Gobierno Digital en Electrocentro S.A.

 

PROPUESTA DE PLAN DE GOBIERNO ELECTRONICO

PROPUESTA DE PLAN DE GOBIERNO ELECTRONICO ELECTRONI CO EN ELECTROCENTRO S.A

INTEGRANTES •

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GABY NATALY CONDORI VARGAS YANET LILIANA MENDOZA MENDOZA RODRIGUEZ RODRIGUEZ PAUL RICHARD INDERIQUE CHIPANA ABIMAEL ALEX CCAHUANA CONTRERAS ELIO JOSEP MARTINEZ RUIZ HANSEL ORDOÑEZ CAYETANO

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INTRODUCCIÓN El presente trabajo buscar describir el proceso de implementación del gobierno digi digita tall en la em empre presa sa El Elec ectr troc ocen entr troo S.A. S.A.,, dond dondee se ha iden identitififica cado do que que la implementación non ha sido considerada en el plan estratégico institucional 20172021 de la institución, sin embargo se ha considera la implementación de un programa de innovación tecnológica que incluye la estandarización de los procesos que tiene relación con la implementación del gobierno digital, por lo cual se hace una breve descripción de la empresa en el capitulo I, en el capitulo II se analiza el plan estratégico institucional de Electrocentro S.A., identificando las innovaciones consideradas en el programa y el estado de su implementación, en el capitulo III se detalla sobre la implementación del sistema de gestión documentaria digital SIGEDD, resaltando las ventajas y desventajas de su implementación, finalmente en el capitulo 4 se trata sobre la implementación del plan de gobierno digital en Elec Electr troc ocen entr troo para para la im imple pleme ment ntac ació iónn de una una me mesa sa de pa part rtes es virt virtua uall que que complemen compl emente te al SIGE SIGEDD DD para una mejor atenció atenciónn a los grupos de interés interés de Electrocentro S.A.

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ÍNDICE INTRODUCCIÓN

1

CAPITULO I: RESEÑA DE LA EMPRESA

3

1.1.

3

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1.1. GRUPO ECONÓMICO 1.1.2. CAPITAL SOCIAL

3 4

1.1.3. ZONA DE CONCESIÓN

4

1.1.4. GENERALIDADES

5

1.2.

5

POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CAPITULO II: DIAGNOSTICO RESPECTO A LA IMPLEMENTACION DEL GOBIERNO DIGITAL

10

2.1.

10

SITUACIÓN ACTUAL DE GOBIERNO DIGITAL DE ELECTROCENTRO

CAPITULO III: IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DIGITAL – SIGEDD 14 3.1.

ANTECEDENTES

14

3.2.

IMPLEMENTACION DE CERTIFICADO DIGITAL

15

3.3.

IMPLEMENTACION APLICATIVO SIGEDD

16

CAPITULO IV: IMPLEMENTACIÓN DE GOBIERNO DIGITAL EN ELECTROCENTRO S.A. 20 4.1.

DEFINIR LOS OBJETIVOS DE GOBIERNO DIGITAL

20

CONCLUSIONES

29

BIBLIOGRAFÍA

30

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CAPITULO I RESEÑA DE LA EMPRESA

1.1.

DE DESC SCRI RIP PCI CIÓN ÓN D DE E LA EM EMPRES PRESA A Electrocentro S.A. se constituyó bajo el régimen de la Ley General de Electricidad N° 23406 y su Reglamento D.S. N° 031-82-EM/VM del 4 de octubre de 1982, mediante Resolución Ministerial N° 319-83-EM/DGE del 21 de diciembre de 1983.

Inició sus operaciones el 1 de julio de 1984. Su constitución como empresa pública de derecho privado se formalizó mediante la escritura pública de adecuación de estatutos extendida el 6 de agosto de 1984 por el notario público Dr. Francisco S.M. Zevallos Ramírez, inscrita en el asiento uno, fojas ciento noventa y cuatro, del tomo veintiséis del Registro de Sociedades Mercantiles de Junín.

1.1.1.

GRUPO ECONÓMICO Electrocentro S.A. es una empresa de servicio público del rubro electricidad y pertenece al Grupo Distriluz; se rige por el derecho privado y forma parte de las empresas que se encuentran bajo el ámbito del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado (FONAFE), quien tiene el 100% de su accionariado en representación del Estado Peruano. P á g i n a 3 | 30

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1.1.2.

CAPITAL SO SOCIAL

 Al concluir el ejercicio 2020, el capital social de la empresa asciende a S/ 597’014,055 (quinientos noventa y siete millones, catorce mil cincuenta y cinco soles), íntegramente suscrito y pagado.

1.1.3.

ZONA DE CONCESIÓN

El área geográfica de concesión de Electrocentro S.A, es de 133,255 Km2 (10.4% del territorio nacional) con una población de 3 millones y medio de habitantes. Atiende a 590,000 familias. La actividad económ eco nómica ica de Ele Electr ctroce ocentr ntroo está está enc encuad uadrad radaa den dentro tro del cód código igo 4101 “Luz y Fuerza Eléctrica” de acuerdo a la Clasificación Industrial Internacional (CIIU).

Figura 1 Zona de Concesión de Electrocentro S.A. Fuente: Memoria Anual 2018 de Electrocentro S.A.

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1.1.4.

GENERALIDADES

Electrocentro S.A. es una empresa perteneciente al Grupo Distriluz que además la conforman las Empresas Eléctricas Enosa, Electronorte e Hidrandina. Desde el año 2007 Electrocentro cuenta con la Certificación Internacional ISO 9001:2008, la que en mayo de 2012 ha sido ratificada por la certificadora SGS del Perú SAC, que ha revisado los procesos de Gestión Comercial, Unidades de Mantenimiento (Transmisión, Distribución y Generación), Logística, Control de Pérdidas, Calidad y Fiscalización, Gestión de la Dirección y Gestión de Calidad. Electrocentro opera mediante sus Unidades de Negocio de  Ayacucho, Huancavelica, Huancayo, Tarma-Pasco, Selva Central, Huánuco- Tingo María, los Servicios Eléctricos Mayores de Valle Mantaro, Chupaca, Pichanaki, Satipo y Yauli La Oroya. El Organigrama de Electrocentro S.A. fue aprobado por Acuerdo de Directorio, Sesión N° 13 del 29.05.2002, el cual fue formulado con el objetivo de brindar los recursos humanos necesarios para el logro de los objetivos empresariales. 1.2. 1.2.

PO POLÍ LÍTI TICA CA DEL DEL S SIS ISTEM TEMA A IN INTE TEGR GRAD ADO O DE GES GESTI TIÓN ÓN

En el sistema integrado de gestión se elaboró una política donde se detalla el ideal perseguido por la empresa, el cual se detalla a continuación:

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Somos una empresa del Grupo Distriluz, que brindamos el servicio de distribución y comercialización de energía eléctrica, dentro del área de co conc nces esió iónn otor otorga gada da por el Esta Estado do Pe Peru ruan ano, o, as asíí co como mo la dist distri ribu buci ción ón y comercialización de libre contratación y actividades de generación y transmisión dentro de los límites que establece la ley, que a través de nuestro Sistema Siste ma Integrado de Gestión Gestión y con la partic participaci ipación ón activa activa de todos los trabajadores buscamos la mejora continua de nuestros procesos y la Gestión Efectiva de Riesgos, para el logro de nuestros objetivos y metas, asumiendo para ello los siguientes compromisos:

a. Atende Atenderr de maner maneraa opor oportun tunaa los reque requerim rimien ientos tos relac relacion ionado adoss al servicio servicio público de electricidad, cumpliendo con los estándares de calidad establecidos en la normativa vigente, a fin de incrementar la satisfacción de nuestros clientes.

b. Fomentar Fomentar la par participa ticipación ción activa activa ddee todos los trabaja trabajadores, dores, impleme implementar ntar y mantener los controles necesarios para una adecuada gestión de la seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, brindando condiciones de trabajo seguras y saludables para prevenir lesiones y deterioro de la salud relacionados con el trabajo, promoviendo la consulta y participación de los trabajadores y sus representantes; así como fomentar acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos de seguridad y salud en el trabajo.

c. Contribuir Contribuir con con la protección protección aambien mbiental tal y la pre prevenc vención ión de la co contami ntaminació nación. n. P á g i n a 6 | 30

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d. Cumplir Cumplir con los los requisitos requisitos llegale egaless de la nnormati ormativa va apli aplicable cable y otros compromisos suscritos en materia de seguridad, salud, medio ambiente, así como de responsabilidad social empresarial con nuestros grupos de interés.

e. Promover Promover nu nuestros estros vvalores alores y el cód código igo de éética, tica, a fin de crear conci conciencia encia que nuestro buen desempeño influye en toda la organización.

f. Prohibir Prohibir todo todo acto acto de soborn sobornoo e implem implementa entarr medidas medidas ppreven reventivas tivas y correctivas para evitar su ocurrencia.

g. Implemen Implementar tar y man mantene tenerr los con controle troless necesa necesarios rios para una una adecua adecuada da gestión de los riesgos en todos los procesos y actividades que se ejecutan, para dar una seguridad razonable al cumplimiento de nuestros objetivos empresariales, impulsando la mejora continua en todos los niveles de nuestra organización.

h. Maximizar Maximizar de fforma orma so sosteni stenida da el valor valor de la emp empresa, resa, cautel cautelando ando llos os derechos, responsabilidades y trato igualitario a nuestros accionistas y trabajadores en general, promoviendo las mejores prácticas en materia de buen gobierno corporativo y control interno.

i. Impl Implem emen enta tarr en for forma ma prog progre resi siva va la ge gest stió iónn de activ activos os,, co conn una una visi visión ón integrada que permita lograr los objetivos de la empresa de manera sostenible y eficiente.

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 VISIÓN

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Consolidarnos como empresa de distribución eléctrica moderna, eficiente y reconocida por brindar servicios de calidad responsablemente.

MISIÓN Somos una empresa de distribución eléctrica que brinda servicios de calidad con excelente trato y oportuna atención, para incrementar la satisfacción y generación de valor económico, social y ambiental, en nuestros grupos de interés, contribuyendo al desarrollo de nuestras áreas de influencia y la mejora continua de la gestión, con tecnología, seguridad y talento humano comprometido, que hace uso de buenas prácticas de gestión.

 VALORES Excelencia en el Servicio

Buscamos la excelencia en la gestión de nuestros procesos y en el servicio que brindamos a nuestros clientes externos, clientes internos y a nuestros grupos de interés en general, con el objetivo de agregar valor y superar las metas que nos trazamos. Compromiso

Somos una empresa comprometida con el desarrollo y crecimiento de nuestros colaboradores, de las comunidades, de los ciudadanos y al país con el objetivo de agregar valor y superar las metas que nos trazamos.

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Integridad

 Actuamos basados en principios éticos, siendo consecuentes, honestos, veraces y justos. Respetamos la diversidad en todos sus sentidos, la pluralidad de opiniones y creencias en base a las normas establecidas. Innovación

Fomentamos el desarrollo de nuevas ideas que optimicen servicio y productos cuestionando nuestros procesos y procedimientos con el fin de buscar la mejora continua y generar mayor valor.

Pasión por el Cliente

Sabemos que nuestro foco principal es lograr la satisfacción plena de nuestros clientes internos y externos. Por ello, mantenemos una actitud centrada en el cliente y en la colaboración, buscando conocer sus necesidades para lograr su atención.

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CAPITULO II DIAGNOSTICO RESPECTO A LA IMPLEMENTACION DEL GOBIERNO DIGITAL 2.1.. 2.1

SIT SITUAC UACIÓN IÓN ACTUAL ACTUAL DE GOBIER GOBIERNO NO DIGI DIGITAL TAL DE ELE ELECTR CTROCE OCENTR NTRO O

El Perú inicio el proceso de gobierno electrónico en el año 2006 con la elaboración de la estrategia de gobierno electrónico, la misma que fue actualizada el año 2012, la misma que se reformula para pasar a un gobierno digital, que con las restricciones propias de la pandemia COVID 19 se ha visto acelerada la implementación por ejemplo de la economía digital entre otros, tanto en las instituciones públicas y privadas.

Se ha analizado el plan estratégico institucional de Electrocentro S.A. para los años 2017-2021, identificando que, a pesar de ser una empresa pública, no ha considera la implementación del gobierno electrónico dentro de los objetivos del plan estratégico, ello motivado principalmente a las directrices establecidas por FONAFE, sin embargo dentro del plan estratégico se ha contemplado dentro de los objetivos estratégico la implementación de un Programa de Innovación Tecnológica que incluya la estandarización de procesos (AEI 4.5).

Figura 2. Detalle objetivo estratégico institucional n.° 4 Fuente: Plan Estratégico Institucional 2017-2021 Electrocentro S.A.

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En el siguiente cuadro se muestran las acciones con mayor prioridad y sus horizontes de ejecución para los años 2017-2021. Se puede observar que el desarrollo del programa de innovación tecnológica que incluya la estandarización de procesos (AEI 4.5) 4.5) tiene prioridad “ALTA”.

Figura 3. Ruta estratégica AEI 4.5 Fuente: Plan Estratégico Institucional 2017-2021 Electrocentro S.A.

Dentro del programa de innovación tecnológica se consideró las siguientes mejoras: Programa de contactabilidad: donde se consideró la depuración de la información de la base de datos de Optimus NGC a fin de identificar el correo electrónico, número de celular y número fijo de los registros de atenciones, a fin de poder tener un medio de contacto con los usuarios.

Sistemas de Medición Inteligente: aquí se contempló la implementación de un proyecto piloto de medición inteligente para la toma de lectura en línea, eliminando errores en el proceso de facturación, así como facilitar los balances de energía para la reducción de pérdidas de energía.

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File digital: se planifico desarrollar desarrollar el file digital de la Gerencia Comerci Comercial, al, a efectos de almacenar la información de trabajos de campo, eliminando el almacenaje físico de los expedientes.

SILOG: consistió en el desarrollo de un aplicativo para el registro y control de los expedientes de pago de los proveedores de la empresa.

Oficina Virtual: desarrollo del portal web para que los usuarios puedan consultar la deuda de sus suministros, realizar pagos, presentar reclamos y denuncias, conocer información relevante respecto al servicio eléctrico y comunicar sugerencias.

 APP Electrocentro: implementación de un aplicativo móvil para que los usuarios puedan consultar la deuda de sus suministros, realizar pagos, presentar reclamos y denuncias, conocer información relevante respecto al servicio eléctrico y comunicar sugerencias.

Redess sociales: Rede sociales: consiste en la creación de las cuentas en las redes sociales Facebook e Instagram de cuentas corporativas para difundir información de interés para los usuarios, así como también la recepción de reclamos y denuncias. También se consideró la creación de una cuenta Whatsapp empresarial para la comunicación con los clientes.

Boletas de pago digital: desarrollar un sistema para la emisión y almacenamiento de las boletas de pago de los trabajadores e incluye el control de las vacaciones pendientes. P á g i n a 13 | 30

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Sistema Siste ma de Viáticos: Viáticos: se consideró la implementación de un sistema para el registro, tramite y liquidación de los lo s viáticos.

Sistema de trámite documentario: implementar un sistema de tramite documentario.

Todos estos proyectos fueron afectados por la pandemia COVID 19, donde en la mayoría de casos se tuvo que fortalecer el desarrollo de la solución, a fin de poder satisfacer la necesidad ante las restricciones dispuesta por el gobierno. A continuación, detallaremos el estado de cada uno de los proyectos propuesto al 2021: Programa de contactabilidad (En proceso de implementación) 



Sistemas de Medición Inteligente (En proceso de implementación)



File digital (Sin implementar)



SILOG (Implementado)



Oficina Virtual (Implementado)





 APP Electrocentro (Implementado)



Redes sociales (Implementado) Boletas de pago digital (Implementación parcial)



Sistema de Viáticos (Implementado)



Sistema de trámite documentario (Implementado SIGEDD)

De todos estos proyectos, se puede destacar la implementación del sistema de gestión documental digital SIGEDD.

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CAPITULO III IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DIGITAL SIGEDD 3.1.

ANTECEDENTES Electrocentro S.A. como la mayoría de empresas públicas y privadas, tenía implementada un sistema manual para la gestión documentaria, donde las mesas de parte internas y externa estaban repletas de expedientes físicos, que eran despachados a las áreas correspondiente generando la emisión de mas documentación, por lo que el uso de papel se hacía en gran cantidad.  A fin de agilizar el proceso de respuesta de los documentos se realizaba la digitalización de los expedientes y estos se derivaban a los interesados mediante correo electrónico o carpetas compartidas. A pesar de encontrase digitalizada la documentación la mayoría de trabajadores realizaban la impresión de los expedientes para su lectura y atención, esto generaba un consumo excesivo de papel, por otra parte, cuando se requería el historial de la documentación a veces no se podía obtener el total de la información generada para la atención desde el documento inicial hasta la respuesta final.  A fin de mitigar el uso de papel se dio una directiva interna para solo se imprimiera la documentación realmente necesaria y esta se hiciera a doble cara cara,, tamb tambié iénn se di disp spus usoo la di digi gita taliliza zaci ción ón de los los expe expedi dien ente tess y su almacenamiento en carpetas. Esta forma de gestionar la documentación generaba un uso excesivo de papel e impresión, demora en conocer el historial de la documentación y un almacenamiento inseguro de la información.

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3.2. 3.2.

IM IMPL PLEM EMEN ENTA TACI CION ON DE CERT CERTIF IFIC ICAD ADO O DI DIGI GITA TALL En el mes de agosto del 2020 se implementó la firma digital de todos los trabajadores de la empresa, a fin de emitir los documentos necesarios para el desarrollo de las actividades internas de la empresa, esto se realizó a través de la emisión de certificados digitales emitidos por RENIEC. Se desarrollaron capacitaciones sobre el uso de los certificados a todo el personal, resaltando las siguientes características: 

Se podía utilizar los aplicativos Refirma (RENIEC) y Adobe Reader para el uso de los certificados digitales. En Refirma la ubicación de la firma estaba condicionada a espacios determinados en una plantilla.



Facilito la emisión de los documentos de cada área, toda vez que anteriormente el trabajador en condición de trabajo remoto tenia que imprimir el documento, firmar y escanear el documento a efecto de enviar el documento. El uso de una firma escaneado y su pegado en archivo Word no es considerado válido por la legislación peruana.



El proceso de firma de la documentación se volvió más ágil, debido a la eliminación de tiempos de espera en las mesas de parte físicas, la documentación se enviaba en forma directa a los responsables de la firma.



El certificado digital solo puede ser usado en la computadora donde fue instalado.

La implementación de los certificados digitales dio agilidad al proceso de gestión de la documentación, sin embargo, los expedientes se encontraban en el correo electrónico de usuarios y la trazabilidad de la documentación aún P á g i n a 16 | 30

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era un reto

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para los encargados de la documentación, quienes a veces tenían que imprimir la documentación a fin de armar el expediente completo de un trámite.

3.3. 3.3.

IM IMPL PLEM EMEN ENTA TAC CION ION APL APLIC ICAT ATIV IVO OS SIG IGED EDD D Todo lo anteriormente descrito expresa la imperiosa necesidad de Electrocentro S.A. de contar con un sistema que pueda servir de emisor y receptor de la documentar y servir además de repositorio, almacenando la secuencia de la documentación a efectos de realizar la trazabilidad.

Por ello, en el mes de octubre del 2020, se implemento el Sistema de Gestión Documental Digital SIGEDD, el cual aprovechando el aprendizaje del uso de certificados digitales trajo como consecuencia una adaptación corta para el uso de este aplicativo, que en febrero del año 2021 fue declarado de uso obligatorio a nivel empresa. Esta implementación genero resistencia al inicio en una parte de los trabajadores debido a la falta de conocimiento de las ventajas del uso del aplica aplicativ tivo, o, por lo cua cuall se tuvo tuvo que rea realiz lizar ar capaci capacitac tacion iones es personalizadas por grupo de trabajadores, donde los usuarios avanzados corres cor respon ponden den a las asiste asistente ntess adm admini inistr strati ativas vas de la empres empresa, a, el nivel nivel intermedio a los usuarios frecuentes y el nivel básico a los usuarios que emiten documentación en casos puntuales.

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Figura 4. Portal de ingreso aplicativo SIGEDD

Las bondades que presento el SIGEDD respecto a la gestión tradicional se detalla a continuación: 

La emisión de documentos se puede hacer en cualquier lugar que tenga ten ga acc acceso eso a int intern ernet, et, fac facili ilitan tando do la atenci atención ón de docu documen mentos tos al personal en comisión de servicio.



Los documentos emitidos se firman con el certificado digital del trabajador que emite el documento y este se almacena en la base de datos del aplicativo.



Se tiene registrado la fecha y hora de emisión y recepción de los documentos.

Figura 5. Vista de trazabilidad de documentación SIGEDD 

Cada trabajador cuenta con una bandeja de recepción de documentación, la cual se clasifica en 2 (Original o copia). P á g i n a 19 | 30

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Figura 6. Vista de bandeja de recepción de documentos SIGEDD 

Se puede enviar propuestas de documentos a los superiores, donde se da el V°B° al documento en borrador remitido, el borrador emitido queda registrado en la base de datos del sistema, siendo esto clave a efectos de control y supervisión.



Se puede visualizar la trazabilidad de la documentación y el descargo



total del expediente. Se puede enviar documentos adjuntos e incluir documentos de referencia.



Se puede realizar derivaciones de la documentación agregando la indicación para el personal que recepciona el documento.



 A efectos de evitar falta de atención por vacaciones o indisposición del trabajador, se puede realizar encargatura, a afectos que otro personal atienda la bandeja de documentos, los documentos emitidos quedan registrados para la visualización del personal a su retorno.





Eliminación del uso de papel para la gestión documentaria.  Accesibilidad a la documentación a efectos de control interno y externo de la empresa.

Como se ha podido apreciar, la implementación del SIGEDD ha traído varias ventajas en el desarrollo de la gestión documentaria interna y externa de la

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empresa Electrocentro S.A., sin embargo, se han detectado desventajas que se pasa a detallar: 

El aplicativo SIGEDD es dependiente del acceso a Internet, el mismo que presenta fallas a nivel Perú, generándose interrupciones del servicio, que en algunos casos son prolongados. (mas de un día)



La emisión de documentos está condicionado a la vigencia del certificado digital, el mismo que demora un promedio de 07 días para su trámite de renovación.



No se puede adjuntar archivos en formato Excel.



Falta de un sistema de alertas cuando se recibe un documento en la bandeja de recepción.





Falta de un sistema de alertas cuando se emite un documento y este no ha sido recepcionado por el receptor del documento. Falta de seguimiento del documento y posible plazo de atención.

La implementación del aplicativo SIGEDD ha traído varios beneficios para la empresa Electrocentro S.A. y también oportunidades de mejora que se deberían priorizar a fin de fortalecer esta herramienta que ha demostrado un impacto en los indicadores de Ecoeficiencia (Uso de papel) y facilitado la gestión documentaria en la empresa.

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CAPITULO IV  IMPLEMENTACIÓN DE GOBIERNO DIGITAL EN ELECTROCENTRO S.A. 4.1. 4.1.

DEF DEFINI INIR R LLOS OS O OBJ BJET ETIV IVOS OS D DE E GOBI GOBIER ERNO NO D DIG IGIT ITAL AL Como se determinó en el capítulo II del presente trabajo, Electrocentro en su plan estratégico institucional 2017-2021 no considero la implementación del gobierno digital, sin embargo, si considero el desarrollo de un programa de innovación tecnológica donde se incluya la estandarización de proceso. En el desarrollo de este programa se han implementado diversas soluciones que coinciden con el desarrollo del gobierno digital, donde se le ha brindado mayores canales de atención a los usuarios, se ha facilitado los pagos del servicio a través de transacciones electrónicas y se han implementado aplicativos para la mejora de los procesos internos. Por lo tanto, es indispensable que Electrocentro S.A. aborde en su plan estratégico 20222026, para lo cual se ha desarrollado el siguiente análisis: Tabla 1. Entradas, Actividades y salidas y/o Entregables

SALIDAS/ ENTRADAS

ACTIVIDADES ENTREGABLES

1. Cronograma de trabajo 1. Establecer los desafíos de 1.Objetivos

para formular

el

Gobierno PGD 2. Definir

Digital. Gobierno Objetivos de Digital aprobados.

aprobado.

Gobierno

2. Enfoque estratégico

Digital.

de la

3.  Aprobar los Objetivos de

entidad

de

aprobada. Gobierno Digital

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3. Si Situ tuac ació iónn ac actu tual al ddel el HERRAMIENTAS

Y 

TECNICAS

Gobierno

Digital en la entidad 1.Reuniones aprobado.

de

trabajo

2.Formatos.

4. Ten Tenden dencia ciass o cam cambios bios 3. Análisis de documentos tecnológicos. 5.

4. Llu Lluvia via de id ideas eas

Estadísticas

y

experiencias globales o nacionales en Gobierno

Digital

y

Sociedad del Conocimiento.

 Actividades Desafíos de Gobierno Digital Se ha considera los siguientes desafíos de ELECTROCENTRO S.A en desarrollo del Gobierno Digital:

Desafío 1: Gestión del Cambio. Los resultados de las iniciativas y procesos de transformación digital son sostenibles en el tiempo si ELECTROCENTRO S.A. integra acciones para gestionar el cambio en cada uno de sus colaboradores, en la organización, en su cultura organizacional, buscando eliminar la resistencia o barreras a los esfuerzos por innovar y digitalizar los procesos, información y servicios. ELECTROCENTRO S.A. debe asegurar el compromiso de El Titular y El Comité

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de Gobierno Digital para asegurar que los esfuerzos de transformación digital sean sostenibles en el tiempo.

Desafío 2: Asegurar que la experiencia del ciudadano con los servicios digitales sea plena y satisfactoria. La razón de ser del ELECTROCENTRO S.A. es satisfacer las necesidades y demandas de los ciudadanos y, las tecnologías digitales y los datos son las herramientas transversales que contribuyen a dicho fin, ayudando a la generación de valor público y mejora de la interacción ciudadano-entidad o vice viceve vers rsa. a. En esta esta lílíne nea, a, es fund fundam amen enta tall en ente tend nder er las las ne nece cesi sida dade dess y demandas reales de los ciudadanos en términos de tiempo, costo, experiencia en el uso del servicio, accesibilidad, entre otros.

Desafío 3: Digitalizar servicios. La provisión de servicios digitales de principio a fin debe asegurarse con la finalidad de mejorar la atención al ciudadano y los procesos de ELECTROCENTRO S.A., considerando para su desarrollo acciones relacionadas a la actualización de la plataforma tecnológica, investigaciones ciudadanas (identificación de necesidades reales y no hacer suposiciones), diseño de interfaces, lenguaje sencillo, estrategias de omnicanalidad , adaptación de los servicios para su acceso a través de canales digitales

Desafío 4: Garantizar la seguridad de la información. Preservar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos e información

son

aspectos

claves

para

ELECTROCENTRO

S.A.,

independientemente del formato en que se encuentren (digital o en papel). P á g i n a 24 | 30

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Desafío 5: Asegurar que la infraestructura tecnológica brinde flexibilidad, escalabilidad e interoperabilidad. Las capacidades de la infraestructura tecnológica de ELECTROCENTRO S.A. debe ser suficiente para asegurar la flexibilidad, escalabilidad e interoperabilidad de las soluciones o servicios públicos que se desarrollen sobre ella.

Desafío 6: Institucionalizar el Gobierno Digital en ELECTROCENTRO S.A. La elaboración del Plan de Gobierno Digital (PGD) es el primer paso para instaurar un Gobierno Digital en ELECTROCENTRO S.A. El trabajo arduo y eficiente del Comité de Gobierno Digital de ELECTROCENTRO S.A. será el eje primordial de la implementación de este PGD en ELECTROCENTRO S.A., el cual traerá beneficios a los ciudadanos y a la institución

Objetivos Objetivo General Lograr la transformación digital del servicio de MESA DE PARTES virtual de ELECTROCENTRO S.A. al culminar el año 2024

Objetivos Específicos OE1. Asegurar la disponibilidad y confiabilidad del servicio digital. OE2. Brindar un servicio digital innovador. OE3. Mejorar la calidad del servicio digital. OE4.Desarrollar un nuevo servicio digital. P á g i n a 25 | 30

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OE5. Desarrollar competencias Digitales en el Personal

Mapa estratégico del gobierno digital Para tener una mirada completa y articulada se debe utilizar una herramienta visual denominada mapa estratégico.

Para ello, se definen dimensiones o perspectivas desde las cuales se pueda mirar al gobierno digital de forma integral, considerando todos los aspectos relevantes que intervienen en él.

Una vez, definidas estas perspectivas, debemos colocar los objetivos formulados en las perspectivas, según les corresponda, estableciendo una relación causa-efecto entre ellos, siempre de abajo hacia arriba. Las perspectivas definidas han sido: 

Organización



Digitalización de los Servicios



Oferta para los Interesados



Beneficios

 A continuación, se presenta el mapa estratégico de gobierno digital para la transformación del servicio de Mesa de Partes:

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Tabla 2 Mapa estratégico de gobierno digital para Electrocentro S.A.

Lograr la transformación digital del servicio de Beneficios

MESA DE PARTES virtual de ELECTROCENTRO S.A. al culminar el año 2024

Oferta a los Interesados (usuarios)

(Ofrecer una Atractiva Propuesta de Valor)  Asegurar la disponibilidad y Brindar servicios digitales

confiabilidad de los servicios digitales (OE1)

Logr Lo grar ar Efic Eficie ienc ncia ia Oper Operat ativ ivaa

innovadores (OE2)

Bu Busc scar ar Inno Innova vaci ción ón Digi Digita tall

Digitalización de los Servicios

Organización

Desarrollar nuevos Mejorar la calidad de los

servicios digitales

servicios digitales (OE3) (OE4)

Fortalecer los Activos Intangibles Desarrollar competencias digitales en el personal (OE5)

Indicadores y Metas para los Objetivos de Gobierno Digital  A continuación, se presentan los indicadores que permitirán medir el avance en el logro de los objetivos de gobierno digital, así como sus metas anuales asociadas

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Tabla 3. Indicadores y metas gobierno digital Electrocentro S.A.

N°

OG

OE1

OE2

OE3

Objetivo

Indicador

Método de Calculo

2022

Lograr la transformación -Número de trámites digital del servicio de atendidos. (N° servicios atendidos y MESA DE PARTES -Número de visitar a la visitados digitalmente / Total virtual de página ELECTROCENTRO partes. web de Mesa de de servicios brindados) * 100 S.A. al culminar el año 2024 (N° de horas de disponibilidad promedio de  Asegurar la -Porcentaje de caídas los servicios servicios digitales digitales en el disponibilidad y del servidor. mes / N° ideal de horas de confiabilidad del -Tiempo de disponibilidad de los servicios restauración del servicio digital. digitales en el servicio. mes) * 100 -Nivel de satisfacción de Encuesta sobre la satisfacción Brindar un servicio de los interesados y número los usuarios. digital innovador. de registro de quejas. -Número de quejas de horas de -Porcentaje de (N° disponibilidad de los disponibilidad promedio de servicios externos en el servicios externos con los servicios Mejorar la calidad

/ N° ideal de los que se interopera mes disponibilidad dede loshoras servicios (internet, energía eléctrica) externos en el mes) * 100 de nuevas necesidades -Nivel de conversión de (N° digitales convertidas en Desarrollar un nuevo nuevas necesidades nuevos servicios digitales / OE4 servicio digital. digitales en nuevos Total de nuevas necesidades servicios digitales digitales identificadas) identificadas) * 100 -Porcentaje de personal (N° de personas capacitadas que es capacitado en el en uso de herramientas Desarrollar uso de herramientas digitales / Total de personas OE5 competencias que deben ser capacitadas en Digitales en el digital. -Nivel de competencia uso de herramientas Personal del personal a cargo. digitales) * 100

Meta 2023 2024

70% 100% 40%

85%

70%

70%

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80%

90%

80%

90%

del servicio digital.

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85% 100%

Proyectos de Gobierno Digital.

Portafolio de proyectos de Gobierno Digital

En el marco de los objetivos de gobierno digital definidos y con la información relevada en campo con las diferentes unidades, se ha definido un listado de proyectos informáticos a ser implementados durante el periodo 2022-2024, los cuales contemplan tanto proyectos de cara al ciudadano y a la empresa como P á g i n a 28 | 30

PROPUESTA DE PLAN DE GOBIERNO ELECTRONICO

 

para la mejora de la gestión interna. Dichos proyectos informáticos se muestran a continuación, el nivel de contribución a los objetivos de gobierno digital, y el nivel de prioridad (1 al 3, siendo 1 el más alto), conforme al análisis de criticidad elaborado para su determinación. Tabla 4.Portafolio de proyecto del Plan de Gobierno Digital - OTIC

Nro.

Proyecto

Objetivo Específico de Gobierno Digital

Descripción 1

Implementar Modelo de Gobierno y Gestión de las TIC

1

Implementación de 2 una Mesa de Partes  Virtual.

3

Gestión de Accesos Unificado.

Este modelo permitirá orientar el gobierno y la gestión de las tecnologías de la información y comunicaciones del ELECTROCENTRO para que se realicen de forma adecuada, y de esta forma este pueda ofrecer mejores servicios digitales a la ciudadanía. utilizando diversos estándares y buenas prácticas internacionales tales como: COBIT 5, ITIL4, PMBOK 6, SCRUM, NTP 12207:2016; entre los más importantes a ser utilizados: Inteligencia artificial – Chatbot Contar con una herramienta que permita al usuario remitir electrónicamente sus documentos, sin la necesidad de visitar a ELECTROCENTRO. Contar con una solución que permita: 1) la gestión gestión de identida identidadd de los usuarios a través de un repositorio único de usuarios (naturales y jurídicos) 2) la estan estanda dari riza zaci ción ón de la seguridad de las aplicaciones a través de un único formulario de acceso (Sin (Singl glee Sign Sign On One) e),, una una Ge Gest stió iónn de Menú Menúss y Opciones a las Aplicaciones, Componente de  Autenticación Transversal y un Componente de  Autorización de Recursos Transversal.

x

2

x

3

x

4

x

Tipo de Proyecto

Prioridad

5

x

Mejora de la Gestión

1

Interna

x

x

x

x

Mejora la Gestión x Documentaria

x

Servicios Digitales

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2

2

 

PROPUESTA DE PLAN DE GOBIERNO ELECTRONICO

Presupuesto para los Proyectos Informáticos de Gobierno Digital Se ha realizado una estimación de los recursos económicos requeridos para la ejecución de los proyectos incluidos en el portafolio de proyectos informáticos presentado, cuya ejecución estará sujeta a la disponibilidad presupuestal por cada año fiscal (Periodo: 2022-2024), siendo la estimación la siguiente: Tabla 5. Presupuesto proyectos

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PROPUESTA DE PLAN DE GOBIERNO ELECTRONICO

 

CONCLUSIONES 

Electrocentro S.A. no considero en su plan estratégico institucional 2017-2021 el desarrollo del gobierno digital, sin embargo, contemplo la implementación de un programa de innovaciones tecnológicas que incluían la estandarización de procesos, producto de ello se han implementado aplicativos y mejoras de los procesos que están alineados en los objetivos del gobierno digital, tal es el caso del sistema de gestión documental digital SIGEDD, que entre otros beneficios ha eliminado el uso del papel en la gestión documentaria.



Es oportuno que Electrocentro S.A. incluya en su plan estratégico institucional 2022-2026 los aspectos del gobierno digital que permitirán implementar mejoras en la comunicación con la población y en la atención de los servicios brindados por la entidad.



Se debe continuar con el desarrollo de las soluciones implementadas, ya que existen varias oportunidades de mejora, por lo que continuar con el desarrollo de la solución es fundamental en el proceso de mejora continua.

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PROPUESTA DE PLAN DE GOBIERNO ELECTRONICO

 

BIBLIOGRAFÍA 

Memorial Institucional Anual 2018 Electrocentro S.A.



Plan Estratégico Institucional 2017-2021 Electrocentro S.A.

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