

determinado espacio, más o meno menos s uni uniformemente. formemente. Lo más usual es colo colocarcarlo en el centro de una mesa de banquete, para escuchar la conversación de 10

personas instaladas instaladas en una m esa.

Micrófonos cardioide. Se emplean más comúnmente y se han diseñado

para captar el sonido de enfrente, de manera que se eli elimina mina todo ruido proveniente de atrás. El término tér mino cardioide significa "forma de corazón", y describe la forma f orma del mango por el cual se toma al micró micrófono fono.. Amplificadores. Los ampli amplific ficado adores res reciben reci ben la señal de ener energía gía de los micrófonos y boost y después la envían a la l a bo bocina. cina. Bocinas. Las bocinas son el componente más importante, pero a la vez sencillo, en de lo que se refiere laos calidad del sonido. bocinas deben escogerse antes seleccionar losaotros otr com ponentes, y si Las es posible deben probarse

en el mismo lugar en el que serán ut utilizadas. ilizadas. En la mayoría de los caso casos, s, las bocinas se colocan en el nivel del suelo. Mezcladores. Son cajas de audio que permiten unir micrófonos, proyectores con sonido, grabadoras, etc. Se trata de conexiones que permiten mezclar lo l os so sonidos nidos me mediante diante un sistema que iincluye ncluye al amplifi amplificado cador. r. Circuito cerrado de televisión.

C onst onstaa de una o más cám aras ara s y uno o más

monitores. Un sistema de retroceso consta de una grabadora de video y uno o más monitores. Para grabar un video, en el sistema se debe incluir:

a) Una o más cámaras con tripié. b) Luces (el grabado en color requiere mayor iluminación que el grabado en blanco y negro). c) Un micrófono para grabado de audio. d) Una grabadora video para la videograbadora. e) Un videotape.

AUDIOVISUALES

 

Para una proyección de video en vivo, cuando al mismo tiempo se graban los eventos, se debe incluir lo siguiente:

 

a ) Un proyector de video. b) Una pantalla de proyección. c ) Un sistema de sonido. Además, son necesarias las luces de la cámara y del equipo de grabado para el retroceso de un casete pregrabado. Para una grabación o proyección de video complicada se debe incluir: a) Una unidad de sistemas para alternar ángulos á ngulos y efectos especiales en la cámara de pantalla plegable.

23

b) Un generador generador de nombres, títul título os, etc., para impr imprimirl imirlo os en las imá imá--

genes. c) Un equipo completo compuesto por camarógrafos, ingenieros de video y sonido, sonido, directores, gerentes de p piso, iso, etcétera.

Tipos de videocaseteras. Con excepción de las palancas que se utilizan

en los estudios de televisión, la mayoría de las videocaseteras son rieles 1/2 dentro o casete interno U-MATIC. Existen aparatos de color y en blanco y negro, tanto para los formatos de 1/2 o de 3/4. Todo videocasete es neutral, puesto que la maquinaria del videocasete determina si su casete se graba o usa para blanco y negro o para color. A continuación se enumeran algunas de las formas en que un video puede ayudar al programa: a) Como registro de las conferenci conferencias, as, ofreciendo una imagen i magen real de la

forma en la que se desarrollaron las actividades. b) Los casetes preparados profesionalmente pueden utilizarse con propósitos informativos; existen muchos casetes pregrabados disponibles.

c) Mediante monitores estratégicamente ubicados alrededor del salón del evento y/o proyectores video sobre grandes pantallas se puede

ofrecer una visibilidad adecuada para todos los asistentes. d) Se puede enfocar la cara del orador o presentar un close up de una demostración gracias a lo cual se beneficia ampliamente a los asistentes que se encuentran en la parte posterior del salón. e ) Los paquetes de videograbadora ligera permiten realizar entrevistas y grabaciones en un determinado momento o lugar, sin utilizar un equipo complicado en el salón de eventos. f) Los ensayos son más provechosos cuando los oradores pueden autoevaluarse utilizando uti lizando videotapes con retro retr oceso instantá instantáneo. neo.

124

  AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Presentación de multimedia Las La s presentaciones multimedia multi media varían en c complejidad, omplejidad, desde un paquete de simple canal de diapositivas, hasta complicados programas que operan cien 

tos de proyectores proyectores de diapositivas en unidades uni dades disolubles y p proyecto royectores res de cine que se encienden automáticamente en múltiples pantallas. Sincronizadores Diapositiva con sonido.

Los p aquetes de casetes y d iaposit iapositivas ivas constituyen constituyen

una forma simple de programación multimedia que gozan de gran popularidad.

En estas presentaciones, el proyector de transparencias transparencias avanza au tomá ticam ticam en-

te mediante un pulso inaudible en un canal de estéreo, en tanto que el segundo canal de casete presenta el mensaje de audio, música o narración. alter nan dos o más proyecUnidades disolventes disolventes.. En estas unidades se alternan tores enfocados enfocados e en n la mi misma sma pantalla, debido a lo cual crean una suave transitr ansición óptica entre las diapositivas, sombreando las imágenes durante el cambio de una a otra.

programado gramadores res son fác fáciles iles de operar y ofrecen una Programadores. Los pro

presentación óptica impresionante. Muchos programado programadores res son capaces de corrtrolar sistemas de sonido estéreo, abrir y cerrar cortinas y aun apagar las luces en un audi auditorio torio,, de modo que un una a vez que ttod odo o se ha programado programado,, el operador sól sólo o tiene que oprimir un botón. Lo Los s dos tipos de programadores más utilizados uti lizados so son n el audiocas audiocasete ete y el casete de papel mylar). El formato audiocasete utiliza un casete automático, ya sea incluido den-

tro del programador o externamente con una grabadora, para apuntar o suprimir

los códigos, para almacenarlo en la l a memo memoria ria o regresarlo. Este titipo po de programadorr suele ser menos co mado costos stoso o que el ffo ormato de papel; sin embargo, es lilimimitado en número de funciones de clave disponibles, y resulta más problemático que los programadores de papel.

La cinta p prog rogramado ramadora ra de papel utiliza una fuerte cin cinta ta mylar sobre la cual se perforan las claves. Aunque resulta más costosa que la cinta audioprogramadora, es confiable, tiene mayor capacidad y es fácil de trabajar.

C uando se de see usar la multi multime me dia es necesario necesario contar con la asesoría asesor ía de

un profesional, ya que se corre el riesgo que una gran presentación secosto convierta en un fracaso; cientos de horas de de preparación y miles de pesos de podrían po drían perderse en un instante si la cinta 6 diapositiva se atora, si se rompe la lámpara, si falla f alla la energía eléctrica, etcétera. Se debe evitar, en las proyecciones, lo siguiente:

 

a) Pedir prestado un proyector que no tenga extensiones, lámparas de

repuesto, rieles o carretes, etcétera.

AUDIOVISUALES

b) Proyectar audiovisuales sin pantalla. c) Proporcionar a la persona que estará a cargo de la proyección un con-

junto de transparencias desordenadas, cinco minutos antes de la presentación.

 

d) e) f) g) h)

Dejar un cable cabl e expuesto e en n el pi piso. so. Encender el proyector y después abandonar la habitación. Regresar una película mientras el orador está hablando. Combinar transparencias verticales y horizontales. Proyectar una copia demasiado pequeña que no pueda ser leída desde

la parte de atrás del auditorio. 1 Cuando se trata de obras de arte detalladas, hacer uso de una sola diapositiva.

25

1) Utilizar dibujos o mesas que usualmente son para publicaciones. k) Trabajar en un salón totalmente oscuro.

Para obtener mejores resultados, se recomienda: a) Solicitar la asistencia de un profesional de programación audiovisual, antes de la presentación.

b ) Proveerse de lámparas, proyectores, etcétera, de repuesto.

c) Contar con bastante tiempo para la instalación del equipo y para rea-

lizar los ensayos.

d) Aprender a marcar las diapositivas para colocarlas adecuadamente en

el carrusel del proyecto proyector. r.

e) Aprender lo referente a los interruptores de luz, co c ontrol de sonido sonido,, etc., y asegurarse de que alguien responsable los opere. f) Cerciorarse de que ninguna persona utili utilice ce las salidas en el mismo cir-

cuito y de que se disponga disponga de la suficiente sufici ente energía eléctrica p para ara operar el equipo necesario. g ) Escoger una habitación cuya altura aproximada sea de cuatro metros

(las pantallas pantallas deben e star al m enos 1 .25 m etros sobre el nivel del piso),

y esté libre de obstrucciones tales como candelabros, columnas, pare-

des con espejos, etcétera. etcétera.

h) Asegurarse de que se instalen cortinas que no dejen filtrar la luz.

Antes de proyectar las diapositivas o evaluar las que el orador utilizará, es necesario tomar las siguientes precauciones:

  a ) Medir la parte más ancha del material que se considera para una diapositiva.

b) Dejar un borde razonablemente ancho y medir la orilla en ambos lados.

c ) Si e: operador operador o sustit sustituto uto pueden ver y leer fácilment f ácilmente e todos todos los detalles pertinentes, el material es el adecuado para las diapositivas.

126

AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Otras recomendaciones importantes son:

a ) Utilizar un fondo oscuro es más conveniente que seleccionar el blan-

co y negro. negro. b) Se debe limitar cada diapositiva a una sola idea principal.  

c) Es con veniente usar una serie de diapositivas para un cierre progresivo. d) Hay que acompañar cada diapositiva con 15 o 20 palabras, y no in-

cluirr m ás de las necesarias. clui

e ) Conviene dejar espacio entre las llíneas, íneas, al meno menos s del tamaño de las let letras ras m ayúsculas. f) Se deben incluir títulos como suplemento, sin duplicarlos y consignar la fecha de las diapositivas.

g) Conviene utilizar varias diapositivas simples en vez de una complicada,

especialmente si debe discutir un tema amplio. h) Se recomienda usar duplicados por si es preciso referirse a la misma diapositiva en diferentes momentos de la charla.

PLANIFICACIÓN PLANIFICACI ÓN DE DEL LG GRU RUPO PO DE ORADORES

Los buenos oradores son, más que un acierto, una necesidad; nada hace decaer más rápido una reunión que una plática aburrida y sin sentido. De este modo, la selección de los oradores es la llave para el éxito de una convención. Antes de escoger a los oradores para los programas, debe tenerse una idea clara del motivo de la convención. Es conveniente reunirse con los organizadores para definir claramente los objetivos, de modo que aquéllos conozcan exactamente qué temas deberán cubrir los oradores. Esto abreviará la búsqueda de expertos en la materia. Fuentes

Si se le solicita, la oficina de convenciones y congresos recomendará ora-

dores de acuerdo con el área de que ejecutivos, se trate, así como las de ejecutivos de corporaciones, directores hombres de asociaciones negocios y profesionales disponibles para disertar ante los grupos. Las oficinas gubernamentales y las universidades son también magníficas fuentes de oradores, y si el programa gira alrededor de una de sus especialidades o temas de interés, en dichos centros se obtendrán excelentes oradores. Una vez estudiada la lista de oradores que integrarán el programa, deberán cuidarse algunos detalles específicos:

 

PLANIFICACIÓN DEL GRUPO DE ORADORES

27

a) Informar a cada orador cuánto tiempo durará su presentación y a qué

hora se realizará.

orcionar a cada uno de ellos una descripción del grupo y del tema t ema b) Pro orcionar

c)

 

d)

e) f)

del congreso, congreso, a ffin in de que se dé a la pl plática ática el enfoque ade adecuado cuado.. Informarle el monto de los honorarios que se pagarán. Especificar la fecha de llegada y salida de los grupos. Planificar Planifi car con o orado radores res potenciales. Obtener el nombre de otro grupo al que el orador se haya dirigido recientemente, y si es posible o obtener btener una copia de su pláti plática. ca.

Tan pronto como se haya hecho la selección final, se debe informar por escrito al orador, mediante un documento que incluya los puntos siguientes:

a ) Lugar, ffecha echa y h ho ora exacta de la presentación.

b) Tamaño del grupo y promedio de edades y sexos.

c ) Motivo de reunión. d ) Perfil general del grupo, incluido todo detalle especial. e ) Tema específico que el orador debe abordar, y duración de la plática. f) Descripción física del salón en el cual hará la presentación.

g ) Tipo de vestimenta.

h) Otras pláticas que se darán durante la reunión. 1

Honorarios y gastos a cargo de la organización.

j

nformación detallada detall ada de dell vi viaje, aje, si c co orre a cargo de la empresa o de la asociación.

Es necesario solicitar al orador una copia de la plática que ofrecerá al grupo, y que la entregue por lo menos dos semanas antes de la reunión. Asimismo, una semana antes se le debe enviar un recordatorio de la reunión que incluya toda información de interés y cualquier cambio que podría afectarle. Si el orador se sienta en la mesa principal, se le deben proporcionar los nombres de dos demás invitados y alguna información acerca de cada uno. A los oradores se les debe considerar V I P, por lo que se harán los arreglos necesarios para recibirlos con una canasta de frutas, flores, vino y queso o una botella de licor, dispuestos en el cuarto del hotel. Si el orador llega acompañado, se debe invitar a su acompañante a cualquier evento social que se realice mientras permanezcan en el hotel. Si hay planes especiales para entretener al invitado del orador durante las horas de trabajo, se debe informar op oportunamen ortunamente. te. Debe haber una persona encargada de satisfacer los requerimientos de los oradores, desde su recibimiento en el aeropuerto hasta su admisión en todos los eventos. 128

  AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

Ensayos

 

Los oradores son ejecutantes, por lo cual se les debe sugerir que ensayen. Antes de que se inicie la reunión, se debe verificar si los requerimientos audiovisuales del orador han sido satisfechos y sí todo se encuentra en orden. Las pocas y bien escogidas palabras que presenten al orador tienen tres fines: justificar su presencia ante el grupo, anunciar el tema que abordará y ayudarlo en su presentación. Al equilibrar estos tres elementos y al limitar los comen tarios a aproximadamente tres minutos, se obtiene una buena introducción. Lista de verificación para oradores

1. Recursos

a) Colegas.

b ) Publicaciones. c) Asociaciones.

d) Otras organizaciones del ramo. e) Oficinas gubernamentales, universidades, etcétera.

2. Selección de posibles oradores a) Comprobar referencias.

Obtener copia la plática. bc)) Asistir a una prde presenta esentación ción de la plá plática. tica.

3. Datos a) Lugar, fecha y hora de la presentación.

b ) Tamaño del grupo y promedio de edades y sexos. c) Objetivos de la reunión.

d ) Int Intereses ereses esp eciales de los asistentes a la reunión. e) Temas específicos que han de cubrirse.

Descripción scripción del salón. f) De

g) Requerimientos en lo que toca a vestimenta.

h ) Tarifa y gastos que han de pagarse. 4. Información inicial a) Arreglos del hotel.

b ) Arreglos del viaje.

Inclusión n del nombre del orado oradorr en lla a lista de pr pro omo moción. ción. c) Inclusió

 

PLANIFICACIÓN DEL GRUPO DE ORADORES

d ) Requerimientos audiovisuales.

e) Permisos para grabar la presentación.

Fotog tografía rafía y materi material al biográfico. f) Fo

Verificar icar si el orador asistirá so solo lo o a aco compañado mpañado de un invi invitado tado.. g) Verif

5. Ensayo  

Reservación rvación oportuna del salón. a) Rese

Notifi tificación cación al orado radorr de h ho ora y lugar. b ) No c ) Equipo audiovisual en orden.

6. Prerreunión acompañante asignada par para a atender al orador durante el a) Persona acompañante

29

evento.

b ) Gafete del orador y del invitado. Boletos letos para las ffunciones. unciones. c ) Bo d ) Arreglos para diversiones y entretenimientos.

e) Planeación de actividades para el invitado del orador.

f) Arreglos en el cuarto.

7. Introducción a

130

 

De acuerdo con el orador.

  AP. 5. SERVICIO, EQUIPO E INSTALACIONES

No basta con hacer la reservación de las habitaciones y especificar las asignaciones requeridas por las sesiones que se efectuarán; los organizadores eficientes determinan con anticipación la cantidad y calidad del equipo y servicios necesarios para transformar muros vacíos en una atmósfera adecuada para las asambleas. Es importante saber exactamente qué equipo está disponible en el hotel y en qué condiciones, se debe hacer una lista de todos los materiales y servicios necesarios, desde las sillas hasta los lápices que utilizarán en las asambleas, divididos para cada sesión de manera independiente. Además, es necesario saber qué otros grupos se reunirán al mismo tiempo, qué tipo de sesiones planean realizar y qué clase de personal y de equipo audiovisual se requerirá. Es conveniente enterarse del número exacto de sillas, mesas, etc., disponibles en el hotel, de modo que un inventario puede evitar su escasez durante la convención. En este sentido, es útil averiguar cuántas sillas posee el hotel y en qué condiciones están, cuántas mesas y de qué tamaño, y si se podrán hacer tres distribuciones sin que el inventario se agote. Asimismo, hay que considerar el costo del equipo audiovisual disponible y adaptable a las necesidades, no hay que atenerse a las opiniones, esto se debe revisar personalmente.

1 31

 

Un pequeño cambio en lospueden planes permitirá ahorrar miles de pesos; por ejemplo: dos micrófonos extra no ser necesarios si permite utilizar un mixer. En la lista siguiente se enumeran muchos de los implementos que se necesitarán durante la convención; se requiere inspeccionar cada artículo y cotizarlo para conocer su condición y disponibilidad, y si el hotel cuenta con ellos. Si fuera necesario rentar o comprar fuera del establecimiento, se debe saber con anticipación para tener tiempo para entrevistar a otros proveedores y comparar sus precios. Lista de verificación de los servicios auxiliares

1. Sillas a) Almacenadas.

b ) Giratorias. c) Tapizadas. d ) Butacas. 2. Mesas a) Redondas.

b ) Rectangulares. c) Plegables. 3. Escen Escenario ario

Permanente.

a) b) c) d)

Temporal. Barrera de protección. Cortinas. e ) Alfombrado.

4. Luces

a ) Iluminación regular. b

Spots.

c) Otros. d) Co Cont ntro role les sd de e lluc uces es..

  5. Sistema de operación a) Piso.

b ) Manteles.

132

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

Iluminación. dc)) Micrófonos. e) Señales pa ra el orador. orador.

6. Equipo eléctrico para dirigirse al público  

a

Mixer.

b ) Operador.

c) Micrófonos no movibles.

Micrófo ono nos s portátiles. portáti les. d ) Micróf e) Micróf Micrófono onos s al cuello.

f ) Micrófonos de piso.

g) Micró Micrófonos fonos de mano.

h ) Micrófonos inalámbricos.

7. Electricidad a) Tipo de energía eléctrica.

b ) Capacidad.

c) To Tomas mas y localización. d) Extensiones.

8. Pizarrones a) (colores visi (colores visibles). bles). Borradores. b) Gis

9. Tableros a) Caballete.

adicionales. b ) Ho jas adicionales.

c) Artículos para escribir.

10. Pantallas a) b) c) d)

Fijas.

Portátiles.

Unidas.

Adaptadores.

11. Equipo de proyección a) Proyector. b) Proyector opaco.

 

EXPOSICIONES Y PRESUPUESTOS

c) d) e) f) g) h)  

Diapositivas estándares. Carrusel. Proyector con sonido (16 mm). Proyector con sonido (8 mm). Proyector de cinta. Mesa de proyección. 1) Extensiones. 1) Control de luces.

12. Operador de proyector

a) b) c) d)

Requerimientos. Costos. Mínimo de horas de operación. Tarifas y reglas para tiempo extraordinario.

33

13. Accesorios

a) b) c) d) e)

Tarjetas personales (o para nombres). Libretas para notas. Lápices. Ceniceros. Agua para beber.

f) Vasos. Bandera. g) h) Bancas. 1) Señales.

j

Piano.

EXPOSICIONES

Muchas convenciones giran en torno a las exposiciones. Por ejemplo, en una convención oficial el área de exposiciones se considera tan importante como cualesquiera de las actividades de la reunión.

La estructuración de una exposición no constituye un evento separado sino un complemento, una parte integrante y no una parte competitiva. Independientemente de que se esté a cargo del área de exposición o de que se le supervise, es vital asumir un papel activo al coordinar las juntas y exposiciones, para proporcionar los máximos beneficios a los asistentes. Para asegurar el éxito, es fundamental prestar mayor atención a los aspectos siguientes:

 

134

 

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

a) b) c) d) e) f) g)

Análisis de mercado. Facilidades de planeación. Promoción del expositor. Presupuesto. Promoción de asistentes. Operaciones. Cuestionario de los expositores.

Análisis de mercado

Sin duda, una de las claves para lograr una exposición satisfactoria, está en los contactos proporcionados al expositor. Su valor es incalculable, en especial cuando se traducen en apoyo útil y funcional. Antes de iniciar la elaboración del programa de exposiciones, debe eva-

luarse mediante preguntas básicas que debe responder todo organizador de grupos:

a) ¿Por qué es apropiada una exposición para el evento? b) ¿Qué productos y servicios son de interés para los propósitos de la

reunión? c) ¿Quiénes serían los expositores? d) ¿Puede asegurarse que el área de exposiciones será atractiva para los

e) asistentes? ¿Cuál es la reacción de los proveedores clave de la industria, ante la

idea de tener expositores durante las juntas? f) ¿Se puede elaborar una lista de productos y servicios que interesen a los clientes? g) ¿Puede el área de exhibición ser provechosa para el grupo?

Una vez analizados estos aspectos, el siguiente paso es considerar cuidadosamente los puntos que se mencionen a continuación. Instalaciones

a) El total de exposiciones de la convención y de las juntas no requieren del

 

mismo tipo de instalaciones. b) Para realizar la exhibición, ¿cuánto espacio se necesita?, ¿cuántos cuartos de juntas?, ¿cuál es la asistencia esperada? c) ¿En qué ciudad debe realizarse el evento? EXPOSICIONES

La lista del área de exposiciones incluye los aspectos siguientes:

a ) Distribución del espacio de exposiciones. b) Acceso a dicho espacio.

c ) Cargo por concepto de renta del área.

 

área ea de expo exposici sición. ón. d) Diseño del ár

e ) Facilidades en lo referente a servicios y equipo. f) Ventajas. g ) Mano de obra. h) Entrega de embarques. h orari rarios os de la expo exposición. sición. i) Fechas y ho j) Guardias, vigilantes y porteros.

k ) Seguros: acuerdos sobre responsabilidades. 1)

Requisitos de la asociación para la contratación.

m) Reglamentos.

n ) Limitaciones de la exposición.

35

Operaciones en el área

Posteriormente se prepara un manual detallado de operaciones, para la oficina que representa a la convención, para el administrador de la sala de exposiciones y para el ejecutivo de ventas del hotel. El manual debe estar en sus manos por lo menos 90 días antes del inicio del evento, a fin de que sirva como "seguro" contra obstáculos potenciales. El manual de operaciones contiene indicaciones precisas para el desarrollo del evento, y debe detallar horarios, fechas, colocación, nombre de la persona responsable, etcétera. Si se proporcionan manuales de operación a los proveedores, es posible que se hagan los ajustes necesarios antes del evento y no durante el mismo, que es cuando los costos son más altos. El manual constituye una garantía de que se atenderán todos los detalles del evento. Cuestionario para expositores

Sólo los expositores pueden juzgar si el evento resultó o no satisfactorio; por lo tanto, se debe investigar cuál fue su experiencia y qué medidas pueden tomarse para mejorar las exposiciones futuras. Un cuestionario sencillo, diseñado para recopilar comentarios útiles y oportunos, suele ser un elemento efectivo que ayuda en la planeación y promoción de un mejor evento para ocasiones subsecuentes.

 

136 13 6

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

Lista de verific verificación ación par para a expo exposici sicione oness

1. Distribución del espacio de la exposición a) Acceso. b) Diseño de la planta.  

• Escala. • Inclusión de todas las dimensiones. c) Área en metros cuadrados.

• Total. •

Stands.

• Pasillos. d

Obstrucciones y dimensiones de las áreas.

• Columnas. • Luces. • Conductos. • Otros. e

Carga del piso, viva y estática. • Máxima. • Variaciones.

construcción de la planta. f) Material de construcción

tech o. g) Altura del techo • Máxima. • Variaciones. h Aspecto general.

• Mantenimiento. • Limpieza. 1)

Ventilación y control. • Refrigeración. • Calefacción.

 

EXPOSICIONES

j

luminación. • Regular. • Especial.

k

Entradas y salidas.

 

• Dimensiones. • Cargas. • Registros. • Otros. I

Ventajas. • Facilidad de acceso. • Limitaciones.

37

m

Otros.

2. Acceso al espacio de exposición a) Calles.

b ) Callejones. c) Entradas. d) Corredores. e ) Elevadores. Facilidades idades para carga y d escarga. f) Facil g) Limitaciones.

• Tráfico. • Dimensiones. • Peso. • Horario de entregas. h

Otros.

3. Cargo por concepto de renta del espacio de exposición

  a ) Tarifa. b ) Cobertura. • Área.

138

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

• Instalaciones. • Equipo. • Servicios.

4. Diseño de la planta del espacio de la exposición  

a) Escala.

dimensiones.. b) Inclusión del total de dimensiones c) Va Vari riab able les s mos mostr trad adas as..

piso. so. • C arga de pi • Altura del techo. • Obstrucciones.

d) Entradas y salidas. e) Ventajas de acceso.

5. Stands

a) Instalaciones, equipo y servicios.

• Disponibles. • Limitaciones. b) Señales.

• Número de los stands.

• Nombre del expositor. • Otros.

c) Tarifa de la renta de stands.

6. Facilidades, equipos, servicios y recursos a) Organización.

b ) Hotel.

c) Oficina de convencio convenciones. nes.

d ) Empresas importantes de la ciudad. ci udad. e) Expositor.

7. Facilidades, equipo, servicios, disponibilidades y cargos

 

EXPOSICIONES

a) Escritorio del director de la exposición. b) Despacho del expositor.

 

c ) Transporte y acarreo. d) Ventajas. e ) Mano de obra (calificada y no calificada). f) Almacenaje. g) Señales. h) Decoración.

i) Periódicos murales.

1) Alimentos y bebidas.

k) Fuente de sodas. I Florista.

m) Sistema de directorio directorio.. Teléfono, telégrafo y servicio de mensajería. n) fi Depósito de equipajes.

Salaa de descanso. o) Sal

39

p) Sala de prensa. q) Fotocopiadora. r) Modelos. s) Fotografías.

t) Estacionamiento.

8. Ventajas a Energía eléctrica.

• Características. • Ta Tama maño ño de los los ca cabl bles es.. b Iluminación.

• Spots. • Especial.

c) Gas.

d ) Aire comprimido. e) Vapor. f) Agua.

  g ) Drenaje.

9. Decoración de los stands a) Cortinas.

140

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

b ) Alfombras. c) Muebles. 10. Señales a Identificación del stand.  

• Estándar. • Especial.

Identificación ón de llo os pasillos. b) Identificaci c) Ubicación. d) Dirección.

e ) Publicidad.

(p romocional, cional, direcc direccional, ional, otro otro). ). • Exposición (promo

f) Listas de los expositores (por orden alfabético, por número de stands).

g ) Funcionalidad. • Horas de exposición. • Registro. • Venta de boletos. • Otros.

11. Mano de obra

a ) Electricistas. b ) Plomeros.

c) Carpinteros. dY Mano de obra especializada. e

Mano de de obra no especial especializada. izada.

12. Embarque y entrega a Facilidades de transporte.

• Ferrocarril. • Transporte aéreo. • Camión.

b ) Acarreo local.

Domicil micilio io del embarque. c) Do

 

EXPOSICIONES

de registros y salidas en el área de la exposición. d) Horario de montaje y traslado de stands. e) Procedimiento f) Facili Facilidades dades de alm acenaje. anticipado pado.. • Cargamento antici argamentos amentos dem orad orados. os. • C arg  

13. Fechas y horarios de la exposición a) Espacio de la exposición.

Disponibil nibilidad idad del mo montaje. ntaje. • Dispo • D ebe despejar despejarse. se. b

Cargamentos.

41

• Anticipados (deben almacenarse). • Del día (entrega directa). • Salida demorada (deben almacenarse). c Exposiciones.

• Montaje. • Abierta a la inspección. • Facilidades para desmantelar.

14. Política de admisión . a) Tipo de admisión.

• • • •

Abierta. Con distintivo.

Cargo. Otros.

b Clasificaciones.

  • • • • •

1 42

Staff.

Personal expositor.

Personal de registro.

Prensa.

Público.

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

c) Horas de no admisión.

d ) Procedimiento de quejas. e ) Contacto con la organización. f ) Personal encargado. 15. Guardias de seguridad, porteros y personal de intendencia  

a ) Políticas de admisión. b ) Horario de la exposición.

c) Procedimientos de quejas.

f uera del horario establecido establecido.. d ) Admisión fuera e ) Contacto con la organización. f) Pases para realizar un trabajo.

g) Área de almacenaje de seguridad. 16. Seguros y acuerdos de responsabilidad

a ) Accidentes. b ) Daños. c) Incendios. d ) Robo. e) Otros. 17. Regulaciones alcohólicas. cohólicas. a) Control de bebidas al

b ) Edificio.

c) Expositor.

d ) Incendio. e) Licencias. 18. Publicidad a) b) c) d)

Dirigida.

General.

Publicaciones en la prensa.

Salas de prensa.

e ) Facilidades y equipo de servicio.

19. Limitantes de la exposición al

rea.  

 

EXPOSICIONES

b ) Altura. c) Peso.

d ) Iluminación.

e) Otras exposiciones en operación. f) Ruido.

 

g ) Alimentos y bebidas. h ) Personal.

20. Venta del espacio para stands

a ) Información detallada para expositores. b ) Diagrama a escala del espacio para exposición. • Distribución de los stands. • Stands básicos.

43

Solic licitud itud de espacio. c) So

d ) Cargo por concepto de espacio de los

stands.

e) Procedimiento de contrataci contratación. ón. f) Cuestionario de la exposición.

• Datos de asignación del stand.

• Datos del servicio del expositor.

solicitud. tud. g ) Concesión de la solici h) Asignación de los stands. • Políticas. • Horario. • Notificación. i Procedimiento de pago.

21. Política para la asignación de estrados estrados

e le le cc c c i ó n. n . de la membresía. ba )) SExtensión c) Participación anterio anterior. r.

  l a so solicitud. licitud. d ) Tiempo de recepción de la e ) Exposiciones competidoras. f) Tamaño de la exposició exposición. n.

g ) Requisitos especiales.

144

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

• C arga de pi piso. so. • Altura del techo.

22. Información detallada para los expositores (folleto)

 

a ) Colocación. b ) Fechas. c) Propósito.

d ) Beneficios.

e) Lista de expositores anteriores. anteri ores. f) Manejo de de la exposición exposición..

g ) Horario de la exposición.

h ) Proceso de elecc elección. ión. efectuar solicitudes. Procedimiento para 11 Políticas de asignación de estrados.

k) Detalles del espacio de exposición.

• Diagrama completo completo..

• Localización de la oficina de la organización, de la sala de prensa y de las áreas de registro y asignación. • Estrados. • Gasto por estrado. • Unidades básicas. 11 Limitaciones para el expositor. m) Costo por expositor. n) Facilidades de servicio y equipo. ) Reglas, licencias, políticas y prácticas. Instruccio ones de embarque. o) Instrucci p) Mano de obra especializada y no especializada. incendios. q ) Prevención de incendios. r) Seguros y responsabilidad. s) Programa de avisos.

23. Contactos con la gerencia de la exposición

a ) Organización.

b) Espacio de la exposición. c) Acarreos.

servici os. d ) Facilidades, equipo y servicios. e) Otros.

 

EXPOSICIONES

24. Costo para los expositores

a) Espacio por stand.

b) Acarreo local. servic ios. c) Facilidades, equipo y servicios. d) Jornada regular y horas extra.  

25. Cuestionario de la exposición; datos para la asignación de estrados Productos y servi servicios cios de montaje. a ) Productos b) Área requerida para stands.

c) Selección en lo que concierne a ubicación. d) Distribución. • • • •

Dimensiones.

Peso.

Operativo estático estático.

C aracterí aracterísti sticas cas especiales.

45

e

Fondo. • Estándar. • Especial (longitud o altura). • Muros traseros. • Muros later laterales. ales.

f) Señal de identificación. g ) Ventajas requeridas.

h ) Requisitos especiales.

26. Aviso acerca de la asignación de estrados

a) Identificación del stand. b) Distribución a escala del stand. c) Formato de orden.

Facilidades.

•

• Equipo. • Servicios.

  d

Lista de expositores.

• Por orden alfabético.

• Por número de stand.

146 14 6

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

e ) Factura. f)

Otros.

27. Cuestionario de la exposición; datos de servicios para el expositor

 

a ) Colocación del estrado. ntacto to del expositor. b ) Contac c) Carga de exhibición. • Tiempos. • Métodos. d Señal de identificación.

• Estándar. • Especial. e)

e) Ventajas. f) Mano de obra. g) Facilidades.

h) Equipo.

1) Servicios.

1) Requisitos

especiales.

k Otros.

Recomendaciones

Si se prevé que mucha gente se congregará al mismo tiempo, el área de exhibición no debe estar en la línea del pasillo de la exposición; lo mejor es dejar espacio dentro del área de exposición para que los asistentes no sufran incomodidades. Si los espectadores interfieren en el flujo normal que debería haber en el pasillo o si trastornan las exhibiciones de sus vecinos, la organización no tendrá otro recurso que pedir que se limite o elimine la presentación. Los pasillos pertenecen a todos los expositores, de manera que cada uno tiene la responsabilidad de asegurar que haya un flujo de tráfico adecuado durante todo el espectáculo. En el stand debe establecerse una política que asegure que el nivel de ruido en cualquier demostración sea mínimo y no interfiera con los demás. No hay que olvidar que todos los expositores son igualmente importantes y que debe dárseles la misma oportunidad de presentar su producto de la forma más efectiva para el público.

 

EXPOSICIONES

PRESUPUESTO

 

El presupuesto de una convención se calcula tomando como base el número de personas que asistirán y la forma de recabar fondos. Cuando se elabora el plan del evento hay que considerar varias opciones y, después, presupuestara partir de una serie de posibilidades, atendiendo siempre a los costos. Desde luego, en el presupuesto se incluyen los gastos de preconvención y los del periodo de planeación del evento, debido a lo cual es conveniente elaborar una lista de verificación y un catálogo de cuentas. Lista de verificación para el presupuesto

1. Organización de gastos administrativos a

Papelería membretada. • Sobres. • Formularios de registro previo.

47

•

Formular Fo rmularios ios de regi registro. stro.

b ) Talonarios de boletos. c) Invitaciones impresas.

• Reuniones de trabajo. Boletos s par para a comidas. • Boleto d) Dibujo del logotipo. e) Artículos de papelería.

f) Pasajes.

2. Material de trabajo a) Portafolios. b) Gafetes. c) Tarjetas para d) Talonarios.

gafetes.

e ) Plumas.

f) Reproducciones de las memorias del evento. g) Diplomas.

  3. Simbología y señalización

a ) Cartel de bienvenida. b) Cartel de presidium.

148

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

4. Gastos de la sede

a ) Renta de salones. Servicios os profesionales de edeca nes. b) Servici

c) Servicios profesionales de traducción simultánéa. d) Equipo audiovisual.  

• • • • •

Retroproyectores. Proyector de 35 mm. Proyector de cuerpos cuerpos opaco opacos. s. Rotafolios. Hojas de rotafolios.

• Pantallas m edianas. • Micrófonos. Foco co para p proyector. royector. • Fo e) Servicios profesionales de una secretaria.

f) Servicios de mensajería y apoyo.

g ) Alquiler de máquinas de escribir. h ) G astos varios varios.. • Consumo y propinas.

Promoción, difusión y relaciones públicas

1. Promoción a Publicaciones.

nvocatoria ria e invitació i nvitación. n. • Convocato • Programa preliminar. • Carteles. 1 fi

Diseño.

mpresión.

b) Timbres de correo, etiquetas, sobres y tubos de cartón. c ) Reproducciones de boletines, avisos, cartas y copias fotostáticas en general. d) Paquetería (asociaciones extranjeras). e ) Telégrafos.

 

PRESUPUESTO

2. Prensa a Desplegados.

3. Relaciones públicas  

a ) Atención a conferenciantes. • Consumos y propinas.

b) Atención a funcionarios públicos. c ) Distintivos del comité organizador. Hospitalidad

1. Coctel Coctel de bienvenida

49

a) Consumo y licencia. b) 15% de se serv rvic icio io..

c ) 15% de IVA.

Otros eventos

1. Comida a) Alimentos y bebidas. b) 15% d de es se erv rviicio io..

c ) 15% de IVA.

2. Servicio de café y refrescos

a ) El servicio.

b) 15% de servicio.

c ) 15% de IVA.

3. Suite de hospitalidad

  a ) Hospedaje.

b) Teléfono.

c ) Servicio de suite. d ) R es e s t a ur u r a nt nt e .

150

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

El cálculo cál culo de la probable asistencia sir sirve ve para obtener las cotizaciones cotizaciones de cuartos, salones, exposiciones, etc., que serán necesarios para el evento, así como para determi determinar nar la c cantidad antidad de personal (comités, c co oordinadores, secretarias, mensajeros y asesores), folLetería y ayudas promocionales.

 

Todos los rubros anter Todos anteriores, iores, sumados a los gastos gastos de organización, organizaci ón, dan como resultado el presupuesto requerido, al cual hay que sumarle el porcentaje de inflación inflaci ón promedio que sufre el país. Es preferible que en los contratos se fijen precios congelados y que exija un mínimo de anticipos, conviniendo en políticas de cancelaciones parciales o totales, totales, según sea el caso caso;; se debe determi determinar nar el punto de equili equilibrio brio co con n el fin de evitar precios cambiantes y ajustes de última hora. Propinas y gratificaciones

Por tr Por tradición adición o regulación, lla a cantidad de la gratificación que se ofrece depende de quien la da, en Europa, Estados Unidos de Norteamérica y, cada

vez más, en México, se acostumbra acostumbra agregar automáticamente a la cuenta total un porcentaje fijo, para ser distribuido entre los empleados que trabajaron en la realización del evento. Así, el 10% de gratificación fija se ha generalizado rápidamente rápi damente en casi todo el mundo. Los Lo s hoteles pueden fijar fi jar lla a cantidad de propina y, en ocasio ocasiones, nes, son los sindicatos quienes la determinan. Res Respecto pecto a la pro pr opina sur surgen gen algunas dudas: a) ¿Se debe ofrecer dinero diner o e extra xtra por un servicio ser vicio que no es usual, aun

cuando se pague una propina fija? b) ¿A quién se debe dar la propina si ésta no se incluye en la cuenta? c) ¿Quién recibe y comparte la gratificación gratificación ffija? ija? d) ¿Para obtener un mejor servicio es conveniente dar la propina antes

de que nos sea prestado?

e) ¿Quién puede dar información acerca del tema?

f ) ¿Cómo se podrán acumular las propinas? g) ¿Qué leyes rigen el pago de las propinas?

Probablemente el hotel maneje una política respecto de quién recibe la propina y cómo có mo la co comparte. mparte. La persona idónea para in informar formar acerca de ella es el gerente del hotel h otel o el direct director or de ventas. Si se organiza un espectácul espectáculo o o expos exposició ición n es rreco ecomendable mendable obse observar rvar si otros otro s expositores pagan pr propinas. opinas. Generalmente Generalment e todos todos lo hacen con objeto objeto de obtener obtener un mejo mejorr servi servicio. cio. El monto de las propinas se calcul calcula a a partir parti r de

los datos siguientes:

 

PRESUPUESTO

a) b) c) d) e) f)  

Número de comidas y bebidas servidas. Número de habitaci habitacio ones util utilizadas. izadas. Tipo de exposición exposición.. Duración de la convención. Número de participantes. Demanda de servicio.

El presupuesto para las propinas puede establecerse de acuerdo con el costo del hotel, con el número de participantes en la convención o con la cantidad de personas atendidas. Es necesario asegurarse de que los huéspedes sepan que los servicios ya han sido pagados, ya que no deben dar doble propina ni esperar servicios extra cuando no se ha prometido pagarlos. Cuando las comidas se sirven en plan americano, por lo general la propina forma parte del costo de los alimentos. En esas ocasiones, hay que sugerir a los convencionistas que den propinas únicamente por servicios excepcionales. Cuando la convención se realice en un lugar no conocido, es preciso averiguar en la oficina de turismo cuál es la propina acostumbrada para los con-

51

serjes, guías de turistas, sirvientes, etc., consultar con el operador del tour s i es usual dar propina al conductor del camión. Se debe informar a los huéspedes qué servicios pueden esperar de ellos. Es importante agradecer a las personas que han dado un servicio especial y a las cuales no se les puede ofrecer propina; se sugiere darles un regalo o enviarles una carta de agradecimiento y reconocimiento por su labor. Lista de verificación de propinas

1. Fuentes de consulta Ejecutivo vos s hoteleros. hoteleros. a) Ejecuti

b ) Oficina del representante de convenciones. c) Ot Otro ros s org organ aniz izad ador ores es..

tur ismo. d ) Oficina de turismo.

e) Gerente de convenciones. f) Sindicatos.

  2. Tipos de pago

(porcentaje añadi añadido do a la cuenta) cuenta).. a) Automático (porcentaje

servicios e speciales. b ) Regalos por servicios c) Gratificación vo voluntaria. luntaria.

152

AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

3. Cómo distribuir otro cargo automático a la cuenta

a ) Individualmente. personas de alto rango para su futura distri distribución. bución. b ) A personas 4. Cuándo distribuirlo  

a) Antes de empezar la reunión. b ) Después de la reunión. c) Parte antes de la reunión y parte después.

5. Propina a) Porcentaje del total de la cuenta. b) Cantidad mayor de lla a cuenta.

6. Recibos para el control fiscal Nombre, mbre, servic servicio io rentado rentado,, y origen y cantidad canti dad de la pr pro opina. a No

7. Quién debe ser incluido

a ) Maletero del aeropuerto.

b) c) d) e

Taxista o camionero camionero.. Portero.

Botones.

Maitre d hotel.

f ) Capitanes. g ) Camareros. h ) Cantinero.

h abitaciones de hospitalidad. i) Camarero que atiende las habitaciones j) Gerente de alimentos y bebidas.

k ) Personal de la casa.

1) Personal externo. m) Mozos.

n ) Telefonistas.

fl Conductores.

8. Bases para la distribución

 

a) Número de alimentos y bebidas servidos. b) Número de salones usados para reuniones y de habitaciones por uti I izar. PRESUPUESTO

c) Número de expositores.

d ) Duración de las convenciones o reuniones.

e) Número de personas que deben atenderse. Demanda anda del perso personal nal para el servicio que se requi requiere. ere. f) Dem

9. Otros agradecimientos  

a ) Cartas. b) Obsequios.

53

154

 

  AP. 6. SERVICIOS AUXILIARES

Al organizar una convención o congreso es muy importante considerar

la transportación. Si ésta es adecuada aldetipo de evento que ha de desarrollarse, el resultado será no la inconformidad los asistentes. TRANSPORTACI TRANSP ORTACIÓN ÓN TERR TERRES ESTRE TRE

Autobuses fletados charters)

El organizador debe planear los aspectos relacionados con el transporte, a partir de las siguientes preguntas:

a ) ¿Cuánto es el tiempo mínimo de alquiler? b) Si el program a se prolonga m ás de lo previsto, ¿estarían los autobuses disponibles?

c ) ¿A cuántas personas puede transportar cada autobús?

d) ¿Existe un informe acerca de las condiciones de los autobuses?

e ) ¿Puede verificarse dicho informe? f) Si asisten más perso per sonas nas de las esperadas a la convención, ¿podría disponerse de más autobuses para transportarlas?

155

g) ¿Hay lugar en los autobuses para participantes imprevistos? h) Si no es así, ¿cuáles son las opciones para transportarlos? 1)

¿El taller de reparación está disponible para los autobuses?

los autobuses? autobuses? j) ¿C óm o se despachan los

k) Si es necesario, ¿pueden estacionarse legalmente en lugares prohip rohi-

bidos?

 

1) ¿Qué ¿ Qué rut rutas as siguen los autobus autobuses es desde lo los s puntos de salida hasta el punto de llegada y qué opciones tienen? ¿Cuáles uáles son las c condiciones ondiciones de tráf tráfico ico y de llos os camino caminos s en tto odas las m) ¿C

rutas posibles?

completa lla a cobe cobertur rtura a de la compañía aseguran) ¿Hasta qué grado se completa dora de los autobuses?

i5) ¿Puede negociarse el precio por alquiler de los autobuses? Autobuses para viajes cortos a) ¿Cuánto es el tiempo mínimo de alquiler?

b) ¿Cuánto tiempo podrían esperar los autobuses?

c) ¿Cuántas horas exactamente tarda el primer y último recorrido de

los mismos? d) ¿C uál es llaa capacidad de los camiones?

e) ¿Puede acomodarse a los participantes previstos e imprevistos? f) Si no es así, ¿cuáles son las opciones disponibles para transportarlos?

g) ¿Hay un taller de reparación disponible para los autobuses en deter-

minados momentos o permanentemente? h) ¿Cómo varían día tras dí día a las condiciones de tráfi tráfico co a lo largo del camino?

rutas as actuales de los autobuses? autobuses? i) ¿C uáles son las rut ruta? a? j) ¿C uáles son sus paradas a lo largo de la rut

k) ¿Hasta qué grado es completa completa la l a cobertura de la c co ompañía aseguradora de los autobuses?

/) ¿Cuáles son las condiciones de los contratos de los choferes? m) ¿Se pueden negociar las tarifas? Tarifas

 

Las tarifas son muy variables; por ejemplo, el fletamiento de autobuses en líneas privadas se hace por días o por horas, y por lo general la empresa que los renta proporciona autobuses para 41 pasajeros y tiene tarifas para cada caso. 156

AP. 7. TRANSPORTACIÓN

Tiempo mínimo de alquiler Como los vehículos de transportación terrestre, incluidos los autobuses, escasean y su demanda se ha incr incrementado ementado,, los peri perio odo dos s mínimos mín imos de renta se han prolongado. Actualmente no es raro pagar por un mínimo de cinco horas,

aunqu e tres o cuatro sean las necesarias.

 

La mejor forma de evitar problemas con la transportación terrestre es mantenerse informado i nformado;; esto puede log lograrse, rarse, por ejemplo, pregunt preguntando ando a otros otros organizadores cómo reso resolvieron lvieron los problemas de transportació transportación n de sus grupos o comparando comparando diver diversas sas opciones. Si se visita visit a la ciudad sede y se cono conocen cen sus call calles es y autopistas, se tendrá una idea más clara de lo que se puede esperar esperar y de la forma de satisfacer las necesidades necesida des de transportación ter terrestre. restre. TRANSPORTAC TRANSP ORTACIÓN IÓN AÉRE AÉREA A

D esde la regulaci regulación ón en 1 9 78 de las I íneas aéreas, se ha convertido en algo algo

muy importante el tener conocimiento acerca de la transportación aérea.

Desde entonces, entonces, h han an habido nuevas tari tarifas fas aéreas, cambios en reglamentos, y han surgido y desaparecido rutas y líneas aéreas. Para estar bien informado de todo lo concerniente a estas líneas es preciso auxiliarse de los agentes de viajes. Es importante imp ortante trabajar con alguien que ttenga enga cono conocimient cimiento os de viajes en grupo, de tarifas (especialmente las de promoción, que permiten ahorrar mucho dinero), y experiencia en convenciones. Se debe prestar especial atención a las l as tablas de nuevo nuevos s precios, ya que titienen enen restri restricciones cciones y condicondiciones que pueden invalidar un boleto. La línea aérea es una fu fuente ente de información muy importante, ya que cuenta co c on per perso sonal nal califi cal ificado cado que puede resolver todo todos s los problemas. Se debe recurrir recurrir al encargado de grupo y co convenciones nvenciones para que ayude proporcionando objetos objetos para o obsequiar bsequiar a llo os asistentes y folleto folletos s que pueden incl incluirse uirse en la promoción por correo. A continuación se enumeran algunos aspectos importantes que pueden quedar a cargo de las líneas aéreas.

Análisis Anál isis de costos

Las diferenci diferencias as en llo os costo costos s de tr transpo ansportació rtación n en distintas convencioconvenciones, dependen de los lugares de procedencia de los socios. Cuando la mayoría de los asistentes vive en ciertas áreas, el cálculo de los costos es sencillo, pero en otras ocasione ocasiones s puede no serlo. L Las as tarifas tarif as especiales signi significan fican un gr gran an ahorro en los los costo costos s de transportación transportación,, de manera que la lín línea ea aérea las analiza y ofrece diversas opciones de viaje.

 

TRANSPORTACIÓN AÉREA

Las tarifas para grupos representan un ahorro, puesto que si se reúnen 15 personas se logra de pero descuento. Al lugar donde se realiza la convención se debe viajarun en10% grupo, el regreso puede hacerse por separado. Antes o después de la convención las líneas aéreas pueden publicar anuncios promocionales en su revista para atraer a posibles clientes. Salas de espera  

Según el tamaño del grupo, algunas líneas aéreas permiten el uso del salón de espera, que es un lugar cómodo donde en ocasiones se consumen bebidas gratuitas. Además, los VIP reciben una atención especial. Obsequios Las líneas aéreas contribuyen con obsequios como encendedores, llaveros, lápices, etc.; también incluyen regalos más imaginativos como libros de cocina, etiquetas para el equipaje, guía de gastos y lugares para ir de compras; guía de sitios de interés del lugar y folletos de restaurantes.

57

Manejo de equipaje

Si el equipaje del grupo es de los últimos que se colocan en el avión, la entrega será más rápida al llegar al destino. Avisos en el aeropuerto

Algunos señalamientos y letreros colocados en lugares estratégicos del aeropuerto pueden hacer más sencillos los trámites de recepción y ofrecer una agradable bienvenida. Entretenimiento

Algunas líneas ofrecen entretenimientos para ayudar a promover la convención; también podrían patrocinar algunos de los alimentos que se incluyen en el programa.

 

Ayuda en la organización

Las líneas aéreas disponen de la mejor información en cuanto a transportación local, y pueden encargarse de hacer los contratos con las compañías de alquiler de automóviles, autobuses y taxis.

158

AP.. 7. TRAN AP T RANSPOR SPORTAC TACIÓN IÓN

TRANS TRAN SPORTAC PORTACIÓN IÓN PAR PARA AV VIP IP

 

La transportación terrestre para VIP puede ser manejada por una empresa de relaciones públicas. Muchas oficinas tienen amplia experiencia en la atención a VIP y sus servicios pueden compararse con los que prestaría un coordinador profesional o un miembro de la propia organización de la convención. En la recepción y traslado de VIP se debe considerar lo siguiente:

a) Número de vuelo.

b) Tiempo de llegada y salida.

c ) Verif Verificar icar si la I íínea nea aérea d dispone ispone d de e salón para VIP.

d) Conocer el lugar de origen de estos visitantes.

e ) Prever el pase de aduanas, así como posibles problemas migratorios. f) Determinar en el aeropuerto la mejor localización para recibir a los

VIP. g) Determinar los mejores lugares para estacionar los automóviles. h) Verificar cuál es la mejor transportación disponible. 1 1 Talón de referencia para la transportación terrestre.

j) Asignación de anfitriones para recibir VIP.

k) Verificar rutas y tiempo de viaje a/y desde el aeropuerto. I) Supervisar los horarios de llegada de VIP al aeropuerto.

m) Circular estos horarios a los miembros de la organización. n) Notificar procedencias y llegadas de cada VIP en el aeropuerto. 17) Confirmar los vehículos necesarios y los itinerarios con la empresa de transportación terrestre. o) Reconfirmar datos de llegada de VIP antes de la convención.

TRANSPORTACIÓN TRANSPORTAC IÓN DE MATER MATERIAL IALES ES

La pérdida de un solo paquete puede arruinar la convención, de modo que se debe investigar con antelación cuáles son los mejores servicios de envío. También hay que informarse directamente con la empresa si hay procedimientos especiales para envolver o sellar los materiales. Debe hacerse una lista de todo lo que se necesita, para saber qué enviar y qué llevar: es necesario preguntar si sería posible reemplazar determinado objeto si se perdiera; si la respuesta es no, no se debe enviar; hay que enviar lo que se vaya a necesitar llegando al hotel. Ya que se haya decidido qué enviar, debe hacerse una lista que indique el número de paquete y sí se considera necesario, el nombre de la compañía que lo envía, la fecha en que deberá recibirse y el costo; además, es necesa-

 

TRANSPORTACIÓN DE MATERIALES

rio hacer una lista del contenido de cada paquete para evitar dudas en caso de que alguno de ellos se perdiera. Esta lista debe enviarse al hotel; de esta manera podrán informar qué es lo que se ha recibido y qué falta. Datos requeridos  

El administrador o el gerente del hotel proporcionan la información

siguiente:

a recepció recepción ne a) Cuál es el procedimiento necesario para garantizar lla

identificación del envío. b) No Nombre mbre de la p persona ersona que lo recibe y de la qu que e info inf orma acerca acerc a del

paquete. c ) Sistema de información de que el envío ha llegado.

d) Máximo de peso y tamaño de acuerdo con el elevador, las puertas y

la capacidad del piso.

e) Con Conven venios ios e en n cas caso o de da daños ños o re recla clamac macion iones. es.

f) Ayuda que se proporcionará para desempacar, empacar y almacenar,

59

y si hacen cargos por estos servicios.

Forma de envolver los materiales

El tiempo y el dinero invertidos en mandar material a la convención se perderían si este material llegara golpeado o muy dañado y no pudiera usarse. Las siguientes sugerencias podrían ser útiles para los organizadores de convenciones. a) Usar Usar c cartón artón corrugado. corrugado. Usar ar papel perió periódico dico para evitar que el c contenido ontenido se mueva de un b) Us

lado a otro. c ) Usar cinta adhesiva de plástico de aproximadamente dos pulgadas de ancho, y que sea especial para sellar cartón; no se debe usar masking tape o diurex, porque se levanta fácilmente; utilizar seis tiras de cinta,

una en la parte del centro arriba, otra en el centro en la parte de

abajo y las demás en cada abertura.

  d) Para evitar que el paquete se pierda es necesario colocar un duplicado de la direccion dentro de la caja, por si la dirección colocada en la

superficie se maltrata. e ) No se debe envolver la caja con papel al menos que sea necesario, pues hacerlo no sirve para nada y el papel se puede romper fácilmente.

160

AP. 7. TRANSPORTACIÓN

Paquetes perdidos

 

Los paquetes se deben enviar con dos semanas de anticipación para que el hotel pueda informar si falta alguno y cuál es y, en ese caso, se empiece a buscar o se reemplace. El primer paso es comunicarse con la empresa que hizo el envío, darle la fecha en que recogieron el paquete, el número de factura y la ciudad de origen; habrá que buscarlo primero en la ciudad de destino y, si no se encuentra, en la ciudad de origen. Si según la compañía el paquete fue entregado, debe pedirse al hotel que vuelva a revisar; si no apareciera, habría que buscarlo en el almacén de dicha empresa, en la ciudad de destino. Si el hotel o la empresa de envíos no tiene el paquete, éste se tendrá que suplir. Cómo evitar pérdidas

a) Se debe mandar al hotel la lista de lo que se envió, y conforme lleguen los

b) c) d) e) f)

paquetes se irá tachando la lista; asimismo, es necesario pedir al hotel que avise cuando llegue cada carga e informe en dónde guardan cada paquete. Se debe evitar entregar durante el fin de semana, porque muchas veces no se encuentran las personas encargadas de recibir los paquetes. Es necesario que el organizador cuando llegue al hotel verifique la lista. Si es posible se debe poner etiquetas en todos los lados de la caja para que estén siempre visibles. La mayoría de los hoteles se hacen responsables del paquete cuando ha sido supervisado por sus empleados. Al término del evento se debe asignar a una persona de la organización para que se encargue de devolver el material, ya sea a través del hotel o por cuenta propia. Lista de verificación para el envío de materiales

a) Interior del paquete (envoltura, tamaño de los bultos, etiquetas en cada material).

b) Exterior del paquete (protección adecuada, bultos amarrados, iden-

 

tificación). c) Dirección (adentro del paquete y sobre la caja). d) Registros esenciales (documentos básicos, listas separadas, números de identificación). TRANSPORTACIÓN DE MATERIALES

e) Seguro Seguros s (c (co obertura y c co osto). f) Proced Procedimient imiento o de enví envío o.

g ) Entregas especiales. h ) Facilidades que proporciona el hotel (equipos, servicios, personas que reciben, cargos, empaque y desempaque).

i) Recepción en el hotel y envío de retorno.  

61

162

 

  AP. 7. TRANSPORTACIÓN

GENERALIDADES Para lograr la aceptación del público todo producto debe ser conocido y promovido. Por tal razón, es preciso examinar el proceso de la comunicación mercadológica, el cual siempre incluye un emisor, un mensaje, un medio de trasmisión y un receptor. El papel de la promoción es "... comunicarse con las personas, grupos u organizaciones para facilitar de forma directa o indirecta los intercambios al influir en uno o más consumidores o usuarios para que acepten el producto de la organización".' Elemen Elemen tos de la comunicación

Los elementos implícitos en el proceso de comunicación son los si-

guientes: a

La fuente. Es la organización de la promoción. En términos de estrategia promocional puede afirmarse que la fuente es una compañía

O. C. Fe Ferrel, rrel, 1 W. Pride, O.C 1984, pág. 182.

Marketing: decisiones y conceptos básicos,

Interamericana, México,

1 63

 

dedicada al manejo de congresos que quiere trasmitir una idea a un determinado. El mensaje. Es la idea comercial que se desea difundir. En términos b) público

publicitarios es la explicación clara de lo que se quiere comunicar. c) El medio. Es el vehículo mediante el cual se trasmite el mensaje: radio, prensa, televisión, cine, etc. También hay medios indirectos, los cuales se envían por correo: postales, circulares, folletos, etcétera. d) El receptor. Casi siempre es un cliente en potencia, aunque debe considerarse también a los que influyan en la decisión de compra de los congresos o convenciones.

Tipos de comunicación promocional

Hay diversos tipos de comunicación promocional; sin embargo, en esta obra sólo se detallan aquellos que pueden aplicarse a congresos y convenciones. Este tipo de comunicación implica el empleo de uno o más vehículos para trasmitir el mensaje, puesto que su objetivo es atraer la atención de varios segmentos del mercado. La utilización simultánea de Comunicación masiva.

varios medios que cubren un área extensa, así como la frecuencia con que se emite el mensaje, debe ser estudiada concienzudamente de tal forma que permita lograr el propósito de la campaña.

Medio radio

Receptores 

Medio prensa

Segmento 1 

Medio cine

Segmento 2 

Medio televisión

Segmento 3 

Emisor

Figura 8.1. Comunicaciones masivas. 164

Comunicaciones específicas.

Este tipo de comunicación consiste en la

trasmisión directa del mensaje, de un emisor a un solo receptor. Emisor

Mensaje

Vehículo directo

Mensaje

Receptor 

Figura 8.2.

 

De acuerdo con Bell, este tipo de comunicación "... abarca la dirección del mensaje a través de un solo vehículo hacia un número limitado de receptores". 2  Es decir, los vehículos pueden ser varios pero el mensaje es directo hacia un número limitado de clientes potenciales. Comunica omunicación ción selec s electiv tiva a.

Emisor

Mensaje

Vehículos — Postales Circulares, etcétera

Receptor A Receptor B

Receptor C

Figura 8.3.

OBJETIVOS PROMOCIONALES

Toda estrategia promocional comienza con el establecimiento de objetivos, los cuales dependen de la institución de que se trate. Análisis mercadológicos para la deci decisión sión promocional

Para decidir acertadamente respecto del tipo de estrategias y los medios promocionales que deben utilizarse, es preciso efectuar análisis mercadológicos que permitan contar con un programa económico lo más objetivo posi-

ble. Un análisis se realiza considerando mercado total y los segmentos haciade losmercado que se concentrarán los esfuerzoselpromocionales; debe considerar los aspectos siguientes:

2 Martin Bell L., Mercadotecnia, concepto y estrategia, CECSA, México, 1982.

 

OBJETIVOS PROMOCIONALES

a ) Mercados geográficos. En este rubro se trata de saber hacia qué regiones se dirigirá la actividad de promoción.

b ) Segmentos específicos. Con este análisis se determina a qué clientes específicos se destina el esfuerzo promocional. Desde luego, deben

 

c) d) e) f) g)

considerarse los segmentos prioritarios y los secundarios. Volumen de asistentes a congresos y convenciones. Posición del producto en el mercado (imagen). Variación de la demanda de acuerdo con la estación del año. Situación del producto en el mercado (oportunidades y problemas; la formación del mismo, etcétera). Análisis de participación: En este caso, el objetivo es conocer el grado de penetración del producto, su evolución y tendencia, así como su comparación con productos similares de la competencia.

Análisis Anál isis del pro producto ducto

1. Localización y ubicación de la sede del evento a) Distancia al centro de la ciudad.

65

b) Distancia al aeropuerto.

2. Categoría del hotel en relación con la industria hotelera en general a) ¿C uántos pisos ti tiene? ene?dispone? cuántos cuartos b ¿De • • • • • •

Dobles.

Triples. Junior suites.

Master s su uite ites.

Suites presidenciales.

Otros.

3. Servicios que ofrece

a ) Restaurantes de lujo. b ) Restaurantes. c) Cafeterías. d ) Bares.

  e) Centros nocturnos. f) Estacionamiento.

166

AP. 8. PROMOCIÓN

• Capacidad total. g

Salones para banquetes. • Capacidad.

h

Salones para convenciones.

 

• Capacidad. Salones para congresos. • Capacidad. j) Servicio a cuartos.

k ) Personal bilingüe. 1) Personal uniformado.

mDecoración.

n)

Lavandería.

h Tintorería.

o) p) q) r) s)

Discoteca.

Radio FM y televisión (circu (circuito ito cerrado cerrado). ).

Servibar. Niñeras.

Servicio médico médico.

4. Servicios conexos a) Florería. b) Tie Tiend nda a de art artes esan anías ías..

c ) Joyería.

d) Tabaquería. e

f)

Boutique.

Agencia de viajes.

g ) Arrendadora de autos. belleza (sauna y m asajes). h) Salón de belleza bancario. i) Servicio 11 Estética para caballeros. k

Farmacia.

1) Servicio médico.

m) C ajas de segur seguridad. idad. n) Servicio artístico y de espectáculos.

 

OBJETIVOS OBJET IVOS PROM PRO MOCIONALES

5. Camas

a ) N úúm m e r o d e c a m a s i n s ttaa la la d a ss.. reserva. va. b) Número de cam as de reser 6. Condiciones y aspecto físico del hotel  

a) b) c) d)

Moderno y limp Moderno limpio. io. Antiguo, pero agradable. Relativamente moderno, pero necesita pintura. Viejo y desgastado. e) Económico. f) Requiere decoración.

7. Negocios importantes actuales

a ) Negocios importantes (desde hace tres años). b ) Negocios potenciales en un futuro inmediato. c ) Estado contable del último año.

67

Saldo a favor. Saldo en contra. Capital social.

• • • •

Balance gene ral ral..

8. Tarifas

a ) Tarifa comercial.

b) Tarifa neta.

c ) Tarifa anterior (las dos últimas). d ) Indice de variación.

e) Increment Incremento o promedio po porr temporada.

9. Políticas de venta a) Descuentos.

b ) Cortesías.

  c) Viajes de familiarización.

d ) VIP.

10. Perfil de clientes de congresos y convenciones 168

AP. 8. PROMOCIÓN

a Empresas industriales. b) Organizaciones deportivas.

cl Asociaciones profesionales.

petr olera. d ) Industria petro e) Gobierno.

f) Líneas aéreas. g) Bancos.

 

h lEmpresas

j

automotrices. Industrias químicas. Club de rrotarios. otarios.

Id Otros.

11. Comunidad a Número de habitantes del área.

bl Poder adquisitivo de la zona.

industrias as en las inmediaciones. c Número de industri

d) Comités o comisiones de desarrollo industrial en la zona. e Centros comerciales.

12. Atractivos de la zona

a) Tiendas de artesanías. b) Museos. c) Monumentos. d) Edificios comerciales.

e ) Áreas verdes. diversiones. f) Parques d e diversiones. g ) Salas de exposición. h ) Centros nocturnos. Discotecas.

j

Estadio.

13. Frecuencia con que se organizan eventos especiales en la zona

a ) Charreadas. b) Ferias.

c) Ex Exp pos osic icio ion nes es.. d ) Verbenas populares.

e ) Carnavales. f) Otros.

 

OBJETIVOS OBJET IVOS PROM PRO MOCIONALES

14. Transportación dentro y fuera del lugar Autobuses urbanos. Taxis. Vehículos colectivos. Avión. e ) Autobuses foráneos. Ferrocarriles.

a) b) c) d)

n

 

g) Barcos.

15. Planes arquitectónicos (funcionalidad)

a ) Cocina y áreas de servicio. b) Áreas de recepción y entrada de empleados; control y seguridad.

(suscept ibles de mo modificaci dificacio ones en su construcci construcción). ón). c ) Áreas públicas (susceptibles

d) Medidas de las habitaciones. e) Conjunto del terreno en que se ubica el hotel.

f) Mantenimiento de puntos clave (calderas, tuberías, áreas públicas, cuartos, etcétera).

69

16. Ambiente en los establecimientos a) Serio y lujoso lujoso.. b) Comercial y de movimiento rápido.

c ) Elitista. d)

Sobrio So brio y elegante.

17. Servicio a) Tipo. b) Calidad.

c ) Cantidad.

18. Indicios de variación a) Problemas de competencia. Problemas económicos. b)

  c ) Problemas sociales. sociales.

d) Problemas Problemas políti políticos cos.. e) Problemas de diferencias religiosas. f) Otros.

1 70

AP. 8. PROMOCIÓN

19. Seguros a) b) c) d)  

Contra robo. Contra incendio. Contra temblores. Otros.

20. Razón social

a ) Se memoriza fácilmente. b ) E s a trtr a ct c t i v a. a.

c) Tiene imagen y prestigio.

Análisis de mercado

1. Características de los convencionistas a) Edad.

b ) Sexo. c) Ingreso.

d ) Educación.

e) Ocupación.

2. Lugar de origen de los convencionistas a) Nacional.

b ) Extranjero. c) Región. d ) Ciudad.

e) Zona metropolitana.   l

Zona suburbana.

3. Lugares de donde requieren información los convencionistas a) Área urbana.

bc)) Área Área suburbana. rural. 4. Magnitud del grupo a Estancia promedio.

 

OBJETIVOS PROMOCIONALES

b) Gasto promedio por huésped. convencionista. onista. c) Gasto promedio por convenci

5. Días en que se realizará la convención

 

a) b) c) d)

D ías de llaa semana. D ías ddel el mes. Meses del año.

Temporada.

6. ¿Cómo desearía que fuera su convención? salones nes que se requieren. a) Especificar el tipo de salo b) Formular el plan anual. c) Determinar si pagarán en efectivo o a crédito (tarjetas).

7. ¿Por qué compran? a) Por asistir a la convención. b) Por los grupos participantes. c) Por la exposición.

71

d) Otros.

8. ¿Quién influye en la decisión? a) b) c) d) e) f) g) h)

Publicidad. Promoción. Ve Vent nta as di dire rect ctas as..

Agencias de viajes. viajes.

Relaciones públicas.

Asociaciones a que pertenecen.

Familiares. Colegas.

1

Amigos.

9. Aplicaciones o usos a) C onvenciones de asociac asociaciones. iones. b) C onvenciones emp resar resarial iales. es. c) Convenciones (congresos) mundiales o nacionales. d) Viajes de incentivo. e) Exposiciones.

 

172 17 2

AP. 8. PROMOCIÓN

f) Grupos afines.

y/o po posconvención. sconvención. g) Eventos de pre y/o

10. Actitudes desfavorables

a ) Indicios de variación variaci ón de llo os grup grupos os y convencio convenciones. nes.

onvenciones nciones importantes realizadas durante durante el año. año. b) Conve  

•

• • • •

nternacionales. Latinoamericanas. Nacionales. Locales. Otros. I

Análisis de la competencia 1. Razones sociales (oficina de convenciones, organizadores, etcétera)

a) Locales. b) Nacionales.

c ) Internacionales.

2. Características de las cadenas principales a) Prestigio. b) Servicio y equipo técnico técnic o.

c ) Inst Instalaci alaciones ones adecuadas.

INVESTIGACIÓN DE MERCADO

Para que la promoción rinda mejores frutos se deben efectuar investigaciones de mercado, con el objeto de determinar lo que desea el consumidor potencial y enviar el mensaje promocional. La investigación de mercado se define como sigue: "Es la reunión, registro y análisis de todos los hechos acerca de los problemas relacionados con la transferencia y venta de bienes y servicios del productor al consumidor".3 La investigación de mercados se realiza con base en diversos métodos, como se muestra en la figura 3.21. El método que más se utiliza es la encuesta, pero esto no significa que sea el único. 3 Report of Definitions Committee", en: Journal

Westfall,

 

UTEHA, México, 1981, pág. 4.

INVESTIGACIÓN DE MERCADO

Recolección de datos Encuesta

Observación

 

Experimentación

• Correo • Telefónica Personal • Personal • Mecánica

Observar los datos de los individuos

• Pre-post medición • Pre-post medición con grupo control

• Posmedición única

Motivacional

Recolección de información

• Técnicas proyectivas • Entrevistas de profundidad

Primaria

Secundaria

Fuentes internas

Fuentes

• Registros egistros c con ontables tables • Estadísticas • Banco de datos de mercadotecnia

• Censos • Publicaciones periódicas

Investigar el porqué de } dichos actos

73

externas

• Informes • Estadísticas

Figura 8.4. Organigrama general de recolección de datos.

La investigación debe dirigirse a:

a) b) c) d) e) f) g)

Asociaciones. Empresas. Clubes. Escuelas. Grupos religiosos. Exposiciones. Otros.

En todos los casos, el cuestionario debe contener preguntas que abarquen los aspectos siguientes:

  1. Convenciones de asociaciones a

174

¿Cuántas y cuáles asociaciones hay en la ciudad y en el área?

AP. 8. PROMOCIÓN

b) D e éstas, ¿cuántas son nacionales, estatales estatales o local locales? es? c) ¿Cuántas y cuáles de estas asociaciones realizan reuniones fuera

del estado y/o del país, ¿cuándo y dónde se realizó su última convención en el extranj convención extranjero ero? ? d) ¿Han estado anteriormente en México?

e ) ¿Quiénes promueven y organizan estos eventos en la zona?

f) ¿Cu ¿Cuánt ántos os y cu cuáles áles c cent entros ros de c conv onvenc encion iones es op opera eran n en el áre área? a?

 

2. Convenciones empresariales

a ) ¿Cuántas y cuáles empresas existen en la ciudad y/o área de res-

ponsabilidad, que celebran o pueden celebrar anualmente ponsabilidad, anu almente una convención?

b ) ¿Son em presas nacionales o locales? locales?

c) ¿Han celebrado sus convenciones fuera del país?

d ) En el transcurso del año, ¿qué otras reuniones celebran, en las

que México podría podría ofrecer sus atractivos para ser considerado

como sede?

e) ¿Qué agencia de viajes atiende sus necesidades de viajes o con-

venciones?

3. L íneas aéreas

a) ¿Qué líneas aéreas que vuelan a México tienen oficina en la ciu-

dad y/o área de responsabilidad? b ) ¿Quién es el ejecutivo a cargo de cuentas comerciales o que maneja grupos y convenciones?

lí nea aérea co con n servicio regular a México tiene o ofici ficina na cenc) ¿Qué línea

tral en la ciudad y/o área de responsabilidad, así como gerencia de promoción de convenciones?

servicio de d ) ¿Qué em presas dan servicio

charter

(vuelos especiales)?

4. Agencias de viajes a) ¿Cuántas y cuáles agencias de viajes especialistas en congresos o

convenciones operan en la ci convenciones ciudad udad y/o área de rrespo esponsabilidad? nsabilidad? b ) ¿Quiénes son los ejecutivos a cargo de cuentas comerciales o corporativas y que atienden congresos o convenciones?

5. Hoteles

 

a ¿Qué hotel o cadena hotelera que opera en México tiene repre-

sentación en su ciudad o áreas de responsabilidad?

INVESTIGACIÓN DE MERCADO

75

b) ¿Quiénes son los ejecutivos de cuentas comerciales o convenciones de estas cadenas hoteleras? c ) ¿Qué compañía o compañías representan en la ciudad y/o áreas de hoteles de México?

6. Organizaciones especiales  

a) ¿Hay oficina de convenciones de la ciudad?, ¿es miembro de la

Secretaría de Turismo, para recibir su calendario de convenciones y saber quiénes celebran en la ciudad sus reuniones? b) ¿Promueve la cámara de comercio de la ciudad la celebración de convenciones?

La metodología investigación de mercados lleva implícita una serie de acciones, las cuales de se la muestran en las figuras 8.5 y 8.6.

1.

Investigación previa

Análisis de la situación

Investigación informal

Definición del probl problem ema a

        Hipótesis

2. Planteamiento y eje-

cución del estudio

3.

remuestreo

Pl Plantea anteam miento de lla a investigación

Preparación de formas

uestra R ecopilación ecopilación de datos

Tabulación nterpretación de resultados

Resultados y recomendaciones

`- Conclusiones y recomendaciones Informe

 

Figura 8 5

Procedimientos de la investigación de mercado.

mercados, Ed. FUENTE: Adaptada de la obra de John Alevizos, Estudios de mercados,

Hispanoeuropea, México, 1968.

176

AP. 8. PROMOCIÓN

Análisis de la situación 

Definición del objetivo de la investigación 

Investigación Inv estigación informal

Determinación del problema

 

Establecimiento de hipótesis

Planeación de investigación formal

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Selección de fuentes de investigación Selección de métodos para recopilar datos Preparación de formas para recopilar datos Hacer prueba de cuestionario Hacer premuestreo Planear e integrar la muestra Recop Rec opilar ilar información información 

Analizar datos 

abular datos 

Interpretar datos

Preparación del informe que servirá al ejecutivo en la toma de decisiones

Figura 8.6. Procedimiento de la inves investigaci tigación ón (fl (flujo ujo). ). FUENTE: Tomada del trabajo de Virginia Sánchez Rivas, Apuntes de investigación de mer m ercados cados,, Educación Continua, IPN, México, 1985.

MEZCLA PROMOCIONAL

 

La expresión mez ezcla cla o comb inación inación pro promocional cional se refiere a una serie de actividades destinadas a la difusión de las características de un producto. La mezcla promocional es un plan creativo general que vincula varios ingredientes MEZCLA PROMOCIONAL

correctamente seleccionados, que se coordinan en las actividades siguientes: promoción de ventas, relaciones públicas, publicidad y ventas personales o

 

directas. La mezcla o co combinació mbinación n pr pro omo mocional cional se determi determina na con base en el segmento de mercado mercado al que se desea llegar, y se establece previa pr evia consideración del ciclo de vida del producto. Promoción. Kotler afirma que esta labor "... comprende todos los inspr incipal es la cotrumentos de la combinación del marketíng, cuya función principal municación persuasiva".4 Promoción de ventas. Según Acerenza, se constituye de " ... . .. tto odas las actividades de promo promoción que no incluyen ventas personales y publici publicidad, dad, ya sea onerosa onerosa o gratuit gratuita, a, tendi tendientes entes a estimul estimular ar los campos del co consumidor nsumidor y la efectividad de los intermediarios".5 "Son n las ac actividades tividades empren emprendidas didas con o objeto bjeto de presentar a Publicidad. "So un grupo gru po un mensaje empresarial, oral o visual, con con respecto a un producto producto,, servicio o idea patrocinado y diseminado por medios masivos de difusión."6 Venta personal. Para Acerenza, es "... ".. . el p proceso roceso personal de una presentación oral en una conversación con uno o más comprado compradores, res, con el p proropósito de realizar ventas".' Re/aciones públicas. Entre las múltiples definiciones de este concepto escogemos la siguiente: ... son el conjunto de todas las actuaciones realizadas

porr una po un a insti institució tución n y por las diversas personas relacionad relacionadas as con ella, con el

77

objeto de ajustar su tr trayectoria ayectoria a lla a de los o otros tros indivi individuos duos y empresas con las que se tiene t iene algún contacto importante".8 Las relaciones públicas contribuyen a evaluar las actividades del público respecto a una institución, instituc ión, de manera que sea po posible sible eliminar eli minar todo aquello que contribuya a provocar actitudes desfavorables. Comprende los esfuerzos institucionales por desarrollar relaciones favorables con los publicistas, empleados, pleado s, pr pro oveedo veedores, res, enti entidades dades gubernamentales y clientes, esfuerzos que tienen como como ca característica racterística pri principal ncipal la uti utilización lización de publici publicidad dad gratuita o no

pagada publicity).

Pub/icity o publicidad no pagada

Se llama así a las menciones que se h hacen acen en los medios masivo masivos s de comunicación, co como mo prensa, prensa, radio, televisión, cine, etc., para benefici beneficio od de e un 4 Philip

Kotler, Dirección de mercadotecnia, Diana, México, 1984, pág. 797. Miguel Ángel Acerenza, Promoción turística, Trillas, México, 1982, pág. 36. 6 Dewitt Coffman C., M arket arketing ing ffor or a Fall House, School of Hotel Administration, Cornell University, lthaca, Nueva York, 1977, pág. 236.

  7 Miguel Á. Acerenza, op. cit., pág. 36. 8 Ibídem.

178

AP. 8. PROMOCIÓN

producto o servicio,' a lo que se puede añadir el "estímulo impresional de la demanda de un producto, servicio o unidad de negocios, haciendo aparecer gacetillas de noticias de significado comercial acerca de mismos medio impreso u obteniendo presentación favorable delos ellos ya seaen enun radio, televisión, etc., y que no es pagado por el patrocinador".w

Publicidad  

Televisión. Prensa. Radio. Cine.

Correo directo. Cartas. Postales. Folders Kits Shell folders.

Ten card

Promoción de ventas

Promoción

Menús. Carteleras. Carteles. Utilización de mercadeo. Visitas Visita s promocionales. promocionales. Cortesías.

Presentaciones. Eventos promocionales. Descuentos. Medios masivos. Medios directos. Utilización de publicity. Viajes de familiarización. Viajes de inspección. Atención a VIP. Campañas internas. Conferencias de prensa. Boletines. Gacetillas.

Relaciones públicas

— Por correo correo..

Venta personal personal o directa

—Por teléfono. —Manuales.

 

— Catálogos.

9 Dewitt Coffman C., op. cit , pág. 236. ercadotecnia,, Prentick , Bogotá, 1981, pág. 162. 10 Philip Kotler, M ercadotecnia

MEZCLA PROMOCIONAL

79

La utilización de la estrategia promocional, así como el público al que va dirigida determina el material de apoyo que ha de utilizarse en la promoción de un grupo, congreso o convención. Detección del mercado 

O btención btención de *datos secundarios  Potencialidad del país 

 

Investigaciones de mercado 

Análisis de mercado 

Encuesta demanda

o o E o

-o

-o ce

o c o

o 

--*-1

Promoción propia 

1

Visitas y entrevistas

nforme oferta

  Plan promocional

Copromoción 

1 

Selección de medios

Elaboración de m a te r ia l

Renta o adquisición de equipo

Promoción directa

Viajes de inspección

Promoción en gran escala Figura 8 7

Flujograma de promoción relativo a grupos, congresos y convenciones.

CAMPAÑA PROMOCIONAL

 

La campaña promocional comprende la planeación, integración y control de los elementos creativos, mediante la difusión del mensaje a través de diversos medios publicitarios; es necesario partir de la investigación de un conjunto de datos acerca del producto "grupos y convenciones", de la compe180

AP. 8. PROMOCIÓN

tencia existente y del consumidor. Así, los objetivos deben ser precisos y se debe atender a las características del producto que nos interesa promocionar, el tamaño del mercado y la competencia que hay en el mismo. A continuación se establece la estrategia creativa, que debe contener lo siguiente:

 

a ) Proposición al consumidor o promesa básica en la que se enuncian las ventajas que ofrece el producto. b ) Plataforma de redacción. Se constituye por una serie de frases pu-

blicitarias que incluyen las especificaciones de la promesa básica. c ) Entre dichas frases se escoge la mejor, que se constituye en lema o frase principal para usarse en los anuncios. d) Las demás frases se utilizan como argumentos secundarios de apoyo en los mensajes.

Posteriormente se debe elaborar la estrategia de medios: se hace un análisis de los medios masivos y directos de difusión, se considera el presupuesto para toda la campaña y se eligen el medio básico y los medios auxiliares. Desarrollo de la campaña promocional

Para la campaña promocional es necesario: a) Definir los objetivos de la promoción. b) Identifi Identificar car y anali analizar zar el gru grupo po o objeto bjeto de la pro promo moción. ción.

c ) Determinar una asignación económica para la promoción.

d) e) f) g)

Crear el p programa rograma de promoción promoción.. Desarrollar Desa rrollar el plan de medio medios s que se desee utili utilizar. zar.

Idear el mensaje.

Evaluar la eficiencia efici encia de la pr pro omo moción. ción.

La evaluación de la eficiencia promocional es difícil, debido a las variables implícitas en los fenómenos sociales; sin embargo, es conveniente evaluar la campaña antes y después de realizada, con el fin de establecer comparaciones que servirán para determinar nuestro curso de acción. Debido a los altos costos de los experimentos y de las encuestas a consumidores, y a los problemas asociados con la determinación, es conveniente utilizar agencias publicitarias, que cuentan con toda la información de esta naturaleza, y con profesionales especializados en cada tipo de producto y en la forma de influir en el consumidor.

 

CAMPAÑA PROMOCIONAL

81

Promoción y publicidad

 

"El negocio de las convenciones e es, s, natural naturalmente, mente, una iindustria ndustria de servicio perfectamente organizada organizada que aprovecha las técnicas de exhibición exhibició n y publicidad modernas para estimular a las personas interesadas." El comité encargado de promover promover la c convención onvención debe tr tratar atar de obtener patrocinios para cocteles, comidas, cenas, regalo r egalos, s, portafolios, transportación y otros, con con las correspondientes inf info ormaciones por escrito. escri to. Después, debe diseñar el pro pr ograma de medio medios s de difusión difusió n para deli delimitar mitar cada una de las acciones promocionales que se efectúen, estableciendo una campaña que considere todas las estrategias, de manera calendarizada, con el propósito de tener

un seguimiento cronológico que facilite la comunicación con los mercados,

además de crear una imagen de prestigio para los organizadores.

Los pasos por seguir se detallan a continuación:

1. Definir los objetivos de la promoción. Los objetivos de la promo-

ción deben ser congruentes con los objetivos generales a nivel del país o la empresa prestadora de servicios, los cuales deben coincidir totalmente con el plan general de mercadotecnia y la situación en que se encuentra el producto en el mercado. 2. Identificación del grupo. Se efectúa con base en las siguientes preguntas: ¿quiénes son los posibles compradores?, ¿cuál es el público al que se destina la promoción?, ¿a qué nivel socioeconómico corres-

ponde?, y ¿cuáles son los grupos específicos? 3. Asignación del presupuesto. Según la cantidad de dinero con que se

cuente, así como del público de que se trate, se establecerá el presupuesto que conducirá a la formulación del plan de medios de difusión y de las acciones necesarias, para escoger las más convenientes. La promo promoción ción y la pu public blicidad idad so son n fact facto ores impo imp ortantes rtant es para el éxito éxi to de la reunión o convención, por lo que deben estar bien planeadas. Es necesario formularse las preguntas siguientes: sigui entes: ¿qué información desean los miembro miembros s de la asociación, los expositores y el comercio en general?; ¿la convención generará noticias de interés para el público en general? Las respuestas a estas pregunt preguntas as ayudarán a establecer un programa programa de necesidades; el tiempo de difusión del evento y la emotividad de los esfuerzos promocionales promo cionales darán por resultado un mayor número de asistentes. Las listas deben abarcar lo siguiente:

  a Anuncios

de localización y fechas.

11 Harry Simons, Manual de ejecutivos de ventas, Continental, México, 1981, pág. 832.

182

AP. 8. PROMOCIÓN

b ) Reservaciones.

c) Programa de información. • Audiovisuales (cuando se requieran). aplicació n del espacio. espacio. • Asignación y aplicación • Información detallada.

•

nformación para audiovisuales. • Apoyos publicitarios.  

 

d

Registro y venta de boletos. • Anticipados. • Convención.

e) Programas para invitados y niños.

pre y bosco bosconvención. nvención. f ) Viajes de pre g ) Anuncio Anuncios s y publicidad. • Para uso de la prensa com ercial. ercial. • Para uso de la oficina de convenciones. h

Invitación para los representantes de medios de difusión.

La oficina de convenciones y el hotel deben proporcionar información y fotografías que difundan los atractivos del lugar en que se realizará la con-

vención; se debe estudiar la posibilidad de que dicha oficina proporcione ejemplares de la información disponible acerca de la ciudad sede. Se debe proporcionar información durante los eventos especiales. Por ejemplo, durante las exposiciones, las ferias, otras convenciones, en los desfiles, museos y galerías de arte que destacan las características de la ciudad anfitriona, así como en los eventos deportivos y en centros comerciales. La promoción en estos lugares aumentará significativamente la asistencia a la convención. Es necesario seleccionar una sala de prensa en el hotel, con espacio suficiente para las entrevistas con los periodistas o los funcionarios de la asociación. En esta sala se debe disponer de información turística, fotografías, copias de los discursos, etcétera. La función básica de la sala de prensa es proporcionar un área de trabajo para los editores, reporteros y coSala Sa la de pren pr ensa. sa.

lumnistas, a quienes se les debe proporcionar el material que soliciten. La sala de prensa debe estar en un lugar específico y su localización debe figurar en los libros del hotel. Es conveniente que se ubique cerca de las áreas principales de la convención y no en el lugar de más movimiento. Es importante importante que la sala escog escogida ida cuente con iluminación y ventilació ventilación n

 

CAMPAÑA PROMOCIONAL

 

adecuadas, y si es posible con servicios sanitarios. El sistema de fotocopiado debe estar fuera de la sala de prensa para evitar confusiones. Es necesario que esta sala siempre permanezca abierta para los representantes de los medios de difusión, tanto antes de comenzar las reuniones como durante las horas no hábiles de la convención. Para un reportero es muy molesto encontrar cerrada la sala de prensa cuando proyecta realizar un trabajo o mecanografiar las notas cotidianas. Es primordial reunir información complementaria acerca de la convención y repartirla entre los reporteros, en un paquete bien presentado, para que tengan una amplia visión de la misma. Esta medida promete grandes resultados porque los medios difundirán información más completa, no sólo aquélla recabada en el lugar. Al finalizar la convención, es conveniente enviar cartas de agradecimiento a los periodistasque quedebe realizaron una buenaen labor. Información estar disponible la sala de prensa: 1. De la ciudad (información, folletos, fotografías)

a ) Puntos de interés. b) Eventos esp ecial eciales. es. c) Facili Facilidades dades recreacionales. 2. Del hotel (información y folletos)

83

a

Fotografías.

bHospedaje. c

Salones de juntas.

dl Espacio Espaci o para exposiciones. e Facilidades de equipo y servicios. servi cios.   l Comedores públicos. g) Entretenimientos. h)

Facilidades Facili dades recreacionales.

3. De las fuentes promocionales Organización. bHotel. a

c Auditorio. d) Oficina Ofi cina de co convenciones. nvenciones.

  4. De organización, promoción y publicidad a

184

Información general.

AP. 8. PROMOCIÓN

b ) Organización. c) Ciudad.

Hotel. de)) Transportación. Los impresos  

Debido a los altos costos del papel es necesario planear detenidamente los programas de promoción, así como las necesidades de impresión, ya que esto ahorrará ahorrará tiempo y di dinero. nero. De ser posible, posible, debe asignarse a una p perso ersona na para que se enc encargue argue de to todo do lo relacionado con el trabajo de impr impresión, esión, mediante el ttrato rato directo con el impresor y el editor de publicacio publicaci ones. Es útil elabo el aborar rar un calendario de trabajo, de acuerdo con las necesidades de impresión, el cual debe ser cubierto puntualmente para que los planes no se vean interferidos con ningún otro trabajo al aproximarse las fech fechas as fij fijadas. adas. La o organizaci rganización ón de este ttrabarabajo debe efectuarse directamente con los directivos de las convenciones, pues ellos definirán los textos que se desean utilizar. Organización sobre la marcha. Es

necesario analizar qué tipo de impresiones se requieren: si se ha seleccionado un diseño de tamaño o corte inusual, pero apegado a las necesidades, se debe estar seguro de que se obtendrá

con él un alto porcentaje de éxito, antes de tomar una decisión definitiva. Las instru instrucciones cciones o ideas que se den al diseñado diseñadorr deben ser simples y concretas: de ser posible, hay que proveerlo de material foto f otográf gráfico ico o d de e ilustracio traci ones previ previamente amente seleccionada seleccionadas. s. Estos trabajos deben guardarse en lugal ugares seguros y en los que no haya riesgo ri esgo de que sufran sufr an deterioro.

Programa para invitados

El programa para los invitados a la convención ha cambiado radicalmente desde hace varios años; el cambio más notorio es que el número de mujeres asistentes como invitadas es más pequeño. Actualmente, mayor mayor n número úmero de mujeres han alcanzado niveles ejecutivos y más hombres asisten como invitados do s a las l as juntas. En esta ép época oca lo los s invi invitado tados s están más pr preparados eparados en todo todos s aspectos; por se ello, si se espera aumentar la asistencia atrayendo interés de los invitados, debe reconsiderar el programa. ¿Cómo debemoselproceder a tal reorganización? Preguntas a los invitados. Un cuestionario enviado anticipadamente antici padamente a los invitados cumple diversas funciones: les informa acerca de la realización

 

CAMPAÑA PROMOCIONAL

 

85

de la convención y les invita a asistir a ella, al mismo tiempo que permite conocer sus intereses específicos. Es recomendable reunir datos generales de los invitados: promedio de edad, nivel de ingresos, antecedentes educativos y tipo de trabajo que realizan. A partir de esta información se debe establecer un programa atractivo para los invitados, en el que el tiempo se considere como el elemento más importante. Los Los invit invitado ados s a una convención indudablemente están disfrut disfrutanando de unas vacaciones; por lo tanto, no desearán comenzar el día demasiado temprano y tampoco programarse programarse para después de las cinc cinco o de la tarde. Requieren tiempo para descansar y refrescarse para emprender las actividades vespertinas, de manera que hay que darles suficiente tiempo libre antes de los eventos evento s sociales de mayor iimportancia. mportancia.

Un programa atractivo para los los invitados permite que particip par ticipen en sin sentirse sentir se forzado forzados, s, por lo que es importante contar con eventos interesantes para todos.

Se debe arregl arreglar ar una sala de rrecepción ecepción par para a los invitados, en la cual se disponga de café, refrescos y galletas. Además, es importante que cuente con un escritorio para que puedan dejar mensajes. Dicho lugar debe permanecer abierto aun cuando las sesiones o juntas se encuentren en pleno desarrollo desarrollo.. Una vez que estos detalles estén listos, es conveniente organizar una campaña promocional directa para los invitados y si es posible se les debe enviar un programa de las actividades de la convención. La recepción

Por último, es preciso preparar un programa de convención para cada invitado invit ado,, incluyendo incl uyendo el no nombre, mbre, los bo boletos letos que se utilicen y una lista l ista de restaurantes, teatros, museos, áreas comerciales y lugares de interés.

Para elaborar el programa, es útil la lista siguiente:

1. Facilidades para la convención

Salones de juntas. b ) R e g is tr o . c) Programas. d ) Información. a)

e) Salón de hospitalidad.

f ) Obsequios.

g) Atenciones.

h ) Precios.

  2. Servicios generales y sociales de la convención a

186

Almuerzos.

AP. 8. PROMOCIÓN

b ) Fiestas. c) Recepciones. Cocteles. d ) Suite de h ho ospitalidad. e 3. Reuniones  

a) Refrigerios.

b ) Fiestas.

c) Almuerzos.

d ) Cenas. e) Recepciones. f ) O ttrr o s . 4. Entretenim Entretenimiento ientos s a) Teatros. b) Conciertos. lerías as de arte. c) Museos y ga lerí d) Conferencias. e) Espectáculos deportivos.

5. Atractivos

a) Paseos. b) Visitas y compras. c) Excursiones especiales. d) Excursiones educativas.

e ) Parques.

f) Lugares históricos.

6. Deportes

a ) Golf. b ) Tenis.

c) Natación.

7. Servicios especiales

a )   nformación de la ciudad.

b) Niñeras. c) Otros.

 

CAMPAÑA PROMOCIONAL

Cabe destacar que la promoción que se efectúe para un grupo repercutirá también en el turismo de vacaciones, pues además de las curvas de estacio-

 

nal idad, en el consumidor quedará el deseo de pasar las vacaciones en un lugar donde se ha efectuado una convención o un congreso importante. El tratamiento que se otorga a este tipo de público es especial, pues los asistentes poseen gran poder adquisitivo. En su mayoría provienen de grupos organizados como asociaciones, empresas, etc., por lo cual será necesario organizar una reunión con representantes de la oficina gubernamental encargada de apoyar las convenciones nacionales e internacionales, para programar visitas y viajes promocionales al país sede, donde los gastos sean absorbidos por el gobierno de ese país y por los prestadores de servicios. Dentro de los viajes promocionales destacan los viajes de familiarización y de inspección. Viajes de familiarización

Una vez establecido el contacto con un grupo de posibles asistentes a la convención y después de haber celebrado diversas entrevistas en las cuales se haya establecido una buena relación, el procedimiento más confiable para convencer al ejecutivo del grupo consiste en propiciar que conozca el país sede y compruebe sus bondades. La visita debe planearse a partir de las consideraciones siguientes:

87

a) Es conveniente que se efectúe en "temporada baja", en un periodo b) c) d) e) f) g)

que no sea de vacaciones, ni en días festivos.

Los invitados serán só sólo lo ejecutivos con capacidad de decisión. decisión . Los grupos no serán mayores de 15 personas.

La línea aérea patrocinará el transporte. Los hoteles brindarán brindará n alojamiento y aliment alimentación ación Los restaurantes se h harán arán car cargo go de la alimentación. Es aconsejable que los viajes de familiarización se efectúen de lunes

a m iércol iércoles. es.

h) Deben organizarse por lo menos con dos meses de anticipación. 1

Es conveniente trabajar de forma coordinada, con el fin de integrar a todo tod o el grupo de trabajo para desarrollar desarrollar satisf satisfactoriamente actoriamente el evento.

 

Viajes de inspección

Este tipo de viajes son muy comunes cuando se trabaja con grupos y convenciones. Los ejecutivos visitan distintos lugares con motivo de la próxi188

AP. 8. PROMOCIÓN

ma celebración de un evento. En la mayoría de los casos estos viajes son realizados por los secretarios ejecutivos y los presidentes de la asociación, o por altos funcionarios de la empresa. Debido a la erogación que significan, los viajes de esta naturaleza se prevén para una o dos personas, de acuerdo con los lineamientos siguientes:

 

a) Deben realizarse fuera de temporada vacacional o días festivos. b) Su duración máxima es de tres días. c) La visita se realiza 60 días antes del evento. Los gastos correspondientes son absorbidos por las I íneas aéreas, los ho-

teles y los restaurantes, pero per o siempre en pl plan an europeo europeo.. Este tipo de viajes son so n una ffo orma de rel relaciones aciones públicas más q que ue de promo promoción ción;; sin si n embargo, se consideran promocionales a causa de su objetivo fundamental: la venta. Las promo promociones ciones directas p para ara convenciones se pueden realizar con asociaciones, empresas encargadas de grupos o con dependencias gubernamentales. A nivel gubernamental, este tipo de promociones se efectúan generalmente cuando cu ando un país está compitiendo para obtener obtener la sede de una convención. Las promociones indirectas, por el contrario, se realizan dentro de la industria turística, sin participación activa en las convenciones que se llevan a cabo pero asistiendo a eventos sociales. Naturalmente, la promoción en gran escala se efectúa cuando existe el deseo de dar a conocer o mantener un destino que esté perdiendo interés para una región.

Las relaciones públicas

Las relaciones públicas casi siempre se entablan en eventos sociales, por lo común cocteles, cuya duración es de una hora y media.

Las presentaciones audiovisuales, los folletos y el ccntacto personal ayudan a que los ejecutivos se formen una imagen positiva de los directivos receptores de grupos. Otro elemento importante en las relaciones públicas es la atención especial a V quienes son grandes promotores: IP

Desde el momento en que llega al aeropuerto una persona debe sentir que es bienvenida al país; cuando se trata de un nivel gubernamental, es conveniente invitar a líderes de opinión, comentaristas o escritores sobre viajes y brindarles atenciones especiales, como una limousine, esperarlos en la escalerilla del avión, recibirlos en la oficina privada que para este objeto tiene el gobierno en los aeropuertos, hacer los

 

trám trá mites m igra rato tori rios correspondientes, etcétera. La durac uración de las v vi isita tas s es de

cuatro a cinco días, y en este caso la erogación total es efectuada por el gobierno. CAMPAÑA PROMOCIONAL

En realidad, las actividades de relaciones públicas para VIP son un constante servicio y atención de la más alta calidad, lo cual significa que la práctica de las relaciones públicas debe ser efectuada por personal altamente calificado y especializado en trato social exclusivo. La atención debe ser esmerada, evitando el servilismo y efectuan tuando una actividad actividad de servicio y cordia ordialida lidad. d. Este trato ato especializado es la

base para relaciones posteriores y tiene por objeto que las mismas sean duraderas. En fin, se trata de dar a la persona su valor real y respetar su forma de vida, hacer que se sienta aceptada y bienvenida al lugar al que ha sido invitada.12  

La utilización de publicity (publicidad gratuita)

Dentro de de las relaciones públicas se uti utiliza liza la publicity o publicidad no pagada, que realiza r ealiza un m medio edio masivo de difusi difusión. ón. Los Los diversos tipos de pu-

blícity

son:

"La forma más común es el comunicado o bo boleletín de prensa, pr ensa, que generalmente es una pá página gina sencill sencilla a co con n texto de no más de 300 palabras."' La inf info ormación adiciona adicionall que aparece en el boletín de prensa p rensa es el nombre de la empresa, dirección y número telefónico. El reportaje. Es un original más largo (hasta 300 palabras) que se prepara para una publicación específica, con una fotografía con título y una breve descripción del contenido contenido,, que h hace ace referencia a los aspecto aspectos s específi específi-cos de los que se va a informar. El boletín de prensa.

89

La conferencia de prensa. Sirve para dar a conocer nuevos aconteci-

mientos; se invita principalmente a reporteros de prensa, a quienes se entrega

material impreso y foto fotográfi gráfico co.. La selección de este tipo de publicity depende de varios factores, entre otros otro s del auditorio y de la cantidad canti dad de información q que ue ha de pr presentarse, esentarse, principalmente. Esta debe ser la adecuada para los grupos, congresos y convenciones, pues es conveniente que el potencial del mercado mer cado co convencionista nvencionista conozca cono zca en fforma orma de no notici ticia a el prog pr ograma rama de actividades acti vidades y de eventos. A continuación se presentan algunas sugerencias que serán de gran utilidad para aquellas personas que deseen realizar un evento:

1. El organizador debe visitar los departamentos clave y hacer contacto

con personas o empleados que puedan contribuir al éxito de la convención.

 

12 Gabriel Ramos Millán (Subdirector de Relaciones Públicas del Consejo Nacional de Turismo, durante el periodo 1979-19831. Entrevista realizada en enero de 1985, en México, D.F. 13 W. Pride, O.C. Ferrel, op. cit , pág. 437. 190

AP. 8. PROMOCIÓN

2. El organizador debe revisar frecuentemente frecu entemente llo os cargos con el auditor durante los días que dure la co c onvenció nvención, n, o mantener al operado operadorr telefónico lefó nico enterado de d dónde ónde puede localizar localizarlo, lo, co con n el ffin in de resolver fácilmente fácil mente situaci situacio ones que podrían convertirse en problemas co contanta-

bles más graves.

 

3. El auditor nocturno, cuyo trabajo se desarro desarrolla lla de las 23:00 a las 7:00 horas (horario durante el cual no hay gerentes disponibles), puede encontrarse con los mismos problemas problemas con que se enf enfrentan rentan llos os cajeros, por lo que debe contactar al auditor para que, antes de que se retire, le propo proporcione rcione la inf info ormación referente a los cargo cargos s que habrá de efectuar. 4. Se debe solicitar al hotel que tto odas las cuentas de banquet banquetes es se mecanografíen en un plazo no mayor de 24 o 48 horas, y que se indique claramente lo siguiente:

a) b) c) d) e)

Nombre del grupo. Día y fecha. Tipo de servicio (recepción, desayuno desayuno,, etc.) etc.).. Localización del servicio o banquete; nombre del salón. Nombre del capitán que entregó la cuenta. f) Garantía. g ) Porcentaje de impuesto y propina. h) Número de evento.

5. Durante la iinspección nspección al hotel es preciso pedir una copia del formato de "Informe de convenciones", convenciones", y que el formato final le sea enviado una semana antes de la fecha fech a de comienzo de la convención. Esto obliga ob liga al organizador de la convenció convención n a comunicar c co on antic anticipació ipación n todos tod os lo los s requisit requisitos os,, especif especificaciones icaciones y demá demás s datos que necesita el hotel. 6. El si siguient guiente e bo boletí letín-mo n-modelo delo de tarifas y car cargo gos s se debe enviar al hotel, pues muestra cómo el organizador puede confirmar las tarifas y cargos exactos acordados por dicho establecimiento. Asimismo, está diseñado para ser lo suficientemente fflexible lexible para aco acomo modar dar las di difeferentes tarifas, tarifas, cargos y requisi requisitos tos co contables ntables de varios hoteles, convenconvenciones y organizaciones fiadores. Este boletín comunica efectivamente al hotel las instrucciones específicas para el envío de cargos a las habitaciones, alimentos y otros, los folios de los huéspedes. La experiencia h a demo ha demostrado strado que esta a co comunicació municación n asegura:

                                a ) Un mínimo de desacuerdos.

b) Una revisión rápida rápi da de las cuentas de s salida. alida.

CAMPAÑA PROMOCIONAL

Nombre del grupo/Name of Group ompañía/Company

Salida/Departure 1.00 US Cy)

echas/Dates Entradas/ Entradas/ Arr A rriv ival al

ipo de moneda/Currency

olio núm.

. Habitaciones/Rooms

Triple Suite  

M aster A Account ccount nú núm. m. /at $ oches/Nights /at oches/Nights /at $ oches/Nights /at $ oches/Nights /at oches/Nights /at oches/Nights /at

oches/Nights

Senc./Sp. Dbl./Twr.

x x x

91

1.

Subtotal IVA/Tax TOTAL: Habitaciones/Rooms

II. Alimentos y bebidas/Food and Beverages Folio Pax xnúm.

/at $ /at $ /at $ /at $ /at $

aster A ccount núm. 2

   

P13- ( pp. 1 PP. ( PP. ( P19- (

         

Pax x Pax x Pax x Pax x

Subtotal IVA/Tax 15% Propina/Gratuity TOTAL: A y B/F & B

III. Propinas/ Tips

olio núm.

aster A . núm.1.

       

Botones/Bel/ Boys

Camar amareras/M eras/Maids aids

ax a/at $ ax a/at $

/p in/out.

/p x

ías

 Days

Total propinas/ Tips

IV. Misceláneo isceláneos/M s/Miscel iscellaneou laneous: s:

olio núm.

. Master Accoun A ccountt núm.

Total: Misc. Cuenta total/Grand Total

V. Menos depósitos/Less Deposits echa/Date

Folio núm.

     

) ) ) ) )

  ( (

Total a favor de/Balance Due to

TOTAL: Depósitos/Deposits

 

osición/ Title

Elaborado por/Made by: echa/Date

igura 8 8

 

GUÍA PARA LA CONTABILIDAD

Con la fifinalidad nalidad de lllevar levar un control de los mo movimient vimiento os contables o ocurr curriidos do s antes y en el momento de la conve convención nción,, se establecerá establecerán n dos fases a manera de guía para seguirla seguirl a de forma sistemática. Primera etapa: preconvención Tres meses antes de la convención deben enviarse al hotel todas las cuen-

tas requeridas e instrucciones solicitadas por el fiador de la organización, incluido clui dos s los formularios modelo, modelo, la so solici licitud tud para una entr entrevista evista con el contral contralo or del hotel (o representante) y con el contacto del departamento de ventas. Dos Do s meses antes del evento se debe confirmar con el contralor y el de-

partamento de ventas del hotel, todo lo concerniente a la convención. Un mes antes es necesario entrevistarse entrevistarse con el contralor y con el contacto del departamento de ventas, para la revisión de: a Hoja

de instrucciones de cuentas (formulario modelo). 193

b ) Requisición de cuartos y folio principal (formulario modelo). c ) Formato de lista de cuartos (formulario modelo). Quince días antes de iniciar el evento se debe comunicar a los asistentes la tarifa (PA, PAM o PE), así como otros cargos, procedimientos para las cuentas y el patrón de cuentas por cuarto.

 

Segunda etapa: convención Tres días antes del evento es necesario revisar los requisitos de la cuenta principal con: a) El contacto del departamento de ventas. b) El contralor del hotel (verificar que el auditor nocturno tenga los re-

querimientos). c ) El gerente de recepción. d) El supervisor de contabilidad

Es conveniente establecer la realización de una reunión periódica para verificar los cargos principales de contabilidad, determinando la hora, lugar y nombre del personal encargado, y acordar la fecha y hora de una prerreunión, para efectuar la revisión de la cuenta maestra de contabilidad y determinar el nombre de los asistentes.

Tercera etapa: posconvención

Uno o dos días después de finalizar la convención y antes de abandonar el hotel, es indispensable: a) Revisar la cuenta cuent a maestra de contabilidad, c co on original o copias de

los cargos.

b) Aprobar los cargos presentados.

c ) Identifi Identificar car y enu enumerar merar los cargo cargos s justif justificado icados, s, tratando de cerrarlos.

d) Identificar y enumerar los cargos faltantes o atrasados. e) Establecer fechas para:

• La preparación y envío del estado de cuenta. • El pago de cada rubro del estado de cuenta. • La presentación para el pago de los cargos faltantes o atrasados. • Determinar el resultado final y el pago de los rubros no determinados.

194

  AP. 9. CONTABILIDAD

 

Posteriormente se requiere enviar al gerente general del hotel, al director de ventas y al contralor, el estado de las cuentas contables, con acuse de recibo por escrito y anexado el informe de los cargos, e identificar los "cargos por aclarar", confirmando fecha de resolución. Autorización Aut orización p para ara e ell estado con contabl table e

1. Para mejor entendimiento, el organizador debe proporcionar al hotel algunas instrucciones, que incluyen:

a) Los gastos que deben cargarse a la cuenta maestra o a la de cada

huésped. b) Los límites de responsabilidad financiera, que serán aprobados por

el organizador del evento.

c) Los nombres y firmas de las personas autorizadas para firmar por cualquier gasto.

Hotel ombre de la convención echas lan de alimentos ota: enviar los cargos como se indica en la parte de abajo. Los cargos contables enunciados a continuación son aplicables solamente en las fechas del encuentro. Para información adicional referirse a la carta anexada.

MA

MA

IN D

Cuarto y plan de alimentos

Servicios Ser vicios de hotel

Impuesto s./cuarto

lalamada e larga la distancia

PAM (PA)* huésped

Llamada local

PAM (PA)* cónyuge

Estacionamiento

Otros

Valet y lavandería

MA

IN D

IN D

Deportes

Varios

Portero (Bell Boy) A limen limentos tos y bebidas

Restaurantealimentos

Camareras Servicio de alberca-playa

Restaurante-bar

195

 

Servicio de alimentos a cuartos

Salón de belleza

Servicio de bebidas a cuartos

Peluquería

Cargos del bar

Tiendas

Cargos de cover

Otros

Otros

Cargos de

banquetes

*Se el cuenta impuesto y el cargo por servicio MA: incluyen cargo a la maestra IND: cargo al hotel

  Figura 9.1.

La compañía

organización org anización fiadora)

1. Sí/no es responsable por el pago de cargos dudosos enviados a cuentas individuales.

2. Sí/no garantizará el pago de las cuentas de los asistentes efectuadas con cheque o tarjetas de crédito. 3. Sí/no garantizará el cambio de cheques personales de los asistentes, hasta cierta cantidad de dinero. 4. La cuenta de cuarto y gastos ocasionales de algunas personas (lista anexada), será enviada enviada a la Dirección. Direc ción. Se debe llevar l levar un prerregistro prerregistro de estas personas, quienes no se encargarán de registrar su salida personalmente. Sus cuentas de cuarto serán registradas y firmadas por el fiador de la organización. 5. Autorizar firmas siguientes para los cargos. (Firma) 

El hotel deberá considerar estas instrucciones, que serán autorizadas por ).

     

Organizador: echa:

eléfono:

2. Muestra del estado de cuenta El siguiente estado de cuenta se presenta como modelo cualquiera de los cargos diarios que se enviarán al fiador de la compañía. Se sugiere que la información para la identificación sea completada por el organizador antes de enviarla al departamento de contabilidad del hotel. Para hacer esta recopilación de datos, se sugiere lo siguiente:  

a ) El organizador debe solicitar que diariamente se le proporcionen

los cargos escritos o mecanografiados. b) El hotel debe presentar al organizador el formato y los detalles adicionales para revisión diaria, durante la convención e inmediatamente después de ella.

A continuación se presenta una copia del estado de cuenta a manera

de guía:

  Estado de cuenta

Dirección para el cobro de la empresa fiadora: Gerente de la convención:

Compañía aseguradora X Y Z

otel:

 

Reforma núm. 85 México, D.F.

echa de cobro: 1o. de enero de 1988.

Nombre de la convención: M es

Día

Marzo 9

Marzo 10

Descripción

Hospitalidad Banquete Flores Cena Torneo de golf Limusina

 eferenci

Cantidad

L ugar

Subtotal

Total

122.40 1 950.00

Cabaña B. C # 27990 Cuarto naranja P. O #0124 #01240 Florista B. C #27957

R. S # #4 484 40 0

R. M 4M1

130.00 18.25

G. S # 125 T. H #37210

Club Aeropuerto

355.90 2 576.55 510.00 10.00

 

3 086.55

197

EL FOLIO FOLIO COMO CONT ONTRO ROL L DE C CON ONTAB TABIL ILIDAD IDAD

Los folios documentados son utilizados por el hotel para el registro de los cargos, generalmente transcritos a máquina. Estos documentos sirven para especificar cargos a:

a ) Estado de cuenta (cargos que deberán ser pagados en su totalidad por

 

la organización fiado fi adora). ra). b) Un huésped (cargo (car gos s que deberán ser pagados en su to totalidad talidad por el

huésped).

c ) Folios separados (cargos que deberán ser pagados en parte por el fiador y en parte por el huésped).

Dichos folios se identifican por el nombre y/o número de cuenta impreso en cada uno de ellos. Como los folios de los huéspedes podrían ser interpretados erróneamente por los asistentes y por los hoteles, la lista de los folios separados se muestra enseguida, a modo de guía, para su mejor comprensión. Folios separados

1. Para estados de cuenta maestra y estados de cuenta individuales.

a ) Tarifa completa de habitación habitaci ón sencilla sencil la o do doble, ble, más iimpuesto, mpuesto, po porr fechas, cargos adicionales. adicionales.

b) Med Media ia tarif tarifa a por habitación doble, doble, más impuesto i mpuesto,, por fech fechas. as.

c ) Límite del gasto que tiene autorizado por día cada persona, más impuesto, determinado por fechas. Es necesario establecer la diferencia entre la tarifa rack y la grupa) de la habitación, más otros cargos. d ) Tarifa completa por una habitación sencilla a la que se suman impues-

to, plan americano modificado (PAM) o plan americano (PA) y cargos por servicio, si los hubiere, (por fechas), más otros cargos. e) Tarifa co completa mpleta de habitació habitación n doble, más iimpuestos mpuestos,, dos PAM o P PA, A, cargo por servicios, si los hubiera (por fechas), más otros cargos. f) Tarifa co completa mpleta de h habitación abitación do doble, ble, más PAM o PA, cargo po porr servi servi-cio, si hubiera, más otros cargos. g) Media tarifa si p ohubiera, po habit habitación ación doble, ble, más impuesto, im puesto, un PAM o PA, cargo por servicio hrubiera, más má s do otro otros s cargos.

 

h) Tarifa completa de habitación sencilla y doble, más impuesto, alimentos, cargo por servicio, si hubiera, (por fechas). (Alimentos no incluidos en PAM o PA). Finalmente, se suman otros cargos.

198

AP. 9. CONTABILIDAD

1) Tarifa de habitación por ocupación individual, más impuesto, un PAM

o PA, PA, otro otros s cargos po porr servic servicio io si hubi hubiera, era, (por fech fechas). as). Dif Diferencia erencia en la tarifa sencilla/do sencilla/doble, ble, más imp impuesto uesto so sobre bre la dif diferencia, erencia, un PAM o

PA, m ás otros cargos. car gos.

 

j) Tarifa de ocupación individual, más impuesto (por fechas).

k ) Diferencia en la tarifa por habitación sencilla/doble, más impuesto

 

sobre la diferencia, más otros cargos. 1) Depósito de $ or cuarto. Todos los cargos se registrarán en los folios individuales con la aplicación de crédito estipulado. especificar car por separado lo los s nombres de los huéspedes y la m) Suites: especifi cantidad de gastos autorizados, tipo de cuarto, impuestos y cargos

adicionales.

Funciones de los puestos en el hotel Los diversos departamentos del hotel tienen tien en a su cargo func funciones iones clave relacionadas con el estado de cuenta. La siguiente guía se refiere a funciones de puestos puestos específi específico cos s y se defi definen nen con el ffin in de ayudar al organizado organizador; r; estas definiciones no intentan establecer estándares para las convenciones, pero son utilizadas por las empresas hoteleras. Contralor del hotel, auditor y contador. El contralor del hotel, el audi-

tor y el contador pueden emplearse indistintamente para referirse al departamento de contabil contabilidad idad del hotel. Además de ten tener er la rresponsabilidad esponsabilidad de los

ingresos y gastos así como de los registros generales de contabilidad del hotel, el contralor es generalmente responsable de todas las funciones de caja, crédito, y cobranzas. Forma rma par parte te del departamento de conSupervisor de cajas de recepción. Fo tabilidad del hotel. Además de la responsabilidad de aceptar el pago de las cuentas de los clientes a su salida, cambiar cheques y hacer cambios, los super-

visores son son también responsables del envío de los cargo cargos s por servic servicios ios brinda= dos a los huéspedes y de estados de cuenta acumulados durante la convención.

Algunos hoteles designan un jefe de caja. Auditor nocturno. Su horario comprende de las 23:00 a las 7:00 horas y es respo r esponsable nsable de las ffunciones unciones mencionadas mencionadas anteriormente anteri ormente para los cajeros y recepción; recepció n; además, el auditor nocturno es responsable responsable de la verific verificación ación de todas las transacciones de los huéspedes y estados de cuenta del día.

 

contabilidad ntabilidad Recepción de cuentas. Es la sección del departamento de co

que registra y prepara el estado de cuenta y, en el caso de que se trate de un estado de gran volumen, puede contar co c on la asistencia asistenci a de un co c oordinado ordinador. r. EL FOLIO COMO CONTROL DE CONTABILIDAD

Gerente de recepción, gerente de ventas o representante de ventas.

Cual-

quiera de estos título títul os identif identifica ica al encargado de vende venderr llo os servicios que ofrece el hotel; po p or lo general, este gerente es el p princi rincipal pal contacto del o organizador. rganizador. Gerente de banquetes. Es el responsable de la planeación de los servicios

de alimentos y bebidas (banquetes, recepciones, etc.), que por lo regular no se ofrecen en los restaurantes del establecimiento. En algunos hoteles este jefe de departamento depart amento se vincula directament directamente e con el director o el gerente ge-

neral de ventas.

Gerente de congresos y convenciones. Este puesto existe en varios hote-

 

les que tienen un elevado nivel de servicios de convención. Una vez que el representante de ventas ha obtenido lo los s espacios y servi servicios cios requerido requeri dos, s, el gerente de convenciones se conviert convierte e en el pr princi incipal pal contacto del organizador organizador dentro del hotel y asume la l a responsabilidad para actu actuar ar como monito monitorr y para arreglar todos los detalles necesarios para el evento, elaborando un informe

con instrucciones detalladas, el cual distribuye a todos los departamentos. Terminología contable

El glosario de terminología contable que presentamos a continuación se basa en una encuesta realizada a los organizadores y contralores de hoteles. Personas autorizadas por el organizador para firmar o incurrir en cargos sobre los estados de cuenta. Crédito. Registro que disminuye el total, en un folio. Deudas. Registro que aumenta el total, en un folio. Firmas autorizadas.

99

Folio. Es el documento utilizado por el hotel para registrar los cargos;

existen diferentes tipos de folios:

a ) Folio principal de contabilidad: son cargos que serán pagados en su totalidad por el fiador de la organización. b ) Folio individual del huésped: cargos que serán pagados en su totalidad por el huésped. c) Folios separados: cargos que serán pagados parte por el fiador de la organización y parte por el huésped. Dichos folios se identifican por el nombre y/o el número de cuenta. Garantías del servicio de alimentos y bebidas. Facilida Facilidad d para el mínimo

 

de personas que han de ser atendidas; aten didas; será requerida p por or el hotel con 2 24 4 o 48 horas de anticipación. El pago se basa en el número garantizado o el número atendido, de los cuales se tiene en cuenta el que sea mayor. 200

AP. 9. CONTABILIDAD

Garantía de bloqueo de cuartos. Es un convenio entre el hotel h otel y la orga-

 

nización fiado fiadora, ra, por el c cual ual se oto otorga rga primeramente un número mínimo de habitaciones durante un periodo específico bajo garantía de pago por la organización fiadora, aunque no lleguen a ocuparse las habitaciones. Garantía de reservación de habitaciones. El hotel se compromete a retener las habitaciones sin importar la hora de llegada del huésped. Esta garantía se aplica apli ca de igual maner manera a cuando se trata de una estancia pr pro olongada longada:: el huésped o el fiador garantizan el pago de la habitación, aunque el huésped no

se presente.

Imprevistos. So Son n otros cargos registrados en el folio del hu huésped, ésped, p por or

instrucciones del gerente. Puede incluir uno o varios alimentos, según si se trata del plan pl an americano o de dell plan pl an americano mod modifi ificado cado.. Folio de contabilidad. Fo Formato rmato de co contabil ntabilidad idad en el qu que e se registran registr an todos todo s los cargos y/o créditos de un gr grupo upo partic particular, ular, de acuerdo con con lo estipulado previamente. Estado de cuenta. Presentación formal del total de los cargos a la organización fiadora, en uno o varios folios de contabilidad, anexándose copias de cada cargo o crédito. Cargos diversos. Son cargos al folio que no se registran de forma específica. Paquetes. Plan que se basa en un cargo que lo incluye todo (habitación, impuesto, alimentos y otros otros servici servicio os). No se registran iindividualmente ndividualmente en el folio. Pagado (paid- out). Dinero anticipado y cargado al estado de cuenta del

huésped.

Cargo extra. Cantidad extra extr a cargada sobre lo permiti permitido do para alimentos,

en lo que se refiere refiere al PA o a all PAM. Cargo de vendedores. Cargo en que se incurre por acudir a un vendedor externo. Por lo general, se identifica como "pagado" paid-out) en el estado de cuenta.

EL FOLIO COMO CONTROL DE CONTABILIDAD

  01

 

Para tener la certeza de que el programa ha dado los resultados previstos,

será necesario hacer una evaluación determinando correctamente los parámetros y demás criterios que prevalecerán para estimar los porcentajes en cuanto

al rendimiento rendi mientose deco lonsidere planeado planeado. .resupuesto establecido Cuando considere el p presupuesto establecido,, habrá habrá que veri verific ficar ar si se cumplieron las metas previstas y la desviación que hubo en cuanto a tiempo, dinero y esfuerzo; este procedimiento p rocedimiento se hace con base en los controles controles parciales que se efectuaron durante el evento evento,, y en la comparación entr entre e los distintos grupos manejados durante un un c cierto ierto periodo. periodo. La evaluación mediante los controles parciales reduce la labor de la evaluación final; por ello, a manera de guía, se anexa una lista de las principales

evaluaciones requeridas.

EVALUACIÓN ESTÁNDAR 1. Registros (comparación del último año con los últimos años):

• Total de registros pagados. • Llegadas y salidas. 203

• Número de pagos pagos anticipados. anti cipados. • Fecha de pago anticipado. • Fecha d e registro. registro. • • • • • •

Número de cónyuges asistentes.

Número total de cuartos usados por tipo. Número de no-shows. Volumen de servicios servi cios por cuarto usado. Otros Otro s beneficios financiero financi eros s para el hotel y la c ciudad. iudad. Número de suites de cortesía.

 

2. Eventos con boleto pagado • • • •

Concurrencia. Número de pagos pagos anti anticipados. cipados. Fe Fech cha a de pa pago gos s an antic ticip ipad ados os.. Fe Fech cha a de re regi gist stro ro..

3. Costos • Sobrepresupuestados. • Presupuesto bajo. • Pr Pres esup upue uest sto o pr prev evis isto to..

RESPUESTAS A LOS CUESTIONARIOS

1. Arreglos

Promoción de la preconvención con tiempo suficiente. Formulari Fo rmularios os d de e registr registro o simples y comprensibles. Precios en línea con capacidad de pago. Opciones de transporte atract atractivas. ivas. Invitación co con n pr pro ograma. Suficientes sitios de información.

• • • • • •

2. Transportación ci udad. • Accesible al hotel y a la ciudad. • Accesible a las personas. • Servicio eficiente efici ente y opo oportun rtuno o.

 

3. Registro •

Rápido, eficiente y cortés.

204

 

AP. 10. EVALUACIÓN

4. Hotel atractivos, tivos, lilimpios mpios y c cómodo ómodos. s. • Cuartos atrac • Buena comida, buen servicio a horas convenientes. Servicioo adecua do de elevadores. • Servici

5. Personal • Cortés. • Eficiente. • Bien presentado.

6. Montaje de salones • Rápido. • Competente. • Eficiente. Equipo o adecuado adecuado.. • Equip

7. Salas de congreso • • • • • •

Fáciles de encontrar.

Bien equipadas. Cómodas. Adecuadas.

Apropiadamente equipadas.

Acceso adecuado.

• • • •

Horarios oportunos para los expositores.

Seguridad.

Calidad de la concurr concurrencia. encia. Calidad de los expositores.

8. Programa • Nivel apropiado apropiado.. • Informativo. • Calidad del orador. • Interesante. •

¿Asistiría a otra convención? Por medio de los cuestionarios es posible mejorar ciertos aspectos y_ reestructurar aquellos que tuvieran deficiencias. La evaluación debe efectuarse con criterio profesional y de forma imparcial.

 

RESPUESTAS A LOS CUESTIONARIOS

Para recabar la información es conveniente convocar a una reunión de posconvención, con la asistencia de vendedores de los hoteles, personal de servicio y de la oficina que colaboró en la convención. RECOMENDACIONES FINALES 1. En cuanto a la planeación, se recomienda que las personas que vayan a ser  

responsables de los los "comités de organización", ttengan engan experiencia y y,, sobre todo, tod o, sean de confianza y cabalmente respo responsables. nsables. 2. Al incluir el uso de audiovisuales en el programa será muy útil incorporar en el equipo de trabajo a un verdadero profesional en la materia. Las s expo exposiciones, siciones, si bi bien en son co complementari mplementarias as de la convención, requi requieren eren 3. La una atención especial e inin ininterrumpida, terrumpida, por lo cual se recomienda recomienda que

sean manejadas como un evento independiente, pero que forme parte del programa.

4. Indudablement Indudablemente, e, el mej mejo or asesor para coo coordinar rdinar todo tipo de transportatransp orta-

ción es al agente de viajes, por lo que será de mucha ayuda y de beneficio recípro recípr oco trabajar co con n las agencias que ttengan engan experiencia en el manejo

de grupos.

5. La falta de conocimientos del mercado para promociones de este tipo de

grupos propicia que las acciones no sean las más eficientes, por lo cual, aun cuando la mezcla promo promocional cional es la forma máxima de c co omunicació municación n mercadológica, es conveniente realizar acciones aisladas para optimizar recursos materiales y humanos humanos.. 6. Con objeto de prevenir imponderables es conveniente asegurar la conven-

05

ción, por lo que se recomienda que en cada evento se asesore de un agente

de segu ros para que , si lo lo juzga nece sario, contr contrate ate el seguro m ás redituable.

7. El organizador de congresos y convenciones debe adaptar los puntos considerados en este trabajo, a la medida de sus necesidades.

 

206

AP. 10. EVALUACIÓN

 

  Acerenza, Miguel A., A dministra dministración ción del turismo, Trillas, México, 1984. r omoción moción tturíst urístic ica, a, Trillas, México, 1982. Alemán Valdés, Miguel, Quince lecciones de turismo, Diana, México, 1983.

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208

IBLIOGRAFÍA

 

A cer cerenza, enza, M. A.,

178

Actividades artístic artí sticas y/ y/o recreativa ativas s de la conven-

ción, 51

de trabajo, 47 guía de, 81-82

Alojamiento, 28 comité de, 50 Alquiler Alq uiler de vehículo vehículos s de tran ansport ta ación

terrestre, 157 American Express Company, 15

hojas de, 46, 80-81 Admisión, control de, 81 Aeropuerto, avisos en el, 158 Agencia (s)

de viajes, 17, 175 publicitarias, 181 Agente de grupos, 206 de viajes, 206 A lemá lemán n Valdés, M .,

11, 16

A leviz levizos, os, J., 177

Alimentos, servicio de, 99-103 en áreas abiertas, 102 garantías del, 201 lista de verificación de, 103-117

Amplificadores, 123 Análisis de la competencia, 173 de mercado, 135, 165-166, 1 7 1-173 fuentes de información para, 176 de participación, 166 del producto, 1 66- 1 71 mercado oló lóg gico. Véase Análisis de mercado Apertura, sesiones de, 80 Área(s)

de exhibición, 37 de exposiciones, 134-136, 147 de registro, 57 iluminación, 57, 59 inspección, 57

209

materiales, 57, 59 redes telefónicas, 57 de trabajo

 

altura, 59 clasificación, 60 mobiliar mo biliario, io, 60-61 Asambleas, salas de, 118 Asignación de habitaciones, 41 prioridades en la, 41-42 del presupuesto, 182 Asiste tentes, servi vicio de de comunicación ón con

los, 114 Asociación (es) científicas, 26

convenciones de, 26-27, 174-175 de ejecutivos, 25 educativas, 26 femeniles, 26 Internacional de Palacios, Exposiciones y Congresos (A IPC), 17

de Transporte Aéreo ( 'ATA), 16 militares, 26 profesionales, 25 Atlantic City, 14 Atril (es), 83, 108-109 Audiocasete, 125 Audiovisuales, 83-84, 117, 206 sonido de, 122

mesa para juntas en forma de, 93-94f Autobúsles), 15 fletados, 155-156 para viajespara cortos, 156 de cuenta, 195Autorización el estado 197 Aviación civil, 15 comercial, 16 Avisos en el aeropuerto, 158 Ayuda comité de, 35-36 personal del, 35-36 voluntaria. Véase Comité de ayuda Bailes, 98

Balnearios, 14 termales, 14 Banquetes, 99-101 gerente de, 200 sobrecargos para el servicio de, 102 Baños termales, 14 Bar, servicio de, 103 Bebidas, 103 control sobre, 105 servicio de, 99-103, 111-112 garantías del, 201 lista de verificación del, 103-117 Bell L., M.,

165 Blanco mate, 122

sistemas de, 122 Auditor, 199 nocturno, 191, 200 Auditorio convencional, conv encional, 84-85f en forma de V, 86-87f origen, 86 junta tipo, 84

semicircular con bloque bloque central y ala alas s curvas, urvas, 86

con pasillo central, 84-86 Aula

Bloqueo de cuartos, garantía de, 201 Bocinas, 123 Boletín (es)

de prensa, 190 modelo de tarifas y cargos, 191-192f pizarrones de, 83 Boletos de ventas, 57, 68 venta de control de, 75-76, 78-79 instrucciones, 75, 78 Boucher, 15

 

Aula invertida Aula estilo perpendicula perpendicular, r, 93-95f 93-95f invertida, 95-96f 95-96f éase se en forma de V. V éa

210

Bufet, 101 desayunos en, 101 mesa para, 107

NDICE ANALÍTICO

Caball Cab alletes, etes, 83  

Caja(s)

de emergencia, 76 de recepción, supervisor de, 199-200 Camerinos, 100 Campaña promocional, 180-183 desarrollo, 181 evaluación, 181 Cancelaciones, 71-72 Cargo(s) a participantes, 68 boletín boletí n-mod ode elo d de e tarifa tarifas s y, 19 191-1 1-192f 92f

de vendedores, 201 diversos, 201 en menús, 111 extra, 201

oficina de, 46

Casete

automático, 125 de papel, 125 Centro(s) de congresos, 17 de información, 51 vacacionales, 14-15 Científicos, 26 Circuito cerrado de televisión, 123 Circular norte, 15 Ciudad de la convención, 32 Clausura, sesiones de, 80 Cocteles, 99, 189

de ornato y rotulación, 54 de programas, 49 de publicidad, 49-50 de recepción y hospitalidad, 52 de registro, 51 de servicios generales, 53 de transporte, 52 de volun volunta tarios rios. Véase Comité de ayuda formación, 47 Competencia, análisis de la, 173 Comunicación(es) con los asistentes, servicio de, 114 elementos, 163-164 específicas, 165 eventos de, 24 masiva, 164 mercadológica, proceso de, 163 persuasiva, 178 promocional, 164-165 clasificación, clasificac ión, 164-16 164-165 5 selectiva, 165 Conferencia (s), 28 de prensa, 190 sillas para, 82 Congresismo, 17 Congresista, 18 Congresos, 24, 27-28 característica principal, 24 centro de, 17 en México, 18 situación actual, 18-21f

Coffman C ., D., 178-179 Com ombin inación promocional l. . Véase Mezcla

promocional Comercialización y turismo, 16 Comidas, 99, 101, 150 cupones para, 102 servicio de, 97-99 Comité(s) de alojamiento, 50 de ayuda, 35-36 personal del, 35-36

de exposición, 52-53 de festejos, 49, 51 de finanzas, 48-49 de organización, 206

gerente de, 55-56, 200 características, 56 funciones, 56 internacionales, 28 mercado de, 17-18 nacionales, 28 oficina de, 28-29 finalidad, 28 organización, 9 palacios de, 17-18 promoción, 180 regionales, 28 turismo de, 9, 16-17 antecedentes, 16-17 INDICE ANALÍTICO

 

Consejo de Convenciones y Visitantes de la Ciudad de México, 18

juntas de, 80 Contabilidad departamento de, 199-200 folio como control de, 198 de, 201 principal, 200 guía para la, 193 etapas, 193-195 Contralor del hotel, 199 Contratación, 29 Control(es), 73 de admisión, 81 de contabilidad, folio como, 198 de crédito, 72 de efectivo, 72 de fondos, 72 de venta de boletos, 75-76, 78-79 directivo del personal, 65 sobre bebidas, 105 Convención (es), 24, 27, 194 actividades artísticas y/o recreativas recreati vas de la, 51

característica principal, 24 ciudad de la, 32 corporativas, 26 26-2 clasificaci cla sificación, ón, 26-27 7

 

inspección, 32-34 selección, 31-32 lista de de verificación de la, 37-40

mercado de, 18 negocio de las, 182 oficina de, 28-29, 32, 50-51, 183 finalidad, 28 organización, 9, presupuesto, 148, 151 lista de verificación para el, 148-151 promoción, 180 salas de, mantenimiento, 98-99 sin trade show, 20 supervisor de, 57-58 trade show, 18, 20 turismo de, 9, 16-17 antecedentes, 16-17 Convivencia, eventos de, 24 C ook , T., 14-16 Costo (s)

del hotel, 34-35 del personal, 64 Crédito, 200 control de, 72 Crucero, 15 Cuadro con hueco, 91-92f Cuartos, garantía de bloqueo de, 201 Cuenta(s) estado de, 195, 198, 201 autorización, 195-197

11

de asociaciones, 26-27, 174-175 empresariales, 27, 175 clasificaci cla sificación, ón, 27-2 27-28 8 en México, 18 situación actual, 18-21f espacio funcional para las, 37 factore tores de los qu que e depende el é éx xito to d de e

las, 47 fechas de las, 35 gerente de, 55-56, 200 características, 56

funciones, 56 informe de, 191 institucionales, 26-27 lugar de la, 31

individual, 198-199 maestra, 198-199 recepción de, 200 Cuestionario para expositores, 136 para invitados, 185-186 Cupón(es) de hotel, 15 para comidas, 102 Charters. Véase

Autobuses fletados

Cheque de viajero, 15

 

212

 

Datos, recolección, 174

De la Torre Padilla, 0., 16

NDICE ANALÍTICO

Decisión promocional, 165 Decoración, 54 Demostración, equipo de, 116 Departamento (s) de contabilidad, 199-200 del hotel, 199 Depósito hotelero, 41 ventajas para el hotel, 41 huésped, 41 Desarrollo de la campaña promocional, 181 de los ferrocarriles, 15 del turismo, 14-16 Desayunos, 99 en bufet, 101

Entretenimiento (s), 116-117, 158 Entrevistas de prensa, 80 Envío de materiales, 161 lista de verificación para el, 161-162 Envoltura de materiales, 160 Equipaje, manejo de, 158 Equipo de demostración, 116 de exposición, 62 de oficina, 62-63 de proyección, 133-134 del salón de juntas, 82-83 eléctrico, 133 Escenario, 132 Escritorio, servicios de, 76 Espacio

Descanso (s)

funcional para las convenciones, 37 para stands, venta del, 144 Estacionamiento, 81 Estado de cuenta, 195, 198, 201 autorización, 195-197 individual, 198-199 maestra, 198-199 Estatus, informe de, 41 Estrategia creativa, 181 de medios, 181 promocional, 165, 180 Evaluación, 203 de la campaña promocional, 181

para refrigerios, 102 turismo de, 16 Deudas, 200 Diapositiva(s) con sonido, 125 proyector de, 119 Difusión del evento, 80 Directores, mesa para, 90 oval, 90-91 Distribución de invitados en la mesa principal, 100 de materiales, 57, 77 Divisas, generadores de, 18

Efectivo, control de, 52 Eficiencia Efici encia promo promocional, cional, evaluación, 181 Egresos, 48-49 Ejecutivo (s)

asociaciones de, 25 del hotel, 40, 42, 79-80 hotelero, 34, 40 experiencia del, 36-37 Emergencia, caja de, 76 Emisor, 163 Encuesta, 173 Ensayos de los oradores, 128 Entremeses, 103

de la eficiencia promocional, 181 estándar, 203-205 Evento(s) de comunicación y convivencia, 24 difusión, 80 Excursión organizada. Véase Paquete turístico Exhibición(es),, 52 Exhibición(es) áreas de, 37 Experiencia de del ejecuti tivo vo hot te elero, 36-37

Exposición (es), 98, 134, 206

área de, 134-136, 147 comité de, 52-53 equipo de, 62 lista de verificación para, 137-147 ÍNDICE ANALÍTICO

Expositores, cuestionario para, 136 Familiarización, viajes de, 188

 

Fechas de las convenciones, 35 Federation Européene des Villes des Congrés, 17 Fernández Fuster, Fuster , L., 17-18 Ferrel, O. C., 163, 190 Ferrocarriles, desarrollo, 15 Festejos, comité de, 49, 51 Finanzas, comité de, 48-49 Firmas autorizadas, 200 Folio (s), 198, 200 como control de contabilidad, 198 de con c ontabilidad, tabilidad, 201 principal, 200 de los huéspedes, 198, 200 separados, 198, 201 Folletos publicitarios, 59 Fondos, 73 control de, 72 Formación de comités, 47 de grupos, 23-24 Formularios de registro, 66-67 Foros, 24 Fotocopiado, sistema de, 184 Fotografías, 79

Fuente(s), 163-164

de información para análisis is de m erca-

200 características, 56 funciones, 56 de recepción, 200 de ventas, 200 G ratificac ratificacion iones, es, 151 Grupo(s) agente de, 206 características, 24 clasificación, 24-28 definición, 23 deportivos, 28 formación, 23-24 23-24 humanos, 23-24 identificación, 182 primarios, 24 promoción, 180 secundarios, 24 sociales, 24 turísticos, 28 G uardaes uardaespaldas, paldas, 115 Guardarropa, 81 Guía de actividades, ac tividades, 81-82 81-82 para la contabilidad, 193 etapas, 193-195 Habitaciones asignación de, 41 prioridades en la, 41-42

  13

do, 176 Funciones de los puestos en el, 199-200 Garantía(s) de bloqueo de cuartos, 201 de reservación de habitaciones, 201 del servicio de alimentos y bebidas, 201 G arcía C Camach amacho o, A., 6 Gastos administrativos, 148 de la sede, 149 Generadores de divisas, 18 Gerente de banquetes, 200

garantía de reservación de, 201 Hojas de actividades, 46, 80-81 Horario del personal, 64 Hospedaje, 40 lista de verificación para, 42-44 reservación de, 40-41 Hospitalidad, 57, 150 comité de, 52 suite de, 150 Hotel (es), 15, 17, 175-176, 183 contralor del, 199 costos del, 34-35 cupón de, 15 departamentos del, 199 ejecutivo del, 40, 42, 79-80

 

de congresos y/ y/o convenciones, 555-5 56 6,

214

NDICE ANALÍTICO

                                         

funciones de los puesto os s en el, 19 1999-200 200 J Junt unta( a(s) s)

 

instruccion instrucci ones es del, 46 personal del, 46 ventajas del depósito hotelero para el, 41 Huésped(es) folios de los, 198, 200 ventajas del depósito hotelero para el, 41 Idea comercial, 164 Identificación del grupo, 182 Iluminación del área de registro, 57, 59 Impresos, 185 Imprevistos, 201 Información, 57 centro de, 51 de socios, 79

disponible en la sala de prensa, 184-185 lista de verificación de, 59-79 para análisis de mercado, fuentes de, 176 servicios de, 57 Informe(s), 73 de convenciones, 191 de estatus, 41 Ingresos, 48 Inscripción, procedimiento de, 74, 77 Inspección del área de registro, 57 del lugar de la convención, 32-34 viajes de, 188-189 objetivo fundamental, 189

e consejo, 80 e ventas, 27 emorándum de las, 46 esa para, en forma de ula, 93-94f írculo, 93 E, 89 erradura, 91-92f 91-92f , 89-90 , 88 88 alón(es) de, 37, 45, 99 quipo del, 82-83 ontaje(s) de los, 84-88 ortátil, ortát il, 100 lanos del, 45

elección, 79-80 ista de verificación de la, 80-81 eléfonos en el, 80 ipo auditorio, 84

Kotler, P.,

178-179

antem, transparencias, 120 ente(s) del proyector, 121-122 icor, 103 íneas aéreas, 157, 175 ervicios de las, 158 ista (s) de registro, 70 ormato, 70-71 ista de verificación

                           

Instalaciones, 135-136 y servicios, 28-29 Instrucciones de la venta de boletos, 75, 78 del hotel, 46 para el personal de registro, 66 Investigación de mercado, 173-176 definición, 173 métodos de, 173-174f procedimientos de, 177f Invitados, 186

cuestionario para, 185-186

e la selección el lugar de la convención, 37-40 el salón de juntas, 81-82 e los servicios auxiliares, 132-134 e propinas, 152-154 e registro e información, 59-79 el servicio de alimentos y bebidas, 10317 ara el envío de materiales, 161-162 ara el gerente de congresos y/o conveniones, 56

dis istrib bu ución enla mesa principal, 100

programa para, 185-188 recepción, 186

ara el presupuesto de la convención,

48-151 ara exposiciones, 137-147 ara hospedaje y reservaciones, 42-44 ÍNDICE ANALÍTICO

 

para la preconvención, 47 para oradores, 128-129 Localización, 29, 59

de honor, 108 de medio círculo, 83 de proyección, 84

Logotipos, 67-68 Lugar(es) de la convención, 31 inspección, 32-34 reservación, 110 selección, 31-32 lista de verificación de la, 37-40

micrófonos de, 123 para bufet, 107 para directores, 90 oval, 90-91 para juntas en forma de aula, 93-94f círculo, 93 E, 89 herradura, 91-92f T , 89-90 U , 88 principal, 108

Manejo de equipaje, 158 Manual de operaciones, 136 Máquinas de oficina, 62 Marketing, 178 Material(es) de trabajo, 148

del área de registro, 58 distribución, 57, 77 envío de, 161 lista de verificación para el, 161-162 envoltura de, 160 transportac transpo rtación, ión, 159-160 159-160 Medidas de seguridad, 73 Medio(s), 164 de trasmisión, 163 estrategia de, 181 indirectos, 164 Memorándum de las juntas, 46 Mensaje(s), 57, 76-77, 163-164 Mensajería, servicio de, 115

distribuc ución de invit vita ado dos s en la, a, 1 100 00

plataformas para, 98 rectangulares, 82-83 redondas, 83, 95-97 reservaciones de, 109 Métodos de investigación de mercado, 173174f Mezcla promocional, 176, 178, 206 Mezcladores, 123 Micrófono(s), 114 card ioide, 123 de cuello. uello. Véase Micrófono lavalier de mesa, 123 de piso, 123 halo, 123

15

Menús, 100-101 balance en los, 101 cargos en, 111 Mercado(s) análisis de, 135, 165-166, 171-173 fuentes de información para, 176 de congresos, 17 y convenciones, 18 geográficos, 166 investigación de, 173 definición, 173-176

lavalier, 123 sin cable, 123 Mobiliario del área de trabajo, 60-61 Montaje(s) de los salones de juntas, 84-88 portátil, 100 M ortimer Pullman, G., 15 Multimedia, ultimedi a, presentaciones, 125-127 125-127

métodos de, 173-174f procedimientos de, 177f Mercadotecnia y turismo, 16 Mesa (s), 82, 132

Obsequios, 158 Oficina de cargos, 46 de congresos, 28-29

Negocio de las convenciones, 182

Objetivos promocionales, 165, 182

 

216

 

NDICE ANALÍTICO

de convenciones, 28-29, 32, 50-51, 183 finalidad, 28 de organizaciones, 80 de reservaciones, 41 equipo de, 62-63 máquinas de, 62 regional de ventas del hotel, 33 O peraciones, peraciones, manual manual de, 136 Operador de proyector, 134 Oradores, 117, 127-128 ensayos de los, 128 fuentes de, 127 lista de verificación para, 128-129 selección, 127 127 Organización(es), 29 comités de, 206

Personal, 63 control directivo del, 65 costo del, 64 de registro, 58-59 instrucciones para el, 66 del comité de ayuda, 35-36 del hotel, 46 fuentes de, 63 horario del, 64 organizaci org anización, ón, 57 trabajo del, clasificación, 64 Pizarrón (es), 83, 133 con letras, 98 de boletines, 83 de corcho, 83 Plan americano (PA), 198-199

de congresos, 9 de convenciones, 9 de la promoción, 163 del personal, 57 especiales, 176 fraternales, fraternal es, 25-26 25-26 oficina de, 80 Organizador, 55, 57, 190-191, 206 Ornato, comité de, 54

modificado (PAM), 198-199 Planeación, 28, 42 Planificación, fases, 47-48 Planos del salón de juntas, 45 Plataforma (s), 59-60, 83 para mesa principal, 98 Podios. Véase Atriles Posconvención, 194-195, 206 Precauciones contables, 73-74 Precios a participantes, 68 Preconvención, 45-46, 58, 193-194 lista de verificación para la, 47 Prensa, 80, 150 boletín de, 190

Pagado, 201 Palacios de congresos, 17-18 Pantallas, 133 de proyección, 121

Paquete(s), 201 pérdida de, 161 turístico, 15 Participantes precios y cargos a, 68 registro de, 51 Película de 16 mm, ventajas, 118 en cinta, proyectores de, 120-121 Pérdida de paquetes, 161 Peregrinaciones, 14

Periodistas, 80, 115-116, 184 Persona, 24 como producto social, 24 finalidad, 24

conferencia de, 190 entrevistas de, 80 sala(s) de, 80, 183-184 información disponible en la, 184-185 Prerregistro, 57 Presentaciones multimedia, 125-127 Presupuesto de la convención, 148, 151 asignación, 182 lista de verificación para el, 148-151 Pride, W., 163, 190 Procedimiento(s) de la inscripción, 74, 77 de investigación de mercado, 177f de registro, 68-69 de salida, 74-75, 77-78 ÍNDICE ANALÍTICO

Proc oceso de comunicación mercadol ológ ógica,

163

 

Producto análisis del, 166-171 social, persona como, 24 finalidad, 24 Profesional del turismo, 16 Programa(s) comité de, 49 de promoción, 185 informativo, 49 para invitados, 185-188 Programadores, 125 Promoción(es), 149, 178-179 de grupos, congresos y convenciones, 180 de ventas, 178-179 directas, 189 indirectas, 189 organización, 163 papel de la, 163 programas de, 185 y publicidad, 182 Propinas, 151-152 lista de verificación de, 152-154 Proyección(es), 116 de frente, 122 de video en vivo, 124 equipo de, 133-134 mesas de, 84 pantallas de, 121

  17

Publicity ublicity gratuita. V éase P no pag agad ada. a. Véase Publicity

y promoción, 182 Publicity, 178-179,

190 tipos de, 190 Puestos en el hotel, funciones de los, 199200

189-190 Recaséns Siches, Siches, L L., ., 24 Recepción comité de, 52 de cuentas, 200 de invitados, 186 gerente de, 200 supervisor de cajas de, 199-200 Ramos Millán, M illán, G G., .,

R eceptor, 163-164 163-164 Recesos para tomar café, 99, 102 Recolección de datos, 174f Recuerdos, 79 Redes telefónicas del ár área de de servicio, 5 57 7

Reembolsos, 71-72 Refrigerios, descansos para, 102 Registro(s), 57, 98 área de, 57 iluminación, 57, 59 inspección, 57 materiales, 57, 59 redes telefónicas, 57 clasificación, 66

comité de, 51 de participantes, 51 directo, 57 formularios de, 66-67 general gen eral,, 65-66 lista(s) de, 70 formato, 70-71 verificación de, 59-79 personal de, 58-59 instrucciones para el, 66 procedimientos de, 68-69

trasera, 121-122 Proyector(es), 121 121 de cuerpos opacos, 120 de diapositivas, 119 de película en cinta, 120-121 de 16 mm, 118-119 lente(s) del, 121-122 operador de, 134 overhead, 120, 123 sobre sob re el hombro ro. . Véase Proyector overh ead

Publicación de ventas, 57 Publicidad, Publicida d, 178-179 178-179 comité de, 49-50 definición, 178

servicios de, 57 tarjetas de, 69-70 Relaciones públicas, 150, 178-179, 189-190 definición, 178

 

218

 

NDICE ANALÍTICO

para V I P, 189-190 Renacimiento, 14 Repisas para escribir, 88 Reportaje, 190 Representante de ventas, 200 Reservación(es) de habitaciones, garantía de, 201 de hospedaje, 40-41 de lugares, 110 de mesas, 109 lista de verificación para, 42-44 oficina de, 41 solicitud de, 41 Retroceso, sistema de, 123 Retro op proy ye ector ores. Véase Proyectores overhead

Servicio(s) auxiliares, 131-132 lista de verificación de los, 132-134

Reuniones sociales, 47 Revolución Industrial, 14 R ot otulación, ulación, comité de, 54

e instalaciones, 28-29 generales, comité de, 53 secretariales, 57 tipo americano, 100 francés, 99 ruso, 99-100 Sesiones de apertura, 80 de clausura, 80 Sillas, 82, 132 de trazos, 88 para conferencias, 82 Simons, H., 182

Sala (s)

de asambleas, 118 de convenciones, mantenimiento, 98-99 de espera, 158 de prensa, 80, 183-184 información disponible en la, 184-185 Salida, procedimiento de, 74, 77-78 Salón(es) de juntas, 37, 45, 99

equipo del, 82-83 84-8 montaj tajes) de los, 8 4-88

comerciales, de alimentos 57 y bebidas, 99-103, 111-112 en áreas abiertas, 102 garantías del, 201 lista de verificación del, 103-117 de ban banqu quete etes, sobrecarg argo o para el, 1 102 02

de bar, 103 de café y refrescos, 150 de comida, 97-99 de escritorio, 76 de las I íneas aéreas, 158 de mensajería, 115 de registro e información, 57

portátil, 100 planos del, 45 selección, 79-80 lista de verificación de la, 80-81 teléfonos en el, 80 Sánchez Rivas V. 25, 177 Sede, gastos de la, 149 Seguridad, medidas de, 73 Selección de oradores, 127 del lugar de la convención, 31-32

Sincronizadores, 125 Sindicatos, 26 Sistema(s) de comunicación con los asistentes, 114 de fotocopiado, 184 de retroceso, 123 de sonido de audiovisuales, 122

lista de verificación de la, 37-40 del salón de juntas, 79-80 lista de verificación de la, 81-82 Seminarios, 24, 27

Solicitud de reservación, 41 Sonido de audiovisuales, 122 sistemas de, 122

Sob obrecargo para el servicio de ba an nquete quetes,

102 Sociedades profesionales, 25 Socios, información de, 79

ÍNDICE ANALÍTICO

                                           

diapositiva con, 125 Stand(s), 139,147 venta del espacio para, 144

Suite de hospitalidad, 150 Supervisor de cajas de recepción, 199-200 de convenciones, 57-58 Tableros, 133 Tarifa(s)

boletín-m bo letín-m od odelo elo de cargo argos s y, 191 191-19 -192f 2f  

  19

de transp tra nsportación ortación aérea, 157-158 terrestre, 156 grupal, 198 rack, 198

Tarjetas de registro, 69-70 Teléfonos, 61, 115 en el salón de juntas, 80 Televisión, circuito cerrado de, 123 T erminología erminología contable, 200-201 Thomas Cook and Sons, 14 Throw,

121

Trabajo actividades de, 47 área de altura, 59 clasificación, 60 mobilia mo biliario, rio, 60-61 del personal, clasificación, 64

lasificación, 16 ultural, 16 e comercialización, 16

e congresos y convenciones, 9, 9, 1 16 6-17 17

e descanso, 16 e vacaciones, 188 eportivo, 16 desarrollo, 14-16 mportancia, 5 oderno, 14 rofesional del, 16 eligioso, 16 mercadotecnia, 16 urista individual, 18

nidades disolventes, 125 nión Internacional de Organizaciones Ofiiales para la Propaganda Turísica, 15

acaciones, turismo de, 188 ehículos de transportación terrestre, a lqu er de, 157 endedores, cargo de, 201 enta(s) oletos de, 57, 68 e boletos ontrol de, 75 75-76,78-79 -76,78-79

nstrucciones, 75, 78 el espacio para stands, 144

                       

material de, 148 Transparencias Lantem, 120 Transportación, 52, 57, 155 aérea, 157 tarifas de, 157-158 de materiales, 159-160 terrestre, 155-157 155-157 alquiler de vehículos de, 157

Venta personal

tarifas de, 156 Transporte, comité de, 52

erente de, 200 unta de, 27 ersonal, 178-179 efinición, 178 romoción de, 178-179 ublicación de, 57 epresentante de, 200 erificación, lista de e la selección el lugar de la convención, 37-40

Trasmisión, medio de, 163 Trípodes. Véase Caballetes Turismo antecedentes, 13-16

el salón de juntas, 81-82 e los servicios auxiliares, 132-134 e propinas, 152 -154 e registro e información, 59-79

para V I P, 159

220

 

irecta. Véase

NDICE ANALÍTICO

del servicio de alimentos y bebidas, 103117 para el envío de materiales, 161-162 para el gerente de congresos y/o convenciones, 56 para el presupuesto de la convención,

148-151 para exposiciones, 137-147 para hospedaje y reservaciones, 42-44 para la preconvención, 47 para oradores, 128-129 Viajero, cheque de, 15 Viajes, 13-15 agencia (s) de, 17,175 agente de, 206 cortos, autobuses para, 156

de familiarización, 188 de inspección, 188-189

objetivo fundamental, 184 internacionales, 17 promocionales, 188 V idal, J. M., 23 Video, 123-124 en vivo, proyección de, 124 Videocasete, 124 124 Videocaseteras, 124 124 Videotape(s), 123-124 VI VIP P

relac iones públic relaciones públicas as para, 189 189-19 -190 0 transportación terrestre para, 156 Vol olu untarios, arios, comité de. Véase Comité de ayuda Wagons Lit's Cook, 15 Wells, H., 14

Wells Fargo, 15

ÍNDICE ANALÍTICO

 

  21

La publicación de esta obra la realizó Editorial Trillas, S. A. de C . V

División Administrativa, Av Río Churubusco 385, 03340, 0, México, D . E Col. Pedro María Anaya, C . P 0334

Tel.

56884233,

FAN

56041364

C . P 09439 09439 México, D. F. Tel. 56330995, FAK 563308 70 Esta obra s e terminó de imprimir el 20 de mayode 2005 en los talleres de Impresos tlaucalpan, S. A . de C . V Se encuadernó en Encuadernación Editorial Tauro, 5. A. de C . V División Divisi ón Comercial, Calz. de la Viga 1132 1132,,

BM2 80 TW

CEDOC-SECTUR

SERIE T

 

000150

Comprende las siguientes áreas:

1 .T E O RÍ A GE NE RA L D E L T URI S M O I S T R A C IIÓ ÓN D E EMPRESAS 2. A D M I N IS TURÍSTICAS 3. PL ANIFICACIÓN TURÍSTICA

 

Económica, geográfica, ecológica

ACII Ó N 4. P R O MOC I Ó N Y C OME R C I AL I Z AC D E L T URI S M MOO 5. H O T E L E RÍ A 6. RESTAURANTERÍA 7. AGENCIAS DE VIAJES Y TRANSPORTACIÓN 8. INGLÉS 9. TURISMO CULTURAL

 

/--4. PROM OCIÓN Y COM ERCIALIZACIÓN ERCIALIZACIÓN --DEL TURISMO Promoción turística. Un enfoque metodológico

Producto Produ cto turístic turístico. o. A plica plicación ción de la

stadística y del muestreo para su diseño

Fabio Cárdenas Tabares

Organización de congresos y convenciones

Tonatiuh Cravioto Magallón

Fundamentos de marketing turístico Marketing de destinos turísticos Marketing de ferias turísticas Marketing de restaurantes Marketing hotelero Miguel Ángel Acerenza

Publicidad turística Jor orge ge D Dan andá dá

Congresos, convenciones y reuniones Organización y operación de eventos

Organización de reuniones. Convenciones,

especiales

Diana Peña Guzmán

congresos, seminarios

Juan Manuel Buendía

Com erciali ercialización zación del turi y análisis de mercados

LIB

659.2 73

CEDOC-SECTUR

ar araa su planeación y ejecución

  991

La segmentación del mer

Organización de congresos

Com ercia erciali lización zación y venta

Mercadotecniaa y productivIUCIU Mercadotecni productivIUCIU

Cravioto Magallón, Tonatiuh

000150

tul 1)111-0.

A plicación de la estadística y del muestreo

para su diseño

Un nuevo turismo, definido y especializado, ha surgido en años recientes y se

ha convertido en una de las ramas más importantes de los viajes internacionales, por su volumen y por la derrama de divisas que representa: el turismo de congresos y convenciones. convenciones.

 

México ocupa una buena posición entre los destinos internacionales más solicitados para la celebración de ese tipo de reuniones. No obstante, su nivel mejoraría si se concediera un mayor impulso a su realización. Tonatiuh Cravioto ofrece una guía metodológica para optimizar la organización de congresos y convenciones -sean de negocios o de capacitación-, que incluye, además de los aspectos generales de esta faceta del turismo, todo lo referente a la organización de dichos actos: planeación; servicios, equipo e instalaciones;

transportación; campañas promocionales; contabilidad, etc. deLos la as s principales reunio on nes propósitos del autor son contribuir al desarrollo exitoso mencionadas y proveer a los organizadores, de orientaciones prácticas que les :1 permitan desempeñar mejor sus funciones. Contenido:

 

• La repercusión económ ica de llos os congresos y conven ciones • G rupos, congresos y convenci convenciones ones • Planeación • Preco nven ción y cl clasifi asificación cación de co m ités ités • Servici Servicio, o, equ ipo e instal instalaciones aciones

Servicios au xil Servicios xiliares, iares, exposiciones y presu pues tos Transportación Promoción Contabilidad • Evaluación

• • • •

ISBN 968-24-3653-2

1111111111

9 . 7a 7a9682 9682 436536

www.trillas.com.mx